Koninklijk besluit betreffende de interne auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht

17 AUGUSTUS 2007. - Koninklijk besluit betreffende de interne auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht VERSLAG AAN DE KONING Sire, Het besluit dat wij de eer hebben ter handtekening aan U voor te leggen vloeit voort uit de nota « Voor een totale beheersing van de risico's in de FOD's en POD's ». Deze nota werd voorgesteld door de Minister van Begroting en goedgekeurd door de Ministerraad op 30 juni 2006. Het ligt in de lijn van de koninklijke besluiten van 7 november 2000 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst en van 26 mei 2002 betreffende het intern controlesysteem binnen de federale overheidsdiensten. Net als deze besluiten en in overeenstemming met de principes uit de Copernicushervorming, beoogt onderhavig besluit de voorwaarden te scheppen voor een grotere responsabilisering van het management van de federale overheid, in de wetenschap dat deze evolutie ernstig beheer, kwaliteit van overheidsuitgaven en respect voor de principes van government governance moet verzoenen. Responsabilisering is onlosmakelijk verbonden met het concept van interne controle. Het gaat om de idee van beheersing van de activiteit, met name om de leidinggevende ambtenaren die hun dienst besturen als een autobestuurder zijn voertuig, of zoals een voetbalspeler de bal beheerst, en deze beheersing te bewijzen. Hij moet met andere woorden zich ervan vergewissen dat zijn interne controlesysteem betrouwbaar is en er andere belanghebbende partijen van overtuigen (de Minister die bevoegd is voor de dienst, de externe controle-instanties, het brede publiek, enz.). Het beleid om interne controlesystemen uit te bouwen op het vlak van elke FOD ligt in het verlengde van de Copernicushervorming uit het begin van de jaren 2000. Deze hervorming beoogde een betere dienstverlening aan de burger en wou de Staat tot een betere werkgever maken. Deze doelstellingen zijn geënt op traditionele motieven, die erin bestaan dat men verplicht is rekenschap af te leggen van de goede aanwending van de staatsgelden. In hedendaagse termen geldt deze plicht tot rekenschap in de relaties van de Staat met het Parlement (via het Rekenhof) maar ook met de Europese Unie. Bovendien bestaat er binnen de entiteit 'Staat' een verplichting om rekenschap af te leggen. Het gaat om de verplichting die voortvloeit uit de wettelijke opdracht van de Minister van Begroting die verantwoordelijk is voor het toezicht op de uitvoering van de begroting. Om deze verschillende plichten en doelstellingen te verzoenen heeft de Minister van Begroting de Ministerraad voorgesteld te werken in de lijn van een controleketen (« single audit »). Deze idee werd ontwikkeld door de Europese Rekenkamer en beoogt synergieën uit te bouwen tussen interne en externe controles. Daarbij baseert men zich op gemeenschappelijke normen en beginselen waarmee men op elk controleniveau kan terugvallen op het vorige, zodat de last die wordt opgelegd op de gecontroleerde entiteit kleiner wordt, terwijl er toch een waarborg bestaat dat alle geïdentificeerde risico's zullen worden behandeld. Het is dus noodzakelijk vooraf de gemeenschappelijke normen en beginselen te bepalen. Daartoe is het doel van onderhavig besluit een referentiekader te scheppen dat kan worden geldig gemaakt, dat toegankelijk is en voor iedereen leesbaar. De interne controle moet dus methodisch worden geëvalueerd en opgevolgd. Tot op heden is de methode die geacht wordt het meest overtuigend te zijn, deze die ontwikkeld wordt in activiteiten van interne audit. De activiteiten van interne audit dienen gepaard te gaan met waarborgen. In dit kader is het nodig gebleken de benaming « interne audit » te « beschermen ». Het doel daarvan is een waarborg te bieden aan de andere spelers in de controleketen die moeten uitmaken of ze kunnen betrouwen op het interne controlesysteem in het algemeen en op de component « monitoring » in het bijzonder. Het is dan ook van algemeen belang dat geen enkel bestuur ondoordacht de boventoon voert over het bestaan van activiteiten van interne audit. Het gaat vooreerst om waarborgen die de auditoren moeten krijgen : hun autonomie dient te worden gerespecteerd, er moet een klimaat van samenwerking zijn tussen hen en hun collega's, ze moeten onvoorwaardelijk toegang krijgen tot gegevens en ze moeten zowel qua logistiek als qua informatica (programmatuur en apparatuur) de nodige middelen krijgen. Maar ook hun collega's en de verantwoordelijken van de diensten moeten waarborgen krijgen. Zij zijn hun noodzakelijke partners zowel als interne klanten. Deze laatste waarborgen bestaan uit de objectiviteit van de auditors, hun bekwaamheid, hun wil om een toegevoegde waarde te bieden voor de organisatie en deze te helpen om haar doelstellingen te bereiken, de naleving van een tegensprekelijke procedure, vertrouwelijkheid van de gegevens. Bovendien zullen de interne auditoren werken op het terrein, ontmoeten ze er hun collega's die operationele of ondersteunende functies uitoefenen, om de werkelijkheid van de zaken en processen te kennen. Met andere woorden : activiteiten van interne audit invoeren komt erop neer de verschillende verantwoordelijken de middelen te geven om hun verantwoordelijkheden beter uit te oefenen, door beter de risico's te beheersen en betere resultaten te beogen. Er werd een koninklijk besluit genomen op 2 oktober 2002 betreffende de interne audit binnen de FOD's om de praktijk van de interne audit te organiseren. Het werd echter niet voldoende toegepast. Deze vaststelling kan worden verklaard door twee factoren. De eerste is de context. Immers, het koninklijk besluit van 2 oktober 2002Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/02/2000 pub. 18/02/2000 numac 2000022108 bron ministerie van sociale zaken, volksgezondheid en leefmilieu Wet houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen sluiten2 veronderstelde dat er auditcomités worden opgericht krachtens het koninklijk besluit van 7 november 2000Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 07/11/2000 pub. 18/11/2000 numac 2000002106 bron ministerie van ambtenarenzaken Koninklijk besluit houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst sluiten houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst. Deze comités hingen af van de invoering van beleidsraden binnen elke dienst. Vier jaar later zijn de beleidsraden zeldzaam en bestaan er geen echte auditcomités. Zelfs als artikel 26 van het koninklijk besluit van 2002 het mogelijk maakte om zonder auditcomité een hoofd van de interne audit aan te werven, toch woog de afwezigheid van een comité door op de andere aspecten van de invoering van autonome en voldoende uitgeruste activiteiten van interne audit. De tweede factor heeft te maken met de vereisten die het koninklijk besluit zelf stelt. Immers, in 2002 is gebleken dat, als elke federale overheidsdienst zijn eigen interne controlesysteem diende uit te bouwen, deze ook zijn eigen stafdienst interne audit moest krijgen. Op deze beide factoren wordt thans een antwoord gegeven. Enerzijds werd de institutionele beschikking uit het koninklijk besluit van 7 november 2000Relevante gevonden documenten type koninklijk besluit prom. 07/11/2000 pub. 18/11/2000 numac 2000002106 bron ministerie van ambtenarenzaken Koninklijk besluit houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst sluiten lamgelegd. De verplichting een auditcomité per federale overheidsdienst op te richten, werd afgeschaft. Bij koninklijk besluit van 17 augustus 2007 werd een nieuwe instelling gecreëerd, het Auditcomité van de federale overheid. Dit besluit herneemt het werkkader dat in 2002 werd geschapen en maakt het soepeler. In plaats van de verplichting een stafdienst interne audit op te richten, komt de verplichting activiteiten van interne audit te voeren binnen elke dienst. Dit veronderstelt dat elke dienst een beroep doet op beroepslui om periodiek, autonoom en methodisch zijn interne controlesysteem te evalueren. Dit betekent niet meteen dat deze beroepslui binnen de entiteit benoemd worden. Het gaat om een beheerskeuze die per dienst moet gebeuren. Deze aanpak kan worden vertaald naar elke entiteit. Daarom omhelst de toepassingssfeer van dit besluit zowat alle diensten die rechtstreeks afhangen van de Regeringesleden en waarvan U, Sire, bij de Grondwet of bij een specifieke wet bevoegd bent om de organisatie en de werking te regelen. Voor de uitbreiding tot het Federaal Planbureau is het advies nodig van de Centrale Raad voor het Bedrijfsleven. Aldus biedt dit besluit een nieuwe start voor de uitbouw van de activiteiten van interne audit. Het bekrachtigt de wil van de regering om vooruitgang te boeken in de uitbouw van de interne controle binnen het federale ambtenarenapparaat. Dit besluit legt dus het kader vast waarin functies moeten worden ingevuld die worden uitgeoefend binnen of voor rekening van deze diensten. Het legt de beginselen vast waaraan deze functies moeten voldoen om in aanmerking te worden genomen als interne auditactiviteiten. Deze bepalingen slaan tegelijk op de hoedanigheid van de personen die belast worden met deze activiteiten en op de voorwaarden waarin ze deze moeten verwezenlijken. Volgende principes dienden dus als leidraad : - erop toezien dat de personen die bij de interne audit betrokken zijn, de nodige werkingsmiddelen krijgen, zowel wat betreft logistiek als wat betreft de toegang tot informatie, - verplichten tot opvolging en tot in overweging nemen van de aanbevelingen die de interne auditoren geven, - de optiek van de controleketen ('single audit') uitwerken, die de Regering heeft aangenomen doorheen de nota « Voor een totale beheersing van de risico's in de FOD's en POD's » voorgesteld door de Minister van Begroting en goedgekeurd door de Ministerraad op 30 juni 2006, - de regelgeving inzake de aanduiding van de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten en de uitoefening van hun functies uniform maken, - een klimaat scheppen van samenwerking tussen interne auditoren en de managers en de bronnen van conflict beperken, - de omstandigheden creëren opdat deze hervorming zo goed mogelijk kan worden doorgevoerd door de bestaande middelen, en in het bijzonder de personele middelen, optimaal te gebruiken en te heraanwenden, - waarborgen bieden voor alle belanghebbenden, onder meer de externe controle-instanties en de burgers, door transparantie, duidelijkheid en duidelijke regels. In dit vooruitzicht bepaalt onderhavig besluit wat op geldige wijze kan worden bestempeld als activiteiten van interne audit en kan bijdragen tot de uitbouw en de versterking van de controleketen. Het is onlosmakelijk verbonden met het koninklijk besluit van 17 août 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de federale overheid. De structuur van dit besluit ziet er als volgt uit : TITEL I : Doel van de interne auditactiviteiten Hoofdstuk I : Draagwijdte van het besluit en terminologie Hoofdstuk II : Basisopdracht TITEL II : Organisatie van de interne auditactiviteiten Hoofdstuk I : Organisatieprincipes van de interne auditactiviteiten Hoofdstuk II : Materiële en personeelsmiddelen die moeten worden ingezet voor de interne auditactiviteiten Hoofdstuk III : Bijzonderheden bij de uitoefening van de functie van verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten en van interne auditor Hoofdstuk IV : Methodologische ondersteuning en netwerk van interne audit TITEL III : Wijziging van verschillende bepalingen inzake de interne audit Hoofdstuk I : Wijziging van het koninklijk besluit van 6 december 2001Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/02/2000 pub. 18/02/2000 numac 2000022108 bron ministerie van sociale zaken, volksgezondheid en leefmilieu Wet houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen sluiten0 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de management- en staffuncties in het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Hoofdstuk II : Wijziging van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/02/2000 pub. 18/02/2000 numac 2000022108 bron ministerie van sociale zaken, volksgezondheid en leefmilieu Wet houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen sluiten2 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten TITEL IV : Slotbepalingen TITEL I. - Doel van de interne auditactiviteiten HOOFDSTUK I. - Draagwijdte van het besluit en terminologie Artikel 1 Artikel 1 bepaalt de toepassingssfeer van dit besluit. Organiek gezien behoren de federale overheidsdiensten, de rijksdiensten met afzonderlijk beheer niet tot een specifieke categorie. Toch behoren ze tot de toepassingsfeer van dit besluit. Artikel 2 Artikel 2, § 1, 4° schept een gemeenschappelijke benaming « leidinggevende ». Deze verwijst generiek naar de bestuursverantwoordelijke op het hoogste niveau binnen een bepaalde dienst. Het gaat dus om de voorzitter van het directiecomité van een federale overheidsdienst, de voorzitter van een federale programmatorische dienst, het hoofd van het departement Landsverdediging, de algemene of afgevaardigde bestuurder van een parastatale. Hier is verder geen commentaar nodig. Punt 5° geeft een definitie van het begrip management zoals het gebruikt wordt in de context van de interne audit. Het gaat om personen die binnen de dienst beslissingsbevoegdheid hebben over de organisatie van het werk. Dit begrip wordt dan ook beoordeeld op basis van feiten (wie is verantwoordelijk voor welke doelstellingen? Wie heeft beslissingsbevoegdheid over dit aspect van de processen) en niet op basis van een graad. Deze keuze komt voort uit het feit dat het doel is van binnenuit het controlesysteem te verbeteren en dat daarom de aanbevelingen van de auditors in eerste instantie gericht zijn aan de personen die binnen de dienst greep hebben op de organisatie van de activiteiten, elk op zijn niveau. In tegenstelling tot een van de krachtlijnen van de Copernicus hervorming bestaat er geen strikte overeenstemming tussen « een minister » en een FOD (of POD). Eenzelfde FOD kan vallen onder de bevoegdheden van verschillende Ministers en/of Staatssecretarissen. Een oplossing zou erin bestaan hebben te bepalen wie onder hen bevoegd is om het voorrecht uit te oefenen bepaald bij dit besluit. Daarom verduidelijkt paragraaf 2 dat in dit geval alle regeringsleden die betrokken zijn bij eenzelfde FOD, zich collegiaal moeten uitspreken wanneer de werking van deze FOD in zijn geheel in het geding komt. Dit zal bijvoorbeeld het geval zijn voor de ministeriële beslissing bepaald in artikel 7, § 5. HOOFDSTUK II. - Basismissie Artikel 3 De basismissie voor de activiteiten van interne audit omvat twee onafscheidbare componenten : evaluatie en dialoog. De dialoog tussen interne auditoren en het management maakt het mogelijk de diagnose te verfijnen. Wederkerig voedt het bestaan van een betrouwbare en objectieve evaluatie van het interne controlesysteem de dialoog tussen auditoren en management. Immers, het begrip interne controle omsluit activiteiten van risicobeheer, kwaliteitswaarborg en milieubeheer. De interne auditoren kunnen ook een blik werpen op het beleid van de organisatie, in de mate waarin deze een invloed heeft op het vastleggen van de doelstellingen, de controle-omgeving, de aanvaarding van de risico's en meer in het algemeen de doelmatigheid van de interne controle. De activiteiten van interne audit (en de interne auditoren) maken integraal deel uit van de betrokken dienst. Het gaat niet om externe interventies bedoeld om te oordelen maar om een beheersinstrument om het management in staat te stellen beslissingen te nemen die zullen helpen vooruitgang te boeken. Als personeelsleden van de dienst zijn de interne auditoren collega's van de andere medewerkers. Net als deze laatste, proberen zij bij te dragen tot het halen van de doelstellingen van de dienst in de best mogelijke voorwaarden. Alle voorwaarden voor de uitoefening van deze activiteiten vloeien voort uit deze twee componenten. Elke toestand die niet wordt bepaald in het vervolg van dit besluit, dient te worden beoordeeld in het licht van deze basisopdracht. Paragraaf 2 is enigszins geïnspireerd op de bewoording van het besluit van 22 oktober 2002. Het doel is alle verwarring op te heffen omtrent de rol en de draagwijdte van de activiteiten van interne audit. Activiteiten van interne audit onderscheiden zich van activiteiten inzake administratieve en begrotingscontrole in de mate waarin ze niet slaan op ontwerpbesluiten, die al dan niet moeten worden goedgekeurd, maar op processen, waarvan de sterke en de zwakke punten dienen te worden opgespoord. Ze onderscheiden zich ook van de activiteiten inzake beheer van de menselijke middelen. Deze laatste maken deel uit van de interne controle die men moet evalueren. Zo kan de interne audit ertoe worden gebracht de risico's te bepalen die gepaard gaan met het beheer van de menselijke middelen en de overeenkomstige beheersacties te evalueren (d.w.z. sommige procedures voor beheer van menselijke middelen, bijvoorbeeld voor personeelsevaluatie), maar de interne auditoren zullen nooit zich in de plaats stellen van de verantwoordelijken voor het beheer van de menselijke middelen. Het begrip « middelenverbintenis », dat wordt ingevoerd in paragraaf 2, dient men te verstaan in de zin van het burgerlijk recht (als tegenovergesteld aan de resultaatverplichting). Dit betekent niet dat de auditoren de begrotingskredieten die ze ter beschikking krijgen, moeten uitputten. Het is een zaak van verantwoordelijkheidszin : de waarborg die ze bieden kan niet absoluut zijn en hun verantwoordelijkheid wordt slechts op het spel gezet als aangetoond is dat ze tekortschoten aan de normen. TITEL II. - Organisatie van de interne auditactiviteiten HOOFDSTUK 1. - Organisatieprincipes van de interne auditactiviteiten Artikel 4 Artikel 4 verduidelijkt de verankering die voor de federale overheid in aanmerking is genomen. Om de principes toe te passen uit de nota « Voor een totale beheersing van de risico's in de FOD's en POD's », die werd goedgekeurd door de Ministerraad op 30 juni 2006, gaat men hier uit van het perspectief van de opbouw van een controleketen. Deze gaat uit van de entiteiten zelf en gaat tot de toezichtinstanties op de goede aanwending van de Europese fondsen, over de controle-instanties die werken voor rekening van andere partijen buiten de dienst. Het gaat met name om de Inspectie van Financiën, die een controle-opdracht uitvoert voor de Ministers van Begroting en Ambtenarenzaken, het Rekenhof dat de Kamer van Volksvertegenwoordigers bijstaat in haar opdracht als democratisch toezicht op de uitvoering van de begroting. Om tot een betere onderlinge aansluiting te komen tussen het optreden van de enen en de anderen, dient men een zelfde taal te spreken. In het beste geval neemt men een gemeenschappelijk referentiekader aan. Dat is de doelstelling van artikel 4. Artikel 4 bepaalt dat het gaat om beroepsnormen uitgewerkt door het Instituut voor interne auditors (IIA) - op aanbeveling van de Afdeling Wetgeving van de Raad van State (zie advies nr. 2.767/4 van 2 mei 2007) wordt het IIA met naam genoemd in het besluit.Hier dient erop gewezen dat dit referentiekader hetzelfde is als op het vlak van de Europese Unie en dat het overeenkomt met de opties die sinds 2002 genomen zijn om het beroepskarakter van de activiteit van interne audit te waarborgen, ook al is de verankering niet met zoveel woorden verduidelijkt in het oorspronkelijk normerend apparaat. In 2004 werden deze normen bijgewerkt. Ze streven vier doelstellingen na : 1. de basisprincipes bepalen die de praktijk van de interne audit moet volgen;2. een referentiekader bieden voor de verwezenlijking en de bevordering van een brede waaier aan activiteiten van interne audit die een toegevoegde waarde bieden;3. beoordelingscriteria bepalen voor de werking van de interne audit;4. de verbetering bevorderen van de organisatieprocessen en van de verrichtingen. Over deze referentietermen wordt voortdurend nagedacht en ze worden regelmatig aangepast. Het spreekt dan ook vanzelf dat de praktijk van de activiteiten van interne audit binnen de diensten de vereiste ontwikkelingen zal moeten volgen. De federale overheidsdienst Budget en Beheerscontrole en het netwerk van verantwoordelijken van de activiteiten van interne audit zullen terzake een rol moeten spelen. Krachtens het principe van de rechtstaat staan de wetten en regels boven de beroepsnormen, tenzij deze worden opgenomen in een regelgevende tekst. De normen van het IIA erkennen deze regel. De invoering van deze normen bepaalt dat « als bepaalde beschikkingen uit de normen in tegenspraak zijn met de geldende wet- of regelgeving, moeten de interne auditoren de andere bepalingen naleven en de geëigende gegevens meedelen ». Op dit ogenblik bepaalt het IIA de interne audit als « een onafhankelijke en objectieve activiteit die de organisatie een zekerheid biedt over de graad van beheersing van haar verrichtingen, haar raad geeft om deze te verbeteren en ertoe bijdraagt toegevoegde waarde te scheppen. » De interne audit « helpt deze organisatie haar doelstellingen te halen door systematisch en methodisch haar processen van risico-, controlebeheer en bedrijfsvoering te evalueren en door voorstellen te doen om de doelmatigheid ervan te versterken. » Deze definitie heeft de verwoording ingegeven van de basisopdracht van de interne auditactiviteiten, in artikel 3, § 1, lid 2. Er is dus wel degelijk convergentie tussen het begrip interne audit op het vlak van de federale overheid en dat van het IIA. De beroepsnormen van het IIA worden aangevuld door een deontologische code. Artikel 4, tweede lid, vervolledigt het eerste lid. Het bepaalt dat de uitvoering van deze normen gebeurt onder het toezicht van het auditcomité van de federale overheid. Bovendien voert het een principe in van niet-inmenging vanwege de leidinggevende in de bepaling van het terrein waarop de interne auditoren optreden en van de voorwaarden waarop de resultaten worden verspreid. Het derde lid op legt dat bij de tenuitvoerlegging van deze normen, de interne auditors ermee zullen moeten rekening houden dat ze deel uitmaken van een controleketen en het werk van de spelers stroomafwaarts moeten vergemakkelijken. Die spelers noemt men hier « externe controle-organen ». Thans gaat het meer bepaald om de instanties voor administratieve en begrotingscontrole, het Rekenhof en de Europese Rekenkamer. Deze lijst is niet beperkend. Immers, elk bestuur dat gemachtigd is controles uit te voeren in een andere organisatie (particuliere of van de overheid) kan worden beschouwd als een externe controle-instantie, ook als slaan zijn onderzoeksdaden niet op de financiële aspecten. Zo bijvoorbeeld instellingen die nagaan of het arbeidsrecht of het milieurecht worden nageleefd. De interne controle slaat op alle activiteiten, doelstellingen en risico's van een organisatie. In die mate zou de vooruitgang geboekt bij de beheersing van de operationele activiteiten, net als op vlak van de financiën, kunnen leiden tot een rationalisering van de controleketen. Dit versterkt het idee uit het volgende artikel. Dat bepaalt dat de interne audit zich niet mag beperken tot de loutere processen van boekhouding en financiën. Artikel 4, 4e lid tenslotte vertaalt de norm 1300 van het IIA in recht. Deze norm bepaalt dat : « Het hoofd van de audit moet een programma voor de verzekering en verbetering van de kwaliteit opbouwen en handhaven. Dit programma dient alle aspecten van de interne auditactiviteit te bestrijken en de doeltreffendheid ervan voortdurend op te volgen ». Het programma omvat periodieke interne en externe kwaliteitsevaluaties en een ononderbroken interne opvolging. Elk deel van het programma moet zo opgevat zijn dat het de interne auditactiviteit helpt een meerwaarde te bieden en een verbetering te zijn voor de werking van de organisatie en verzekert dat deze interne auditactiviteit conform is met de Normen en de Deontologische Code. De resultaten van de externe evaluatie zijn dus in eerste instantie nuttig voor de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten zelf, bij het intern beheer van de auditactiviteit. Daarom komt het opstarten van de externe evaluaties toe aan de verantwoordelijke van de interne auditactiveiten. De resultaten van de externe evaluatie zijn ook nuttig voor de persoonlijke evaluatie van de ambtenaar die de kaderfunctie bekleedt van « verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten » (zie artikelen 12, § 6, 2° et 13, § 6, 2°). Daarom zal het auditcomité van de federale overheid erop toezien dat het tijdschema van de externe evaluaties verzoenbaar is met de looptijd van de evaluatiecycli bepaald in het voornoemd koninklijk besluit van 2 oktober 2002Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/02/2000 pub. 18/02/2000 numac 2000022108 bron ministerie van sociale zaken, volksgezondheid en leefmilieu Wet houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen sluiten2. Artikel 5 Artikel 5, § 1 verduidelijkt de draagwijdte, die uiteraard vrij breed is, van de activiteiten van interne audit en de voorwaarden waarin het werkprogramma van de interne audit wordt opgemaakt. De onderliggende gedachte komt overeen met het idee dat de toegevoegde waarde van de activiteiten van interne audit, in vergelijking tot andere soorten studies en diagnoses, ligt in hun methodologie en objectiviteit. Meer bepaald kan een echt werk van interne audit niet verdacht worden van enige richting of afwijking om persoonlijke redenen, ongeacht de aard van deze redenen. De verantwoordelijke van de activiteiten van interne audit dient de prioriteiten te bepalen op basis van een onafhankelijke risicoanalyse, los van de analyse die de operationele diensten hebben moeten maken bij de uitbouw van hun interne controlesystemen. Artikel 5, § 1 bepaalt uitdrukkelijk dat het Auditcomité van de federale overheid erop toeziet dat dit zo geschiedt. Schematisch kunnen twee methodieken worden aanvaard. De eerste bestaat erin dat de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten integraal zijn risicoanalyse maakt vanaf nul. De tweede bestaat erin dat de verantwoordelijken van de dienst, elk op zijn niveau, vanuit de bestaande risicoanalyses vertrekt en ze kritisch onderzoekt. Dit besluit geeft geen voorkeur aan de ene of de andere methodiek. Die keuze hoort tot de professionele bevoegdheid van de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten. Ze hangt zowel af van diens werkstijl als van de context (is er al dan niet een risicoanalyse beschikbaar om zich op te baseren?). Hoewel de risicoanalyse van de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten niet mag worden gedicteerd door de leidinggevende, is het niet uitgesloten dat deze laatste relevante informatie kan meedelen aan de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten. Integendeel. Immers, om een risicoanalyse te maken moet de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten goed de doelstellingen van de dienst kennen. Er is dus samenwerking met de leidinggevende nodig. Dit principe is vervat in de beroepsnormen. Het vindt hier zijn toepassing als rechtsregel in artikel 8, 4°. Paragraaf 2 vertaalt de visie van de Minister van Begroting over de benadering van de controleketen (single audit ). Het gaat om een van de principes uit de nota van 20 juni 2006, die de Ministerraad heeft goedgekeurd op 20 juni 2006 in het raam van het regeringswerk tot versterking van de doeltreffendheid van de overheidsdiensten. Bijvoorbeeld bij de doorlichting van processen waarin procedures spelen inzake overheidsopdrachten, facultatieve toelagen of personeelsuitgaven voor niet-statutaire personeel, heeft de inspectie van Financiën de bevoegdheid om systematisch ex post controles te voeren met steekproeven. De interne auditoren zullen dienen rekening te houden met de inspectieresultaten die reeds behaald zijn. Om deze coördinatie te vergemakkelijken zoals die bepaald is door de normen en verduidelijkt in MPA 2050 van het IIA, voorziet voornoemde nota in de mogelijkheid protocollen af te sluiten met de Inspectie van Financiën. In deze paragraaf wordt dit idee opgenomen en verplicht gemaakt. Het wordt bovendien uitgebreid tot de betrekkingen tussen de interne auditors en alle andere externe controle-instanties. Het gaat in dit geval echter eenvoudig om een mogelijkheid, niet om een verplichting. Paragraaf 3 bepaalt dat ondergeschikte opdrachten kunnen worden ingeschreven in het werkplan van de interne audit, vanuit specifieke verzoeken. Deze mogelijkheid is gerechtvaardigd volgens de normen. Deze verhinderen niet dat naast activiteiten van « verzekering », de interne auditoren als interne consultant optreden. Paragraaf 3 bevat deze mogelijkheid, die beantwoordt aan een verzoek van de leidinggevenden. Hij organiseert het zo dat de uitvoering van de basisopdrachten niet in het gedrang komt en dat er geen bron van conflict kan ontstaan tussen de leidinggevende en de verantwoordelijke van de activiteiten van interne audit. Deze blijft meester van zijn planning daar de prioriteit gaat naar activiteiten die zekerheid bieden. Deze paragraaf dient te worden gelezen in relatie tot artikel 6 dat het kader bepaalt dat geldt voor de specifieke verzoeken. Artikel 6 Paragraaf 1 bepaalt het begrip specifiek verzoek. Het verduidelijkt van wie zo'n verzoek kan uitgaan. Paragraaf 2 bepaalt dat de verantwoordelijke voor interne auditactiviteiten nooit verplicht is een specifiek verzoek waarmee hij aanhangig gemaakt wordt te aanvaarden. Het bepaalt ook de voorwaarden waarin de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten verplicht is te weigeren er gevolg aan te geven (paragraaf 2). Omwille van de coördinatie die de controleketen kenmerkt (het is een geïntegreerde keten), bepaalt paragraaf 3 dat wanneer de Inspectie van Financiën belast is met een opdracht die verwant is aan de audit (evaluatie van de beheersstelsels), het auditcomité van de federale overheid hiervan wordt verwittigd. Deze bepaling kan gemakkelijk worden toegepast daar de korpschef van de Inspectie van Financiën raadgevend deelneemt aan de vergaderingen van het auditcomité, krachtens artikel 11, § 2, van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 tot oprichting van het Auditcomité van de federale overheid. Artikel 7 Artikel 7 is een breuk met het koninklijk besluit van 2 oktober 2002Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/02/2000 pub. 18/02/2000 numac 2000022108 bron ministerie van sociale zaken, volksgezondheid en leefmilieu Wet houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen sluiten2 betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten. Het artikel behoudt hetzelfde niveau aan vereisten qua kwalificatie en autonomie van de interne auditoren. Het besluit van 22 oktober 2002 legde aan elke federale overheidsdienst de verplichting op een exclusieve en permanente interne auditdienst op te richten. Omwille van de flexibiliteit en de doelmatigheid van de interne audit is de oprichting van zo'n dienst voortaan nog enkel een mogelijke voorwaarde voor de uitoefening van de activiteiten van interne audit. Paragraaf 1 van dit artikel bepaalt dat in alle gevallen er een verantwoordelijke is binnen de dienst. Als professionnal van de interne audit staat hij borg tegenover het auditcomité van de federale overheid voor de kwaliteit van de interne auditactiviteiten. Hij staat in voor de dialoog tussen interne auditoren en het management en voor de opvolging van de aanbevelingen. De verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten kan zijn tijd verdelen over verschillende diensten. Het Auditcomité voor de federale overheid ziet er op toe dat deze organisatie verzoenbaar is met de vereisten van de functie. Als er een gedeelde interne auditdienst is opgericht, is de directeur ervan de verantwoordelijke voor interne auditactiviteiten bij elk van de betrokken diensten. Paragraaf 2 beschrijft de toegelaten organisatievoorwaarden. De oprichting van een specifieke permanente dienst blijft de meest natuurlijke formule, daar het er om gaat een intern controlesysteem aan te vullen. De tweede optie is een gedeelde interne auditdienst oprichten. De tenuitvoerlegging van deze regeling zou inspiratie kunnen halen uit de praktijk van de vier horizontale FOD's (Kanselarij van de Eerste Minister, Budget en Beheerscontrole, Personeel en Organisatie en FEDICT). Deze hebben een gezamenlijke stafdirecteur voor de vier stafdiensten. In alle gevallen, de oprichting van gedeelde diensten zou moeten gebeuren via protocollen waarin geregeld wordt hoe de kosten onder de betrokken diensten worden verdeeld. Het kan echter delicaat worden om vooraf de verdeling van de prestatietijd te verdelen, in de mate waarin het werkprogramma van de gedeelde interne auditdienst zal voortvloeien uit een risicoanalyse. Het zal dus vooral de taak zijn van het gemeenschappelijk Auditcomité erop toe te zien dat de kosten en voordelen evenwichtig worden verdeeld. Bovendien zal het werkprogramma een deel van de middelen kunnen voorbehouden voor activiteiten van consulting die een Minister of een leidinggevende kunnen vragen binnen de voorwaarden bepaald in artikelen 5, § 3, en 6, § 1 en 2. Hierbij dient te worden onderstreept dat als de kostprijs van de activiteiten moet worden berekend, dit een stap vormt die zou moeten worden veralgemeend om de bedrijfscultuur te laten ontwikkelen binnen de overheid en een bewustmaking op gang te brengen van de kostprijs van de dienstverlening. De derde optie bestaat in de mogelijkheid een beroep te doen op externe dienstverleners die alle beroepswaarborgen bieden voor de uitoefening van de activiteiten van interne audit, in overeenstemming met de internationale normen voor de beroepspraktijk van de interne audit (IAA). De inleiding op deze normen verduidelijkt dat ze gelden voor de activiteiten « gevoerd binnen verschillende juridische en culturele omgevingen, binnen organisaties waarvan het doel, de omvang, de complexiteit en de structuur kunnen verschillen, alsook door beroepslui van de audit, van binnen of van buiten de organisatie ». Men kan op deze optie enkel een beroep doen uitzonderlijk en bij wijze van aanvulling. Dit moet verantwoord worden en goedgekeurd na een procedure van administratieve en begrotingscontrole voorzien in paragraaf 6, derde lid. Deze optie vermindert geenszins de verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten. De Inspectie van Financiën heeft in haar advies van 31 januari 2007, dat als bijlage gaat bij het advies van 22 maart 2007, hard aangedrongen op dit punt. Ze heeft daarbij verduidelijkt dat « zelfs als de taak van verantwoordelijke voor interne audit wordt uitbesteed, toch blijft ze enorm en blijft de verantwoordelijkheid totaal ». Er kunnen zich twee bijzondere gevallen voordoen. Ten eerste, men kan een beroep doen op een interne auditdienst uit een andere dienst. Deze stap is verwant met uitbesteding (outsourcing) of met een beroep op externe consultants, met dit verschil dat de dienstverlener bijzonder bekwaam is inzake doorlichting van een dienst. Daar ook dient men bijzondere aandacht te besteden aan de becijfering van de kosten. Zonder tot dit soort schikkingen te gaan kan feitelijke samenwerking omtrent sommige zaken tussen interne auditteams overwogen worden, volgens de wijze van samengevoegde audits. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als de interne auditoren van de FOD Budget en Beheerscontrole de interne controle zouden evalueren bij boekhoud- en financiële processen waarvan de beheersing gebeurt op andere plaatsen. Het beroep op deze beide formules kan worden vergemakkelijkt door de oprichting van het auditcomité van de federale overheid. Dit laatste zal bijzonder goed geplaatst zijn om te oordelen over de verdeling van de interne auditmiddelen. Paragraaf 2, tweede lid, voert een norm in van « kritische omvang ». Op zich zou deze norm de samenvoeging onder interne auditdiensten kunnen bevorderen. De basisbeginselen uit de inleiding op dit verslag vereisen echter wat hen betreft dat een nabijheidsband wordt behouden tussen een intern auditteam en het systeem dat het doorlicht. Er moet dus een goed evenwicht worden gevonden. Artikel 7, § 5 (zie commentaar infra) moet daartoe bijdragen. Het legt keuzenormen vast en bepaalt dat de aanbevelingen van het auditcomité voor de federale overheid in aanmerking worden genomen op basis van een onderzoek van de bestaande structuren. Paragraaf 3 regelt het beroep dat de verantwoordelijke voor interne auditactiviteiten kan doen op outsourcing. Het spreekt voor zich dat men slechts een beroep kan doen op deze mogelijkheid binnen de grenzen van de begrotingsmiddelen die zijn uitgetrokken krachtens artikel 11 (en dus in overleg met de leidinggevende). Paragraaf 4 verduidelijkt de regels die dienen te worden nageleefd ingeval een beroep wordt gedaan op externe dienstverleners. Het geldt zowel ingeval van gedeeltelijke onderaanneming als ingeval van volledige outsourcing van de uitvoering van interne auditactiviteiten. Paragraaf 5 bepaalt dat de keuze voor de organisatievoorwaarden van de activiteiten van interne audit een beslissing is die op het hoogste niveau dient te worden genomen, met name door de betrokken Minister, op basis van voordracht door het auditcomité van de federale overheid en na raadpleging van de betrokken leidinggevende(n). Het laatste lid komt tegemoet aan een van de leidende principes uit de inleiding bij dit verslag : « de omstandigheden creëren opdat deze hervorming zo goed mogelijk kan worden doorgevoerd door de bestaande middelen, en in het bijzonder de personele middelen, optimaal te gebruiken en te heraanwenden ». In paragraaf 6 wordt een tijdspad gemaakt voor de uitvoering van dit artikel en een rolverdeling vastgelegd. Hiermee zou elke inertie moeten worden voorkomen bij de daadwerkelijke invoering van de interne auditactiviteiten. Artikel 8 Artikel 8 draagt bij tot de doelstelling van bescherming van de benaming « activiteiten van interne audit » bepaald in artikel 3. Ter herinnering, slechts als de interne auditoren in staat zijn een geloofwaardig werk te leven, zullen hun besluiten de waarde krijgen die men ervan mag verwachten. Met andere woorden, het is een inzet zowel voor de externe partijen (bijvoorbeeld zij die stroomafwaarts optreden in de controleketen) als voor de leidinggevende zelf (kan hij de diagnose betrouwen die inschikkelijke of angstvallige interne auditoren geven ?). De criteria bepaald in paragraaf 1 zijn soms onderling interactief. Zo draagt de kwaliteit van de programmatuur die de interne auditoren krijgen bij tot zowel de naleving van het eerste als van het tweede criterium (respectievelijk naleving van de regels van de kunst, voldoende middelen), maar ook van het derde criterium (autonomie). Immers, met de meest recente programmatuur kunnen de auditoren autonoom informatie zoeken en deze toetsen en aldus de kans op inmenging beperken. Paragrafen 2 en 3 bieden waarborgen voor zowel de interne auditoren als het management. Hierbij werd de klemtoon gelegd op de responsabilisering van de interne auditoren zelf, door een meldingsplicht voor belangenconflicten in te voeren. Deze conflicten worden gedefinieerd volgens het model uit artikel 52 van het Reglement (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 tot financiële regeling geldig voor de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen. Bovendien moeten de interne auditoren krachtens artikel 4 de beroepsnormen onderschrijven. Welnu, deze normen en hun praktische toepassingsvoorwaarden geven voorbeelden van belangenconflicten die een onoverkomelijk obstakel vormen. Als een interne auditor bewust dit principe van autonomie overtreedt, neemt hij een groot risico. Dan gaat het zowel om tuchtsancties (vooral omdat artikel 8, § 2 hen verplicht een deontologie na te leven die van de objectiviteit een van de vier grondbeginselen maakt voor het beroep en de praktijk van de interne audit) als om het verlies van zijn beroepsaccreditatie (bij het IIA). Bovendien zou dit nog minder verschoonbaar zijn omdat zowel het besluit als de beroepsnormen deze gevallen bepalen en er oplossingen voor bieden. Stroomopwaarts zal men opteren voor preventie, door de risico's op belangenconflicten te laten kennen via een register van belangenconflicten. Het kan gebeuren dat een interne auditor zich bij een welbepaalde opdracht in een toestand bevindt waarin zijn objectiviteit niet gewaarborgd is. Dat kan bijvoorbeeld wanneer het auditprogramma van de dienst een opdracht op de agenda heeft staan bij een entiteit waarin hij / zij of een van zijn naaste familieleden verantwoordelijkheden draagt of gedragen heeft of als de activiteit van deze entiteit van die aard is dat ze zijn belangen rechtstreeks of onrechtstreeks beïnvloedt. Dit soort eenmalige toestand volstaat niet om hem uit te sluiten uit de interne auditdienst maar de directeur van deze dienst dient dit te weten en dient er rekening mee te houden bij de organisatie van de opdrachten. Zoiets dient dus te worden opgenomen in het register van belangenconflicten. Daarmee laten de auditoren in tempore non suspecto spontaan weten aan de directeur van de interne auditdienst welke de limieten zijn van hun objectiviteit. Een gelijkaardig mechanisme is ingevoerd in het laatste lid van dit artikel voor de verantwoordelijke van de interne auditactiviteiten. Als er een belangenconflict opduikt dat niet is geanticipeerd, licht de betrokken auditor er onmiddellijk de verantwoordelijke voor de activiteiten van interne audit over in. Deze herziet de organisatie van de opdracht en/of vermeldt deze omstandigheid in zijn verslag, zodat de klanten van het auditresultaat ervan op de hoogte zijn. Dit artikel dient te worden gelezen in samenhang met artikel 12 van hetzelfde besluit. Dit bepaalt dat dit comité toezicht houdt op de naleving van de voorwaarden om de activiteiten van interne audit te voeren zoals deze criteria ze bepalen. Het treedt op als facilitator voor de relaties tussen de interne auditoren en het management, op verzoek van de ene of de andere. Het kan zelf elke moeilijkheid bij de uitvoering binnen de diensten aanhangig maken en bij het comité kunnen zowel de interne auditoren als de leden van het management zaken aanhangig maken. In dezelfde geest kan het comité zelf moeilijkheden aanhangig maken die het zelf ontdekt (bijvoorbeeld een communicatieprobleem, bemoeienissen van de leidinggevende in de planning of de uitvoering van de interne auditactiviteiten, onvoldoende middelen, geen communicatie tussen de interne auditors en het management, blijvend gebrek aan opvolging van de aanbevelingen). Artikel 9 Artikel 9 maakt het verplicht een auditcharter op te stellen en te verspreiden. Het belang van zo'n charter is viervoudig : 1° het auditcharter geldt als opdrachtbrief voor de verantwoordelijke voor de activiteiten van interne audit;2° het draagt ertoe bij dat elkeen binnen de dienst de rol kent en begrijpt de plaats en de rol van activiteiten van interne audit en weet dat het management het volledig steunt;3° doordat het bij afspraken tot stand komt, kunnen de basisprincipes soepel worden ingevoerd (samenwerking, verplichting tot rekenschap afleggen, tegenspraak, vertrouwelijkheid) die men dient na te leven bij alle diensten.Daarbij houdt men rekening met de structuren en de cultuur van elk van hen; 4° daar er vooraf een dialoog over bestaat kunnen mogelijke misverstanden aan het daglicht komen en mogelijke conflicten worden vermeden, met name over de toepassing van het beginsel van autonomie van de interne auditors. Het volgende lid voert een stelsel in ter bescherming van de personeelsleden die hun medewerking verlenen aan de interne auditactiviteiten, met name door te antwoorden op de vragen van de interne auditoren. De interne auditoren zijn gehouden aan een deontologie en werken binnen het kader van normen, onder het toezicht van het auditcomité voor de federale overheid. Zij mogen hun collega's niet aanzetten tot laster of tot verklikken en ze nog minder aanzetten om geruchten te verspreiden. Het stelsel dat hen beschermt mag dus geen aanzet vormen tot gedrag dat het werkklimaat zou schaden maar enkel een noodzakelijk uitvloeisel zijn van het beginsel van onbeperkte toegang tot informatie. Als de auditoren menen dat bepaalde informatie nodig is voor hun analyse, dient de personeelsleden hen die te kunnen verschaffen zonder vergelding te moeten vrezen vanwege hun oversten. De enige toelaatbare beperking op het beginsel van onbeperkte toegang tot informatie ligt dus in de stelsels tot bescherming van de gegevens. Zo'n beperking zal geval per geval moeten worden behandeld, ofwel via het charter (rubriek « vertrouwelijkheid ») ofwel in de fase waarbij de teams voor de interne audit worden samengesteld. Men kan zich daarbij laten inspireren door de praktijken die gelden voor de inspecteurs van Financiën bij Landsverdediging. Artikel 10 Artikel 10 komt tegemoet aan een aanbeveling van INTOSAI door een verplichting in te voeren waarbij men met dit model dient rekening te houden en door het te definiëren. Het monitoringproces houdt niet op bij de verwoording van de diagnose en van de aanbevelingen. Er komt ook een opvolgingsfase bij bedoeld om bij te dragen tot de verbetering van het intern controlesysteem. De hoofdlijnen van INTOSAI inzake interne controlenormen voor de overheidssector bepalen dat de opvolging en de sturing van de interne controle een beleid en procedures moeten omvatten die waarborgen dat de besluiten van de audits en van andere evaluatievormen op de meest gepaste wijze en onverwijld ten uitvoer worden gelegd (INTOSAI, 2004, blz. 48). Verder bepaalt deze tekst op blz. 55 dat de bijdrage van de wet- en regelgevende overheid tot de interne controle ertoe kan bijdragen een gemeenschappelijk begrip te bevorderen voor de definitie van interne controle en van de te bereiken doelstellingen. Ze kunnen aldus het beleid uitzetten waaraan de interne en externe spelers zich moeten houden bij de uitoefening van hun respectieve rollen en verantwoordelijkheden inzake interne controle. Het besluit vertrekt van het principe dat de leidinggevende verantwoordelijk blijft voor de tenuitvoerlegging van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 betreffende het intern controlesysteem binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht. In de woorden van de definitie uit het besluit is de leidinggevende niet verplicht zich neer te leggen bij de aanbevelingen van de interne audit. Wel moet het de redenen toelichten die het ertoe brengen andere keuzen te maken. Als het management beslist een aanbeveling ten uitvoer te leggen, volstaat het niet er een vaag idee over te spuien. De aanbeveling moet in een actieplan worden opgenomen met bijbehorend tijdspad. Daarnaar verwijst het begrip « welbepaalde termijn ». Het gaat er niet om eens en voor altijd termijnen te bepalen die gelden in alle gevallen. De antwoordtijden moeten worden bepaald naargelang de spoedeisende aard van de te nemen maatregelen. Een week kan volstaan in sommige gevallen (bijvoorbeeld een dienst verhuizen waarvan de lokalen niet voldoen aan de normen uit het arbeidsrecht). In andere gevallen kan een week te veel zijn (inplanting in een zone met gevaar op overstroming terwijl er overvloedige neerslag is aangekondigd). In elk van beide gevallen dient een dialoog plaats te vinden tussen de verantwoordelijke voor de activiteiten van interne audit en de betrokken verantwoordelijken. Deze verplichting concentreert zich rond de taken van de verantwoordelijke voor de activiteiten van interne audit; de beroepsnormen bepalen immers dat deze een systeem invoert voor opvolging van de vooruitgangacties. De naleving van deze verplichting is een voorwaarde tot doelmatigheid en doeltreffendheid van de interne auditactiviteiten. Het auditcomité voor de federale overheid dient er bijzonder waakzaam over te zijn. Het kan ertoe worden gebracht op te treden als facilitator. HOOFDSTUK II. - Materiële en personeelsmiddelen die moeten ingezet worden voor de interne auditactiviteiten Artikel 11 De politieke wil om deze bepaling op te nemen is ondubbelzinnig : de leidinggevende is verplicht voldoende middelen te wijden aan de interne auditactiviteiten. Bovendien moet de leidinggevende de courante activiteiten van de interne audit vergemakkelijken door de verantwoordelijke voor de activiteiten van interne audit in staat te stellen terug te vallen op de administratieve structuren en diensten van de betrokken dienst. Dit tweede is onlosmakelijk verbonden met de idee van samenwerking tussen interne auditoren en management en geeft de instemming en de steun weer die de leidinggevende geeft aan de interne auditactiviteiten van en die bekrachtigd zijn in het charter van interne audit. De toepassing van dit artikel veronderstelt dat de leidinggevenden goed de toegevoegde waarde erkennen die de interne auditactiviteiten voor henzelf en voor hun dienst betekenen. Het is geen zaak van communicatie. Een andere sleutel tot succes ligt in het bewijs van de feiten : door concreet hun nut te bewijzen zullen de interne auditoren een plaats krijgen binnen de dienst en binnen de begroting van die dienst. Dit veronderstelt toch bij het begin, zoals de regering het wenst, dat men moet inzetten op de doelmatigheid van de interne audit en van meet af aan voldoende middelen moet inzetten voor de interne audit om die in staat te stellen met goede resultaten uit te pakken. De rol van het Auditcomité in deze bepaling is er op toe te zien dat de voorwaarden worden vervuld opdat de interne auditactiviteiten betrouwbaar zouden zijn. Daartoe baseert het zich op de verantwoordelijken voor de interne auditactiviteiten. Hen komt het toe te informeren over de middelen die ze ter hun beschikking hebben en door hun commentaar te verwittigen als ze menen niet in staat te zijn correct te werken. Als een verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten geen voorbehoud maakt kan men ervan uitgaan dat hij zich tevreden stelt met de middelen die de leidinggevende heeft uitgetrokken. Hij zet dus zijn verantwoordelijkheid in. Dit artikel moet gelijklopend worden gelezen met artikel 12, 4°, van het koninklijk besluit tot oprichting van het Auditcomité van de federale overheid, dat het Auditcomité de bevoegdheid geeft elke moeilijkheid aan te kaarten die zou rijzen bij de toepassing van het onderhavig besluit. Paragraaf 3 handelt over dezelfde noodzaak om te waarborgen dat de middelen ingezet voor de interne auditactiviteiten voldoende zijn. Immers, de bekwaamheid van de auditors is een middel van de interne audit, nets als de instrumenten die ze tot hun beschikking krijgen. Dit artikel komt tegemoet aan twee doelstellingen. De eerste doelstelling is de in artikel 15, § 1, al. 2 bedoelde wil om de interne auditmethodes binnen de federale overheid te harmoniseren. De tweede bestaat erin besparingen op schaal te zoeken. Hij houdt ook rekening met het feit dat de beroepsnormen van het IIA bepalen dat in principe elke verantwoordelijke voor activiteiten van interne audit instaat voor de bevoegdheid van zijn team. Het auditcomité voor de federale overheid zal dus geroepen worden om rechtstreeks op te treden in het aanbod van opleidingen en wel in twee welbepaalde gevallen : ? de basisopleiding van de beginnende auditoren. Deze kan dezelfde zijn ongeacht de dienst waarbinnen ze zullen opereren. Het kan dus een standaardopleiding zijn; ? opleidingen voor de verantwoordelijken voor activiteiten van interne audit. Deze zullen tot doel hebben gelijkgerichte praktijken te verspreiden binnen de federale overheid met het oog op de controleketen. In geen enkel geval mogen deze mogelijkheden tot opleiding een gebrek aan bekwaamheid verdoezelen in vergelijking met de vereisten voor een bepaalde functie. De Inspectie van Financiën heeft hierop aangedrongen in haar advies van 31 januari 2007, dat als bijlage is opgenomen in het advies van 22 maart 2007 : « De opleidingen kunnen enkel gaan om een op peil brengen tegenover de toegangsvoorwaarden tot de functie. Bekwaamheid is een van de hoofdvoorwaarden voor de beroepspraktijk van een interne auditactiviteit (norm IIA 1200). Ze moet aanwezig zijn vanaf het begin. » Het Auditcomité voor de federale overheid kan zijn vertrouwen slechts schenken aan een opgeleid en ervaren verantwoordelijke voor activiteiten van interne audit. HOOFDSTUK III. - Bijzonderheden van de uitoefening van de functie van verantwoordelijke voor interne auditactiviteiten en interne auditor Artikel 12 Artikel 12 is gebaseerd op de aanbevelingen van het IIA inzake organisatie van de autonomie van de auditoren. Het concentreert zich op de specifieke eisen van de functie van verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten. Artikel 12, § 1, bepaalt de toepassingsfeer van dit artikel. Dit artikel geldt voor de Diensten waarop het koninklijk besluit van 2 oktober 2002Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/02/2000 pub. 18/02/2000 numac 2000022108 bron ministerie van sociale zaken, volksgezondheid en leefmilieu Wet houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen sluiten2 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de staffuncties in de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten van toepassing is. Artikel 12, § 2, betrekt het auditcomité voor de federale overheid bij de bepaling van de functiebeschrijving en het competentieprofiel. Aldus biedt het een objectieve basis bij de selectie van de verantwoordelijken. Bovendien maakt deze bepaling het mogelijk een objectieve basis te beiden voor het afwegingsproces, in de mate waarin de bepaling van de functiebeschrijving de basis vormt van dit afwegingsproces. Artikel 12, § 3, beperkt de vijver waarin externe deskundigen worden gezocht die bedoeld zijn in artikel 7, § 1, 4° van het koninklijk besluit van 2 oktober 2002Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/02/2000 pub. 18/02/2000 numac 2000022108 bron ministerie van sociale zaken, volksgezondheid en leefmilieu Wet houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen sluiten2 betreffende de aanstelling en de uitoefening van kaderfuncties binnen de federale overheidsdiensten en de federale programmatorische diensten. Het zal uiteraard gaan om leden van het auditcomité voor de federale overheid. Deze hoedanigheid zou hen een bijzonder gezag moeten verlenen binnen de selectiecomissie. Wij onderstrepen hierbij dat de deskundigheid binnen het auditcomité collectief is (cfr. KB tot oprichting van het auditcomité voor de federale overheid, art. 3, § 2.) en dat geen van zijn leden geacht wordt een wereldomvattende kennis te hebben. De verschillende vakgebieden binnen de federale overheid zijn technisch van aard. Daarom dient rekening te worden gehouden met de verschillende bevoegdheidsdomeinen van eenieder om degenen te kunnen identificeren die het best geplaatst zijn om de selectie op te volgen van de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten van een bepaalde dienst. Daarom zal de afgevaardigde bestuurder van Selor, als voorzitter van de selectiecommissie, zijn voorzorgen dienen te nemen door de voorzitter van het auditcomité te contacteren om aldus het comité te betrekken bij de benoeming van zijn vertegenwoordigers. Artikel 12, § 4, bepaalt dat het auditcomité ambtshalve wordt ingelicht over het resultaat van de selectiefase, tegelijk met de leidinggevende. Artikel 12, § 5, behoeft geen commentaar. Artikel 12, § 6 en 7, verduidelijken de normen en voorwaarden voor de evaluatie van de verantwoordelijken voor de interne auditactiviteiten. Artikel 12, § 8, behoeft geen commentaar. Artikel 12, § 9, legt de maximumperiode vast op twaalf jaar waarin een ambtenaar verantwoordelijk kan zijn voor de activiteiten van interne audit binnen een zelfde FOD. Deze beperking is ingesteld omwille van de autonomie en om belangenconflicten te voorkomen, zowel echte als schijnbare of mogelijke (typologie van de Raad van Europa). Artikel 13 Artikel 13 is de omzetting van artikel 12 voor de toepassing op de parastatalen uit de toepassingssfeer van het koninklijk besluit van 16 november 2006Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/02/2000 pub. 18/02/2000 numac 2000022108 bron ministerie van sociale zaken, volksgezondheid en leefmilieu Wet houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen sluiten3 betreffende de benoeming en de uitoefening van de kaderfuncties binnen sommige instellingen van openbaar nut. Krachtens artikelen 7, § 1, en 17, het koninklijk besluit van het bovenvermeld besluit is ook van toepassing op het federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen. Artikel 14 Artikel 14 biedt gemeenschappelijke bepalingen voor de verantwoordelijken voor de interne auditactiviteiten en de medewerkers van hun diensten. Paragraaf 1 bepaalt dat de functies van interne auditor worden uitgeoefend per hernieuwbare periode van zes jaar. Die bepaling houdt verband met voorschriften inzake stabiliteit en autonomie van de interne auditdienst. Ze bieden immers bescherming aan de interne auditoren, wiens aanstelling niet zou mogen in vraag worden gesteld, tenzij om ernstige en gegronde redenen. Paragraaf 2 bepaalt de regels die de autonomie van de auditors moeten waarborgen. Paragraaf 3 beoogt te waarborgen dat de toekomstige interne auditors hun plichten vullen vervullen inzake permanente opleiding en bijwerking van hun kennis. HOOFDSTUK IV. - Methodologische ondersteuning en netwerk van interne audit Artikel 15 Artikel 15 is gebaseerd op de idee dat de activiteiten van interne audit de meest overtuigende evaluatiemethode uitmaken voor de interne controle en bijgevolg in het verlengde liggen van het element monitoring van de interne controlesystemen die binnen de diensten moeten worden uitgebouwd. Daaruit volgt logischerwijze dat de ondersteuningsopdracht die is toevertrouwd aan de FOD Budget en Beheerscontrole, een begrip van expertise inzake interne audit omvat. Overigens was deze erkenning reeds impliciet bepaald in het koninklijk besluit van 2 oktober 2002Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/02/2000 pub. 18/02/2000 numac 2000022108 bron ministerie van sociale zaken, volksgezondheid en leefmilieu Wet houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen sluiten2 betreffende de interne audit binnen de federale overheidsdiensten. Immers, artikel 14, § 1, lid 4, van dit laatste besluit bepaalde dat de verantwoordelijke van de dienst Management Support van de federale overheidsdienst Budget en Beheerscontrole betrokken wordt in een subnetwerk « auditmethodes en -technieken ». De federale overheidsdienst Budget en Beheerscontrole is dus geroepen om ten volle een functie te vervullen van centrale harmoniseringseenheid. Deze is nodig voor de invoering van het Europees model van interne controle. (PIFC, wat staat voor openbare interne financiële controle). In deze optiek dient het wel vast te staan dat, net als voor het uitwerken van de interne controle, de federale overheidsdienst Budget en Beheerscontrole niet in de plaats mag treden van de managers en de interne auditoren voor de uitbouw van de activiteiten van interne audit. Deze FOD heeft een advies- en een normerende opdracht. De operationele verantwoordelijkheden blijven …