Dies ist vor dem Hintergrund, dass die [BF] in ihrer Rechtfertigung vom 14.11.2017 (siehe ON 18 Seite 23) vorbrachte, „dass es sich bei der [LS] um eine „Discretionary Foundation“ nach liechtensteinischem Recht handelt, bei der zunächst nur ein Kreis von potentiell Begünstigten festgelegt wird, deren wirtschaftliche Berechtigung im Ermessen des Stiftungsrats oder einer anderen zu diesem Zweck ernannten Person steht“ und dass „die Personen aus dem Begünstigtenkreis bei diskretionären Stiftungen […; Anmerkung: vor Fassung eines Ausschüttungsbeschlusses durch die dazu Befugten] keinen rechtlich durchsetzbaren Anspruch auf eine bestimmte Zuwendung aus der Stiftung [haben]“, besonders relevant, weil nach diesem Vorbringen jenen Personen, die bestimmen können wem aus dem Kreis der potentiell Begünstigten Zuwendungen aus dem Vermögen der [LS] zufließen sollen und daher befugt sind, einen Ausschüttungsbeschluss zu fassen, Kontrolle über die Zuwendungen der [LS] ausüben und daher als wirtschaftliche Eigentümer der [LS] festzustellen und zu überprüfen wären.
\nDie [BF] hätte daher eruieren müssen, welcher bzw welchen natürlichen Personen (Stiftungsrat oder andere zu diesem Zweck ernannte Person) diese Befugnis zukommt.
\nDie [BF] hat daher jedenfalls von 01.01.2014 bis jedenfalls 01.09.2016 keine angemessenen Maßnahmen ergriffen, um zu prüfen, welche natürlichen Personen Kontrolle über 25 % oder mehr der Zuwendungen der [LS] ausüben.
\nBegünstigte der [LS] In dem oben erwähnten aktuelleren Schreiben der Ernst & Young GmbH aus Stuttgart gibt diese weiters an, wer gemäß den „by-laws“ der [LS] dem Kreis der Begünstigten der [LS] („circle of beneficiaries“) angehört. Anhand dieses Schreibens war es der [BF] erstmals möglich, ihr allenfalls vorliegende Informationen über den Kreis der Begünstigten der [LS] zu überprüfen.
\nEin Nachweis dafür, dass die [LS] tatsächlich eine Stiftung jenes Typs ist, bei dem zunächst nur ein Kreis von potentiell Begünstigten festgelegt wird, deren Anspruch auf eine bestimmte Zuwendung aus der Stiftung erst zu einem späteren Zeitpunkt von einer zu diesem Zweck ernannten Person durch Ausschüttungsbeschluss begründet wird, lag der [BF] nicht vor.
\nDas Schreiben der Ernst & Young GmbH aus Stuttgart [siehe Schreiben betreffend [LS] vom 07.06.2016; Beilage 3/06] enthält keinen Hinweis darauf, dass die Personen, die dem Kreis der Begünstigten angehören, erst durch Fassung eines sie betreffenden Ausschüttungsbe-schlusses einen durchsetzbaren Anspruch auf eine bestimmte Zuwendung aus der Stiftung erhalten.
\nDie [BF] konnt jedenfalls von 01.01.2014 bis jedenfalls 01.09.2016 nicht überzeugt sein, zu wissen, wer die Begünstigten der [LS] sind.
\n1.2.4. Zu I.4. ([CI])1.2.4. Zu römisch eins.4. ([CI]) Die [CI] Limited ist von 10.06.2011 bis 26.04.2017 in einer Geschäftsbeziehung mit der [BF] gestanden. Sie war Inhaberin von drei Konten. Das durchschnittliche Volumen der über die drei Konten der [CI] abgewickelten Transaktionen betrug im Betrachtungszeitraum 01.01.2015 bis 30.04.2016 bei einer Anzahl von 710 Transaktionen 3.265.282,00 Euro, wobei sich die höchste Transaktion auf 191.089.091,60 Euro belief.
\nBetreffend ihre Kundin [CI] hat die [BF] zum Stichtag 23.12.2016 in ihrem Kernbankensystem folgende Stammdaten erfasst:
\nKundenname: [CI] Kundennummer: […] Wohnsitzstaat/Firmensitz: VG Nationalität/Registrierungsland VG Rechtsform: Ges.m.b.H.
\nIndustriesektor: Beteiligungsgesellschaften Begründung der Geschäftsbeziehung: 10.06.2011 Status der Geschäftsbeziehung: ACTIVE Beendigung der Geschäftsbeziehung: --- Risikoeinstufung: High Risk (special case) Zum Stichtag 23.12.2016 hat die [BF] [ra] als wirtschaftlichen Eigentümer der [CI] erfasst.
\nAufgrund der von der [BF] festgestellten und teilweise überprüften Informationen lässt sich die Eigentums- und Kontrollstruktur der [CI] graphisch wie folgt darstellen:Aufgrund der von der [BF] festgestellten und teilweise überprüften Informationen lässt sich die Eigentums- und Kontrollstruktur der [CI] graphisch wie folgt darstellen:, ris-attachment://hauptdokument.img8is.png, Zur Überprüfung der von der [CI] gemachten Angaben zu ihrer Eigentums- und Kontrollstruktur hat die [BF] bis 26.04.2017 ausschließlich folgende Dokumente und Unterlagen, die einen integrierten Bestandteil der Feststellungen bilden und dem Straferkenntnis als Beilagen beigefügt sind, herangezogen:
\nZum Treuhandverhältnis zwischen [HF] und einem Treugeber lag der [BF] die Kopie des Trust Deeds vom 23.11.2010 vor. Dabei handelt es sich um einen schriftlichen Treuhandvertrag. Die Treuhandvereinbarung besteht laut Trust Deed zwischen „[di] as trustee of the [HF]“ als Treugeber („Grantor“) und der [FT] Limited als Treuhänder („Trustee“). Aus der Formulierung „[di] as trustee of the [HF]“ lässt sich nicht erschließen, wer in dieser Treuhandbeziehung tatsächlich die Funktion des Treugebers innehat.
\nDenkbar ist zum einen, dass [di] (Variante 1) und zum anderen, dass das [HF], vertreten durch [di] (Variante 2), Treugeber („Grantor“) ist.
\nBetreffend die Variante 1 könnte vermutet werden, dass ein weiteres Treuhandverhältnis vorliegt, in dem [di] die Funktion des Treuhänders („trustee“) und [HF] die Funktion des Treugebers innehat.
\nBetreffend die Variante 2 könnte vermutet werden, dass [HF] eine juristische Person und der „trustee“ ([di]) ein Organ des [HF] ist.
\nDem Trust Deed sind zwar Angaben zum Treugut [10.000 Anteile („shares“) mit einem Nennwert von je USD 1,00 an der [KH] Limited] sowie die Rechte und Pflichten der Parteien zu entnehmen, jedoch – abgesehen von deren Adresse – keine weiteren Informationen zu den Parteien zu entnehmen.
\nDie im Schreiben (Confirmation) vom 20.02.2014 einer Rechtsanwaltskanzlei aus Zypern, ausgestellt nach Durchsicht des „Trust Deed signed between [FT] …, and [di] as Trustee of the [HF] dated 23 November 2010, relating to the shares of [KH] Limited“ geäußerte Rechtsmeinung lässt die Variante 2 insofern plausibler erscheinen, als es nahelegt, dass das [HF] der Treugeber der [FT] Limited ist. Es lässt allerdings völlig offen, welche Rolle [di] in diesem Zusammenhang spielt. Überdies bleibt die Aussage auch deshalb überprüfungsbedürftig und daher als Nachweis fragwürdig, weil [HF] als wirtschaflicher Eigentümer bezeichnet wird, obwohl es sich dabei um keine natürliche Person handelt.
\nDas nur wenige Tage später verfasste Schreiben (Confirmation) dieser Rechtsanwaltskanzlei vom 24.02.2014 bezieht sich nunmehr auf das „[HF] Deed dated 23 November 2010“ und bestätigt, „[ra] is the sole beneficiary of the [HF]“, wobei keine näheren Angaben zu der Bezug habenden Urkunde gemacht werden und nicht dargelegt wird, aufgrund welcher Umstände [ra] als wirtschaftlicher Eigentümer des [HF] bezeichnet wurde. Aus diesem Grund und auch vor dem Hintergrund, dass noch in der Bestätigung vom 20.02.2014 eine juristische Person als wirtschaftlicher Eigentümer bezeichnet wurde, musste auch das zweite Schreiben aufklärungsbedürftig erscheinen.
\nBis jedenfalls 28.06.2016 hat die [BF] keinerlei Schritte unternommen, um die offenen Fragen zu klären.
\nFrühestens seit 28.06.2016 lag der [BF] ein Schreiben eines Unternehmens vor, das von einem US-amerikanischen Attorney unterzeichnet wurde. Bei diesem Unternehmen handelt es sich um den „legal counsel“ des [ra]. In diesem Schreiben listete das Unternehmen fünf Dokumente bzw Unterlagen auf und erklärt unter Bezugnahme auf § 2 Z 75 lit. b BWG – unter dem Vorbehalt, dass es sich nicht zur Ausübung eines Rechtsberufs in Österreich befugt erachtet – dass der „ultimate beneficial owner“ des [HF] [ra] ist und dass der „ultimate beneficial owner“ der [ACT], die [Anmerkung: nunmehr] „trustee“ des [HF] ist, [di] ist. Schließlich teilt das Unternehmen mit Vorbehalt („although not clear whether this could be covered under the Austrian banking regulations“) in dem Schreiben mit, dass näher bezeichnete Personen „protectors“ des [HF] sind und das „right to replace [ACT] Limited as trustee of the [HF]” haben.Frühestens seit 28.06.2016 lag der [BF] ein Schreiben eines Unternehmens vor, das von einem US-amerikanischen Attorney unterzeichnet wurde.
\nBei diesem Unternehmen handelt es sich um den „legal counsel“ des [ra]. In diesem Schreiben listete das Unternehmen fünf Dokumente bzw Unterlagen auf und erklärt unter Bezugnahme auf Paragraph 2, Ziffer 75, Litera b, BWG – unter dem Vorbehalt, dass es sich nicht zur Ausübung eines Rechtsberufs in Österreich befugt erachtet – dass der „ultimate beneficial owner“ des [HF] [ra] ist und dass der „ultimate beneficial owner“ der [ACT], die [Anmerkung: nunmehr] „trustee“ des [HF] ist, [di] ist. Schließlich teilt das Unternehmen mit Vorbehalt („although not clear whether this could be covered under the Austrian banking regulations“) in dem Schreiben mit, dass näher bezeichnete Personen „protectors“ des [HF] sind und das „right to replace [ACT] Limited as trustee of the [HF]” haben.
\nDie dieser Bestätigung des Attorneys zugrunde liegende Anforderung durch die [BF] wurde in einem E-Mail einer Mitarbeiterin der [BF] an diesen Anwalt vom 17.06.2016 wie folgt schriftlich zusammengefasst (Auszug Beilage ./6 der Stellungnahme vom 08.04.2019, auf der Beilage selbst allerdings mit „7“ beschriftet): „Dear Mr … … Thank you for sending us the KYC letter for [KT] which will cover the companies … [CI], …., … and … The KYC-letter is OK. Please let it be signed by the director of [KT] and send me via Email back. Please also confirm (just to understand correctly) that according to Austrian / [BF] definition Mr. [ra] has a control over the entity.
\nAs I have informed you we have Financial Market Authority Examination and therefore we would need following documents as verification of shareholder structure for the companies … [CI], …, … and …:As römisch eins have informed you we have Financial Market Authority Examination and therefore we would need following documents as verification of shareholder structure for the companies … [CI], …, … and …:
\nThank you in advance for your kind assistance. ---“ Die an das Unternehmen gerichtete Rechtsfrage ist in dem Schreiben des Attorneys nicht wiedergegeben. Nähere Informationen zur Funktion und Befugnis der [ACT] Limited, die – was der [BF] bis jedenfalls 28.06.2016 nicht bekannt war – offenbar am 29.12.2014 die Funktion von [di] als „trustee“ übernommen haben soll, lagen der [BF] im Tatzeitraum nicht vor.
\n1.2.5. Zu I.6. ([AT])1.2.5. Zu römisch eins.6. ([AT]) Die [AT] Limited steht seit 12.04.2013 in einer Geschäftsbeziehung mit der [BF]. Sie ist Inhaberin von zwei Konten. Das durchschnittliche Volumen der über die zwei Konten der [AT] abgewickelten Transaktionen betrug im Betrachtungszeitraum 01.01.2015 bis 30.04.2016 bei einer Anzahl von 86 Transaktionen 2.797.068,68 Euro, wobei sich die höchste Transaktion auf 32.644.476,96 Euro belief.
\nBetreffend ihre Kundin [AT] hat die [BF] zum Stichtag 23.12.2016 in ihrem Kernbankensystem folgende Stammdaten erfasst:
\nKundenname: [AT] Kundennummer: […] Wohnsitzstaat/Firmensitz: CY Nationalität/Registrierungsland CY Rechtsform: Aktiengesellschaft.
\nIndustriesektor: Beteiligungsgesellschaften Begründung der Geschäftsbeziehung: 12.04.2013 Status der Geschäftsbeziehung: ACTIVE Beendigung der Geschäftsbeziehung: --- Risikoeinstufung: High Risk (special case) Zum Stichtag 23.12.2016 hat die [BF] [db] als wirtschaftlichen Eigentümer der [AT] erfasst.
\nAufgrund der von der [BF] festgestellten und teilweise überprüften Informationen ließ sich die Eigentums- und Kontrollstruktur der [AT] Limited graphisch wie folgt darstellen:
\nZur Überprüfung der von der [AT] gemachten Angaben zu ihrer Eigentums- und Kontrollstruktur hat die [BF] bis 15.09.2017 ausschließlich folgende Dokumente und Unterlagen herangezogen:
\nDie mit Rechtfertigung vom 19.01.2018 als Beilagen ./A.II.6.3. (Handelsregisterauszug vom 18.05.2017; siehe Beilage 6/47), ./A.II.6.9. (The Companies Ordinance – Laws of Gibraltar, …, 16.04. 2004; siehe Beilage 6/48), ./A.II.6.10. (Certificate betreffend die [CN] Limited vom 10.12. 2004; siehe Beilage 6/49) und ./A.II.6.11. (Registerauszug betreffend die [CN] Limited vom 08.01.2018; siehe Beilage 6/50) sowie ./B.II.4.13. (Certificate of Incumbency betreffend die [AI] Limited vom 19.04.2016; siehe Beilage 6/51) vorgelegten Unterlagen sind der [BF] jedenfalls bis 15.09.2017 nicht vorgelegen.
\nZur Eigentums- und Kontrollstruktur der [AT] waren der [BF] im Tatzeitraum die folgenden Umstände bekannt bzw. unbekannt:
\nBeteiligung an der [AT] Limited Der Umstand, dass die [SI] am 11.02.2016 1.000 „Shares“ der [AT] Limited („ORDINARY“) mit einem Nennwert von je EUR 1,71 hielt, ergibt sich erstmals glaubwürdig aus dem Certificate betreffend die [AT] Limited vom 11.02.2016 und wird für den 02.08.2017 durch das Certificate betreffend die [AT] vom 02.08.2017 bestätigt.
\nBeteiligung an der [SI] Dass das „Issued share capital“ der [SI] 900.000 USD zerlegt in 90.000.000 Anteile („ordinary shares“) mit einem Nennwert von je USD 0,01 beträgt und am 12.10.2015 die [AH] Limited 67.499.997 Anteile (75%), der [GL] 22.499.998 Anteile (25%) sowie 5 natürliche Personen je einen Anteil an der [SI] gehalten haben, ergibt sich glaubwürdig aus dem Certificate of Incumbency betreffend die [SI] vom 12.10.2015 und wird im Wesentlichen für den 31.12.2015 und den 31.12.2016 durch Ausführungen in den Consolidated Financial Statements der [SI] bestätigt.
\nZu einem späteren Zeitpunkt hat der [GL] einen Teil seiner Anteile an der [SI] an die [AI] abgegeben, so dass jedenfalls am 21.08.2017 die [AH] Limited 67.499.997 Anteile (75%), der [GL] 16.462.431 Anteile (18,29%), die [AI] 6.037.567 Anteile (6,71%) sowie 5 natürliche Personen je einen Anteil an der [SI] hielten, was sich glaubwürdig aus dem Certificate of Incumbency betreffend die [SI] vom 21.08.2017 sowie dem Certificate of Incumbency betreffend die [SI] vom 21.08.2017 angehängten „Share Certificates“ der [SI] ergibt. „Shareholders Agreement“ zwischen [SI], [AH] Limited und [AI] Limited (1) Im Certificate of Incumbency betreffend die [SI] vom 21.08.2017 ist auch festgehalten, dass es ein durchsetzbares „shareholders‘ agreement“ zwischen der [SI], der [GL], der [AH] Limited sowie der [AI] Limited vom 20.03.2008 („dated 20.03.2008 as further amended“) gibt. Diese Information nahm die [BF] nicht zum Anlass, weitere Informationen und Nachweise über den Inhalt dieses „shareholders‘ agreement“ einzuholen, um prüfen zu können, ob das “shareholders‘ agreement“ Auswirkungen auf die Kontrollstruktur der Kundin hat. Insbesondere unterblieb dadurch eine Überprüfung, ob aufgrund „shareholder´s agreements“ natürliche oder juristische Personen, insbesondere der [GL] oder die [AI] Limited, in die Lage versetzt werden, (allein oder gemeinsam) über 25 % der Aktien oder der Stimmrechte der [SI] zu kontrollieren.
\nDie [BF] hat von 22.08.2017 (Datum der Apostille auf dem Certificate of Incumbency) bis jedenfalls 15.09.2017 keine Maßnahmen ergriffen um zu klären, ob aufgrund des „shareholder´s agreements“ natürliche oder juristische Personen, insbesondere der [GL] oder die [AI] Limited, in die Lage versetzt werden, (allein oder gemeinsam) über 25 % der Aktien oder der Stimmrechte der [SI] zu kontrollieren.
\nBeteiligung an der [AH] Limited Der Umstand, dass 1.000 Anteile („shares“) der [AH] Limited mit einem Nennwert von je EUR 1,00 ausgegeben wurden und die [AI] Limited am 23.11.2015 diese 1.000 „shares“ der [AH] Limited hält, ergibt sich glaubwürdig aus dem Certificate of Incumbency betreffend die [AH] Limited vom 23.11.2015 und wird für den 21.07.2017 durch das Certificate betreffend die [AH] Limited vom 21.07.2017 (siehe Beilage 6/14) bestätigt.
\nBeteiligung an der [AI] Limited Der Umstand, dass 10.000 Anteile („shares“) der [AI] Limited mit einem Nennwert von je EUR 1,71 ausgegeben wurden und die [CN] Limited am 01.03.2012 diese 10.000 „shares“ der [AI] Limited hält, ergibt sich glaubwürdig aus dem Certificate of Incumbency betreffend die [AI] Limited vom 01.03.2012 und wird für den 12.10.2015 durch das Certificate of Incumbency betreffend die [AI] Limited vom 12.10.2015 sowie für den 21.07.2017 durch das Certificate betreffend die [AI] Limited vom 21.07.2017 bestätigt.
\nBeteiligung an der [CN] Limited (4) Die [BF] verfügte im Tatzeitraum über keine Informationen und Nachweise dafür, wer durch das Halten der Anteile der [CN] Limited rechtlicher Eigentümer der [CN] Limited ist.
\nDie [BF] hat daher jedenfalls von 01.01.2014 bis 15.09.2017 keine Informationen und Nachweise eingeholt, aus denen hervorgeht, wer durch das Halten der Anteile der [CN] rechtlicher Eigentümer der [CN] Limited ist.
\nTreuhandverhältnis zwischen der [AC] Limited und der [CN] Limited Zum Treuhandverhältnis zwischen der [AC] Limited [Anmerkung: Die [AC] Limited ist ein ursprünglich [BB] genanntes Unternehmen, dessen Name durch eine mit 16.04.2008 datierte „Special Resolution“ in [AC] geändert wurde] und der [CN] Limited lag der [BF] die Kopie des Trust Deeds vom 14.01.2004 vor. Dabei handelt es sich um einen schriftlichen Treuhandvertrag, demzufolge die [CN] Limited die 10.000 „shares“ der [AI] Limited seit 14.01.2004 treuhändig für die [Rechtsvorgängerin der AC] hält.
\nDer Treuhandvertrag ist über neun Jahre vor Begründung der Geschäftsbeziehung mit der [AT] abgeschlossen worden. Der [BF] lag bei Begründung der Geschäftsbeziehung am 12.04.2013 mit der [AT] und weiterhin bis jedenfalls 09.08.2017 kein Nachweis dafür vor, dass der Treuhandvertrag in der im Trust Deed vom 14.01.2004 festgehaltenen Form noch Bestand hat. Von 14.12.2013 (Begründung der Geschäftsbeziehung mit der [AT]) bis jedenfalls 15.09.2017 verfügte die [BF] über keinen Nachweis, dass die natürlichen Personen, die den Treuhandvertrag unterfertigt haben, befugt waren, für die [Rechtsvorgängerin der AC] Limited bzw für die [CN] Limited einen Treuhandvertrag abzuschließen (siehe dazu unten Befugnis, das Trust Deed vom 14.01.2004 zu unterzeichnen).
\nBefugnis, das Trust Deed vom 14.01.2004 zu unterzeichnen (2) Die Unterschriften auf dem Trust Deed vom 14.01.2004 sind nur schwer lesbar. In ihrer Rechtfertigung vom 19.01.2018 gibt die [BF] erstmals an, dass das Trust Deed für die [CN] von [dt] und für die [BB] von [zwei anderen natürlichen Personen] unterfertigt wurde.
\nDie [BF] hat von 14.12.2013 (Begründung der Geschäftsbeziehung mit der [AT]) bis jedenfalls 15.09.2017 über keinen Nachweis verfügt, dass [dt] am 14.01.2004 befugt war, das Trust Deed namens der [CN] zu unterzeichnen. Erst mit ihrer Rechtfertigung vom 19.01.2018 legte die [BF] ein nach 15.09.2017 erhaltenes Certificate betreffend die [CN] vom 10.12.2004 vor, aus dem sich ergibt, dass [dt] jedenfalls bis 10.12.2004 „Director“ der [CN] war, was als ausreichender Nachweis dafür zu werten ist, dass [dt] in dieser Funktion befugt war, das Trust Deed vom 14.01.2004 namens der [CN] zu unterzeichnen.
\nDie [BF] hat außerdem von 14.12.2013 (Begründung der Geschäftsbeziehung mit der [AT]) bis jedenfalls 15.09.2017 über keinen Nachweis verfügt, dass [die vorhin genannten Personen] am 14.01.2004 befugt waren, das Trust Deed namens der [Rechtsvorgängerin der AC] zu unterzeichnen. Erst mit ihrer Rechtfertigung vom 19.01.2018 legte die [BF] ein nach 15.09.2017 erhaltenes Dokument mit der Bezeichnung „The Companies Ordinance – Laws of Gibraltar“ vom 16.04.2004 vor, aus dem sich ergibt, dass [diese Personen] jedenfalls bis 16.04.2004 „Directors“ der [Rechtsvorgängerin der AC] waren, was als ausreichender Nachweis dafür zu werten ist, dass [diese Personen] in dieser Funktion befugt waren, das Trust Deed vom 14.01.2004 namens der [Rechtsvorgängerin der AC] zu unterzeichnen.
\nEs lagen der [BF] im Tatzeitraum zur Überprüfung der Information, dass die [CN] Limited 10.000 voll eingezahlte Anteile an der [AI] Limited treuhändig für die [BB], (nunmehr [AC]) hält, keine geeigneten Nachweise vor.
\nBeteiligung an der [AC] Die Umstände, dass am 22.05.2014 das „issued nominal share capital“ der [AC] Limited GBP 3.296,00 zerlegt in 3.296 Anteile (“ORDINARY shares”) mit einem Nennwert von je GBP 1,00 betrug und die [KA] am 22.05.2014 diese Anteile der [AC] Limited hält, ergeben sich glaubwürdig aus dem Dokument mit der Bezeichnung „The Companies Act – Laws of Gibraltar“ vom 23.05.2014 und werden für den 26.11.2015 durch das Certificate of Incumbency betreffend die [AC] Limited vom 26.11.2015, für den 25.07.2017 durch das Certificate of Incumbency betreffend die [AC] Limited vom 25.07.2017 sowie für den 26.07.2017 durch das Dokument mit der Bezeichnung „The Companies Act – Laws of Gibraltar“ vom 26.07.2017 bestätigt.
\nBeteiligung an der [KA] Die Umstände, dass 10.000 Anteile („shares“) der [KA] mit einem Nennwert von je USD 1,00 ausgegeben wurden und die [GI] am 26.08.2013 diese 10.000 „shares“ der [KA] hielt, ergeben sich glaubwürdig aus dem Certificate of Incumbency betreffend die [KA] vom 26.08.2013 und werden für den 22.11.2016 durch das Certificate of Incumbency betreffend die [KA] vom 22.11.2016 sowie für den 25.08.2017 durch das Certificate of Incumbency betreffend die [KA] vom 25.08.2017 bestätigt.
\nBeteiligung an der [GI] (6) Die [BF] hat von 01.01.2014 bis 15.09.2017 über keine Informationen und Nachweise dafür verfügt, wer durch das Halten der Anteile der [GI] rechtlicher Eigentümer der [GI] ist.
\nTreuhandverhältnis zwischen der [OF] und der [GI] Bis 22.08.2017 ist der [BF] kein Nachweis für das Treuhandverhältnis zwischen der [OF] und der [GI] vorgelegen.
\nSeit 22.08.2017 liegt der [BF] zum Treuhandverhältnis zwischen der [OF] und der [GI] die Kopie des Nominee Agreements vom 30.12.2014 vor, versehen mit Bestätigungen, dass „as of August, 17, 2017 this copy is up-today [sic!], unaltered, complete and valid copy of the original“. Das Nominee Agreement vom 30.12.2014 ist ein schriftlicher Treuhandvertrag, demzufolge die [GI] die 10.000 „shares“ der [KA] seit 30.12.2014 treuhändig für die [OF] hält.
\nZur Zuverlässigkeit dieses Nachweises ist anzumerken, dass die [BF] weder über einen Nachweis dafür verfügt, dass die natürlichen Personen, die das Nominee Agreement vom 30.12.2014 unterfertigt haben, noch, dass die natürlichen Personen, die die Bestätigungen, dass „as of August, 17, 2017 this copy is up-today [sic!], unaltered, complete and valid copy of the original“ unterfertigt haben, befugt waren, für die [OF] bzw die [GI] einen Treuhandvertrag abzuschließen bzw Bestätigungen dieser Art auszustellen.
\nAus diesem Grund stellt die Einholung der vorliegenden Kopie des Nominee Agreements vom 30.12.2014 keine angemessene Maßnahme zur Überprüfung der Information dar, dass die [GI] die 10.000 „shares“ der [KA] seit 30.12.2014 treuhändig für die [OF] hält.
\nAusüben von Kontrolle auf die Geschäftsleitung der [GI] (6) Die [GI] ist aufgrund des Nominee Agreements vom 30.12.2014 im Innenverhältnis zwischen ihr und der [OF] verpflichtet, bei der Ausübung der mit den Anteilen an der [KA] verbundenen Rechte entsprechend den Weisungen der [OF] vorzugehen (zur rechtlichen Qualifikation dieses Umstandes s die rechtliche Beurteilung).
\nDie [BF] hat nicht überprüft, wem die Willensbildung der [OF] in Bezug auf die Ausübung der mit den Anteilen an der [KA] verbundenen Rechte obliegt, um zu wissen, wer Kontrolle auf die Geschäftsleitung der [GI] in Bezug auf die Ausübung der mit den Anteilen an der [KA] verbundenen Rechte ausübt.
\nIn „Article 10“ der Statutes der [OF], Vaduz, 31.12.2014 ist festgehalten, dass zu den Verwaltungsorganen der [OF] das „Board of Foundation“, der „Legal Representative“, der „Controlling Body“, der „Auditor“ und der „Protector“ gehören sowie dass das „Board of Foundation“ weitere Verwaltungsorgane schaffen kann. In „Article 11“ der Statutes der [OF], Vaduz, 31.12.2014 wird dargelegt, dass das „Board of Foundation“ das höchste Verwaltungsorgan der [OF] und als solches befugt ist, alle Rechte und Befugnisse, die gesetzlich dem obersten Verwaltungsorgan einer juristischen Person zukommen und nicht ausdrücklich einem bestimmten Verwaltungsorgan vorbehalten sind, auszuüben.
\nDie [BF] hat nicht eruiert, welchem Verwaltungsorgan die Befugnis zukommt, den Willen der [OF] in Bezug auf die Ausübung der mit den Anteilen an der [KA] verbundenen Rechte zu bilden, und welche natürlichen Personen die Organwalter des betreffenden Organs sind.
\nSie konnte daher im Tatzeitraum nicht überzeugt sein zu wissen, wer durch das Ausüben von Kontrolle auf die Geschäftsleitung der [GI] wirtschaftlicher Eigentümer der [GI] und dadurch auch wirtschaftlicher Eigentümer der [AT] ist.
\n1.2.6. Zu I.7. ([AI])1.2.6. Zu römisch eins.7. ([AI]) Die [AI] Limited steht seit 16.03.2012 in einer Geschäftsbeziehung mit der [BF]. Sie ist Inhaberin von zwei Konten. Das durchschnittliche Volumen der über die zwei Konten der [AI] Limited abgewickelten Transaktionen betrug im Betrachtungszeitraum 01.01.2015 bis 30.04.2016 bei einer Anzahl von 244 Transaktionen 166.854,81 Euro, wobei sich die höchste Transaktion auf 2.105.734,77 Euro belief.
\nBetreffend ihre Kundin [AI] Limited hat die [BF] zum Stichtag 23.12.2016 in ihrem Kernbankensystem folgende Stammdaten erfasst:
\nKundenname: [AI] Limited Kundennummer: […] Wohnsitzstaat/Firmensitz: CY Nationalität/Registrierungsland CY Rechtsform: Ges.m.b.H.
\nIndustriesektor: Beteiligungsgesellschaften Begründung der Geschäftsbeziehung: 16.03.2012 Status der Geschäftsbeziehung: ACTIVE Beendigung der Geschäftsbeziehung: --- Risikoeinstufung: High Risk (special case) Zum Stichtag 23.12.2016 hat die [BF] [db] als wirtschaftlichen Eigentümer der [AI] Limited erfasst.
\nZur Überprüfung der von der [AI] Limited gemachten Angaben zu ihrer Eigentums- und Kontrollstruktur hat die [BF] bis 15.09.2017 ausschließlich folgende Dokumente und Unterlagen herangezogen:
\nDie mit Rechtfertigung vom 19.01.2018 als Beilagen ./A.II.6.3, ./A.II.6.9., ./A.II.6.10. und ./A.II.6.11. sowie ./B.II.4.13. vorgelegten Unterlagen sind der [BF] jedenfalls bis 15.09.2017 nicht vorgelegen.
\nAufgrund der der [BF] festgestellten und teilweise überprüften Informationen lässt sich die Eigentums- und Kontrollstruktur der [AI] graphisch wie folgt darstellen:Aufgrund der der [BF] festgestellten und teilweise überprüften Informationen lässt sich die Eigentums- und Kontrollstruktur der [AI] graphisch wie folgt darstellen:, Im Übrigen wird hierzu auf die Feststellungen zum Kunden [AT] (Punkt 1.2.5. zu Spruchpunkt I.6.) verwiesen.Im Übrigen wird hierzu auf die Feststellungen zum Kunden [AT] (Punkt 1.2.5. zu Spruchpunkt römisch eins.6.) verwiesen.
\n1.2.7. Zu II.1. ([IV])1.2.7. Zu römisch zwei.1. ([IV]) Betreffend ihre Kundin [IV] hat die [BF] zum Nachweis dafür, wer Inhaber der Anteile an der [IV] ist, zuletzt frühestens am 19.03.2014 ausschließlich das Certificate of Incumbency vom 12.03.2014 herangezogen und erst frühestens am 09.06.2016 einen aktuelleren diesbezüglichen Nachweis, nämlich ausschließlich das Certificate of Incumbency vom 07.06.2016 eingeholt.
\nDas mit der Rechtfertigung vom 14.11.2017 erstmals vorgelegte Certificate of Incumbency betreffend die [IV] vom 21.07.2015 lag der [BF] von 27.10.2010 bis 01.03.2017 nicht vor. Folglich hat die [BF] jedenfalls von 19.03.2014 bis 01.03.2017 (Ende der Geschäftsbeziehung) zum Verständnis der Eigentums- und Kontrollstruktur der [IV] erforderliche Dokumente, Daten und Informationen nicht zumindest jährlich aktualisiert.
\n1.2.8. Zu II.2. ([CI])1.2.8. Zu römisch zwei.2. ([CI]) Betreffend ihre Kundin [CI], eine juristische Person mit Sitz auf den Britischen Jung-ferninseln (im Folgenden auch VG) und Bezug zu zwei Offshore-Finanzzentren, hat die [BF] zum Nachweis dafür, wer Inhaber der Anteile an der [KH] ist, frühestens am 10.12.2010 ausschließlich eine Kopie des Registers of Members der [KH] herangezogen und erst frühestens am 13.06.2016 einen aktuelleren diesbezüglichen Nachweis, nämlich ausschließlich das Certificate of Incumbency vom 13.06.2016 betreffend die [KH], eingeholt.
\nDie [BF] hat jedenfalls von 10.12.2010 bis 26.04.2017 (Ende der Geschäftsbeziehung) zum Verständnis der Eigentums- und Kontrollstruktur der [CI] erforderliche Dokumente, Daten und Informationen nicht zumindest jährlich aktualisiert.
\n1.2.9. Zu II.4. ([AT])1.2.9. Zu römisch zwei.4. ([AT])
\nSoweit die [BF] Überprüfung der Eigentums- und Kontrollstruktur des Kunden eine schriftliche Bestätigung einer juristischen Person herangezogen hat (wie etwa die Bestätigungen vom 02. und 09.08.2017 betreffend das Trust Deed vom 14.01.2004), war nicht sichergestellt und überprüft, dass diese Bestätigungen von einer für die juristische Person vertretungsbefugten Person unterfertigt waren.
\nDie [BF] hat von 02.08.2017 bis jedenfalls 08.01.2018 über keinen aktuellen Nachweis darüber verfügt, dass [dt] am 02.08.2017 befugt war, die Bestätigung betreffend das Trust Deed vom 14.01.2004 für die [CN] zu erteilen. Erst mit ihrer Rechtfertigung vom 19.01.2018 (siehe ON 26) hat die [BF] zum einen ein Certificate betreffend die [CN] vom 10.12.2004 und zum anderen einen Registerauszug betreffend die [CN] vom 08.01.2018 vorgelegt. Sie hat daher erst frühestens seit 08.01.2018 über Nachweise dafür verfügt, dass [dt] von 10.12.2004 bis jedenfalls 08.01.2018 „Director“ der [CN] war, die als ausreichende Nachweise dafür zu werten sind, dass [dt] in dieser Funktion befugt war, die Bestätigung vom 02.08.2017 betreffend das Trust Deed vom 14.01.2004 für die [CN] zu erteilen.
\nDie [BF] hat außerdem von 09.08.2017 bis jedenfalls 15.09.2017 über keinen Nachweis darüber verfügt, dass [rs] und [nv] am 09.08.2017 befugt waren, die Bestätigung betreffend das Trust Deed vom 14.01.2004 für die [KR] zu erteilen und diese wiederum befugt war, die Bestätigung für die [AC] auszustellen. Erst mit ihrer Rechtfertigung vom 19.01.2018 hat die [BF] einen Handelsregisterauszug betreffend die [KR] vom 18.05.2017 vorgelegt, aus dem sich ergibt, dass [rs] und [nv] jedenfalls bis 18.05.2017 gemeinsam für die [KR] zeichnungsberechtigt waren. Dass die [KR] jedenfalls bis 25.07.2017 Secretary der [AC] war, ergibt sich wiederum aus dem Certificate of Incumbency betreffend die [AC] vom 25.07.2017. In Zusammenschau können diese Dokumente als ausreichender Nachweis für die Befugnis von [rs] und [nv] gewertet werden, die Bestätigungen betreffend das Trust Deed vom 14.01.2004 seitens der [AC] zu erteilen.
\nDas von der [XX] erstmals mit ihrer Rechtfertigung vom 19.01.2018 vorgelegte Certificate of Incumbency betreffend die [KA] vom 24.11.2015 enthält keine Informationen zu den [KA].
\n1.2.10. Zu II.5. ([AI])1.2.10. Zu römisch zwei.5. ([AI]) Hierzu wird auf die Feststellungen zum Kunden [AT] (Punkt 1.2.9.) verwiesen.Hierzu wird auf die Feststellungen zum Kunden [AT] (Punkt 1.2.9.) verwiesen., 1.3. Zu den unternehmensinternen Anweisungen und Schulungen Die [BF] verfügte über unternehmensinterne Handbücher (Manuals), die sie im Bestreben einsetzte, gesetzliche Vorgaben und korrespondierende Rundschreiben der belangten Behörde unternehmensintern umzusetzen. Diese Handbücher wurden vom Leiter Group Compliance gemäß dem ihm vom Vorstand erteilten Auftrag verfasst und waren gemäß ihrem Anwendungsbereich für alle Mitarbeiter verbindliche Handlungsanleitungen, d.h. für die mit den Kunden befassten Mitarbeiter während des Tatzeitraums vorhanden (vgl. Stellungnahme von 13.03.2019).Die [BF] verfügte über unternehmensinterne Handbücher (Manuals), die sie im Bestreben einsetzte, gesetzliche Vorgaben und korrespondierende Rundschreiben der belangten Behörde unternehmensintern umzusetzen. Diese Handbücher wurden vom Leiter Group Compliance gemäß dem ihm vom Vorstand erteilten Auftrag verfasst und waren gemäß ihrem Anwendungsbereich für alle Mitarbeiter verbindliche Handlungsanleitungen, d.h. für die mit den Kunden befassten Mitarbeiter während des Tatzeitraums vorhanden vergleiche Stellungnahme von 13.03.2019).
\n1.3.1. Anweisungen allgemein
\nDie Arbeitsanweisung vom 02.05.2017 verwies schließlich im Bereich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung auf das Dokument „LAW Anti Money Laundering“, welches in Punkt 7.3. spezifische Vorgaben enthält, dabei die bisherigen Vorgaben jedoch mit Ausnahme des Umstandes unverändert ließ, dass der „Beneficial Owner Letter“ zum „KYC Kundenbrief“ wurde (vgl. Stellungnahme von 13.03.2019 S. 13).- Inhaltlich blieben diese Vorgaben (abgesehen von unterschiedlicher Nummerierung des Manuals) im Wesentlichen auch in der Anweisung vom 05.08.2013 identisch, ebenso auch in der Arbeitsanweisung vom 03.02.2014, die zusätzlich den „Beneficial Owner Letter“ einführte und in Punkt 5.1.6.2.3. genauere Vorgaben zur Verifizierung traf.
\nDiese Vorgaben wurden weiter auch in der Arbeitsanweisung vom 07.01.2015 gleichbleibend übernommen, dies mit der Maßgabe, dass unter Punkt 5.1.9.1.1. Anwendungsfälle der vereinfachten Sorgfaltspflicht geregelt wurden. Die bisherigen Inhalte wurden auch in die Neufassung vom 09.11.2015 übernommen, die zusätzlich jedoch detailliertere Vorgaben zur Überprüfung durch qualifizierte Dritte enthielt. Die Arbeitsanweisung vom 02.05.2017 verwies schließlich im Bereich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung auf das Dokument „LAW Anti Money Laundering“, welches in Punkt 7.3. spezifische Vorgaben enthält, dabei die bisherigen Vorgaben jedoch mit Ausnahme des Umstandes unverändert ließ, dass der „Beneficial Owner Letter“ zum „KYC Kundenbrief“ wurde vergleiche Stellungnahme von 13.03.2019 S. 13).
\nZur Eigentums- und Kontrollstruktur von Kunden enthielten diese unternehmensinternen Vorgaben im Wesentlichen Folgendes:
\nDie Arbeitsanweisung des Compliance Bereichs vom 27.09.2010 befasst sich in Punkt C2 1.6.2.3. „Verifikation von Kundenangaben“ mit der Eigentums- und Kontrollstruktur von Kunden und regelt diese für Kunden, bei denen ein hohes Geldwäscherisiko besteht (Hochrisiko-Kunden). Diese Vorgaben blieben bis zur Arbeitsanweisung vom 05.08.2013 (richtig: 07.08.2013) identisch, danach befasst sich der Punkt 5.1.6.2.3. „Identifizierung des wirtschaftlichen Eigentümers“ mit der Eigentums- und Kontrollstruktur, in der nachfolgenden Arbeitsanweisung vom 3.2.2014 (richtig: 12.02.2014) war diese Regelung detaillierter, wobei neue Vorgaben zu grundlegenden und spezifischen Anforderungen an die Dokumentation enthalten waren. Die bisherigen Inhalte wurden auch in der Arbeitsanweisung vom 07.01.2015 und vom 09.11.2015 fortgeführt und blieben bis zum 02.05.2017 identisch. (Beweis: Stellungnahme von 13.03.2019, S. 13-14).
\nKonkret lauteten diese Vorgaben auszugsweise wie folgt:
\nBis Februar 2014 (hier: relevanter Auszug aus der Arbeitsanweisung vom 27.09.2010, „Corporate Directive [BF] Compliance Manual V1.0“, Beilage ./9 zur Stellungnahme vom 13.3.2019): „1.4. Definitions 1.4.1. Identification Determination of the identity data of a customer, of an authorised signatory or a benefical owner 1.4.2. Verification Examination of information provided by the customer about the beneficial owner with the help of risk-based measures (using information and registration documents, internet research, customer visit, etc.). […] 1.4.4. Beneficial Owner The ‚beneficial owner(s)‘ is/are the natural person(s) under whose ownership or control the customer ultimately is and/or the natural person on whose behalf a transaction or activity is performed. The term beneficial owner includes at least the following: o for companies:
\nThe documents requested from the customer for verification purposes must be forwarded to the Compliance Office for the purpose of performing the verification 1.6.3. additional Measures if there is a High Risk of Money Laundering If the Risk assessment shows legal persons present a high risk of money laundering (see C1 – Money laundering and Terrorism Financing), the following must additionally be checked. However, these criteria can be adapted on the national level after consulting with [BF] Group Compliance. römisch eins f the Risk assessment shows legal persons present a high risk of money laundering (see C1 – Money laundering and Terrorism Financing), the following must additionally be checked. However, these criteria can be adapted on the national level after consulting with [BF] Group Compliance.
\n1.6.3.1. Companies
\nIn accordance with the ‚Know Your Customer‘ principle the account manager is obligated:
\nIn the event that the bank employee on the basis of his/her observations and of established unusual circumstances believes or suspects that there is an instance of money laundering or fraud, the relevant facts must immediately be reported to Compliance.
\n4.5.1.1 Compliance Check […] 4.5.1.2 Cash Transactions […] 5.1.6.2 Identification of the Beneficial Owner Before entering into a business relationship with a legal person, the beneficial owner must be identified as follows:
\n5.1.6.2.2 Establishment of the Beneficial Owner Information (Identification) As a general principle, the beneficial owner as defined above is established for all risk categories (high, standard, low) upon demanding a written statement via given letter (Beneficial Owner Letter; […]). The Beneficial Owner Letter has to be signed by authorized signatories of the company. The power of attorney of the signed persons must be confirmed either by an excerpt of a register of directors or a company register or a SWIFT confirmation by Fis. In addition a copy of a passport to confirm the signature must be obtained or for Fis draft from list of signatures. For high risk companies the Beneficial Owner Letter must be signed not only by authorized signatories of the company but also by the Beneficial Owner himself. Beyond that for offshore companies a personal contact between the relationship manager and Beneficial owner is mandatory. This contact must be mentioned in the visit report and archivated […]. For FIs the signature of the Beneficial Owner Letter by the Beneficial Owner and the personal contact with the Beneficial Owner is optional for all risk categories.
\nRequirement with identification of the Beneficial Owner via Beneficial Owner Letter […] For high risk customers (see risk matrix model) the verification of the Beneficial Owner statement always is mandatory (see the next chapter). The Beneficial Owner according to the customer’s statement must be documented in the customer information systems […] intended for this purpose. It is not permissible to enter into a business relationship without sufficient information concerning the beneficial owner. For high risk customers (see risk matrix model) the verification of the Beneficial Owner statement always is mandatory (see the next chapter). The Beneficial Owner according to the customer’s statement must be documented in the customer information systems […] intended for this purpose. römisch eins t is not permissible to enter into a business relationship without sufficient information concerning the beneficial owner.
\n5.1.6.2.3 Verification of the Beneficial Owner Information For high-risk customers the information concering the identity of the beneficial owner provided by the customer must be verified. All information concerning the identity of the Beneficial Owner incl. the whole ownership structure is based on the following documentation in particular:
\nGeneral requirements: a. Extract of the share register or share certificate(s) of the whole ownership structure and b. Declaration of trust, in the case there is a trust relationship within the ownership structure and c. Certificate of incumbency and certificate of directors, in case the directors are not stated in the certificate of incumbency of the authorized person(s) who signed the documents (a, b) and d. Copy of passports of the authorized person(s) who signed the documents (a, b) Mandatory verification of the above documents:
\nSpecific requirements:
\nIn case the company is registered in EEA or equivalent third countries* a. Extract of the commercial register or b. A written confirmation with regard to the mentioned Beneficial Owner and the whole announced ownership structure by qualified parties according FMA ‚Circular on Identification and Verification of Identity for Credit Institutions‘:
\nThe documents requested from the customer for verification purposes must be forwarded to the Compliance.
\n5.1.6.3 Additional Measures if there is a High Risk of Money Laundering If the risk assessment shows legal or natural persons to present a high risk of money laundering (see 4 – Money Laundering and Terrorism Financing), the following must additionally be checked. However, these criteria can be adapted on the national level after consulting with [BF] Compliance:römisch eins f the risk assessment shows legal or natural persons to present a high risk of money laundering (see 4 – Money Laundering and Terrorism Financing), the following must additionally be checked. However, these criteria can be adapted on the national level after consulting with [BF] Compliance:
\n5.1.6.3.1 Corporates
\nThe schedule for the periodical review of the existing customer's relotionship and business is:
\nSpecial attention should be paid to the customer ownership structure (Beneficial Owner Identification / verification), customer's registration and development or change of the business.
\nAny money laundering risk-related changes must be documenled and reported to Compliance immediately.
\nIn der Corporate Directive - [XX] AG Compliance Manual - V1.9 (Stand 12.08.2016; siehe Stellungnahme von 13.03.2019, Beilage ./17) finden sich unter Punkt „4.13.5 Continuous Examination of the Ongoing Business Relationship“ folgende Ausführungen: „4.13.5 Continuous Examination of the Ongoing Business Relationship The schedule for the periodical review of the exisling cuslomer's relationship and business is as follows:
\nIn the course of the periodical examination of the business relationship, special attention has to be paid to the verification of the ownership struclure (determining and verifying the identity of the beneficial owner), the customer-registration data as well as the business development or changes in the customer's business behaviour. Therefore, at a minimum, all documents relating to the identification/verification of the beneficial owners as well as the customers identity (registrotion doucment/ID copies) have Io be updated. Apart from this, the examination requires the obtaining of a new and updated KYC letter from the customer, as well as the completion of the internal KYC due diligence form for exisling customers.
\nIn some special cases (e.g. offshore customers), additional Information moy have to be obtained. ln case the customer behaviour changes, the responsible relationship manager has to observe, document this. Compliance must be informed imme diatefy.In the course of the periodical examination of the business relationship, special attention has to be paid to the verification of the ownership struclure (determining and verifying the identity of the beneficial owner), the customer-registration data as well as the business development or changes in the customer's business behaviour. Therefore, at a minimum, all documents relating to the identification/verification of the beneficial owners as well as the customers identity (registrotion doucment/ID copies) have römisch eins o be updated.
\nApart from this, the examination requires the obtaining of a new and updated KYC letter from the customer, as well as the completion of the internal KYC due diligence form for exisling customers. In some special cases (e.g. offshore customers), additional Information moy have to be obtained. ln case the customer behaviour changes, the responsible relationship manager has to observe, document this. Compliance must be informed imme diatefy.
\nThe transaclions have to be interpreted in accordance wilh the intentional and actual behaviour of Ihe customer, the risk profile, business conduct and the customs of the seclor.
\nFor retoil cuslomers, the periodical review of the customer Information can be conducted on an event- driven basis. As a minimum requirement, this means that the customer must be fully updated if the following events occur:
\n1.3.2. Spezifische unternehmensinterne Maßnahmen
\nPersonalaufstockungen für KYC-Themen Die [BF] hat die Abteilung CDS im Tatzeitraum beginnend im Jahr 2014 aus eigener Initiative sukzessive aufgestockt, um den steigenden Anforderungen an die Einholung von Dokumenten bei Begründung der Geschäftsbeziehung und bei periodischen und anlassbezogenen Aktualisierungen der KYC-lnformationen zu Bestandskunden Rechnung zu tragen: Die Anzahl der vom Vorstand genehmigten bzw. aktiven Vollzeit Mitarbeiter (Full Time Equivalent - kurz „FTE\") in der Abteilung CDS betrug per 31.01.2014 noch rund 10 FTE und nach mehrfachen Personalaufstockungen per 31.10.2017 bereits rund 31 FTE, davon 20,63 aktive Mitarbeiter in der im Jänner 2017 gegründeten Untereinheit Know Your Customer Team, deren Aufgabe ausschließlich in der Einholung und Prüfung der KYC Dokumente im Zuge des KYC-Onboarding und KYC-Update-Prozesses besteht (Beilage ./1 zur Stellungnahme der [BF] vom 09.03.2021, S. 19 f.).
\nEinführung des IT-Systems KYC Cockpit Im Juni 2017 wurde von der [BF] zur Optimierung der KYC-Prozesse das System KYC Cockpit in Betrieb genommen, um systemtechnisch sicherzustellen, dass die risikobasierte Aktualisierung der KYC-lnformationen und Unterlagen zu den Bestandskunden der [BF] jeweils fristgerecht erfolgt und die eingeholten Dokumente einschließlich der Kundenkommunikation dokumentiert werden (Beilage ./2 zur Stellungnahme der [BF] vom 09.03.2021, S. 20 f.). Vor der Inbetriebnahme wurde das von einem externen Anbieter zur Verfügung gestellte System sowohl von diesem Anbieter wie auch von den internen IT- und KYC-Experten der [BF] eingehenden standardisierten fachlichen Abnahmetests unterzogen, welche allesamt die Funktionstüchtigkeit und Eignung des Systems zur Sicherstellung der fristgerechten Aktualisierung der zu den Kunden vorhandenen Daten, Dokumente und Informationen bestätigt haben.
\nDas KYC Cockpit beinhaltet zwei wesentliche Funktionen: a.) Die Darstellung der relevanten Kundendaten im Hinblick auf KYC:
\nDas KYC Cockpit zeigt auf täglicher Basis für alle Kunden der [BF] die folgenden wesentlichen Informationen:
\nGesamtreview Offshore-Kunden 2016/2017 Die [BF] beschloss im Zuge der Vorortprüfungen durch die FMA bzw. PwC in deren Auftrag - und somit vor dem Vorliegen von Ergebnissen aus diesen Prüfungen - aus eigener Initiative, ein Sonderprojekt zu starten, in welchem unter Zuhilfenahme des externen Beraters Ernst & Young Advisory Services GmbH alle bei der [BF] geführten Geschäftsbeziehungen mit Offshore-Kunden einem gesamthaften Review unterzogen werden sollten (Beilage ./3 zur Stellungnahme der [BF] vom 09.03.2021, S. 21 f.). Gegenstand dieser Überprüfung waren einerseits eine formelle Prüfung der Kundenunterlagen, dh eine kritische Überprüfung der vorhandenen Dokumente und Inhalte, aber auch eine inhaltliche Prüfung, insbesondere Plausibilität der Struktur, Geschäftsaktivitäten, Mittelherkunft und Zahlungsflüssen. Dies umfasste auch eine Überprüfung auf Basis von Stichproben, ob die Transaktionen mit den vorhandenen Informationen übereinstimmen sowie eine Prüfung, ob intern definierte Erfordernisse für die Anknüpfung einer Geschäftsbeziehung ausreichend vorhanden sind, aber auch eine konkrete Prüfung auf Geldwäscheverdachtsmomente (Beilage ./4 zur Stellungnahme der [BF] vom 09.03.2021). Um die Abwicklung dieser Sonderprüfung auch ressourcenmäßig optimal gestalten zu können, wurde vom Vorstand auch die vorübergehende Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter genehmigt (Beilage ./5 zur Stellungnahme der [BF] vom 09.03.2021, S. 21 f.).
\nDer Vorstand wurde am 11.04.2016 informiert und nahm zur Kenntnis, dass dieses Projekt vom Bereich Compliance initiiert und im September gestartet wurde. Es wurden während des Projekts 249 von 648 überprüften Geschäftsbeziehungen mit Offshore-Bezug beendet.
\nDie Entscheidung, eine Vielzahl von Kunden zu kündigen, fand vor dem Hintergrund der im Jahr 2016 und 2017 im Zusammenhang mit den Panama Papers Ermittlungen national und international geführten Diskussionen zum Thema „Offshore und damit verbundene Steueroptimierungsmaßnahmen\" statt und hatte massiven Einfluss auf die strategische Entscheidung der [BF] in Bezug auf künftiges Vorgehen gegenüber Offshore-Kunden. Bankintern wurde neuerlich evaluiert, in welchem Verhältnis der Ertrag aus einem Kunden zu dem durch diesen Kunden verursachten Compliance-Aufwand zur Einhaltung der anzuwendenden Sorgfaltspflichten steht und entschieden, dass Geschäftsbeziehungen mit Kunden, die einen unverhältnismäßigen Compliance-Aufwand verursachen und nicht zu einer gewissen Mindestmarge für die [BF] führten, nicht fortgeführt werden. Auch war für die [BF] schon absehbar, dass es aufgrund der genannten Diskussionen zu einer Intensivierung der aufsichtsrechtlichen Anforderungen und demgemäß zu einem massiv höheren Überwachungsaufwand bei Offshore-Kunden kommen wird (Stellungnahme der [BF] vom 20.04.2021, S. 28 f. samt Link-Hinweisen und Beilage ./1 zu dieser).
\nAdaptierung der AML-Regelwerke Die [BF] veranlasste am 02.05.2017 eine Änderung des Regelwerks entsprechend der damals aktuell verfügbaren FMA-Rechtsansichten. Die zusätzlich darin aufgenommenen Punkte umfassen unter anderem die Erfordernisse, dass Treuhandverträge beidseitig von Treuhänder und Treugeber unterfertigt sein müssen und KYC-Aktualisierungen erfordern zusätzlich einen Confirmation Side Letter, der bestätigt, dass der Treuhandvertrag unverändert aufrecht ist. Dieser ist von Treuhänder sowie Treugeber zu unterfertigen (Stellungnahme der [BF] vom 09.03.2021, S. 22).
\n1.3.2.1. Spezifische Prüfprozesse und Kontrollmaßnahmen im Compliance-Bereich Diese sahen, beginnend mit den Arbeitsabläufen in Compliance aus 2008, und im Wesentlichen gleichbleibend auch danach (Regelungen von Arbeitsabläufen in Compliance vom 07.05.2013, Regelungen von Arbeitsabläufen in Compliance vom 01.07.2015, Regelungen von Arbeitsabläufen in Compliance vom 12.01.2016) vor, dass spezifische Prozesse im Rahmen der Begründung einer Geschäftsbeziehung mit Offshore-Kunden und eine Beurteilung der Geschäftsstruktur inklusive Prüfung des wirtschaftlichen Eigentümers und dessen Zusammenhang zur Geschäftstätigkeit, aber auch eine Prüfung der konkreten On/Offshore-Aktivitäten, insbesondere im Zusammenhang mit einer operativen Geschäftstätigkeit des Kunden stattfinden. Nach diesen Arbeitsabläufen erfolgte bei allen Offshore Kunden sechs Monate nach der Begründung der Geschäftsbeziehung eine Überprüfung dahingehend, ob das vom Kunden bei der Begründung der Geschäftsbeziehung bekannt gegebene Transaktionsverhalten tatsächlich in der vom Kunden angekündigten Art erfolgte. Gleichbleibende Vorgaben fanden sich auch in den Fassungen aus 2013, 2015 und 2016 (Vorbringen StN 13.03.2019, S.15-17, Beilagen zur Stellungnahme vom 13.03.2019 Nummern ./21 bis ./25).
\nKonkret ergibt sich – soweit hier relevant – aus diesen mit „Arbeitsabläufe in Compliance“ betitelten Unterlagen im Wesentlichen Folgendes (Beilagen zur Stellungnahme vom 13.03.2019 Nummern ./21 bis ./25):
\nDie beschriebenen Arbeitsabläufe regeln vorwiegend Prozesse, Zeitpunkte, Fristen, formale Dokumentations- und Ablagemodalitäten und Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens, die bei der Kundenneuanlage und danach intern vorgesehen sind.
\nZu den inhaltlichen Kriterien der Definition und Anforderungen bei Überprüfung des wirtschaftlichen Eigentümers, insbesondere bei mehrgliedrigen und komplexen Eigentums- und Kontrollstrukturen, finden sich in diesen Arbeitsabläufen keine näheren Angaben. Im Folgenden wird – exemplarisch – ein Auszug aus der „Regelung von Arbeitsabläufen in Compliance Stand 07.05.2013“ wiedergegeben (Beilage ./22 zur Stellungnahme vom 13.03.2019). Der hier wiedergegebene Inhalt entspricht im Wesentlichen dem der späteren Versionen dieses Dokuments (also der „Arbeitsanweisung Regelung von Arbeitsabläufen in Compliance Stand 01.07.2015“ Beilage ./23 ). Diese enthalten dazu Folgendes (Interpunktions- und andere Grammatikfehler des Originals wurden nicht ausgebessert): „… 3.3.3. BO Identifikation/Verifizierung Aufgrund der 3. EU Geldwäscherichtlinie innerhalb des EU-Raums ist jede Bank verpflichtet, vor Aufnahme einer Geschäftsbeziehung, beim Kunden Daten über dessen wirtschaftlichen Eigentümer (Beneficial Owner) anzufordern.
\nBestimmte Ausnahmen in welchen Fällen keine BO Daten einzuholen sind, sind im Compliance Handbuch ausdrücklich definiert und aufgelistet.
\nWann ist ein Beneficial Owner ein zu identifizierender Beneficial Owner nach BWG:
\nCorporates/ FIs: >25% Stiftungen/Trusts: >= 25% 3.3.3.1. Generell:
\nBei Low & Standard Risk Kunden, ist das bekannt sein des Beneficial Ownern notwendig.
\nIst dem Kundenbetreuer der Beneficial Owner bekannt so ist dies zu dokumentieren, ist der BO dem Kundenbetreuer nicht bekannt, so kann er den Kunden fragen und auf dessen Informationen abstellen – solange keine Zweifel an der Plausibilität dieser Information bestehen.
\nBei High-Risk Kunden (=> Offshore-Gesellschaften, Stiftungen, Non Profit Organisationen, High Risk Kunden aufgrund sonstiger Kriterien), müssen die Informationen stets schriftlich eingeholt werden (identifiziert) zusätzlich entweder;
\n3.3.3.2 Identifikation/Verifikationspflichten bezogen auf bestimmte Kundengruppen Corporates/FI’s siehe bitte dem [sic] generellen Prozess Stiftungen bei Stiftungen müssen die BO Daten stets durch Identifikation (Einholung der Informationen auf schriftlicher Basis), sowie Verifikation durch;
\nEine Stiftungszusatzurkunde in welcher [sic] die Begünstigten hervorgehen, reicht sowohl als Identifikation, als auch Verifikation aus.
\nWer gilt als Begünstigter bei Stiftungen?
\nAls BO werden die aktuell begünstigten Personen dokumentiert. Jene Personen welche im Fall des Ablebens erwähnt werden, sind zum Zeitpunkt der Erhebung nicht als BO zu dokumentieren – da nach Ableben der aktuell Begünstigten die Stiftungsurkunde meist neu aufgesetzt/aktualisiert wird und bei Änderungen (gemäß BO Letter) der Kunde zudem aufgefordert ist uns jegliche Änderungen bekanntzugeben – somit sollte zudem sichergestellt werden, dass wir zum jeweiligen Zeitpunkt die „aktuellen“ BOs der [BF] bekannt gegeben werden.
\nFonds […] Vereine […] Kommanditgesellschaften: […] 3.3.3. Varianten der Verifikation inkl. Bezug auf firmenmäßige Fertigung
\nFalls jedoch unser Kunde ein Unternehmen ist und im Hintergrund eine Stiftung steht, so benötigen wir noch den BO Letter um die gesamte Kette zwischen Kunden und Stiftung nachverfolgen zu können bzw. sollte im Firmenbuch vorab die Kette gegebenenfalls abgefragt/dokumentiert werden.)
\nDie Überprüfung der wirtschaftlichen Eigentümer hat risikobasiert zu erfolgen. Bei Hochrisiko Kunden nach der AML-Risikoeinstufung (s. Risiko-Matrix-Modell) sind die Angaben zum wirtschaftlichen Eigentümer zwingend durch die Einholung beweiskräftiger aktueller Dokumente zu verifizieren. Dabei muss die gesamte Eigentümerkette mit Dokumenten belegt werden, um diese zu verifizieren. Der wirtschaftliche Eigentümer gemäß Kundenangaben ist in den dazu vorgesehenen Kundeninformationssystemen […] zu dokumentieren.
\nBO Daten dürfen nur dann konzernintern weitergegeben werden, […] 3.3.3.1. Identifikation/Verifikationspflichten bezogen auf bestimmte Kundengruppen Corporates/FI’s folgende Dokumente können z.B. je nach Landesüblichkeit zur Überprüfung herangezogen werden, falls sich daraus die wirtschaftlichen Eigentümer ergeben:
\nCorporates generelle Anforderungen: a. Auszug aus dem offiziellen Firmenbuch b. Certificate of Incumbency c. Share Register oder Certificate of Share(s) der gesamten Eigentümerkette.
\nDie oben angeführten Dokumente müssen grundsätzlich folgender Form vorliegen:
\nNotariell beglaubigt und apostilliert (wobei die Einholung einer Kopie ausreichend ist, sofern keine Zweifel an der Echtheit bestehen). Dieses Erfordernis kann beim Abruf über einen direkten Zugang auf das Firmenbuch oder Handelsregister entfallen.
\nÜberprüfung durch qualifizierte Dritte:
\nIm Falle, dass die Gesellschaft in einem EWR-Land oder einem gleichwertigen Drittland registriert ist, kann die Überprüfung auch auf folgende Weise erfolgen:
\nSchriftliche Bestätigung mit Bezug auf den/die genannten wirtschaftlichen Eigentümer in Bezug auf die gesamte Eigentümerkette* von qualifizierten Dritten nach dem FMA ‚Rundschreiben zur Feststellung und Überprüfung der Identität für Kreditinstitute‘ durch:
\nEs ist darauf zu achten, dass die letzte Einheit in der Eigentümerkette zum ultimativen wirtschaftlichen Eigentümer nicht von einem qualifizierten Dritten bestätigt werden darf. (Bei österreichischen Stiftungen ist wiederum die Bestätigung durch einen qualifizierten Dritten möglich (siehe dazu […]). Weiters kann die Überprüfung von ausländischen Stiftungen/Trusts und Off Shore Gesellschaften (juristische Person mit Sitz in einer Off Shore Destination) (auch wenn diese z.B. nur in der Eigentümerkette vorkommen) nicht durch qualifizierte Dritte erfolgen. Hier müssen immer die landesüblichen Dokumente für die Überprüfung eingeholt werden.
\nDie Dokumente müssen grundsätzlich in folgender Form vorliegen: Notariell beglaubigt und apostilliert (wobei die Einholung einer Kopie ausreichend ist, sofern keine Zweifel an der Echtheit bestehen). Dieses Erfordernis kann beim Abruf über einen direkten Zugang auf das Firmenbuch oder Handelsregister entfallen.
\nFinancial Institutions […] Stiftungen im Falle einer österreichischen Stiftung: a. Kopie der aktuellen Stiftungsurkunde (aus dieser sind jedenfalls die Stifter ersichtlich. In seltenen Fällen werden auch die Begünstigten angeführt). und sofern die Begünstigten nicht aus der Stiftungsurkunde Kunde hervorgehen, entweder: b. Kopie der aktuellen Stiftungszusatzurkunde, aus denen [sic] die Begünstigten hervorgehen oder c. Einsichtnahme in die aktuelle Stiftungszusatzurkunde und Erstellung eines schriftlichen Aktenvermerks über die Begünstigten, falls die Erstellung einer Kopie vom Kunden verweigert wird und die Begünstigten ohne Zweifel in der Urkunde erkennbar sind oder d. Eine Kopie der aktuellen Steuererklärung bzw. Körperschaftserklärung [sic], sofern die Begünstigten der Stiftung zu entnehmen sind (Achtung: Nicht die Mitteilung an das Finanzamt gemäß § 5 Privatstiftungsgesetz) oderd. Eine Kopie der aktuellen Steuererklärung bzw. Körperschaftserklärung [sic], sofern die Begünstigten der Stiftung zu entnehmen sind (Achtung: Nicht die Mitteilung an das Finanzamt gemäß Paragraph 5, Privatstiftungsgesetz) oder e. eine aktuelle Bestätigung durch einen nachweislich registrierten österreichischen Rechtsanwalt/Notar/Wirtschaftsprüfer über die Begünstigten und sonstigen Personen mit Kontrolle über die Stiftung und/oder Einfluss auf die Stiftungsvorstände. Der bestätigende Rechtsanwalt, Notar oder Wirtschaftsprüfer darf nicht gleichzeitig auch Stiftungsvorstand, Stifter oder wirtschaftlicher Eigentümer sein.
\nIm Falle einer ausländischen (nicht-österreichischen) Stiftung (Trust)/Foundation: a. Kopie der aktuellen Stiftungsurkunde/Trusturkunde und ggf. sonstigen landesüblichen Dokumenten, aus denen die Begünstigten hervorgehen in folgender Form: notariell beglaubigt und apostilliert (wobei die Einholung einer Kopie ausreichend ist, sofern keine Zweifel an der Echtheit bestehen). Dieses Erfordernis kann beim Abruf über einen direkten Zugang auf das Firmenbuch oder Handelsregister entfallen.
\nFonds […] Vereine […] Kommanditgesellschaften […]“ Zusätzliche interne Vorgaben inhaltlicher Natur zu Themen der Überprüfung der Eigentums- und Kontrollstruktur finden sich in diesen Arbeitsabläufen nicht.
\n1.3.2.2. „Spezifische Kohärenzprüfung“ bei Offshore-Kunden Die [BF] tätigte weiters eine Kohärenzprüfung bei Offshore-Kunden innerhalb von 6 Monaten nach Geschäftsbeziehung (Stellungnahme vom 13.03.2019 S. 17, Blg. ./22 bis ./24 zu dieser Stellungnahme).
\n1.3.2.3. „Offshore-Policy“ zur Festschreibung von Vorgehensweisen bei Offshore-Kunden Ab 2014 wurde die bisherige Praxis der Vorgangsweise bei Off-Shore-Kunden in Durchführung eines entsprechenden Vorstandsbeschlusses zusammenfassend festgelegt. Darin sind unter anderem die Definition von Off-Shore, allgemeine „Vorabvoraussetzungen“ für Kundenbeziehungen, Rahmenbedingungen und Überprüfungsschritte beschrieben. Im November 2015 wurde diese Off-Shore-Policy in einer adaptierten Version in Kraft gesetzt und 2016 noch einmal überarbeitet und in das Compliance Manual inkorporiert. (Vorbringen Stellungnahme 13.03.2019, S. 17; Beilage ./26, ./27 und ./28 zu dieser Stellungnahme ).
\nAus den von der [BF] dazu vorgelegten Unterlagen ergibt sich, dass diese Festlegung in der Weise erfolgte, dass entsprechende Passagen in die jeweiligen Fassungen des Compliance Manuals aufgenommen wurden. In Bezug auf die Feststellung und Überprüfung des wirtschaftlichen Eigentümers für den Bereich von Off-Shore-Kunden lauteten diese (hier Wiedergabe der Version 1.7 vom 12.12.2014 = Beilage ./26 zur Stellungnahme vom 13.03.2019): „5.1.7.3.7. Identification und [sic] Verification of the Beneficial Owner 1. The disclosure of the complete ownership/shareholder structure > 25% (in case if trusts/foundations ≥ 25% and more) in case of multi-level ownership structure until ultimate BO is mandatory, so that the complete ownership chain can be proved on documentary evidence. This is provided by way of using the BO-Letter (Identification) and the obtaining of the documentary proof of ownership/shareholder structure for each level of the structure).
\nThe ultimate BO must be always proved based on documentary evidence.
\n5.1.7.3.8. Understanding of Type, Nature and Pupose [sic] of the Business Relationship […] 5.1.7.3.9 Continuous Monitoring of Business Relationship, all related transactions and periodical Update of all relevant documents, Data and Information […] 5.1.7.4 Additional Measures for the Customers related to Category C and D In case in the BO / ownership / shareholder multi-level structure there is an Offshore company registered in Category C or D jurisdiction all preconditions for category A and B are to be applied + additionally the following measures:
\n5.1.7.4.1 Criteria for Offshore Corporates Following criteria reg. the Offshore companies registered in Category C and D have to be met:
\n5.1.7.4.2. Proof of ownership Structure (until the ultimate BO) based on documentary Evidence The disclosure of the complete ownership / shareholder structure until ultimate BO using the BO-Letter (Identification) and proof of ownership /shareholder structure for each level of the structure is mandatory for the Category C and D.
\nFor verification of the ownership / shareholder structure is to be applied [sic] documentary evidence issued by legitimate Authority or reliable Registered Office / Agent. The verification possibilities are provided in the aforementioned Chapter „Indentification [sic] and Verification of the Beneficial Owner 5.1.7.4.3 Approval/Assessment of the intended resp. termination of existing Offshore Business by Credit Committee […] 5.1.7.4.4 Yearly Obtaining of additional Information from Offshore Customers […] 5.1.7.4.5 Obtaining of the Confirmations from Offshore Customer Based on the fact that Offshore jurisdictions of the Category C and D currently don’t provide the required degree of transparency and legal certainty reg. identification and verification of BO/Beneficiary resp partially have serious deficiencies reg. reliability of the registration information, the following confirmations must be obtained from the customer:
\nDocuments which are required for the identification of an offshore company and their representatives
\nFurther the trustee / trust has to disclose the beneficial owner (that will normally be the trustor) and confirm in writing that the beneficial owner has been personally identified by the trustee/trust or by reliable guarantee people such as government agencies, notaries, lawyers and third parties within the meaning of Art 40 para. 9 BWG,Further the trustee / trust has to disclose the beneficial owner (that will normally be the trustor) and confirm in writing that the beneficial owner has been personally identified by the trustee/trust or by reliable guarantee people such as government agencies, notaries, lawyers and third parties within the meaning of Artikel 40, para. 9 BWG,
\nTo identify and verify the beneficial owner a company deed, share registry [sic] or certificate of shareholders throughout the ownership chain can be accepted as a copy if the original form is notarized and apostilled.
\nHowever, the entire ownership structure of the customer can also be verified by a qualified third party within the meaning of Art 40 para. 8 BWG (i.e. notaries, lawyers, financial institutions, external auditors within the EEA or equivalent third countries with comparable standards), unless there is a legal entity registered in an offshore destination within the ownership chain. In this case, in addition to a confirmation (i.e. from an auditor or other qualified parties independent of the EEA, or equivalent third country) additional documents like a Certificate of Good Standing“ and „share certificate“ of all offshore members in the ownership chain are needed (Confirmation of holdings and ownership). However, the entire ownership structure of the customer can also be verified by a qualified third party within the meaning of Artikel 40, para. 8 BWG (i.e. notaries, lawyers, financial institutions, external auditors within the EEA or equivalent third countries with comparable standards), unless there is a legal entity registered in an offshore destination within the ownership chain. In this case, in addition to a confirmation (i.e. from an auditor or other qualified parties independent of the EEA, or equivalent third country) additional documents like a Certificate of Good Standing“ and „share certificate“ of all offshore members in the ownership chain are needed (Confirmation of holdings and ownership).
\nIt is important that the last unit in the ownership chain down to the ultimate beneficial owner must not be identified by a qualified third party within the meaning of Art 40 para. 8 BWG. In this case the appropriate documents must be provided by the customer or obtained by the relationship manager. These can be submitted in copy as long as described above, provided no suspicion of falsification. The relationship manager shall pay particular attention on this matter. Further it is important that documents presented as local standard are examined and checked concerning this issue.römisch eins t is important that the last unit in the ownership chain down to the ultimate beneficial owner must not be identified by a qualified third party within the meaning of Artikel 40, para. 8 BWG. In this case the appropriate documents must be provided by the customer or obtained by the relationship manager. These can be submitted in copy as long as described above, provided no suspicion of falsification. The relationship manager shall pay particular attention on this matter. Further it is important that documents presented as local standard are examined and checked concerning this issue.
\nPersonal contact with the beneficial owner is recommended, but not mandatory.
\nDocumentation of reasons for Offshore Nexus:
\nThe customer relationship manager must obtain the following information and reasons for the offshore construction in the internal KYC-Form for new and existing customers such as
\n1.3.2.4. Offshore-Monitoring-Prozess Neben den bestehenden Prüfungen von Off Shore Kunden etablierte die [BF] im Jänner 2015 im Rahmen der bestehenden Prüfung von Hochrisiko-Kunden einen spezifischen Prozess für eine gesonderte Prüfungsabteilung Customer Data Service (CDS), der insbesondere folgende Ziele hatte: Periodische Überprüfung der Registrierung von Off-Shore Firmen und ihrer Vertretungsbefugten, Dokumentation aktualisierter KYC-Unterlagen im Kundenakt. Die Prüfung bezieht sich auf Kunden, die in Off Shore Destinationen registriert sind und ein Konto oder Depot bei der [BF] unterhalten. Verantwortlichkeiten dafür bestanden einerseits in der Abteilung CDS, aber auch in der Kundenbetreuung. Der Compliance-Bereich war als Kontrollabteilung für die Prozessüberwachung und die Festlegung der weiteren Vorgehensweise im Fall der Nichtbeibringung durch den Kunden zuständig. (Vorbringen Stellungnahme 13.03.2019, S. 18).
\nKonkret wurde unternehmensintern zu diesem Prozess Folgendes vorgesehen (Beilage./29 zu Stellungnahme vom 13.03.2019, „Offshore Monitoring by Customer Data Services Stand Jänner 2015“): „I. Ziele des Monitoring
\nIII. überwachte Dokumenterömisch drei. überwachte Dokumente
\nBegriffserklärung:
\nCertificate of Incorporation/Certificate of Good Standing ist ein Registrierungsnachweis und wird bei der Registrierung einer Offshore-Gesellschaft ausgestellt und entspricht einen Firmenbuchauszug. Der Nachweis einer gültigen Registrierung wird nach einem Jahr ab Registrierungsdatum (=Gründung der Offshore-Gesellschaft) in Form eines Certificate of Good Standings beigebracht.
\nCertificate of Directors oder Certificate of Incumbency dient als Nachweis der vertretungsbefugten Personen der jeweiligen Offshore-Gesellschaft.
\nPower of Attorney ist eine Vollmacht, in welcher der/die Bevollmächtigte(n), Umfang der Vollmacht, Vollmachtgeber festgelegt werden. Auf eine Power of Attorney kann verzichtet werden, wenn die Direktoren gern. Certificate of Directors der [XX] gegenüber auftreten.
\nDer Ablauf einer Power of Attorney bedingt keine Kontoschließung, da in diesem Fall, die Vertretungsbefugnis immer noch durch die Direktoren ausgeübt werden kann.
\nIV. der Prozessrömisch vier. der Prozess Verantwortungen im Prozess (Verantwortlichkeiten):
\nA) Abteilung CDS:
\nCompliance:
\nFolgende Dokumente:
\nCertificate of Incorporation/Certificate of Good Standing, Certificate of Directors/ Certificate of Incumbency und Power of Attorney werden laufend auf ihre aktuelle Gültigkeit überprüft. Die Abteilung CDS schickt 2 Monate vor Ablauf der Gültigkeit des jeweiligen Dokuments den 1. Reminder (via E-Mail) an den Kunden mit der Bitte um Aktualisierung des jeweiligen Dokuments. Ein 2. Reminder wird seitens CDS nach einem Monat versendet (= 1 Monat vor Ablauf der Gültigkeit), wenn das angeforderte Dokument noch nicht in der Abt. CDS eingelangt ist. Siehe dazu Prozessablauf Darüber hinaus wird der Kundenbetreuer (1 Monat vor Ablauf der Gültigkeit der Dokumente) per E-Mail gesondert informiert, dass der jeweilige Kunde bei Nichtbeibringen der zu aktualisierenden Unterlagen bis spätestens 2 Monate nach Ablauf der Gültigkeit der jeweiligen Dokumente gelöscht werden muss (Kunde wird auf aktiv gestellt).
\nDer Kundenbetreuer wird zum Zeitpunkt des Ablaufs der Gültigkeit des jeweiligen Dokuments – wenn dieses noch nicht eingelangt ist – von der Abt. CDS darüber informiert und wir E-Mail aufgefordert, den Kunden direkt zu kontaktieren. Das/die Geschäftsbeziehung/Kündigung des Kontovertrages/Konto Schließung anzudrohen (KB-Urgenz). Kann das angeforderte Dokument bis zwei Monate nach Ablauf der Gültigkeit des jeweiligen Dokuments nicht vom Kunden beigebracht werden, dann wird die Abt. CDS den Kundenbetreuer auffordern, jeweilige Kundenbeziehung zu beenden. Falls der Kundenbetreuer einer Kontoschließung nicht nachkommt, eskaliert CDS den Fall an Compliance.
\nNeue Offshore-Kunden der [BF] werden laufend im Offshore Monitoring ergänzt. Die Aktualisierung der Liste der überwachten Offshore-Kunden erfolgt anhand des Girokonto-Eröffnungsreports, welcher im System automatisch generiert und für Kredit- und Depotkunden erweitert wird.
\nDie Erweiterung um Kreditkonten und/oder Wertpapierdepots für Aufforderung wird gemeinsam mit der IT bis (Datum) erstellt werden. (Abt. CDS ist in Abstimmung mit IT).
\nProzessablauf: [Grafische Darstellung] V. Offshore Monitoring Reportrömisch fünf. Offshore Monitoring Report