Koninklijk besluit tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid

17 AUGUSTUS 2007. - Koninklijk besluit tot oprichting van het Auditcomité van de Federale Overheid (ACFO) VERSLAG AAN DE KONING Sire, Het besluit dat wij de eer hebben ter ondertekening aan Uwe Majesteit voor te leggen vloeit voort uit de nota « Voor een globaal risicobeheer in de FOD's en POD's » voorgesteld door de Minister van Begroting en goedgekeurd door de Ministerraad op 30 juni 2006. Het heeft tot doel bij te dragen tot de realisatie van de voorwaarden die nodig zijn opdat het model van controleketen voorgesteld in die nota (single audit ) concreet vorm zou kunnen krijgen. De ingebruikname van de visie ontwikkeld in die nota veronderstelt dat elke federale of programmatorische Overheidsdienst zich uitrust met een betrouwbaar systeem van interne controle, geëvalueerd aan de hand van eveneens betrouwbare interne auditactiviteiten. In principe zijn betrouwbare interne auditactiviteiten niet mogelijk zonder een geloofwaardig Auditcomité. Bovendien dient vastgesteld te worden dat de Auditcomités die gepland werden in het koninklijk besluit van 7 november 2000Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/02/2000 pub. 18/02/2000 numac 2000022108 bron ministerie van sociale zaken, volksgezondheid en leefmilieu Wet houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen sluiten1 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan elke federale overheidsdienst, niet bestaan. Daarom werd beslist, vooreerst dat op het niveau van de federale overheid een Auditcomité wordt opgericht, dat onder het bestuur van de Ministerraad wordt gebracht. Ten tweede wordt de verplichting voor elke federale overheidsdienst om een eigen Auditcomité in te richten, afgeschaft. Om de voordelen die van zo'n orgaan kunnen worden verwacht te optimaliseren, werd beslist dat de bevoegdheid ervan niet beperkt zal worden tot enkel de federale en programmatorische overheidsdiensten maar zich zal uitstrekken over het geheel van de organisaties waarvan Uwe Majesteit gerechtigd is de organisatie en de werking te bepalen : Ministerie van Landsverdediging, de Regie der Gebouwen, het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen, het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers, de Pensioendienst voor de Overheidssector, het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten. Voor de uitbreiding van zijn bevoegdheid tot het Federaal Planbureau is het advies nodig van de Centrale Raad voor het Bedrijfsleven. Dit nieuwe Auditcomité, Auditcomité van de federale overheid genaamd, zal een drijvende kracht zijn bij de creatie van een controleomgeving die gunstig is voor de ontwikkeling van de interne controle binnen elke van de hiervoor genoemde diensten. Het zal ook waken over de kwaliteit van de interne audit en over de harmonisering van de normen en de werkmethodes. Daarenboven zal het de regering in staat stellen een globaal beeld te krijgen van de risicoportefeuille van de federale overheid en van de mate van risicobeheersing waarvan de betrokken leidinggevenden blijk geven. Bovendien zal het de Minister die de Begroting onder zijn bevoegdheid heeft, bijkomende garanties bieden bij de uitoefening van de verantwoordelijkheden die samenhangen met de opmaak en het meedelen van de budgettaire, boekhoudkundige en financiële informatie bestemd voor onder meer het Parlement (via het Rekenhof) en de Europese Unie. Aldus zal het bijdragen voldoende zekerheid te scheppen met betrekking tot de realisatie van de doelstellingen van interne controle binnen elke dienst. Dankzij zijn globale kijk zal dit Comité eveneens kunnen bijdragen tot de uitbouw van een systeem van interne controle op het niveau van de federale overheid, door het meten van de interacties tussen de diensten, en overeenkomstig de analyse van de risico's en van de kwaliteit van de interministeriële controlemaatregelen. Het creëren van zo'n orgaan kan niet anders dan bepaalde vragen oproepen. Hoe kunnen centralisatie en responsabilisering met elkaar verzoend worden ? Hoe zal dit Comité zijn werklast beheren ? Hoe kan logheid vermeden worden ? Hoe moet te werk gegaan worden om zich ervan te verzekeren dat ook voor de leidinggevenden toegevoegde waarde wordt gecreëerd ? Hoe kan er voor gezorgd worden dat de expertise waarover de leden van het Auditcomité beschikken van voldoende hoog niveau is en voldoende gediversifieerd is ? Hoe kan de aanvaardbaarheid van een dergelijke beschikking verzekerd worden ? Hoe kan de kans op overdreven media-aandacht worden beheerd ? Hoe kunnen de mogelijkheden tot anticipatie en tot reactie behouden worden ? Welke samenhang met « lokale » organen moet er zijn ? Uit deze overwegingen vloeien de sleutelfactoren voor het slagen van het Auditcomité voort : - de onafhankelijkheid, objectiviteit, beschikbaarheid, ervaring en expertise van zijn leden, - de collegialiteit van het nemen van beslissingen binnen het Comité, - de samenwerking van de leidinggevende en hun bereidheid de voorrechten van het auditcomité inzake toezicht op de interne auditactiviteiten na te leven, - de toegang tot externe expertise (wat veronderstelt dat het Comité de beschikking krijgt over financiële middelen), - de mogelijkheid om desgevallend personen van buiten het Comité uit te nodigen, omwille van hun competenties of omwille van de informatie waarover zij beschikken, inclusief Ministers en leidinggevenden, - de administratieve ondersteuning die geboden zal worden door een permanent secretariaat, - de operationele ondersteuning van het Auditcomité geboden door de verantwoordelijken voor de activiteiten van interne audit en door het netwerk van verantwoordelijken voor de activiteiten van interne audit, - het respecteren van het subsidiariteitsprincipe bij de uitvoering van de activiteiten van interne audit en de behandeling van de aanbevelingen, - de kwaliteit van de activiteiten van interne audit, - de transparantie van de werking en de openbaarheid van de rapporten; het zal de Ministerraad en het Auditcomité toekomen de modaliteiten daarvan te bepalen in het Charter van het Auditcomité voor de federale overheid, in het hoofdstuk rapportering en vertrouwelijkheid. Zoals elk Auditcomité, ongeacht de grootte van de organisatie waarop het betrekking heeft, zal het Auditcomité van de federale overheid daarenboven : - moeten waken over de objectiviteit, de onafhankelijkheid en de bekwaamheid van de interne auditors, vanaf hun aanwerving en gedurende de hele looptijd van hun functie, - erover moeten waken dat de ingestelde mechanismen en structuren garanderen dat de interne auditoren beschikken over de nodige middelen, zowel in termen van logistiek en van informatica-uitrusting (zowel apparatuur als programmatuur) als in termen van toegang tot informatie, - dankzij een onafhankelijke visie op de risicoanalyses en de planningsdocumenten, moeten garanderen dat de activiteiten van interne audit worden gepland en georganiseerd volgens een ernstige en pertinente risicoanalyse, - erover moeten waken dat met de conclusies en aanbevelingen van de interne auditors ten gepaste tijde en op het geschikte niveau rekening wordt gehouden, - de communicatie tussen spelers van de interne controle en interne auditoren moeten vergemakkelijken, - moeten bijdragen tot het aanwenden van het model van de controleketen (single audit ), - ertoe moeten bijdragen dat het in werking treden van de interne audit maximaal kan gebeuren door het optimaliseren en heraanwenden van de bestaande middelen, in het bijzonder voor wat de human resources betreft, - deelnemen aan het verspreiden van een cultuur van responsabilisering. De hierna besproken bepalingen strekken ertoe te zorgen voor de nodige waarborgen met betrekking tot die verschillende aspecten. De structuur van het besluit is de volgende : TITEL I :Draagwijdte van dit besluit en terminologie TITEL II : Oprichting van het Auditcomité van de federale overheid HOOFDSTUK I : Samenstelling van het Auditcomité van de federale overheid en selectie van de leden HOOFDSTUK II : Ontslag en afzetting TITEL III : Werking HOOFDSTUK I : Administratieve ondersteuning HOOFDSTUK II : Organisatie van de vergaderingen en toegang tot informatie HOOFDSTUK III : Voorrechten inzake toezicht op de activiteiten van interne audit HOOFDSTUK IV : Rapportering en vertrouwelijkheid HOOFDSTUK V : Charter en huishoudelijk reglement van het Auditcomité van de federale overheid TITEL IV : Wijziging van verschillende bepalingen betreffende de autditcomités binnen de federale overheidsdiensten HOOFDSTUK I : Wijziging van het koninklijk besluit van 7 november 2000Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/02/2000 pub. 18/02/2000 numac 2000022108 bron ministerie van sociale zaken, volksgezondheid en leefmilieu Wet houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen sluiten1 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst HOOFDSTUK II : Wijziging van het koninklijk besluit van 19 juli 2001Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/02/2000 pub. 18/02/2000 numac 2000022108 bron ministerie van sociale zaken, volksgezondheid en leefmilieu Wet houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen sluiten2 betreffende de invulling van de beleidsorganen van de federale overheidsdiensten en betreffende de personeelsleden van de federale overheidsdiensten aangewezen om deel uit te maken van een kabinet van een lid van een Regering of van een College van een Gemeenschap of een Gewest TITEL V : Slotbepalingen De specifieke bepalingen met betrekking tot de activiteiten inzake interne audit (doelmatigheid, organisatie, statuut, loopbaan, methodologische ondersteuning, netwerk) maken het voorwerp uit van een afzonderlijk ontwerp van koninklijk besluit. TITEL I. - Draagwijdte van dit besluit en terminologie Artikel 1 Paragraaf 1 bepaalt het bevoegdheidsdomein van het Auditcomité van de federale overheid. Dit wordt bepaald door 2 reeksen criteria : rationae personae en rationae materiae. De beoogde entiteiten worden in dit besluit onder de algemene benaming « Diensten » aangeduid. Deze benaming omvat alle federale overheidsdiensten (met inbegrip van de overheidsdiensten met afzonderlijk beheer die eronder vallen) en programmatorische federale overheidsdiensten, het Ministerie van Landsverdediging, de Regie der gebouwen, het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen, het Federaal Agentschap voor de Opvang van Asielzoekers, de Pensioendienst voor de Overheidssector en het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten. De processen die bijdragen tot de creatie en de voorbereiding van niet-gedelegeerde beslissingen vallen in elk geval buiten het bevoegdheidsdomein van het Auditcomité (de ontwerpen van beslissing die hieruit voortvloeien zullen evenwel het voorwerp uitmaken van de administratieve en begrotingscontrole). Met andere woorden, het Auditcomité van de federale overheid treedt niet op op politiek vlak. Het waakt erover dat het bestuursapparaat ertoe in staat is om de door de regering aangegane verbintenissen te verwezenlijken en de vooropgestelde doelstellingen te bereiken. Paragraaf 2 bepaalt de terminologie. Het punt 5° definieert de algemene benaming « Leidinggevende » : het gaat om de administratief verantwoordelijke van het hoogste niveau binnen de bedoelde dienst : Voorzitter van het Directiecomité van een federale overheidsdienst, Voorzitter van een federale programmatorische overheidsdienst, hoofd van het Ministerie van Landsverdediging, Gedelegeerd Administrateur of Administrateur-generaal van een parastatale. Dit artikel vergt geen verdere toelichting. Artikel 2 Artikel 2 creëert het Auditcomité voor de federale overheid en bepaalt zijn taken. Het theoretisch kader waarbinnen het Auditcomité van de federale overheid zich bevindt is de verhouding mandaathouder/opdrachtgever, waar de opdrachtgever de democratisch verkozen regering is en de mandaathouders de leidinggevenden van de overheidsdiensten die aan de regering ter beschikking gesteld worden. In deze relatie beschikken de opdrachtgevers over de wettelijkheid die hen door de verkiezingen gegeven werd. Zij beschikken echter niet altijd over de nodige technische vaardigheden noch de tijd om de uitvoering van het mandaat dat zij aan de leidinggevenden hebben toevertrouwd, op te volgen. Dit kan een democratisch probleem oproepen aangezien de verwezenlijking van de verbintenissen van de politici voor een groot stuk afhankelijk is van de goede werking van het overheidsapparaat, waar de politici geen rechtstreekse impact op hebben. Het Auditcomité van de federale overheid is samengesteld uit onafhankelijke deskundigen. In deze visie staat het er borg voor dat de interne auditactiviteiten op die wijze georganiseerd worden dat er een correct beeld gegeven wordt van de werking van de interncontrolesystemen die de leidinggevenden hebben geïnstalleerd. Het comité zal de regering helpen om de werking van de diensten te beoordelen door ze te vergelijken met de criteria die in 1992 werden bepaald door het COSO en in 2004 aangevuld werden door INTOSAI : - doeltreffendheid, doelmatigheid, spaarzaamheid en ethiek van de door de diensten verwezenlijkte verrichtingen, - naleving van de verplichting om rekening af te leggen en borg te staan voor kwaliteit van de financiële en beheersinformatie, - overeenstemming met de wetten en regelgeving (waar men nog de coherentie met het regeringsbeleid en geldende politieke beslissingen kan aan toevoegen), - bescherming tegen verlies, tegen verkeerd gebruik en beschadiging van de materiële en immateriële ter beschikking gestelde middelen. Het Auditcomité van de federale overheid treedt hoofdzakelijk op in het kader van een evaluatieproces van de systemen. Het heeft ook een alarmfunctie. Als het Auditcomité van de federale overheid kennisneemt van ernstig disfunctioneren dat een invloed heeft op de doelstelling « eerbiedigen van de verplichting om rekening af te leggen en borg te staan voor kwaliteit van de financiële en beheersinformatie », dan mag dit comité de Ministerraad hiervan op de hoogte brengen. Deze laatste kan de bestemmeling - gebruiker zijn van de betreffende informatie of nog verantwoordelijk zijn voor het doorgeven ervan. Immers, de verplichting rekening af te leggen is geen doel op zich. Het doel is informatie te leveren aan een orgaan dat zelf beslissingen zal nemen op basis hiervan. De informatie die de verschillende diensten leveren dient dus als grondstof, als input, voor besluitvorming binnen de Ministerraad. Als het controlesysteem correct werkt biedt het een redelijke zekerheid (geen volledige) dat voornoemde doelstellingen gehaald zullen worden. Meer bepaald zou een goed interne controlesysteem betrouwbare informatie moeten aanmaken. Bij de uitvoering van hun taken kunnen de interne auditoren echter zwakke punten vaststellen in de kwaliteit van een informatie die bestemd is om openbaar te worden gemaakt of om doorgestuurd te worden op hoger niveau (Ministerraad, Parlement, Europese Unie). In eerste instantie moet deze vaststelling worden meegedeeld aan het management. Daarbij dient de hiërarchische weg te worden gevolgd. Aldus kunnen de personen die het dichtst bij het probleem zitten, oplossingen aanbrengen (de informatie verifiëren, ze bijsturen of desnoods tijdelijk terugtrekken). Als ondanks alles deze informatie buiten de dienste gebruikt wordt en een belangrijke weerslag heeft op de manier waarop derden de toestand op de dienst beschouwen (regeringsleden, Parlement, publieke opinie, Europese Unie), alarmeert het Auditcomité van de federale overheid, dat gewaarschuwd is door de betrokken verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten, op zijn beurt de Ministerraad. Als bijvoorbeeld uit een interne audit blijkt dat de boekhoudprocessen niet de beoogde waarborgen bieden, volstaat het niet deze te verbeteren in de toekomst. Immers, zwakke punten in de boekhouding van een bepaalde dienst monden uit in onjuiste en betekenisvolle informatie. Als de betrokken verantwoordelijken zelf geen maatregelen nemen op hun niveau, zal deze informatie meegedeeld worden aan besluitvormende instanties of zelfs aan het groot publiek of aan de volksvertegenwoordigers. Dan zal de Staat rekenschap moeten afleggen op valse gronden. In dit voorbeeld zal het Auditcomité van de federale overheid toekomen hiervan gewag te maken aan de Minister van Begroting. Deze zal het punt aanhangig maken op de volgende Ministerraad. Deze bepaling beschermt met andere woorden de regering als besluitvorminginstantie en binnen de regering, de Minister die instaat voor de kwaliteit van de financiële informatie, met andere woorden de Minister van Begroting. De informatie zal via de Eerste Minister gaan als het Auditcomité vaststelt dat de Ministerraad zich opmaakt om een positie in te nemen op basis van valse informatie. Deze alarmfunctie zal niet moeten worden geactiveerd in de meerderheid der gevallen. Daar zal het volstaan de verantwoordelijken te vragen een zwak punt in het systeem te verhelpen. Deze disfuncties moeten intern worden behandeld, tussen het management en de verantwoordelijke voor de activiteiten van interne audit. Bovendien zal deze alarmfunctie marginaal worden naarmate de interne controlesystemen zullen verbeterd worden. Vooral als een opbouwende dialoog, die een preventiedynamiek bevordert, optreedt tussen management en interne auditoren. Welnu, het Auditcomité van de federale overheid, speelt eveneens een rol in de relatie die tot stand zal komen tussen de leidinggevenden en de verantwoordelijken van de interne auditactiviteiten. Paragraaf 2 preciseert bepaalde kenmerken van het Auditcomité van de federale overheid. Deze paragraaf stelt dat het Auditcomité voor de federale overheid een adviserend orgaan is. Het heeft met andere woorden geen operationele functie binnen een bepaalde dienst. De enige dwingende beslissingen die het kan moeten nemen, zijn adviezen die slaan op de organisatie en het verloop van de interne auditactiviteiten en niet rechtstreeks ingrijpen op de werking van een dienst. Daar het om een adviesorgaan gaat, is de wet van 20 juli 1990Relevante gevonden documenten type wet prom. 20/07/1990 pub. 26/05/2011 numac 2011000307 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet ter bevordering van de evenwichtige aanwezigheid van mannen en vrouwen in organen met adviserende bevoegdheid. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten, ter bevordering van de evenwichtige aanwezigheid van mannen en vrouwen in organen met adviserende bevoegdheid, bijgevolg van toepassing. Krachtens artikel 1 van deze wet « wordt onder « adviesorgaan » verstaan, alle raden, commissies, comités, werkgroepen en andere organen ongeacht de benaming, die bij wet, bij koninklijk besluit of bij ministerieel besluit zijn opgericht en die in hoofdzaak onder hun bevoegdheden tot taak hebben uit eigen beweging of op verzoek, advies te verlenen aan de Wetgevende Kamers, de Ministerraad, één of meerdere Ministers, federale overheidsdiensten, programmatorische federale overheidsdiensten en de diensten die ervan afhangen, het Ministerie van Landsverdediging of aan openbare instellingen. » Artikel 2, § 1, van deze wet bepaalt dat : « Telkens in een adviesorgaan één of meerdere mandaten ten gevolge van een voordrachtprocedure te begeven zijn, dient per mandaat, door elke voordragende instantie, de kandidatuur van minstens één man en één vrouw voorgedragen te worden... », Artikel 2bis, § 1, stekt het principe dat : « Ten hoogste twee derden van de leden van een adviesorgaan zijn van hetzelfde geslacht. » In de huidige toestand van de samenleving, zou dit soort beschikking de oprichting en de werking van voor de Staat vitale organen in het gedrang kunnen brengen. Daarom heeft de Wetgever evenwel bepaalde lichte afwijkingen aan de hierboven vermelde principes aangebracht, enkel al om de betrokken organen in staat te stellen tijdelijk te functioneren. Om van deze afwijking gebruik te kunnen maken, moeten de betrokken Ministers kunnen aantonen dat het onmogelijk was om aan de hierboven geciteerde principes te kunnen voldoen. Dit veronderstelt dat ze alles in het werk gesteld hebben om hier toch aan tegemoet te komen. Een bepaling werd bij wet van 3 mei 2003Relevante gevonden documenten type wet prom. 03/05/2003 pub. 12/06/2003 numac 2003012247 bron federale overheidsdienst werkgelegenheid, arbeid en sociaal overleg Wet tot wijziging van de wet van 20 juli 1990 ter bevordering van de evenwichtige aanwezigheid van mannen en vrouwen in organen met adviserende bevoegdheid type wet prom. 03/05/2003 pub. 31/12/2003 numac 2003009448 bron federale overheidsdienst justitie Wet tot wijziging van de wetgeving betreffende de bescherming van de goederen van personen die wegens hun lichaams- of geestestoestand geheel of gedeeltelijk onbekwaam zijn die te beheren type wet prom. 03/05/2003 pub. 01/07/2003 numac 2003000526 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot wijziging van de wet van 18 juli 1991 tot regeling van het toezicht op politie- en inlichtingendiensten en van de wet van 5 augustus 1992 op het politieambt type wet prom. 03/05/2003 pub. 16/05/2003 numac 2003022542 bron federale overheidsdienst sociale zekerheid en programmatorische federale overheidsdienst maatschappelijke integratie, armoedebestrijding en sociale economie Wet tot wijziging van artikel 98 van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn sluiten toegevoegd. Die stelt dat : « De Koning stelt, bij een besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad en na advies van de commissie zoals bedoeld in artikel 1bis, een lijst op van de adviesorganen die onder het toepassingsgebied van deze wet vallen. » Op dit ogenblik is niet bepaald wanneer deze bepaling van kracht wordt. Bij wijze van juridische veiligheid zal men, als het zover is, het auditcomité van de federale overheid op deze lijst moeten bijschrijven. Het tweede lid verduidelijkt nog dat de werking van het Auditcomité van de federale overheid collegiaal is. Er is bijgevolg geen sprake van dat de Voorzitter van het Comité de hem toegekende bevoegdheden alleen uitoefent. De laatste alinea van paragraaf 2 bepaalt dat het Auditcomité van de federale overheid geen gezag uitoefent op de organen van de administratieve en begrotingscontrole. TITEL II. - Oprichting van het Auditcomité van de federale overheid HOOFDSTUK I. - Samenstelling van het Auditcomité van de federale overheid en selectie van de leden De legitimiteit en de geloofwaardigheid van het Auditcomité van de federale overheid zijn voor een groot stuk afhankelijk van zijn samenstelling. Zijn doeltreffendheid hangt af van zijn legitimiteit en geloofwaardigheid. Immers, in het perspectief van de controleketen die de Minister van Begroting heeft in aanmerking genomen en de Ministerraad heeft goedgekeurd (single audit), is de degelijkheid van de controleketen de conditio sine qua non van het geheel aan beoogde ontwikkelingen. Aangezien de eerste schakel van de controleketen afhankelijk is van de kwaliteit van het interne controlesysteem, die aangetoond wordt door middel van activiteiten van interne audit, waarvan de betrouwbaarheid afhankelijk is van de geloofwaardigheid van het Auditcomité, zal elke zwakte van het Auditcomité van de federale overheid de controleketen in gevaar kunnen brengen. Met andere woorden, in het perspectief van « good governance », bestaat een andere uitdaging erin het vertrouwen van de burger in de nieuwe instelling te winnen en hierdoor dan ook in het hele overheidsapparaat. Om dit vertrouwen te winnen en te behouden, is het cruciaal om garanties inzake objectiviteit, transparantie, integriteit en ethiek in te bouwen. Dit begint van bij de selectieprocedure, die aldus een test van geloofwaardigheid zal zijn voor het Auditcomité van de federale overheid. De selectiecriteria hebben betrekking op de competentie, de onafhankelijkheid en de beschikbaarheid van de kandidaten. Artikel 3 Paragraaf 1 stelt als basisprincipes onafhankelijkheid en deskundigheid van de leden van het Auditcomité van de federale overheid, die bovenal onafhankelijke deskundigen zijn. Ze worden bij in Ministerraad overlegd besluit benoemd. Dit dient de zekerheid van hun benoeming, de continuïteit van hun aanwezigheid en het vertrouwen dat de leden van de Ministerraad aan elk van hen schenkt, te verzekeren. Doordat het benoemingsbesluit het voorwerp van een beraadslaging moet zijn, zal de Ministerraad als selectiecomité gelden. Paragraaf 2 vloeit voort uit het feit dat het Auditcomité van de federale overheid, een collegiaal orgaan, de vereiste bekwaamheden dient te bezitten om een oordeelkundige analyse van de informatie en verslagen die hem voorgelegd worden, te kunnen uitvoeren, dezelfde taal van zijn gesprekspartners dient te spreken, uit gevarieerde beroepen dient voort te komen en blijk dient te geven van initiatiefzin. Dat veronderstelt dat elk lid over een deel van de vereiste bekwaamheden dient te beschikken. Die bepaling situeert zich in het verlengde van de Copernicus-werkzaamheden. Destijds betrof het de oprichting van een Auditcomité per federale overheidsdienst. De beleidsraad diende « erover te waken dat er binnen het auditcomité voldoende expertise aanwezig is op het vlak van kennis van het beleidsdomein van de FOD, de begrotingscyclus, overheidsmanagement, regelgeving van toepassing op de FOD, interne controle en strategisch management en risicobeheersing. » Paragraaf 3 verduidelijkt de wijze aan benoeming en de opdrachten toevertrouwd aan de Voorzitter van het Comité. Ze bepalen de kwaliteiten waarover hij dient te beschikken, en daarenboven de vereiste kwaliteiten om lid van het Comité te zijn. De formulering van die paragraaf is rechtstreeks ingegeven door de bepalingen van artikel I - 22 van het ontwerp van Verdrag tot invoering van een Grondwet voor Europa. Dat artikel beschrijft uitvoerig de opdrachten die aan een Voorzitter van de Europese Raad zouden kunnen worden toevertrouwd. Diens rol is uitgedacht op basis van het model van een groepsleider (« chairman » eerder dan « president »). Artikel 4 Artikel 4 beschrijft de te volgen procedure in geval van vacante zetel. De onderliggende doelstellingen, zijn de volgende : - aan elke geïnteresseerde de gelegenheid bieden om zijn kandidatuur te laten gelden indien zijn bekwaamheden aan het vereiste profiel voldoen, zodat de kringen waarbinnen de leden van het Auditcomité van de federale overheid geselecteerd worden, gediversifieerd worden, - erover waken dat de selectieprocedure garanties biedt in termen van transparantie, billijkheid, gelijkheid van kansen en effectiviteit, - erover waken dat de geselecteerde kandidaten aan de principes van onafhankelijkheid, objectiviteit, deskundigheid en beschikbaarheid voldoen, - mogelijk maken dat binnen redelijke termijnen in de vacatures voorzien is, waarbij aan de kandidaten de tijd gegeven wordt om zich kenbaar te maken. Wat de onafhankelijkheidscriteria betreft, is het onmogelijk om alle mogelijke onverenigbaarheden te inventariseren, vooral daar het gaat om een Auditcomité dat voor de gehele federale overheid bevoegd is. Bijgevolg is het begrip belangenconflict het onderwerp geweest van een allesomvattende definitie, uitgewerkt op basis van artikel 52 van het Reglement (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juin 2002 betreffende het financieel reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschap. Iedere kandidaat dient bij zijn kandidatuur op erewoord te verklaren dat hij zich niet in een toestand van belangenconflict bevindt en dat hij zich ertoe verbindt om elk belangenconflict ter kennis van zijn gelijken te brengen. In de eerste plaats zal het auditcomité nagaan in hoeverre deze toestand zijn autonomie en objectiviteit zou kunnen aantasten. Als het belangenconflict blijkt zal het auditcomité vervolgens bepalen of het een eenmalig of een permanent conflict is. In een derde fase zal het auditcomité zich uitspreken voor de te nemen maatregelen. Deze hele procedure dient te gebeuren op basis van een constructieve dialoog met het betrokken lid van het auditcomité, om tot een oplossing te kunnen komen. Het auditcomité kan zich daarin laten bijstaan door het Bureau voor ambtelijke ethiek en deontologie, expertisecentrum inzake preventief integriteitsbeleid van de federale overheid. De OESO heeft verschillende manieren onderkend om belangenconflicten op te lossen. Het initiatief kan uitgaan van het betrokken lid van het auditcomité of van het comité zelf, of nog via de voorzitter die het beheer van de agenda kan aanpassen. De hypothesen van ontslag en afzetting bedoeld in de artikelen 6 en 7, zouden pas in laatste instantie mogen worden ingeroepen en dan nog enkel in geval van permanent en niet opgelost belangenconflict. Zo ook werd gekozen voor een formule van transparantie, in plaats van de cumul van mandaten te beperken door een absoluut plafond vast te leggen. Dit heeft niet veel zin (waarom iemand die beheerder is van vier kleine verenigingen of vennootschappen meer straffen dan iemand anders die van slechts één raad van bestuur lid is, maar wiens functie wel tijdslorpend is ?). Iedereen die in het Auditcomité van de federale overheid wenst te zetelen, dient voorafgaand te verklaren hoeveel mandaten hij uitoefent en er zich toe te verbinden om de andere leden van het Auditcomité van de eventuele nieuwe mandaten op de hoogte te houden. Op basis daarvan evalueert de Ministerraad de mate van beschikbaarheid van de kandidaat. Dit besluit bepaalt geen nationaliteitsvereiste, wetende dat het Auditcomité van de federale overheid als adviesorgaan geen voorrecht van openbare macht uitoefent. Artikel 5 Artikel 5 stelt dat alle leden van het Auditcomité van de federale overheid recht hebben op presentiegelden. De Voorzitter van het comité heeft recht op verhoogde presentiegelden. Die presentiegelden zullen bij ministerieel besluit door de Eerste Minister, na overleg met de Minister van Begroting en de Minister van Ambtenarenzaken worden vastgesteld. Ter vergelijking vermelden we dat de schaal, vastgesteld door het besluit van de Vlaamse regering van 16 april 2004Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/02/2000 pub. 18/02/2000 numac 2000022108 bron ministerie van sociale zaken, volksgezondheid en leefmilieu Wet houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen sluiten5, basispresentiegelden van 996,84 euro per vergadering bepaalt, verhoogd met 498,42 euro voor de Voorzitter van het Auditcomité van de Vlaamse overheid. Indien meer dan 6 vergaderingen per jaar plaatsvinden, wordt echter een degressieve schaal toegepast : de bovenvermelde bedragen worden op respectievelijk 398,74 en 199,37 euro vanaf de zevende vergadering gebracht. HOOFDSTUK II. - Ontslag en afzetting Dat de modaliteiten om vroegtijdig een eind te maken aan het mandaat van een lid van het Auditcomité van de federale overheid in een kader worden gegoten, komt voort uit de behoefte om twee voorschriften te verzoenen : de stabiliteit van het comité en de onafhankelijkheid van zijn leden, die tegen elke vorm van druk gevrijwaard dienen te worden. Artikel 6 Artikel 6 geeft aan elk lid van het Auditcomité de mogelijkheid zijn ontslag te geven. Dit kan een oplossing zijn wanneer het auditcomité meent dat een belangenconflict dat een van zijn leden heeft gemeld volgens de bepalingen van artikel 4, § 2, eerste streepje, de kenmerken heeft van een permanent conflict dat een onoverkomelijk obstakel vormt. Aldus vermijdt het betrokken lid zich bloot te stellen aan de procedure tot afzetting bepaald in artikel 7. Dit artikel vergt geen verdere commentaar. Artikel 7 Artikel 7 behandelt de gevallen van afzetting. Zij kunnen enkel het gevolg zijn van een zware fout of van een onopgelost belangenconflict (een belangenconflict dat permanent geworden is). Om ernstige fouten te voorkomen, gebeurt de selectie van de kandidaten met de uiterste zorg. Op die manier zijn de geselecteerde kandidaten deze met de hoogste waarborgen inzake competentie, ernst en onafhankelijkheid. Wat de belangenconflicten betreft, wordt de voorkeur gegeven aan het zoeken naar oplossingen. Bijvoorbeeld als aan een lid van het Auditcomité, dat aanvankelijk zijn onafhankelijkheid garandeerde, een verantwoordelijke functie wordt aangeboden bij een instelling die direct geviseerd wordt door een actie van de regering, ook al is het een functie buiten de overheid, dient hij dit probleem te laten behandelen door het Auditcomité (cfr. artikel 4). De afzetting van het lid zal het laatste middel zijn dat zal worden voorgesteld. Aangezien de afzetting uitgevoerd wordt bij koninklijk besluit, kan dit in de ogen van de afgezette een zware last zijn. Voor elke persoon die zich engageert in een Auditcomité is er dus het risico dat hij ooit in een situatie van afzetting terechtkomt. Daarom zijn er in de laatste alinea garanties wat betreft de procedure om de rechten van de leden van het Auditcomité te beschermen en de risico's tot afzetting om reden van vijandigheid te beperken. De reden voor de afzettingsacte, bepaald door de wet van 29 juli 1991Relevante gevonden documenten type wet prom. 29/07/1991 pub. 18/12/2007 numac 2007001008 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen. - Duitse vertaling sluiten betreffende de formele motivering van bestuurlijke akten, zal voldoende moeten worden omschreven zodat iedereen het verschil kan maken tussen een voormalig lid van het auditcomité van de federale overheid dat afgezet is wegens te weinig beschikbaar en een ander, dat afgezet werd omwille van een specifieke fout. Artikel 8 Artikel 8 bepaalt de regels die moeten worden toegepast wanneer er een vacante plaats is. Het is een vertaling van de wil tot continuïteit van het Auditcomité van de federale overheid. Verdere commentaar is overbodig. TITEL III. - Werking Het respect voor de werkingsregels is een voorwaarde voor de leefbaarheid van het Auditcomité van de federale overheid. Gezien de uitgestrektheid van zijn toepassingsgebied, kan het immers gemakkelijk overladen en zelfs geïnstrumentaliseerd worden. Deze titel omvat een groot deel van de succesfactoren die ook in de inleiding opgesomd werden. HOOFDSTUK I. - Administratieve ondersteuning Artikel 9 Dit artikel bepaalt welke materiële, menselijke en financiële middelen ter beschikking worden gesteld van het auditcomité van de federale overheid. Wij benadrukken hier met name de sleutelrol die het secretariaat van het Auditcomité van de federale overheid zal spelen. Zonder zich in de plaats te stellen van het auditcomité, of van de interne auditeurs, zal dit secretariaat een administratieve ondersteuning bieden die meer inhoudt dan louter nota te nemen. Het kan de budgetten van het auditcomité beheren of de betrekkingen met zijn gesprekspartners onderhouden. We zouden inspiratie kunnen opdoen uit het Britse gebruik, beschreven in bijlage 2 van het Audit Committee Handbook Consultation Draft, gepubliceerd in juli 2006 door HM Treasury. Het sleutelidee is de continuïteit van de werkzaamheden van het comité tussen twee vergaderingen te verzekeren en een aanspreekpunt te zijn. Het is aan het Auditcomité om de taken te preciseren. Men mag dus het belang van dit secretariaat niet onderschatten. Elke barst in zijn autonomie, in de kwalificatie of de inzet van zijn medewerkers of in de naleving van de vertrouwelijkheid van de informatie waarover het beschikt, kan de doelmatigheid van het Auditcomité in het gedrang brengen en dus de hele lopende hervorming op de helling zetten. Paragraaf 3 snijdt vooreerst het financiële hoofdstuk aan. Hij beoogt twee doelstellingen : het Auditcomité de middelen bieden om zijn verantwoordelijkheid te dragen en een transparantie op deze middelen invoeren. Onder de overweegbare kosten worden genoemd de uitgaven verbonden aan het beroep op technische prestaties nodig voor de opdracht van het Auditcomité vanuit zijn functie toeziet op de autonomie en de doeltreffendheid van de interne auditprocessen. Dit komt bijvoorbeeld overeen met de financiering van de mogelijkheid om een risicoanalyse te laten uitvoeren. Deze mogelijkheid wordt geboden krachtens artikel 11, § 1, tweede lid. De transparantie die hier wordt ingevoerd wat betreft de middelen toegewezen voor de werking van het Auditcomité en betreffende de modaliteiten van de terugbetaling van kosten (in theorie beperkt) die de leden van dit comité moeten verantwoorden, heeft als doel een selectie op basis van budgetten te vermijden (in de selectieprocedure of bij de kandidaten zelf) : alle competente personen moeten de mogelijkheid krijgen te solliciteren en hun mandaat te kunnen uitvoeren in de beste omstandigheden. De vraag is dan wat er dient te gebeuren met de verplaatsingskosten van een externe expert die verplicht wordt om naar Brussel te komen voor een vergadering, terwijl hij voor zijn professionele werkzaamheden in het buitenland is. Aangezien het gaat om personen die omwille van hun competenties geselecteerd zijn, is het inderdaad mogelijk dat hun activiteiten hen buiten de landsgrenzen brengen. Om het risico van dit soort situaties te verkleinen, is het aangewezen te waken over de planning van de vergaderingen, of in het geval van hoogdringendheid, zijn toevlucht te nemen tot videoconferenties, wat toegelaten is bij artikel 10. HOOFDSTUK II. - Organisatie van de vergaderingen en toegang tot informatie Artikel 10 Artikel 10 bepaalt de regels voor het quorum en de beslissingen. Het heeft de voorrang aan het overleg boven de stemming. Enkel wanneer er geen consensus verkregen wordt, wordt overgegaan tot stemming om een patstelling te vermijden. Dit artikel dient gelezen te worden in samenhang met artikel 3, § 3, 3°, dat bepaalt dat de voorzitter van het comité de samenhang en de consensus dient te bevorderen binnen het Auditcomité van de federale overheid. Het dient ook te worden gelezen in relatie tot artikel 4, § 2, over de preventie van belangenconflicten. In het geval dat de Raad van State noemt in zijn advies 42.767/4 van 2 mei 2007 (strikt incidentele belangenconflicten), zou de oplossing zowel vanuit artikel 4 als vanuit artikel 10, geldig zijn die erin zou bestaan dat het betrokken lid zich wraakt en afziet van deelname aan een vergadering. Artikel 11 De eerste paragraaf huldigt het principe van onbeperkte toegang tot informatie en tot personen die er toegang toe hebben. Dit principe heeft als enige hinderpaal de beperkingen opgelegd door de wet en meer bepaald de bepalingen met betrekking tot geklasseerde informatie. Dergelijke gevallen dienen gepreciseerd te worden in het Charter van het Auditcomité van de federale overheid, bepaald in artikel 16, § 1. Op die manier kan worden bepaald dat het Auditcomité een beroep doet op een derde persoon, een vertrouwenspersoon die toegang heeft tot gevoelige informatie, of erover waakt dat de teams voor interne audit die tot taak hebben de processen met beschermde gegevens te evalueren, minstens één persoon in hun midden hebben die toegang heeft tot deze gegevens. De tweede paragraaf bepaalt dat de korpschef van de Inspectie van Financiën aanwezig is op de vergaderingen. Hij kan de leden van het Auditcomité van de federale overheid bijstaan en voorbehoud geven bij beslissingen. Hij neemt echter niet deel aan de stemming. De derde paragraaf wil een evenwichtig kader schetsen voor betrekkingen tussen het Auditcomité, de leidinggevenden en verantwoordelijken voor de activiteiten van interne audit, daar zelfs buiten elke hiërarchische band deze verantwoordelijken rechtstreeks, vrij en vertrouwelijk toegang moeten hebben tot het Auditcomité. In een klassieke opstelling (een auditcomité geplaatst bij de beleidsraad of bij de beheerraad van een organisatie) is er een zeker mate van symmetrie : de leden van het Auditcomité hebben toegang tot alle voor hen nuttige informatie en omgekeerd hebben de leidinggevende en de verantwoordelijke voor de activiteiten van interne audit ieder beschikking over een organieke toegang tot het auditcomité. Gezien het Auditcomité van de federale overheid bevoegd is over 23 diensten die elk voorzien zijn van een leidinggevende en een verantwoordelijke voor de activiteiten van interne audit, zal deze organisatievorm niet houdbaar zijn. Bovendien is het ondenkbaar de operationele verantwoordelijken de toegang te verhinderen tot het auditcomité van de federale overheid. Beide partijen zouden erbij verliezen en de basisvoorwaarde van het systeem, namelijk dat het gebaseerd is op samenwerking, zou in het gedrang worden gebracht. Daarom is er, naast een secretariaat met ruime bevoegdheden, bepaald dat de voorzitter van het Auditcomité alleen deze personen ontmoet die dit wensen. Deze mogelijkheid is nauw verbonden met de eigenheid om de transparantie te vrijwaren in zijn contacten en het vertrouwen dat elk lid van het comité moet hebben in zijn voorzitter. Er kan binnen een dienst een permanente opvolgingsstructuur voor risico's worden opgericht (comité, platform, netwerk). Zo'n structuur wordt veeleer gezien als een discussieplaats dan als een plaats waar beslissingen vallen. Het doel ervan is de communicatie en de gegevensstroom over doelstellingen, risico's en de kwaliteit van de interne controle te vergemakkelijken. Ze kan worden aangestuurd ofwel door een externe deskundige of, in het beste geval, door de verantwoordelijke voor het risicobeheer van de dienst (risk manager). In het tweede geval heeft de dienst onder zijn personeelsleden een bijzonder opgeleide professional in dienst genomen om de activiteiten inzake risicobeheer te coördineren. Op termijn zou het aangewezen zijn na te denken over het statuut van de personen die deze nieuwe functie zullen uitoefenen. Met name zal de vraag rijzen naar de aard van deze functie : klassieke loopbaan A of kaderfunctie (dit zou het voordeel kunnen hebben dat degene die deze functie draag, lid kan zijn van het directiecomité). Als zo'n structuur gecreëerd is, kan deze het Auditcomité van de federale overheid helpen om een duidelijker beeld te krijgen van de doelstellingen, verplichtingen en risico's en dus nog meer relevant te zijn in de bevraging die het zal voorleggen aan de verantwoordelijke voor de activiteiten van interne audit op het ogenblik dat diens werkprogramma dient te worden gevalideerd. In dit perspectief zal het aangewezen zijn, als zo'n structuur wordt opgericht, dat de verantwoordelijke voor de activiteiten van interne audit (die hoe dan ook op eenvoudig verzoek toegang heeft tot alle informatie die hij nuttig acht) systematisch wordt ingelicht over de werkzaamheden en uitgenodigd wordt op de vergaderingen van deze structuur, maar zonder beslissingsbevoegdheid. Zo zal het Auditcomité van de federale overheid er zeker van zijn dat elke verantwoordelijke voor de activiteiten van interne audit een duidelijk beeld heeft van de risico's in zijn dienst. Bovendien zullen de zeven leden van het comité, via de verantwoordelijken voor de activiteiten van interne audit van elk van de diensten waarvoor het comité bevoegd is, toegang krijgen tot de verslagen over de activiteiten van deze opvolgingsstructuur van risico's en zo hun opdracht in een nog beter licht kunnen uitoefenen. HOOFDSTUK III. - Voorrechten inzake toezicht op de activiteiten van interne audit Artikel 12 Door de voorrechten van het Auditcomité van de federale overheid op te sommen, kent het huidige besluit het comité het noodzakelijk gezag toe om zijn rol te kunnen spelen ten opzichte van de interne auditoren. Die voorrechten steunen op de hiernavolgende dialectiek : - het comité, als raadgevend orgaan dat af en toe vergadert, heeft nood aan interne auditoren om zijn missie als raadgever uit te voeren, - de kwaliteit van de activiteiten van interne audit (onafhankelijkheid, efficiëntie) dient zelf gegarandeerd te worden door het Auditcomité. Artikel 12 dient dus samen gelezen te worden met het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 betreffende de interne auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht. Dat bepaalt dat de interne auditactiviteiten dienen uitgevoerd te worden met respect voor de professionele normen aanvaard op internationaal en Europees niveau (normen en deontologische code van het Institute of Internal Auditors voor de professionele uitvoering van interne audit). Op aanbeveling van de Afdeling Wetgeving van de Raad van State (zie advies nr. 42.767/4 van 2 mei 2007) wordt het IIA met naam genoemd in het besluit. In punt 5° legt dit artikel eveneens het verband met het koninklijk besluit van 16 november 1994 betreffende de administratieve en begrotingscontrole. Daar de Minister van Begroting borg staat voor de naleving van de wettelijkheid en van de begroting, meent zij dat de risico's verbonden aan overheidsopdrachten, facultatieve toelagen en de aanwerving van contractuele medewerkers van haar kant meer gerichte beheersactiviteiten verantwoorden. Daarom zal de naleving van deze procedures systematisch en met steekproeven worden gecontroleerd ex post. Deze controle wordt toevertrouwd aan de inspecteurs van financiën en heeft tot doel de Minister belast met de begroting in staat te stellen rechtstreeks geïnformeerd te worden. De Inspectie van Financiën zal deze controles in een raadgevende geest opvatten. In die zin zal hun tussenkomst als tweede finaliteit hebben te komen tot aanbevelingen ter verbetering van de betrokken procedures. Omwille van meer duidelijkheid werd beslist deze opdracht met zoveel woorden te vermelden. Het koninklijk besluit van 16 november zal in die zin worden aangevuld. Onder de processen die via interne auditactiviteiten zullen worden geëvalueerd bevinden zich zeker processen die overheidsopdrachten, facultatieve toelagen en de aanwerving van contractuele medewerkers met zich brengen. Die toetsingen mogen geen redundanties of dubbele controles met zich brengen. De beroepsnormen bepalen hoe dan ook dat de interne auditeurs hun risicoanalyse en hun werkprogramma aanpassen volgens de beschikbare gegevens en dat auditwerkzaamheden gepaard gaan met geëigende documentatie en archivering. Dit beginsel heeft een vertaling in artikel 5, § 2, alinea 2, van het koninklijk besluit van 17 augustus 2007 met betrekking tot interne auditactiviteiten in sommige diensten van de federale uitvoerende macht. Dit artikel bepaalt dat de Inspectie van financiën en de verantwoordelijken van de interne auditactiviteiten protocollen zullen afsluiten om de voorwaarden te formaliseren waaronder de taken worden gecoördineerd en de gegevens worden gedeeld. Het auditcomité zal deze protocollen moeten goedkeuren. Omwille van de harmonisering kan het Auditcomité van de federale overheid de Minister van Begroting en de Minister van Ambtenarenzaken (opdrachtgevers van de Inspectie van Financiën) voorstellen een kaderprotocol af te sluiten, dat vervolgens geval per geval enkel nog hoeft te worden omgebogen of verduidelijkt. HOOFDSTUK IV. - Rapportering en vertrouwelijkheid Artikel 13 Artikel 13, § 1, stelt het principe van subsidiariteit in werking dat stelt dat enkel datgene wat niet efficiënt op een lager niveau behandeld kan worden, behandeld wordt op een hoger niveau. De vastgestelde termijnen dienen er voor te zorgen dat de verslagen van het Auditcomité van de federale overheid op tijd komen om er rekening mee te kunnen houden bij de uitwerking van het ministeriële en regeringsbeleid en bij de opmaak van de begroting voor het volgende begrotingsjaar. Paragraaf 2 beoogt het mechanisme van tussentijdse verslaggeving, dat op gang kan worden gebracht op vraag van de Ministerraad of indien het comité specifieke gevallen ontdekt. Paragraaf 3 bepaalt dat de modaliteiten van verslaggeving gedefinieerd worden in overleg met alle betrokken partijen, enerzijds de Ministerraad, anderzijds het Auditcomité van de federale overheid. Het is inderdaad aan hen om de voorwaarden te bepalen waaraan de verslagen moeten voldoen en welke informatie zij moeten bevatten om op tijd klaar te zijn en bruikbaar te zijn en gebruikt te worden. Deze modaliteiten dienen opgenomen te worden in het Charter van het Auditcomité van de federale overheid. Het Auditcomité heeft een algemene kijk op de werking van de federale overheid. Daarom kan het een belangrijke rol spelen in de administratieve vereenvoudiging. Paragraaf 4 geeft het comité daartoe de mogelijkheid. Het gaat niet noodzakelijkerwijs om het opstellen van een bijkomend rapport, maar voornamelijk om een inventaris op te stellen van wetgevende of regelgevende bepalingen die risico's inhouden of een stoornis gebleken zijn. Artikel 14 Artikel 14, al. 1, voert een verplichting tot vertrouwelijkheid in. Dit is verantwoord omdat de leden van het Auditcomité van de federale overheid niet gebonden zijn door een arbeidscontract noch door een professionele reglementering die ze tot geheimhouding verplicht. Het is dus in hun mandaat dat een analoge waarborg dient te worden ingeschreven. Deze verplichting tot vertrouwelijkheid geldt uiteraard voor alle personen, al dan niet lid van het comité, die toegang hebben tot beschermde informatie. Alinea 2 vervolledigt deze bepaling door te stellen dat, in verband met de betrekkingen tussen het Auditcomité van de federale overheid (gevolmachtigde) en de Ministerraad (opdrachtgever van het comité), een tijdelijke verplichting tot vertrouwelijkheid bestaat. Deze is gerechtvaardigd door de noodzaak om de rechten van de personeelsleden van de overheid en de sereniteit van de interne auditactiviteiten te bewaren. Het is slechts na afloop van het evaluatieproces, dat ook een tegensprekelijk debat met het management omvat, dat de conclusies worden opgesteld. Zolang een auditopdracht niet afgelopen is, kan het Auditcomité van de federale overheid geen informatie doorgeven aan de Ministers die slechts gedeeltelijk zou kunnen zijn of die nadien zelfs nietig verklaard zou kunnen worden. Deze beschikking verhindert echter de Ministerraad, de betrokken Minister of het betrokken hoofd van de Dienst niet om zich rechtstreeks te informeren of direct tot een taak van inspectie aan te zetten. HOOFDSTUK V. - Charter en huishoudelijk reglement van het Auditcomité van de federale overheid Artikel 15 Om de vereiste transparantie en de garanties te brengen in een perspectief van « good governance » en controleketen, legt dit besluit een kader vast voor de oprichting en de werking van het Auditcomité van de federale overheid. Nochtans is het niet de bedoeling om de betrekkingen tussen het comité en zijn verschillende gesprekspartners, noch de betrekkingen tussen zijn leden onderling in detail te regelen. Deze twee aspecten vallen onder het vrij overleg, waarvan de resultaten respectievelijk in het charter van het Auditcomité van de federale overheid en het huishoudelijk reglement behandeld moeten worden. Artikel 15, § 1, behandelt het charter, het sleutelelement in het samenwerkingsverband dat op gang gebracht dient te worden. Het uitwerkingsproces het charter is van even groot belang als de eigenlijke inhoud ervan. Het voorafgaand overleg biedt immers de mogelijkheid om het geheel van parameters van samenwerking op elkaar af te stemmen : de manier van samenwerking, de verslaggeving en de openbaarmaking van de verslagen. Door een lijst van rubrieken vast te stellen, gebaseerd op de analyse van verschillende charters en methodologische aanbevelingen van onder meer het IIA en HM Treasury, bepaalt dit besluit de minimale agenda van dit overleg. Deze soepele fase zal gevolgd worden door een plechtige fase : het charter van het Auditcomité van de federale overheid zal worden bekrachtigd door een koninklijk besluit. Deze formaliteit garandeert de toetreding van de Ministerraad tot de voorwaarden van het charter, de openbaarmaking en het gezag van de inhoud. Er moet wel worden benadrukt dat dit charter niet verward mag worden met de charters van interne audit die uitgewerkt zullen worden binnen iedere dienst door de verantwoordelijke voor de interne auditactiviteiten, in overleg met het comité en de leidinggevende van deze dienst, en die de missiebrief van deze verantwoordelijke en de betrekkingen tussen de verschillende interne auditoren en hun collega's zullen vastleggen. Men beweegt zich dus niet op hetzelfde niveau. Beide types van charters zullen complementair zijn. Paragraaf 2 behandelt het huishoudelijk reglement. De voorzitter van het Auditcomité zal erop toezien dat de procedure voor organisatie (frequentie en uren van de vergaderingen, bijeenroepingstermijn, werkdruk die in voorbereiding van de vergaderingen moet worden gepland) de verscheidenheid van de rekrutering van de leden van het Comité en hun beschikbaarheid in aanmerking neemt. De leden van het Auditcomité worden immers op basis van hun bekwaamheid geselecteerd. Met andere woorden, zij oefenen een beroep uit waarin zij een zekere expertise hebben opgebouwd zodat zij werden onderscheiden om deel uit te maken van het Auditcomité. Dit mandaat is tegelijk een eer en een verantwoordelijkheid maar zal aan de agenda toegevoegd worden van een aantal personen die per definitie veel gevraagd zijn. Net als degenen die, hoewel ze professioneel bezig zijn met volkomen andere activiteiten, besloten hebben om aan activiteiten van algemeen belang deel te nemen, zullen zij van hun persoonlijke tijd gebruik dienen te maken om de nodige onderzoeken te doen en de voorbereidende werkzaamheden uit te voeren die noodzakelijk zijn voor efficiënte vergaderingen van het Auditcomité. Ze mogen daardoor niet gestraft worden (wat de duurzaamheid van hun verbintenis in het gedrang zou brengen). Er mag ook niet van hen verwacht worden dat zij uit eigen zak de kosten dekken die gepaard gaan met hun deelname in de government governance (dit zou een onevenwicht veroorzaken tussen bepaalde leden van het auditcomité en zou daarenboven de goede werking van dit comité in gevaar kunnen brengen als die afhankelijk wordt van de financiële situatie van bepaalde leden). Tijdens de beginfase van het mandaat zou dit soort probleem wel onderschat kunnen worden om later weer op te duiken, wanneer het Auditcomité andere prioriteiten zal hebben dan zijn aandacht op de normen van interne werking te richten. Bijgevolg moet het huishoudelijk reglement meteen een weergave bieden van het zoeken naar een evenwicht tussen de doelstellingen die het comité zich heeft gesteld en de verschillende beperkingen waaraan de leden van het comité worden onderworpen. Het comité moet ook een modus operandi vastleggen die elk onevenwicht tussen de leden van het Auditcomité vermijdt en ervoor zorgt dat de leden van het Auditcomité hun eigen financiële bronnen niet hoeven te gebruiken om hun taken van algemeen belang na te komen. TITEL IV. - Wijziging van verschillende bepalingen betreffende de auditcomités binnen de federale overheidsdiensten HOOFDSTUK I. - Wijziging van het koninklijk besluit van 7 november 2000Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/02/2000 pub. 18/02/2000 numac 2000022108 bron ministerie van sociale zaken, volksgezondheid en leefmilieu Wet houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen sluiten1 houdende oprichting en samenstelling van de organen die gemeenschappelijk zijn aan iedere federale overheidsdienst Artikel 16 De regering heeft besloten de verplichtingen opgelegd aan elke federale overheidsdienst om over een eigen auditcomité te beschikken, op te heffen. De bepalingen daaromtrent hebben geen reden meer van bestaan ( koninklijk besluit van 7 november 2000Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/02/2000 pub. 18/02/2000 numac 2000022108 bron ministerie van sociale zaken, volksgezondheid en leefmilieu Wet houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen sluiten1 gewijzigd bij koninklijk besluit van 19 juli 2001Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/02/2000 pub. 18/02/2000 numac 2000022108 bron ministerie van sociale zaken, volksgezondheid en leefmilieu Wet houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen sluiten2). HOOFDSTUK II. - Wijziging van het koninklijk besluit van 19 juli 2001Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/02/2000 pub. 18/02/2000 numac 2000022108 bron ministerie van sociale zaken, volksgezondheid en leefmilieu Wet houdende oprichting van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen sluiten2 betreffende de invulling van de beleidsorganen van de federale overheidsdiensten en betreffende de personeelsleden van de federale overheidsdiensten aangewezen om deel uit te maken van een kabinet van een lid van een Regering of van een College van een Gemeenschap of een Gewest Artikelen 17 tot 19 hoeven geen commentaar. TITEL V. - Slotbepalingen Deze bepalingen hebben tot doel dat het Auditcomité van de federale overheid de volgende punten zo vlug mogelijk kan verwezenlijken : 1° zich een beeld vormen van de stand van de interne controlesystemen binnen elk van de diensten waarvoor het bevoegd is en 2° aan de Ministers gegronde aanbevelingen geven over de organisatiemodaliteiten van de interne auditactiviteiten binnen elk van de diensten waarvoor zij bevoegd zijn. Artikel 20 In het perspectief dat hiervoor werd beschreven, bepaalt artikel 20 de rol van de leidinggevenden. Het is aan hen om hun eigen structuren, voor zover ze bestaan, te beschrijven voor wat de opvolging en de evaluatie van de interne controle betreft. Deze beschrijving neemt de vorm aan van een verslag bestemd voor het Auditcomité van de federale overheid. De betrokken Minister krijgt er een kopie van en mag desgewenst bijkomende verduidelijkingen toevoegen alsook een planning met betrekking tot de interne audit om voor te leggen ter beslissing van het Auditcomité. Dit eerste verslag wordt voor advies aan de Inspectie van Financiën overgemaakt. Deze bevestigt de werkelijkheid van de beschreven mechanismen en procedures. Artikel 21 Artikel 21 bepaalt het gebruik van dit verslag door het Auditcomité van de federale overheid. Het bepaalt ook de criteria die het moeten leiden bij de aanbevelingen die het maakt aan de Ministers en aan de Ministerraad, en legt het tijdschema vast van de volgende beslissingen. Artikel 22 Dit artikel hoeft geen commentaar. Advies nr. 42.767/4 van de Raad van State van 2 mei 2007 De aanbevelingen van de Afdeling Wetgeving van de Raad van State worden integraal gevolgd, zowel voor de aanpassing van de toepassingssfeer als de enkele redactionele wijzigingen in dit Verslag. Wij hebben evenwel de overwegingen behouden. Die zijn niet redundant met dit verslag. Wij hebben de eer te zijn, Sire, Van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaars, De Eerste Minister, G. VERHOFSTADT De Minister van Begroting, Mevr. F. VAN DEN BOSSCHE De Minister van Ambtenarenzaken, C. DUPONT ADVIES 42.767/4 VAN 2 MEI 2007 VAN DE AFDELING WETGEVING VAN DE RAAD VAN STATE De Raad van State, afdeling wetgeving, vierde kamer, op 4 april 2007 door de Vice-Eerste Minister en Minister van Begroting verzocht haar, binnen een termijn van dertig dagen, van advies te dienen over een ontwerp van koninklijk besluit « tot oprichting van het Auditcomité van de Federale overheid (ACFO) », heeft het volgende advies gegeven : Rekening houdend met het tijdstip waarop dit advies gegeven wordt, vestigt de Raad van State de aandacht van de Regering op het feit dat de ontstentenis van de controle die het Parlement krachtens de Grondwet moet kunnen uitoefenen, tot gevolg heeft dat de Regering niet over de volheid van ha …