30/2013. (XII. 16.) BM utasítása a Belügyminisztérium ellenőrzési nyomvonaláról, a kockázatkezelésről és a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjé

30/2013. (XII. 16.) BM utasítása a Belügyminisztérium ellenőrzési nyomvonaláról, a kockázatkezelésről és a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 69. § (2) bekezdésében, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 3. §-ában foglaltaknak megfelelően kiadom a következő utasítást: 1. Általános rendelkezések 1. § Ezen utasítás hatálya a Belügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) működési folyamataira terjed ki. 2. § Az utasítás alkalmazásában: a) ellenőrzési nyomvonal: a Minisztérium működési folyamatainak táblázattal szemléltetett leírása, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, az irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomonkövetését és utólagos ellenőrzését; b) folyamatgazda: a Belügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 7/2010. (IX. 2.) BM utasítás szerinti önálló szervezeti egység vezetője, akinek kötelessége az adott folyamatra vonatkozó, a sajátosságokat is figyelembe vevő ellenőrzési nyomvonal elkészítése és folyamatos felülvizsgálata, továbbá a kockázatkezelés végrehajtása és a kockázatok változásának folyamatos nyomon követése; c) kockázat: olyan esemény, tevékenység vagy tevékenység elmulasztása, amely a jövőben valószínűleg bekövetkezik, és bekövetkezése esetén általában negatív hatása van a Minisztérium céljainak elérésére; d) Kockázatkezelési Bizottság: az ellenőrzési nyomvonalak és a kockázatkezelés koordinálásáért felelős szervezet; e) működési folyamat: a szervezeti célok megvalósulása érdekében tudatosan megtervezett lépések, tevékenységek és cselekedetek sorozata; f ) szabálytalanság: a jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz vagy belső szabályzat szándékos vagy gondatlan megszegésével elkövetett tevékenység vagy mulasztás, amely az állami feladatellátást sérti vagy veszélyezteti. 2. Az ellenőrzési nyomvonal 3. § Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának célja, hogy egy adott folyamatra vonatkozóan áttekintést adjon a vezetőknek, a belső és külső ellenőröknek és a folyamatban részt vevő munkatársaknak az adott tevékenység tartalmáról, a  feladatellátás jogszabályi vagy egyéb alapjairól, a nyomvonal kialakításához alapul szolgáló dokumentumokról, a  feladatellátásért felelős személyekről, a közreműködő szervezeti egységekről, a folyamatba épített kontrollokról, a  feladatellátás ellenőrzéséről, az ellenőrzés végrehajtásának módjáról, a kockázati eseményekről, a pénzügyi teljesítés, valamint a könyvekben való nyilvántartás elvégzéséről. 4. § A Minisztérium tevékenységében megtalálható valamennyi működési folyamat tekintetében el kell készíteni az ellenőrzési nyomvonalat. 5. § A folyamatgazda felelős az ellenőrzési nyomvonal elkészítéséért, amely a szervezeti egység ügyrendjének részeként, az 1. melléklet szerinti formában kerül kiadásra. 6. § Az ellenőrzési nyomvonalat a folyamatgazda szükség szerint, de legalább évente egyszer, legkésőbb szeptember 30-ig felülvizsgálja. 7. § Az ellenőrzési nyomvonal tervezetét és módosítási javaslatát a folyamatgazda megküldi a Kockázatkezelési Bizottságnak (a továbbiakban: Bizottság), amely a tervezettel vagy a módosítási javaslattal kapcsolatos észrevételeiről, javaslatairól 15 napon belül tájékoztatja a szervezeti egység vezetőjét. A önálló szervezeti egység vezetője ennek figyelembevételével kezdeményezi a szervezeti egység ügyrendjének módosítását. 8. § A Bizottság feladata az önálló szervezeti egységek ellenőrzési nyomvonalának, kockázatazonosításának és kockázatelemzésének koordinálása, véleményezése és ezek tartalmára vonatkozó javaslattétel. A Bizottság elnökét a közigazgatási államtitkár jelöli ki, tagjai az önálló szervezeti egységek vezetői közül a Minisztérium államtitkárai, helyettes államtitkárai, valamint a kabinetfőnök által delegált 1-1 személy. 9. § A Bizottság titkársági feladatainak ellátásáról a Bizottság elnöke gondoskodik. A Bizottság ülésein az Ellenőrzési Főosztály kijelölt munkatársa tanácsadói tevékenysége keretében vesz részt. 10. § A Bizottság működési rendjét maga határozza meg. A Bizottság szükség szerint, de évente legalább egyszer tart ülést. 3. Kockázatkezelés 11. § A kockázatkezelési rendszer működtetésének célja a Minisztérium tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatok felmérése és megállapítása, valamint az egyes kockázatokkal kapcsolatban szükséges intézkedések és az intézkedések teljesítése folyamatos nyomonkövetési módjának meghatározása. 12. § A kockázatkezelésért a folyamatgazda a felelős, aki felméri, meghatározza és csoportosítja a szervezeti egységet érintő valamennyi kockázatot a szervezeti és az annak alárendelt tevékenységi célokkal összhangban, az ellenőrzési nyomvonalban megjelölt tevékenységek és kockázati események alapján a 2. melléklet szerinti táblázat kitöltésével. 13. § A kockázatokat azonosításuk és fontossági sorrendjük meghatározása után, negatív hatásaik mérséklése, csökkentése vagy megszüntetése céljából, a kockázat mértékétől függően kezelni kell. A kockázatkezelést a folyamatgazda a döntés előkészítésénél kezdi meg és a szervezeti egység működése során folyamatosan nyomon követi. 14. § A folyamatgazda a beazonosított kockázati esemény vonatkozásában megállapítja a bekövetkezés valószínűségét és a kockázat bekövetkezése esetén annak hatását, ezek alapján pedig a kockázati értéket (alacsony, közepes, magas) a 2. melléklet szerinti táblázat kitöltésével. 15. § Alacsony kockázat esetén intézkedésre nincs szükség, a közepes és magas kockázati esemény intézkedést igényel. A kockázat kezelésének módját minden egyes kockázat esetében külön kell meghatározni. 16. § A kockázatkezelési intézkedéseket várható kockázatcsökkentő hatásuk és megvalósítási költségük összevetésével kell értékelni. A kockázatkezelés főbb módszerei a következők: a) a kockázat megszüntetése, elkerülése, b) a kockázat csökkentése, c) a kockázat elviselése, elfogadása. 17. § A folyamatgazda a kockázat-nyilvántartási kötelezettségének a 2. mellékletben meghatározott táblázat kitöltésével tesz eleget. 18. § A folyamatgazda az azonosított kockázati tényezők főfolyamatonként történő értékelését a 3. melléklet kitöltésével látja el. Az egyes kockázati tényezők értékelése mind bekövetkezési valószínűségük, mind a szervezetre gyakorolt hatásuk alapján 1-től 5-ig terjedő skálán történik, amelyek szorzatainak összege adja a főfolyamat kockázati értékét az alábbiak szerint: a) Alacsony kockázat (A): 1–60 pont, b) Közepes kockázat (K): 61–120 pont, c) Magas kockázat (M): 121–175 pont. 19. § A kockázatelemzést a folyamatgazda az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatával egyidejűleg szükség szerint, de legalább évente egyszer, legkésőbb szeptember 30-ig felülvizsgálja. 20. § A kockázatelemzés tervezetét és a felülvizsgált kockázatelemzést a folyamatgazda a szolgálati út betartásával megküldi a Bizottságnak, amely a kockázatelemzéssel kapcsolatos észrevételeiről 15 napon belül tájékoztatja a folyamatgazdát. Az önálló szervezeti egység vezetője ennek figyelembevételével kezdeményezi a szervezeti egység ügyrendjének módosítását. 21. § A Bizottság a véglegesített kockázatelemzések alapján tájékoztatja a közigazgatási államtitkárt a folyamatgazda által magas kockázati értékűnek minősített kockázati eseményekről és szükség esetén a közepes kockázati értékű eseményekről is. 4. Szabálytalanság-kezelés 22. § A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések célja, hogy a) hozzájáruljanak a különböző jogszabályokban, közjogi szervezetszabályozó eszközökben és belső szabályzatokban meghatározott előírások megszegésének, a szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához, b) biztosítsanak keretet ahhoz, hogy a rendelkezések, előírások sérülése, megsértése esetén helyreálljon a megfelelő állapot, valamint c) megtörténjen a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések végrehajtása. 23. § A szabálytalanságok megelőzése érdekében: a) a szabályozási és koordinációs helyettes államtitkár biztosítja a Minisztérium feladatellátását érintő jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök és a belső szabályzatok meglétét, megfelelőségét, b) az önálló szervezeti egység vezetője szabálytalanság esetén megteszi a szükséges és hatékony intézkedéseket. 24. § A szabálytalanságok észlelése történhet: a) miniszter, államtitkár, helyettes államtitkár, kabinetfőnök részéről, b) az önálló szervezeti egység vezetője részéről, c) a nem önálló szervezeti egység vezetője vagy a Minisztérium munkatársa részéről, d) az Ellenőrzési Főosztály által, e) külső ellenőrzési szerv által, valamint f ) külső bejelentés alapján. 25. § (1) Ha a miniszter, államtitkár, helyettes államtitkár vagy a kabinetfőnök észlel szabálytalanságot, akkor megteszi a szükséges intézkedést a szabálytalanság megszüntetésére vagy ennek érdekében kijelöli valamely önálló szervezeti egység vezetőjét. (2) Ha az önálló szervezeti egység vezetője észlel szabálytalanságot, akkor a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően intézkedik a szabálytalanság megszüntetésére. (3) Ha a nem önálló szervezeti egység vezetője vagy a Minisztérium munkatársa szabálytalanságot észlel, erről írásban tájékoztatja az önálló szervezeti egység vezetőjét, vagy ha az önálló szervezeti egység vezetője az ügyben érintett, a szakterületet irányító államtitkárt, helyettes államtitkárt vagy kabinetfőnököt. (4) Ha az Ellenőrzési Főosztály az ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot észlel, a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) és a hatályos Belső Ellenőrzési Kézikönyv rendelkezéseinek megfelelően jár el. (5) Ha külső ellenőrzési szerv szabálytalanságot észlel, az ellenőrzési jelentés szabálytalanságra vonatkozó megállapításai alapján, a Korm. rendeletben meghatározottak szerint intézkedési terv készül a szabálytalanság felszámolása érdekében. Külső ellenőrzési szerv által történő szabálytalanság megállapítást követően, amennyiben a felelősség eldöntéséhez vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem áll rendelkezésre elég információ, további vizsgálat is elrendelhető. (6) Ha külső bejelentés alapján történik a szabálytalanság észlelése, a Minisztérium közérdekű bejelentéseket kezelő szervezeti egysége fogadja a bejelentést, és intézkedés céljából megküldi azt az illetékes szervezeti egységnek, annak vezetője érintettsége esetén a szakterületet irányító államtitkárnak, helyettes államtitkárnak vagy kabinetfőnöknek. 26. § A szabálytalanságról készült, a 25. § (3) bekezdése szerinti, írásban történő tájékoztatás legalább a következő adatokat tartalmazza: a) az elkövetés helye, ideje, b) a szabálytalanságot elkövető neve (ha ismert), beosztása, c) a megsértett szabály megjelölése, d) a szabálytalanság rövid leírása, körülményei, e) a keletkezett kár összegének becsült összege, f ) a következmények felszámolására tett intézkedések, g) javaslat a hasonló esetek elkerülésére, h) javaslat a követendő eljárásra, i) az elkövetéssel kapcsolatos enyhítő, súlyosbító, vagy más lényegesnek ítélt körülmények. 27. § A tényállás teljes körű tisztázása érdekében az önálló szervezeti egység vezetője a vizsgálat lefolytatására az Ellenőrzési Főosztály vezetőjét kérheti fel. Az Ellenőrzési Főosztály vezetője miniszteri jóváhagyás esetén a vizsgálatot lefolytatja, ennek során indokolt esetben külső szakértőt is igénybe vehet. 28. § Az önálló szervezeti egység vezetője gondoskodik a szabálytalanság és az azzal kapcsolatban lefolytatott vizsgálat iratainak nyilvántartásáról. Az önálló szervezeti egység vezetője a 4. mellékletben meghatározott adattartalmú nyilvántartást vezet a szakterületén bekövetkezett szabálytalanságokról. 29. § Amennyiben a szabálytalanság olyan jellegű, hogy fegyelmi, polgári, büntetőeljárás stb. kezdeményezése indokolt, a szükséges intézkedéseket az önálló szervezeti egység vezetője az arra illetékes szervek eljárása érdekében megteszi. 30. § A feltárt szabálytalanságokról az önálló szervezeti egység vezetője félévente (a félévet követő hónap 15. napjáig) tájékoztatja a szabályozási és koordinációs helyettes államtitkárt a 4. melléklet megküldésével. 5. Átmeneti rendelkezések és hatálybalépés 31. § A szervezeti egységek ügyrendjeinek ezen utasítás alapján átdolgozott tervezetét 2013. december 17-ig az önálló szervezeti egység vezetője a szolgálati út betartásával aláírásra felterjeszti. 32. § A Bizottság működését 2014. január 1-jén kezdi meg. 33. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. 34. § Hatályát veszti a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés rendszeréről szóló 16/2010. (XI. 26.) BM utasítás. Dr. Pintér Sándor s. k., belügyminiszter