Arrêté royal portant exécution de l'article 29 de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral

20 MARS 2023. - Arrêté royal portant exécution de l'article 29 de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté vise à préciser les divers acteurs impliqués dans l'organisation et l'exécution des opérations comptables et budgétaires des services visés à l'article 2 de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral, et ce en exécution de l'article 29 de la Loi précitée. Il convient de préciser que par acteurs, on entend les acteurs qui interviennent dans le cycle budgétaire et comptable, et non les rôles attribués dans le cadre du système de l'application informatique budgétaire utilisée par l'Etat fédéral pour la comptabilité générale et la comptabilité budgétaire. Le projet d'arrêté prévoit les différentes fonctions à prendre en compte, les acteurs qui les exerceront, leur mode de désignation ainsi que les incompatibilités minimales. L'article 29 de la Loi reprend 5 fonctions : - Décision - Exécution - Enregistrement - Conservation - Surveillance 1. La fonction de décision peut être définie comme l'exercice d'une responsabilité sur des décisions qui lient l'Etat vis-à-vis de tiers ou qui engagent d'autres fonctionnaires lors de l'exécution des tâches qu'ils effectuent dans le cadre des opérations comptables et budgétaires.Dans le présent arrêté, ces décisions concernent surtout les tâches du dirigeant du service ou de l'entité comptable, de l'ordonnateur. 2. La fonction d'exécution est plutôt l'exercice d'une responsabilité en matière d'exécution des décisions prises dans le cadre des opérations comptables, budgétaires et/ou financières.A cet égard, il convient toutefois de faire remarquer que plusieurs acteurs exercent une fonction d'exécution, notamment le collaborateur de l'ordonnateur qui prend des initiatives, la personne qui établit les bons de commande après accord préalable de l'ordonnateur ou encore les personnes compétentes qui enregistrent les prestations fournies dans la comptabilité et qui, par la réception des travaux réalisés et des biens ou services fournis donnent partiellement exécution à la décision prise. Ensuite, le comptable donne lui aussi exécution à la décision en enregistrant la facture ou autres pièces justificatives dans le système. 3. La fonction d'enregistrement peut être définie comme l'exercice, par un acteur, de responsabilités quant aux activités d'engagement, de comptabilisation et d'introduction de caractéristiques d'identification, de données ou d'informations, sous une forme permanente, dans le système comptable.Sont ici concernés aussi bien certains actes de l'ordonnateur ou de l'un de ses collaborateurs qui saisit les données de base du projet de contrat, que certains actes de l'ordonnateur même qui enregistre les éléments de sa décision, à savoir le fait de contracter une obligation juridique, que certains actes du responsable de la réception de la prestation qui saisit les données relatives aux prestations fournies, certains actes du comptable qui enregistre les différentes pièces et actes comptables, certains actes des contrôleurs qui approuvent les actes posés et certains actes du comptable centralisateur de la Trésorerie ou la personne compétente pour les paiements centralisés qui effectue le paiement. La liste des actes susmentionnés ne peut en aucun être considérée comme une liste limitative. Tout acte impliquant un enregistrement peut être considéré comme une fonction d'enregistrement et fait donc partie de la catégorie des fonctions d'enregistrement. 4. Il y a en outre la fonction de contrôle.Celle-ci consiste à s'assurer que les actes exécutés par les agents du Service se déroulent conformément à la législation et la réglementation en vigueur et selon les procédures garantissant une bonne gestion financière, répondant aux principes d'efficience, d'efficacité et d'économie. Dans ce cas également, force est de constater que plusieurs acteurs exercent, chacun dans son domaine, une fonction de contrôle sur les actes posés par d'autres acteurs. A cet égard, nous pouvons d'ores et déjà faire remarquer que l'ordonnateur ou son collaborateur effectueront les contrôles et vérifications nécessaires sur les demandes d'achat qui leur seront soumises. Ensuite, l'ordonnateur exercera le contrôle nécessaire sur le contrat établi (bon de commande) et prendra sa décision (obligation juridique). A la réception, la prestation fournie sera par ailleurs soumise au contrôle d'une ou de plusieurs personnes compétentes à cet égard et ce, en ce qui concerne tant la quantité et la qualité que les conditions convenues dans l'obligation. La liste des actes susmentionnés ne peut en aucun être considérée comme une liste limitative. Tout acte impliquant un contrôle peut être considéré comme une fonction de contrôle et fait donc partie de la catégorie des fonctions de contrôle. 5. Enfin, il y la fonction de conservation.Elle peut être définie comme l'exercice de responsabilités en matière de tenue, de suivi et de gestion de l'actif et/ou du passif afin de préserver le patrimoine de l'Etat et/ou d'affecter celui-ci conformément à la législation et à la réglementation en vigueur ainsi qu'aux obligations contractées par l'Etat. D'autre part, elle comprend aussi la conservation de toutes les pièces justificatives dans le cadre des transactions financières, comptables et budgétaires. Le principe est de limiter le nombre d'acteurs mais en respectant les fonctions reprises ci-dessus. Il ne peut être exclu qu'une même personne exerce plusieurs fonctions, sous réserve bien évidemment des incompatibilités. L'approche choisie est de ne pas viser à régler l'ensemble de la matière concernée dans le détail mais plutôt à prévoir les règles minimales applicables aux différents services en laissant à ceux-ci le soin d'organiser leur fonctionnement interne. Chaque fonctionnaire dirigeant est ainsi rendu responsable des processus budgétaires et comptables au sein de son organisation. Cette manière de réglementer la matière va également dans le sens de l'arrêté royal du 15 mai 2022 relatif à la maîtrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral, et modifiant les arrêtés royaux du 4 mai 2016 portant création du service fédéral d'audit interne et du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale qui offre une base réglementaire pour une meilleure maitrise des risques au sein des départements (Services publics fédéraux et services publics de programmation, et le Ministère de la Défense) et les autres services administratifs, mais également pour une plus grande responsabilisation du management. Par ailleurs, le SPF Stratégie et Appui pourra fournir des « best practices » et des circulaires sur les procédures et processus sans toucher à la prérogative des services de fixer leurs propres règles de fonctionnement interne. Le présent arrêté met en avant les éléments organisationnels, la séparation des fonctions et une répartition efficace des tâches comme conditions de base à la conduite et à la maîtrise d'un Service, plus particulièrement pour ce qui concerne les processus financiers, budgétaires et comptables, y compris la maîtrise des risques, afin d'éviter que plusieurs tâches critiques soient exercées par une même personne. A travers l'instauration de la séparation des fonctions, on entend jeter un pont entre un service flexible et une maîtrise effective des risques. La séparation des fonctions et la répartition efficace des tâches constituent les conditions de base d'une conduite et d'une maîtrise adéquates d'un service. Ces conditions sont déjà appliquées dans une mesure plus ou moins importante dans les différents Services. La séparation des fonctions est basée sur la prévention des conflits d'intérêts et empêche qu'une seule personne soit responsable de plusieurs actes critiques successifs d'un même processus, ce qui pourrait donner lieu à des irrégularités qui ne seraient pas détectées à temps et dans le cours normal du processus. Il convient d'éviter qu'une seule personne puisse réaliser, autoriser, traiter et finaliser sans aucun contrôle des transactions ou des obligations et/ou ait accès à certaines données. A cet égard, il convient de noter que les responsabilités d'un acteur cessent là où celles de l'acteur suivant commencent. Cela est plus clair si l'on peut travailler sur la base d'une relation de type « un-à-un » entre les différents intervenants. Selon les règles du contrôle interne/maItrise de l'organisation, les fonctions suivantes sont toujours incompatibles : - Fonction d'autorisation ou de décision ; - Fonction d'enregistrement ou comptable ; - Fonction de paiement ou financière. L'arrêté royal contient une partie relative au contrôle des engagements. Si la base légale actuelle du contrôle des engagements se trouve dans la loi-programme du 22 décembre 2008Documents pertinents retrouvés type loi-programme prom. 22/12/2008 pub. 29/12/2008 numac 2008021120 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi-programme fermer, qui reprend les articles 18 et 48 à 53 des lois coordonnées sur la comptabilité de l'Etat, l'arrêté royal du 31 mai 1966 portant règlement du contrôle de l'engagement des dépenses dans les services d'administration générale de l'Etat doit être adapté et actualisé. La structure du présent arrêté royal est la suivante : Titre Ier. - Dispositions générales Chapitre 1er. - Terminologie Chapitre 2. - Champ d'application Chapitre 3. - Généralités Titre II. - Les acteurs Chapitre 1. - L'ordonnateur Section 1. Opérations générales Section 2. Des opérations de liquidation et de mise en paiement Chapitre 2. - Le dirigeant du service Chapitre 3. - Le responsable financier du service Chapitre 4. - Le comptable Des opérations comptables Chapitre 5. - Le contrôleur des engagements Chapitre 6. - Le comptable justiciable de la Cour des comptes Section 1. Le comptable justiciable Section 2. Le comptable justiciable centralisateur ou la personne compétente pour les paiements centralisés Chapitre 7. - Le service public fédéral Stratégie et Appui Titre III. - L'organisation des opérations comptables et budgétaires Chapitre 1er. - L'organisation des opérations comptables Chapitre 2. - L'organisation des opérations budgétaires Section 1. Opérations de recettes Section 2. Opérations de dépenses Chapitre 3. - La séparation des fonctions Titre IV. - Dispositions transitoires et finales Commentaire des articles Titre Ier - Dispositions générales Ce titre reprend les définitions qui doivent permettre de comprendre de manière exacte et univoque les notions utilisées dans les titres suivants du présent arrêté. Il s'agit le plus souvent de notions ayant une signification spécifique. Il définit également le champ d'application du présent arrêté. Chapitre 1er - Terminologie Article 1er L'article 1er définit une série de termes afin de les clarifier. Il précise également les concepts de responsable et de responsabilité. 1° Afin d'améliorer la lisibilité du texte du présent arrêté, on a choisi de parler de « la Loi » chaque fois qu'il est question de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral. 2° Puisqu'il faut éviter toute inégalité de traitement des collaborateurs employés par des personnes morales de droit public, en l'absence d'une législation spécifique déterminant leur responsabilité, la loi du 10 février 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/03/2003 numac 2003022215 source service public federal securite sociale Loi réglant le transfert de droits à pensions entre des régimes belges de pensions et ceux d'institutions de droit international public type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques fermer relative à la responsabilité des et pour les collaborateurs employés par des personnes morales de droit public doit être appliquée pour déterminer si une responsabilité personnelle est en jeu ou non. La loi du 10 février 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/03/2003 numac 2003022215 source service public federal securite sociale Loi réglant le transfert de droits à pensions entre des régimes belges de pensions et ceux d'institutions de droit international public type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques fermer ne s'applique pas au personnel de la police car les articles 47 et 48 de la loi sur la police leur sont applicables. Ces exceptions sont rendues possibles par l'article 8 de la loi précitée. La loi du 10 février 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/03/2003 numac 2003022215 source service public federal securite sociale Loi réglant le transfert de droits à pensions entre des régimes belges de pensions et ceux d'institutions de droit international public type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques fermer s'applique aux membres du personnel employés par les personnes morales publiques dont la situation est régie par le statut. Tous ceux qui sont liés par une loi tombent dans le champ d'application de cette loi. Le terme "fonctionnaire" n'a pas été utilisé. Le législateur a choisi l'expression "personnel employé par des personnes morales publiques" précisément parce que le terme "personnel" fait référence à la nature subordonnée de la relation. Ce caractère subalterne s'applique également aux fonctionnaires en charge ; ils sont sous l'autorité des mandataires politiques. Pour éviter tout doute, le terme "employé par" a également été ajouté. Cela permet, d'une part, de souligner qu'il s'agit d'employés subalternes et, d'autre part, d'indiquer les circonstances dans lesquelles une réclamation se produit. La responsabilité des fonctionnaires est régie comme dans l'article 18 de la loi du 3 juillet 1978Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/07/1978 pub. 12/03/2009 numac 2009000158 source service public federal interieur Loi relative aux contrats de travail type loi prom. 03/07/1978 pub. 03/07/2008 numac 2008000527 source service public federal interieur Loi relative aux contrats de travail Coordination officieuse en langue allemande fermer sur les contrats de travail. La loi du 10 février 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/03/2003 numac 2003022215 source service public federal securite sociale Loi réglant le transfert de droits à pensions entre des régimes belges de pensions et ceux d'institutions de droit international public type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques fermer ne s'applique pas aux agents publics contractuels. Il est logique que la loi ne s'applique qu'aux employés statutaires, même si un service public peut employer à la fois des employés statutaires et contractuels. Les employés contractuels sont déjà protégés par la loi du 3 juillet 1978Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/07/1978 pub. 12/03/2009 numac 2009000158 source service public federal interieur Loi relative aux contrats de travail type loi prom. 03/07/1978 pub. 03/07/2008 numac 2008000527 source service public federal interieur Loi relative aux contrats de travail Coordination officieuse en langue allemande fermer sur les contrats de travail. La loi du 10 février 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/03/2003 numac 2003022215 source service public federal securite sociale Loi réglant le transfert de droits à pensions entre des régimes belges de pensions et ceux d'institutions de droit international public type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques fermer a délibérément choisi la formulation de l'article 18 de la loi sur les contrats de travail. L'objectif était de réglementer la responsabilité des fonctionnaires statutaires de la même manière que celle des employés contractuels. 3° Par services, on entend les services de l'Etat fédéral visés à l'article 2, premier alinéa, 1° à 4° de la Loi. L'article 2 de la Loi précitée définit comme suit la notion de services: « Pour l'application de la présente Loi, il faut entendre par "services" les administrations, organismes et entreprises de l'Etat fédéral, classés dans l'une des catégories suivantes : ». Nous utilisons dès lors également cette notion dans le présent arrêté. Les services ne sont pas limités aux services publics fédéraux et/ou aux services publics fédéraux de programmation. Ils doivent être considérés dans un sens plus large, à savoir tous les services visées à l'article 2 de la Loi précitée, tant ceux mentionnés sous 1°, 2° et 3° et les assimilés que sous 4°.En effet, ces services relèvent aussi bien du champ d'application de la Loi précitée que de celui du présent arrêté défini en son article 2. 4° L'administration générale comprend tous les services publics fédéraux (SPF), les services publics de programmation (SPP), le ministère de la défense, la police fédérale et les différentes cellules stratégiques des ministres compétents concernés. Cela n'inclut pas la Chambre des représentants, le Sénat, la Cour constitutionnelle et les services dont les budgets sont approuvés par la Commission de la comptabilité de la Chambre des représentants. 5° Au sens du présent arrêté, on entend par "organismes" les services énumérés à l'article 2, premier alinéa, 2° à 4° de la Loi. Ils comprennent donc à la fois les services administratifs à comptabilité autonome (SACA) et les organismes administratifs publics (OAP), pour autant qu'ils ne soient pas exclus conformément à la Loi de l'article 2, premier alinéa, 3°. Nous constatons que tant les OAP relevant du 3°, a) soit les organismes à gestion ministérielle, que ceux relevant du 3°, b) soit les organismes à gestion autonome, ainsi que les organismes assimilés, soit ceux repris dans une liste dans la loi budgétaire et ayant une personnalité juridique et n'étant pas exclus en vertu de l'article 2, premier alinéa, 3° de la Loi, et qui sont classées par l'Institut des Comptes Nationaux (ICN) sous l'administration centrale, soit le code S1311. Enfin, la Loi mentionne également les entreprises d'Etat, pour nous couvrir au cas où une nouvelle entreprise d'Etat serait créée à l'avenir. 6° Dans le présent arrêté, le terme général de "responsable financier d'un service" a été choisi, car ce terme doit s'appliquer tant aux services de l'administration générale qu'aux services répertoriés dans les "organismes". Ces derniers ne suivent pas la convention de dénomination utilisée pour la plupart des services de l'administration générale. La notion de directeur d'encadrement Budget et Contrôle de la gestion n'a pas été utilisée ici parce que la dénomination officielle mentionnée dans l'article 2, § 1er, 2° de l'arrêté royal du 2 octobre 2002 relatif à la désignation et à l'exercice des fonctions d'encadrement dans les services publics fédéraux et les services publics fédéraux de programmation, est directeur fonctionnel du service d'encadrement Budget et Contrôle de la gestion. Certains services visés à l'article 2 de la Loi 3 ne disposent pas, pas encore ou plus d'un directeur fonctionnel du service d'encadrement Budget et Contrôle de la gestion. C'est pourquoi le texte fait référence au responsable financier du service. Ces deux notions sont précisées Dans le Titre II, Chapitre 3 Le responsable financier d'un service, en particulier les article 23 et suivants. Le responsable financier du service est le chef et le responsable respectivement du service d'encadrement budget et contrôle de la gestion ou du service financier. Dans ce cadre, il doit convenir de modalités précises avec les ordonnateurs (sub)délégués (responsables) du service pour que les traitements comptables se déroulent conformément aux dispositions légales et réglementaires. Il devra en effet être au courant à tout moment de tous les éléments comptables, budgétaires et financiers susceptibles d'avoir (eu) un impact sur le service. 7° Afin d'éviter toute contestation, il semblait utile de mentionner clairement qui devait être considéré comme le dirigeant d'un service. Il s'agit du responsable administratif de plus haut niveau du service concerné. L'ajout du terme « de » doit souligner le fait qu'on ne peut ici désigner le Ministre ou Secrétaire d'Etat responsable, mais qu'il s'agira, pour les services publics fédéraux et les services publics de programmation, du président du comité de direction de ce service. Cela devient encore plus clair à l'aide du terme `administratif'. En effet, le Ministre compétent et le Secrétaire d'Etat compétent sont les responsables `politiques' et ne peuvent par conséquent être considérés comme dirigeants du service dans le présent arrêté. Mais également pour les autres services qui tombent dans le champ d'application de la Loi, on doit considérer comme gestionnaires ceux qui ont la gestion "exécutive" du service, c'est-à-dire les responsables du comité de gestion d'un service concerné. Dans ce cas également, on ne tient pas compte du conseil d'administration, car il ne fait que créer le cadre dans lequel doivent travailler les responsables "exécutifs" des services concernés. 8° Enfin, nous avons également défini la notion de prestation. On a choisi ce terme dans la mesure où il recouvre tant la fourniture de biens et de services que l'exécution de travaux. Dans ce contexte, nous souhaitons mentionner que toutes les dispositions légales et réglementaires prévues dans la règlementation relative aux marchés publics et toutes les autres dispositions européennes doivent être respectées, sans toutefois perdre de vue l'accord conclu réciproquement. La prestation exprime donc l'exécution totale ou partielle d'un accord conclu entre le service et un tiers. 9° Par souci de simplicité et de clarté, le terme "Ministre du Budget" a été inclus ici, ceci afin de ne pas avoir à inclure une description plus longue et plus correcte dans le texte. En effet, il est possible que la compétence du budget soit attribuée en plus à un ministre déterminé. 10° Le terme comptable est repris ici car une définition générale a été jugée souhaitable. Ses fonctions sont examinées plus en détails au titre II, chapitre 4, du présent arrêté. Nous tenons à souligner que le comptable peut se trouver à plusieurs endroits au sein d'un service ou d'une institution. Il est possible ici que le responsable fonctionnel du comptable soit différent du responsable hiérarchique du comptable. Un terme général a été retenu car le comptable peut se voir confier différentes tâches par le responsable financier du département en fonction du cas et du département. 11° Le terme "recouvrement" est utilisé dans ce contexte pour les sommes reçues par le département ou l'organisme de la part de tiers en exécution d'un droit constaté impayé. Il convient toutefois de noter que le terme " recouvrement " est utilisé tant qu'aucun acte de récupération n'a été effectué. Il s'agit donc de paiements entièrement volontaires basés sur le respect des conditions relatives à l'obligation de payer le droit constaté. Dans la plupart des cas, ce sera sur la base d'une facture que le tiers concerné reçoit du service ou de l'organisme, mais il peut tout aussi bien s'agir d'une invitation à payer ou sur la base du droit constaté lui-même, qui existe dès que les conditions de l'article 8 de la Loi sont remplies. La base peut se trouver dans une loi ou dans un contrat conclu. 12° Quelle que soit la nature de la créance, le recouvrement contre le débiteur ou un codébiteur commence toujours par une phase de recouvrement amiable, qui consiste à envoyer une demande de paiement. Cette mise en demeure de payer est une mise en demeure au débiteur ou au codébiteur de poursuivre les voies d'exécution à son encontre. Les opérations de recouvrement sont généralement effectuées par des comptables de l'Etat qui sont chargés par l'ordonnateur d'effectuer les opérations de recouvrement nécessaires pour les droits constatés non réglés. Dans le cas de dettes non fiscales, les premières opérations de recouvrement seront effectuées par des agents employés au sein même du service/organisme concerné. Si les premières opérations de recouvrement n'ont pas abouti aux paiements souhaités par le débiteur, alors, si les conditions prévues dans le protocole d'accord conclu avec l'administration générale de la perception et du recouvrement du Service Public Fédéral Finances (AGP&R) sont remplies, le dossier leur sera transféré pour la poursuite du recouvrement de la partie restante du droit constaté. 13° Les règles relatives à la maîtrise de l'organisation ont été incluses dans l'arrêté royal du 15 mai 2022 relatif à la maîtrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral. Cet arrêté a abrogé et remplacé l'arrêté royal du 17 août 2007 relatif au système de contrôle interne dans certains services du pouvoir exécutif fédéral. Le concept de "domaines de gestion" a été introduit afin de parvenir à un contrôle organisationnel performant. Ils concernent la gestion des risques, la gestion des processus et la gestion des objectifs. Dans ce contexte, nous tenons à souligner que le champ d'application du présent arrêté d'exécution de l'article 29 de la loi est plus large que celui de l'arrêté royal du 15 mai 2022 susmentionné. 14° Le principe de bonne gestion financière est un principe qui veille à ce que le travail soit effectué conformément aux principes d'économie, d'efficacité, d'efficience et que tous les droits, obligations ou actes susceptibles d'influencer la comptabilité soient enregistrés dans le système comptable sans retard, de manière exacte, fidèle et complète et par ordre de date. A cet égard, le principe d'économie signifie que les moyens mis en oeuvre par le Service pour réaliser ses activités soient mis à disposition de manière ponctuelle, en quantité et en qualité appropriées et au meilleur prix possible. Par efficience, on entend le fait de viser au meilleur rapport entre les moyens utilisés et les résultats obtenus. Efficace signifie que les objectifs et les résultats sont atteints. Le principe de bonne gestion financière est également repris dans le Règlement européen n° 1605/2002 du Conseil, qui définit le règlement financier applicable à la comptabilité générale. Ce principe peut dès lors être considéré comme un principe généralement accepté. Chapitre 2 - Champ d'application L'article 2 précise le champ d'application du présent arrêté. Par souci de simplicité, le champ d'application du présent arrêté est assimilé à celui des services visés à l'article 2 de la Loi étant donné que la Loi leur est également applicable. Sont concernés par le présent arrêté : - L'administration générale ; - Les services administratifs à comptabilité autonome ; - Les organismes administratifs publics, à gestion ministérielle et à gestion autonome ; - Les organismes assimilés aux organismes administratifs publics à gestion autonome et; - Les entreprises d'Etat. Ainsi, le présent arrêté d'exécution est d'application à tous les services concernés et l'on obtient dans tous les services une structure similaire au niveau de l'organisation du budget et de la comptabilité du service concerné. Article 2 Il s'agit, dans ce cadre, non seulement des services de l'administration générale, mais de tous les services qui tombent dans le champ d'application de la Loi. Cela implique cependant également que les Services qui, après publication du présent Arrêté, tombent dans le champ d'application de la Loi, devront à ce moment-là également exécuter le présent arrêté d'exécution en exécution de la Loi. L'alinéa 2 fait référence aux services soumis au contrôle du contrôleur des engagements, dont les fonctions sont décrites plus en détail dans le titre II, chapitre 5. Toutefois, en limitant dans ce deuxième alinéa aux services relevant de l'administration générale, c'est-à-dire les services relevant de l'article 2, premier alinéa, 1°, de la Loi, on limite également la possibilité que d'autres services relevant du champ d'application de la Loi soient placés sous le contrôle d'un contrôleur des engagements. Dans ce contexte, il convient de noter que les services qui sont actuellement en tout ou partie sous le contrôle d'un contrôleur des engagements, mais qui n'appartiennent pas à l'administration générale, ne le seront plus à partir de l'entrée en vigueur de cette décision. Ils ne le seront pas non plus à l'avenir. Toutefois, cela n'exclut pas la possibilité d'une convention entre un service et le ministre du Budget pour mettre un service particulier ou une partie du service sous le contrôle d'un contrôleur des engagements. Chapitre 3 - Généralités Tous les services sont obligés de tenir une comptabilité et de porter en compte leurs transactions et leur situation patrimoniale selon les principes de comptabilité régulière. La comptabilité doit être de nature à permettre de fournir à un tiers expert, dans un délai raisonnable, un aperçu des transactions effectuées et de la position de l'organisation, de l'entité comptable, du service. Les enregistrements et les inscriptions dans les comptes et dans les livres et les autres enregistrements requis pour garantir une image exacte et fidèle, doivent être réalisés sans retard, de manière exacte, fidèle et complète et par ordre de date. A cet égard et dans un souci de clarté, nous tenons à préciser ici que lorsqu'il est question d'une comptabilité, on entend toujours tant la comptabilité générale en partie double que la comptabilité budgétaire. Article 3 § 1er Pour obtenir une comptabilité exacte, il est nécessaire et essentiel que celle-ci soit tenue sur la base des principes de bonne gestion financière. Ce point est repris en tête des généralités parce qu'il doit être respecté par toute personne associée à la comptabilité si l'on veut que celle-ci soit exacte. A cet égard, il y aura également lieu d'appliquer le principe de transparence qui assure un niveau adéquat de publicité, notamment en ce qui concerne les opérations budgétaires et comptables. Dans ce cadre, d'une part, les comptes sont rendus aux surveillants, aux personnes politiquement responsables et/ou au conseil d'administration/organe de gestion de l'organisation concernée et, d'autre part, ils sont également rendus par les gestionnaires du service et les responsables financiers du service. § 2 Le contrôle interne/maîtrise de l'organisation s'adresse à l'ensemble du personnel d'un service. Il doit permettre de reconnaître et de faire reconnaître les irrégularités et/ou les illégalités au stade le plus précoce possible, afin que les mesures les plus appropriées soient prises pour garantir l'exactitude et la véracité des opérations comptables. Il s'agit notamment des dispositions contenues dans les articles 12 et 23 de la Loi, sans toutefois exclure d'autres dispositions légales et/ou réglementaires applicables aux opérations (comptables) des services concernés. Les irrégularités/illégalités dans le cadre des processus comptables et budgétaires doivent être portées à l'attention du responsable financier du service. En effet, il est coresponsable de la supervision de la bonne exécution des opérations financières, budgétaires et comptables au sein de son service. Il peut également, en tant que responsable financier du service, prendre les mesures nécessaires, telles que décrites plus loin dans cet arrêté, pour faire rectifier les opérations comptables incorrectes et prendre les mesures nécessaires pour que ces irrégularités en matière de traitement comptable ne se reproduisent pas à l'avenir. En outre, le responsable financier d'un service et le directeur du service signent la déclaration nécessaire, telle que prévue à l'article 22 du présent arrêté, qui garantit le respect fidèle des règles comptables et budgétaires en ce qui concerne les documents comptables pertinents et les comptes préparés par le service concerné. Si le responsable financier du service est lui-même impliqué dans des irrégularités, le dirigeant du service sera informé afin de garantir une image fidèle des comptes et, si ce dernier est également impliqué, l'ordonnateur primaire sera informé. Par la présente, nous souhaitons faire remarquer que les lois et règlements contenus dans l'arrêté royal du 2 octobre 1937 relatif au statut des agents de l'Etat, notamment l'article 7, ainsi que les dispositions contenues dans le Code de procédure pénale, notamment l'article 29, et les dispositions de la loi du 15 septembre 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/09/2013 pub. 04/10/2013 numac 2013002044 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la dénonciation d'une atteinte suspectée à l'intégrité au sein d'une autorité administrative fédérale par un membre de son personnel fermer relative à la dénonciation d'une atteinte suspectée à l'intégrité au sein d'une autorité administrative fédérale par un membre de son personnel, restent pleinement en vigueur. Ainsi que toutes les autres dispositions légales et réglementaires qui existeraient ou entreraient en vigueur dans ce contexte. Cet article a été inclus ici pour donner au responsable financier d'un département/organisme la certitude maximale que si des problèmes comptables surviennent au sein d'un département/organisme, tant au niveau de la comptabilité générale que de la comptabilité budgétaire, il en sera informé immédiatement, c'est-à-dire dans les meilleurs délais, afin qu'il puisse ensuite prendre les mesures nécessaires (tant préventives que correctives) pour que les comptes de son département/organisme donnent une image fidèle. En ce qui concerne ce dernier, il fait une déclaration conjointement avec le responsable du service/de l'organisme. En outre, nous souhaitons attirer l'attention sur le fait que cet article s'adresse aux acteurs mentionnés dans cet arrêté et donc également impliqués dans le processus comptable et/ou budgétaire du service/de l'organisme, alors que le champ d'application des autres dispositions légales et réglementaires susmentionnées est beaucoup plus large. Enfin, l'article parle d'"informer" le responsable financier du service pour lequel l'information est la transmission d'"informations". Il faut savoir ici que les données, les dates, les faits ne deviennent des informations que lorsque, après traitement, ils acquièrent une signification, une utilité pratique ou une valeur pertinente pour le destinataire, ici le responsable financier du service. § 3 Toutes les pièces justificatives qui ont servi de base à une opération comptable doivent être conservés avec préservation de l'authenticité de l'origine, de l'intégrité du contenu et de l'accessibilité et la lisibilité des données, et ce pour la durée minimale fixée par les diverses dispositions légales. Il a été opté pour `une' opération comptable afin de s'assurer qu'aucune opération comptable ne soit exclue de cette obligation et que par conséquent toute opération comptable puisse aussi être étayée par les pièces requises. Normalement, la conservation de ces pièces justificatives échoit au comptable, mais compte tenu du fait qu'il vaut mieux, en vue du bon fonctionnement du Service, que de nombreux documents restent à la disposition de certaines personnes qui doivent par exemple aussi surveiller la qualité des travaux ou des livraisons, la possibilité que d'autres personnes que le comptable conserve certains documents justificatifs a été prévue. Dans ces cas, ces personnes devront assurer la préservation de l'authenticité de l'origine, de l'intégrité du contenu et de l'accessibilité et la lisibilité des données des pièces concernées. Afin de conserver un aperçu pour le responsable des comptables par rapport aux documents justificatifs, il est prévu que le responsable financier du Service ou une personne désignée par lui, puisse autoriser par écrit que certains documents justificatifs soient conservés par une personne différente du comptable, tout en préservant l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et l'accessibilité et la lisibilité des données. La conservation doit se faire sur un support garantissant à la fois l'immuabilité, l'accessibilité et la lisibilité des données pendant toute la durée de conservation et, dans ce contexte, garantissant également l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu. Article 4 Au sein des services, des personnes sont également censées travailler en toute indépendance. Nous pensons ici aux auditeurs. Il s'agit des auditeurs internes qui, conformément aux arrêtés royaux du 4 mai 2016 portant création du Service fédéral d'audit interne, du 17 août 2007 relatif aux activités d'audit interne dans certains services du pouvoir exécutif fédéral et du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale (CAAF), doivent exercer leurs tâches au sein du (des) service(s) concerné(s) en concertation avec le comité d'audit, conformément à l'arrêté royal du 15 mai 2022 relatif à la maîtrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral, mais également des auditeurs externes. Dans ce contexte, nous faisons également référence a la Cour des comptes et également aux (commissaires-) réviseurs (d'entreprises), auxquels s'appliquent des lois et règlements spécifiques qu'ils doivent respecter. A cet égard, nous souhaitons également mentionner les comptables justiciables de la Cour des comptes. Leur fonction est spécifique et implique un contrôle spécial, de même qu'une responsabilité personnelle qui requiert l'indépendance nécessaire. En outre, nous voudrions également faire référence ici aux superviseurs externes qui agissent auprès de certaines institutions (nous pensons aux réviseurs, par exemple), eux aussi conservent leur pleine indépendance conformément aux lois et règlements en vigueur relatifs à leur fonction. La réglementation relative aux personnes susmentionnées ne sera pas reprise dans le présent arrêté, mais sera précisée dans des arrêtés distincts, si cela n'a pas encore été fait. Titre II - Les acteurs Les acteurs associés au processus comptable, budgétaire et financier sont chacun responsable de l'exécution correcte des tâches qui leur ont été confiées conformément au présent arrêté. Des acteurs déterminés engagent l'Etat fédéral. D'une part, l'ordonnateur contracte des obligations et obère ainsi les obligations légales à respecter, ce qui a des conséquences au niveau de l'imputation des crédits d'engagement octroyés au service. D'autre part, l'ordonnateur arrête la dette de l'Etat fédéral lorsqu'il accepte le droit constaté, après examen de la conformité de l'obligation avec la prestation fournie et la pièce justificative (la facture/la créance ou toute autre pièce justificative soumise). La constatation du droit assure les imputations requises des crédits de liquidation octroyés au service, ou les moyens disponibles. Tout acteur doit agir, en ce qui concerne ses tâches et ses responsabilités, en bon père de famille, conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. Les responsabilités d'un acteur prennent fin au moment où les responsabilités d'un autre acteur prennent cours. Cette dernière a été inclue ici pour éviter l'apparition de zones grises dans les responsabilités et pour garantir que l'un des acteurs énumérés ici soit toujours désigné responsable et qu'il en soit redevable. Chapitre 1er - L'ordonnateur L'ordonnateur est un des acteurs pouvant lier l'Etat à l'égard de tiers en contractant des obligations. Ceux-ci agissent dès lors en tant que représentants de l'Etat fédéral. Ils assument une large responsabilité. Cela n'empêche pas que tous les collaborateurs de l'ordonnateur doivent toujours agir en bon père de famille, conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. Article 5 § 1er L'article 5 est scindé en deux paragraphes dans la mesure où il existe des différences fondamentales entre les services mentionnés à l'article 2, alinéa 1er, 1°, 2° et 3° a) de la Loi, d'une part, et les services visés à l'article 2, alinéa 1er, 3° b) et 4° de la Loi, d'autre part. Les Services de l'administration générale sont placés sous l'autorité hiérarchique d'un Ministre, qui est l'ordonnateur primaire, c.-à-d. l'ordonnateur revêtu de l'autorité suprême. Il peut déléguer cette compétence en partie. § 2 Les autres Services sont ceux mentionnées à l'article 2, alinéa 1er, 3° b) et 4° de la Loi.Dans ceux-ci, la fonction d'ordonnateur primaire sera, conformément aux arrêtés, aux statuts ou à la réglementation, exercée par la personne ou l'organe disposant d'une compétence équivalente à celle de l'ordonnateur primaire visé au § 1er du présent article du présent arrêté. En l'occurrence, nous avons clairement opté pour le terme équivalent. Il s'agit en effet de fonctions qui, pour le Service, sont non seulement similaires (tâches) mais également équivalentes. Autrement dit, elles ont pour le Service une valeur, c.-à-d. une responsabilité, comparable à celle représentée par l'ordonnateur primaire auprès des Services de l'administration générale. Article 6 Du fait que l'ordonnateur primaire dispose de la responsabilité la plus vaste et la plus large pour son Service, on a prévu dans son chef la possibilité de déléguer ou de subdéléguer des parties de celle-ci à des collaborateurs qu'il juge aptes à exercer les tâches en question conformément aux principes de bonne gestion financière et aux autres principes définis ci-dessus. Pour toute forme de délégation, il établira et signera un arrêté de délégation, conformément à la réglementation mentionnée ci-dessous. Le dernier alinéa du présent article a été ajouté notamment à la demande du Ministère de la Défense, où certaines personnes habilitées peuvent agir au nom ou pour le compte d'un tiers qui se fait représenter par le délégué de l'Etat fédéral belge dans le cadre de conventions ou traités internationaux. Ce tiers peut être soit un autre Etat, soit une institution établie par les Etats membres de l'Organisation du traité de l'Atlantique Nord, soit un organisme (autorité) public européen. Ce que la Défense peut et est autorisé à faire au nom et pour le compte du tiers, ainsi que les dispositions financières et autres arrangements administratifs, seront déterminés dans un accord ou un traité spécifique à conclure au préalable entre les deux parties. Article 7 § 1er Tout arrêté de délégation ou de subdélégation doit être établi par un arrêté ministériel ou sur base d'une décision communiquée par la personne compétente ou de l'organe compétent. L'arrêté de délégation ou de subdélégation doit définir et arrêter au minimum les éléments mentionnés, soit son champ d'application, sa nature, ses limites et ses modalités de justification. Cela n'empêche cependant pas que d'autres éléments soient également repris dans l'arrêté de (sub)délégation. Afin de garder une vue d'ensemble de qui reçoit quelle délégation et donc qui a quelle compétence et quelle responsabilité, cet article stipule également que tout changement dans l'octroi ou le retrait des délégations doit être notifié au SPF Stratégie et Appui ainsi qu'aux services de la Cour des comptes. Cela s'applique à tous les services qui tombent dans le champ d'application de la loi. Dans l'arrêté, on a considéré qu'il fallait inclure le terme "sans délai" afin d'éviter que le SPF BOSA et la Cour des comptes ne soient informés beaucoup plus tard. Cela les priverait également de la possibilité d'introduire à temps les contrôles nécessaires via le système comptable informatisé. Mais il doit être clair que la responsabilité « finale » des éléments délégués reste celle de l'ordonnateur qui délègue. § 2 Il est évident qu'aucun ordonnateur ne peut agir en dehors des limites de sa délégation ou de sa subdélégation. Dans ce contexte, il est important que le Service public fédéral Stratégie et Appui (BOSA) soit informé, car il peut prendre des mesures automatisées supplémentaires pour les services utilisant le système comptable qu'il met à disposition, conformément aux arrêtés de délégation existants. Article 8 Le Ministre ou le Secrétaire d'Etat fonctionnellement compétent a la possibilité de nommer un ordonnateur par délégation parmi les membres travaillant dans une cellule stratégique. Cette délégation peut donc également être faite à des personnes extérieures à l'administration, au ministère ou au corps concerné. Cela n'exclut pas une subdélégation supplémentaire à des personnes travaillant dans l'administration, le ministère ou le corps concerné. Article 9 Lors de l'octroi des arrêtés de (sub)délégation, il faudra tenir compte de la nécessité d'établir la séparation nécessaire des fonctions, comme décrit plus en détail dans le présent arrêté. On souhaite à tout moment éviter un trop grand nombre de fonctions exercées par la même personne au même moment, ce qui augmenterait le risque et réduirait la possibilité de contrôle. On souhaite à tout moment garantir une image fidèle des opérations comptables tant pour la comptabilité générale que pour la comptabilité budgétaire. Article 10 Cet article décrit la manière dont un ordonnateur secondaire, délégué ou subdélégué doit réagir dans les cas où il se voit confronté à des décisions non exécutables, qui sont imposées à lui ou à son service. Cela ne signifie certainement pas qu'il peut refuser toute décision de délégation si les ressources nécessaires sont mises à sa disposition. Pour ces raisons, cet article prévoit également que s'il estime impossible d'exécuter la délégation en raison, par exemple, de certaines dispositions légales ou réglementaires, il doit également en informer l'autre partie et motiver sa décision. Section 1 - Opérations générales Article 11 Etant donné que l'ordonnateur occupe une place très importante au sein de l'organisation et qu'il peut engager l'Etat lors de la contraction d'obligations, on a choisi de rendre cet acteur responsable des tâches, mentionnées dans les paragraphes ci-dessous, qu'il est censé effectuer. L'ordonnateur ou un de ses collaborateurs est responsable de l'engagement comptable qui doit toujours précéder la contraction d'une obligation juridique. Sachant que l'ordonnateur a plusieurs tâches à effectuer, il est indiqué qu'il assure lui-même le contrôle interne/maîtrise de l'organisation nécessaire en ce qui concerne les tâches qui lui sont confiées et qu'il prévoie par ailleurs, dans ce cadre, la séparation requise des fonctions entre certains collaborateurs et lui-même, par exemple pour ce qui concerne l'établissement et l'enregistrement de l'engagement comptable. En l'occurrence, l'ordonnateur pourrait choisir de ne pas exécuter lui-même cette tâche, mais de la confier à un collaborateur. Les tâches de l'ordonnateur sont réparties en trois catégories, la première concernant les tâches générales, la deuxième se rapportant aux opérations de recettes et la troisième aux opérations de dépenses. § 1er Tâches générales En ce qui concerne la première catégorie, nous voulons souligner que le développement d'un contrôle interne/maîtrise de l'organisation adéquat pour ses services, en ce compris les séparations de fonctions requises au sein de ses services, constitue une priorité importante. C'est pourquoi cet élément est cité en premier. 1° On mentionne donc ici que l'ordonnateur concerné doit entreprendre et mettre en oeuvre dans son service ou dans le service/l'organisation/l'entité, toutes les actions nécessaires susceptibles de contribuer à assurer la bonne gestion financière et la continuité du service. Dans ce cadre, il est renvoyé à sa responsabilité en matière d'implémentation d'un système de contrôle interne. Si on dispose seulement d'un nombre limité de personnes, il peut parfois être utile d'introduire, après quelque temps, un système de rotation des tâches et de demander à l'auditeur interne un audit spécifique quant aux procédures, aux risques et à la réalisation correcte, par l'ordonnateur et ses collaborateurs, des différentes tâches. A cet égard, nous tenons également à souligner que l'implémentation d'un contrôle interne/maîtrise de l'organisation constitue une première étape qui devra cependant être évaluée, sinon chaque année ou à l'occasion de la rédaction du rapport annuel, du moins à des moments réguliers en ce qui concerne les facteurs de risque et la manière, d'une part, de réduire les risques en question, et, d'autre part d'optimiser le contrôle interne/maîtrise de l'organisation, notamment sur le plan des opérations comptables et budgétaires. A cet égard, on pourra prendre en compte les éléments communiqués par des tiers ou par le directeur d'encadrement budget et contrôle de la gestion ou par le responsable financier du service. 2° Comme le présent arrêté vise à préciser les tâches et les responsabilités des principaux acteurs associés au traitement comptable et budgétaire des données du Service ou de l'entité comptable, cela implique également une restriction. Le nombre d'acteurs repris dans le présent arrêté a été limité le plus possible afin de pouvoir également garantir l'applicabilité de celui-ci dans les organismes de taille plus modeste. Cela implique cependant que certains acteurs, entre autres les ordonnateurs, ont également pour tâche de prévoir le contrôle interne/maîtrise de l'organisation nécessaire, et plus spécifiquement la séparation des fonctions eu égard aux membres du personnels disponibles. La responsabilité finale relative aux différentes tâches incombant à l'ordonnateur lui-même, il est également de son intérêt de prévoir une séparation adéquate des fonctions au sein de son service, étant entendu qu'il conservera toujours lui-même les fonctions de décision et certaines fonctions de surveillance. 3° S'il délègue certaines des opérations qui lui sont assignées, il exercera le contrôle nécessaire sur celles-ci et il prendra les mesures requises pour que ces opérations soient effectuées de manière correcte, à savoir exacte, complète, chronologique et ponctuelle, ainsi que sans délai, par les personnes concernées. Si les tâches qu'il confie à d'autres personnes ne sont pas reprises dans un arrêté de subdélégation, il reste responsable de leur exécution correcte. S'il constate des irrégularités lors du contrôle, il prend les mesures nécessaires, soit directement pour les tâches relevant de sa compétence, soit indirectement en informant la personne responsable. 4° Il doit garder une vision correcte sur l'évolution et l'affectation des crédits d'engagement en tenant compte des crédits de liquidation disponibles, ou, en d'autres termes, sur la contraction d'obligations avec des tiers, afin de pouvoir assurer la continuité du fonctionnement du Service tant pour l'année budgétaire en cours que pour les années budgétaires futures. A cet égard, il doit tenir compte des dispositions légales et réglementaires en vigueur ainsi que des décisions prises par le(s) Ministre(s) concerné(s) en la matière. Pour les organismes également, un ordonnateur doit garder une vue d'ensemble des engagements juridiques contractés, autant ceux déjà reflétés dans le bilan que ceux encore hors bilan à l'heure actuelle. (Classe 0) Droits et engagements non reflétés dans le bilan Cela se fait de préférence également en accord avec le responsable financier du Service, étant donné que ce dernier, en tant que chef des comptables, aura une meilleure vue sur les crédits d'engagement et de liquidation déjà utilisés ou les moyens disponibles prévus de l'ensemble du Service ou de l'entité comptable. 5° Il veillera également à ce que tous les documents et pièces comptables soient transmis au comptable pour que ce dernier puisse effectuer les tâches qui lui ont été confiées. Cela concerne aussi bien les pièces justificatives internes que les pièces justificatives externes. Dans ce cadre, il y a lieu de noter qu'outre le comptable, d'autres acteurs exercent également des fonctions d'enregistrement et qu'ils contribuent ainsi à l'enregistrement, dans le système comptable, de tous les éléments, en particulier les droits, les obligations, les créances ou les éléments susceptibles d'avoir une influence sur la comptabilité ou sur l'obtention d'une image exacte et fidèle. Le comptable se voit assigner la tâche spécifique de veiller à ce que tous les documents et pièces comptables puissent être mis à disposition, de manière rapide et structurée, à des tiers qui en font la demande et qui sont habilités à le faire. 6° Enfin, l'ordonnateur a également une responsabilité globale en matière de droit immobilier. A cet égard, le droit des biens est la partie du droit objectif qui régit les droits subjectifs. § 2 Opérations de recettes Dans cette deuxième partie, nous allons donc préciser les opérations de recettes. A cet égard, l'ordonnateur assure un rôle crucial à côté du comptable. C'est en effet l'ordonnateur qui constate le droit. Il convient également de tenir compte des articles repris sous le Titre III, Chapitre 2, Section 1 du présent arrêté. L'ordonnateur ou son collaborateur sont responsables de l'établissement des droits constatés au profit de l'Etat fédéral, ou, en d'autres termes, de l'établissement des droits constatés relatifs aux recettes, au cas où ceux-ci ne naissent pas directement d'une loi. Tous les droits constatés doivent être enregistrés sans délai, dès qu'ils ont été constatés (c'est-à-dire quand les quatre conditions de l'article 8 de la Loi sont remplies) dans la comptabilité générale du fait qu'ils peuvent être importants pour obtenir une image exacte et fidèle du compte général de l'entité comptable. 1° L'ordonnateur est dès lors chargé d'établir toutes déclarations de créance et factures au profit de l'Etat fédéral. Nous tenons à spécifier que sont aussi concernées les notes de crédit ou de débit liées à ces créances et factures. La base juridique pour l'établissement d'une créance, d'une facture ou d'un droit constaté au profit de l'Etat fédéral peut être de nature diverse, par exemple une loi, un contrat, une décision judiciaire, etc. 2° L'ordonnateur est donc tout d'abord responsable des droits en matière de recettes. A cet égard, il doit vérifier, pour chaque droit qu'il constate, que les quatre conditions prévues à l'article 8 de la Loi sont remplies. Par ailleurs, il doit veiller à ce que tous les droits constatés en recettes soient exacts et complets et qu'ils aient été saisis dans le système comptable de manière chronologique, fidèle et sans délai et qu'ils aient été enregistrés dans la comptabilité. Il est clair que la détermination du droit est totalement indépendante du fait que ce droit sera ou non payé dans le futur par un tiers. L'obligation de payer est indépendante du fait qu'il y aura ou non un paiement plus tard. L'élément "dû et payable" n'est pas non plus inclus dans les termes de l'article de la loi. 3° S'il reçoit connaissance de droits éventuels non encore enregistrés dans la comptabilité mais remplissant les conditions relatives aux droits constatés conformément à l'article 8 de la Loi, il procédera sans délai aux actions nécessaires pour enregistrer ces droits dans la comptabilité. En d'autres termes, toute donnée, information ou renseignement qui lui donne l'assurance nécessaire que les conditions de reconnaissance d'un droit constaté sont réunies. Obliger l'ordonnateur à inscrire ces droits constatés dans la comptabilité et notamment dans la comptabilité générale. Tout cela afin de préserver l'image fidèle. 4° Ce point stipule que l'ordonnateur assure la gestion, c'est-à-dire qu'il veille notamment au suivi adéquat, au traitement correct et au contrôle, des recettes dont il constaté les droits en matière de recettes. Il doit veiller à ce que tous les droits constatés en recettes qu'il a constatés soient enregistrés correctement dans le système comptable et la comptabilité, après quoi, il les déclarera percevables et recouvrables par les comptables compétents afin que celui-ci puisse, dans le cadre de la perception et/ou du recouvrement, entreprendre les actions nécessaires conformément aux dispositions légales et réglementaires. L'ordonnateur devra par ailleurs, dans le cadre de la gestion des recettes, être suffisamment attentif à la suite que les comptables concernés réserveront aux droits constatés qu'il aura mis en perception et en recouvrement. Dans ce cadre, il prendra contact au besoin avec les personnes chargées de la surveillance des comptables responsables. Dans les cas où le comptable se trouve dans l'impossibilité de percevoir ou de recouvrer les droits constatés ou, dans le cadre de problèmes juridiques éventuels relatifs au recouvrement, il prendra les mesures appropriées dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur. 5° L'ordonnateur doit assurer un contrôle ex ante adéquat sur les différents dossiers et données qui lui sont présentés afin que les imperfections éventuelles n'aient aucun impact, d'une part, sur la constatation du droit en recettes et, d'autre part, sur la perception et/ou le recouvrement des droits en recettes constatés par lui. Il doit entre autres veiller à ce qu'à l'égard de ces imperfections, avant la constatation du droit en recettes et en tout cas avant la mise en perception et/ou en recouvrement, les mesures nécessaires soient prises pour que le patrimoine de l'Etat ne soit pas affecté et que le traitement comptable se déroule conformément aux dispositions légales et réglementaires. Il doit par ailleurs veiller à assurer une comptabilité exacte et fidèle. 6° L'ordonnateur effectuera les contrôles nécessaires et veillera à ce que tous les droits constatés en recettes soient contrôlés et validés en termes de régularité, d'exhaustivité et de légalité conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. S'il existe des droits constatés en recettes, il les constatera et en enregistrera le constat dans la comptabilité. Il veillera à ce que tous les droits constatés en recettes soient enregistrés dès leur naissance dans le système comptable et la comptabilité. Il s'assurera que le patrimoine de l'Etat ne soit pas lé …