Les mentions devant figurer sur les factures sont décrites en annexe A de la présente nomenclature. Cas particulier des marchés de transport de matériels du ministère des Armées : Le bon à mandater (BAM) produit par le système d'information HERMES du ministère chargé des Armées, constitue la pièce justificative dématérialisée unique à produire au comptable assignataire. Le BAM peut être complété par d'autres pièces justificatives générées par cet applicatif. 4.1.1. Marchés d'émission de cartes achat Décret n° 2021-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (article 32). Arrêté du 30 décembre 2013 portant détermination des dépenses de l'Etat payées sans ordonnancement, sans ordonnancement préalable, après ordonnancement tacite et avant service fait (article 4-17°).
\nDécret n° 2023-209 du 27 mars 2023 relatif à l'exécution de la dépense publique par carte d'achat. Arrêté du 22 mai 2023 portant application de l'article 3 du décret n° 2023-209 du 27 mars 2023. Instruction interministérielle n° NOR ECOA2312033C du 16 mai 2023 relative au déploiement et à l'utilisation de la carte affaires et de la carte d'achat. Ne peuvent être exécutés par carte d'achat : -les marchés de travaux, sauf décision de l'entité publique motivée par des besoins d'entretien et de réparation courants n'ayant pas fait l'objet d'un programme ; -les marchés conduisant à une comptabilisation des achats sur comptes de stocks ; -les marchés publics comportant une avance. Le relevé d'opérations administration (ROA) à payer est produit sous format dématérialisé (pièce attachée à la demande de paiement d'un montant identique). 4.1.1.1.
\nCarte d'achat avec demande de paiement Chorus de niveau 1 Pour le premier paiement : -marché d'émission de cartes d'achat ; -demande d'ouverture du compte technique ou liste détaillée des comptes techniques ouverts par l'émetteur. Pour tous les paiements : -relevé d'opérations administration (ROA) ; et -lorsque le ROA ne comporte pas les mentions prévues à l'article 4 du décret n° 2023-209 du 27 mars 2023, ainsi que les quantités, la nature des fournitures ou services, les dispositions du bordereau de prix, il convient de transmettre les factures et les justificatifs au comptable public. Il convient également de se référer à la rubrique de la présente nomenclature correspondant à la nature de la dépense payée par carte d'achat pour la production de pièces complémentaires. 4.1.1.2.
\nCarte d'achat avec demande de paiement Chorus de niveau 1bis Pour le premier paiement : -marché d'émission de cartes d'achat ; -demande d'ouverture du compte technique ou liste détaillée des comptes techniques ouverts par l'émetteur. Pour tous les paiements : -relevé d'opérations administration (ROA). Le ROA présente une ligne de dépense par fournisseur, avec mention de la nature de la dépense par la désignation d'un compte PCE dans Chorus Formulaires. Les frais de représentation et de réception et les opérations de dépenses hors marchés publics visées par l'arrêté du 22 mai 2023 portant application de l'article 3 du décret n° 2023-209 du 27 mars 2023 sont des dépenses exclues de la présente sous-rubrique. 4.1.1.3.
\nCarte d'achat avec demande de paiement de niveau 3 Pour le premier paiement : -marché d'émission de cartes d'achat ; -demande d'ouverture du compte technique ou liste détaillée des comptes techniques ouverts par l'émetteur ; -le cas échéant, marché public exécuté par carte d'achat et annexes ayant une incidence financière, si son existence est formalisée par un engagement dans Chorus. Pour tous les paiements : -relevé d'opérations administration (ROA). Le relevé d'opérations administration (ROA) présenté au comptable public doit être conforme à la description fournie par l'article 4 du décret n° 2023-209 du 27 mars 2023 relatif à l'exécution de la dépense publique par carte achat, et comporte les quantités, la nature des fournitures ou services, les dispositions du bordereau de prix.
\nLorsque le ROA ne comporte pas ces informations, il convient de transmettre les factures et les justificatifs au comptable public. 4.1.2. Marchés publics ne faisant pas l'objet d'un écrit -Mémoire ou facture ; -Toute pièce ayant une incidence financière. Article R. 2112-1 du code de la commande publique. 4.1.3. Marchés publics passés sous forme écrite Les mentions devant figurer sur les marchés passés sous la forme écrite, c'est-à-dire ceux dont la valeur estimée est égale ou supérieure à un seuil fixé par voie réglementaire, sont listées à l'annexe F de la présente nomenclature. Tout versement d'une avance ou d'un acompte, ainsi que tout prélèvement d'une retenue de garantie ou l'application d'une variation de prix ou d'une pénalité de retard doit faire l'objet d'un écrit.
\nQuels que soient leurs montants, les marchés de maîtrise d'œuvre doivent être écrits (cf. article L. 2432-1 du code de la commande publique). Le contrat écrit fait apparaître les différents éléments de mission et les pourcentages correspondants (article L. 2432-1 du code de la commande publique). Pour les marchés publics non soumis à l'obligation d'écrit mais faisant volontairement l'objet d'un écrit, les mentions obligatoires, passées conformément aux articles L. 2112-1 et R. 2112-1 du code de la commande publique figurent dans l'annexe F. Si le CCAG a fait l'objet d'une approbation (par arrêté), il n'est pas fourni, mais seulement référencé. 4.1.3.1. Pièces générales 4.1.3.1.1. Pièces à fournir lors du premier paiement -Pièces contractuelles initiales du marché (à l'exclusion du cahier des clauses techniques générales, du cahier des clauses techniques particulières et du cahier des clauses administratives générales lorsque le marché se réfère à l'un des cahiers des clauses administratives ayant fait l'objet d'une approbation par arrêté) ; -Le cas échéant, liste des prix ou des tarifs ou des barèmes applicables ; -Le cas échéant, document établissant l'engagement des garanties à première demande ou des cautions personnelles et solidaires.
\nLes cahiers des clauses administratives générales qui n'ont pas fait l'objet d'une approbation par arrêté sont produits soit à l'appui du premier ordre de payer du marché qui s'y rapporte soit en pièce jointe de l'engagement juridique dans Chorus. 4.1.3.1.2. Autres pièces générales 4.1.3.1.2.1. Prestations dont le paiement donne lieu à avance, acompte, révision ou actualisation du prix, retenue de garantie ou pénalité -Document écrit encadrant l'avance, l'acompte, la retenue de garantie, la variation de prix ou les pénalités de retard ; -Le cas échéant, mémoire ou facture ou état liquidatif. Le cas échéant, l'état liquidatif précise les modalités de récupération de l'avance. L'ensemble de mentions prévues à l'annexe C en cas d'actualisation ou de révision de prix doit apparaître dans les pièces justificatives.
\nEn cas d'exonération totale ou partielle des pénalités, la décision prononçant l'exonération doit être produite. 4.1.3.1.2.2. Autres pièces complémentaires, le cas échéant Dès lors qu'ils ont une incidence financière : -Document modifiant le marché ; ou -Ordre de service ; ou -Acte spécial. 4.1.3.1.2.2.1. Pour les marchés de fournitures et de services -Lorsque le marché ne prévoit pas la possibilité de modifier son montant : document matérialisant les modifications apportées au marché. -Lorsque le marché prévoit la possibilité de modifier son montant : document matérialisant les conséquences de la clause de réexamen prévue au marché. 4.1.3.1.2.2.2. Pour les marchés de travaux 1-a. Lorsque le marché ne contient pas de clause de réexamen du montant contractuel : -En cas de dépassement du montant contractuel prévu au marché, avenant ou autre document portant modification du marché ou, si le marché en prévoit la possibilité, décision de poursuivre ; 1-b.
\nLorsque le marché contient une clause de réexamen du montant contractuel : 1-b-1. En cas de dépassement du montant contractuel dans la limite prévue au marché, -Certificat administratif ou mention dans un document du titulaire avisant, au moins un mois à l'avance, le maître d'œuvre de l'atteinte prochaine du montant contractuel ; ou -Certificat administratif de l'ordonnateur attestant que le titulaire a bien respecté ses obligations d'information du maître d'œuvre selon la procédure décrite ci-contre ; 1-b-2. En cas de dépassement du montant contractuel au-delà de la limite prévue au marché, -Avenant ou autre document portant modification du marché ou, si le marché en prévoit la possibilité, décision de poursuivre ; 2.
\nEn cas de dépassement de la part du titulaire compensée par la diminution de la part du ou des sous-traitants : -Avenant ou autre document portant modification du marché ou acte spécial modificatif diminuant la part du ou des sous-traitant (s) à due concurrence du montant de l'augmentation de celle du titulaire. Les pièces prévues dans le point 1 ci-contre découlent de l'article du CCAG-travaux précisant la procédure à suivre en cas d'augmentation du montant des travaux. Cet article précise la procédure à suivre en cas d'augmentation du montant des travaux. Si le CCAG Travaux n'est pas référencé au marché, ou en cas de dérogation à l'article du CCAG-travaux précisant la procédure à suivre en cas d'augmentation du montant des travaux, les pièces prévues ci-contre ne sont pas transmises.
\nLe montant contractuel correspond au montant des travaux résultant des prévisions du marché, c'est-à-dire le montant initial éventuellement modifié par avenants ou autres documents portant modification du marché. Le titulaire avise le maître d'œuvre, un mois à l'avance, de la date probable à laquelle le montant des travaux atteindra leur montant contractuel. S'il ne respecte pas cette obligation, il est tenu d'arrêter les travaux à la date où le montant exécuté atteint le montant contractuel et ces travaux exécutés au-delà du montant contractuel ne sont pas payés. En cas de dépassement du montant contractuel dans la limite prévue au marché, l'ordonnateur produit au comptable une attestation lui certifiant que le titulaire a bien informé, au moins un mois à l'avance, le maître d'œuvre de la date probable à laquelle le montant des travaux atteindra leur montant contractuel. 4.1.3.1.3.
\nPièces particulières 4.1.3.1.3.1. Paiement des primes et indemnités 4.1.3.1.3.1.1. Primes dans le cadre d'un concours -Règlement du concours prévoyant les modalités d'allocation de primes ; -Avis du jury indiquant la répartition des primes à verser aux bénéficiaires ; -Etat liquidatif par bénéficiaire. 4.1.3.1.3.1.2. Primes dans le cadre d'une procédure de dialogue compétitif -Règlement de la consultation ou avis d'appel public à la concurrence prévoyant les modalités d'allocation de primes ; -Etat liquidatif par bénéficiaire. 4.1.3.1.3.1.3. Indemnités à verser aux membres du jury -Décision de l'acheteur. 4.1.3.1.3.2. Avance -Le cas échéant, état liquidatif ; -Le cas échéant, la garantie à première demande pour le remboursement de l'avance.
\nLorsque le contrat précise les modalités de versement et de récupération de l'avance, la production de l'état liquidatif est facultative 4.1.3.1.3.3. Acompte -Etat liquidatif indiquant le montant des sommes dues au titre de l'acompte, établi conformément à l'annexe B ; -Le cas échéant, état liquidatif des actualisations et/ révisions de prix, établi conformément à l'annexe C ; -Le cas échéant, état liquidatif par catégories de prestations ou facture, situation ou mémoire établi conformément à l'annexe A ; -Le cas échéant, certificat administratif ou mention indiquant qu'il s'agit du paiement du dernier acompte si le montant initial du marché est atteint. Lorsque ces informations sont portées par l'outil (et donc intégrées dans Chorus) et accessibles aux comptables, la production de ces pièces justificatives n'est pas requise. 4.1.3.1.3.4.
\nPaiement partiel définitif, paiement unique et intégral, paiement du solde Le \" paiement partiel définitif \" ne s'applique pas aux marchés de travaux. En cas de marché à tranches et de marchés reconductibles, il n'y a qu'un seul décompte général et définitif (DGD), à la fin du marché. 4.1.3.1.3.4.1. Marchés de fournitures et de services 1. Facture ou mémoire portant les mentions énoncées à l'annexe A ; 2. Le cas échéant, décision d'admission avec réfaction ; 3. Etat liquidatif des pénalités de retard encourues par le titulaire du marché lorsque leur montant est déduit du paiement par l'ordonnateur ; -En cas d'exonération ou de réduction de ces retenues, décision prononçant l'exonération ou la réduction ; 4.
\nLe cas échéant, état liquidatif des actualisations et/ ou révisions de prix, établi conformément à l'annexe C ; 5. En cas de résiliation du marché, décision de résiliation et décompte de liquidation. 4.1.3.1.3.4.2. Marchés de travaux 1. Décision de réception ; ou -Certificat administratif indiquant la date de la réception tacite des travaux ; ou, à défaut, -Proposition du maître d'œuvre ; ou -Décision de justice portant date d'effet de la réception ; ou, en cas de résiliation : -Décision de résiliation ; et -Procès-verbal portant réception des ouvrages et parties d'ouvrages exécutés ; 2. Décompte général et définitif ou décompte de résiliation ; ou, en cas de désaccord : -Décompte général admis par l'ordonnateur et complément éventuel sur solde mandaté sur pièce justifiant l'accord entre les parties ou décision de justice ; 3.
\nEtat liquidatif des pénalités de retard appliquées par l'ordonnateur sur les paiements ; -En cas d'exonération ou de réduction de ces retenues, décision prononçant l'exonération ou la réduction ; 4. Le cas échéant, état liquidatif de l'actualisation et/ ou des révisions des prix, établi conformément à l'annexe C. En cas de résiliation du marché, lorsqu'un décompte de liquidation du marché est établi, celui-ci se substitue au décompte général. En cas d'établissement d'un décompte général et définitif (DGD) tacite, et afin de déterminer le point de départ du délai de paiement du solde, la production d'une attestation, d'un certificat administratif ou d'une mention apposée sur le DGD par le représentant de l'acheteur indiquant la date d'expiration du délai de 10 jours prévu à l'article du CCAG-travaux relatif au décompte général est requise. 4.1.3.1.3.5.
\nEn cas de reconduction expresse -Décision de reconduction. Article R. 2112-4 du code de la commande publique. Lorsque le marché prévoit une décision de reconduction expresse, le comptable en demande la production en se fondant sur les stipulations contractuelles. 4.1.3.2. Remboursement de la retenue de garantie 1. Décision de la personne publique de libérer la retenue de garantie ; ou -Le cas échéant, transmission par l'ordonnateur de la garantie de substitution ; 2. Le cas échéant, pièces justificatives prévues pour le paiement du solde ; 3. Le cas échéant, décision de levée de réserves. 4.1.4. Accords-cadres Conformément à l'article R. 2162-2 du code de la commande publique lorsque l'accord-cadre ne fixe pas toutes les stipulations contractuelles, il donne lieu à la conclusion de marchés subséquents dans les conditions fixées aux articles R. 2162-7 à R. 2162-12 et lorsque l'accord-cadre fixe toutes les stipulations contractuelles, il est exécuté au fur et à mesure de l'émission de bons de commande dans les conditions fixées aux articles R. 2162-13 et R. 2162-14.
\nÀ ce titre, les accords-cadres doivent nécessairement être écrits indifféremment de leur montant. Pour les accords-cadres de défense ou de sécurité, ces règles sont fixées à l'article R. 2362-2 du code de la commande publique. La signature des bons de commande n'est pas obligatoire. 4.1.4.1. Accords-cadres exécutés par marchés subséquents 1. Accord-cadre ; 2. Marché subséquent tel que défini dans l'accord-cadre : pièces énumérées à la rubrique 4.1.3. selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur ; 3. Bon de commande mettant en œuvre les dispositions financières du marché relatives aux délais d'exécution, aux primes, aux pénalités, uniquement dans le cas où des primes ou des pénalités sont décomptées ; 4.
\nLorsque la date d'exécution des prestations est postérieure à la date de fin du marché, bon (s) de commande correspondant (s) ; 5. En cas de versement d'une avance, bon de commande correspondant ; 6. Facture ou mémoire. 4.1.4.2. Accords-cadres exécutés par bons de commande 1. Accord-cadre ; 2. Bon de commande complétant les dispositions financières du marché relatives aux délais d'exécution, aux primes, aux pénalités, uniquement dans le cas où des primes ou des pénalités sont décomptées ; 3. Lorsque la date d'exécution des prestations est postérieure à la date de fin du marché, bon (s) de commande correspondant (s) ; 4. En cas de versement d'une avance, bon (s) de commande correspondant (s) ; 5.
\nFacture ou mémoire. 4.1.5. Coordination, groupements de commandes et centrales d'achats 4.1.5.1. Groupement de commandes de plusieurs organismes 4.1.5.1.1. Pièces à fournir dans tous les cas -Convention constitutive du groupement. 4.1.5.1.2. Pièces à fournir selon les cas 4.1.5.1.2.1. Cas où chaque membre du groupement exécute sa propre partie -Pièces énumérées aux points 4.1.2. et 4.1.3. selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur. 4.1.5.1.2.2. Cas où le coordonnateur exécute le marché au nom de l'ensemble des membres du groupement 4.1.5.1.2.2.1. En cas de participation aux débours du coordonnateur -Pièces énumérées aux points 4.1.2. et 4.1.3. selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur ; -Demande du coordonnateur lorsque la convention constitutive ne prévoit pas le montant et les modalités du versement de la participation. 4.1.5.1.2.2.2.
\nEn cas de remboursement -Pièces énumérées aux points 4.1.2. et 4.1.3. selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur ; -Etat liquidatif ou décompte établi par le coordonnateur. 4.1.5.2. Paiements à une centrale d'achat disposant de la qualité d'acheteur -Facture ou mémoire ; -Le cas échéant, convention ou acte d'adhésion. Lorsque la facture fait référence à une convention, cette dernière est transmise au comptable. De même, le versement d'une avance à une centrale d'achat est subordonné à la production d'un document (convention ou acte d'adhésion) qui en fixe le montant et les modalités de versement et de récupération. 4.1.6. Sous-traitance et paiement direct 4.1.6.1. Paiement direct 4.1.6.1.1.
\nPièces générales (à fournir lors du premier paiement) 1. Marché, avenant ou document portant modification du marché, acte spécial ou tout document écrit signé, précisant la nature des prestations sous-traitées, le nom, la raison ou la dénomination sociale et l'adresse du sous-traitant, le montant des prestations sous-traitées ou toute information permettant d'identifier la part des prestations sous-traitées et les conditions de paiement prévues pour chaque contrat de sous-traitance ; 2. Pièce justificative produite par le titulaire du marché établissant que la cession (ou le nantissement) dont sa créance a fait l'objet ne fait pas obstacle au paiement direct du sous-traitant ; ou -Certificat attestant que cette créance n'a pas été cédée, ni nantie ; 3.
\nEn cas de modification des prestations sous-traitées : 3-a. Acte spécial modificatif ou tout document écrit justifiant la modification de la part du sous-traitant ; 3-b. Le cas échéant, document matérialisant l'augmentation du montant global du marché ; et/ ou -Document matérialisant les modifications apportées au marché, acte spécial modificatif ou tout document écrit justifiant la diminution de la part du ou des autres sous-traitant (s) à due concurrence du montant de la modification visée au 3-a. Aucun versement ne peut être effectué au profit d'un sous-traitant au titre du paiement direct en l'absence d'un document écrit, marché, avenant ou document portant modification du marché ou acte spécial de sous-traitance établissant les droits du sous-traitant.
\nL'acceptation du sous-traitant et l'agrément de ses conditions de paiement peuvent résulter d'un accord tacite de l'acheteur (cf. articles R. 2193-4 et R. 2393-28 du code de la commande publique). Cet accord tacite peut se matérialiser par un certificat administratif appuyé de la déclaration de sous-traitance établie par le titulaire. Cette déclaration énonce la nature des prestations sous-traitées, le nom, la raison ou la dénomination sociale et l'adresse du sous-traitant, le montant des prestations sous-traitées ou toute information permettant d'identifier la part des prestations sous-traitées ainsi que les conditions de paiement. Le certificat administratif indique la date à laquelle l'accord tacite est intervenu (expiration du délai de 21 jours prévu aux articles R. 2193-4 et R. 2393-28 du code de la commande publique). 4.1.6.1.2.
\nPièces particulières 4.1.6.1.2.1. Avance -Ensemble des pièces produites par le titulaire du marché pour le paiement à son profit d'une dépense de même nature ; -Le cas échéant, pièce justificative produite par le titulaire du marché établissant le remboursement de l'avance qui lui aurait été versée au titre des prestations sous traitées ; -Le cas échéant, état liquidatif du montant de l'avance ; -Le cas échéant, la garantie à première demande ou de la caution personnelle et solidaire pour le remboursement de l'avance. Lorsque le contrat prévoit les modalités de versement et de récupération de l'avance, l'état liquidatif n'est pas produit au comptable. 4.1.6.1.2.2. Acompte, règlement unique et intégral, paiement du solde 1.
\nEnsemble des pièces produites par le titulaire du marché pour le paiement à son profit d'une dépense de même nature ; 2. Attestation du titulaire ou facture, ou bordereau de suivi issu du portail public de facturation, comportant l'indication de la somme à régler directement au sous-traitant ou -En cas de redressement, liquidation judiciaire ou d'empêchement du titulaire et en l'absence d'attestation de la part du titulaire ou de son représentant, attestation du maître d'ouvrage comportant l'indication de la somme à régler directement au sous-traitant ; ou -Accord amiable ou décision de justice ; 3. Lorsque le titulaire n'a pas donné son accord ou notifié son refus à l'expiration du délai qui lui est imparti, facture du sous-traitant. 4.1.6.2.
\nSous-traitance et action directe 4.1.6.2.1. Paiement au sous-traitant 1. Mise en demeure adressée par le sous-traitant au titulaire du marché d'avoir à lui payer une somme due pour un montant déterminé en vertu d'un contrat de sous-traitance et pour l'exécution du marché ; 2. Demande de paiement accompagnée d'un procès-verbal relatant la constatation matérielle des prestations effectuées et l'acceptation du titulaire ; ou -Décision de justice définitive ; ou -Accord entre le titulaire et le sous-traitant. 4.1.6.2.2. Paiement au titulaire du marché -Reçu du sous-traitant attestant le règlement par le titulaire ; ou -Décision de justice définitive ; ou -Accord des intéressés. 4.1.7. Paiement à des tiers substitués au créancier initial 4.1.7.1.
\nPaiement des créances afférentes à une cession ou à un nantissement de créances 4.1.7.1.1. Pièces communes -Pièces énumérées aux points 4.1.2. et 4.1.3. selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur. 4.1.7.1.2. Pièces particulières 4.1.7.1.2.1. Paiement à un établissement de crédit cessionnaire ou bénéficiaire d'un nantissement 1. Dans le cadre d'un marché public faisant l'objet d'un contrat écrit, exemplaire unique du marché, de l'avenant ou du document portant modification du marché, de l'acte spécial ou de tout document écrit visé au point 4.1.6.1. revêtu d'une mention indiquant que cette pièce est délivrée en unique exemplaire en vue de la cession (ou du nantissement) des créances résultant du marché ; ou -Certificat de cessibilité ; 2.
\nNotification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine ; 3. Le cas échéant, notification de la transmission du bordereau par le bénéficiaire de la transmission par lettre recommandée avec avis de réception, ou tout autre moyen permettant de donner date certaine ; 4. Le cas échéant, attestation de l'établissement de crédit établissant que la cession (ou le nantissement) ne fait pas obstacle au paiement direct de la partie sous-traitée ou a été réduit (e) de manière à réaliser cette condition ; 5. Lorsque le paiement est dû en raison de la seule acceptation de la cession de créance, acte d'acceptation de la cession signée du représentant de l'acheteur.
\nL'exemplaire unique et le certificat de cessibilité sont nécessairement produits sous leur format original. Lorsque le marché est exécuté par plusieurs comptables publics, l'exemplaire unique ou le certificat de cessibilité est établi pour le seul montant dont l'exécution est confiée au comptable auquel il est remis. Le bordereau de cession ou de nantissement n'est pas produit au comptable assignataire. L'acceptation de la cession de créance oblige la personne publique à payer intégralement le cessionnaire sans lui opposer aucune exception tirée de ses rapports avec l'entreprise cédée et selon les mêmes modalités d'exécution du marché. 4.1.7.1.2.2. Paiement à un cessionnaire ou à un bénéficiaire de nantissement de droit commun 1.
\nDans le cadre d'un marché public faisant l'objet d'un écrit, exemplaire unique du marché, de l'avenant ou du document portant modification du marché, de l'acte spécial ou de tout document écrit visé au point 4.1.6.1., revêtu d'une mention indiquant que cette pièce est délivrée en unique exemplaire en vue de la cession (ou du nantissement) des créances résultant du marché ; ou -Certificat de cessibilité ; 2. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine ; 3. Le cas échéant, attestation du cessionnaire (ou du bénéficiaire du nantissement) établissant que la cession (ou le nantissement) ne fait pas obstacle au paiement direct de la partie sous-traitée ou a été réduit (e) de manière à réaliser cette condition ; 4.
\nLorsque le paiement est dû en raison de la seule acceptation de la cession de créance, l'acte d'acceptation de la cession signée de l'acheteur. Lorsque le marché est exécuté par plusieurs comptables publics, l'exemplaire unique ou le certificat de cessibilité est établi pour le seul montant dont l'exécution est confiée au comptable auquel il est remis. L'acceptation de la cession de créance oblige la personne publique à payer intégralement le cessionnaire sans lui opposer aucune exception tirée de ses rapports avec l'entreprise cédée et selon les mêmes modalités d'exécution du marché. 4.1.7.1.3. Paiement au cédant (ou au titulaire du marché ou au sous-traitant à l'initiative du nantissement) -Mainlevée de la cession (ou du nantissement) donnée par l'établissement de crédit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine ; ou -Pour une cession (ou un nantissement) de droit commun, attestation de désistement définitif délivrée par le cessionnaire (ou le bénéficiaire du nantissement) de droit commun par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine. 4.1.7.2.
\nPaiement dans le cadre d'une délégation de créances afférente à un marché public 4.1.7.2.1. Paiement à un délégataire du titulaire du marché ou du sous-traitant ayant droit au paiement direct 4.1.7.2.1.1. Pièces communes -Pièces énumérées aux points 4.1.2. et 4.1.3. selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur. 4.1.7.2.1.2. Pièces particulières -Convention de délégation signée de la personne publique, du titulaire du marché ou du sous-traitant ayant droit au paiement direct et du délégataire ; -Pièce justificative produite par le délégant établissant que la cession (ou le nantissement) dont sa créance a fait l'objet ne fait pas obstacle à la réalisation de la délégation ou que son montant a été réduit afin que la délégation soit possible ; ou -Certificat attestant que cette créance n'a été ni cédée, ni nantie. 4.1.7.2.2.
\nPaiement à un délégataire sous-traitant de second rang ou plus 4.1.7.2.2.1. Pièces communes -Pièces énumérées aux points 4.1.2. et 4.1.3. selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur. 4.1.7.2.2.2. Pièces particulières -Pièces justificatives relatives à la demande du sous-traitant de 1er rang définies à la rubrique 4.1.6. ; -Convention de délégation ; -Document établi par le sous-traitant de 1er rang indiquant la somme à verser au sous-traitant de 2 ᵉ rang, cette somme ne pouvant pas dépasser la limite du montant reconnu comme étant dû au sous-traitant de 1er rang ; -Pièce justificative produite par le délégant établissant que la cession (ou le nantissement) dont sa créance a fait l'objet ne fait pas obstacle à la réalisation de la délégation ou que son montant a été réduit afin que la délégation soit possible ; ou -Certificat attestant que cette créance n'a été ni cédée, ni nantie.
\nLes pièces n° 2,3 et 4 du point 4.1.8.2.2.2 sont exigibles pour les paiements à des sous-traitants de second rang ou plus, dès lors que chaque sous-traitant intermédiaire bénéficie lui-même d'une délégation de paiement et que les pièces y afférentes sont produites. 4.1.7.3. Paiement à un factor 4.1.7.3.1. Dans le cadre d'une cession ou d'un nantissement (paragraphe B de l'annexe D de la nomenclature) -Pièces justificatives prévues aux points 4.1.7.1.1. et 4.1.7.1.2.1., pièces 1 et 4. 4.1.7.3.2. Dans le cadre d'une subrogation (paragraphe A de l'annexe D de la nomenclature) -Pièces justificatives du paiement des marchés selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur ; -Mention subrogative réglementaire portée sur la demande de paiement (mémoire, facture, situation de travaux …) dans les conditions fixées au paragraphe A de l'annexe D ; -En cas de pluralité d'oppositions, quittance subrogative datée. 4.1.8.
\nPaiements en situation exceptionnelle 4.1.8.1. Réquisition d'une entreprise -Arrêté de réquisition de l'entreprise ; -Le cas échéant, pièces justificatives prévues par l'arrêté ; -Facture ou mémoire. 4.1.8.2. Marchés publics exécutés en situation d'urgence impérieuse -Marché ou échange de courriers entre la personne publique et l'entreprise ; -Le cas échéant, pièces prévues dans le marché ou dans l'échange de courrier ; -Facture ou mémoire. 4.1.8.3. Paiements dans le cadre de transactions -Transaction ; -Si la transaction met fin au marché, pièces justificatives du solde prévues au point 4.1.3.32.5. Circulaire du Premier ministre du 6 avril 2011 relative au déploiement du recours à la transaction pour régler amiablement les conflits.
\nInstruction n° 10-009-M0 du 12 avril 2010 relative au recours à la transaction pour la prévention et le règlement des litiges portant sur l'exécution des contrats de la commande publique. Lorsque la transaction intègre les opérations de solde du marché, il n'est pas exigé d'autres pièces pour procéder à son paiement. 4.1.8.4. Paiements en cas de mise en régie des prestations d'un marché public -Décision de mise en régie ; -Constat des travaux exécutés avant la mise en régie ; -Décompte (s) afférent (s) aux travaux exécutés après la mise en régie. La mise en régie se définit comme le moyen offert à l'acheteur public pour dessaisir son cocontractant de ses prérogatives et poursuivre l'exécution des prestations aux risques et périls du cocontractant défaillant en utilisant ses propres moyens humains et matériels. 4.1.9.
\nAutres marchés publics spécifiques 4.1.9.1. Marché public de crédit-bail 4.1.9.1.1. Crédit-bail immobilier et contrats assimilés 4.1.9.1.1.1. Exécution du marché 4.1.9.1.1.1.1. Premier paiement -Marché, le cas échéant revêtu de la mention d'inscription au fichier immobilier et mentionnant, en particulier, les droits acquis par le bailleur de l'immeuble ; -Etat-réponse attestant l'absence d'inscription hypothécaire ; -Décompte. L'état-réponse est délivré dans les conditions énoncées à la rubrique 6.1. Acquisitions immobilières. 4.1.9.1.1.1.2. Autres paiements -Décompte. 4.1.9.1.1.2. Reprise d'un marché de crédit-bail -Contrat de cession et marché de crédit-bail ; -Etat-réponse attestant l'absence d'inscription hypothécaire ; -Décompte.
\nL'état-réponse est délivré dans les conditions énoncées à la rubrique 6.1. Acquisitions immobilières. 4.1.9.1.1.3. Indemnité versée par le preneur en cas de résiliation de marché -Acte portant résiliation du marché ; et -Décompte appliquant la clause contractuelle portant pénalités ; ou -Indemnité fixée par le juge. 4.1.9.1.1.4. Prolongation du marché de crédit-bail -Avenant ou document portant modification du marché, le cas échéant revêtu de la mention de publication au fichier immobilier. 4.1.9.1.1.5. Réalisation de la promesse de vente -Décision de l'acheteur autorisant la levée de l'option ; -Décompte portant mention des paiements effectués et de la valeur résiduelle fixée par référence au marché ; -Etat-réponse attestant l'absence d'inscription hypothécaire. 4.1.9.1.2.
\nCrédit bail mobilier 4.1.9.1.2.1. Exécution du marché 4.1.9.1.2.1.1. Premier paiement -Marché ; -Décompte. 4.1.9.1.2.1.2. Autres paiements -Décompte. 4.1.9.1.2.2. Reprise d'un marché de crédit-bail. 4.1.9.1.2.2.1. Premier paiement -Contrat de cession et marché de crédit-bail ; -Décompte. 4.1.9.1.2.2.2. Autres paiements -Décompte. 4.1.9.1.2.3. Indemnité versée par le preneur en cas de résiliation de marché -Acte portant résiliation du marché ; et -Décompte appliquant la clause contractuelle portant pénalités ; ou -Indemnité fixée par le juge. 4.1.9.1.2.4. Prolongation du marché de crédit-bail -Avenant ou document portant modification du marché. 4.1.9.1.2.5. Réalisation de la promesse de vente -Décision de l'acheteur autorisant la levée de l'option ; -Décompte portant mention des paiements effectués et de la valeur résiduelle fixée par référence au marché. 4.1.9.2.
\nMarchés publics d'assurances 4.1.9.2.1. Première prime -Marché d'assurances ; -Avis de paiement de l'assureur. 4.1.9.2.2. Autres primes -Avis de paiement de l'assureur. 4.1.9.2.3. Modification des clauses du marché Lorsque la modification résulte de dispositions légales : -Décompte de révision ; Lorsque la modification résulte de la volonté des contractants : -Marché d'assurances modifié ; ou -Avenant (ou document portant modification du marché) et avis de paiement. 4.1.9.3. Paiement d'opérations réalisées sous mandat (agissant dans le cadre de la maîtrise d'ouvrage publique) Se reporter à la rubrique 1.2.1.5. 4.2. AUTRES CONTRATS DE LA COMMANDE PUBLIQUE 4.2.1. Marchés de partenariat Si les prestations concernent un immeuble, sa localisation géographique est mentionnée sur l'une des pièces jointes. 4.2.1.1.
\nPièces générales -Contrat comportant les mentions énumérées à l'annexe E, y compris un échéancier de paiement ; -Le cas échéant, en cas de sous-traitance, caution personnelle et solidaire d'un établissement qualifié ou délégation du maître de l'ouvrage au sous-traitant à concurrence du montant des prestations exécutées par le sous-traitant ; -Mémoire ou facture. 4.2.1.2. Paiement en cas de cession de créance ou de nantissement 4.2.1.2.1. Pièces communes -Pièces énumérées à la rubrique 4.2.1.1. 4.2.1.2.2. Pièces particulières 4.2.1.2.2.1. Paiement à un établissement de crédit cessionnaire ou bénéficiaire d'un nantissement -Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine ; -Le cas échéant, notification de la transmission du bordereau par le bénéficiaire de la transmission par lettre recommandée avec avis de réception, ou tout autre moyen ; -En cas de cession en application de l'article L. 313-29-1 du code monétaire et financier, attestation de la personne publique constant la réalisation des investissements.
\nLe bordereau de cession ou de nantissement n'est pas produit au comptable public. 4.2.1.2.2.2. Paiement à un cessionnaire ou à un bénéficiaire de nantissement de droit commun -Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine. 4.2.1.2.3. Paiement au cédant (ou au titulaire du contrat) -Mainlevée de la cession (ou du nantissement) donnée par l'établissement de crédit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine ; ou -Pour une cession (ou un nantissement) de droit commun, attestation de désistement définitif délivrée par le cessionnaire (ou le bénéficiaire du nantissement) de droit commun par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine. 4.2.1.3.
\nPièces particulières -En cas de versement de primes aux candidats : règlement de la consultation ou avis d'appel public à la concurrence prévoyant les modalités d'allocation de primes, et état liquidatif par bénéficiaire ; -En cas de défaillance du titulaire du contrat : avenant ou document modificatif de transfert constatant le transfert des marchés passés par le partenaire privé vers la personne publique. 4.2.2. Contrats de concession 4.2.2.1. Pièces générales -Contrat comportant les mentions énumérées à l'annexe G et, le cas échéant, cahier des charges ; -Le cas échéant, document matérialisant les modifications apportées au contrat, ordre de service ayant des incidences financières ; -Facture ou mémoire. 4.2.2.2.
\nPaiement à un tiers opposant 4.2.2.2.1. Pièces communes -Pièces énumérées aux rubriques 4.2.2.1. selon le titulaire de la créance. 4.2.2.2.2. Paiement des créances afférentes à une cession ou à un nantissement de créances de droit commun -Notification de la cession par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine ; -Lorsque paiement est dû en raison de la seule acceptation de la cession de créance, l'acte d'acceptation de la cession signée du représentant de l'autorité concédante. 4.2.2.2.3. Paiement à un établissement de crédit cessionnaire ou bénéficiaire d'un nantissement dans le cadre d'une cession de créance prévue aux articles L. 313-23 et suivants du code monétaire et financier -Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine ; -Le cas échéant, notification de la transmission du bordereau par le bénéficiaire de la transmission par lettre recommandée avec avis de réception, ou tout autre moyen permettant de donner date certaine.
\nLe bordereau de cession ou de nantissement n'est pas transmis au comptable public. 4.2.2.2.4. Paiement au cédant (ou au titulaire de la concession) -Mainlevée de la cession (ou du nantissement) donnée par l'établissement de crédit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine ; ou -Pour une cession (ou un nantissement) de droit commun, attestation de désistement définitif délivré par le cessionnaire (ou le bénéficiaire du nantissement) de droit commun par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine. 4.2.2.2.5. Paiement dans le cadre d'une délégation de créance afférente à un contrat de concession -Pièces énumérées aux points 4.2.2.1. et 4.2.2.2. selon le titulaire de la créance ; -Convention de délégation de créance. 4.2.2.3.
\nPaiement dans le cadre d'une transaction -Transaction. 5. DÉPENSES D'INTERVENTION Décret n° 2001-495 du 6 juin 2001 pris pour l'application de l'article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 et relatif à la transparence financière des aides octroyées par les personnes publiques. La décision attributive de subvention prend la forme d'une convention ou d'un acte unilatéral (arrêté, décision). Si la subvention accordée à un organisme de droit privé est supérieure à 23 000 €, la décision prend obligatoirement la forme d'une convention. Modalités de mise en œuvre de la dématérialisation : Les pièces dématérialisées sont rattachées dans Chorus à l'engagement juridique ou à la demande de paiement.
\nDans le cas d'une convention, la pièce justificative dématérialisée se présente sous la forme d'une copie scannée de la convention signée par les parties. Dans le cas d'un arrêté, la pièce justificative dématérialisée peut être constituée par la copie scannée de l'arrêté signé ou par le fichier bureautique de l'arrêté non signé (document bureautique …). 5.1. SUBVENTIONS DE FONCTIONNEMENT Article 33 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. Compte tenu de l'obligation de contrôle par le comptable du caractère suffisamment précis et complet des pièces fournies, et afin de disposer de la base juridique de l'acte, la décision attributive de subvention vise les textes de référence et en précise l'objet.
\nLa décision précise également le bénéficiaire, le montant, les modalités de versement et les conditions d'utilisation de la subvention. Pour les subventions de l'Etat aux associations, voir la circulaire du Premier ministre du 29 septembre 2015 relative aux nouvelles relations entre les pouvoirs publics et les associations. 5.1.1. Paiement unique, pouvant intervenir dès la notification de la décision attributive de subvention -Décision attributive de subvention (arrêté, convention …) ; et, le cas échéant, -Certificat de l'ordonnateur attestant la production par le bénéficiaire des pièces prévues par la réglementation ou par la décision attributive. 5.1.2. Paiement échelonné selon un calendrier fixé par la réglementation ou la décision attributive de subvention 5.1.2.1.
\nPremier paiement -Décision attributive de subvention (arrêté, convention …) ; et, le cas échéant, -Certificat de l'ordonnateur attestant la production par le bénéficiaire des pièces prévues par la réglementation ou par la décision attributive. 5.1.2.2. Paiements ultérieurs -Décompte récapitulant les sommes déjà versées ; et, le cas échéant, -Certificat de l'ordonnateur attestant la production par le bénéficiaire des pièces prévues par la réglementation ou par la décision attributive. La communication du décompte n'est pas nécessaire si les données correspondantes sont accessibles au comptable dans Chorus. 5.2. SUBVENTIONS D'INVESTISSEMENT 5.2.1. Subventions d'investissement versées aux établissements publics de l'Etat -Décision attributive de subvention (arrêté, convention …) ; et, le cas échéant, -Certificat de l'ordonnateur attestant la production par le bénéficiaire des pièces prévues par la réglementation ou par la décision attributive. 5.2.2.
\nAutres subventions d'investissement Décret n° 2018-514 du 25 juin 2018 relatif aux subventions de l'Etat pour des projets d'investissement. Compte tenu de l'obligation de contrôle par le comptable du caractère suffisamment précis et complet des pièces fournies, et afin de disposer de la base juridique de l'acte, la décision attributive de subvention vise les textes de référence et en précise l'objet. La décision précise également le bénéficiaire, les caractéristiques du projet, la nature et le montant de la dépense subventionnable, le montant maximum de la subvention et ses modalités de calcul, les modalités de versement de la subvention ainsi que les conditions de son reversement. 5.2.2.1.
\nAvance -Décision attributive de subvention (arrêté, convention …) prévoyant le versement de l'avance et son mode de calcul. 5.2.2.2. Acomptes et solde -Décision attributive de subvention (arrêté, convention …) ; -Le cas échéant : attestation du montant des dépenses réalisées dans le cadre du projet présentant un état récapitulatif des dépenses engagées par le bénéficiaire ; -Le cas échéant : attestation que les conditions de réalisation sont remplies (exemple : réalisation d'une étude, d'un rapport …). La décision attributive n'est adressée qu'au premier paiement. Lorsque la subvention prévoit que le montant de l'acompte est conditionné par le taux de réalisation des travaux et/ ou par la réalisation d'une action spécifique, le service prescripteur atteste au comptable le montant des dépenses effectivement réalisées, afin que ce dernier exerce son contrôle de l'exactitude de la liquidation. 5.2.3.
\nFonds structurels européens et FEAD -Mêmes pièces que pour les autres subventions d'investissement. Décret n° 2016-126 du 8 février 2016 relatif à la mise en œuvre des programmes cofinancés par les fonds européens structurels et d'investissement pour la période 2014-2020. 5.3. PRÊTS ET AVANCES REMBOURSABLE ACCORDÉS 5.3.1. Premier paiement -Contrat de prêt ou d'avance et ses annexes financières (tableau d'amortissement …), fixant le caractère de l'avance ou du prêt, les conditions d'octroi, les modalités de remboursement, précisant le bénéficiaire et, le cas échéant, la constitution de sûretés ; -Le cas échéant, arrêté attributif du prêt ; -Le cas échéant, justification des sûretés ; -Le cas échéant, certificat de l'ordonnateur attestant la réalisation par le bénéficiaire des conditions de versement du prêt ou de l'avance prévues par le contrat, la décision attributive ou la réglementation. 5.3.2.
\nAutres paiements -Décompte récapitulant les sommes déjà versées ; -Le cas échéant, certificat de l'ordonnateur attestant la réalisation par le bénéficiaire des conditions de versement du prêt ou de l'avance prévues par le contrat, la décision attributive ou la réglementation. 5.4. DOTATIONS RÉSULTANT DES TRANSFERTS DE COMPÉTENCES -Décision ; et -Etat liquidatif comportant la répartition par collectivité (ou par poste comptable). Dotations aux collectivités locales imputées sur des programmes budgétaires. 5.5. AVANCES AUX COLLECTIVITÉS TERRITORIALES (PROGRAMME 833) -Ordre de payer global (signé par le préfet à titre de régularisation en fin d'année) ; -Etat de répartition annuel des versements aux collectivités ; -Etat de répartition annuel des versements aux tiers sirétés hors collectivités ; -Etat de répartition annuel des avances directes versées aux fonds Etat ; -Etat de répartition annuel des avances indirectes versées aux fonds Etat ; et, le cas échéant, -Ordres de reversement signés par le préfet (en cas d'indus) ; -Certificats administratifs signés par le préfet (en cas de régularisations).
\nArrêté du 30 décembre 2013 modifié portant détermination des dépenses de l'Etat payées sans ordonnancement, sans ordonnancement préalable et avant service fait (article 4-11°). 5.6. DÉPENSES DIRECTES (BOURSES, ALLOCATIONS, SECOURS, PRESTATIONS AU BÉNÉFICE DE TIERS …) -Décision individuelle d'attribution (acte unilatéral ou convention) ; ou -Décision d'attribution et état liquidatif collectifs comportant la liste et le montant versé à chaque bénéficiaire ; -Dans le cas de prestations directement prises en charge par l'Etat : facture ou mémoire établi par le bénéficiaire. La décision doit préciser le type de l'action et les modalités de liquidation de l'aide, et faire référence aux dispositions réglementaires et éventuellement au procès-verbal de la commission d'attribution.
\nLa décision d'attribution collective et l'état liquidatif peuvent être fusionnés sur un seul document dématérialisé dès lors que les informations nécessaires au comptable lui sont accessibles. Le mémoire ou la facture doit faire apparaître la nature de la dépense, le montant total des frais engagés et le montant à la charge de l'Etat. La dématérialisation des pièces justificatives peut conduire à l'établissement d'un état liquidatif dématérialisé unique (conformément à un protocole validé par la DGFiP), en lieu et place des pièces papiers. Dans ce cas, l'état dématérialisé est la pièce justificative à transmettre au comptable. 5.7. RENTES MUTUALISTES -Demande de remboursement accompagnée d'états justificatifs dont les modèles sont fixés par arrêté interministériel.
\nVersements, qualifiés de dépenses d'intervention, aux organismes correspondant aux majorations de rentes (article L. 222-2 du code de la mutualité) et aux frais afférents à leur traitement. 6. OPÉRATIONS IMMOBILIÈRES 6.1. ACQUISITIONS IMMOBILIÈRES 6.1.1. Acquisitions amiables 6.1.1.1. Pièces générales 1. Décision autorisant l'acquisition ; 2. Expédition de l'acte de vente notarié ; ou -Acte administratif revêtu de la mention de publication au fichier immobilier ; ou -Si l'acte administratif est en instance de publication, bulletin de dépôt attestant du dépôt de l'acte, de ses références de publication et son instance de publication au fichier, signé par le responsable du service de publicité foncière ;
\nL'instruction n° 02-004-B1 du 18 janvier 2002 relative à la nomenclature des pièces justificatives en matière d'acquisition immobilière a autorisé le paiement du comptable avant publication seulement lorsqu'il est constaté un retard du service de la publicité foncière. 3. Décompte du prix en principal et intérêts ; 4. Numéro d'inventaire référencé sur la fiche immobilisation du bien tenue dans Chorus ; 5. En l'absence d'acte notarié, justification de la situation hypothécaire du bien acquis : -Si l'immeuble n'est pas grevé de charges, état-réponse présentant des inscriptions encore valides délivré, daté, signé et certifié par le responsable du service de la publicité foncière ; ou -Si l'immeuble est grevé de charges, état-réponse présentant des inscriptions encore valides délivré, daté, signé et certifié par le responsable du service de la publicité foncière ; et -Certificat de radiation de ces inscriptions délivré par le service de la publicité foncière, quittance authentique, décision portant mainlevée, autre acte notarié portant mainlevée des inscriptions, revêtu de la mention d'accomplissement de la formalité, mainlevée des créanciers ;
\nLes demandes de renseignements hypothécaires sont établies sur des imprimés 3131-SD, 3233-SD et 3240-SD (demande de prorogation). Le choix de la pièce à obtenir dépend de l'état des inscriptions hypothécaires. 6. Le cas échéant, pièces particulières : -Acte notarié portant mainlevée des inscriptions, revêtu de la mention d'accomplissement de la formalité ; Le choix de la pièce à obtenir dépend de l'état des inscriptions hypothécaires. ou -Décision prescrivant la consignation du prix de vente à la caisse des dépôts et consignations. Dans ce cas, il convient de demander le récépissé délivré par le préposé de la caisse des dépôts et consignations. 6.1.1.2. Acquisition amiable d'un montant inférieur à un seuil fixé par arrêté -Pièces prévues au point 6.1.1.1. ; et -Décision indiquant la dispense des formalités de purge.
\nArticle R. 1212-7 du code général de la propriété des personnes publiques dispose que le prix des acquisitions immobilières faites à l'amiable suivant les règles du droit civil ou après exercice du droit de préemption pour le compte de l'Etat ou de ses établissements publics peut être payé au vendeur, après publication de l'acte au fichier immobilier, sans l'accomplissement des formalités de purge des privilèges et hypothèques inscrits lorsqu'il n'excède pas un montant fixé par arrêté du ministre chargé du domaine. 6.1.1.3. Paiement sur le compte du notaire rédacteur de l'acte, avant signature de l'acte de vente -Pièce n° 1 et pièces n° 3 à 6 prévues au point 6.1.1.1. ; et -Décision de l'administration chargée du domaine ou de l'ordonnateur désignant le notaire chargé de la rédaction de l'acte pour le compte de l'Etat ; et -Projet d'acte de vente notarié dans sa version définitive et acceptée conjointement par les parties et attesté comme tel par un certificat administratif signé par l'ordonnateur ou par son délégataire.
\nArticle L. 1212-2 du code général de la propriété des personnes publiques : le notaire rédacteur de l'acte procède s'il y a lieu, sous sa responsabilité, à la purge de tous privilèges et hypothèques. Article R. 1212-3 du code général de la propriété des personnes publiques : les comptables publics sont déchargés de toute responsabilité par la remise des fonds au notaire rédacteur de l'acte. 6.1.1.4. Versement d'un acompte -Pièces prévues au point 6.1.1.1. ; et -Autorisation du versement d'un acompte. Lorsque les actes sont passés en la forme administrative, un acompte peut être payé au vendeur dans la limite maximum des trois quarts de la différence entre le prix stipulé et celui des charges et accessoires (article R. 1212-6 du code général de la propriété des personnes publiques). 6.1.2.
\nExpropriations pour cause d'utilité publique 6.1.2.1. Pièces générales 1. Acte déclaratif d'utilité publique identifiant le bien à exproprier et le titulaire du droit ; Articles R. 121-1 et R. 121-2 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique : il peut s'agir d'un décret en Conseil d'Etat, d'un arrêté ministériel ou préfectoral. ou -Mention, dans l'acte portant transfert de propriété (acte de cession amiable ou ordonnance d'expropriation de la déclaration d'utilité publique) ; ou -Si l'acte déclaratif d'utilité publique ne comporte pas les mentions exigées, arrêté préfectoral de cessibilité identifiant le bien à exproprier et le titulaire du droit, ou mention que cette dernière identification n'a pas été possible ; ou -Certificat attestant que l'exproprié a consenti à la cession amiable de son bien avant l'intervention de l'arrêté de cessibilité, ou mention dans l'acte notarié ; ou -Visa, dans l'acte portant transfert de propriété (acte de cession amiable ou ordonnance d'expropriation de l'arrêté de cessibilité) ;
\nArticles R. 132-1 et suivants du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique 2. Pièces requises pour la justification des droits de propriété en l'absence d'acte notarié : -Etat hypothécaire ne révélant, depuis la transcription ou la publication du titre établissant le droit de l'exproprié, aucun acte translatif ou extinctif portant sur ce droit ; ou -Extrait des documents cadastraux mentionnant l'inscription de l'exproprié au titre du bien exproprié ; ou -Extrait des documents cadastraux, et mention dans la convention amiable ou dans un acte portant origine de la propriété, des conditions dans lesquelles l'immeuble exproprié est passé du propriétaire désigné dans les documents cadastraux à celui qui consent la vente ;
\nArticle R. 131-3 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique. 3. Pièces requises pour la justification de la situation hypothécaire du bien, en l'absence d'un acte notarié : -Etat-réponse délivré, daté, signé et certifié par le responsable du service de la publicité foncière dont l'échéance de la période de certification s'étend jusqu'à la plus lointaine des échéances suivantes : la publication de l'acte translatif de propriété (ordonnance d'expropriation, acte de vente, ou convention amiable), ou deux mois à compter de la date de l'acte d'acquisition par le vendeur de l'immeuble objet de la procédure d'expropriation ; ou -Etat hypothécaire ; 4. Décompte des indemnités et éventuellement des intérêts, des indemnités alternatives, du montant d'éventuelles indemnités mobilières ; 5.
\nNuméro d'inventaire référencé sur la fiche immobilisation du bien tenue dans Chorus ; et, le cas échéant, 6. Justification que l'époux a le pouvoir d'aliéner seul le bien, ou acquit conjoint s'il s'agit d'un bien commun ou indivis ; Il s'agit de la demande de renseignements sommaires urgents. 7. Décision de consignation fondée sur l'absence de justification du droit de propriété, en cas de consignation. Article R. 323-8 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique . 6.1.2.2. En cas d'accord intervenu entre les parties 6.1.2.2.1. Accord sur la cession et le montant de l'indemnité 1. Pièces n° 1 et 2 prévues au point 6.1.2.1. ; 2. Convention amiable, notariée ou administrative, publiée au fichier immobilier et revêtue de la mention de publication, complétée le cas échéant par la production d'un certificat d'inscription délivré par le service de la publicité foncière ; 3.
\nPièces requises pour la justification des droits de propriété en l'absence d'acte notarié : -Pièce n° 2 prévue au point 6.1.2.1. ; ou -Etat hypothécaire ; ou -Acte portant origine trentenaire de propriété, à moins que celle-ci ne soit mentionnée dans la convention amiable ; Le certificat d'inscription (certificat de formalité) n'est utile que dans le cas où une sûreté a été inscrite au fichier immobilier postérieurement à la date de certification figurant dans l'état-réponse. 4. Dans le cas où la cession amiable intervient antérieurement à la déclaration d'utilité publique : -Acte de vente notarié ; et -Ordonnance de donner acte de la vente amiable ainsi consentie publiée au fichier immobilier, revêtue de la mention de publication, et mentionnant la date de la notification à moins que l'exproprié n'ait acquiescé avant la notification de l'ordonnance ; et -Acte d'acquiescement à l'ordonnance rendue.
\nLes effets de l'expropriation sont également attachés à la cession amiable consentie antérieurement à la déclaration d'utilité publique à la double condition que la déclaration d'utilité publique soit intervenue et que, par voie d'ordonnance, le juge de l'expropriation ait donné acte de cette cession amiable. Lorsque la vente amiable n'a pas donné lieu à ces formalités, le paiement du prix de vente est effectué dans les conditions prévues par la rubrique 6.1.1. de la présente nomenclature. 6.1.2.2.2. Accord sur le principe de la cession mais désaccord sur le prix 1. Pièces n° 3 à 7 prévues au point 6.1.2.1. et pièce n° 1 en l'absence d'acte notarié ; 2. en l'absence d'acte notarié, pièce n° 3 prévue au point 6.1.2.2.1. ; 3. jugement motivé fixant l'indemnité avec mention de la date de notification à l'intéressé, à moins que ce dernier n'ait acquiescé au jugement avant sa notification ; 4. en cas d'appel : -attestation de l'ordonnateur qu'il souhaite entrer en possession du bien ; et -attestation de l'ordonnateur que la chambre d'expropriation de la cour d'appel a été saisie ; et -le cas échéant, si l'ordonnateur conteste le montant fixé par le juge, décision de consignation à concurrence du montant autorisé par le juge de l'expropriation ; 5. en cas de pourvoi en cassation : -arrêt motivé fixant l'indemnité statuant sur les dépens et mentionnant la date de signification à la partie intéressée ; et -acte par lequel la Cour de cassation a été saisie.
\nArticles R. 311-4 et R. 311-22 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique. Article R. 311-24 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique. Article R. 311-25 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique : le recours en appel n'est pas suspensif. 6.1.2.3. Expropriation prononcée par ordonnance 6.1.2.3.1. Accord sur l'indemnité 1. Pièce n° 1 et, en l'absence d'acte notarié, pièces n° 3 à 7, prévues au point 6.1.2.1. ; 2-a. Si l'ordonnance d'expropriation est publiée au fichier immobilier : -Ordonnance d'expropriation, revêtue de la mention de publication au fichier immobilier, avec indication de la date de notification ; et -Acte d'acquiescement à l'ordonnance rendue, dans le cas où l'intéressé a acquiescé avant la notification de l'ordonnance ; et -Certificat de non-pourvoi en cassation contre l'ordonnance délivrée par le greffe du tribunal à l'expiration d'un délai de 2 mois à partir de la notification de l'ordonnance ou acte d'acquiescement à l'ordonnance d'expropriation ; ou 2-b.
\nSi l'ordonnance d'expropriation n'est pas publiée au fichier immobilier : -Demande de renseignements effectuée concomitamment au dépôt de l'acte d'expropriation auprès du service localement compétent accompagnée des pièces justificatives suivantes : a) Ordonnance d'expropriation ; b) Justification des droits de propriété en l'absence d'acte notarié conformément à la pièce n° 2 du point 6.1.2.1. ; c) Extrait des documents cadastraux mentionnant l'inscription de l'exproprié au titre du bien exproprié ; d) Justification de la situation hypothécaire du bien exproprié ; et -Document justifiant du dépôt de l'acte d'expropriation et comportant les informations sur l'ensemble des formalités publiées sur les biens immobiliers concernés, des formalités acceptées au dépôt et en instance de publication (l'acte d'expropriation apparaîtra dans le relevé de dépôt) ; 4.
\nPièces requises pour la justification des droits de propriété en l'absence d'acte notarié : 4-a. Si l'exproprié est identifié dans l'ordonnance d'expropriation, pièce n° 2 prévue au point 6.1.2.1. ; 4-b. Si l'exproprié n'est pas identifié dans l'ordonnance d'expropriation : -S'il a justifié de son droit de propriété selon les règles du droit commun, acte portant origine de propriété ; -À défaut, décision de consignation fondée sur l'absence de justification de droit de propriété ; 5. Convention amiable dite \" traité d'adhésion à expropriation \", cet acte étant, le cas échéant, enregistré ; et -Si l'accord amiable intervient pendant le cours de la fixation judiciaire des indemnités, procès-verbal de donné acte dressé par le juge de l'expropriation ; ou -Acte de vente notarié avec le certificat du notaire par lequel il s'engage à prendre à sa charge les sommes qui après paiement au vendeur du prix de l'acquisition, s'avéreraient être dues, à la suite de l'inscription au fichier immobilier à des créanciers inscrits ou à un autre propriétaire et par lequel il atteste sous sa responsabilité qu'il n'existe pas, à sa connaissance, de vente ou promesse de vente antérieure.
\nArticle R. 221-8 du code de l'expropriation pour cause d'utilité publique 6.1.2.3.2. Indemnité réglée par décision de justice -Pièces prévues au point 6.1.2.3.1 (accord sur l'indemnité) ; et -Pièces n° 2 à 6 prévues au point 6.1.2.2.2. (accord sur le principe de la cession mais désaccord sur le prix). 6.2. PRISE À BAIL ET CONVENTIONS ASSIMILÉES 6.2.1. Prise à bail 6.2.1.1. Premier paiement -Bail, convention de location ou tout acte d'autorisation d'occupation. Les mentions suivantes doivent figurer dans les baux ou conventions assimilées : -durée de la convention ; -conditions financières du contrat et modalités de révision ou d'indexation des loyers ; -conditions et modalités pour donner congé. 6.2.1.2.
\nPaiements ultérieurs -Avis d'échéance, facture, ou décompte ; -en cas de révision du montant du loyer, document faisant état d'une révision financière ; -en cas de changement de bailleur, acte établissant la qualité et les droits du nouveau bailleur. 6.2.1.3. Charges locatives -Décompte des charges transmis par le bailleur. Le décompte est transmis selon la périodicité du contrat ou à défaut, chaque année. 6.2.2. Versement d'une indemnité dans l'attente du renouvellement du bail -Décision de versement de l'indemnité ; et -Etat liquidatif ; et -Bail expiré. Est visée par la présente rubrique la situation dans laquelle un bail arrivé à son terme comporte notamment des conditions financières de prorogation différentes du bail initial, l'Etat preneur étant resté en possession des locaux sans contestation du bailleur ni résiliation du bail à l'initiative de ce dernier.
\nDans l'attente de la signature d'un nouveau contrat de bail, du fait du désaccord des parties notamment sur les conditions financières de ce dernier, l'Etat peut décider de verser au bailleur une indemnité en contrepartie de la poursuite de l'occupation des locaux, calculée selon les modalités qu'il détermine. La décision de versement de l'indemnité précise : -la désignation du bien ; -la référence au bail expiré ; -la poursuite de l'occupation du bien par le preneur au terme du bail initial, sans résiliation du bailleur ni renouvellement du bail ; -le cas échéant, les modalités de versement de l'indemnité ; -la période pour laquelle l'indemnité est versée. L'état liquidatif n'est pas transmis si les éléments de liquidation figurent dans la décision. 7.
\nEXÉCUTION DE DÉCISIONS DE JUSTICE 7.1. ORDONNANCEMENT PRÉALABLE -Décision de justice revêtue de la formule exécutoire (\" grosse \") ou seconde copie exécutoire de la décision pour les juridictions judiciaires ; ou -Expédition de la décision pour les juridictions administratives ; et, le cas échéant, dans le cadre de la procédure Télérecours : -Accusé de réception émanant de la juridiction via l'applicatif Télérecours. Pour les dépens : -Etat de frais certifié par le greffe de la juridiction devant laquelle l'instance s'est déroulée ; ou, le cas échéant, -Ordonnance de taxe rendue par le président de la juridiction ou le magistrat délégué à cet effet. La présente rubrique s'applique notamment au paiement du montant principal de la décision, aux dépens, aux frais irrépétibles, aux astreintes et aux intérêts moratoires.
\nArticles 502 et 1435 à 1441 du code de procédure civile. Articles R. 751-1 et R. 751-2 du code de justice administrative. Article R. 751-4-1 du code de la justice administrative. La transmission de l'ordre de payer par l'ordonnateur au comptable emporte attestation sur le caractère exécutoire de la décision de justice. 7.2. Demande de paiement direct en cas d'absence d'ordonnancement dans le délai requis Loi n° 80-539 du 16 juillet 1980 relative aux astreintes prononcées en matière administrative et à l'exécution des jugements par les personnes morales de droit public. Décret n° 2008-479 du 20 mai 2008 relatif à l'exécution des condamnations pécuniaires prononcées à l'encontre des collectivités publiques.
\nCirculaire du 20 mai 2008 relative à l'exécution des condamnations pécuniaires prononcées contre l'Etat. Article L. 911-9 du code de justice administrative. Instruction n° 09-008-B du 16 avril 2009 relative à l'exécution des condamnations pécuniaires prononcées contre l'Etat. -Décision de justice revêtue de la formule exécutoire (\" grosse \") ou seconde copie exécutoire de la décision pour les juridictions judiciaires ; ou -expédition de la décision pour les juridictions administratives ; et -demande du bénéficiaire ; et -certificat administratif de l'ordonnateur attestant le caractère exécutoire de la décision. et Devant les juridictions judiciaires : -certificat de l'avocat de la partie adverse indiquant la date de signification du jugement ; ou -notification à l'ordonnateur et accusé de réception ;
\nDevant les juridictions administratives : -certificat de l'ordonnateur indiquant la date de signification du jugement ; ou -notification à l'ordonnateur et accusé de réception ; ou -accusé de réception de la demande de paiement à l'ordonnateur. Devant les juridictions administratives, les décisions sont notifiées le jour même à toutes les parties en cause et adressées à leur domicile réel par lettre recommandée avec demande d'avis de réception (article R. 751-3 du code de la justice administrative). Une partie dispose toujours de la possibilité de faire signifier le jugement à une autre partie par acte de commissaire de justice (article R. 751-3 du code de justice administrative). 7.3. TRANSACTION (HORS COMMANDE PUBLIQUE) -Transaction.
\nCirculaire Premier ministre du 6 avril 2011 relative au développement du recours à la transaction pour régler amiablement les conflits. Article L. 423-2 du code des relations entre le public et l'administration. 7.4. PAIEMENT À DES COMPAGNIES OU À DES SOCIÉTÉS D'ASSURANCE À LA SUITE DE SINISTRES MATÉRIELS ET/ OU CORPORELS 7.4.1. Dans le cadre de la convention du 2 février 1993 -Convention et barème de responsabilité à l'appui du premier ordre de payer présenté par chaque ordonnateur au titre d'une année ; et -Facture, devis ou rapport d'expert établissant le montant des dommages ; et -Fiche de présentation du recours dûment remplie par la compagnie d'assurance. La \" convention de règlement des dommages matériels résultant de collisions entre des véhicules non assurés appartenant à l'Etat, des véhicules non assurés appartenant aux exploitants publics La Poste et France Télécom et des véhicules assurés \" a été signée entre l'Etat et les compagnies d'assurances.
\nElle est approuvée par un arrêté du 2 février 1993. L'arrêté et la convention ont été publiés au J. O. du 5 mars 1993. 7.4.2. Sinistre hors cadre de la convention du 2 février 1993 Il s'agit des sinistres matériels supérieurs à un montant fixé par arrêté ministériel (5 335,72 € ; conversion du montant de 35 000 F fixé par l'arrêté du 28 juin 1995) et des sinistres corporels. 7.4.2.1. Accord amiable entre l'administration et la victime -Décision déclarant allouer une indemnité pour un accident précisé et pour une somme fixée ; et -Certificat administratif précisant la nature du dommage, le quantum supporté par l'Etat, le motif de responsabilité, le montant de l'indemnité. Le certificat administratif n'est pas transmis si les mentions exigées dans ce dernier figurent dans la décision. 7.4.2.2.
\nÀ défaut d'accord amiable -Décision déclarant allouée une indemnité pour un accident précisé et pour une somme fixée ; et -Décision de justice allouant l'indemnité. La victime refuse de signer un tel acte. Si l'administration a reconnu sa responsabilité et qu'un doute subsiste sur l'évaluation des dommages ou si l'Etat a été condamné par un tribunal sans que le jugement ait fixé le montant de l'indemnité, il peut être substitué à l'acte de désistement un certificat administratif exposant les raisons pour lesquelles l'acte ne peut être produit. 8. FRAIS DE JUSTICE Articles R. 222 et suivants du code de procédure pénale (CPP). Sauf dérogation, les pièces justificatives doivent être établies ou transmises par les parties prenantes sous forme dématérialisée via le portail Chorus pro.
\nPour les parties prenantes réalisant de manière habituelle plusieurs missions par mois, le comptable doit disposer, outre les pièces requises dans la présente rubrique, du bordereau récapitulatif afférent (article R. 222 du CPP). La certification prévue par l'article R. 225 du CPP et la taxation prévue par l'article R. 227 du même code peuvent être établies sous forme dématérialisée. 8.1. FRAIS DE JUSTICE CRIMINELLE, CORRECTIONNELLE ET DE POLICE 8.1.1. Honoraires et indemnités pour frais de traduction ou accordées aux interprètes -Mémoire ou état certifié ou taxé ; et, le cas échéant, -Réquisition de l'officier de police judiciaire. Article R. 92,3° du CPP. Article R. 122 du CPP. Articles R. 110 et R. 111 du CPP (indemnités de voyage et de séjour).
\nArticle R. 122, alinéa 1 du CPP (forfait par page). Article R. 122 du CPP (indemnités versées aux interprètes). 8.1.2. Honoraires et indemnités, expertises tarifées ou non tarifées -Mémoire ou état certifié ou taxé avec référence de la décision nommant l'expert ; -Réquisition ; Dans le cadre du circuit centralisé : -Facture mensuelle ; -Certifications des juridictions accompagnées de la synthèse des prestations ; -Ordre de payer émanant de la direction des services judiciaires ; -Le cas échéant, ordonnance de taxe. Article R. 92,3° du CPP. Articles R. 106 à R. 120-2 du CPP. Frais de déplacements : article R. 110 du CPP. Indemnités journalières de séjour : article R. 111 du CPP. L'indemnité de transport et l'indemnité journalière de séjour sont calculées dans les conditions fixées par la réglementation relative aux frais de déplacements des personnels civils de l'Etat applicable aux personnels du ministère de la justice.
\nIndemnités de comparution : article R. 112 du CPP. Autres débours éventuels et transport des pièces à conviction : article R. 114 du CPP. Le protocole du 23 mai 2012 instaurant un circuit simplifié de la dépense auprès du CBCM du ministère de la justice aménage la transmission des pièces justificatives liées au paiement de certains frais d'analyses génétiques et toxicologiques. Les pièces justificatives afférentes à ces dépenses sont alors celles prévues au protocole. 8.1.3. Indemnités et frais payés aux personnes chargées des enquêtes sociales et de personnalité, aux personnes contribuant au contrôle judiciaire, aux médiateurs du procureur de la République et aux délégués du procureur de la République -Mémoire ou état certifié ou taxé ; -Le cas échéant, pour les associations agréées en la matière, convention passée avec la Cour d'appel, pour le premier paiement.
\nArticle R. 92,3° du CPP. Article R. 224-1,1° du CPP. Articles R. 121 à R. 121-2 du CPP. Les frais de déplacement sont calculés dans les conditions fixées par la réglementation relative aux déplacements des personnels civils de l'Etat applicable aux personnels du ministère de la justice. Il est également alloué l'indemnité fixée aux articles R. 121 à R. 121-2 du CPP. 8.1.4. Indemnités accordées aux témoins et aux parties civiles -Convocation à témoin ; -Mémoire ou état certifié ou taxé. Article R. 124 du CPP. Article R. 224-1,1° du CPP. Article R. 92,4° du CPP. Articles R. 123 à R. 138 du CPP. S'ils le requièrent, les indemnités suivantes peuvent être accordées aux témoins : -indemnité de comparution ; -frais de voyage ; -indemnité journalière de séjour ; -indemnité supplémentaire de perte de revenu.
\nLe cas particulier des militaires en activité de service est prévu par l'article R. 127 du CPP. La partie civile est assimilée au témoin pour ce qui concerne le paiement des indemnités (articles 375-1 et 422 CPP). 8.1.5. Indemnités accordées aux jurés -Citation ; -Mémoire ou état certifié ou taxé. Article R. 92,4° du CPP. Article R. 224-1,1° du CPP. Article R. 141 du CPP. Articles R. 139 à R. 146 du CPP. S'ils le requièrent et s'il y a eu lieu, les indemnités suivantes peuvent être accordées aux membres du jury criminel : -indemnité de session ; -frais de voyage ; -indemnité journalière de séjour ; -indemnité supplémentaire de perte de revenu. Dans le cas du paiement d'un acompte accordé au juré (article R. 146 du CPP), il en est fait mention en marge et au bas de la notification délivrée au juré. 8.1.6.
\nFrais de mise sous séquestre, de saisie, de garde et de destruction de scellés judiciaires et de fourrière -Mémoire ou état certifié ou taxé ; ou -Document justificatif selon la nature des frais. Article R. 92,5° du CPP. Articles R. 147 à R. 149 du CPP. Il peut s'agir des justificatifs de frais de fourrière ou de la facture du garage. La dématérialisation de la gestion des scellés est inscrite dans le plan de transformation numérique, avec le déploiement du module \" scellés \" dans Cassiopée et le développement d'un outil de gestion des scellés. 8.1.7. Émoluments et indemnités alloués aux commissaires de justice -Mémoire ou état certifié ou taxé ; -mémoire des actes et diligences. Article R. 92,3° du CPP.
\nArticle R. 224-1 du CPP. Articles R. 179 à R. 199 du CPP. 8.1.8. Frais de réquisition auprès des opérateurs téléphoniques -Mémoire ou état certifié ou taxé ; -Réquisition ; -Facture. Dans le cadre du circuit centralisé et de la PNIJ : -Facture mensuelle ; -Certifications des juridictions ou de l'ANTENJ accompagnées de la synthèse des prestations ; -Ordre de payer émanant de la DSJ ; et, le cas échéant, -Ordonnance de taxe. Article R. 92,9° du CPP. Article R. 224-2 du CPP. Le protocole du 23 mai 2012 instaurant un circuit simplifié de la dépense auprès du CBCM du ministère de la justice et le protocole du 19 mars 2015 relatif à la mise en place de la plateforme nationale des interceptions judiciaires aménagent la transmission des pièces justificatives liées au paiement des frais d'interceptions téléphoniques.
\nLes pièces justificatives afférentes à ces dépenses sont celles prévues aux protocoles. 8.1.9. Frais de location de matériel d'interception -Mémoire ou état certifié ou taxé ; -Réquisition ; -Facture. Dans le cadre du circuit centralisé : Se reporter aux pièces justificatives énumérées, dans le cadre du circuit centralisé, à la rubrique 8.1.2. Article R. 92,9° du CPP. Les locations sont ordonnées par l'autorité judiciaire. Le protocole du 23 mai 2012 instaurant un circuit simplifié de la dépense auprès du CBCM du ministère de la justice aménage la transmission des pièces justificatives liées au paiement des frais d'interceptions téléphoniques. Les pièces justificatives afférentes à ces dépenses sont celles prévues au protocole. 8.1.10.
\nRéparation à raison d'une détention provisoire -Expédition revêtue de la formule exécutoire, de la décision du premier président de la Cour d'appel. Article R. 92,13° du CPP. Articles 149 à 150 du CPP. Articles R. 26 à R. 40-22 du CPP. La décision étant assortie de l'exécution provisoire de plein droit, elle est exécutoire malgré l'éventuel recours formé devant la commission nationale d'indemnisation des détentions provisoires. 8.1.11. Frais de révision -Mémoire ou état certifié ou taxé ; -Justificatifs des frais. Article R. 92,12° du CPP. 8.1.12. Frais de transport de corps -Mémoire ou état certifié ou taxé. Article R. 92,7° du CPP. 8.1.13. Frais d'immobilisation d'un véhicule, prononcée à titre de peine par une juridiction -Mémoire ou état certifié ou taxé ; -Jugement.
\nArticle R. 92,5° du CPP. Article R. 147-1 du CPP. 8.1.14. Indemnité à la suite d'un non-lieu, d'une relaxe ou d'un acquittement -Décision de la juridiction d'instruction ou de jugement.
\nArticle 800-2 du CPP. Article R. 92,15° du CPP. Articles R. 249-2 à R. 249-8 du CPP. 8.2. FRAIS ASSIMILÉS AUX FRAIS DE JUSTICE CRIMINELLE, CORRECTIONNELLE ET DE POLICE 8.2.1. Frais de procédures, législations spécifiques -Mémoire ou état certifié ou taxé ; -Justificatifs en fonction de la nature de la dépense. Article R. 93-I, 1° du CPP : dispositions du titre Ier du livre II de la 3 ᵉ partie législative du code de santé publique (modalités de soins psychiatriques). Article R. 93-I, 2° du CPP (protection des mineurs et des majeurs). Articles R. 93-I, 6° et R. 93-II-1° du CPP (protection de l'enfance en danger). Article R. 93-II, 2° (frais exposés à la requête du ministère public). 8.2.2. Frais d'enquêtes sociales en matière d'exercice de l'autorité parentale -Mémoire ou état certifié ou taxé ; -Référence de l'ordonnance du juge des affaires familiales désignant l'expert et sa mission.
\nI, 4° du CPP. 8.2.3. Indemnisation des victimes d'infractions -Mémoire ou état certifié ou taxé ; -Décision de la commission d'indemnisation des victimes d'infractions. Articles 706-3 à 706-15 du CPP. Article R. 93-II, 11° du CPP. Seuls les dépens et frais irrépétibles sont payés au titre des frais de justice. L'indemnisation allouée par la commission d'indemnisation des victimes d'infraction (CIVI) est payée par le fonds d'indemnisation (article 706-9 du CPP). 8.2.4. Frais médicaux et d'interprétariat engagés dans le cadre de la procédure de retenue administrative des étrangers -Mémoire ou état certifié ou taxé ; -Réquisition. Article R. 93-II, 9° du CPP. 8.2.5. Frais exposés dans le cadre de la procédure extrajudiciaire d'identification des personnes décédées sous X -Mémoire ou état certifié ou taxé ; -Réquisition
\nII, 10° du CPP. 8.2.6. Frais en matière de procédures collectives de redressement et liquidations judiciaires -Ordonnance du juge commissaire constatant l'insuffisance des fonds et ordonnant l'avance par le Trésor public ; -justificatifs en fonction de la nature de la dépense. Article L. 663-1 du code de commerce. Article R. 93-I, 12° du CPP. 8.3. Dépenses d'aide juridictionnelle -Attestation du greffier en chef ou du secrétaire de la juridiction ; ou -décision de taxe ; ou -ordonnance du président de la juridiction saisie ; et -justification par l'avocat de l'exécution de sa mission. Une contribution est versée par le comptable au titre de l'aide juridictionnelle. Article R. 93,11° du CPP Articles 24 et 40 de la loi n° 91-647 du 10 juillet 1991 relative à l'aide juridique. Articles 86 à 130 du décret n° 2020-1717 du 28 décembre 2020 et ses annexes. Par exception, la somme revenant à l'avocat est payée par la CARPA (article 105 du décret n° 2020-1717 du 28 décembre 2020). Sont concernées : la part contributive due par l'Etat aux avocats au Conseil d'Etat et à la Cour de cassation, aux commissaires de justice, notaires, et greffiers des tribunaux de commerce, (article 111 du décret n° 2020-1717 du 28 décembre 2020) ainsi que les rémunérations afférentes aux constatations, con sultations, expertises et médiations nécessaires (article 116 du décret n° 2020-1717 du 28 décembre 2020). 9.
\nPENSIONS DE L'ÉTAT, ACCESSOIRES DE PENSIONS ET ÉMOLUMENTS ASSIMILÉS Par accessoires de pensions et émoluments assimilés, on entend allocations annuelles ou viagères, allocations temporaires d'invalidité, allocations diverses, traitements de la légion d'honneur et de la médaille militaire, etc. 9.1. MISE EN PAIEMENT Les pièces justificatives détaillées ci après ne sont pas réclamées dans tous les cas mais suivant la nature de la pension et la situation du titulaire. 9.1.1. Pièces communes -Fiche de paiement établie par l'administration liquidatrice ; et -Le cas échéant, certificat de cessation de paiement ; et -Relevé d'identité bancaire ou postal ou de caisse d'épargne, sauf coordonnées bancaires transmises par voie électronique par les services employeurs et certifiées par le pensionné dans la déclaration préalable à la mise en paiement ou dans le cadre de sa demande de départ en retraite formulée en ligne ; ou -Etat applicatif justifiant le changement de compte bancaire via la procédure de la mobilité bancaire ; et -Déclaration pour la mise en paiement de la pension de retraite : relative aux divers cumuls pension-autre pension, pension-rémunération d'activité et justificatifs des sommes perçues au titre des avantages non cumulables (elle vaut accusé de réception du titre), sauf lorsque lesdites informations sont transmises dans le cadre d'une demande de départ en retraite formulée en ligne par le pensionné.
\nLa fiche de paiement doit comporter éventuellement l'autorisation de paiement sans certificat de cessation de paiement. Le certificat de cessation de paiement s'impose pour les OG2S dont les soldes sont transformées en pension à compter du 67 ᵉ anniversaire. Instruction n° 05-033-B3 du 28 juillet 2005 concernant l'allègement de la procédure de mise en paiement des pensions. 9.1.2. Pièces particulières 9.1.2.1. Pensions de retraite personnelle ou de réversion -Justificatif du revenu fiscal de référence ; et -Le cas échéant, décision d'attribution de l'allocation supplémentaire du fonds national de solidarité (ASI-ASPA). Exonération du précompte des cotisations de sécurité sociale et de CSG, CRDS et CASA.
\nNote de service 1D/13-14609 du 2 avril 2013 relative à la contribution de solidarité pour l'autonomie. 9.1.2.2. Complément de Pension de conjoint survivant ou d'orphelins -Déclaration de ressources et justificatifs des sommes perçues. Complément PALMERO : Complément prévu à l'article L. 38,5 ᵉ alinéa du code des pensions civiles et militaires de retraite . Il permet d'élever la pension de réversion au montant de l'ASPA. 9.1.2.3. Supplément exceptionnel des conjoints survivants et orphelins de guerre et allocation aux conjoints survivants également titulaires d'une pension d'ascendant -Avis de non-imposition ou de restitution. Article L. 141-19 du code des pensions militaires d'invalidité et des victimes de la guerre.
\nArticle L. 141-30 du code des pensions militaires d'invalidité et des victimes de la guerre. 9.1.2.4. Avantages familiaux rattachés aux pensions militaires d'invalidité (personnelles ou ayants-cause) -Déclaration du bénéficiaire ; et -Livret de famille ; et -Attestation de l'organisme payeur des autres avantages familiaux ; ou -Certificat de scolarité ou contrat d'apprentissage ; et, le cas échéant, -Autorisation de prise en compte délivrée par les services du secrétariat d'Etat aux anciens combattants et visée par le Service des Retraites de l'Etat. Exemple : majoration de pension pour enfant (articles L. 141-23 et L. 141-24 du code des pensions militaires d'invalidité et des victimes de la guerre). 9.1.2.5.
\nIndemnité temporaire rattachée aux pensions de retraite ou de guerre (demande d'attribution initiale) -Justificatifs permettant de répondre aux conditions de l'article 137-II de la loi n° 2008-1443 du 30 décembre 2008 de finances rectificative pour 2008. Ne concerne que la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre et Miquelon, la Nouvelle-Calédonie, Wallis-et-Futuna et la Polynésie française.
\nII de la loi n° 2008-1443 du 30 décembre 2008 de finances rectificative pour 2008. Instruction n° 09-016-B3 du 27 juillet 2009 relative au paiement de l'indemnité temporaire de retraite dans les collectivités d'outre-mer et à la Réunion. 9.1.2.6. Rente temporaire d'éducation ou rente viagère pour handicap 1) Rente temporaire d'éducation : Attestation justifiant de l'inscription du demandeur dans un établissement d'enseignement secondaire, supérieur ou professionnel ou tout document justifiant de l'engagement du demandeur par contrat d'apprentissage ou d'alternance ; 2) Rente viagère pour handicap : -Tout document justifiant la perception de l'allocation aux adultes handicapés ou de l'allocation d'éducation spéciale, y compris les d'extractions de données du répertoire commun de la protection sociale (RNCPS) ;
\nDécret n° 2024-555 du 17 juin 2024 relatif aux garanties en matière de risque décès des agents publics de l'Etat, des militaires et des ouvriers de l'État. 9.2. GESTION 9.2.1. Pensions de retraite personnelle -Certificat de suspension partielle ou totale de la pension. Cas où le cumul est interdit ou limité. 9.2.2. Pensions de retraite personnelle ou de réversion -Justificatif des ressources perçues par ailleurs. Bénéficiaires du FNS, ASI, ASPA : -Conjoints survivants ou orphelins bénéficiant du complément Palmero prévu à l'article L. 38,5 ᵉ alinéa du code des pensions civiles et militaires de retraite ; -Veufs dont les droits se sont ouverts avant le 1er décembre 1964. 9.2.3. Pensions de retraite de veufs dont les droits se sont ouverts entre le 30 novembre 1964 et le 25 décembre 1973 et d'orphelins majeurs infirmes -Déclaration de non-cumul avec une autre pension ; ou -Justificatifs des sommes versées par un autre régime. 9.2.4.
\nPensions d'orphelins majeurs infirmes -Justificatif de la rémunération tirée d'une activité professionnelle ; et/ ou -Avis d'imposition. 9.2.5. Pensions de retraite de conjoint survivant -Déclaration de non remariage ou de non concubinage ; et -Livret de famille. 9.2.6. Pensions de retraite d'épouse concédées au titre de l'article L. 60 du code des pensions civiles et militaires de retraite -Déclaration de non divorce ou de non séparation de corps ; et -Livret de famille. Article abrogé par la loi n° 91-715 du 26 juillet 1991. Maintien de la référence à l'article L. 60 pour le stock. Il n'y a plus de nouvelles concessions sur cette base. 9.2.7. Pensions civiles d'invalidité et allocations temporaires d'invalidité -Déclaration préalable de mise en paiement justifiant des sommes versées par un autre régime ; et -Certificat de suspension émanant du service des retraites de l'Etat.
\nEn cas de suspension pour cumul d'indemnisation. 9.2.8. Pensions militaires d'invalidité de conjoint survivant, d'orphelins, d'ascendants, secours de compagnes, allocations d'ascendants -Justificatif du revenu fiscal de référence. Pour paiement du supplément exceptionnel, de la pension d'ascendant ou du secours, ou de l'allocation d'ascendant. 9.2.9. Pensions militaires d'invalidité assortie de la majoration pour assistance d'une tierce personne ou de l'indemnité de soins pour tuberculose -Déclaration de non hospitalisation ; ou -Bulletins d'hospitalisation. Article L. 133-1 du code des pensions militaires d'invalidité et des victimes de la guerre. 9.2.10. Pensions militaires d'invalidité de victimes civiles -Certificat de suspension du service des retraites de l'Etat.
\nEn cas de suspension pour double indemnisation (rente accident ou autre régime de rémunération). 9.2.11. Pensions militaires d'invalidité ou d'ayants-cause assortie d'avantages familiaux -Déclaration du bénéficiaire ; et -Livret de famille en cas d'enfants de plusieurs lits ; et -Attestations de l'organisme payeur des autres avantages. Articles L. 134-1 à L. 134-3 du code des pensions militaires d'invalidité et des victimes de la guerre. Articles L. 141-23 et L. 141-24 du code des pensions militaires d'invalidité et des victimes de la guerre. 9.2.12. Allocations aux aveugles de la résistance -Notification des suspensions à opérer émanant du service des pensions du ministère de la défense. Articles L. 135-1 et L. 135-2 du code des pensions militaires d'invalidité et des victimes de la guerre.
\nCas de cumul avec certaines prestations. Instruction n° 11-001-B3 du 5 janvier 2011 relative aux nouvelles règles d'assignation des pensions de l'Etat. (rubrique 2.4.3). Concerne uniquement le DRFIP 75. 9.2.13. Pour toutes les pensions 9.2.13.1. Personnes nées en métropole -Livret de famille ; ou -Extrait d'acte de naissance. Pensionnés non immatriculés à l'INSEE. 9.2.13.2. Personnes nées à l'étranger -Pièce d'identité. 9.2.14. Indemnité temporaire (contrôle annuel de résidence) -Déclaration annuelle de résidence ; -Justification de résidence effective. 9.2.15. Pension partielle (notamment en cas de révision ou de modification) -Certificat modificatif établi par le service des retraites de l'Etat ; -certificat de suspension émanant du service des retraites de l'Etat.
\nArticles L. 161-22-1-8 et L. 161-22-1-5 du code de la sécurité sociale. Articles L. 89 bis et L. 89 ter du code des pensions civiles et militaires des retraites. -En cas de modification du taux d'activité et du taux de retraite progressive ; -En cas de suspension de la pension partielle. 9.3. OPÉRATIONS DE GESTION PROPREMENT DITES 9.3.1. Cas généraux -Certificats de suspension, de rejet, de levée ou de modification de suspension établis par les administrations liquidatrices ; ou -Certificats rectificatifs établis par le service des retraites de l'Etat ; ou -Certificat de non déchéance ou de levée de prescription établi par le service des retraites de l'Etat en cas de remise en paiement de la pension.
\nEn cas de modification du libellé d'un titre de pension. 9.3.2. Rétablissement ou suppression du précompte des cotisations de sécurité sociale ou de la contribution sociale généralisée ou de la contribution pour le remboursement de la dette sociale ou de la contribution de solidarité pour l'autonomie sur les pensions de retraite -Justificatif du revenu fiscal de référence ; ou -Justification d'immatriculation à un régime étranger lorsqu'elle emporte exonération au regard du régime français. 9.3.3. Exonération du précompte de la retenue fiscale à la source pour les titulaires de pensions de retraite payées à l'étranger -Déclaration de domicile fiscal en France. 9.3.4. Paiement des frais de tutelle -Factures des organismes de tutelle aux prestations familiales. 9.3.5.
\nAutres cas -Décision administrative ou judiciaire de paiement d'intérêts de retard au profit du pensionné. 9.4. RETENUES SUR PENSION 9.4.1. Droit commun -Acte de notification d'une saisie des rémunérations ou d'une cession des rémunérations, demandes de paiement direct de pensions alimentaires et autres oppositions à paiement (STD, OA, OTD, ATD). 9.5. PAIEMENT À DES TIERS 9.5.1. Paiement à des représentants qualifiés 1°) Mandataires : -soit une procuration écrite établie selon les règles générales relatives au mandat ; -soit un certificat délivré sans frais par le maire de la commune où réside le mandant ; -et un RIB au nom du mandataire ; 2°) Autres représentants qualifiés : -se référer aux pièces justificatives de la rubrique 1.2, à l'exclusion de la rubrique 1.2.1.1.
\nArticle D. 43 du code des pensions civiles et militaires de retraite . Article R. 100 du code des pensions civiles et militaires de retraite . 9.5.2. Comptable public en charge de la gestion d'un établissement d'hébergement ou responsable d'établissement -Décision d'admission à l'aide sociale du pensionné ; -Autorisation donnée par le président du conseil départemental de percevoir directement les arrérages de pension ; -Demande de perception des ressources par le comptable ou le responsable de l'établissement. Article L. 132-2 du code de l'action sociale et des familles. Article L. 132-4 du code de l'action sociale et des familles . Instruction n° 90-94. M2 du 24 août 1990. 9.5.3. Pensions militaires d'invalidité -Justificatif de présence à l'institution nationale des invalides.
\nPaiement sur le compte de l'institution (concerne le CGR 75 uniquement). 9.5.4. Pensions militaires d'invalidité assorties de majorations pour enfant -Jugement de de retrait total de l'autorité parentale délivré par le greffe et pièces établissant les droits du tuteur ; ou -Décision administrative pour les enfants admis à l'aide sociale à l'enfance ; ou -Jugement de divorce ou de séparation de corps confiant la garde des enfants au conjoint de l'invalide ; ou -Décision du tribunal civil délivrée par le greffe retirant les majorations au pensionné et les attribuant à la personne ou à l'établissement qui s'occupe effectivement du ou des enfants. 9.5.5. Abandon de pension -Déclaration d'abandon de pension émise par le pensionné au profit de l'office national des anciens combattants et victimes de la guerre ou d'abandon d'un traitement de la légion d'honneur ou de la médaille militaire au profit de la société d'entraide des membres de la légion d'honneur et de la société nationale des médailles militaires. 9.5.6.
\nPaiement à un greffier comptable du lieu d'incarcération -Extrait du registre d'écrou. Exception : arrêt du Conseil d'Etat n° 303624 du 10 décembre 2008. Le pensionné conserve la libre disposition de sa pension de retraite et peut recevoir les sommes sur un compte bancaire personnel. 9.6. EXTINCTION DE LA PENSION Cf. Rubrique 1.2.2. relative aux héritiers. Article L. 91 du code des pensions civiles et militaires de retraite. Note de service 1D/13-24055 du 23 août 2013 sur les pièces justificatives de la qualité d'héritiers dans le cadre du paiement d'arrérages décès. Pour le paiement des derniers arrérages en cas de décès, le conjoint survivant n'est pas prioritaire pour percevoir les arrérages en cas de décès. 9.6.1.
\nArrêt de la pension -Certificat de rejet ou d'annulation établi par le service des retraites de l'Etat ou l'Office Nationale des Anciens Combattants (ONAC) ; ou -acte ou bulletin de décès du pensionné, ou jugement déclaratif d'absence délivré par le greffe. A l'exception des radiations consécutivement à la réception du flux informatique INSEE ou SNGI. 9.6.2. Prélèvement de frais d'obsèques sur les derniers arrérages de pension -Demande de prélèvement sur les arrérages ; et -Factures acquittées. Remboursement des frais funéraires plafonné à 3 048,98 €. Instruction n° 79-70-B3 du 28 mai 1979. Instruction n° 86-62-B3 du 16 mai 1986. 10. DÉPENSES À L'ÉTRANGER Lorsqu'un texte législatif ou réglementaire l'exige, la copie certifiée conforme est conservée.
\nPour les dépenses à l'étranger, la traduction des pièces en français est un principe de base pour les contrats et les marchés (cf. circulaire du 19 mars 1996 concernant l'application de la loi n° 94-665 du 4 août 1994 relative à l'emploi de la langue française). Pour les autres pièces, une traduction sommaire est la règle. Le principe d'une traduction systématique des pièces est exclu mais le comptable peut demander la traduction d'une pièce spécifique. 10.1. DÉPENSES DE PERSONNEL 10.1.1. Rémunération du personnel local Textes locaux d'ordre général (textes législatifs ou réglementaires locaux, règlement intérieur, convention collective …). 10.1.1.1. Premier paiement -Contrat de travail ; -Avenant éventuel ; -Etat détaillé des salaires (et acquit libératoire si paiement en numéraire) ; -RIB ou document équivalent. 10.1.1.2.
\nPayes ultérieures -Etat détaillé des salaires (et acquit libératoire si paiement en numéraire) ; -Décision ou avenant ayant une incidence financière (promotion, primes, heures supplémentaires …). 10.1.1.3. Acomptes -Décompte liquidatif signé par l'ordonnateur ; -Acquit libératoire si paiement en numéraire. 10.1.2. Avantages familiaux et sociaux -Justificatifs de la situation familiale ouvrant droit aux avantages ; -Document retraçant l'adhésion volontaire à une caisse d'assurances sociales ; -Congés de maladie : décompte liquidatif des indemnités. 10.1.3. Cessation d'emploi -Etat liquidatif de l'indemnité de fin de fonction, décompte du pécule signé par l'ordonnateur. 10.2. DÉPENSES DE FONCTIONNEMENT SPÉCIFIQUES 10.2.1.
\nAide aux Français de passage en difficulté et dispositifs de provisions 10.2.1.1. Avances remboursables -Imprimé 74 ; -ou autorisation du ministère chargé des affaires étrangères. 10.2.1.2. Paiements sur provisions -Autorisation du ministère chargé des affaires étrangères ; ou -Autorisation de la DSFiPE ; -Le cas échéant, factures. Opérations de trésorerie visées au 8° de l'article 2 du décret n° 2016-49 du 27 janvier 2016 relatif aux missions des comptables publics et des régisseurs chargés d'exécuter les opérations de l'Etat à l'étranger. 10.2.1.3. Paiements sur provisions ONG -Convention tripartite conclue entre le ministère chargé des affaires étrangères, l'organisation non gouvernementale et la DSFiPE.
\nOpérations de trésorerie visées au 9° de l'article 2 du décret n° 2016-49 du 27 janvier 2016 relatif aux missions des comptables publics et des régisseurs chargés d'exécuter les opérations de l'Etat à l'étranger. 10.2.2. Rapatriements -Décision du ministère chargé des affaires étrangères ; -Factures. 10.2.3. Protection des citoyens de l'Union européenne par les représentations diplomatiques et consulaires de France -Autorisation des autorités de l'Etat membre dont le ressortissant a la nationalité ; -Pièces justifiant les dépenses engagées à son profit à envoyer au ministère chargé des affaires étrangères en vue du remboursement de l'avance effectuée par l'Etat membre. Décret n° 2018-336 du 4 mai 2018 relatif à la protection consulaire des citoyens de l'Union européenne dans les pays tiers. 10.2.4.
\nEscales des bâtiments de la Marine nationale et des appareils des armées 10.2.4.1. Dépenses payables en espèces par le responsable de bord selon la procédure des avances consulaires -Décision du ministère de la défense ; -Reçu provisoire établi lors du versement de l'avance ; -Liste des dépenses engagées ou des fournitures livrées, payées par le bord ; -Reçu définitif lors du reversement des fonds non employés. 10.2.4.2. Dépenses payables sur factures remises au poste -Liste certifiée par le bord des dépenses engagées ou fournitures livrées et non payées ; -Factures liquidées et certifiées par le commissaire de bord ou l'attaché de défense du poste ou par l'autorité diplomatique. 10.2.5. Volontaires civils à l'étranger Décret n° 2000-1159 du 30 novembre 2000 pris pour l'application des dispositions du code du service national relatives aux volontariats civils. 10.2.5.1.
\nVisite médicale de fin de séjour -Note d'honoraires du médecin ; -Décision d'affectation et, le cas échéant, décision de prolongation. 10.2.5.2. Frais de déplacement des volontaires -Décision d'affectation ; ou -Ordre de mission ; -Facture ; ou -Titre de transport. 10.2.5.3. Prise en charge du transport de bagages -Décision d'affectation ; ou -Ordre de mission ; -Factures. 10.2.5.4. Déplacements au sein du pays d'affectation -Ordre de mission ; -État de frais. Arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'État. 10.3.
\nCOMMANDE PUBLIQUE 10.3.1. MARCHÉS PUBLICS PASSÉS SOUS FORME ÉCRITE Lorsque le marché est passé et exécuté en application de la circulaire du 3 mai 1988 relative à la passation des marchés publics à l'étranger, le code de la commande publique ne s'applique pas de plein droit. Les services de l'État à l'étranger sont incités à s'y référer expressément Dans ce cas, il convient de se référer à la rubrique 4 de la présente nomenclature. Dans le cas contraire, en l'absence de référence au code de la commande publique, les pièces listées aux présentes rubriques 10.3. et 10.4. constituent les pièces nécessaires aux contrôles du comptable, en matière de justification de la dépense et de vérification de l'exactitude des calculs de liquidation. 10.3.1.1.
\nPièces générales -Contrat et sa traduction ; ou -Lettre de commande ; ou -Devis ; -Toute pièce constitutive du contrat : cahier des charges, bordereau des prix ; et -Caution bancaire ou engagement de la caution solidaire s ‘ il y a lieu. Dans le système d'information Crocus, la certification du service fait est opérée électroniquement (cf. rubrique 10.3.2.6.). 10.3.1.2. Avance -Etat liquidatif. 10.3.1.3. Acompte -Facture, demande de versement de l'acompte ; -Etat liquidatif de l'acompte ; Le cas échéant : -Certification du service fait ; -Etat des révisions de prix, actualisation et intérêts moratoires le cas échéant ; -Parutions locales des index de révision et/ ou d'actualisation des prix ; -Si monnaie de paiement différente de la monnaie de facturation, joindre les éléments de liquidation.
\nSi le versement d'un acompte est prévu au marché. 10.3.1.4. Paiement unique et/ ou solde au titre des dépenses de fournitures -Facture ou mémoire indiquant le détail des fournitures, les prix unitaires, la date de livraison et la somme à payer ; Le cas échéant : -Certificat du service fait ; -Etat liquidatif des pénalités de retard, des intérêts moratoires, des révisions ou d'actualisation des prix ; -Attestation de l'ordonnateur s'il s'agit d'un paiement pour solde. Si le versement d'un acompte est prévu au marché. 10.3.1.5. Paiement unique et/ ou solde pour les autres dépenses -Décompte ou facture ; Le cas échéant : -Certificat du service fait ; -Si le marché le prévoit, procès-verbal de réception pour les travaux ; ou -Attestation de l ‘ ordonnateur qu'il s'agit d'un paiement pour solde si tel est le cas pour les marchés de prestations ; -Etat liquidatif des pénalités de retard, des intérêts moratoires, des révisions ou actualisation des prix. 10.3.2.
\nMARCHES PUBLICS NE FAISANT PAS L'OBJET D'UN ÉCRIT Le représentant du pouvoir adjudicateur est seul responsable de la computation des seuils prévus par le code de la commande publique, notamment au regard du caractère de similitude et d'homogénéité des prestations ou, s'agissant des travaux, de l'ensemble des dépenses concourant à une même opération. 10.3.2.1. Pièces générales -Facture ou mémoire. Si le versement d'un acompte est prévu au marché. 10.3.2.2. Pour le paiement des denrées périssables -Toute pièce ayant une incidence financière. 10.3.2.3. Mentions obligatoires d'identification du créancier -Nom ou raison sociale du créancier ; Le cas échéant : -Référence d'inscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers ; -N° SIREN ou SIRET.
\nDans certains pays, certaines mentions ne peuvent être exigées. 10.3.2.4. Domiciliation -Mention de la domiciliation du fournisseur dans le corps de la facture claire et lisible ; -Si elle n ‘ y figure pas, production d'un RIB du fournisseur ou tout document en tenant lieu. 10.3.2.5. Éléments de liquidation -Nature des fournitures ou services ; -Prix unitaire et quantité, le cas échéant ; -Mention d'un avoir, le cas échéant ; -Mention d'une variation de prix, le cas échéant : dans ce cas, nécessité de produire l'engagement contractuel correspondant ; -Mention de frais de facturation ; -La date de livraison de fournitures ; ou -en l'absence de cette date sur la facture, un bon de livraison. Aucune présentation particulière n'est requise.
\nDécret n° 80-393 du 2 juin 1980 portant à 230 € la limite jusqu'à laquelle les fournisseurs sont dispensés de produire des mémoires ou des factures. 10.3.2.6. Certification du service fait -Mention du service fait avec signature de l'ordonnateur ou de son représentant habilité à cet effet ; ou -Certificat de service fait établi par l'ordonnateur ou son représentant. Dans ce cas, le certificat devra comporter les références de la facture correspondante. Dans le système d'information Crocus, la validation d'un acte de gestion par un acteur \" ordonnateur secondaire (OS)/ délégataire de l'ordonnateur secondaire (DELOS) \" authentifié et dûment habilité emporte signature de celui-ci et certification du service fait.
\nDans le système d'information Chorus, les règles de droit commun de dématérialisation relatives aux modalités de certification du service fait s'appliquent. 10.4. OPÉRATIONS IMMOBILIÈRES 10.4.1. Acquisitions immobilières 10.4.1.1. Pièces à produire par l'administration centrale -Décision d'acquisition du ministère concerné. Articles R. 1221-1et R. 1221-2 du code général des propriétés des personnes publiques. 10.4.1.2. Pièces à produire par le poste -Expédition certifiée conforme de l'acte d'achat/ vente approuvé des deux parties ; -Preuve que le bien acquis n'est pas grevé d'hypothèques, de charges ou de droits réels susceptibles de mettre en cause la responsabilité de l'Etat français, certificat (notarié ou établi par le représentant des domaines) de non hypothèque ou de levée d'hypothèque en fonction de la réglementation locale ; -Projet d'inscription à l'inventaire physique des propriétés de l'Etat tenu dans Chorus ; -Tout document justifiant du règlement entre les mains du véritable créancier indiqué dans l'acte de vente comme le vendeur ou à un tiers habilité à le représenter, le cas échéant (séquestre, avocat …). 10.4.2.
\nTitres d'occupation 10.4.2.1. Au premier paiement -Titre d'occupation et sa traduction ou, dans le cas d'un titre oral, attestation de l'ambassadeur ; -Projet d'inscription ou référence à l'inventaire physique des propriétés de l'État tenu dans Chorus ; ou fiche de présentation ou fiche descriptive. 10.4.2.2. Paiements ultérieurs -Appel de fonds du propriétaire ; ou -Fiche liquidative établie par le service. 10.5. DÉPENSES D'INTERVENTION 10.5.1. Paiement direct et appui logistique -Décision ou convention de l'ordonnateur rattachant la dépense à un projet ; ou -Accord de coopération ; -Facture du fournisseur ou marché s'il y a lieu. -Dépenses dans le cadre du fonds de solidarité prioritaire (FSP), qui relèvent de l'aide au développement ; -Dépenses au profit des EAF (cf.
\nTD n° 2013-006989 du 12 avril 2013) ; -Dépenses au profit de la coopération militaire (cf. note n° 1104/ DCMD/ MS/ BJF du 6 mai 2008). 10.5.2. Assistance technique -Décision de l'ordonnateur secondaire fixant le barème d'indemnisation relatif aux missions des assistants techniques dans le cadre de leurs fonctions. Lettre DGCP n° 23768 du 26 avril 2001 adressée au ministère chargé des affaires étrangères. ANNEXE A MENTIONS DEVANT FIGURER SUR LES FACTURES OU LES MÉMOIRES L'arrêté en lettres ou en chiffres par l'ordonnateur du montant total à payer est obligatoire lorsqu'une modification a été opérée à la suite d'une erreur commise dans le montant de la facture ou du mémoire établi par le créancier.
\nLe comptable doit contrôler la présence des mentions suivantes issues de l'article 242 nonies A du CGI, annexe 2 : -Le nom ou la raison sociale du créancier ; -Le cas échéant, la référence d'inscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers ; -Le cas échéant, numéro de SIREN ou de SIRET ; En outre, les factures mentionnées aux articles L. 2192-1 à L. 2192-3 du code de la commande publique comportent les mentions du numéro d'engagement juridique et du code d'identification du service exécutant. -Le cas échéant, le numéro d'identification à la TVA de l'assujetti ayant effectué la livraison du bien ou la prestation de services ; -Le cas échéant, le numéro d'identification à la TVA du client ; -Pour chacune des prestations rendues, la dénomination précise, selon le cas, les prix unitaires et les quantités ou bien les prix forfaitaires ; -Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération ; -Date d'émission ; -Date à laquelle est effectuée la livraison de biens ou la prestation de service ; -Le montant total de la facture, le montant total hors taxes et le montant de la taxe à payer, ainsi que la répartition de ces montants par taux de taxe sur la valeur ajoutée, ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération ;
\nNuméro prenant la forme suivante : FR (code pays) + 31 (clé informatique) + 123456789 (SIREN de l'entité). Ces dispositions ne s'appliquent pas aux assujettis qui effectuent, à titre occasionnel, des livraisons de biens ou des prestations de services entrant dans le champ d'application de la taxe sur la valeur ajoutée (cf. article 286 ter 1° du CGI). -En cas de régime particulier, (exonération, autoliquidation ou application de la marge bénéficiaire), la référence à la disposition pertinente de la réglementation de l'Etat sur le territoire duquel est réalisée l'opération ou à la disposition correspondante de la sixième directive TVA. Dans ces cas, les factures sont établies HT par le prestataire.
\nMentions particulières : -en cas de franchise en base : \" TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts \" ; -en cas d'autoliquidation : \" TVA due par le client \" + référence à l'article 283 du CGI ou à l'article 21-Ia de la 6 ᵉ directive TVA ; -en cas de régime de TVA sur marge : \" TVA calculée sur la marge réalisée par l'entreprise selon l'article 266-1-e du CGI \". ANNEXE B MENTIONS DEVANT FIGURER SUR L'ÉTAT LIQUIDATIF POUR LE PAIEMENT D'UN ACOMPTE L'état liquidatif de l'acompte met en évidence les éléments suivants : a) Le cas échéant, le montant de l'avance versée ; Pour chacun des éléments suivants, il fait apparaître, le montant des prestations totales réalisées, le détail cumulé des situations antérieures et le détail de l'acompte : b) Le montant HT en prix de base des travaux effectués ou prestations réalisées dans le cadre du marché initial et des avenants ; c) Le cas échéant, l'actualisation/ révision des prix (cf. état liquidatif établi conformément à l'annexe C) ; d) Le cas échéant, le montant des primes et, s'il y a lieu, actualisation/ révision (cf. annexe C) ; e) La TVA sur la somme des éléments susmentionnés : b + c + d ; f) Le montant des travaux effectués ou des prestations réalisées TTC (b + c + d + e) ;
\nIl fait également apparaître, le cas échéant, les déductions à opérer : g) La retenue de garantie sur travaux effectués ou prestations réalisées TTC hors variation de prix ; h) La résorption de l'avance ; i) Le total à déduire (g + h) ; j) La somme globale restant due (f-i) ; k) La somme due au (x) sous-traitant (s) (cf. attestation jointe) ; l) La somme revenant au titulaire (j-k) (sous réserve d'application des pénalités) ; m) Les pénalités de retard applicables au titulaire (cf. décompte ci-joint) ; n) La somme à verser au titulaire (l-m). Lorsque ces informations sont portées par l'outil (et donc intégrées dans Chorus) et sont accessibles au comptable la production des pièces justificatives n'est plus requise.
\nSi les mentions ne sont pas présentes dans Chorus, elles peuvent être présentées sur tout type de document (procès verbal, certificat administratif, factures, plan d'acomptage …). Les postes b) à f) peuvent en outre être justifiés par des états annexes comportant les éléments de calcul ayant permis d'en fixer le montant. Seules, les sommes dues au sous-traitant ayant droit au paiement direct doivent figurer dans la rubrique k). Ces postes sont également justifiés, pour les intervenants ayant droit au paiement direct, par des états annexes comportant la nature des différentes prestations exécutées, leur montant total hors taxe, leur montant TTC ainsi que, le cas échéant, le montant des variations de prix hors taxes et TTC.
\nLes sommes cumulées versées au sous-traitant, hors impact éventuel de la variation de prix, ne doivent pas excéder le montant maximum prévu à l'acte spécial de sous-traitance, qui ne prend pas en compte cette même variation de prix. En cas de délégation de paiement au sous-traitant de second rang, l'indication de la somme à verser au sous-traitant de premier rang et de la somme à verser au sous-traitant de second rang, compte tenu de la délégation. ANNEXE C MENTIONS DEVANT FIGURER SUR L'ÉTAT LIQUIDATIF DES RÉVISIONS ET/ OU DE L'ACTUALISATION DES PRIX Ce document doit mentionner les éléments suivants : -La référence du marché, le cas échéant, des documents modifiant le marché ; -Le mois d'exécution de la prestation faisant l'objet de la révision et/ ou de l'actualisation du prix ; -Le montant hors taxes des différentes sommes faisant l'objet de la révision et/ ou de l'actualisation de prix ; -Le (s) coefficient (s) de révision accompagné (s) des calculs ayant permis sa (leur) détermination ; -Le taux et le montant de TVA sur actualisation et/ ou révisions ; -Le montant TTC de la (des) revalorisation (s).
\nUn marché peut comprendre plusieurs prix. Un prix peut être soit actualisable, soit révisable. Ces mentions peuvent être présentées sur tout type de document (procès verbal, certificat administratif, factures, plan d'acomptage …). ANNEXE D MENTIONS RELATIVES À L'AFFACTURAGE A. Mention concernant l'affacturage dans le cadre d'une subrogation Les comptables doivent régler entre les mains du factor les ordres de payer émis au nom du créancier, lorsque les mémoires, factures, situations de travaux et autres documents comportent les mentions suivantes : \" Règlement à l'ordre de (indication de la société de factoring) à lui adresser directement (adresse, numéro de téléphone, numéro du compte courant bancaire ou postal).
\nElle le reçoit par subrogation dans le cadre du contrat de factoring. Elle devra être avisée de toute demande de renseignements ou réclamations \". B. Mention concernant l'affacturage dans le cadre d'une cession ou d'un nantissement Les comptables doivent régler entre les mains du factor les ordres de payer émis au nom du créancier, lorsque les mémoires, factures, situations de travaux et autres documents comportent les mentions suivantes : \" La créance relative à la présente facture a été cédée à (indication du cessionnaire) dans le cadre des articles L. 313-23 à L. 313-35 du code monétaire et financier . Le paiement doit être effectué par chèque, traite, billets, etc, établi à l'ordre de (nom de la société d'affacturage ou de son mandataire) et adressé à … ou par virement au compte n° … chez … \".
\nCes mentions doivent être présentes qu'il s'agisse d'un affacturage dit classique, dans lequel le créancier titulaire du marché prend l'initiative d'un affacturage, ou d'un affacturage dit inversé ou collaboratif, dans lequel l'initiative vient du pouvoir adjudicateur débiteur. ANNEXE E MENTIONS DEVANT FIGURER DANS UN MARCHÉ DE PARTENARIAT 1. Identification des parties contractantes ; 2. Définition de l'objet du contrat de partenariat ; 3. Durée ; 4. Rémunération du cocontractant comportant, notamment, la ventilation entre les coûts d'investissement, les coûts de fonctionnement et les coûts de financement et, le cas échéant, les recettes de valorisation ainsi que les modalités des variations de ces éléments pendant la durée du contrat ; 5.
\nConditions dans lesquelles est établi le partage des risques entre la personne publique et son cocontractant ; 6. Sanctions et pénalités applicables au partenaire privé en cas de manquement à ses obligations, notamment en cas de non-respect des objectifs de performance de la part du cocontractant ; 7. Le cas échéant, périodicité de reddition des comptes et leur mode de justification ; 8. Modalités de paiement, notamment conditions dans lesquelles, chaque année, les sommes dues par la personne publique à son cocontractant et celles dont celui-ci est redevable au titre des pénalités ou de sanction, font l'objet d'une compensation ; 9. Conséquences de la fin, anticipée ou non, du contrat, notamment en ce qui concerne l'indemnisation des dépenses engagées par le titulaire et la propriété des ouvrages, équipements ou biens immatériels ; 10.
\nLe cas échéant, conditions de versement d'avances et d'acomptes. ANNEXE F MENTIONS DEVANT FIGURER DANS UN MARCHÉ PUBLIC FAISANT L'OBJET D'UN ÉCRIT Le contenu des marchés publics passés sous la forme écrite est précisé aux articles L. 2112-1, L. 2112-5, L. 2112-6 et R. 2182-4 du code de la commande publique. Ainsi, les marchés publics passés sous la forme écrite doivent comporter les éléments suivants : -Identification des parties ; -Objet du marché ; -Prix ou ses modalités de fixation ; -Durée d'exécution, uniquement si des pénalités de retard sont prévues ; -Date de notification. L'identification des parties ainsi que la mention de l'objet du marché sont nécessaires aux contrôles du comptable, car elles permettent d'identifier la nature de la créance et l'identité du créancier.
\nANNEXE G MENTIONS DEVANT FIGURER DANS UN CONTRAT DE CONCESSION Un contrat de concession est nécessairement écrit et contient les mentions suivantes : 1. Durée du contrat de concession (1) ; 2. Montant et modes de calcul des droits d'entrée et des redevances versées par le concessionnaire à l'autorité concédante selon le contenu du contrat (2) ; 3. Tarifs à la charge des usagers et incidence sur ces tarifs des paramètres ou indices qui déterminent leur évolution. (1) Articles L. 3114-7, L. 3114-8, R. 3114-1, R. 3114-2 et D. 3114-3 du code de la commande publique. (2) Articles L. 3114-4 et L. 3114-5 du code de la commande publique. ANNEXE H VALIDITÉ DES SIGNATURES Au titre de l'examen de la régularité externe des pièces justificatives, les comptables publics doivent contrôler la présence des signatures manuscrites ou électroniques, lorsque celles-ci sont requises.
\nEn revanche, ils n'ont pas à contrôler la compétence du signataire de l'acte qui constitue le fondement juridique de la dépense. Le contrôle de la qualité de l'ordonnateur ne porte que sur les ordres de payer. 1. Les signatures manuscrites Les comptables contrôlent la présence des signatures sur les actes qui constituent le fondement juridique de la dépense (décisions, contrats …) ainsi que sur les actes dont la valeur et la qualité ne sont reconnues que par la présence des signatures (décompte global et définitif, états liquidatifs …). 2. Les signatures électroniques Les comptables ne vérifient pas la validité des certificats de signature électroniques. a) La signature électronique \" simple \" (niveau 1) La signature électronique \" simple \" est recevable et a force probante identique à celle d'une signature manuscrite, à condition que : -le signataire soit identifié ; -l'écrit soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ; -le signataire soit lié de façon indissociable à la signature. b) La signature électronique \" avancée \" (niveau 2) La signature électronique \" avancée \" est recevable à condition : -d'être liée au signataire de manière univoque ; -de permettre d'identifier le signataire ; -d'avoir été créée à l'aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif et être liée aux données associées à cette signature, de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable. c) La signature électronique \" qualifiée \" (niveau 3) L'effet juridique d'une signature électronique \" qualifiée \" est équivalent à celui d'une signature manuscrite.
\nAu même titre que la signature électronique \" simple \" ou \" avancée \", la signature \" qualifiée \" est recevable. La signature \" qualifiée \" est associée à un certificat qualifié qui apporte les garanties nécessaires, tant sur l'authentification du signataire que sur le respect des normes de stockage et d'intégrité de l'acte.