Ja tas nav iespējams, izdevumus pamato ar grāmatvedības uzskaites dokumentiem vai apliecinošiem dokumentiem, kam ir līdzvērtīga pierādījuma vērtība.5.3. Izdevumi ir identificējami un pārbaudāmi. Tie ir:5.3.1. norādīti finansējuma saņēmēja grāmatvedības uzskaites dokumentos;5.3.2. veikti saskaņā ar Latvijas Republikas grāmatvedības standartiem un grāmatvedību regulējošiem normatīvajiem aktiem, kā arī atbilstoši finansējuma saņēmēja izdevumu uzskaites praksei;5.3.3. deklarēti saskaņā ar piemērojamām prasībām nodokļu un sociālo jomu regulējošo normatīvo aktu jomā.5.4. Uzskaites datu glabāšana un apstrāde atbilst normatīvajiem aktiem datu aizsardzības jomā.5.5. Finansējuma saņēmējs nodrošina atsevišķu hronoloģisku un analītisku datorizēto grāmatvedības uzskaiti saimnieciskiem darījumiem, kas radušies saistībā ar fonda projekta ietvaros īstenotajām darbībām.5.6.
\nFinansējuma saņēmējs nodrošina projekta ietvaros veikto maksājumu veikšanu pēc granta līguma noslēgšanas tikai no projekta norēķinu konta. Ja finansējuma saņēmējs plāno veikt maksājumus projekta ietvaros no cita norēķinu konta, pirms maksājuma veikšanas nepieciešams vadošās iestādes saskaņojums.5.7. Finansējuma saņēmējs un tā sadarbības partneri nodrošina informācijas uzkrāšanu par projekta tehnisko un finansiālo progresu, kas ir nepieciešama attiecīgo ziņu sniegšanai. Informāciju uzkrāj finansējuma saņēmēja un tā sadarbības partneru lietvedībā un grāmatvedības uzskaitē, tai skaitā elektronisko datu nesējos.5.8. Attiecīgos gadījumos finansējuma saņēmējiem ir pienākums glabāt uzskaites dokumentu apliecinātas kopijas, kas pamato sadarbības partneru ienākumu un izdevumu saistību ar attiecīgo projektu.6.
\nTeritoriālā darbības joma6.1. Izdevumi ir attiecināmi uz tiem finansējuma saņēmējiem un to sadarbības partneriem, kuri darbojas un ir reģistrēti Latvijas Republikā, izņemot starptautiskās starpvaldību organizācijas, kuras nodarbojas ar noteikumos definēto mērķu sasniegšanu.6.2. Fonda izdevumi atbilst šā pielikuma I. nodaļas 1.1.5.apakšpunktā definēto finansējuma saņēmēju izdevumiem.6.3. Izdevumi rodas Eiropas Savienības dalībvalstu teritorijā (izņemot izdevumus par pasākumiem, kuri to fizisko personu izcelsmes valstī, kas nav Eiropas Savienības pilsoņi, tiek veikti pirms izceļošanas un dod viņiem iespēju apgūt integrācijai nepieciešamās zināšanas un iemaņas, piemēram, profesionālo izglītību, informācijas materiālu izplatīšanu, daudzpusīgus pilsoniskas ievirzes kursus un valodu mācīšanu).6.4.
\nProjekta sadarbības partneri, kas reģistrēti un darbojas trešajās valstīs, var piedalīties projektā, neradot tam izmaksas, tādējādi šādu sadarbības partneru izdevumi nav attiecināmi. Minētais neattiecas uz starptautiskajām starpvaldību organizācijām.II. Tiešās attiecināmās izmaksas7. Tiešās attiecināmās izmaksas ir izmaksas, kas tieši saistītas ar projekta pasākumu īstenošanu, un tās iekļauj projekta budžeta aprēķinā.8. Personāla izmaksas8.1. Projekta personāla izmaksas ir visas izmaksas, kas veiktas uz darba līguma pamata. Projekta personāla izmaksas ir faktiski izmaksātās algas, pieskaitot sociālās apdrošināšanas maksājumus un citas tiesību aktos noteiktās izmaksas, projekta personāla izmaksas atbilst tiešā saņēmēja atalgojuma shēmai, bet nepārsniedz šajos noteikumos noteikto likmi.8.2.
\nPersonāla izmaksas apraksta projekta iesnieguma veidlapā un projekta budžeta veidlapā, norādot amatu, personāla locekļu skaitu un vārdus, ja tie ir zināmi. Ja personu vārdi vēl nav zināmi vai tos nevar atklāt, projektā sniedz norādes par tās personas profesionālo un tehnisko kvalifikāciju, kurai uzticēs īstenot nozīmīgas projekta funkcijas vai uzdevumus.8.3. Projektam piešķirtās personāla izmaksas, piemēram, algas, sociālās apdrošināšanas iemaksas, ir attiecināmas, ja tās nepārsniedz finansējuma saņēmēja atalgojuma shēmas vidējās likmes. Attiecīgos gadījumos var norādīt darba devēja veiktās iemaksas, izņemot prēmijas, veicināšanas maksājumus vai peļņas sadales shēmas. Nodevas, nodokļi vai maksājumi (jo īpaši algām piemērojamie tiešie nodokļi un sociālās apdrošināšanas maksājumi), kas attiecas uz fonda finansētiem projektiem, uzskatāmi par attiecināmām izmaksām tikai tad, ja tie faktiski radušies tiešajam finansējuma saņēmējam.8.4.
\nAttiecībā uz starptautiskām organizācijām atbilstošās personāla izmaksas var ietvert tiesību aktos paredzētos pienākumus un tiesības saistībā ar atalgojumu.8.5. Attiecīgo valsts struktūru personāla algu izmaksas ir atbilstošas, ciktāl tās ir saistītas ar tādu darbību izmaksām, kuras attiecīgā valsts struktūra neveiktu, ja nebūtu attiecīga projekta. Šādu personālu pārceļ vai norīko projekta īstenošanai ar rakstisku tiešā saņēmēja lēmumu.8.6. Projekta vispārējā pārvaldībā iesaistītā personāla izmaksas nedrīkst pārsniegt 20 % no kopējām attiecināmām izmaksām.9. Komandējumu un uzturēšanās izmaksas9.1. Komandējumu un uzturēšanās izdevumi ir attiecināmās tiešās izmaksas:9.1.1. tikai attiecībā uz personālu, kas piedalās projekta darbībās un kuru komandējums ir nepieciešams projekta īstenošanai;9.1.2. īpaši pamatotos gadījumos citām personām, kas piedalās projekta darbībās un kuru komandējums ir nepieciešams projekta īstenošanai;9.1.3. attiecībā uz personām, kas piedalās projekta pasākumos, ja finansējuma saņēmējs var uzrādīt apmeklējuma sarakstus.9.2.
\nKomandējumu izmaksas ir attiecināmas, pamatojoties uz faktiskajām izmaksām. Atmaksājamo izdevumu likmes nosaka, pamatojoties uz lētāko vai ekonomiski izdevīgāko sabiedriskā transporta veidu, lidojumi ir pieļaujami tikai tad, ja ceļojums ir garāks par 800 km (turp un atpakaļ) vai galamērķis ģeogrāfisku īpatnību dēļ attaisno aviosatiksmes izvēli. Biļetes saglabā. Ja izmanto personisko automašīnu, atmaksājamos izdevumus aprēķina, pamatojoties uz sabiedriskā transporta izmaksām vai nobrauktā attāluma likmēm, kas aprēķinātas saskaņā ar Latvijas Republikas oficiālajiem noteikumiem vai finansējuma saņēmēja izmantotiem noteikumiem.9.3. Uzturēšanās izmaksas ir attiecināmas, pamatojoties uz faktiskajām izmaksām vai dienasnaudu.
\nJa organizācijai ir savas dienasnaudas likmes (uzturēšanās nauda), tās piemēro, ievērojot Latvijas Republikas noteikto maksimālo robežu saskaņā ar valsts tiesību normām un praksi. Uzturēšanās nauda ietver vietējā transporta (ieskaitot braucienus ar taksometru), nakšņošanas, ēdināšanas, vietējo telefona sakaru un citas papildu izmaksas.10. Aprīkojuma izmaksas10.1. Finansējuma saņēmējs ir spējīgs pats īstenot projekta pasākumus, tāpēc izmaksas par aprīkojuma iegādi nav attiecināmas.10.2. (Svītrots ar MK 11.02.2014. noteikumiem Nr.94)10.3. (Svītrots ar MK 11.02.2014. noteikumiem Nr.94)10.4. (Svītrots ar MK 11.02.2014. noteikumiem Nr.94)10.5. (Svītrots ar MK 11.02.2014. noteikumiem Nr.94)10.6. (Svītrots ar MK 11.02.2014. noteikumiem Nr.94)11.
\nNekustamais īpašums11.1. Nekustamajam īpašumam piemīt projektam nepieciešamās tehniskās iezīmes, un tas atbilst spēkā esošajām normām un standartiem.11.2. Finansējumu nekustamā īpašuma nomai var saņemt, ja pastāv izprotama saikne starp nomu un attiecīgā projekta mērķiem un ir ievēroti šādi nosacījumi:11.2.1. nekustamais īpašums nav iegādāts, izmantojot Eiropas Savienības finansējumu;11.2.2. nekustamais īpašums izmantojams tikai projekta īstenošanai. Pretējā gadījumā attiecināma ir tikai tā izmaksu daļa, kas ir proporcionāla projekta vajadzībām izmantotajām telpām.12. Palīgmateriāli un vispārīgie pakalpojumi12.1. Palīgmateriālu, piegādes un citu vispārīgo pakalpojumu izmaksas ir attiecināmas, ja tās ir identificējamas un tieši nepieciešamas projekta īstenošanai.12.2.
\nBiroja preču piegādes izmaksas, kā arī visu veidu sīku administratīvo palīgmateriālu piegādes izmaksas, reprezentācijas izmaksas un izmaksas par vispārīgajiem pakalpojumiem, kuras nav nodalītas no iestādes kopējām izmaksām un nav tieši nepieciešamas projekta īstenošanā (piemēram, kancelejas preces, tālrunis, internets, pasts, biroja uzkopšana, komunālie pakalpojumi, apdrošināšana, personāla mācības un darbā pieņemšanas izmaksas), nav tiešās attiecināmās izmaksas. Tās ietilpst netiešajās attiecināmajās izmaksās atbilstoši šā pielikuma III nodaļai.13. Apakšuzņēmumu līgumi13.1. Apakšuzņēmumu līgumi – uzņēmumu līgumi, pakalpojumu līgumi, autorlīgumi un citi līgumi ar darbu izpildītājiem, kuru ietvaros izpildītājs nav tieši padots finansējuma saņēmējam un gūst peļņu.
\nApakšuzņēmējs ir trešā persona, kas nav ne projekta finansējuma tiešais saņēmējs, ne projekta partneris, un tas nodrošina palīdzību specifisku darbu un pakalpojumu izpildi, kuru īstenošana nav iespējama tiešajam finansējuma saņēmējam vai partnerim.13.2. Finansējuma saņēmējs ir spējīgs pats īstenot projekta pasākumus, tāpēc finansējuma saņēmējs nevar noslēgt apakšuzņēmumu līgumus par projekta īstenošanu. Apakšuzņēmumu līgumu slēgšanas iespēja ir ierobežota, un tā nedrīkst pārsniegt 40 % no projekta tiešajām attiecināmajām izmaksām. Apakšuzņēmumu līgumu izmaksas šo noteikumu izpratnē var būt, piemēram, izmaksas par tulkošanas pakalpojumiem, izdales materiālu drukāšanu, apmācību kursu organizēšanu (izmaksās ietilpst, piemēram, aprīkojuma noma), ēdināšanas pakalpojumiem, interneta mājaslapas izstrādi.13.3.
\nFonda finansējumu nevar saņemt par šādiem apakšuzņēmumu līgumiem:13.3.1. projekta vispārējās pārvaldības uzdevumu apakšuzņēmumu līgumi, piemēram, projekta vadītājs, koordinators, asistents, grāmatvedis;13.3.2. apakšuzņēmumu līgumi, kuri palielina projekta izmaksas, taču nerada samērīgu papildu vērtību;13.3.3. apakšuzņēmumu līgumi ar starpniekiem vai konsultantiem, maksājumu nosakot procentuāli no projekta kopējām izmaksām, ja vien fonda finansējuma saņēmējs šāda veida maksājumu nav pamatojis ar veiktā darba vai pakalpojumu faktisko vērtību;13.3.4. attiecībā uz visiem apakšuzņēmumu līgumiem finansējuma saņēmējs pieprasa un apakšuzņēmējs apņemas revīzijas un kontroles iestādēm sniegt visu nepieciešamo informāciju par apakšuzņēmuma līgumu ietvaros veiktajām darbībām.14.
\nIzmaksas, kas tieši izriet no nosacījumiem saistībā ar Eiropas Savienības finansējumu14.1. Izmaksas, kas nepieciešamas, lai izpildītu ar Eiropas Savienības finansējumu saistītās prasības (piemēram, izmaksas, kas saistītas ar publicitāti, pārskatāmību, projektu novērtējumu, neatkarīgu revīziju, bankas garantijām, tulkošanas izmaksas), ir tiešās attiecināmās izmaksas.15. Ekspertu pakalpojumi15.1. Maksa par juridiskajām konsultācijām, notāru pakalpojumiem vai tehnisko un finanšu ekspertu atalgojums ir tiešās attiecināmās izmaksas. Eksperta izmaksas šo noteikumu izpratnē ir vienreizējas, specifiskas izmaksas ar augstu pievienoto vērtību, kas radušās, piesaistot sertificētus ekspertus, kuri iesaistīti projekta mērķa sasniegšanā.16. Īpašie izdevumi saistībā ar trešo valstu pilsoņiem, uz kuriem attiecas fonda piemērošanas joma16.1.
\nPirkumi, ko finansējuma saņēmējs palīdzības sniegšanai veic saistībā ar trešo valstu pilsoņiem, uz kuriem attiecas fonda piemērošanas joma saskaņā ar pamatdokumentā sniegto definīciju, un tiešā saņēmēja veiktie izdevumu atlīdzināšanas maksājumi šīm personām ir atbilstoši izdevumi, ievērojot šādus īpašus nosacījumus:16.1.1. tiešais saņēmējs noteikumos noteikto laiku glabā visu nepieciešamo informāciju un pierādījumus, ka uz trešo valstu pilsoņiem, kas saņēmuši minēto palīdzību, attiecas fonda piemērošanas joma saskaņā ar pamatdokumentā sniegto definīciju;16.1.2. tiešais saņēmējs noteikumos noteikto laiku glabā pierādījumus par trešo valstu valstspiederīgajiem sniegto palīdzību (piemēram, rēķinus, kvītis un/vai apstiprinātus maksājuma uzdevumus).16.2.
\nJa nepieciešams, lai personas, uz kurām attiecas fonda piemērošanas joma, apmeklētu pasākumus (piemēram, mācību pasākums), var paredzēt nelielas naudas prēmijas kā papildu palīdzību ar nosacījumu, ka to kopējā summa vienā projektā nepārsniedz 24 999,86 euro, un tās izdala katrai personai attiecīgajā pasākumā, kursā vai cita veida darbībā. Tiešais saņēmējs glabā personu sarakstu, kurā fiksēts maksājuma laiks un datums, un nodrošina atbilstošus pasākumus, lai izvairītos no dubultas finansēšanas un līdzekļu ļaunprātīgas izmantošanas.III. Netiešās attiecināmās izmaksas17. Projekta atbilstošās netiešās izmaksas ir tās izmaksas, kas, ņemot vērā šā pielikuma 1.punktā minētos atbilstības nosacījumus, nav tieši saistītas ar projektā plānoto pasākumu īstenošanu un projekta mērķa sasniegšanu.18.
\nAtkāpjoties no 1.1.5.apakšpunkta un 5.punkta, projekta īstenošanas netiešās attiecināmās izmaksas var būt atbilstošas fiksētas vienotas likmes finansējuma ietvaros, kurš nepārsniedz 7 % no kopējām atbilstošajām tiešajām attiecināmajām izmaksām. Netiešajās attiecināmajās izmaksās var iekļaut sakaru (piemēram, telefona, interneta) izmaksas, pasta, telpu uzkopšanas, komunālo maksājumu, biroja telpu nomas, apdrošināšanas, kancelejas preču izmaksas u.c.19. Finansējuma saņēmējiem, kas savas darbības nodrošināšanai saņem finansējumu no Eiropas Savienības budžeta, netiešās attiecināmās izmaksas nav attiecināmas.IV. Neattiecināmās izmaksas20. Neattiecināmās izmaksas ir šādas:20.1. pievienotās vērtības nodoklis, izņemot gadījumu, ja finansējuma saņēmējs var pierādīt, ka viņš nespēj to atgūt no valsts budžeta;20.2. starpniecības pakalpojumi, kas neatbilst šā pielikuma 1.1.apakšpunkta 1.1.4.apakšpunktā noteiktajam;20.3. kapitāla peļņa, parādi un parādu apkalpošanas izmaksas, debeta procenti, ārvalstu valūtas maiņas komisijas maksa un zaudējumi valūtas kursa svārstību dēļ, uzkrājumi zaudējumiem vai iespējamām saistībām nākotnē, procentu maksājumi, apšaubāmi parādi, soda naudas, naudas sodi, finansiālas sankcijas, ar tiesāšanos saistītas izmaksas un pārmērīgi vai nepamatoti izdevumi;20.4. reprezentācijas izmaksas, kas attiecas tikai uz projekta darbiniekiem.
\nIr attiecināmas saprātīgas reprezentācijas izmaksas saviesīgiem pasākumiem, ko attaisno projekta veids, piemēram, izmaksas projekta noslēguma pasākumam vai projekta koordinācijas grupas sanāksmēm;20.5. izmaksas, ko deklarējis finansējuma saņēmējs un kas attiecas uz citu projektu vai darba programmu, kura saņem Eiropas Savienības finansējumu;20.6. zemes iegāde, nekustamā īpašuma iegāde, būvniecība un atjaunošana;20.7. ieguldījumi natūrā.
\nKultūras ministre Žaneta Jaunzeme-Grende