Circulaire relative à l'élaboration des budgets des communes de la Région wallonne à l'exception des communes de la Communauté germanophone pour l'ann

SERVICE PUBLIC DE WALLONIE 24 AOUT 2017. - Circulaire relative à l'élaboration des budgets des communes de la Région wallonne à l'exception des communes de la Communauté germanophone pour l'année 2018. - Erratum La circulaire susmentionnée, publiée au Moniteur belge du 13 septembre 2017 à la page 83865, doit être remplacée par ce qui suit : « A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, Echevins et Conseillers, Pour information : A Mesdames et Messieurs : les Gouverneurs, les Députés provinciaux, les Directeurs généraux et financiers des provinces et communes, Réformes en cours pouvant avoir un impact sur la gestion budgétaire 1. Gouvernance La gouvernance des pouvoirs locaux, et singulièrement des intercommunales, a suscité de nombreux débats ces derniers mois.La situation spécifique de Publifin a conduit à l'établissement d'une Commission d'enquête parlementaire et à la réalisation d'un audit commandé par le Gouvernement. Ces deux initiatives, auxquelles il convient d'ajouter le cadastre des entités supralocales commandé par le Gouvernement, ont abouti à des conclusions et recommandations qui vont guider le législateur en vue de réformes à venir en matière de gouvernance publique des pouvoirs locaux. Une rationalisation des organismes supralocaux aura lieu, tel que voulu par le Gouvernement wallon. Dans l'attente de l'entrée en vigueur de ces réformes, il revient à chaque commune de se saisir des dispositions déjà contenues dans la législation, lui permettant d'exercer un contrôle sur les intercommunales auxquelles elle a délégué des missions de service public souvent essentielles. A titre d'exemple, j'encourage chaque conseil communal à débattre sur le fond de chaque ordre du jour d'assemblée générale d'intercommunale qui lui est soumis, et à confier à ses délégués une mission claire. Il revient en outre à chaque mandataire exerçant une responsabilité au sein d'une entité supralocale de vérifier que le fonctionnement des organes de ladite entité ne contrevient pas aux législations en vigueur. Concernant les rémunérations, je demande que les rémunérations mensuelles fixes des mandataires soient évitées dans les organismes supralocaux, et que les rémunérations ne soient prévues que pour les mandataires effectivement présents aux réunions des organes décisionnels. 2. Avances IPP En date du 11 août 2017, le Moniteur belge a publié la loi du 31 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 31/07/2017 pub. 11/08/2017 numac 2017040493 source service public federal finances Loi visant la mise en place d'un système d'avances permanent sur le produit de la taxe communale additionnelle à l'impôt des personnes physiques type loi prom. 31/07/2017 pub. 15/05/2018 numac 2018030975 source service public federal interieur Loi visant la mise en place d'un système d'avances permanent sur le produit de la taxe communale additionnelle à l'impôt des personnes physiques. - Traduction allemande fermer visant à mettre en place un mécanisme d'avances systématiques pour les recettes additionnelles communales à l'IPP.Ce système permanent d'avances entre en vigueur dès ce 1er septembre 2017. Ce mécanisme sera reconduit chaque année et permettra aux communes de recevoir des avances mensuelles de 8 % du montant total de leurs recettes additionnelles à l'IPP du mois de septembre 2017 au mois de décembre 2017 (compris), suivis d'avances mensuelles de 12 % du mois de janvier 2018 au mois d'avril 2018 (compris). Ces avances seront payées le troisième jour ouvrable avant la fin de chaque mois, et s'élèveront donc à un total de 80 % de l'estimation globale des recettes IPP de chaque entité. Les 20% restants seront alors régularisés au cours des mois de mai à août 2018 en fonction de la situation de chaque commune, et sur base du décompte reprenant le calcul des éléments suivants : + Les montants des recettes IPP réellement enrôlées d'août 2017 à avril 2018 inclus, après déduction des dégrèvements éventuels - Les montants des 8 avances déjà versées (80% de l'estimation des recettes pour l'exercice d'imposition) - 1 % de frais administratifs calculés sur base des recettes IPP réellement enrôlées = Solde à régulariser Avec ce système, le Gouvernement fédéral a souhaité garantir un flux financier stable, nécessaire à la planification budgétaire, et permettre un financement plus rapide des communes, évitant ainsi tout problème éventuel de trésorerie. Jusqu'à aujourd'hui, les premiers versements de recettes IPP étaient liquidés aux communes à partir du mois de novembre. Désormais, elles recevront donc les premiers versements dès le mois de septembre, soit avec deux mois d'avance sur l'ancien système. De plus, elles ne seront plus dépendantes du rythme d'enrôlement de l'autorité fédérale durant les mois couverts par les avances. Pour la consultation du tableau, voir image A noter que les pourcentages pour les calculs des avances mensuelles pourront être revus chaque année par Arrêté Royal dans les limites de la tranche « 8-12 % » et pour autant que le montant global des avances atteint bien 80 % des estimations de recettes. Cette possibilité devrait permettre d'adapter le système en fonction des montants réellement enrôlés et de la pratique du mécanisme. Enfin, soulignons également que ce mécanisme devrait par la suite s'accompagner d'un système d'information automatique, informatisé et régulier. Ce système portera sur trois volets : 1.Des informations régulières concernant les estimations des recettes IPP de chaque commune. 2. L'évolution du rythme d'enrôlement des recettes IPP de chaque commune.3. Les dégrèvements et remboursements éventuels qui pourraient impacter les recettes IPP.3. Synergies communes - Entités consolidées Le contexte des finances des pouvoirs locaux rend les synergies des services supports entre la commune et ses entités consolidées plus nécessaires que jamais.Le Gouvernement envisage d'encadrer et renforcer ces synergies afin que les services rendus aux citoyens soient plus efficients et que des économies d'échelle puissent être réalisée. Je vous recommande de réfléchir à développer un maximum de synergies entre votre commune et vos entités consolidées, dont votre CPAS. Ainsi, la création de services communs de support (GRH, Informatique, assurances, marchés publics...) sera favorisée entre communes, CPAS et régies communales. Je vous encourage à étudier le rapprochement entre les services de l'administration communale et ceux du CPAS sur base volontaire, tout en conservant la pleine autonomie des organes délibérants. 4. Instauration d'une tutelle spéciale d'approbation sur les actes des zones de secours portant sur le budget, les modifications budgétaires et les comptes annuels des zones de secours Les décisions prises par les organes des zones de secours peuvent entraîner des conséquences sur les décisions adoptées par les Conseils communaux.Dès lors, afin de limiter les contradictions ou les incompatibilités entre les décisions adoptées, d'une part, par les zones de secours et, d'autre part, par les Conseils communaux, une tutelle de la Région wallonne sera organisée sur les actes des zones de secours durant le second semestre 2017. Le mécanisme qui sera mis en place sera similaire à celui qui existe pour la tutelle sur les zones de police. Il convient, en effet, de garantir la maîtrise des finances communales tout en respectant les exigences de coût d'un service d'incendie efficace. Une circulaire spécifique vous sera envoyée dès la publication du décret instaurant ladite tutelle sur les zones de secours. 5. Octroi d'un prêt d'aide extraordinaire au travers du compte CRAC sans intervention régionale pour permettre aux communes la prise en charge des arriérés de financement des services d'incendie et des salaires des sapeurs-pompiers volontaires. Lors de sa séance du 15 décembre 2016, le Gouvernement wallon a décidé d'octroyer aux communes qui le souhaitent des prêts d'aide extraordinaire au travers du compte CRAC d'une durée maximale de 10 ans pour leur permettre de supporter des charges du passé dues au fonctionnement des anciens services d'incendie. Conformément à ma circulaire du 26 avril 2017, ces aides doivent comptabilisées en prêt comme un prêt CRAC d'aide extraordinaire soit dans un premier temps en recette extraordinaire de dette : 04018/961-55, puis en transfert vers l'ordinaire via le 04018/956-51. La recette ordinaire apparaîtra en 04018/996-01 (exercices antérieurs). Le remboursement vers le compte CRAC se fait de façon plus classique via l'emploi du code lié au remboursement d'un emprunt (un peu) plus « normal » 04018/911-05. 6. Taxe additionnelle sur les mâts, pylônes et antennes GSM Le 22 décembre 2016 un protocole d'accord a été conclu entre la Région wallonne et les 3 opérateurs de mobilophonie pour mettre fin au contentieux existant relatif l'établissement par la Région d'une taxe annuelle sur les mâts, pylônes ou antennes affectés à la réalisation, directement avec le public, d'une opération mobile de télécommunications par l'opérateur d'un réseau public de télécommunications. Par cet accord, il est question de mettre en place un cadre juridique et fiscal stable pour la période 2016 - 2019 afin de permettre à la Région de trouver une solution équilibrée pour améliorer la prévisibilité des rentrées budgétaires et permettant aux Opérateurs de déployer des réseaux performants en Région wallonne dans un contexte prévisible et stable aux niveaux des charges ou redevances directes ou indirectes affectant leurs activités et services. Conformément à cet accord et à la circulaire du 20 avril 2017, la taxe sur les mâts, pylônes et antennes est retirée de la nomenclature des taxes communales. Un mécanisme de compensation est à l'étude et fera l'objet d'une circulaire ad hoc. 7. Réforme des aides à la promotion de l'emploi (APE) Une réforme du système des aides à la promotion de l'emploi est en cours de préparation.Une circulaire spécifique sera adressée à l'ensemble des pouvoirs locaux une fois le décret voté par le Parlement wallon. 8. Entrée en vigueur du Code de Développement Territorial (CoDT)) Le CoDT est entré en vigueur le 1er juin 2017, et impacte dans une certaine mesure la fiscalité locale.Il est conseillé de vérifier si les règlements-taxes ne doivent pas être adaptés afin de pouvoir viser des situations nées sous cette nouvelle législation. 9. Pensions Différentes réformes sont en cours d'adoption par le législateur fédéral concernant les pensions. Outre l'instauration d'une pension mixte et d'autres mesures, je souhaite attirer votre attention sur l'avancement du moment du paiement de la cotisation de responsabilisation, par phases, et ce dès 2018. A terme, la cotisation de responsabilisation sera payée mensuellement par les administrations locales lors de l'année à laquelle elle se rapporte, et non plus lors de l'année N+1 comme c'était le cas jusqu'ici, permettant aux communes de l'inscrire aux exercices antérieurs. Ce sujet sera développé sous le point 1 du chapitre consacré aux dépenses du service ordinaire (cf infra). DISPOSITIONS GENERALES. 1. Calendrier légal Dans un souci de bonne maîtrise de la gestion communale, j'attire votre attention sur la nécessité de veiller à respecter au mieux les prescrits légaux concernant les dates de vote budgétaires et comptables. Ainsi, les articles L1312-1 et L1312-2 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation fixent ce calendrier légal. En ce qui concerne les budgets initiaux, les Collèges communaux arrêteront un budget provisoire pour le 1er octobre au plus tard et le transmettront immédiatement à la Région wallonne sous le format d'un fichier SIC. Ce projet de budget ne sera pas soumis à l'exercice de la tutelle régionale. Il servira uniquement à répondre à la demande de l'ICN de disposer le plus rapidement possible de données budgétaires. Le budget définitif devra être voté par les Conseils pour le 31 décembre au plus tard et devra donc être transmis à la tutelle pour le 15 janvier au plus tard. Les communes et leurs entités consolidées sous plan de gestion devront également transmettre leurs documents respectifs au CRAC dans les mêmes délais. Ceci implique que les communes doivent impérativement jouer leur rôle à l'égard des administrations qui dépendent d'elles aux fins de recevoir en temps utile leurs propres budgets (CPAS - Régies - Zones de police - Fabriques d'Eglise - Zones de secours). En ce qui concerne les comptes, les communes transmettront pour le 15 février au plus tard un compte provisoire arrêté par le collège communal. Ce compte reprendra la situation des droits constatés nets et des imputations comptabilisés au 31 décembre. Ce compte ne sera pas soumis à l'exercice de la tutelle régionale. Son intérêt est de servir à répondre à la demande de l'ICN en matière de disponibilité de données comptables et budgétaires. Le conseil communal arrête chaque année les comptes annuels de l'exercice précédent et les transmet au Gouvernement pour le 1er juin au plus tard sous le format d'un fichier SIC. Ces comptes annuels comprennent le compte budgétaire, le compte de résultat et le bilan. Les communes et leurs entités consolidées sous plan de gestion devront également transmettre leurs documents respectifs au CRAC dans les mêmes délais. Il ne sera transmis à l'autorité de tutelle après le 15 novembre de l'exercice que les modifications budgétaires strictement indispensables au bon fonctionnement de la commune et dont il n'a pas été possible de tenir compte dans le budget avant cette date (article 15 du RGCC), ceci afin d'assurer le bon exercice de la tutelle. J'en appelle à toute la rigueur des gestionnaires communaux. J'attire votre attention sur le fait qu'en application du Décret du 27 mars 2014 modifiant certaines dispositions du CDLD et visant à améliorer le dialogue social (Moniteur belge du 15 avril 2014), le budget et les modifications budgétaires doivent être communiqués par le Collège, dans les cinq jours de leur adoption, aux organisations syndicales représentatives. Le budget doit être accompagné des informations sur la structure de l'emploi sous une forme permettant de suivre l'évolution d'année en année en matière de recrutement, d'engagement et de départ, ainsi que sur le personnel occupé. Les pièces à transmettre aux organisations syndicales peuvent être identiques à celles fournies aux conseillers communaux et à l'autorité de tutelle. Cependant, il est toujours loisible à l'autorité locale de conclure un accord avec les organisations syndicales afin de fixer les pièces qui leur sont transmises. A la demande des organisations syndicales représentatives introduite dans les cinq jours de la communication des documents visés au précédent paragraphe, le collège communal invite sans délai ces dernières à une séance d'information spécifique au cours de laquelle lesdits documents sont présentés et expliqués. La séance d'information doit avoir lieu avant la transmission du budget et du compte aux autorités de tutelle et avant toute publicité extérieure à l'autorité locale. Par ailleurs, en vertu de l'article L1313-1 du CDLD, je rappelle que le budget doit être déposé à la maison communale où quiconque peut toujours en prendre connaissance sans déplacement. Cette possibilité est rappelée par voie d'affichage (dont la durée ne peut être inférieure à 10 jours) dans le mois qui suit l'adoption du budget. En outre, Concernant la législation sur l'« open data » ("données ouvertes" publiques), suite à l'adoption par le Parlement wallon du décret conjoint relatif à la réutilisation des informations du secteur public et visant à l'établissement d'une politique de données ouvertes (« Open Data »), dont l'entrée en vigueur a lieu ce 1er septembre 2017, je vous invite vivement à publier sur votre site internet votre budget, vos modifications budgétaires et vos comptes. Je vous renvoie à cet égard aux modèles de délibérations disponibles sur le Portail des pouvoirs locaux (http://pouvoirslocaux.wallonie.be > Aides juridiques et diverses > Finances communales > Circulaires budgétaires). Je tiens aussi à rappeler que la possibilité ouverte par l'article L1122-26 du CDLD, visant le vote séparé d'un article, groupe d'articles ou postes spécifiques, ne peut en aucun cas aboutir à une demande de vote séparé sur tous les articles du budget ou du compte, ce qui dénaturerait la faculté offerte par cet article. 2.Règles budgétaires essentielles 2.a. Règles de fond et de forme - L'équilibre budgétaire, c'est-à-dire l'équilibre global (déterminé sur la dernière ligne des tableaux récapitulatifs figurant à la fin du budget), tant au service ordinaire qu'au service extraordinaire, constitue le premier principe essentiel de la gestion financière. Il s'agit d'une prescription légale contenue dans les articles L1314-1 et -2 du CDLD. - En outre, depuis 2015, les communes doivent atteindre l'équilibre à l'exercice propre du service ordinaire. Les communes qui ne sont pas à l'équilibre à l'exercice propre en 2018 doivent présenter un plan de convergence à l'autorité de tutelle dans les trois mois à compter de mon arrêté précisant que la commune est soumise à plan de convergence. Ce plan contiendra les mesures de gestion et prévoira notamment la date estimée de retour à l'équilibre à l'exercice propre au plus tard pour le budget initial 2021. La circulaire relative au plan de convergence explique plus précisément les modalités d'élaboration du plan de convergence. Cependant l'équilibre de l'exercice propre sera apprécié en tenant compte des charges supportées par les communes protégées suite à la mise en place des zones de secours. En effet, cette mise en place peut induire pour certaines communes des coûts supplémentaires conjoncturels en matière de service d'incendie ; pour vérifier l'équilibre, il sera tenu compte - s'il échet - de l'intervention communale à la zone de secours sur un exercice budgétaire entier vu que les flux en matière d'incendie concernent des pouvoirs locaux (impact SEC neutralisé). Si le service ordinaire est en déficit au propre, les prochains documents budgétaires ne seront pas approuvés tant que le plan de convergence n'aura pas été approuvé par le Gouvernement wallon. Je rappelle aussi que la non approbation d'un plan de convergence suite à un déficit à l'exercice propre entraîne également le non versement de 25 % du montant annuel attribué via le Fonds régional pour les investissements communaux. Le plan de convergence est établi à conditions socio-économiques constantes ; en outre, il mentionne les éléments causant ce déficit. Je rappelle que l'établissement et la mise en oeuvre de ce plan de convergence ne débouchent sur aucune aide financière octroyée par la Région wallonne. Une fois que le conseil communal aura approuvé ce plan de convergence, il sera transmis par voie électronique à la Cellule eComptes à l'adresse mail suivante : ecomptes.pouvoirslocaux@spw.Wallonie.be Ce plan de convergence sera ensuite analysé par la DGO5 et le CRAC et un rapport me sera remis afin de le soumettre à la sanction du Gouvernement wallon. Dans ce cadre il vous appartient de décider, en pleine autonomie, des mesures réelles et réalistes à adopter et à mettre en oeuvre. Je vous rappelle que le plan de convergence doit être actualisé à chaque vote du budget, d'une modification budgétaire et des comptes. - Les recettes et dépenses doivent être précises et complètes, conformément à l'article 7 du règlement général de la comptabilité communale (RGCC). L'approbation d'un crédit budgétaire ne dégage pas les autorités communales de l'application des diverses législations et réglementations applicables à l'opération recouverte par ce crédit. Je songe notamment à l'application de la législation relative aux marchés publics : il est clair que la présence d'un article budgétaire de dépenses autorise la conclusion effective du marché mais n'exonère pas l'autorité compétente du respect de l'ensemble des étapes imposées par la réglementation. La rigueur dans la forme impose notamment la stricte conformité aux classifications fonctionnelle et économique normalisées et à la classification normalisée des comptes généraux et particuliers (arrêtés ministériels des 30 octobre 1990, tel que modifiés par les arrêtés ministériels des 1er février 1994, 25 mars 1994, 29 avril 1996, 9 juin 1997, 24 octobre 2003 et 4 février 2008). Les modèles de documents comptables définis par l'arrêté ministériel du 23 septembre 1991, tel que modifié par l'arrêté ministériel du 10 janvier 1996 sont de stricte application. Dans cette perspective, la règle de forme devient également une règle de fond. Le budget doit obligatoirement comprendre l'ensemble des prévisions de recettes et de dépenses ainsi que les annexes et le rapport synthétisant le projet de budget et définissant la politique générale et financière de la commune tels que prévus à l'article L1122-23 du CDLD. Ce rapport ne peut se limiter à quelques données ou considérations trop générales mais doit constituer un document véritablement circonstancié qui permette une vision claire et transparente de la gestion communale. A cette fin, ce rapport comprendra un tableau exposant la situation nette de chaque fonction budgétaire (soit le total des recettes de la fonction moins le total des dépenses de la fonction). En vertu de l'article 12 du RGCC, une commission comprenant au moins un membre du Collège, le directeur général et le directeur financier doit donner son avis préalable sur la légalité et les implications financières prévisibles du projet de budget. En outre, une discussion relative à l'évolution de la charge de la dette et au montant des intérêts débiteurs doit nécessairement avoir lieu. L'avis se basera, pour le montant des intérêts débiteurs, sur les évolutions des prêts de trésorerie à court terme et les ouvertures de crédits de l'exercice en cours. Le rapport écrit de cette commission doit faire apparaître clairement l'avis de chacun de ses membres, tel qu'émis au cours de la réunion, même si l'avis doit être présenté d'une manière unique. Le rapport doit être signé par chacun des membres de la commission. Ce rapport doit être joint au projet de budget présenté au conseil communal et au budget soumis à l'approbation de la tutelle. Pour rappel, cette procédure doit également être appliquée à toutes les modifications budgétaires ultérieures. Je tiens à préciser que l'avis de chacun des membres de cette commission doit être clairement repris dans le compte-rendu de la commission si des opinions divergentes apparaissent et qu'il est interdit de "censurer" quelque propos que ce soit. Je rappelle que l'avis de cette commission constitue une formalité essentielle, ledit rapport constituant quant à lui une annexe légale et formellement obligatoire. L'absence de l'avis de cette commission empêche le délai de tutelle de débuter et ne peut que conduire à la non-approbation du budget (ou de la modification budgétaire) concerné(e). Afin d'aider les communes, un modèle de rapport (officieux) est disponible sur le site de la DG05 à l'adresse http://pouvoirslocaux.Wallonie.be > Aides juridiques et diverses > Finances communales > Règlement général de la comptabilité communale > Vade mecum : téléchargement > Modélisation de l'avis rendu par la Commission budgétaire (art.12 du RGCC) > Modèle de rapport de la Commission Budgétaire, documents à télécharger. Pour rappel, l'article 12 du RGCC insiste sur la nécessité, dans un souci de gestion " en bon père de famille " de tenir compte de toutes les charges, produits, ou économies, induites dans le futur par un investissement significatif. L'appréciation de la notion d'investissement significatif est laissée aux autorités communales. Toutefois, je recommande de considérer à tout le moins que tout investissement amortissable en 10 ans ou plus rentre dans cette catégorie. L'appréciation de l'impact complet d'un investissement dans les futurs budgets ordinaires est cependant difficile à estimer avec un degré de précision suffisant au moment de l'intention d'investissement soumise à la Commission budgétaire. Aussi, le modèle d'avis n'exige pas nécessairement l'estimation chiffrée, mais a pour objectif de forcer à une réflexion globale sur les impacts d'un projet extraordinaire. Le logiciel e-comptes distribué gratuitement aux communes comporte une fonction permettant l'automatisation d'une partie du tableau (ceci ne dispensant pas des commentaires). Enfin, j'insiste pour que le maniement du budget, sa lecture et sa compréhension soient aisés, tant pour les mandataires locaux que pour les organes de tutelle. 2.b. Numéro de projet extraordinaire - Règlement général de la comptabilité communale (articles 1, 4° et 2 du RGCC). La notion de « projet extraordinaire » a été introduite dans un but de clarification, d'information et de simplification administrative du suivi des investissements et du financement de chacun d'eux (arrêté ministériel du 06/03/2009, publié au Moniteur belge du 8 janvier 2010). Le système, destiné à permettre l'informatisation de ce suivi, repose sur un numéro de traçabilité à 8 chiffres qui constitue la clef informatique permettant de relier tous les éléments en recettes et en dépenses d'un projet d'investissement, et ce sur une ou plusieurs années. Grâce à cette clef, la génération, jusqu'alors fastidieuse et manuelle, de documents permettant d'avoir une vue complète des opérations relatives à un projet a pu être informatisée. Ainsi, à tout moment, les gestionnaires communaux peuvent obtenir un état complet de la situation en termes d'engagements, de dépenses effectuées, de subsides constatés, d'emprunts utilisés, etc En aucun cas cette clef informatique n'a été considérée par les concepteurs de la réforme comme une déclinaison de l'article budgétaire. En conséquence, le numéro de projet extraordinaire est totalement indépendant de l'article budgétaire. Un article peut être éclaté en plusieurs numéros de projet. Il ne s'agit pas d'articles différents, mais de la ventilation d'un seul et même article au sein duquel les crédits peuvent être transférés d'un projet à l'autre. Dans pareil cas, il convient bien entendu de ne pas inscrire deux fois les montants concernés, une fois sous le code global de l'article de base, une seconde fois sous les codes individualisés. Il n'en demeure pas moins que le conseil communal doit toujours valider explicitement toute modification intervenue dans les voies et moyens d'un projet. Hormis l'obligation de transiter par le fonds de réserve extraordinaire pour l'utilisation des fonds propres, l'introduction du numéro extraordinaire ne modifie en rien les règles budgétaires du service extraordinaire en vigueur avant la réforme. Dès lors, l'article budgétaire habituel conserve toutes ses règles (présentation, gestion du disponible...). Et il en est de même, notamment, pour les prélèvements, qui doivent toujours avoir lieu via la fonction 060 et ne doivent être rattachés ni à un exercice antérieur ni à l'exercice proprement dit, mais bien se trouver directement dans le résultat global (cf. point III 5 ci-après et le tableau récapitulatif du budget). Cependant, les allocations de crédit budgétaires et les pièces comptables (engagement, imputation, droit) doivent se faire directement sur l'entité budgétaire constituée de l'assemblage entre l'article et le numéro de projet extraordinaire. Ceci, afin de garantir une fiche de suivi comptable cohérente du projet. Les documents budgétaires légaux (budget, MB, compte) doivent se présenter sur base de l'article budgétaire (totalisant donc les informations des différentes entités budgétaires qui le composent). Sous chaque article, les projets correspondants sont listés, chacun avec son montant correspondant. Des instructions détaillées seront données par mon administration aux sociétés informatiques qui équipent les communes et CPAS en logiciels comptables. En pratique : 1. Si un projet est engagé en 2018, il aura un numéro de projet 2018xxxx et par la suite, tout ce qui sera lié à ce projet aura le même numéro.2. Si un projet a été prévu en 2017 (N° 2017xxxx) mais qu'il est attribué seulement en 2018 : S'il n'y a aucun engagement, il tombe en 2017 et doit être réinscrit à l'exercice propre en 2018 avec un numéro de projet 2018xxxx S'il y a un engagement ou des droits constatés, par exemple des honoraires d'architecte, il faut garder le même numéro 2017xxxx pour avoir un aperçu des dépenses totales liées au projet. 3. Présentation 3.a. Forme Afin d'assurer une bonne lisibilité des documents : 1° Les budgets ordinaires et extraordinaires doivent être présentés en deux livrets distincts ;2° Les dépenses et recettes peuvent être présentées soit sous la forme d'une liste continue (les dépenses précédant les recettes) soit en regard les unes des autres;dans cette hypothèse, il convient que les dépenses figurent sur les pages de gauche et les recettes sur les pages de droite ; 3° Toute modification dans la classification des recettes ou des dépenses rendant inopérante la comparaison avec les exercices antérieurs doit être explicitement mentionnée dans l'annexe.4° De façon générale, mais spécialement dans le cadre de la transmission électronique des budgets et modifications budgétaires, afin de permettre la lecture de tous les documents, il vous est demandé de respecter strictement le plan comptable et d'éviter de créer de nouveaux n° d'article ou d'y ajouter des lettres ou des caractères spéciaux (par exemple). Pour rappel, la structure d'un article budgétaire se présente comme suit : xxx/xxx-xx. 3. b.Tableau de synthèse Je ne m'oppose pas à la pratique séculaire des modifications budgétaires n° 99 à partir du moment où les éléments qui y figurent, soit ne sont pas pris en compte au niveau du budget à quelque endroit que ce soit (ne modifient donc aucun total), et ne servent donc que comme éléments de référence qui seront formellement visés et repris par et dans les comptes arrêtés ultérieurement, soit sont pris en compte au niveau du tableau de synthèse, et sont donc des éléments assimilés aux adaptations dudit tableau de synthèse qui viennent en modifier les résultats. Toute autre utilisation des modifications budgétaires n° 99 est formellement interdite à partir de l'exercice budgétaire 2018 et sera sanctionnée. Le tableau de synthèse revêt une importance particulière car il permet d'inscrire aux exercices antérieurs du budget le résultat escompté de l'exercice précédent. Les données qui y sont mentionnées doivent donc être dûment justifiées et, comme l'ensemble des crédits repris au budget, représenter une estimation suffisamment précise (article 7 du Règlement général de la comptabilité communale). Il ne s'agit pas d'une simple annexe au budget, mais d'un élément fondamental et indissociable de celui-ci. Les articles budgétaires relatifs à la reprise des résultats présumés (000/951-01, 000/95151...) doivent obligatoirement figurer de manière distincte dans le corps du budget, aux exercices antérieurs. Le tableau de synthèse présente une vue des résultats budgétaires : - réels pour l'année pénultième (résultat budgétaire du compte); - présumés pour l'année précédente (budget avec les dernières modifications budgétaires et adaptations); - budgétisés pour l'année budgétaire en cours. Dans la présentation du tableau, ces trois parties sont indépendantes les unes des autres : les résultats ne doivent pas être additionnés les uns aux autres dans la mesure où ils figurent déjà dans les reports. Le volet du tableau de synthèse relatif à l'année précédant l'exercice (la partie centrale) comprend trois parties distinctes : a) Première partie (après la dernière modification budgétaire N-1) Cette partie reprend les prévisions de recettes ainsi que les prévisions de dépenses telles qu'elles ressortent de la dernière modification budgétaire arrêtée par le conseil communal. Ainsi que mentionné ci-avant, le résultat du compte de l'année pénultième a déjà été reporté par modification budgétaire dans le budget (N-1) avant l'établissement du budget en cours (année N) et figure donc dans les données inscrites à cet endroit. b) Deuxième partie (adaptations) Cette partie peut reprendre (son utilisation est totalement volontaire) des constats de recettes en plus ou en moins ou de dépenses en plus (uniquement des prélèvements d'office) ou en moins générés par des faits ou des situations qui sont intervenus en fin de l'exercice précédent (N-1) postérieurement à la dernière modification budgétaire (ce sont ces constats qui sont ici appelés « adaptations »). Il ne s'agit donc en aucune façon de nouvelles modifications apportées au budget précédent (pour ce faire, une modification budgétaire classique était indispensable) mais d'une option liée à la nature du tableau de synthèse. Celui-ci est un document essentiellement technique et informatif (selon les éléments qui le composent) qui vise à présenter une situation présumée au 31 décembre N-1 la plus proche possible de la réalité et qui dans ce but permet l'inscription anticipée d'éléments qui seront contenus dans les comptes N-1 (ces éléments constituent les adaptations qui peuvent figurer dans le tableau de synthèse). Ces adaptations constituent donc, au moment de leur inscription dans le tableau de synthèse, une réalité comptable, qui sera traduite dans les comptes. A ce stade du tableau de synthèse, toutefois, ces adaptations ne constituent qu'un élément informatif qui permet seulement d'affiner la situation présumée au 31 décembre N-1. L'approbation qui sanctionnera le budget de l'année N ne signifie donc pas automatiquement que toutes ces adaptations sont également approuvées. Ceci devra résulter de l'examen ultérieur des comptes N-1, susceptible à ce niveau de rejeter certaines de ces adaptations (à ce stade, ce seront des inscriptions comptables) pour vice de la légalité. Dans la mesure où les adaptations ainsi apportées au tableau de synthèse constituent l'inscription anticipée d'éléments qui seront contenus dans les comptes N-1, il n'est permis de faire figurer comme adaptations que des enregistrements de droits constatés en plus ou en moins, ou des annulations de dépenses portées en compte après les dernières modifications budgétaires de l'exercice précédent. Il n'est pas permis d'y imputer des augmentations de dépenses qui constitueraient en fait des dépassements de crédits existant (ceux-ci étant illégaux par définition, sauf circonstances spéciales), sauf s'il s'agit de prélèvements d'office. Ces adaptations seront, comme de coutume, détaillées dans un état récapitulatif signé par le directeur financier qui déclarera en avoir pris connaissance. En ce qui concerne les diminutions de crédits de dépenses, le collège communal et le directeur financier devront tenir compte des ajustements repris en annexe du tableau de synthèse afin d'éviter d'engager, imputer et payer au-delà des limites des nouveaux crédits. Par ailleurs, je rappelle que le directeur financier n'est fondé à effectuer une dépense que s'il y a un engagement préalablement opéré par le collège communal sur ledit crédit. Les adaptations ainsi reprises au tableau de synthèse ne peuvent venir modifier automatiquement les crédits budgétaires dans les programmes informatiques (ne s'agissant pas en effet de modifications budgétaires de ces crédits budgétaires mais uniquement d'anticipations de procédures comptables contenues ultérieurement dans les comptes du même exercice). En tout état de cause, l'utilisation de ces adaptations est volontaire, mais il est néanmoins vivement conseillé d'utiliser le tableau de synthèse du service extraordinaire pour adapter à la réalité les investissements et leur financement. Une dernière remarque : même si cela apparaît évident, il va de soi que ne peuvent figurer au tableau de synthèse du budget (année N) que des éléments qui se rapportent aux crédits du budget de l'exercice précédent (N-1), pas à des crédits reportés d'un budget antérieur. c) Troisième partie (après adaptations) Cette partie reprend simplement le total des deux parties précédentes et ne demande aucune explication complémentaire. Le budget de l'exercice La partie du tableau de synthèse réservée au budget de l'exercice reprend les prévisions de recettes et de dépenses de l'exercice. La différence entre ces deux éléments donne le résultat budgétaire présumé à la date du 31 décembre de l'exercice (année N). 4. Annexes [ne transmettre qu'un exemplaire de chaque annexe] Point de départ du délai de tutelle = date de réception de l'ensemble des pièces justificatives Dans le cadre de la simplification administrative et afin de réduire le nombre de pièces justificatives à transmettre en tutelle, je vous recommande fortement d'utiliser les modèles de délibération disponible sur le portail des pouvoirs locaux : http://pouvoirslocaux.Wallonie.be (pour mémoire). En effet, ces derniers prévoient l'indication que certaines procédures sont/seront bien respectées. Les documents budgétaires sont soumis à une tutelle d'approbation. Avant son approbation définitive ou l'expiration du délai d'approbation, le budget n'est pas exécutoire, c'est-à-dire qu'il ne peut être mis à exécution. Ces documents budgétaires devront être accompagnés de toutes les pièces justificatives (en un seul exemplaire) permettant leur analyse complète préalable à leur approbation, et en particulier la délibération in extenso du conseil communal (mise en application des articles L3112-1 et L3113-1 du CDLD). Dans cette délibération, je vous demande, dorénavant, de faire apparaître certaines mentions liées à la mise en oeuvre du principe de confiance et certains éléments chiffrés afin de permettre une certification au regard des transmissions électroniques. Des modèles sont à votre disposition sur le site de la Direction générale opérationnelle Pouvoirs locaux, Action sociale et Santé pour vous permettre d'intégrer ces éléments dans vos délibérations relatives aux budgets, modifications budgétaires et comptes. Il s'agit ici de permettre tant à la commune qu'à la tutelle de s'assurer que la version électronique correspond bien à la version votée par le conseil communal, ceci dans la perspective toute proche où seuls les documents électroniques seront utilisés. BUDGET INITIAL COMMUNAL LISTE DES PIECES JUSTIFICATIVES OBLIGATOIRES 1 La délibération in extenso du conseil communal - Modèle disponible sur le portail des pouvoirs locaux : http://pouvoirslocaux.Wallonie.be et sur eComptes 2 Le fichier SIC 3 La version Word du budget 4 Le rapport tel que prévu par l'article L1122-23 du CDLD 5 L'avis de la commission article 12 du Règlement général de la comptabilité communale - Modèles disponible sur eCompte 6 Les tableaux de synthèse ordinaire et extraordinaire et leurs adaptations dûment signées par le directeur financier 7 Le tableau des voies et moyens issu du système informatique trié par numéros de projets ventilés par articles budgétaires, tableau intitulé : « tableau budgétaire récapitulatif des projets extraordinaires et leur voies et moyens ». 8 Le/Les tableau(x) des emprunts communaux contractés et à contracter présenté(s) par emprunt avec récapitulation 9 Stabilité de la charge de la dette : tableau justifiant la stabilité + tableau reprenant, par exercice, les montants qui ont servi à l'autofinancement du service extraordinaire ainsi que les montants affectés à des remboursements anticipés d'emprunts (soit sur boni extraordinaire, soit par transfert direct de service, soit par prélèvement via un fonds de réserve) 10 La liste des participations à libérer au cours de l'année pour la SPGE/AIDE - Modèle disponible sur le portail des pouvoirs locaux : http://pouvoirslocaux.Wallonie.be 11 Les mouvements des réserves et provisions Modèle disponible sur le portail des pouvoirs locaux : http://pouvoirslocaux.Wallonie.be ou sur eComptes 12 La liste des garanties de bonne fin accordées par la commune à des tiers - Modèle disponible sur le portail des pouvoirs locaux : http://pouvoirslocaux.Wallonie.be 13 Le tableau du personnel communal comprenant tous les éléments chiffrés de la rémunération 14 La note concernant le plan de mouvement du personnel et d'embauche sur minimum 2 ans - Modèle disponible sur le portail des pouvoirs locaux : http://pouvoirslocaux.Wallonie.be 15 Le tableau figurant normalement en tête du budget et portant les renseignements généraux sur la commune - Modèle disponible sur le portail des pouvoirs locaux : http://pouvoirslocaux.Wallonie.be 16 Les informations pour l'inscription PI 17 Les informations pour l'inscription IPP 18 La copie des documents en provenance des intercommunales déterminant les dividendes et redevances (voirie - gaz) à inscrire au budget de l'exercice, dans toute la mesure décomposés par type de recette (dividende normal - redevance). 19 Quand il existe, l'avis du Directeur financier rendu en application de l'article L1124-40 du CDLD 20 Le tableau permettant de vérifier le respect de la balise d'emprunt (cf. ci-après, chapitre relatif au service extraordinaire) - Modèle disponible sur le portail des pouvoirs locaux : http://pouvoirslocaux.Wallonie.be Si vous n'utilisez pas le modèle de délibération in extenso du conseil communal vous êtes tenus d'envoyer à la tutelle les pièces justificatives complémentaires suivantes : 1 L'avis de publication 2 La preuve de la transmission des documents budgétaires au directeur financier et, quand il en a rendu un, l'avis du directeur financier 3 La preuve de la communication aux organisations syndicales des documents budgétaires et si ces organisations en ont fait la demande, la preuve de la tenue d'une réunion d'information. 4 La copie de la page du budget du CPAS ou la délibération du comité de concertation portant sur les montants de la dotation communale MODIFICATIONS BUDGETAIRES COMMUNALES LISTE DES PIECES JUSTIFICATIVES OBLIGATOIRES 1 La délibération in extenso du conseil communal - Modèle disponible sur le portail des pouvoirs locaux : http://pouvoirslocaux.Wallonie.be ou sur eComptes 2 Le fichier SIC 3 La version « word » de la/des modification(s) budgétaire(s) 4 L'avis de la commission article 12 du Règlement général de la comptabilité communale - Modèles disponible sur eComptes 5 Le tableau récapitulatif de la modification budgétaire figurant normalement au début de la modification et synthétisant les données de ladite modification (ce tableau n'est pas le tableau de récapitulation générale reprenant le budget après modification budgétaire et est classiquement intitulé « tableau I - balance des recettes et des dépenses ») 6 Le tableau des voies et moyens issu du système informatique trié par numéros de projets ventilés par articles budgétaires, tableau intitulé : « tableau budgétaire récapitulatif des projets extraordinaires et leur voies et moyens ». 7 Les mouvements des réserves et provisions selon le modèle disponible sur le portail des pouvoirs locaux : http://pouvoirslocaux.Wallonie.be ou sur eCompte 8 Quand il existe, l'avis du Directeur financier rendu en application de l'article L1124-40 du CDLD 9 Le tableau permettant de vérifier le respect de la balise d'emprunt (cf. ci-après, chapitre relatif au service extraordinaire) Modèle disponible sur le portail des pouvoirs locaux : http://pouvoirslocaux.Wallonie.be Si vous n'utilisez pas le modèle de délibération in extenso du conseil communal vous êtes tenus d'envoyer à la tutelle les pièces justificatives complémentaires suivantes : 1 L'avis de publication 2 La preuve de la transmission des documents budgétaires au directeur financier et, quand il en a rendu un, l'avis du directeur financier 3 La preuve de la communication aux organisations syndicales des documents budgétaires et si ces organisations en ont fait la demande, la preuve de la tenue d'une réunion d'information. 4 La copie de la page du budget du CPAS ou la délibération du comité de concertation portant sur les montants de la dotation communale si celle-ci est modifiée UNIQUEMENT POUR LA MODIFICATION BUDGETAIRE COMMUNALE QUI INTRODUIT LES RESULTATS DES COMPTES ET UNIQUEMENT SI LES COMPTES NE SONT PAS PRESENTES EN MEME TEMPS A LA TUTELLE Liste des pièces justificatives obligatoires à fournir en plus 1 Le tableau de synthèse du compte 2 La délibération du Conseil arrêtant ledit compte conforme au modèle disponible sur le portail des pouvoirs locaux sinon, joindre à la délibération la copie du bilan. 3 Le tableau des voies et moyens issu du système informatique trié par numéros de projets ventilés par articles budgétaires, tableau intitulé : « tableau budgétaire récapitulatif des projets extraordinaires et leur voies et moyens » (il s'agit ici de la même pièce que celle reprise au point 12 des comptes annuels dans la circulaire du 27 mai 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/05/1999 pub. 28/07/1999 numac 1999000423 source ministere de l'interieur Loi visant à améliorer les congés politiques en faveur des conseillers provinciaux et communaux, membres du conseil de l'aide sociale, bourgmestres, échevins et présidents du conseil de l'aide sociale dans le secteur public et privé type loi prom. 04/05/1999 pub. 11/09/1999 numac 1999021298 source ministere de la justice Loi portant assentiment de l'accord de coopération entre l'Etat fédéral et la Région wallonne relative à la guidance et au traitement d'auteurs d'infractions à caractère sexuel type loi prom. 04/05/1999 pub. 28/07/1999 numac 1999000422 source ministere de l'interieur Loi spéciale visant à limiter le cumul du mandat de membre du Conseil de la Communauté française, du Conseil régional wallon, du Conseil flamand et du Conseil de la Région de Bruxelles-Capitale avec d'autres fonctions type loi prom. 04/05/1999 pub. 11/09/1999 numac 1999021311 source ministere de la justice Loi portant assentiment à l'accord de coopération entre l'Etat fédéral et la Communauté flamande relatif à la guidance et au traitement d'auteurs d'infractions à caractère sexuel type loi prom. 04/05/1999 pub. 28/07/1999 numac 1999000424 source ministere de l'interieur et ministere de la justice Loi relative à la responsabilité civile et pénale des bourgmestres, échevins et membres de la députation permanente type loi prom. 04/05/1999 pub. 28/07/1999 numac 1999000421 source ministere de l'interieur Loi limitant le cumul du mandat de parlementaire fédéral et de parlementaire européen avec d'autres fonctions type loi prom. 04/05/1999 pub. 12/06/1999 numac 1999000486 source ministere de l'interieur et ministere de la justice Loi modifiant la loi provinciale et la nouvelle loi communale fermer0 sur les pièces justificatives) BUDGET et MODIFICATIONS BUDGETAIRES DE REGIE Listing des pièces justificatives obligatoires 1 La délibération in extenso du conseil communal - Modèle sur le portail des pouvoirs locaux : http://pouvoirslocaux.Wallonie.be 2 La version « word » ou « excel » du budget ou de la modification budgétaire 3 Les états de recettes et dépenses (budget de trésorerie) 4 Le tableau du personnel de la régie comprenant tous les éléments chiffrés de la rémunération 5 Le tableau des emprunts de la régie contractés et à contracter présenté par emprunt avec récapitulation 6 Quand il existe, l'avis du Directeur financier rendu en application de l'article L1124-40 du CDLD Je vous rappelle, en ce qui concerne le tableau de bord pluriannuel (cfr point 17, infra), que ce dernier doit être arrêté par le conseil communal, joint au budget et que le fichier excel de ce tableau doit être envoyé numériquement par liaison FTP à la DGO5 au moyen de l'applicatif eComptes - menu Génération du tableau de bord CRAC DGO5, sous menu « envoi du tableau » (cf. ci-après, point 17 Elaboration des prévisions budgétaires pluriannuelles à joindre en annexe du budget initial définitif - Tableau de Bord Pluriannuel TBP). Concernant le programme d'investissements, on notera que : - le Fonds d'Investissement des communes sera inclus de façon détaillée et identifié par la mention FIC en marge des libellés (dans toute la mesure du possible, précisez de quel FIC il s'agit - ex: PTR17-18 pour le programme 2017-2018). - le tableau doit reprendre tous les investissements prévus et non seulement les travaux (il s'agit donc de reprendre également des investissements significatifs en matériel de bureau ou en matériel roulant par exemple) ; - les travaux internes effectués à charge du service ordinaire doivent figurer dans le tableau des investissements (au moins globalisés par fonction). ; - il doit correspondre aux crédits figurant dans le budget ; - il doit être fourni à chaque modification budgétaire. - J'attire également votre attention sur le fait que la liquidation de la subvention n'est plus liée à l'état d'avancement physique de l'investissement. - Le droit de tirage fixé pour chaque programme pluriannuel est par conséquent versé automatiquement aux communes par tranches annuelles successives. Les inscriptions dans les budgets successifs seront du ressort de la commune, en fonction de la planification effective des travaux. En ce qui concerne la transmission de ces documents aux conseillers communaux, ceux-ci seront clairement informés de leur droit à recevoir toutes les annexes. Les modalités de communication de ces annexes seront également précisées aux conseillers plus tard au moment de l'envoi du budget. Ces annexes seront impérativement communiquées à l'autorité de tutelle. Par ailleurs, l'absence d'une (ou de plusieurs) de ces annexes constitue un facteur susceptible d'allonger le délai d'exercice de la tutelle. Je vous engage donc vivement à transmettre un dossier parfaitement complet à l'autorité de tutelle. Enfin, dans un souci de clarté et de facilité, je vous invite à prévoir une table des matières des documents annexés au budget. 5. Crédits provisoires Des douzièmes provisoires ne seront autorisés que si le budget est voté pour le 31 décembre N-1.Ceci ne concerne pas les dépenses strictement obligatoires et/ou de sécurité qui sont autorisées par douzièmes dans tous les cas, mais si le budget n'est pas voté au 31 décembre N-1, l'engagement de la dépense ne pourra s'effectuer que moyennant une délibération motivée du Collège, ratifiée à la plus proche séance du conseil communal. 6. Report du résultat du compte L'article 10 du RGCC stipule que le résultat estimé des exercices antérieurs porté au budget tel qu'il a été établi par le tableau de synthèse est remplacé, par voie de modification budgétaire, par le résultat du compte dès que celui-ci est arrêté par le Conseil.Le résultat des deux services doit être introduit concomitamment. L'article 10 susmentionné précise aussi que le Conseil doit prendre les mesures propres à rétablir l'équilibre budgétaire lorsque le report du résultat de l'exercice antérieur provoque ou accroît un déficit global. Un retard dans l'arrêt des comptes pourrait donc compromettre la recherche des voies et moyens nécessaires à restaurer l'équilibre. 7. Modifications budgétaires Les modifications budgétaires sont soumises aux mêmes procédures que celles applicables au budget et toutes les règles de principe applicables au budget initial de l'exercice sont évidemment transposables aux modifications budgétaires de l'exercice, y compris les règles de tutelle.Les modifications budgétaires sont dûment justifiées pour chaque crédit budgétaire. Dans le cadre du développement des programmes informatiques visant le contrôle électronique des actes soumis à tutelle, le programme utilisé par les services instructeurs établit la numérotation des modifications budgétaires en fonction de la date de leur vote au conseil communal. Par exemple, une modification budgétaire ordinaire et une modification budgétaire extraordinaire sont votées le 31 mai : il s'agira d'une modification budgétaire 1 et non des modifications budgétaires 1 et 2. Le 30 juillet suivant, une modification budgétaire extraordinaire est votée. Elle portera le numéro 2 et non 3.Il en sera de même en cas de non approbation : si la modification budgétaire numéro 2 est non approuvée, la suivante sera la modification budgétaire numéro 3. Je vous invite à adopter cette façon de numéroter les modifications budgétaires qui, par ailleurs, s'inscrit dans le prescrit de l'article 15 alinéa 3 du RGCC qui dispose que « chaque modification budgétaire ordinaire et/ou extraordinaire sera décidée par une seule et même délibération du conseil communal ». Le conseil communal ne peut voter une modification budgétaire extraordinaire isolée sauf si elle n'a aucun impact sur le service ordinaire. Il n'y a pas de limites formelles dans le temps pour les premières modifications budgétaires, et notamment celle qui doit introduire, le plus rapidement possible après le vote du compte, dans le corps du budget, le résultat du compte de l'exercice précédent en application de l'article 10 du RGCC. Il convient, toutefois, de limiter au maximum les modifications d'autres crédits trop tôt dans le courant de l'exercice, au regard de l'article 7 du RGCC. Je souhaite donc que les communes évitent de prendre des modifications de ce type qui ne seraient pas justifiées par des événements particuliers avant le ler mai de l'exercice. J'attire votre attention sur le fait qu'il découle clairement du RGCC (article 15) qu'il ne sera transmis à l'autorité de tutelle après le 15 novembre de l'exercice que les modifications budgétaires strictement indispensables au bon fonctionnement de la commune et dont il n'a pas été possible de tenir compte dans le budget avant cette date, et que la transmission tardive de celles-ci à l'autorité de tutelle peut conduire à une absence de décision avant le 31 décembre de l'exercice, qui rendrait donc inexécutoires lesdites modifications et empêcherait tout engagement de crédits y prévus. De même, des modifications budgétaires soumises à l'autorité de tutelle après le 31 décembre de l'exercice ne peuvent que faire l'objet d'une décision formelle de non-approbation. Je vous recommande aussi, dans un souci de clarté et de cohérence, et dans toute la mesure du possible, d'éviter de voter de nouvelles modifications budgétaires alors que les précédentes n'ont pas encore été approuvées. Je vous rappelle également qu'il y a lieu d'intégrer dans les modifications budgétaires, les résultats tels qu'ils ont été approuvés ou réformés par l'autorité de tutelle dans les précédents documents budgétaires. 8. Engagements des dépenses 8.a. Exercices antérieurs Les modifications budgétaires évitent le recours abusif aux exercices antérieurs. Ne peuvent dès lors apparaître aux exercices antérieurs que des sommes représentant des dépassements de crédits approuvés sur base du budget précédent et non pas des crédits nouveaux. 8.b. Date limite des engagements Je rappelle qu'il est tout à fait illégal et donc formellement interdit d'engager des crédits avant leur approbation formelle (ou implicite de par l'effet de l'expiration du délai imparti à la tutelle pour se prononcer), et que si un crédit n'a pas été approuvé avant le 31 décembre de l'exercice, il est inexécutoire. Dans un souci de simplification des reports de crédit, les factures relatives à des engagements effectués avant le 31 décembre et reçues après le 31 décembre de l'exercice clôturé peuvent être imputées, ordonnancées et mandatées sur l'exercice précédent. Le directeur financier pourra ainsi procéder à leur paiement sans devoir attendre l'arrêt, le 31 janvier, des crédits reportés, et ce afin de ne pas porter préjudice aux fournisseurs et prestataires de service. Il s'agit ici d'une tolérance qui vise à éviter des retards de paiement préjudiciables et permet d'alléger les reports de crédits. 8.c. Engagements reportés Dès que le collège communal a arrêté la liste des engagements à reporter, le directeur financier dispose des crédits nécessaires au paiement de ces engagements. Il peut donc procéder au paiement de ces dépenses sans attendre la clôture du compte. 8.d Marchés publics. Enregistrement de l'engagement L'engagement des dépenses extraordinaires effectuées dans le cadre de marchés publics sera enregistré à la date d'attribution du marché par le collège communal, comme sous l'empire de l'ancien règlement général. Il est apparu récemment que certaines communes n'engageaient qu'au moment de la notification du marché. Cette pratique, bien que parfaitement légale au regard de l'article 53 du RGCC, implique néanmoins que la commune puisse apporter la preuve aux autorités de tutelle que la notification du marché a eu lieu avant le 31 décembre de l'exercice. En effet, le fait de lier l'engagement du marché public à son attribution réside dans le souci, pour les autorités de tutelle et le Directeur financier, de disposer d'une preuve, et donc d'une date certaine. La date d'attribution est nécessairement connue dès lors qu'elle est contenue dans la délibération d'attribution. Par contre, si l'on prend pour référence la notification, le courrier de notification n'est pas envoyé aux autorités de tutelle et ces dernières ne disposent dès lors pas d'une date certaine pour l'engagement du marché. Pour les précisions sur le montant à engager, voir la partie service extraordinaire ci-après. 8. e.Engagement de marchés sur la base de crédits approuvés l'exercice précédent La tolérance admise par la tutelle sous l'empire de l'ancien Règlement général sur la comptabilité communale, en son article 29 tel que commenté, est bien maintenue sous le nouveau Règlement général de la comptabilité communale en ce qui concerne l'engagement de dépenses extraordinaires prévues au budget de l'exercice précédent (N-1), approuvées par la tutelle mais non engagées et réinscrites au budget du nouvel exercice(année N). Dans cette hypothèse, très spécifique, il est admis que ces dépenses extraordinaires puissent être engagées dès le vote du budget de l'exercice (année N) avant l'approbation formelle de l'autorité de tutelle, ceci toutefois sous la réserve d'un budget (année N) équilibré quant à son résultat global. 8f Précisions sur l'option des "bons de commande" (article 56 du RGCC) L'article 56 du RGCC dispose que "Lorsque les dépenses peuvent être justifiées par une simple facture acceptée, le service intéressé par la dépense effectue toute commande au moyen d'un bon de commande acté dans la comptabilité budgétaire et visé par le collège communal. Le créancier de la commune doit produire une facture, en double exemplaire, accompagnée du bon de commande et adressée au collège communal." Afin de rencontrer le souhait exprimé dans cet article et la pratique communale, le collège communal peut déléguer expressément (une décision formelle est donc indispensable) à un fonctionnaire (pas un mandataire) le visa du bon de commande et son envoi au fournisseur avant accord formel du Collège (qui est donc toujours indispensable, mais plus nécessairement préalable). Il conviendra de toute façon de vérifier si un crédit budgétaire approuvé suffisant existe avant envoi du bon de commande au fournisseur et de respecter les règles des marchés publics, notamment au regard des consultations préalables de 3 fournisseurs potentiels et des règles de concurrence. Cette tolérance est désormais à combiner avec les nouvelles dispositions applicables en matière de délégation de compétence introduites par le décret du 17 décembre 2015 modifiant le Code de la démocratie locale et de la décentralisation en vue de préciser les règles de compétences en matière de marchés publics communaux et provinciaux (Moniteur belge du 5 janvier 2016) (cf. infra). A noter que ces dispositions ne s'appliquent pas aux zones de police pluricommunales et aux zones de secours et qu'il n'y a pas d'impact pour les dépenses qui relèvent du budget extraordinaire au niveau de ma tolérance permettant au Collège de déléguer à un foncti …