20/2010. (V. 7.) NFGM utasítása a protokoll, reprezentáció, fordítás, tolmácsolás tárgyú kötelezettségvállalások rendjéről

20/2010. (V. 7.) NFGM utasítása a protokoll, reprezentáció, fordítás, tolmácsolás tárgyú kötelezettségvállalások rendjéről.

Amennyiben személygépkocsi ilyen módon nem biztosítható és a Nemzetközi Kapcsolatok Szervezési Osztály (a továbbiakban: NKSZO) vezetője egyéb technikai szempontokat figyelembe véve javasolja gépkocsi bérlését, úgy az NKSZO felett álló szakállamtitkár engedélyével lehetőség van ennek megvalósítására.

2.2. Az NKSZO csak a delegáció külföldi tagjainak gépkocsi igényeit intézi. A programokon részt vevő magyar delegációs tagok gépkocsi igényeit a főosztályok közvetlenül rendezik a KSzF Gépjármű Csoportjával.

2.3. Minisztériumi vendég részére szállásköltség csak előzetes miniszteri engedély birtokában és kizárólag külföldi fél esetében számolható el. A szállásköltségen kívül az elszámolás nem terjedhet ki a telefon, fax használatával, alkoholtartalmú italok fogyasztásával és más egyéb külön szolgáltatások igénybevételével kapcsolatos költségekre.

2.4. A kormányvárót a miniszter, az államtitkárok, a szakállamtitkárok, valamint a kíséretükben utazó delegáció tagjai vehetik igénybe. A kormányváróban kávé, alkoholmentes üdítőital, tea fogyasztható. Alkoholtartalmú ital és dohányáru fogyasztásának költségei az igénybevevőt terhelik, amelyet a helyszínen, a fogyasztást követően kell rendezni. Amennyiben ez nem történik meg, az NKSZO-hoz beküldött számla alapján a tiltott fogyasztás továbbszámlázásra kerül a fogyasztó részére. 2.5. A minisztérium meghívására érkező külföldi vendégek (küldöttségek) fogadásakor a kormányváró akkor vehető igénybe, ha az érkező küldöttséget miniszteri, államtitkári, szakállamtitkári rangú személy vezeti. Alacsonyabb rangú külföldi vendég akkor veheti igénybe a kormányvárót, ha minisztériumi fogadó partnere legalább szakállamtitkár, vagy ha a külföldi vendég delegációvezetői rangban érkezik Magyarországra. Külföldi vendégekre nem vonatkozik a kormányváróban történő szeszes ital fogyasztásának korlátozása. 2.6. A kormányváró használatánál magyar részről törekedni kell a kísérők létszámának minimálizálására, a minisztérium részéről maximum két fő, a protokoll és a fogadó egység képviselője tartózkodhat a helyiségben.

2.7. A kormányváró igénybevételének szándékát az NKSZO felé az igénybevétel napját legalább öt munkanappal megelőzően kell bejelenteni. Az igények kielégítése ellenkező esetben nem garantálható, utazás előtt 48 órával 25%, 24 órával 50% felárat kell fizetnie a minisztériumnak.

2.8. Az utasításban nem rögzített kérdésekben a szakmai feltételek biztosítása, a protokolláris szokások maradéktalan betartása céljából az NKSZO ajánlásai alapján javasolt eljárni.

2.9. A protokoll és kapcsolódó egyéb szolgáltatások finanszírozása költségfelelősségi rendszerben, keretgazdálkodás kialakításával történik. A keretgazdálkodás felépítése, felelősségrendszere a protokoll keretgazdálkodási nyomtatványban kerül bemutatásra. 2.10. Az NKSZO munkatársainak személyes közreműködését állami vezetőnek minősülő külföldi vendég (repülőtéri, vasútállomási, stb.) fogadásánál, illetve búcsúztatásánál a minisztérium államtitkári, szakállamtitkári besorolású tisztségviselője igényelheti. E protokollszolgáltatást kizárólag a fogadó (búcsúztató) állami vezető aláírásával lehet az NKSZO–nál igényelni, legalább 2 munkanappal az igénybevétel tervezett napját megelőzően. E rendelkezéstől való eltérésre megfelelően indokolt esetben a miniszter adhat engedélyt.

3.3. Az NKSZO a feladatok eredményes teljesítéséért csak az időben jelzett igénylések esetében tud felelősséget vállalni.

3.4. Az igénylőlapon – amennyiben a rendezvényhez kapcsolódik protokollszolgáltatás és tolmács igénybevételére kerül sor – fel kell tüntetni, hogy a tolmács résztvevője-e a rendezvénynek vagy sem.

3.5. A protokollkonyhai szolgáltatásra vonatkozó igényt (kávé, ásványvíz igénylése) közvetlenül a protokollkonyhán kell bejelenteni. 4. Protokoll konyha (minisztériumon belüli) működése 4.1. Protokoll konyha csak a minisztérium Honvéd utcai épületében működik, a minisztériumhoz tartozó egyéb épületekben (Margit körút, Kéthly Anna tér) a protokoll ellátás biztosítása a helyi viszonyokhoz mérten – az NKSZO irányítása alatt – egyéni rend és eljárás szerint kerül megvalósításra.

4.2. A Protokoll konyha irányítási felügyeletét a KSzF, szakmai felügyeletét az NKSZO vezetője látja el. A készletek feltöltését az NKSZO vezetője írásban igényli a KSzF-nél.

4.3. A Protokoll konyha szolgáltatásai: a) ásványvíz, kávé, tea,

4.4. A Protokoll konyha szolgáltatásait igénybevevők köre: a) miniszter,

4.5. Főosztályvezetők legalább 10 fő (amelyből 5 fő külsős) részvétele esetén, az NKSZO kezelésében levő tárgyalókban tartott hivatalos tárgyalásokon vehetik igénybe a konyha szolgáltatásait. A résztvevőkről név– és beosztás szerinti kimutatást kell csatolni az igénylőlap mellé. 10 fő (amelyből 5 fő külsős) alatti létszám esetén a személyi reprezentációs keret terhére történik a vendéglátás. 4.6. Az NKSZO kezelésben lévő tárgyalók:

4.8. A protokoll igénylőlapon elküldött igénylések a következő feltételekkel teljesíthetők:

4.8.1. Pogácsa vagy bármilyen aprósütemény biztosítása csak minimum 3 órát igénybevevő esemény esetén és csak az NKSZO kezelésében levő termekben lehetséges. Időtartam szempontjából ettől csak miniszteri, államtitkári és szakállamtitkári események esetén lehet eltérni, de a helyszínnek változatlanul az NKSZO által kezelt termek lehetnek.

4.8.2. Szendvicsek felszolgálása kizárólag étkezési időben, délben: 11.30–13.30 között, este 18.30–20.30 között igényelhető, ettől eltérni csak az NKSZO felett közvetlenül álló szakállamtitkár jóváhagyásával lehet.

4.8.3. A minisztérium épületében az NKSZO által finanszírozott ültetett, tehát nem állófogadásos étkezést csak a miniszter részvételével maximum 8 fő létszámig engedélyezett, ennél nagyobb létszámú hasonló jellegű rendezvényt csak miniszteri engedéllyel lehet az épületben – saját cateringeszközök hiányában, külső catering igénybevételével – megvalósítani. 5. A reprezentáció fogalma 5.1. Reprezentáció alatt a minisztérium tevékenységével összefüggő hivatali, szakmai, diplomáciai rendezvény, esemény keretében, továbbá az állami ünnepek alkalmával ellenérték nélkül nyújtott vendéglátást (étel, ital) és a reprezentáció jogcímein belül szereplő szolgáltatásokat értjük. 5.2. Nem minősülnek reprezentációs kiadásoknak azon juttatások (ellátásoknak, szolgáltatásnak) költségei, amelyek a rendezvény lebonyolításának feltételeit képezik (pl. terembérleti díj, gépkocsi bérlés, a bemutatóeszközök használati díja, a közreműködő hivatalból résztvevők, kiküldetésben lévők utazási és szállásköltségei, hangosítás, tolmácsfülke, mikrofonszolgáltatás költségei). E kiadások nem a vendéglátással, hanem a minisztérium tevékenységével összefüggő költségek, melyek elszámolása az általános szabályok szerint történik.

6.4. Személyi reprezentációnak minősül a vezetői beosztással kapcsolatos vendéglátás a 7.1. alpont figyelembevételével.

Amennyiben a főosztályt főosztályvezető helyett főosztályvezetői besorolásnál alacsonyabb besorolásban lévő vezető vezeti, abban az esetben őt illeti meg a reprezentációs keret.

7.3. Ha a kinevezés hó közben történik, úgy a személyi reprezentációs keret a következő teljes hónaptól igényelhető a leadott kinevezési okirat és az NKSZO vezetőjének ellenjegyzése alapján. Visszamenőlegesen reprezentációs keret nem igényelhető. 7.4. A személyi reprezentációs keret igénylésének módja:

7.5. A személyi reprezentációs keret összege 10 000 Ft/jogosult/hó. A KSzF a személyi reprezentáció céljára meghatározott keret összegét előlegként havonta, a házipénztáron keresztül bocsátja a jogosultak rendelkezésére.

7.6. A jogosultak kötelesek a keret felhasználásáról havonta, a KSzF (1055. Budapest, Kossuth tér 2–4.) nevére szóló számlák benyújtásával és a személyi reprezentációra felvett előlegről szóló elszámolással (nyomtatvány) a KSzF házipénztárában elszámolni. Indokolt esetben lehetőség van a személyi reprezentációs keret módosítására, a keretkezelő az NKSZO felett közvetlenül álló szakállamtitkár távolléte esetén az SZMSZ-ben kijelölt gazdasági vezető jóváhagyásával. 7.7. Megbízott főosztályvezető esetén személyi reprezentációs keretet az NKSZO vezetője engedélyezhet, amennyiben a megbízás meghaladja a 3 hónapos időtartamot. 7.8. A miniszternek, államtitkárnak, szakállamtitkárnak és kabinetfőnöknek (a továbbiakban: felsővezetők) indokolt esetben lehetőségük van kizárólag belföldi tárgyalópartner vendégül látására étteremben, vendéglátóhelyen évi összesen 50 000 Ft/vezető értékben (személyi protokoll keret).

7.9. A felsővezetők esetében a keret teljes felügyelete az NKSZO vezetőjének jogosultsága. A keretet kizárólag belföldi partnerek vendégül látására étteremben, kávézóban, szállodában lehet felhasználni, legalább három nappal az NKSZO-ra megérkezett protokoll igénylőlap megküldését követően. 7.10. Vendéglátás utólagos elszámolására nincsen lehetőség. Számlát kizárólag az NKSZO által a vendéglátóhelyre megküldött hivatalos megrendelővel együtt fogadunk el. A keret túllépésére indokolt esetben csak miniszteri engedéllyel van lehetőség. 7.11. A felsővezetők számára biztosított VIP-kártya felhasználása protokoll események finanszírozására nem megengedett.

7.12. A külföldi és belföldi vendégek hivatalos célú vendéglátására (6.1. és 6.2. alpont) feljogosítottak körét és értékhatárait az üzleti vendéglátásra jogosultak köre és a vendéglátásra fordítható keretösszegek felső határai (nyomtatvány) tartalmazza. Az ettől esetlegesen eltérő tényleges felhasználást – az eltérés indoklásával – az igénylőnek utólagosan is engedélyeztetni szükséges, jelen utasítás szerinti engedélyezési jogkörben. Főosztályvezető külföldi delegációt étteremben, vendéglátóhelyen a nemzetközi gazdasági kapcsolatokért felelős szakállamtitkár előzetes engedélyével láthat vendégül. 7.13. A reprezentációs szolgáltatások igénybevételénél a költségtakarékos megoldások alkalmazására kell törekedni.

A hivatalos vendéglátás keretében bonyolított rendezvényeken, fogadáson, kulturális és egyéb programokon a minisztériumi résztvevők, a kísérők létszáma nem haladhatja meg a vendégek létszámát (a tolmács a vendégek közé sorolandó), kivéve a miniszter programjait. Ez a megkötés nem vonatkozik az 1–2 fő vendégből álló küldöttségekre, de a maximális létszám itt sem haladhatja meg a külföldi vendégek 2–3 főből álló létszámát.

7.14. Ebédeken, vacsorákon, díszétkezéseken a jelenlévők létszáma sem államtitkár, sem szakállamtitkár, sem kabinetfőnök esetében nem haladhatja meg a 14 főt. Főosztályvezető által adott étkezéseken a létszám nem lehet több 10 főnél.

Fentiektől eltérni kizárólag az NKSZO felett közvetlenül álló gazdasági ügyekért felelős államtitkár előzetes jóváhagyásával lehetséges. A létszámkorlátozások esetében kivételt képeznek a miniszter rendezvényei.

7.15. A tolmács(ok)ról igény esetén a rendezvényt szervező szervezeti egységnek kell gondoskodnia, a felsővezetők esetében ezt a feladatot a NKSZO látja el.

7.16. Főosztályvezetői, vagy magasabb beosztású külföldi vendégek (delegációk, küldöttségvezetők és szűk körben közvetlen munkatársaik) részére magyarországi tartózkodásuk időtartama alatt – a hivatalos vendéglátás keretébe tartozó – egy díszebéd, vagy egy vacsora, vagy egy állófogadás és egy kulturális program szervezhető az üzleti vendéglátásra jogosultak köre és a vendéglátásra fordítható keretösszegek felső határaiban (nyomtatvány) feltüntetett keretösszegig. A kulturális programot kiválthatja egy étkezés. Miniszteri rendezvények esetén kivételes esetekben, miniszteri szintű delegációnál el lehet térni jelen utasítás rendelkezéseitől.

7.17. Külföldi állami vezető részére ajándék a nemzetközi szokásoknak megfelelően, a viszonosság figyelembevételével adható. Vállalatvezető esetében az ajándékozás magyar részről az utasítás alapján nem megengedett.

7.18. Belföldi vendég, vagy személy részére ajándékozást az NKSZO felett közvetlenül álló szakállamtitkár csak az eseményt megelőzően engedélyezhet. Az ajándékozás keretösszegét és a jogosultak körét az ajándékvásárlásra jogosultak köre (nyomtatvány) tartalmazza. Főosztályvezető kizárólag államtitkár/szakállamtitkár/kabinetfőnök előzetes jóváhagyásával ajándékozhat meghatározott keretösszegig.

7.19. Ajándék beszerzésére, valamint annak kiadására kizárólag az NKSZO kezdeményezésével kerülhet sor, ezért az igények benyújtása is részükre történik. Az igények benyújtásánál a protokoll igénylőlapon pontosan fel kell tüntetni az ajándékozott nevét és beosztását. Az ajándékozott tárgyakra az NKSZO javaslatot tehet.

7.20. Amennyiben ajándék vásárlására van szükség, az NKSZO vezetője írásban megrendeli az ajándéktárgy beszerzését a KSzF-től, feltüntetve a várható költséget. Az ajándék beszerzésének költségeit és közterheit a KSzF számolja el a benyújtott számlák alapján. Az ajándék beszerzésének kötelezettségvállalója az NKSZO vezetője, ellenjegyzője a KSzF gazdasági igazgatója. 7.21. Külföldi utazás esetén lehetőség van tartalékajándék igénylésére, melyekről az utazás után az igénylő köteles elszámolni. 8. A reprezentációs kiadások pénzgazdálkodási előírásai 8.1. A minisztérium rendezvényeinek és a felsővezetők 50 E Ft/év/vezető vendéglátási keretének fedezetét, valamint az ezekhez kapcsolódó adó és járulék fizetési kötelezettségeket a minisztérium igazgatása költségvetése tartalmazza.

A személyi reprezentáció – ide nem értve a felsővezetők 50 E Ft/év/vezető vendéglátási keretét – Protokoll Konyha, Ajándékraktár feltöltésének költségeit a KSzF éves költségvetése tartalmazza.

8.2. A megállapított előirányzatok összegéig kötelezettségvállaló – a 4. pontban (Protokoll konyhai szolgáltatások) foglaltak kivételével – az NKSZO vezetője. A 4. pontban foglaltak esetében kötelezettségvállaló a KSzF gazdasági igazgatója. 8.3. A gazdasági eseményenként 100 000 Ft–ot meghaladó kötelezettségvállalás ellenjegyzője a Költségvetési és Kontrolling Főosztály (a továbbiakban: KKF) Pénzügyi és Gazdálkodási Osztályát vezető főosztályvezető–helyettes vagy az általa írásban kijelölt személy. A 200 000 Ft-ot meghaladó együttes kiadás esetén – a pénzügyi ellenjegyzést megelőzően – az SZMSZ-ben kijelölt gazdasági vezető jóváhagyása is szükséges.

8.4. A minisztérium rendezvényeivel kapcsolatos kötelezettségek analitikus nyilvántartását a KKF vezeti. Ennek biztosítására az NKSZO köteles valamennyi befogadott igénylőlap egy példányát a KKF részére rendelkezésére bocsátani. 8.5. A protokollszolgáltatások számláinak szakmai igazolása az NKSZO feladat- és hatáskörébe tartozik.

8.6. A KKF a protokollkeret lekötéséről – a beérkezett kötelezettségvállalások, illetve igénylőlapok alapján – az NKSZO megkeresése alapján az NKSZO vezetője részére kimutatást küld.

Ámr.) rendelkezéseinek betartásával. 9.3. Az Ámr. 72. § (3) bekezdése értelmében a kötelezettségvállalás írásban történhet az NKSZO vezetőjének ellenjegyzése

9.6. A fordítási feladatok ellátásával az erre a célra szerződéssel rendelkező fordítóiroda bízható meg. Különösen speciális szakanyag fordításakor a megrendelést indító szervezeti egység eseti jelleggel javaslatot tehet az adott témakörben jártas minősített fordító és lektor szakember személyére. 9.7. Az NKSZO feladatkörébe tartozik továbbá:

A fordításra vonatkozó mindenkori Ft/karakter árat a fordítás összegéről és teljesítéséről (nyomtatvány) tartalmazza.

10.2. A megrendelő szervezeti egység vezetőjének az eredeti aláírásával ellátott fordítási igénylőlapot, valamint a fordítandó anyagot az NKSZO-ra kell eljuttatnia. A fordítandó anyagot, egyidejűleg – amennyiben rendelkezésre áll – elektronikus úton is meg kell küldeni a forditas@nfgm.gov.hu e-mail címre vagy az ügyintéző közvetlen címére.

A 25 oldal feletti anyag fordítása esetén – a költséghatékonyság elvét követve – elegendő az anyagot csak elektronikus úton eljuttatni az ügyintéző és a forditas@nfgm.gov.hu e–mail címre.

10.3. Nagyobb terjedelmű anyag – a 15 oldalt, vagy 22 500 karaktert (1 oldal = kb. 1500 karakter) meghaladó – fordítása esetén előzetes egyeztetés szükséges a fordítási határidő megállapítása kapcsán. A fordítások esetében a határidő jelentős költségtényező, ezért azok csak indokolt esetben rendelhetők meg sürgősséggel. A sürgősség kérdésében ugyancsak előzetes egyeztetés szükséges az NKSZO-val. A fordítások esetében felmerülő teljesítési minimum mennyiségeket, valamint határidőket a fordítás összegéről és teljesítéséről (nyomtatvány) tartalmazza.

10.4. A fordítási igénylőlapot az NKSZO vezetője – vagy az általa írásban meghatalmazott személy – aláírásával engedélyezi (ellenjegyzi), illetve annak megtagadásáról a megrendelő szervezeti egységet értesíti. A fordítás elkészítésének megtagadása abban az esetben történhet meg, ha az igényelt fordítás előzetes tervezésében a tétel nem szerepelt vagy annak mértéke indokolatlanul nagy, és amennyiben a keret nem elegendő annak biztosítására, illetve az igénylő szakosztály sem tud saját forrásból a feladat elvégzéséhez szükséges finanszírozást biztosítani.

10.5. Amennyiben a minisztérium nem kötött fordítóirodával szerződést, úgy a fordítási igénylőlapot az NKSZO vezetője pénzügyi ellenjegyzés céljából megküldi a KKF részére. Amennyiben a fordítás megrendeléséhez a jelen utasításba foglalt további engedély szükséges, úgy azt be kell szerezni a pénzügyi ellenjegyzést megelőzően.

10.6. Az előzetes kalkulációk alapján a 100 000 Ft-ot meg nem haladó fordítások esetén az NKSZO vezetője, illetve helyettese, a 100 000 Ft feletti fordítási igényeket pedig az SZMSZ-ben kijelölt gazdasági vezető hagyja jóvá.

10.7. Az NKSZO a beérkezett kész fordítást, valamint az engedélyezett fordítási igénylőlapot a megrendelést indító szervezeti egység vezetője részére átadja, aki az engedélyezett ügyiraton az átvételt és a szakmai teljesítést igazolja, majd azt az NKSZO-hoz 5 munkanapon belül visszajuttatja. A fordítás minőségével kapcsolatosan ezen határidőn belül, a fordítás minőségével kapcsolatos jegyzőkönyv (nyomtatvány) kitöltésével kell az esetleges észrevételeket megtenni. 10.8. Az igazolt fordítások számláit, a teljesítésigazolást, valamint a fordítási igénylőlap másolatát az NKSZO vezetője kifizetésre továbbítja a KKF részére. 10.9. A pénzügyi teljesítésekről a KKF negyedévente írásos tájékoztatást ad az NKSZO vezetője részére.

11.2. Külső szervezetet, személyt, irodát tolmácsolási feladatok ellátásával kizárólag az NKSZO vezetője, vagy az általa kijelölt személy bízhat meg. 11.3. Az Ámr. 72. § (3) bekezdése értelmében a kötelezettségvállalás írásban történhet az NKSZO vezetőjének ellenjegyzése

12.2. A megrendelő szervezeti egység vezetője az eredeti, aláírásával ellátott tolmácsolási igénylőlapot, benne a szükséges adatok megjelölésével (nyelv, pontos időpont, helyszín stb.) az NKSZO részére papír alapon juttatja el.

12.3. Angol, német, francia nyelvek esetén a tolmácsolási igénylőlapot legkésőbb a szolgáltatás napját megelőző 5 munkanappal, felsővezetői tolmácsolási igények esetén a szolgáltatás megkezdése előtt legkésőbb 48 órával kell megküldeni az NKSZO–hoz. Egyéb nyelvek vonatkozásában a tolmácsolási igénylőlap leadásának határideje a szolgáltatást megelőző legalább 8 munkanap, felsővezetők esetében legalább 72 óra.

12.4. A tolmácsolási igénylést az NKSZO vezetője – vagy az általa írásban meghatalmazott személy – aláírásával engedélyezi (ellenjegyzi), illetve annak megtagadásáról a megrendelő szervezeti egységet értesíti.

12.5. Amennyiben a minisztérium nem kötött tolmácsirodával szerződést, úgy a tolmácsolási igénylőlapot az NKSZO vezetője pénzügyi ellenjegyzés céljából megküldi a KKF részére. Amennyiben szükséges az engedélyeztetés, úgy a pénzügyi ellenjegyzést megelőzően be kell szerezni az SZMSZ-ben kijelölt gazdasági vezető engedélyét.

12.6. Az elvégzett tolmácsolás minőségével kapcsolatos esetleges észrevételek a szolgáltatást követő 1 munkanapon belül a tolmácsolás minősége (nyomtatvány) kitöltésével tehetők meg. Az elvégzett tolmácsolást követően annak megtörténtéről/esetleges elmaradásáról a szolgáltatást igénybe vevő szervezeti egység tájékoztatja az NKSZO-t.

12.7. A megrendelő által igazolt (kifizethető) tolmácsolások számláit, a teljesítésigazolást, valamint a tolmácsolási igénylőlap másolatát az NKSZO vezetője kifizetésre továbbítja a KKF részére.

12.8. A pénzügyi teljesítésekről a KKF negyedévente írásos tájékoztatást ad az NKSZO vezetője részére.

13.2. Az ezen utasításban meghatározott szolgáltatások igénylése nyomtatványokon történik.

13.3. Felhívom az NKSZO vezetőjét, hogy – a KKF vezetőjének egyetértésében –

13.4. A jogszabály-előkészítés, a más tárcák hatáskörébe tartozó előterjesztések véleményezésének koordinációjáról és a felkészítés rendjéről szóló 16/2008. (IX. 25.) NFGM utasítás 8.6. pontja, valamint 8.7. pontjában a „ – a felelős vezető által előkészített – egységes szerkezetben” szövegrész hatályát veszti. Varga István s. k., nemzeti fejlesztési és gazdasági miniszter