Arrêté royal portant l'introduction de la Banque des actes notariés

18 MARS 2020. - Arrêté royal portant l'introduction de la Banque des actes notariés RAPPORT AU ROI Exposé général Dans le cadre de l'informatisation de la Justice, la loi du 6 mai 2009Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/05/2009 pub. 19/05/2009 numac 2009202053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi portant des dispositions diverses fermer portant des dispositions diverses a introduit dans la loi du 16 mars 1803Documents pertinents retrouvés type loi prom. 16/03/1803 pub. 28/10/2009 numac 2009000678 source service public federal interieur Loi contenant organisation du notariat Coordination officieuse en langue allemande fermer contenant organisation du notariat la possibilité de passer des actes notariés qui n'existent que sous forme dématérialisée, et elle l'a associée à la création d'une Banque des actes notariés pour en permettre une conservation sécurisée et de longue durée. Celle-ci conserverait également les copies dématérialisées des actes qui seraient encore reçus sous format papier. Un tel projet devait s'accompagner d'analyses juridiques et techniques profondes, de même que de développements, de telle sorte qu'il fut décidé dans la loi de régler par Arrêté Royal l'élaboration des modalités spécifiques pour la création et le fonctionnement de la Banque des actes notariés. Le projet d'arrêté royal a été soumis à (à l'époque) la Commission pour la protection de la vie privée, qui a rendu son avis (avis n° 07/2012 du 8 février 2012). Des adaptations du projet à l'avis ont été effectuées mais ceci n'a pas pu être finalisé dans la législature qui était en cour pour diverses raisons. D'une part, ce projet a été confronté à des initiatives liées, dont l'informatisation qui était alors en cours du SPF finances et de l'échange électronique de données entre les études notariales et la Documentation patrimoniale, et en particulier les bureaux de l'enregistrement et les bureaux d'hypothèque. A cet égard il existe de nombreuses interdépendances entre les deux projets d'informatisation, où les implications techniques impactent aussi les modalités des copies dématérialisées dans NABAN. D'autre part, afin de rencontrer de manière optimale les remarques de la Commission pour la protection de la vie privée, une adaptation du cadre légal de NABAN même, relatif à l'instance responsable pour la gestion et le traitement des données, était nécessaire. Différentes analyses ont été complétées entretemps qui ont révélées que les limitations techniques qui existent encore pour l'archivage à très long terme nécessitaient une approche en phases pour la création de la Banque des actes notariés. Ces deux dernières constatations ont eu pour effet que la loi du 6 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/07/2017 pub. 24/07/2017 numac 2017030652 source service public federal justice Loi portant simplification, harmonisation, informatisation et modernisation de dispositions de droit civil et de procédure civile ainsi que du notariat, et portant diverses mesures en matière de justice fermer portant simplification, harmonisation, informatisation et modernisation de dispositions de droit civil et de procédure civile ainsi que du notariat, et portant diverses mesures en matière de justice a opté de clarifier la gestion de la Banque des actes notariés et de créer la Banque des actes notariés en phases, pour démarrer en premier lieu avec les copies dématérialisées des actes reçus en format papier. Les actes notariés appartiennent en effet au domaine public et ils doivent en principe pouvoir être conservés pour l'éternité. A l'occasion de l'adaptation par la loi du 6 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/07/2017 pub. 24/07/2017 numac 2017030652 source service public federal justice Loi portant simplification, harmonisation, informatisation et modernisation de dispositions de droit civil et de procédure civile ainsi que du notariat, et portant diverses mesures en matière de justice fermer il a en outre été stipulé que la Banque des actes notariés entrerait en vigueur au plus tard au 1er janvier 2020. Le présent arrêté royal est la continuation de ce processus qui a été redémarré avec la loi du 6 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/07/2017 pub. 24/07/2017 numac 2017030652 source service public federal justice Loi portant simplification, harmonisation, informatisation et modernisation de dispositions de droit civil et de procédure civile ainsi que du notariat, et portant diverses mesures en matière de justice fermer. Comme le Roi doit, en accompagnement de l'entrée en vigueur au 1er janvier 2020, déterminer les modalités et les conditions selon lesquelles la Banque des actes notariés sera créée, gérée et organisée, son accès et les modalités de la rédaction et conservation des copies dématérialisées des actes, ce projet d'arrêté royal fait partie des affaires courantes. Le Chapitre 4 de la loi du 6 mai 2009Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/05/2009 pub. 19/05/2009 numac 2009202053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi portant des dispositions diverses fermer portant des dispositions diverses a introduit dans la loi organique sur le notariat ( loi du 16 mars 1803Documents pertinents retrouvés type loi prom. 16/03/1803 pub. 28/10/2009 numac 2009000678 source service public federal interieur Loi contenant organisation du notariat Coordination officieuse en langue allemande fermer contenant organisation du notariat) la possibilité de recevoir des actes notariés qui n'existent que sous forme dématérialisée, et il l'a associée à la création d'une Banque des actes notariés (NABAN en abrégé) pour en permettre une conservation sécurisée. Il a été prévu à cette occasion que la Banque des actes notariés contiendrait une copie dématérialisée de tous les actes reçus sur support papier, de sorte que le citoyen puisse y trouver un aperçu de tous les actes auxquels il a été partie après la mise en place de NABAN. En raison des importantes analyses techniques et juridiques et développements y associés, il a été décidé de régler l'élaboration des modalités spécifiques pour la création et le fonctionnement de NABAN et la détermination des mesures nécessaires pour garantir l'inaltérabilité, la confidentialité et la conservation des copies des actes notariés conservés dans NABAN, par Arrêté Royal. En raison des limitations technologiques qui existent encore pour l'archivage à très long terme qui doit s'accompagner d'une lisibilité et inaltérabilité de l'acte, la loi du 6 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/07/2017 pub. 24/07/2017 numac 2017030652 source service public federal justice Loi portant simplification, harmonisation, informatisation et modernisation de dispositions de droit civil et de procédure civile ainsi que du notariat, et portant diverses mesures en matière de justice fermer portant simplification, harmonisation, informatisation et modernisation de dispositions de droit civil et de procédure civile ainsi que du notariat, et portant diverses mesures en matière de justice a opté de clarifier la gestion de la Banque des actes notariés et de créer la Banque des actes notariés en phases, pour démarrer en premier lieu au 1er janvier 2020 avec les copies dématérialisées des actes reçus en format papier. La conservation devra pouvoir garantir que la copie dématérialisée de l'acte restera lisible malgré des évolutions futures dans le logiciel, reste inchangé et soit sécurisé face à d'éventuelles effractions virtuelles, que le support sur lequel il est enregistré ne soit pas inexploitable ou ne devienne pas illisible, etc. mais également que la vie privée des parties concernées soit respectée en tout temps. C'est la raison pour laquelle la loi du 6 mai 2009Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/05/2009 pub. 19/05/2009 numac 2009202053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi portant des dispositions diverses fermer a inséré un nouvel article 18 dans la loi organique sur le notariat, lequel crée une Banque des actes notariés centrale, où sont conservées les copies de tous les actes reçus par des notaires. NABAN sera gérée par la Fédération Royale du Notariat belge. La loi stipule en même temps qu'e la copie dématérialisée qui sera repris dans NABAN, aura a la même valeur probante qu'une première expédition. La Banque des actes notariés constitue ainsi une source authentique complète en ce qui concerne les actes notariés. Outre la conservation assurée, l'établissement de NABAN rapproche également l'acte authentique des parties, maintenant qu'elles pourront consulter directement leurs actes en s'identifiant au moyen de leur carte d'identité électronique ou d'un moyen d'identification équivalent qui est supporté par le système. Enfin, le texte a été clarifié et complété suite aux observations de l'Autorité pour la protection des données (avis n° 10/2020 du 31 janvier 2020) et du Conseil d'Etat. Concernant l'observation du Conseil d'Etat selon laquelle certaines délégations impliqueraient un certain pouvoir d'appréciation en opportunité (avis n° 66.830/2 du Conseil d'Etat donné le 13 janvier 2020, n° 3), il faut souligner que dans les dispositions qui sont retenues, il s'agit uniquement de procédures et modalités techniques, qui n'impliquent pas d'appréciation en opportunité et qui ne nécessitent pas d'approbation ou ratification formelle. Les délégations affectées au gestionnaire par le présent arrêté, doivent en outre être lu à la lumière des obligations de la Fédération Royale du Notariat belge comme le responsable du traitement des données à caractère personnel comme prévu par le Règlement (EU) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE. Dans la mesure que la gestion des accès à la Banque des actes notariés donnerait lieu aux décisions d'un caractère discrétionnaire, et ceci dans les limites du cadre légal existant en matière de l'accès aux actes notariés (infra, articles 13-15), la réglementation sur le traitement des données à caractère personnel prévoit déjà des voies auxquels des intéressés peuvent s'adresser pour obtenir des mises au point. En vue des objectifs susmentionnés, le présent Arrêté Royal régit l'établissement de NABAN, l'accès à celle-ci et les modalités techniques selon lesquelles les copies dématérialisées des actes sur support papier seront dressées et conservées. Commentaire des articles Article 1 Le présent article définit un certain nombre de notions abordées plus loin dans l'AR. Par la notion de "vérification d'accès" est visée la procédure devant permettre à quelqu'un (notaire ou partie) de se connecter électroniquement et d'avoir accès à NABAN. Le numéro d'identification des parties et des notaires sert à l'identification des personnes concernées pour avoir accès à NABAN et vise à assurer de manière suffisante qu'aucun accès illégitime peut être donné à des personnes non autorisées. La notion de « copie dématérialisée » qui n'est pas définie plus amplement dans la loi, est précisée et alignée à la description qui a été donnée à l'expédition électronique qui est employé dans le cadre de la présentation par voir électronique des actes à l'enregistrement et au Bureau des hypothèques, où il est également prévu que celle-ci se fait par présentation d'une expédition électronique qui reprend uniquement la minute, y compris les mentions éventuelles au pied de celle-ci (art. 1, 2° de l'AR du 14 mars 2014 portant réglementation de la présentation à la formalité de l'enregistrement et à la publicité hypothécaire d'actes de certains fonctionnaires instrumentants). Comme lors de la présentation par voie électronique à l'enregistrement et aux hypothèques, il est également prévu qu'une copie des annexes doit aussi être déposée afin de donner une image entière et fidèle de l'acte. Enfin, le Règlement (EU) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE a été inclus dans les définitions dès lors que celui-ci a eu un impact technique sur la formulation de certaines dispositions de cet arrêté royal. Article 2 Ledit article contient la création de principe de la Banque des actes notariés en exécution de l'article 18 de la loi du 16 mars 1803Documents pertinents retrouvés type loi prom. 16/03/1803 pub. 28/10/2009 numac 2009000678 source service public federal interieur Loi contenant organisation du notariat Coordination officieuse en langue allemande fermer contenant organisation du notariat, telle qu'insérée par l'article 20 de la loi du 6 mai 2009Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/05/2009 pub. 19/05/2009 numac 2009202053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi portant des dispositions diverses fermer portant des dispositions diverses. Le deuxième et troisième alinéa de cet article forment une exécution de l'obligation contenue dans le Règlement (EU) 2016/679. afin de désigner le responsable du traitement des données à caractère personnel et un délégué à la protection des données. Ces dispositions ont été adaptées à l'observation de la Commission pour la protection de la vie privée et à la précision qui a été apportée dans ce cadre par l'article 198 de la loi du 6 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/07/2017 pub. 24/07/2017 numac 2017030652 source service public federal justice Loi portant simplification, harmonisation, informatisation et modernisation de dispositions de droit civil et de procédure civile ainsi que du notariat, et portant diverses mesures en matière de justice fermer portant simplification, harmonisation, informatisation et modernisation de dispositions de droit civil et de procédure civile ainsi que du notariat, et portant diverses mesures en matière de justice (cf. avis n° 07/2012 du 8 février 2012, p. 3-4, n° s 4-7). Dans son avis du 31 janvier 2020, l'Autorité pour la protection des données soulève également que le responsable du traitement serait de préférence déterminé dans la loi (avis n° 10/2020 du 31 janvier 2020, p. 3-4, n° s 4-5).Cela est actuellement effectivement le cas à l'article 119 de la loi organique sur le notariat. Le texte du projet a été adapté pour y renvoyer. Article 3 Cette disposition concerne les finalités des traitements des données (copies dématérialisées, métadonnées et documents) qui sont conservées dans NABAN et a été adapté aux observations de la Commission pour la protection de la vie privée, ainsi que celles de son successeur, l'Autorité pour la protection des données. Il est en outre pris note de la remarque de l'Autorité pour la protection des données que ces aspects, vu leur importance, seraient de préférence repris dans une disposition légale. Eu égard à l'importance de ces aspects et à la donnée que la Banque des actes notariés est, en vertu de la loi, déjà opérationnelle depuis le 1er janvier 2020, il est toutefois avisé de fixer d'ores et déjà ces finalités. Suite à l'avis précité, des incohérences mineures entre le rapport et le texte en projet ont été remédiées. La disposition en projet a été adapté à la demande expresse de la Commission pour la protection de la vie privée, de déterminer de manière précise la finalité de NABAN, pour répondre aux critères de qualité auxquels doit répondre toute règlementation touchant au traitement de données à caractère privé (avis n° 07/2012 du 8 février 2012, p. 2, n° 3). Les adaptations reprennent la proposition de reformulation dudit avis. Au niveau de la consultation, il n'est pas renvoyé aux parties, leurs héritiers et ayant-causes, comme la loi permet également la consultation de l'acte par d'autres personnes intéressées et ceci ne peut être limité par un simple arrêté royal. Par contre, il est prévu plus loin dans l'arrêté royal que la consultation directe n'est possible que pour les parties et les personnes intéressées en nom direct qui sont nommées dans l'acte, d'une part, et pour les autres ayants-droits dont la qualité qui leur confère le droit d'accès peut être constatée dans une source authentique, d'autre part. Les personnes dont la qualité ne peut être vérifiée de manière automatisée à distance, peuvent toujours s'adresser au notaire lui-même pour obtenir communication de l'acte, s'ils peuvent démontrer leur qualité d'une autre façon. Outre la conservation des actes et copies des actes mêmes, la conservation de principe de métadonnées est aussi déjà reprise ici, lesquelles permettront au niveau technique à des personnes titulaires du droit d'accès de consulter la banque de données et d'y effectuer des recherches. La même disposition rappelle de manière restrictive que les traitements des données de NABAN à des fins statistiques et scientifiques ou afin d'améliorer la qualité de la Banque des actes notariés, des actes et du service du notaire, qui servent une mission d'intérêt général, sont uniquement possibles dans les limites autorisées par le Règlement (EU) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE (RGPD). Ceci a été clarifié et complété suite aux observations de l'Autorité pour la protection des données (avis n° 10/2020 du 31 janvier 2020, p. 5-7, n° s 7-13). Les traitements à des fins statistiques et scientifiques visent par exemple ceux qui tendent à mesurer l'efficacité d'une mesure législative, à estimer l'impact d'une nouvelle initiative législative, à fournir au public des indicateurs sur des tendances générales, etc... Ceci peut prendre la forme de communications aux organes officiels comme la réponse à des questions parlementaires, les informations statistiques générales aux autorités fédérales et régionales ou au public, comme par exemple le baromètre du notariat,... Selon l'information qui sera visée, le traitement concernera les métadonnées qui sont conservées dans NABAN, comme par exemple le type d'acte, ou les données reprises dans la copie dématérialisée, comme par exemple le fait d'invoquer un régime légal spécifique. Suite à l'avis de l'Autorité pour la protection des données, il est également rappelé que le gestionnaire est tenu d'employer, lors de ces traitements, des données à caractère personnel pseudonymisées, pour autant que la finalité de traitement le permet et d'effectuer préalablement à toutes mise à disposition au public des résultats du traitement, une vérification de l'impossibilité d'identifier les personnes concernées sur base des résultats. L'amélioration de la qualité de la Banque des actes notariés, des actes et du service du notaire vise des traitements réalisés aux fins de faciliter l'emploi, d'améliorer la qualité des données de NABAN et d'améliorer la qualité des actes et du service des notaires au citoyen notamment par l'analyse de points de comparaison, par exemple, pour aboutir à une juste estimation des biens immeubles et autres eu égard à différents facteurs,... Ces traitements peuvent concerner tant les métadonnées que les données contenues dans les copies dématérialisées et autres documents conservés dans NABAN. Comme a aussi été soulevé dans l'avis de l'Autorité pour la protection des données, il est également rappelé que le gestionnaire est toujours tenu de prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer le respect du principe de minimisation lors de ces traitements. L'alinéa 4 vise à garantir la confidentialité des données conservées, également à l'égard du personnel technique ou autre qui sera chargé de la gestion effective des actes et métadonnées intégrés dans la Banques des actes notariés. Article 4 Cette disposition vise à imposer aux personnes chargées de la gestion de la Banque des actes notariés de s'engager par écrit à respecter le caractère confidentiel des données à caractère personnel. Cette disposition a été adaptée à l'avis du Conseil d'Etat. Article 5 Tout acte déposé dans NABAN reçoit un numéro d'identification unique, appelé numéro NABAN. La réserve qui état émise pour les actes reçus en brevet dans le projet qui a été soumis à la Commission pour la protection de la vie privée a été supprimé, dès lors que cette forme d'acte notarié a été abrogée dans la loi. Les testaments, les révocations de testaments et les institutions contractuelles ne sont pas déposés dans NABAN en raison du caractère très confidentiel de ces actes. Ils sont toutefois inscrits sans dépôt dans la Banque des actes notariés à la passation de l'acte, de sorte que la numérotation uniforme des actes est complète et que l'obligation reprise à l'article 6 de l'arrêté royal du 5 septembre 2016 concernant la gestion du registre central des testaments et du registre central des contrats de mariage, puisse sortir ses effets. Ceci constitue aussi la base pour le répertoire électronique dont les modalités doivent, en vertu de l'article 29 de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, modifié par l'article 24 de la loi du 6 mai 2009Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/05/2009 pub. 19/05/2009 numac 2009202053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi portant des dispositions diverses fermer, être fixées par un règlement établi par la Chambre nationale des notaires et approuvé par le Roi. Article 6 Le numéro NABAN est communiqué au notaire qui a procédé au dépôt de l'acte dans NABAN. Attendu que ledit numéro de référence unique ne sert qu'au fonctionnement interne de NABAN, la fixation de sa structure est laissée au responsable du traitement, étant la Fédération Royale du Notariat belge. Il est en outre précisé que le numéro ne pas contenir de données qui peuvent être liées à une personne. Ainsi, il ne peut contenir d'éléments qui renvoient au notaire ou au parties. Article 7 En vue de la protection de la vie privée, l'AR doit indiquer la durée de conservation des données à caractère personnel. Pour les actes notariés, qui appartiennent au domaine public, il existe une obligation de conservation pour l'éternité. Toutefois, la durée de ladite conservation par les notaires est légalement limitée dans le temps. Ils peuvent déposer tous les actes datant de cinquante ans au moins aux archives du Royaume, et ils y sont mêmes obligés pour les actes de septante-cinq ans. Après 75 ans, l'obligation de conservation est donc du ressort des archives du Royaume et du régime de la loi sur les archives. Le texte du projet d'arrêté a été adapté à la demande de la Commission pour la protection de la vie privée d'aligner la conservation des copies dématérialisées dans NABAN à la durée de conservation des actes mêmes, laquelle prend donc fin au moment du transfert de ces actes aux archives du Royaume (avis n° 07/2012 du 8 février 2012, p.4, n° s 8-9). Article 8 Au moment du dépôt de l'acte (ou de la copie dématérialisée d'un acte sur support papier), un certain nombre de métadonnées seront aussi intégrées, afin de permettre le classement et la recherche ultérieure de l'acte par les personnes titulaires du droit d'accès. La vérification d'accès utilisera également ces données. Cette disposition a été adaptée à la demande de la Commission pour la protection de la vie privée de prévoir, au lieu d'une liste minimale indicative des données, une liste exacte des données visées. Les adaptations au texte visent à rencontrer cette demande (avis n° 07/2012 du 8 février 2012, p. 5, n° 10). Seules les parties à l'acte juridique et les personnes intéressées en nom direct nommés nominativement dans l'acte sont mentionnées, et non les autres intervenants, tels que le preneur qui intervient dans le cadre du droit de préemption lors d'une vente. Ceci a été complété avec le de cujus s'il s'agit d'un acte d'hérédité ou d'un acte de dépôt d'un testament sous seing privé ou d'un testament international, dès lors que cet acte se rapporte à lui. Parmi les personnes intéressées en nom direct on retrouve par exemple les héritiers qui sont indiqués dans un acte d'hérédité, le mandataire ou administrateur qui est désigné dans un acte, le bénéficiaire d'une donation,... Le texte mentionne expressément "un" acte juridique repris dans l'acte pour le cas où il y aurait différents actes juridiques dans le même acte notarié. Pour les personnes physiques, cela concerne les nom et prénoms, ainsi que leur numéro d'identification (en principe, il s'agit du numéro de registre national ou le numéro de registre bis). Ce dernier est requis pour garder à jour lesdites données en cas de modifications ultérieures par le biais d'un lien direct vers la source authentique où celles-ci ont été intégrées. Pour les personnes morales, cela concerne notamment la dénomination et leur forme juridique. Pour elles également, un numéro d'identification est requis. De cette façon, le lien pourra en effet être fait via la Banque-Carrefour des Entreprises, entre la personne morale et les personnes qui, en tant que membre de son organe d'administration, doivent avoir accès auxdits actes (voir à cet égard le commentaire à l'article 15 du présent arrêté). Le numéro de répertoire a été ajouté en vue des recherches internes à l'étude notariale. La nature de l'acte doit permettre au notaire ou à l'utilisateur qui est régulièrement partie à des actes authentiques d'opérer un tri en fonction du type d'acte. L'identification des immeubles repris dans l'acte doit permettre de faire une recherche sur l'immeuble. Article 9 Des principes de l'article 77 de la loi du 30 juillet 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/07/2018 pub. 05/09/2018 numac 2018040581 source service public federal justice, service public federal interieur et ministere de la defense Loi relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel type loi prom. 30/07/2018 pub. 10/08/2018 numac 2018031637 source service public federal finances Loi portant des dispositions financières diverses type loi prom. 30/07/2018 pub. 05/09/2018 numac 2018031589 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant dispositions diverses en matière d'Economie fermer relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, il ressort que la durée de conservation des données ne peut jamais excéder celle qui est nécessaire. Vu que les données mentionnées à l'article précédent servent à l'accès aux actes repris dans la Banque des actes notariés et à leur consultation, elles doivent être conservées aussi longtemps que la copie de l'acte auquel elles se rapportent. La Commission pour la protection de la vie privée a jugé ce délai de conservation approprié (avis n° 07/2012 du 8 février 2012, p. 5, n° 12). Article 10 Le présent article régit l'accès des notaires concernés dans l'acte, de leurs collaborateurs et du personnel technique de la Banque des actes notariés aux métadonnées énumérées dans l'article 9. Cette disposition a été adaptée aux remarques de la Commission pour la protection de la vie privée, en précisant en particulier qu'ils n'ont accès que « pour autant que cela est nécessaire pour l'exercice de leurs fonctions » (avis n° 07/2012 du 8 février 2012, p. 5, n° s 13-14) Article 11 Ladite disposition est de nature technique et elle vise à tracer chaque manipulation ou consultation auxquelles sont soumises les données pendant la durée de conservation. Cette disposition a été reformulée pour répondre à la demande de clarification de la Commission pour la protection de la vie privée (avis n° 07/2012 du 8 février 2012, p. 6, n° 16). Lesdites données doivent logiquement être conservées aussi longtemps que l'acte dématérialisé ou la copie dématérialisée même doivent être conservés dans NABAN. Article 12 L'accès à l'acte notarié par les personnes y autorisées en vertu de la loi se fait à présent toujours par le biais du notaire qui en conserve la minute. A la lumière du progrès technologique, il est souhaitable que les parties et, à terme, les autres ayants droits puissent directement se connecter à la Banque des actes notariés afin de consulter leurs actes. Il s'agit d'une étape très importante, tant sur le plan de la simplification administrative que sur le plan des services au citoyen. Ceci a également été recommandé par la Commission pour la protection de la vie privée (avis n° 07/2012 du 8 février 2012, p. 6, n° 15) Cela concerne uniquement la possibilité de prendre connaissance de l'acte. Si les parties souhaitent une expédition probante ou une grosse, elles doivent s'adresser au notaire qui est toujours le seul à pouvoir la délivrer. Cet accès permet aux utilisateurs de constater des données erronées ou lacunaires ou le fait qu'une inscription, modification ou radiation n'a pas été effectuée et de les signaler au gestionnaire en vue de la rectification, conformément à la LTD. Il est rappelé que dans la mesure où les données concernées proviennent directement d'une autre source authentique, le requérant doit demander la rectification de cette erreur ou lacune à la source des données. Article 13 Il va de soi que le notaire qui a reçu l'acte a accès audit acte ou à la copie dudit acte dans la Banque des actes notariés. Comme c'est actuellement le cas dans l'univers propre du support papier, cet accès est également ouvert aux autres notaires qui deviennent détenteurs ou dépositaires de la minute ou du répertoire dans lequel l'acte a été inscrit, étant les notaires associés au notaire, ses ou leurs successeurs ou suppléants et, en cas de suppression d'une résidence, le notaire auquel les minutes et répertoires ont été transférés. Cet accès comprend logiquement le droit à la consultation et le droit de déposer, compléter ou rectifier des données et documents, dans l'exercice de leurs missions légales. Quand le notaire concerné n'est plus notaire, temporairement ou définitivement, pour quelque raison que ce soit (révocation, suspension, remplacement, etc. par exemple), son accès est temporairement ou définitivement désactivé. Le notaire titulaire du droit d'accès pourra, par le biais d'une procédure fixée par le gestionnaire de NABAN, également désigner les membres de son personnel qui devront avoir accès en son nom à ses actes en vue de remplir leurs tâches. Cela arrivera également souvent que plusieurs études notariales exercent leur fonction à la suite d'un même acte. Dans les actes comparaissent ainsi parfois des notaires intervenants, des notaires co-instrumentants, des notaires en la présence desquels l'acte est reçu, des notaires agissant en remplacement, etc. Les notaires de ces études ont également le droit de consulter l'acte dans lesquels l'un d'eux est intervenu, dès lors qu'une des parties est le client de leur étude et fera en premier lieu appel à eux pour le dossier. Ils n'ont toutefois pas le droit de déposer ou compléter des pièces, dès lors qu'ils ne sont pas le détenteur de la minute. Le texte a été clarifié pour éviter des problèmes d'interprétation. En ce qui concerne les principes, cet accès des notaires concernés et de leur personnel n'a pas suscité de remarques particulières de la Commission pour la protection de la vie privée (avis n° 07/2012 du 8 février 2012, p. 6, n° 18). La remarque technique de la Commission concernant la formulation n'a pas été suivie du fait que le renvoi au répertoire n'était pas pertinent dans ce contexte. Article 14 Le but n'est pas que l'accès direct aux actes et copies d'actes repris dans la Banque des actes notariés soit plus large que les limitations existant dans le cadre légal actuel. Pour ces raisons, le principe de l'accès direct est associé à la disposition de l'article 23 de la loi organique sur le notariat, lequel détermine à présent qui a droit à la communication de l'acte. Seules ces personnes ont accès à l'acte dans NABAN, soit directement, soit par l'intervention d'un notaire. Cette disposition légale vise toutes les formes de communication de l'acte, donc également la communication qui prend la forme d'une consultation de la Banque des actes notariés. Ainsi, la préférence indiquée par l'Autorité pour la protection de données de déterminer dans la loi qui a accès à la Banque des actes notariés (avis n° 10/2020 du 31 janvier 2020, p. 3-5, n° s 4-6) est donc consacrée. La précision dans l'AR concerne uniquement les modalités pratiques selon lesquelles les différents ayants droits à la communication peuvent recevoir accès à NABAN. Afin de sécuriser la vie privée et d'éviter que des personnes non autorisées aient accès aux actes, l'accès direct devra toujours pouvoir être associé à une source authentique pouvant confirmer la qualité requise pour l'accès. La demande de la Commission pour la protection de la vie privée d'expliciter plus clairement quelles parties et personnes intéressées en nom direct peuvent avoir un accès automatisé a été rencontré en partie (avis n° 07/2012 du 8 février 2012, p. 6, n° 19). Pour le surplus, il est nécessairement renvoyé au cadre légal existant et futur qui peut désigner d'autres personnes autorisées à l'accès. Le principe de base reste que l'on a accès au contenu d'un acte par le biais du notaire, mais la possibilité de donner un accès direct aux parties (à l'acte juridique dans l'acte) et aux personnes intéressées en nom direct nommées nominativement dans l'acte, est créée par le biais de la Banque des actes notariés. L'accès direct doit être limité à celles-ci par la force des choses. L'article 23 prévoit également un droit à la communication à d'autres personnes intéressées en nom direct (sans être nommé nominativement, notamment des héritiers, mais également certains représentants légaux ou judiciaires, tels que des administrateurs provisoires, des tuteurs, etc.), mais tant qu'il n'existe pas de banques de données officielles où sont reprises ces catégories de personnes intéressées, de telle sorte que leur qualité puisse être contrôlée automatiquement, elles doivent, par la force des choses, passer par le biais du notaire pour prendre connaissance d'un acte. Dans l'attente de la création d'une telle banque de données (source authentique), il n'est en effet pas possible actuellement de créer le système de telle sorte que NABAN puisse automatiquement vérifier quelle personne est un autre ayant droit, tel que, le cas échéant, un héritier. Le texte du premier alinéa tient déjà compte de la possibilité qu'il puisse exister à l'avenir des sources authentiques permettant une telle vérification de la qualité par le système, de telle sorte que lesdites personnes intéressées puissent également avoir accès à NABAN. Le texte a été adapté à la recommandation de la Commission pour la protection de la vie privée de scinder plus clairement les personnes qui peuvent avoir un accès direct sur base de la vérification de leur identité et celles pour qui il doit en outre être possible de vérifier également leur qualité (par exemple les héritiers) (avis n° 07/2012 du 8 février 2012, p. 7, n° 20). Il se peut qu'il subsiste toujours des catégories dont la qualité ne pourra pas être vérifiée automatiquement par NABAN. Celles-ci pourront continuer de demander au notaire la communication de l'acte, comme c'est le cas maintenant. Il est également précisé que l'inscription de testaments, révocations de testaments et institutions contractuelles par acte séparé n'est ni visible, ni accessible pour les personnes qui ont droit à la communication de l'acte. La raison est d'éviter que des tiers non autorisés, par exemple un héritier légal qui serait chargé par un testateur âgé de gérer ses affaires, apprendrait en se connectant en son nom à NABAN pour une raison quelconque, qu'un testament a été établi (ou révoqué). Après le décès du testateur, un tel secret n'est plus requis, ni désirable. La copie dont question au deuxième alinéa du § 1, et qui peut être conservée (ou imprimée) par une personne titulaire du droit d'accès, est une copie libre, à ne pas confondre avec une expédition probante ou une grosse. Il est proposé dans l'avis du Conseil d'Etat de supprimer les mots « de droit belge » dans les paragraphes 2 et 3, où il est renvoyé sur le plan technique pour l'accès sécurisé au moyen d'une carte d'identité électronique de droit belge ou d'un moyen alternatif qui permet un niveau d'identification et d'authentification équivalent. Comme il n'est pas possible de garantir sans plus la compatibilité et le degré de sécurisation de toute forme de carte d'identité électronique, cet avis n'est pas entièrement suivi. Les mots « de droit belge » sont cependant remplacés par un renvoi à l'article 6 de la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes des étrangers et aux documents de séjour. Les cartes d'identité électroniques d'autre pays peuvent, le cas échéant, se retrouver sous « un moyen alternatif qui permet un niveau d'identification et d'authentification équivalent », si elles répondent aux exigences, de sorte qu'il ne se pose pas de problème. Le troisième paragraphe règle la vérification d'accès pour les personnes morales. Pour ces personnes morales, qui n'ont pas d'existence physique propre et pas de carte d'identité électronique personnelle, se pose la question de savoir comment elles pourront consulter NABAN. NABAN doit en effet pouvoir contrôler automatiquement la qualité des personnes physiques qui souhaitent intervenir (administrateurs délégués, fondés de pouvoirs, etc.). A cette fin, deux règlements alternatifs sont prévus pour déterminer qui peut avoir accès en leur nom à leurs actes dans la Banque des actes notariés. D'une part, cela concerne les membres des organes d'administration de la personne morale. Cette qualité doit pouvoir être déterminée au moyen d'une source authentique. En ce moment, cela est possible par le biais de l'encodage desdites personnes dans la Banque-Carrefour des Entreprises. D'autre part, pour les sociétés qui sont parties à de nombreux actes notariés, telles que par exemple les banques, et qui, en règle général, font à cet égard appel à différents fondés de pouvoirs, un régime alternatif est prévu en vue de leur permettre de désigner une ou plusieurs personnes, qui n'ont pas de pouvoir de représentation (exclusive), mais qui reçoivent une délégation de la personne morale pour obtenir le droit de consultation. Ce qui est justifié, vu le grand volume d'actes passés par lesdites personnes morales. L'élaboration du règlement pratique est laissée à la Fédération Royale du Notariat belge, sous la gestion de laquelle la Banque des actes notariés sera placée. Les personnes morales qui souhaitent utiliser cette possibilité seront responsables de la gestion des droits d'accès qu'elles attribuent en interne aux utilisateurs qu'elles désignent dans le cadre de la consultation qu'elles effectuent. Elles doivent en outre prendre les mesures de sécurité et de confidentialité nécessaires. En résumé, trois catégories de personnes pourront donc accéder directement aux actes de la Banque des actes notariés : - les personnes physiques qui sont parties ou personne intéressée en nom direct nommée nominativement à l'acte juridique (mais pas leurs éventuels mandataires), par le biais de leur eID ou moyen d'identification équivalent. - les représentants légaux des parties à l'acte juridique (des tuteurs, des administrateurs provisoires, etc. pour les personnes physiques, et les membres des organes d'administration qui sont repris à la BCE pour les personnes morales). Pour une partie de ces représentants légaux, l'implémentation de l'accès dépendra de la création au préalable par la Justice de banques de données authentiques. Tant que ce ne sera pas le cas, ceux-ci devront continuer à s'adresser au notaire. - les représentants désignés par les personnes morales qui sont parties à l'acte juridique et reconnus par NABAN. Article 15 L'article 23 de la loi organique sur le notariat prévoit une exception à l'interdiction de principe de communication par le notaire de l'acte à d'autres qu'aux personnes intéressées en nom direct, héritiers ou ayants droit, lorsque cela est requis en exécution des lois et règlements sur le droit d'enregistrement (en particulier la présentation des actes à l'enregistrement) et de celles relatives aux actes qui doivent être publiés. Actuellement, ces communications exceptionnelles se font encore par le biais d'un dépôt ou d'une présentation par le notaire, parfois par voie électronique (par exemple la présentation à l'enregistrement ou la transcription auprès du bureau pour la sécurité juridique, les dépôts des actes de sociétés au greffe). A l'avenir, cela pourrait avoir lieu par le biais d'une consultation de la Banque des actes notariés. Le texte relatif à l'accès de ces instances publiques a été revu sérieusement suite aux remarques de la Commission pour la protection de la vie privée (avis n° 07/2012 du 8 février 2012, p. 6, n° 19) et actualisé tenant compte des évolutions législatives et organisationnelles qui ont eu lieu entretemps. Les remarque dans l'avis de l'Autorité pour la protection des données ont également été prises en compte (avis n° 10/2020 du 31 janvier 2020, p. 5 et 8, n° s 8 et 16-17). Ainsi, il est stipulé que, dans le cadre de la loi du 5 mai 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 05/05/2014 pub. 04/06/2014 numac 2014203384 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi garantissant le principe de la collecte unique des données dans le fonctionnement des services et instances qui relèvent de ou exécutent certaines missions pour l'autorité et portant simplification et harmonisation des formulaires électroniques et papier fermer garantissant le principe de la collecte unique des données dans le fonctionnement des services et instances qui relèvent de ou exécutent certaines missions pour l'autorité et portant simplification et harmonisation des formulaires électroniques et papier, le droit à la consultation de la copie dématérialisée d'un acte et de toutes ou certaines des données y afférents peut être ouvert à des instances publiques qui ont le droit par ou en vertu de la loi de prendre connaissance de ces données et/ou de procéder à leur traitement. Ceci nécessite une vérification préalable de la base légale d'un tel accès, par le gestionnaire de la Banque des actes notariés, et la conclusion d'un protocole entre le gestionnaire et l'instance publique, relatif aux mesures de sécurité à adopter à l'égard de la protection des données et au mode d'accès des fonctionnaires mandatés de l'instance publique. Cet accès est temporaire si la finalité légale de l'autorité concernée ne justifie pas un accès permanent à l'acte. Suite à la remarque du Conseil d'Etat qu'on pourrait peut-être lire ici une délégation de compétence au gestionnaire qui dépasserait les préoccupations purement techniques et qui pourrait impliquer une faculté d'appréciation, la disposition projeté sur le contrôle de la base légale de l'instance publique par le gérant avant d'activer l'accès, a été supprimé. Suite à cette suppression, et eu égard au fait que le présent article vise uniquement à fixer le cadre dans lequel les instances publiques qui devront encore obtenir une autre base légale expresse pourront exercer leur droits d'accès, il n'est pas encore possible à ce stade de les énumérer d'ores et déjà, comme a été suggéré par l'Autorité pour la protection des données (avis n° 10/2020 du 31 janvier 2020, p. 5 et 7, n° s 8 et 16-17). A terme, il est pensé aux service du Bureau Sécurité Juridique, en vue de l'accomplissement des formalités de l'enregistrement de l'acte et des formalités hypothécaires de transcription, inscription, mention marginale ou radiation, et au greffe du tribunal de l'entreprise, au Moniteur belge et à la Banque-Carrefour des Entreprises, en vue de l'accomplissement des formalités de publicité des actes de sociétés. Avant que ceux-ci pourront toutefois utiliser cette faculté, leurs bases légales respectives devront encore être adaptées expressément en ce sens. Comme soulevé par l'Autorité pour la protection des données, on peut s'inspirer de l'article 20 de la loi du 30 juillet 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/07/2018 pub. 05/09/2018 numac 2018040581 source service public federal justice, service public federal interieur et ministere de la defense Loi relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel type loi prom. 30/07/2018 pub. 10/08/2018 numac 2018031637 source service public federal finances Loi portant des dispositions financières diverses type loi prom. 30/07/2018 pub. 05/09/2018 numac 2018031589 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant dispositions diverses en matière d'Economie fermer relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, pour le contenu du protocole qui doit être conclu entre le gestionnaire et l'instance publique requérant l'accès (avis n° 10/2020 du 31 janvier 2020, p. 7-8, n° 18). Il n'est toutefois pas estimé opportun de fixer cela de manière restrictive dans le présent arrêté. Article 16 Ledit article prévoit l'accès aux actes et copies y repris par les personnes chargées de la gestion technique de la Banque des actes notariés. En raison de la vie privée, ledit accès est limité à des cas exceptionnels, lorsque celui-ci est absolument nécessaire à la réalisation de leur mission. Article 17 L'article 18 de la loi organique sur le notariat prévoit qu'une copie dématérialisée de tout acte reçu sur support papier doit être déposée dans NABAN, laquelle a la même valeur probante qu'une première expédition. Le premier alinéa de l'article 24 du présent arrêté vise à préciser que ladite copie a la forme d'une expédition sous forme dématérialisée comme visée à l'article 25, troisième alinéa de la loi précitée. Une expédition est la copie complète, littérale et certifiée conforme par le notaire de l'acte dont il conserve la minute. Dans le contexte électronique du dépôt dans NABAN, la certification conforme est une modalité de la signature et du dépôt. Par le simple fait du dépôt de la copie dématérialisée, le notaire déclare qu'il s'agit d'une copie conforme de l'acte. L'article 25 de la loi organique sur le notariat prévoit aujourd'hui que sauf disposition expresse contraire contenue dans une autre loi, l'expédition électronique ne doit pas obligatoirement contenir les annexes. Entretemps, il a également été prévu dans le cadre de la présentation par voir électronique des actes à l'enregistrement et au bureau pour la sécurité juridique que celle-ci se fait par présentation d'une expédition électronique qui reprend uniquement la minute, y compris les mentions éventuelles au pied de celle-ci (art. 1, 2° de l'AR du 14 mars 2014 portant réglementation de la présentation à la formalité de l'enregistrement et à la publicité hypothécaire d'actes de certains fonctionnaires instrumentants). L'objectif est bien entendu que les copies dématérialisées des actes reçus sur support papier et devant être déposées dans NABAN, contiennent bel et bien les annexes. Il est donc prévu, comme lors de la présentation par voie électronique à l'enregistrement et au bureau pour la sécurité juridique, qu'une copie des annexes doit aussi être déposée afin de donner une image entière et fidèle de l'acte. Dans la philosophie de la loi du 5 mai 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 05/05/2014 pub. 04/06/2014 numac 2014203384 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi garantissant le principe de la collecte unique des données dans le fonctionnement des services et instances qui relèvent de ou exécutent certaines missions pour l'autorité et portant simplification et harmonisation des formulaires électroniques et papier fermer garantissant le principe de la collecte unique des données dans le fonctionnement des services et instances qui relèvent de ou exécutent certaines missions pour l'autorité et portant simplification et harmonisation des formulaires électroniques et papier, la loi organique sur le notariat, la loi hypothécaire et le code des droits d'enregistrement prévoient que les plans annexés à un acte qui sont déjà repris dans la base de données des plans de délimitation de l'Administration générale de la Documentation patrimoniale, ne doivent plus être présentés par voie électronique à condition que l'acte contienne la référence au plan dans cette base de données des plans. Ce régime s'applique au dépôt de l'acte dans la Banque des actes notariés et ne doit pas être répété dans l'arrêté royal, comme a aussi été soulevé par le Conseil d'Etat. Article 18 Ledit article stipule que pour l'établissement de la copie dématérialisée de l'acte, le système de traitement et d'échange de données utilisé doit répondre à des standards technologiques acceptés et reconnus de manière générale. La présente disposition permet d'évoluer en même temps que le progrès technologique, de telle sorte que l'inaltérabilité, la confidentialité et la conservation restent garanties en tout temps. Les termes "l'inaltérabilité, la confidentialité et la conservation" utilisés ici sont ceux visés à l'article 13 de la loi organique sur le notariat et sont indépendants des termes "Confidentialité, Intégrité et Disponibilité" (confidentiality, integrity, availability (CIA)) connus internationalement dans l'univers technique, bien qu'il y ait bien entendu un certain chevauchement. Article 19 La copie dématérialisée de l'acte ne peut être signé qu'au moyen d'une signature électronique. En premier lieu, on fait appel à la carte d'identité électronique de droit belge, mais des modes alternatifs sont laissés ouverts. En vue de la sécurité juridique, il est opté dans ce cas dans l'arrêté pour l'utilisation de signatures électroniques « fortes » pouvant être assimilées à une signature manuscrite. Pour ces raisons, il est renvoyé à la signature électronique qualifiée au sens de l'article 3.12. du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE. Suite à l'avis du Conseil d'Etat, les mots « de droit belge » sont remplacés par un renvoi à l'article 6 de la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes des étrangers et aux documents de séjour. Article 20 Au cours de l'existence d'un acte authentique, toutes sortes de mentions et d'ajouts sont souvent ajoutés. On pense à de possibles mentions telles que la délivrance d'une première grosse, certaines déclarations fiscales, certaines radiations, la mention de la modification d'un contrat de mariage, l'ajout de la relation de l'enregistrement et de l'hypothèque, l'annexion du jugement autorisant la délivrance d'une deuxième grosse, etc. Ces ajouts et mentions ultérieures de l'acte authentique sur support papier doivent également être conservés dans la Banque des actes notariés, de sorte à bénéficier des mêmes effets et de donner une image complète et fidèle de l'acte et de ses accessoires. Sans ces ajouts, la copie dématérialisée ne serait pas complète et la source authentique contiendrait des fautes. Article 21 La loi prévoit un délai de quinze jours après la passation de l'acte pour son dépôt dans NABAN. Le notaire veille à ce que toutes les données nécessaires imposées en vertu du présent arrêté soient fournies lors du dépôt ou, dans le cas d'un testament, d'une révocation de testament ou d'une institution contractuelle, lors de l'inscription. Article 22 Ladite disposition prévoit un certain nombre de règles minimales devant être observées en vue de garantir que la copie dématérialisée de l'acte puisse être conservé dans la Banque des actes notariés d'une façon telle qu'il puisse garantir sa confidentialité et sécurité, sa lisibilité permanente, son accessibilité et le contrôle dudit accès durant toute la durée de la conservation. Les recommandations de l'Autorité pour la protection des données ont été reprises dans le texte (avis n° 10/2020 du 31 janvier 2020, p. 8, n° s 19-20). Nonobstant la suggestion de l'Autorité pour la protection des données que la disposition générale du premier paragraphe pouvait suffire, la préférence a été donnée à fixer expressément certaines mesures concrètes. A cette fin, un certain nombre d'obligations sont imposées au deuxième paragraphe à la Fédération Royale du Notariat belge, lesquelles ont entre autres été créées pour respecter les obligations concernant la confidentialité et la sécurité du traitement contenues dans le Règlement (EU) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et abrogeant la directive 95/46/CE, lequel impose au responsable du traitement de prendre des mesures de sécurité et de qualité adaptées au traitement. Les mesures de sécurité proposées dans la présente disposition sont, outre le règlement susmentionné, inspirées de divers textes législatifs et diverses sources. Il peut entre autres être renvoyé à l'avis 23/2008 de la Commission de la protection de la vie privée qui a notamment trait à l'importance de mesures de sécurité adaptées devant encadrer une source authentique. Nombre de ces dispositions parlent d'elles-mêmes et ne requièrent pas de commentaire spécifique. Elles n'ont pas suscité de remarques particulières de la part de la Commission pour la protection de la vie privée (avis n° 07/2012 du 8 février 2012). La Banque des actes notariés devra se situer physiquement dans au moins deux lieux ( § 2, 1) de l'article). En France, les lieux sont déterminés compte tenu des lignes de faille géologiques et d'autres facteurs de sécurité (tels que le risque d'irradiation). Vu que la Belgique est un petit pays, il se peut que si un tremblement de terre survient dans une seule région, il ait également des répercussions dans d'autres régions. Il en va de même pour le problème lié à l'irradiation. En ce qui concerne un lieu situé en dehors des frontières nationales, se pose le problème selon lequel les actes authentiques appartiennent au domaine public et ils ne peuvent donc pas être conservés comme ça en dehors des frontières nationales. Vu que les actes appartiennent au domaine public, ils ne peuvent être conservés à l'étranger que si le lieu de conservation offre suffisamment de garanties d'immunité (une ambassade ou un consulat belge par exemple). Par les mots "se situe physiquement", il est entendu le lieu où se situe le support matériel, la "machine", où les données électroniques de NABAN sont sauvegardées. Tous les lieux ont la même valeur et le notaire ne procède qu'à un seul dépôt qui est envoyé vers tous les lieux. § 2, 3° et 4° de l'article ont entre autres trait de façon non exhaustive à la détection et au traçage des opérations d'accès à la Banque des actes notariés, de même qu'aux opérations de création, de digitalisation, d'ajout et de conservation relatives aux actes notariés. Le texte a été complété avec l'obligation pour le gestionnaire de NABAN de maintenir des ressources financières suffisantes ou de contracter une assurance responsabilité appropriée et de disposer d'un plan afin d'assurer la continuité du service. Article 23 Entretemps un nouveau cadre légal a été développé pour les services d'archivage qualifiés. Comme source authentique avec des documents ayant la force probante d'une première expédition, il y a une présomption que la Banque des actes notariés répond aux exigence d'un tel service d'archivage, de sorte qu'elle peut y être assimilée au niveau de la force probante de la copie dématérialisée comme copie fiable et durable de l'acte original. Comme le Conseil d'Etat estime que ceci découle de la force probante qui est accordée à cette copie par l'article 18 de la loi organique sur le notariat, ceci n'est pas élaboré plus amplement dans le présent arrêté, bien que cela relève du mode de création et organisation de la Banque des Actes notariés, eu égard à cette force probante. Il s'ensuit que les documents et les données conservées dans la Banque des actes notariés sont présumés avoir été conservés de manière à les préserver de toute modification, sous réserve des modifications relatives à leur support ou leur format électronique. La copie dématérialisée de l'acte notarié conservée dans la Banque des actes notariés est présumée être une copie fidèle et durable de l'original. Article 24 L'article 26 de la loi du 6 mai 2009Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/05/2009 pub. 19/05/2009 numac 2009202053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi portant des dispositions diverses fermer portant des dispositions diverses a reporté l'entrée en vigueur des modifications de la loi organique sur le notariat concernant la création d'une Banque des actes notariés à une date à fixer par le Roi, qui ne peut toutefois dépasser le 1er janvier 2020. Comme ces dispositions légales sont déjà entrées en vigueur et l'effet rétroactif ne peut être accordé sur cette base seule, une entrée en vigueur immédiate à la date de la publication est prévue. J'ai l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté le très respectueux et très fidèle serviteur, Le Ministre de la Justice, K. GEENS CONSEIL D'ETAT section de législation Avis 66.830/2 du 13 janvier 2020 sur un projet d'arrêté royal `portant l'introduction de la Banque des actes notariés' Le 17 décembre 2019, le Conseil d'Etat, section de législation, a été invité par le Vice Premier Ministre et Ministre de la Justice, chargé de la Régie des Bâtiments, et Ministre des Affaires européennes à communiquer un avis, dans un délai de trente jours, sur un projet d'arrêté royal `portant l'introduction de la Banque des actes notariés'. Le projet a été examiné par la deuxième chambre le 13 janvier 2020. La chambre était composée de Pierre VANDERNOOT, président de chambre, Patrick RONVAUX et Christine HOREVOETS, conseillers d'Etat, Sébastien VAN DROOGHENBROECK et Jacques ENGLEBERT, assesseurs, et Béatrice DRAPIER, greffier. Le rapport a été rédigé par Xavier DELGRANGE, premier auditeur chef de section et Anne Stéphanie RENSON, auditeur adjoint, et présenté par Xavier DELGRANGE, premier auditeur chef de section. La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de Pierre VANDERNOOT. L'avis, dont le texte suit, a été donné le 13 janvier 2020. Compte tenu du moment où le présent avis est donné, le Conseil d'Etat attire l'attention sur le fait qu'en raison de la démission du Gouvernement, la compétence de celui-ci se trouve limitée à l'expédition des affaires courantes. Le présent avis est toutefois donné sans qu'il soit examiné si le projet relève bien de la compétence ainsi limitée, la section de législation n'ayant pas connaissance de l'ensemble des éléments de fait que le Gouvernement peut prendre en considération lorsqu'il doit apprécier la nécessité d'arrêter ou de modifier des dispositions réglementaires. Comme la demande d'avis est introduite sur la base de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois `sur le Conseil …