1/2016. (I. 29.) NVI utasítása a Nemzeti Választási Iroda iratkezelési szabályzatáról.

1/2016. (I. 29.) NVI utasítása a Nemzeti Választási Iroda iratkezelési szabályzatáról. A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontjában foglalt feladatkörömben eljárva a  Magyar Nemzeti Levéltárral és a  Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendelet 21. § 14. pontjában meghatározott feladatkörében eljáró belügyminiszterrel egyetértésben – figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdése c) pontjára – a Nemzeti Választási Iroda iratkezelési szabályzatát az alábbiak szerint állapítom meg: I. Fejezet Alapvető rendelkezések 1. Az iratkezelés elektronikus rendszere 1. § A Nemzeti Választási Irodában (a továbbiakban: Iroda) az iratkezelés tanúsított elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszerrel történik. Az  elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer neve: Irka Irat- és dokumentumkezelő rendszer (tanúsítvány száma: I-06/2008/ZSZ-H; érvényességi ideje: 2018. 01. 30.) (a továbbiakban: iratkezelési szoftver). Az  iratkezelési szoftver megfelel a  közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendeletben foglalt követelményeknek. 2. Az utasítás hatálya 2. § (1) Ezen utasítás tárgyi hatálya kiterjed az Irodához érkező, valamint szervezeti egységeinél keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi papíralapú és elektronikus iratra vagy dokumentumra. (2) Ezen utasítás személyi hatálya kiterjed az Iroda valamennyi munkatársára, foglalkoztatási jogviszonyától függetlenül, beleértve az Irodával megbízási jogviszonyban álló egyéni ügyvédeket és ügyvédi irodákat is (a továbbiakban együtt: munkatárs). (3) Az ezen utasítással nem érintett kérdésekben a) a köziratokról, a  közlevéltárakról és a  magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben (a továbbiakban: Ltv.), valamint b) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Rendelet) foglaltakat kell alkalmazni. 3. § Ezen utasítás hatálya nem terjed ki a minősített adatok kezelésére. 3. Értelmező rendelkezések 4. § Ezen utasítás alkalmazásában 1. alkalmazásgazda: az iratkezelési szoftverhez kapcsolódó adminisztrációs feladatokat ellátó személy, 2. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az  irat és az  iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum, 3. átmeneti irattár: a Rendelet 2. § 3. pontjában meghatározott irattár, 4. átvevő: a küldemény átvételére jogosult személy, 5. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ, 6. elektronikus archiválás: a Rendelet 2. § 6. pontjában meghatározott tevékenység, 7. elektronikus iktatókönyv: a Rendelet 2. § 8. pontjában meghatározott nyilvántartás, 8. elektronikus levél: az  iratkezelési szoftveren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között, levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes, 9. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratot kell-e nyitni, 10. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja, 11. hozzáférési jogosultság: annak meghatározása, hogy a  munkatárs az  iratkezelési szoftver mely funkcióját használhatja, 12. iktatókönyv: nem selejtezhető hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik, 13. irattári tételszámmal való ellátás: az  ügyiratnak az  irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása, 14. központi rendszer: az Irodában integráltan működő, az iratkezelés rendszerét érintő vagy azzal összefüggésben alkalmazott elektronikus információs rendszerek összessége, 15. megőrzési idő: az irattári tervben meghatározott, az adott ügyiraton elrendelt őrzési idő, 16. osztályadminisztrátor: a szervezeti egységnél az ezen utasításban foglalt iratkezelési feladatokat ellátó személy, 17. papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett, 18. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet), 19. ügyintézés: az Iroda szervezeti egysége vagy munkatársa működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége, 20. ügyintéző: a Rendelet 2. § 50. pontjában meghatározott személy, 21. ügyviteli munkatárs: a Jogi és Ügyviteli Főosztály ügyviteli munkakörben foglalkoztatott munkatársa. 5. § Az ezen utasításban meg nem határozott fogalmakat az  Ltv.-ben és a  Rendeletben meghatározottak szerint kell értelmezni. 4. Az iratkezelés szervezete 6. § (1) Az Iroda iratkezelését ezen utasításban meghatározottak szerint, a  szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően vegyes iratkezelési rendben látja el. (2) Az egyes önálló szervezeti egységek iratkezeléssel összefüggő részletes feladatait és azok ellátásának rendjét az 1–8. mellékletek tartalmazzák. (3) Az Üzemeltetés iratkezelési feladatait a Gazdasági Elnökhelyettesi Titkárság látja el. (4) A (2)  bekezdésben foglalt rendelkezések alkalmazása alól kivételt az  Iroda elnöke (a továbbiakban: elnök) írásban engedélyezhet. 5. Az iratkezelés felügyelete, felelősségi szabályok 7. § (1) A Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője gondoskodik a) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáról, b) ezen utasításban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén ezen utasítás módosításának kezdeményezéséről, az  iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről, az iratok szakszerű és biztonságos kezeléséhez szükséges tárgyi, technikai feltételek biztosításáról, felügyeletéről, c) az iratkezelési segédeszközök biztosításáról, valamint az  egyéb, jogszabályban meghatározott, iratkezelést érintő feladatokról, d) arról, hogy az Iroda szervezeti egységei rendelkezzenek az iratkezelési szoftver adataihoz történő hozzáférési rend meghatározására, működtetésére vonatkozó utasításokkal, szabályzatokkal és előírásokkal, valamint e) a hozzáférési jogosultságok folyamatos karbantartásáról, a  Humánpolitikai Főosztály értesítése alapján a  közszolgálati jogviszony vagy munkaviszony megszűnéséből, valamint munkakör változásából eredő azonnali átvezetéséről. (2) A Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője az Irodával – az iratkezelési feladatok informatikai végrehajtása érdekében – szerződéses jogviszonyban álló személlyel együttműködve gondoskodik az iratkezelési szoftver a) biztonságos működtetéséről, b) hozzáférési jogosultságainak beállításáról és karbantartásáról az általa kijelölt alkalmazásgazda útján, valamint c) hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési, adatbiztonsági követelményekről és azok betartásáról, valamint az elektronikus dokumentumok fogadására kijelölt központi és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről. (3) Az önálló szervezeti egységek vezetői felelősséggel tartoznak a vezetésük alá tartozó szervezeti egység iratkezeléséért. E felelősségi körükben kötelesek a) ellenőrizni ezen utasítás előírásainak végrehajtását, intézkedni a szabálytalanságok megszüntetéséről, b) munkatársaik ügyiratkezeléssel kapcsolatos felkészültségét ellenőrizni és ez  irányú továbbképzésükről gondoskodni, c) szakszerűen működtetni a vezetésük alatt álló önálló szervezeti egység átmeneti irattárát, d) közvetíteni ezen utasítás módosítására irányuló javaslataikat az  iratkezelés felügyeletét ellátó általános elnökhelyettes felé, e) ellátni a munkaköri leírásukban meghatározott, az iratkezeléssel összefüggő részfeladatokat, valamint f ) a vezetésük alatt álló munkatársak hozzáférési jogosultságának változását jelenteni a Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetőjének. (4) Az ügyintéző az iratkezeléssel összefüggésben a) dönt a csatolt előzményiratok végleges szereléséről, b) elvégzi az irat tisztázását, c) meghatározza az irat irattári tételszámát, d) vezeti az előadói ívet, e) az ügykezelők részére megadja a szükséges iratkezelési utasításokat, f ) biztosítja az ügyiratok nyomonkövethetőségét, g) gondoskodik a rábízott ügyiratok szakszerű kezeléséről, megfelelő tárolásáról, h) köteles elszámolni a rábízott ügyiratokkal, valamint i) ellátja az 1–8. mellékletben meghatározott feladatokat. (5) Az osztályadminisztrátor a) ellenőrzi a kiadmányozott iratok megküldését az iratkezelési szoftverben, b) ellenőrzi az ügyintéző által ellátott ügy nyilvántartásának megfelelőségét az iratkezelési szoftverben, c) lezárja az ügyiratot, d) kezeli a határidő-nyilvántartást, e) figyelemmel követi az ügyiratok ügyintézési határidejét, f ) ellenőrzi az ügyiratok elektronikus nyilvántartásának vezetését, g) gondoskodik a bélyegzők biztonságos tárolásáról és vezetői utasítás szerinti használatukról, h) az ügyiratokat átmeneti irattárba helyezi, kiadja és visszavételezi, valamint i) ellátja az 1–8. mellékletben meghatározott feladatokat. (6) Az ügyviteli (ügykezelő) munkatárs a) ellátja az 1–8. mellékletben meghatározott feladatokat, b) az ügyiratokat határidőbe helyezi, nyilvántartja és kiadja, c) ezen utasításban foglaltak szerint az  ügyiratokat központi irattárba helyezi, nyilvántartja; gondoskodik a kölcsönzés, őrzés, selejtezés, valamint a levéltárba adás biztosításáról. 6. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben 8. § (1) Az iratkezelési szoftverben, annak hozzáférési jogosultságairól az alkalmazásgazda nyilvántartást vezet. (2) Az iratkezelési szoftvert úgy kell kialakítani, hogy a  hozzáférési jogosultságok differenciáltan meghatározhatók legyenek az  egyes iratkezelési feladatokra, illetve szerepkörökre. Az  iratkezelés felügyeletét ellátó általános elnökhelyettes döntésének megfelelően az  alkalmazásgazda a  hozzáférési jogosultságokból csoportosított szerepköröket alakít ki, majd ezeket a kijelölt munkatársakhoz, illetve iktatókönyvekhez rendeli. (3) A hozzáférési jogosultságok módosítását az  önálló szervezeti egység vezetője kezdeményezheti a  15.  melléklet szerinti adatlap kitöltésével és az iratkezelés felügyeletét ellátó általános elnökhelyettes részére történő eljuttatásával. (4) A hozzáférési jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére. (5) Az iratkezelés felügyeletét ellátó általános elnökhelyettes döntése alapján az  alkalmazásgazda gondoskodik az iratkezelési szoftver paramétereinek beállításairól. 7. Az irattári tételek kialakítása 9. § Az Iroda irattári tervét a 9. melléklet tartalmazza. II. Fejezet Az iratkezelés folyamatára vonatkozó általános rendelkezések 8. Az iratok rendszerezése 10. § A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az előadói ívben az ügyintézés során a kezdőirat a  legalsó, a  legnagyobb alszámú irat vagy a  kiadmánytervezet a  legfelső. Irattárba helyezés előtt az  iratokat az  alszámozásnak megfelelő, emelkedő sorrendbe kell elhelyezni. Az  előadói ívben elhelyezett iratok rendjéről az ügyintéző köteles gondoskodni. 11. § (1) Az iktatással nyilvántartott iratokat legkésőbb irattárba helyezésük előtt az irattári terv alapján az ügyintézők irattári tételekbe sorolják, és irattári tételszámmal látják el. (2) Az ügyben keletkezett iratokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Ha az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni. (3) Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az  ügyviteli munkatársnak az irattárban az irattári tételszám szerinti rendszeren belül, emelkedő iktatószám szerinti sorrendben kell elhelyeznie. 9. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása 12. § (1) Az Irodához érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot az azonosításhoz szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak iktatókönyvben rögzítésével, az  iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani. (2) Az érkező, illetve keletkező iratokat, ha jogszabály vagy ezen utasítás másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani. III. Fejezet Az iratkezelés folyamata 10. Küldemények átvétele 13. § (1) Küldeményeket postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve természetes személy személyes benyújtása útján fogadja az Iroda. (2) A Magyar Posta Zrt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló jogszabályban meghatározottak szerint történik. A postai küldemény átvételére jogosult személyek kötelesek tételesen átvizsgálni a Magyar Posta Zrt. által kézbesített küldemények teljes körét, meggyőződve ezáltal arról, hogy valamennyi irat kézbesítése hiánytalanul megtörtént. (3) A futárszolgálat útján érkező küldemények átvétele a futárjegyzéken történik. (4) A személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén az  átvételre jogosult a  11.  melléklet szerinti átvételi elismervény kiadására is jogosult. (5) Az elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi elektronikus postafiókokat kell a központi rendszerben üzemeltetni. (6) A faxon érkezett küldemények átvételére központi fax fogadására alkalmas rendszereket kell üzemeltetni. (7) A Választási Ügyviteli Rendszerben (a továbbiakban: VÜR) érkezett küldemények átvételére a VÜR-ben postafiókokat kell üzemeltetni. (8) Az ügyfélkapus azonosítás felhasználásával érkezett küldemények átvételét a központi rendszer biztosítja. (9) A (2) és (4)–(8) bekezdésben foglalt küldemények átvételére az 1–8. mellékletben meghatározott munkatárs jogosult és köteles. A  (3)  bekezdésben foglalt küldemények átvételére a  munkaköri leírásban erre kötelezett ügyviteli munkatársak jogosultak és kötelesek. (10) Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az  adathordozó típusát. Az  elektronikus adathordozóra maradandó módon, arra alkalmas eszközzel (alkoholos tollal) az iktató- vagy érkeztetési számot rögzíteni kell. Átvételkor az átvevő ellenőrzi a kísérőlapon feltüntetett adatok valóságtartalmát. Egy elektronikus adathordozón csak egy ügyhöz tartozó iratokat lehet átvenni. (11) Ha az átvételre nem jogosult személy veszi át az iratot, úgy azt köteles az átvétel napján, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az átvételre jogosult munkatárs részére átadni. (12) Az érkező küldeményeket átadókönyvvel, az iratkezelési szoftverben rögzítve kell továbbítani a szignálásra jogosult személyhez. Az átvevő a küldeményeket naponta legalább két alkalommal, a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, „azonnal”, „sürgős” vagy más hasonló jelzésű küldeményeket soron kívül továbbítja. 14. § A Nemzeti Választási Bizottság (a továbbiakban: NVB) részére érkező küldemények átvételének részletes szabályait a 19. melléklet tartalmazza. 11. Küldemények felbontása 15. § (1) Az Irodához beérkező küldemények felbontására az 1–8. mellékletben meghatározott munkatárs jogosult. (2) A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a  feltüntetett tartalom meglétét és olvashatóságát. Az  esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel vagy személlyel – soron kívül – tisztázni és ennek tényét az iraton rögzíteni kell. (3) A küldemény felbontására jogosult a sérült a) papíralapú küldemények átvétele esetén a Rendelet 23. §-ában foglaltak szerint, b) elektronikus küldemények átvétele esetén a Rendelet 31. §-ában foglaltak szerint köteles eljárni. (4) A mellékletek, mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az  ügyintézést. A  hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményeznie. (5) A küldemények téves felbontásakor a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor az átadókönyvben, illetve az  iratkezelési szoftverben az átvétel és a felbontás tényét – az átvétel dátumának megjelölésével – köteles rögzíteni. (6) Ha a küldeményről csak felbontás után derül ki, hogy minősített adatot tartalmaz, a téves felbontásról két példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, a  borítékot vissza kell zárni, és az  Iroda biztonsági szabályzatáról szóló normatív utasításnak megfelelően kell eljárni. (7) A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett, d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel, valamint e) az „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postai jelzéssel ellátott. (8) Ha az elektronikusan érkezett küldemény a rendelkezésre álló eszközzel nem nyitható meg, úgy a küldőt a beérkezést követően soron kívül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és az Iroda által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól. Ilyen esetben az  érkezés időpontjának az  Iroda által is értelmezhető küldemény megérkezését kell tekinteni. (9) Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az  elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a  hitelesítésszolgáltató útján történik. Ha az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően nem lehet végrehajtani. Elektronikus aláírással érkezett irat megnyitása az  erre kijelölt elektronikus információs rendszeren működő programmal lehetséges. (10) Ha az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható. Elektronikus úton érkezett irat esetében a központi rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó. (11) A Rendelet 32. § (1) bekezdése szerinti feljegyzés mintáját a 12. melléklet tartalmazza. 12. Küldemények érkeztetése 16. § (1) Minden küldeményt érkeztető nyilvántartásban hitelesen érkeztetni kell. A küldemények érkeztetése az iratkezelési szoftverben történik. (2) Az Irodához beérkező küldemények érkeztetésére az 1–8. mellékletben meghatározott munkatárs jogosult. Ha az irat automatikusan szignálható, és a küldemény azonnali iktatására lehetőség van, az érkeztetést végző a küldeményt iktatja. (3) Az érkeztetésre kerülő papíralapú iraton az érkeztető bélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az érkeztetés adatait az érkeztető bélyegző használata nélkül kell az  iraton feltüntetni. (4) Az érkeztető bélyegző lenyomata tartalmazza az „NVI” feliratot, valamint a) az érkeztető számnak és b) az érkezés dátumának a feltüntetésére szolgáló rovatokat. (5) Az érkeztetési azonosító évente eggyel kezdődő folyamatos sorszám és évszám. (6) A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. (7) Az önálló szervezeti egységekhez elektronikus úton érkező küldeményeket az  osztályadminisztrátornak ki kell nyomtatni, és ezen utasítás szerint a feladatkörének megfelelően a küldeményt érkezteti vagy érkeztetésre – soron kívül – továbbítja. (8) Az ügyfélkapus azonosítás felhasználásával érkezett küldeményeket a központi rendszer érkezteti. (9) Az elektronikus úton érkező küldemények fogadására kijelölt központi elektronikus postafiókok címét a 16. melléklet tartalmazza. (10) Elektronikus úton érkezett küldemény esetében a Rendelet 21. § (2) bekezdése és 31. § (7) bekezdése szerint küldendő elektronikus visszaigazolás mintáját a 18. melléklet tartalmazza. (11) Az elektronikus úton érkező küldeménynek a Rendelet 25. §-a szerinti ellenőrzéséről és a küldőnek a Rendelet 25. § (3) bekezdése szerinti értesítéséről a címzett önálló szervezeti egység gondoskodik. 13. Az iratok előzményezése, ügyiratok szerelése, csatolása 17. § (1) Az iratok előzményezésére, szerelésére és csatolására az 1–8. mellékletben meghatározott munkatárs jogosult. (2) Az irat szignálása előtt meg kell állapítani, hogy az iratnak van-e előzmény ügyirata, ha a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni. (3) Ha a küldeménynek korábbi évben van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, amelynek tényét az iratkezelési szoftverben és az előadói íven rögzíteni kell. A szerelést követően az előzmény ügyirat a tárgyévi ügyirat részeként értelmezhető. (4) Az előzmény ügyiratnál a szerelésre vonatkozó jelölés az  iktatókönyv megfelelő rovatában az ügyirat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik. Az  előzmény ügyiratok szerelését az  újabb ügyiraton az  iktatóbélyegző lenyomata alatt „Előzmény szerelve” szöveggel és az  előzmény ügyirat iktatószámának rögzítésével kell jelezni. Ha az előzményirat nem szerelhető, annak irattári helyét és iktatószámát az előadói íven fel kell tüntetni. (5) Ha az  előzmény ügyirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az  ügyviteli munkatárs, ha pedig az előzmény ügyirat az ügyintézőnél van, az 1–8. mellékletben meghatározott munkatárs köteles azt az utóbb érkezett ügyirathoz szerelni és ennek tényét az iratkezelési szoftverben és az előadói íven is rögzíteni. (6) Ha az előzményezés során megtalált ügyiratról megállapítható, hogy nem az új ügyirat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két ügyiratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt ügyiratot eredeti irattári helyére kell visszahelyezni. A  csatolást, illetve annak megszüntetését az  iratkezelési szoftverben és az előadói ív megfelelő rovatában jelölni kell. 14. Az ügyintéző kijelölése (szignálás) 18. § (1) Az érkeztető munkatárs az érkezett iratot az ügyintéző személy kijelölése érdekében köteles az elnöknek bemutatni. Az elnök az ügy elintézése céljából kijelöli a megfelelő szakmai kompetenciával rendelkező önálló szervezeti egység vezetőjét vagy az Iroda munkatársát. (2) Az érkeztető munkatársnak az (1) bekezdéstől eltérően a 14. mellékletben meghatározott ügytípusban érkezett iratot – az  elnöknek címzett, valamint a  főosztályvezetőnél magasabb hivatali besorolású személytől érkező iratok kivételével – külön rendelkezés nélkül az  ott meghatározott szervezeti egységhez kell ügyintézésre továbbítania (automatikus szignálás) a 14. mellékletben meghatározott esetekben az iratnak az elnök részére másolatban történő megküldése mellett. (3) Ha az elnök az önálló szervezeti egység vezetőjére szignálja az iratot, vagy ha a (2) bekezdés szerint automatikusan kerül szignálásra a  szervezeti egység vezetőjére az  irat, – ellenkező rendelkezés hiányában – a  szignálási joggal rendelkező vezető továbbszignálhatja a vezetése alá tartozó szervezeti egység vezetőjére vagy ügyintézőjére. (4) Ha a szignálási joggal rendelkező vezető az irányítása alá tartozó szervezeti egységre szignál küldeményt, érkeztető számon kell továbbítani azt. (5) Téves szignálás felmerülése esetén haladéktalanul értesíteni kell a  tévesen szignáló vezetőt, aki megvizsgálja a szignálás helyességét, és szükség esetén gondoskodik annak javításáról. 15. Az irat iktatása 19. § (1) Az Irodához érkező, illetve ott keletkező iratokat – ha jogszabály vagy ezen utasítás másként nem rendelkezik – iktatással kell nyilvántartani. Az iratokat iktatására az 1–8. mellékletben meghatározott munkatárs jogosult. (2) Az iktatás az iratkezelési szoftverben megnyitott hitelesített elektronikus iktatókönyv(ek) vezetésével főszám-alszámos iktatással történik. (3) Iktatás céljára évente újonnan megnyitott elektronikus iktatókönyveket kell használni. (4) Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Egy főszámhoz korlátlan számú alszám, azaz korlátlan számú ügyiratdarab tartozhat. (5) A Rendelet 47. §-ában meghatározott eseteken kívül nem kell iktatni, de a jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani, illetve a szignáló vezető külön kérése esetén iktatni kell azokat az elektronikus küldeményeket, amelyek a) a választási információs szolgálat keretében választópolgári megkereséseket és azokra a  szolgáltért felelős szervezeti egység által saját hatáskörben adott válaszokat tartalmaznak, b) a választási igazgatás keretében rövid úton megválaszolható, technikai jellegű megkereséseket és azokra adott válaszokat tartalmaznak, c) vezetői döntést nem igénylő, rövid úton megválaszolható, technikai jellegű megkereséseket és azokra adott válaszokat tartalmaznak. (6) Az eredeti iratról készített másolatot tilos iktatni, azonban az  iktatókönyvben jelezni kell a  példányszámot és a címzetteket. A másolati példányokon fel kell tüntetni az erre vonatkozó megjelölést. (7) Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon kell iktatni, és a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben jelezni kell. (8) Ha a küldemények felbontása során az ügyiratból megállapítható, hogy az ügyben soron kívül kell döntést hozni, az iratot soron kívüli jelzéssel iktatni kell. A jelzést az iraton és az iratkezelési szoftverben is fel kell tüntetni. Vezetői döntés alapján soron kívül kell iktatni az érkezés napjával határidős iratokat. 20. § (1) Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, amelyet a mellékletre is fel kell jegyezni. (2) Az ügyirat tárgyát – illetve annak megállapítására alkalmas rövidített változatot – az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. Az iratkezelési szoftverben ki kell tölteni a vonatkozó tárgymutatókat is. (3) Az év végén az  iktatókönyveket és a  segédleteket le kell zárni. Biztosítani kell, hogy zárás után az  iratkezelési szoftverben az  adott évre az  adott iktatókönyvbe ne lehessen több ügyiratot iktatni. A  felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára hozzáférhetővé kell tenni. (4) Az iktatás módosításának tényét a  jogosultsággal rendelkező munkatárs azonosítójával és a  javítás idejének megjelölésével az iratkezelési szoftvernek naplóznia kell. A naplóban rögzítésre kerülnek az eredeti és a módosított adatok. (5) Az iktatásra kerülő papíralapú iraton az  iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a  rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az  iktatás adatait az  iktatóbélyegző használata nélkül kell az  iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap az iktatóbélyegző elhelyezésére, iktatási adatok rögzítésére nem használható. (6) Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza a „Nemzeti Választási Iroda” feliratot, valamint a) az érkeztető számnak, b) az iktatószámnak, c) az iktatás dátumának, d) a mellékletek számának, valamint e) az ügyintézőnek a feltüntetésére szolgáló rovatokat. (7) Ha az  iktatásra jogosult munkatársak nem rendelkeznek iktatóbélyegzővel, szükség esetén kézi feljegyzéssel is rávezethetik az iratra az iktatóbélyegző lenyomatának tartalmát. (8) Ügyviteli segédeszközként az  ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, az  ügyiratok összekapcsolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a  feljegyzésére, az  ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére, az  iratok fizikai egységének biztosítására előadói ívet kell használni. Az  előadói ívet a  hozzá tartozó iratokkal együtt kell kezelni. (9) A főszám iktatása során az  előadói ívet ki kell nyomtatni az  iratkezelési szoftverből. A  kinyomtatott előadói ív tartalmazza a) a beérkezés vagy iktatás dátumát, b) a beküldő vagy ügyfél nevét, c) az iktatószámot, d) az ügyirat tárgyát, e) az elő- és utóirat iktatószámát, f ) az ügyintéző nevét, g) a kezelési feljegyzéseket, h) az irattári tételszámot, i) az expediálás módját, j) az elintézési határidőt, k) az irattári jelet, l) az irattárba helyezés dátumát, valamint m) az irattárba helyezés engedélyezőjének nevét. (10) Az előadói ívet annak az ügyintézőnek, osztályadminisztrátornak vagy ügyviteli munkatársnak kell vezetnie, akinél az ügyirat található. (11) Az ügy zárásakor az ügyintéző ellenőrzi, hogy az előadói ív hiánytalanul kitöltésre került-e, és ha szükséges, pótolja a hiányosságokat. 16. Az iktatószám 21. § (1) Az irat iktatószáma tartalmazza az iktatókönyv jelét, a perjellel elválasztott főszámot, a kötőjellel elválasztott alszámot, valamint a  főszám perjellel elválasztott iktatási évét mint adategyüttest. A  főszám és alszám folyamatos sorszám, melyet az iratkezelési szoftver automatikusan képez, az évszám a tárgyév négy számjegye. (2) Az iktatókönyvi jeleket a  Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője határozza meg és tartatja nyilván. A  nyilvántartási jegyzéket a szervezeti változások függvényében felül kell vizsgálni. (3) Egy iktatókönyvön belül a  főszámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben adja ki az  iratkezelési szoftver. (4) Az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, a kezdőirat 1. alszámától folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben adja ki az iratkezelési szoftver. (5) Az iktatás minden év január 1-jén 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik. 17. Az iktatókönyv 22. § (1) Az egyes szervezeti egységekhez tartozó iktatókönyveket a 17. melléklet tartalmazza. Az iktatókönyvek listáját évente felül kell vizsgálni. (2) Az iktatókönyv lezárását követő év januárjában a Jogi és Ügyviteli Főosztály vezetője az  Irodával – az  iratkezelési feladatok informatikai végrehajtása érdekében – szerződéses jogviszonyban álló személlyel együttműködve gondoskodik a) az elektronikus érkeztetőkönyv adatállományának, b) az elektronikus iktatókönyvek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és c) az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló jogszabályban meghatározottak szerinti archiválásáról. 18. Az iratok továbbítása ügyintézésre 23. § (1) A szignált és nyilvántartásba vett iratokat – az átvétel igazolása mellett – a szignálással kijelölt szervezeti egységhez kell továbbítani. (2) Az átvétel igazolását papíralapú ügyirat esetében a) az irat iktatószámának vagy más nyilvántartás szerinti sorszámának, b) az átvétel időpontjának, valamint c) az átvevő olvasható nevének feltüntetésével; átadókönyvvel, az átvevő aláírásával kell biztosítani. (3) A címzett szervezeti egységnél az erre kijelölt munkatárs veszi át a küldeményt. (4) Az iratanyagért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős. (5) Szervezeti egységek közötti iratátadáskor az  iratátadás tényét az  átadókönyvben és az  iratkezelési szoftverben is rögzíteni kell. (6) A szervezeti egységen belüli irattovábbítás dokumentálásáról a szervezeti egység vezetője gondoskodik. 19. Hitelesítés 24. § (1) Az Irodában őrzött iratokról készített hiteles másolatot úgy kell elkészíteni, hogy a másolt irat valamennyi oldalán szerepeljen a) „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat.” záradék, b) az Iroda hivatalos bélyegzőjének lenyomata, c) az iratot őrző szervezeti egység vezetőjének vagy az általa kijelölt személynek az aláírása és d) a másolat készítésének dátuma. (2) Ha a  több oldalból álló hiteles másolat elkészítése megoldható az  iratok egybefűzésével, akkor az  irat mindegyik számozott oldalának tartalmaznia kell az iktatószámot is. Az összefűzött dokumentum első oldalán a fentieken kívül a másolatot készítőnek fel kell tüntetnie, hogy a dokumentum hány számozott oldalt tartalmaz. 20. Az iratok expediálása és kézbesítése 25. § (1) A kiadmányozott iratokat kézbesíttetni kell az érintett címzetthez. Expediálásra az 1–8. mellékletben meghatározott munkatárs jogosult. Az expediálásról az e célból történt átvétel napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell gondoskodni. (2) Az ügyintéző köteles a  kiadmányt az  esetleges mellékletekkel együtt az  iratok expediálására jogosult munkatárs részére előkészíteni. (3) Az expediálást végző munkatársnak az  expediálás tényét az  iratkezelési szoftverben rögzítenie kell. A  rögzítésnek tartalmaznia kell különösen a) a címzett nevét és címét, valamint b) a küldés módját és idejét. (4) Az expediáló köteles a) az iratot a címzettnek a kezelési utasításban meghatározottak szerint – az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül – kézbesíttetni, b) az irat irattárban maradó példányán az expediálás időpontját feljegyezni és aláírni, valamint c) ellenőrizni, hogy az iraton az expediálás megvalósításához szükséges adatok kitöltése megtörtént-e. (5) Ha az  expediáló megállapítja, hogy a  (4)  bekezdés c)  pontja szerinti adatok kitöltése nem történt meg, erről haladéktalanul tájékoztatja az  iratot készítő önálló szervezeti egység vezetőjét, aki gondoskodik a  mulasztásnak az osztályadminisztrátor vagy az ügyintéző útján történő pótlásáról. (6) Továbbítás előtt az osztályadminisztrátornak kell ellenőriznie, hogy az aláírt, illetve hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott leveleken végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. 26. § (1) Az iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell kézbesíteni. Az azonos címzettnek szóló iratokat egy borítékba kell helyezni. Tértivevényes feladás esetén a  borítékhoz kell tűzni a  kitöltött tértivevényt, amelyen rögzíteni kell az iktatószámot is. (2) A boríték címoldalán fel kell tüntetni a) az Iroda megnevezését és címét, b) valamennyi irat iktatószámát, több példány esetén a példányok darabszámát, szükség szerint sorszámukat, c) a címzett megnevezését és címét, valamint d) a kézbesítésre vonatkozó egyéb jelzéseket, különösen az „s. k. felbontásra”, „sürgős”, „ajánlva” jelzéseket.