Circulaire relative à l'élaboration des budgets des communes de la Région wallonne à l'exception des communes de la Communauté germanophone pour l'ann

30 JUIN 2016. - Circulaire relative à l'élaboration des budgets des communes de la Région wallonne à l'exception des communes de la Communauté germanophone pour l'année 2017 A Mesdames et Messieurs les Bourgmestres, Echevins et Conseillers Pour information : A Mesdames et Messieurs : - les Gouverneurs - les Députés provinciaux - les Directeurs généraux et financiers des provinces, et communes REFORMES EN COURS POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR LA GESTION BUDGETAIRE 1. Synergies communes - Entités consolidées Le contexte des finances des pouvoirs locaux rend les synergies des services supports entre la commune et ses entités consolidées plus nécessaires que jamais.Le Gouvernement envisage d'encadrer et renforcer ces synergies afin que les services rendus aux citoyens soient plus efficients et que des économies d'échelle puissent être réalisée. Je vous recommande de réfléchir à développer un maximum de synergies entre votre commune et vos entités consolidées, dont votre CPAS. 2. Instauration d'une tutelle spéciale d'approbation sur les actes des zones de secours portant sur le budget, les modifications budgétaires et les comptes annuels des zones de secours Les décisions prises par les organes des zones de secours peuvent entraîner des conséquences sur les décisions adoptées par les Conseils communaux.Dès lors, afin de limiter les contradictions ou les incompatibilités entre les décisions adoptées, d'une part, par les zones de secours et, d'autre part, par les Conseils communaux, une tutelle de la Région wallonne sera bientôt organisée sur les actes des zones de secours. Le mécanisme qui sera mis en place sera similaire à celui qui existe pour la tutelle sur les zones de police. Il convient, en effet, de garantir la maîtrise des finances communales tout en respectant les exigences de coût d'un service d'incendie efficace. 3. Taxe additionnelle sur les mâts, pylônes et antennes GSM L'arrêt de la Cour Constitutionnelle du 25 mai 2016 annulant les articles 144 à 151 du décret-programme du 12 décembre 2014 portant des mesures diverses liées au budget en matière de calamité naturelle, de sécurité routière, de travaux publics, d'énergie, de logement, d'environnement, d'aménagement du territoire, du bien-être animal, d'agriculture et de fiscalité a pour conséquence de supprimer la base légale instaurant une taxe régionale sur les mâts, pylônes et antennes et par conséquent, la taxe additionnelle adoptée par certaines communes. Le Gouvernement wallon étant toujours dans l'attente de l'analyse juridique de cet arrêt et de ses conséquences, n'a pas arrêté sa position. Les communes seront informées dès la décision prise par une circulaire spécifique. DISPOSITIONS GENERALES. 1. Calendrier légal Dans un souci de bonne maîtrise de la gestion communale, j'attire votre attention sur la nécessité de veiller à respecter au mieux les prescrits légaux concernant les dates de vote budgétaires et comptables, traduisant ainsi la rigueur d'efforts parfois difficiles mais nécessaires afin de pouvoir disposer dès le début de l'exercice financier d'un budget, et encore plus de comptes annuels visant rapidement à l'arrêt de la situation réelle de la commune. Ainsi, l'article 94 du décret du 17 décembre 2015 contenant le budget général des dépenses de la Région wallonne pour l'année budgétaire 2016 fixe ce calendrier légal. En ce qui concerne les budgets initiaux, les Collèges communaux arrêteront un budget provisoire pour le 1er octobre au plus tard et le transmettront immédiatement à la Région wallonne sous le format d'un fichier SIC. Ce projet de budget ne sera pas soumis à l'exercice de la tutelle régionale. Il servira uniquement à répondre à la demande de l'ICN de disposer le plus rapidement possible de données budgétaires. Le budget définitif devra être voté par les Conseils pour le 31 décembre au plus tard et devra donc être transmis à la tutelle pour le 15 janvier au plus tard. Les communes et leurs entités consolidées sous plan de gestion devront également transmettre leurs documents respectifs au CRAC et au plus tard dans ces délais. Ceci implique que les communes doivent impérativement jouer leur rôle à l'égard des administrations qui dépendent d'elles aux fins de recevoir en temps utile leurs propres budgets (CPAS - Régies - Zones de police - Fabriques d'Eglise - Zones de secours). En ce qui concerne les comptes, les Communes transmettront pour le 15 février au plus tard un compte provisoire arrêté par le Collège communal. Ce compte reprendra la situation des droits constatés nets et des imputations comptabilisés au 31 décembre. Ce compte ne sera pas soumis à l'exercice de la tutelle régionale. Son intérêt est de servir à répondre à la demande de l'ICN en matière de disponibilité de données comptables et budgétaires. Le compte définitif devra être voté par les Conseils au plus tard pour le 1er juin suivant la clôture de l'exercice et devra donc être transmis à la tutelle pour le 16 juin au plus tard. Les communes et leurs entités consolidées sous plan de gestion devront également transmettre leurs documents respectifs au CRAC et au plus tard dans ces délais. Il ne sera transmis à l'autorité de tutelle après le 15 novembre de l'exercice que les modifications budgétaires strictement indispensables au bon fonctionnement de la commune et dont il n'a pas été possible de tenir compte dans le budget avant cette date (article 15 du RGCC), ceci afin de ne perturber en rien l'exercice normal de la tutelle. J'en appelle à toute la rigueur des gestionnaires communaux. J'attire votre attention sur le fait qu'en application du Décret du 27 mars 2014 modifiant certaines dispositions du CDLD et visant à améliorer le dialogue social (Moniteur belge du 15 avril 2014), le budget et les modifications budgétaires doivent être communiqués par le Collège, dans les cinq jours de leur adoption, aux organisations syndicales représentatives. Le budget doit être accompagné des informations sur la structure de l'emploi sous une forme permettant de suivre l'évolution d'année en année en matière de recrutement, d'engagement et de départ, ainsi que sur le personnel occupé. Les pièces à transmettre aux organisations syndicales peuvent être identiques à celles fournies aux conseillers communaux et à l'autorité de tutelle. Cependant, il est toujours loisible à l'autorité locale de conclure un accord avec les organisations syndicales afin de fixer les pièces qui leur sont transmises. Le Collège doit en outre convoquer les organisations syndicales représentatives, à leur demande, à une séance d'information spécifique au cours de laquelle le budget et les modifications budgétaires sont présentés et expliqués. Cette séance d'information doit se tenir avant la transmission du budget ou des modifications budgétaires aux autorités de tutelle, c'est-à-dire au plus tard dans les quinze jours de son adoption par le Conseil. Par ailleurs, en vertu de l'article L 1313-1 du CDLD, je rappelle que le budget doit être déposé à la maison communale où quiconque peut toujours en prendre connaissance sans déplacement. Cette possibilité est rappelée par voie d'affichage (dont la durée ne peut être inférieure à 10 jours) dans le mois qui suit l'adoption du budget. Je tiens aussi à rappeler que la possibilité ouverte par l'article L1122-26 du CDLD, visant le vote séparé d'un article, groupe d'articles ou postes spécifiques, ne peut en aucun cas aboutir à une demande de vote séparé sur tous les articles du budget ou du compte, ce qui dénaturerait la faculté offerte par cet article. 2. Règles budgétaires essentielles 2.a. Règles de fond et de forme L'équilibre budgétaire, c'est-à-dire l'équilibre global (déterminé sur la dernière ligne des tableaux récapitulatifs figurant à la fin du budget), tant au service ordinaire qu'au service extraordinaire, constitue le premier principe essentiel de la gestion financière. Il s'agit d'une prescription légale contenue dans les articles L1314-1 et -2 du CDLD. En outre, depuis 2015 les communes doivent atteindre l'équilibre à l'exercice propre. Les Communes qui ne sont pas à l'équilibre à l'exercice propre en 2017 doivent présenter un plan de convergence à l'autorité de tutelle dans les trois mois à compter de mon arrêté précisant que la commune est soumise à plan de convergence. Ce plan contiendra les mesures de gestion et prévoira notamment la date estimée de retour à l'équilibre à l'exercice propre au maximum pour le budget initial 2018. La circulaire relative au plan de convergence explique plus précisément les modalités d'élaboration du plan de convergence. Cependant l'équilibre de l'exercice propre sera apprécié en tenant compte des charges supportées par les communes protégées suite à la mise en place des zones de secours. En effet, cette mise en place peut induire pour certaines communes des coûts supplémentaires conjoncturels en matière de service d'incendie ; pour vérifier l'équilibre, il sera tenu compte - s'il échet - de l'intervention communale à la zone de secours sur un exercice budgétaire entier vu que les flux en matière d'incendie concernent des pouvoirs locaux (impact SEC neutralisé). Si le service ordinaire est en déficit au propre, les prochains documents budgétaires ne seront pas approuvés tant que le plan de convergence n'aura pas été approuvé par le Gouvernement wallon. Je rappelle aussi que la non approbation d'un plan de convergence suite à un déficit à l'exercice propre entraîne également le non versement de 25 % du montant annuel attribué via le Fonds régional pour les investissements communaux. Le plan de convergence est établi à conditions socio-économiques constantes ; en outre, il mentionne les éléments causant ce déficit. En procédant de la sorte, le Gouvernement entend maintenir les communes dans une trajectoire budgétaire tolérable en termes SEC. Je rappelle que l'établissement et la mise en oeuvre de ce plan de convergence ne débouchent sur aucune aide financière octroyée par la Région wallonne. Une fois que le conseil communal aura approuvé ce plan de convergence, il sera transmis par voie électronique à la Cellule eComptes à l'adresse mail suivante : ecomptes.pouvoirslocaux@spw.wallonie.be Ce plan de convergence sera ensuite analysé par la DGO5 et le CRAC et un rapport me sera remis afin de le soumettre à la sanction du Gouvernement wallon. Dans ce cadre il vous appartient de décider, en pleine autonomie, des mesures réelles et réalistes à adopter et à mettre en oeuvre. Je vous rappelle que le plan de convergence doit être actualisé à chaque vote du budget, d'une modification budgétaire et des comptes. Les recettes et dépenses doivent être précises et complètes, conformément à l'article 7 du règlement général de la comptabilité communale (RGCC). L'approbation d'un crédit budgétaire ne dégage pas les autorités communales de l'application des diverses législations et réglementations applicables à l'opération recouverte par ce crédit. Je songe notamment à l'application de la législation relative aux marchés publics : il est clair que la présence d'un article budgétaire de dépenses autorise la conclusion effective du marché mais n'exonère pas l'autorité compétente du respect de l'ensemble des étapes imposées par la réglementation. La rigueur dans la forme impose notamment la stricte conformité aux classifications fonctionnelle et économique normalisées et à la classification normalisée des comptes généraux et particuliers (arrêtés ministériels des 30 octobre 1990, tel que modifiés par les arrêtés ministériels des 1er février 1994, 25 mars 1994, 29 avril 1996, 9 juin 1997, 24 octobre 2003 et 4 février 2008). Les modèles de documents comptables définis par l'arrêté ministériel du 23 septembre 1991, tel que modifié par l'arrêté ministériel du 10 janvier 1996 sont de stricte application. Dans cette perspective, la règle de forme devient également une règle de fond. Le budget doit obligatoirement comprendre l'ensemble des prévisions de recettes et de dépenses ainsi que les annexes et le rapport synthétisant le projet de budget et définissant la politique générale et financière de la commune tels que prévus à l'article L1122-23 du CDLD. Ce rapport ne peut se limiter à quelques données ou considérations trop générales mais doit constituer un document véritablement circonstancié qui permette une vision claire et transparente de la gestion communale. A cette fin, ce rapport comprendra un tableau exposant la situation nette de chaque fonction budgétaire (soit le total des recettes de la fonction moins le total des dépenses de la fonction). En vertu de l'article 12 du RGCC, une commission comprenant au moins un membre du Collège, le directeur général et le directeur financier doit donner son avis préalable sur la légalité et les implications financières prévisibles du projet de budget. En outre, une discussion relative à l'évolution de la charge de la dette et au montant des intérêts débiteurs doit nécessairement avoir lieu. L'avis se basera, pour le montant des intérêts débiteurs, sur les évolutions des prêts de trésorerie à court terme et les ouvertures de crédits de l'exercice en cours. Le rapport écrit de cette commission doit faire apparaître clairement l'avis de chacun de ses membres, tel qu'émis au cours de la réunion, même si l'avis doit être présenté d'une manière unique. Le rapport doit être signé par chacun des membres de la commission. Ce rapport doit être joint au projet de budget présenté au Conseil communal et au budget soumis à l'approbation de la tutelle. Pour rappel, cette procédure doit également être appliquée à toutes les modifications budgétaires ultérieures. Je tiens à préciser que l'avis de chacun des membres de cette commission doit être clairement repris dans le compte-rendu de la commission si des opinions divergentes apparaissent et qu'il est interdit de "censurer" quelque propos que ce soit. Je rappelle que l'avis de cette commission constitue une formalité essentielle, ledit rapport constituant quant à lui une annexe légale et formellement obligatoire. L'absence de l'avis de cette commission empêche le délai de tutelle de débuter et ne peut que conduire à la non-approbation du budget (ou de la modification budgétaire) concerné(e). Afin d'aider les communes, un modèle de rapport (officieux) est disponible sur le site de la DG05 à l'adresse http://pouvoirslocaux.wallonie.be > Aides juridiques et diverses > Finances communales > Règlement général de la comptabilité communale > Vade mecum : téléchargement > Modélisation de l'avis rendu par la Commission budgétaire (art.12 du RGCC) > Modèle de rapport de la Commission Budgétaire, documents à télécharger. Pour rappel, l'article 12 du RGCC insiste sur la nécessité, dans un souci de gestion " en bon père de famille " de tenir compte de toutes les charges, produits, ou économies, induites dans le futur par un investissement significatif. L'appréciation de la notion d'investissement significatif est laissée aux autorités communales. Toutefois, je recommande de considérer à tout le moins que tout investissement amortissable en 10 ans ou plus rentre dans cette catégorie. L'appréciation de l'impact complet d'un investissement dans les futurs budgets ordinaires est cependant difficile à estimer avec un degré de précision suffisant au moment de l'intention d'investissement soumise à la Commission budgétaire. Aussi, le modèle d'avis n'exige pas nécessairement l'estimation chiffrée, mais a pour objectif de forcer à une réflexion globale sur les impacts d'un projet extraordinaire. Le logiciel e-comptes distribué gratuitement aux communes comporte une fonction permettant l'automatisation d'une partie du tableau (ceci ne dispensant pas des commentaires). Enfin, j'insiste pour que le maniement du budget, sa lecture et sa compréhension soient aisés, tant pour les mandataires locaux que pour les organes de tutelle. 2.b. Numéro de projet extraordinaire - Règlement général de la comptabilité communale (articles o 1, 4° et 2). La notion de « projet extraordinaire » a été introduite dans la dernière réforme comptable dans un but de clarification, d'information et de simplification administrative du suivi des investissements et du financement de chacun d'eux (arrêté ministériel du 06/03/2009, publié au Moniteur belge du 8 janvier 2010). Le système, destiné à permettre l'informatisation de ce suivi, repose sur un numéro de traçabilité à 8 chiffres qui constitue la clef informatique permettant de relier tous les éléments en recettes et en dépenses d'un projet d'investissement, et ce sur une ou plusieurs années. Grâce à cette clef, la génération, jusqu'alors fastidieuse et manuelle, de documents permettant d'avoir une vue complète des opérations relatives à un projet a pu être informatisée. Ainsi, à tout moment, les gestionnaires communaux peuvent obtenir un état complet de la situation en termes d'engagements, de dépenses effectuées, de subsides constatés, d'emprunts utilisés, etc ... En aucun cas cette clef informatique n'a été considérée par les concepteurs de la réforme comme une déclinaison de l'article budgétaire. En conséquence, le numéro de projet extraordinaire est totalement indépendant de l'article budgétaire. Un article peut être éclaté en plusieurs numéros de projet. Il ne s'agit pas d'articles différents, mais de la ventilation d'un seul et même article au sein duquel les crédits peuvent être transférés d'un projet à l'autre. Dans pareil cas, il convient bien entendu de ne pas inscrire deux fois les montants concernés, une fois sous le code global de l'article de base, une seconde fois sous les codes individualisés. Il n'en demeure pas moins que le Conseil communal doit toujours valider explicitement toute modification intervenue dans les voies et moyens d'un projet. Hormis l'obligation de transiter par le fonds de réserve extraordinaire pour l'utilisation des fonds propres, l'introduction du numéro extraordinaire ne modifie en rien les règles budgétaires du service extraordinaire en vigueur avant la réforme. Dès lors, l'article budgétaire habituel conserve toutes ses règles (présentation, gestion du disponible...). Et il en est de même, notamment, pour les prélèvements, qui doivent toujours avoir lieu via la fonction 060 et ne doivent être rattachés ni à un exercice antérieur ni à l'exercice proprement dit, mais bien se trouver directement dans le résultat global (cfr. point III 5 ci-après et le tableau récapitulatif du budget). Cependant, les allocations de crédit budgétaires et les pièces comptables (engagement, imputation, droit) doivent se faire directement sur l'entité budgétaire constituée de l'assemblage entre l'article et le numéro de projet extraordinaire. Ceci, afin de garantir une fiche de suivi comptable cohérente du projet. Les documents budgétaires légaux (budget, MB, compte) doivent se présenter sur base de l'article budgétaire (totalisant donc les informations des différentes entités budgétaires qui le composent). Sous chaque article, les projets correspondants sont listés, chacun avec son montant correspondant. Des instructions détaillées seront données par mon administration aux sociétés informatiques qui équipent les communes et CPAS en logiciels comptables. En pratique : 1. Si un projet est engagé en 2017, il aura un numéro de projet 2017XXXX et par la suite, tout ce qui sera lié à ce projet aura le même numéro.2. Si un projet a été prévu en 2016 (N° 2016XXXX) mais qu'il est attribué seulement en 2017 : S'il n'y a aucun engagement, il tombe en 2016 et doit être réinscrit à l'exercice propre en 2017 avec un numéro de projet 2017XXXX S'il y a un engagement ou des droits constatés, par exemple des honoraires d'architecte, il faut garder le même numéro 2016XXXX pour avoir un aperçu des dépenses totales liées au projet. 3. Présentation 3.a. Forme Afin d'assurer une bonne lisibilité des documents : 1° les budgets ordinaires et extraordinaires doivent être présentés en deux livrets distincts ;2° les dépenses et recettes peuvent être présentées soit sous la forme d'une liste continue (les dépenses précédant les recettes) soit en regard les unes des autres;dans cette hypothèse, il convient que les dépenses figurent sur les pages de gauche et les recettes sur les pages de droite ; 3° toute modification dans la classification des recettes ou des dépenses rendant inopérante la comparaison avec les exercices antérieurs doit être explicitement mentionnée dans l'annexe.4° De façon générale, mais spécialement dans le cadre de la transmission électronique des budgets et modifications budgétaires, afin de permettre la lecture de tous les documents, il vous est demandé de respecter strictement le plan comptable et d'éviter de créer de nouveaux n° d'article ou d'y ajouter des lettres (par exemple). 3.b. Tableau de synthèse Ce tableau revêt une importance particulière car il permet d'inscrire aux exercices antérieurs du budget le résultat escompté de l'exercice précédent. Les données qui y sont mentionnées doivent donc être dûment justifiées et, comme l'ensemble des crédits repris au budget, représenter une estimation suffisamment précise (article 7 du Règlement général de la comptabilité communale). Il ne s'agit pas d'une simple annexe au budget, mais d'un élément fondamental et indissociable de celui-ci. Les articles budgétaires relatifs à la reprise des résultats présumés (000/951-01, 000/95151...) doivent obligatoirement figurer de manière distincte dans le corps du budget, aux exercices antérieurs. Le tableau de synthèse présente une vue des résultats budgétaires : - réels pour l'année pénultième (résultat budgétaire du compte); - présumés pour l'année précédente (budget avec les dernières modifications budgétaires et adaptations); - budgétisés pour l'année budgétaire en cours. Dans la présentation du tableau, ces trois parties sont indépendantes les unes des autres : les résultats ne doivent pas être additionnés les uns aux autres dans la mesure où ils figurent déjà dans les reports. Le volet du tableau de synthèse relatif à l'année précédant l'exercice (la partie centrale) comprend trois parties distinctes : a) Première partie (après la dernière modification budgétaire N-1) Cette partie reprend les prévisions de recettes ainsi que les prévisions de dépenses telles qu'elles ressortent de la dernière modification budgétaire arrêtée par le Conseil communal. Ainsi que mentionné ci-avant, le résultat du compte de l'année pénultième a déjà été reporté par modification budgétaire dans le budget (N-1) avant l'établissement du budget en cours (année N) et figure donc dans les données inscrites à cet endroit. b) Deuxième partie (adaptations) Cette partie peut reprendre (son utilisation est totalement volontaire) des constats de recettes en plus ou en moins ou de dépenses en plus (uniquement des prélèvements d'office) ou en moins générés par des faits ou des situations qui sont intervenus en fin de l'exercice précédent (N-1) postérieurement à la dernière modification budgétaire (ce sont ces constats qui sont ici appelés « adaptations »). Il ne s'agit donc en aucune façon de nouvelles modifications apportées au budget précédent (pour ce faire, une modification budgétaire classique était indispensable) mais d'une option liée à la nature du tableau de synthèse. Celui-ci est un document essentiellement technique et informatif (selon les éléments qui le composent) qui vise à présenter une situation présumée au 31 décembre N-1 la plus proche possible de la réalité et qui dans ce but permet l'inscription anticipée d'éléments qui seront contenus dans les comptes N-1 (ces éléments constituent les adaptations qui peuvent figurer dans le tableau de synthèse). Ces adaptations constituent donc, au moment de leur inscription dans le tableau de synthèse, une réalité comptable, qui sera traduite dans les comptes. A ce stade du tableau de synthèse, toutefois, ces adaptations ne constituent qu'un élément informatif qui permet seulement d'affiner la situation présumée au 31 décembre N-1. L'approbation qui sanctionnera le budget de l'année N ne signifie donc pas automatiquement que toutes ces adaptations sont également approuvées. Ceci devra résulter de l'examen ultérieur des comptes N-1, susceptible à ce niveau de rejeter certaines de ces adaptations (à ce stade, ce seront des inscriptions comptables) pour vice de la légalité. Dans la mesure où les adaptations ainsi apportées au tableau de synthèse constituent l'inscription anticipée d'éléments qui seront contenus dans les comptes N-1, il n'est permis de faire figurer comme adaptations que des enregistrements de droits constatés en plus ou en moins, ou des annulations de dépenses portées en compte après les dernières modifications budgétaires de l'exercice précédent. Il n'est pas permis d'y imputer des augmentations de dépenses qui constitueraient en fait des dépassements de crédits existant (ceux-ci étant illégaux par définition, sauf circonstances spéciales), sauf s'il s'agit de prélèvements d'office. Ces adaptations seront, comme de coutume, détaillées dans un état récapitulatif signé par le directeur financier qui déclarera en avoir pris connaissance. En ce qui concerne les diminutions de crédits de dépenses, le Collège communal et le directeur financier devront tenir compte des ajustements repris en annexe du tableau de synthèse afin d'éviter d'engager, imputer et payer au-delà des limites des nouveaux crédits. Par ailleurs, je rappelle que le directeur financier n'est fondé à effectuer une dépense que s'il y a un engagement préalablement opéré par le Collège communal sur ledit crédit. Les adaptations ainsi reprises au tableau de synthèse ne peuvent venir modifier automatiquement les crédits budgétaires dans les programmes informatiques (ne s'agissant pas en effet de modifications budgétaires de ces crédits budgétaires mais uniquement d'anticipations de procédures comptables contenues ultérieurement dans les comptes du même exercice). En tout état de cause, l'utilisation de ces adaptations est volontaire, mais il est néanmoins vivement conseillé d'utiliser le tableau de synthèse du service extraordinaire pour adapter à la réalité les investissements et leur financement. Une dernière remarque : même si cela apparaît évident, il va de soi que ne peuvent figurer au tableau de synthèse du budget (année N) que des éléments qui se rapportent aux crédits du budget de l'exercice précédent (N-1), pas à des crédits reportés d'un budget antérieur. c) Troisième partie (après adaptations) Cette partie reprend simplement le total des deux parties précédentes et ne demande aucune explication complémentaire. Le budget de l'exercice La partie du tableau de synthèse réservée au budget de l'exercice reprend les prévisions de recettes et de dépenses de l'exercice. La différence entre ces deux éléments donne le résultat budgétaire présumé à la date du 31 décembre de l'exercice (année N). 4. Annexes [ne transmettre qu'un exemplaire de chaque annexe] Point de départ du délai de tutelle = date de réception de l'ensemble des pièces justificatives BUDGET INITIAL COMMUNAL LISTE DES PIECES JUSTIFICATIVES OBLIGATOIRES 1 La délibération in extenso du Conseil communal - Modèle sur le portail des pouvoirs locaux : http://pouvoirslocaux.wallonie.be 2 Le fichier SIC 3 La version Word du budget 4 Le rapport tel que prévu par l'article L1122-23 du CDLD 5 L'avis de la commission article 12 du Règlement général de la comptabilité communale - Modèles disponible sur eCompte 6 Les tableaux de synthèse ordinaire et extraordinaire et leurs adaptations dûment signées par le directeur financier 7 Le tableau des voies et moyens issu du système informatique trié par numéros de projets ventilés par articles budgétaires, tableau intitulé : « tableau budgétaire récapitulatif des projets extraordinaires et leur voies et moyens ». 8 Le tableau des emprunts communaux contractés et à contracter présenté par emprunt avec récapitulation 9 Stabilité de la charge de la dette : tableau justifiant la stabilité + tableau reprenant, par exercice, les montants qui ont servi à l'autofinancement du service extraordinaire ainsi que les montants affectés à des remboursements anticipés d'emprunts (soit sur boni extraordinaire, soit par transfert direct de service, soit par prélèvement via un fonds de réserve) 10 La liste des participations à libérer au cours de l'année pour la SPGE/AIDE 11 Les mouvements des réserves et provisions (selon modèle ci-dessous) - Modèle disponible sur le portail des pouvoirs locaux : http://pouvoirslocaux.wallonie.be ou sur eCompte 12 La liste des garanties de bonne fin accordées par la commune à des tiers 13 Le tableau du personnel communal comprenant tous les éléments chiffrés de la rémunération 14 La note concernant le plan de mouvement du personnel et d'embauche sur minimum 2 ans - Modèle disponible sur le portail des pouvoirs locaux : http://pouvoirslocaux.wallonie.be 15 Le tableau figurant normalement en tête du budget et portant les renseignements généraux sur la commune 16 Les informations pour l'inscription PI 17 Les informations pour l'inscription IPP 18 La copie des documents en provenance des intercommunales déterminant les dividendes et redevances (voirie - gaz) à inscrire au budget de l'exercice, dans toute la mesure décomposés par type de recette (dividende normal - redevance). 19 Quand il existe, l'avis du Directeur financier rendu en application de l'article L1124-40 du CDLD 20 Le tableau permettant de vérifier le respect de la balise d'emprunts (cf. ci-après, chapitre relatif au service extraordinaire) MODIFICATIONS BUDGETAIRES COMMUNALES LISTE DES PIECES JUSTIFICATIVES OBLIGATOIRES 1 La délibération in extenso du Conseil communal - Modèle sur le portail des pouvoirs locaux : http://pouvoirslocaux.wallonie.be 2 Le fichier SIC 3 La version « word » de la/des modification(s) budgétaire(s) 4 L'avis de la commission article 12 du Règlement général de la comptabilité communale - Modèles disponible sur eCompte 5 Le tableau récapitulatif de la modification budgétaire figurant normalement au début de la modification et synthétisant les données de ladite modification (ce tableau n'est pas le tableau de récapitulation générale reprenant le budget après modification budgétaire et est classiquement intitulé « tableau I - balance des recettes et des dépenses ») 6 Le tableau des voies et moyens issu du système informatique trié par numéros de projets ventilés par articles budgétaires, tableau intitulé : « tableau budgétaire récapitulatif des projets extraordinaires et leur voies et moyens ». 7 Les mouvements des réserves et provisions - (selon modèle ci-dessous) - Modèle disponible sur le portail des pouvoirs locaux : http://pouvoirslocaux.wallonie.be ou sur eCompte 8 Quand il existe, l'avis du Directeur financier rendu en application de l'article L1124-40 du CDLD 9 Le tableau permettant de vérifier le respect de la balise d'emprunts (cf. ci-après, chapitre relatif au service extraordinaire) UNIQUEMENT POUR LA MODIFICATION BUDGETAIRE COMMUNALE QUI INTRODUIT LES RESULTATS DES COMPTES ET UNIQUEMENT SI LES COMPTES NE SONT PAS PRESENTES EN MEME TEMPS A LA TUTELLE Liste des pièces justificatives obligatoires à fournir en plus 1 Le tableau de synthèse du compte 2 La délibération du Conseil arrêtant ledit compte conforme au modèle disponible sur le portail des pouvoirs locaux sinon, joindre à la délibération la copie du bilan. 3 Le tableau des voies et moyens issu du système informatique trié par numéros de projets ventilés par articles budgétaires, tableau intitulé : « tableau budgétaire récapitulatif des projets extraordinaires et leur voies et moyens » (il s'agit ici de la même pièce que celle reprise au point 12 des comptes annuels dans la circulaire du 27 mai 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/05/1999 pub. 11/09/1999 numac 1999021298 source ministere de la justice Loi portant assentiment de l'accord de coopération entre l'Etat fédéral et la Région wallonne relative à la guidance et au traitement d'auteurs d'infractions à caractère sexuel type loi prom. 04/05/1999 pub. 28/07/1999 numac 1999000423 source ministere de l'interieur Loi visant à améliorer les congés politiques en faveur des conseillers provinciaux et communaux, membres du conseil de l'aide sociale, bourgmestres, échevins et présidents du conseil de l'aide sociale dans le secteur public et privé type loi prom. 04/05/1999 pub. 28/07/1999 numac 1999000422 source ministere de l'interieur Loi spéciale visant à limiter le cumul du mandat de membre du Conseil de la Communauté française, du Conseil régional wallon, du Conseil flamand et du Conseil de la Région de Bruxelles-Capitale avec d'autres fonctions type loi prom. 04/05/1999 pub. 11/09/1999 numac 1999021311 source ministere de la justice Loi portant assentiment à l'accord de coopération entre l'Etat fédéral et la Communauté flamande relatif à la guidance et au traitement d'auteurs d'infractions à caractère sexuel fermer5 sur les pièces justificatives) BUDGET et MODIFICATIONS BUDGETAIRES DE REGIE Listing des pièces justificatives obligatoires 1 La délibération in extenso du Conseil communal - Modèle sur le portail des pouvoirs locaux : http://pouvoirslocaux.wallonie.be 2 La version « word » ou « excel » du budget ou de la modification budgétaire 3 Les états de recettes et dépenses (budget de trésorerie) 4 Le tableau du personnel de la régie comprenant tous les éléments chiffrés de la rémunération 5 Le tableau des emprunts de la régie contractés et à contracter présenté par emprunt avec récapitulation 6 Quand il existe, l'avis du Directeur financier rendu en application de l'article L1124-40 du CDLD Dans le cadre de la simplification administrative et afin de réduire le nombre de pièces justificatives à transmettre en tutelle, je vous recommande fortement d'utiliser les modèles de délibération disponible sur le portail des pouvoirs locaux : http://pouvoirslocaux.wallonie.be (pour mémoire). En effet, ces derniers prévoient l'indication que certaines procédures sont/seront bien respectées. Si vous n'utilisez pas les modèles vous êtes tenus d'envoyer à la tutelle les pièces justificatives complémentaires suivantes : - L'avis de publication - La preuve de la transmission des documents budgétaires au directeur financier et, quand il en a rendu un, l'avis du directeur financier - La preuve de la communication aux organisations syndicales des documents budgétaires et si ces organisations en ont fait la demande, la preuve de la tenue d'une réunion d'information. - La copie de la page du budget du CPAS ou la délibération du comité de concertation portant sur les montants de la dotation communale Je vous rappelle, en ce qui concerne le tableau de bord prospectif, que ce dernier doit être arrêté par le Conseil communal, joint au budget et que le fichier excel de ce tableau doit être envoyé numériquement par liaison FTP à la DGO5 au moyen de l'applicatif eComptes - menu Génération du tableau de bord CRAC DGO5, sous menu « envoi du tableau » (cf. ci-après, point 17 Elaboration des prévisions budgétaires pluriannuelles à joindre en annexe du budget initial définitif - Tableau de Bord Pluriannuel TBP). Evolution des réserves et provisions BUDGET INITIAL 2017 ET MODIFICATIONS BUDGETAIRES 2017 avant l'injection des résultats du compte 2016 FRO Compte 2015 Mouvements budgétaires 2016 prélèvement pour le FRO : 060/954-01 prélèvement sur le FRO : 060/994-01 0.00 Budget 2017 Adaptations dépenses en - 0.00 Adaptations recettes en - 0.00 Adaptations recettes en + 0.00 Disponible 31/12/16 0.00 Mouvements budgétaires 2017 prélèvement pour le FRO : 060/954-01 0.00 prélèvement sur le FRO : 060/994-01 0.00 Disponible après budget 2017 0.00 FRE Compte 2015 Mouvements budgétaires 2016 prélèvement pour le FRE : 060/955-01 (SO) prélèvement pour le FRE : 060/955-51 (SE) prélèvement sur le FRE : 060/995-51 Budget 2017 Adaptations dépenses en - 0.00 Adaptations recettes en - 0.00 Adaptations recettes en + 0.00 Disponible 31/12/16 0.00 Mouvements budgétaires 2017 prélèvement pour le FRE : 060/955-01 (SO) prélèvement pour le FRE : 060/955-51 (SE) prélèvement sur le FRE : 060/995-51 Disponible après budget 2017 0.00 FRE FRIC Comptes 2015 Mouvements budgétaires 2016 prélèvement pour le FRE : 06089/955-51 (SE) prélèvement sur le FRE : 06089/995-51 Budget 2017 Adaptations dépenses en - 0.00 Adaptations recettes en - 0.00 Adaptations recettes en + 0.00 Disponible 31/12/16 0.00 Mouvements budgétaires 2017 prélèvement pour le FRIC : 06089/955-51 (SE) prélèvement sur le FRIC : 06089/995-51 Disponible après budget 2017 0.00 PROVISIONS Compte 2015 Mouvements budgétaires 2016 constitution de PROVISIONS : XXX/958-1 0.00 utilisation de PROVISIONS : XXX/998-1 reprise de PROVISIONS : XXX/998-2 0.00 Budget 2017 Adaptations dépenses en - Adaptations recettes en - Adaptations recettes en + Disponible 31/12/16 0.00 Mouvements budgétaires 2017 constitution de PROVISIONS : XXX/958-1 0.00 utilisation de PROVISIONS : XXX/998-1 0.00 reprise de PROVISIONS : XXX/998-2 0.00 Disponible après budget 2017 0.00 Evolution des réserves et provisions MODIFICATIONS BUDGETAIRES après injection des résultats du compte 2016 FRO Compte 2016 0.00 Mouvements budgétaires 2017 prélèvement pour le FRO : 060/954-01 prélèvement sur le FRO : 060/994-01 Disponible après MB 2017 0.00 FRE Compte 2016 0.00 Mouvements budgétaires 2017 prélèvement pour le FRE : 060/955-01 (SO) prélèvement pour le FRE : 060/955-51 (SE) prélèvement sur le FRE : 060/995-51 Disponible après MB 2017 0.00 FRE FRIC Compte 2016 0.00 Mouvements budgétaires 2017 prélèvement pour le FRIC : 06089/955-51 (SE) 0.00 prélèvement sur le FRIC : 06089/995-51 0.00 Disponible après MB 2017 0.00 PROVISIONS Compte 2016 0.00 Mouvements budgétaires 2017 constitution de PROVISIONS : XXX/958-1 utilisation de PROVISIONS : XXX/998-1 reprise de PROVISIONS : XXX/998-2 Disponible après MB 2017 0.00 Ventilation des provisions Police Incendie Pensions Total 0.00 Evolution des réserves et provisions COMPTES 2016 FRO Bilan 2015 0.00 Mouvements compte 2016 prélèvement pour le FRO : 060/954-01 0.00 prélèvement sur le FRO : 060/994-01 0.00 Bilan 2016 0.00 FRE Bilan 2015 0.00 Mouvements compte 2016 prélèvement pour le FRE : 060/955-01 (SO) 0.00 prélèvement pour le FRE : 060/955-51 (SE) 0.00 prélèvement sur le FRE : 060/995-51 0.00 Bilan 2016 0.00 FRE FRIC Bilan 2015 0.00 Mouvements compte 2016 prélèvement pour le FRIC : 06089/955-51 0.00 prélèvement sur le FRIC : 06089/995-51 0.00 Bilan 2016 0.00 Total FRE + FRE FRIC 0.00 PROVISIONS Bilan 2015 0.00 Mouvements budgétaires 2016 constitution de PROVISIONS : XXX/958-1 0.00 utilisation de PROVISIONS : XXX/998-1 0.00 reprise de PROVISIONS : XXX/998-2 0.00 Bilan 2016 0.00 Ventilation des provisions Police Incendie Pensions Total 0.00 Concernant le programme d'investissements, on notera que : - le Fonds d'Investissement des Communes sera inclus de façon détaillée et identifié par la mention FIC en marge des libellés (dans toute la mesure du possible, précisez de quel FIC il s'agit - ex: PTR17-18 pour le programme 2017 - 2018). - le tableau doit reprendre tous les investissements prévus et non seulement les travaux (il s'agit donc de reprendre également des investissements significatifs en matériel de bureau ou en matériel roulant par exemple) ; - les travaux internes effectués à charge du service ordinaire doivent figurer dans le tableau des investissements (au moins globalisés par fonction). ; - il doit correspondre aux crédits figurant dans le budget ; - il doit être fourni à chaque modification budgétaire. J'attire également votre attention sur le fait que la liquidation de la subvention n'est plus liée à l'état d'avancement physique de l'investissement. Le droit de tirage fixé pour chaque programme pluriannuel est par conséquent versé automatiquement aux communes par tranches annuelles successives. Les inscriptions dans les budgets successifs seront du ressort de la Commune, en fonction de la planification effective des travaux. En ce qui concerne la transmission de ces documents aux conseillers communaux, ceux-ci seront clairement informés de leur droit à recevoir toutes les annexes. Les modalités de communication de ces annexes seront également précisées aux conseillers plus tard au moment de l'envoi du budget. Ces annexes seront impérativement communiquées à l'autorité de tutelle. Par ailleurs, l'absence d'une (ou de plusieurs) de ces annexes constitue un facteur susceptible d'allonger le délai d'exercice de la tutelle. Je vous engage donc vivement à transmettre un dossier parfaitement complet à l'autorité de tutelle. Enfin, dans un souci de clarté et de facilité, je vous invite à prévoir une table des matières des documents annexés au budget. 5. Crédits provisoires Des douzièmes provisoires ne seront autorisés que si le budget est voté pour le 31 décembre N-1.Ceci ne concerne pas les dépenses strictement obligatoires et/ou de sécurité qui sont autorisées par douzièmes dans tous les cas, mais si le budget n'est pas voté au 31 décembre N-1, l'engagement de la dépense ne pourra s'effectuer que moyennant une délibération motivée du Collège, ratifiée à la plus proche séance du conseil communal. 6. Report du résultat du compte L'article 10 du RGCC stipule que le résultat estimé des exercices antérieurs porté au budget tel qu'il a été établi par le tableau de synthèse est remplacé, par voie de modification budgétaire, par le résultat du compte dès que celui-ci est arrêté par le Conseil.Le résultat des deux services doit être introduit concomitamment. L'article 10 susmentionné précise aussi que le Conseil doit prendre les mesures propres à rétablir l'équilibre budgétaire lorsque le report du résultat de l'exercice antérieur provoque ou accroît un déficit global. Un retard dans l'arrêt des comptes pourrait donc compromettre la recherche des voies et moyens nécessaires à restaurer l'équilibre. 7. Modifications budgétaires Les modifications budgétaires sont soumises aux mêmes procédures que celles applicables au budget et toutes les règles de principe applicables au budget initial de l'exercice sont évidemment transposables aux modifications budgétaires de l'exercice, y compris les règles de tutelle.Les modifications budgétaires sont dûment justifiées pour chaque crédit budgétaire. Dans le cadre du développement des programmes informatiques visant le contrôle électronique des actes soumis à tutelle, le programme utilisé par les services instructeurs établit la numérotation des modifications budgétaires en fonction de la date de leur vote au Conseil communal. Par exemple, une modification budgétaire ordinaire et une modification budgétaire extraordinaire sont votées le 31 mai : il s'agira d'une modification budgétaire 1 et non des modifications budgétaires 1 et 2. Le 30 juillet suivant, une modification budgétaire extraordinaire est votée. Elle portera le numéro 2 et non 3.Il en sera de même en cas de non approbation : si la modification budgétaire numéro 2 est non approuvée, la suivante sera la modification budgétaire numéro 3. Je vous invite à adopter cette façon de numéroter les modifications budgétaires qui, par ailleurs, s'inscrit dans le prescrit de l'article 15 alinéa 3 du RGCC qui dispose que « chaque modification budgétaire ordinaire et/ou extraordinaire sera décidée par une seule et même délibération du conseil communal ». Le conseil communal ne peut voter une modification budgétaire extraordinaire isolée sauf si elle n'a aucun impact sur le service ordinaire. Il n'y a pas de limites formelles dans le temps pour les premières modifications budgétaires, et notamment celle qui doit introduire, le plus rapidement possible après le vote du compte, dans le corps du budget, le résultat du compte de l'exercice précédent en application de l'article 10 du RGCC. Il convient, toutefois, de limiter au maximum les modifications d'autres crédits trop tôt dans le courant de l'exercice, au regard de l'article 7 du RGCC. Je souhaite donc que les communes évitent de prendre des modifications de ce type qui ne seraient pas justifiées par des événements particuliers avant le ler mai de l'exercice. J'attire votre attention sur le fait qu'il découle clairement du RGCC (article 15) qu'il ne sera transmis à l'autorité de tutelle après le 15 novembre de l'exercice que les modifications budgétaires strictement indispensables au bon fonctionnement de la commune et dont il n'a pas été possible de tenir compte dans le budget avant cette date, et que la transmission tardive de celles-ci à l'autorité de tutelle peut conduire à une absence de décision avant le 31 décembre de l'exercice, qui rendrait donc inexécutoires lesdites modifications et empêcherait tout engagement de crédits y prévus. De même, des modifications budgétaires soumises à l'autorité de tutelle après le 31 décembre de l'exercice ne peuvent que faire l'objet d'une décision formelle de non-approbation. Je vous recommande aussi, dans un souci de clarté et de cohérence, et dans toute la mesure du possible, d'éviter de voter de nouvelles modifications budgétaires alors que les précédentes n'ont pas encore été approuvées. Je vous rappelle également qu'il y a lieu d'intégrer dans les modifications budgétaires, les résultats tels qu'ils ont été approuvés ou réformés par l'autorité de tutelle dans les précédents documents budgétaires. 8. Engagements des dépenses 8.a. Exercices antérieurs Les modifications budgétaires évitent le recours abusif aux exercices antérieurs. Ne peuvent dès lors apparaître aux exercices antérieurs que des sommes représentant des dépassements de crédits approuvés sur base du budget précédent et non pas des crédits nouveaux. 8.b. Date limite des engagements Je rappelle qu'il est tout à fait illégal et donc formellement interdit d'engager des crédits avant leur approbation formelle (ou implicite de par l'effet de l'expiration du délai imparti à la tutelle pour se prononcer), et que si un crédit n'a pas été approuvé avant le 31 décembre de l'exercice, il est inexécutoire. Dans un souci de simplification des reports de crédit, les factures relatives à des engagements effectués avant le 31 décembre et reçues après le 31 décembre de l'exercice clôturé peuvent être imputées, ordonnancées et mandatées sur l'exercice précédent. Le directeur financier pourra ainsi procéder à leur paiement sans devoir attendre l'arrêt, le 31 janvier, des crédits reportés, et ce afin de ne pas porter préjudice aux fournisseurs et prestataires de service. Il s'agit ici d'une tolérance qui vise à éviter des retards de paiement préjudiciables et permet d'alléger les reports de crédits. 8.c. Engagements reportés Dès que le Collège communal a arrêté la liste des engagements à reporter, le directeur financier dispose des crédits nécessaires au paiement de ces engagements. Il peut donc procéder au paiement de ces dépenses sans attendre la clôture du compte. 8.d Marchés publics. Enregistrement de l'engagement L'engagement des dépenses extraordinaires effectuées dans le cadre de marchés publics sera enregistré à la date d'attribution du marché par le Collège communal, comme sous l'empire de l'ancien règlement général. Il est apparu récemment que certaines communes n'engageaient qu'au moment de la notification du marché. Cette pratique, bien que parfaitement légale au regard de l'article 53 du RGCC, implique néanmoins que la commune puisse apporter la preuve aux autorités de tutelle que la notification du marché a eu lieu avant le 31 décembre de l'exercice. En effet, le fait de lier l'engagement du marché public à son attribution réside dans le souci, pour les autorités de tutelle et le Directeur financier, de disposer d'une preuve, et donc d'une date certaine. La date d'attribution est nécessairement connue dès lors qu'elle est contenue dans la délibération d'attribution. Par contre, si l'on prend pour référence la notification, le courrier de notification n'est pas envoyé aux autorités de tutelle et ces dernières ne disposent dès lors pas d'une date certaine pour l'engagement du marché. Pour les précisions sur le montant à engager, voir la partie service extraordinaire ci-après. 8.e. Engagement de marchés sur la base de crédits approuvés l'exercice précédent La tolérance admise par la tutelle sous l'empire de l'ancien Règlement général sur la comptabilité communale, en son article 29 tel que commenté, est bien maintenue sous le nouveau Règlement général de la comptabilité communale en ce qui concerne l'engagement de dépenses extraordinaires prévues au budget de l'exercice précédent (N-1), approuvées par la tutelle mais non engagées et réinscrites au budget du nouvel exercice(année N). Dans cette hypothèse, très spécifique, il est admis que ces dépenses extraordinaires puissent être engagées dès le vote du budget de l'exercice (année N) avant l'approbation formelle de l'autorité de tutelle, ceci toutefois sous la réserve d'un budget (année N) équilibré quant à son résultat global. 8.f. Précisions sur l'option des "bons de commande" (article 56 du RGCC) L'article 56 du RGCC dispose que "Lorsque les dépenses peuvent être justifiées par une simple facture acceptée, le service intéressé par la dépense effectue toute commande au moyen d'un bon de commande acté dans la comptabilité budgétaire et visé par le Collège communal. Le créancier de la commune doit produire une facture, en double exemplaire, accompagnée du bon de commande et adressée au Collège communal." Afin de rencontrer le souhait exprimé dans cet article et la pratique communale, le Collège communal peut déléguer expressément (une décision formelle est donc indispensable) à un fonctionnaire (pas un mandataire) le visa du bon de commande et son envoi au fournisseur avant accord formel du Collège (qui est donc toujours indispensable, mais plus nécessairement préalable). Il conviendra de toute façon de vérifier si un crédit budgétaire approuvé suffisant existe avant envoi du bon de commande au fournisseur et de respecter les règles des marchés publics, notamment au regard des consultations préalables de 3 fournisseurs potentiels et des règles de concurrence. Cette tolérance est désormais à combiner avec les nouvelles dispositions applicables en matière de délégation de compétence introduites par le décret du 17 décembre 2015 modifiant le Code de la démocratie locale et de la décentralisation en vue de préciser les règles de compétences en matière de marchés publics communaux et provinciaux (Moniteur belge du 5 janvier 2016) (cf. infra). A noter que ces dispositions ne s'appliquent pas aux zones de police pluricommunales et aux zones de secours. Dès lors, - pour des dépenses relevant du budget ordinaire d'un montant inférieur à 2.000 euros HT.V.A., conformément aux nouvelles dispositions légales, le conseil communal peut déléguer ses compétences en ce qui concerne le choix du mode de passation et la fixation des conditions du marché au directeur général ou à un autre fonctionnaire. Afin de rendre cette délégation en matière de marchés publics pleinement effective, ma tolérance permet au Collège, de son côté, de déléguer aux mêmes fonctionnaires sa compétence d'engagement des dépenses au sens de l'article 56 du RGCC. - pour des dépenses relevant du budget ordinaire d'un montant compris entre 2.000 euros HT.V.A. et 8.500 euros HT.V.A. (seuil actuellement en vigueur en ce qui concerne les dépenses pouvant être justifiées par une simple facture acceptée), ma tolérance subsiste, permettant au Collège de déléguer à un fonctionnaire le visa du bon de commande avant l'accord formel du Collège. 9. Additionnels au précompte immobilier : crédit sur exercice antérieur Afin de pallier, dans la mesure du possible, les retards de perception, l'autorité de tutelle tolérera l'inscription dans la modification budgétaire prévue à l'article 10 du RGCC d'un crédit budgétaire (fictif) de recette sur exercice antérieur reprenant une estimation des additionnels au précompte immobilier restant à percevoir.Ce crédit ne pourra être utilisé et s'annulera automatiquement au 31 décembre de l'exercice (pas de droit constaté aux comptes). Le montant de ce crédit budgétaire ne pourra excéder 95% des droits restant à percevoir du dernier exercice d'imposition, c'est-à-dire de l'exercice précédant celui du budget. Pour établir cette prévision, la commune doit tenir compte de tout élément exceptionnel (exemple : fermeture d'entreprise) qui justifierait un dégrèvement ou un irrécouvrable important. Il convient de toute façon que le pourcentage retenu - qui peut donc être inférieur à 95% - corresponde à la réalité de ce que la commune est en droit d'attendre réellement. L'inscription de ce crédit est strictement concomitante à l'injection du résultat du compte précédent (article 10 du RGCC). 10. Perception des recettes Je vous rappelle qu'en vertu, notamment, de l'article L3321-4 du CDLD, les droits établis dans les rôles sont comptabilisés aux recettes de l'exercice au cours duquel lesdits rôles sont rendus exécutoires. J'insiste sur l'intérêt de rendre les rôles de taxes exécutoires dans le courant de l'exercice auquel ils se rattachent. En effet, cette manière de procéder assure à la commune une prise en compte équilibrée d'année en année de l'ensemble de ses recettes fiscales. Lorsqu'une commune souhaite reprendre dans le budget de l'exercice en cours des recettes liées à des rôles de taxes de l'exercice précédent rendus exécutoires entre le 1er janvier et le 30 juin de l'exercice en cours, cette opération doit se faire par l'inscription de crédits budgétaires aux exercices antérieurs, en évitant tout double emploi de recettes entre l'exercice en cours et le précédent . Pour ce faire, il est préférable d'inscrire ces crédits lors de l'injection du résultat du compte. Si ceux-ci sont toutefois inscrits dès le budget initial, il convient d'aménager le tableau de synthèse relatif à l'exercice n-1 par des adaptations de recettes en moins équivalentes. Il n'y a pas de double emploi si la commune a seulement inscrit à son budget précédent la part de recettes relative aux rôles de taxes rendus exécutoires au cours de cet exercice. 11. Réévaluation annuelle des biens du patrimoine immobilier Pour l'application de l'article 21 du RGCC, l'indice ABEX de référence pour le compte 2016 est de 750 (744 en 2015 - 744 en 2014 - 730 en 2013 - 711 en 2012 - 694 en 2011 - 673 en 2010).12. Placements Je porte à l'attention des autorités communales que je ne m'oppose pas à ce qu'elles pratiquent des placements de fonds en SICAV dans la mesure où ces placements garantissent au minimum le remboursement du capital investi. De la même manière, je ne m'oppose pas à des placements opérés dans des fonds ou des produits d'assurance à capital et taux d'intérêt minimum garantis. 13. Transmission électronique des extraits de comptes Je n'ai aucune objection à ce que les organismes financiers des communes leur transmettent par la voie électronique leurs extraits de compte, dans la stricte mesure où la procédure utilise un format lisible indépendant (par exemple, « .pdf ») et est parfaitement sécurisée et où des copies de sauvegarde existent pendant au moins 10 ans (chez l'organisme financier). 14. Avances de fonds L'article 31, § 2, du RGCC organise cette procédure dérogatoire. Par ailleurs, il est rappelé que l'octroi de provisions pour menues dépenses à des mandataires communaux est interdit. 15. Tutelle Les documents budgétaires sont soumis à une tutelle d'approbation. Avant son approbation définitive ou l'expiration du délai d'approbation, le budget n'est pas exécutoire, c'est-à-dire qu'il ne peut être mis à exécution. Ces documents budgétaires devront être accompagnés de toutes les pièces justificatives (en un seul exemplaire) permettant leur analyse complète préalable à leur approbation, et en particulier la délibération in extenso du Conseil communal (mise en application des articles L3112-1 et L3113-1 du CDLD). Je vous rappelle à ce sujet la circulaire du 27 mai 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/05/1999 pub. 11/09/1999 numac 1999021298 source ministere de la justice Loi portant assentiment de l'accord de coopération entre l'Etat fédéral et la Région wallonne relative à la guidance et au traitement d'auteurs d'infractions à caractère sexuel type loi prom. 04/05/1999 pub. 28/07/1999 numac 1999000423 source ministere de l'interieur Loi visant à améliorer les congés politiques en faveur des conseillers provinciaux et communaux, membres du conseil de l'aide sociale, bourgmestres, échevins et présidents du conseil de l'aide sociale dans le secteur public et privé type loi prom. 04/05/1999 pub. 28/07/1999 numac 1999000422 source ministere de l'interieur Loi spéciale visant à limiter le cumul du mandat de membre du Conseil de la Communauté française, du Conseil régional wallon, du Conseil flamand et du Conseil de la Région de Bruxelles-Capitale avec d'autres fonctions type loi prom. 04/05/1999 pub. 11/09/1999 numac 1999021311 source ministere de la justice Loi portant assentiment à l'accord de coopération entre l'Etat fédéral et la Communauté flamande relatif à la guidance et au traitement d'auteurs d'infractions à caractère sexuel fermer5 qui définit les diverses pièces justificatives obligatoires devant accompagner les différents actes soumis à tutelle (actes autres que budgets et modifications budgétaires, visés spécifiquement ci-avant dans la présente circulaire). Dans cette délibération, je vous demande, dorénavant, de faire apparaître certaines mentions liées à la mise en oeuvre du principe de confiance et certains éléments chiffrés afin de permettre une certification au regard des transmissions électroniques. Des modèles sont à votre disposition sur le site de la Direction générale opérationnelle des Pouvoirs locaux, de l'Action sociale et de la Santé pour vous permettre d'intégrer ces éléments dans vos délibérations relatives aux budgets, modifications budgétaires et comptes. Il s'agit ici de permettre tant à la commune qu'à la tutelle de s'assurer que la version électronique correspond bien à la version votée par le conseil communal, ceci dans la perspective toute proche où seuls les documents électroniques seront utilisés. 16. Processus informatiques initiés par la Direction générale opérationnelle Pouvoirs locaux, Action sociale et Santé 16.a. Envoi des fichiers SIC. Selon les dispositions de l'Arrêté Ministériel du 24 octobre 2012, vous devez envoyer à la DGO5 un fichier SIC immédiatement après l'arrêt par votre conseil du budget, d'une modification budgétaire et du compte. Cette obligation vaut tant pour les communes que pour les CPAS. Ces fichiers SIC sont produits et générés au moyen de l'application eComptes après exportation de vos données vers la BDCS et importation dans l'eComptes telles qu'arrêtées par le Conseil. Pour la procédure à suivre afin de générer ces fichiers, voir le point « Alimentation numérique des statistiques et de l'E-tutelle » et les explications nécessaires dans les tutoriels en ligne (cf le point 16.b. ci-après). Pour la transmission de ces fichiers SIC, deux cas de figure se présentent : Pour les communes adhérentes au projet e-Tutelle : Ces communes doivent déposer sur l'e-Guichet les documents suivants : Le fichier SIC des budgets, modifications ou compte o Les pièces justificatives o La version word du budget, de la MB ou du compte (ceci vise bien le compte budgétaire, le bilan et le compte de résultats), approuvé par le Conseil communal Pour les communes adhérentes, il n'y a donc plus d'envoi, ni des pièces justificatives en version papier, ni du fichier SIC sur l'adresse mail DepotComptesEtBudgets.pouvoirslocaux@spw.wallonie.be …