Description de fonction Organisation : CP 333 Département : Direction Code : FB-19-A-FR Fonction : Assistant Back Office Fonction assimilées : Collaborateur marketing/commercial/relations publiques Date : novembre 2010 1. Organisation - Dépend du responsable Back Office qui dépend du Directeur.2. But Participer à des tâches de marketing et de support administratif afin de venir en soutien aux activités du responsable de service ou de la direction. 3. Tâches principales - Organise des animations et événements : - rédige le contenu des publicités (flyers, affiches,...) et communiqués de presse liés à l'événement et les fait approuver par son responsable; - fait éventuellement appel à des sous-traitants pour la communication en faisant approuver par son responsable; - prend contact avec la presse locale pour l'informer de l'événement; - estime le budget pour l'événement (sous-traitants, animations,...); - informe et se coordonne avec les différents responsables et sous-traitants pour la mise en oeuvre pratique de l'événement; - calcule les retombées financières de l'événement et remonte l'information au service comptable; - rédige un rapport de l'événement. - Participe aux réunions marketing et au fonctionnement du service : - établit des documents préparatoires et établit des PV de réunions; - participe à l'élaboration des objectifs marketings et leur évaluation en collaboration avec l'équipe. - Réalise diverses tâches de secrétariat : - rédige des courriers, compte-rendus, les fait approuver par son responsable et les envoies; - traite les appels téléphoniques et e-mails. - Participe aux salons et foires en collaboration avec son responsable : - prépare les invitations, réalise des prospects et prend des contacts commerciaux; - participe au salon avec son responsable et répond aux sollicitations du public; - assure le suivi du salon en envoyant des devis et invitations aux groupes intéressés. - Organise les conférences de presse sur demande du responsable : - envoie le communiqué de presse; - réalise, fait approuver et envoie les invitations pour la conférence; - réalise et fait approuver la farde presse; - réserve la salle de réunion; - accueille les personnes de la presse; - met à jour la base de données des contacts journalistiques. - Et/ou organise les visites à la carte et les groupes spéciaux (séjours) sur demande : - fait une proposition de prix aux clients sur la base des informations reçues des autres sites; - confirme la date retenue aux autres sites lors de la réservation; - se coordonne avec les autres sites pour le séjour et les activités prévues; - accueille les groupes et leur explique le déroulement du séjour. 4.
\nCritères 4.1. Niveau des responsabilités 4.1.1. Influence Est responsable : - de l'organisation des animations et événements; - de la collaboration avec le service marketing; - de l'exécution des tâches de secrétariat; - de l'organisation des conférences de presse; - de l'organisation des visites à la carte et des groupes spéciaux. 4.1.2. Conséquences - Une erreur dans l'organisation des animations et événements, ainsi que des visites à la carte ou groupes spéciaux peuvent entraîner du mécontentement des visiteurs, des pertes financières et avoir un impact sur l'image du site; - Une erreur dans l'exécution des tâches de secrétariat peut entraîner une perte de temps; - Une erreur dans l'organisation des conférences de presse peut entraîner du mécontentement des journalistes et avoir un impact sur l'image du site.
\nLes conséquences de ces erreurs sont visibles à court terme. 4.1.3. Diriger - ... 4.2. Connaissance et complexité - Niveau d'enseignement graduat ou expérience équivalente; - Connaissance des produits et du fonctionnement du site touristique; - Connaissance en techniques commerciales; - Connaissance pratique des logiciels de bureautique; - Opérationnel dans la fonction après 6 mois à 1 an. 4.3. Résolution des problèmes 4.3.1. Difficulté des problèmes - Pouvoir coordonner et informer les personnes concernées par l'organisation d'événements dans les délais; - Pouvoir organiser son travail en tenant compte des imprévus et exigences des autres sites. 4.3.2. Liberté d'action - Est soumis aux délais des événements, aux directives de son responsable et aux demandes du client; - Est autonome dans l'organisation des événements et animations et dans l'exécution des tâches commerciales et de secrétariat; - Fait appel à son responsable pour les événements de presse et l'organisation des salons et foires. 4.4.
\nCommunication et concertation 4.4.1. Contacts internes - A. des contacts quotidiens avec son responsable concernant les tâches de secrétariat, organisation de conférence de presse ou de foires et salons; - A des contacts hebdomadaires avec le service marketing pour échanger de l'information concernant les foires et salons et l'organisation du service; - A des contacts quotidiens avec les chefs de services concernant l'organisation et la coordination d'événements. 4.4.2. Contacts externes - A des contacts hebdomadaires avec les fournisseurs pour des échanges d'informations concernant l'organisation d'événements; - A des contacts mensuels avec la presse pour échanger des informations concernant les communiqués de presse; - A des contacts mensuels avec les clients pour l'organisation de groupes ou lors de prospection commerciale. 4.4.3.
\nLangues étrangères - Connaissance de la deuxième langue nationale parlée et écrite; - Connaissance d'une troisième langue parlée est un atout. 4.5. Aptitudes et exigences spécifiques - Et/ou précision dans les tâches. 4.6. Inconvénients 4.6.1. Poids - ... 4.6.2. Position difficile - ... 4.6.3. Circonstances de travail - ... 4.6.4. Risque personnel - ...
\nDescription de fonction Organisation : CP 333 Département : Exploitation Code : FB-20-A-FR Fonction : Responsable exploitation Date : novembre 2010 1. Organisation - Dépend du Directeur général qui dépend de l'Administrateur délégué; - Donne des directives opérationnelles à des collaborateurs (5-20 ETP). 2. But Coordonner et superviser son équipe, organiser le planning et organiser des visites afin de garantir aux clients une visite de qualité.3. Tâches principales - Prépare et adapte le planning pour ses collaborateurs : - estime le nombre de personnes nécessaires et réalise le planning selon la saison passée, les réservations et les demandes de congés des personnes; - fait approuver le planning prévu par son responsable lors de réunion; - adapte le planning selon les imprévus (congés, maladie). - Coordonne et supervise son équipe - participe éventuellement au recrutement; - approuve et calcule les heures prestées par ses collaborateurs; - supervise le travail de ses collaborateurs et apporte son aide en cas de surcharge de travail; - solutionne les imprévus survenus dans l'exécution du travail de ses collaborateurs (accident, pannes,...); - apporte son soutien à ses collaborateurs en étant présent dans l'exploitation. - Participe à diverses réunions internes : - échange avec les chefs de services; - fait redescendre l'information dans son service; - prépare éventuellement des présentations pour la réunion. - Participe à l'élaboration du budget : - fait les demandes de budgets personnels de son service; - fait éventuellement appel aux sous-traitants pour une remise de prix de nouveaux matériels liés à l'informatique ou la signalétique; - fait des propositions d'améliorations des départs (signalétiques, matériel informatique) et coordonne l'estimation des budgets liés; - supervise les travaux et approuve les factures liées. - Et/ou organise les visites de grands groupes sur demande : - fait une proposition de prix au client; - coordonne le service pour l'accueil et l'organisation de ces groupes; - répond aux sollicitations spécifiques des clients. 4.
\nCritères 4.1. Niveau des responsabilités 4.1.1. Influence Est responsable : - De la préparation et du suivi du planning pour ses collaborateurs; - De la coordination et supervision de son équipe; - De l'estimation du budget annuel de son service; - Et/ou de l'organisation des visites de grands groupes. 4.1.2. Conséquences - Une erreur dans la préparation et suivi du planning peut entraîner des dysfonctionnements internes, du mécontentement des clients et avoir un impact sur l'image du site; - Une erreur dans la coordination et supervision de son équipe peut entraîner une baisse de motivation, des dysfonctionnements internes, risques d'accidents et du mécontentement des clients; - Une erreur dans l'estimation du budget peut entraîner des coûts supplémentaires; - Et/ou une erreur dans l'organisation des visites peut entraîner du mécontentement des clients et avoir un impact sur l'image du site.
\nLes conséquences de ces erreurs sont visibles à court et moyen terme. 4.1.3. Diriger : - Donne des directives opérationnelles à des collaborateurs (5-20 ETP). 4.2. Connaissance et complexité - Niveau d'enseignement Bachelor ou expérience équivalente; - Expérience préalable de 3-5 ans; - Connaissance de la structure et du fonctionnement du site touristique; - Connaissance des logiciels de bureautique; - Opérationnel dans la fonction après 1 an. 4.3. Résolution des problèmes 4.3.1. Difficulté des problèmes : - Pouvoir établir et suivre le planning selon le personnel fluctuant et les incidents rencontrés (maladies); - Pouvoir solutionner au plus vite les imprévus du site et continuer à assurer l'organisation des départs. 4.3.2.
\nLiberté d'action - Est soumis aux procédures liées à l'établissement du planning, aux directives de son responsable et demandes du client; - Fait appel à son responsable lors des modifications importantes du planning ou d'accidents survenus et pour l'approbation du budget. 4.4. Communication et concertation 4.4.1. Contacts internes - A des contacts quotidiens avec son service pour échanger de l'information concernant le planning, la coordination et supervision de son travail; - A. des contacts mensuels avec les chefs de services concernant des échanges d'informations; - A des contacts hebdomadaires avec son responsable concernant le planning et son suivi. 4.4.2. Contacts externes - A des contacts quotidiens avec les clients pour l'organisation de groupes ou pour des questions spécifiques; - A des contacts hebdomadaires avec les fournisseurs pour des échanges d'informations concernant l'organisation des groupes spéciaux. 4.4.3.
\nLangues étrangères - Connaissance de la deuxième langue nationale parlée et écrite; - Connaissance d'une troisième langue parlée et écrite est un plus. 4.5. Aptitudes et exigences spécifiques - ... 4.6. Inconvénients 4.6.1. Poids - ... 4.6.2. Position difficile - ... 4.6.3. Circonstances de travail - ... 4.6.4. Risque personnel - ...
\nDescription de Fonction Organisation : CP 333 Département : Finance Code : 21-A-FR Fonction : Responsable Back Office Date : novembre 2010 1. Organisation - Dépend du Directeur; - Donne des instructions aux collaborateurs (5-10 ETP). 2. But Assurer la gestion des cartes en préventes (facturation, suivi) ainsi que l'encadrement du personnel du coffre afin de s'assurer que tous les points de ventes bénéficient d'assez de cash flow.3. Tâches principales - Gère les comptes clients : - édite des cartes en préventes; - envoie les cartes; - établit la facturation; - suit les payements auprès des clients. - Contrôle le cash flow : - effectue les commandes d'argent auprès de la banque en fonction des prévisions évaluées; - organise le planning pour les transports externes de fonds; - contacte les transporteurs de fonds pour les informer du planning. - Coordonne et supervise le personnel de caisse : - effectue la supervision de l'équipe pour le contrôle des caisses; - forme le personnel au contrôle des caisses; - aide l'équipe dans le contrôle des caisses en cas de forte affluence; - prépare le planning et l'adapte en fonction de l'affluence des visiteurs et/ou de l'absence de collaborateurs; - contrôle les heures prestées du personnel; - établit des procédures de vérifications à chaque étape du comptage des caisses; - prévient le directeur administratif de toute suspicion/constat de fraude; - contrôle le travail du personnel du coffre et établit des avertissements; - participe au recrutement. 4.
\nCritères 4.1. Niveau des responsabilités 4.1.1. Influence Est responsable : - de la bonne gestion des cartes en préventes; - de la disponibilité suffisante de cash flow; - de la constitution de caisses en suffisance; - de la vérification des caisses pour éviter toute fraude; - de l'encadrement du personnel. 4.1.2. Conséquences - Perte du chiffre d'affaire pour la société en cas de diminution de la vente des cartes en préventes; - Problèmes avec la comptabilité due à une mauvaise facturation; - Manque de caisses et donc impossibilité d'ouvrir certains points de ventes;
\nCes conséquences sont visibles à court ou moyen terme. 4.1.3. Diriger - Donne des instructions aux collaborateurs (5-10 ETP) 4.2. Connaissance et complexité - Niveau d'enseignement Bachelor, orientation économique ou expérience équivalente; - Expérience de trois à cing ans; - Connaissance des programmes informatiques; - Connaissance de base en comptabilité; - Connaissance des procédures internes et de vérification; - Opérationnel après 1 an. 4.3. Résolution des problèmes 4.3.1. Difficulté des problèmes - Pouvoir veiller à ce qu'il n'y ait pas d'erreur de caisse; - Pouvoir veiller à ce que le cash flow soit suffisant en fonction de l'affluence des visiteurs; - Pouvoir adapter le planning en fonction de l'affluence des visiteurs et/ou de l'absence de collaborateurs. 4.3.2.
\nLiberté d'action - Est soumis aux directives de son responsable direct, l'account manager; - Est autonome pour l'organisation de son travail; - Fait appel à son responsable en cas de suspicion de fraude. 4.4. Communication et concertation 4.4.1. Contacts internes - A des contacts quotidiens avec les commerciaux concernant les cartes en prévente; - A des contacts quotidiens avec le personnel et le service RH concernant la formation, les contrats, les coûts de personnel et la vérification des pointages. 4.4.2. Contacts externes - A des contacts hebdomadaires avec les transporteurs de fonds afin de garantir un flux constant du cash flow et garantir la sécurité de l'argent; - A des contacts lors de chaque clôture comptable mensuelle avec les clients concernant d'éventuels problèmes de facturation. 4.4.3.
\nLangues étrangères - Connaissance de la deuxième langue nationale afin de se faire comprendre par les clients est un plus. 4.5. Aptitudes et exigences spécifiques - Et/ou précision dans les tâches. 4.6. Inconvénients 4.6.1. Poids - ... 4.6.2. Position difficile - ... 4.6.3. Circonstances de travail - ... 4.6.4. Risque personnel. - ...
\nDescription de fonction Organisation : CP 333 Département : Administration Code : FB-22-A-FR Fonction : Responsable Administratif Fonction assimilées : Responsable human ressources Date : novembre 2010 1. Organisation - Dépend du Directeur; - Donne des directives opérationnelles aux collaborateurs (1-5 ETP). 2. But Assurer le suivi des tâches comptables et administratives du personnel afin que la société soit en règle vis-à-vis des institutions, des fournisseurs et de son personnel.3. Tâches principales - Assure le suivi administratif du personnel : - prépare les fiches de prestations; - encode dans le système de paie les fiches de prestations reçues des chefs de services; - contrôle les fiches de prestations et fait approuver les heures supplémentaires par le responsable; - participe au recrutement du personnel (contact, tri CV,...); - crée les documents liés (contrats, C4, attestations de vacances) et les fait approuver par son responsable de service; - dispatche les documents aux chefs de services; - commande les tickets restaurants et les dispatche; - répond aux sollicitations du personnel; - estime le budget annuel du personnel selon les contrats précédents et le fait approuver par le responsable; - assure le suivi des contacts et contrats des étudiants et intérimaires. - Réalise des tâches administratives diverses : - participe à l'organisation des assemblées et réunions (convocation, présence et compte-rendu); - établit des statistiques concernant le nombre de visiteurs, les recettes et les coûts de personnel. - Répartit le travail et approuve les congés de ses collaborateurs. - Assure un suivi des factures et paiements : - contrôle et vérifie les factures; - enregistre les factures dans le logiciel comptable; - tient à jour l'échéancier des paiements; - prépare des ordres de paiement; - vérifie, corrige et justifie la situation des comptes. - Et/ou assure les clôtures mensuelles, trimestrielles et annuelles des dossiers comptables, et procède aux comptes et bilans : - fige les coûts et recettes lors de la vérification; - vérifie les coûts et recettes encodés; - recherche les informations manquantes ou en doublons; - prépare les justificatifs des comptes; - envoie les demandes de régularisations aux fournisseurs; - crée un rapport financier à destination de son responsable et des réviseurs; - recherche l'information et répond aux questions des réviseurs ou du responsable. 4.
\nCritères 4.1. Niveau des responsabilités 4.1.1. Influence Est responsable : - du suivi administratif du personnel; - des tâches administratives diverses (statistiques, réunions,...); - de la répartition et supervision des collaborateurs; - du suivi des factures et paiements; - des clôtures mensuelles, trimestrielles et annuelles des dossiers comptables. 4.1.2. Conséquences - Une erreur dans le suivi administratif du personnel peut entraîner des amendes administratives, coûts supplémentaires, du mécontentement des travailleurs; - Une erreur dans les tâches administratives peut entraîner du mécontentement des personnes et des retards; - Une erreur dans la répartition et supervision de sa collaboratrice peut entraîner une baisse de motivation et des dysfonctionnements internes; - Une erreur dans la clôture et vérification comptable peut entraîner des erreurs comptables (envoi de rappels injustifiés) et amendes administratives.
\nLes conséquences de ces erreurs sont visibles à court et moyen terme. 4.1.3. Diriger - Donne des directives opérationnelles aux collaborateurs (1-5 ETP). 4.2. Connaissance et complexité - Niveau d'enseignement Bachelor ou expérience équivalente; - Expérience préalable de trois à cinq ans; - Connaissance en législation sociale et gestion salariale; - Connaissance de base en comptabilité; - Connaissance pratique des logiciels de bureautique et logiciel comptable; - Opérationnel dans la fonction après 1 an. 4.3. Résolution des problèmes 4.3.1. Difficulté des problèmes - Pouvoir contacter les bonnes personnes pour obtenir des informations pertinentes pour le suivi des salaires et des contrats; - Pouvoir se fixer des priorités dans les demandes urgentes et les imprévus. 4.3.2.
\nLiberté d'action - Est soumis à la législation sociale et comptable et aux directives de son responsable; - Est autonome dans le suivi de la comptabilité et du suivi administratif du personnel; - Fait appel à son responsable lors de la signature des contrats, candidatures ou lors de décision sur le personnel (heure supplémentaire, engagement,...), de l'approbation du budget. 4.4. Communication et concertation 4.4.1. Contacts internes - A des contacts quotidiens avec le personnel du site pour des échanges d'informations concernant des questions administratives; - A des contacts quotidiens avec son responsable concernant le suivi comptable et administratif du personnel; - A des contacts quotidiens avec les collaborateurs pour échanger de l'information concernant le suivi comptable et la répartition des tâches. 4.4.2.
\nContacts externes - A des contacts quotidiens avec le secrétariat social et l'administration pour des questions spécifiques concernant l'administration du personnel; - A des contacts quotidiens avec les fournisseurs ou clients concernant le suivi comptable; - A des contacts hebdomadaires avec les réviseurs pour des échanges d'informations concernant les clôtures et vérification comptable. 4.4.3. Langues étrangères : - Connaissance de la deuxième langue nationale est un plus. 4.5. Aptitudes et exigences spécifiques - ... 4.6. Inconvénients 4.6.1. Poids - ... 4.6.2. Position difficile - ... 4.6.3. Circonstances de travail - ... 4.6.4. Risque personnel - ...
\nDescription de fonction Organisation : CP 333 Département : Technique Code : FB-23-A-FR Fonction : Responsable Technique Date : novembre 2010 1. Organisation - Dépend du Directeur; - Donne des directives opérationnelles aux collaborateurs (1-10 ETP). 2. But Coordonner et superviser son équipe, réaliser des tâches de dépannage ou d'amélioration du site afin de garantir le bon fonctionnement et la sécurité des installations, d'améliorer le parc au niveau technique.3. Tâches principales - Prépare et adapte le planning pour ses collaborateurs : - estime le nombre de personnes nécessaires et réalise le planning; - fait approuver le planning par son responsable; - adapte le planning selon les imprévus (congés, maladie). - Coordonne et supervise son équipe : - participe éventuellement au recrutement et à l'évaluation de son équipe; - approuve et calcule les heures prestées par ses collaborateurs; - supervise et répartit le travail de ses collaborateurs; - maintient la cohésion au sein de son équipe; - solutionne les malaises et conflits éventuels; - solutionne les imprévus survenus dans l'exécution du travail de ses collaborateurs (accidents,...). - Organise ou répare lui-même les pannes rencontrées : - analyse et trouve l'origine de la panne; - répartit le travail à réaliser ou répare lui-même; - fait éventuellement appel à des sous-traitants pour des pannes plus conséquentes; - fait remonter à son responsable les problèmes rencontrés. - Veille au stock de matériel technique : - choisit éventuellement les fournisseurs pour les achats; - faxe les bons de commandes selon les besoins de son équipe ou fait la demande à son responsable; - approuve les factures reçues et le transmet à son responsable. - Réalise des projets d'amélioration technique du domaine (éclairage,...) : - imagine des améliorations techniques pour le domaine; - chiffre le projet et fait éventuellement appel à des sous-traitants; - réalise et soumet un dossier de projet à son responsable pour approbation; - supervise et organise le déroulement du projet dans les délais par les sous- traitants et son équipe. - Estime le budget annuel des nouvelles installations et matériels : - rédige une estimation du budget annuel de son service; - fait éventuellement appel aux sous-traitants pour une remise de prix de nouveaux matériels; - fait approuver le budget par son responsable. 4.
\nCritères 4.1. Niveau des responsabilités 4.1.1. Influence Est responsable : - de la préparation et du suivi du planning pour ses collaborateurs; - de la coordination et supervision de son équipe; - de l'entretien du site (dépannage et améliorations); - du suivi du stock de matériel; - de l'estimation du budget annuel. 4.1.2. Conséquences - Une erreur dans la préparation et suivi du planning peut entraîner des dysfonctionnements internes, du mécontentement des clients; - Une erreur dans la coordination et supervision de son équipe peut entraîner une baisse de motivation, des dysfonctionnements internes, risques d'accidents et du mécontentement des clients; - Une erreur dans le suivi du stock peut entraîner des retards dans le travail de son équipe; - Une erreur dans l'entretien du site peut entraîner une mauvaise image auprès des visiteurs, leur mécontentement et augmenter le risque d'accident; - Une erreur dans l'estimation du budget ou vérification des consommations peut entraîner des coûts supplémentaires.
\nLes conséquences de ces erreurs sont visibles à court ou moyen terme. 4.1.3. Diriger - Donne des directives opérationnelles aux collaborateurs (1-10 ETP). 4.2. Connaissance et complexité - Niveau d'enseignement Bachelor ou expérience équivalente; - Expérience préalable de trois à cinq ans; - Connaissance des installations du site touristique; - Connaissance des logiciels de bureautique; - Connaissance pratique en électricité et mécanique; - Opérationnel dans la fonction après 1 an. 4.3. Résolution des problèmes 4.3.1. Difficulté des problèmes - Pouvoir établir et suivre le planning selon le personnel fluctuant et les incidents rencontrés (maladies); - Pouvoir détecter et localiser les pannes du site dans les plus brefs délais. 4.3.2.
\nLiberté d'action - Est soumis aux procédures liées aux factures, aux directives de son responsable direct et des délais des projets; - Est autonome dans le suivi du planning, la coordination et suivi de son équipe, les dépannages et le suivi du stock; - Fait appel à son responsable en cas de problème majeur du site (fermeture d'un accès, accident,...) ou de son équipe (tentions) et lors de l'approbation du budget, factures et planning. 4.4. Communication et concertation 4.4.1. Contacts internes - A des contacts quotidiens avec son responsable concernant le planning et les problèmes rencontrés; - A des contacts quotidiens avec son service pour échanger de l'information concernant le planning, la coordination et la supervision de leur travail; - A des contacts mensuels avec les chefs de services concernant des événements spéciaux ou problèmes rencontrés. 4.4.2.
\nContacts externes - A des contacts quotidiens avec les fournisseurs et sous-traitants pour des échanges d'informations concernant les commandes, factures et projets en cours. 4.4.3. Langues étrangères - Connaissance de la deuxième langue nationale est un plus. 4.5. Aptitudes et exigences spécifiques - ... 4.6 Inconvénients 4.6.1. Poids - ... 4.6.2. Position difficile - ... 4.6.3. Circonstances de travail - ... 4.6.4. Risque personnel - ...
\nVu pour être annexé à l'arrêté royal du 8 mai 2013.
\nLa Ministre de l'Emploi, Mme M. DE CONINCK .