Lorsque l'OEC établit un acte d'adoption, l'acte de naissance y est automatiquement relié par la BAEC. Les données de l'adoption sont visibles lors de la consultation de l'acte de naissance dans la BAEC ou sur une copie de l'acte de naissance (comme c'était précédemment le cas avec une mention marginale). Dans l'extrait de l'acte de naissance, les adoptants (par adoption plénière) seront mentionnés en tant que parents.
\nPour les divorces belges, la BAEC effectue en principe une mention (cf. point 3.9.2.).
\nToutefois, si l'OEC se voit contraint d'établir un acte de divorce, sur la base d'un jugement de divorce étranger ou d'une décision de divorce étrangère, l'acte de divorce sera relié à l'acte de mariage belge. En cas de délivrance d'une copie ou d'un extrait de l'acte de mariage, le divorce y figurera (cf. point 4.2.10.).
\nLorsque l'OEC établit un acte de divorce, parce que l'acte de mariage n'est pas disponible dans la BAEC, l'acte de divorce est isolé et n'a pas de lien.
\nPour les changements de nom, la BAEC effectue en principe une mention (cf. point 3.9.2.).
\nToutefois, si l'OEC se voit contraint d'établir un acte de changement de nom, sur la base d'un jugement étranger ou d'une décision étrangère, l'acte de changement de nom est relié à l'acte de naissance concerné.
\nLorsque l'OEC établit un acte de changement de nom, parce que l'acte de naissance n'est pas disponible dans la BAEC, l'acte de changement de nom est isolé et n'a pas de lien.
\nIl va de soi que l'OEC qui établit un acte signe toujours celui-ci.
\nComme déjà expliqué ci-dessus, il garantit par sa signature (voir le point 3.4.6): - l'association correcte de l'acte avec l'acte auquel il se rapporte, de la personne concernée et éventuellement de ses descendants ; - les modifications d'autres actes de la personne concernée et éventuellement de ses descendants. 3.9.4. Mention marginale électronique La Loi réparatrice de 2020 a introduit une disposition transitoire dans la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil (art. 116/3).
\nDans certains cas, un ancien acte de l'état civil papier ne comporte aucune mention marginale alors qu'une telle mention aurait dû y être apposée. C'est le cas par exemple lorsqu'aucun changement de nom n'a été mentionné en marge sur l'acte de mariage (mais bien sur l'acte de naissance, sur la base d'un arrêté royal de changement de nom).
\nDès lors qu'il est en tout cas inenvisageable d'émarger encore les anciens actes papiers mêmes pour les migrer par la suite, on prévoit dorénavant la possibilité d'ajouter une mention marginale électronique sur un acte papier migré dans la BAEC, de manière à ce que cet acte soit correct.
\nUn OEC, quel qu'il soit, qui constate l'absence d'une mention marginale, peut l'ajouter sur l'acte migré, via le helpdesk BAEC pour autant que ce ne soit pas possible via le software de la commune, et qu'il dispose de ce qui est à la base de cet ajout (p. ex. une décision de divorce, un arrêté royal de changement de nom, ...).
\nLa mention marginale électronique est signée par l'OEC qui l'a ajoutée de la même façon qu'il signerait un acte (modifié) de l'état civil.
\nCette mention marginale figure alors dans l'historique de l'acte migré de la même manière que ce qui est prévu à l'annexe 4 de l'arrêté royal du 3 février 2019 fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil, pris en exécution de l'article 29, § 4, de l'ancien Code civil.
\nLa base de l'ajout de cette mention marginale doit figurer en annexe dans la BAEC. 3.10. Rectification et annulation d'actes de l'état civil La procédure de rectification d'une erreur matérielle par l'OEC a été simplifiée et précisée par la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil.
\nEn outre, le tribunal de la famille reste compétent pour statuer sur des rectifications d'actes de l'état civil, par le biais d'un jugement rectificatif.
\nDes rectifications d'actes de l'état civil entraînent l'établissement d'un acte modifié (nouvelle version de l'acte) (cf. point 3.9.1.). 3.10.1. Rectification et annulation d'office par l'OEC (art. 33 à 34/1 de l'ancien Code civil) 3.10.1.1. Rectification d'une erreur matérielle Dans un nombre limité de cas, l'OEC peut rectifier lui-même les actes, sans demander un avis au parquet.
\nDans l'ancienne procédure de rectification d'une erreur matérielle (anciens art. 99-101 de l'ancien Code civil), une intervention du ministère public était nécessaire.
\nDe plus, la procédure était interprétée différemment en fonction du parquet appelé à se prononcer et souvent de manière très large. Même des erreurs plus conséquentes qu'une simple erreur matérielle (par exemple, une filiation erronée) étaient parfois rectifiées de cette manière, ce qui n'a jamais été l'intention du législateur. C'est au tribunal qu'il appartient de rectifier les grosses erreurs dans les actes de l'état civil.
\nAujourd'hui, l'article 33 de l'ancien Code civil prévoit que l'OEC compétent qui constate une erreur matérielle dans un acte de l'état civil, sur la base d'un acte authentique ou d'une attestation officielle, peut rectifier lui-même cet acte de l'état civil.
\nL'OEC compétent pour rectifier un acte au moyen de la procédure de l'erreur matérielle est soit l'OEC généralement compétent, soit l'OEC du lieu d'établissement de l'acte.
\nL'OEC qui constate une erreur matérielle dans un acte qu'il a lui-même établi doit pouvoir la rectifier lui-même. Il n'est pas logique qu'il doive demander la rectification de sa propre erreur matérielle à un autre OEC (à savoir l'OEC généralement compétent).
\nDe plus, il est également nécessaire que l'OEC généralement compétent puisse rectifier l'acte, par exemple si l'erreur matérielle est constatée seulement des années après l'établissement de l'acte.
\nUne erreur matérielle implique que lors de l'établissement ou la modification d'un acte de l'état civil, un OEC a enregistré par erreur dans cet acte une donnée qui ne correspond pas entièrement à la mention de cette donnée sur les actes authentiques ou les attestations officielles dont il avait possession à ce moment-là (art. 34 de l'ancien Code civil).
\nA cet égard, différents éléments sont importants, notamment : - l'erreur a eu lieu au moment de l'établissement de l'acte ; - la donnée figurait correctement dans les actes authentiques ou les attestations officielles dont disposait l'OEC au moment de l'établissement de l'acte ; - le fait que la donnée n'ait pas été correctement enregistrée est prouvé au moyen d'un acte authentique ou d'une attestation officielle.
\nIl s'agit notamment des éléments suivants : a) Une faute d'orthographe ou une faute de frappe dans les noms et prénoms : Exemple : mention de Jozeph au lieu de Joseph sur un acte de naissance. Sont non seulement considérés comme une erreur matérielle une faute d'orthographe ou de frappe dans les noms et prénoms mais également une confusion entre eux, à savoir le fait que le prénom a été enregistré en tant que nom et inversement.
\nIl convient également de préciser encore ici jusqu'à quel ancêtre il peut être remonté dans les actes pour rectifier l'orthographe du nom.
\nIl y a quelques limites en la matière : 1. En vertu de l'article 34 de l'ancien Code civil, lors de l'établissement d'un acte de l'état civil, l'OEC doit avoir enregistré par erreur dans cet acte une donnée qui ne correspond pas entièrement à la mention de cette donnée sur les actes authentiques ou les attestations officielles dont il était en possession à ce moment-là. Pour savoir si l'OEC « était en possession » de l'acte ou de l'attestation, il faut poser la question de savoir si l'OEC aurait dû contrôler l'acte au moment de l'établissement de l'acte qui contenait l'erreur.
\nLors de l'établissement de l'acte de naissance, il s'agira donc de l'acte de naissance du père (ou de la mère en cas de filiation maternelle).
\nL'OEC généralement compétent peut également en déduire que l'OEC qui a établi l'acte était en possession de ces actes. Si ces actes ne contiennent pas l'erreur, la rectification peut se faire via l'erreur matérielle. 2. La Cour de cassation a limité la portée de la rectification de l'orthographe du nom aux descendants de la première génération (Cass. 30 janvier 1987, R.W., 1986-1987, col. 2357 ; Cass., 29 octobre 1976, Pas., 1977, I, p. 250), et donc pas aux descendants de la deuxième génération, par exemple. Cela s'applique à la fois aux rectifications judiciaires et aux rectifications d'erreurs matérielles. (Cette jurisprudence de la Cour de cassation est cependant contestée par les cours et tribunaux et la doctrine.) Selon cette jurisprudence, la rectification ne peut donc concerner que la première génération de descendants : seul le nom des enfants de (l'arrière) grand-père (Van der Schueren) devrait être rectifié par le biais de l'erreur matérielle (disposition transitoire).
\nDans le cas où l'intéressé veut voir rectifier son acte sur la base de l'orthographe du nom dans l'acte de naissance d'un autre ascendant que celui de son père, il pourra uniquement essayer de l'obtenir en passant par le tribunal. C'est alors au juge d'en décider. Si le tribunal suit la jurisprudence de la Cour de Cassation, la rectification de l'acte sera refusée. b) Une erreur relative à la date, au lieu ou à l'heure du fait juridique ou de l'acte juridique établi par l'acte. Exemple : une erreur dans la date du mariage, ou dans le lieu/la date/l'heure de la naissance ou du décès.
\nIl peut s'agir d'erreurs au niveau de la notification de naissance ou de l'attestation médicale de décès.
\nIl peut également s'agir d'une mention erronée du sexe dans l'acte de naissance, si celui-ci ne correspond pas à ce qui est indiqué dans la notification de la naissance.
\nEn outre, d'autres erreurs sont encore possibles dans les nouveaux actes de base de l'état civil, notamment une erreur dans la date d'un changement de nom.
\nL'OEC n'est autorisé à rectifier l'acte de l'état civil que dans la mesure où ces conditions sont remplies.
\nIl n'est ni requis, ni interdit, de rectifier des actes de personnes déjà décédées.
\nCette procédure d' » erreur matérielle » ne peut pas être utilisée pour rectifier le sexe dans l'acte de naissance (sauf si la mention du sexe dans l'acte de naissance ne concorde pas avec celle de la notification de la naissance). Cela doit être fait via la procédure de modification de l'enregistrement du sexe visée à l'article 135/1 de l'ancien Code civil.
\nIl peut arriver que les données reprises dans les mentions automatiques visées à l'articles 32 de l'ancien Code civil ne soient pas correctes. Dans ce cas, le greffier ou le fonctionnaire en charge du service changement de nom auprès du SPF Justice peut remplacer les données encodées erronément (art. 32, § 2, de l'ancien Code civil).
\nCela ne peut donc être considéré comme une erreur matérielle.
\nLa définition prévue à l'article 34 de l'ancien Code civil ne s'applique qu'aux actes de l'état civil établis après le 31 mars 2019.
\nLe principe « only once » s'applique également dans la procédure de rectification par l'OEC. Concrètement, l'OEC procède comme suit pour rectifier une erreur matérielle sur un acte : La rectification de l'erreur n'est possible que sur la base de l'acte authentique original ou de l'attestation officielle.
\nL'OEC recherche dans la BAEC l'acte authentique ou l'attestation officielle qui prouve l'erreur matérielle.
\nSi l'acte ou l'attestation ne sont pas encore disponibles dans la BAEC, il invite l'OEC qui a établi ou transcrit l'acte à les y enregistrer.
\nLorsqu'il s'agit d'une attestation officielle qui prouve l'erreur matérielle et qu'il n'en dispose pas, l'OEC réclame ladite attestation auprès des instances ou institutions belges compétentes (par exemple, Office des Etrangers, dossier « étrangers » à la commune, etc.).
\nL'intéressé ne doit présenter lui-même le document que lorsque l'OEC ne peut obtenir l'acte authentique ou l'attestation officielle de cette manière.
\nLes justificatifs (l'acte authentique ou l'attestation officielle) sur la base desquels l'acte est rectifié, sont enregistrés en tant qu'annexe dans la BAEC. L'OEC établit l'acte modifié. Voir point 3.9.1. c) Confusion des personnes mentionnées dans l'acte Il s'agit des cas dans lesquels un « rôle » erroné est mentionné lors de l'établissement de l'acte.Cela signifie que les données du père, par exemple, se retrouvent chez la mère et inversement, ou qu'il y a eu échange entre un conjoint et un témoin (acte de mariage). C'est le résultat de l'indication de la mauvaise option dans une liste de sélection. d) Absence de prénoms ou de parties d'un nom dans un autre acte que le propre acte de naissance La pratique montre également qu'il arrive parfois que des prénoms ou parties du nom d'une personne manquent dans un autre acte de l'état civil que l' acte de naissance propre de l'intéressé, alors qu'ils figurent bel et bien dans son acte de naissance.
\nIl est désormais possible d'ajouter les prénoms ou parties du nom de famille par le biais de l'erreur matérielle dans l'autre acte, car l'acte de naissance de l'intéressé est en tous les cas prioritaire. e) Signes diacritiques Cette hypothèse s'applique également aux signes diacritiques erronés. L'OEC peut donc ajouter ou effacer des signes diacritiques dans les actes par ce biais. Il s'agit notamment de l'absence d'accents, de certains caractères (p. ex., le « ç »), qui figuraient bel et bien sur un autre acte authentique ou une autre attestation officielle, mais qui n'ont pas été repris tels quels dans l'acte de l'état civil. Sur ce plan notamment, il existe parfois des différences entre la mention des prénoms ou des noms de famille dans les actes de l'état civil et ceux repris dans le Registre national.
\nOn ne doit pas rectifier tout signe diacritique dans un acte qui présente une disparité par rapport au Registre national. En effet, il se peut que ce soit la mention dans le Registre national qui soit incorrecte. L'OEC peut agir de façon pragmatique et n'adapter le signe diacritique que si la disparité engendre des problèmes (ex : acte destiné à l'étranger) ou si le citoyen le demande expressément. Dans ce cas, il se base sur l'acte authentique étranger.
\nIl est important de souligner la distinction entre le signe diacritique et la translittération erronée. Dans ce dernier cas, il s'agit d'une erreur dans la traduction d'un mot rédigé dans un autre alphabet (ex : arabe, cyrillique...) en un mot écrit selon l'alphabet latin. Cette erreur pourrait en effet revêtir un caractère frauduleux.
\nAinsi, une personne pourrait être inscrite dans une déclaration sous un nom donné (Sem, par exemple) et ensuite présenter un document (passeport...) en vertu duquel elle porte un autre nom (par exemple Sam). En raison du risque de fraude à l'identité, les translittérations sont rectifiées via la procédure devant le tribunal. f) Données des témoins sur l'acte de mariage Relèvent également de l'erreur matérielle, (certaines) données relatives aux témoins figurant sur l'acte de mariage que l'OEC a oublié de reprendre, ou les erreurs dans ces données.Etant donné que les témoins ont une valeur purement cérémonielle (car ils ne sont pas indispensables pour pouvoir se marier), ces données ne sont pas essentielles.
\nLe législateur a dès lors considéré que la rectification par la voie du tribunal ne se justifiait pas. Par ailleurs et dans la même optique, les témoins ne sont également plus considérés comme des personnes concernées par l'acte de mariage. Leur numéro de registre national n'y est plus repris. g) Reproduction erronée ou non-reproduction de données mentionnées dans des actes authentiques ou attestations officielles L'OEC enregistre parfois des données de manière erronée ou ne les enregistre pas dans un acte de l'état civil alors qu'elles sont effectivement mentionnées dans les actes authentiques ou attestations officielles ayant été produits lors de l'établissement de l'acte. Il peut s'agir, par exemple, de la date de force de chose jugée qui figure correctement dans le document judiciaire mais qui n'a pas été enregistrée correctement dans l'acte.
\nIl pourrait par exemple également s'agir du lieu de naissance enregistré erronément dans l'acte belge sur la base de l'acte étranger alors que celui-ci est mentionné correctement dans l'acte étranger de naissance.
\nLorsqu'il s'agit d'un acte belge établi sur la base d'un acte étranger ou d'une décision étrangère, il peut également s'agir de la base sur laquelle l'acte est établi. Si l'OEC a oublié d'indiquer l'acte étranger ou la décision étrangère comme base sur laquelle l'acte est établi (art. 41, § 1er, 5°, d. ou e. de l'ancien Code civil), il peut ajouter cette donnée par le biais de l'erreur matérielle.
\nDans ce genre de cas, il est possible de rectifier l'acte de l'état civil sans devoir passer par le tribunal. h) Erreurs dans les attestations médicales et les procès-verbaux Les cas d'erreurs matérielles précités peuvent également se produire dans les attestations médicales sur lesquelles se base l'OEC pour établir un acte (notamment les actes de naissance ou de décès). Dans ce cas également, l'OEC peut rectifier l'acte de l'état civil selon la procédure de l'erreur matérielle, sur la base de l'attestation médicale rectifiée par le médecin ou l'accoucheuse.
\nIl en va de même pour les erreurs dans les procès-verbaux établis par l'OEC, notamment en cas de non-fonctionnement de la BAEC ou en cas de naissance ou de décès à bord d'un navire ou d'un aéronef.
\nL'attestation médicale rectifiée ou le procès-verbal rectifié constituent à des fins de contrôle une annexe dans la BAEC prévue par la loi.
\nLe recours par l'OEC à la possibilité de rectifier par le biais de l'erreur matérielle ne peut conduire l'OEC à se montrer négligent dans l'établissement des actes de l'état civil. Il importe toujours de vérifier minutieusement les actes avant leur signature. Les erreurs doivent être évitées dans la mesure du possible. L'extension des cas d'erreur matérielle a pour seul objectif de permettre la rectification de l'acte dans les plus brefs délais en cas d'erreur.
\nDepuis la Loi réparatrice de 2020, toute rectification d'erreur matérielle est notifiée via la BAEC au procureur du Roi compétent. Le parquet a en effet une fonction générale de surveillance en matière d'état civil. Celui-ci peut alors, à des moments spécifiques, dresser par exemple une liste de toutes les rectifications dans le cadre de cette procédure et vérifier s'il n'y a pas eu d'abus.
\nRectification d'erreurs matérielles sur des actes établis avant le 31 mars 2019 L'article 116 de la loi relative à la modernisation de l'état civil contient une disposition transitoire pour la rectification d'erreurs matérielles d'actes établis avant le 31 mars 2019.
\nPour ces cas, il y a lieu d'entendre par erreur matérielle : - une faute d'orthographe ou une faute de frappe dans les noms, les prénoms et les adresses; - une erreur relative à la date de la naissance ou du décès si une attestation de naissance ou de décès mentionne une autre date; - une erreur relative à la date de mariage; - une erreur relative à l'OEC mentionné dans l'acte; - une erreur relative à la date à laquelle l'acte a été dressé. 3.10.1.2. Annulation d'office par l'officier de l'état civil Dans certains cas, depuis la Loi réparatrice de 2020, l'OEC peut également annuler lui-même des actes de l'état civil (art. 34/1 de l'ancien Code civil).
\nA l'instar de la possibilité de rectifier soi-même certaines erreurs (erreur matérielle), il est également possible d'annuler des actes dans leur ensemble lorsque l'erreur concerne l'établissement même de l'acte. Les actes manifestement erronés doivent pouvoir être retirés le plus rapidement possible de la BAEC. Dans la pratique, il n'est pas réalisable de demander via le tribunal une rectification ou une annulation pour toutes ces « erreurs ». L'attente d'une décision du tribunal peut entraîner de nombreux blocages comme notamment la `collecte' dans le registre national.
\nL'annulation d'office est possible dans les cas suivants : a) L'acte concerne un fait juridique ou un acte juridique qui n'a jamais eu lieu : Exemple : un OEC souhaitant établir une version provisoire d'un acte de mariage en préparation du mariage la signe par erreur avant la célébration du mariage. Il pourrait également s'agir d'un acte de changement de nom, un acte de décès, un acte de reconnaissance, etc. établis pour une personne erronée en raison d'un numéro de registre national complété incorrectement (p. ex. 1 chiffre de différence) ou d'une forte ressemblance avec le nom et le prénom d'une autre personne sans que l'OEC ne s'aperçoive de la différence. b) L'acte concerne une décision judiciaire ou administrative qui n'a jamais été prononcée : Exemple : établissement d'un acte de divorce avant qu'une décision judiciaire ne soit prononcée.c) L'acte a été établi sans satisfaire aux conditions légales requises : Exemples : l'acte de naissance a été établi sans attestation médicale, l'acte a été signé sans attendre le délai requis (par exemple, acte de modification d'enregistrement de sexe, acte de nationalité), un acte modifié a été établi sur la base d'une décision judiciaire qui n'était pas passée en force de chose jugée.d) L'OEC n'était pas compétent pour établir l'acte : Exemple : l'acte de décès a été établi par l'OEC du domicile de l'intéressé au lieu de l'OEC du lieu du décès.
\nEn ce qui concerne les cas a) et b) : en principe, ce type de cas ne se présente pratiquement jamais. Ces cas se sont surtout présentés au cours de la période de lancement de la BAEC, en raison de la grande réforme de l'état civil et du fait que les officiers et agents de l'état civil n'étaient pas familiarisés avec le système informatique de la BAEC. Il s'agissait de `validations trop rapides' ou d'un chiffre mal encodé (p. ex. le numéro de registre national) dans la BAEC sans que l'on s'en aperçoive.
\nSi cela se produit quand même, l'OEC doit pouvoir rectifier son erreur et annuler l'acte dans les plus brefs délais afin d'éviter les problèmes pour l'intéressé et de pouvoir établir l'acte correct. Une rectification judiciaire prendra beaucoup de temps et empêchera l'établissement de l'acte correct, ce qui est préjudiciable pour le citoyen. Comme pour la rectification via l'erreur matérielle, il est également prévu ici que les procès-verbaux établis dans ces circonstances peuvent être annulés d'office. L'annulation d'office peut être mentionnée directement sur le procès-verbal papier, pourvue d'une signature de l'OEC. En cas d'annulation d'office, l'OEC qui a dressé l'acte établit immédiatement l'acte d'annulation et l'associe ensuite à l'acte de l'état civil auquel l'annulation se rapporte. Le cas échéant, l'OEC établit également l'acte ou les actes de l'état civil modifiés. Il est en effet possible qu'à la suite de l'annulation d'un acte, d'autres actes de l'état civil changent.
\nDans le cas, par exemple, d'une annulation d'un acte de reconnaissance, l'OEC établit l'acte d'annulation, associe cet acte à l'acte de reconnaissance et établit en outre également un acte de naissance modifié.
\nLes actes annulés restent toujours visibles dans la BAEC. La possibilité d'annulation d'office d'un acte est toutefois limitée de deux manières : - dans le temps, à savoir à un mois après l'établissement de l'acte (et donc pas des années après la date d'établissement) et uniquement pour autant qu'elle ne compromette pas le statut juridique des personnes concernées par l'acte. Lorsque l'acte a été établi à tort, mais que les faits et actes juridiques qu'il établit sont en soi corrects et sont déjà l'objet de constitution de droits, il ne peut plus être annulé d'office et, le cas échéant, le tribunal de la famille doit se prononcer sur la rectification ou l'annulation de l'acte; - seul l'OEC a cette compétence, comme pour les actes de mariage (article 9 de l'ancien Code civil) (voir 3.2.2). Un agent de l'état civil n'est donc pas habilité à le faire.
\nComme pour la rectification d'une erreur matérielle, depuis la Loi réparatrice de 2020, toute annulation d'office est notifiée via la BAEC au procureur du Roi compétent.
\nCela permet au parquet d'exercer un contrôle centralisé. Sur la base de ces notifications, le parquet peut vérifier s'il est recouru à cette possibilité de manière excessive ou abusive dans certaines communes. Si le parquet remarque des anomalies, il peut toujours exercer son droit de contrôle général de l'état civil et prendre des mesures à cet égard (art. 40 de l'ancien Code civil).
\nLa possibilité d'annulation d'office d'un acte ne peut être source de négligence dans l'établissement des actes. L'application de l'annulation d'office doit rester limitée à des cas exceptionnels. Les irrégularités en la matière peuvent ainsi être sanctionnées.
\nL'OEC demeure responsable de l'établissement ou des modifications (corrects) des actes de l'état civil (voir art. 36 de l'ancien Code civil).
\nIl est en outre prévu que le comité de gestion de la BAEC dresse annuellement une liste du nombre d'actes annulés d'office. Il transmet cette liste au ministre de la Justice, qui la dépose à la Chambre des représentants.
\nLa Chambre des représentants peut ainsi participer au suivi des annulations d'office d'actes de l'état civil par les OEC et des éventuelles objections formulées par le ministère public.
\nConséquemment à la possibilité d'annulation d'office des actes de l'état civil, la responsabilité de l'OEC est logiquement étendue aux actes de l'état civil annulés d'office (voir 3.10.1.). 3.10.2. Rectification et annulation par le tribunal de la famille La procédure de rectification devant le tribunal de la famille subsiste (jugement rectificatif).
\nQuand? Cette procédure est possible dans tous les cas où une personne souhaite faire rectifier ou annuler un acte de l'état civil, même si cet acte peut être rectifié sur la base d'une erreur matérielle ou annuler d'office par l'OEC. La procédure de rectification devant le tribunal de la famille est également applicable dans le cas où une personne souhaite faire remplacer un acte manquant conformément à l'article 27 de l'ancien Code civil.
\nCette procédure de rectification s'applique également en cas de retour ou de preuve de l'existence d'une personne déclarée absente ou d'une personne dont le décès a été judiciairement déclaré.
\nOutre la demande de rectification des erreurs matérielles, il peut donc, par exemple, s'agir d'erreurs qui entraînent une modification de la filiation, d'erreurs consécutives à une application erronée du droit étranger, à des disparités dans la translittération ou à des rectifications de différents éléments du même acte, etc.
\nLe fait qu'une personne présente, après l'établissement de l'acte, d'autres documents différents de ceux présentés au moment de l'établissement de l'acte et qui font état d'une toute autre identité et d'un tout autre état civil pourrait indiquer une fraude à l'identité.
\nUne modification de la filiation constitue également une modification fondamentale de l'état civil d'une personne.
\nIl en va de même pour les translittérations, qui doivent être distinguées des signes diacritiques erronés (cf. point 3.10.1.).
\nEn définitive, il appartient au juge d'apprécier la rectification des fautes dans les actes (autres que les erreurs matérielles, qui peuvent être rectifiées par l'OEC lui-même comme décrit ci-dessus).
\nQui peut demander la rectification? 1) Toute personne voulant faire rectifier ou annuler un acte ou faire suppléer un acte manquant 2) L'OEC du lieu d'établissement de l'acte qui souhaite faire rectifier ou annuler un acte, 3) Le procureur du Roi qui constate l'erreur poursuit la rectification ou l'annulation d'un acte ou le remplacement d'un acte manquant. L'OEC qui a établi un acte et constate par la suite qu'il a fait une faute lors de son établissement (ex. une mauvaise application du droit international privé) peut donc demander lui-même au tribunal de rectifier ou d'annuler cet acte. La possibilité de demander l'annulation pour la personne concernée et pour l'OEC a été clarifiée par la Loi réparatrice de 2023.
\nLe procureur du Roi doit introduire une demande en rectification ou en annulation de l'acte lorsqu'il constate une faute dans un acte de l'état civil, ou poursuivre le remplacement de l'acte manquant. Il a, selon l'article 40 de l'ancien Code civil, notamment une fonction de surveillance en ce qui concerne l'application des dispositions de l'état civil. Il est essentiel et de l'intérêt général que les actes de l'état civil, qui concernent l'état des personnes, soient rectifiés ou annulés s'ils contiennent des fautes, comme le prévoit l'article 6 de l'ancien Code civil.
\nComment? Le citoyen ou l'OEC intente la procédure par requête. L'OEC ou son agent habilité (voir 3.2.2.) peut signer lui-même la requête et comparaître lui-même devant le tribunal. Il ne doit donc pas s'adresser à un avocat pour ce faire.
\nQuel tribunal? Le tribunal de la famille du lieu où l'acte a été dressé (compétent sur la base de l'article 627, 7°, du Code judiciaire).
\nMéthode de travail? Les données des décisions judiciaires coulées en force de chose jugée qui modifient des actes de l'état civil seront transmises directement via la BAEC (et donc plus par courrier ordinaire).
\nLe greffier transfère immédiatement via la BAEC à l'OEC compétent les données de la décision judiciaire dont celui-ci a besoin pour modifier l'acte (les actes) de l'état civil à la suite de la rectification, de l'annulation ou pour établir l'acte supplétif.
\nConcrètement, le greffier transmettra donc, via la BAEC, le jugement dans les plus brefs délais à l'OEC compétent, qui en reçoit une notification.
\nSur la base de la décision, l'OEC établit immédiatement l'acte ou les actes modifiés de l'état civil, l'acte d'annulation ou l'acte supplétif (s'il s'agit d'un cas visé à l'article 26 de l'ancien Code civil). La décision judiciaire est jointe en annexe à l'acte modifié ou l'acte supplétif dans la BAEC. Comme expliqué plus haut, l'OEC garantit, par la signature de l'acte, les associations correctes dans la BAEC (voir point 3.4.7.).
\nCes données ne sont transférées que s'il a été décidé de rectifier l'acte. En cas de décision négative, l'OEC ne recevra aucune notification.
\nOEC compétent? L'OEC généralement compétent tel que défini à l'article 13 de l'ancien Code civil est compétent après une rectification par le tribunal.
\nSchématiquement 1. Rectification Erreur matérielle : OEC N'importe quelle erreur: tribunal de la famille 2.Annulation Annulation d'office : OEC dans les conditions visées au point 3.9.1.1.
\nAnnulation judiciaire : tribunal de la famille 3. Remplacement d'un acte manquant : tribunal de la famille 3.11. Responsabilité et contrôle de l'officier de l'état civil 3.11.1. Responsabilité de l'officier de l'état civil (art. 36, 38 et 39 de l'ancien Code civil et art. 110 et 111 de la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil) L'OEC est responsable : - des actes de l'état civil qu'il a établis, rectifiés, modifiés ou annulés lui-même (art. 36 de l'ancien Code civil) ; - des actes perdus en raison de leur mauvaise conservation dans la BAEC (p. ex. acte mal enregistré) (relève de l'art. 36 de l'ancien Code civil) ; - de la conservation des actes de l'état civil sous format papier qui ont été établis avant le 31 mars 2019 (ou des procès-verbaux établis sur papier), enregistrés ou non sous forme dématérialisée dans la BAEC, jusqu'au moment de leur transfert aux Archives générales du Royaume (art. 110, § 1er, alinéa 1er, et § 2, de la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil) ; - de la disparition de documents du dépôt des registres de l'état civil (art. 110, § 1er, alinéa 2, de la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, comme cela était prévu antérieurement par l'article 132 de la nouvelle loi communale).
\nCela a son importance notamment dans le cas où une commune autoriserait des personnes qui en font la demande à effectuer elles-mêmes des recherches généalogiques ou historiques dans le dépôt.
\nLa disparition de documents relève de la responsabilité de l'OEC Cela ne signifie pas que les registres de l'état civil sous format papier ne peuvent pas être déplacés au sein de la commune. Cela peut en effet s'avérer utile ou nécessaire dans le cadre des fusions de communes (art. 110, § 1er, alinéa 3, de la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil).
\nLe déplacement nécessite : o une décision du collège des bourgmestre et échevins ; et o l'autorisation du procureur du Roi. - de l'exactitude de l'acte dématérialisé et des métadonnées correspondantes reprises dans la BAEC lors de la migration d'un acte papier vers la BAEC au moment de l'enregistrement de l'acte dans la BAEC (art. 111 de la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil).
\nSelon l'article 38 de l'ancien Code civil, l'OEC est civilement responsable du non-respect des prescriptions imposées dans le cadre de sa fonction. La responsabilité de l'OEC s'applique uniquement dans le chef de sa fonction et s'étend donc uniquement jusqu'à la gestion des actes de l'état civil, et non jusqu'à la gestion de la BAEC. A cet égard, une éventuelle responsabilité est constatée par le juge en fonction des missions attribuées par la loi au Comité de gestion (responsable pour la gestion de la BAEC) et à l'OEC. - du non-respect des prescriptions imposées dans le cadre de sa fonction (art. 38 de l'ancien Code civil);
\nL'OEC est civilement responsable du non-respect des prescriptions imposées dans le cadre de sa fonction, sauf si quelqu'un l'a empêché de respecter ces prescriptions (dans ce dernier cas, l'OEC peut exercer un recours contre ce dernier). - de toute altération illicite et de tout faux dans les actes de l'état civil (art. 39 de l'ancien Code civil) ;
\nToute altération illicite et tout faux dans les actes de l'état civil donnent lieu : ? à des dommages-intérêts aux parties ; ? aux peines prévues dans le Code pénal. 3.11.2. Contrôle par le procureur du Roi (art. 37 et 40 de l'ancien Code civil) La Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil adapte le rôle du procureur du Roi en matière d'état civil en raison de l'instauration d'une banque de données centrale et des besoins dans la pratique. Le principe du contrôle général de l'état civil par le procureur du Roi permet de donner une base légale explicite à la fonction d'avis du procureur du Roi. De plus, il est également permis au Collège des procureurs généraux d'arrêter des directives. Le rôle du procureur du Roi est également clarifié en matière de rectification et d'annulation des actes d'état civil. 3.11.2.1. Contrôle général de l'état civil Le procureur du Roi doit veiller au respect des dispositions en matière d'état civil, notamment par le biais de contrôles ciblés via la BAEC. De tels contrôles ciblés n'étaient pas possibles avec les registres communaux sur papier.
\nL'article 40 de l'ancien Code civil confère clairement au procureur du Roi la compétence générale d'agir en matière d'état civil.
\nL'OEC est tenu d'informer sans délai le procureur du Roi de toute erreur ou irrégularité qu'il constate.
\nLe procureur du Roi recherche et poursuit les infractions commises par -l' OEC dans l'exercice de sa fonction.
\nQuel procureur du Roi? Le procureur du Roi compétent est celui du tribunal de première instance de l'arrondissement judiciaire auquel appartient la commune de l'OEC qui a établi l'acte (art. 40, § 1, alinéa 1er, de l'ancien Code civil). 3.11.2.2. Fonction d'avis du parquet (art. 37 de l'ancien Code civil) Depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, l'OEC peut demander l'avis du procureur du Roi en cas de doute sérieux quant à l'établissement d'un acte. Le procureur du Roi donne un avis à l'OEC dans des cas individuels.
\nLe rôle du procureur du Roi avant l'établissement d'un acte est en effet très important.
\nEn outre, l'établissement correct des actes par l'OEC évite que le procureur du Roi ait à intervenir ultérieurement. Une éventuelle rectification des actes de l'état civil via le tribunal doit être évitée dans la mesure du possible eu égard à l'importance de l'état de la personne, au principe de l'immutabilité de l'état de la personne et aux conséquences pour le citoyen.
\nIl s'agit, pour l'OEC, d'une possibilité de demander un avis en cas de doute sérieux et non d'une obligation. « L'établissement » de l'acte visé à l'article 37 de l'ancien Code civil doit être interprété largement en ce sens que l'avis ne peut pas seulement être demandé dans le cadre de son établissement, mais également dans le cadre des modifications, de l'annulation,... des actes de l'état civil après l'établissement des actes. 3.11.2.3. Rectification des actes de l'état civil Depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, l'intervention du procureur du Roi dans la procédure de rectification d'erreurs matérielles commises par l'OEC a été supprimée. L'OEC peut les rectifier sans demander l'avis du procureur du Roi. Le procureur du Roi joue un rôle en cas de rectification ou d'annulation d'actes de l'état civil par le tribunal de la famille.
\nEu égard à sa fonction de surveillance visée à l'article 35, § 1er, alinéa 3, de l'ancien Code civil, le procureur du Roi doit demander la rectification ou l'annulation de l'acte lorsqu'il constate une erreur dans l'acte. Il poursuit également le remplacement de l'acte manquant visé à l'article 26 de l'ancien Code civil.
\nEn outre, il y a toujours une communication obligatoire au ministère public (art. 764, alinéa 1er, 3°, du Code judiciaire), l'avis écrit du ministère public sera toujours communiqué à la partie (art. 766, § 1er, alinéa 3, du Code judiciaire) et la partie pourra toujours y répliquer par écrit (art. 767, § 1er, alinéa 3, du Code judiciaire). 3.11.2.4 Directives du Collège des procureurs généraux (uniformité) Le collège des procureurs généraux peut arrêter, à l'intention des procureurs du Roi, des directives précisant les modalités du contrôle.
\nCe sont des directives contraignantes pour tous les membres du ministère public. Les procureurs généraux près les cours d'appel veillent à l'exécution de ces directives au sein de leur ressort.
\nCes directives peuvent également porter sur l'utilisation de la BAEC en matière de contrôle. 4. Les différents actes de l'état civil 4.1 Données standard des actes de l'état civil L'article 41 de l'ancien Code civil précise les données qui doivent figurer dans tout acte de l'état civil.
\nSont concernés : 1° les données officielles de l'acte : le nom, les prénoms et la signature de l'OEC ou de son agent habilité ;2° la date d'établissement de l'acte ;3° le lieu de l'établissement de l'acte : tant la commune que, le cas échéant, le district ;4° le numéro de l'acte (cf.point 3.4.10.); 5° la mention de la base sur laquelle l'acte est établi (pour autant que d'application). L'OEC doit toujours mentionner la base ou l'origine de cet acte lors de l'établissement de l'acte.
\nIl peut s'agir : a) d'une décision judiciaire : Dans ce cas, les informations suivantes sont reprises : 1.l'instance judiciaire ; 2. la date du prononcé ;3. la date à laquelle la décision est coulée en force de chose jugée ;4. le numéro d'identification de la décision judiciaire (numéro de rôle). L'image de la décision judiciaire est jointe à l'acte dans la BAEC. En l'occurrence, il peut, par exemple, s'agir d'un acte supplétif à l'acte de naissance, lequel indique que l'acte de naissance a été établi sur la base d'un jugement supplétif.
\nIl pourrait également s'agir d'un acte établi sur la base de l'article 463 du Code d'instruction criminelle.
\nUn autre exemple est l'établissement d'un acte de décès sur la base de la décision judiciaire déclarative de décès. b) un procès-verbal (visé aux articles 14, alinéa 4, 47, 55, § 2, ou 57 de l'ancien Code civil). Il s'agit ici des procès-verbaux sur la base desquels un acte de l'état civil est établi (ultérieurement) : - les procès-verbaux établis dans des circonstances exceptionnelles (défaillance du système BAEC) ; - le procès-verbal relatif à un enfant abandonné ; - le procès-verbal relatif au décès d'un inconnu ; - le procès-verbal relatif à une naissance ou un décès à bord d'un navire ou dans un aéronef. c) un arrêté royal d'autorisation de changement de nom (visée à l'article 370/4, § 1er, ou 370/8, alinéa 1er, de l'ancien Code civil) : - la date de l'arrêté royal ; - la date de publication au Moniteur belge (pour autant que d'application), ou de la date de l'arrêt d'annulation visé à l'article 370/8, alinéa 1er, de l'ancien Code civil.
\nOn suit la même logique qu'en ce qui concerne les décisions judiciaires. Un acte de changement de nom (p. ex., dans le cas d'un réfugié reconnu) est établi sur la base de l'arrêté royal d'autorisation de changement de nom.
\nDans des cas très exceptionnels, les arrêtés royaux sont dispensés de publication (de là : pour autant que d'application) (art. 370/6, alinéa 3, de l'ancien Code civil). d) un acte étranger : - l'autorité qui a établi l'acte ; - la date d'établissement de l'acte.
\nC'est, par exemple, le cas de l'acte de mariage étranger reconnu en Belgique. L'OEC établit un acte de mariage belge. L'OEC y mentionne la base dudit acte : l'acte étranger, l'autorité qui a établi l'acte (y compris le lieu de cette autorité) et la date d'établissement. e) la décision étrangère judiciaire ou administrative ; - l'autorité étrangère qui a pris la décision ; - la date de la décision ; - la date à laquelle la décision sort ses effets.
\nIl peut, par exemple, s'agir ici d'une décision étrangère de divorce, reconnue en Belgique. Un acte de divorce est établi sur la base de cette décision étrangère de divorce. Cet acte mentionne qu'il est établi sur la base d'une décision judiciaire ou administrative étrangère. Il mentionne également l'autorité étrangère (y compris le lieu de cette autorité), la date de la décision et la date à laquelle celle-ci sort ses effets.
\nL'acte ou la décision tenant lieu de base à l'établissement de l'acte est joint(e) en annexe dans la BAEC, sauf si cet acte ou cette décision est disponible dans une autre source authentique (comme prévu à l'article 15 de l'ancien Code civil).
\nIdentification des personnes dans l'acte Les personnes auxquelles l'acte se rapporte, sont identifiées à l'aide du numéro de registre national..
\nEn effet, la loi du 25 novembre 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom.
\n25/11/2018 pub.
\n13/12/2018 numac 2018032324 source service public federal interieur Loi portant des dispositions diverses concernant le Registre national et les registres de population fermer portant des dispositions diverses concernant le Registre national et les registres de population permet également de mentionner dans le Registre national, les personnes physiques mentionnées dans un acte d'état civil, mais qui ne font pas l'objet d'une inscription ou d'une mention dans le Registre national des personnes physiques à un autre titre.
\nLes personnes mentionnées en tant que telles dans le Registre national se voient elles aussi attribuer un numéro de registre national.
\nIl importe de souligner que le numéro de registre national ne fait pas partie de l'acte à proprement parler (art. 41, § 2, alinéa 2, de l'ancien Code civil). Il s'agit uniquement d'informations sous-jacentes permettant d'identifier les personnes et de relier entre elles les données de la BAEC et celles du Registre national.
\nL'adaptation de ce numéro d'identification ne doit pas être effectuée par le biais des procédures en rectification prévues pour la rectification d'actes de l'état civil (cf. point 3.9.). Le numéro d'identification est en effet une donnée dynamique susceptible d'être modifiée conformément aux dispositions de la législation relative au Registre national.
\nIl est important de souligner que les témoins visés à l'article 54, 4°, de l'ancien Code civil (témoins de mariage) ne sont pas des personnes auxquelles l'acte se rapporte. Par conséquent, ils ne doivent pas être identifiés au moyen d'un numéro de registre national.
\nL'indication de leur nom et prénom suffit.
\nOutre les données précitées, les actes de l'état civil mentionnent les données qui sont propres aux actes.
\nL'article 16 de l'ancien Code civil dispose en outre à ce sujet que l'OEC ne peut mentionner dans les actes d'autres données que celles prévues par la loi. 4.2 Les différents types d'actes de l'état civil L'ancien Code civil prévoit une section distincte pour chaque type d'acte de l'état civil.
\nChaque section mentionne d'abord (si possible) la façon dont l'acte est établi et ensuite les données que cet acte doit mentionner. 4.2.1 Actes de naissance 4.2.1.1 Acte de naissance Notification de la naissance (article 42 de l'ancien Code civil) Par qui? La notification est faite par : - dans le cas d'une naissance à l'hôpital : le responsable de l'établissement ou son délégué ; - dans le cas d'une naissance en dehors de l'hôpital : le médecin, l'accoucheuse ou les autres personnes qui ont assisté à l'accouchement ou chez qui l'accouchement a eu lieu.
\nComment? La notification s'effectue au moyen d'une attestation médicale.
\nNotification électronique? La notification électronique est déjà appliquée dans différentes communes, principalement en Flandre, via l'application eBirth. Elle n'est pas obligatoire. Les possibilités existantes de notification électronique des naissances ne font pas l'objet de restrictions. Les notifications par voie papier ou par fax peuvent toujours être utilisées.
\nModèle de notification? Aucun modèle propre à la notification d'une naissance ou d'un décès n'a été créé, car cela engendrerait des obligations administratives supplémentaires et inutiles pour ce groupe-cible.
\nDéclaration (article 43 de l'ancien Code civil) Par qui? Le père ou la coparente, et la mère, ou l'un d'eux.
\nOù? L'OEC du lieu de naissance (lieu du fait).
\nLa commune peut toutefois choisir la manière dont la déclaration de naissance doit être faite dans la pratique. Une de ces possibilités consisterait à procéder à la déclaration de naissance à la maternité, après décision du collège des bourgmestre et échevins.
\nDélai? Dans les quinze jours suivant la naissance. Lorsque le dernier jour de ce délai est un samedi, un dimanche, ou un jour férié légal, le délai est prolongé jusqu'au premier jour ouvrable qui suit.
\nPas de déclaration de naissance (dans les délais) par les parents? Lorsqu'aucune déclaration n'a été faite, l'OEC établit l'acte de naissance définitif purement et simplement sur la base de la notification. Le responsable de l'hôpital ne doit plus faire de déclaration, étant donné que cette dernière n'ajoute rien à ce qui était déjà précisé dans la notification.
\nLe but est de fournir un maximum d'informations via la notification, y compris sur les données incertaines telles que le nom de famille et le prénom.
\nPas de déclaration de naissance et données insuffisantes dans la notification? Si les parents ne font pas de déclaration de naissance et si la notification ne contient pas de données sur le prénom ou le nom de famille, l'OEC agira comme suit.
\nAinsi, en l'absence de prénom, l'OEC tentera dans un premier temps de contacter quelqu'un qui connaît le prénom de l'enfant concerné. S'il n'y parvient pas, l'OEC peut déterminer lui-même le prénom de l'enfant ou établir l'acte sans mentionner de prénom. L'acte pourra alors être adapté ultérieurement via une procédure en rectification par le tribunal. La responsabilité incombe ici aux parents, qui se sont abstenus de faire une déclaration de naissance.
\nSi le nom de famille de l'enfant est manquant dans la notification, l'OEC applique les règles générales de détermination du nom de famille, selon le droit applicable de l'enfant. Si le droit belge relatif au nom est appliqué, il est renvoyé à la circulaire du 22 décembre 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom.
\n15/05/1987 pub.
\n06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer9 relative à la loi du 5 mai 2014 portant établissement de la filiation de la coparente et la loi du 18 décembre 2014 modifiant le Code civil, le Code de droit international privé, le Code consulaire, la loi du 5 mai 2014 portant établissement de la filiation de la coparente et la loi du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom.
\n08/05/2014 pub.
\n26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom.
\n08/05/2014 pub.
\n19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté (M.B., du 29 décembre 2014). Pour le surplus, il convient de se référer également à la circulaire relative à la loi du 25 décembre 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom.
\n25/12/2016 pub.
\n30/12/2016 numac 2016009653 source service public federal justice Loi modifiant les articles 335 et 335ter du Code civil relatifs au mode de transmission du nom à l'enfant type loi prom.
\n25/12/2016 pub.
\n05/05/2017 numac 2017040278 source service public federal interieur Loi modifiant les articles 335 et 335ter du Code civil relatifs au mode de transmission du nom à l'enfant. - Traduction allemande fermer modifiant les articles 335 et 335ter de l'ancien Code civil relatifs au mode de transmission du nom à l'enfant (M.B. 30 décembre 2016).
\nEtablissement d'un acte de naissance définitif.
\nAprès la déclaration de naissance ou si la naissance n'a pas été déclarée dans les 15 jours, l'OEC établit immédiatement l'acte de naissance définitif.
\nDéclaration de naissance électronique? L'arrêté royal du 21 décembre 2022 visant à déterminer les conditions liées aux déclarations électroniques en matière d'état civil, permet aux communes de développer une solution informatique sécurisée afin de permettre les déclarations électroniques de naissance.
\nL'arrêté royal détermine les conditions selon lesquelles les déclarations de naissance peuvent être faites de manière électronique.
\nIl appartient à chaque commune de déterminer si elle souhaite développer la plateforme informatique conformément aux prescrits de l'arrêté royal et permettre à ses citoyens de faire des déclarations électroniques.
\nCet arrêté royal concerne également les déclarations électroniques de mariage et de reconnaissance.
\nSexe ambigu? Si le sexe de l'enfant est ambigu, les parents ou l'un d'eux peuvent déclarer le sexe de l'enfant dans un délai de trois mois, moyennant une attestation médicale (art. 48 de l'ancien Code civil).
\nUn acte modifié est établi sur la base de la déclaration du sexe (avec attestation médicale) (art. 31, § 2, de l'ancien Code civil). C'est l'OEC du lieu de naissance de l'enfant qui est compétent pour établir cet acte modifié (art. 48, al. 2, de l'ancien Code civil).
\nDonnées de l'acte de naissance (article 44 de l'ancien Code civil) L'article 44 de l'ancien Code civil détermine les données reprises dans l'acte de naissance. Il ne mentionne que les données essentielles. L'acte de naissance contient : - les données relatives à la naissance de l'enfant : la date de naissance, le lieu de la naissance, l'heure de la naissance, le sexe, le nom et les prénoms de l'enfant ; - les données de la mère et du père ou de la coparente (pour autant que la filiation paternelle ou comaternelle soit établie) : nom, prénoms, date de naissance et lieu de naissance ; - pour autant que d'application, les données relatives à la reconnaissance prénatale ou à la reconnaissance, par le père ou la coparente, dans l'acte de naissance proprement dit, avec mention des autorisations requises, à savoir des personnes visées à l'article 329bis de l'ancien Code civil, du représentant légal de l'enfant et/ou les données de l'autorisation obtenues par le biais d'une décision judiciaire ; - pour autant que d'application, la base sur laquelle l'acte est établi (voir article 41, § 1er, 5°, de l'ancien Code civil).
\nEn cas de notification incomplète ou lors de la naissance d'un enfant abandonné, les données relatives à la naissance de l'enfant ne peuvent bien entendu être complétées que pour autant qu'elles soient disponibles.
\nLa mention de la base sur laquelle l'acte est établi sera par exemple nécessaire : - lors de l'établissement d'un acte supplétif à l'acte de naissance sur la base d'un jugement supplétif, l'acte devant alors contenir les données de la décision judiciaire, - en cas de naissance à bord d'un navire/aéronef, les données du procès-verbal sur la base duquel l'acte a été établi figurant dans l'acte de naissance.
\nSi une déclaration conjointe est faite comme prévu à l'article 316bis de l'ancien Code civil en vue d'activer la présomption de paternité ou de comaternité, elle est enregistrée en tant qu'annexe dans la BAEC. L'ordonnance du juge de paix en vertu de laquelle une personne déclarée incapable a été autorisée à reconnaître un enfant ou à consentir à une reconnaissance est, en cas de reconnaissance dans l'acte de naissance, enregistrée en tant qu'annexe à l'acte de naissance dans la BAEC (art. 328, § 2, et 329bis, § 1er/1 et § 2, de l'ancien Code civil).
\nChoix de nom L'acte doit préciser clairement si le nom choisi par les parents est un double nom (sécable), ou d'un nom composé (insécable). Lorsqu'il s'agit d'un double nom, l'acte doit mentionner clairement les deux parties du nom. Les parents doivent toujours faire un choix de nom. En cas de désaccord ou de refus concernant le choix, l'enfant se verra attribuer le double nom de famille dans l'ordre alphabétique. Il ne sert donc à rien de mentionner explicitement le `choix du nom'.
\nLa mention des données des déclarants a peu d'utilité. Il s'agit en principe des parents. Vu la complexité de la matière (choix de la loi applicable, etc.), les communes peuvent décider de faire inscrire le nom dans un document papier signé par les déclarants, afin d'éviter toute contestation ultérieure. 4.2.1.2. Acte de naissance d'un enfant trouvé La procédure relative à la déclaration d'un enfant trouvé est définie à l'article 45 de l'ancien Code civil.
\nNotification de la naissance Par qui? Toute personne qui a trouvé un enfant nouveau-né. Dans la pratique, la notification sera souvent effectuée par les services de secours.
\nOù? Devant l'OEC du lieu où l'enfant a été trouvé.
\nComment ? La personne communique à l'OEC toutes les informations sur le moment et le lieu où il a trouvé l'enfant.
\nTâche de l'OEC? L'OEC dresse un procès-verbal, qui mentionne également l'âge apparent de l'enfant et son sexe, sur la base d'une attestation médicale, le nom et les prénoms qui lui sont donnés et l'autorité publique à laquelle il est confié.
\nL'OEC établit un acte de naissance et joint le procès-verbal en tant qu'annexe (contenant les données disponibles à ce moment-là, voir supra). Ce n'est plus le procès-verbal qui est enregistré dans les registres.
\nLe but de la nouvelle procédure est de donner un acte de naissance ordinaire aux enfants abandonnés. De cette manière, ils ne sont pas confrontés à leur situation d'enfant abandonné chaque fois qu'ils demandent une copie de leur acte de naissance.
\nDonnées de l'acte de naissance d'un enfant trouvé L'acte de naissance d'un enfant trouvé ne peut pas mentionner toutes les données contenues dans un acte de naissance ordinaire, étant donné que la mère ou les parents sont inconnus.
\nL'acte de naissance d'un enfant trouvé mentionne: - la date de naissance (présumée), - le lieu de naissance, - l'heure de naissance (présumée), - le sexe, - le nom et les prénoms de l'enfant.
\nL'acte de naissance ne mentionne ces données que pour autant qu'elles soient disponibles au moment de son établissement.
\nL'attestation médicale ne mentionne pas la date à laquelle l'enfant a été trouvé, mais bien la date et l'heure de naissance présumées. L'OEC peut retrouver les informations relatives à la date de naissance dans l'attestation médicale.
\nDonnées incomplètes lors de l'établissement de l'acte? L'acte de naissance peut être complété ultérieurement, par le biais d'un jugement rectificatif. Aussi, l'extrait de l'acte de naissance est, (après avoir été complété), désormais le même pour tous les enfants. Dans l'extrait, il n'est pas visible qu'il s'agit d'un enfant trouvé. 4.2.1.3. Acte de naissance en cas de naissance à bord d'un navire ou d'un aéronef La Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil a uniformisé et simplifié, dans l'article 47 de l'ancien Code civil, la procédure en cas de naissance à bord d'un navire (anciens art. 59 et 60 de l'ancien Code civil) et pendant un vol (anciens art. 7 et 7ter de la loi du 27 juin 1937Documents pertinents retrouvés type loi prom.
\n15/05/1987 pub.
\n06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer0 portant révision de la loi du 16 novembre 1919 relative à la réglementation de la navigation aérienne, M.B., 26 juillet 1937).
\nProcédure En cas de naissance à bord d'un navire ou d'un aéronef en vol, le commandant établit un procès-verbal qui mentionne les mêmes données que l'acte de naissance.
\nTâche de l'OEC? - Premier accostage ou atterrissage en Belgique Dès qu'il accoste ou atterrit, le commandant remet le procès-verbal le plus rapidement possible à l'OEC le plus proche qui établit immédiatement un acte de naissance sur la base du procès-verbal.
\nLe procès-verbal est joint en annexe de l'acte de naissance.
\nL'OEC qui a établi l'acte conserve le procès-verbal établi sur papier jusqu'au moment du transfert du procès-verbal aux Archives générales du Royaume.
\nL'acte de naissance mentionne également le procès-verbal comme base sur laquelle l'acte est établi (art. 41, § 1er, 5°, de l'ancien Code civil). - Premier accostage ou atterrissage à l'étranger Le commandant transmet le plus rapidement possible le procès-verbal au poste consulaire de carrière de la circonscription consulaire dans laquelle se trouve le port ou le lieu d'atterrissage. Le poste consulaire agit ensuite conformément aux dispositions du Code consulaire. 4.2.2. Les actes de reconnaissance 4.2.2.1. Acte de reconnaissance prénatale Données de l'acte de reconnaissance prénatale (art. 50 de l'ancien Code civil) L'acte de reconnaissance prénatale mentionne : 1° les données de la mère : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance ;2° les données de l'auteur de la reconnaissance : le nom, les prénoms, la date de naissance, le lieu de naissance et la qualité, c'est-à-dire le père ou la coparente ;3° les données du consentement de la mère à la reconnaissance : la date, le lieu et l'autorité devant laquelle le consentement a été donné, ou l'autorité judiciaire, la date et le numéro d'identification de la décision judiciaire passée en force de chose jugée dans laquelle le consentement a été constaté, et l'enregistrement de la décision judiciaire en annexe dans la BAEC. 4.2.2.2 Acte de reconnaissance Données de l'acte (art. 51 de l'ancien Code civil) L'acte de reconnaissance mentionne : 1° les données de l'enfant : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de l'enfant ;2° les données de la personne à l'égard de qui la filiation est établie : le nom, les prénoms, la date de naissance, le lieu de naissance et, le cas échéant, la date de décès et le lieu de décès ;3° les données de l'auteur de la reconnaissance : le nom, les prénoms, la date de naissance, le lieu de naissance et la qualité de l'auteur de la reconnaissance ;4° le cas échéant, les données des personnes qui ont consenti à la reconnaissance ou dont le consentement de substitution ou l'autorisation de reconnaissance a été constaté par un tribunal, en mentionnant la date, le lieu et l'autorité devant laquelle le consentement a été donné, ou l'autorité judiciaire, la date et le numéro d'identification de la décision judiciaire passée en force de chose jugée par laquelle le consentement de substitution ou l'autorisation de reconnaissance ont été constatés.
\nSi la mère refuse de donner son consentement, aucun consentement n'est constaté, mais une autorisation de reconnaissance peut être accordée.
\nEn cas de conciliation, le tribunal établit toutefois une autorisation supplétive de reconnaissance.
\nLa décision judiciaire est jointe en annexe dans la BAEC (tant qu'elle n'est pas disponible dans une autre source authentique, conformément à l'article 15 de l'ancien Code civil) ; 5° le nouveau nom éventuel et la déclaration de choix de nom par le père ou la coparente et la mère sur la base des articles 335, § 3, 335ter, § 2, et 335quater de l'ancien Code civil ou de l'article 12 de la loi du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom.
\n08/05/2014 pub.
\n26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom.
\n08/05/2014 pub.
\n19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté (M.B., 26 mai 2014) ; 6° le cas échéant, le nouveau prénom de l'enfant.Ceci n'est possible qu'en application du droit étranger.
\nIl n'y a pas de changement de prénom directement possible lors de la reconnaissance sur base du droit belge. Toutefois, une demande en changement de prénom peut être introduite auprès de l'OEC compétent; 7° le cas échéant, le fait que les personnes visées à l'article 329bis, § 3, de l'ancien Code civil n'ont pas consenti à la reconnaissance. L'ordonnance du juge de paix selon laquelle une personne déclarée incapable est autorisée à reconnaître un enfant ou à consentir à une reconnaissance est jointe en annexe à l'acte de reconnaissance dans la BAEC (art. 328, § 2, et 329bis, §§ 1er/1 et 2, de l'ancien Code civil).
\nAssocier l'acte.
\nL'acte de reconnaissance doit toujours être associé à l'acte de naissance. Si le prénom et/ou le nom a/ont été modifié(s), celui-ci/ceux-ci doi(ven)t également être associé(s) à tous les autres actes de l'enfant et de ses descendants éventuels dans la BAEC, de sorte que les modifications y soient visibles.
\nProcédure.
\nUn modèle de déclaration est établi dans l'arrêté royal du 30 janvier 2019 fixant le modèle de déclaration du mariage et le modèle de déclaration de reconnaissance, les modalités de l'expédition des documents et les modalités des mentions (M.B., 15 février 2019). La déclaration n'est pas un acte de l'état civil, contrairement à ce qui était prévu avant la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil.
\nEn outre, la déclaration et les modalités de production des documents exigés sont analogues à ce qui est prévu pour la déclaration de mariage (art. 327/1 et 327/2 juncto 164/1 et 164/2 de l'ancien Code civil). Le principe « only once » y est intégré et il y a une possibilité d'obtenir un acte de notoriété analogue à l'article 5 du Code de la nationalité belge (cf. point 4.2.5.) A dater du 31 mars 2019, l'acte de naissance de la personne qui veut reconnaître l'enfant et, le cas échéant, de la personne à l'égard de qui la filiation est établie ne doit plus être produit. Exiger l'acte de naissance peut entraver l'établissement rapide de la filiation, même lorsque les parents sont de bonne foi.
\nToutefois, si l'OEC estime que l'acte de naissance de l'auteur de la reconnaissance et, le cas échéant, de la personne à l'égard de qui la filiation est établie est indispensable pour vérifier si les conditions requises par la loi pour reconnaître un enfant sont remplies, il peut demander la production de ces actes sur la base de l'article 327/2, § 2, 5°, de l'ancien Code civil (« toute autre pièce authentique »).
\nLe délai de trois jours dans lequel la reconnaissance doit être portée à la connaissance de l'époux ou de l'épouse est prévu aux articles 313, § 3, alinéa 2, 319bis, alinéa 2, et 325/6, alinéa 2, de l'ancien Code civil).
\nLa preuve de la notification (une lettre recommandée à la poste) de la reconnaissance à l'époux ou à l'épouse en vertu des articles 313, § 3, 319bis ou 325/6 de l'ancien Code civil est conservée par l'OEC. La mention de la date de la notification ou de la signification à l'encre noire en marge de l'acte de reconnaissance comme cela est prévu par la circulaire du 7 mai 2007Documents pertinents retrouvés type loi prom.
\n15/05/1987 pub.
\n06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer5 relative à la loi du 1er juillet 2006 modifiant les dispositions du Code civil relatives à l'établissement de la filiation et aux effets de celle-ci, n'est en tout cas plus possible. 4.2.3. Acte de déclaration de choix de nom Données de l'acte.
\nL'article 52 de l'ancien Code civil définit les mentions de l'acte de déclaration de choix de nom, à savoir : - les données de l'enfant ou des enfants auxquels la déclaration se rapporte : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance ; - les données de la mère et du père ou de la coparente : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance ; - la déclaration de choix de nom par les parents ; - le nouveau nom qui est donné à l'enfant ou aux enfants ; - la base légale de la déclaration sur la base de laquelle l'acte est établi.
\nQuand? La déclaration de choix de nom peut être faite sur la base de : - l'article 335, § 3, alinéa 2, de l'ancien Code civil : après établissement du second lien de filiation ; - l'article 335ter, § 2, alinéa 2, de l'ancien Code civil : après établissement du second lien de filiation (coparente) ; - l'article 335quater, alinéa 1er, de l'ancien Code civil : après une déclaration de choix de la loi applicable visée à l'article 39, § 1er, alinéa 2, du Code de droit international privé ; - l'article 12, § 1er, de la loi du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom.
\n08/05/2014 pub.
\n26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom.
\n08/05/2014 pub.
\n19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté.
\nAssocier l'acte? L'acte de déclaration de choix de nom doit être associé à l'acte de naissance de l'enfant et aux actes de l'état civil auxquels il se rapporte. 4.2.4 Acte de modification de l'enregistrement du sexe Données de l'acte.
\nL'article 53 de l'ancien Code civil définit les mentions de l'acte de modification de l'enregistrement du sexe, à savoir : - les données de l'intéressé : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance ; - le nouveau sexe.
\nAssocier l'acte? L'acte de modification de l'enregistrement du sexe doit être associé aux autres actes de l'état civil de l'intéressé qui mentionnent son sexe. En principe, cela se limite à l'acte de naissance.
\nSelon la loi du 20 juillet 2023Documents pertinents retrouvés type loi prom.
\n15/05/1987 pub.
\n06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer2 modifiant des dispositions diverses concernant la modification de l'enregistrement du sexe, la 2ème modification ou les modifications suivantes de l'enregistrement du sexe se déroulent selon la procédure habituelle devant l'OEC. L'acte de nouvelle modification de l'enregistrement du sexe n'existe donc plus. 4.2.5. Acte de mariage Données de l'acte L'acte de mariage mentionne (article 54 de l'ancien Code civil.) : - les données des époux : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance; - la date du mariage et le lieu du mariage ; - éventuellement le nom et/ou le prénom choisi par l'époux après le mariage (sur la base de son droit national); - pour autant que d'application, les données des témoins : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance.
\nProcédure Déclaration Un modèle de déclaration est établi dans l'arrêté royal du 30 janvier 2019 fixant le modèle de déclaration du mariage et le modèle de déclaration de reconnaissance, les modalités de l'expédition des documents et les modalités des mentions (M.B., 15 février 2019). Il ne s'agit pas d'un acte de l'état civil étant donné qu'il ne s'agit que de l'intention de se marier.
\nLa déclaration n'est pas signée par les déclarants mais uniquement par l'OEC. En ce qui concerne la production des documents, l'article 164/2 de l'ancien Code civil se base sur le principe « only once ». L'OEC doit d'abord vérifier lui-même dans la BAEC si l'acte de naissance des intéressés sont disponibles. Si ce n'est pas le cas, il doit vérifier s'ils sont disponibles auprès de l'OEC qui a rédigé ou transcrit l'acte sur papier (pour autant qu'il connaisse le lieu de transcription), et doit demander à cet OEC d'enregistrer l'acte dans la BAEC. L'OEC vérifie, comme il doit le faire dans tous les cas, l'identité des époux sur la base de la preuve d'identité visée par la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes d'étranger et aux documents de séjour, et il vérifie si les époux sont inscrits dans le registre de population, des étrangers ou d'attente.
\nLes époux doivent produire eux-mêmes plusieurs documents, tels qu'une preuve d'identité, s'ils ne disposent pas d'une preuve d'identité comme décrit ci-dessus, l'éventuelle preuve de la résidence actuelle (pour autant que celle-ci soit différente de l'inscription au Registre national), la preuve éventuelle du consentement à la déclaration et tout autre document ou preuve dont il ressort que les conditions pour contracter un mariage sont respectées.
\nSi l'époux n'est pas inscrit au registre de la population ou des étrangers, il doit également présenter d'autres documents, à savoir la preuve de nationalité et la preuve de célibat. S'il s'agit de personnes inscrites, l'OEC peut rechercher lui-même ces informations.
\nLa preuve d'identité et la preuve de nationalité sont jointes en annexe à l'acte de mariage dans la BAEC. Il suffit de présenter un extrait (et non une copie) de l'acte de naissance (ou de l'avoir à disposition dans la BAEC). En effet, il n'est pas toujours nécessaire pour l'OEC de disposer de toutes les données mentionnées sur une copie pour pouvoir procéder aux contrôles utiles.
\nDès lors que seul un extrait d'acte de naissance doit être produit (et non plus une copie comme avant la loi modernisation de l'état civil), il a été expressément ajouté à l'article 164/2, § 6, de l'ancien Code civil, que s'il s'estime insuffisamment informé, l'OEC peut demander à l'intéressé de lui remettre toute autre preuve étayant ces données.
\nL'OEC peut également réclamer une copie des actes de l'état civil en question (ou, le cas échéant, consulter lui-même la copie dans la BAEC).
\nLes articles 164/3 à 164/6 de l'ancien Code civil concernent l'acte de notoriété et le dépôt de la déclaration sous serment en remplacement de l'acte de naissance.
\nLa déclaration sous serment elle-même n'est pas reprise en annexe dans la BAEC, dès lors qu'elle découle de l'acte de mariage même.
\nLa possibilité de remplacer l'acte de naissance par un document équivalent ou un acte de notoriété est alignée sur l'article 5 du Code de la nationalité belge. Cela signifie que la liste des pays pour lesquels l'impossibilité ou les difficultés sérieuses de se procurer un acte de naissance sont admises, fixée par arrêté royal, s'applique également à l'acte de mariage.
\nDéclaration électronique L'arrêté royal du 21 décembre 2022 détermine les conditions dans lesquelles les déclarations électroniques en matière d'état civil peuvent être faites. Concrètement, le Roi permet aux communes de développer une solution informatique sécurisée pour recevoir les déclarations de manière électronique. L'arrêté royal détermine les conditions selon lesquelles les déclarations de mariage peuvent être faites de manière électronique. Il appartient à chaque commune de déterminer si elle souhaite développer la plateforme informatique conformément aux prescrits de l'arrêté royal et permettre à ses citoyens de faire des déclarations électroniques. Cet arrêté royal concerne également les déclarations électroniques de naissance et de reconnaissance.
\nDe la célébration du mariage L'article 165/1 de l'ancien Code civil détermine les formalités relatives à la célébration du mariage. Il n'est pas nécessaire de prévoir une lecture littérale ni des pièces, des formalités du mariage des parties ni du chapitre VI tout entier (des droits et devoirs respectifs des époux). L'OEC doit bien entendu informer les parties du contenu de ce chapitre. Les parties déclarent à tour de rôle qu'elles veulent se prendre pour époux.
\nL'acte de mariage sera, comme tous les actes de l'état civil, uniquement signé par l'OEC et non plus par les parties.
\nLes autres éléments de la cérémonie sont maintenus, comme l'information des droits et obligations et la réception d'une déclaration selon laquelle elles souhaitent se prendre pour époux.
\nL'OEC déclare ensuite, au nom de la loi, qu'elles sont unies par le mariage. Il en établit l'acte sans délai dans la BAEC. Si en raison de circonstances - un problème technique ou l'oubli de la carte d'identité électronique par exemple -, l'OEC ne peut signer immédiatement l'acte de mariage, le jour où le mariage est conclu, l'acte peut être établi ultérieurement. Il est toutefois recommandé d'établir l'acte le jour-même. Les conditions dans une salle de mariage sont souvent différentes des locaux propres à l'administration sur le plan technique. La mention « sans délai » apporte dès lors une solution pratique.
\nL'OEC qui a célébré le mariage doit en tout cas signer l'acte de mariage. Chaque jour de report supplémentaire présente un risque et doit être évité autant que possible.
\nLa date de mariage en tant que donnée de l'acte de mariage (art. 54, 2° de l'ancien Code civil) doit toujours correspondre à la date des déclarations des époux et de l'OEC. Techniquement, la signature électronique de l'OEC (art. 18 de l'ancien Code civil) est toujours assortie d'une datation électronique (dont la date). Cette dernière date ne remplace toutefois pas la date de mariage en tant que donnée de l'acte de mariage.
\nPar ailleurs, l'article 14, alinéa 3, de l'ancien Code civil prévoit la possibilité d'établir un procès-verbal si en raison de circonstances exceptionnelles, il est impossible d'établir un acte électronique. Lorsque l'OEC établit ultérieurement l'acte électronique, le procès-verbal doit être joint en annexe dans la BAEC. Chaque commune peut définir elle-même le déroulement pratique de la cérémonie de mariage. Ainsi, les communes ont le choix, par exemple, de délivrer des carnets de mariage. La commune peut également choisir de rédiger un document papier signé par chacune des parties et conservé à la commune.
\nLa circulaire du 6 mai 2022Documents pertinents retrouvés type loi prom.
\n08/05/2014 pub.
\n26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom.
\n08/05/2014 pub.
\n19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer4 relative à la délivrance du carnet de mariage donne des explications à ce propos. La délivrance et les mentions dans le carnet de mariage ne sont pas prévues par la loi.
\nPour plus d'informations, consultez cette circulaire (M.B. du 1er juin 2022 - https ://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/article_body.pl? language=fr&caller=summary&pub_date=22-0601&numac=2022032082 ) Les mariages sont en principe célébrés à la maison communale. Le conseil communal peut toutefois désigner, sur le territoire de la commune, d'autres lieux publics à caractère neutre pour célébrer les mariages. Depuis le 31 décembre 2022, il est donc possible de se marier en dehors de la maison communale, dans un lieu qui n'est pas réservé à l'usage exclusif de la commune. Les principes de publicité et de neutralité doivent être respectés ( Loi du 6 décembre 2022Documents pertinents retrouvés type loi prom.
\n15/05/1987 pub.
\n06/07/2011 numac 2011000402 source service public federal interieur Loi relative aux noms et prénoms fermer1 visant à rendre la justice plus humaine, plus rapide et plus ferme IIbis, MB 21/12/2022 ).
\nLes parties choisissent le jour de célébration du mariage. Toutefois, aucun mariage ne peut être célébré les dimanches et jours fériés, à moins que le conseil communal ne l'autorise. 4.2.6 Des actes de décès Autorisation d'inhumer La délivrance de l'autorisation est régie par les Régions.
\nNotification au juge de paix Quand? Etablissement de l'acte de décès : - du seul parent ou d'un parent adoptif d'un mineur ou d'une personne qui agissait comme tuteur sur un mineur ; - d'une personne protégée ou de son administrateur (sur la base de l'article 492/1 de l'ancien Code civil).
\nQuel juge de paix? Le juge de paix compétent en matière de tutelle.
\nLe juge de paix visé à l'article 628, 3°, du Code judiciaire.
\nDélai? Dans les trois jours suivant l'établissement de l'acte.
\nLe jour de l'échéance est compris dans le délai. Toutefois, lorsque ce jour est un samedi, un dimanche ou un jour férié légal, le jour de l'échéance est reporté au plus prochain jour ouvrable. 4.2.6.1. Acte de décès Notification (art. 55, alinéa 1er, de l'ancien Code civil) La notification du décès s'effectue par la présentation d'un certificat de décès rédigé par le médecin qui a constaté le décès.
\nDécès à l'hôpital/en prison? La notification est effectuée par une personne qui est en mesure de communiquer les informations. Ainsi, en cas de décès en prison, par exemple, il appartient au directeur de la prison ou à son délégué de le faire. L'ancien Code civil ne le prévoit plus expressément, dès lors que l'ancien article 80 du même Code a été supprimé.
\nNotification électronique? La possibilité d'une notification électronique d'un décès dans le futur n'est pas limitée.
\nIl est nécessaire d'établir la distinction entre la notification du décès et les autres tâches exercées par l'entrepreneur de pompes funèbres lors d'un décès.
\nEn cas de notification électronique du décès, les certificats médicaux pourront être envoyés électroniquement à l'OEC, après quoi celui-ci rédigera l'acte de décès et le Registre national sera adapté. Ensuite, tous les services concernés pourront être informés du décès (automatiquement ou non) (p. ex., les services de pension, les mutualités).
\nL'entrepreneur de pompes funèbres exerce bien entendu d'autres tâches, outre la notification, telles que l'organisation de la crémation, l'enterrement et le transport. A cet effet, une visite à la maison communale est peut-être encore nécessaire, eu égard à la réglementation des Régions en matière de sépulture.
\nDéclaration Dès lors qu'une déclaration ne peut apporter aucun ajout aux informations communiquées dans la notification, il n'y a plus de déclaration de décès depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil.
\nEtablissement de l'acte L'OEC du lieu du décès établit sans délai un acte de décès lorsqu'une attestation de décès lui est soumise.
\nProcédure en cas de décès d'une personne inconnue En cas de décès d'une personne inconnue, l'OEC établit un procès-verbal qui mentionne toutes les informations qu'il a pu recueillir au sujet de la personne décédée (notamment ses prénoms, le nom, l'âge, la profession, le lieu de naissance et le domicile de la personne décédée), entre autres, sur la base du procès-verbal rédigé par un officier de police.
\nL'OEC établit ensuite l'acte de décès en reprenant les données dont il dispose à ce moment-là.
\nLes données manquantes dans l'acte de décès peuvent être complétées par la suite sur la base d'un jugement rectificatif.
\nLe procès-verbal rédigé par l'OEC est joint en annexe à l'acte de décès.
\nDonnées de l'acte de décès (article 56 de l'ancien Code civil) L'acte de décès mentionne : - les données du défunt : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de la personne décédée ; - les données relatives au décès ou du constat du décès : le lieu, la date et l'heure ; - le cas échéant, la base sur laquelle l'acte est établi, par exemple : o une décision judiciaire déclarative de décès ; o un procès-verbal en cas de décès à bord d'un navire ou d'un aéronef (voir point suivant).
\nSi la base sur laquelle l'acte a été établi doit être mentionnée, l'acte mentionne également les données de la décision judiciaire ou du procès-verbal, comme le prévoit l'article 41, § 1er, 5°, de l'ancien Code civil.
\nSi le défunt est une personne inconnue, l'acte mentionne les données du défunt dont l'OEC dispose.
\nLe lieu, la date que l'heure du décès figurent dans l'acte de décès depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil.
\nSi la personne décède seule et que son corps est ensuite découvert, et l'heure exacte du décès n'est donc pas connue, c'est le lieu, la date et l'heure du constat du décès qui figurent sur l'acte de décès. 4.2.6.2 Acte de décès d'une personne dont le décès a été judiciairement déclaré Depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, un acte de décès peut être établi sur la base d'une décision judiciaire déclarative de décès= . Les données nécessaires à l'établissement de l'acte de décès sont envoyées par le greffier via la BAEC à l'OEC compétent (articles 131 à 134 de l'ancien Code civil).
\nL'OEC compétent est celui du dernier lieu d'inscription du défunt dans le registre de la population, le registre des étrangers ou le registre d'attente en Belgique ou, à défaut, celui de Bruxelles. Il établit immédiatement l'acte de décès suite à la décision judiciaire. En cas de jugement collectif, un acte de décès est établi pour chaque personne concernée.
\nEn cas de retour ou de preuve de l'existence de la personne dont le décès a été judiciairement déclaré, l'acte de décès peut être rectifié conformément à l'article 35 de l'ancien Code civil (voir le point 3.9.2.). En cas de rectification, la BAEC établit une mention et l'associe à l'acte de décès (voir le point 3.9.2.). Le développement technique n'est pas encore disponible. L'acte de décès est en effet « annulé » par la rectification (retour de la personne concernée). La mention sera visible dans la BAEC auprès de l'acte concerné. 4.2.6.3 Acte de décès en cas de décès à bord d'un navire ou d'un aéronef Depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, le décès à bord d'un navire est régi par la même procédure que pour la naissance à bord d'un navire ou pendant un vol (voir point 4.2.1.3) Procédure (article 57 de l'ancien Code civil) En cas de décès à bord d'un navire ou pendant un vol, le commandant établit un procès-verbal qui contient les mêmes données que celles de l'acte de décès. - Premier lieu d'accostage ou d'atterrissage en Belgique Dès qu'il accoste ou atterrit, le commandant remet le procès-verbal le plus rapidement possible à l'OEC le plus proche, qui établit immédiatement un acte de décès sur la base du procès-verbal.
\nLe procès-verbal est joint en annexe à l'acte de décès.
\nL'OEC qui a établi l'acte conserve le procès-verbal établi sur papier jusqu'au moment du transfert de ce dernier aux Archives générales du Royaume (comme pour les actes établis avant l'entrée en vigueur de la BAEC).
\nSur la base de l'article 41, § 1er, 5°, de l'ancien Code civil, l'acte de décès mentionnera également que cet acte a été établi sur la base d'un procès-verbal. - Premier lieu d'accostage ou d'atterrissage à l'étranger: Le commandant transmet le plus rapidement possible le procès-verbal au poste consulaire de carrière de la circonscription consulaire dans laquelle se trouve le port ou le lieu d'atterrissage. Le poste consulaire agira alors conformément aux dispositions du Code consulaire. 4.2.6.4. Acte d'enfant sans vie L'article 58 de l'ancien Code civil détermine la procédure pour établir un acte d'enfant sans vie.
\nProcédure relative à la déclaration d'un enfant sans vie Quand? Lorsque l'enfant est décédé au moment de la constatation de l'accouchement par le médecin ou l'accoucheuse.
\nDéclaration obligatoire ou facultative ? Grossesse de 140 à 179 jours : facultative.
\nGrossesse de 180 jours à dater de la conception : obligatoire.
\nPar qui? Grossesse de 140 à 179 jours à dater de la conception : la mère, le père ou la coparente.
\nGrossesse de 180 jours à dater de la conception : par une personne qui soit en mesure de communiquer les informations nécessaires à l'établissement de l'acte.
\nComment? Sur la base de l'attestation médicale.
\nQuel OEC? L'OEC du lieu de l'accouchement de l'enfant sans vie .
\nTâche de l'OEC? Etablissement d'un acte d'enfant sans vie (pour toute déclaration remplissant les conditions).
\nDonnées de l'acte d'enfant sans vie (article 59 de l'ancien Code civil) L'acte d'enfant sans vie dont la mère a accouché après une grossesse de 180 jours mentionne : 1° les données relatives à l'enfant : la date, le lieu, l'heure de l'accouchement ainsi que le sexe de l'enfant ;2° la durée de la grossesse ;3° les données de la mère : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de la mère ;4° les données du père ou de la coparente : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance du père ou de la coparente, qui est marié(e) avec la mère ou qui a fait une reconnaissance prénatale, ou, à sa demande, et avec l'autorisation de la mère, le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance du père ou de la coparente non marié(e) avec la mère et qui n'a pas reconnu l'enfant conçu ;5° si leur mention est demandée : les prénoms de l'enfant ;6° si sa mention est demandée : le nom de famille de l'enfant, dans le cas d'une grossesse de 180 jours à dater de la conception. L'acte d'enfant sans vie dont la mère a accouché après une grossesse de 140 à 179 jours à dater de la conception ne mentionne pas le nom de famille de l'enfant. Pour le reste, l'acte comporte les mêmes données que l'acte d'enfant sans vie dont la mère a accouché après une grossesse de 180 jours.
\nMention facultative du nom de famille.
\nDésormais, s'ils le souhaitent, les parents d'un enfant sans vie dont la mère a accouché après une grossesse de 180 jours à dater de la conception, peuvent donc faire mentionner non seulement un prénom, mais également un nom de famille dans l'acte d'enfant sans vie. La mention du nom de famille de l'enfant mort-né n'est pas obligatoire.
\nMode de détermination du nom de famille ? La mention du nom se fonde sur une application par analogie des règles prévues aux articles 335 et 335ter de l'ancien Code civil.
\nMême si l'enfant est né après le 1er juin 2014, l'article 335bis n'est pas applicable. Le choix du nom et le nom qui est mentionné sur l'acte d'enfant sans vie n'ont aucune incidence sur le nom des enfants dont la filiation est établie par la suite à l'égard des mêmes père et mère puisqu'il ne peut exister aucun lien de filiation à l'égard de l'enfant mort-né. Inversement, les parents peuvent également choisir pour leur enfant mort-né un nom différent de celui qu'ils avaient choisi pour leurs enfants communs antérieurs avec lesquels ils ont bel et bien un lien de filiation.
\nL'article 12 de la loi du 8 mai 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom.
\n08/05/2014 pub.
\n26/05/2014 numac 2014009293 source service public federal justice Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté type loi prom.
\n08/05/2014 pub.
\n19/02/2015 numac 2015000081 source service public federal interieur Loi modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté. - Traduction allemande fermer modifiant le Code civil en vue d'instaurer l'égalité de l'homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l'enfant et à l'adopté n'est pas d'application.
\nAttribution du nom: par qui? Etant donné que le nom de famille est mentionné sans l'octroi d'une quelconque personnalité juridique à l'enfant sans vie et sans aucun effet juridique, l'OEC peut agir ici de manière souple.
\nPour l'octroi de ce nom, la mère, le père ou la coparente entre dès lors en ligne de compte, en ce compris le père ou la coparente qui n'est pas mariée avec la mère et qui n'a pas reconnu l'enfant né, moyennant également le consentement de la mère.
\nDepuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, l'acte de l'enfant sans vie ne comprend plus les données relatives aux déclarants : ce ne sont pas des données essentielles de l'acte. 4.2.7 Acte d'absence (art. 61 de l'ancien Code civil) Depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, un acte de l'état civil est établi sur la base de la décision judiciaire de déclaration d'absence, après avoir transféré à l'OEC compétent, via la BAEC, les données nécessaires à l'établissement de l'acte d'absence par le greffier.
\nDonnées reprises sur l'acte d'absence (art. 61 de l'ancien Code civil) L'acte d'absence mentionne : - les données de l'absent : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de l'absent ; - la base sur laquelle l'acte est établi : la décision judiciaire de déclaration d'absence, incluant les données telles que prévues à l'article 41, § 1er de l'ancien Code civil.
\nQuel officier de l'état civil? L'OEC compétent est celui qui est employé dans le dernier lieu d'inscription de l'absent dans le registre de la population, le registre des étrangers ou le registre d'attente en Belgique, ou à défaut, celui de Bruxelles.
\nTâche de l'officier de l'état civil ? L'OEC établit immédiatement l'acte d'absence faisant suite à la décision judiciaire.
\nRetour de l'absent.
\nEn cas de réapparition ou de preuve de l'existence de l'absent, l'acte peut être rectifié, conformément à l'article 35 de l'ancien Code civil (voir point 3.9.2.). En cas de rectification, la BAEC insère une mention et l'associe à l'acte d'absence (voir point 3.9.2.). Le développement technique n'est pas encore disponible. La rectification « annule » dans les faits l'acte (réapparition de la personne concernée). La mention sera visible dans la BAEC sur l'acte en question. 4.2.8 Acte de changement de prénom La Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil a introduit l'acte de changement de prénom.
\nDonnées reprises sur l'acte de changement de prénom (art. 62 de l'ancien Code civil) L'acte de changement de prénom mentionne : - les données de la personne concernée : le nom, le ou les prénoms, la date de naissance, le lieu de naissance ; - le ou les nouveaux prénoms de la personne concernée.
\nL'OEC qui établit un acte de changement de prénom, l'associe aux actes de l'état civil portant sur le bénéficiaire et les actes de naissance de ses descendants jusqu'au premier degré. Le changement de prénom prend effet à compter de la date de l'établissement de l'acte.
\nL'OEC peut établir un acte de changement de prénom pour les arrêtés ministériels datant d'avant le 1er août 2018, si ceux-ci n'ont pas été transcrits avant le 31 mars 2019 dans les registres de l'état civil ou mentionnés en marge d'un acte de l'état civil, dans lequel il peut être fait mention que l'arrêté ministériel constitue la base pour l'établissement de l'acte (art. 116/1 de la Loi relative à la modernisation de l'état civil). 4.2.9 Acte de changement de nom (art. 63 de l'ancien Code civil) La Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil a introduit l'acte de changement de nom. L'OEC établit l'acte de changement de nom uniquement dans un nombre limité de cas. Le système de mentions est d'application pour la majorité des changements de nom (voir point 3.8.2.).
\nL'acte de changement de nom sera donc en principe nécessaire : - pour les reconnaissances de changements de nom étrangers (acte belge de changement de nom sur la base d'un acte étranger/une décision étrangère) ;
\nPar exemple, un acte de changement de nom (sur la base d'un acte étranger/une décision étrangère) est également établi pour inscrire un nom matrimonial dans la BAEC lorsque la personne le portait déjà au moment de l'établissement de l'acte initial, mais qu'elle y figurait encore sous son nom de jeune fille, parce que le nom matrimonial n'avait pas encore été enregistré au registre national (ce qui suppose la présentation d'un nouveau passeport). - pour les cas où aucun acte de l'état civil de l'intéressé n'a été enregistré dans la BAEC ou ne peut y être migré, et où le changement de nom a été accordé par arrêté royal : il s'agit en principe du cas d'un réfugié ou d'un apatride reconnu qui ne dispose d'aucun acte de l'état civil dans la BAEC. Dans ce cas, un arrêté royal de changement de nom donnera lieu à l'établissement d'un acte de changement de nom ; - lorsqu'un changement de nom est accordé suite à un recours auprès du tribunal de la famille.
\nDonnées reprises sur l'acte de changement de nom Cet acte de changement de nom mentionne : - dans le cas d'une décision belge de changement de nom : la date de la demande ; - le nom et prénoms de la personne concernée ; - la date de naissance et le lieu de naissance de la personne concernée ; - le nouveau nom de la personne concernée ; - la base sur laquelle l'acte est établi, telle que prévue à l'article 41 de l'ancien Code civil : o les données de l'arrêté royal : la date de l'arrêté royal et le cas échéant, la date de la publication au Moniteur belge (art. 41, 5°, c), ancien Code civil) ou de l'arrêt d'annulation visé à l'article 370/8, alinéa 1er, de l'ancien Code civil; o les données de l'acte étranger ou de la décision judiciaire ou administrative (art. 41, 5°, d) et e) ancien Code civil).
\nLa date de la requête est uniquement mentionnée (obligatoirement) lors de l'établissement d'un acte de changement de nom sur la base d'une décision belge de changement de nom puisque cette date produit des effets. Lors de l'établissement d'un acte de changement de nom sur la base d'une décision ou d'un acte étranger, cette donnée n'est pas mentionnée dès lors que cela n'a aucune utilité.
\nAssociation? L'acte de changement de nom doit toujours être associé aux actes de l'état civil qui portent sur : - les bénéficiaires ; - leurs descendants au premier degré nés après la date de la demande (cf. article 370/7, alinéa 3 de l'ancien Code civil).
\nAnnexe? L'arrêté royal relatif à l'autorisation de changement de nom doit toujours est joint en annexe de l'acte. En effet, l'arrêté royal n'est pas entièrement mentionné dans le Moniteur belge.
\nActes distincts.
\nL'OEC établit un acte distinct de changement de nom par personne concernée qui a obtenu l'autorisation de changer de nom, même si l'autorisation est octroyée simultanément à différentes personnes dans un seul arrêté royal.
\nChangement de nom antérieur effectué à l'étranger.
\nLorsqu'un changement de nom a été effectué à l'étranger antérieurement, les fonctionnaires du service changement de nom auprès du SPF Justice peuvent demander que l'OEC enregistre l'acte étranger ou la décision étrangère qui a fondé le changement de nom antérieur dans la BAEC (art. 370/3 de l'ancien Code civil).
\nRetrait ou annulation d'une autorisation de changement de nom.
\nLe SPF Justice envoie les données de la décision de retrait ou l'arrêt d'annulation du Conseil d'Etat à la BAEC qui crée une mention et la joint aux actes portant sur les bénéficiaires. De cette manière, l'acte de changement de nom « s'annule » dans les faits dans la BAEC 4.2.10 Acte de divorce Depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, il existe également un acte de divorce.
\nL'acte de divorce ne sera utilisé que dans certains cas, à savoir en cas de : - reconnaissance d'un acte étranger ou une décision étrangère de divorce ; - décision belge de divorce, pour autant que l'acte de mariage ne figure pas dans la BAEC, c'est-à-dire si le mariage a eu lieu à l'étranger et si l'acte de mariage ne figure pas dans la BAEC sur la base de l'article 68 de l'ancien Code civil.
\nLes divorces prononcés en Belgique donneront en principe lieu à une mention et figurent dès lors dans la BAEC (voir point 3.9.2.).
\nDonnées reprises sur l'acte de divorce (art. 64 de l'ancien Code civil) L'acte de divorce mentionne : - le numéro de l'acte belge de mariage ou, dans le cas d'un mariage étranger, la date et le lieu du mariage ; - l'autorité qui a établi l'acte de mariage ainsi que la date et le lieu de l'établissement ; - le nom et les prénoms des personnes qui divorcent ; - le cas échéant, le nom et le prénom après le divorce; [Pour autant que cela soit possible selon le droit international privé]. - la date de naissance et le lieu de naissance des personnes qui divorcent ; - la base sur laquelle l'acte est établi : les données de la décision étrangère (telles que prévues à l'article 41, § 1er, de l'ancien Code civil).
\nS'il n'y a pas d'acte de mariage enregistré dans la BAEC (et s'il n'y a dès lors pas de numéro d'acte « BAEC »), la date et le lieu du mariage sont mentionnés dans l'acte de divorce afin d'indiquer clairement le mariage auquel le divorce se rapporte.
\nLa date et le lieu du mariage peuvent en effet différer des données de l'acte de mariage (à l'étranger).
\nAssocier? L'acte de divorce doit être associé à un acte belge de mariage (sur la base ou non d'un acte étranger), si ce dernier se trouve dans la BAEC (ou peut y être migré).
\nPar le biais du numéro de l'acte belge de mariage, l'acte de divorce et l'acte de mariage peuvent être associés l'un à l'autre.
\nLorsque l'acte de divorce a été établi sur la base d'un acte étranger ou d'une décision étrangère, sans que l'acte de mariage ne soit disponible dans la BAEC, il importe d'avoir également les données de l'acte étranger de mariage et les données d'identification des personnes qui ont divorcé.
\nIl n'est pas nécessaire de demander et d'enregistrer l'acte étranger de mariage dans la BAEC. L'acte de divorce établi sur la base d'une décision ou d'un acte étranger peut être enregistré de manière isolée dans la BAEC, sans lien avec l'acte de mariage. 4.2.11 Acte d'adoption Note préliminaire : en ce qui concerne l'établissement de l'acte d'adoption, des directives pratiques à ce sujet sont disponibles sur la plateforme JustFamNat pour les OEC. N'hésitez pas à les consulter.
\nDepuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, un acte d'adoption est établi pour les décisions tant nationales qu'étrangères rendues en matière d'adoption.
\nL'OEC dresse l'acte d'adoption, dans le cadre d'une adoption internationale, sur la base des informations délivrées par l'Autorité Centrale Fédérale conformément à l'article 367-2 de l'ancien Code civil.
\nLorsque la décision étrangère d'adoption a été reconnue par l'Autorité Centrale Fédérale avant le 31 mars 2019 et que cette dernière et/ ou l'acte de naissance de l'adopté n'ont pas fait l'objet à cette date d'une transcription dans les registres de l'état civil, l'OEC pourra dresser un acte d'adoption conformément à l'article 367-2 de l'ancien Code civil, sur la base des informations dont il dispose à partir de l'attestation d'enregistrement de l'adoption délivrée par l'ACF au moment de la reconnaissance de l'adoption. Si les informations ne sont pas complètes, les adoptants peuvent adresser une demande auprès de l'Autorité Centrale Fédérale afin que cette dernière délivre les informations (sous la forme d'une nouvelle attestation reprenant toutes les informations utiles) sur la base desquelles l'OEC pourra rédiger l'acte d'adoption.
\nOutre l'acte d'adoption, l'OEC enregistrera toujours l'acte étranger de naissance dans la BAEC (quelle que soit la nationalité de la personne adoptée), en établissant un acte de naissance sur la base de l'acte étranger de naissance. Ainsi, la personne adoptée pourra toujours utiliser cet acte de naissance ultérieurement en cas de besoin. L'OEC associe l'acte d'adoption et l'acte de naissance puisque ceux-ci ne sont pas associés automatiquement par la BAEC. Conversion d'adoption.
\nEn cas de décision portant conversion d'une adoption simple en adoption plénière, l'OEC établit un nouvel acte d'adoption, qui est associé au premier acte d'adoption (adoption simple) ainsi qu'aux actes de l'état civil de l'adopté et de ses descendants.
\nDonnées reprises sur l'acte d'adoption (art. 65 de l'ancien Code civil) L'acte d'adoption mentionne : - les données des adoptants : le nom, les prénoms, le lieu et la date de naissance des adoptants ; - les données de la personne adoptée : le nouveau nom et le cas échéant, le nouveau prénom de la personne adoptée après l'adoption ; - la forme d'adoption : adoption simple ou plénière ; - pour autant que d'application : la date de reconnaissance de l'adoption étrangère par l'Autorité centrale fédérale ; - dans le cas d'une adoption prononcée en Belgique (telle que réglée par le Titre VIII, chapitre 1er, Livre I, de l'ancien Code civil), la date de la requête ; - la base sur laquelle l'acte est établi (tel que prévu à l'article 41, § 1er, 5°, de l'ancien Code civil), à savoir les données de la décision judiciaire belge ou de la décision administrative ou judiciaire étrangère : l'instance judiciaire ou l'autorité étrangère qui a prononcé l'adoption, la date du jugement et la date d'exécution de l'adoption.
\nL'acte d'adoption ne doit mentionner la date de la requête que lorsqu'il s'agit d'une adoption prononcée en Belgique, telle que réglée par le Titre VIII, chapitre 1er, Livre Ier, de l'ancien Code civil (« adoption interne »). En effet, cette date détermine le moment auquel l'adoption interne prend effet.
\nLorsqu'il s'agit d'une adoption reconnue par l'Autorité Centrale fédérale, conformément au Titre VIII, chapitre II, du Livre Ier du même Code (« adoption internationale »), la date de la requête n'est pas pertinente. La date de prise d'effet de l'adoption est alors en effet la date attribuée par l'Autorité Centrale fédérale. La date de la requête ne doit alors pas être mentionnée dans l'acte d'adoption.
\nL'acte étranger et la décision étrangère sont joints en annexe dans la BAEC. Quel OEC? L'OEC compétent est celui : - du lieu d'inscription dans le registre de la population, le registre des étrangers ou le registre d'attente de l'adopté, ou à défaut, de l'adoptant, des adoptants ou l'un d'entre eux ; - ou à défaut, du lieu de résidence actuel en Belgique de la personne adoptée ou à défaut, de l'adoptant, des adoptants ou de l'un d'entre eux ; - ou à défaut, de Bruxelles.
\nIl s'agit ici d'un système en cascade.
\nNotifications.
\nLe greffier, par le biais de la BAEC, (pour les adoptions internes et pour les décisions judiciaires sur recours contre des décisions prises par l'Autorité centrale fédérale, art. 367-3, § 2, ancien Code civil), ou l'Autorité centrale fédérale (pour les adoptions internationales) envoient à l'OEC, les données nécessaires à l'établissement de l'acte d'adoption et de l'acte de naissance (sur la base de l'acte étranger).
\nLes données en vue de l'établissement de l'acte de naissance sur la base de l'acte étranger sont transmises uniquement dans la mesure du possible et l'acte de naissance est établi uniquement dans la mesure du possible. L'absence de ces données ne peut pas entraver l'établissement de l'acte d'adoption.
\nLes données nécessaires à l'établissement de l'acte de naissance et de l'acte d'adoption sont transmises à l'OEC via la BAEC par l'Autorité centrale fédérale. Cette notification électronique reprend un brouillon des actes de naissance et d'adoption. Cela permet de simplifier le travail de l'OEC et d'éviter les erreurs d'encodage.
\nToutefois, l'OEC reste responsable de l'établissement de ces deux actes.
\nL'OEC informe immédiatement l'Autorité centrale fédérale, les parties et le procureur du Roi du tribunal de première instance de Bruxelles de l'établissement de l'acte d'adoption et le cas échéant, de l'acte de naissance.
\nEtablissement des actes.
\nL'OEC établit l'acte d'adoption, de révocation et de révision selon le cas et l'associe aux actes des éventuels descendants de l'adopté.
\nL'OEC modifie les actes de l'état civil des descendants de l'adopté si le nom ou les prénoms de l'adopté changent. L'OEC établit un acte de changement de nom pour les descendants qui changent de nom.
\nPreuve de la reconnaissance de l'adoption étrangère.
\nA partir du 31 mars 2019, l'acte d'adoption constitue la preuve de la reconnaissance de l'adoption étrangère (voir art. 367-2 de l'ancien Code civil). 4.2.12 Acte de révocation ou de révision d'adoption, nouvelle modification de l'enregistrement du sexe ou de l'annulation (art. 66 de l'ancien Code civil) Cet acte de base est prévu pour les décisions judiciaires qui donnent lieu dans les faits à « l'annulation » d'un autre acte, depuis la Loi Modernisation de l'état Civil.
\nLes actes « annulés » de cette manière sont respectivement l'acte d'adoption et tous les autres actes qui sont annulés.
\nCe n'est pas le cas pour l'annulation du mariage. Dans ce cas, une mention est effectuée (voir point 3.9.2.).
\nPour la révocation ou la révision d'une adoption, il convient d'établir un acte de révocation ou de révision, selon le cas, et non pas un acte d'adoption. Dans le même sens, s'il s'agit d'une décision de révocation ou de révision prononcée à l'étranger, l'acte de révocation ou de révision constitue la preuve de la reconnaissance de cette décision par l'ACF. Données reprises sur l'acte d'annulation (art. 66 de l'ancien Code civil) Cet acte mentionne : - le numéro de l'acte concerné par la révocation, la révision ou l'annulation ; - s'il s'agit une décision judiciaire : - la nature du dispositif de la décision judiciaire : o la révocation d'une adoption ; o la révision d'une adoption ; o l'annulation d'une modification de l'enregistrement du sexe ; o l'annulation d'un acte complet (sur la base ou non de l'article 463 du Code d'instruction criminelle) ; - la base sur laquelle l'acte est établi (article 41, § 1er, 5°, ancien Code civil) : les données de la décision judiciaire, à savoir l'instance judiciaire, la date du prononcé, la date à laquelle le jugement a force de la chose jugée, le numéro d'identification. - dans le cas d'une annulation d'office par l'OEC (article 34/1 de l'ancien Code civil, voir 3.9.1.2.) : le motif de l'annulation de l'acte.
\nAssocier? Les actes visés dans cet article doivent toujours être associés à l'acte qu'ils « annulent ».
\nEn outre, l'OEC doit également vérifier lui-même quels actes de l'état civil doivent être modifiés à la suite de l'annulation. 4.2.13 Actes de nationalité belge (art. 67 de l'ancien Code civil) Les actes de nationalité belge sont établis dans le cadre des procédures prévues par le Code de la Nationalité belge. Ils sont, depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil, repris expressément comme des actes de l'état civil dans l'ancien Code civil.
\nMentions contenues dans les actes de nationalité (art. 67 de l'ancien Code civil) 1° Les actes de nationalité visés aux articles 15 et 22, § 4, du Code de la Nationalité belge, mentionnent : - les données de la personne à laquelle l'acte se rapporte : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance; - la base légale de la déclaration sur la base de laquelle l'acte est établi; - en cas d'attribution de nationalité sur la base des articles 8, § 1er, 2°, b), 9, 2°, b), et 11bis du Code de la Nationalité belge, les données du ou des déclarant : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance. 2° L'acte de déchéance de la nationalité belge mentionne : - les données de la personne à laquelle l'acte se rapporte : le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance; - la base sur laquelle l'acte est établi (art. 41, § 1er, 5° de l'ancien Code civil) : les données de la décision judiciaire de déchéance; - la base légale de la déchéance.
\nRemarques particulières concernant la prise d'effet des attributions et déchéance de la nationalité belge 1° En ce qui concerne les attributions de nationalité sur la base des articles 8, § 1er, 2°, b), 9, alinéa 1er, 2°, b) et 11bis du Code de la Nationalité belge : En principe, la nationalité belge prend effet à compter de l'établissement de l'acte de nationalité. L'article 9, alinéa 1er, 2°, b) du Code de la Nationalité belge déroge cependant à la règle précitée. C'est en effet au moment où l'adoption produit ses effets que l'enfant se voit attribuer la nationalité belge de son ou ses parents adoptifs pour autant que la déclaration attributive de nationalité belge ait été préalablement effectuée et que l'acte ait été établi. 2° En ce qui concerne les déchéances de nationalité belge sur la base des articles 23, 23/1 et 23/2 du Code de la Nationalité belge : La déchéance prend effet à compter de l'établissement de l'acte de déchéance de la nationalité belge.
\nA partir du 1er janvier 2024, les déclarations de nationalité ne sont plus placées en annexe dans la BAEC. 4.2.14. Acte établi sur la base d'un acte étranger (art. 68 et 69 de l'ancien Code civil) 4.2.14.1. Au plus tard jusqu'au 1er janvier 2025 L'OEC peut établir des actes « belges » de l'état civil sur la base d'actes étrangers de l'état civil. 4.2.14.1.1 Sur demande L'article 68, § 1er, de l'ancien Code civil reprend la ratio legis de l'ancien article 48 de l'ancien Code civil, à savoir la demande de transcription d'un acte étranger d'un Belge.
\nDe quoi s'agit-il ? Le citoyen peut demander à l'OEC d'établir un acte « belge » de l'état civil sur la base d'un acte étranger de l'état civil auquel il se rapporte.
\nQui peut en faire la demande? - tout belge, ou son représentant légal ; - le procureur du Roi.
\nLes non-Belges ne peuvent pas demander eux-mêmes l'établissement d'un acte belge sur la base d'un acte étranger. Dans certains cas, les actes étrangers des non-Belges peuvent malgré tout figurer dans la BAEC (cf. point 4.2.14.1.2.).
\nOfficier de l'état civil compétent ? (art. 68, § 1er, 2° de l'ancien Code civil) L'OEC compétent est celui : - du lieu d'inscription dans le registre de la population, le registre des étrangers ou les registres d'attente ou à défaut ; - du lieu de la dernière inscription, ou à défaut ; - de Bruxelles. 4.2.14.1.2 En cas de présentation d'un acte étranger à l'officier de l'état civil lors de l'établissement ou de la modification d'un acte d'état civil belge Etablissement obligatoire d'un acte belge.
\nL'OEC est désormais tenu d'établir un acte de l'état civil sur la base d'un acte étranger, lorsqu'un acte étranger de l'état civil lui est présenté lors de l'établissement ou la modification d'un autre d'acte de l'état civil.
\nCet enregistrement dans la BAEC des actes étrangers qui sont présentés en Belgique (via l'établissement des actes belges) offre l'avantage aux personnes concernées de ne pas toujours devoir demander une copie de leur acte à l'étranger lorsque ce dernier leur est réclamé.
\nQuand établir un acte belge ? L'OEC est tenu d'établir un acte belge sur la base d'un acte étranger, si un citoyen lui présente un acte étranger : - Lors de l'établissement d'un autre acte de l'état civil belge : Par exemple, un acte étranger de naissance qui est présenté lors de la déclaration d'un mariage ou dans le cadre d'un dossier de nationalité. - Lors de la modification d'un acte de l'état civil belge : Par exemple, un acte étranger de reconnaissance qui est présenté en vue de faire modifier un acte belge de naissance : l'OEC est dès lors tenu de faire de cet acte étranger un acte belge de reconnaissance.
\nOfficier de l'état civil compétent ? L'OEC à qui l'acte est présenté, en d'autres termes, l'OEC qui établit le nouvel acte de l'état civil ou qui modifie l'acte de l'état civil.
\nIl ne s'agit donc pas de l'OEC généralement compétent sur la base de l'article 13 de l'ancien Code civil.
\nQuand établir un acte belge : au moment de la déclaration ou au moment de l'établissement de l'acte en lui-même ? La loi ne prévoit aucun délai dans lequel il convient d'établir l'acte sur la base de l'acte étranger.
\nExemple : un acte étranger de naissance est présenté lors de la déclaration de mariage. L'OEC peut établir immédiatement l'acte belge ou le faire lorsqu'il établit l'acte de mariage.
\nL'OEC est-il tenu d'établir un acte belge pour tout acte étranger qui lui est présenté ? Si une personne présente plusieurs actes étrangers, l'article 68, § 2 de l'ancien Code civil prévoit en principe qu'un acte belge est établi de l'ensemble de ces actes.
\nExemple : une personne présente un acte de naissance ainsi qu'un acte étranger de changement de nom. L'OEC établit un acte belge pour chacun de ces actes et les associe.
\nPour les dispositions communes (forme de l'acte, copie ou extrait langue et reconnaissance, ...), il est renvoyé au point 4.2.14.2.3. étant donné que peu de modifications ont été apportées à ces dispositions. 4.2.14.2. A partir du 1er janvier 2025 L'OEC établit des actes « belges » de l'état civil sur la base d'actes authentiques étrangers de l'état civil depuis la Loi sur la Modernisation de l'Etat Civil. 4.2.14.2.1 Obligation de présenter tout acte authentique étranger pour autant que celui-ci entraîne une modification de l'état de la personne Afin d'obtenir une plus grande cohérence entre la BAEC et le Registre national, chaque belge ou son représentant légal a l'obligation de présenter tout acte authentique étranger qui modifie l'état de sa personne.
\nQui est obligé ? Tous les Belges ou leur représentant légal pour qui un acte authentique étranger a apporté une modification de l'état de leur personne.
\nLe procureur du Roi peut également demander qu'un acte soit établi sur la base d'un acte étranger.
\nQuels actes ? Tout acte authentique étranger et non plus uniquement les actes d'état civil étrangers. Cette adaptation permet de viser également les actes authentiques de changement de nom visés à l'article 39 de Code de droit international privé.
\nComment ? En s'adressant à l'OEC compétent.
\nQui est l'OEC compétent ? Il convient de se référer à l'OEC généralement compétent tel que défini par l'article 13 de l'ancien Code civil (voir 3.2.5).
\nIl s'agit de l'OEC compétent de la personne qui présente l'acte. Par conséquent, lorsque c'est le représentant légal d'une personne qui présente un acte, il s'agira de l'OEC compétent pour le représentant légal et non pas l'OEC de la personne concernée par l'acte.
\nPar exemple, lorsqu'un parent qui réside à l'étranger présente un acte étranger qui concerne son enfant, c'est l'OEC de ce parent qui sera compétent. Si le parent était inscrit en Belgique avant son départ à l'étranger, l'OEC de son dernier lieu d'inscription qui sera compétent, conformément à l'article 13, deuxième tiret de l'ancien Code civil. Il ne faut plus s'adresser à Bruxelles dans ce cas.
\nTâches de l'OEC ? 1. Reconnaissance : Avant d'établir un acte d'état civil belge sur la base de l'acte authentique étranger, il convient de s'assurer que l'acte authentique étranger peut être reconnu en droit belge.Pour cela, les conditions définies par le Code de droit international privé doivent être remplies.
\nL'article 31 du Code de droit international privé prévoit qu'un acte authentique de l'état civil étranger ne peut servir de base à l'établissement, ou à la modification d'un acte de l'état civil ou à l'inscription dans le Registre de la population, des étrangers ou d'attente uniquement après un examen des conditions prévues à l'article 27, § 1er, du Code de droit international privé (voir également le point 4.2.14.3). 2. Etablissement de l'acte d'état civil belge : Lorsque les conditions relatives à la reconnaissance de l'acte authentique étranger sont remplies, l'OEC doit établir un acte d'état civil belge (voir également les points 4.2.14.3 et 3.7.9).
\nAucune sanction n'est prévue en cas de non présentation des actes authentiques étrangers. Toutefois, l'établissement d'un acte dans la BAEC permet d'éviter les incohérences entre différents actes d'une même personne et entre la BAEC et le Registre National.
\nLes non-Belges ne peuvent pas demander eux-mêmes l'établissement d'un acte belge sur la base d'un acte étranger. Dans certains cas, les actes étrangers des non-Belges peuvent malgré tout figurer dans la BAEC. 4.2.14.2.2. En cas de présentation d'un acte authentique étranger à l'officier de l'état civil lors de l'établissement ou de la modification d'un acte d'état civil belge ou lors d'une adaptation du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente La portée de l'article 68, § 2, de l'ancien Code civil est étendue par la Loi réparatrice de 2023.
\nEtablissement obligatoire d'un acte belge.
\nL'OEC est tenu d'établir un acte de l'état civil sur la base d'un acte étranger, lorsqu'un acte étranger de l'état civil lui est présenté lors de l'établissement ou la modification d'un autre d'acte de l'état civil ou lors d'une adaptation du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente.
\nCet enregistrement dans la BAEC des actes étrangers qui sont présentés en Belgique (via l'établissement des actes belges) offre l'avantage aux personnes concernées de ne pas toujours devoir demander une copie de leur acte à l'étranger lorsque ce dernier leur est réclamé.
\nCette disposition s'applique aussi aux personnes de nationalité étrangère.
\nL'élargissement de l'obligation d'établir un acte lors de la modification du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente va mener à une meilleure cohérence entre les données du Registre national et les données de la BAEC. Quand établir un acte belge ? L'OEC est tenu d'établir un acte belge sur la base d'un acte étranger, si un citoyen lui présente un acte étranger : - lors de l'établissement d'un autre acte de l'état civil belge : Par exemple, un acte étranger de naissance qui est présenté lors de la déclaration d'un mariage ou dans le cadre d'un dossier de nationalité. - lors de la modification d'un acte de l'état civil belge : Par exemple, un acte étranger de reconnaissance qui est présenté en vue de faire modifier un acte belge de naissance : l'OEC est dès lors tenu de faire de cet acte étranger un acte belge de reconnaissance. - lors de chaque adaptation du registre de la population, du registre des étrangers ou du registre d'attente : la présentation d'un acte étranger entraîne toujours l'établissement d'un acte belge sur la base d'un acte étranger. Il n'est plus possible de se contenter de modifier le registre de la population, le registre des étrangers ou le registre d'attente lorsqu'un acte est présenté. Aucune adaptation au registre de la population, registre des étrangers ou registre d'attente ne peut donc être faite avant l'établissement de l'acte belge.