Arrêté royal portant exécution de l'article 29 de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral

20 MARS 2023. - Arrêté royal portant exécution de l'article 29 de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté vise à préciser les divers acteurs impliqués dans l'organisation et l'exécution des opérations comptables et budgétaires des services visés à l'article 2 de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral, et ce en exécution de l'article 29 de la Loi précitée. Il convient de préciser que par acteurs, on entend les acteurs qui interviennent dans le cycle budgétaire et comptable, et non les rôles attribués dans le cadre du système de l'application informatique budgétaire utilisée par l'Etat fédéral pour la comptabilité générale et la comptabilité budgétaire. Le projet d'arrêté prévoit les différentes fonctions à prendre en compte, les acteurs qui les exerceront, leur mode de désignation ainsi que les incompatibilités minimales. L'article 29 de la Loi reprend 5 fonctions : - Décision - Exécution - Enregistrement - Conservation - Surveillance 1. La fonction de décision peut être définie comme l'exercice d'une responsabilité sur des décisions qui lient l'Etat vis-à-vis de tiers ou qui engagent d'autres fonctionnaires lors de l'exécution des tâches qu'ils effectuent dans le cadre des opérations comptables et budgétaires.Dans le présent arrêté, ces décisions concernent surtout les tâches du dirigeant du service ou de l'entité comptable, de l'ordonnateur. 2. La fonction d'exécution est plutôt l'exercice d'une responsabilité en matière d'exécution des décisions prises dans le cadre des opérations comptables, budgétaires et/ou financières.A cet égard, il convient toutefois de faire remarquer que plusieurs acteurs exercent une fonction d'exécution, notamment le collaborateur de l'ordonnateur qui prend des initiatives, la personne qui établit les bons de commande après accord préalable de l'ordonnateur ou encore les personnes compétentes qui enregistrent les prestations fournies dans la comptabilité et qui, par la réception des travaux réalisés et des biens ou services fournis donnent partiellement exécution à la décision prise. Ensuite, le comptable donne lui aussi exécution à la décision en enregistrant la facture ou autres pièces justificatives dans le système. 3. La fonction d'enregistrement peut être définie comme l'exercice, par un acteur, de responsabilités quant aux activités d'engagement, de comptabilisation et d'introduction de caractéristiques d'identification, de données ou d'informations, sous une forme permanente, dans le système comptable.Sont ici concernés aussi bien certains actes de l'ordonnateur ou de l'un de ses collaborateurs qui saisit les données de base du projet de contrat, que certains actes de l'ordonnateur même qui enregistre les éléments de sa décision, à savoir le fait de contracter une obligation juridique, que certains actes du responsable de la réception de la prestation qui saisit les données relatives aux prestations fournies, certains actes du comptable qui enregistre les différentes pièces et actes comptables, certains actes des contrôleurs qui approuvent les actes posés et certains actes du comptable centralisateur de la Trésorerie ou la personne compétente pour les paiements centralisés qui effectue le paiement. La liste des actes susmentionnés ne peut en aucun être considérée comme une liste limitative. Tout acte impliquant un enregistrement peut être considéré comme une fonction d'enregistrement et fait donc partie de la catégorie des fonctions d'enregistrement. 4. Il y a en outre la fonction de contrôle.Celle-ci consiste à s'assurer que les actes exécutés par les agents du Service se déroulent conformément à la législation et la réglementation en vigueur et selon les procédures garantissant une bonne gestion financière, répondant aux principes d'efficience, d'efficacité et d'économie. Dans ce cas également, force est de constater que plusieurs acteurs exercent, chacun dans son domaine, une fonction de contrôle sur les actes posés par d'autres acteurs. A cet égard, nous pouvons d'ores et déjà faire remarquer que l'ordonnateur ou son collaborateur effectueront les contrôles et vérifications nécessaires sur les demandes d'achat qui leur seront soumises. Ensuite, l'ordonnateur exercera le contrôle nécessaire sur le contrat établi (bon de commande) et prendra sa décision (obligation juridique). A la réception, la prestation fournie sera par ailleurs soumise au contrôle d'une ou de plusieurs personnes compétentes à cet égard et ce, en ce qui concerne tant la quantité et la qualité que les conditions convenues dans l'obligation. La liste des actes susmentionnés ne peut en aucun être considérée comme une liste limitative. Tout acte impliquant un contrôle peut être considéré comme une fonction de contrôle et fait donc partie de la catégorie des fonctions de contrôle. 5. Enfin, il y la fonction de conservation.Elle peut être définie comme l'exercice de responsabilités en matière de tenue, de suivi et de gestion de l'actif et/ou du passif afin de préserver le patrimoine de l'Etat et/ou d'affecter celui-ci conformément à la législation et à la réglementation en vigueur ainsi qu'aux obligations contractées par l'Etat. D'autre part, elle comprend aussi la conservation de toutes les pièces justificatives dans le cadre des transactions financières, comptables et budgétaires. Le principe est de limiter le nombre d'acteurs mais en respectant les fonctions reprises ci-dessus. Il ne peut être exclu qu'une même personne exerce plusieurs fonctions, sous réserve bien évidemment des incompatibilités. L'approche choisie est de ne pas viser à régler l'ensemble de la matière concernée dans le détail mais plutôt à prévoir les règles minimales applicables aux différents services en laissant à ceux-ci le soin d'organiser leur fonctionnement interne. Chaque fonctionnaire dirigeant est ainsi rendu responsable des processus budgétaires et comptables au sein de son organisation. Cette manière de réglementer la matière va également dans le sens de l'arrêté royal du 15 mai 2022 relatif à la maîtrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral, et modifiant les arrêtés royaux du 4 mai 2016 portant création du service fédéral d'audit interne et du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale qui offre une base réglementaire pour une meilleure maitrise des risques au sein des départements (Services publics fédéraux et services publics de programmation, et le Ministère de la Défense) et les autres services administratifs, mais également pour une plus grande responsabilisation du management. Par ailleurs, le SPF Stratégie et Appui pourra fournir des « best practices » et des circulaires sur les procédures et processus sans toucher à la prérogative des services de fixer leurs propres règles de fonctionnement interne. Le présent arrêté met en avant les éléments organisationnels, la séparation des fonctions et une répartition efficace des tâches comme conditions de base à la conduite et à la maîtrise d'un Service, plus particulièrement pour ce qui concerne les processus financiers, budgétaires et comptables, y compris la maîtrise des risques, afin d'éviter que plusieurs tâches critiques soient exercées par une même personne. A travers l'instauration de la séparation des fonctions, on entend jeter un pont entre un service flexible et une maîtrise effective des risques. La séparation des fonctions et la répartition efficace des tâches constituent les conditions de base d'une conduite et d'une maîtrise adéquates d'un service. Ces conditions sont déjà appliquées dans une mesure plus ou moins importante dans les différents Services. La séparation des fonctions est basée sur la prévention des conflits d'intérêts et empêche qu'une seule personne soit responsable de plusieurs actes critiques successifs d'un même processus, ce qui pourrait donner lieu à des irrégularités qui ne seraient pas détectées à temps et dans le cours normal du processus. Il convient d'éviter qu'une seule personne puisse réaliser, autoriser, traiter et finaliser sans aucun contrôle des transactions ou des obligations et/ou ait accès à certaines données. A cet égard, il convient de noter que les responsabilités d'un acteur cessent là où celles de l'acteur suivant commencent. Cela est plus clair si l'on peut travailler sur la base d'une relation de type « un-à-un » entre les différents intervenants. Selon les règles du contrôle interne/maItrise de l'organisation, les fonctions suivantes sont toujours incompatibles : - Fonction d'autorisation ou de décision ; - Fonction d'enregistrement ou comptable ; - Fonction de paiement ou financière. L'arrêté royal contient une partie relative au contrôle des engagements. Si la base légale actuelle du contrôle des engagements se trouve dans la loi-programme du 22 décembre 2008Documents pertinents retrouvés type loi-programme prom. 22/12/2008 pub. 29/12/2008 numac 2008021120 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi-programme fermer, qui reprend les articles 18 et 48 à 53 des lois coordonnées sur la comptabilité de l'Etat, l'arrêté royal du 31 mai 1966 portant règlement du contrôle de l'engagement des dépenses dans les services d'administration générale de l'Etat doit être adapté et actualisé. La structure du présent arrêté royal est la suivante : Titre Ier. - Dispositions générales Chapitre 1er. - Terminologie Chapitre 2. - Champ d'application Chapitre 3. - Généralités Titre II. - Les acteurs Chapitre 1. - L'ordonnateur Section 1. Opérations générales Section 2. Des opérations de liquidation et de mise en paiement Chapitre 2. - Le dirigeant du service Chapitre 3. - Le responsable financier du service Chapitre 4. - Le comptable Des opérations comptables Chapitre 5. - Le contrôleur des engagements Chapitre 6. - Le comptable justiciable de la Cour des comptes Section 1. Le comptable justiciable Section 2. Le comptable justiciable centralisateur ou la personne compétente pour les paiements centralisés Chapitre 7. - Le service public fédéral Stratégie et Appui Titre III. - L'organisation des opérations comptables et budgétaires Chapitre 1er. - L'organisation des opérations comptables Chapitre 2. - L'organisation des opérations budgétaires Section 1. Opérations de recettes Section 2. Opérations de dépenses Chapitre 3. - La séparation des fonctions Titre IV. - Dispositions transitoires et finales Commentaire des articles Titre Ier - Dispositions générales Ce titre reprend les définitions qui doivent permettre de comprendre de manière exacte et univoque les notions utilisées dans les titres suivants du présent arrêté. Il s'agit le plus souvent de notions ayant une signification spécifique. Il définit également le champ d'application du présent arrêté. Chapitre 1er - Terminologie Article 1er L'article 1er définit une série de termes afin de les clarifier. Il précise également les concepts de responsable et de responsabilité. 1° Afin d'améliorer la lisibilité du texte du présent arrêté, on a choisi de parler de « la Loi » chaque fois qu'il est question de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral. 2° Puisqu'il faut éviter toute inégalité de traitement des collaborateurs employés par des personnes morales de droit public, en l'absence d'une législation spécifique déterminant leur responsabilité, la loi du 10 février 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/03/2003 numac 2003022215 source service public federal securite sociale Loi réglant le transfert de droits à pensions entre des régimes belges de pensions et ceux d'institutions de droit international public type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques fermer relative à la responsabilité des et pour les collaborateurs employés par des personnes morales de droit public doit être appliquée pour déterminer si une responsabilité personnelle est en jeu ou non. La loi du 10 février 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/03/2003 numac 2003022215 source service public federal securite sociale Loi réglant le transfert de droits à pensions entre des régimes belges de pensions et ceux d'institutions de droit international public type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques fermer ne s'applique pas au personnel de la police car les articles 47 et 48 de la loi sur la police leur sont applicables. Ces exceptions sont rendues possibles par l'article 8 de la loi précitée. La loi du 10 février 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/03/2003 numac 2003022215 source service public federal securite sociale Loi réglant le transfert de droits à pensions entre des régimes belges de pensions et ceux d'institutions de droit international public type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques fermer s'applique aux membres du personnel employés par les personnes morales publiques dont la situation est régie par le statut. Tous ceux qui sont liés par une loi tombent dans le champ d'application de cette loi. Le terme "fonctionnaire" n'a pas été utilisé. Le législateur a choisi l'expression "personnel employé par des personnes morales publiques" précisément parce que le terme "personnel" fait référence à la nature subordonnée de la relation. Ce caractère subalterne s'applique également aux fonctionnaires en charge ; ils sont sous l'autorité des mandataires politiques. Pour éviter tout doute, le terme "employé par" a également été ajouté. Cela permet, d'une part, de souligner qu'il s'agit d'employés subalternes et, d'autre part, d'indiquer les circonstances dans lesquelles une réclamation se produit. La responsabilité des fonctionnaires est régie comme dans l'article 18 de la loi du 3 juillet 1978Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/07/1978 pub. 12/03/2009 numac 2009000158 source service public federal interieur Loi relative aux contrats de travail type loi prom. 03/07/1978 pub. 03/07/2008 numac 2008000527 source service public federal interieur Loi relative aux contrats de travail Coordination officieuse en langue allemande fermer sur les contrats de travail. La loi du 10 février 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/03/2003 numac 2003022215 source service public federal securite sociale Loi réglant le transfert de droits à pensions entre des régimes belges de pensions et ceux d'institutions de droit international public type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques fermer ne s'applique pas aux agents publics contractuels. Il est logique que la loi ne s'applique qu'aux employés statutaires, même si un service public peut employer à la fois des employés statutaires et contractuels. Les employés contractuels sont déjà protégés par la loi du 3 juillet 1978Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/07/1978 pub. 12/03/2009 numac 2009000158 source service public federal interieur Loi relative aux contrats de travail type loi prom. 03/07/1978 pub. 03/07/2008 numac 2008000527 source service public federal interieur Loi relative aux contrats de travail Coordination officieuse en langue allemande fermer sur les contrats de travail. La loi du 10 février 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/03/2003 numac 2003022215 source service public federal securite sociale Loi réglant le transfert de droits à pensions entre des régimes belges de pensions et ceux d'institutions de droit international public type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques fermer a délibérément choisi la formulation de l'article 18 de la loi sur les contrats de travail. L'objectif était de réglementer la responsabilité des fonctionnaires statutaires de la même manière que celle des employés contractuels. 3° Par services, on entend les services de l'Etat fédéral visés à l'article 2, premier alinéa, 1° à 4° de la Loi. L'article 2 de la Loi précitée définit comme suit la notion de services: « Pour l'application de la présente Loi, il faut entendre par "services" les administrations, organismes et entreprises de l'Etat fédéral, classés dans l'une des catégories suivantes : ». Nous utilisons dès lors également cette notion dans le présent arrêté. Les services ne sont pas limités aux services publics fédéraux et/ou aux services publics fédéraux de programmation. Ils doivent être considérés dans un sens plus large, à savoir tous les services visées à l'article 2 de la Loi précitée, tant ceux mentionnés sous 1°, 2° et 3° et les assimilés que sous 4°.En effet, ces services relèvent aussi bien du champ d'application de la Loi précitée que de celui du présent arrêté défini en son article 2. 4° L'administration générale comprend tous les services publics fédéraux (SPF), les services publics de programmation (SPP), le ministère de la défense, la police fédérale et les différentes cellules stratégiques des ministres compétents concernés. Cela n'inclut pas la Chambre des représentants, le Sénat, la Cour constitutionnelle et les services dont les budgets sont approuvés par la Commission de la comptabilité de la Chambre des représentants. 5° Au sens du présent arrêté, on entend par "organismes" les services énumérés à l'article 2, premier alinéa, 2° à 4° de la Loi. Ils comprennent donc à la fois les services administratifs à comptabilité autonome (SACA) et les organismes administratifs publics (OAP), pour autant qu'ils ne soient pas exclus conformément à la Loi de l'article 2, premier alinéa, 3°. Nous constatons que tant les OAP relevant du 3°,

1. a)soit les organismes à gestion ministérielle, que ceux relevant du 3°,
2. b)soit les organismes à gestion autonome, ainsi que les organismes assimilés, soit ceux repris dans une liste dans la loi budgétaire et ayant une personnalité juridique et n'étant pas exclus en vertu de l'article 2, premier alinéa, 3° de la Loi, et qui sont classées par l'Institut des Comptes Nationaux (ICN) sous l'administration centrale, soit le code S1311. Enfin, la Loi mentionne également les entreprises d'Etat, pour nous couvrir au cas où une nouvelle entreprise d'Etat serait créée à l'avenir. 6° Dans le présent arrêté, le terme général de "responsable financier d'un service" a été choisi, car ce terme doit s'appliquer tant aux services de l'administration générale qu'aux services répertoriés dans les "organismes". Ces derniers ne suivent pas la convention de dénomination utilisée pour la plupart des services de l'administration générale. La notion de directeur d'encadrement Budget et Contrôle de la gestion n'a pas été utilisée ici parce que la dénomination officielle mentionnée dans l'article 2, § 1er, 2° de l'arrêté royal du 2 octobre 2002 relatif à la désignation et à l'exercice des fonctions d'encadrement dans les services publics fédéraux et les services publics fédéraux de programmation, est directeur fonctionnel du service d'encadrement Budget et Contrôle de la gestion. Certains services visés à l'article 2 de la Loi 3 ne disposent pas, pas encore ou plus d'un directeur fonctionnel du service d'encadrement Budget et Contrôle de la gestion. C'est pourquoi le texte fait référence au responsable financier du service. Ces deux notions sont précisées Dans le Titre II, Chapitre 3 Le responsable financier d'un service, en particulier les article 23 et suivants. Le responsable financier du service est le chef et le responsable respectivement du service d'encadrement budget et contrôle de la gestion ou du service financier. Dans ce cadre, il doit convenir de modalités précises avec les ordonnateurs (sub)délégués (responsables) du service pour que les traitements comptables se déroulent conformément aux dispositions légales et réglementaires. Il devra en effet être au courant à tout moment de tous les éléments comptables, budgétaires et financiers susceptibles d'avoir (
3. eu)un impact sur le service. 7° Afin d'éviter toute contestation, il semblait utile de mentionner clairement qui devait être considéré comme le dirigeant d'un service. Il s'agit du responsable administratif de plus haut niveau du service concerné. L'ajout du terme « de » doit souligner le fait qu'on ne peut ici désigner le Ministre ou Secrétaire d'Etat responsable, mais qu'il s'agira, pour les services publics fédéraux et les services publics de programmation, du président du comité de direction de ce service. Cela devient encore plus clair à l'aide du terme `administratif'. En effet, le Ministre compétent et le Secrétaire d'Etat compétent sont les responsables `politiques' et ne peuvent par conséquent être considérés comme dirigeants du service dans le présent arrêté. Mais également pour les autres services qui tombent dans le champ d'application de la Loi, on doit considérer comme gestionnaires ceux qui ont la gestion "exécutive" du service, c'est-à-dire les responsables du comité de gestion d'un service concerné. Dans ce cas également, on ne tient pas compte du conseil d'administration, car il ne fait que créer le cadre dans lequel doivent travailler les responsables "exécutifs" des services concernés. 8° Enfin, nous avons également défini la notion de prestation. On a choisi ce terme dans la mesure où il recouvre tant la fourniture de biens et de services que l'exécution de travaux. Dans ce contexte, nous souhaitons mentionner que toutes les dispositions légales et réglementaires prévues dans la règlementation relative aux marchés publics et toutes les autres dispositions européennes doivent être respectées, sans toutefois perdre de vue l'accord conclu réciproquement. La prestation exprime donc l'exécution totale ou partielle d'un accord conclu entre le service et un tiers. 9° Par souci de simplicité et de clarté, le terme "Ministre du Budget" a été inclus ici, ceci afin de ne pas avoir à inclure une description plus longue et plus correcte dans le texte. En effet, il est possible que la compétence du budget soit attribuée en plus à un ministre déterminé. 10° Le terme comptable est repris ici car une définition générale a été jugée souhaitable. Ses fonctions sont examinées plus en détails au titre II, chapitre 4, du présent arrêté. Nous tenons à souligner que le comptable peut se trouver à plusieurs endroits au sein d'un service ou d'une institution. Il est possible ici que le responsable fonctionnel du comptable soit différent du responsable hiérarchique du comptable. Un terme général a été retenu car le comptable peut se voir confier différentes tâches par le responsable financier du département en fonction du cas et du département. 11° Le terme "recouvrement" est utilisé dans ce contexte pour les sommes reçues par le département ou l'organisme de la part de tiers en exécution d'un droit constaté impayé. Il convient toutefois de noter que le terme " recouvrement " est utilisé tant qu'aucun acte de récupération n'a été effectué. Il s'agit donc de paiements entièrement volontaires basés sur le respect des conditions relatives à l'obligation de payer le droit constaté. Dans la plupart des cas, ce sera sur la base d'une facture que le tiers concerné reçoit du service ou de l'organisme, mais il peut tout aussi bien s'agir d'une invitation à payer ou sur la base du droit constaté lui-même, qui existe dès que les conditions de l'article 8 de la Loi sont remplies. La base peut se trouver dans une loi ou dans un contrat conclu. 12° Quelle que soit la nature de la créance, le recouvrement contre le débiteur ou un codébiteur commence toujours par une phase de recouvrement amiable, qui consiste à envoyer une demande de paiement. Cette mise en demeure de payer est une mise en demeure au débiteur ou au codébiteur de poursuivre les voies d'exécution à son encontre. Les opérations de recouvrement sont généralement effectuées par des comptables de l'Etat qui sont chargés par l'ordonnateur d'effectuer les opérations de recouvrement nécessaires pour les droits constatés non réglés. Dans le cas de dettes non fiscales, les premières opérations de recouvrement seront effectuées par des agents employés au sein même du service/organisme concerné. Si les premières opérations de recouvrement n'ont pas abouti aux paiements souhaités par le débiteur, alors, si les conditions prévues dans le protocole d'accord conclu avec l'administration générale de la perception et du recouvrement du Service Public Fédéral Finances (AGP&R) sont remplies, le dossier leur sera transféré pour la poursuite du recouvrement de la partie restante du droit constaté. 13° Les règles relatives à la maîtrise de l'organisation ont été incluses dans l'arrêté royal du 15 mai 2022 relatif à la maîtrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral. Cet arrêté a abrogé et remplacé l'arrêté royal du 17 août 2007 relatif au système de contrôle interne dans certains services du pouvoir exécutif fédéral. Le concept de "domaines de gestion" a été introduit afin de parvenir à un contrôle organisationnel performant. Ils concernent la gestion des risques, la gestion des processus et la gestion des objectifs. Dans ce contexte, nous tenons à souligner que le champ d'application du présent arrêté d'exécution de l'article 29 de la loi est plus large que celui de l'arrêté royal du 15 mai 2022 susmentionné. 14° Le principe de bonne gestion financière est un principe qui veille à ce que le travail soit effectué conformément aux principes d'économie, d'efficacité, d'efficience et que tous les droits, obligations ou actes susceptibles d'influencer la comptabilité soient enregistrés dans le système comptable sans retard, de manière exacte, fidèle et complète et par ordre de date. A cet égard, le principe d'économie signifie que les moyens mis en oeuvre par le Service pour réaliser ses activités soient mis à disposition de manière ponctuelle, en quantité et en qualité appropriées et au meilleur prix possible. Par efficience, on entend le fait de viser au meilleur rapport entre les moyens utilisés et les résultats obtenus. Efficace signifie que les objectifs et les résultats sont atteints. Le principe de bonne gestion financière est également repris dans le Règlement européen n° 1605/2002 du Conseil, qui définit le règlement financier applicable à la comptabilité générale. Ce principe peut dès lors être considéré comme un principe généralement accepté. Chapitre 2 - Champ d'application L'article 2 précise le champ d'application du présent arrêté. Par souci de simplicité, le champ d'application du présent arrêté est assimilé à celui des services visés à l'article 2 de la Loi étant donné que la Loi leur est également applicable. Sont concernés par le présent arrêté : - L'administration générale ; - Les services administratifs à comptabilité autonome ; - Les organismes administratifs publics, à gestion ministérielle et à gestion autonome ; - Les organismes assimilés aux organismes administratifs publics à gestion autonome et; - Les entreprises d'Etat. Ainsi, le présent arrêté d'exécution est d'application à tous les services concernés et l'on obtient dans tous les services une structure similaire au niveau de l'organisation du budget et de la comptabilité du service concerné. Article 2 Il s'agit, dans ce cadre, non seulement des services de l'administration générale, mais de tous les services qui tombent dans le champ d'application de la Loi. Cela implique cependant également que les Services qui, après publication du présent Arrêté, tombent dans le champ d'application de la Loi, devront à ce moment-là également exécuter le présent arrêté d'exécution en exécution de la Loi. L'alinéa 2 fait référence aux services soumis au contrôle du contrôleur des engagements, dont les fonctions sont décrites plus en détail dans le titre II, chapitre 5. Toutefois, en limitant dans ce deuxième alinéa aux services relevant de l'administration générale, c'est-à-dire les services relevant de l'article 2, premier alinéa, 1°, de la Loi, on limite également la possibilité que d'autres services relevant du champ d'application de la Loi soient placés sous le contrôle d'un contrôleur des engagements. Dans ce contexte, il convient de noter que les services qui sont actuellement en tout ou partie sous le contrôle d'un contrôleur des engagements, mais qui n'appartiennent pas à l'administration générale, ne le seront plus à partir de l'entrée en vigueur de cette décision. Ils ne le seront pas non plus à l'avenir. Toutefois, cela n'exclut pas la possibilité d'une convention entre un service et le ministre du Budget pour mettre un service particulier ou une partie du service sous le contrôle d'un contrôleur des engagements. Chapitre 3 - Généralités Tous les services sont obligés de tenir une comptabilité et de porter en compte leurs transactions et leur situation patrimoniale selon les principes de comptabilité régulière. La comptabilité doit être de nature à permettre de fournir à un tiers expert, dans un délai raisonnable, un aperçu des transactions effectuées et de la position de l'organisation, de l'entité comptable, du service. Les enregistrements et les inscriptions dans les comptes et dans les livres et les autres enregistrements requis pour garantir une image exacte et fidèle, doivent être réalisés sans retard, de manière exacte, fidèle et complète et par ordre de date. A cet égard et dans un souci de clarté, nous tenons à préciser ici que lorsqu'il est question d'une comptabilité, on entend toujours tant la comptabilité générale en partie double que la comptabilité budgétaire. Article 3 § 1er Pour obtenir une comptabilité exacte, il est nécessaire et essentiel que celle-ci soit tenue sur la base des principes de bonne gestion financière. Ce point est repris en tête des généralités parce qu'il doit être respecté par toute personne associée à la comptabilité si l'on veut que celle-ci soit exacte. A cet égard, il y aura également lieu d'appliquer le principe de transparence qui assure un niveau adéquat de publicité, notamment en ce qui concerne les opérations budgétaires et comptables. Dans ce cadre, d'une part, les comptes sont rendus aux surveillants, aux personnes politiquement responsables et/ou au conseil d'administration/organe de gestion de l'organisation concernée et, d'autre part, ils sont également rendus par les gestionnaires du service et les responsables financiers du service. § 2 Le contrôle interne/maîtrise de l'organisation s'adresse à l'ensemble du personnel d'un service. Il doit permettre de reconnaître et de faire reconnaître les irrégularités et/ou les illégalités au stade le plus précoce possible, afin que les mesures les plus appropriées soient prises pour garantir l'exactitude et la véracité des opérations comptables. Il s'agit notamment des dispositions contenues dans les articles 12 et 23 de la Loi, sans toutefois exclure d'autres dispositions légales et/ou réglementaires applicables aux opérations (comptables) des services concernés. Les irrégularités/illégalités dans le cadre des processus comptables et budgétaires doivent être portées à l'attention du responsable financier du service. En effet, il est coresponsable de la supervision de la bonne exécution des opérations financières, budgétaires et comptables au sein de son service. Il peut également, en tant que responsable financier du service, prendre les mesures nécessaires, telles que décrites plus loin dans cet arrêté, pour faire rectifier les opérations comptables incorrectes et prendre les mesures nécessaires pour que ces irrégularités en matière de traitement comptable ne se reproduisent pas à l'avenir. En outre, le responsable financier d'un service et le directeur du service signent la déclaration nécessaire, telle que prévue à l'article 22 du présent arrêté, qui garantit le respect fidèle des règles comptables et budgétaires en ce qui concerne les documents comptables pertinents et les comptes préparés par le service concerné. Si le responsable financier du service est lui-même impliqué dans des irrégularités, le dirigeant du service sera informé afin de garantir une image fidèle des comptes et, si ce dernier est également impliqué, l'ordonnateur primaire sera informé. Par la présente, nous souhaitons faire remarquer que les lois et règlements contenus dans l'arrêté royal du 2 octobre 1937 relatif au statut des agents de l'Etat, notamment l'article 7, ainsi que les dispositions contenues dans le Code de procédure pénale, notamment l'article 29, et les dispositions de la loi du 15 septembre 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/09/2013 pub. 04/10/2013 numac 2013002044 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la dénonciation d'une atteinte suspectée à l'intégrité au sein d'une autorité administrative fédérale par un membre de son personnel fermer relative à la dénonciation d'une atteinte suspectée à l'intégrité au sein d'une autorité administrative fédérale par un membre de son personnel, restent pleinement en vigueur. Ainsi que toutes les autres dispositions légales et réglementaires qui existeraient ou entreraient en vigueur dans ce contexte. Cet article a été inclus ici pour donner au responsable financier d'un département/organisme la certitude maximale que si des problèmes comptables surviennent au sein d'un département/organisme, tant au niveau de la comptabilité générale que de la comptabilité budgétaire, il en sera informé immédiatement, c'est-à-dire dans les meilleurs délais, afin qu'il puisse ensuite prendre les mesures nécessaires (tant préventives que correctives) pour que les comptes de son département/organisme donnent une image fidèle. En ce qui concerne ce dernier, il fait une déclaration conjointement avec le responsable du service/de l'organisme. En outre, nous souhaitons attirer l'attention sur le fait que cet article s'adresse aux acteurs mentionnés dans cet arrêté et donc également impliqués dans le processus comptable et/ou budgétaire du service/de l'organisme, alors que le champ d'application des autres dispositions légales et réglementaires susmentionnées est beaucoup plus large. Enfin, l'article parle d'"informer" le responsable financier du service pour lequel l'information est la transmission d'"informations". Il faut savoir ici que les données, les dates, les faits ne deviennent des informations que lorsque, après traitement, ils acquièrent une signification, une utilité pratique ou une valeur pertinente pour le destinataire, ici le responsable financier du service. § 3 Toutes les pièces justificatives qui ont servi de base à une opération comptable doivent être conservés avec préservation de l'authenticité de l'origine, de l'intégrité du contenu et de l'accessibilité et la lisibilité des données, et ce pour la durée minimale fixée par les diverses dispositions légales. Il a été opté pour `une' opération comptable afin de s'assurer qu'aucune opération comptable ne soit exclue de cette obligation et que par conséquent toute opération comptable puisse aussi être étayée par les pièces requises. Normalement, la conservation de ces pièces justificatives échoit au comptable, mais compte tenu du fait qu'il vaut mieux, en vue du bon fonctionnement du Service, que de nombreux documents restent à la disposition de certaines personnes qui doivent par exemple aussi surveiller la qualité des travaux ou des livraisons, la possibilité que d'autres personnes que le comptable conserve certains documents justificatifs a été prévue. Dans ces cas, ces personnes devront assurer la préservation de l'authenticité de l'origine, de l'intégrité du contenu et de l'accessibilité et la lisibilité des données des pièces concernées. Afin de conserver un aperçu pour le responsable des comptables par rapport aux documents justificatifs, il est prévu que le responsable financier du Service ou une personne désignée par lui, puisse autoriser par écrit que certains documents justificatifs soient conservés par une personne différente du comptable, tout en préservant l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et l'accessibilité et la lisibilité des données. La conservation doit se faire sur un support garantissant à la fois l'immuabilité, l'accessibilité et la lisibilité des données pendant toute la durée de conservation et, dans ce contexte, garantissant également l'authenticité de l'origine et l'intégrité du contenu. Article 4 Au sein des services, des personnes sont également censées travailler en toute indépendance. Nous pensons ici aux auditeurs. Il s'agit des auditeurs internes qui, conformément aux arrêtés royaux du 4 mai 2016 portant création du Service fédéral d'audit interne, du 17 août 2007 relatif aux activités d'audit interne dans certains services du pouvoir exécutif fédéral et du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale (CAAF), doivent exercer leurs tâches au sein du (des) service(
4. s)concerné(
5. s)en concertation avec le comité d'audit, conformément à l'arrêté royal du 15 mai 2022 relatif à la maîtrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral, mais également des auditeurs externes. Dans ce contexte, nous faisons également référence a la Cour des comptes et également aux (commissaires-) réviseurs (d'entreprises), auxquels s'appliquent des lois et règlements spécifiques qu'ils doivent respecter. A cet égard, nous souhaitons également mentionner les comptables justiciables de la Cour des comptes. Leur fonction est spécifique et implique un contrôle spécial, de même qu'une responsabilité personnelle qui requiert l'indépendance nécessaire. En outre, nous voudrions également faire référence ici aux superviseurs externes qui agissent auprès de certaines institutions (nous pensons aux réviseurs, par exemple), eux aussi conservent leur pleine indépendance conformément aux lois et règlements en vigueur relatifs à leur fonction. La réglementation relative aux personnes susmentionnées ne sera pas reprise dans le présent arrêté, mais sera précisée dans des arrêtés distincts, si cela n'a pas encore été fait. Titre II - Les acteurs Les acteurs associés au processus comptable, budgétaire et financier sont chacun responsable de l'exécution correcte des tâches qui leur ont été confiées conformément au présent arrêté. Des acteurs déterminés engagent l'Etat fédéral. D'une part, l'ordonnateur contracte des obligations et obère ainsi les obligations légales à respecter, ce qui a des conséquences au niveau de l'imputation des crédits d'engagement octroyés au service. D'autre part, l'ordonnateur arrête la dette de l'Etat fédéral lorsqu'il accepte le droit constaté, après examen de la conformité de l'obligation avec la prestation fournie et la pièce justificative (la facture/la créance ou toute autre pièce justificative soumise). La constatation du droit assure les imputations requises des crédits de liquidation octroyés au service, ou les moyens disponibles. Tout acteur doit agir, en ce qui concerne ses tâches et ses responsabilités, en bon père de famille, conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. Les responsabilités d'un acteur prennent fin au moment où les responsabilités d'un autre acteur prennent cours. Cette dernière a été inclue ici pour éviter l'apparition de zones grises dans les responsabilités et pour garantir que l'un des acteurs énumérés ici soit toujours désigné responsable et qu'il en soit redevable. Chapitre 1er - L'ordonnateur L'ordonnateur est un des acteurs pouvant lier l'Etat à l'égard de tiers en contractant des obligations. Ceux-ci agissent dès lors en tant que représentants de l'Etat fédéral. Ils assument une large responsabilité. Cela n'empêche pas que tous les collaborateurs de l'ordonnateur doivent toujours agir en bon père de famille, conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. Article 5 § 1er L'article 5 est scindé en deux paragraphes dans la mesure où il existe des différences fondamentales entre les services mentionnés à l'article 2, alinéa 1er, 1°, 2° et 3°
6. a)de la Loi, d'une part, et les services visés à l'article 2, alinéa 1er, 3°
7. b)et 4° de la Loi, d'autre part. Les Services de l'administration générale sont placés sous l'autorité hiérarchique d'un Ministre, qui est l'ordonnateur primaire, c.-à-d. l'ordonnateur revêtu de l'autorité suprême. Il peut déléguer cette compétence en partie. § 2 Les autres Services sont ceux mentionnées à l'article 2, alinéa 1er, 3°
8. b)et 4° de la Loi.Dans ceux-ci, la fonction d'ordonnateur primaire sera, conformément aux arrêtés, aux statuts ou à la réglementation, exercée par la personne ou l'organe disposant d'une compétence équivalente à celle de l'ordonnateur primaire visé au § 1er du présent article du présent arrêté. En l'occurrence, nous avons clairement opté pour le terme équivalent. Il s'agit en effet de fonctions qui, pour le Service, sont non seulement similaires (tâches) mais également équivalentes. Autrement dit, elles ont pour le Service une valeur, c.-à-d. une responsabilité, comparable à celle représentée par l'ordonnateur primaire auprès des Services de l'administration générale. Article 6 Du fait que l'ordonnateur primaire dispose de la responsabilité la plus vaste et la plus large pour son Service, on a prévu dans son chef la possibilité de déléguer ou de subdéléguer des parties de celle-ci à des collaborateurs qu'il juge aptes à exercer les tâches en question conformément aux principes de bonne gestion financière et aux autres principes définis ci-dessus. Pour toute forme de délégation, il établira et signera un arrêté de délégation, conformément à la réglementation mentionnée ci-dessous. Le dernier alinéa du présent article a été ajouté notamment à la demande du Ministère de la Défense, où certaines personnes habilitées peuvent agir au nom ou pour le compte d'un tiers qui se fait représenter par le délégué de l'Etat fédéral belge dans le cadre de conventions ou traités internationaux. Ce tiers peut être soit un autre Etat, soit une institution établie par les Etats membres de l'Organisation du traité de l'Atlantique Nord, soit un organisme (autorité) public européen. Ce que la Défense peut et est autorisé à faire au nom et pour le compte du tiers, ainsi que les dispositions financières et autres arrangements administratifs, seront déterminés dans un accord ou un traité spécifique à conclure au préalable entre les deux parties. Article 7 § 1er Tout arrêté de délégation ou de subdélégation doit être établi par un arrêté ministériel ou sur base d'une décision communiquée par la personne compétente ou de l'organe compétent. L'arrêté de délégation ou de subdélégation doit définir et arrêter au minimum les éléments mentionnés, soit son champ d'application, sa nature, ses limites et ses modalités de justification. Cela n'empêche cependant pas que d'autres éléments soient également repris dans l'arrêté de (sub)délégation. Afin de garder une vue d'ensemble de qui reçoit quelle délégation et donc qui a quelle compétence et quelle responsabilité, cet article stipule également que tout changement dans l'octroi ou le retrait des délégations doit être notifié au SPF Stratégie et Appui ainsi qu'aux services de la Cour des comptes. Cela s'applique à tous les services qui tombent dans le champ d'application de la loi. Dans l'arrêté, on a considéré qu'il fallait inclure le terme "sans délai" afin d'éviter que le SPF BOSA et la Cour des comptes ne soient informés beaucoup plus tard. Cela les priverait également de la possibilité d'introduire à temps les contrôles nécessaires via le système comptable informatisé. Mais il doit être clair que la responsabilité « finale » des éléments délégués reste celle de l'ordonnateur qui délègue. § 2 Il est évident qu'aucun ordonnateur ne peut agir en dehors des limites de sa délégation ou de sa subdélégation. Dans ce contexte, il est important que le Service public fédéral Stratégie et Appui (BOSA) soit informé, car il peut prendre des mesures automatisées supplémentaires pour les services utilisant le système comptable qu'il met à disposition, conformément aux arrêtés de délégation existants. Article 8 Le Ministre ou le Secrétaire d'Etat fonctionnellement compétent a la possibilité de nommer un ordonnateur par délégation parmi les membres travaillant dans une cellule stratégique. Cette délégation peut donc également être faite à des personnes extérieures à l'administration, au ministère ou au corps concerné. Cela n'exclut pas une subdélégation supplémentaire à des personnes travaillant dans l'administration, le ministère ou le corps concerné. Article 9 Lors de l'octroi des arrêtés de (sub)délégation, il faudra tenir compte de la nécessité d'établir la séparation nécessaire des fonctions, comme décrit plus en détail dans le présent arrêté. On souhaite à tout moment éviter un trop grand nombre de fonctions exercées par la même personne au même moment, ce qui augmenterait le risque et réduirait la possibilité de contrôle. On souhaite à tout moment garantir une image fidèle des opérations comptables tant pour la comptabilité générale que pour la comptabilité budgétaire. Article 10 Cet article décrit la manière dont un ordonnateur secondaire, délégué ou subdélégué doit réagir dans les cas où il se voit confronté à des décisions non exécutables, qui sont imposées à lui ou à son service. Cela ne signifie certainement pas qu'il peut refuser toute décision de délégation si les ressources nécessaires sont mises à sa disposition. Pour ces raisons, cet article prévoit également que s'il estime impossible d'exécuter la délégation en raison, par exemple, de certaines dispositions légales ou réglementaires, il doit également en informer l'autre partie et motiver sa décision. Section 1 - Opérations générales Article 11 Etant donné que l'ordonnateur occupe une place très importante au sein de l'organisation et qu'il peut engager l'Etat lors de la contraction d'obligations, on a choisi de rendre cet acteur responsable des tâches, mentionnées dans les paragraphes ci-dessous, qu'il est censé effectuer. L'ordonnateur ou un de ses collaborateurs est responsable de l'engagement comptable qui doit toujours précéder la contraction d'une obligation juridique. Sachant que l'ordonnateur a plusieurs tâches à effectuer, il est indiqué qu'il assure lui-même le contrôle interne/maîtrise de l'organisation nécessaire en ce qui concerne les tâches qui lui sont confiées et qu'il prévoie par ailleurs, dans ce cadre, la séparation requise des fonctions entre certains collaborateurs et lui-même, par exemple pour ce qui concerne l'établissement et l'enregistrement de l'engagement comptable. En l'occurrence, l'ordonnateur pourrait choisir de ne pas exécuter lui-même cette tâche, mais de la confier à un collaborateur. Les tâches de l'ordonnateur sont réparties en trois catégories, la première concernant les tâches générales, la deuxième se rapportant aux opérations de recettes et la troisième aux opérations de dépenses. § 1er Tâches générales En ce qui concerne la première catégorie, nous voulons souligner que le développement d'un contrôle interne/maîtrise de l'organisation adéquat pour ses services, en ce compris les séparations de fonctions requises au sein de ses services, constitue une priorité importante. C'est pourquoi cet élément est cité en premier. 1° On mentionne donc ici que l'ordonnateur concerné doit entreprendre et mettre en oeuvre dans son service ou dans le service/l'organisation/l'entité, toutes les actions nécessaires susceptibles de contribuer à assurer la bonne gestion financière et la continuité du service. Dans ce cadre, il est renvoyé à sa responsabilité en matière d'implémentation d'un système de contrôle interne. Si on dispose seulement d'un nombre limité de personnes, il peut parfois être utile d'introduire, après quelque temps, un système de rotation des tâches et de demander à l'auditeur interne un audit spécifique quant aux procédures, aux risques et à la réalisation correcte, par l'ordonnateur et ses collaborateurs, des différentes tâches. A cet égard, nous tenons également à souligner que l'implémentation d'un contrôle interne/maîtrise de l'organisation constitue une première étape qui devra cependant être évaluée, sinon chaque année ou à l'occasion de la rédaction du rapport annuel, du moins à des moments réguliers en ce qui concerne les facteurs de risque et la manière, d'une part, de réduire les risques en question, et, d'autre part d'optimiser le contrôle interne/maîtrise de l'organisation, notamment sur le plan des opérations comptables et budgétaires. A cet égard, on pourra prendre en compte les éléments communiqués par des tiers ou par le directeur d'encadrement budget et contrôle de la gestion ou par le responsable financier du service. 2° Comme le présent arrêté vise à préciser les tâches et les responsabilités des principaux acteurs associés au traitement comptable et budgétaire des données du Service ou de l'entité comptable, cela implique également une restriction. Le nombre d'acteurs repris dans le présent arrêté a été limité le plus possible afin de pouvoir également garantir l'applicabilité de celui-ci dans les organismes de taille plus modeste. Cela implique cependant que certains acteurs, entre autres les ordonnateurs, ont également pour tâche de prévoir le contrôle interne/maîtrise de l'organisation nécessaire, et plus spécifiquement la séparation des fonctions eu égard aux membres du personnels disponibles. La responsabilité finale relative aux différentes tâches incombant à l'ordonnateur lui-même, il est également de son intérêt de prévoir une séparation adéquate des fonctions au sein de son service, étant entendu qu'il conservera toujours lui-même les fonctions de décision et certaines fonctions de surveillance. 3° S'il délègue certaines des opérations qui lui sont assignées, il exercera le contrôle nécessaire sur celles-ci et il prendra les mesures requises pour que ces opérations soient effectuées de manière correcte, à savoir exacte, complète, chronologique et ponctuelle, ainsi que sans délai, par les personnes concernées. Si les tâches qu'il confie à d'autres personnes ne sont pas reprises dans un arrêté de subdélégation, il reste responsable de leur exécution correcte. S'il constate des irrégularités lors du contrôle, il prend les mesures nécessaires, soit directement pour les tâches relevant de sa compétence, soit indirectement en informant la personne responsable. 4° Il doit garder une vision correcte sur l'évolution et l'affectation des crédits d'engagement en tenant compte des crédits de liquidation disponibles, ou, en d'autres termes, sur la contraction d'obligations avec des tiers, afin de pouvoir assurer la continuité du fonctionnement du Service tant pour l'année budgétaire en cours que pour les années budgétaires futures. A cet égard, il doit tenir compte des dispositions légales et réglementaires en vigueur ainsi que des décisions prises par le(
9. s)Ministre(
10. s)concerné(
11. s)en la matière. Pour les organismes également, un ordonnateur doit garder une vue d'ensemble des engagements juridiques contractés, autant ceux déjà reflétés dans le bilan que ceux encore hors bilan à l'heure actuelle. (Classe 0) Droits et engagements non reflétés dans le bilan Cela se fait de préférence également en accord avec le responsable financier du Service, étant donné que ce dernier, en tant que chef des comptables, aura une meilleure vue sur les crédits d'engagement et de liquidation déjà utilisés ou les moyens disponibles prévus de l'ensemble du Service ou de l'entité comptable. 5° Il veillera également à ce que tous les documents et pièces comptables soient transmis au comptable pour que ce dernier puisse effectuer les tâches qui lui ont été confiées. Cela concerne aussi bien les pièces justificatives internes que les pièces justificatives externes. Dans ce cadre, il y a lieu de noter qu'outre le comptable, d'autres acteurs exercent également des fonctions d'enregistrement et qu'ils contribuent ainsi à l'enregistrement, dans le système comptable, de tous les éléments, en particulier les droits, les obligations, les créances ou les éléments susceptibles d'avoir une influence sur la comptabilité ou sur l'obtention d'une image exacte et fidèle. Le comptable se voit assigner la tâche spécifique de veiller à ce que tous les documents et pièces comptables puissent être mis à disposition, de manière rapide et structurée, à des tiers qui en font la demande et qui sont habilités à le faire. 6° Enfin, l'ordonnateur a également une responsabilité globale en matière de droit immobilier. A cet égard, le droit des biens est la partie du droit objectif qui régit les droits subjectifs. § 2 Opérations de recettes Dans cette deuxième partie, nous allons donc préciser les opérations de recettes. A cet égard, l'ordonnateur assure un rôle crucial à côté du comptable. C'est en effet l'ordonnateur qui constate le droit. Il convient également de tenir compte des articles repris sous le Titre III, Chapitre 2, Section 1 du présent arrêté. L'ordonnateur ou son collaborateur sont responsables de l'établissement des droits constatés au profit de l'Etat fédéral, ou, en d'autres termes, de l'établissement des droits constatés relatifs aux recettes, au cas où ceux-ci ne naissent pas directement d'une loi. Tous les droits constatés doivent être enregistrés sans délai, dès qu'ils ont été constatés (c'est-à-dire quand les quatre conditions de l'article 8 de la Loi sont remplies) dans la comptabilité générale du fait qu'ils peuvent être importants pour obtenir une image exacte et fidèle du compte général de l'entité comptable. 1° L'ordonnateur est dès lors chargé d'établir toutes déclarations de créance et factures au profit de l'Etat fédéral. Nous tenons à spécifier que sont aussi concernées les notes de crédit ou de débit liées à ces créances et factures. La base juridique pour l'établissement d'une créance, d'une facture ou d'un droit constaté au profit de l'Etat fédéral peut être de nature diverse, par exemple une loi, un contrat, une décision judiciaire, etc. 2° L'ordonnateur est donc tout d'abord responsable des droits en matière de recettes. A cet égard, il doit vérifier, pour chaque droit qu'il constate, que les quatre conditions prévues à l'article 8 de la Loi sont remplies. Par ailleurs, il doit veiller à ce que tous les droits constatés en recettes soient exacts et complets et qu'ils aient été saisis dans le système comptable de manière chronologique, fidèle et sans délai et qu'ils aient été enregistrés dans la comptabilité. Il est clair que la détermination du droit est totalement indépendante du fait que ce droit sera ou non payé dans le futur par un tiers. L'obligation de payer est indépendante du fait qu'il y aura ou non un paiement plus tard. L'élément "dû et payable" n'est pas non plus inclus dans les termes de l'article de la loi. 3° S'il reçoit connaissance de droits éventuels non encore enregistrés dans la comptabilité mais remplissant les conditions relatives aux droits constatés conformément à l'article 8 de la Loi, il procédera sans délai aux actions nécessaires pour enregistrer ces droits dans la comptabilité. En d'autres termes, toute donnée, information ou renseignement qui lui donne l'assurance nécessaire que les conditions de reconnaissance d'un droit constaté sont réunies. Obliger l'ordonnateur à inscrire ces droits constatés dans la comptabilité et notamment dans la comptabilité générale. Tout cela afin de préserver l'image fidèle. 4° Ce point stipule que l'ordonnateur assure la gestion, c'est-à-dire qu'il veille notamment au suivi adéquat, au traitement correct et au contrôle, des recettes dont il constaté les droits en matière de recettes. Il doit veiller à ce que tous les droits constatés en recettes qu'il a constatés soient enregistrés correctement dans le système comptable et la comptabilité, après quoi, il les déclarera percevables et recouvrables par les comptables compétents afin que celui-ci puisse, dans le cadre de la perception et/ou du recouvrement, entreprendre les actions nécessaires conformément aux dispositions légales et réglementaires. L'ordonnateur devra par ailleurs, dans le cadre de la gestion des recettes, être suffisamment attentif à la suite que les comptables concernés réserveront aux droits constatés qu'il aura mis en perception et en recouvrement. Dans ce cadre, il prendra contact au besoin avec les personnes chargées de la surveillance des comptables responsables. Dans les cas où le comptable se trouve dans l'impossibilité de percevoir ou de recouvrer les droits constatés ou, dans le cadre de problèmes juridiques éventuels relatifs au recouvrement, il prendra les mesures appropriées dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur. 5° L'ordonnateur doit assurer un contrôle ex ante adéquat sur les différents dossiers et données qui lui sont présentés afin que les imperfections éventuelles n'aient aucun impact, d'une part, sur la constatation du droit en recettes et, d'autre part, sur la perception et/ou le recouvrement des droits en recettes constatés par lui. Il doit entre autres veiller à ce qu'à l'égard de ces imperfections, avant la constatation du droit en recettes et en tout cas avant la mise en perception et/ou en recouvrement, les mesures nécessaires soient prises pour que le patrimoine de l'Etat ne soit pas affecté et que le traitement comptable se déroule conformément aux dispositions légales et réglementaires. Il doit par ailleurs veiller à assurer une comptabilité exacte et fidèle. 6° L'ordonnateur effectuera les contrôles nécessaires et veillera à ce que tous les droits constatés en recettes soient contrôlés et validés en termes de régularité, d'exhaustivité et de légalité conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. S'il existe des droits constatés en recettes, il les constatera et en enregistrera le constat dans la comptabilité. Il veillera à ce que tous les droits constatés en recettes soient enregistrés dès leur naissance dans le système comptable et la comptabilité. Il s'assurera que le patrimoine de l'Etat ne soit pas lésé et que la comptabilité de tous les droits constatés en recettes soit conforme à la réalité. Concernant ces droits constatés et enregistrés en recettes, il en ordonne la perception et/ou le recouvrement par le comptable justiciable (soumis à la juridiction de la Cour des comptes). Ici également, nous tenons à préciser que les tâches en question peuvent être réparties entre plusieurs collaborateurs de l'ordonnateur et que l'ordonnateur concerné doit par ailleurs mettre en place un contrôle interne/maîtrise de l'organisation adéquat l'égard de ceux-ci. § 3 Opérations de dépenses A ce sujet, nous tenons à rappeler que les commissions comptables également ont recommandé d'imposer la reprise, dans la comptabilité et dans le compte annuel, de toutes les données susceptibles d'avoir un impact direct ou indirect sur l'obtention d'une image exacte et fidèle. Cela est également souhaitable pour les Services relevant du champ d'application du présent arrêté afin de mettre à la disposition du Parlement les informations nécessaires permettant à celui-ci de lire et d'interpréter le plus correctement possible les comptes de l'Etat fédéral. Dans ce cadre, il est nécessaire de reprendre également dans la comptabilité générale tous les éléments requis. Il est ainsi stipulé que tous les éléments relatifs à une obligation doivent être repris dans la comptabilité générale. Il comprend tant la conclusion d'un marché, d'un contrat ou d'un engagement en soi, que les opérations qui donnent un effet subséquent au marché, au contrat ou à l'engagement conclu dans ce cadre. On vise ainsi à connaître la nature et l'objectif des droits et engagements hors bilan ainsi que leur impact sur les crédits concernés. Concernant les droits et engagements hors bilan, il peut s'agir de toute transaction ou contrat/obligation conclu entre le Service concerné et d'autres personnes (tant physiques que morales, ayant ou non la personnalité juridique) qui, pour une raison quelconque, n'a pas ou pas encore été repris au bilan. Les données/informations précitées doivent être mentionnées lorsque les risques ou les avantages découlant de tels règlements sont de quelque importance et pour autant que leur divulgation soit nécessaire à l'appréciation de la position financière du Service concerné ou de l'Etat fédéral. Un droit ou un engagement hors bilan est jugé de quelque importance si l'utilisateur des comptes annuels modifie son jugement sur ceux-ci après avoir pris connaissance de ce droit ou de cet engagement. 1° Ensuite, l'ordonnateur compétent prendra aussi l'engagement juridique avec le tiers concerné, par lequel il liera l'Etat fédéral ou un tiers pour lequel l'Etat fédéral est habilité à intervenir. Dans des cas exceptionnels, l'Etat fédéral, ou un représentant, est autorisé à agir pour des tiers. Nous faisons ici référence, par exemple, aux événements qui se produisent au Ministère de la Défense où certaines personnes autorisées peuvent agir au nom ou pour le compte d'un tiers qui est représenté par le représentant de l'Etat fédéral belge dans le cadre d'accords ou de traités internationaux. 2° Ce point stipule que l'ordonnateur assure la gestion, c'est-à-dire qu'il veille notamment au suivi adéquat, au traitement correct et au contrôle tant des recettes dont les droits sont nés et ont été constatés dans son service (voir le paragraphe précédent), que des dépenses qui y sont faites. Sa responsabilité implique également que lors de la contraction d'obligations avec des tiers dans le cadre de dépenses, il respecte scrupuleusement les dispositions légales et réglementaires en vigueur, notamment celles relatives aux marchés publics, ainsi que les dispositions administratives et budgétaires. Dans le cadre de la bonne gestion financière, la concertation avec le responsable financier du Service s'impose étant donné que ce dernier dispose d'une vue d'ensemble sur toutes les obligations déjà contractées par le Service et sur tous les crédits d'engagement et de liquidation déjà impactés ou les moyens octroyés. 3° Etant donné qu'il contracte l'obligation avec des tiers au nom de l'Etat, il est censé assurer le suivi de ces contrats et de vérifier s'ils ont été exécutés conformément aux différentes dispositions prévues dans le contrat concerné. Dans ce cadre, il pourra être consulté par son collaborateur chargé de la réception de la prestation. Dans la mesure où celle-ci doit être contrôlée en termes de quantité et de qualité par une personne habilitée pour ce faire, il devra à cet égard également suivre l'approbation des travaux et des fournitures de biens et de services. Tout cela conformément aux dispositions légales et réglementaires en matière de marchés publics. Dans ce contexte, il veillera également à organiser, si possible, la nécessaire séparation des fonctions entre les collaborateurs concernés. 4° Comme l'ordonnateur a pris la décision juridique de contracter des travaux ou la livraison de biens ou de services, il lui appartient, comme il connaît tous les éléments de l'obligation, d'en suivre l'acceptation des obligations contractées (contrats et marchés publics). Il sait qui est compétent pour examiner la qualité et la quantité de façon qualitative, par rapport à l'obligation contractée et cela dans tous ses éléments. Il lui appartient dès lors d'émettre, à temps, des remarques ou d'accomplir des actes si les travaux ou les fournitures ne sont pas conformes à l'obligation contractée. Nous utilisons ici le terme « être » pour indiquer que les observations doivent être émises à temps et ainsi de préférence avant le contrôle de la facture ou de la créance du fournisseur. En outre, nous tenons à souligner que les bons de livraison doivent également être considérés comme des documents justificatifs et peuvent donc contribuer à la réalisation des quatre conditions pour parler d'un droit constaté, conformément à l'article 8 de la loi. 5° Il doit assurer un contrôle ex ante adéquat sur les différents dossiers qui lui sont présentés afin que les imperfections éventuelles n'aient aucun impact sur l'engagement définitif tant comptable que juridique. Il doit entre autres veiller à ce qu'à l'égard de ces imperfections, avant la réalisation de l'engagement juridique avec un tiers, les mesures nécessaires soient prises pour que le patrimoine de l'Etat ne soit pas affecté et que le traitement comptable se déroule selon les dispositions légales et réglementaires. Il doit par ailleurs veiller à assurer une comptabilité exacte et fidèle. La responsabilité finale de toutes les tâches décrites ci-dessus incombe à l'ordonnateur, même si les différentes tâches sont effectuées par différents collaborateurs de l'ordonnateur. Section 2 - Des opérations de liquidation et de mise en paiement Les articles suivants détaillent les tâches de l'ordonnateur, qui est chargé du contrôle, de l'acceptation, de la régularité et la réalité de la dette, dans le cadre des opérations de liquidation. L'ordonnateur est l'acteur qui engagera l'Etat ou le service sur le plan de la reconnaissance de la dette et donc de l'existence du droit constaté. Dans ce cadre, il dispose, pour ce qui concerne les services de l'administration générale, des crédits de liquidation nécessaires octroyés par le Parlement au Service concerné pour les différents programmes figurant dans le budget y afférent. Pour les autres services, il devra tenir compte des décisions du conseil d'administration, du conseil de direction et de la vision que le gouvernement fédéral a de la gestion financière et budgétaire. L'ordonnateur devra exercer en toute indépendance les tâches dont il assume la responsabilité. Cela n'exonère cependant pas le collaborateur de l'ordonnateur de son obligation d'information vis-à-vis de son responsable fonctionnel, l'ordonnateur, en particulier dans le cas où la dette ne peut être constatée clairement en raison de certaines circonstances ou de la complexité du dossier. Son indépendance et sa responsabilité doivent constituer la garantie qu'aucune dette au nom de l'Etat ne sera reconnue/acceptée si aucune obligation n'a été contractée et que la prestation fournie n'est pas conforme à l'obligation et que les pièces justificatives, les bons de livraison, les factures, notes de frais ou créances transmises ne sont pas conformes à l'obligation et à la prestation en question. Il veille également à ce que les données susmentionnées aient été enregistrées dans la comptabilité du Service et que les personnes compétentes au niveau des différents processus aient donné leur approbation. Article 12 L'ordonnateur chargé du contrôle de l'acceptation de la dette, dans le chef de l'Etat et plus spécifiquement dans le chef du Service dans lequel il travaille exécute les opérations de liquidation. A cet égard, pour contrôler/accepter les éléments précités, en tenant compte des principes du single audit, il peut s'appuyer sur les informations obtenues par les personnes/employés compétents désignés et sur la base desquelles ces derniers ont lié l'Etat (engagement juridique et acceptation de la prestation). Article 13 Sur la base des différents éléments repris dans la comptabilité ainsi que de tous les éléments qui sont mis à sa disposition via le dossier manuel ou par d'autres voies, il, l'ordonnateur, établira l'ampleur incontestée, soit la partie acceptée, de la dette. Celle-ci peut être conforme ou non à la créance/facture enregistrée qui lui est soumise. Si les quatre conditions de l'article 8 de la loi sont remplies, il y a un droit constaté et ce droit doit être comptabilisé, indépendamment de l'existence ou non de crédits de liquidation suffisants dans la comptabilité budgétaires. Dans ce contexte, nous nous référons à l'exposé des motifs de la Loi, qui précise à plusieurs reprises que la comptabilité générale est prioritaire sur la compatibilité budgétaire et que, en conformité avec l'article 12 de la Loi, tout droit constaté doit être comptabilisé immédiatement et sans retard. Article 14 Si la créance qui est soumise à l'ordonnateur n'est pas conforme à la dette acceptable par l'Etat sur la base des différents éléments présents, il, l'ordonnateur, établira la partie incontestablement due et communiquera celle-ci au créancier, assortie d'un commentaire y afférent. Nous avons utilisé le terme "accepter", étant donné que l'article 20, 2°, de l'arrêté royal du 10 novembre 2009 fixant le plan comptable applicable à l'Etat fédéral, aux communautés, aux régions et à la Commission communautaire commune dispose également que l'obligation de payer n'existe pour les travaux, fournitures et services qu'au moment où le marché a été exécuté et accepté. Si les conditions prévues à l'article 8 de la loi ou à l'article 19 de l'arrêté royal précité du 10 novembre 2009 ne sont pas remplies, l'ordonnateur ne pourra pas non plus effectuer les opérations de liquidation, faute de droit établi. Article 15 Par ailleurs, l'ordonnateur est tenu de liquider toute dette répondant aux conditions en matière de droit constaté, prévues à l'article 8 de la Loi. Cela doit se faire sans délai après la constatation du droit. On respecte ainsi les dispositions comptables relatives à la ponctualité, au traitement chronologique et au traitement sans délai des événements ayant une implication comptable. La non-réalisation immédiate constituerait une atteinte aux éléments précités et pourrait porter atteinte à l'image exacte et fidèle des comptes. Cette disposition a été reprise pour éviter que des droits constatés en dépenses remplissant les conditions, ne soient pas liquidés et que l'Etat reste ainsi en défaut de paiement. Cela risquerait aussi de porter atteinte à la ponctualité du paiement des factures publiques. Toutefois, le fait que les opérations de liquidation soient en cours ne signifie pas qu'un paiement sera effectué immédiatement. Article 16 Le droit constaté en dépenses ne peut être mis en paiement que si l'ordonnateur s'est déclaré d'accord sur la libération pour paiement. L'ordonnateur dispose en effet de la possibilité de ne pas libérer certains paiements faute de moyens ou pour d'autres raisons comptables ou juridiques. Il relève de la responsabilité de l'ordonnateur de veiller à ce que les moyens mis à sa disposition, à savoir les crédits de liquidation, soient affectés le plus adéquatement possible. A défaut de moyens pour certaines dépenses, l'ordonnateur en fera part au responsable financier du Service, qui pourra alors prendre les mesures nécessaires, par exemple une demande de redistributions ou de crédits complémentaires, afin de pouvoir liquider à temps les créances impayées. Article 17 Il procédera ensuite à la mise en paiement de la dette, c'est-à-dire qu'il permettra au comptable centralisateur de réaliser les paiements relatifs aux créances libérées et de les transmettre aux ayants droit. D'une part, il peut donc donner l'ordre au comptable centralisateur de l'Etat de payer le bénéficiaire. D'autre part, lorsqu'en raison de la nature du dossier il lui est impossible de payer les droits libérés au bénéficiaire, il transmet la dette et les moyens y afférents au comptable du contentieux compétent pour qu'il effectue les paiements conformément aux dispositions légales et réglementaires. La mise en paiement constitue le dernier acte à accomplir par l'ordonnateur. Ce dernier doit également disposer de connaissances comptables étendues pour pouvoir effectuer les tâches en question conformément aux dispositions légales et réglementaires. Il s'agit de tâches qui dépassent le simple enregistrement et qui revêtent en fait également un aspect de contrôle des actes comptables effectués. Article 18 Dans ce cadre, il, l'ordonnateur, peut dès lors bloquer les paiements des dettes reconnues. Il entreprendra cependant les démarches nécessaires pour honorer le plus vite possible ces paiements bloqués des créances impayées et reconnues. Lui-même aussi bien que le chef des comptables (le responsable financier du service) exerceront un contrôle scrupuleux à cet égard et prendront toutes les mesures possibles pour éviter les retards de paiement. En ce qui concerne l'"ambiguïté quant à savoir à qui payer", il convient de garder à l'esprit, entre autres, que certains paiements aux fournisseurs, fondés sur une disposition légale, ne peuvent être versés directement à ces derniers en cas de dettes de ce fournisseur envers la sécurité sociale et/ou en matière fiscale. Dans ce cas, le paiement devra être effectué auprès des institutions de sécurité sociale et du SPF Finances concernés et le créancier en sera informé. Un autre cas de figure pourrait être, par exemple, que les paiements doivent être effectués à un administrateur judiciaire désigné. Il ne s'agit là que de quelques exemples non exhaustifs, et nous ne souhaitons donc exclure aucun autre cas. Chapitre 2 - Le dirigeant du service Le dirigeant du Service ou de l'entité comptable est la personne qui, après le responsable politique, assume la plus haute responsabilité hiérarchique pour le Service ou l'entité comptable concernés. Il assure différentes tâches qui seront examinées plus en détail ci-dessous. Il informe, sur base régulière, le responsable politique et veille, sur le plan des processus comptables et budgétaires, que les différents agents au sein de son service ou de son entité comptable exécutent correctement et adéquatement les dispositions légales et réglementaires en vigueur. Il doit être considéré comme l'ordonnateur secondaire chargé par ailleurs de la direction du Service concerné visé à l'article 2 de la Loi et pour lequel il rend des comptes au responsable politique (L'ordonnateur primaire). Il coordonne les tâches entre, d'une part, les ordonnateurs, et, d'autre part, le responsable du Service avec les ordonnateurs. Il veille à ce qu'ils visent tous un but commun et fassent preuve de la discipline comptable et budgétaire nécessaire afin de réaliser les objectifs préconisés. Article 19 Cet article définit qui il est et quel est son rôle vis-à-vis du ou des ordonnateurs et du responsable financier du service. - Il est ainsi l'ordonnateur secondaire du service ou de l'entité comptable concerné(e). Il veille à ce que les différents agents, notamment les divers acteurs associés aux processus comptables et budgétaires collaborent entre eux de manière adéquate et efficace afin de réaliser les objectifs. Il est responsable de la coordination efficace entre les différents ordonnateurs (sous-)délégués du Service concerné pour que ceux-ci exécutent de manière coordonnée et correcte les dispositions légales et réglementaires en matière de traitement comptable et budgétaire des différentes données. A cet égard, il prévoira une concertation entre les ordonnateurs (sous-)délégués concernés lorsque les intérêts de ceux-ci sont en concurrence. Tout cela afin de réaliser au mieux les objectifs du Service. En cas de désaccord des ordonnateurs (sous-) délégués sur des questions comptables ou budgétaires, le dirigeant du Service ou de l'entité comptable prendra la décision à suivre par toutes les personnes concernées. - Egalement en ce qui concerne la collaboration entre le responsable financier du service et les différents ordonnateurs du Service, il prévoira, en tant que dirigeant du Service, la coordination nécessaire. En cas d'imprécision sur l'exécution des dispositions légales et réglementaires relatives à certains éléments comptables et budgétaires, il prendra de manière concertée la décision à suivre par toutes les personnes concernées. - Il est également responsable de la mise en place, au sein de son Service, d'un contrôle interne/maîtrise de l'organisation adéquat et de la surveillance de celui-ci ; à cet égard, les différentes mesures prises dans la cadre du contrôle interne/maîtrise de l'organisation par le directeur d'encadrement budget et contrôle de la gestion ou par le responsable financier du Service et par les différents ordonnateurs du Service doivent être harmonisées et constituer une chaîne à travers les processus comptables, budgétaires et financiers. Article 20 Cet article traite de l'une des tâches du dirigeant d'un service de l'administration générale. A l'article 21 suivant, le dirigeant de services visés à l'article 2, alinéa 1er, 2° à 4° de la Loi et les organismes assimilées sont visés. Cette subdivision est inspirée par le fait que les dirigeants des services de l'administration générale doivent, conformément à l'article 73 de la Loi établir le compte d'exécution de son budget, ce qui n'est certainement pas le cas des autres services visés à l'article 2 de la Loi. En outre, le dirigeant de chaque service devra établir un rapport annuel conformément à l'article 18 de la Loi. Ce rapport annuel établit un lien entre les données comptables et les activités du Service ou de l'entité comptable. Il reprend aussi bien l'évolution des principaux chiffres-clés, qui doivent permettre de tirer les enseignements nécessaires du compte annuel, que des informations complémentaires utiles à l'établissement du budget du service. Cette pièce a pour objectif de répondre à la nécessité de faire rapport à un premier niveau sur la mission administrative/statutaire du service. Afin de pouvoir réaliser tout cela, il devra garantir au service public fédéral Stratégie et Appui que toutes les opérations et données comptables ont été reprises dans la comptabilité générale et dans la comptabilité budgétaire de sorte que le service public fédéral Stratégie et Appui dispose de toutes les données requises pour établir les comptes de l'administration générale. La saisie/enregistrement de toutes les opérations et données est nécessaire pour pouvoir assurer également à ce niveau une image exacte et fidèle de l'ensemble. Article 21 Il s'agit donc, en l'occurrence, des dirigeants des Services visés à l'article 2, alinéa 1er, 2° à 4° de la Loi et les organismes assimilées. Les dirigeants de ces organismes devront veiller à ce que leur organisme se conforme effectivement et en temps voulu aux éléments qui doivent être mis en oeuvre par tous les services, repris au Titre II de la Loi, d'une part, et aux dispositions spécifiquement prévues pour leur organisme, reprises dans le Titre III, Chapitre II ou III, d'autre part. Cette mise en oeuvre conforme et en temps voulu est nécessaire pour obtenir une image fidèle des comptes de l'Etat fédéral. Tout ceci est sans préjudice des autres dispositions légales et réglementaires que l'organisme concerné peut être amené à respecter conformément à ces autres dispositions. Article 22 Le service public fédéral Stratégie et Appui devra, dans le cadre de l'exécution de ses tâches, à savoir celles concernant la réalisation des réconciliations et consolidations requises relatives aux comptes de l'administration générale et aux comptes de l'Etat fédéral, disposer de toutes les données et informations comptables, financières et budgétaires nécessaires. C'est pour ces raisons que chaque dirigeant d'un Service devra fournir les données comptables nécessaires au service public fédéral Stratégie et Appui. Les comptes que le dirigeant du Service transmet au service public fédéral Stratégie et Appui doivent également donner à ce dernier la certitude qu'ils ont été établis conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. A cet égard, on a choisi de faire accompagner ces comptes d'une déclaration du dirigeant du Service ou de l'organisme. Cette déclaration est faite par le responsable du service conjointement avec le responsable financier du service concerné. La déclaration est une partie essentielle des données et informations qui doivent être communiquées. Cette déclaration doit être fournie concomitamment à la transmission des comptes. Cette déclaration concerne tous les comptes et les documents comptables y afférents qui sont transmis. Par comptes, il y a lieu d'entendre le compte général et tous ses éléments constitutifs. Il est à noter que pour la plupart des services de l'administration générale, les données du compte général se trouvent normalement dans le système Fedcom et sont donc disponibles pour le SPF BOSA. En outre, il y a encore le rapport annuel et le rapport établi dans le cadre de l'article 7 de l'arrêté royal du 15 mai 2022 relatif à la maîtrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral, et modifiant les arrêtés royaux du 4 mai 2016 portant création du service fédéral d'audit interne et du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale. L'établissement du compte annuel constitue le moment ultime du contrôle de la comptabilité et du redressement d'éventuelles irrégularités. Le compte annuel doit en effet donner une image exacte et fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat du Service. Le constat de l'exactitude, de l'exhaustivité, de la conformité juridique et administrative d'un compte annuel est le fait d'un réviseur externe. Il donne aussi son point de vue sur l'exactitude et la fidélité de l'image. Lorsqu'un compte annuel donne une image fidèle, cela ne signifie donc pas pour autant qu'il soit sans erreur aucune. La vérification effectuée par le réviseur externe ne concerne pas uniquement la régularité comptable du compte annuel, mais également sa véracité. Par véracité on entend que le compte annuel doit être le reflet de situations et transactions réelles. En outre, nous avons le compte d'exécution du budget, pour autant que le Service concerné n'en soit pas dispensé de l'établissement par une disposition légale. Ce compte doit évidemment être conforme aux dispositions légales et réglementaires et être exact, complet et correct tant juridiquement qu'administrativement. A cet égard, l'intention n'est pas de porter atteinte aux autres comptes ou pièces comptables à établir nécessairement. Ceux-ci sont également soumis à la déclaration requise. Les pièces doivent être transmises au service public fédéral Stratégie et Appui avant la date prévue dans la Loi, afin de laisser à celui-ci le temps et la possibilité d'établir pour le Ministre du Budget, dans les délais fixés, d'une part, le compte général de l'administration générale, et, d'autre part, le compte annuel consolidé de l'Etat fédéral. Chacun des comptes doit être signé (la signature peut avoir lieu par voie électronique) par le dirigeant du service et le responsable financier du service. En imposant l'obligation de signature à l'un et à l'autre, il s'agit de donner l'assurance au Service public fédéral Stratégie et Appui que, tant en ce qui concerne l'organisation du suivi comptable et budgétaire que le traitement comptable dans la comptabilité générale et la responsabilité budgétaire, les garanties nécessaires peuvent être données par les responsables finaux du service concerné. La déclaration qui accompagne les comptes est la suivante : "Nous, soussignés, déclarons que les comptes comptables et budgétaires sont exacts, fiables, complets et réguliers, que les règles administratives, budgétaires et comptables applicables ont été respectées et qu'ils donnent une image fidèle de mon service/organisme ». Ces déclarations peuvent également être trouvées dans les entreprises du secteur privé et constituent une pièce nécessaire pour que l'auditeur externe puisse effectuer son audit avec une certitude raisonnable sur les chiffres et les pièces fournis. Chapitre 3 - Le responsable financier du service Le responsable financier d'un Service est la personne qui sera responsable de ce que la comptabilité du Service soit tenue conformément aux dispositions légales et réglementaires. Il pourra ainsi donner à tout moment une image correcte et complète de la réalité, ce qui pourra également être contrôlé par les personnes compétentes. Il veillera donc à ce que non seulement la comptabilité générale mais également la comptabilité budgétaire soient tenues de manière exacte, complète, fidèle, sans délai et par ordre chronologique et qu'elles donnent une image exacte et fidèle au(
12. x)Ministre(
13. s)concerné(
14. s)et au Ministre du Budget. Il ne tardera pas non plus à informer le(
15. s)dirigeant(
16. s)compétent(
17. s)et à proposer les mesures requises lorsque la continuité du fonctionnement du Service serait mise en péril par certains éléments financiers ou budgétaires. Afin d'obtenir une garantie de sécurité d'une comptabilité établie sans retard, de manière fidèle et complète et par ordre chronologique, sur laquelle le Ministre du Budget pourra se baser pour établir les pièces imposées par la Loi, chaque responsable financier d'un Service est prié d'établir chaque année, conjointement avec le compte d'exécution du budget de son Service, une déclaration écrite et signée par lui. A cet égard, il déclarera que tous les éléments ayant ou susceptibles d'avoir un impact sur la comptabilité du ou des services pour le(s)quel(
18. s)il est compétent sont exacts, fiables, complets et réguliers, que les règles administratives, budgétaires et comptables en vigueur sont respectées et qu'ils présentent une image fidèle du service/entité comptable.(Voir l'article précédent) On peut préciser que cela signifie également que toutes les opérations comptables sont enregistrées dans les documents comptables pertinents, sans délai, de manière exacte, fidèle, complète, chronologique et conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. Cela peut être considéré comme une `letter of intent' qui, dans le secteur privé, est établie par le responsable financier et qui constitue une pièce essentielle pour les auditeurs. Cette déclaration du responsable financier du Service, et aussi, voir article précédent, du dirigeant du service, ne peut pas se limiter à donner au Ministre du Budget la certitude que la comptabilité et le traitement comptable ont été correctement effectués. Par la signature des deux de cette déclaration, elle entend également préciser que cette certitude ne peut être obtenue que s'il existe également un système adéquat de contrôle interne/maîtrise de l'organisation des processus financiers, comptables et budgétaires et que les niveaux de risques y afférents n'ont pas été dépassés, ce qui permet d'offrir une certitude raisonnable que les opérations ont été effectuées d'une manière organisée, légale et réglementaire. En revanche, il relève bien sûr de la responsabilité du responsable financier du Service d'optimiser le contrôle interne/maîtrise de l'organisation existant compte tenu des remarques reçues et des irrégularités qui se sont produites au cours de l'année. Cela permet par ailleurs de resserrer les niveaux de risques relatifs aux processus précités et de contribuer ainsi progressivement à l'optimisation du contrôle interne/maîtrise de l'organisation au sein du Service. Article 23 Cet article souligne en premier lieu que le responsable financier du Service est également le chef des comptables. A cet égard, nous tenons à préciser qu'il n'est pas le comptable principal, à savoir la personne qui exerce les tâches du comptable, mais bien le chef des comptables, à savoir la personne qui surveille et contrôle les travaux des comptables et qui est dès lors responsable de l'exécution correcte de ceux-ci. Il s'agit d'un élément de la séparation des fonctions entre, d'une part, les fonctions exécutives, et, d'autre part, les fonctions de contrôle prévues dans la Loi. Dans ce cadre, l'article en question aborde plus en détail la responsabilité incombant au responsable financier du Service en ce qui concerne l'exécution des tâches des comptables. Ensuite, l'article aborde leurs compétences de direction et de contrôle à l'égard des comptables, pour s'attarder enfin sur leur mission de mise en oeuvre et d'optimisation d'un contrôle interne/maîtrise de l'organisation adéquat notamment en ce qui concerne les processus financiers, comptables et budgétaires. Alors que l'ordonnateur assume, en ce qui concerne son(ses) service(s), la responsabilité finale - mais ce toujours en concertation avec le responsable financier du Service - pour les tâches relatives aux engagements en dépenses et à la constatation des droits en recettes, le responsable financier du Service assume la responsabilité finale à l'égard de l'exécution des tâches confiées au(
19. x)comptable(
20. s)pour les opérations comptables. On entend par là les tâches reprises au Titre II, Chapitre 4: Le comptable, avec les opérations comptables. Le deuxième alinéa, du première tiret, précise d'autre part que les comptables ne peuvent pas reporter toutes leurs responsabilités sur le responsable financier du Service. Tout comptable est tenu d'exécuter correctement les tâches qui lui sont assignées dans le respect des règles de la comptabilité en partie double, du principe de bonne gestion financière et des dispositions légales et réglementaires en vigueur. Ainsi, les dispositions légales prévues dans la loi du 10 février 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/03/2003 numac 2003022215 source service public federal securite sociale Loi réglant le transfert de droits à pensions entre des régimes belges de pensions et ceux d'institutions de droit international public type loi prom. 10/02/2003 pub. 27/02/2003 numac 2003002035 source service public federal personnel et organisation Loi relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques fermer relative à la responsabilité des et pour les membres du personnel au service des personnes publiques leur restent également applicables. Au tiret suivant, il est précisé que le responsable financier du service doit entreprendre et mettre en oeuvre dans son Service, toutes les actions nécessaires susceptibles de contribuer à assurer la bonne gestion financière et à la continuité de son service. Dans ce cadre, il est renvoyé à sa responsabilité en ce qui concerne l'implémentation et l'optimisation d'un système de contrôle interne pour son service et les processus financiers, comptables et budgétaires au sein du Service. Il devra par ailleurs optimiser régulièrement ce contrôle interne/maîtrise de l'organisation, d'une part, afin de réduire les risques, et, d'autre part, afin d'assurer l'image exacte et fidèle. Article 24 § 1 Le responsable financier du Service, toujours en concertation avec le dirigeant et les ordonnateurs du Service, établit une proposition de budget pour son Service. Et ce, conformément aux directives du Ministre du Budget. L'établissement de la proposition de budget pour le Service constitue une tâche importante dans la mesure où il doit également veiller à ce que les différents objectifs du Service puissent être réalisés dans les limites budgétaires et compte tenu des engagements déjà contractés. Et ce, en concertation avec les différents ordonnateurs et en accord avec le dirigeant du Service. Au cas où le responsable financier du Service exerce cette fonction pour plusieurs Services, il devra établir, pour chacun de ceux-ci, un projet de budget distinct en concertation avec les ordonnateurs désignés dans chacun de ces Services et avec le dirigeant du Service concerné. Non seulement la préparation d'un budget est importante, mais aussi le suivi de sa mise en oeuvre. Dans ce contexte, le responsable financier rendra régulièrement compte au dirigeant e/ou, si nécessaire, à l'organe de gestion de l'exécution du budget, d'une part, et de l'évolution de la situation des comptes, d'autre part. Même si aucune fréquence minimale de rapport n'est spécifiée, il est clair que les parties concernées, c'est-à-dire le dirigeant du service et l'organe de gestion, doivent toujours conserver une vision précise de la situation du service ou de l'entité comptable concernée. Ainsi, en fonction de la taille du service ou du volume des différentes opérations ou de l'évolution de certains comptes, le reporting sera plus important/ plus régulier que dans les cas où seul un nombre très limité d'opérations a été réalisé au sein du service concerné. § 2 Le responsable financier du Service est aussi la personne qui est garante de la fiabilité du rapportage, aussi bien interne qu'externe. Ce point stipule donc une fois encore que le responsable financier du Service concerné doit entreprendre et mettre en oeuvre dans son Service, toutes les actions nécessaires susceptibles de contribuer à assurer un rapportage financier, comptable et budgétaire fiable. Même si aucun élément spécifique n'est mis en avant pour y contribuer, il convient de considérer, entre autres, la mise en place d'un système de contrôle interne performant. Si on dispose d'un nombre de personnes limité, il peut parfois être utile d'introduire après un certain temps un système de roulement des tâches de même que de demander par exemple à l'auditeur interne ou un tiers une mission spécifique d'audit concernant les procédures, les risques et l'exécution correcte des différentes tâches par le responsable financier du Service et de ses collaborateurs (comptables et autres). Le responsable financier du Service doit accorder, outre une attention générale et spécifique pour les processus financiers, comptables et budgétaires, une attention particulière pour les flux financiers au sein de son Service. Etant donné qu'il agit en tant que personne qui informe le dirigeant du Service sur la situation de ce dernier, il doit à tout moment avoir une idée correcte des flux financiers au sein du Service. Il devra dès lors assurer régulièrement le suivi de ceux-ci. La notion « régulièrement » est fonction de la fréquence des flux financiers en présence ainsi que de l'ampleur de l'ensemble de ces flux, de même que du nombre de personnes associées au traitement des flux financiers ou d'autres facteurs spécifiques intervenant dans ce cadre. Il est toutefois recommandé de prévoir un suivi ou un contrôle plus précis une fois par trimestre de manière à pouvoir encore intervenir à temps et prendre les mesures correctives nécessaires. Pour assurer l'exactitude des comptabilités, il se voit également assigner la mission d'élaborer les procédures nécessaires qui doivent être respectées par ses services ou au sein de son Service, en particulier en ce qui concerne l'exécution régulière des réconciliations au niveau des transactions financières, comptables et budgétaires. Dans ce cadre, nous souhaitons également faire référence au commentaire de l'article 46, § 1er du présent arrêté, qui donne une idée des éventuelles réconciliations à exécuter. Nous souhaitons néanmoins également mentionner ici qu'il ne suffit pas d'établir les procédures nécessaires et que le suivi de cette exécution constitue lui aussi un point essentiel. C'est également à ces moments que le responsable financier du Service peut intervenir en ordonnant l'exécution immédiate des mesures correctives nécessaires et en prévoyant les mesures nécessaires pour éviter des irrégularités dans le futur. Il fera par ailleurs rapport au comité de direction ou au Conseil d'Administration ou à l'organe de gestion compétent de son Service, des mesures qu'il a prises pour répondre aux commentaires et/ou aux constatations qui sont données dans les rapports en question. Finalement, il vérifiera minutieusement les comptes établis par le comptable quant à la présence d'anomalies éventuelles, qu'il corrigera ensuite. Il devra en outre en faire rapport, en joignant tous les éléments nécessaires, au comité de direction, au Conseil d'administration ou à l'organe de gestion compétent du Service, pour qu'ils disposent, dans le cadre de l'évaluation des comptes, de tous les éléments permettant de prendre des décisions et de signer les comptes en les pourvoyant des déclarations prévues à cet égard. Si des anomalies se sont produites, il prévoira également les actes et les procédures nécessaires pour que celles-ci ne se reproduisent plus à l'avenir. C'est un des éléments permettant de garantir qu'à tout moment et en particulier lors de la clôture des comptes, une image exacte et fidèle du Service et de ses comptes puisse être donnée. Article 25 § 1 Le responsable financier du Service a pour mission primordiale de veiller à ce que la comptabilité de son(ses) Service(
21. s)soit tenue conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur et qu'elle reflète une image exacte et fidèle de la situation de son Service. A cet effet, il veillera à ce que les différents acteurs prennent, au sein du Service, toutes les mesures nécessaires pour que les opérations financières, comptables et budgétaires soient traitées sans retard, de manière, exacte, fidèle et complète et par ordre de date de manière correcte, complète, ponctuelle, chronologique et fidèle. Dans ce cadre il peut, compte tenu des spécificités de son Service, également prendre les mesures qu'il juge nécessaires pour réaliser un traitement sans retard, de manière exacte, fidèle et complète et par ordre chronologique des différents actes comptables qui soit conforme aux principes de bonne gestion financière. A cet égard, on lui offre la possibilité d'exercer ou de faire exercer tous les contrôles possibles sur les transactions financières et budgétaires, ce sans préjudice toutefois des articles concernant les incompatibilités du présent arrêté. § 2 Ce deuxième paragraphe précise comment il doit agir lorsqu'il constate des actes irréguliers dans son service ou dans les opérations effectuées par les personnes relevant de celui-ci, y compris les comptables désignés par lui. Il s'agit d'actes qui s'écartent de ceux mentionnés au § 1er de cet article. Pour ce deuxième paragraphe, "son service" signifie le service financier/comptable, c'est-à-dire le service dans lequel les comptables effectuent les opérations comptables. Dans ce service financier/comptable, le responsable financier, en tant que chef de ce service, peut, sans l'intervention d'aucun des acteurs précités, donner directement et immédiatement les instructions nécessaires à ses collaborateurs, c'est-à-dire aux comptables et autres personnes administratives travaillant dans le service financier/comptable. Au paragraphe trois, le terme "service" fait référence au service tel que défini à l'article 2 de la loi, donc tous les autres services de l'organisation. Par souci de conformité, le terme utilisé par le législateur, voir article 2 de la Loi, a été retenu dans le présent arrêté d'exécution. Dans cet article, en utilisant les termes "service financier/comptable" pour le § 2 et "autres services" pour le § 3, nous essayons de les distinguer du terme général "service" visé à l'article 2 de la Loi. Dans ce cadre, il doit prendre sans tarder les mesures correctrices nécessaires, c.-à-d. des mesures qui corrigent les irrégularités dans les comptabilités concernées, y compris l'ajout éventuel des données non encore reprises dans le système comptable et la comptabilité ou d'autres éléments comptables, sans lesquels l'exhaustivité, la ponctualité, l'exactitude et la fidélité du traitement et, partant, l'image exacte et fidèle seraient ou pourraient être affectés. Cela vaut tant pour les recettes et les revenus que pour les dépenses et les coûts. § 3 Le paragraphe 3 de cet article vise les services qui tout en faisant partie du (des) Service(
22. s)pour le(s)quel(
23. s)il a été désigné comme responsable financier, ne relèvent pas du service ou des personnes visés au § 2, à savoir le service financier/comptable. Normalement, un ordonnateur a été désigné pour le(
24. s)service(
25. s)visé(
26. s)dans ce paragraphe. Ainsi, le responsable financier s'adressera à lui, l'ordonnateur, et lui demandera de corriger, sans délai, dans la(les) comptabilité(
27. s)concernée(s), les irrégularités commises par son service ou par les personnes travaillant dans celui-ci et de prendre des mesures pour que les irrégularités ne se reproduisent pas à l'avenir. Dans ce cadre, il est immédiatement informé par l'ordonnateur, des mesures que celui-ci a prises. Il peut aussi lui demander de lui transmettre périodiquement des rapports déterminés. Le responsable financier est évidemment libre d'effectuer des contrôles supplémentaires en rapport avec les irrégularités afin de s'assurer que ces irrégularités ne se reproduisent pas à l'avenir. Si le responsable financier du Service estime qu'aucune mesure n'a été prise ou que les mesures prises sont insuffisantes, il peut en informer le dirigeant du Service qui peut éventuellement prendre toutes autres mesures. Si le responsable financier du Service n'est pas informé des écritures correctrices réalisées ou non, il pourra s'adresser au dirigeant du Service afin d'effectuer ou de faire effectuer les écritures correctrices requises sous la surveillance du dirigeant du Service. § 4 Le paragraphe 4 décrit comment il doit agir s'il venait à prendre connaissance, par le biais de personnes externes à son Service, notamment les responsables du service public fédéral Stratégie et Appui, plus spécifiquement le Service Comptable fédéral, d'irrégularités constatées dans le traitement comptable d'actes qui se sont produits dans son (ses) service(
28. s)(au sens de l'article 2 de la Loi). Par tiers, on entend par exemple l'inspecteur des finances, le contrôleur des engagements, les auditeurs internes ou externes, sans exclure d'autres tiers. Dans ce cadre, il demandera à la personne concernée du service de redresser sans délai les irrégularités constatées et de les éviter à l'avenir. A cet égard, il peut donner les conseils ou les avis qui s'indiquent. Le responsable financier est évidemment libre d'effectuer, dans le cadre des irrégularités constatées, des contrôles supplémentaires pour obtenir l'assurance que de telles irrégularités ne se reproduiront plus à l'avenir. § 5 Enfin, il transmet les rapports nécessaires, sur les opérations comptables et budgétaires, au Ministre du Budget et au service public fédéral Stratégie et Appui conformément aux modalités fixées par ceux-ci. Ces rapports doivent permettre au Ministre du Budget et aux responsables du service public fédéral Stratégie et Appui d'obtenir un suivi correct, complet et efficace des différents services de l'administration fédérale. Chapitre 4 - Le comptable A cet égard, nous rappelons que cette fonction peut être exécutée par plusieurs personnes, chacune d'elles étant responsable des tâches qui lui ont été confiées. Le responsable financier du Service doit veiller à ce que chacune des tâches du comptable prévues dans le présent arrêté soit confiée à une de ces personnes. Compte tenu de la diversité des tâches du comptable, chaque Service veillera à ce que ces tâches soient effectuées par les différents comptables concernés. Chaque Service déterminera, sur la base de la description de fonction de chaque personne, quelles tâches le comptable devra exécuter sous le contrôle fonctionnel du responsable financier du Service. Il y aura ainsi, outre les comptables qui sont chargés de l'enregistrement immédiat, dans le système comptable, de tous les documents comptables qui leur sont soumis et qui veillent ainsi au traitement sans retard, de manière exacte, fidèle et complète et par ordre chronologique des différents documents, également des comptables à formation plus poussée qui veilleront à ce que tous les actes comptables s'opèrent conformément aux dispositions légales et réglementaires en la matière. En outre, il y aura également des comptables qui seront responsables des rapportages, de la rédaction des divers rapports dans le cadre du traitement comptable tant en ce qui concerne la comptabilité générale que la comptabilité budgétaire. Nous tenons également à ajouter ici que, lorsqu'il est question de l'acteur « comptable » dans les autres Titres ou chapitres du présent arrêté, il s'agit bien du comptable au sens générique, comme défini au Titre II, Chapitre 4 du présent arrêté. Cela concerne donc tous les articles relevant de ce chapitre. Article 26 Si la comptabilité n'est pas externalisée, le comptable, est employé dans un service/division de l'organisation/du département et exerce ses fonctions sous la responsabilité fonctionnelle finale du responsable financier du département. C'est ce dernier qui exercera donc également la surveillance nécessaire et qui porte la responsabilité finale des différentes opérations comptables effectuées par son personnel dans le cadre de la comptabilité en partie double, tant en ce qui concerne la comptabilité générale que la comptabilité budgétaire. Le responsable fonctionnel du comptable est le responsable financier du service, la possibilité a été laissée ouverte, en fonction de la structure et de l'organisation du service, que la responsabilité hiérarchique de certains comptables soit confiée à quelqu'un d'autre. C'est le cas si le comptable ne travaille pas dans le service financier du service concerné mais dans un autre département de l'organisation, mais qu'il y exerce les fonctions comptables d'un comptable. Si le service décide de faire réaliser la comptabilité et les opérations comptables connexes par des partenaires extérieurs, la responsabilité finale des opérations effectuées ou non par ces partenaires externes dans le cadre du processus comptable incombe au responsable financier du service. Cela se reflète certainement dans la déclaration que le responsable financier doit signer dans sa "lettre d'intention" avec le dirigeant du service concerné. Des opérations comptables Article 27 1er tiret Ici, le terme "tient" a été choisi pour être lié aux dispositions générales, c'est-à-dire "les dispositions légales et réglementaires". Il convient ici de considérer à la fois celles applicables aux services publics et celles applicables aux sociétés et aux associations du secteur privé. En effet, la grande majorité des services qui entrent dans le champ d'application de la Loi suivront les règles de comptabilité et d'évaluation prévues par la Loi et l'arrêté royal du 10 novembre 2009 fixant le plan comptable applicable à l'Etat fédéral, aux communautés, aux régions et à la Commission communautaire commune. Il existe toutefois dans la Loi une disposition dérogatoire permettant aux organismes d'utiliser les règles comptables et d'évaluation du secteur privé à condition que, lors du transfert des données comptables de ces institutions vers les services du service public fédéral Stratégie et Appui, le résultat obtenu sur la base de ces règles (y compris les règles d'évaluation) soit converti en un résultat sur la base des règles prévues par la loi et l'arrêté royal du 10 novembre 2009 fixant le plan comptable applicable à l'Etat fédéral, aux communautés, aux régions et à la Commission communautaire commune. En effet, lors de la consolidation des services qui relèvent du périmètre de consolidation en question, cette consolidation doit être effectuée selon les mêmes règles communes. En effet, le manque d'uniformité dans les règles d'évaluation nuit au processus de consolidation par lequel les comptes annuels de l'Etat fédéral sont établis. La loi prévoit la flexibilité nécessaire pour certains organismes en ce qui concerne le "plan" comptable à suivre par les services, qui utiliseront soit celui prévu par l'arrêté royal du 10 novembre 2009 précité soit, le cas échéant, un autre "plan" comptable, pour les organismes qui choisissent d'appliquer l'article 138, § 1 de la Loi; Cette dernière option ne dispense toutefois pas du "rapportage" en vertu de la Loi sur la base d'autres règles comptables et d'évaluation que celles prévues par la Loi et par l'arrêté royal d'exécution du 10 novembre 2009 précité. Cela inclut également les règles comptables relatives à la comptabilité en partie double pour autant que celles-ci ne s'écartent pas des dispositions légales et réglementaires applicables au secteur public. Les organismes ont également la possibilité, conformément à l'article 138, § 1 de la loi, d'utiliser un plan comptable différent. Nous pensons ici aux plans comptables spécifiquement prévus pour les entreprises ou les associations travaillant dans le secteur privé. 2ème tiret Toutefois, le fait que les plans comptables du secteur privé puissent être utilisés ne signifie pas que l'on puisse finalement déroger aux règles et dispositions comptables incluses dans l'arrêté royal du 10 novembre 2009 précité. Il est à noter que les comptables peuvent également se référer aux avis comptables de la Commission des comptes publics (C.C.P.) ou aux directives comptables du Service public fédéral Stratégie et Appui, notamment celles du comptable fédéral en matière de traitements comptables généraux et des services d'appui budgétaire en matière de traitements dans les opérations budgétaires. En effet, ils constituent également une base pour obtenir un traitement égal des différentes opérations dans les différentes comptabilités des différents services de l'Etat fédéral. Et donc de pouvoir réaliser les écritures interentreprises de manière simple. Si le comptable ne sait pas comment inclure certaines opérations dans les différents comptabilités, il peut se référer à ces différents conseils et directives comptables et, notamment, au soutien du service public fédéral Stratégie et Appui et en particulier aux services du comptable fédéral. Nous tenons toutefois à ajouter que les comptables doivent respecter les directives données par le Service public fédéral Stratégie et Appui dans le cadre des opérations et traitements comptables. En effet, ils constituent également une base pour le rapprochement des différentes opérations dans les différents systèmes comptables des différents départements de l'Etat fédéral. 3ème tiret Le comptable chargé d'établir les comptes est responsable des comptes généraux et budgétaires de son Service. Il veille à ce qu'ils soient complets, exacts, fidèles et réguliers et qu'ils donnent une image exacte et fidèle de la situation comptable, budgétaire et financière du Service. Le traitement comptable doit être réalisé conformément aux dispositions légales, réglementaires et normatives, notamment l'exigence que la comptabilité doit donner une image exacte et fidèle de la position patrimoniale de l'entité comptable ou du Service concerné. Cette image fidèle peut être faussée par un manque de neutralité des comptabilisations par rapport notamment à la qualification légale et/ou contractuelle des contrats, des obligations ou des instruments financiers. L'objectif des comptes d'un Service, est de donner une image fidèle de la position comptable, budgétaire et financière du Service, de son patrimoine et de ses résultats. L'exigence de fidélité de l'image du compte s'explique à partir du principe comptable considéré comme généralement accepté et des règles comptables qui en découlent. La méthode étayant la détermination des principes comptables est inductive. Elle trouve son origine dans la pratique comptable qui comporte les principes relatifs aux données normatives immuables. Lorsque l'application d'une prescription comptable ne suffit pas à donner une image exacte et fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat d'un Service, des informations complémentaires doivent être fournies dans l'Annexe des comptes annuels. Quand l'application d'une prescription comptable s'avère inappropriée pour donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière ou du résultat du Service, il y a lieu d'y déroger. Cette dérogation doit être mentionnée dans l'Annexe et être dûment motivée en précisant son impact sur le patrimoine, la situation financière et le résultat du Service, ainsi que les influences qu'elle apporte sur le plan comptable et budgétaire. L'ajustement de l'image fidèle peut s'expliquer par le fait que toute dérogation aux principes comptables doit être justifiée par la recherche d'une information plus pertinente. Nous tenons à souligner que les acteurs et les Services concernés doivent tout mettre en oeuvre pour donner une image fidèle des comptes. C'est (ce sont) toutefois le(
29. s)contrôleur(
30. s)qui, après examen, peu(ven)t constater que les comptes soumis donnent une image fidèle. 4éme tiret Une autre tâche élémentaire du comptable est incluse dans ce point, à savoir "l'enregistrement" dans la comptabilité générale et la compatibilité budgétaire de toutes les pièces comptables qui lui sont soumises. A cet égard, la deuxième partie de la phrase stipule que cet enregistrement ne doit pas être effectué par le comptable si cette tâche a été confiée à un autre acteur. A cet égard, il convient d'envisager certaines tâches des acteurs susmentionnés, en fonction de l'organisation et des procédures et arrangements au sein d'un département donné. Dans ce contexte, sans exclure les autres acteurs mentionnés ci-dessus, il est concevable que certaines tâches de l'ordonnateur impliquent l'enregistrement de certains actes. A cet égard, l'enregistrement de la réception et de l'acceptation des services ne peut être avancé qu'à titre d'exemple. Dans ces cas, conformément aux dispositions précédentes du présent arrêté, l'enregistrement de ces opérations peut être confié à un acteur autre que le comptable. 5éme tiret Il veille, sur base journalière, mensuelle, trimestrielle, semestrielle et annuelle, et chaque fois que c'est nécessaire, à ce que les actes comptables nécessaires soient effectués pour qu'une image exacte et fidèle des comptes du Service concerné puisse être donnée. La mise à jour des événements et des actes accomplis en ce qui concerne le Service et sa comptabilité, constitue un acte majeur à effectuer minutieusement et sur base régulière, comme prévu à l'alinéa précédent. L'acte précité constitue la base permettant d'effectuer à tout moment les opérations de clôture de manière expéditive en vue de répondre ainsi aux dispositions légales et réglementaires. Dans ce cadre, il assure entre autres la réconciliation de la comptabilité avec l'inventaire physique, ce qui, dans la plupart des cas, se fait à la fin de l'année calendaire. Les clôtures légales et réglementaires doivent être préparées et entamées à temps afin d'éviter que les clôtures, les rapportages et l'établissement des comptes y afférents ne puissent être transmis dans les délais aux personnes compétentes, d'une part, pour contrôle et vérification et, d'autre part, pour approbation et signature. Il assure également l'établissement des clôtures périodiques et la confection des divers comptes, rapports et listes requis par la loi et les règlements. 6éme tiret Il établit toutes les fiches et listes fiscales non établies par les services de PersoPoint ou par un autre service du personnel et les transmet aux services et/ou personnes compétents. Certaines entités comptables/organismes ou Services n'utilisent pas les services de PersoPoint et confient les actes en question à un service spécifique responsable en la matière. Dans ces cas, le responsable financier du Service sera cependant tenu d'exercer un contrôle sur les actes de ce service afin de s'enquérir de ce que toutes les dispositions légales et réglementaires en matière de confection des fiches, listes et pièces fiscales sont correctes et ont été ponctuellement mises en oeuvre. Les dispositions légales et réglementaires relatives à cette matière doivent être respectées strictement, non seulement à l'égard des personnes et des organismes chargés du contrôle, mais également à l'égard des personnes agissant en tant que bénéficiaire. 7éme tiret La première tâche à accomplir avant de pouvoir établir le compte d'exécution du budget ainsi que d'autres comptes consiste à procéder aux réconciliations requises, d'une part, entre les comptes de la comptabilité générale et, d'autre part, entre ces derniers et ceux de la comptabilité budgétaire. C'est seulement lorsque toutes les réconciliations requises ont été effectuées que de nouvelles démarches dans l'établissement des comptes et rapports nécessaires peuvent être entreprises. En ce qui concerne le mode de réconciliation, nous renvoyons aux éléments précités, en particulier l'article 46 du présent arrêté. Les services de l'Administration générale peuvent être assistés par les services du Comptable fédéral du SPF Stratégie et Appui pour effectuer la réconciliation. 8éme tiret Cet article aborde plus en détail la réconciliation à réaliser en ce qui concerne les différents actifs repris dans l'inventaire physique par rapport aux mentions reprises à cet égard dans la comptabilité générale. Cela doit se faire au moins une fois par an lors de la clôture de la comptabilité. Il s'agit d'un outil d'aide permettant également de garantir le patrimoine de l'Etat sur le plan des immobilisations et constituant dès lors un élément du développement d'un système adéquat de contrôle interne pour le Service. Article 28 § 1er et § 2 Un comptable est chargé de clôturer la comptabilité du Service et d'en établir le compte général requis par la Loi, sur la base des diverses données comptables. Le compte général à établir pour son Service est spécifié à l'article 4 de la Loi. Cet article est divisé en deux paragraphes, le premier traitant des comptes que le comptable d'un Service, visé à l'article 2 de la loi, doit établir, tandis que le second paragraphe explique plus en détail les comptes qu'un comptable d'un Service, visé à l'article 2, alinéa 1er, 1° de la Loi, doit également établir. Cette division s'explique par les raisons suivantes : - les articles 81, 93 et 100 de la Loi mentionnent toujours le compte général ; - le Titre III, chapitre I, section 3 de la Loi, par contre, mentionne le compte général de l'administration générale ; - toutefois, le Titre II - dispositions applicables à l'ensemble des services, Chapitre I - Dispositions générales, notamment l'article 4, prévoit que les `services' doivent établir un compte général. Il y a lieu d'interpréter, dans le contexte de l'article 2 de la Loi, les services comme toutes les administrations, les organismes et les entreprises de l'Etat fédéral ; - dans le cadre de la mise en exécution de la Loi, il est prévu que les Services d'administration générale utilisent le système comptable automatisé que le service public fédéral Stratégie et Appui me