Circulaire relative à la modernisation et l'informatisation de l'état civil

SERVICE PUBLIC FEDERAL JUSTICE 19 DECEMBRE 2023. - Circulaire relative à la modernisation et l'informatisation de l'état civil A Mesdames et Messieurs les Procureurs généraux près les Cours d'appel; A Mesdames et Messieurs les Officiers de l'état civil du Royaume; J'attire votre attention sur les dispositions des lois suivantes : ? la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges [ci-après : Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil] (MB du 2 juillet 2018) - entrée en vigueur le 31 mars 2019. Cette loi a été modifiée par la loi du 21 décembre 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/12/2018 pub. 31/12/2018 numac 2018015683 source service public federal justice Loi portant des dispositions diverses en matière de justice fermer portant des dispositions diverses en matière de justice (MB du 31 décembre 2018). ? la loi du 31 juillet 2020Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/07/2020 pub. 07/08/2020 numac 2020015282 source service public federal justice Loi portant dispositions urgentes diverses en matière de justice fermer portant des dispositions urgentes diverses en matière de justice [ci-après : Loi réparatrice de 2020] (MB du 7 août 2020) - entrée en vigueur le 1er septembre 2020, à l'exception de quelques dispositions entrées en vigueur rétroactivement au 31 mars 2019. ? la loi du 13 septembre 2023Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer3 portant dispositions diverses en matière de modernisation de l'état civil [ci-après : Loi réparatrice de 2023], (MB du 2 octobre 2023) - entrée en vigueur le 1er janvier 2024, à l'exception de ses articles 8, 24, 25, 28 et 29 qui entrent en vigueur à la date fixée par le Roi et au plus tard le 1er janvier 2025. La présente circulaire entend expliquer la portée des dispositions de ces lois aux officiers de l'état civil, afin qu'ils puissent l'appliquer dans le cadre de leur fonction. Il va de soi que cette circulaire s'applique sans préjudice de la compétence des Cours et tribunaux. 1. Relation avec des circulaires existantes Les circulaires suivantes restent d'application, sauf si la présente circulaire y déroge en ce qui concerne les aspects liés à la banque de données des actes de l'état civil (en abrégé la BAEC) et compte tenu du déplacement de certains articles ainsi que de la renumérotation qui en découle : 1° la Circulaire ministérielle du 22 mai 1987 concernant l'application de la loi du 31 mars 1987 modifiant diverses dispositions légales relatives à la filiation ;2° la Circulaire du 16 janvier 2006Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer4 relative à la loi du 3 décembre 2005 modifiant les articles 64 et 1476 du Code civil et l'article 59/1 du Code des droits de timbre en vue de simplifier les formalités du mariage et de la cohabitation légale ;3° la Circulaire du 7 mai 2007Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer5 relative à la loi du 1er juillet 2006 modifiant des dispositions du Code civil relatives à l'établissement de la filiation et aux effets de celle-ci ;4° la Circulaire du 3 novembre 2008Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer6 relative à la déclaration de naissance à la maternité ;5° la Circulaire du 6 septembre 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer7 relative à la loi du 2 juin 2013 modifiant le Code civil, la loi du 31 décembre 1851 sur les consulats et la juridiction consulaire, le Code pénal, le Code judiciaire et la loi du 15 décembre 1980Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers, en vue de la lutte contre les mariages de complaisance et les cohabitations légales de complaisance ;6° la Circulaire du 30 mai 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer8 relative à la loi du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté;7° la Circulaire du 22 décembre 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer9 relative à la loi du 5 mai 2014 portant établissement de la filiation de la coparente et la loi du 18 décembre 2014 modifiant le Code civil, le Code de droit international privé, le Code consulaire, la loi du 5 mai 2014 portant établissement de la filiation de la coparente et la loi du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté ;8° la Circulaire du 27 décembre 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer0 relative à la loi du 25 décembre 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/12/2016 pub. 30/12/2016 numac 2016009653 source service public federal justice Loi modifiant les articles 335 et 335ter du Code civil relatifs au mode de transmission du nom à l'enfant type loi prom. 25/12/2016 pub. 05/05/2017 numac 2017040278 source service public federal interieur Loi modifiant les articles 335 et 335ter du Code civil relatifs au mode de transmission du nom à l'enfant. - Traduction allemande fermer modifiant les articles 335 et 335ter du Code civil relatifs au mode de transmission du nom à l'enfant ;9° la Circulaire du 7 décembre 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer1 relative au droit applicable au nom et aux prénoms et à la reconnaissance des décisions et actes étrangers qui concernent ces matières, modifiant la circulaire du 23 septembre 2004 relative aux aspects de la loi du 16 juillet 2004 portant le Code de droit international privé concernant le statut personnel, et relative à l'article 335quater du Code civil qui autorise un éventuel changement de nom en cas de reconnaissance de ces actes et décisions étrangers relatifs au nom ;10° la Circulaire du 21 mars 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer2 relative à la loi du 19 septembre 2017 modifiant le Code civil, le Code judiciaire, la loi du 15 décembre 1980Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers et le Code consulaire, en vue de lutter contre la reconnaissance frauduleuse et comportant diverses dispositions en matière de recherche de paternité, de maternité et de comaternité, ainsi qu'en matière de mariage de complaisance et de cohabitation légale de complaisance;11° la Circulaire du 6 mai 2022Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/05/2014 pub. 26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom. 08/05/2014 pub. 19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer4 relative à la délivrance du carnet de mariage;12° la Circulaire du 27 septembre 2023 relative à la modification de l'enregistrement du sexe; 2. Généralités 2.1. Généralités relatives à la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil La Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil vise à moderniser, informatiser et simplifier l'état civil, d'une part, en créant une banque de données centrale des actes de l'état civil (BAEC) et, d'autre part, en adaptant au 21e siècle la réglementation actuelle relative à l'état civil. Les principales lignes de force de cette loi sont les suivantes : - la création d'une banque de données centrale des actes de l'état civil (BAEC) dans laquelle seront intégrés tous les registres communaux et les registres des postes consulaires belges ; - les actes de l'état civil ne sont plus établis, signés et conservés que de manière électronique ; - la source authentique papier des actes de l'état civil (en d'autres termes, les registres papier de l'état civil) devient une source authentique numérique ; - les "anciens actes" (antérieurs au 31 mars 2019) sont obligatoirement enregistrés dans la BAEC lors d'une modification de ou d'une mention sur un tel acte ou de la délivrance d'un extrait ou d'une copie de ceux-ci, pour autant qu'ils n'aient pas encore été chargés par la commune dans la BAEC avant le 31 mars 2019 ; - les processus existants de l'état civil sont simplifiés et modernisés ; - les missions de base et la répartition des responsabilités en matière d'état civil restent inchangées ; - le passage d'actes protocolaires à des actes documentaires uniformes dans l'ensemble des communes ; - la suppression du double archivage dans les greffes des juridictions ; - la garantie d'une introduction unique des données par les communes ; - le Registre national et la BAEC sont couplés, de sorte que toutes les données nécessaires circulent automatiquement vers le Registre national et la BAEC : cela signifie que les types d'informations du Registre national sur le statut de la personne (comme l'état civil, la filiation et la nationalité) sont automatiquement adaptés après l'établissement d'un acte de manière définitive, s'il n'y a pas un conflit entre les données. Ce mécanisme a été revu et amélioré par la Loi réparatrice de 2023 (voir points 4.2.14 et 4.2.15); Exemple : Si un acte de mariage est établi de manière définitive dans la BAEC et qu'il porte sur des personnes figurant dans le Registre national, l'état civil de ces personnes sera automatiquement adapté dans le Registre national en "marié(e)" ; - la garantie d'une prestation de services sans être liée à un lieu précis pour le citoyen, quelle que soit la commune qui a établi l'acte ; - une simplification administrative tant pour le citoyen que pour les services publics ; - l'harmonisation de la modernisation avec les initiatives internationales en cours, notamment celles de la Commission internationale de l'état civil ; - une meilleure protection de la vie privée des citoyens en ce qui concerne les actes de l'état civil. A cette fin, le livre Ier, titre II, de l'ancien Code civil a été réécrit et subdivisé de manière plus structurée. L'ensemble est désormais plus lisible et utilisable sur le plan pratique. Les données contenues dans les actes de l'état civil ont été limitées à l'essentiel. Toutes les procédures existantes en matière d'état civil ont été simplifiées autant que possible. Le titre II contient également les principes de base concernant la création et la gestion de la BAEC, qui constitue la nouvelle source authentique numérique pour les actes de l'état civil, ainsi que l'accès à celle-ci. En outre, toute la réglementation sur l'état civil en vigueur qui s'ajoute à celle de l'ancien Code civil a été examinée. L'ancienne réglementation a été soit abrogée, soit intégrée autant que possible dans le titre II, afin d'obtenir un ensemble cohérent en matière d'état civil. Un certain nombre de lois touchant à l'état civil subsistent toutefois séparément. La Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil a adapté d'autres parties de l'ancien Code civil, le Code judiciaire et d'autres législations qui touchent à l'état civil aux nouvelles règles en matière d'état civil (notamment le principe "only once", la suppression des mentions marginales et des transcriptions, l'utilisation d'une banque de données électronique au lieu de registres papier, l'introduction de nouveaux actes de base et de e-mentions, la circulation des données vers le Registre national, la création d'une autorité centrale Etat civil, etc.). Toutes les dispositions relatives au mariage ont été rassemblées. Les anciens articles 63 à 75 de l'ancien Code civil, qui portaient sur la déclaration et la célébration du mariage, ont été intégrés dans le titre V, au chapitre II adapté. - Formalités concernant le mariage. C'est dans ce cadre que deux sections y ont été insérées, à savoir la « déclaration du mariage » et la « célébration du mariage ». Les dispositions de la loi du 15 mai 1987Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer relative aux noms et prénoms, et les dispositions encore utiles de la loi du 6 fructidor an II (23 août 1794) ont été intégrées dans l'ancien Code civil. La loi du 15 mai 1987Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer a donc été abrogée. Le principe de la fixité du nom est désormais aussi intégré dans l'ancien Code civil, en l'occurrence à l'article 370/1. Ce principe implique encore que nul ne peut porter publiquement de nom ou de prénoms ne correspondant pas à ceux mentionnés dans son acte de naissance. Dans un souci de clarté, il a été ajouté que les noms et prénoms repris dans l'acte de naissance ne peuvent être modifiés ou rectifiés que de la manière et dans les cas prévus par la loi. La fixité du nom n'implique donc pas qu'un nom ou un prénom ne peut jamais être changé. Ceci est possible lorsque la loi le prévoit. Les anciens articles 62bis, 62bis/1 et 62ter de l'ancien Code civil concernant la modification de l'enregistrement du sexe ont été adaptés à la création de la BAEC et déplacés vers les nouveaux articles 135/1 et 135/2 de l'ancien Code civil. De plus, la loi du 20 juillet 2023Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer2 modifiant des dispositions diverses concernant la modification de l'enregistrement du sexe modifie les articles 66 et 135/1 de l'ancien Code civil de manière à permettre de changer l'enregistrement du sexe via la procédure normale et de changer de prénoms plusieurs fois. La circulaire du 27 septembre 2023 concerne ce sujet. 2.2. Généralités relatives à la Loi réparatrice de 2020 La principale modification apportée par la Loi réparatrice de 2020 concernait la procédure de rectification d'actes de l'état civil par l'officier de l'état civil (« erreur matérielle ») et l'introduction de la possibilité pour l'officier de l'état civil d'annuler d'office un acte (« annulation d'office »). Cette modification a pour objectif de mieux harmoniser les procédures de rectification et d'annulation d'actes avec les actes établis sous forme électronique. En outre d'autres modifications mineures étaient nécessaires afin de permettre un établissement plus correct et plus complet des actes. Par exemple, les mentions sur l'acte de mariage ont été adaptées, car elles ne tenaient pas suffisamment compte des données nécessaires à l'établissement d'actes belges sur la base d'un acte étranger de mariage. Il est notamment veillé à ce que davantage de changements de nom puissent transiter par le système des mentions (automatiques). Les dispositions prévues dans la Loi réparatrice de 2020 sont entrées en vigueur le 1er septembre 2020, à l'exception de quelques dispositions qui ont eu une entrée en vigueur rétroactive (au 31 mars 2019), entre autres, la définition plus large de l'erreur matérielle (voir point 3.10.1) et la possibilité de modifier un acte sur la base d'un autre acte ou d'une déclaration (voir point 3.9.1.). 2.3. Généralités relatives à Loi réparatrice de 2023 Depuis 2020 et l'entrée en vigueur de la loi relative à la modernisation de l'état civil, la nouvelle législation relative à l'état civil et l'utilisation de la BAEC ont fait l'objet d'une évaluation continue au sein du Comité de gestion de la BAEC. Il s'est avéré qu'un certain nombre de dispositions devaient être revues et corrigées afin de permettre le meilleur fonctionnement de la BAEC. La Loi réparatrice de 2023 entre en vigueur le 1er janvier 2024, à l'exception des modifications faites aux articles 29, 68, 70, 73 et 74 de l'ancien Code civil. Les modifications principales sont listées ci-dessous : - La « cascade » définissant l'OEC compétent de l'article 13 est revue afin d'introduire l'OEC « du dernier lieu d'inscription au registre de la population, au registre des étrangers ou au registre d'attente de l'intéressé, des intéressés ou de l'un d'entre eux » avant l'OEC de la résidence actuelle, de manière à rendre la tâche plus facile car la notion de résidence actuelle devait toujours être prouvée (point 3.2.5). - Lors de la délivrance d'une copie établie sur la base d'un acte étranger ou d'une décision judiciaire ou administrative étrangère, le citoyen a maintenant la possibilité de demander également l'impression des annexes de l'acte belge, c'est-à-dire l'acte étranger ou d'une décision judiciaire ou administrative étrangère sur la base duquel l'acte belge est établi, ainsi que les éventuelles traductions jurées (point 3.7.8). - La délivrance des extraits et copies des actes de l'état civil (art. 29 de l'ancien Code civil). L'entrée en vigueur de cette disposition est prévue à une date définie par arrêté royal et au plus tard le 1er janvier 2025 (point 3.7.2). - La possibilité pour le greffier ou le fonctionnaire du Service changement de nom auprès du SPF Justice de remplacer les données encodées erronément dans la BAEC en vue de faire les mentions visées à l'article 32, § 1er, de l'ancien Code civil (point 3.10.1.1). - La procédure concernant la rectification, l'annulation ou le remplacement d'un acte manquant par le tribunal de la famille prévue à l'article 35 de l'ancien Code civil, est revue. L'OEC peut maintenant également demander l'annulation d'un acte (point 3.10.2). - Des actes belges sur la base d'actes authentiques étrangers ou de décisions administratives ou judiciaires étrangères sont établis plus largement. Les Belges ont maintenant l'obligation de présenter l'acte authentique étranger ou la décision administrative ou judiciaire étrangère qui modifie l'état de sa personne à l'OEC afin qu'un acte belge soit établi. Cette adaptation a pour but d'obtenir une plus grande cohérence entre le Registre national et la BAEC (art. 68, § 1er et art 70 § 1er de l'ancien Code civil). L'entrée en vigueur de ces dispositions est prévue à une date définie par arrêté royal et au plus tard le 1er janvier 2025 (points 4.2.14 et 4.2.15). - Dans le même but d'obtenir une meilleure cohérence entre le Registre national et la BAEC, un acte belge est établi sur la base d'un acte authentique étranger ou d'une décision judiciaire ou administrative étrangère lorsque cet acte ou cette décision est présenté à l'OEC lors de l'établissement ou de la modification d'un acte de l'état civil ou lors d'une adaptation du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente (art. 68, § 2 et 70, § 2 de l'ancien Code civil). L'entrée en vigueur de ces dispositions est prévue à une date définie par arrêté royal et au plus tard le 1er janvier 2025 (points 4.2.14 et 4.2.15). Par ailleurs, la législation a également été adaptée de manière à être plus conforme au RGPD. 3. Principes généraux de l'état civil 3.1. Objectifs de l'état civil Le titre II « De l'état civil » commence par fixer les principaux objectifs de l'état civil (art. 6 de l'ancien Code civil), à savoir : - établir des faits et des actes juridiques qui fixent ou modifient l'état d'une personne ; - assurer la sécurité juridique en matière d'état de la personne ; - assurer la preuve de l'état de la personne, au moyen des actes de l'état civil, et conserver soigneusement cette preuve. L'état d'une personne est défini comme l'ensemble des qualités d'une personne qui définissent sa situation juridique par rapport à sa famille et à la société et qui la distinguent des autres personnes en ce qui concerne la possession et l'exercice de certains droits. 3.2. L'officier de l'état civil Les compétences et la désignation de l'officier de l'état civil (ci-après l'OEC) restent pratiquement inchangées, tout comme la possibilité de délégation, les personnes qui peuvent agir comme OEC et les incompatibilités. 3.2.1 Désignation et empêchement Le collège des bourgmestre et échevins est compétent pour la gestion de l'état civil (art. 7 de l'ancien Code civil). Le bourgmestre, ou l'échevin désigné à cet effet par le collège, assume la fonction d'OEC. Si le bourgmestre n'exerce pas cette fonction, une décision distincte du collège est requise pour désigner un seul échevin en remplacement du bourgmestre. Il n'est pas possible de désigner, par exemple, un échevin pour célébrer les mariages et un autre pour assurer toutes les autres tâches de l'OEC. En cas d'empêchement de l'OEC, celui-ci est remplacé temporairement par le bourgmestre, un échevin ou un membre du conseil dans leur ordre de nomination respectif (art. 7, alinéa 3, de l'ancien Code civil). Ce n'est que si des organes territoriaux intracommunaux ont été créés (sur la base de l'article 41 de la Constitution) qu'un ou plusieurs échevins, qui seront compétents pour un ou plusieurs organes territoriaux intracommunaux, peuvent être désignés pour exercer la tâche de l'OEC, lorsque le bourgmestre ne l'exerce pas (art. 8 de l'ancien Code civil). Vu l'abrogation de l'article 127 de la nouvelle loi communale, il n'est plus possible de prévoir de nouveaux districts pour une commune. 3.2.2. Mission et délégation La mission de l'OEC est toujours de veiller au respect scrupuleux des dispositions relatives aux actes de l'état civil. La délégation par l'OEC de tâches à un ou plusieurs agents de l'administration communale reste possible au moyen d'une autorisation spéciale écrite (art. 9 de l'ancien Code civil). Il s'agit d'une autorisation personnelle. En cas de changement d'OEC, de nouvelles autorisations sont donc chaque fois nécessaires pour les agents. Il n'est plus obligatoire de mentionner expressément l'autorisation reçue avant la signature des agents de l'administration communale. Par contre, il faut savoir qui a signé l'acte : il est donc indiqué si c'est l'agent habilité ou l'OEC même. L'autorisation est possible pour toutes les tâches relatives à l'établissement d'actes de l'état civil, en ce compris la délivrance de copies et d'extraits de ceux-ci et l'introduction d'une requête en rectification d'un acte par le tribunal (voir 3.9.2). Une autorisation n'est pas possible pour l'établissement de l'acte de mariage. Ceci concerne uniquement la signature des actes de mariage et non les décisions sur des mariages de complaisance ou des reconnaissances, par exemple. Une autorisation est également impossible pour l'établissement (d'office) d'un acte d'annulation (en vertu du nouvel article 34/1 de l'ancien Code civil, voir 3.9.1.). L'annulation d'office d'un acte doit en effet rester exceptionnelle. Tout d'abord, il est important de rédiger très soigneusement les actes de l'état civil et de les contrôler avant la signature de l'acte. Il faut éviter autant que possible les fautes dans les actes. La création de la nouvelle banque de données électronique rend l'habilitation des agents (ou de plusieurs agents) d'autant plus justifiée et celle-ci doit être encouragée. Tant que les actes de l'état civil ne sont pas signés par l'OEC ou l'agent habilité, ils ne sont pas définitifs. Cela implique ce qui suit : - La date de signature tient lieu de date de l'acte. - Il n'est pas possible de délivrer des copies et des extraits d'actes de l'état civil non signés. Les extraits ou copies d'actes en projet non signés n'ont aucune valeur juridique. - La circulation automatique vers le Registre national n'a lieu qu'à partir du moment où l'acte est signé et s'il n'y a pas un conflit entre les données. - L'OEC ne peut pas signer les actes périodiquement. 3.2.3. Acteurs de l'état civil Tous les acteurs compétents en matière d'état civil ont été intégrés dans le premier chapitre, y compris donc les fonctionnaires consulaires déclarés compétents en matière d'état civil par le Code consulaire et les officiers désignés par le ministre de la Défense. Concernant les officiers désignés par le ministre de la Défense, leur compétence est limitée à l'établissement des procès-verbaux d'actes de décès dans des cas exceptionnels, à savoir en cas d'opérations militaires en dehors du territoire belge, pour autant qu'il soit impossible de faire établir l'acte de décès par un fonctionnaire consulaire. Les officiers peuvent établir les procès-verbaux des actes de décès des personnes de nationalité belge au service des Forces armées belges, ainsi que du personnel de la Défense de nationalité belge dont la présence est requise auprès de ces Forces. Les officiers appelés à établir un procès-verbal d'acte de décès procèdent conformément aux dispositions de l'ancien Code civil sur l'acte de décès. Le procès-verbal comprend les données visées à l'article 56 de l'ancien Code civil. Le procès-verbal d'acte de décès est transmis dans les meilleurs délais à l'OEC généralement compétent. L'OEC établit immédiatement l'acte de décès sur la base du procès-verbal et place ce dernier en annexe dans la BAEC. L'OEC qui a établi l'acte de décès dans la BAEC sur la base du procès-verbal conserve ce dernier jusqu'à son transfert aux Archives générales du Royaume. 3.2.4. Incompatibilité L'article 12 de l'ancien Code civil intègre une incompatibilité de l'arrêté royal du 8 juin 1823 et en étend légèrement la portée. Afin d'éviter tout conflit d'intérêts, l'OEC ou son agent habilité ne peut pas établir un acte de l'état civil qui se rapporte à : - lui-même ; - son époux ou épouse ; - son cohabitant légal ; - ses ascendants, ses descendants (parents, (arrière-)grands-parents, (petits-)enfants) ; - ses parents collatéraux jusqu'au deuxième degré (frères et soeurs). En cas d'incompatibilité, l'OEC ou son agent habilité est remplacé, pour l'établissement de l'acte, par le bourgmestre, un échevin ou un membre du conseil dans leur ordre de nomination respectif (renvoi à l'art. 7, alinéa 3, de l'ancien Code civil). Dorénavant, l'incompatibilité s'applique également expressément aux agents habilités. Il est tout à fait normal que cette limitation s'applique également aux agents habilités qui établissent effectivement les actes. Dans la pratique, l'agent habilité sera remplacé par un collègue (agent habilité également). Il importe donc que l'OEC habilite plus d'un agent. 3.2.5. Officier de l'état civil généralement compétent L'OEC généralement compétent est défini à l'article 13 de l'ancien Code civil. Hormis quelques exceptions, le même OEC est toujours compétent. Les intéressés ne devront donc pas se déplacer dans différentes communes pour régler certaines formalités en rapport avec l'état civil. Il s'ensuit que la compétence résiduelle de Bruxelles est en principe restreinte et que la charge de travail sera mieux répartie. Si la loi fait référence à « l'OEC compétent », sans préciser expressément de quel officier il s'agit, il y a lieu d'appliquer l'article 13 de l'ancien Code civil. En principe, l'OEC compétent est celui : - du lieu d'inscription au registre de la population, au registre des étrangers ou au registre d'attente de l'intéressé, des intéressés ou de l'un d'entre eux ; ou à défaut, - du dernier lieu d'inscription au registre de la population, au registre des étrangers ou au registre d'attente de l'intéressé, des intéressés ou de l'un d'entre eux; ou à défaut, - de la résidence actuelle de l'intéressé, des intéressés ou de l'un d'entre eux ; ou à défaut, - de Bruxelles. Ainsi, l'OEC le plus proche sera toujours l'OEC compétent. L'OEC du dernier lieu d'inscription au registre de la population, au registre des étrangers ou au registre d'attente de l'intéressé, des intéressés ou de l'un d'entre eux est ajouté par la Loi réparatrice de 2023 afin de faciliter la détermination de l'OEC compétent pour les personnes radiées d'office. En effet, la notion de résidence actuelle nécessite d'être prouvée. Il est complexe d'appliquer ce critère dans les faits. C'est la raison pour laquelle le dernier lieu d'inscription est ajouté. Cela permet, entre autres, au greffier de déterminer plus facilement l'OEC compétent lorsqu'il doit transmettre les données nécessaires à l'établissement de l'acte. Il y a lieu de souligner que l'ajout de l'OEC du dernier lieu d'inscription, a également pour conséquence que les demandes de changement d'enregistrement du sexe pour les Belges qui résident à l'étranger, ne relèvent plus de la compétence de Bruxelles mais bien du dernier lieu d'inscription dans les registres. Tant les demandes de changement d'enregistrement du sexe que les demandes de changement de prénom sont introduites auprès du même OEC. C'est donc également le cas pour toutes les autres matières ou l'OEC compétent est celui visé à l'article 13 de l'ancien Code civil. Les Belges qui résident à l'étranger ne relèvent donc plus automatiquement de la compétence de Bruxelles mais bien du dernier lieu d'inscription dans les registres. Il est souligné que Bruxelles conserve une compétence résiduaire. La loi ne prévoit que quelques exceptions par rapport à l'officier généralement compétent, par exemple dans les cas où un fait est constaté dans l'acte. Dans ce cas, il est logique que l'OEC du lieu du fait soit l'OEC compétent. Ainsi, pour l'acte de naissance, l'OEC du lieu de naissance est compétent, pour l'acte de mariage, celui du lieu de la déclaration de mariage, et pour l'acte de décès, celui du lieu du décès. D'autres exceptions sont également prévues. Pour l'établissement d'un acte d'enfant sans vie, l'OEC du lieu de l'accouchement est compétent. Pour l'établissement de l'acte de naissance d'un enfant trouvé, l'OEC du lieu où l'enfant a été trouvé est compétent. Pour la rectification de l'acte, l'OEC qui a établi l'acte sera, outre l'OEC généralement compétent, également compétent pour la rectification d'une erreur matérielle. 3.3. Mise en place de la BAEC La BAEC est créée auprès du SPF Justice par la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil. La BAEC a pour tâche de se charger de l'enregistrement central, de la sauvegarde centrale et de la gestion des actes de l'état civil, et est la source authentique pour tous les actes de l'état civil rédigés après le 31 mars 2019 et les données qui y figurent. A partir du 1er janvier 2025 au plus tard ou à la date déterminée par le Roi, le Service public fédéral Justice, les autorités communales et le SPF Affaires étrangères seront les responsables conjoints du traitement des données dans la BAEC au sens du règlement général sur la protection des données. Le comité de gestion de la BAEC, composé des responsables de traitements conjoints, exerce la responsabilité conjointe du traitement. Le comité de gestion a une fonction de coordination. Il détermine également quels nouveaux accès à la BAEC sont accordés (en exécution de l'article 78, § 3 de l'ancien Code civil). Le comité de gestion est également chargé de l'établissement et de la gestion de la BAEC et définit les mesures nécessaires visant à garantir le caractère immuable, la confidentialité et la conservation des actes de l'état civil contenus dans la BAEC. 3.4. Les actes de l'état civil 3.4.1. Actes électroniques Depuis le 31 mars 2019 (entrée en vigueur de la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil), les actes de l'état civil sont des actes électroniques, qui sont signés et conservés électroniquement dans une banque de données électronique (BAEC). Ces actes de l'état civil établis électroniquement sont des actes authentiques, qui par conséquent font foi jusqu'à inscription de faux en écriture. Il n'est plus établi d'actes sur papier (art. 14 de l'ancien Code civil). 3.4.2. Indisponibilité de la BAEC (art. 14 de l'ancien Code civil) Dans des cas très exceptionnels, il ne sera pas possible d'établir l'acte de l'état civil sous forme dématérialisée dans la BAEC, par exemple, dans le cas d'une indisponibilité prolongée de la BAEC. Dans ce cas, l'OEC établit l'acte sous forme d'un procès-verbal papier. Ce procès-verbal peut être une version imprimée du modèle de copie établi par l'Arrêté Royal du 3 février 2019 fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil (MB, 15 février 2019)que l'OEC remplit et signe à la main. Certains modèles ont été modifiés par l'arrêté ministériel du 23 novembre 2020 (MB, 17 décembre 2020) et ensuite l'arrêté ministériel du 17 octobre 2023 (MB 11/12/2023).Les modèles sont consultables sur le site JustFamNat pour les OEC. Dès que possible, l'OEC établit l'acte dans la BAEC en y annexant le procès-verbal. 3.4.3. Annexes dans la BAEC (art. 15 de l'ancien Code civil) Les annexes qui doivent être enregistrées dans la BAEC restent limitées à celles prévues expressément par la loi (procuration spéciale et authentique, pièces relatives à une erreur matérielle, jugements, certaines pièces du dossier de mariage p. ex.), pour autant qu'elles ne soient pas disponibles auprès d'une autre source authentique. Il est interdit d'enregistrer des annexes qui ne sont pas prévues par la loi. Cela permet d'éviter une charge trop importante pour le système informatique et cela empêche que la limitation des mentions dans les actes n'entraîne l'inclusion d'annexes supplémentaires dans les actes à titre de contrôle de ces données. Cela ne signifie pas que l'OEC ne doit pas procéder à tous les contrôles nécessaires. L'idée sous-jacente à la limitation des mentions dans les actes est en effet de ne pas devoir y mentionner tous les contrôles préalables que doit effectuer l'OEC. L'on part du principe que l'OEC a effectué tous les contrôles indispensables à l'établissement de l'acte, sans qu'il soit nécessaire de le préciser dans l'acte, et encore moins en tant qu'annexe à l'acte, à titre de preuve du contrôle préalable effectué (voir ci-dessous « Signature des actes »). Si les parties ont remis des annexes à l'OEC, les originaux de ces annexes leur sont restitués. La restitution interviendra dès que le document aura été enregistré comme annexe d'un acte dans la BAEC. La valeur probante du document original reste supérieure à celle de la version numérisée de l'acte enregistré dans la BAEC. Le dépôt des pièces annexées auprès du greffe est supprimé. 3.4.4. Mentions dans les actes (art. 16 et 20 de l'ancien Code civil) L'OEC peut mentionner uniquement ce que les parties lui déclarent. L'OEC est donc tenu d'inclure ce que les parties lui déclarent et ne peut ajouter à l'acte des mentions autres que ce que les parties lui déclarent. L'OEC ne peut non plus inclure dans l'acte des mentions autres que celles qui sont imposées par la loi. Il n'est pas possible d'inclure des données supplémentaires dans la BAEC, étant donné que le système limite les données des actes aux données prévues par la loi. Dans son avis 2020/003, la Commission permanente de l'état civil (CPEC) nuance toutefois cette disposition. L'avis dispose : « L'officier de l'état civil ne doit pas exécuter les décisions judiciaires qui ordonnent la « transcription » ou la mention de la décision dans la BAEC, si l'enregistrement dans la BAEC n'est pas prévu légalement et, partant, est impossible à effectuer dans la BAEC. En cas de demande d'enregistrement dans la BAEC émanant du ministère public dans un cas non prévu par la loi, l'officier de l'état civil peut indiquer que ce n'est pas possible. Les cas prévus par la loi dans lesquels les décisions judiciaires doivent être enregistrées dans la BAEC sont les suivants : - contestation de la filiation et/ou établissement d'un lien de filiation (art. 31, § 1er juncto 333, § 2, de l'ancien Code civil) ; - rectification d'un acte (art. 31, § 1er juncto 35, § 3, de l'ancien Code civil) ; - changement de nom ou de prénoms (après un recours contre un refus) (art. 31, § 1er juncto 370/9, § 4 et 5 de l'ancien Code civil) ; - décision déclarative d'absence (art. 121, § 1er, de l'ancien Code civil) ; - réapparition de l'absent (art. 122 juncto 35 de l'ancien Code civil) (mention) ; - jugement déclaratif de décès (art. 132 de l'ancien Code civil) ; - réapparition de la personne dont le décès a été judiciairement déclaré (art. 134 juncto 35 de l'ancien Code civil) (mention) ; - nouvelle modification de l'enregistrement du sexe (art. 135/1, § 9 de l'ancien Code civil) ;[cette décision judiciaire n'existe plus actuellement] - annulation d'un mariage (art. 193ter de l'ancien Code civil, (art. 79quater, § 4, de la loi sur les étrangers) (mention) ; - annulation d'une reconnaissance (art. 330/3 de l'ancien Code civil, art. 79quater, § 6, de la loi sur les étrangers) (mention) ; - décisions relatives à l'adoption (art. 367-3 de l'ancien Code civil, artt. 1231.19 et 1231.52, § 2, du Code judiciaire) ; - divorce (artt. 1275, § 2 et 1303 du Code judiciaire) (mention) ; - séparation de corps (art. 1305 du Code judiciaire) (mention) ; - modification d'enregistrement du sexe (après refus de l'OEC) (art. 1385quaterdecies, § 2, du Code judiciaire) ; - décisions relatives à la nationalité (art. 11bis, §§ 7 et 8, art. 15, art. 23, art. 23/1, 23/2 du CNB). » Pour consulter l'avis dans son entièreté, les OEC peuvent consulter la plateforme JustFamNat. Il est spécifié que les décisions judiciaires reprises dans la liste de l'avis de la CPEC sont celles qui donnent lieu à l'établissement à un acte modifié ou un acte de base dans la BAEC, selon le cas. Aucune mention ne peut être inscrite en abréviation dans les actes de l'état civil. Les dates sont exprimées en chiffres. 3.4.5. Devoir d'information des intéressés (art. 17 de l'ancien Code civil) Les personnes concernées par l'acte ou participant à son élaboration doivent communiquer à l'OEC toutes les informations requises par la loi dont ce dernier a besoin pour établir l'acte. L'obligation d'informer ne se limite donc pas aux « parties » à l'acte. Il s'agit de toutes les personnes concernées par l'acte. Il pourrait donc s'agir par exemple du médecin qui établit un certificat médical. L'OEC ne peut pas connaître toutes les informations. Il appartient donc aux parties de lui communiquer les informations requises par la loi, pour autant qu'elles ne soient pas disponibles pour l'OEC dans une autre source authentique. S'il apparaît ultérieurement que l'acte n'a pas été établi correctement parce que l'OEC n'était pas en possession d'une information, ce dernier ne peut en être tenu pour responsable. Ainsi, il peut par exemple s'agir d'un demi-frère qui reconnaît devant l'OEC un enfant de sa demi-soeur étrangère. L'OEC ne peut en principe pas découvrir cela par lui-même. Les parties sont obligées d'en faire la déclaration à l'OEC afin qu'il puisse établir l'acte correctement. 3.4.6. Signature des actes (art. 18 et 19 de l'ancien Code civil) Les actes de l'état civil ne sont plus signés par les parties depuis le 31 mars 2019 (entrée en vigueur de la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil). Seul l'OEC ou son agent habilité signe encore l'acte, par voie électronique. Les parties ne signent plus l'acte. La loi donne toute confiance à la personne de l'OEC en ce qui concerne l'établissement correct des actes. Si les intéressés ne sont pas d'accord avec les données figurant dans l'acte, il leur appartient de prouver qu'il y a eu une erreur et de demander une rectification de l'acte. Il est loisible à l'OEC d'imprimer l'acte électronique provisoire avant la signature de l'acte, par exemple, et de le présenter aux parties pour vérification. Rien n'empêche l'OEC de conserver provisoirement à la commune le document qui a été vérifié par les parties. Cela relève de la compétence autonome de l'OEC. Il ne s'agit pas d'une obligation légale. De tels documents préparatoires ne peuvent pas non plus être enregistrés dans la banque de données en tant qu'annexe. Le but n'est pas, bien entendu, de créer des registres parallèles. Si, après l'établissement d'un acte de naissance, par exemple, les parents estiment que le nom de leur enfant a été mal orthographié dans l'acte, il appartient avant tout à ces derniers d'en apporter la preuve. L'on part en effet du principe que l'OEC a établi l'acte correctement. Lorsqu'un acte de naissance provisoire ou un document similaire a été signé par les parents, l'orthographe du nom peut être vérifiée sur le document signé. Les parties devront prouver qu'en sa qualité d'officier public chargé d'établir des actes authentiques, l'OEC a commis un faux en écriture en actant quelque chose qui n'a pas été déclaré ou communiqué par les parties. L'OEC peut établir dans un premier temps un acte provisoire dans la BAEC et ne le signer que par la suite, après quoi l'acte est définitif et ne peut plus être modifié. Aucun délai impératif n'est prévu pour signer l'acte. Cela ne signifie toutefois pas que l'OEC ou son agent habilité est autorisé à reporter la signature des actes à une date éloignée. Ainsi, la BAEC est dotée d'un dispositif de suivi qui permet de veiller à ce que les actes soient signés dans un délai raisonnable. L'acte n'est établi et définitif qu'après signature. Par ailleurs, les copies et extraits ne peuvent être délivrés et les registres de la population, actualisés, que lorsque l'acte a été signé définitivement. Les copies et extraits peuvent être délivrés sans délai après la signature. La déclaration de naissance doit être faite dans les quinze jours qui suivent celui de la naissance et l'acte de naissance doit être établi sans délai (art. 43 de l'ancien Code civil). L'OEC, ou son agent habilité, doit donc également signer l'acte de naissance dans ce délai, même si la déclaration est faite le dernier jour de déclaration. Cela montre à nouveau l'intérêt de pouvoir désigner un(des) agent(

1. s)habilité(s). L'acte de mariage doit en principe être signé le jour de la célébration du mariage. La date de la signature de l'acte par l'OEC est la date de l'acte et, par conséquent, aussi la date du mariage. Si au moment de la célébration du mariage, des modifications doivent encore être apportées à l'acte établi provisoirement (par exemple, de nouveaux témoins), l'OEC devra d'abord effectuer ces adaptations avant de signer. Si l'OEC n'est pas en mesure de signer l'acte le jour même, il doit le faire aussi vite que possible. On vise en particulier les cas où on célèbre le mariage dans des lieux où il n'y a pas d'assistance technique possible le week-end, où l'OEC n'a pas emmené sa carte d'identité le jour du mariage, ... Par conséquent, cela ne peut arriver que dans des circonstances très exceptionnelles et doit être évité autant que possible. Dans cette hypothèse, la date du mariage mentionnée dans l'acte de mariage ne correspond pas à la date de la signature par l'OEC. L'OEC signe les actes électroniques à l'aide d'une signature électronique qualifiée telle que visée à l'article 3, 12°, du règlement UE n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE. La signature électronique qualifiée est requise pour les actes authentiques établis, reçus ou signifiés sous forme dématérialisée par un officier public ou ministériel. Il s'agit en effet d'actes authentiques qui doivent garantir la sécurité juridique nécessaire, la signature électronique qualifiée est donc toujours nécessaire. La signature s'effectue avec la carte d'identité électronique. L'OEC déclare sur cette base que les données figurant dans l'acte sont correctes et que l'établissement de l'acte s'est produit régulièrement en présence des parties éventuellement concernées. La signature manuscrite n'est envisagée qu'en raison de circonstances exceptionnelles, visées à l'article 14, alinéa 4, de l'ancien Code civil, c'est-à-dire, lorsqu'il est impossible d'établir un acte sous forme dématérialisée et que l'OEC établit un procès-verbal. L'OEC est donc également tenu de signer les procès-verbaux qu'il établit, comme le prévoit l'article 18, § 1er de l'ancien Code civil. 3.4.7. Suppression des mentions marginales : liens entre actes - modifications directes d'actes Depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, il n'est plus apposé de mentions marginales sur les actes de l'état civil dans la BAEC. Les actes de l'état civil qui se rapportent également à d'autres actes sont liés à ceux-ci ou alors les actes sont directement modifiés (cf. point 3.9.1.). L'OEC civil assure par sa signature des actes établis et modifiés: - l'association correcte de ces actes avec les actes auxquels ils se rapportent, de la personne concernée ou, le cas échéant, de ses descendants jusqu'au premier degré, et - la modification correcte de ces actes. L'OEC associe les actes et modifie les actes dans la BAEC (ou s'assure de l'exhaustivité des associations et modifications proposées par la BAEC) au moment où il signe un acte qu'il a établi ou modifié. En cas de modification d'un acte, l'OEC effectuera les modifications des actes dans la BAEC. Par exemple, lors de la rectification d'une erreur matérielle, l'OEC établira un acte modifié et apportera également les modifications dans les autres actes auxquels la rectification se rapporte (cf. art. 31, § 2, de l'ancien Code civil). Avant de signer l'acte, l'OEC contrôle l'exhaustivité et l'exactitude des modifications. L'OEC est responsable en la matière vu que des actes de l'état civil sont modifiés. Lors de la consultation d'un acte modifié dans la BAEC, il sera toujours possible de voir quels actes ont donné lieu à modification. 3.4.8. Procuration (art. 21 de l'ancien Code civil) Les parties intéressées peuvent se faire représenter pour tous les actes de l'état civil, à l'exception de l'acte de mariage. Le fait de donner procuration implique que le mandataire représente le mandant. Cela signifie dès lors également que le mandataire doit comparaître à la place du mandant. Il doit s'agir d'une procuration spéciale et authentique. La procuration est enregistrée dans la BAEC en tant qu'annexe à l'acte. Les parties peuvent également se faire représenter par procuration pour toutes les déclarations en vue d'établir un acte de l'état civil (naissance, mariage, reconnaissance). Dans ce cas, la procuration est enregistrée dans la BAEC en tant qu'annexe à l'acte de mariage ou de reconnaissance. La déclaration même n'est pas enregistrée en tant qu'annexe dans la BAEC. En ce qui concerne le mariage, cette procuration spéciale et authentique doit être distinguée de la preuve écrite légalisée émanant du futur époux, dont il ressort qu'il consent à la déclaration de mariage (art. 164/2, § 2, 3°, de l'ancien Code civil). 3.4.9. Lecture de l'acte à voix haute (art. 22 de l'ancien Code civil) L'OEC n'est tenu de donner lecture de l'acte à voix haute qu'à la demande de l'un des comparants. Dans les autres cas, l'OEC peut donner lecture de l'acte à voix haute lorsqu'il l'estime nécessaire. Tel peut, par exemple, être le cas lorsqu'une partie est aveugle ou analphabète. L'OEC a l'obligation d'établir l'acte correctement et de s'assurer que les intéressés en ont bien compris tous les aspects. 3.4.10. Numéros continus d'actes La BAEC utilise des numéros d'acte continus et donc plus de numéro d'acte par commune. Le numéro d'acte est généré par la BAEC, au niveau national et donc plus par chaque commune ou par sorte de registre. Un numéro d'acte dans la BAEC est constitué des éléments suivants : « AAAA-XXXX.XXXX-CC ». « AAAA » =
2. a)pour les actes établis à partir du 31 mars 2019 (actes purement électroniques), l'année au cours de laquelle le projet d'acte a été créé dans la BAEC (donc pas nécessairement l'année de la signature de l'acte) ;
3. b)pour les actes papier migrés (établis avant le 31 mars 2019) : l'année provient de la date du fait de l'acte.) Le numéro de la BAEC ne permet donc jamais de déduire de manière fiable l'année de l'acte. « XXXX.XXXX » = numérotation continue dans la BAEC. « CC » = le chiffre de contrôle sur la base de l'ensemble des chiffres qui précèdent. 3.5. Valeur probante des actes de l'état civil (art. 23 à 25 de l'ancien Code civil) L'article 23 de l'ancien Code civil établit le principe selon lequel seuls les actes de l'état civil font preuve de l'état de la personne, à moins que la loi n'en dispose autrement. Un certain nombre de dispositions de l'ancien Code civil (notamment l'article 25) prévoient en effet que certains éléments de l'état de la personne peuvent être établis par d'autres moyens. Le Code de la nationalité belge prévoit également parfois d'autres moyens de preuve. De même, seuls les procès-verbaux dressés dans des circonstances exceptionnelles (qui ont pour effet que, durant une longue période, aucun acte dématérialisé ou papier de l'état civil ne sera disponible, mais qu'il existe un procès-verbal établi par l'officier de l'état civil) ou établis en cas de naissance ou de décès sur un navire ou dans un avion ou les procès-verbaux d'actes de décès établis par un officier de l'armée font preuve de l'état de la personne, aussi longtemps qu'aucun acte de l'état civil n'est établi sur base de ceux-ci. En ce qui concerne la force probante, il convient d'opérer une distinction entre les actes électroniques de l'état civil et les (anciens) actes papier. Les actes électroniques établis après le 31 mars 2019 font foi jusqu'à inscription de faux en écriture. Ils ont dès lors une valeur probante pleine et entière (art. 24 de l'ancien Code civil). Les actes de l'état civil enregistrés dans la BAEC sous forme dématérialisée sur la base d'actes établis sur papier avant le 31 mars 2019 (actes papier migrés) font foi jusqu'à preuve du contraire (art. 25 de l'ancien Code civil). Lorsque l'acte papier original ne correspond pas au scan ou aux métadonnées de l'acte enregistré dans la BAEC, l'acte papier est valable jusqu'à inscription de faux en écriture, pour ce qui concerne les données antérieures au 31 mars 2019. Les métadonnées ou le scan de l'acte dans la BAEC font foi jusqu'à preuve du contraire. Les données enregistrées ou modifiées après l'enregistrement de l'acte dans la BAEC font bien entendu foi jusqu'à inscription de faux en écriture. Ainsi, dans le cas d'un acte de mariage établi sur papier, par exemple, avec mention du divorce uniquement sous forme électronique (car postérieure au 31 mars 2019), le divorce fera foi jusqu'à inscription de faux en écriture. Lorsque la date de naissance d'un des époux mentionnée sur l'acte papier ne concorde pas avec la date de naissance enregistrée dans la BAEC sous forme de métadonnées, la date de naissance de l'acte papier aura une valeur probante plus élevée (sauf si elle a été rectifiée sur l'acte de mariage après le 31 mars 2019). En cas de discordance entre les données de l'acte original sur papier et celles de l'acte migré vers la BAEC, l'acte original sur papier a donc priorité sur l'acte migré pour les données qui datent d'avant l'entrée en vigueur de la BAEC. Les éventuelles métadonnées enregistrées erronément dans la BAEC peuvent alors être adaptées sur la base de l'acte papier. Il en va de même pour les actes de l'état civil enregistrés dans la BAEC sur la base de procès-verbaux établis sur papier (conformément aux articles 14, 47 et 57) : ces actes font foi jusqu'à preuve du contraire. Les procès-verbaux originaux sur papier font foi jusqu'à inscription de faux en écriture (art. 25 de l'ancien Code civil). Il importe dès lors de conserver soigneusement les registres papier de l'état civil ainsi que les procès-verbaux établis sur papier. Ces exemplaires papier ont une valeur probante supérieure à celle des actes migrés. Ils ont un statut de conservation permanent. Ils peuvent être conservés dans les archives, mais ne peuvent jamais être détruits. Naturellement, ce n'est pas parce que ces actes sont conservés que des mentions marginales peuvent encore être apposées dans les livres papier. Toutes les modifications doivent désormais se faire par voie électronique, via la BAEC. Les copies et extraits des actes de l'état civil ne sont désormais plus délivrés que via la BAEC. Les copies des registres papier ne sont plus autorisées. 3.6. Actes perdus ou détruits (art. 26 et 27 de l'ancien Code civil) Ces articles reprennent les anciens articles 46 et 47 de l'ancien Code civil sous une forme adaptée. Les actes de l'état civil perdus ou détruits (ou n'ayant jamais existé) peuvent être remplacés. La preuve de la destruction ou de la perte et du contenu des actes peut être reçue par des écrits, d'autres sources authentiques ou par des témoins. La procédure prévue pour la rectification d'un acte devant le tribunal de la famille s'applique en l'espèce (voir également les explications du point relatif à l'article 35 de l'ancien Code civil). Cette possibilité s'applique également aux actes étrangers manquants, comme c'était déjà le cas dans la pratique. L'acte supplétif de l'état civil établi à la suite d'un acte détruit ou perdu, sur la base de l'article 26 de l'ancien Code civil, peut être transmis à toute autorité requérante en remplacement de l'acte manquant, si l'intéressé prouve qu'il demeure impossible de se procurer l'acte de l'état civil et pour autant, bien entendu, que l'exactitude des données que cet acte supplétif contient ne soit pas réfutée (art. 27 de l'ancien Code civil). Comme tout autre acte de l'état civil, l'acte supplétif sera établi (conformément aux dispositions du chapitre 2, section 2) en mentionnant le fait que l'acte a été établi sur la base d'une décision judiciaire, comme le prévoit l'article 41, § 1er, de l'ancien Code civil. Par exemple, un acte supplétif d'acte de naissance sera donc établi de la même manière qu'un acte de naissance ordinaire, mais la base sur laquelle l'acte est établi mentionnera les données de la décision judiciaire. 3.7. Copies et extraits (art. 28 de l'ancien Code civil) L'article 28 de l'ancien Code civil définit les notions de « copies » et « extraits ». Un extrait mentionne uniquement les données actuelles de l'acte sans l'historique de l'état de la personne que l'acte concerne. Ceci implique par conséquent que, si des modifications ont été apportées depuis l'établissement de l'acte de l'état civil, celles-ci ne sont pas visibles, et seule la dernière situation est mentionnée. Les modifications sont traitées et exécutées par la BAEC. Par exemple, un extrait de l'acte de naissance d'un enfant qui a été adopté de manière plénière ne mentionnera pas l'adoption. Les parents adoptifs seront mentionnés comme « parents ». La distinction antérieure entre les extraits avec filiation et les extraits sans filiation disparaît. Une copie, en revanche, mentionne toujours les données d'origine de l'acte et les modifications apportées à l'état de la personne que l'acte concerne après l'établissement de l'acte. Dans l'exemple de l'acte de naissance de l'enfant adopté, l'adoption sera dès lors visible sur la copie. Une copie mentionne également l'historique de l'acte. L'historique est mentionné brièvement sous les données d'origine, de manière similaire aux anciennes mentions marginales. Le cas échéant, les copies mentionnent, également toujours la base sur laquelle l'acte est établi (comme le prévoit l'article 41, § 1er, 5° ). Les extraits ne mentionnent pas la base sur laquelle l'acte est établi en raison de la protection des données à caractère personnel de l'intéressé. 3.7.1. Durée de validité Les copies et les extraits mentionnent toujours le délai pendant lequel le contrôle de l'authenticité via un serveur peut être exercé ainsi que le lien internet ou autre moyen de vérification électronique permettant le contrôle. La durée de validité sera en principe de 3 mois à partir de leur délivrance. Il appartient à l'autorité réceptrice (généralement à l'étranger) de déterminer si elle souhaite encore accepter ce document au-delà de cette date même si le contrôle via ce lien n'est plus possible. Le délai de contrôle est limité, car l'extrait ou la copie délivrée ne reste disponible sur le serveur d'extraits que pendant cette période de validité. 3.7.2. Publicité des actes de l'état civil (art. 29 de l'ancien Code civil) 3.7.2.1. Au plus tard jusqu'au 1er janvier 2025 L'article 29, § 1er de l'ancien Code civil reprenait et adaptait l'ancien article 45 de l'ancien Code civil. Il détermine les hypothèses dans lesquelles les actes sont publiés, et à qui des extraits ou des copies peuvent être délivrés. La publicité implique que toute personne a droit à un extrait ou une copie. Des délais de publicité différenciés ont été prévus : - les actes de décès de plus de cinquante ans ; - les actes de mariage de plus de septante-cinq ans ; - les autres actes de plus de cent ans. 3.7.2.1.1. A qui peut-on délivrer des copies et des extraits ? 3.7.2.1.1.1. Actes publics Toute personne a droit à des copies ou extraits d'actes publics de l'état civil. Il s'agit donc des actes de décès de plus de cinquante ans, des actes de mariage de plus de septante-cinq ans et des autres actes de l'état civil de plus de cent ans. 3.7.2.1.1.2. Actes non publics La délivrance de copies et d'extraits d'actes non publics est fortement limitée pour des raisons liées à la protection des données à caractère personnel. Les personnes qui ont droit à des copies ou des extraits sont limitées à l'entourage proche de l'intéressé. Il s'agit notamment : - de la personne que l'acte concerne ; - de son époux ou épouse ; - de son cohabitant légal ; - de son représentant légal ; - de ses descendants ou ascendants ; - de ses héritiers ; - de leur notaire ; - de leur avocat. Il y a ici lieu d'interpréter la notion de "représentant légal" au sens large. Il s'agit par exemple également de l'administrateur d'une personne. Ce sont les personnes qui pouvaient auparavant obtenir une copie ou un extrait avec filiation. Pour ce qui concerne les actes de personnes qui ont modifié l'enregistrement de leur sexe (application du Titre IV/1 ou de l'article 1385quaterdecies, § 3, du Code judiciaire), le droit à l'obtention d'une copie est encore plus limité. Le droit à l'obtention d'une copie de ces actes (autrement dit des actes sur lesquels la modification de l'enregistrement du sexe est visible) est limité à la personne que l'acte concerne, à son représentant légal, à ses héritiers, à leur notaire et à leur avocat. Lorsque les connexions entre les différentes sources d'information se seront considérablement développées, la délivrance d'extraits se fera plus rare (cf. point 3.7.5.). Pour des raisons de protection des données à caractère personnel, il est en outre souhaitable qu'en principe, on ne puisse délivrer que des extraits. Une copie ne sera dès lors plus délivrée que sur demande expresse. L' OECne peut toutefois pas vérifier si la demande est justifiée par la finalité pour laquelle la copie est demandée puisque cela constitue une immixtion dans la vie privée du citoyen. Il ne peut donc plus être question de délivrer des copies systématiquement. Cela arrivait certes fréquemment par le passé, car il s'avérait plus pratique de copier un acte papier que d'établir un extrait. Avec la BAEC, il n'y a plus aucune différence sur ce point et on ne pourra communiquer des données que dans la limite de ce qui est nécessaire. Des copies ne seront dès lors délivrées que si l'intéressé en fait la demande expresse. 3.7.2.2. A partir du 1er janvier 2025 L'article 29, § 1er, de l'ancien Code civil (qui reprenait et adaptait l'ancien article 45 de l'ancien Code civil) est également mis en conformité avec le RGPD par la Loi réparatrice du 13 septembre 2023. L'entrée en vigueur de cette modification est fixée par le Roi et au plus tard le 1er janvier 2025. L'article 29 de l'ancien Code civil détermine les hypothèses dans lesquelles les actes sont publics et à qui des extraits ou des copies peuvent être délivrés. Les délais de publicité des actes de l'état civil sont adaptés et revus afin d'être mis plus en conformité avec le RGPD. Des délais de publicité différenciés ont été prévus. Une distinction est également faite entre les copies et les extraits d'actes. Les actes suivants sont publics : - les extraits d'actes de décès ; - les extraits d'actes de mariage de plus de septante-cinq ans ; - les extraits d'autres actes de plus de 100 ans ; - les copies d'actes de décès établis après le 31 mars 2019 ; - les copies d'actes de décès établis avant le 31 mars 2019 et de plus de septante-cinq ans ; - les copies d'actes de mariage de plus de septante-cinq ans; - les copies d'autres actes de plus de cent ans. Il est à noter que les extraits d'actes de décès sont directement disponibles publiquement. En effet, dès qu'une personne est décédée, il ne s'agit strictement parlant plus de données à caractère personnel dans le cadre du RGPD. Cela permet, par exemple, aux entrepreneurs de pompes funèbres d'en disposer directement, sans plus devoir passer par une procuration. En ce qui concerne les copies d'actes de décès établis avant le 31 mars 2019, ceux-ci ne sont pas disponibles publiquement car ils contiennent des informations relatives aux données personnelles d'autres personnes qui sont potentiellement encore vivantes (conjoint survivant). 3.7.2.2.1. A qui peut-on délivrer des copies et des extraits ? 3.7.2.2.1.1. Actes publics Toute personne a droit à des copies ou extraits d'actes publics de l'état civil. Ils sont énumérés au point 3.7.2. 3.7.2.2.1.2. Actes non publics La délivrance de copies et d'extraits d'actes non publics est fortement limitée afin de se conformer au RGPD. Les personnes qui ont droit à des copies ou des extraits non publics sont limitées. La liste exhaustive est reprise à l'article 29, § 1er/2 de l'ancien Code civil. Il s'agit : - de chaque personne dont l'acte établit ou modifie l'état de la personne; - du représentant légal de la personne dont l'acte établit ou modifie l'état de la personne ; - de l'époux ou l'épouse, le cohabitant légal, les ascendants ou les descendants au premier degré et les héritiers de la personne dont l'acte établit ou modifie l'état de la personne, à condition de prouver un intérêt légitime ; - les héritiers de la personne dont l'acte établit ou modifie l'état de la personne pour des actes qui ont été modifiés en application du Titre IV/1 ou en application de l'article 1385quaterdecies, § 3, du Code judiciaire, à condition de prouver un intérêt légitime. Il y a ici lieu d'interpréter la notion de "représentant légal" au sens large. Il s'agit par exemple également de l'administrateur d'une personne. Pour les actes de personnes qui ont modifié l'enregistrement de leur sexe tels que visés à l'article 29, § 1er/2, 4° de l'ancien Code civil, le droit à l'obtention d'une copie est encore plus limité. Le droit à l'obtention d'une copie des actes sur lesquels la modification de l'enregistrement du sexe est visible, est limitée à la personne que l'acte concerne, à son représentant légal, à ses héritiers, à condition de prouver un intérêt légitime. La liste des intérêts légitimes sera déterminée par arrêté royal. Le Roi mettra en balance la vie privée de la personne concernée et la nécessité de délivrer une copie ou un extrait aux destinataires ciblés. Les demandes de copies ou d'extraits d'actes qui doivent être prouvées par un intérêt légitime doivent contenir : - l'identité du demandeur (eID) ; - si la qualité (relation avec l'intéressé) peut être établie et documentée et la manière dont cela peut se faire et ; - le motif de la délivrance de la copie (qui est le véritable destinataire/destinataire) ; - la preuve de l'intérêt légitime. Ces informations sont conservées dans un fichier journal. La personne concernée par l'acte peut consulter les fichiers journaux concernés pour savoir qui a demandé une copie et pour quelle raison. Cela permettra également aux personnes concernées, au responsable du traitement et à l'autorité de protection des données d'exercer un contrôle a posteriori sur l'intérêt légitime invoqué. L'objectif n'est nullement que l'OEC doive procéder à un contrôle de (la pièce justificative
4. de)l'intérêt légitime au moment de la demande. En l'espèce, le SPF Justice, qui intervient en tant que responsable conjoint du traitement avec les communes, ne peut, dans la pratique, pas non plus exercer de contrôle a priori poussé. La délivrance de l'acte demandé sous la forme d'extrait est la règle. La délivrance d'une copie est exceptionnelle et ne devrait avoir lieu que sur demande expresse. En effet, la plupart du temps, il n'est pas nécessaire de disposer de l'historique des données reprises dans la copie de l'acte. Les données actuelles reprises dans l'extrait de l'acte suffisent généralement. 3.7.3. Copies et extraits via la BAEC - cachet électronique La délivrance de copies et extraits s'effectue toujours via la BAEC en ce sens que l'authentification lors de la délivrance est toujours effectuée par la BAEC sous la forme d'un cachet électronique et non par l'OEC. Il demeure toutefois toujours possible de demander la remise de copies et d'extraits délivrés via la BAEC à l'OEC, au guichet ou au guichet électronique. Dans ce cas aussi, la copie ou l'extrait porte seulement le cachet électronique de la BAEC. En outre, le citoyen, quel que soit l'endroit où il se trouve, peut également télécharger (à l'aide de son PC, smartphone ou autres) un extrait ou une copie portant le cachet électronique de la BAEC directement à partir du site internet Just-on-web : https://justonweb.be/extracts Les copies et extraits mentionnent également toujours la date de délivrance. 3.7.4. Copies et extraits d'actes papier établis avant le 31 mars 2019 La délivrance d'une copie sous la forme d'une copie des registres papier de l'état civil n'est pas autorisée. Des copies et des extraits des « anciens » actes papier de l'état civil qui ont été introduits dans la BAEC sont délivrés uniquement via la BAEC. En effet, les registres papier n'ont plus été mis à jour après le 31 mars 2019. Les copies d'actes de l'état civil établis avant le 31 mars 2019 prennent toujours la forme d'une impression de l'acte original enregistré sous forme dématérialisée dans la BAEC avec les mentions marginales y apportées et les métadonnées des modifications de cet acte après l'entrée en vigueur de la BAEC. La forme dématérialisée de l'acte peut consister en : - une version numérisée de l'acte ; - une collecte de métadonnées ; - une combinaison des deux. Un extrait d'un « ancien » acte prend la même forme que celle d'un acte établi après l'entrée en vigueur de la BAEC. Pour pouvoir délivrer un extrait d'un acte papier via la BAEC, les métadonnées de l'acte ancien (qui sont mentionnées sur un extrait dans la nouvelle forme) doivent être enregistrées dans la BAEC. Sur cette base, des extraits peuvent être délivrés de la même manière que les `nouveaux' actes de l'état civil. Une disposition transitoire (article 109 de la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil) prévoit qu'un OEC, un greffier ou un fonctionnaire compétent du SPF Justice qui constate qu'un acte antérieur au 31 mars 2019 qui doit lui être présenté n'a pas été enregistré dans la BAEC, ou dont les métadonnées sont manquantes, peut demander à l'OEC titulaire du registre dans lequel l'acte se trouve d'enregistrer cet acte dans la BAEC. L'OEC peut le faire par voie de notification de la BAEC. Cet OEC est alors tenu d'enregistrer immédiatement dans la BAEC cet acte sous forme dématérialisée et accompagné des métadonnées correspondantes. Il peut également s'agir d'une demande visant à compléter les métadonnées lorsque, par exemple, la migration a eu lieu au niveau de la copie mais qu'un extrait de l'acte est demandé, ou à rectifier des fautes dans les métadonnées. Il est également possible d'enregistrer dans la BAEC une nouvelle fois un acte ancien (le remigrer) si les métadonnées reprises dans la BAEC ne sont pas correctes. Cela est possible tant qu'aucune modification n'a été faite dans la BAEC sur l'acte migré. Il n'est pas correct d'établir un nouvel acte dans la BAEC lorsqu'un acte existe dans les anciens registres papiers. Si l'OEC a établi un nouvel acte plutôt que d'enregistrer l'acte papier dans la BAEC, il est possible de l'annuler d'office dans un délai d'un mois (art. 34/1, 3° de l'ancien Code civil). Si le délai d'un mois est passé ou qu'une modification de l'acte a eu lieu, alors c'est le tribunal de la famille qui est compétent pour faire cette rectification (art. 35 de l'ancien Code civil). Il est indiqué de suivre le même mode opératoire que celui de l'OEC à qui il est demandé de délivrer une copie ou un extrait d'un tel acte. On ne précise pas de délai d'enregistrement à compter de la notification à l'OEC détenteur de l'acte, mais il va de soi que cela doit se faire le plus vite possible et dans un délai raisonnable. A défaut, aucun extrait ou copie ne pourra en effet être délivré. Un délai maximal de 5 jours ouvrables devrait suffire. Dans des cas urgents, cela doit se faire immédiatement. Son collègue OEC, le greffier ou le fonctionnaire compétent du Service public fédéral Justice doit en effet pouvoir poursuivre sa procédure dans les délais légaux. 3.7.5. Principe « only once » En raison de l'application du principe « only-once » et de l'accès direct accordé à différentes autorités et institutions (cf. article 78 de l'ancien Code civil), le nombre d'extraits et de copies demandés et délivrés a sensiblement diminué. Ce principe implique que les documents qui ont été présentés par un citoyen à une autorité ou qui sont accessibles à une autorité, notamment via la BAEC, ne peuvent plus être demandés une nouvelle fois à ce citoyen par une autre autorité. L'autorité doit consulter elle-même la BAEC lorsqu'elle y a accès. La plupart des institutions peuvent avoir accès à l'information via le Registre national lorsqu'elles n'ont pas accès à la BAEC. Dès lors, les copies et extraits seront surtout demandés pour être produits à des entreprises privées (banques ou organismes assureurs), ou à l'étranger. 3.7.6. Langue Conformément aux lois sur l'emploi des langues en matière administrative, coordonnées le 18 juillet 1966, l'OEC établit l'acte dans la langue de sa région. En principe, les copies et extraits d'actes de l'état civil établis après l'entrée en vigueur de la BAEC peuvent être délivrés dans l'une des trois langues nationales. On n'intègre pas des images (numérisation) de ces nouveaux actes mais uniquement des métadonnées : les données qui doivent apparaître dans un acte sont complétées dans des champs (par exemple un champ pour le nom, le prénom, la date du fait...). Les nouveaux actes ne dépendent donc pas de la langue étant donné qu'ils sont basés sur les métadonnées. Lorsque l'extrait ou la copie d'un acte est délivré par l'OEC, il est délivré dans la langue de la commune dans laquelle l'acte est demandé. Lorsque l'intéressé demande lui-même une copie ou un extrait sur le portail Just-on-Web, il peut choisir la langue dans laquelle il souhaite recevoir son extrait ou sa copie. Etant donné que les actes, les copies et les extraits sont uniformisés et standardisés dans la BAEC, les extraits et copies peuvent être consultés sur un modèle français, allemand, néerlandais ou multilingue, et délivrés dans ces mêmes langues. Par exemple, si un extrait d'un acte de l'état civil établi en français est demandé en Flandre, il pourra dès lors être délivré en néerlandais. On évite ainsi qu'un citoyen doive encore faire traduire l'extrait. Il en va de même pour les extraits des « anciens » actes papier, vu qu'ils sont enregistrés dans la BAEC avec les mêmes métadonnées que celles des « nouveaux » actes. Pour les copies des anciens actes, ce ne sera pas le cas. La copie d'un ancien acte est en effet basée sur une image de l'acte. La copie consistera donc en une impression de l'image de l'ancien acte, pour lequel aucune traduction ne peut bien entendu être fournie par la BAEC. 3.7.7. Force probante des copies et extraits d'actes papier dans la BAEC La force probante des copies et extraits d'actes établis avant le 31 mars 2019 (enregistrés sous forme dématérialisée dans la BAEC) n'est pas la même que celle d'actes établis après le 31 mars 2019, vu que la valeur probante des actes auxquels se rapportent les copies et extraits n'est pas identique. Les actes électroniques établis après le 31 mars 2019 ont effectivement une valeur probante complète (à savoir jusqu'à preuve de faux en écriture), contrairement aux anciens actes papier enregistrés par la suite dans la BAEC, qui ne sont valables que jusqu'à preuve du contraire. Cependant, on ne peut pas renvoyer les personnes souhaitant obtenir des copies et extraits vers l'OEC qui dispose de l'acte papier, vu que les mises à jour de cet acte effectuées par la suite dans la BAEC ne seront jamais mentionnées sur les actes papier. Cette copie ou cet extrait sera alors incomplet. On ne peut pas non plus conférer une valeur probante complète (jusqu'à inscription de faux en écriture) aux actes enregistrés sous forme dématérialisée dans la BAEC et établis avant l'entrée en vigueur de celle-ci. L'acte papier sera effectivement toujours l'original. Des fautes peuvent effectivement résulter de l'enregistrement de celui-ci sous forme dématérialisée dans la BAEC (p. ex., un mot effacé est tout de même visible sous l'effet de la numérisation). L'article 30, § 3, de l'ancien Code civil prévoit à cet égard que lorsque l'extrait ou la copie délivrés sur la base d'un acte établi sur papier avant l'entrée en vigueur de la nouvelle loi, n'est pas accepté ou lorsqu'il est contesté pour l'usage auquel il est destiné, un extrait ou une copie est délivré sur la base du registre papier accompagné des mises à jour de l'acte dans la BAEC. Cette possibilité doit rester limitée à des circonstances très exceptionnelles, puisque l'objectif est que les copies et extraits soient systématiquement délivrés par voie électronique par la BAEC. Ce n'est qu'en cas de contestation ou, par exemple, de non-acceptation par une autorité étrangère pour des raisons spécifiques qu'une copie ou un extrait de l'acte original papier (mentionnant les mises à jour de cet acte enregistré dans la BAEC) devra être délivré par l'OEC détenteur de l'acte dans ses registres papier. 3.7.8. Forme de la copie d'un acte établi sur la base d'un acte étranger ou d'une décision étrangère L'article 28, § 3, de l'ancien Code civil détermine la forme d'une copie d'un acte établi sur la base d'un acte étranger ou d'une décision étrangère (établi conformément au chapitre 2, section 15, cf. point 4.2.14. et 4.2.15). Une telle copie comprend : 1. les données originales de l'acte belge sur la base d'un acte étranger ou d'une décision étrangère et, à la demande, la version imprimée de l'acte étranger ou de la décision judiciaire ou administrative étrangère et le cas échéant sa traduction jurée, tels qu'enregistré en annexe de l'acte belge dans la BAEC;2. les données de référence de l'acte étranger ou d'une décision étrangère sur lequel elle se base;3. les métadonnées des modifications de cet acte (historique après établissement de l'acte belge). L'établissement des actes de l'état civil sur la base d'un acte étranger est possible par la présentation d'une copie ou d'un extrait de l'acte étranger selon les conditions prévues par les articles 68 et 69 de l'ancien Code civil (voir point 4.2.15). L'établissement d'un acte belge sur la base d'un extrait de l'acte étranger n'empêche pas que des modifications ultérieures puissent y être intégrées. Une copie mentionnera par conséquent également l'historique qui suit l'établissement de l'acte belge, sous la forme des métadonnées des modifications. C'est également le cas pour une copie d'un acte papier migré dans la BAEC sur laquelle des modifications ont été faites dans la BAEC après la migration. Concrètement, cet historique pourrait être par exemple le suivant : une reconnaissance, une déclaration de choix de nom, un changement de prénoms, une rectification par le tribunal... Il peut s'agir tant des actes ou décisions belges que des actes ou décisions étrangers reconnus en Belgique. Si l'intéressé doit, à l'avenir, présenter une copie ou un extrait de son acte étranger ou d'une décision étrangère en Belgique, il pourra se servir d'une copie ou d'un extrait de l'acte belge établi sur la base de l'acte étranger ou de la décision judiciaire ou administrative étrangère. Il ne doit donc pas retourner devant l'autorité étrangère de délivrance. Sur demande, la copie de l'acte belge établi sur la base d'un acte étranger ou d'une décision judiciaire ou administrative étrangère est accompagnée de la version imprimée de l'acte étranger ou de la décision judiciaire ou administrative étrangère et le cas échéant, sa traduction jurée, tels qu'enregistré en annexe de l'acte belge dans la BAEC. La copie de l'acte est donc accompagnée des annexes qui lui sont attachées dans la BAEC. 3.7.9. Recherches généalogiques L'article 79 de l'ancien Code civil dispose que le Roi détermine, par qui, où et quels actes de l'état civil peuvent être consultés à des fins généalogiques et historiques. L'arrêté royal du 17 mars 2021 relatif aux recherches à des fins généalogiques dans les actes de l'état civil et accordant l'accès à la BAEC aux Archives générales du Royaume et Archives de l'Etat (M.B. du 21 mars 2021) détermine par qui, où et quels actes de l'état civil peuvent être consultés à des fins généalogiques. 3.7.10. Légalisation L'article 29, § 3, de l'ancien Code civil reprend l'ancien article 45 du même Code qui prévoit que les extraits et les copies destinés à être utilisés à l'étranger sont, pour autant que cela soit exigé, légalisés par le ministre des Affaires étrangères ou le fonctionnaire délégué par lui. C'est donc le cachet électronique qui est légalisé. Il importe ici aussi de renvoyer au règlement relatif aux documents publics (règlement (UE) n° 2016/1191 du Parlement européen et du Conseil du 6 juillet 2016 visant à favoriser la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics dans l'Union européenne, et modifiant le règlement (UE) n° 1024/2012). Ce règlement s'applique en effet aux actes de l'état civil. Concernant les articles qui s'appliquent aux actes de l'état civil, ce règlement est entré en vigueur le 16 février 2019. Ce règlement supprime notamment l'exigence en matière de légalisation et d'apostille pour certains documents publics et simplifie les formalités liées aux copies certifiées conformes et aux traductions entre les Etats membres de l'UE. Le champ d'application du règlement s'étend à : - la naissance; - le fait d'être en vie; - le décès; - le nom; - le mariage, y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale ; - le divorce, la séparation de corps et l'annulation du mariage; - le partenariat enregistré, y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré; - la dissolution du partenariat enregistré, la séparation de corps ou l'annulation d'un partenariat enregistré; - la filiation; - l'adoption; - le domicile et/ou la résidence; - la nationalité; - l'absence de casier judiciaire; - les documents publics qui doivent être présentés en vue de l'exercice du droit de vote ou d'éligibilité aux élections au Parlement européen ou aux élections municipales. Il faut souligner que le règlement porte uniquement sur l'authenticité du document public et non sur la reconnaissance du contenu ou les effets de celui-ci. Le règlement a pour effet que les autres Etats membres de l'UE ne peuvent plus demander la légalisation ou l'apostille des copies et des extraits d'actes de l'état civil qui relèvent de son champ d'application. Pour plus d'informations en ce qui concernant la légalisation et l'apostille, rendez-vous sur le site internet du SPF Affaires étrangères : https://diplomatie.belgium.be/fr/legalisation-de-documents/legalisation-informations-plus-approfondies/e-apostille-e-legalisation 3.7.11. Modèles des copies et des extraits L'arrêté royal du 3 février 2019 fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil (M.B., 15 février 2019) établit les modèles des extraits et des copies des actes de l'état civil. Cet arrêté royal a été modifié par les arrêtés ministériels du 23 novembre 2020 et du 17 octobre 2023 afin d'adapter les modèles d'extraits et de copies des actes d'état civil à la nouvelle législation. Les modèles à cet effet figurent en annexe de l'arrêté royal et ont été intégrés dans la BAEC. Des extraits sont prévus pour les actes suivants : - l'acte de naissance ; - l'acte de mariage ; - l'acte de décès ; - l'acte de reconnaissance ; - l'acte de reconnaissance prénatale ; - l'acte d'adoption ; - l'acte d'un enfant sans vie ; - l'acte d'absence ; - l'acte de nationalité belge ; Des copies sont prévues pour les actes suivants : - l'acte de naissance ; - l'acte de mariage ; - l'acte de décès ; - l'acte de reconnaissance ; - l'acte de reconnaissance prénatale ; - l'acte d'adoption ; - l'acte d'un enfant sans vie ; - l'acte d'absence ; - l'acte de nationalité belge ; - l'acte de modification de l'enregistrement du sexe ; - l'acte de divorce ; - l'acte de changement de nom ; - l'acte de changement de prénom ; - l'acte de déclaration du choix de nom ; - l'acte d'annulation ; La base de l'établissement de l'acte peut être : - une décision judiciaire ; - un procès-verbal ; - un arrêté royal ou ministériel ; - un acte étranger ; - une décision administrative ou judiciaire étrangère. L'historique de l'état de la personne, se compose d'un aperçu chronologique, selon la date d'enregistrement dans la BAEC, des données modifiées de l'acte original, avec mention de la décision ou de l'acte qui est à la base de la modification. L'arrêté royal précise en plus que, dans les copies, les données originales de l'acte sont complétées par la base sur laquelle l'acte est établi et l'historique de l'état de la personne. En outre, il classifie les mentions qui correspondent à chaque base légale ou à chaque modification des données de l'acte original. La donnée « date de prise d'effet » est prévue dans les modèles. Par ailleurs, pour chaque acte, il est prévu que la date du fait et la date de la rédaction de l'acte apparaissent. La date du fait est en principe uniquement indiquée dans les actes de naissance, les actes de décès, les actes de mariage et les actes d'enfant sans vie (date d'accouchement). Dans ces cas, la date de prise d'effet sera la date d'établissement de l'acte. Dans les autres cas, la date de prise d'effet est la même date que celle de l'établissement de l'acte, à moins que, lors de l'établissement de l'acte, l'OEC ait, sur la base d'une annexe (une décision judiciaire ou administrative étrangère, un jugement ou un arrêt, un procès-verbal, ...), indiqué une autre date qui peut être retrouvée dans les annexes. La « date de prise d'effet » se rapportera, dans ces cas, à la date de prise d'effet de l'adoption (adoption interne : date de la requête ; adoption internationale : date de prise d'effet déterminée par l'ACF), du jugement de divorce(divorce belge : date du jugement ayant force de chose jugée), du changement de nom (par exemple sur la base d'un jugement étranger), ... Les modèles des extraits et des copies sont établis de manière dynamique. Toutes ces mentions ne doivent pas en effet figurer dans chaque extrait ou copie. Les données qui sont reprises après le symbole « _ » sont facultatives. Ces données ne sont mentionnées sur l'extrait ou la copie que si elles sont d'application. Pour les données qui figurent après le symbole "o", il faut indiquer au moins une des options. Seule l'option sélectionnée doit apparaître sur la copie ou l'extrait. 3.8. Accès à la BAEC La BAEC n'est pas un registre public. Les données de la BAEC peuvent être communiquées par voie électronique aux personnes, autorités ou institutions suivantes, dans le cadre de l'exercice de leurs missions légales : 1° les OEC et les fonctionnaires habilités par ces derniers ;2° les fonctionnaires consulaires belges, les agents habilités par ces derniers ainsi que les fonctionnaires qui relèvent des services compétents tels que désignés par le Roi, pour les fonctions consulaires, en particulier celles relevant de l'état civil.En principe, il s'agit des fonctionnaires de la Direction « Droit des personnes » au sein de la Direction générale « Affaires consulaires » du SPF Affaires étrangères; 3° les parquets ;4° les magistrats auprès des juridictions et leurs greffes ;5° les fonctionnaires qui relèvent des services désignés par le Roi, compétents pour le Droit des personnes et l'état civil.En principe, il s'agit des fonctionnaires de la Direction I " Droit des personnes et de l'état civil " de la Direction Générale de la Législation et des Libertés et Droits fondamentaux du Service Public Fédéral Justice. Les données qui se trouvent dans la BAEC peuvent être communiquées à l'ensemble des services publics, institutions ou catégories professionnels dans le cadre de leur mission légale ou d'une mission relevant de l'exercice de l'autorité publique dont ils sont investis. Les notaires et les avocats, comme toutes les autres catégories professionnelles, ne sont plus visés dans l'article 29 de l'ancien Code civil car ils sont visés à l'article 78, § 3 de l'ancien Code civil. Conformément à l'article 78, § 3 de l'ancien Code civil, ils obtiendront la transmission des données de la BAEC via un protocole, dans la mesure où la réglementation en vigueur applicable au destinataire ne serait pas suffisamment claire ni à même d'offrir aux personnes concernées la transparence prévue dans l'article 20 de la loi relative à la protection des données. Les notaires et les avocats ne sont plus mentionnés en tant que tels comme des personnes, autorités ou institutions qui peuvent consulter d'office les données de la BAEC, comme avant la loi de 13 septembre 2023. Les responsables conjoints du traitement (sans préjudice de la compétence attribuée au comité de gestion) décident donc par exemple si une catégorie professionnelle a besoin des données de la BAEC et si elle doit conclure un protocole ou non. Ce n'est donc pas l'officier de l'état civil qui doit effectuer cette évaluation. Lorsque des services publics étrangers ou des catégories professionnelles étrangères s'adressent à un OEC pour obtenir des données contenues dans la BAEC, la législation relative à la protection des données (RGPD) s'applique. Dans cette hypothèse, l'OEC contacte le responsable de traitement de la BAEC, par l'intermédiaire du Comité de gestion afin que la demande puisse être analysée à ce niveau. L'article 83 de l'ancien Code civil garantit le caractère confidentiel des données : quiconque participe, en quelque qualité que ce soit, à la collecte, au traitement ou à la communication des données contenues dans la BAEC doit en respecter le caractère confidentiel. L'article 458 du Code pénal, qui régit le secret professionnel, leur est applicable. Les services publics, institutions, et groupements professionnels ayant eu d'une quelconque manière accès aux données de la BAEC doivent pouvoir justifier des traitements effectués, que ceux-ci aient été effectués par un utilisateur individuel ou par un système informatique automatisé. Ils tiennent au moins un fichier journal à cette fin. 3.9. Modifications d'actes de l'état civil Les actes de l'état civil peuvent être modifiés uniquement selon les dispositions prévues par l'ancien Code civil. Les actes de l'état civil peuvent être modifiés de la manière suivante : 1° par la modification directe d'un acte (« deuxième version » de l'acte) (art.31 de l'ancien Code civil) ; 2° par une mention automatique (art.32 de l'ancien Code civil) ; 3° par l'établissement d'un acte de base. Ces manières de procéder remplacent donc les anciens `actes de transcription' de décisions judiciaires ou autres et la mention marginale y afférente sur d'autres actes de l'état civil. 3.9.1. Modifications directes d'actes (actes modifiés) Plutôt que de porter une mention en marge d'un acte à la suite d'une décision judiciaire belge ou étrangère, l'acte existant même sera, dans certains cas, modifié. En d'autres termes, l'OEC établira une « deuxième version » de l'acte. Ainsi, la filiation pourra par exemple être modifiée dans l'acte de naissance après une décision judiciaire établissant la filiation. Les modifications directes d'actes ne sont prévues que pour un nombre limité de cas, notamment en cas de : 1° Décision judiciaire (art.31, § 1er, de l'ancien Code civil) qui : - conteste ou établit la filiation ou annule une reconnaissance; - rectifie un acte ; Il doit s'agir d'une décision passée en force de chose jugée qui a pour conséquence la modification d'un ou de plusieurs actes de l'état civil, et aucun acte de base ne doit pouvoir être établi. On entend par actes de base, les actes de l'état civil visés au livre Ier, titre 2, chapitre 2, de l'ancien Code civil. Une décision qui modifie la filiation requiert une adaptation de l'acte, étant donné qu'aucun acte de base « acte de modification de filiation » n'existe et qu'aucune mention automatique ne peut être effectuée par la BAEC. L'intervention de l'OEC est nécessaire, dès lors qu'une appréciation du contenu des données de la décision judiciaire qui modifie l'état civil est requise. Dans ce cas, il peut également s'agir de décisions judiciaires étrangères. Le changement de nom éventuel est également repris dans l'acte modifié. En ce qui concerne les descendants de la personne dont la filiation est modifiée et qui changent de nom, un acte de changement de nom doit être établi. Il en va de même pour la rectification des actes de l'état civil par le tribunal de la famille. Il en va de même également pour l'annulation de la reconnaissance. Dans ce cas, l'OEC établira les actes suivants ou apportera les modifications suivantes : 1) dans le cas où la reconnaissance a fait l'objet d'un acte distinct : - l'établissement de l'acte d'annulation d'une reconnaissance par l'officier de l'état civil et - la modification de l'acte (des actes) de l'état civil de l'enfant et de ses descendants (en vertu de l'article 31 de l'ancien Code civil) ; La filiation dans l'acte de naissance sera donc modifiée après l'annulation de la reconnaissance. 2) dans le cas où la reconnaissance a été intégrée dans l'acte de naissance lui-même : la modification de l'acte (des actes) de l'état civil de l'enfant et de ses descendants (en vertu de l'article 31 de l'ancien Code civil). Contrairement à ce qui était prévu avant le 1er janvier 2024 (entrée en vigueur de la Loi réparatrice de 2023), les décisions judiciaires qui autorisent un changement de nom ou de prénoms (cas visés à l'article 370/9 de l'ancien Code civil), il convient d'établir l'acte de base concerné dans ce cas, c'est-à-dire, un acte de changement de nom ou un acte de changement de prénoms. En ce qui concerne le changement de nom ou de prénoms, il s'agit des cas visés à l'article 370/9 de l'ancien Code civil et, partant, des recours introduits devant le tribunal de la famille respectivement contre les refus du ministre de la Justice et de l'OEC d'autoriser un changement de nom ou de prénoms. Une décision judiciaire étrangère de changement de nom ou de prénoms qui peut être reconnue sur base de l'article 39 du Code de droit international privé sera traitée comme un acte de changement de (pré)nom. Si le tribunal de la famille autorise le changement, l'OEC modifie l'acte de naissance et l'associe aux autres actes du bénéficiaire et, en cas de changement de prénoms, aux actes de naissance de ses descendants jusqu'au premier degré. S'il s'agit d'une décision judiciaire belge, le greffier transmettra immédiatement à l'OEC compétent les données nécessaires à cette modification via la BAEC. L'acte modifié mentionne les données (instance judiciaire, date du prononcé) ainsi que le contenu de la décision judiciaire (contestation/établissement d'un lien de filiation, rectification d'un acte, changement de nom ou de prénoms). L'acte modifié mentionne les données (instance judiciaire, date du prononcé) ainsi que le contenu de la décision judiciaire (contestation/établissement d'un lien de filiation, annulation d'une reconnaissance, rectification d'un acte, changement de nom ou de prénoms). Toutes ces données sont enregistrées dans le système sous forme de métadonnées et associées à l'acte. Dès lors, les mentions de l'« acte modifié » sont les données qui sont mentionnées dans l'« historique » de cet acte et qui sont visibles lorsque l'acte est consulté ainsi que lorsqu'une copie est délivrée. 2° Rectification d'une erreur matérielle par l'OEC (art.31, § 2, de l'ancien Code civil) (cf. point 3.10.1.) Dans ce cas, l'OEC compétent établit le ou les actes modifiés à la suite de la rectification d'une erreur matérielle qui entraîne une modification d'un ou de plusieurs actes de l'état civil. L'acte modifié mentionne la rectification de l'acte. La rectification sera donc toujours visible lors de la consultation dans la BAEC ou lors de la délivrance d'une copie. L'OEC compétent est l'officier généralement compétent ou l'officier du lieu de l'établissement de l'acte. La modification d'un acte induira, dans certains cas également, la modification automatique par la BAEC des autres actes de la personne concernée et, éventuellement, de ses descendants. L'OEC associe ces actes les uns aux autres. Lors de la consultation des actes dans la BAEC, les modifications par rapport à l'acte d'origine seront toujours clairement indiquées. De même, il sera toujours possible de consulter l'historique, avec la date et le motif de la modification. 3° Un autre acte ou une déclaration (p.ex. au moyen d'une attestation médicale ou d'une déclaration) (art. 31, § 2 de l'ancien Code civil). L'ajout de cette nouvelle base légale pour les modifications directes d'actes par l'OEC évite que de telles modifications apportées soient résolues techniquement par une « erreur matérielle ». L'établissement d'un acte modifié sur la base d'un autre acte permet désormais de remplacer des données erronées ou incomplètes dans un acte existant par les données correctes ou complètes lorsque l'acte qui corrobore cette modification est présenté. En règle générale, il s'agit la plupart du temps de l'acte de naissance qui n'était pas disponible au moment de l'établissement de l'acte à modifier (autrement, l'acte modifié sur la base d'une erreur matérielle pourrait être utilisé, solution toujours préférable lorsque cela est possible). Il peut également s'agir d'une donnée qui ne répond pas à la définition de l'erreur matérielle. Par exemple : le lieu ou le pays de naissance d'un parent sur l'acte de naissance ou d'un conjoint sur un acte de mariage. Il peut encore s'agir de la mention de données à caractère personnel sur des actes d'étrangers pour les actes issus de pays dans lesquels une distinction est faite entre les données figurant sur un passeport (servant de base pour l'inscription au registre des étrangers) et les actes de l'état civil, qui établissent l'état de la personne. En effet, tous les passeports ne mentionnent pas tous les prénoms d'une personne. Il est également possible que le passeport ne mentionne pas le patronyme ou qu'il mentionne le prénom, le nom de famille ou d'autres mentions relatives au nom dans un autre ordre. Enfin, l'acte modificatif sur la base d'un autre acte peut également être utilisé lorsque l'état de la personne a été modifié dans un acte existant, mais qu'il n'existe aucune autre base légale pour établir un acte de base ou un acte modifié . Il importe de souligner que l'acte modifié sur la base d'un autre acte ne peut être utilisé pour rectifier une fraude à l'identité ou pour éviter de passer par une rectification de l'acte devant le tribunal de la famille. Il ne peut donc s'agir de modifier complètement les données à caractère personnel, la filiation ou différentes données dans le même acte (voir point 3.10.2.) sur la seule présentation de l'acte de naissance. Il s'agit uniquement d'établir un acte modifié sur la base d'un autre acte lorsque l'acte originel comporte des erreurs ou des lacunes en raison d'un manque d'informations. Il ne doit exister aucun doute sur l'identité de la personne ou sur l'état de la personne stipulé dans cet acte. Il n'est pas non plus possible d'utiliser l'acte modifié sur la base d'un autre acte pour procéder à la modification de l'état de la personne lorsqu'il est nécessaire d'établir un acte de base adéquat. Par exemple, un acte étranger/une décision étrangère de changement de nom constitue en règle générale, la base de l'établissement d'un acte de changement de nom, mais pas d'un acte modifié. Par exemple, c'est aussi le cas quand la mère d'un enfant né dans une commune belge change de nom en se mariant ultérieurement à l'étranger. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'établir un acte modifié à partir de l'acte de naissance de l'enfant. L'acte de mariage belge (sur la base de l'acte de mariage étranger) avec le nom de mariage peut être immédiatement repris dans la BAEC, ou un acte de changement de nom (basé sur l'acte de mariage étranger) si l'acte de mariage est déjà enregistré dans la BAEC. De cette manière, les actes de naissance des enfants seront également modifiés automatiquement. Quelques exemples concrets permettent de rendre cela plus clair. L'acte modifié sur la base d'un autre acte peut être établi pour : - ajouter ou écrire en toutes lettres des prénoms et des noms en présence de prénoms abrégés ou non mentionnés ou de parties de noms : ex. un étranger inscrit au registre national sur la base de son passeport, dans lequel certains prénoms ont été abrégés, produit à présent son acte de naissance ; ex. en raison d'une erreur de l'OEC, une personne figure sous un nom simple au lieu d'un nom double sur son acte de mariage datant d'avant le 31 mars 2019 alors que le double nom était mentionné sur l'acte de naissance : il y a certitude quant à l'identité ; - ajouter un patronyme ou un « middle name » : ex. une personne russe est inscrite au registre national sans patronyme parce que celui-ci ne figure pas en caractères latins sur le passeport russe, mais il figure bel et bien sur l'acte russe de naissance et d'autres actes russes de l'état civil ; - corriger une erreur dans le pays de naissance : ex. Congo au lieu de Zaïre. Il est souligné que le nom des pays ou des villes est indiqué dans l'acte de naissance conformément au nom que le pays ou que la ville portait au moment de la naissance ; - corriger une erreur dans le lieu de naissance d'une personne figurant dans l'acte : p. ex.toponyme mal orthographié ou problème de subdivision administrative. Ainsi, beaucoup de passeports (et donc le registre national) mentionnent l'Etat, la province ou même le pays, mais pas la commune de naissance proprement dite, laquelle figure généralement sur un acte de naissance. En principe, seul le nom de la commune doit être mentionné ; - ajouter des prénoms ou un nom de famille lorsque ceux-ci n'ont pas été enregistrés auparavant, mais figurent bel et bien sur des actes de l'état civil : ex. 1 : de nombreux Irakiens sont inscrits uniquement sous leur propre prénom et celui de leur père et leur grand-père, sur la base d'un passeport produit antérieurement, mais il s'avère par la suite qu'ils ont bel et bien un nom de famille, lorsque leurs autorités leur délivrent un nouveau passeport et un acte de naissance à ce nom ; ex. 2 : sur d'anciens actes, les Congolais figurent souvent uniquement sous un nom de famille, comme cela se pratiquait à l'époque du Zaïre, mais ils produisent à présent des actes de naissance mentionnant des prénoms ; - distinguer les éléments constituant des prénoms ou des noms de famille lorsque cela n'apparaissait pas clairement auparavant (p. ex. « middle name », postnom, chaînes de noms...). A ce propos, il est conseillé d'avoir une interprétation aussi proche que possible du droit national de la personne concernée; - des actes de naissance établis dans la BAEC avec un lieu de naissance inconnu ou sans date de naissance parce qu'ils n'apparaissaient pas sur la copie ou l'extrait d'un acte étranger ; les actes de naissance comportant les données manquantes de ces parents sont à présent produits. On peut également donner des exemples négatifs d'actes modifiés ne pouvant être établis sur la base d'un autre acte : - une personne est inscrite avec des données à caractère personnel sur déclaration, ces données à caractère personnel se retrouvent également sur les actes belges. Après régularisation, un passeport et un acte de naissance comportant d'autres données à caractère personnel sont produits et l'Office des étrangers a autorisé la modification des données à caractère personnel dans le registre national. Comme il peut s'agir d'une fraude à l'identité, la modification doit être demandée au tribunal de la famille ; - une personne déclare que les documents qu'elle a présentés antérieurement ou ses déclarations antérieures n'étaient pas corrects et présente de nouveaux documents : comme il existe un doute sur l'identité et, la plupart du temps, plusieurs autres éléments doivent également être modifiés conjointement, l'intervention du tribunal de la famille doit être demandée pour la modification des actes existants ; - un acte de naissance est établi avec une filiation maternelle ou une reconnaissance maternelle et l'acte de mariage est présenté ultérieurement : comme une modification de la filiation aurait lieu du fait de l'établissement d'un acte sur la base d'un autre acte, seul le tribunal de la famille est compétent. La modification directe d'un acte sur la base d'une déclaration est une possibilité générale et n'est plus limitée à un cas spécifique (auparavant, la déclaration pour l'ajout d'un nom de famille dans un acte d'enfant sans vie conformément au droit transitoire de la loi du 19 décembre 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/12/2018 pub. 01/02/2019 numac 2019010139 source service public federal justice Loi modifiant diverses dispositions relatives à la réglementation concernant l'enfant sans vie fermer). La déclaration du sexe (avec attestation médicale) peut être traitée au moyen d'un acte modifié (art. 48 de l'ancien Code civil). L'OEC compétent établit immédiatement le ou les actes modifiés à la suite de l'autre acte ou de la déclaration qui est à l'origine de la modification et qui entraîne une modification d'un ou de plusieurs actes de l'état civil. L'acte modifié mentionne la modification de l'acte. La modification sera donc toujours visible lors de la consultation dans la BAEC ou lors de la délivrance d'une copie. L'OEC compétent est l'OEC généralement compétent ou l'OEC du lieu de l'établissement de l'acte. La modification d'un acte induira, dans certains cas également, la modification automatique par la BAEC des autres actes de la personne concernée et, éventuellement, de ses descendants. La BAEC associe en effet ces actes les uns aux autres. - Lors de la consultation des actes dans la BAEC, les modifications par rapport à l'acte d'origine seront toujours clairement indiquées. De même, il sera toujours possible de consulter l'historique avec la date et le motif de la modification. - La BAEC envoie une notification au procureur du Roi compétent à chaque recours à une rectification conformément à l'article 33 de l'ancien Code civil (erreur matérielle) ou modification d'un acte sur la base d'un autre acte ou d'une déclaration. Le parquet a en effet une fonction générale de surveillance en matière d'état civil. Celui-ci peut alors, à des moments spécifiques, dresser par exemple une liste de toutes les rectifications dans le cadre de cette procédure et vérifier s'il n'y a pas eu d'abus. 4° Schéma Cela peut être représenté schématiquement comme suit : 1.Décision judiciaire étrangère en matière de filiation => OEC => établissement de l'acte modifié 2. Décision judiciaire belge (filiation, annulation reconnaissance, rectification,) => greffier => OEC => établissement de l'acte modifié 3.Rectification d'une erreur matérielle => OEC => établissement de l'acte modifié 4. Modification d'un acte sur la base d'un autre acte ou d'une déclaration => OEC => établissement de l'acte modifié. 3.9.2. Mentions aux actes de l'état civil (art. 32 de l'ancien Code civil) Pour un nombre limité de décisions judiciaires ou administratives rendues en Belgique, qui modifient l'état d'une personne, la loi de modernisation de l'état civil a instauré un nouveau mode de publicité des actes de l'état civil de l'intéressé, sans intervention de l'OEC. C'est le cas dans les matières suivantes : 1° le divorce (art.1275, § 2, et 1303 du Code judiciaire); 2° le changement de nom (art.370/7 de l'ancien Code civil); 3° l'annulation d'un mariage, lorsque l'acte de mariage est disponible dans la BAEC (art.193ter de l'ancien Code civil, art. 391octies du Code pénal et art. 79quater, § 4, de la loi du 15 décembre 1980Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/12/1980 pub. 12/04/2012 numac 2012000231 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 15/12/1980 pub. 20/12/2007 numac 2007000992 source service public federal interieur Loi sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers) ; 4° l'annulation ou le retrait de l'autorisation de changement de nom (art.370/8 de l'ancien Code civil); 5° d'une séparation de corps et de biens ou la réconciliation des époux suite à une séparation de corps et de biens (art 1306, alinéa 2, et 1307, alinéa 2, du Code judiciaire);6° la réapparition de l'intéressé qui a fait l'objet d'une déclaration d'absence (art.122, alinéa 3, de l'ancien Code civil) ou d'une déclaration judiciaire de décès (art. 134, alinéa 3, de l'ancien Code civil). Une mention est générée automatiquement pour les divorces (1° ) pour les changements de nom (2° ) et pour les séparations de corps et de biens ou la réconciliation des époux suite à une séparation de corps et de biens (5° ). Il s'agit de décisions judiciaires ou d'autres décisions d'autorités belges qui ne nécessitent pas une appréciation du contenu des données d'actes ou de décisions à portée individuelle de la part des OEC. En effet, ces décisions ont déjà été signées valablement par l'autorité compétente pour ce faire (le Roi, le juge ou le fonctionnaire compétent). Les données de ces décisions sont transmises à la BAEC par les greffiers et les fonctionnaires qui relèvent du service désigné par le Roi (le service Changement de nom). Sur la base des données transmises, la BAEC effectue ensuite une mention générée automatiquement. Cette e-mention est reliée dans la BAEC aux actes de l'état civil auxquels elle se rapporte. L'OEC n'intervient donc pas sur ce plan. Les décisions et arrêtés précités modifient de manière totalement autonome l'état d'une personne. L'enregistrement de la mention dans la BAEC a pour unique but d'en assurer la publicité. L'inaltérabilité de ce lien est garantie par l'apposition d'un cachet électronique dans la BAEC. Ces mentions sont effectuées sous la responsabilité du comité de gestion de la BAEC (créée par l'article 73, § 1er, de l'ancien Code civil) et sont reliées aux actes auxquels elles se rapportent. Ces liens électroniques sont, comme dans le cas des autres modifications, visibles lors de la consultation des actes dans la BAEC. La mention n'est donc pas une modification de l'acte au sens strict, mais l'état de la personne change par le lien avec l'acte. Dans l'exemple d'un jugement de divorce belge, les données du divorce sont visibles lors de la consultation de l'acte de mariage dans la BAEC ou sur un extrait de l'acte de mariage [comme c'était le cas avec une mention marginale avant le 31 mars 2019 (entrée en vigueur de la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil) ]. Les mentions contiennent toujours les données de la décision judiciaire ou de l'arrêté royal qui est à la base de la mention et le numéro d'acte de l'acte auquel la mention se rapporte. Par exemple, dans les cas de divorce, d'autorisation de changement de nom et d'annulation, il est mentionné un certain nombre de données prévues dans l'acte de divorce (art. 64, 1° et 3°, de l'ancien Code civil), dans l'acte de changement de nom (art. 63, 1°, 2° et 4°, de l'ancien Code civil) et dans l'acte d'annulation (art. 66, de l'ancien Code civil). Il est souligné qu'en application de l'article 193ter de l'ancien Code civil, si l'acte de mariage n'est pas encore disponible dans la BAEC, le greffier demande à l'OEC d'enregistrer l'acte dans la BAEC. Si l'acte de mariage a été établi à l'étranger, il demande à la partie demanderesse de faire établir un acte de mariage sur la base de l'acte étranger par l'OEC compétent. Si malgré cela, l'acte de mariage du mariage annulé par le juge ne se trouve pas dans la BAEC, l'OEC établit malgré tout un acte d'annulation et l'associe à l'acte de mariage dès qu'il est disponible dans la BAEC. Il n'y a pas de mention automatique dans ce cas. Le retrait d'un arrêté royal autorisant un changement de nom est possible en cas d'erreur dans l'arrêté et en cas de renonciation tardive. Pour schématiser : 1) Décision judiciaire belge : 1° de divorce, 2° de changement de nom suite à un recours contre une décision du Service changement de nom, 3° d'annulation d'un mariage, 4° de réapparition de l'intéressé qui a fait l'objet d'une déclaration d'absence ou d'une déclaration judiciaire de décès, 5° de séparation de corps et de biens ou la réconciliation des époux suite à une séparation de corps et de biens 6° d'annulation ou de retrait d'une autorisation de changement de nom. Le greffier envoie les données de la décision via la BAEC => la BAEC effectue la mention (cachet électronique BAEC) + la BAEC relie automatiquement avec d'autres actes si nécessaire. 2) Changement de nom belge Le SPF Justice (service Changement de nom) envoie les données via la BAEC => la BAEC effectue la mention (cachet électronique BAEC) + la BAEC relie automatiquement avec d'autres actes si nécessaire. Une e-mention est générée uniquement s'il s'agit de décisions belges. Les jugements, arrêts et décisions étrangers sont toujours appréciés par l'OEC. Lorsqu'ils sont reconnus, ils donnent lieu à l'établissement d'un acte belge sur la base de la décision étrangère (par exemple, un acte de divorce) ou à l'établissement d'un acte modifié dans les cas examinés ci-dessus (par exemple, la filiation). 3.9.2.1. Erreur dans l'envoi des données de la mention automatique Lorsqu'une erreur s'est glissée dans les données introduites pour la mention automatique d'un acte, le greffier ou le fonctionnaire du Service changement de nom du SPF Justice peut remplacer ces données afin d'introduire les données correctes. Par exemple : la mention du divorce peut avoir été faite sur le mauvais acte de mariage. Ce mécanisme n'a pas vocation à s'appliquer comme le mécanisme de rectification de l'erreur matérielle. En effet, les greffiers et les fonctionnaires du Service changement de nom n'ont pas de marge d'appréciation quant aux données à introduire dans la BAEC. Le mécanisme prévu à l'article 32, § 3, de l'ancien Code civil permet qu'une erreur d'encodage puisse être le plus rapidement possible remplacée par les données correctes. 3.9.3. Etablissement d'un acte de base Enfin, l'établissement d'actes de base, fondés le cas échéant sur des actes étrangers ou des décisions étrangères, peut également avoir un impact sur d'autres actes de l'état civil. Dans ce cas, la « modification » des autres actes se fait par le lien entre l'acte de base et ces actes. Exemple : un acte de reconnaissance modifie l'acte de naissance. L'acte de reconnaissance est relié à l'acte de naissance, dans lequel la filiation paternelle sera ajoutée. Exemple : Un acte de reconnaissance français d'un enfant né en Belgique qui ne mentionne que la filiation maternelle. Un acte de reconnaissance belge est établi sur la base de l'acte de reconnaissance français (cf. point 4.2.15). Cet acte de reconnaissance belge est relié à l'acte de naissance, dans lequel la filiation paternelle sera ajoutée. L'acte de reconnaissance étranger sera joint en annexe à l'acte de reconnaissance belge dans la BAEC. Tout comme pour les mentions, il ne s'agit pas ici de modification de l'acte au sens strict, mais l'état de la personne change par le lien entre l'acte de base et l'autre acte. Pour un certain nombre de situations, la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil a créé de nouveaux actes de base de l'état civil : - l'acte d'adoption (cf. point 4.2.11.) ; - l'acte de divorce (cf. point 4.2.10.) ; - l'acte de changement de nom (cf. point 4.2.9.) ; - l'acte de changement de prénom ; - l'acte de modification d'enregistre du sexe ; - 'acte de révocation ou de révision de l'adoption ou d'annulation (cf. point 4.2.12.) ; L'acte de nouvelle modification de l'enregistrement du sexe, introduit par la loi Modernisation, n'existe plus depuis le 1er octobre 2023 [entrée en vigueur de la loi du 20 juillet 2023Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/05/1987 pub. 06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer2 modifiant des dispositions diverses concernant la modification de l'enregistrement du sexe (M.B. 21.09.2023)]. Il s'agit principalement des situations suivantes : - des décisions judiciaires et d'une autre nature, rendues par des autorités belges, qui nécessitent une appréciation du contenu des données d'actes individuels ou de décisions qui modifient l'état civil (contrairement aux cas pour lesquels des mentions sont effectuées, cf. 3.8.2.) et dans le cadre desquelles l'acte ne peut pas être modifié directement (cf. point 3.9.1.): Exemples : o un jugement de divorce lorsqu'il n'y a pas d'acte de mariage ; o un arrêté royal de changement de nom lorsqu'il n'y a pas d'acte d'état civil ; o un jugement d'adoption en cas d'adoption plénière ; - l'impossibilité de modifier directement un acte existant conformément à l'article 31 de l'ancien Code civil parce qu'il s'agit d'un ajout dans un acte : Exemple : adoption simple -> ajout des adoptants par adoption simple sur l'acte de naissance comme donnée complémentaire ; - décisions qui « annulent » des actes dans les faits : révocation/révision d'une adoption, annulation ; - pour un certain nombre de décisions judiciaires et administratives étrangères ; Exemples : o jugement de divorce étranger ; o décision de changement de nom étrangère ; o décision ou jugement d'adoption étranger, après reconnaissance par l'autorité centrale fédérale. Lorsque l'OEC établit un acte d'adoption, l'acte de naissance y est automatiquement