Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 11 september 2016 betreffende de niet-gouvernementele samenwerking

10 MAART 2024. - Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 11 september 2016Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015111 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende de niet-gouvernementele samenwerking type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015112 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende het aantal gemeenschappelijke strategische kaders van de niet-gouvernementele samenwerking en hun geografische of thematische dekking sluiten betreffende de niet-gouvernementele samenwerking VERSLAG AAN DE KONING Sire, Dit koninklijk besluit wijzigt het koninklijk besluit van 11 september 2016Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015111 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende de niet-gouvernementele samenwerking type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015112 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende het aantal gemeenschappelijke strategische kaders van de niet-gouvernementele samenwerking en hun geografische of thematische dekking sluiten betreffende de niet-gouvernementele samenwerking, hierna het koninklijk besluit genoemd, zoals gewijzigd bij het koninklijk besluit van 7 oktober 2021Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 07/10/2021 pub. 23/11/2021 numac 2021022265 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 11 september 2016 betreffende de niet-gouvernementele samenwerking sluiten. Net als zijn voorganger beoogt dit besluit duidelijkheid te verschaffen in de toepassing ervan, maar ook om bepaalde elementen te herzien om ze te vereenvoudigen of te verbeteren door lessen te trekken uit de programmeringscycli 2017-2021 en 2022-2026. De meeste hoofdstukken bevatten wijzigingen, maar ze stellen de principes en doelstellingen van het oorspronkelijke besluit niet ter discussie: werken met erkende organisaties op basis van aangetoonde capaciteiten, in gecontroleerde contexten en het implementeren van kwaliteitsprogramma's. Bespreking van de artikelen Artikel 1 - tot wijziging van meerdere artikelen De correcties die worden aangebracht in meerdere artikelen (23, 31, 32, 35, 37 en in bijlagen 2 en 4) worden alleen aangebracht in de Franse versie van dit besluit. Deze taalkundige correcties worden aangebracht door ervan uit te gaan dat "subvention" de term is die de door een overheidsinstantie toegekende bedragen aanduidt, terwijl de term "subside" ook verwijst naar de bedragen die door private actoren worden toegekend. Artikel 2 - tot wijziging van artikel 1 De wijzigingen van artikel 1 hebben betrekking op de herziening van een bestaande definitie, de schrapping van een andere definitie en de toevoeging van twee nieuwe definities. - De vervanging van de definitie van "lokale partner" door die van "partner" heeft tot doel zowel het universaliteitsbeginsel, dat hand in hand gaat met de Agenda 2030, beter weer te geven, als te bevestigen dat het begrip partner niet exclusief is voor interventies die plaatsvinden in zogenaamde "ontwikkelingslanden". Dit concept en het principe van partnerschap zijn inderdaad even belangrijk bij interventies met betrekking tot bijvoorbeeld wereldburgerschapseducatie in België, beurzen, onderzoek, etc. Bovendien wordt de verwijzing naar een "gedecentraliseerde autoriteit" vervangen door een "publieke autoriteit", aangezien het bij een interventie betrokken autoriteitsniveau kan variëren naargelang van de ambitie van de interventie (lokaal versus nationaal), afhankelijk van de sector of het thema van de interventie (ondersteuning op het niveau van de justitiële sector omvat bijvoorbeeld in het algemeen het mobiliseren van de centrale autoriteiten op dit gebied) of volgens het type erkende organisatie in kwestie (de institutionele actoren hebben vaker overheidsinstanties als gesprekspartner, terwijl organisaties van de civiele maatschappij vaker, maar niet uitsluitend, andere CMO's aanspreken). - De aanvankelijk gebruikte definitie van het begrip "onafhankelijke evaluatie" in artikel 1, 18° kwam niet overeen met de internationale norm: onafhankelijkheid beantwoordt meer aan een norm die verwijst naar alle maatregelen die genomen worden om te vermijden dat er enige vorm van druk of ongepaste beïnvloeding wordt uitgeoefend op de bevindingen van de evaluatie. Enerzijds impliceert dit dat een externe evaluatie geen garantie is voor onafhankelijkheid bij gebreke van deze bepalingen. Aan de andere kant betekent het dat externe evaluatie niet de enige manier is om een onafhankelijke evaluatie te verkrijgen: deze kan worden uitgevoerd door elk individu, afdeling of organisatie die geen deel uitmaakt van de totstandkoming en de uitvoering van het programma. Op basis hiervan lijkt de definitie van "onafhankelijke evaluatie" ongepast en wordt deze dus geschrapt. - De term "financiële controle" wordt gebruikt in artikel 49, § 3, zonder dat de definitie ervan voldoende duidelijk is, terwijl de ervaring heeft geleerd dat er verwarring bestaat over de aard van de controle die wordt uitgevoerd in het kader van artikel 49, § 1. De toevoeging van een definitie moet er dus voor zorgen dat alle partijen deze term op eenzelfde manier begrijpen. - De toevoeging van de definitie van samenwerking moet de soorten relaties verduidelijken die tussen organisaties kunnen bestaan bij de implementatie van programma's. Samenwerkingen zijn het tweede type potentiële relatie, na partnerschappen. De samenwerkingen zijn vooral gericht op het behalen van een gemeenschappelijke doelstelling van de twee verbonden organisaties, die op hun beurt bijdragen aan het behalen van één of meerdere outcomes van het programma van de erkende organisatie. Samenwerkingen verschillen dus van partnerschappen doordat er geen sprake is van "structurele" onderlinge versterkingen tussen de verbonden organisaties. Artikel 3 - tot wijziging van artikel 2 De wijzigingen in artikel 2 weerspiegelen de wens om de toetsing van het systeem van organisatiebeheersing die de erkenning wensen te verkrijgen, te vereenvoudigen. De ervaringen van eerdere cycli hebben immers aangetoond dat dit een proces is dat een zeer aanzienlijke investering van de betrokken organisaties en de administratie met zich meebrengt. Het doel is om domeinen te verwijderen die geen echte toegevoegde waarde bieden (bijvoorbeeld omdat ze niet voldoende bepalend zijn in relatie tot de investering die nodig is om aan te tonen dat aan de verwachtingen wordt voldaan) of om domeinen te heroriënteren die niet de adequate elementen hebben onderzocht om de beheerscapaciteiten van organisaties effectief aan te tonen. Deze wijzigingen omvatten het verwijderen van twee beheersdomeinen, het toevoegen van een nieuw domein en het herdefiniëren van twee bestaande domeinen: - Verwijdering van het domein van procesbeheer: De verwijdering van dit domein is gekoppeld aan de evolutie van internationale normen die de toetsing van het systeem van organisatiebeheersing inspireerden voorafgaand aan het verkrijgen van erkenning (bijv. EFQM- of ISO-9001-kwaliteitsmodellen). Deze internationale normen bevorderen nu de wendbaarheid, d.w.z. het vermogen om snel te reageren op ontwikkelingen in een volatiele, onzekere, complexe en dubbelzinnige context (VUCA), wat een afgemeten aandacht voor de standaardisatie en formalisering van processen impliceert om ze geen belemmering te maken voor het bereiken van de missie van de organisatie. Procesbeheer is een middel dat gemobiliseerd wordt in de verschillende domeinen van beheer, maar geen doel op zich. - Schrapping van het domein van personeelsbeheer: De schrapping van het domein van personeelsbeheer volgt op de constatering dat dit domein niet zo relevant is. Aan de ene kant moet elke organisatie, om te kunnen functioneren, in feite een beleid op dit domein hebben, waarvan de effecten tot uiting komen in alle andere beheersdomeinen. Aan de andere kant is er geen absolute benchmark voor personeelsbeheer en is er een breed scala aan mogelijkheden. Het handhaven van dit domein kan leiden tot een norm die in feite niet adequaat is, en de toetsing ervan was daarom complex. Het verwijderen van dit domein helpt om de toetsing die voorafgaat aan de erkenning te stroomlijnen en zich te concentreren op de meest relevante domeinen. - Toevoeging van het domein Integriteit: De toevoeging van integriteit als volwaardig beheersdomein heeft tot doel het koninklijk besluit van 11 september 2016Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015111 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende de niet-gouvernementele samenwerking type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015112 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende het aantal gemeenschappelijke strategische kaders van de niet-gouvernementele samenwerking en hun geografische of thematische dekking sluiten in overeenstemming te brengen met de nieuwe bepalingen vervat in de wet van 19 maart 2013Relevante gevonden documenten type wet prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Wet betreffende de Belgische Ontwikkelingssamenwerking type wet prom. 19/03/2013 pub. 29/03/2013 numac 2013024113 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Wet houdende diverse bepalingen inzake gezondheid sluiten zoals gewijzigd door de wet van 20 juli 2020. Dit omvat de aanpassing van artikel 2, waarin de beheersdomeinen worden aangewezen, alsmede de wijziging van bijlage 1, waarin deze domeinen en de daarmee verband houdende criteria worden beschreven, alsmede de wijziging van bijlage 3, waarin de informatiebronnen voor de herziening van het beheerssysteem van de organisatie worden vastgesteld. Er wordt meer uitleg gegeven bij de bespreking van de betreffende artikelen. - Herdefiniëring van het partnerschapsbeleid: De herziening van dit domein beantwoordt aan de doelstelling om het meer in overeenstemming te brengen met de evoluerende visie voor partnerschappen in de sector, alsook op internationaal niveau, en met een grotere nadruk op universaliteit, wat hand in hand gaat met de Agenda 2030. Het gaat erom evenwichtige relaties tot stand te brengen, met wederzijdse bijdragen, die de uitvoering van een gemeenschappelijke agenda mogelijk maken, en daarom lijkt de vermelding van "strategie voor capaciteitsopbouw van partners" niet langer gepast, omdat deze een verouderde en te unilaterale aanpak weerspiegelt. De keuze om het beleid te observeren en niet langer alleen het beheer is bedoeld om te voorkomen dat relaties tussen specifieke organisaties in twijfel worden getrokken. De doelstelling is om de aandacht te verleggen naar de algemene aanpak van de organisatie die een erkenning aanvraagt, meer bepaald de elementen waarmee ze rekening houdt bij het aanknopen van relaties met andere organisaties. - Herdefiniëring van het domein van transparantie: De verandering van het beheersdomein met betrekking tot transparantie beantwoordt aan de wens om dit domein meer te richten op transparantie zelf, en minder op de algemene communicatiemechanismen van de organisatie. Het gaat om de herziening van de definitie van het domein en de criteria ervan (artikel 2 en bijlage 1) en de wijziging van bijlage 3, waarin de informatiebronnen worden bepaald. Er wordt meer uitleg gegeven bij de bespreking van de betreffende artikelen. Daarnaast behelzen de wijzigingen van artikel 2 ook een verduidelijking van de wijze waarop kan worden bepaald of de beheerscapaciteiten van een organisatie toereikend zijn in verhouding tot de mate van complexiteit. Ze zijn gebaseerd op de methodologie die werd toegepast in de eerste erkenningscyclus van 2015-2016 en hebben tot doel de aanpak te verbeteren en te verduidelijken, zonder tot radicale verandering te leiden. Het raamwerk specificeert dat er een lineaire relatie is tussen complexiteit en beheerscapaciteit, wat weerspiegelt dat een complexere organisatie een grotere mate van beheerscapaciteit moet kunnen aantonen. Er wordt ook gespecificeerd dat de toereikendheid wordt gemeten aan de hand van de koppeling van een complexiteitsscore, berekend op basis van de in bijlage 2 vermelde parameters, aan een beheersscore, berekend op basis van de criteria van bijlage 3. Deze relatie zal bepaald moeten worden op basis van een ijking volgens de methodologie die dan zal toegepast worden. De invoering van dit nieuwe artikel moet de validiteit van de beoordeling van de prestaties van het systeem van organisatiebeheersing versterken en passende conclusies trekken uit de gedane bevindingen. Erkennend dat liquiditeits- en solvabiliteitsratio's altijd tot de elementen hebben behoord die in voorgaande jaren zijn onderzocht, is deze wijziging, die minimumdrempels invoert die in acht moeten worden genomen om de toetsing te valideren, bedoeld om ze een passende waarde te geven. Op deze manier zal het niet mogelijk zijn om een negatief resultaat bij de toetsing van deze kritieke aspecten van de capaciteiten op het domein van financieel beheer te compenseren door aan te tonen dat men op de andere onderzochte domeinen over voldoende beheerscapaciteiten beschikt. Het gaat dus om een aanvullende maatregel die bijdraagt tot de beperking van het risico dat een toegekende subsidie niet zal worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor zij wordt toegekend, overeenkomstig artikel 121 van de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat sluiten houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat. - De liquiditeitsratio is bedoeld om aan te tonen dat een organisatie in staat is om haar kortlopende schulden terug te betalen. - De solvabiliteitsratio is bedoeld om de mate van financiële autonomie van een organisatie aan te tonen, door het verband te leggen tussen haar eigen vermogen en de totale passiva van de organisatie. Het moet het vermogen van een organisatie aantonen om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen en zich aan te passen aan veranderingen in de algehele financiële situatie. Deze drempels zijn vastgesteld op basis van de vereisten van ECHO, de afdeling Europese civiele bescherming en humanitaire hulp van de Europese Commissie, voor het verkrijgen van certificaten waarmee organisaties subsidies bij hen kunnen aanvragen. - Een liquiditeitsratio van 1 of hoger illustreert een vermogen om kortlopende schulden terug te betalen. De keuze voor een drempel van 0,85 betekent dus dat een lichte zwakte van organisaties wordt getolereerd. - Een solvabiliteitsratio gelijk aan of lager dan 0 betekent dat een organisatie in theorie niet meer de middelen zou hebben om zelfstandig te opereren, wat niet toelaatbaar is. De organisaties die onderdeel zijn van andere instellingen, die dus geen eigen inkomsten in hun boekhouding hebben aangetoond, maar die niettemin kunnen rekenen op de middelen en garanties die door deze organen worden geboden, zullen dit kunnen aantonen door uit te leggen hoe deze situatie beantwoordt aan een weloverwogen en gecontroleerde strategie. De invoering van deze drempels zal het landschap van erkende actoren van de niet-gouvernementele samenwerking waarschijnlijk niet verstoren, aangezien deze drempels in voorgaande jaren al door de overgrote meerderheid van de organisaties werden bereikt. Gezien de internationale context en herhaalde crises zullen organisaties echter nog steeds de mogelijkheid krijgen om aan te tonen dat, wanneer een drempel niet wordt bereikt, deze gebaseerd is op een weloverwogen en gecontroleerde strategie van de organisatie. Dit omvat het aantonen dat het een cyclische situatie zou kunnen zijn waarvoor de organisatie een herstelplan op korte termijn heeft opgesteld, dat gelinkt is met het indicatief financieel plan dat de organisatie moet verstrekken in overeenstemming met artikel 5, 1°,

1. e)van dezelfde orde, of het aantonen van het bestaan van voldoende garanties om het geïdentificeerde risico te beperken. Bovendien worden deze ratio's bekeken op basis van de 5 meest recente boekjaren op het moment van de toetsing, in overeenstemming met de verwachtingen van artikel 5, 2°, maar ook om de evolutie van de organisatie te kunnen observeren, rekening houdend met de crises van de afgelopen jaren (COVID-19, inflatie, enz.) en hun impact op de financiële situatie van de indienende organisaties. De keuze van een rekenkundig gemiddelde voor de berekening van deze ratio's gaat in dezelfde richting, zodat recente crises en hun impact op de rekeningen van organisaties niet overgewaardeerd worden. Artikel 4 - tot wijziging van artikel 3 In het algemeen heeft de vervanging van paragraaf 3 verschillende doelstellingen: Enerzijds gaat het erom een aantal indicatoren inhoudelijk te herzien en nieuwe toe te voegen, en anderzijds gaat het er ook om de tijdelijkheid van elk van deze indicatoren te specificeren. Het aantal potentiële indicatoren waarop een organisatie zich kan beroepen om haar maatschappelijk draagvlak aan te tonen, wordt verhoogd (van 5 naar 8), om nieuwe relevante indicatoren op te nemen. Ook worden verschillende bestaande indicatoren geherformuleerd om beter rekening te kunnen houden met de betrokkenheid van de organisatie, of de diversiteit van vorm die de steun van de Belgische bevolking voor deze organisatie kan aannemen. Aan de andere kant neemt ook het minimumaantal te bereiken indicatoren toe. Dit stijgt van twee op de vijf (40%) naar vijf op de acht (62,5%). Dit weerspiegelt een toename van het vereiste niveau die consistent is met nieuwe of geherformuleerde indicatoren, die toegankelijker zijn dan de oorspronkelijke indicatoren. - Indicator met betrekking tot samenwerkingsovereenkomsten: De herformulering maakt het doel van deze indicator expliciet, namelijk aantonen dat de organisatie effectief samenwerkt met andere instellingen om haar doelstellingen te bereiken die zijn beschreven in haar strategisch plan. De vermelding van "internationale en ontwikkelingsvraagstukken" moet een breed begrip mogelijk maken van de integratie van "gerelateerde" thema's aan ontwikkelingssamenwerking, zoals bijvoorbeeld jeugdhulp of de strijd tegen racisme. Ten slotte, de vermelding van het feit dat deze verdragen binnen drie jaar voorafgaand aan de aanvraag tot erkenning ten uitvoer moeten zijn gelegd, moet het mogelijk maken om te voorkomen dat rekening wordt gehouden met overeenkomsten die te lang geen effect hebben gehad, zonder lange termijn overeenkomsten uit te sluiten die al lang geleden zijn ondertekend. - Indicator met betrekking tot het lidmaatschap van nationale netwerken: De verwijzing naar internationale netwerken is geschrapt om de indicator meer in overeenstemming te brengen met de demonstratie van een maatschappelijk draagvlak in België in het bijzonder. Het doel van de indicator is om aan te tonen dat de organisatie haar ervaringen en/of expertise deelt met andere organisaties, en openstaat voor de ervaringen van anderen, maar ook voor debatten in de sector. De verwijzing naar "actieve" deelname gedurende ten minste drie jaar impliceert dat de organisatie moet uitleggen hoe haar expertise is doorgedrongen tot het werk van het netwerk waartoe zij behoort. Net zoals de vorige indicator, beoogt de herformulering rekening te houden met thema's die verband houden met ontwikkelingssamenwerking. Onder de potentiële nationale netwerken, en op een niet-uitputtende manier, kunnen worden vernoemd: "Coalitie tegen de honger", "Be-cause health", "Educaid", "Klimaatcoalitie", " Platform Kinderrechten in Ontwikkelings-samenwerking", "BE-Gender Platform", "Adviesraad Gender en Ontwikkeling", "Belgisch Netwerk Natuurlijke Rijkdommen", enz. - Indicator met betrekking tot de deelname aan de beslissingsorganen van de organisatie: Deze indicator, die tot doel heeft het streven naar transparantie en samenwerking tussen organisaties, met name verbonden organisaties in het kader van gemeenschappelijke programma's, aan te tonen, is inhoudelijk niet wezenlijk gewijzigd, maar de verwachtingen zijn duidelijker gemaakt. Er wordt gespecificeerd dat de deelname van andere erkende CMO's moet worden aangetoond op het moment van aanvraag, aangezien rekening moet worden gehouden met de vernieuwing van beslissingsorganen. Er wordt ook expliciet gemaakt dat dit minstens twee CMO's zijn, wetende dat deze deelname variabel kan plaatsvinden op het niveau van de Raad van Bestuur en/of de Algemene Vergadering. Deze indicator wordt ook aangevuld om rekening te houden met de inclusie in de Belgische civiele maatschappij door de deelname van andere organisaties die formeel erkend zijn zoals de representatieve werknemersorganisaties die erkend zijn door de wet van 29 mei 1952 betreffende de Nationale Arbeidsraad en door de wet van 5 december 1968 betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten en de paritaire comités. - Indicatoren met betrekking tot "personen die vrijwillig hun tijd besteden" en "de bijdrage en ondersteuning van personen": Deze twee indicatoren zijn afgeleid van de splitsing van de initiële indicator met betrekking tot het aantal leden, deelnemers, sympathisanten of vrijwilligers. De wijziging beoogt een onderscheid te maken naar de aard van de deelname, terwijl de verwijzing naar soorten deelnemers die niet voldoende eenduidig waren, wordt geschrapt. Enerzijds illustreert de betrokkenheid van vrijwilligers (in overeenstemming met de wet van 3 juli 2005Relevante gevonden documenten type wet prom. 03/07/2005 pub. 29/08/2005 numac 2005022674 bron federale overheidsdienst sociale zekerheid Wet betreffende de rechten van vrijwilligers type wet prom. 03/07/2005 pub. 19/07/2005 numac 2005012166 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Wet houdende diverse bepalingen betreffende het sociaal overleg type wet prom. 03/07/2005 pub. 29/07/2005 numac 2005000427 bron federale overheidsdienst justitie en federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot wijziging van bepaalde aspecten van het statuut van de personeelsleden van de politiediensten en houdende diverse bepalingen met betrekking tot de politiediensten sluiten betreffende de rechten van vrijwilligers en andere wettelijke bepalingen inzake vrijwilligerswerk, zoals gewijzigd door de wet van 1 maart 2019) de steun van mensen die hun tijd geven aan de organisatie en het uitvoeren van haar activiteiten, in het belang van de organisatie, zodat ze haar missie kan uitvoeren. Deze vrijwilligers onderscheiden zich van het betaalde personeel van de organisatie, evenals van de leden van de Raad van Bestuur of de Algemene Vergadering, wetende dat elke organisatie wettelijk verplicht is om een RvB en een AV te hebben. Aan de andere kant illustreert de bijdrage en ondersteuning van personen de participatie van mensen, vanuit hun eigen interesse voor de aard en inhoud van de activiteiten van de organisatie. Deze mensen organiseren de activiteiten niet, maar wonen ze bij en/of ondersteunen de organisatie, met name door haar activiteiten door te geven via sociale netwerken. In beide gevallen worden deze indicatoren niet langer gekwantificeerd, omdat het aantal dat kan worden verwacht in verhouding moet zijn met de grootte van de organisatie en in functie moet zijn van de doelgroepen van de missie en activiteiten van de organisatie, wat een kwalitatieve in plaats van kwantitatieve beoordeling zal impliceren. Ook in beide gevallen zal dit aantal over een periode van vijf jaar worden bekeken, om de evolutie ervan in de loop van de tijd te observeren. - Indicator met betrekking tot fondsenwerving in België: Deze indicator is niet onderhevig aan inhoudelijke wijzigingen, aangezien hij zijn doelstelling in zijn huidige vorm bereikt. Hij toont de steun die een organisatie ontvangt van de Belgische samenleving, geïllustreerd door de giften, bijdragen, schenkingen en legaten ten voordele van de organisatie. De drempel van 14.000 euro per jaar wordt als voldoende beschouwd om een organisatie in staat te stellen te beweren dat zij over voldoende significante en representatieve steun beschikt. Er wordt expliciet gemaakt dat het bedrag wordt berekend op basis van het gemiddelde van de vijf jaar, om de effecten van fluctuaties gerelateerd aan bijvoorbeeld een crisiscontext te verzachten. - Indicator met betrekking tot de ondertekening van de ethische code van de Ethische Fondsenwerving vzw: Deze nieuwe indicator is bedoeld om organisaties aan te moedigen zich aan te sluiten bij de ethische code van de Ethische Fondsenwerving vzw en deze te respecteren. Het moet aantonen dat de organisatie erover waakt het werk op het vlak van wereldburgerschapseducatie in België of de deconstructie van stereotypen niet te ondermijnen. De code ondertekenen toont de naleving van deze principes aan. - Indicator met betrekking tot de minimale uitgaven voor bewustwording en gedragsverandering: Het doel van deze indicator is om aan te tonen dat organisaties bijdragen tot het bewustzijn van de Belgische bevolking over internationale en ontwikkelingsvraagstukken. De vaststelling van een specifiek minimumbedrag moet als illustratie dienen voor deze bijdrage. Het verwachte minimumpercentage komt uit het UNDP Human Development Report van 1993, pagina 8, waarin werd aanbevolen dat "Perhaps as much as 3% of aid funds could be earmarked for spending within donor nations to prepare public opinion for these (...) realities and to increase public awareness of the interdependence of the North and the South". De bijdrage wordt berekend als een vijfjarig gemiddelde. Vervolgens wordt gespecificeerd dat in het geval dat een organisatie die erkenning wil verkrijgen tot "een grotere institutionele organisatie" naar Belgisch recht behoort, het aantonen van het maatschappelijke draagvlak kan worden gedaan op het niveau van deze laatste. Deze verwijzing is bedoeld om een zaak te verduidelijken die niet nieuw is en die van toepassing is op organisaties die onderdeel van anderen zijn, en die zich specifiek richten op ontwikkelingssamenwerking. Bijvoorbeeld vzw's die banden hebben met de representatieve werknemersorganisaties, maar die geen rechtspersoonlijkheid hebben, of organisaties met meerdere missies en waar ontwikkelingssamenwerking slechts één van de vele is, zoals de verenigingen van steden en gemeenten. Het feit dat een organisatie tot "een grotere institutionele organisatie" behoort, betekent dat de eerste in staat zal zijn om de kwaliteiten, mits ze zijn vastgesteld, van de laatste te erven in termen van het aantonen van de maatschappelijke basis. Tot slot, de wijziging in paragraaf 4 is een taalkundige correctie gezien "lid zijn van" correcter het formele lidmaatschap vat. Artikel 5 - tot wijziging van artikel 5 In artikel 5 worden drie wijzigingen aangebracht. De eerste wijziging beoogt de inhoud van het strategisch plan in overeenstemming te brengen met één van de wijzigingen die in artikel 2 zijn aangebracht, namelijk het schrappen van het beheersdomein personeelsbeheer. Dit beleid moet daarom niet langer in het strategisch plan worden voorgelegd, maar het blijft relevant voor de organisatie om een overzicht te geven van hoe haar menselijke middelen zullen worden gemobiliseerd bij de uitvoering van het strategisch plan. De tweede wijziging gaat hand in hand met de wijzigingen in de artikelen 3 en 8, die beogen rekening te houden met het geval waarin een organisatie die een erkenning wenst te verkrijgen, behoort tot een "grotere institutionele organisatie" naar Belgisch recht. Wetende dat dit lidmaatschap ertoe leidt dat bepaalde elementen van het strategisch plan worden bepaald op het niveau van deze "grotere institutionele organisatie", is het dus noodzakelijk om toe te laten dat de vereiste aan te tonen elementen van deze laatste komen. Alleen punt
2. a)bevat deze verwijzing echter, met dien verstande dat de elementen
3. b)tot en met
4. h)rechtstreeks op het niveau van de organisatie die een erkenning aanvraagt, moeten worden bepaald. Ten slotte is de derde wijziging, die hand in hand gaat met de vervanging van bijlage 3, bedoeld om een organisatie die een erkenning aanvraagt, in staat te stellen alle informatie te verstrekken die zij relevant acht als informatiebron om haar beheerscapaciteiten aan te tonen. De lijst van verplichte documenten is namelijk herzien om te voorkomen dat een organisatie deze kunstmatig moet opstellen wanneer zij geen elementen heeft die overeenkomen met een specifieke benaming. Ook hebben de ervaringen van eerdere erkenningscycli aangetoond dat niet alle noodzakelijke en relevante documenten van tevoren kunnen worden geïdentificeerd wanneer ze niet een standaardnorm moeten respecteren. Artikel 6 - tot wijziging van artikel 8 De wijziging is een voortzetting van de wijzigingen in artikelen 3 en 5, waarin staat dat het lidmaatschap van een organisatie bij een "grotere institutionele organisatie" naar Belgisch recht de organisatie die een erkenning aanvraagt, in staat stelt de kwaliteiten van de eerste te erven, op voorwaarde dat deze zijn vastgesteld. Dit aantonen impliceert inderdaad dat men in staat is om de documenten en informatiebronnen die op het niveau van deze "grotere institutionele organisatie" worden geproduceerd, te verstrekken en er rekening mee te houden. Artikel 7 - tot wijziging van artikel 9 De wijziging van artikel 9 betreft een inhoudelijke aanpassing en de toevoeging van vier nieuwe paragrafen. In paragraaf 3 is de vervanging van de verwijzing "op basis van een externe expertise" door "met de steun van een externe expertise" bedoeld om meer flexibiliteit te bieden bij het bepalen van de aanpak die zal worden gevolgd om de in artikel 2 bedoelde toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing uit te voeren. Dit zou met name een taakverdeling bij de toetsing van de domeinen mogelijk kunnen maken, waarbij beter rekening wordt gehouden met de eigen expertise van de administratie en die het mogelijk zou maken om aan een externe accountant alleen die domeinen te delegeren die een nauwkeuriger beheersing vereisen dan die welke intern beschikbaar zijn. Zo worden de domeinen van Resultaatgericht beheer en Partnerschap goed beheerst door de administratie, terwijl het relevanter blijft om een beroep te doen op externe expertise op het domein van Financieel beheer of Risicobeheer (op organisatieniveau). De toevoeging van een nieuwe paragraaf 3/1 heeft tot doel de voorwaarden vast te stellen voor de eventuele overweging van certificaten of kwaliteitslabels waarbij een toetsing heeft plaatsgevonden die vergelijkbaar is met die van de erkenning. Aangezien dit type toetsing een aanzienlijke investering vergt van de kant van de organisatie die het betrokken label of certificaat wil behalen, zou het in aanmerking nemen ervan overbodige inspanningen vermijden. De geïdentificeerde potentiële certificaten of labels zijn die welke door ECHO (ACP-partnerschap of programmatisch partnerschap) worden toegekend op een vereist niveau dat zeer dicht bij dat van de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing als bedoeld in artikel 2 ligt, maar ook de ISO 9000/ISO 9001-certificaten en "Recognised by EFQM" 3 sterren of meer. Aangezien deze certificaten niet dezelfde aandacht of dezelfde domeinen met zich meebrengen, impliceert het in aanmerking nemen ervan het aantonen van gelijkwaardigheid. Bovendien zal deze gelijkwaardigheid per domein worden bekeken en zal de organisatie niet worden vrijgesteld van de toetsing van andere beheersdomeinen die geen equivalenten zouden hebben, teneinde een eerlijke behandeling van alle inschrijvers te waarborgen. Eerlijke behandeling betekent ook rekening houden met de geldigheidsduur van certificaten en labels, die verschilt van die van de erkenning. In dit verband zal één van de voorwaarden zijn dat wanneer een certificaat of label een geldigheidsduur heeft van minder dan of gelijk aan 3 jaar (EFQM, ISO), het minder dan twee jaar geleden moet zijn verkregen op het moment van de aanvraag voor erkenning. Tegelijkertijd zal de organisatie die een certificaat of een kwaliteitslabel geniet, de verlenging ervan aan het einde ervan moeten verkrijgen, anders zal ze zich moeten onderwerpen aan een nieuwe toetsing, zoals bepaald in artikel 10, § 1. Gespecificeerd wordt dat de minister de timing en de procedures voor het motiveren en verkrijgen van vrijstellingen vaststelt op basis van een voorstel van het NGSOC. Dit moet het mogelijk maken om in te spelen op de zuiver praktische en organisatorische aspecten, zodat organisaties die de toekenning van kwaliteitslabels willen inzetten, adequaat worden geïnformeerd en zich kunnen organiseren om de toetsing in de juiste vorm af te leggen in het geval dat deze labels niet kunnen worden erkend. Aangezien de toetsing op het beheersdomein van financieel beheer tot doel heeft een zeer actueel beeld te geven van de financiële situatie van de betrokken organisatie, is het gerechtvaardigd te bepalen dat dit systematisch wordt getoetst voor alle indienende organisaties, ongeacht de toekenning van andere certificaten of kwaliteitslabels voor een gelijkwaardig domein. Aangezien de methoden en verwachtingen voor het verkrijgen van deze certificaten en kwaliteitslabels niet altijd openbaar zijn, is het ten slotte aan de indienende organisaties om gelijkwaardigheid aan te tonen, indien zij één of meer vrijstellingen willen verkrijgen. De toevoeging van een nieuwe paragraaf 3/2 is ook bedoeld om vereenvoudiging te bieden in het kader van de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing, door rekening te houden met het ECB-certificaat (Evaluation Capacity Building) die is afgegeven door de dienst Bijzondere Evaluatie tijdens de toetsing van het domein van resultaatgericht beheer (RGB). Dit zou de vorm aannemen van een vrijstelling, onder voorwaarden. Deze wijziging is gebaseerd op de vaststelling dat het RGB-domein en de ECB-certificering vrijwel dezelfde strategische doelstellingen hebben op het domein van resultaatgericht beheer, monitoring en evaluatie. En vooral, dat ze dezelfde aspecten in twijfel trekken, hoewel de benamingen tussen de ene en de andere kunnen verschillen. De ECB-certificering gaat echter nog een stap verder door zich te richten op het verbeteren van het monitoring- en evaluatiesysteem (MEAL) en het opbouwen van capaciteit op dit gebied, door het ontwikkelen van een verbeterplan, waarbij de toetsing van het RGB-domein deze capaciteiten op een bepaald moment fotografeert. In dit kader zal het nu mogelijk zijn om uit te gaan van de conclusies van de certificering, en vooral van de observatie van de follow-up van het resulterende verbeteringsplan, om te bepalen of de RGB-beheerscapaciteit aan de verwachtingen voldoet en zo de toetsing van het RGB-domein te vervangen. Deze wijziging wordt ook gerechtvaardigd door de overweging dat deze twee oefeningen aanzienlijke middelen van alle partijen vergen en dat het noodzakelijk is om de beschikbare producten (zoals het verbeterplan) te benutten en tegelijkertijd potentiële nodeloze herhalingen te beperken. Organisaties die geen ECB-certificering hebben, worden getoetst op het RGB-domein zelf. De verwijzing naar "binnen de 8 jaar voorafgaand aan de erkenningsaanvraag" vloeit voort uit het feit dat de eerste toetsingen die tot de toekenning van de certificering hebben geleid, in 2017 werden uitgevoerd. Het toezicht op de opvolging van de conclusies van de certificering en de uitvoering van het daaruit voortvloeiende verbeteringsplan kan plaatsvinden tijdens een institutionele dialoog, zoals bepaald in artikel 11. In de praktijk zal de institutionele dialoog die dit punt zal behandelen, moeten worden georganiseerd vanaf 2024, tot uiterlijk het einde van de eerste helft van 2025, zodat de conclusies beschikbaar zijn op het moment van de organisatie van de toetsing van het systeem van organisatiebeheersing. Ten slotte wordt verwacht dat de minister de criteria en modaliteiten van deze oefening zal bepalen, op basis van een voorstel van de NGSOC, om een uniforme en methodische aanpak te hebben die de eerlijke behandeling garandeert van alle organisaties die hun certificering willen valoriseren. Het doel van de toevoeging van de paragrafen 6 en 7 is de nodige duidelijkheid te verschaffen over gevallen van fusies waarbij organisaties van de civiele maatschappij betrokken zijn, en de gevolgen die dergelijke fusies kunnen hebben voor de erkenning enerzijds en voor de overname van rechten en verplichtingen in verband met de programma's die door de fuserende organisaties zijn uitgevoerd anderzijds, Deze verduidelijkingen zijn des te belangrijker omdat fusies van organisaties met gemeenschappelijke punten worden aangemoedigd door de Belgische Ontwikkelingssamenwerking. Zij moeten niet alleen de doeltreffendheid en het bereiken van resultaten op het terrein vergroten, aangezien zij worden beschouwd als het uiteindelijke resultaat van synergiën en gezamenlijk opgezette programma's, maar zij moeten het ook mogelijk maken schaalvoordelen te behalen en zo de efficiëntie te verhogen. De verduidelijking moet het daarom zo gemakkelijk mogelijk maken om deze fusies uit te voeren. In dit verband worden twee scenario's duidelijk gemaakt: - Wanneer de fuserende organisaties allemaal erkend zijn als organisaties van de civiele maatschappij, erft de gefuseerde organisatie automatisch dezelfde erkenning. - Wanneer één of meer van de fuserende organisaties niet erkend zijn als organisaties van de civiele maatschappij, kan het zijn dat de gefuseerde organisatie de toetsing opnieuw moet afleggen om erkenning te verkrijgen overeenkomstig artikel 10, § 1. Dit is een mogelijkheid, geen automatisme: als de organisatie aantoont dat haar beheers-capaciteiten in lijn blijven met de evolutie van haar complexiteit, dan zou ze de erkenning kunnen erven zonder de toetsing opnieuw te hoeven afleggen. Dit is bedoeld om een evenwicht te vinden tussen de noodzaak om de toetsing te reorganiseren en de vermindering van de kosten/ investeringen die nodig zijn wanneer het duidelijk is dat de fusie geen belangrijke wijzigingen in de organisatie veroorzaakt. Deze twee verduidelijkingen moeten voorkomen dat organisaties die een groepering overwegen, worden ontmoedigd omdat ze vrezen dat het bekomen van een erkenning een extra last met zich zou meebrengen. Bovendien wordt duidelijk gemaakt dat de uit de fusie ontstane organisatie de rechten en plichten van de gefuseerde organisaties erft overeenkomstig artikel 13:1, § 2 Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Dit omvat de verplichtingen met betrekking tot de uitvoering van een programma en de overdracht van de verantwoordelijkheid voor het verkrijgen en rechtvaardigen van de toegekende subsidies. Er wordt expliciet gesteld dat de uitvoering van deze overdracht een wijziging van de subsidiebesluit(
5. en)met zich meebrengt, zodat de verwijzingen naar de uit de fusie ontstane organisatie worden opgenomen, in plaats van die van de gefuseerde organisaties. Ten slotte wordt een afwijking toegevoegd om ervoor te zorgen dat de uit de fusie ontstane organisatie, in voorkomend geval, meer dan één programma voor de huidige programmeringscyclus kan hebben. In het geval dat meerdere erkende organisaties elk hun eigen programma hebben, zou het niet wenselijk zijn om die programma's in de loop van de uitvoering samen te voegen vanwege de aanzienlijke administratieve lasten die dit voor alle partijen met zich mee zou brengen. De uit de fusie ontstane organisatie zou daarom het beheer en de uitvoering van verschillende programma's kunnen behouden totdat ze zijn voltooid, en zou dan één enkel programma voor de volgende cyclus moeten indienen. Artikel 8 - tot wijziging van artikel 13 Artikel 13 wordt gewijzigd om de Gemeenschappelijke Strategische Kaders strategischer te maken en elementen te schrappen die als te operationeel worden beschouwd, en die dus eerder thuishoren op programmaniveau. Deze heroriëntatie moet het mogelijk maken de meest relevante elementen te behouden: - Een contextanalyse, gekoppeld aan een risicoanalyse; - Op basis van deze analyses: het identificeren van strategische doelen; - Op basis van de vastgestelde strategische doelstellingen: de vaststelling van strategische benaderingen, alsmede van de synergieën en complementariteiten; - De prioritaire vragen voor collectief leren tussen de actoren, indien mogelijk en relevant. Het zoeken naar synergieën en complementariteiten blijft centraal staan en betrekt expliciet de partners die eraan deelnemen, of die er het onderwerp van zijn. Daarnaast blijft de aandacht voor de gouvernementele samenwerking, wanneer een GSK plaatsvindt in een partnerland in de zin van artikel 2, 3° /1 van de wet van 19 maart 2013Relevante gevonden documenten type wet prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Wet betreffende de Belgische Ontwikkelingssamenwerking type wet prom. 19/03/2013 pub. 29/03/2013 numac 2013024113 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Wet houdende diverse bepalingen inzake gezondheid sluiten betreffende de Belgische Ontwikkelingssamenwerking, behouden, maar is deze gericht op aspecten die verband houden met synergieën en complementariteiten. Deze aandacht wordt ook uitgebreid naar de Belgische humanitaire hulp, met het oog op de implementatie van de nexus-aanpak tussen humanitaire hulp en ontwikkelingssamenwerking, waar relevant en passend. Ten slotte wordt gepreciseerd dat de minister de modaliteiten voor de voorbereiding van de GSK's goedkeurt, op basis van een voorstel van het NGSOC. Deze aanpak is in overeenstemming met artikel 52, § 3. Artikel 9 - tot wijziging van artikel 14 De wijzigingen maken deel uit van een reeks aanpassingen met betrekking tot de kalender voor de invoering en beoordeling van de Gemeenschappelijke Strategische Kaders (artikel 14) en programma's (artikel 22). Overwegende dat: - het beginpunt van het proces van voorbereiding van een nieuwe programmeringscyclus wordt geconcretiseerd door de intentieverklaring om één of meer thematische GSK's te formuleren overeenkomstig artikel 2, 2° van het koninklijk besluit van 11 september 2016Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015111 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende de niet-gouvernementele samenwerking type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015112 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende het aantal gemeenschappelijke strategische kaders van de niet-gouvernementele samenwerking en hun geografische of thematische dekking sluiten betreffende het aantal Gemeenschappelijke Strategische Kaders van de niet-gouvernementele samenwerking en hun geografische of thematische dekking; - het eindpunt van dit proces geconcretiseerd wordt door de beslissing van de minister om een subsidie toe te kennen zoals voorzien in artikel 22, § 3 van het koninklijk besluit van 11 september 2016Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015111 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende de niet-gouvernementele samenwerking type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015112 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende het aantal gemeenschappelijke strategische kaders van de niet-gouvernementele samenwerking en hun geografische of thematische dekking sluiten betreffende de niet-gouvernementele samenwerking; - deze begin- en eindpunten twee grenzen zijn die waarschijnlijk niet zullen veranderen; hebben de wijzigingen van de kalender van de verschillende fasen binnen deze grenzen aldus tot doel om enerzijds de voorwaarden voor de beoordeling van voorstellen van Gemeenschappelijke Strategische Kaders en programmavoorstellen door de administratie te verbeteren, en anderzijds de voorwaarden te scheppen voor een effectieve start van de programma's zo dicht mogelijk bij 1 januari van het jaar van het begin van de programmeringscyclus. Deze aanpassingen beogen ook een evenwichtig tijdschema vast te stellen voor de uitvoering van de verschillende fasen tussen de overheid en de erkende actoren van de niet-gouvernementele samenwerking. Dit impliceert met name dat voldoende rekening wordt gehouden met verschillende vakantieperiodes die deze langetermijnprocessen kruisen. Dit is de rechtvaardiging om de termijn voor het organiseren van dialogen over de beoordeling van GSK's te verlengen van zes naar acht weken. Met een indiening op 15 december zou de administratie eerder kunnen beginnen met de beoordeling, maar de organisatie van de strategische dialogen zelf zou niet kunnen beginnen tijdens de kerstvakantie. Door de termijn te wijzigen, kan de oorspronkelijk voor dit doel gereserveerde tijd dus worden behouden, zonder dat de duur van het beoordelingsproces van de GSK's zelf wordt gewijzigd. De keerzijde is dan de verkorting van de tijd tussen de afronding van de adviezen van de administratie en de uitspraak van de beslissing door de minister, van zes naar vier weken. Deze aanpassingen van de kalender en de verwezenlijking van hun doelstellingen moeten worden beschouwd in samenhang met de wijzigingen die zijn aangebracht in de artikelen 13 en 18, die betrekking hebben op de inhoud van de GSK's en de programma's. Opgemerkt moet worden dat, hoewel de timing niet precies kan worden vastgesteld, de ambitie zal zijn om het erkenningsbesluit zo snel mogelijk mee te delen, idealiter vóór het opstellen van de GSK's, zodat de uiteindelijk niet erkende organisaties niet bij deze processen betrokken hoeven te raken. Artikel 10 - tot wijziging van artikel 15 Er worden twee wijzigingen aangebracht in artikel 15. De eerste heeft tot doel één van de belangrijkste doelstellingen van de strategische dialogen te benadrukken, namelijk de observatie van de evolutie van de strategische doelen en de nadruk op de toegevoegde waarde van de erkende organisaties en van hun partners die in een bepaalde context opereren. Het doel hiervan is een algemeen beginsel in herinnering te brengen dat de dialoog en de verschillende agendapunten ervan stuurt. De tweede wijziging, in het verlengde van één van de wijzigingen in artikel 13, beoogt de voorwaarden te scheppen voor het leggen van verbanden tussen de humanitaire hulp en de ontwikkelings-samenwerking, met het oog op een nexus-benadering. Nu het zoeken naar synergieën en complementariteiten aan artikel 13 is toegevoegd, is het de bedoeling om van deze potentiële verbanden een punt van discussie te maken tijdens strategische dialogen. Daartoe wordt ook expliciet gemaakt dat erkende organisaties die optreden in het kader van de financiering van humanitaire hulp in een land dat onder een GSK valt, worden uitgenodigd om deel te nemen aan de strategische dialoog. Transversaal wordt het woord "erkende" in de woorden "bij een GSK betrokken erkende organisaties" geschrapt. Deze schrapping illustreert dat het mogelijk en wenselijk is om de relevante organisaties te betrekken, ook als zij niet erkend zijn. Dit omvat het bevorderen van de betrokkenheid van partners op het terrein, maar ook van andere actoren zoals ENABEL. Artikel 11 - tot wijziging van artikel 18 Er worden twee wijzigingen aangebracht in artikel 18. Artikel 18, paragraaf 4, wordt zodanig aangevuld dat de andere kwaliteitscriteria waarop de adviezen van de administratie als bedoeld in artikel 22, § 2, zijn gebaseerd, explicieter worden gemaakt. Deze criteria zijn echter niet nieuw, aangezien het al lang bestaande aandachtspunten zijn voor de niet-gouvernementele samenwerking. Ze zijn ook duidelijk vermeld in het koninklijk besluit van 11 september 2016Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015111 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende de niet-gouvernementele samenwerking type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015112 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende het aantal gemeenschappelijke strategische kaders van de niet-gouvernementele samenwerking en hun geografische of thematische dekking sluiten, en de vermelding ervan in artikel 18 is enkel bedoeld om ervoor te zorgen dat ze dezelfde waarde hebben als de criteria die door de OESO/DAC zijn gedefinieerd. De term "doelmatig" is uit artikel 18 geschrapt, zodat doelmatigheid niet langer een criterium is bij het opstellen van de adviezen van de administratie. Deze schrapping uit de criteria voor advies is ingegeven door het feit dat het een criterium was met een twijfelachtige relevantie ten opzichte van de volledige aanpak die door dit koninklijk besluit werd ingevoerd: programma's van 5 jaar, met geglobaliseerde middelen en dus een lager detailniveau dan in het verleden, maar ook flexibiliteit toegekend aan gesubsidieerde organisaties om het programma en de middelen ervan gaandeweg te kunnen aanpassen, om snel te kunnen reageren op veranderingen in de context. In dit verband bleek het beoordelen van de doelmatigheid van een ex-antevoorstel een gevaarlijke en twijfelachtige oefening. Doelmatigheid blijft echter een algemeen beginsel van goed programmabeheer, zoals vastgelegd in artikel 33. De gesubsidieerde organisaties blijven derhalve verplicht om alles in het werk te stellen om er tijdens de uitvoering van de programma's aan te voldoen. Het doel van de wijziging van paragraaf 5 is om het evaluatieplan dat is ingevoegd bij de wijziging van artikel 44, in te voeren als integraal onderdeel van een programma wanneer het wordt ingediend en als elementen die bijdragen aan de resultaatgerichte aanpak ervan. Artikel 12 - tot wijziging van artikel 20 Er worden drie wijzigingen aangebracht in artikel 20. De wijziging van paragraaf 4 heeft tot doel de verwachtingen op het niveau van de inhoud van de programma's beter af te stemmen op de elementen die reeds zijn onderzocht op het niveau van de beheerscapaciteiten van de organisatie, voor het domein van het partnerschapsbeleid voorzien in artikel 2, 5°. Door de verwijzing naar de partnerschapsstrategie te schrappen, wordt beoogd het in paragraaf 1, derde lid, van hetzelfde artikel genoemde beginsel `Only once' beter toe te passen. Ten slotte wordt de verwijzing naar "lokale partners" vervangen door die van "partners" overeenkomstig de invoering van een nieuwe definitie in artikel 1, 3°. De wijziging van paragraaf 5 is bedoeld om te zorgen voor consistentie na de verruiming van het begrip "partners" in plaats van "lokale partners". Daarnaast wordt expliciet gemaakt dat relaties met organisaties die geen partner zijn, worden beschouwd als samenwerkingen in de zin van artikel 1, 25°. Ten slotte zijn in deze twee paragrafen verwijzingen naar "uitvoering" van het programma geschrapt om een benadering weer te geven waarbij andere geassocieerde organisaties niet louter als uitvoerders of onderaannemers worden beschouwd. Bovendien impliceert deze betrokkenheid niet noodzakelijkerwijs dat een deel van de budget van het programma ter beschikking wordt gesteld. Artikel 13 - tot wijziging van artikel 22 De wijzigingen in artikel 22 maken deel uit van een reeks wijzigingen met betrekking tot de kalender voor de invoering en beoordeling van de Gemeenschappelijke Strategische Kaders (artikel 14) en de programma's (artikel 22). Voor de gedetailleerde toelichting wordt verwezen naar de bespreking van artikel 9 van dit wijzigingsbesluit. De wijziging van artikel 22 impliceert ook een wijziging van de aanpak van het advies van de administratie over het programma. Tot dan toe werd het definitieve advies pas naar de organisatie gestuurd nadat het besluit van de minister was meegedeeld. Dit betekende dat, in het geval dat zij geen volledige goedkeuring van haar voorstel en het bijbehorende budget zou krijgen, een organisatie niet kon beginnen na te denken over het aanpassen van haar programmavoorstel aan het besluit en het beschikbare budget. Hoe eerder deze denkoefening echter begint, des te groter is de kans dat de programma's zo dicht mogelijk bij 1 januari van het eerste jaar van de programmeringscyclus van start kunnen gaan. Het uitbrengen van het eindadvies, los van het besluit van de minister en vergezeld van een budget "onder voorbehoud", is bedoeld om zo snel mogelijk met deze denkoefening te kunnen beginnen. Het budget blijft "onder voorbehoud" tot de bekendmaking van het besluit van de minister, dat met name afhangt van de stemming over de begrotingswet aan het einde van het jaar voorafgaand aan de start van het programma. De mededeling van een budget "onder voorbehoud" en het definitieve advies voorafgaand aan het besluit van de minister houdt dus in: - voorafgaand overleg met de financiële en politieke autoriteiten (administratie, inspecteur van financiën en beleidscel van de minister), met respect voor de verschillende stadia van het opstellen van de begrotingswet, teneinde de beste inschatting van het beschikbare budget in aanmerking te nemen; - In het geval dat de beschikbare kredieten lager zijn dan nodig, de voorafgaande ontwikkeling van een methodologie voor de toekenning van subsidies op basis van de kwaliteit van de voorstellen en hun bijdrage aan de doelstellingen van de Belgische Ontwikkelingssamenwerking zoals bepaald in het gewijzigde artikel 18, § 3. Opgemerkt moet worden dat deze aanpak is geïnspireerd op de aanpak die werd toegepast op de programma's van de niet-gouvernementele organisaties vóór de inwerkingtreding van het koninklijk besluit van 11 september 2016Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015111 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende de niet-gouvernementele samenwerking type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015112 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende het aantal gemeenschappelijke strategische kaders van de niet-gouvernementele samenwerking en hun geografische of thematische dekking sluiten. Een echte nieuwigheid is het dus niet. Ook in deze context, en hoewel het niet gepast is om hun exacte kalender in dit besluit vast te leggen, is het eveneens de ambitie om momenten van dialoog tussen de erkende organisaties en de administratie voorafgaand aan de invoering van de programma's toe te staan om de hoofdlijnen en trends ervan te presenteren. Daarnaast wordt paragraaf 3 aangevuld om de grondslag voor het besluit van de minister explicieter te maken. Er wordt benadrukt dat dit gebaseerd is op het advies van de administratie over de kwaliteit van het voorstel en de bijdrage ervan aan de doelstellingen van de Belgische Ontwikkelingssamenwerking, maar niet alleen hierop. Dit advies kan immers alle relevante informatie bevatten die van invloed kan zijn op de uitvoering van het programma of het gebruik van de subsidies. Deze informatie kan afkomstig zijn van het toezicht op eerdere programma's of programma's die werden gesubsidieerd op andere manieren, maar ook van de institutionele dialogen als bedoeld in artikel 11 of van andere uitwisselingsmodaliteiten met de organisatie. Het doel is om de minister de middelen te geven om rekening te houden met elementen die de intrekking van de erkenning niet zouden rechtvaardigen, maar die toch een impact zouden kunnen hebben op de uitvoering van het programma of op het juiste gebruik van de subsidie. Voorbeelden hiervan zijn het vermogen van een organisatie van de civiele maatschappij om haar eigen bijdrage te leveren of de evolutie naar een ongunstige algemene financiële situatie die een aanzienlijk risico op misbruik van subsidies met zich meebrengt. De doelstellingen van de Belgische Ontwikkelings-samenwerking worden hier begrepen in de zin van de artikelen van hoofdstuk 2 van de wet van 19 maart 2013Relevante gevonden documenten type wet prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Wet betreffende de Belgische Ontwikkelingssamenwerking type wet prom. 19/03/2013 pub. 29/03/2013 numac 2013024113 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Wet houdende diverse bepalingen inzake gezondheid sluiten betreffende de Belgische Ontwikkelingssamenwerking, maar ook in de zin van de prioriteiten bepaald in de Algemene Beleidsnota van de Minister die ontwikkelingssamenwerking in zijn bevoegdheden heeft. Artikel 14 - tot wijziging van artikel 28 De toevoeging van een nieuwe paragraaf 4 aan artikel 28 heeft tot doel bij te dragen tot een vorm van gelijke behandeling tussen erkende organisaties van de civiele maatschappij, in een context waarin de beschikbare budgetten meestal en aanzienlijk lager zijn dan de vraag. Bij de verdeling van de beschikbare budgetten is immers altijd op de één of andere manier rekening gehouden met de geschiedenis van de financiering die aan een erkende organisatie is toegekend, naast de beoordeling van de kwaliteit van haar programmavoorstel, met als doel zowel een redelijke groei als een rechtvaardige verdeling tussen alle erkende organisaties mogelijk te maken. Daarom lijkt het noodzakelijk om een duidelijk kader vast te stellen voor een voor het eerst erkende organisatie van de civiele maatschappij, die niet over een dergelijke staat van dienst beschikt en die haar uitvoeringscapaciteiten nog niet heeft kunnen aantonen, noch dat zij in staat is om de vereiste eigen inbreng effectief te mobiliseren. Het bedrag van gemiddeld maximaal 1 miljoen euro per jaar is vastgesteld op basis van het gemiddelde budget dat in het verleden is aangevraagd door erkende middelgrote organisaties van de civiele maatschappij. Het wordt voldoende geacht om een nieuw erkende organisatie de kans te geven zich te bewijzen, zonder de verdeling van de beschikbare budgetten uit balans te brengen, wetende dat het werkelijke bedrag van de subsidie die zou worden aangevraagd altijd zal worden gecorreleerd met de capaciteit van deze organisatie van de civiele maatschappij (CMO) om haar eigen bijdrage te samen te stellen. De maatregel is alleen gericht op CMO`s wetende dat dit de categorie actoren is waarvan het aantal in de loop van de tijd het meest waarschijnlijk zal veranderen. Er zij op gewezen dat door toepassing van artikel 27, § 2, 7° van de wet van 19 maart 2013Relevante gevonden documenten type wet prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Wet betreffende de Belgische Ontwikkelingssamenwerking type wet prom. 19/03/2013 pub. 29/03/2013 numac 2013024113 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Wet houdende diverse bepalingen inzake gezondheid sluiten betreffende de Belgische Ontwikkelingssamenwerking en artikel 18, § 1 van het koninklijk besluit van 11 september 2016Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015111 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende de niet-gouvernementele samenwerking type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015112 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende het aantal gemeenschappelijke strategische kaders van de niet-gouvernementele samenwerking en hun geografische of thematische dekking sluiten betreffende de niet-gouvernementele samenwerking, deze maatregel zal impliceren dat voor het eerst erkende organisaties van de civiele maatschappij systematisch deel zullen uitmaken van de gegroepeerde aanvraag, tenzij ze deel uitmaken van een gemeenschappelijk programma. Ten slotte wordt gespecificeerd dat deze maatregel niet bedoeld is voor organisaties die zouden voortvloeien uit de fusie of groepering van verschillende eerder erkende organisaties, wetende dat deze laatste de noodzakelijke voorgeschiedenis hebben. Artikel 15 - tot wijziging van artikel 29 De wijziging van artikel 29, paragraaf 4, beoogt ervoor te zorgen dat organisaties die besluiten deel te nemen aan een gemeenschappelijk programma over voldoende middelen beschikken om de coördinatie van het programma te waarborgen. Uit de ervaring van de cyclus 2017-2021 is gebleken dat het bedrag dat voortvloeit uit de toepassing van het coördinatiepercentage niet altijd een consistente stimulans was. Wanneer de organisaties die hun krachten bundelden samen geen toereikend totaalbudget bereikten, bleek het bedrag dat werd verkregen door toepassing van de formule minder te zijn dan de werkelijke behoeften om de coördinatie van het gemeenschappelijke programma te verzekeren. Onder deze omstandigheden gaven organisaties er de voorkeur aan om programma's apart in te voeren, in plaats van hun krachten te bundelen. Aangezien het de bedoeling is om niet-gouvernementele actoren aan te moedigen hun krachten te bundelen, is de vaststelling van een minimumbedrag bedoeld om deze situatie te corrigeren en de stimulans zijn volledige waarde te geven. Het bedrag van 110.000 EUR per jaar wordt afgeleid van de geraamde kosten voor een voltijds equivalent, berekend door toepassing van de berekeningsmethode van artikel 39, op basis van de gezondheidsindex van juli 2022. Dit is een absolute referentie en de wijziging van paragraaf 4 voorziet niet in een jaarlijkse indexering van dit bedrag. De toevoeging van een nieuw lid betreffende de mogelijkheid voor nieuw erkende organisaties die het resultaat zijn van de fusie of groepering van verschillende erkende organisaties dient hetzelfde doel als de vorige wijziging. Het gaat erom een stimulans op te zetten overwegende dat fusies of groeperingen van organisaties het mogelijk maken om inspanningen te bundelen en programma's te concentreren, wetende dat de eerste jaren van deze fusies of groeperingen over het algemeen extra kosten met zich meebrengen die afschrikkend kunnen zijn. De nieuwe maatregel moedigt organisaties aan om zich institutioneel te groeperen door het mogelijk maken dat een deel van de kosten in verband met de afstemming van hun samengevoegde programma's gedekt worden. Deze maatregel is een soort van investering, gezien het feit dat organisaties die niet zouden zijn gefuseerd, maar die een gemeenschappelijk programma zouden hebben ingediend, rechtmatig coördinatiekosten zouden hebben kunnen aanvragen, en gezien het feit dat de fusie of groepering op lange termijn schaalvoordelen op het niveau van beheer en operationalisering van het programma mogelijk zal maken. Artikel 16 - tot wijziging van artikel 30 De toevoeging van een nieuwe paragraaf 2 aan artikel 30 beoogt het principe expliciet te maken dat de organisatie moet zorgen voor transparantie over de herkomst van de eigen bijdrage (ten opzichte van de administratie) enerzijds, en het gebruik ervan in het kader van haar programma medegefinancierd door de Belgische niet-gouvernementele samenwerking (ten opzichte van andere publieke donoren) anderzijds. In deze context, en na de aanpassing van artikel 47, zal de organisatie nu verplicht zijn om de samenstelling van haar bijdrage specifiek voor elke verantwoording te communiceren en, indien nodig, aan te tonen dat alle publieke donoren die bijdragen aan de vorming van de eigen bijdrage voor het niet-gouvernementele samenwerkingsprogramma hiervan goed geïnformeerd zijn. Deze aanpassingen maken transparantie tot één van de belangrijkste maatregelen om het risico van dubbele financiering te helpen verminderen. Artikel 17 - tot wijziging van artikel 32 De wijziging van artikel 32 heeft alleen betrekking op de schrapping van het woord "lokale" in de uitdrukking "lokale partners" om rekening te houden met de vervanging van de definitie van "partner" in artikel 1. Artikel 18 - tot wijziging van artikel 34 De toevoeging van een nieuwe paragraaf 5 aan artikel 34 moet verduidelijken welke behandeling moet worden gegeven aan uitgaven die niet correct tussen de algemene budgetrubrieken worden geboekt. Deze vraag is gerezen naar aanleiding van het feit dat de artikelen 35 en 37 de cumulatieve voorwaarden vaststellen voor de uitgaven die ten laste van de subsidie komen, met inbegrip van het feit dat deze uitgaven moeten worden gedaan overeenkomstig het goedgekeurde budget, en gelet op het feit dat de artikelen 20 en 34 samen het goedgekeurde budget bepalen. Het was niet voldoende expliciet hoe uitgaven die verkeerd over de algemene budgetrubrieken werden geboekt, in aanmerking zouden worden genomen, gezien de werkelijke impact van deze fout in het geval van een correctie, terwijl artikel 34 organisaties enige flexibiliteit laat om hun budget aan te passen zonder voorafgaande goedkeuring van de administratie. De toevoeging van deze paragraaf moet het derhalve mogelijk maken de passende gevolgen van deze fout te bepalen door de gevolgen in acht te nemen die de correctie ervan zou hebben. De betrokken uitgaven kunnen dus geheel of gedeeltelijk aanvaardbaar blijven, mits zij niet in strijd zijn met de beginselen van artikel 34, paragrafen 3 en 4. In het geval dat de correctie van een rekenkundige fout zou leiden tot overschrijding van de in paragrafen 3 en 4 vastgestelde limieten, kan een deel van de uitgave nog steeds ten laste van de subsidie worden gebracht, beperkt tot deze limieten. Dit betekent dat als deze worden overschreden, niet noodzakelijkerwijs de volledige uitgave zou worden afgewezen, maar enkel het gedeelte dat de limieten overschrijdt. Van de betrokken organisatie wordt ook verwacht dat zij aantoont welke stappen zijn ondernomen om ervoor te zorgen dat deze fout zich niet opnieuw voordoet. Het doel is om de verbetering van het interne controlesysteem van de organisatie, dat een belangrijke plaats inneemt in de gehele keten van controle, te stimuleren. Elk jaar zullen bestaande fouten worden geïdentificeerd tijdens financiële audits. Pas aan het einde van het programma wordt de telling gemaakt. Een correctie op een rubriek impliceert immers dat men de totale uitgaven kent die voor die rubriek in rekening worden gebracht, teneinde deze uitgaven te kunnen vergelijken met de werkelijke manoeuvreerruimte waarover de organisatie beschikt en waarboven de voorafgaande toestemming van de administratie vereist was. Aangezien het financiële verantwoordingsrapport met de fout door een Commissaris van de rekeningen overeenkomstig artikel 47 is gevalideerd, zou het echter niet formeel worden gecorrigeerd, noch de latere verslagen die tot dezelfde programmeringscyclus behoren. Artikel 19 - toevoeging van artikel 34/1 De toevoeging van artikel 34/1 betreft aanpassingen van de interventiestrategie die, in tegenstelling tot budgetaanpassingen, tot dan toe geen specifieke definitie hadden. Deze aanpassingen, die vaak tegelijk met budgetaanpassingen worden doorgevoerd, kunnen echter onafhankelijk van elkaar plaatsvinden wanneer zij geen financiële gevolgen hebben. Het is dan ook de bedoeling de nodige duidelijkheid te verschaffen door vast te stellen welke aanpassingen vooraf moeten worden goedgekeurd door de administratie, vertegenwoordigd door de directeur van de directie die binnen de administratie bevoegd is voor de niet-gouvernementele samenwerking, en hoe. De lijst van aanpassingen waarvoor voorafgaande goedkeuring vereist is, is bedoeld om de administratie enkel te betrekken bij de wijzigingen die het belangrijkst voor de wijzigingen die het belangrijkst worden geacht omdat ze de strategie van de interventie en dus het bereiken van de outcome kunnen beïnvloeden. Om duidelijkheid voor alle partijen te garanderen, wordt uitdrukkelijk vermeld dat wijzigingen die niet op de lijst staan, geen voorafgaande goedkeuring van de administratie vereisen, of het nu de bevoegde directeur of een andere vertegenwoordiger is. Bijzonder is het geval van partners of organisaties waarmee samenwerkingsverbanden zijn aangegaan en aan wie op basis van een samenwerkingsovereenkomst een deel van het budget ter beschikking worden gesteld. Wijzigingen die van invloed zijn op hen, kunnen al dan niet administratieve goedkeuring vereisen, afhankelijk van het effect dat deze wijzigingen zullen hebben op de strategie en de veranderingstheorie. Dit onderscheid is bedoeld om duidelijk te maken dat het niet gaat om de relatie tussen organisaties waarover de administratie moet beslissen, maar om de effecten ervan op programma's. Erkende organisaties, en organisaties van de civiele maatschappij in het bijzonder, zijn vrij om autonoom te bepalen wie hun partners zullen zijn, en zij nemen hiervoor de verantwoordelijkheid op. Het is dus niet aan de administratie om de relevantie ervan in twijfel te trekken. Wat in twijfel kan worden getrokken, is de betrokkenheid van partnerorganisaties bij het programma. Als deze betrokkenheid dus niet fundamenteel verandert, is het niet nodig om vooraf toestemming van de overheid te vragen. Aan de andere kant wordt de informatieplicht benadrukt om ervoor te zorgen dat de administratie op de hoogte is van deze veranderingen. Artikel 20 - tot wijziging van artikel 35 Er worden twee wijzigingen aangebracht in artikel 35. De toevoeging van de term "gedigitaliseerd" is de eerste verandering. Het beoogt de verwachtingen te verduidelijken met betrekking tot het formaat van de bewijsstukken waartoe de administratie, of een derde daartoe gemachtigd, toegang zou kunnen vragen overeenkomstig artikel 49, § 1. De digitalisering van de bewijsstukken voor de uitgaven ten laste van de subsidie ligt in het verlengde van de evolutie van de administratieve, archiverings- en controlepraktijken. De invoering van deze verwachting betekent geen radicale verandering voor erkende organisaties, omdat velen van hen dit al deden, geheel of gedeeltelijk. Een aanzienlijk deel van de uitgaven wordt immers niet in België, maar in het buitenland gedaan door de lokale vertegenwoordigingen van de erkende organisaties of door derden die een deel van de subsidie ter beschikking krijgen op basis van een overeenkomst overeenkomstig artikel 35, 5°. In dit verband vormt het beheer van documenten en de overdracht van kopieën van bewijsstukken aan België, aangezien de originelen meestal moeten blijven in het land waar de uitgaven zijn gedaan in overeenstemming met de wettelijke bepalingen die specifiek zijn voor elk land, een aanzienlijke logistieke last. Om dit proces te stroomlijnen, kozen sommige organisaties ervoor om over te stappen op een volledig digitale aanpak. De aanpassing van artikel 35, 1°, heeft dus vooral tot gevolg dat de praktijk systematisch wordt. Deze verandering lost ook de vragen op niveau van de administratie op, waarvoor nu duidelijk is dat digitalisering een praktijk is die niet alleen wordt getolereerd, wat in het verleden niet eenduidig was, maar ook noodzakelijk is. Bovendien moet deze aanpassing de integratie van nieuwe digitale instrumenten en nieuwe methoden in de door de overheid toegepaste controleaanpak mogelijk maken. Deze wijziging gaat hand in hand met de toevoeging van een afwijking door artikel 53, § 3, die een gesubsidieerde organisatie toestaat om op gemotiveerde basis geen gedigitaliseerd bewijsstuk te verstrekken. Deze afwijking heeft tot doel: - enerzijds om gesubsidieerde organisaties waarvan dit nog niet de reguliere praktijk was, in staat te stellen de overgang naar digitalisering te waarborgen, met behoud van deze praktijk als de te bereiken norm; - anderzijds om de digitalisering van bewijsstukken geen belemmering te maken voor het aangaan van partnerschappen met organisaties met minder gedigitaliseerde praktijken. De gesubsidieerde organisaties zullen dan in hun partnerschappen een component kunnen opnemen die gericht is op het versterken van hun partners op dit aspect, met dien verstande dat digitalisering een doelstelling blijft die in de toekomst moet worden bereikt. De tweede wijziging, die de aanvulling is op artikel 35, lid 1, 2°, beoogt de toepassing van het beginsel van de annualiteit van de uitgaven in het kader van de verantwoording van subsidies voor de niet-gouvernementele samenwerking expliciet te maken. Om de uitgaven ten laste van de subsidie te brengen, moet er in de meeste gevallen een overeenstemming zijn tussen het gerechtvaardigde jaar waarin een uitgave wordt geheven en het jaar waarop de uitgaven daadwerkelijk betrekking hebben. Op deze manier wordt duidelijk gemaakt dat uitgaven in jaar X-1 of X+1 niet ten laste van de subsidie van jaar X kunnen worden gebracht. Voor bepaalde soorten uitgaven, zoals de aankoop van diensten (gas, water, elektriciteit, internet, enz.) of de herziening van de btw, zal de periode van verbruik en gebruik van de dienst echter als referentie dienen. In deze gevallen doet het annualiteitsbeginsel dus geen afbreuk aan de toerekening van uitgaven van jaar X die aan het einde van jaar X zijn gedaan en aan jaar X ten laste zijn gebracht op basis van facturen die dateren van het begin van jaar X + 1, omdat de uitvoering, het verbruik of het gebruik ervan plaatsvinden in jaar X. Artikel 21 - toevoeging van artikel 35/1 De toevoeging van een nieuw artikel 35/1 moet het mogelijk maken de gevolgen te verduidelijken van vaststellingen die zijn gedaan tijdens de analyse van het door een organisatie ingediende financieel rapport of tijdens de financiële controle van de subsidie zelf. In de eerste paragraaf is bepaald dat het niet-bestede saldo van een schijf van de subsidie kan worden gemobiliseerd tot het einde van de uitvoering van het programma. Op deze manier is het duidelijk dat een organisatie die een vertraging in de uitgaven zou ondervinden, de mogelijkheid heeft om deze achterstand in te halen tot de einddatum van het programma. Deze bepaling is in overeenstemming met de geest van artikel 32 en de daarin opgenomen uitgavenstaat, maar maakt dit beginsel explicieter. Er wordt echter gepreciseerd dat de toepassing van dit beginsel geen afbreuk doet aan artikel 32, § 3, 2°. Dit betekent dat een saldo dat de in artikel 32 vastgestelde drempels overschrijdt en onvoldoende wordt ingehaald, kan leiden tot een permanente en onherroepelijke verlaging van het budget van het programma en het bedrag van de subsidie. De tweede paragraaf houdt in dat wanneer het bedrag van de uitgaven die voor een bepaald jaar ten laste van de subsidie worden gebracht, hoger is dan het voor dat jaar betaalde bedrag van de subsidie, het overschot nog steeds wordt meegeteld voor het gerechtvaardigde bedrag (verminderd met eventuele verworpen uitgaven). Het teveel aan uitgaven zal moeten worden gecompenseerd door de volgende schijven van de subsidie, tot het totale bedrag dat op basis van het ministerieel besluit is toegekend. Als het totale bedrag van de uitgaven voor het gehele programma hoger is dan het totale bedrag van de toegekende subsidie, wordt het overschot automatisch ten laste van het eigen vermogen van de organisatie gebracht. Het in rekening brengen van uitgaven aan de subsidie waardoor het bedrag van de subsidie dat voor dat jaar is betaald, overschreden wordt, betekent ook dat het de organisatie is die verantwoordelijk is voor de voorfinanciering van het overschot, op basis van haar eigen middelen. In het geval dat een organisatie ervoor kiest om uitgaven voor te financieren op basis van een lening, impliceert DNS nr. 3 van bijlage 4 met betrekking tot niet-subsidieerbare kosten dat eventuele debet interesten niet ten laste van de subsidie kunnen worden gebracht. Het in aanmerking nemen van te compenseren bedragen (teveel aan uitgaven of zogenaamd "negatief" saldo) maakt deel uit van de vijfjarenprogrammalogica en weerspiegelt de aanpak die leidt tot de overdracht van het ongebruikte saldo van één jaar (vertraging van uitgaven of zogenaamd "positief" saldo) om het in de volgende jaren te kunnen mobiliseren (binnen de grenzen opgelegd door artikel 32 van het koninklijk besluit van 11 september 2016Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015111 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende de niet-gouvernementele samenwerking type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015112 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende het aantal gemeenschappelijke strategische kaders van de niet-gouvernementele samenwerking en hun geografische of thematische dekking sluiten). Paragraaf 3 is bedoeld om de gevolgen van uitgaven die niet voldoen aan de cumulatieve voorwaarden van artikel 35 expliciet te maken. Het ingevoerde mechanisme houdt in dat het niet-bestede saldo van de subsidie dat kan worden gemobiliseerd voor de jaren na de verantwoording, ten gevolge van afgewezen uitgaven, wordt verhoogd met het bedrag van de afgewezen uitgaven. In de praktijk betekent dit dat wanneer uitgaven na een financiële controle worden afgewezen, dit niet automatisch of onmiddellijk betekent dat het bedrag van die uitgaven wordt teruggevorderd. De gesubsidieerde organisatie heeft derhalve de mogelijkheid om dit bedrag te mobiliseren voor uitgaven die in de daaropvolgende jaren ten laste van de subsidie komen, tot de afsluiting van het programma, mits deze uitgaven voldoen aan de cumulatieve voorwaarden van artikel 35. Indien de uitgaven daarentegen tijdens de financiële controle van het laatste jaar worden afgewezen en/of indien er aan het einde van de uitvoering van het programma een niet-besteed saldo van de subsidie overblijft, dan kan dit bedrag volgens de geldende procedure worden teruggevorderd. Artikel 22 - tot wijziging van artikel 36 Het doel van de wijziging van het artikel is de verwachte inhoud van partnerschaps-overeenkomsten of memorandums van overeenstemming als bedoeld in artikel 35 te specificeren. Rekening houdend met het feit dat alles wat met partnerschappen te maken heeft voortaan alleen nog op het niveau van de erkenning in acht zal worden genomen, was het noodzakelijk deze verwachtingen, die eerder waren opgenomen in het voorstellingsschema van de niet-gouvernementele samenwerkingsprogramma's, te specificeren. Ook wordt verduidelijkt dat wanneer deze verwachtingen niet toepasselijk zijn op de overeenkomsten van een organisatie die de erkenning aanvraagt, de organisatie tijdens de toetsing hierover toelichting moet geven. Het doel is om een automatische toepassing van deze verwachtingen te vermijden wanneer er redenen bestaan waardoor ze niet toepasselijk zijn, afhankelijk van het type partnerschap, de betrokken organisaties, het al dan niet bestaan van financiële relaties, enz. Deze lijst is dus meer een lijst met richtlijnen voor het opstellen van partnerschapsovereenkomsten, dan een bindende lijst waarvan organisaties niet kunnen afwijken. Artikel 23 - tot wijziging van artikel 37 De wijzigingen zijn identiek aan die in artikel 35, omdat ze dezelfde logica volgen. Voor de gedetailleerde toelichting wordt verwezen naar de bespreking van artikel 20 van dit wijzigingsbesluit De schrapping van de term "boekhoudkundig" in artikel 37, 1° beoogt te verduidelijken dat er geen verschil is in de aard van de in de artikelen 35 en 37 van dit besluit aangehaalde bewijsstukken. Artikel 24 - toevoeging van artikel 37/1 De motivatie voor de toevoeging van artikel 37/1 is identiek aan die voor de toevoeging van artikel 35/1, omdat deze dezelfde logica volgt. Voor de gedetailleerde toelichting wordt verwezen naar de bespreking van artikel 21 van dit wijzigingsbesluit Artikel 25 - tot wijziging van artikel 44 Belangrijke wijzigingen worden aangebracht in artikel 44, dat het begrip "evaluatieplan" introduceert. De oorspronkelijke formulering van artikel 44 was gebaseerd op aanbevelingen uit de "Meta-evaluatie van programma's van de niet-gouvernementele actoren" die in 2013 door de dienst Bijzondere Evaluatie werd uitgevoerd. De ervaring met de programmacyclus 2017-2021 heeft echter geleerd dat de aanpak op basis van differentiatie tussen tussentijdse en eindevaluaties niet optimaal is en niet voldoende flexibel is. Deze creëerde met name een aanzienlijke spanning tussen de doelstellingen van verantwoording afleggen en leren, maar beperkte ook de mogelijke benaderingen om deze evaluaties uit te voeren, die onvoldoende rekening hielden met de andere bestaande monitoringelementen. De wijziging heeft dus tot doel meer verantwoordelijkheid te geven aan de gesubsidieerde organisaties om hun evaluatieaanpak op een minder mechanische manier te bepalen, terwijl ze beter rekening houden met hun eigen systeem van monitoring, evaluatie, verantwoording en leren (MEAL-systeem in het Engels - Monitoring, Evaluation, Accountability, Learning). Het gaat erom hen tot een echte reflectie en planning te brengen die, wat de evaluatieaspecten betreft, de vorm zal aannemen van een "evaluatieplan". In dit verband wordt het evaluatieplan nu aangehaald in artikel 18, § 5, als een integraal onderdeel van het programma en resultaatgericht beheer. De verwijzing naar "onafhankelijke evaluatie" wordt volledig vervangen door "evaluatie", aangezien de aanvankelijk in artikel 1, 18° weergegeven definitie niet overeenkwam met een internationale norm: onafhankelijkheid komt meer overeen met een norm die verwijst naar alle maatregelen die worden genomen om te voorkomen dat enige vorm van druk of ongepaste invloed wordt uitgeoefend op de bevindingen van de evaluatie. Enerzijds impliceert dit dat een externe evaluatie geen garantie is voor onafhankelijkheid bij gebreke van deze bepalingen. Aan de andere kant betekent het dat een externe evaluatie niet de enige mogelijke manier is om een onafhankelijke evaluatie te verkrijgen: deze kan worden uitgevoerd door elk individu, afdeling of organisatie die geen deel uitmaakt van de totstandkoming en de uitvoering van het programma. Deze aanpassing van de tekst is belangrijk omdat het, afhankelijk van de gemaakte keuzes, impliceert dat er meerdere benaderingen mogelijk zijn met interne, externe of gemengde evaluaties. Deze wijziging beoogt een flexibelere aanpak bij de organisatie van evaluaties mogelijk te maken: Zowel om voldoende verantwoordelijkheid te geven aan de gesubsidieerde organisatie, maar ook om rekening te houden met het monitoringsysteem van de organisatie, de realiteit op het terrein en de beschikbaarheid van kwaliteitsvolle evaluatoren. Er wordt gespecificeerd dat in het evaluatieplan moet worden beschreven hoe de evaluaties een aanvulling vormen op het monitoringsysteem van de gesubsidieerde organisatie. Deze verwachting moet het mogelijk maken te compenseren voor het feit dat de evaluatie van het bereiken van alle outcomes niet langer een automatische verplichting zal zijn. Complementariteit met het monitoringsysteem van de organisatie heeft tot doel: - Aan te tonen dat de via andere monitoringinstrumenten verkregen informatie van voldoende hoge kwaliteit is om het gebrek aan evaluatie te compenseren. - Aan te tonen hoe de gesubsidieerde organisatie, via haar MEAL-systeem, kan leren en voldoende verantwoording kan afleggen voor niet-geëvalueerde outcomes. Er worden verschillende elementen geïdentificeerd die de minimuminhoud van een evaluatieplan moeten vormen. - De "scope" van de evaluatie, die verschilt van de keuze van thema's/sectoren/landen omdat het kan gaan om meer specifieke targeting binnen een outcome. Bijvoorbeeld: in het geval dat de geografische dekking van een outcome niet volledig is, of in het geval van het richten op een specifiek resultaat binnen een outcome. - De gekozen doelstelling(
6. en)en aanpak moeten worden vastgesteld, rekening houdend met het feit dat verschillende benaderingen mogelijk zijn, afhankelijk van het feit of men streeft naar verantwoording, leren of heroriëntatie. Afhankelijk hiervan kan gekozen worden voor een interne, externe of gezamenlijke evaluatie. - Selectie uit de OESO/DAC-evaluatiecriteria houdt in dat de gesubsidieerde organisatie de onderzochte criteria moet kiezen in functie van welke het meest relevant zijn voor de doelstellingen en het tijdstip van de evaluatie. Deze specificatie is bedoeld om een mechanische toepassing van deze criteria te voorkomen. De motivatie zal één van de cruciale elementen van het evaluatieplan zijn, omdat deze moet aantonen en verduidelijken hoe de keuzes van de gesubsidieerde organisatie geschikt zijn en geen afbreuk doen aan de monitoring, het leren en de verantwoording van het programma. Dit impliceert met name dat bijzondere aandacht moet worden besteed aan het motiveren van de mogelijke keuze om een outcome niet te evalueren. Bovendien sluit de implementatie van de logica van het evaluatieplan niet uit dat een organisatie ervoor kan kiezen om een evaluatiebenadering te handhaven die vergelijkbaar is met vorige cycli, met een eindevaluatie die het bereiken van alle outcomes aan het einde van de interventie zou evalueren, en de realisatie van tussentijdse evaluaties. Er wordt gespecificeerd dat de minister de modaliteiten van de voorbereiding, evaluatie en uitvoering van evaluatieplannen goedkeurt op basis van een voorstel van de NGSOC. Deze aanpak, in overeenstemming met artikel 52, § 3, beoogt de nodige flexibiliteit te bieden om rekening te kunnen houden met de aanbevelingen die voortvloeien uit de reflectieprocessen op nationaal of internationaal niveau met betrekking tot de kwestie van evaluatie. Hierdoor kan er voldoende rekening mee worden gehouden bij het vaststellen van de modaliteiten voor de voorbereiding, evaluatie en uitvoering van evaluatieplannen. Het voor het evaluatieplan en auditkosten uit te trekken budget bedraagt ten minste 1% van de directe kosten. Hoewel de wijzigingen in feite de kosten die door dit budget kunnen worden gedragen, verruimen, aangezien ze niet langer alleen externe evaluaties omvatten, wordt het niet nodig geacht dit percentage te verhogen, aangezien dit slechts een minimum is en de erkende organisaties nu voldoende zijn toegerust om zelf het juiste budget te bepalen. De cyclus 2017-2021 en de certificering hebben ertoe geleid dat alle erkende organisaties een beter begrip hebben van de uitdagingen van evaluatie, vergeleken met vorige cycli en reglementering. Een absoluut referentiepunt is nu minder cruciaal dan bij de opmaak van het oorspronkelijke besluit, zonder dat het echter gewenst is om het in te trekken. Ten slotte wordt een paragraaf 4 toegevoegd om de modaliteiten voor de indiening van de evaluatierapporten en management responses te specificeren. Dit punt is overgenomen uit artikel 45 over morele verantwoording, maar het is verplaatst op basis van het feit dat de timing van evaluaties en rapporten niet in overeenstemming was: de morele verantwoording wordt binnen een vaste termijn ingediend, terwijl evaluatierapporten en management responses geleidelijk worden verzonden tijdens de uitvoering van het programma. Daarnaast wordt expliciet gemaakt dat voor evaluaties die na het laatste jaar van het programma worden uitgevoerd, de rapport(
7. en)en de management response(
8. s)uiterlijk op 30 juni van het jaar na het einde van het programma aan de administratie moeten toegezonden worden. Dit houdt in dat de tijd na de goedkeuring van de management response of de tijd na ontvangst van de definitieve versie van het evaluatierapport wordt verkort. Zo moeten, voor een evaluatie van een programma 22-26 die wordt uitgevoerd in april 2027 overeenkomstig de afwijking van artikel 35, lid 2, het rapport en de management response uiterlijk op 30 juni 2027 aan de administratie toegezonden worden. Artikel 26 - tot wijziging van artikel 45 In artikel 45 worden verschillende wijzigingen aangebracht. De eerste wijziging beoogt het tijdschema aan te passen voor de invoering van de elementen die verband houden met de voortgang van het programma, teneinde het in overeenstemming te brengen met het tijdschema voor de invoering van de elementen van de in artikel 47 bedoelde financiële verantwoording. Het standaardiseren van rapportagedeadlines is een vorm van administratieve vereenvoudiging voor de verschillende partijen. De vervanging van lid 1, 3° beantwoordt aan de verschuiving naar het niveau van artikel 44, om verwarring te vermijden tussen het tijdstip van de invoering van evaluatierapporten en de management response, met de timing van de morele verantwoording, gezien deze niet identiek zijn. Wat betreft de verandering met betrekking tot de geleerde lessen, deze heeft tot doel om ze dezelfde wettelijke basis te geven als de performantiescores of de IATI-rapportage. Het leerproces is een fundamenteel element dat zowel individueel als collectief in het koninklijk besluit tot uiting komt, zoals met name blijkt uit de artikelen 15, § 3, en 45, § 2, 1°, van dat besluit. De bronnen van dit leren waren echter niet duidelijk genoeg in de oorspronkelijke tekst. Het opnemen van deze geleerde lessen als een integraal onderdeel van de jaarlijkse verantwoording voor de voortgang van het programma corrigeert daarom deze situatie. De vervanging van paragraaf 2 - meer bepaald het niet langer behouden van het oorspronkelijke 3° - wordt gerechtvaardigd door het achterhaalde karakter ervan: - Het formulier performantiescores dat door de administratie is gedefinieerd in overeenstemming met artikel 45, § 1, 2° omvat een ruimte gewijd aan de uitleg die door een erkende organisatie moet worden verstrekt om de uitvoering van haar programma uit te leggen, ongeacht of deze uitvoering volgens plan verloopt of problemen ondervindt. Het is daarom niet nodig om over een specifiek rapport te beschikken om de administratie in staat te stellen de oorsprong van de problemen te analyseren en de genomen corrigerende maatregelen te beoordelen, indien deze elementen al in de performantiescores zijn toegelicht. - Wanneer een probleem wordt geïdentificeerd in een evaluatierapport, wordt verwacht dat de corrigerende maatregelen worden beschreven in de management response voor die evaluatie. Nogmaals, het is dus niet nodig om een specifiek rapport te hebben. Bovendien is de wijziging van paragraaf 2 bedoeld om de aard van het moreel eindrapport te verduidelijken. De oorspronkelijke versie van deze paragraaf zou kunnen suggereren dat het een rapport was met een heel andere inhoud dan de rapporten die tijdens de uitvoering van het programma werden ingediend. Het is nu duidelijk dat de inhoud hetzelfde is, met als enige nuance dat het moreel eindrapport de hele duur van het programma zal bestrijken, en niet alleen het jaar dat moet worden verantwoord. De synthese van de ontwikkelingsresultaten is immers beschikbaar via de IATI-publicatie ( § 1, 1° ), de belangrijkste lessen komen voort uit de geleerde lessen ( § 1, 3° ) en de analyse van de bijdragen aan de GSK's is opgenomen op het niveau van de performantiescores ( § 1, 2° ). Ten slotte zal het moreel eindrapport het bewijs bevatten door de gesubsidieerde organisatie van de naleving van de transparantieverplichting naar het grote publiek, zoals vastgelegd in artikel 44, § 3. Het bewijs is bedoeld om de publicatie op de openbare delen van een website te bevestigen en te voorkomen dat de evaluatierapporten en de management responses alleen worden gepubliceerd op pagina's met beperkte toegankelijkheid. Artikel 27 - tot wijziging van artikel 47 De wijzigingen in artikel 47 zijn bedoeld als aanvulling op de financiële verantwoording om de controleaanpak beter te onderbouwen. Dit moet het met name mogelijk maken rekening te houden met de conclusies en opmerkingen van reeds uitgevoerde controles en audits. In dit verband gaat het erom de relevante documenten te identificeren die moeten worden verstrekt, voor zover deze bestaan, en aanvullende verwachtingen te specificeren met betrekking tot de door de bedrijfsrevisoren uitgevoerde opdrachten. Onder de aangebrachte wijzigingen is de bedrijfsrevisor nu specifiek verplicht om de meest risicovolle uitgaven op te nemen in de steekproeven van bewijsstukken die worden gecontroleerd (en, indien van toepassing, uitgaven in ontwikkelingslanden). De bedrijfsrevisor moet in zijn rapport tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden norm ISRS 4400 opdrachten zijn risicoanalyse en de lijst van op basis daarvan gecontroleerde uitgaven overleggen. Andere wijzigingen van artikel 47 beogen de integratie in de specifieke opdrachten van dit besluit van opdrachten die tot nu toe als facultatief werden beschouwd. Deze opdrachten zijn in overeenstemming met de opdrachten die reeds door de bedrijfsrevisoren worden uitgevoerd en maken het mogelijk ze op nuttige wijze aan te vullen om de controleaanpak te ondersteunen die neigt naar de single audit. Voortaan: - zal de verificatie dat de bedragen ten laste van de subsidie overeenstemmen met verifieerbare bewijsstukken, aangevuld worden met de bevestiging dat deze bedragen geen niet-subsidiëerbare kosten omvatten. Opgemerkt moet worden dat als een bedrijfsrevisor zich niet in staat acht om bepaalde niet-subsidiëerbare kosten te verifiëren, hij in zijn verslag zal moeten aangeven welke. Deze verificatie van niet-subsidiërende kosten is op zich geen nieuw werk, omdat de bedrijfsrevisoren moesten controleren of de uitgaven subsidieerbaar waren en dus geen niet-subsidieerbare kosten bevatten. Deze toevoeging maakt dit verificatiewerk explicieter, maar zou dus niet mogen leiden tot extra werk voor de bedrijfsrevisor; - zal de identificatie van het totale bedrag van de bijkomende opbrengsten vergezeld gaan van een bevestiging van de adequate behandeling ervan overeenkomstig artikel 31; - zal de bevestiging dat de uitgaven en ontvangsten voor de eigen inbreng overeenkomen met verifieerbare bewijsstukken, worden aangevuld met een bevestiging dat de regels inzake de oorsprong en de samenstelling van de eigen inbreng overeenkomstig artikel 30 in acht zijn genomen. Als onderdeel van de vaststelling van beheers-maatregelen met betrekking tot het risico van dubbele of meervoudige financiering, zoals met name aanbevolen tijdens de FIA-audit van 2018, is transparantie vastgesteld als één van de belangrijkste maatregelen, door de wijziging van artikel 30. Als vervolg op dit amendement wordt artikel 47 ook gewijzigd om bij de indiening van het jaarlijks financieel rapport de elementen te verschaffen die het mogelijk maken om het bereiken van deze transparantie te observeren. Daarom wordt nu gevraagd: de lijst van bronnen die de eigen inbreng van de organisatie uitmaken voor het te rechtvaardigen jaar, evenals elk element om aan te tonen dat de organisatie transparantie heeft gewaarborgd met andere publieke donoren (indien van toepassing), over het doel van hun fondsen die als medefinanciering zouden worden gemobiliseerd. Dit principe is niet nieuw, want het was al opgenomen in een ministeriële omzendbrief over financiële verantwoording en controle uit 2017. De opname ervan in het huidige besluit maakt het mogelijk om het belang ervan te bevestigen en maakt het ook mogelijk om de goede kennisname ervan te verzekeren. De vervanging van de naam "Commissaris van de rekeningen" door "bedrijfsrevisor onder de leden van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren" moet het mogelijk maken de realiteit van de taakverdeling tussen deze twee rollen beter weer te geven. Er moet immers worden opgemerkt dat "bedrijfsrevisor" een beroep is en "Commissaris van de rekeningen" een mandaat dat beperkt is in de tijd. Hoewel een Commissaris van de rekeningen noodzakelijkerwijs een bedrijfsrevisor is, is het omgekeerde niet altijd waar. In de context van deze twee rollen kan het om dezelfde persoon gaan, maar dit is niet automatisch het geval. In het kader van het mandaat van de commissaris worden een aantal activiteiten uitgevoerd en documenten geproduceerd, en in het kader van het beroep van bedrijfsrevisor worden andere activiteiten uitgevoerd en documenten geproduceerd. De aangebrachte aanpassingen maken dus een correct onderscheid tussen deze twee rollen mogelijk. Bovendien zijn de andere in paragraaf 1 aangebrachte wijzigingen bedoeld om de verwachtingen te verduidelijken of de elementen aan te vullen die in het kader van de financiële verantwoording worden verwacht, teneinde de administratie beter in staat te stellen haar controletaak uit te voeren. In het bijzonder moeten de gesubsidieerde organisaties als bijlage bij hun financiële verantwoording de verschillende brieven en rapporten verstrekken van de bedrijfsrevisoren of Commissaris van de rekeningen (dewelke elementen zijn die onafhankelijk van het subsidiekader bestaan), zodat systematisch rekening kan worden gehouden met hun oriëntaties, opmerkingen en conclusies bij het bepalen van de oriëntatie van de door de administratie georganiseerde financiële controle. Bovendien wordt 7° aangevuld om bepaalde basisverwachtingen met betrekking tot een uitgavenlijst te specificeren, om het gemakkelijker te maken om de koppeling met het voorlopige budget en de uitvoering van het budget te vergemakkelijken. Deze verduidelijking zal waarschijnlijk het controlewerk van de administratie vereenvoudigen zonder de manier te verstoren waarop een gesubsidieerde organisatie haar rekeningen organiseert. De toevoeging van 8° en 9° betreffende de toezending van de opdrachtbrieven van de Commissaris van de rekeningen en de bedrijfsrevisoren heeft tot doel een reeds doeltreffende praktijk te kaderen en systematisch te maken. Net als de andere elementen die in artikel 47 zijn gedefinieerd, worden deze opdrachtbrieven meegenomen in de controleaanpak die door de administratie wordt geïmplementeerd door haar in staat te stellen kennis te nemen van reeds uitgevoerde audits. Een goede kennis van de aan de Commissaris van de rekeningen en aan de bedrijfsrevisor toegewezen taken zal de oriëntatie van de controle door de administratie verbeteren. Punt 10° houdt in dat het rapport van de bedrijfsrevisor dat wordt opgesteld in het kader van de in punt 9° omschreven opdracht, vervolgens wordt doorgegeven aan de administratie, zodat deze er kennis van kan nemen. De toevoeging van 11° en 12° is ook bedoeld om de controleaanpak van de administratie te ondersteunen, door haar in staat te stellen meer rekening te houden met waarnemingen in het kader van andere controleniveaus. De bevestigingsbrief maakt het dus mogelijk om kennis te nemen van de uitleg over de situatie van de organisatie, verstrekt aan de bedrijfsrevisor. Bovendien zou de schriftelijke mededeling van de Commissaris van de rekeningen aan de bestuursorganen van de gesubsidieerde organisatie, voor zover deze bestaat, het mogelijk maken kennis te nemen van eventuele bevindingen, aanbevelingen of opmerkingen die tijdens de controle zijn gemaakt, maar die de Commissaris niet in zijn auditrapport heeft opgenomen, of de identificatie van tekortkomingen in de interne controle van de gesubsidieerde organisatie. Alle vertrouwelijke informatie zal door de administratie worden verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming, wat inhoudt dat de toegang ertoe beperkt zal zijn tot wat strikt noodzakelijk is, en dat deze gegevens niet langer bewaard zullen worden dan de duur van de financiële controle. De toevoeging van een nieuwe paragraaf 4 is bedoeld om expliciet te maken dat een erkende organisatie de gegevens in een aan de administratie voorgelegde financiële verantwoording niet kan corrigeren, in het bijzonder wanneer de betrokken verantwoording reeds is gecontroleerd overeenkomstig artikel 49, § 1 en aangezien de financiële verantwoording ook door de bedrijfsrevisor is gevalideerd voordat deze aan de administratie wordt doorgegeven. Aangezien elke financiële verantwoording gegevens voor het jaar geconsolideerd met gegevens van voorgaande jaren bevat, is deze beperking bedoeld om de risico's van wijzigingen te kaderen, die gevolgen kunnen hebben voor de financiële controle van subsidies, of zelfs voor de hele controleketen. Er is echter één uitzondering op deze regel: het geval dat een organisatie de verdeling van de totale jaarlijkse uitgaven tussen de subsidie en de eigen bijdrage wil wijzigen. Dit scenario kan zich bijvoorbeeld voordoen wanneer een organisatie constateert dat zij een capaciteit had om een eigen bijdrage te leveren die groter was dan die welke in het verslag van een jaar X werd gemobiliseerd en verantwoord, terwijl haar capaciteit om in jaar X + 1 een eigen bijdrage te leveren lager is dan haar prognoses. De mogelijkheid om de verdeling van de totale uitgaven tussen subsidie en eigen bijdrage te herzien, zou het dan mogelijk maken om de rekeningen opnieuw in evenwicht te brengen, om ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan de verplichting om 20% van de eigen bijdrage over het gehele programma te verstrekken, en om te reageren op wijzigingen in de context die afwijken van de planning. Dergelijke correcties zijn echter alleen mogelijk op voorwaarde van voorafgaande toestemming van de administratie. Dit moet zorgen voor voldoende transparantie over deze wijzigingen en de redenen daarvoor, maar moet de administratie ook in staat stellen om eventuele nodige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat deze wijzigingen de financiële controles niet verstoren. Artikel 28 - tot wijziging van artikel 49 De vervanging van paragraaf 1 omvat drie wijzigingen. De eerste is een correctie van de gebruikte terminologie, zodat duidelijk is dat de uitgevoerde "audit" een "financiële controle" is in de zin van artikel 1, 24° en die gericht is op de financiële aspecten, meer specifiek dan wat wordt verwacht door de artikelen 121 en 122 van de wet van 22 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 bron federale overheidsdienst budget en beheerscontrole en federale overheidsdienst financien Wet houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat sluiten houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat, die een ruimere werkingssfeer hebben. De term "audit van het financiële rapport" was niet voldoende expliciet over wat dit omvatte of wat het uitsloot. De tweede wijziging betreft de initiële periode van "24 maanden na de indiening van dit rapport" voor de uitvoering van de financiële controle, die wordt geschrapt. De ervaring heeft geleerd dat het tijdschema voor de "audit van het financiële rapport" een bron van verwarring is, die zelfs zo ver gaat dat de toezichthoudende taken van de administratie kunnen worden beperkt, wetende dat 24 maanden onvoldoende was om de administratie in staat te stellen haar opdracht onder redelijke voorwaarden uit te voeren. Volgens de interpretatie van de "audit van het financiële rapport" werd een dergelijke timing bovendien beschouwd als in strijd met het oorspronkelijke artikel 50 van het koninklijk besluit van 11 september 2016Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015111 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende de niet-gouvernementele samenwerking type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015112 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende het aantal gemeenschappelijke strategische kaders van de niet-gouvernementele samenwerking en hun geografische of thematische dekking sluiten, dat bepaalde dat om aan de behoeften van de controle te voldoen de bewijsstukken van de uitgaven ten laste van de subsidie "ter beschikking van de administratie werden gehouden gedurende vier jaar na het beëindigen van het programma".. De wijziging van paragraaf 1 maakt het dus mogelijk om opnieuw duidelijkheid te scheppen over de aard van de controle. Hoewel de timing van de controle niet meer gespecificeerd is, is het duidelijk dat het in het belang is van alle partijen, en in het bijzonder van de administratie, om deze controle zo snel mogelijk uit te voeren. Veel van de voorziene wijzigingen in de financiële controle zijn bedoeld om te leiden tot een controleaanpak die het mogelijk maakt beter rekening te houden met bestaande elementen of de ontwikkeling van nieuwe instrumenten, teneinde de financiële controle te vereenvoudigen, te verbeteren en te versnellen, en deze doeltreffender en relevanter te maken. De vervanging van paragraaf 2 is bedoeld om de flexibiliteit van de administratie te verduidelijken om externe evaluaties te laten uitvoeren, maar ook audits in het kader van het gebruik van subsidies voor de niet-gouvernementele samenwerking. In het bijzonder moet zij de administratie de nodige middelen verschaffen om passende maatregelen te nemen in geval van vermoeden van fraude of schending van het integriteitscharter bedoeld in artikel 15/1 van de wet van 19 maart 2013Relevante gevonden documenten type wet prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Wet betreffende de Belgische Ontwikkelingssamenwerking type wet prom. 19/03/2013 pub. 29/03/2013 numac 2013024113 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Wet houdende diverse bepalingen inzake gezondheid sluiten betreffende de Belgische Ontwikkelings-samenwerking, zoals gewijzigd door de wet van 20 juli 2020. In deze context worden de tijdelijkheid (op elk moment), het vermogen tot initiatief en de locatie (op het hoofdkantoor of in het veld) nu expliciet gemaakt. De schrapping van de vermelding "interne" moet ook duidelijk maken dat audits en evaluaties zowel betrekking kunnen hebben op de gesubsidieerde organisatie als op haar partners op het terrein die uitgaven doen die aan de subsidie worden aangerekend overeenkomstig artikel 35, 5° . Dit laatste punt zal het mogelijk maken om een oude bepaling te kaderen die in de overeenkomsten werd verwacht en die bepaalde dat de Belgische administratie of haar vertegenwoordiger op elk moment een financiële controle op de toegekende subsidie kon uitvoeren. In paragraaf 3 wordt de verwijzing naar het tijdstip van de mededeling van de beslissing geschrapt omdat deze niet overeenstemde met de realiteit van het administratieve proces dat bestaat uit de controle en goedkeuring van de bevindingen ervan door de verschillende bevoegde diensten van de administratie. Met name voor vijfjarige programma's die aan verschillende controles op het gebruik van de subsidie kunnen worden onderworpen, valt de afronding van een controle tijdens het programma niet samen met de mededeling van een beslissing. Dit zal pas gebeuren met de afsluiting van het monitoring- en controleproces na afloop van het programma, en zal dan rekening houden met de conclusies van alle relevante controles van het programma. Bovendien kan de beslissing ertoe leiden dat melding wordt gemaakt van het bestaan van een door de gesubsidieerde organisatie terug te stortenbedrag, wat pas na de uitvoering van het programma kan worden gedaan. De beslissing is dus het resultaat van een langdurig proces dat niet aan zo'n precieze termijn kan worden gekoppeld. Bovendien is de schrapping van de verwijzing naar "finale" in paragraaf 3 bedoeld om te verduidelijken dat de beslissing van de directeur van de directie die binnen de administratie bevoegd is voor de niet-gouvernementele samenwerking niet het eindpunt van het proces vormt. Deze beslissing moet immers nog bevestigd worden door de interne controlediensten van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelings-samenwerking, en pas dan zal deze beslissing echt definitief zijn. Artikel 29 - tot wijziging van artikel 50 De wijziging van artikel 50 herziet de verwachtingen met betrekking tot de bewaring en beschikbaarheid van bewijsstukken in het kader van de niet-gouvernementele samenwerking, teneinde deze in overeenstemming te brengen met de vereisten van artikel III.86 van het Wetboek van economisch recht van 28 februari 2013. Het oorspronkelijke voornemen in het koninklijk besluit van 11 september 2016Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015111 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende de niet-gouvernementele samenwerking type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015112 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende het aantal gemeenschappelijke strategische kaders van de niet-gouvernementele samenwerking en hun geografische of thematische dekking sluiten betreffende de niet-gouvernementele samenwerking was om uitdrukkelijk te voorzien in een verlenging van twee jaar wat betreft de wettelijke verplichtingen van vzw's, om tegemoet te komen aan de behoeften van de controle. In de praktijk bleek echter dat dit verschil in timing een bron van complexiteit en verwarring was voor de gesubsidieerde organisaties, met name voor het beheer van bewijsstukken voor de eerste jaren van een programma. De herziening van de in artikel 50 bedoelde termijn brengt derhalve vereenvoudiging door middel van één enkel referentiepunt dat in overeenstemming gebracht is met de andere geldende normen. De ambitie is ook om een verdere vereenvoudiging tot stand te brengen door de aard en vorm te verduidelijken van de bewijsstukken die door de organisaties moeten worden bewaard. Daartoe wordt aan de minister de verantwoordelijkheid gedelegeerd om ze te bepalen, op basis van een voorstel van de NGSOC overeenkomstig artikel 52, § 3. Artikel 30 - tot wijziging van artikel 52 De correctie van de nummering van de tweede paragraaf 3 in paragraaf 4 moet elke verwarring vermijden wanneer in het kader van de wijzigingen van de artikelen 13, 36 en 44 wordt verwezen naar artikel 52, § 3. Artikel 31 - tot wijziging van artikel 53 Zoals aangegeven in de toelichting over de wijziging van artikel 35, is de toevoeging van een vrijstelling voor de digitalisering van bewijsstukken bedoeld om de gesubsidieerde organisaties in staat te stellen de overgang te maken na de publicatie van dit besluit, en om ervoor te zorgen dat deze verwachting geen belemmering vormt voor het aangaan van nieuwe partnerschappen met organisaties met minder gedigitaliseerde praktijken. Het zal het mogelijk maken om rekening te houden met gevallen waarin de digitalisering van bewijsstukken niet opportuun is. In haar motivatie zal de gesubsidieerde organisatie dus in staat zijn om de redenen voor een gebrek aan digitalisering van bewijsstukken te presenteren en, indien nodig, haar plan om op lange termijn te reageren op deze situatie. Artikel 32 - tot wijziging van bijlage 1 De in bijlage 1 aangebrachte wijzigingen zijn van verschillende aard: - De wijzigingen die voortvloeien uit de aanpassing van artikel 2: enerzijds het schrappen van de domeinen procesbeheer en personeelsbeheer, hetgeen het schrappen impliceert van de beschrijvingen die hierop betrekking hebben,, en anderzijds de toevoeging van het domein integriteit, waarvoor de invoering vereist is van een nieuwe beschrijving en criteria die zullen worden gebruikt voor de analyse van de beheerscapaciteit. - Wijzigingen in bestaande domeinen, die tot doel hebben de beschrijvingen van deze domeinen en de criteria voor hun analyse te heroriënteren, om ze relevanter te maken. Dit is met name het geval met het partnerschapsbeleid, dat wordt herzien om meer nadruk te leggen op universaliteit, wat hand in hand gaat met de Agenda 2030. Het gaat erom evenwichtige betrekkingen tot stand te brengen, met wederzijdse bijdragen en de uitvoering van een gemeenschappelijke agenda mogelijk te maken. Dit is ook het geval voor het domein van transparantie, waarvan de beschrijving en criteria zodanig zijn geherformuleerd dat transparantie echt wordt nagestreefd door middel van toegankelijke, actuele en betrouwbare informatie, in plaats van de algemene communicatiestrategie van een organisatie te bekijken. - Gerichte wijzigingen om het doel van een beheersdomein te verduidelijken en de analyse ervan te vereenvoudigen. Dit is het geval voor het domein van risicobeheer, waar verwijzingen naar risicobeheer in het kader van "realisatie van activiteiten" of "interventies" worden geschrapt. Met deze wijzigingen gaat het erom een vorm van vereenvoudiging tot stand te brengen door te zorgen voor een goede afstemming van de verschillende niveaus (perimeters) van risicobeheer die deel uitmaken van de controleketen om de juiste bestemming van subsidies te waarborgen. In dit verband zal de erkenning specifiek gericht zijn op organisatorische en financiële risico's, terwijl risico's in verband met interventies en contexten zullen worden onderzocht op het niveau van de Gemeenschappelijke Strategische Kaders (strategische en contextuele risico'
9. s)en de programma's (operationele en programma specifieke risico's). Het belang van risicobeheer wordt dus niet verminderd, maar wel beter verwoord in verhouding tot de verschillende momenten van onderzoek. Artikel 33 - tot wijziging van bijlage 2 Er worden twee wijzigingen aangebracht in bijlage 2. De eerste is een kleine herformulering die tot doel heeft de elementen te verduidelijken die het voorwerp uitmaken van de vergelijking, namelijk het aandeel van de subsidies van de Belgische federale overheid ten opzichte van het aandeel van subsidies van een andere overheidsinstantie. Dit sluit duidelijk subsidies uit die niet uit openbare bronnen komen en die dus niet een gelijkaardige complexiteit met zich meebrengen als die welke voortvloeit uit het gebruik en de rechtvaardiging van overheidsmiddelen. Om ervoor te zorgen dat organisaties die gedurende langere tijd geen subsidies van de Belgische Ontwikkelings-samenwerking hebben ontvangen, in combinatie met lage overheidssubsidies, niet onevenredig als buitensporig complex worden beschouwd, is bovendien een kader toegevoegd. In dit geval zullen ze worden beoordeeld met het laagste niveau van complexiteit in termen van de spreiding van de opdrachtgevers. De tweede is om parameters 6.
10. a)en 6.
11. b)samen te voegen overwegende dat de geografische spreiding van de medewerkers niet bepalend is voor de complexiteit van de organisatie en dat het zinvoller is om het totale werkgelegenheidsvolume van de organisatie in verhouding tot haar omzet te observeren. Artikel 34 - tot wijziging van bijlage 3 De meeste wijzigingen in bijlage 3 zijn gericht op vereenvoudiging door stroomlijning. De ervaring met eerdere erkenningscycli heeft aangetoond dat een te nauwkeurige lijst van informatiebronnen een aanzienlijke administratieve last met zich meebrengt voor organisaties die erkenning aanvragen, waaronder het kunstmatig creëren van documenten wanneer organisaties geen elementen hebben die overeenkomen met een specifieke aanduiding. Daarnaast bleek dat niet alle benodigde en relevante documenten vooraf identificeerbaar zijn wanneer ze niet voldoen aan een erkende norm. Het doel van de wijziging is daarom om de lijst van "gestandaardiseerde" documenten te stroomlijnen om alleen de meest relevante te behouden, terwijl de mogelijkheid wordt geïntroduceerd voor een organisatie die erkenning aanvraagt om alle informatie of documenten te verstrekken die zij nuttig acht als bron van informatie en om haar beheerscapaciteiten aan te tonen. De aanpassing van de lijst moet het ook mogelijk maken om de bestaande instrumenten binnen een organisatie te duiden, die het mogelijk maken om de beheerscapaciteit echt te illustreren in plaats van beperkt te blijven tot een beschreven en geformaliseerd beleid. Dit is met name het geval voor het domein van risicobeheer, waar de tools meer zeggen over de capaciteiten van de organisatie die erkenning zoekt dan enig narratief document waarin het gevolgde beleid wordt geschetst. Ten slotte worden de verwachtingen voor informatiebronnen verwijderd voor beheers-domeinen die zijn geschrapt, en worden de verwachtingen voor het domein van integriteit verduidelijkt. Ik heb de eer te zijn, Sire, Van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaar, De Minister van Ontwikkelingssamenwerking, C. GENNEZ 10 MAART 2024. - Koninklijk besluit van 10 maart 2024 tot wijziging van het koninklijk besluit van 11 september 2016Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015111 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende de niet-gouvernementele samenwerking type koninklijk besluit prom. 11/09/2016 pub. 20/09/2016 numac 2016015112 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Koninklijk besluit betreffende het aantal gemeenschappelijke strategische kaders van de niet-gouvernementele samenwerking en hun geografische of thematische dekking sluiten betreffende de niet-gouvernementele samenwerking FILIP, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet. Gelet op de Grondwet, artikel 108; Gelet op de wet van 19 maart 2013Relevante gevonden documenten type wet prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 bron federale overheidsdienst buitenlandse zaken, buitenlandse handel en ontwikkelingssamenwerking Wet betreffende de Belgische Ontwikkelingssamenwerking type wet prom. 19/03/2013 pub. 29/03/2013 numac 2013024113 bron federale overheidsdienst volksgezondheid, veiligheid van de voedselketen en leefmilieu Wet houdende diverse bepalingen inzake gezondheid sluiten betreffende de Belgische Ontwikkelingssamenwerking, de artikelen 26, § 7, vierde lid en