Arrêté royal portant approbation du contrat de gestion conclu entre l'Etat et la société anonyme de droit public Société nationale des Chemins de Fer

SERVICE PUBLIC FEDERAL MOBILITE ET TRANSPORTS 5 JUILLET 2005. - Arrêté royal portant approbation du contrat de gestion conclu entre l'Etat et la société anonyme de droit public Société nationale des Chemins de Fer belges. - Addendum Au Moniteur belge du 31 août 2005, édution 2, page 37985, ajouter les annexes au Contrat de gestion entre l'Etat et la société anonyme de droit public S.N.C.B. : Pour la consultation du tableau, voir image ANNEXE 4 Préambule (i) Afin de préserver, après réorganisation de la SNCB au 1er janvier 2005, une approche commune en matière de planification et de monitoring des investissements ferroviaires par les trois nouvelles sociétés ainsi qu'un système uniforme de suivi et de contrôle par l'Etat, la présente annexe est identique pour les contrats de gestion des SA SNCB Holding, Infrabel et SNCB.Dans le texte qui suit, le co-contractant de l'Etat est désigné avec le terme générique « Société ». Toute modification au format des documents dont il est question dans la présente annexe, qui risque d'hypothéquer l'approche commune en matière de planification, de monitoring et de suivi, fera l'objet de concertation entre les trois Sociétés et la Direction générale Transport terrestre. (ii) Le Comité d'Investissement assurera la bonne coordination des plans pluriannuels et programmes annuels d'investissements des trois Sociétés. (iii) La présente annexe définit les différents instruments de planification, de monitoring, de suivi et de contrôle des investissements ferroviaires et décrit les formats de présentation et des rapports PLANIFICATION DES INVESTISSEMENTS FERROVIAIRES, SUIVI ET CONTROLE DE L'EXECUTION Les quatre instruments suivants sont actuellement utilisés pour la planification des investissements ferroviaires et interviennent dans le monitoring, le suivi et le contrôle de ces investissements, aussi bien en interne de la Société qu'en externe par la Direction générale Transport terrestre (DGTT) : - le plan d'investissements pluriannuel, qui détermine la planification à long terme; - le programme d'investissements annuel ou le budget d'investissements, qui fournit, sur base annuelle, une interprétation plus précise du plan pluriannuel; - les dossiers de projet, qui fournissent la description, la planification, l'estimation des coûts et les prévisions budgétaires ainsi que les instruments de suivi pour les projets d'investissements ferroviaires caractérisés par une durée de réalisation délimitée par une date de fin de projet, à distinguer des projets à caractère continu, pour lesquels des dossiers collectifs sont établis; - le dossier relatif à la décision d'investissements (appelée « feu vert » après avis favorable de la DGTT) qui fournit les informations détaillées sur la nature, le planning et le coût d'exécution des différents investissements (prestations en régie, marchés de travaux, de services ou de fournitures, etc.) faisant partie d'un projet. Les chapitres Ier à IV ci-dessous décrivent en détail chacun de ces quatre instruments ainsi que les mécanismes de suivi et de contrôle y relatifs. Le chapitre V décrit la procédure de migration préconisée en vue de l'abandon, à terme, du dernier outil (avis préalable de la DGTT sur la décision d'investissements) en faveur du troisième outil (documents de projet), qui, à l'heure actuelle, est en cours de déploiement. I. LE PLAN D'INVESTISSEMENTS PLURIANNUEL Le plan d'investissements pluriannuel de la Société comprend le planning des investissements ferroviaires sur plusieurs années en matière d'acquisition, de construction et de maintien de l'infrastructure ferroviaire et le planning des investissements en matériel roulant. La coordination entre les plans d'investissements pluriannuels des trois Sociétés est assurée par le Comité d'Investissement. I.1 CONTENU ET FORME DU PLAN D'INVESTISSEMENTS PLURIANNUEL Le plan d'investissements pluriannuel, tous modes de financement confondus, comprend au moins les éléments suivants : 1. La description et l'analyse du contexte européen et belge dans lequel le trafic ferroviaire évolue, notamment en matière de mobilité et en matière de sécurité d'exploitation.2. L'état d'avancement en ce qui concerne l'exécution du plan pluriannuel précédent.3. Les objectifs du nouveau plan d'investissements (objectifs stratégiques et spécifiques, aussi bien en matière de mobilité qu'en matière du niveau de sécurité d'exploitation), avec les références nécessaires aux décisions prises par les autorités compétentes.4. La présentation du nouveau plan d'investissements pluriannuel, comprenant entre autres les documents suivants : - Un tableau récapitulatif global, établi selon un schéma clair et fixe pour toute la durée du plan, qui montre pour chaque année du plan le financement nécessaire quel que soit le mode de financement, pour chacune des six rubriques mentionnées ci-dessous et leurs subdivisions. Les rubriques, les sous-rubriques et les subdivisions sont les suivantes : Rubrique I - Infrastructure : Investissements sur lignes classiques (non LGV). I.1 Investissements d'intérêt général I.2 Modernisation des noeuds (dont Bruxelles, Anvers, Gand, Charleroi et Liège, respectivement numérotés de I.2.1 à I.2.5) I.3 Modernisation des grands axes (8 axes, resp. numérotés de I.3.1 à I.3.8) I.4 Modernisation des axes secondaires I.5 Modernisation des voies accessoires I.6 Infrastructure marchandises (scindé de I.6.1 à I.6.6) I.7 Ouvrages d'art I.8 Passages à niveau I.9 Installations de sécurité I.10 Accueil de la clientèle I.11 Réseau Express Régional (RER) I.12 Mobilité Bruxelles Rubrique II - Infrastructure : Investissements Bâtiments de service/Restructuration II.1 Bâtiments de service II.2 Moyens de production/Restructuration et équipements Rubrique III - Investissements Lignes Grande Vitesse (LGV) III.1 Infrastructure (III.1.1 à III 1.8) III.2 Matériel roulant Rubrique IV - Matériel roulant IV.1 Trafic voyageurs (ventilé en automotrices, voitures et locomotives, resp. numérotées de IV.1.1 à IV.1.3) IV.2 Trafic marchandises IV.3 Ateliers et divers Rubrique V - Informatique et Services généraux Le numéro et la dénomination de ces (sous-)rubriques et de leurs subdivisions ne peuvent être modifiés. De nouvelles rubriques et/ou (sous-)rubriques et/ou autres subdivisions peuvent cependant être ajoutées, pour autant qu'elles soient nécessaires, selon l'évolution de la nature et des caractéristiques des investissements ferroviaires. De tels ajouts se feront en concertation avec la DGTT. Ce tableau récapitulatif global comprend aussi, par ligne et dans des colonnes séparées : ? le montant, en K euro courants, des investissements éventuellement déjà réalisés au préalable en ce qui concerne les projets d'extension de capacité; ? le total du financement nécessaire pour le plan pluriannuel (en K euro constants); ? le montant, en K euro constants, du financement à planifier éventuellement après la période couverte par le plan pluriannuel en ce qui concerne les projets d'extension de capacité. Ce tableau récapitulatif mentionne aussi, par année (colonne) : ? l'investissement total; ? le sous-total de chaque (sous-)rubrique; - Un tableau récapitulatif du plan d'investissements pluriannuel avec le découpage du plan en projets d'investissements. Ce tableau contient tous les numéros de projets envisagés, les intitulés exacts des projets, l'estimation totale de chaque projet, les dépenses réalisées avant la période couverte par le plan, le financement prévu par le plan ainsi que les dépenses à réaliser après la période couverte par le plan. Ce tableau fera ressortir clairement la ventilation, par projet, entre le maintien et l'extension de capacité. - Les sources de financement et les montants financés par chaque source de financement. Les sources de financement suivantes sont différenciées : ? l'Etat fédéral, où il faut distinguer : les crédits budgétaires du SPF Mobilité et Transports, le Fonds RER et, le cas échéant d'autres fonds (à spécifier); ? les autorités régionales, en cas de pré ou cofinancement; ? les éventuels véhicules de financements autres, comme par exemple les Partenariats Publics-Privés (PPP); ? le financement propre au TGV (solde du préfinancement de la Financière TGV); ? la Société, où il faut distinguer : les fonds propres, les emprunts et les financements alternatifs; ? des tiers, pour lesquels il est nécessaire de stipuler de quelle institution qu'il s'agit (Union européenne, pays limitrophes, etc.). - Cette information est complétée par toutes les informations utiles relatives au financement du plan d'investissements. - La répartition régionale des investissements ferroviaires, plus spécifiquement les investissements localisables à charge de l'Etat fédéral, qui ont trait à l'infrastructure du réseau intérieur. L'aperçu global du co- et du préfinancement par les régions sera également fourni. - Des informations complémentaires par rapport aux principaux projets d'investissements. Cette information complémentaire est donnée selon le modèle de la fiche de projet, voir point III. 5. Informations diverses et annexes. I.2 DUREE DE VALIDITE, REVISION ET ACTUALISATION Le planning pluriannuel des investissements ferroviaires est un planning à long terme. Un plan d'investissements en exécution est soumis à une révision en profondeur à l'occasion de la préparation d'un nouveau contrat de gestion. La Société initie la préparation de cette révision au plus tard douze mois avant la fin de la durée de validité du contrat de gestion en vigueur et soumet via la DGTT, au plus tard six mois avant cette date, le projet du nouveau plan d'investissements pluriannuel au ministre ayant les investissements ferroviaires dans ses attributions. Des actualisations intermédiaires, annuelles sont également possibles. S'il ressort du rapport d'évaluation annuel de l'année a (voir I.3) que certains montants ont été modifiés de manière substantielle, l'actualisation pour les années a+2 et suivantes, doit être présentée pour approbation, via la DGTT, au ministre ayant les investissements ferroviaires dans ses attributions. Le cas échéant, le projet de plan d'investissements pluriannuel actualisé est transmis à la DGTT avant la fin du mois de juin. On entend par modification substantielle : toute modification en + ou - de 15 % et plus par sous-rubrique (I.1, I.2, ...) du tableau récapitulatif entre : - la somme (des estimations actualisées pour l'année a+1 + des dépenses réellement comptabilisées lors des années précédentes du plan d'investissements + des estimations actualisées pour les deux années suivantes du plan) et - la somme des estimations sur la même période dans le tableau récapitulatif initial ou modifié à l'occasion d'une actualisation précédente. I.3 RAPPORT, SUIVI DE L'EXECUTION Avant le 30 juin de chaque année, la Société transmet via la DGTT un rapport d'évaluation annuel au ministre ayant les investissements ferroviaires dans ses attributions. Ce rapport explique de manière claire l'état d'avancement du plan d'investissements pluriannuel (au terme de l'année a) et comprend les données suivantes. 1. Le tableau récapitulatif global du plan d'investissements pluriannuel dont il est question au point I.1.4, adapté comme suit (par sous-rubrique) : - pour les années précédant l'année a : les dépenses comptabilisées pendant ces années, indiquées par année dans une colonne séparée et exprimées en K euro de chaque année en question; - pour l'année a : les dépenses comptabilisées pendant cette année, en K euro de l'année a et, dans des colonnes séparées, les dépenses prévues selon le plan d'investissements pluriannuel initial (convertis en K euro de l'année a), de même que l'écart entre les deux exprimé en %; - pour les années suivant l'année a : le planning adapté des dépenses, indiqué par année dans une colonne séparée et exprimé en K euro de l'année a. Dans ce tableau, « plan d'investissements pluriannuel initial » peut être remplacé par « plan d'investissements pluriannuel actualisé » à condition que cette actualisation ait été approuvée par le ministre ayant les investissements ferroviaires dans ses attributions. En marge de ce tableau, sont indiquées les indexations qui ont été appliquées et les montants du tableau récapitulatif du plan d'investissements pluriannuel initial (exprimés en K euro 2004). 2. Un tableau avec, pour les sous-rubriques, la même subdivision que le tableau dont question aux points I.1.4 et I.3.1 et, en ce qui concerne les colonnes : - une première colonne avec la somme des estimations adaptées pour l'année a+1 + les dépenses réellement enregistrées pendant les années précédentes du plan d'investissements + les estimations adaptées pour les deux années suivantes du plan; - une deuxième colonne avec la somme de ces estimations sur la même période dans le tableau récapitulatif initial ou modifié à l'occasion d'une actualisation précédente; - une troisième colonne avec la différence exprimée en % entre les valeurs, par sous-rubrique, de la colonne 1 et la colonne 2. Pour toutes les modifications en plus ou en moins supérieures ou égales à 15% par sous-rubrique, ce tableau est accompagné d'une note explicative claire sur les causes de ces modifications. Les conséquences de ces modifications pour la bonne exécution du plan d'investissements pluriannuel sont expliquées de manière circonstanciée et des propositions sont formulées afin de limiter les conséquences négatives. Ce tableau permet de voir s'il s'agit de modifications substantielles devant donner lieu à une actualisation intermédiaire du plan d'investissements pluriannuel, à approuver par le ministre ayant les investissements ferroviaires dans ses attributions (cf. I.2). 3. Le tableau récapitulatif du plan d'investissements pluriannuel avec son découpage en projets d'investissements (voir I.1) avec les mêmes renseignements que demandés sous I.3.1, mais ventilés par projet. 4. L'aperçu des montants versés effectivement par les différentes sources de financement jusqu'à l'année a et le planning y relatif pour les années suivantes.5. L'aperçu de la répartition régionale des investissements ferroviaires.6. Une explication critique résumée sur l'état de l'exécution du plan d'investissements pluriannuel et sur les perspectives pour les années suivantes. Le contenu et le modèle de ce rapport sont à mettre au point ultérieurement en concertation entre les trois Sociétés et la DGTT. Le suivi du plan d'investissements pluriannuel intervient également à l'aide du rapport sur les budgets d'investissements annuels, des documents de projet et des décisions d'investissements. Les chapitres II, III et IV examinent ces procédures en détail. La DGTT veille, pour le compte de l'Etat fédéral, au suivi et au contrôle de la bonne exécution du plan d'investissements pluriannuel. La Société apporte toutes les informations qui sont demandées par les fonctionnaires de cette Direction générale dans le cadre de ce suivi et ce contrôle. Ces fonctionnaires peuvent également participer aux réunions de travail relatives aux projets organisées par la Société, par exemple dans le cadre de l'élaboration d'études économiques ou analyses coûts/bénéfices (business case') des principaux nouveaux projets d'extension de capacité de l'infrastructure ferroviaire et dans le cadre des études d'évaluation ex-post de ce mêmes projets. II. LE PROGRAMME D'INVESTISSEMENTS ANNUEL OU BUDGET D'INVESTISSEMENTS Le programme d'investissements annuel ou budget d'investissements reflète l'accomplissement concret annuel du plan d'investissements pluriannuel de la Société en vigueur. La coordination entre les programmes d'investissements annuels des trois Sociétés est assurée par le Comité d'Investissement. Le budget d'investissements annuel marque la différence entre le programme des dépenses d'investissements (programme physique') et le programme des décisions d'investissements (aussi appelé programme feux verts'); il est établi en K euro courants. Les budgets d'investissements annuels sont présentés chaque année, avant le 15 novembre de l'année qui précède celle à laquelle les investissements se rapportent, pour approbation au ministre ayant les investissements ferroviaires dans ses attributions, via la DGTT. L'Etat dispose d'un délai de quarante cinq jours calendrier, à compter de la date de réception du programme par la DGTT, pour faire connaître sa position. Passé ce délai, le programme soumis à l'Etat est considéré comme étant accepté. Remarque : à terme, après conclusion avec succès de la migration décrite en chapitre V, le programme d'investissements ne comportera que le seul programme des dépenses d'investissements (programme physique'). II.1 CONTENU ET FORME DU BUDGET D'INVESTISSEMENTS ANNUEL Le budget d'investissements annuel comprend au moins les éléments suivants : 1. Le programme des dépenses d'investissements. Cette partie du budget d'investissements donne, sous la forme d'un tableau récapitulatif global, la liste et les dépenses prévues de tous les investissements qui seront réalisés pendant l'année concernée. Ce tableau est établi en référence au schéma dont question au point I.1, selon le classement hiérarchisé, précisé ci-dessous : - niveau 1 : les différentes rubriques, les sous-rubriques et leurs subdivisions (numérotées), telles que définies au point I.1; - niveau 2 : la subdivision entre maintien de capacité et extension de capacité; - niveau 3 : les investissements pour le maintien de capacité sont, selon la (sous-)rubrique et pour autant qu'ils soient pertinents, répartis par District (« Département », Centre, Nord-est, Nord-ouest, Sud-est, Sud-ouest); - niveau 4 : les lignes de budget groupé par spécialité voies', signalisation' et installations électriques' en ce qui concerne le maintien de capacité; tous les projets en ce qui concerne l'extension de capacité; - niveau 5 : davantage de détails dans les lignes de budget, si pertinent. Par exemple, sous maintien de capacité - voies', une synthèse des travaux de voies prévus doit être mentionnée. Et pour les projets d'extension de capacité, les parties (marchés, phases, etc.) qui entrent en ligne de compte cette année-là sont mentionnées. Ce tableau mentionne par ligne au niveau 4, dans des colonnes séparées : - le budget prévu pour l'année en question; - la ventilation par source de financement. Les sources de financement à mentionner sont les mêmes que celles sous le point I.1. Ce tableau mentionne aussi, par sous-rubrique et dans des colonnes séparées, le montant correspondant (actualisé) tel que prévu dans le plan d'investissements pluriannuel, ainsi que la différence exprimée en pourcents entre ce montant et le budget annuel réellement projeté. En marge de ce tableau, il convient d'indiquer quelle indexation a été appliquée par rapport au plan d'investissements initial (exprimé en K euro 2004). 2. Diverses synthèses du tableau récapitulatif du programme des dépenses d'investissements, avec entre autres, les éléments suivants : - la ventilation du budget par projet d'investissements et les sous-totaux maintien' et extension'; - le financement total par source de financement, avec référence aux moyens mis effectivement à disposition par chaque source pour l'année en question; - la répartition régionale des investissements localisables à charge de l'Etat fédéral, qui concernent l'infrastructure du réseau intérieur. 3. Commentaires sur le programme des dépenses d'investissements, avec mention des faits marquants pour l'année en question, comme le démarrage d'un projet important ou la mise en service d'une infrastructure terminée ou de nouveau matériel, etc. Sous cette rubrique, la Société fournira des explications sur tous les écarts, par sous-rubrique, entre le budget annuel et le montant correspondant (actualisé) du plan d'investissements pluriannuel pour la même année, s'il dépasse 15% ou plus (comme indiqué dans le tableau récapitulatif dont question au point II.1.1) : causes de l'écart, conséquences pour l'exécution du plan pluriannuel, conséquences pour d'autres investissements, etc. 4. Le programme des décisions d'investissements. Cette partie du budget d'investissements donne, sous la forme d'un tableau récapitulatif global, la liste et les montants de tous les investissements dont le suivi du financement est assuré par la DGTT et pour lesquels pendant l'année a concernée un dossier de décision d'investissements sera présenté à la DGTT. Ce tableau est réalisé selon la même répartition hiérarchique que celle du programme des dépenses d'investissements. Ce tableau mentionne par ligne, dans des colonnes séparées : le montant total des décisions d'investissements et leur ventilation sur les différentes années (a, a+1, a+2, etc.) pendant lesquelles les dépenses ont été programmées. A la dernière page de ce tableau, le total de chaque colonne est mentionné et en dessous à la ligne suivante, le total des dépenses prévues pendant les années (a, a+1, a+2, etc.), résultant des décisions d'investissements attribuées dans le passé (le cas échéant, suivant une planification actualisée des coûts et des plannings d'exécution). La somme des deux totaux sera comparée aux crédits budgétaires prévus dans le plan d'investissements pluriannuel pour les investissements ferroviaires du SPF Mobilité et Transports. Dans un deuxième tableau, le programme des décisions d'investissements sera ventilé par projet d'investissements. II.2 RAPPORTS, AMENDEMENT, SUIVI & CONTROLE La Société transmet chaque année 2 rapports, via la DGTT, au ministre ayant les investissements ferroviaires dans ses attributions : - Un rapport d'avancement intermédiaire sur l'état d'exécution (situation fin juin) du budget d'investissements en vigueur. Le rapport comportera une représentation de l'état de réalisation sous forme de rubriques (selon les niveaux définis sous II.1.1) et de projets. - Un rapport annuel d'évaluation mentionne clairement la manière dont, tant le programme des dépenses d'investissements, que le programme des décisions d'investissements de l'année écoulée ont été exécutés. Ce rapport consiste en des tableaux récapitulatifs comme décrits au point II.1, dans lesquels les données suivantes sont reprises dans des colonnes séparées : ? pour le programme des dépenses d'investissements : - les dépenses initialement prévues; - les dépenses prévues après amendement; - les dépenses réellement comptabilisées; - la différence, en pourcentage, entre les dépenses prévues après amendement et les dépenses réellement comptabilisées; ? pour le programme des décisions d'investissements : - les montants totaux initialement prévus en décisions d'investissements; - les montants revus après amendement; - les montants des décisions d'investissements pour lesquels un avis favorable (« feu vert ») de la DGTT a été obtenu; - la différence, en pourcentage, entre les montants prévus après amendement et les décisions d'investissements avec avis favorable. Ce rapport d'évaluation annuel est complété d'une explication critique résumée sur l'exécution du budget d'investissements, aussi bien en ce qui concerne le programme des dépenses que le programme des décisions d'investissements et, pour tous les écarts de 15% ou plus entre le planning initial (par sous-rubrique) et les montants réellement réalisés avec une note justifiant ces écarts. Le modèle des rapports est à mettre au point ultérieurement en concertation avec la DGTT. Une fois par an, la Société peut également présenter un amendement du programme d'investissements annuel en vigueur afin de tenir compte de l'évolution de son exécution. Le projet d'amendement, établi selon le même format que le programme annuel, est soumis à l'approbation du Ministre ayant les investissements ferroviaires dans ses attributions. La transmission a lieu par l'intermédiaire de la DGTT, qui joindra son avis. Le projet d'amendement parviendra à la DGTT pour le 31 juillet de l'année dont le budget est visé par l'amendement. L'Etat dispose d'un délai de quarante cinq jours calendrier, à compter de la date de réception du projet par la DGTT, pour faire connaître sa position. Passé ce délai, l'amendement du programme d'investissements annuel soumis à l'Etat est considéré comme étant accepté. La DGTT veille, pour le compte de l'Etat fédéral, au suivi et au contrôle de la bonne exécution du budget d'investissements. La Société donne tous les renseignements qui sont demandés par les fonctionnaires de la Direction Générale dans le cadre de ce suivi et de ce contrôle. Ces fonctionnaires peuvent également participer aux réunions de travail relatives aux projets organisées par la Société, par exemple dans le cadre de l'élaboration d'études économiques ou analyses coûts/bénéfices (business case') des principaux projets d'extension de capacité de l'infrastructure ferroviaire et dans le cadre des études d'évaluation ex-post de ce mêmes projets. III. LES DOSSIERS DE PROJET/DOSSIERS COLLECTIFS ET LES FICHES DE PROJET Remarque préalable : la planification et le monitoring des plans et programmes d'investissements par la Société ainsi que le suivi et le contrôle par la DGTT se réaliseront à terme principalement à l'aide des dossiers de projet/dossiers collectifs, comme décrit ci-après. En chapitre V de cette annexe, la migration du système (actuel) d'autorisation et de suivi, basé sur les décisions d'investissements (Chapitre IV) vers le système basé sur les dossiers de projet/dossiers collectifs, est décrite. Pendant cette migration, les deux systèmes existeront en parallèle. Les dossiers de projet et les dossiers collectifs constituent l'instrument le plus important en matière de suivi et de contrôle pour l'exécution des plans et programmes d'investissements. Elles fonctionnent tant comme instrument de suivi interne pour les services concernés de la Société que comme instrument de suivi externe et de contrôle pour l'Etat fédéral. Le dossier de projet/dossier collectif fournit, sous forme synthétique, une image aussi fidèle que possible du projet d'investissements en matière d'objectifs, de contenu, de planification et d'état d'exécution. La Société élabore des dossiers de projet pour tous les projets d'investissements caractérisés par une durée de réalisation délimitée par une date de fin de projet, à distinguer des projets à caractère continu, pour lesquels des dossiers collectifs sont établis. La Société nomme, pour chacun de ces projets, un maître de l'ouvrage et un chef de projet. Le maître de l'ouvrage est, pour le compte du service de la Société qui inscrit le projet dans son budget, titulaire du budget, des objectifs et de la représentation externe. Le chef de projet a la responsabilité du suivi de l'exécution du projet au sein d'une discipline ferroviaire (ex. infrastructure, matériel roulant, exploitation, etc.) et de la coordination entre les différentes spécialités ferroviaires (c'est à dire les activités au sein d'une discipline, comme par exemple, pour l'infrastructure : les travaux de voie, de signalisation, de caténaire, etc.). La Société prend toutes les mesures nécessaires pour permettre aux chefs de projet de remplir leur mission de façon optimale. Outre les dossiers de projet/dossiers collectifs, destinés à la planification et au monitoring par la Société de l'ensemble des travaux d'investissements qu'elle entreprend et au suivi et contrôle par la DGTT des travaux réalisés pour le compte de l'Etat, la Société établit une fois par an, pour chaque projet une fiche de projet destinée à la communication externe, notamment pour les Régions et pour le Comité Exécutif des Ministres de la Mobilité (CEMM), créé en exécution de l'Accord de coopération du 11 octobre 2001 entre l'Etat fédéral et les régions relatif au plan d'investissement pluriannuel 2001-2012. III.1 CONTENU ET FORME DES DOSSIERS DE PROJET/DOSSIERS COLLECTIFS ET FICHES DE PROJET/FICHES COLLECTIVES Le contenu et la forme détaillée des documents de projet sont décrits dans le document "Manuel documents de projet ", version 2005-1, à finaliser pour le 31 mars 2005, en concertation entre les trois Sociétés et la DGTT. Toute modification ultérieure dans le but d'affiner et d'améliorer le système actuel d'information, de suivi et de reporting se fera en concertation entre les trois Sociétés et la DGTT. La numérotation et l'identification des dossiers et des fiches sont effectuées conformément au système de gestion de version des documents décrit dans ce "Manuel documents de projet". Le contenu minimal des dossiers de projet (A), des dossiers collectifs (B), des fiches de projet (C) et des fiches collectives (D) est décrit ci-après. Il est admis que la richesse des informations contenues dans les dossiers de projet est fonction du stade de développement du projet. L'absence de certaines informations, qui ne peuvent pas raisonnablement être disponibles, par exemple dans les premières phases du projet, ne constitue pas un motif suffisant pour considérer le dossier de projet comme incomplet et donc irrecevable. Ainsi, la découpe en marchés pourra être remplacée, dans un premier temps, par un devis établi sur base de prix unitaires globaux. A. DOSSIER DE PROJET Le dossier de projet est rédigé selon un schéma unique et comprend au moins les parties suivantes : - Partie 1 : Données générales - Partie 2 : Définition du projet - Partie 3 : Plannings et ressources - Partie 4 : Suivi de la réalisation Les parties 1,2 et 3 décrivent la situation de référence du projet. La partie 4 décrit la partie monitoring continu du projet. PARTIE 1 : Données générales La partie « Données générales » doit fournir toutes les informations relatives aux personnes responsables du projet : chef de projet, promoteur, maître d'ouvrage. Elle doit également comprendre les références au numéro du business case (si existant) et aux documents du Conseil d'administration de la Société relatifs au projet. PARTIE 2 : Définition du projet 2.1. Justification du projet Les données concernant la justification du projet se trouvent dans le dossier business case (si existant). Elles sont reproduites succinctement sous les points suivants. 2.1.1. Nécessité et opportunités Description succincte : - de la situation existante (celle existant avant la réalisation du projet); - des problèmes qui vont de pair avec la situation existante; - les attentes de la partie demanderesse. 2.1.2. Objectifs du projet Description succincte : - de la contribution aux objectifs de l'entreprise; - des attentes et des résultats escomptés; - des objectifs en matière de planning et de budget; - de la contribution aux objectifs de l'Etat en matière de mobilité ou de transport de fret (objectifs stratégiques). 2.1.3. Description de projet Description succincte : - de la situation future; - un plan d'ensemble. 2.1.4. Références aux documents de gestion : Les références doivent comporter les données suivantes : - nom et numéro du document de gestion (p. ex. le plan d'investissement, le contrat de gestion, les documents de gestion stratégiques, les rapports du Comité de direction, les rapports du Conseil d'administration, des conventions, des mémorandums, des déclarations d'intention, des accords ou conventions de coopération, un Master plan, etc.); - date; - chapitre ou paragraphe; - numéro de page. 2.2. Délimitation du projet et division en sous-projets 2.2.1. Délimitation (scope) Cette section délimite le contenu du projet (délimitation physique (indication bornes km), délimitation pendant un processus, spécialités concernées, etc.). Il y est indiqué ce qui fait partie ou non du projet, ainsi qu'un couplage éventuel avec d'autres projets. Les plans d'ensemble et les plans de situation du projet et de ses marchés, décrivant la situation initiale et la situation future, seront fournis à la DGTT (ces plans sont actuellement fournis avec les dossiers de décisions d'investissements). Ces plans seront, par ailleurs, remis à jour selon l'état d'avancement du projet. 2.2.2. Risques Cette section reprend les éléments, susceptibles de compromettre la réalisation du projet, qui requièrent un suivi spécial pendant la réalisation du projet. Pour des projets où il existe une interaction critique avec d'autres projets, ces zones d'interaction doivent être renseignées explicitement (avec renvoi aux dossiers de projet respectifs). Il convient également de noter la nature de l'interaction (p. ex. la nécessité qu'un autre projet soit achevé avant de lancer le projet en question). Les informations suivantes sont fournies : - disponibilité des ressources; - planning; - permis, tests 2.2.3. La division du projet en marchés Pour mieux maîtriser le projet, celui-ci est divisé en différentes activités constitutives. Comme règle de base, il est opté en faveur d'une division en marchés. Un marché est un ensemble logique de tâches qui sont gérées par un seul fonctionnaire dirigeant. C'est ainsi que chaque fonctionnaire dirigeant qui est responsable de la réalisation d'une partie des marchés dans le cadre du projet, se voit attribuer des responsabilités spécifiques en matière de planning et de budget. Les tâches au sein du marché se rapportent à l'étude, aux travaux en entreprise, aux travaux en régie, etc., ou à une combinaison de ceux-ci. L'ensemble des tâches formera de préférence une partie « réceptionnable » clairement délimitée et correspondra avec chaque marché à un numéro de fiche comptable unique. Le chef de projet complète la description de projet par une liste des numéros de fiche comptable qui se rapportent au projet. Il remplit un tableau de référence avec le budget et sa ventilation initialement programmé ou mis à jour. Dans celui-ci, chaque marché correspond à un budget, parallèlement à la division du budget en étude, travaux, coordination en entreprise et en régie, le cas échéant fourniture de matières ou de tâches et une estimation de la date de début et de fin du travail. En dessous du tableau figureront les totaux par colonnes. Les montants pour le budget sont libellés en k euro de l'année en cours; Ce tableau est actualisé tous les trimestres par le chef de projet qui indique les prix des marchés attribués. 2.2.4. Obligations légales Cette section reprend l'ensemble des obligations légales à remplir au niveau européen, national et régional, notamment les EIEs (Etudes d'Incidence sur l'Environnement), Natura 2000, PARTIE 3 : Plannings et ressources Cette partie a pour objet d'établir un lien entre le planning physique des travaux et le planning des ressources budgétaires prévues, plus particulièrement les montants inscrits au plan d'investissements pluriannuel. Des phases techniques importantes doivent être identifiables dans le plan pluriannuel à la lumière des montants correspondants plus élevés. 3.1. Planning Le planning comporte : - Un planning de référence. Le chef de projet travaille sur base d'une date de démarrage de référence X inconnue à partir de laquelle il élabore le planning (p. ex. : « Si nous commençons au moment X, le projet sera achevé au moment X + 5 ans »). Si, lors de la réalisation, il apparaît que le planning de référence ne pourra pas être respecté, ce planning sera adapté. Ce planning de référence fournit au moins les renseignements suivants : - Planning administratif : - Modifications éventuelles de toutes sortes de plans en vigueur dans les diverses régions ; - Etudes préparatoires ; - Permis de bâtir ; - Autres permis et attestations éventuelles ; - Cahier spécial des charges ; - Approbation de l'adjudication ; - Planning réalisation : - Date de début des travaux (globalement et par marché); - Fin des travaux (globalement et par marché); - Date de mise en service. - Une représentation graphique du planning. Le planning (administratif et technique) est reproduit graphiquement sous la forme d'un bar-chart. Pour les projets de grande envergure, il convient d'utiliser un logiciel de gestion de projet. 3.2. Milestones et chemin critique Pour faciliter une évaluation de l'état d'avancement du projet, le chemin critique et une liste explicite de "milestones" ou de moments clés du projet doivent être fournies obligatoirement. Par souci de lisibilité, cette liste comporte uniquement une énumération logique des moments clés (moments critiques) avec la date correspondante. 3.3. Prévisions budgétaires 3.3.1. Planning budgétaire Le planning budgétaire de référence donne : - le budget total nécessaire à la réalisation du projet. Le budget reprend les chiffres du plan d'investissement approuvé à long terme (p.ex. le plan d'investissements 2004 -2007), les estimations budgétaires au-delà de la période renseignée dans le plan d'investissements, les dépenses antérieures à la période renseignée dans le plan d'investissements. - Une répartition du budget par marché et par année Les montants sont libellés en k euro de l'année de rédaction du planning budgétaire et en k euro courants. 3.3.2. Sources de financement : Ce point indique la ventilation du budget sur les diverses sources de financement suivant les clés de répartition prévues. Cela peut s'opérer globalement ou par groupes de marchés, si le financement de certains marchés provient de différentes sources. Toutes les sources de financement doivent être mentionnées (p.ex. : l'Etat fédéral (en faisant distinction entre : les crédits budgétaires habituels du SPF Mobilité et Transports, le Fonds RER, ), les fonds propres de la Société, le financement propre au TGV, des Partenariats Publics Privés (PPP), toutes sortes de pouvoirs publics (p. ex. les régions, les communes, l'UE, les sociétés régionales de transport en commun (De Lijn, TEC, STIB), les autres financements alternatifs, les pays limitrophes, etc.). Une explication présentera le raisonnement qui sous-tend la clé de répartition choisie (le cas échéant par marché) et des évolutions éventuelles en cours de projet. PARTIE 4 : Suivi de la réalisation 4.1. Evolution du budget global du projet. Le dossier de projet reprend l'évolution des prévisions des dépenses globales du projet dans un tableau qui est mis à jour et complété semestriellement. Le tableau reprend chaque fois les dépenses connues, la répartition des montants estimés couverts par le plan d'investissements pluriannuels et les montants estimés à plus long terme pas encore approuvés. 4.2 Evolution de la réalisation du projet - monitoring La représentation synthétique de l'état d'avancement du projet et de ses marchés reprend les aspects suivants : - planning; - modification du scope; - évolution et maîtrise des risques; - évolution financière du projet fourni par marché (budget, dépenses par rapport au budget, dépenses par type de coûts, réalisation budgétaire et physique, total des dépenses par marché et par année); - les mesures correctives à prendre. L'état d'avancement, sur base trimestrielle, de ces différents aspects est résumé dans un tableau et expliqué plus en détail sous forme de texte. 4.2.1. Planning actualisé Sous ce point, il est procédé à une comparaison entre l'état actuel de la réalisation et le planning de référence ou la dernière version du planning. Le chef de projet donnera une motivation pour les écarts. Le planning ne peut se limiter à donner un état des lieux ou à énumérer tout ce qui s'est produit dans le passé, mais doit également donner une image de l'évolution future du projet. Si l'état de la réalisation requiert des adaptations substantielles du planning, il est formulé une nouvelle proposition de planning (ce planning deviendra le planning de référence dans la prochaine version du dossier de projet). 4.2.2. Modification du scope - évaluation des risques Sous ce point, le chef de projet donne un aperçu des modifications du scope et des risques liés au projet, ainsi que de l'impact de celles-ci sur le planning, le budget et autres domaines concernés. 4.2.3. Evaluation de l'état d'avancement technico-financier du projet Le chef de projet doit donner des éclaircissements sur : - l'évolution financière du projet : explication du budget de l'année en cours, évolution des dépenses, motivation des écarts, Si le nouveau montant budgétisé pour l'année en cours s'écarte de plus de 15 % du montant original prévu par rapport au budget d'investissement approuvé, le chef de projet doit fournir une motivation solide de cet écart par rapport au budget original. - l'interaction entre le planning physique (technique) et le planning financier : ? avancer ou différer certaines phases de projet physiques a pour conséquence que certains budgets se révéleront nécessaires plus tôt ou plus tard; ? à l'inverse, certaines restrictions budgétaires ont des répercussions sur l'exécution physique du projet, voire sur le contenu du projet lui-même. Ces conséquences doivent être développées explicitement ici. S'il est décidé pour des raisons budgétaires de modifier le contenu du projet afin de rester dans les limites des estimations de départ, il doit être indiqué quelles mesures ont été prises à cet effet et quel est l'impact de ces mesures. - La comparaison entre le taux de réalisation budgétaire et physique. 4.2.4. Mesures correctrices Le chef de projet doit également donner une analyse des problèmes du passé, et formuler ses perspectives d'avenir (problèmes prévisibles, points dans lesquels le projet risque de prendre du retard, etc.). Sur la base de l'évaluation précédente, le chef de projet rédige un plan d'action en collaboration avec le maître d'ouvrage et/ou le promoteur de projet. Ce plan d'action comporte une description des mesures correctrices, de la date de réalisation proposée. 4.3. Etat des feux verts Remarque : cette rubrique disparaîtra dès que le système des feux verts sera abandonné (voir chapitre V). Cette partie comporte une liste reprenant l'état des lieux par subdivision de projet en ce qui concerne les feux verts. Les données suivantes concernant les feux verts doivent donc être indiquées : - demandes de feux verts encore à introduire pour les travaux en cours ou déjà achevés : montant + somme totale; - feux verts déjà demandés : montant + somme totale, références et date de demande; - feux verts déjà obtenus : montant + somme totale, références et date d'octroi. Une distinction sera faite entre les demandes d'investissements initiales et les demandes complémentaires. Des explications concernant l'analyse du bien fondé des réclamations éventuelles payées aux entreprises devront être fournies. B. DOSSIERS COLLECTIFS PARTIE 1 : Données générales La partie « Données générales » doit fournir les informations relatives à la personne responsable du projet : chef de projet, maître d'oeuvre, maître d'ouvrage, PARTIE 2 : Suivi des travaux Le suivi des travaux repris dans un dossier collectif comporte, au moins, les éléments suivants par marché (présentés sous forme d'un tableau) : les dates de début et de fin (prévue) des travaux, l'estimation total des travaux, les dépenses déjà enregistrées et le budget de l'année en cours ainsi que les totaux, par dossier, des estimations, budgets et dépenses enregistrées. Si des écarts significatifs sont constatés entre l'estimation initiale, le budget et les dépenses, ils doivent être motivés. C./D. FICHES DE PROJET/FICHES COLLECTIVES Les fiches de projets et les fiches collectives reprennent succinctement les informations des parties 1,2, 3 du dossier de projet et un état d'avancement du projet en fin d'année (de l'année a), destinées à la communication vers les Régions et le CEMM, donnent un résumé des données disponibles dans les dossiers. Le format de cette fiche est élaboré en concertation avec la DGTT. III.2 ACTUALISATION DES DOSSIERS ET DES FICHES, SUIVI ET CONTROLE Les chefs de projet sont responsables de leurs dossiers de projet/dossiers collectifs; ils s'en servent comme outil de monitoring et les tiennent régulièrement à jour, en tenant compte de l'évolution du projet. Quatre fois par an, au plus tard le 15 février, le 30 avril, le 30 septembre et le 15 décembre de chaque année, la Société transmet à la DGTT, sous forme informatique, l'ensemble des dossiers de projet/dossiers collectifs actualisés. Les dates précitées peuvent être modifiées de commun accord entre la DGTT et les trois Sociétés du Groupe SNCB. Cette actualisation porte principalement sur le chapitre 4 du dossier, mais, en cas de changement substantiel du projet et au moins une fois par an les dossiers sont actualisés au complet. Pour les dossiers collectifs, l'actualisation est chaque fois résumée sous forme d'un tableau contenant, par marché : le calendrier d'exécution, l'estimation total, le budget de l'année en cours et les dépenses déjà enregistrées. Les fiches de projets, destinées à la communication vers les Régions et le CEMM, seront transmises à la DGTT, qui se charge de leur distribution, au plus tard le 30 juin de chaque année. La DGTT s'appuie sur les dossiers de projet/dossiers collectifs pour assurer, pour le compte de l'Etat fédéral, le suivi et le contrôle de l'exécution des plans et programmes d'investissements. Ses fonctionnaires vérifient, à chaque actualisation des dossiers, que leurs données sont complètes, correctes et actuelles. A cet effet, ils peuvent procéder à toutes les vérifications et contrôles nécessaires sur le terrain et au sein de la Société, notamment dans la comptabilité. Ils peuvent également participer aux réunions de suivi de projet, organisées par la Société. Les chefs de projet et les maîtres de l'ouvrage font référence de premiers interlocuteurs. Le niveau de détail du reporting (p.ex concernant la répartition du budget au niveau du marché et la répartition des dépenses par type de coûts) évoluera avec la concrétisation du projet et la maturité du système de gestion de projet. L'ajustement du système se fera en concertation entre les trois Sociétés et la DGTT. Durant la période de migration du suivi par décision d'investissement vers le suivi par dossier de projet/dossier collectif, décrite au chapitre V, les dossiers de décision d'investissement constituent également, pour un nombre de dossiers à convenir entre la DGTT et la Société, un outil de vérification croisée de l'efficacité des dossiers de projet/dossiers collectifs. Pendant la période de migration, les fonctionnaires de la DGTT réaliseront des contrôles financiers/comptables selon les modalités décrit sous le point IV.4. Après achèvement avec succès de la migration, ces contrôles seront réalisés, selon les besoins, identifiés notamment sur base de l'analyse des données financières et comptables contenues dans les dossiers de projet/dossiers collectifs. Les fonctionnaires peuvent demander à cet effet tous les renseignements complémentaires et auront accès à toutes les pièces et données comptables jugées nécessaires. Des visites de chantier, effectuées selon les modalités décrites sous IV.4, seront maintenues également après migration, en appui au suivi et contrôle à l'aide des dossiers de projet/dossiers collectifs et en fonction des besoins. La Société fournit sur simple demande tous les renseignements complémentaires qui sont demandés par les fonctionnaires de la DGTT dans le cadre de ce suivi et de ce contrôle et participe à toutes les réunions qui sont organisées à ce sujet par la Direction Générale. Les chefs des projets concernés participent à ces réunions. Chaque actualisation périodique des dossiers de projet/dossiers collectifs donnera lieu à la rédaction d'un avis de la DGTT au ministre ayant les investissements ferroviaires dans ses attributions concernant l'état d'avancement de l'exécution du programme annuel d'investissements. Copie de cet avis sera adressée à la Société. Des activités de suivi et contrôle supplémentaires peuvent, le cas échéant, être imposées aux fonctionnaires de la DGTT dans le cadre des travaux du CEMM. IV. LES DECISIONS D'INVESTISSEMENTS Remarque préalable Une fois la migration du système (actuel) d'autorisation et de suivi, basé sur les décisions d'investissements vers le système basé sur les dossiers de projet/dossiers collectifs, est achevée avec succès, le suivi et contrôle par décisions d'investissements décrit ci-dessous, ne sera plus d'application et la Société ne sera plus tenu de présenter à la DGTT les décisions d'investissements, les rapports et les listings comptables dont question sous le point IV.4. Les décisions d'investissements constituent le dernier chaînon dans la planification des investissements ferroviaires. Elles donnent des informations détaillées, tant en ce qui concerne le planning, les aspects financiers et les modalités d'exécution des investissements, que le suivi et le contrôle de leur exécution. Tous les investissements à charge des crédits budgétaires des investissements ferroviaires du SPF Mobilité et Transports ou à charge d'autres sources financières à contrôler par la DGTT (par exemple le Fonds RER), et mentionnés comme tels dans le plan d'investissements pluriannuel et dans la programmation d'investissements annuelle, font l'objet d'une décision d'investissements. Sont compris sous le terme « investissements », tant les travaux d'investissements que l'acquisition des moyens d'investissements, comme le matériel roulant. Les expropriations nécessaires, les études qui mènent à la réalisation d'un tel investissement et la surveillance qui est exercée lors de cette réalisation, font également partie de l'investissement. N'entrent pas en ligne de compte comme investissements à charge des crédits pour investissements ferroviaires contrôlés par le SPF Mobilité et Transports : les travaux, fournitures ou services ayant trait à l'entretien ou aux investissements à des fins commerciales indépendantes des missions de service public imposées par la loi à la Société. La Société présente, selon les modalités définies ci-dessous, toutes les décisions d'investissements pour avis à la DGTT. Chaque décision présentée à la DGTT pour avis doit cadrer dans un projet d'investissements pour lequel dossier de projet/dossier collectif a été établi et transmis à la DGTT. Les dossiers relatifs aux décisions d'investissements doivent arriver à la DGTT au plus tard 30 jours calendrier : - après la notification de la commande, en cas de marchés d'entreprise; - avant le début des travaux, en cas de travaux réalisés en régie. En cas de non-respect de ce délais, le dossier sera accompagné d'une justification dûment motivée. Cette date limite d'introduction n'est pas d'application pour les dossiers de décision d'investissements complémentaire et de décision relatifs à des petits investissements, pour lesquels les modalités décrites aux points IV.2 et IV.3 sont d'application. Les dossiers se rapportant à des décisions d'investissements, présentés pour avis après l'expiration de ce délai, à l'exception des décisions d'investissements complémentaires, à l'exception des dossiers accompagnés d'une justification dûment motivée, seront déclarés irrecevables pour le financement à charge des crédits budgétaires pour les investissements ferroviaires sous contrôle du SPF Mobilité et Transports. La DGTT remet son avis dans les 30 jours calendrier à partir de la date à laquelle le dossier concernant la décision d'investissements a été reçu. Si la DG estime que le dossier est incomplet ou exige de plus amples explications, le délai susmentionné est interrompu à partir de la date à laquelle la DGTT en a informé la Société par écrit. Si le délai dont question ci-dessus est expiré sans que la DGTT ait signifié son avis ou ait demandé des informations complémentaires, la décision d'investissements est considérée comme visée favorablement et la DGTT attribue un numéro d'investissements. Après avis favorable de la DGTT (appelé « feu vert »), les dépenses réalisées dans le cadre de l'investissement en question, peuvent effectivement être enregistrées à charge des crédits budgétaires concernés, dans les limites du budget mentionné dans la décision et pour autant que les crédits disponibles le permettent. Les décisions d'investissements relatives au budget d'investissements d'une année déterminée doivent être présentées pour avis au plus tard avant le 31 décembre de cette année à la DGTT. Pour des décisions d'investissements supplémentaires, les dispositions du point IV.2 sont d'application. IV.1 CONTENU ET FORME DES DECISIONS D'INVESTISSEMENTS Chaque dossier de décision d'investissements comprend au moins les quatre parties suivantes : - (i) la fiche de synthèse (appelée formulaire 408b); - (ii) la justification technique; - (iii) l'estimation financière; - (iv) les modalités d'exécution. La fiche de synthèse, la justification technique (à l'exception des plans annexés) et l'estimation financière sont présentées en deux exemplaires, dont un est renvoyé à la Société après visa favorable de la DGTT. Les autres documents annexés au dossier de décision d'investissements sont présentés en un seul exemplaire. (i) La fiche de synthèse (formulaire 408b), établie selon un modèle unique, comprend au moins les informations suivantes : - La description de l'investissement, comprenant : ? Le libellé exact de l'investissement; ? La ligne de budget. - La mention qu'il s'agit, soit, d'une décision d'investissements initiale, soit, d'une décision complémentaire. Dans ce dernier cas, le(s) numéro(s) d'investissements du (des) feu(x) vert(s) déjà octroyé(s) doit (doivent) être renseigné(s). - La mention des numéros d'investissements (aussi appelés "numéro de visa" ou "numéro de feu vert") déjà obtenus dans le cadre du même investissement (autres que les éventuels travaux complémentaires). - Les services de la Société qui assurent la réalisation ainsi que les services à charge desquels les dépenses seront comptabilisées. - Le poste programme, le numéro de fiche comptable, la rubrique, le code de financement ainsi que le numéro du projet auquel l'investissement est lié (numéro de projet). - La ventilation financière en : Régie, Entreprises et Divers avec subdivisions, pour les deux premiers, en Etudes, Travaux, Surveillance et Sécurité, et pour les Divers, en Tâcherons et Autres. - Le mode d'attribution des prestations en entreprise et des prestations par tâcheron. - Le ou les numéro(s) de compte du service réalisateur où les dépenses seront comptabilisées. - La date de démarrage des travaux (mois/année) et la durée prévue des travaux. - La date de transmission par la Société à la DGTT. Cette fiche de synthèse (408b) prévoit en outre une case pour le visa de la DGTT et le numéro d'investissements attribué. Le format de ce formulaire peut être modifié en concertation entre les trois Sociétés et la DGTT. (ii) La justification technique comprend au moins les données suivantes : - L'analyse de la situation existante et de sa problématique; - L' (Les) objectif(s) de l'investissement (description de la situation après intervention); - La description de l'intervention (activités, moyens à mettre en oeuvre, résultats, etc.); - Dans le cas de travaux d'investissements, un plan de situation et une vue globale des travaux à entreprendre; - La référence à la décision interne en vue d'exécuter l'investissement (un document de contrôle interne, un document du Conseil d'Administration, du Comité de Direction, etc.). Le document en question se trouvera en annexe à la justification technique; - Tous les autres documents jugés nécessaires pour justifier l'investissement sur le plan technique; - Les coordonnées du responsable technique de l'exécution (fonctionnaire dirigeant). Si le dossier de projet/dossier collectif auquel se réfère la décision d'investissements contient une justification technique suffisamment détaillée permettant de situer cette décision dans l'ensemble du projet, une simple référence à cette justification contenue dans le dossier correspondant est suffisante. La justification technique est établie, datée et signée par le fonctionnaire qui est responsable du suivi de l'exécution (le fonctionnaire dirigeant). (iii) L' estimation financière, établie selon un modèle unique, donne les informations suivantes (si pertinentes). - Les estimations des coûts en régie. Une distinction doit être faite entre les coûts de prestations du personnel, les coûts de matières et les autres coûts. Les coûts de prestations de personnel distinguent : les coûts d'étude, les coûts de personnel pour l'exécution des travaux en régie, les coûts de surveillance liés aux mesures de sécurité et les coûts de surveillance pour l'exécution des travaux réalisés par entreprise. Pour les matières et autres coûts, les listes et autres détails nécessaires sont ajoutés. Tous les coûts pour les prestations en régie sont calculés sur base de métrés. Les décisions d'investissements pour les coûts d'étude doivent mentionner l'estimation du coût de l'investissement (travaux, acquisition de matériel, etc.) auquel se rapporte l'étude. - L'estimation des travaux par tâcheron (prestations de machines, de grues, etc., interventions de tiers pour le déplacement d'équipements d'utilité publique). Il est mentionné clairement de quels travaux par tâcheron il s'agit et, le cas échéant, il convient d'ajouter un métré. - Le montant de l'adjudication, c'est-à-dire le montant du marché attribué, dont question au point (iv). L'estimation financière prend également en compte les éléments suivants : - les frais divers, comme les frais généraux, les frais des procédures d'adjudication, les frais de stockage et les frais de magasinage pour les matières, etc.; - les coûts imprévus. Le cas échéant, une clé de répartition est appliquée à l'estimation des coûts. Celle-ci peut concerner la répartition des coûts entre les sources de financement dont question au budget d'investissements (cf. II.1), les différentes (sous-)rubriques ou, dans des cas exceptionnels, les différents services de la Société. La clé de répartition appliquée doit toujours être justifiée au moyen de données techniques. Toutes les modifications concernant les salaires horaires et les pourcentages de frais sont, dès leur mise en vigueur, communiquées par la Société à la DGTT. Des modifications dans les pourcentages de frais de 1% et plus sont corroborées par des documents comptables. La liste récapitulative des clés de répartition des projets TGV est transmise tous les deux mois par la Société à la DGTT. Des modifications dans les clés de répartition de 5 % et plus sont justifiées au moyen de données techniques ou de décisions de gestion. La Société donnera, à la demande de la DGTT, toute information ou justifications complémentaires de l'évolution des prix unitaires et des prix pour l'utilisation des outils du matériel roulant, des engins spéciaux (iv) Les modalités d'exécution mentionnent, le cas échéant, les données suivantes. - Une brève description des modalités d'exécution qui sont mises en oeuvre pour la réalisation de l'investissement, avec une référence aux décisions d'investissements apparentées qui sont ou seront introduites : mission d'étude, travaux en régie, travaux par entreprise + surveillance, etc. L'interaction éventuelle entre les travaux en régie et les travaux par entreprise doit être clairement indiquée. - Le calendrier d'exécution. Il mentionne au moins la date de démarrage et la date prévue pour la fin des travaux en régie (étude et travaux) et/ou la date contractuelle de démarrage et le délai d'exécution des travaux réalisés par entreprise. Si disponible, une présentation graphique du calendrier d'exécution (bar-chart) est annexée. - Pour les investissements liés à un marché d'entreprise, les documents suivants doivent accompagner le dossier de décision d'investissements : ? les documents de contrôle interne relatifs au choix de la procédure d'adjudication et à l'approbation du cahier spécial des charges; ? le cahier spécial des charges, ainsi qu'une sélection de plans qui permettent d'acquérir une bonne compréhension du lieu et de la nature de l'investissement; ? le procès-verbal d'ouverture des offres; ? le rapport d'analyse comparative des offres et le document de contrôle ou de décision interne se rapportant à l'attribution du marché; ? l'offre approuvée avec le visa de l'autorité compétent …