Une zone de texte libre est prévue afin de pouvoir introduire un commentaire sur une situation particulière du service. Exemple : « fonctionnement en surcapacité temporaire pour cause d'accueil de fratrie » ou « accueil en surcapacité pour cause de situation d'urgence », etc.
\nExemple de rapport qui serait envoyé par le service agréé « Maison Léopold Castelain »
\nMAISON LEOPOLD CASTELAIN S0157-01 MOIS : 04/2014 autorités mandantes d'un même service Arrondissement Nombre de prises en charge en cours (1° ) Nombre de prises en charge réservées (2° ) Sous-utilisation (-) Sur-utilisation (+) (1° ) - (2° ) SAJ CHARLEROI 3 5 -2 SPJD CHARLEROI 4 5 -1 TJL CHARLEROI 1 1 0 SAJ MONS 2 4 -2 SPJD MONS 5 0 +5 TOTAL 15 15 0 COMMENTAIRES : b.Rapportage ad hoc En outre, afin de pouvoir négocier au plus tôt et le plus adéquatement possible les futures prises en charge, les services agréés informent systématiquement, le plus en amont possible, les autorités mandantes concernées des prises en charge en voie de se libérer.
\nComité d'accompagnement Un comité est mis en place en vue d'accompagner la mise en oeuvre de la réforme.
\nLe comité d'accompagnement, présidé par la DGAJ, est composé de : - 4 représentants de la DGAJ - 4 représentants de l'UCD - 2 représentants de l'UFMJ - 4 représentants de l'IFAAJ - 2 représentants de l'UD Ce comité d'accompagnement relaie les observations et les analyses des acteurs relatives à la mise en oeuvre de la réforme et formule les recommandations qu'il juge utiles. Il est associé à l'élaboration des objectifs et des critères de l'évaluation visés à l'article 5ter de l'arrêté.
\nDans le cadre de cette évaluation, il veillera particulièrement aux points suivants : - l'adéquation des capacités réservées aux principes de programmation visés à l'article 43bis du décret, compte-tenu de la localisation des services agréés existants; - l'adéquation aux principes de déjudiciarisation et de subsidiarité visés au 3° du titre préliminaire du décret de l'aide à la jeunesse; - la hauteur du taux d'occupation annuel des prises en charge au sein de chacune des capacités réservées; - Le respect des projets pédagogiques des services agréés; - Les délais de mise en oeuvre des décisions des autorités mandantes; - le nombre et la nature des décisions qui n'ont pas pu être mises en oeuvre; - l'adéquation de la répartition des capacités réservées au sein des services agréés eu égard aux échanges de prises en charge entre autorités mandantes via les judiciarisations, homologations, les dessaisissements territoriaux et les prises en charge dans la capacité réservée d'autorités mandantes tierces et; - le volume et l'intérêt de la capacité commune.
\nLe comité contribue à la définition et au perfectionnement des outils de monitoring élaborés par l'administration centrale afin de produire, en application de l'article 5 ter de l'arrêté, l'évaluation annuelle, pour la première fois le 30 octobre 2015, au plus tard, et ensuite tous les ans.