6/2019. (V. 16.) MvM utasítása a Miniszterelnökség Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról.

6/2019. (V. 16.) MvM utasítása a Miniszterelnökség Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról. A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23.  § (4)  bekezdés c)  pontjában, valamint a  köziratokról, a  közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontjában foglaltaknak megfelelően, valamint a  közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet előírásainak figyelembevételével, a Miniszterelnökség Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 14/2018. (VII. 3.) MvM utasítás 6. § (1) bekezdés a) pontjában meghatározott feladatkörömben eljárva – a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével – a következő utasítást adom ki: I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK A Szabályzat hatálya 1. § (1) A Miniszterelnökség Egyedi Iratkezelési Szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) hatálya kiterjed a  Miniszterelnökségnél keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra és a Miniszterelnökséggel jogviszonyban álló valamennyi munkatársra. (2) A Szabályzattal nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni. (3) A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és az annak végrehajtására kiadott jogszabályok alapján készített Biztonsági Szabályzat vonatkozik. Értelmező rendelkezések 2. § A Szabályzat alkalmazása során 1. alszámos iktatás: az  ügyirathoz tartozó iratoknak a  főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása; 2. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az  irat és az  iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum; 3. átadás-átvételi jegyzék: az  iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum az  átadás-átvételi jegyzőkönyv melléklete; 4. átmeneti irattár: az  iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az  irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik; 5. egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer központi érkeztető rendszere: az  iratkezelés a  közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben meghatározott egyes fázisainak elvégzésére irányuló szolgáltatások, informatikai, technológiai és személyi feltételek összessége, amelyben a Kormány által arra kijelölt működtető szervezet és szolgáltató biztosítja: a) postai úton érkező, papíralapú küldemények átvételét, felbontását, érkeztető azonosítóval történő ellátását, a  küldemények hiteles elektronikus irattá történő átalakítását, érkeztető nyilvántartásba való bevezetését, a címzett részére elektronikus úton történő megküldését, b) elektronikus irat hiteles papíralapú irattá történő alakítására irányuló szolgáltatást; 6. elektronikus irat: elektronikus eszköz útján értelmezhető adat vagy adategyüttes, ideértve az  elektronikus küldeményt és az  elektronikus levelet is, mely tartalma szerint lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép és mozgókép vagy bármely más formában megjelenő információ vagy ezek kombinációja; 7. elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt, elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat; 8. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy kezdőiratként új főszámra kell iktatni; 9. feladatkezelő: az  érdemi ügyintézési tevékenység lépéseihez kapcsolódó – az  elektronikus iratkezelési rendszeren belül kialakított – modul; 10. feladatkör: azoknak a  feladatoknak az  összessége, amelyet a  szervezet vagy személy végez az  ügyintézési munkafolyamat során; 11. felelős: az  a  személy (vagy nevében az  erre felhatalmazott), akinek joga és egyben feladata az  ügyirat, irat, vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani; 12. hivatali kapu: a  hatóságok számára a  benyújtott elektronikus űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőségellenőrzéssel, amelyen keresztül a Miniszterelnökség hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz; 13. HKP jelű érkeztető könyv: hivatali kapu megjelölése az  iktatórendszerben, melyen keresztül a Miniszterelnökség hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által érkezett küldeményeihez; 14. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak azon azonosítója, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja; 15. hozzáférési jogosultság: az  a  jogosultság, ami meghatározza, hogy egy felhasználó a  hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel; 16. időbélyeg: annak igazolása, hogy adott elektronikus dokumentum adott időpontban már létezett; 17. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az  iratok iktatása történik; 18. iratkezelési szabályzat: az iratok, a bármely technikai eljárással készült kép- és hangfelvételek, valamint a gépi adatfeldolgozás során keletkezett adathordozók biztonságos őrzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel való ellátását, irattárazásának, selejtezésének és levéltárba adásának módját szabályozza; 19. irattári tételszámmal való ellátás: az  ügyiratnak az  irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása; 20. irattározás: az  iratkezelés része, az  a  tevékenység, amelynek során a  szervezet a  működése során keletkező és  hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi; 21. irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az  irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a  közfeladatot ellátó szervezet feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a  kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét; 22. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a külső címzetthez; 23. kiadmány: a  kiadmányozásra jogosult részéről saját kezű aláírással és a  szervezet hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott irat; 24. kiadmányozás: a már felülvizsgált kiadmánytervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről; 25. megőrzési határidő: az irattári tervben meghatározott, az adott ügyiraton elrendelt őrzési idő; 26. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége; 27. rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis; 28. ügyintézés: valamely szervezet vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az  eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége; 29. ügyvitel: a  szervezet folyamatos működésének alapja, az  ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek sorozata, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában; 30. vegyes ügyirat: a papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat; 31. e-papír szolgáltatás: az  elektronikus ügyintézés és a  bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015.  évi CCXXII. törvény 38.  § (1)  bekezdés n)  pontja szerinti általános célú elektronikus kéreleműrlap szolgáltatás; 32. ügyintéző: érdemi ügyintézés elvégzésére kijelölt személy, aki az üggyel kapcsolatban keletkező feladatokat végrehajtja; 33. szervezeti egység: A Miniszterelnökség önálló szervezeti egységei: a) a főosztály és b) a főosztályként működő kabinet, titkárság; 34. tárgyszó: a dokumentum tárgyát röviden kifejező szó vagy szókapcsolat; egy dokumentumhoz több tárgyszó is hozzárendelhető. 3. § A 2. §-ban nem szereplő fogalmak értelmezése során a) a köziratokról, a  közlevéltárakról és a  magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.), b) az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény, c) az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény, d) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény, e) az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet, f ) egyes, az  elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet, g) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 335/2015. (XII. 29.) Korm. rendelet], valamint h) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet, valamint i) az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjét és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet rendelkezései az irányadóak. Az iratkezelés szervezete, felügyelete 4. § (1) A Miniszterelnökség Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 14/2018. (VII. 3.) MvM utasításban (a továbbiakban: SZMSZ) foglaltak a szervezeti sajátosságok figyelembevételével meghatározzák a Miniszterelnökség iratkezelésének szervezetét, az  iratkezelésre, valamint az  azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelölik az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt. (2) A szervezeti tagozódásnak, valamint az  iratforgalomnak megfelelően a  Miniszterelnökség az  iratkezelést vegyes iratkezelési rendszerben látja el. A  bejövő és kimenő küldemények kezelése központosítottan történik, az  iratok iktatása a szervezeti egységek feladata. (3) Az iratkezelés felügyeletét a közigazgatási államtitkár az Iratkezelési Főosztály útján látja el. 5. § Az Iratkezelési Főosztály funkcionális feladatkörében felelős a) a Szabályzat elkészítéséért, szükség szerinti módosításáért, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, évente történő felülvizsgálatáért, b) a szabálytalanságok megszüntetéséért, c) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséért, továbbképzéséért, d) az iratkezelési segédeszközök biztosításáért, e) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért, a nyílt iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáért, felügyeletéért, f ) az iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az  egyedi azonosítók, a  helyettesítési jogok, a  külső és a belső név- és címtárak karbantartásáért, g) az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért, h) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért, i) az irattári tervben meghatározott idő után a maradandó értékű iratanyagok levéltárba adásáért, j) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok ellátásáért. 6. § (1) Az iratkezelési szoftver használatához az  Iratkezelési Főosztály oktatást és vizsgát biztosít. Az  iratkezelési szoftver használatának feltétele az oktatáson történő részvétel és a szoftver használatának elsajátítását igazoló sikeres vizsga elvégzése, valamint a  jogosultságok beállításának a  Szabályzatban foglalt előírásai maradéktalan betartása az igénylés során. (2) Az ügyintéző, valamint az  ügykezelésért felelős foglalkoztatott a  kinevezést követő 3 hónapon belül köteles részt venni az  Iratkezelési Főosztály által szervezett iratkezelési oktatáson, valamint köteles a  Miniszterelnökség Egyedi Iratkezelési Szabályzatát megismerni. (3) A szervezeti egységek vezetői biztosítják az érintett ügyintézők részvételét az oktatáson és a vizsgán. 7. § Az iratkezelési szoftver üzemeltetését és a  rendszergazdai tevékenységet, valamint hivatalos és személyes elektronikus postafiók szabályozott működtetését a  NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. (a továbbiakban: NISZ) látja el jogszabály alapján. 8. § Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak: a) döntés az előzményiratok végleges szereléséről, b) a Miniszterelnökség feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi intézése, c) az érdemi ügyintézést követően az átmeneti irattárba helyezéshez az ügyiratok összekészítése az 54. §-ban foglaltak szerint, d) az ügyirat megfelelő irattári tételszámmal való ellátása, e) iratkezelési utasítások megadása, f ) a rábízott iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása, g) az iratokkal való elszámolás. 9. § Az iratkezelési feladatokat ellátó munkatárs iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak: a) a küldemények papíralapú vagy elektronikus átvétele, b) szükség esetén bontása, érkeztetése, szkennelése, csatolása, c) az iratok nyilvántartásba vétele (előzményezés, iktatás), továbbítása, kézbesítése, postázása, d) az ügyiratok átmeneti irattárba helyezése, központi irattárba történő átadása. Az irattári terv szerkezete és rendszere 10. § (1) Az 1. mellékletben foglalt irattári terv általános és különös részből áll. (2) Az általános rész a Miniszterelnökség működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet érintő irattári tételeket, a különös rész pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételszámokat tartalmazza. II. FEJEZET AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI Az iratok rendszerezése és nyilvántartása 11. § (1) A Miniszterelnökséghez érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – ha jogszabály másként nem rendelkezik – az  irat azonosításához szükséges, és az  ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatokkal az iratkezelési szoftver adatbázisában kell nyilvántartani. (2) Az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. (3) Az ügyintézéshez már nem szükséges – irattározási utasítással (irattári tételszám) ellátott – ügyiratokat az  ügyirat kezelési helye szerinti szervezeti egységnél kijelölt átmeneti irattárban kell elhelyezni az  V. fejezetben foglaltak szerint. (4) Az irategység elvének érvényesülése érdekében az  egy ügyben keletkezett iratokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen irattári tételszáma lehet. Amennyiben az  ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben 12. § (1) Az iratkezelési szoftver telepítésének igénylése a  NISZ által az  Ellátási Portál felületén rendszeresített űrlapon történik. Az igénylés engedélyezése a szervezeti egység vezetőjének hatásköre. (2) A jogosultságok beállítása az Iratkezelési Főosztály feladata. (3) Jogosultság igénylésének módja a  kir 3 @ me . gov . hu elektronikus postafiókra a  szervezeti egység vezetőjének e-mail-címéről küldött igénylés, mely tartalmazza: a) a jogosult nevét, b) szervezeti egységének megnevezését, c) az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés szükséges jogosultsági szintjét (érkeztető, iktató/iratkezelő, irattáros, szignáló, ügyintéző, lekérdező) a jogosult által ellátott feladatkör alapján, d) annak a szervezeti egységnek a megnevezését, amelynek az iktatókönyvéhez a hozzáférést kéri. 13. § (1) Az iratkezelési szoftverben megnyitott iktatókönyvek általában nyilvánosak, kivételes esetben lehetnek rejtett iktatókönyvek. (2) A nyilvános iktatókönyvek adatai minden felhasználó számára láthatóak. Az  iktatókönyvek megnyitását az  iktatóhelyek vezetői kezdeményezik az  Iratkezelési Főosztály vezetőjénél a  kir 3 @ me . gov . hu e-mail-címre megküldött elektronikus levélben. (3) A rejtett iktatókönyv adatai a tulajdonos szervezeti egység, illetve az általuk példánnyal megszólítottak kivételével más számára nem elérhetők. A  szervezeti egység vezetője akkor kérheti egy iktatókönyv rejtett módon történő nyitását, ha személyiségi jogi vagy egyéb indokok szükségessé teszik a  hozzáférés korlátozását, és azt a Miniszterelnökség közigazgatási államtitkára engedélyezi. A közigazgatási államtitkár engedélyét az  iktatókönyv nyitásához minden esetben mellékelni kell az  Iratkezelési Főosztály vezetőjének címzett, a  ki r3 @ me . gov . hu elektronikus postafiókcímre küldött igényléshez. 14. § A feladatkezelő modulban az  elsődleges hozzáférési csoportnak (kiemelt csoport) a  szervezeti egységhez érkező minden egyes feladatra teljes körű jogosultsága van. 15. § (1) Az iratkezelési szoftverhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni, mely jogosultságot az  Iratkezelési Főosztály kijelölt munkatársa állít be a  KIR3 iratkezelési szoftverben az  iktatóhely szerinti vezető döntéséről szóló e-mail alapján. (2) Az Iratkezelési Főosztály kijelölt munkatársa az  iktatóhely szerinti vezetője kérésére kimutatást készít az  általa irányított szervezeti egység által használt iktatókönyv hozzáférési jogosultságairól. (3) Az iratkezelési szoftver működéséhez kapcsolódó rendszeradminisztrációs feladatokat az Iratkezelési Főosztály mint alkalmazásgazda végzi. A  Miniszterelnökségen használt iktatórendszer a  KIR3, melynek tanúsítványszáma 20-00420/17-00154, érvényességi ideje: 2021. 02. 13. 16. § Az alkalmazásgazda feladatai az iratkezelési szoftverhez kapcsolódóan: a) az elektronikus érkeztető könyvek, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése, b) az irattári tételszámok és kódtárak karbantartása, c) a felhasználók, szerepkörök, helyettesítések, jogosultságok, funkcionális beállítások, azok rendszeres karbantartása (a címjegyzékben szereplő címek, nevek, titulusok ellenőrzése, törlése, javítása, többszörös példányok törlése), d) elektronikus külső partnerek rögzítése a szoftver háttéradatbázisában, e) iratkezeléssel összefüggő háttértámogatás a kollégák megkeresése alapján, f ) az iratkezelési szoftver használatának rendszeres oktatása a kollégák részére, g) a KIR3 iktató program használati utasításának elkészítése, intranetre történő feltöltése. Hozzáférés az iratokhoz 17. § (1) Az  iratokba való betekintést és a  másolatkészítést – a  vonatkozó jogszabályok és belső utasítások figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. (2) A másolatkészítés részletes szabályairól a Miniszterelnökség Másolatkészítési Szabályzata rendelkezik. 18. § A betekintéseket, kölcsönzéseket, az  adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, az iratkezelési szoftverben dokumentálni kell. 19. § A döntés megalapozását szolgáló adattal összefüggő „Nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére és kezelésére az alábbi szabályok vonatkoznak, míg iktatására vonatkozóan a Szabályzat rendelkezései az irányadók: a) a „Nem nyilvános” kezelési jelzés a  minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvényben foglaltak alapján nem minősítési jelzés, b) a „Nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok a  Miniszterelnökség döntés-előkészítéssel összefüggő adatokat tartalmazó iratai, c) a „Nem nyilvános” kezelési jelzés feltüntetését az  adatot kezelő szervezeti egység vezetője javaslatára a  Miniszterelnökséget vezető miniszter rendelheti el, legfeljebb 10 éves időtartamra. Az  iraton fel kell tüntetni: ca) a „Nem nyilvános” szöveget, cb) az információs önrendelkezési jogról és az  információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény megfelelő rendelkezését, amely alapján az adatok nyilvános kezelése korlátozásra kerül, cc) a kezelési jelzés időbeli hatályát (év, hó, naptári nap). Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása, elhelyezése 20. § (1) Az ügykezelés feladatait a  feladatkör, az  iratforgalom nagysága alapján a szervezeti egységek kijelölt munkatársai végzik. (2) Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől. (3) Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, vagy a  helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel és iratkezeléssel nem összefüggő feladatok stb.) elkülönítetten történjen. 21. § (1) Az iktatóhelyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A  feladatkörtől függően a  vezetők határozzák meg a  kulcsok tárolásának rendjét. A  fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a  vezető elrendelheti kulcsdobozok használatát és meghatározott helyen történő munkaidőn kívüli tárolását. A kulcsdobozok beszerzését a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (a továbbiakban: KEF) végzi. A kulcsdobozok lezárásához szükséges pecsétnyomókat az  Iratkezelési Főosztálytól szükséges igényelni a  Bélyegzőhasználati Szabályzat előírásai szerint. (2) Amennyiben a  kulcsok kulcsdobozokban történő tárolása indokolt, úgy a  kulcsdobozok tárolására kijelölt tároló helyen csak nyilvántartásba vett, számmal, az  átvételére feljogosítottak neveivel és a  részükre átadott számozott pecsétnyomók számával ellátott, valamint számozott (negatív) pecsétnyomóval lepecsételt kulcsdobozok helyezhetőek el. (3) Az iratkezelésre használt helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az iktatóhely szerinti vezetőt értesíteni kell. A  helyiség felnyitásáról – amennyiben az  iratkezelést végző munkatárs nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A  felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az  ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében. III. FEJEZET AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA A küldemények átvétele 22. § (1) A Miniszterelnökséghez érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők, a  küldemény érkezésének módja szerint: a) a Miniszterelnökség postafiók címére (1357 Budapest, Pf. 6) érkező küldemények átvételére a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet alapján a NISZ jogosult, b) a 62.  §-ban megjelölt küldemények átvétele a  Magyar Posta Zrt. útján a  postai szolgáltatások ellátásáról és  a  hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatás részletes szabályairól, valamint a  postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a  postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható küldeményekről és minőségi követelményeiről szóló 335/2012. (XII. 4.) Korm. rendeletben meghatározottak szerint történik, c) külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények munkaidőben történő átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja, d) a telefaxon küldött iratot, jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni, e) az elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi elektronikus postafiókot kell üzemeltetni, f ) a Hivatali Kapun érkezett (HKP) küldeményeket, valamint az Egységes Kormányzati Ügyiratkezelési Rendszer Központi Érkeztető Rendszerből (a továbbiakban: KÉR) érkező küldeményeket a  címzett szervezeti egység iratkezelési feladatok ellátására kijelölt munkatársa a Miniszterelnökség iratkezelési szoftverében veszi át. (2) A KÉR-ben elektronikusan feldolgozott küldemények papíralapú példányainak Miniszterelnökséghez történő szállításáról az  Iratkezelési Főosztály gondoskodik – a KÉR-rel történő előzetes egyeztetés alapján – a  feldolgozást követő munkanapon. Az ily módon beérkezett küldeményeket a címzett szervezeti egységekhez továbbítja. (3) A Magyar Posta Zrt. útján tértivevényes jelzéssel ellátott papíralapú küldemények beérkezését igazoló tértivevényének visszaküldése a  küldemény átvevőjének feladata, miután aláírásával igazolta a  küldemény kézhezvételének tényét, valamint dátumjelzéssel megjelölte a küldemény átvételének napját. (4) Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, az átvevőnek az átvételt átvételi elismervénnyel, vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával és dátummal kell igazolnia. Az ügyfél a beadványt kizárólag a  Honvéd utca 28. szám alatti Országházi Levélátvevőnél (a továbbiakban: Levélátvevő) adhatja be személyesen, az Iratkezelési Főosztály erre kijelölt munkatársánál. A Közszolgálati Döntőbizottságnak címzett iratot az eljárásban részt vevő fél vagy képviselője a Közszolgálati Döntőbizottság Titkárságánál nyújthatja be. (5) A Levélátvevőben leadott minden lezárt borítékban lévő küldeményt (postai, hivatali és személyes kézbesítésű) haladéktalanul biztonsági vizsgálatnak szükséges alávetni. A  biztonsági vizsgálatot az  Országgyűlési Őrség saját belső utasítása alapján végzi, annak elvégzését és annak dátumát a küldemény zárt borítékán jelöli, amelyet egyben a beérkezés dátumának is kell tekinteni. 23. § A küldemény átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő): a) postai úton vagy telefaxon érkezett küldemények esetén aa) a címzett vagy az általa megbízott személy, ab) a vezető vagy az általa megbízott személy, ac) a szervezeti egység kijelölt munkatársa, b) külön kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén az  átvételre megbízott személy, c) elektronikus úton érkezett küldemények esetén annak kezelésével megbízott személy. 24. § A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot, b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen levő iktatószám vagy más azonosítási jel megegyezőségét, c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét, d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult. 25. § (1) Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az  iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a  következő munkanap kezdetén a  Miniszterelnökség illetékes érkeztető egységének, illetve személyének átadni a  küldemény nyilvántartásba vétele érdekében. A  nyilvántartásba vétel módja ez  esetben az iratkezelési szoftverben történő érkeztetés. (2) A küldemények téves felbontásakor a  felbontó az  átvétel és a  felbontás tényét a  dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatni a címzetthez. 26. § (1) Sérült küldemény átvétele esetén a  sérülés tényét papíralapú iratok esetében az  átvételi okmányon jelölni kell, és  a  küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A  megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell. (2) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés miatt a Miniszterelnökségre érkezett küldeményt felbontás nélkül azonnal továbbítani vagy kézbesíteni kell a  megfelelő címzetthez, illetve ha ez  nem lehetséges, vissza kell küldeni a  feladónak. Amennyiben a  címzett és a  feladó a  küldemény felbontása után sem állapítható meg, a  küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell. (3) Az átvevő a  papír alapon érkező küldeményeket kézbesítőkönyvvel vagy kézbesítőlappal továbbítja az  illetékes szervezeti egység(ek)hez. A postaátvevő a küldeményeket szükség szerint, a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, „azonnal”, „sürgős” vagy más hasonló kezelési jelzésű küldeményeket pedig soron kívül továbbítja. A küldemények felbontása 27. § (1) A Miniszterelnökség postafiók címére (1357 Budapest, Pf. 6) érkezett küldemények esetén – a  62.  §-ban küldemények kivételével – a NISZ jogosult felbontás és érkeztetés végrehajtására. (2) A 62.  §-ban meghatározott küldemények felbontására az  Iratkezelési Főosztály vagy a  címzett szervezeti egység jogosult. 28. § (1) Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani a) az „s. k. felbontásra” jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a  címzett, tartós akadályoztatása