U sluit op een uniforme en door de RDW voorgeschreven wijze, aan op de RDW ICT infrastructuur met geschikte datacommunicatieapparatuur, waarbij voldaan wordt aan de eisen en voorwaarden die de RDW daaraan stelt. Deze zijn dat: • u beschikt over een door de RDW verstrekt certificaat om een vertrouwde communicatie verbinding met de RDW tot stand te kunnen brengen; • u elke onder uw certificaat uitgevoerde transactie kunt herleiden tot de medewerker die de transactie volgens het systeem heeft uitgevoerd. Het vereiste beveiligingsniveau is daarbij minimaal gelijk aan het niveau van een gebruikersnaam en wachtwoord combinatie; • u de gebruikersidentificatie (bijvoorbeeld medewerkers ID) meestuurt bij iedere transactie; • u het loket waar de transactie wordt uitgevoerd als een uniek gegeven (locatie ID) meestuurt bij iedere transactie.
\n8.
\nU voldoet aan de volgende beveiligingseisen: • U zorgt ervoor dat de documenten met gevoelige informatie die zijn achtergebleven bij een loket, direct na de transactie worden vernietigd. Wanneer dit niet mogelijk is dan vernietigt u de documenten zo snel mogelijk na de transactie maar in elk geval dezelfde dag. • U beschikt over beveiligingsrichtlijnen voor medewerkers, waaronder instructies veilig gebruik applicaties, veilig gebruik wachtwoorden, omgang met RDW informatie en herkenning/melding van beveiligingsincidenten. Deze richtlijnen zijn aan de medewerkers van de loketten bekend gemaakt. • U houdt een registratie van beveiligingsincidenten bij en de daarbij door u genomen maatregelen ter herstel en voorkoming van deze incidenten.
\nC Facturatie 9.
\nU bent verplicht om de RDW bedragen afzonderlijk op de factuur voor de klant te vermelden.
\n10.
\nU zorgt voor een zekerheidsstelling ter grootte van de door de RDW geschatte omzet van de te verlenen tenaamstellingen en schorsingen over 2 maanden. Onder omzet wordt verstaan het totale bedrag dat u aan de RDW verschuldigd bent. Een voorbeeld van een zekerheidsstelling is een bankgarantie.
\nD Kwaliteit dienstverlening 11.
\nEr vindt verslaglegging plaats van een door u (of door een extern bureau in opdracht van u) uitgevoerde risicoanalyse op de dienstverlening die u uitvoert voor de RDW. Uit de risicoanalyse zijn maatregelen geformuleerd en deze zijn aantoonbaar door u geïmplementeerd. Deze risicoanalyse wordt minimaal elke 30 maanden opnieuw uitgevoerd.
\n12.
\nU dient voldoende beheersingsmaatregelen in te richten om de integriteit van de uitvoering van de dienstverlening te borgen. Dit houdt in dat u moet handelen in overeenstemming met het goedgekeurde kwaliteitshandboek. In het kwaliteitshandboek moet staan op welke wijze de procedures intern zijn ingericht. Uit het handboek dient in elk geval te blijken welke maatregelen u neemt ter waarborging van de privacy van de burger, de beschikbaarheid van de te verlenen diensten voor de burger, de bescherming van de zuiverheid van het kentekenregister en het voorkomen van fouten door het personeel dat de diensten daadwerkelijk uitvoert. Het bevat tevens een beschrijving van de wijze waarop de interne opleiding wordt verzorgd, ook de wijze waarop wordt vastgelegd welke medewerker een tenaamstelling of schorsing heeft verzorgd.
\n13.
\nU bent verplicht om iedere wijziging met betrekking tot het voldoen aan de criteria voor uitvoering van de dienstverlening direct na bekend worden, aan de RDW te melden. Dit geldt ook bij substantiële wijziging van het kwaliteitshandboek.
\n3.1.1 Meewerken aan toezicht door de RDW U bent verplicht mee te werken aan het toezicht door de RDW. Dit betekent dat u de voor de erkenning te controleren relevante administratie ter beschikking van de accountant/auditor of de RDW moet stellen en dat u binnen de gestelde termijn aan de RDW de gevraagde informatie verstrekt. Dit houdt onder andere in dat: • U een door u aangewezen registeraccountant (RA) een verklaring laat verstrekken aan de RDW waarin met voldoende toelichting staat aangegeven of u voldoet aan de criteria zoals vermeld onder 3.1 A t/m D en 3.1.2. Om met een redelijke mate van zekerheid vast te kunnen stellen of u voldoet, is een steekproefomvang van minimaal 5% van de loketten (daar waar dat relevant is), verspreid door heel Nederland en verschillend in omvang nodig. Criteria zoals de landelijke dekking moet in zijn geheel worden gecontroleerd.
\nDe accountantsverklaring over het voorgaande kalenderjaar dient ieder jaar uiterlijk op 1 maart door de RDW te zijn ontvangen.
\nIndien uit de accountantsverklaring blijkt dat u aan één of meerdere criteria niet voldoet, dan dient u binnen de door de RDW aangegeven termijn aantoonbaar maatregelen te treffen om dit te herstellen, zodat u wel voldoet aan de gestelde eisen en voorschriften. Uiteindelijk kan het niet voldoen aan de eisen en voorschriften gevolgen hebben voor uw erkenning. • U naar aanleiding van een schriftelijk verzoek van de RDW binnen één week na dagtekening van dat verzoek dient aan te tonen bij welk loket en/of door welke medewerker een specifieke transactie is uitgevoerd volgens het systeem. • De RDW kan een controle uitvoeren of u (nog) voldoet aan de landelijke dekkingseis. U levert hiertoe op verzoek van de RDW een actueel Excel bestand van loketten met minimaal kolommen met locatie ID, plaatsnaam, straatnaam met huisnummer en postcode. • U op verzoek kunt aantonen dat een zekerheidsstelling ter grootte van de omzet over 2 maanden (te weten 1 facturerings- plus 1 betaaltermijn) aanwezig is. Onder omzet wordt verstaan het totale bedrag dat u aan de RDW verschuldigd bent. Een voorbeeld van zekerheidsstelling is een bankgarantie. • U gehoor dient te geven aan een verzoek tot inzage in de registratie van beveiligingsincidenten. • U uitvoering moet geven aan een verzoek van de RDW om een registeraccountant (RA) of register IT-auditor (RE) opdracht te geven een audit bij u uit te voeren. De RDW kan een registeraccountant of register IT-auditor (RE)ook zelf opdracht geven om een audit bij u uit te voeren. De opdracht behelst dan een audit om vast te stellen of u aan de gestelde eisen en voorschriften voldoet. Daarnaast kan worden bekeken of de loketten hebben voldaan aan de vastgestelde procedures. U en de aan u gelieerde loketten zijn verplicht om hieraan medewerking te verlenen. • Als de RDW op basis van geconstateerde fouten u aangeeft direct passende maatregelen te nemen om het geconstateerde te herstellen dan wel herhaling te voorkomen dan dient u hier gehoor aan te geven. U bent verplicht om de genomen maatregelen op verzoek aan de RDW te tonen.
\nTevens dient u medewerking te verlenen aan een bedrijvencontroleur van de RDW bij een bezoek aan u of één van uw loketten.
\n3.1.2 Documentatie U bent verantwoordelijk voor de kwaliteit van de dienstverlening en draagt er zorg voor dat de medewerkers die de transacties verrichten aantoonbare kennis hebben op het gebied van documentherkenning en identiteitsvaststelling. Ter ondersteuning hierbij stelt de RDW een e-learning module aan u beschikbaar over deze onderwerpen, zie hiervoor www.rdw.nl. Verder geldt dat u aan elk loket actuele documentatie beschikbaar stelt van de tenaamstellingsapplicatie, procedures en handleidingen ten behoeve van de geautoriseerde medewerkers van een loket. Bij geen gebruik wordt de documentatie in een afsluitbare voorziening opgeborgen.
\n3.1.3 Voeren en verwijderen erkenningsticker(s) Aan de buitenzijde van een loket mag alleen een erkenningsticker van de erkenning tenaamstelling zijn bevestigd als op de betreffende locatie voertuigtenaamstellingen, schorsingen en opheffen van schorsingen van de voertuigverplichtingen worden uitgevoerd. Bij een loket dat definitief is gesloten, moet de betreffende erkenningsticker direct worden verwijderd. Tevens dient u na beëindiging van de erkenning of na intrekking van de erkenning voor onbepaalde tijd, de erkenningstickers van de erkenning tenaamstelling bij de loketten te verwijderen.
\n3.1.4 Financiële verplichting Als erkenninghouder moet u aan uw financiële verplichtingen voldoen.
\nU bent aan de RDW een kostendekkend tarief (‘leges’) per transactie verschuldigd.
\nU mag voor het uitvoeren van de tenaamstellings- en schorsingshandelingen naast de leges die u verschuldigd bent aan de RDW, kosten in rekening brengen aan de klant tot het maximaal vastgestelde bedrag dat als zodanig is gepubliceerd in de Regeling tarieven van de RDW. Deze wordt gepubliceerd in de Staatscourant.
\n3.1.5 Instrueren van de medewerkers Voor een goed gebruik van uw erkenning is het van groot belang dat u de medewerkers die de handelingen uitvoeren voldoende instrueert. Hoe u dit invult is uw eigen verantwoordelijkheid. De gevolgen van het niet (voldoende) instrueren van de medewerkers komen voor risico en kunnen voor uw rekening komen. Naast de gevolgen van het niet (voldoende) instrueren van de medewerkers, komen ook fouten gemaakt door de medewerkers, voor uw risico en kunnen voor uw rekening komen. Zie tevens paragraaf 3.1 en 3.1.2 van deze bijlage.
\n3.1.6 Bewaarplicht stukken Er zijn voor deze paragraaf geen bijzonderheden.
\n3.1.7 Verplichting verstrekken tellerstand Niet van toepassing.
\n3.2 Maatregelen (zie Algemeen Deel) In afwijking van het Algemeen Deel gaat een schorsing van de erkenning 1 week na dagtekening van de brief in.
\n4.2 Zienswijze In aanvulling op het Algemeen Deel geldt dat als er een reden is om naar aanleiding van een geconstateerde onregelmatigheid een sanctie op te leggen, het voornemen hiertoe aan u wordt meegedeeld door middel van een concept sanctiebrief. Voordat een sanctie aan u wordt opgelegd, krijgt u de gelegenheid om uw zienswijze kenbaar te maken. Hoe u dit kunt doen, kunt u lezen in de concept sanctiebrief. U heeft dan 3 weken na dagtekening van de brief waarbij de concept sanctie aan u wordt aangeboden de tijd om mondeling (bijvoorbeeld telefonisch) dan wel schriftelijk uw visie kenbaar te maken aan de RDW. Na 3 weken krijgt u een definitieve sanctiebrief toegezonden. Bij de totstandkoming van de definitieve brief wordt met uw zienswijze rekening gehouden. U kunt pas bezwaar aantekenen nadat u de definitieve sanctiebrief heeft ontvangen. Onderaan de definitieve brief staat beschreven hoe u bezwaar kunt maken en binnen welke termijn u het bezwaarschrift moet indienen.
\n4.3 Ingangsdatum (zie Algemeen Deel) In afwijking van het Algemeen deel treedt een intrekking voor onbepaalde tijd naar aanleiding van geconstateerde overtredingen in beginsel op 1 week na dagtekening van het besluit in werking.
\n4.4 Verjaringstermijn De verjaringstermijn van waarschuwingen en intrekkingen voor bepaalde tijd zijn voor de erkenning tenaamstelling gesteld op 30 maanden.
\n4.5 Categorisering overtredingen en stroomschema Voor de erkenning tenaamstelling wordt een stroomschema overtredingen en sanctionering gebruikt dat afwijkt van het Algemeen Deel. Alleen de categorie IV overtredingen komen overeen. Voor de overige overtredingen geldt dat er geen indeling in categorieën wordt toegepast. Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van overtredingen. Ook de in het Algemene Deel vermelde meervoudsregel wordt niet toegepast. Dit betekent dat, indien een of meer overtredingen worden geconstateerd, het bijgevoegde sanctieschema onverkort wordt toegepast.
\nMeervoudige overtredingen In afwijking van het Algemeen Deel worden meerdere of verschillende overtredingen die tijdens één controlemoment worden geconstateerd als enkelvoudige overtreding gesanctioneerd.
\n4.5.1 Voorbeelden van overtredingen: – De misprinten van vrijwaringsbewijzen, tenaamstellingsverslagen en/of schorsingsverslagen zijn niet vernietigd; – Het ontvangen machtigingsformulier is niet meteen na de tenaamstelling teruggeven aan de klant die aan de balie staat; – De tenaamstelling heeft niet op het loket (dat door de erkenninghouder is aangewezen) plaatsgevonden; – Het uitvoeren van een tenaamstelling terwijl het machtigingsformulier niet was ondertekend; – Het uitvoeren van een tenaamstelling zonder dat de persoon op wiens naam het voertuig is tenaamgesteld daar toestemming of goedkeuring voor heeft verleend; – Indien bij het voertuig een papieren kentekenbewijs aanwezig is: Het doen van een tenaamstelling zonder dat bijbehorend deel IB (tenaamstellingsbewijs of bedrijfsvoorraad deel 1B) en/of deel II (kopie deel III/ overschrijvingsbewijs) aanwezig is; – Indien bij het voertuig een papieren kentekenbewijs aanwezig is: Het tenaamstellingsbewijs of bedrijfsvoorraad deel 1B en het deel II (kopie deel III/overschrijvingsbewijs) zijn niet ontwaard en/of teruggegeven; – Indien bij het voertuig een kentekencard aanwezig is: De kentekencard is niet ontwaard en/of teruggegeven. – Tenaamstellingsverslag en/of vrijwaringsbewijs is niet overhandigd aan de aanvrager. – Schorsingsverslag is niet overhandigd aan de aanvrager. – Het legitimatiebewijs van de aanvrager is niet gecontroleerd. – Bij de tenaamstelling is de bedrijfsvoorraadpas van het gemachtigde erkende bedrijf niet gecontroleerd. - 4.5.2 Voorbeelden van categorie IV overtredingen Onderstaande geldt voor de erkenning: – ondermijning van het toezicht, zoals: • verbaal en/of fysiek geweld of dreiging daarmee; • niet verlenen van toegang tot uw bedrijf; • intimidatie; – fraude; – niet nakomen van de financiële verplichtingen na schorsing; – niet binnen de termijn aan de schorsingsvoorwaarden voldoen.
\nHet is mogelijk dat u een overtreding begaat, die niet specifiek als voorbeeld benoemd is. De RDW heeft het recht deze overtreding bij constatering alsnog te categoriseren en te sanctioneren.
\n4.6 Soorten sancties 4.6.1 Waarschuwing De waarschuwing is een weergave van de geconstateerde overtreding bij loket of loketten. Een waarschuwing leidt niet tot een intrekking. Dit kan in combinatie met verscherpt toezicht, afhankelijk van de termijn waarbinnen een volgende waarschuwing wordt gegeven. De erkenninghouder wordt er op gewezen dat hij de gemaakte overtreding indien noodzakelijk en mogelijk moet herstellen en maatregelen dient te nemen om herhaling van deze en eventuele andere overtredingen te voorkomen.
\n4.6.2 Intrekking van de erkenning De RDW kan aan de erkenninghouder een gehele of gedeeltelijke intrekking van de erkenning opleggen. Hiervoor zijn de volgende mogelijkheden beschikbaar: voor bepaalde of onbepaalde tijd.
\nIntrekking voor bepaalde tijd Een intrekking voor bepaalde tijd houdt in dat u gedurende de bepaalde periode geen erkenning heeft of dat een bepaald loket de handelingen behorend bij de erkenning niet meer mag uitvoeren voor een bepaalde periode. Een intrekking voor bepaalde tijd kan voor de periode van zes, negen, twaalf weken of zes maanden zijn. Gedurende de periode dat de erkenning is ingetrokken kunt u op uw loketten of op een specifiek loket geen voertuigen tenaamstellen, schorsen of ontschorsen. Ook gedurende de periode van de tijdelijke intrekking, dient u aan alle voorschriften te voldoen.
\nIntrekking voor onbepaalde tijd Een intrekking voor onbepaalde tijd betekent dat de erkenning is ingetrokken. Om weer in aanmerking te komen voor een erkenning moet een nieuwe aanvraag worden ingediend bij de RDW. De RDW kan bij de intrekking voor onbepaalde tijd besluiten dat daartoe een bepaalde termijn van maximaal 30 maanden geldt waarbinnen een nieuwe aanvraag door dezelfde natuurlijk- of rechtspersoon wordt afgewezen.
\n5.1.1 Hoorzitting (zie Algemeen Deel) Er zijn voor dit onderdeel geen bijzonderheden.
\n5.1.2 Waarschuwing (zie Algemeen deel) Er zijn voor dit onderdeel geen bijzonderheden.
\n5.1.3 Opschorten (zie Algemeen Deel) Er zijn voor dit onderdeel geen bijzonderheden.
\n5.2 Beroep (zie Algemeen Deel) Er zijn voor deze paragraaf geen bijzonderheden.
\nStroomschema sancties overtredingen erkenning tenaamstelling Bijlage Export Dienstverlening 2017
\n48 1.1 Toelichting 48 1.2 Indeling 49 1.3
\n1.4 Erkenningen en bevoegdheden 49 1.5 Meerdere vestigingen 49
\n49 2.1 Basis van het toezicht 49 2.2 Wijze van toezicht houden 50 2.3 Frequentie van het toezicht 50
\n50 3.1 Eisen en voorschriften 51 3.1.1 Het verlenen van medewerking aan het toezicht 51 3.1.2 Documentatie 51 3.1.3 Erkenningsschild/sticker(s) 51 3.1.4 Financiële verplichting 51 3.1.5 Instrueren van uw personeel 51 3.1.6 Bewaarplicht stukken 51 3.2 Maatregelen 51 3.2.1 Wachttijd na intrekking 51 3.3 Administratie 52
\n52 4.1 Vaststellen van een overtreding 52 4.2 Zienswijze 52 4.3 Ingangsdatum 52 4.4 Verjaringstermijn 52 4.5 Categorisering overtredingen en stroomschema 52 4.5.1 Voorbeelden van categorie I overtredingen:
\n52 4.5.2 Voorbeelden van categorie II overtredingen:
\n53 4.5.3 Voorbeelden van categorie III overtredingen:
\n53 4.5.4 Voorbeelden van categorie IV overtredingen 53 4.6 Soorten sancties 53 4.6.1 Herschouwing na intrekking voor bepaalde tijd 53
\n54 5.1 Bezwaar 54 5.1.1 Hoorzitting 54 5.1.2 Waarschuwing 54 5.1.3 Opschorten 54 5.2 Beroep 54 5.3 Voorlopige voorziening 54
\nVoor een volledig beeld van het toezichtbeleid van de RDW dient u eerst het Algemeen Deel te lezen.
\nZoekt u een specifiek onderwerp in deze bijlage, dan raden wij u aan het hele hoofdstuk te lezen waarin het onderwerp wordt behandeld.
\n1.2 Indeling (zie Algemeen Deel) Het zwart gearceerde onderdeel van de Toezichtbeleidsbrief is van toepassing voor u als erkenninghouder Export Dienstverlening.
\n1.3 Titel Deze bijlage is getiteld: Bijlage Erkenninghouder Export Dienstverlening van de Toezichtbeleidsbrief Erkenninghouders RDW.
\n1.4 Erkenningen en bevoegdheden (zie Algemeen Deel) Vanaf 1 januari 2013 is Export Dienstverlening een zelfstandige erkenning. Het hebben van een erkenning bedrijfsvoorraad is geen voorwaarde.
\n1.5 Meerdere vestigingen De erkenning Export Dienstverlening wordt verleend aan een natuurlijk persoon of rechtspersoon. Het bezoekadres (volgens de inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel) van het bedrijf moet in Nederland, of in Duitsland of België tot maximaal 25 kilometer hemelsbreed vanaf het dichtstbijzijnde punt van de Nederlandse grens, gevestigd zijn. Daarnaast moeten de werkzaamheden op het bezoekadres plaatsvinden.
\nDeelerkenning In het geval u een bedrijf met meerdere vestigingen heeft dan kunnen ook deze nevenvestigingen door middel van een apart bedrijfsnummer onder de erkenning worden gebracht. Dit wordt een deelerkenning genoemd.
\nOm een nevenvestiging als zelfstandig bedrijfsonderdeel onder de werking van een erkenning te brengen, moet u per vestiging een aanvraag indienen bij de RDW. Hierbij geldt als voorwaarde dat de nevenvestiging als zodanig staat ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Uiteraard moet de vestiging ook voldoen aan de overige erkenningseisen. Voor aanvullende informatie over nevenvestigingen kunt u de Informatiemap voor de voertuigbranche raadplegen die u van de RDW heeft ontvangen. De Informatiemap voor de voertuigbranche kunt u ook vinden via www.rdw.nl.
\nDe ‘deelerkenning’ voor nevenvestigingen is een specifieke faciliteit. Deze deelerkenning houdt in dat de bedrijvencontroleur van de RDW op de deelerkende nevenvestiging informeert naar de voertuigen die daar voor export zijn aangemeld.
\n2.2 Wijze van toezicht houden De RDW houdt toezicht op de erkenning Export Dienstverlening door middel van periodieke controlebezoeken, administratieve controles en fysieke controles. Bovendien wordt bij het toezicht gebruik gemaakt van signaleringen van andere instanties zoals de Belastingdienst en Douane ten behoeve van Risico Gestuurd Toezicht.
\nRisico Gestuurd Toezicht Risico Gestuurd Toezicht houdt kortgezegd in dat bedrijven waar overtredingen en/of signalen geconstateerd zijn vaker het onderwerp van toezicht kunnen zijn. Bedrijven die minder goed of slecht presteren op het gebied van naleving van de regels zullen vaker gecontroleerd worden dan bedrijven die aantoonbaar de regels en instructies goed naleven.
\nPeriodieke controlebezoeken De periodieke controlebezoeken worden uitgevoerd door bedrijvencontroleurs van de RDW en worden in de regel van te voren telefonisch aangekondigd. U wordt op werkdagen tussen 8:00 uur en 17:00 uur gebeld op het bij de RDW bekende telefoonnummer. U bent er zelf verantwoordelijk voor dat de RDW over het juiste telefoonnummer beschikt. Bij geen gehoor worden, verspreid over verschillende werkdagen, maximaal twee nieuwe pogingen ondernomen om het bezoek aan te kondigen. De bedrijvencontroleurs spreken geen antwoordapparaten of voicemails in. Als na maximaal (in totaal) drie pogingen geen controlebezoek kan plaatsvinden, bezoekt de bedrijvencontroleur uw bedrijf onaangekondigd. De bedrijvencontroleur belt niet met nummerherkenning. U kunt hieraan echter geen rechten ontlenen. U bent er zelf voor verantwoordelijk dat de bedrijvencontroleur het bezoek telefonisch kan aankondigen.
\nWordt bij aankomst in uw bedrijf niemand aangetroffen die gemachtigd is om medewerking aan de controle te verlenen, dan laat de bedrijvencontroleur een kaartje achter waaruit blijkt dat hij bij uw bedrijf is geweest. De RDW stuurt u vervolgens een ‘verklaring controle erkenning en/of handelaarskentekens en -kentekenbewijzen’ toe. Op deze verklaring kunt u maximaal drie telefoonnummers invullen waarop u bereikbaar bent of waarop een door u gemachtigde persoon bereikbaar is. U dient dit formulier ingevuld en binnen de daarvoor gestelde termijn naar de RDW te sturen. Doet u dit niet of brengt u toevoegingen op het formulier aan, dan kan dit leiden tot een schorsing van uw erkenning voor de duur van zes weken.
\nNa ontvangst door de RDW van de ingevulde en ondertekende verklaring zal de bedrijvencontroleur vervolgens een onaangekondigd bezoek plannen. Als er wederom niemand wordt aangetroffen die gemachtigd is om medewerking aan de controle te verlenen, dan probeert de bedrijvencontroleur u op de opgegeven telefoonnummers te bereiken. U of een door u gemachtigd persoon moet dan binnen 15 minuten op het bedrijfsadres aanwezig zijn. Stuurt u de verklaring niet terug of komt het na de uitgevoerde belpogingen niet tot een controlebezoek omdat er niemand is die namens uw bedrijf een controle mogelijk kan maken, dan kan daaraan de conclusie worden verbonden dat geen medewerking wordt verleend aan het toezicht en kan een tijdelijke intrekking van de erkenning van 6 weken worden opgelegd.
\nWanneer in verband met langdurige afwezigheid uw bedrijf gesloten is en er geen bedrijfsactiviteiten plaatsvinden zodat controle op de erkenning niet mogelijk is, dan brengt u de RDW hiervan tijdig schriftelijk op de hoogte.
\nDaarnaast kunnen meldingen van de onder paragraaf 4.1 van het Algemeen Deel genoemde organisaties of personen reden zijn een onderzoek in te stellen en aanleiding geven tot een (onaangekondigd) controlebezoek door de RDW.
\n2.3 Frequentie van het toezicht De frequentie van het periodieke toezicht door middel van controlebezoeken is in beginsel 1 keer per 3 jaar. Er wordt risico gestuurd toezicht toegepast op basis van risicoprofielen. Naar aanleiding daarvan wordt voor uw bedrijf de bezoekfrequentie bepaald en daardoor kan uw bedrijf vaker worden bezocht dan 1 keer per 3 jaar.
\n3.1 Eisen en voorschriften Naast de in het Algemeen Deel genoemde verplichtingen om in aanmerking te komen voor de erkenning Export Dienstverlening, moet u aan andere voorwaarden voldoen. U moet blijvend beschikken over een inschrijving van de inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Daarnaast moet u op uw bedrijfsadres blijvend de beschikking hebben over een door de RDW goedgekeurde, werkende kluis voor het bewaren van de blanco kentekenbewijsdelen II en verder alle overige documenten en bescheiden.
\nDe kluis moet geschikt zijn voor opslag van de blanco kentekenbewijzendelen II (A4-formaat) en minimaal voldoen aan de Europese norm EN 14 450 Securitylevel 1. Meer informatie hierover kunt u vinden op de site van de Vereniging Geld- en Waardeberging (VGW) www.geldenwaardeberging.nl.
\nAls u niet meer aan een van deze verplichtingen voldoet, leidt dat tot een schorsing van de erkenning. Hierover vindt u meer in paragraaf 3.2 van het Algemeen Deel.
\n3.1.1 Het verlenen van medewerking aan het toezicht U bent verplicht mee te werken aan het toezicht door de RDW. Dit betekent dat u de voor de erkenning relevante administratie ter beschikking van de bedrijvencontroleur moet stellen en dat u aan de bedrijvencontroleur de gevraagde informatie verstrekt.
\n3.1.2 Documentatie Bij de aanvraag van uw erkenning bent u gewezen op de Informatiemap voor de voertuigbranche. Hierin staan diverse procedures beschreven. U kunt de complete tekst van de Informatiemap voor de voertuigbranche vinden op www.rdw.nl. Als er wijzigingen in de Informatiemap voor de voertuigbranche plaatsvinden, krijgt u geen nieuwe versie toegezonden. Ik adviseer u daarom om regelmatig de website van de RDW te raadplegen om na te gaan of er wijzigingen hebben plaatsgevonden.
\n3.1.3 Erkenningsschild/sticker(s) Als aan u een intrekking voor onbepaalde tijd wordt opgelegd, moet u naast de in het Algemeen Deel genoemde stukken ook alle blanco kentekenbewijs delen II (t.b.v. export) die u in bezit heeft per direct inleveren bij de RDW.
\n3.1.4 Financiële verplichting In afwijking van het Algemeen deel gaat de financiële schorsing in beginsel 1 week na dagtekening van het besluit in.
\n3.1.5 Instrueren van uw personeel (zie Algemeen Deel) Er zijn voor dit onderdeel geen bijzonderheden.
\n3.1.6 Bewaarplicht stukken In plaats van een afsluitbare voorziening, zoals in het Algemeen Deel genoemd staat, moet u voor het volgende gebruik maken van een inbraakwerende kluis: – blanco kentekenbewijzen deel II t.b.v. export;
\nVoor de overige zaken en voor de overige bevoegdheden kunt u volstaan met een afsluitbare voorziening, zoals in het Algemeen Deel is beschreven.
\n3.2 Maatregelen (zie Algemeen Deel) 3.2.1 Wachttijd na intrekking Indien u een aanvraag voor een erkenning en/of bevoegdheid indient, dan wordt deze aanvraag geweigerd indien in de twaalf weken voorafgaand aan uw aanvraag een reeds dezelfde aan u afgegeven erkenning en/of bevoegdheid is ingetrokken. In het geval dat een aan u reeds afgegeven erkenning twee keer of meer is ingetrokken, dan wordt de aanvraag geweigerd tot zes maanden na de laatste intrekking.
\n3.3 Administratie Tijdens de controlebezoeken wordt steekproefsgewijs gecontroleerd of u de verplichtingen die uit uw erkenning voortvloeien naleeft. Omdat in de regel controle plaatsvindt door middel van steekproeven, kan het gebeuren dat tijdens de controle niet alle onregelmatigheden aan het licht komen. Het is daarom aan te raden een goede administratie van de door u voor export afgemelde voertuigen bij te houden. Dit kan u helpen problemen te voorkomen.
\n4.2 Zienswijze In aanvulling op het Algemeen Deel geldt dat als er een reden is om naar aanleiding van een geconstateerde onregelmatigheid een sanctie op te leggen, het voornemen hiertoe aan u wordt meegedeeld door middel van een concept sanctiebrief. Voordat een sanctie aan u wordt opgelegd, krijgt u de gelegenheid om uw zienswijze kenbaar te maken. Hoe u dit kunt doen, kunt u lezen in de concept sanctiebrief. U heeft dan 3 weken na dagtekening van de brief waarbij de concept sanctie aan u wordt aangeboden de tijd om mondeling (bijvoorbeeld telefonisch) dan wel schriftelijk uw visie kenbaar te maken aan de RDW. Na 3 weken krijgt u een definitieve sanctiebrief toegezonden. Bij de totstandkoming van de definitieve sanctiebrief wordt met uw zienswijze rekening gehouden. U kunt pas bezwaar aantekenen nadat u de definitieve sanctiebrief heeft ontvangen. Onderaan de definitieve sanctiebrief staat beschreven hoe u bezwaar kunt maken en binnen welke termijn u het bezwaarschrift moet indienen.
\n4.3 Ingangsdatum (zie Algemeen Deel) In afwijking van het Algemeen deel treedt een intrekking onbepaalde tijd naar aanleiding van geconstateerde overtredingen in beginsel 1 week na dagtekening van het besluit in werking.
\n4.4 Verjaringstermijn (zie Algemeen Deel) Als grondslag voor de verjaringstermijn geldt de datum van verzending van de primaire sanctiebrief dan wel de waarschuwing.
\n4.5 Categorisering overtredingen en stroomschema (zie Algemeen Deel) Hieronder worden per categorie voorbeelden van overtredingen vermeld.
\n4.5.1 Voorbeelden van categorie I overtredingen: – het gebruik van de erkenning ED op een niet (deel-)erkende vestiging van uw bedrijf; – voertuigen worden niet op uw bedrijfsadres aangemeld voor export; – het niet vernietigen van de kopie proces-verbaal van diefstal kentekenplaten maximaal 3 jaar na de exportmelding; – bij aanmelding voor export heeft u van de bij het voertuig behorende kentekenplaten niet de lamineercode(s) ingevoerd. Alleen wanneer de kentekenplaat niet voorzien is van een lamineercode of als de kentekenplaat niet aanwezig is als gevolg van diefstal zoals blijkt uit het proces-verbaal, hoeft u van de betreffende kentekenplaat geen lamineercode in te voeren. – de lamineercode die u bij aanmelding voor export heeft ingevoerd komt niet overeen met de lamineercode van de bij het voertuig behorende kentekenplaat. – de kentekenplaat is niet op de correcte wijze onbruikbaar gemaakt. De kentekenplaat moet doormidden geknipt zijn waarbij de lamineercode nog leesbaar moet zijn. – de te bewaren onbruikbaar gemaakte kentekenplaat kan niet worden getoond. De onbruikbaar gemaakte kentekenplaten van de laatste tien exportmeldingen moeten tijdens de controle getoond kunnen worden tenzij de kentekenplaten niet aanwezig waren bij de melding als gevolg van diefstal zoals blijkt uit het proces-verbaal. Tevens wordt hieronder verstaan het op onjuiste wijze bewaren van de onbruikbaar gemaakte kentekenplaten waardoor tijdens controle niet direct duidelijk is welke delen van de kentekenplaten bij elkaar horen.
\n4.5.2 Voorbeelden van categorie II overtredingen: – het niet onbruikbaar maken van de kentekenplaten meteen na het aanmelden van het betreffende voertuig voor export; – het niet kunnen tonen van de kopie proces-verbaal van diefstal kentekenplaten gedurende 2 jaar na de exportmelding; – kentekenplaten of een kopie proces-verbaal van diefstal van kentekenplaten waren/was niet aanwezig bij aanmelding; – het niet meegeven van het kenteken deel II voor export aan degene die het voertuig naar het buitenland brengt; – het uitlenen van een of meerdere blanco kentekendelen II die door de RDW aan u zijn verstrekt; – het niet opbergen in de afgesloten kluis van de blanco kentekendelen II die door de RDW aan u zijn verstrekt; – het niet melden aan de RDW van de vermissing van een blanco kentekendeel II; – het gebruik maken van blanco kentekendelen II die niet door de RDW aan u zijn verstrekt; – het niet meegeven van alle delen van het papieren kentekenbewijs (deel I A en tenaamstellingsbewijs/bedrijfsvoorraad deel I B) of de kentekencard aan degene die het voertuig naar het buitenland brengt.
\n4.5.3 Voorbeelden van categorie III overtredingen: – het aanmelden van een voertuig voor export terwijl men weet of behoorde te weten dat het voertuig gedemonteerd is of wordt.
\n4.5.4 Voorbeelden van categorie IV overtredingen – ondermijning van het toezicht, zoals: • verbaal en/of fysiek geweld of dreiging daarmee; • niet verlenen van toegang tot uw bedrijf; • intimidatie. − fraude; − niet nakomen van de financiële verplichtingen na schorsing; − niet binnen de termijn aan de schorsingsvoorwaarden voldoen.
\nHet is mogelijk dat u een overtreding begaat, die niet specifiek als voorbeeld benoemd is. De RDW heeft het recht deze overtreding te categoriseren en te sanctioneren.
\nMeervoudige overtredingen (zie Algemeen Deel) In het stroomschema is uitgegaan van een enkelvoudige overtreding. Het kan voorkomen dat er bij u, bij één bedrijfsbezoek of steekproefcontrole, verschillende overtredingen worden geconstateerd. Wanneer tijdens één bedrijfsbezoek of controle meerdere overtredingen worden geconstateerd, dan wordt dit beschouwd als een meervoudige overtreding. Hierbij geldt als uitgangspunt dat de categorieën van de verschillende overtredingen bij elkaar worden opgeteld en dat een sanctie wordt opgelegd die overeenkomt met de som van de categorieën.
\nIs echter sprake van maximaal twee overtredingen, beide van de categorie I en/of II, dan worden de categorieën niet opgeteld maar wordt een sanctie opgelegd die overeenkomt met de categorie behorend bij de zwaarste van de twee overtredingen. In alle gevallen wordt uw historie meegeteld bij het bepalen van de sanctiezwaarte.
\n4.6 Soorten sancties (zie Algemeen Deel) 4.6.1 Herschouwing na intrekking voor bepaalde tijd Na afloop van een intrekking voor bepaalde tijd wordt de intrekking automatisch door de RDW beëindigd. Wel moet uw bedrijf daarna opnieuw bezocht worden door een bedrijvencontroleur van de RDW. Dit wordt een herschouwing genoemd. Deze herschouwing dient binnen 2 weken nadat de sanctie is opgeheven plaats te vinden. De bedrijvencontroleur kondigt het bezoek kort tevoren telefonisch aan (zie voor de procedure ‘Wijze van toezicht houden’ punt 2.2 van deze bijlage). Voldoet u bij de herschouwing niet aan de eisen en/of voorschriften dan kunt u in het stroomschema zelf nagaan welke sanctie naar verwachting wordt opgelegd. Aan de herschouwing zijn kosten verbonden.
\nWanneer aan uw bedrijf een intrekking voor bepaalde tijd is opgelegd anders dan voor het niet verlenen van medewerking aan de controle en herschouwing en ondanks telefonische aankondiging controle niet mogelijk is, wordt gekeken of er sprake is van een geldige verklaring als bedoeld onder 2.2 van deze bijlage. Is er van uw bedrijf geen (geldige) verklaring zoals bedoeld in 2.2 van deze bijlage dan kunt u onder dat punt lezen wat de gevolgen voor u zijn.
\nWanneer aan uw bedrijf een intrekking voor bepaalde tijd is opgelegd omdat u geen medewerking heeft verleend terwijl de bedrijvencontroleur daarna gebruik heeft gemaakt van de eerder door u ingevulde en ondertekende verklaring, zoals vermeld onder 2.2 van deze bijlage, dan wordt daaraan de conclusie verbonden dat u blijvend geen medewerking verleend en volgt een intrekking voor onbepaalde tijd.
\n5.1.1 Hoorzitting (zie Algemeen Deel) Er zijn voor dit onderdeel geen bijzonderheden.
\n5.1.2 Waarschuwing (zie Algemeen deel) Er zijn voor dit onderdeel geen bijzonderheden.
\n5.1.3 Opschorten (zie Algemeen Deel) Er zijn voor dit onderdeel geen bijzonderheden.
\n5.2 Beroep (zie Algemeen Deel) Er zijn voor deze paragraaf geen bijzonderheden.
\n5.3 Voorlopige voorziening (zie Algemeen Deel) Er zijn voor deze paragraaf geen bijzonderheden.
\nBijlage Bedrijfsvoorraad & Handelaarskentekenbewijzen 2017
\n55 1.1 Toelichting 55 1.2 Indeling 56 1.3
\n1.4 Erkenningen en bevoegdheden 56 1.5 Quarantaineregeling – Meerdere vestigingen 56
\n57 2.1 Basis van het toezicht 57 2.2 Wijze van toezicht houden 57 2.3 Frequentie van het toezicht 58
\n58 3.1 Eisen en voorschriften 58 3.1.1 Het verlenen van medewerking aan het toezicht 59 3.1.2 Documentatie 59 3.1.3 Erkenningsschild/sticker(s) 59 3.1.4 Financiële verplichting 59 3.1.5 Instrueren van uw personeel 59 3.1.6 Bewaarplicht stukken 59 3.2 Maatregelen 59 3.2.1 Wachttijd bij intrekking 59 3.3 Bedrijfsvoorraadlijsten 59
\n60 4.1 Vaststellen van een overtreding 60 4.2 Zienswijze 60 4.3 Ingangsdatum 60 4.4 Verjaringstermijn 60 4.5 Categorisering overtredingen en stroomschema 60 4.5.1 Voorbeelden van categorie I overtredingen:
\n60 4.5.2 Voorbeelden van categorie II overtredingen:
\n62 4.5.3 Voorbeelden van categorie III overtredingen 64 4.5.4 Voorbeelden van categorie IV overtredingen 64 4.6 Soorten sancties 64 4.6.1 Herschouwing na intrekking voor bepaalde tijd 64 4.6.2 Attenderen inzake tellerstanden 65
\n65 5.1 Bezwaar 65 5.1.1 Hoorzitting 65 5.1.2 Waarschuwing 65 5.1.3 Opschorten 65 5.2 Beroep 65 5.3 Voorlopige voorziening 65
\n65 6.1 Handelaarskentekenbewijs 65 6.1.1 Inleiding 65 6.1.2 Gebruik van de handelaarskentekenplaten 66 6.1.3 Categorisering en stroomschema 66 6.1.4 Soorten sancties 66 6.1.5 Stroomschema 67 6.1.6 Overige bepalingen 67 6.2 Handelaarskentekenbewijzen zonder erkenning bedrijfsvoorraad 67 6.3 Handelaarskentekenbewijzen in combinatie met de erkenning bedrijfsvoorraad 67 Stroomschema overtredingen en sancties Handelaarskentekenbewijzen 68
\nVoor een volledig beeld van het toezichtbeleid van de RDW dient u eerst het Algemeen Deel te lezen.
\nZoekt u een specifiek onderwerp in deze bijlage, dan raden wij u aan het hele hoofdstuk te lezen waarin het onderwerp wordt behandeld.
\n1.2 Indeling (zie Algemeen Deel) De erkenning bedrijfsvoorraad is tevens de basis voor een aantal bevoegdheden. In deze bijlage worden de volgende bevoegdheden onderscheiden: – Online Registratie Export voor Handelaren (OREH); – Online Registratie Auto Demontage (ORAD); – Tenaamstelling Voertuigbedrijf (TV); – Versnelde Inschrijving met afzonderlijk onderzoek (VI);
\nDe bevoegdheid Aanvraag tot het versneld inschrijven van voertuigen zonder afzonderlijk onderzoek (VI), wordt beschreven in een aparte bijlage van de Toezichtbeleidsbrief.
\nNaast de erkenning bedrijfsvoorraad en bijbehorende bevoegdheden is voor de voertuigbranche ook het handelaarskentekenbewijs (HKB) beschikbaar. Omdat het handelaarskentekenbewijs vaak in combinatie met de erkenning bedrijfsvoorraad wordt aangevraagd, wordt het in deze bijlage samen met de erkenning bedrijfsvoorraad behandeld.
\nBeschikt u niet over een erkenning bedrijfsvoorraad, maar wel over een handelaarskentekenbewijs, dan kunt u direct door naar hoofdstuk 6 van deze bijlage.
\nHet zwart gearceerde onderdeel van de Toezichtbeleidsbrief is van toepassing voor u als erkenninghouder bedrijfsvoorraad en/of gebruiker van handelaarskentekenbewijzen.
\nHet is mogelijk dat u alleen over een erkenning bedrijfsvoorraad beschikt of over een erkenning bedrijfsvoorraad met onderliggende bevoegdheden. In deze bijlage wordt u dan in al deze gevallen aangesproken als erkenninghouder bedrijfsvoorraad.
\nVoor u geldt hoofdstuk 1 tot en met 5. Voor een combinatie met een handelaarskentekenbewijs geldt daarnaast ook hoofdstuk 6. Heeft u alleen een handelaarskentekenbewijs, leest u dan hoofdstuk 6.
\n1.3 Titel Deze bijlage is getiteld: Bijlage Erkenninghouder Bedrijfsvoorraad en Handelaarskentekenbewijzen van de Toezichtbeleidsbrief Erkenninghouders RDW.
\n1.4 Erkenningen en bevoegdheden (zie Algemeen Deel) Aan uw erkenning bedrijfsvoorraad kunnen bevoegdheden zijn gekoppeld. Mocht bij u een overtreding worden geconstateerd dan kan deze zowel betrekking hebben op de erkenning bedrijfsvoorraad als een bevoegdheid.
\nIn het geval van een schorsing of een intrekking voor onbepaalde tijd van uw erkenning bedrijfsvoorraad heeft de sanctie ook effect op uw bevoegdheden omdat in dat geval van de bevoegdheden geen gebruik meer kan worden gemaakt. Een intrekking van de erkenning bedrijfsvoorraad voor bepaalde tijd heeft geen gevolgen voor het gebruik van de onderliggende bevoegdheden voor voertuigen die op het moment van de intrekking reeds in uw bedrijfsvoorraad staan. Dit betekent dat u gedurende de intrekking voor bepaalde tijd van uw erkenning bedrijfsvoorraad geen voertuigen voor demontage kunt melden die op het moment van de intrekking nog niet in uw bedrijfsvoorraad staan.
\nDe intrekking van een bevoegdheid brengt echter geen intrekking van de erkenning als zodanig met zich mee. In hoofdstuk 4 vindt u voorbeelden van overtredingen per erkenning of bevoegdheid.
\n1.5 Quarantaineregeling – Meerdere vestigingen De erkenning bedrijfsvoorraad wordt verleend aan een natuurlijk persoon of rechtspersoon. Het bedrijf moet in Nederland gevestigd zijn. In het geval u een bedrijf met meerdere vestigingen heeft, kunnen ook deze nevenvestigingen door middel van een apart bedrijfsnummer onder de erkenning worden gebracht. Dit wordt een deelerkenning genoemd.
\nDeelerkenning Om een nevenvestiging als zelfstandig bedrijfsonderdeel onder de werking van een erkenning te brengen, moet u per vestiging een aanvraag indienen bij de RDW. Hierbij geldt als voorwaarde dat de nevenvestiging als zodanig staat ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Uiteraard moet de vestiging ook voldoen aan de overige erkenningseisen. Voor aanvullende informatie over nevenvestigingen kunt u de Informatiemap voor de voertuigbranche raadplegen die u van de RDW heeft ontvangen. De meest actuele Informatiemap voor de voertuigbranche kunt u ook vinden via www.rdw.nl.
\nDe ‘deelerkenning’ voor nevenvestigingen is een specifieke faciliteit. Deze deelerkenning houdt in dat de bedrijvencontroleur van de RDW op de deel erkende nevenvestiging informeert naar de voertuigen die daar zijn aangemeld. U moet de op een vestiging aangemelde voertuigen op de deelerkende nevenvestiging of op een verifieerbare stallingslocatie kunnen tonen. U hoeft dus op het bedrijfsadres van de hoofdvestiging geen administratie van deze voertuigen bij te houden. Aan een deelerkenning kunnen ook de bevoegdheden Online Registratie Export voor Handelaren (OREH), Online Registratie Auto Demontage (ORAD), Versnelde Inschrijving (VI) of Tenaamstellen Voertuigbedrijf (TV) worden toegekend. De aan de deelerkenning verleende bevoegdheden mogen enkel worden gebruikt voor voertuigen die in die betreffende bedrijfsvoorraad zijn aangemeld.
\nOok kan de nevenvestiging een eigen handelaarskentekenbewijs aanvragen. Het aan een nevenvestiging afgegeven handelaarskentekenbewijs mag alleen worden gebruikt voor voertuigen die in de bedrijfsvoorraad van die nevenvestiging zijn aangemeld of in verband met de op die nevenvestiging uit te voeren herstelwerkzaamheden.
\nWordt de erkenning van een hoofd- of nevenvestiging (voor bepaalde of onbepaalde tijd) ingetrokken, dan mogen daar gedurende de intrekkingsperiode geen activiteiten plaatsvinden die verband houden met de erkenning bedrijfsvoorraad. U wordt er met klem op gewezen dat het niet is toegestaan dat voertuigen uit de bedrijfsvoorraad van een andere vestiging van uw bedrijf op het terrein van, of in de directe omgeving van de ingetrokken vestiging aanwezig zijn. Overtredingen van dit voorschrift kan intrekking van de erkenning bedrijfsvoorraad en ongeldigverklaring van de handelaarskenteken-bewijzen van de gehele onderneming tot gevolg hebben.
\n2.2 Wijze van toezicht houden De RDW houdt toezicht op de erkenning bedrijfsvoorraad en de bijbehorende bevoegdheden door middel van periodieke controlebezoeken, administratieve controles en fysieke controles. Voor wat betreft de bevoegdheid Versnelde Inschrijving met afzonderlijk onderzoek gaat het letterlijk om controles van de voertuigen zelf waarvoor een inschrijving is aangevraagd. Bovendien wordt bij het toezicht gebruik gemaakt van signaleringen van andere instanties zoals de Belastingdienst en Douane ten behoeve van Risico Gestuurd Toezicht.
\nRisico Gestuurd Toezicht Risico Gestuurd Toezicht houdt kortgezegd in dat bedrijven waar overtredingen en/of signalen geconstateerd zijn vaker het onderwerp van toezicht kunnen zijn. Bedrijven die minder goed of slecht presteren op het gebied van naleving van de regels zullen vaker gecontroleerd worden dan bedrijven die aantoonbaar de regels en instructies goed naleven.
\nPeriodieke controlebezoeken De periodieke controlebezoeken worden uitgevoerd door bedrijvencontroleurs van de RDW en worden in de regel van te voren telefonisch aangekondigd. U wordt op werkdagen tussen 8:00 uur en 17:00 uur gebeld op het bij de RDW bekende telefoonnummer. U bent er zelf verantwoordelijk voor dat de RDW over het juiste telefoonnummer beschikt. De bedrijvencontroleur belt niet met nummerherkenning. U kunt hieraan echter geen rechten ontlenen. U bent er zelf voor verantwoordelijk dat de bedrijvencontroleur het bezoek telefonisch kan aankondigen.
\nBij geen gehoor worden, verspreid over verschillende werkdagen, maximaal twee nieuwe pogingen ondernomen om het bezoek aan te kondigen. De bedrijvencontroleurs spreken geen antwoordapparaten of voicemails in. Als na maximaal (in totaal) drie pogingen geen controlebezoek kan plaatsvinden, bezoekt de bedrijvencontroleur uw bedrijf onaangekondigd.
\nWordt bij aankomst in uw bedrijf niemand aangetroffen die gemachtigd is om medewerking aan de controle te verlenen, dan laat de bedrijvencontroleur een kaartje achter waaruit blijkt dat hij bij uw bedrijf is geweest. De RDW stuurt u vervolgens een ‘verklaring controle erkenning en/of handelaarskentekens en -kentekenbewijzen’ toe. Op deze verklaring kunt u maximaal drie telefoonnummers invullen waarop u bereikbaar bent of waarop een door u gemachtigde persoon bereikbaar is. U dient dit formulier ingevuld en binnen de daarvoor gestelde termijn naar de RDW te sturen. Doet u dit niet of brengt u toevoegingen op het formulier aan, dan kan dit leiden tot een schorsing van uw erkenning voor de duur van zes weken.
\nNa ontvangst door de RDW van de ingevulde en ondertekende verklaring zal de bedrijvencontroleur vervolgens een onaangekondigd bezoek plannen. Als er wederom niemand wordt aangetroffen die gemachtigd is om medewerking aan de controle te verlenen, dan probeert de bedrijvencontroleur u op de opgegeven telefoonnummers te bereiken. U of een door u gemachtigd persoon moet dan binnen 15 minuten op het bedrijfsadres aanwezig zijn. Stuurt u de verklaring niet terug of komt het na de uitgevoerde belpogingen niet tot een controlebezoek omdat er niemand is die namens uw bedrijf een controle mogelijk kan maken, dan wordt daaraan de conclusie worden verbonden dat geen medewerking is verleend aan het toezicht en wordt een tijdelijke intrekking van de erkenning van 6 weken worden opgelegd.
\nWanneer in verband met langdurige afwezigheid uw bedrijf gesloten is en er geen bedrijfsactiviteiten plaatsvinden zodat controle op de erkenning en/of handelaarskentekenbewijzen niet mogelijk is, dan brengt u de RDW hiervan tijdig schriftelijk op de hoogte.
\nDaarnaast kunnen meldingen van de onder paragraaf 4.1 van het Algemeen Deel genoemde organisaties of personen reden zijn een onderzoek in te stellen en aanleiding geven tot een (onaangekondigd) controlebezoek door de RDW.
\n2.3 Frequentie van het toezicht De frequentie van het periodieke toezicht door middel van controlebezoeken is in beginsel 1 keer per 3 jaar. Er wordt risico gestuurd toezicht toegepast op basis van risicoprofielen. Naar aanleiding daarvan wordt voor uw bedrijf de bezoekfrequentie bepaald en daardoor kan uw bedrijf vaker worden bezocht dan 1 keer per 3 jaar.
\n3.1 Eisen en voorschriften Naast de in het Algemeen Deel genoemde verplichtingen om in aanmerking te komen en te blijven voor de erkenning bedrijfsvoorraad, moet u aan een aantal andere eisen voldoen. U moet blijvend beschikken over: – een inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel die voldoet aan alle eisen – een afsluitbare voorziening en – een locatie voor het stallen van uw bedrijfsvoorraadvoertuigen niet zijnde de openbare weg.
\nAls u niet meer aan deze verplichtingen voldoet, leidt dat tot een schorsing van de erkenning bedrijfsvoorraad en eventueel aan u afgegeven bevoegdheden die onder de erkenning bedrijfsvoorraad vallen. Hierover vindt u meer in paragraaf 3.2 van het Algemeen Deel.
\nVoor de bevoegdheid OREH dient u op uw bedrijfsadres blijvend te beschikken over een door de RDW goedgekeurde kluis voor het bewaren van alle documenten en bescheiden.
\nDe kluis moet geschikt zijn voor opslag van de blanco kentekenbewijzen deel II (A4-formaat) en minimaal voldoen aan de Europese norm EN 14 450 Securitylevel 1. Meer informatie hierover kunt u vinden op de site van de Vereniging Geld- en Waardeberging (VGW) www.geldenwaardeberging.nl.
\nAls u niet meer aan deze verplichting voldoet, leidt dat tot een schorsing van de bevoegdheid. Hierover vindt u meer in paragraaf 3.2 van het Algemeen Deel.
\n3.1.1 Het verlenen van medewerking aan het toezicht U bent verplicht mee te werken aan het toezicht door de RDW. Dit betekent dat u de te controleren voertuigen behorende tot de bedrijfsvoorraad, de door u aangevraagde kentekencards, bewaarde kentekencards t.b.v. mogelijke export, toestemmingsverklaringen, machtigingsformulieren en de voor de erkenning relevante administratie ter beschikking van de bedrijvencontroleur moet stellen en dat u aan de bedrijvencontroleur de gevraagde informatie verstrekt.
\n3.1.2 Documentatie Bij de aanvraag van uw erkenning bent u gewezen op de Informatiemap voor de voertuigbranche. Hierin staan diverse procedures beschreven. U kunt de complete tekst van de Informatiemap voor de voertuigbranche vinden op www.rdw.nl. Als er wijzigingen in de Informatiemap voor de voertuigbranche plaatsvinden, krijgt u geen nieuwe versie toegezonden. Ik adviseer u daarom regelmatig de website van de RDW te raadplegen om na te gaan of er wijzigingen hebben plaatsgevonden.
\n3.1.3 Erkenningsschild/sticker(s) Als aan u een intrekking voor onbepaalde tijd wordt opgelegd, moet u naast de in het Algemeen Deel genoemde stukken ook per direct inleveren bij de RDW: – alle bedrijfsvoorraadpassen; – alle blanco kentekenbewijzen deel II die u in bezit heeft (bevoegdheid OREH).
\n3.1.4 Financiële verplichting In afwijking van het Algemeen deel gaat de financiële schorsing in beginsel 1 week na dagtekening van het besluit in.
\n3.1.5 Instrueren van uw personeel (zie Algemeen Deel) Er zijn voor dit onderdeel geen bijzonderheden.
\n3.1.6 Bewaarplicht stukken Voor de bevoegdheid Online Registratie Export Handelaren (OREH) moet u in plaats van een afsluitbare voorziening, zoals in het Algemeen Deel genoemd staat, voor het volgende gebruik maken van een inbraakwerende kluis: – blanco kentekenbewijzen deel II t.b.v. export;
\nVoor de overige zaken en voor de overige bevoegdheden kunt u volstaan met een afsluitbare voorziening, zoals in het Algemeen Deel is beschreven.
\n3.2 Maatregelen (zie Algemeen Deel) 3.2.1 Wachttijd bij intrekking (zie Algemeen deel) Indien u een aanvraag voor een erkenning en/of bevoegdheid indient, dan wordt deze aanvraag geweigerd indien in de twaalf weken voorafgaand aan uw aanvraag een reeds dezelfde aan u afgegeven erkenning en/of bevoegdheid is ingetrokken. In het geval dat een aan u reeds afgegeven erkenning binnen 30 maanden twee keer of meer is ingetrokken, dan wordt de aanvraag geweigerd tot zes maanden na de laatste intrekking.
\n3.3 Bedrijfsvoorraadlijsten Tijdens de controlebezoeken wordt steekproefsgewijs gecontroleerd of u de verplichtingen die uit uw erkenning voortvloeien naleeft. Voertuigen die zijn gesloopt, geëxporteerd of verkocht mogen niet in uw bedrijfsvoorraad voorkomen. Omdat in de regel controle plaatsvindt door middel van steekproeven, kan het gebeuren dat tijdens de controle niet alle onregelmatigheden aan het licht komen. Het is daarom aan te raden regelmatig bedrijfsvoorraadlijsten van uw actuele bedrijfsvoorraad aan te vragen en aan de hand daarvan uw bedrijfsvoorraad na te lopen. Dit kan u helpen problemen te voorkomen.
\nU kunt ook een bedrijfsvoorraadlijst aanvragen van voertuigen die vanuit het buitenland zijn ingevoerd en op uw verzoek zijn ingeschreven in het kentekenregister door deze voertuigen ter keuring bij de RDW aan te bieden. Deze voertuigen behoren tot uw bedrijfsvoorraad en hiervoor gelden dezelfde regels als voor uw overige bedrijfsvoorraad.
\nStelt u vast dat er voertuigen onterecht in uw bedrijfsvoorraad zijn geregistreerd, dan moet u die registratie beëindigen, bijvoorbeeld door contact op te nemen met de nieuwe eigenaar. Als u zelf alle mogelijke actie heeft ondernomen, maar dit niet tot resultaat heeft geleid, moet u zich tot de RDW wenden met bewijsstukken van tot dan toe ondernomen acties.
\nHeeft u een voertuig uit het buitenland ter keuring bij de RDW aangeboden en daarbij verzocht om inschrijving in het kentekenregister dan mag u het voertuig aan een ander RDW-erkend bedrijf (bedrijfsvoorraad) verkopen zonder dat het voertuig wordt tenaam gesteld. U blijft in het kader van de Versnelde Inschrijving met afzonderlijk onderzoek ketenverantwoordelijke voor dit voertuig tot de tenaamstelling. Dit betekent dat u een sanctie kan krijgen wanneer u het voertuig heeft verkocht aan een erkend bedrijf maar het erkende bedrijf, dat het voertuig heeft gekocht, niet zorgt voor tenaamstelling bij levering aan een niet-erkenninghouder.
\nBeschikt u over de bevoegdheden Online Registratie Export voor Handelaren (OREH) en/of Online Registratie Auto Demontage (ORAD) en is een voertuig respectievelijk geëxporteerd of gedemonteerd? Dan moet u het voertuig zelf alsnog afmelden via de applicaties.
\nHoe u aan de actuele bedrijfsvoorraadlijsten komt, kunt u lezen in de Informatiemap voor de voertuigbranche en via www.rdw.nl.
\n4.2 Zienswijze In aanvulling op het Algemeen Deel geldt dat als er een reden is om naar aanleiding van een geconstateerde onregelmatigheid een sanctie op te leggen, het voornemen hiertoe aan u wordt meegedeeld door middel van een concept sanctiebrief. Voordat een sanctie aan u wordt opgelegd, krijgt u de gelegenheid om uw zienswijze kenbaar te maken. Hoe u dit kunt doen, kunt u lezen in de concept sanctiebrief. U heeft 3 weken na dagtekening van de brief waarbij de concept sanctie aan u wordt aangeboden de tijd om mondeling (bijvoorbeeld telefonisch) dan wel schriftelijk uw visie kenbaar te maken aan de RDW. Na 3 weken krijgt u een definitieve sanctiebrief toegezonden. Bij de totstandkoming van de definitieve brief wordt met uw zienswijze rekening gehouden. U kunt pas bezwaar aantekenen nadat u de definitieve sanctiebrief heeft ontvangen.
\n4.3 Ingangsdatum (zie Algemeen Deel) In afwijking van het Algemeen deel treedt een intrekking voor bepaalde en onbepaalde tijd naar aanleiding van geconstateerde overtredingen in beginsel 1 week na dagtekening van het besluit in werking.
\n4.4 Verjaringstermijn (zie Algemeen Deel) Als grondslag voor de verjaringstermijn geldt de datum van verzending van de primaire sanctiebrief dan wel de waarschuwing.
\n4.5 Categorisering overtredingen en stroomschema (Zie algemeen Deel) Hieronder worden per categorie voorbeelden van overtredingen vermeld, onderverdeeld naar erkenning en bevoegdheden.
\n4.5.1 Voorbeelden van categorie I overtredingen:
\nErkenning bedrijfsvoorraad: – een voertuig dat is gekocht van een ander erkend bedrijf is niet onmiddellijk aangemeld in bedrijfsvoorraad. Het voertuig is wel binnen 5 werkdagen in bedrijfsvoorraad aangemeld; – het in verband met verkoop niet meegeven van het tijdelijk documentnummer en de tenaamstellingscode ten behoeve van overschrijving van het voertuig. Het voertuig is achtergehouden; – het voeren van een onoverzichtelijke administratie waardoor effectieve en efficiënte controle niet mogelijk is; – bescheiden met betrekking tot de erkenning bedrijfsvoorraad en/of bevoegdheden liggen op een niet-deel erkende of andere deel erkende vestiging; – het niet ontwaarden van (delen van) het papieren kentekenbewijs of het niet ontwaarden van de kentekencard, terwijl deze ook niet was/waren opgeborgen in de afgesloten afsluitbare voorziening; – het niet meteen afgeven van een vrijwaringsbewijs aan de vorige eigenaar/houder terwijl voertuig in bedrijfsvoorraad is aangemeld; – kentekencards van voertuigen in bedrijfsvoorraad, bedrijfsvoorraadpas(sen), uitgeprinte tenaamstellingscodes, uitgeprinte tijdelijke documentnummers en alle overige in het kader van de erkenning aan het erkende bedrijf verstrekte documenten en bescheiden zijn niet opgeborgen in de afgesloten afsluitbare voorziening op het bedrijfsadres; – het niet binnen 1 werkdag (waarbij wordt uitgegaan van 24 uur na het bezoek van de bedrijvencontroleur) indienen van een Correctieverzoek Tellerstand bij een geconstateerde invoer van een onjuiste tellerstand of van het ten onrechte hebben opgegeven dat het voertuig niet is voorzien van een teller (ingevoerde keuze is ‘geen teller’) – bij aanmelding in bedrijfsvoorraad het invoeren van de onjuiste tellerstand van het voertuig, van een voertuig dat is voorzien van een kilometer- of mijlenteller. Van een voertuig dat is voorzien van een teller moet u de tellerstand opgeven zoals deze op het moment van aanmelding in bedrijfsvoorraad kan worden afgelezen in het voertuig. – bij aanmelding in bedrijfsvoorraad ten onrechte opgegeven dat het voertuig niet is voorzien van een teller (ingevoerde keuze is ‘geen teller’) terwijl het voertuig is voorzien van een kilometer- of mijlenteller. Van een voertuig dat is voorzien van een teller moet u de tellerstand opgeven zoals deze op dat moment kan worden afgelezen in het voertuig. Is er sprake van een eenvoudig op te lossen storing, bijvoorbeeld een lege accu opladen of (tijdelijk) vervangen, dan moet u zorgen dat u voor de aanmelding in de bedrijfsvoorraad alsnog de juiste tellerstand kunt aflezen en in het scherm kunt invullen.
\nOnline Registratie Export voor Handelaren (OREH): – het gebruik van de bevoegdheid OREH op een niet-deel erkende nevenvestiging of op een andere deel erkende vestiging van dezelfde rechtspersoon; – het niet binnen 1 werkdag (waarbij wordt uitgegaan van 24 uur na het bezoek van de bedrijvencontroleur) indienen van een Correctieverzoek Tellerstand bij een geconstateerde invoer van een onjuiste tellerstand of van het ten onrechte hebben opgegeven dat het voertuig niet is voorzien van een teller (ingevoerde keuze is ‘geen teller’) – bij aanmelding voor export het invoeren van de onjuiste tellerstand van het voertuig, van een voertuig dat is voorzien van een kilometer- of mijlenteller Van een voertuig dat is voorzien van een teller moet u de tellerstand opgeven zoals deze op het moment van de exportmelding kan worden afgelezen in het voertuig. – bij aanmelding voor export heeft u ten onrechte opgegeven dat het voertuig niet is voorzien van een teller (ingevoerde keuze is ‘geen teller’) terwijl het voertuig is voorzien van een kilometer- of mijlenteller. Van een voertuig dat is voorzien van een teller moet u de tellerstand opgeven zoals deze op dat moment kan worden afgelezen in het voertuig. Is er sprake van een eenvoudig op te lossen storing, bijvoorbeeld een lege accu opladen of (tijdelijk) vervangen, dan moet u zorgen dat u voor de exportmelding alsnog de juiste tellerstand kunt aflezen en in het scherm kunt invullen. – bij aanmelding voor export heeft u van de bij het voertuig behorende kentekenplaten niet de lamineercode(s) ingevoerd. Alleen wanneer de kentekenplaat niet voorzien is van een lamineercode, hoeft u geen lamineercode in te voeren. – de lamineercode die u bij aanmelding voor export heeft ingevoerd komt niet overeen met de lamineercode van de bij het voertuig behorende kentekenplaat. – de kentekenplaat is niet op de correcte wijze onbruikbaar gemaakt. De kentekenplaat moet doormidden geknipt zijn waarbij de lamineercode nog leesbaar moet zijn. – de te bewaren onbruikbaar gemaakte kentekenplaat kan niet worden getoond. De onbruikbaar gemaakte kentekenplaten van de laatste tien exportmeldingen moeten tijdens de controle getoond kunnen worden. Tevens wordt hieronder verstaan het op onjuiste wijze bewaren van de onbruikbaar gemaakte kentekenplaten waardoor tijdens controle niet direct duidelijk is welke delen van de kentekenplaten bij elkaar horen.
\nOnline Registratie Auto Demontage (ORAD): – het gebruik van de bevoegdheid ORAD op een niet-deel erkende nevenvestiging of op een andere deel erkende vestiging van dezelfde rechtspersoon; – bij aanmelding voor demontage het invoeren van de onjuiste tellerstand van het voertuig, van een voertuig dat is voorzien van een kilometer- of mijlenteller. Van een voertuig dat is voorzien van een teller moet u de tellerstand opgeven zoals deze op het moment van aanmelding voor demontage kan worden afgelezen in het voertuig. – bij aanmelding voor demontage heeft u ten onrechte opgegeven dat het voertuig niet is voorzien van een teller (ingevoerde keuze is ‘geen teller’) terwijl het voertuig is voorzien van een functionerende kilometer- of mijlenteller. Van een voertuig dat is voorzien van een functionerende teller moet u de tellerstand opgeven zoals deze op dat moment kan worden afgelezen in het voertuig. – de kentekenplaat is niet op de correcte wijze onbruikbaar gemaakt. De kentekenplaat moet doormidden geknipt zijn waarbij de lamineercode nog leesbaar moet zijn. – de te bewaren onbruikbaar gemaakte kentekenplaat kan niet binnen 5 werkdagen na aanmelding voor demontage worden getoond. De onbruikbaar gemaakte kentekenplaten van de laatste tien demontagemeldingen moeten tijdens de controle getoond kunnen worden. Tevens wordt hieronder verstaan het op onjuiste wijze bewaren van de onbruikbaar gemaakte kentekenplaten waardoor tijdens controle niet direct duidelijk is welke delen van de kentekenplaten bij elkaar horen.
\nTenaamstelling Voertuigbedrijf (TV): – wilsverklaringen zijn niet vernietigd na de bewaarperiode van 3 jaren; – machtigingsformulieren zijn niet vernietigd na de bewaarperiode van 3 jaren; – het niet binnen 1 werkdag (waarbij wordt uitgegaan van 24 uur na het bezoek van de bedrijvencontroleur) indienen van een Correctieverzoek Tellerstand bij een geconstateerde invoer van een onjuiste tellerstand of van het ten onrechte hebben opgegeven dat het voertuig niet is voorzien van een teller (ingevoerde keuze is ‘geen teller’) – bij de tenaamstelling het invoeren van de onjuiste tellerstand van het voertuig, van een voertuig dat is voorzien van een kilometer- of mijlenteller. Van een voertuig dat is voorzien van een teller moet u de tellerstand opgeven zoals deze op dat moment kan worden afgelezen in het voertuig. – bij de tenaamstelling heeft u ten onrechte opgegeven dat het voertuig niet is voorzien van een teller (ingevoerde keuze is ‘geen teller’) terwijl het voertuig is voorzien van een kilometer- of mijlenteller. Van een voertuig dat is voorzien van een teller moet u de tellerstand opgeven zoals deze op dat moment kan worden afgelezen in het voertuig. Is er sprake van een eenvoudig op te lossen storing, bijvoorbeeld een lege accu opladen of (tijdelijk) vervangen, dan moet u zorgen dat u voor de tenaamstelling alsnog de juiste tellerstand kunt aflezen en in het scherm kunt invullen.
\n4.5.2 Voorbeelden van categorie II overtredingen:
\nErkenning bedrijfsvoorraad: – parkeren/stallen van of rijden met bedrijfsvoorraadvoertuigen op de openbare weg; – het voertuig niet binnen 5 werkdagen na aanmelding in bedrijfsvoorraad kunnen tonen op bedrijfsadres of op een verifieerbare stallingslocatie binnen Nederland of in België of Duitsland maximaal 25 kilometer hemelsbreed vanaf de Nederlandse grens gemeten. Wanneer er een vermoeden van misbruik van de erkenning of fraude is dan moet het voertuig in afwijking van de eerder genoemde termijn binnen een door de RDW vastgestelde termijn getoond kunnen worden op een door u op te geven adres; – een voertuig aanmelden in bedrijfsvoorraad met taxikentekenplaten; – een voertuig aanmelden in bedrijfsvoorraad terwijl de bij het voertuig behorende kentekenplaat/kentekenplaten niet bij het voertuig aanwezig zijn. Een uitzondering hierop vormt een voertuig dat op het moment van aanmelding in bedrijfsvoorraad voorzien is van de status Wacht Op Keuren (WOK); – het opnemen van leen-, huur- of demovoertuigen in bedrijfsvoorraad waarbij het de bedoeling is om het voertuig na opname in de bedrijfsvoorraad weer in te zetten als leen-, huur- of demovoertuig; ○ een voertuig uit de bedrijfsvoorraad uitlenen, verhuren of gebruiken als demovoertuig. – een voertuig ten onrechte niet aanmelden in de bedrijfsvoorraad terwijl het eigendom is verkregen en de kentekencard met de tenaamstellingscode of het kentekenbewijs deel IB met het overschrijvingsbewijs (deel II) aan u is overhandigd. De vorige eigenaar/houder zijnde een natuurlijk of rechtspersoon is ten onrechte aansprakelijk gebleven voor alle voertuigverplichtingen; – het opnemen van een voertuig in de bedrijfsvoorraad zonder de bedoeling het voertuig te verkopen; – een verzoek tot inschrijving van een voertuig door middel van afzonderlijk onderzoek zonder de bedoeling het voertuig te verkopen; – het afgeven dan wel uitlenen van uw bedrijfsvoorraadpas(sen) aan anderen dan uw personeel; – het gebruik maken van een bedrijfsvoorraadpas die door de RDW aan een ander bedrijf is verstrekt; – het niet beëindigen van de registratie in bedrijfsvoorraad nadat het voertuig is verkocht of is verkocht in verband met export of demontage of door u zelf is geëxporteerd of gedemonteerd; – wanneer het voertuig bij opname in bedrijfsvoorraad nog beschikte over een papieren kentekenbewijs:
\nBij aanmelding in bedrijfsvoorraad was het deel II (overschrijvingsbewijs/kopie deel III) niet aanwezig; – wanneer het voertuig bij opname in bedrijfsvoorraad beschikte over een geldige kentekencard: het niet teruggeven van de kentekencard terwijl er geen toestemming is verleend voor het bewaren van de kentekencard t.b.v. mogelijke export; – het niet invullen van een vrijwaringsbewijs; – een voertuig dat voor 1-1-2014 is gekocht van een ander erkend bedrijf ten onrechte niet binnen 5 werkdagen aanmelden in bedrijfsvoorraad terwijl het bedrijfsvoorraad deel 1B en overschrijvingsbewijs (deel II) aan u zijn overhandigd; – een voertuig dat na 1-1-2014 is gekocht van een ander erkend bedrijf ten onrechte niet binnen 5 werkdagen aanmelden in bedrijfsvoorraad terwijl het tijdelijk documentnummer dan wel de kentekencard van de verkoper en de tenaamstellingscode aan u zijn overhandigd; – het in verband met verkoop niet meteen meegeven van het tijdelijk documentnummer en de tenaamstellingscode ten behoeve van overschrijving van het voertuig.
\nOnline Registratie Export voor Handelaren (OREH): – het niet onbruikbaar maken van de kentekenplaten meteen na het aanmelden van het betreffende voertuig voor export; – het niet opbergen in de afgesloten kluis van de blanco kentekendelen II die door de RDW aan u zijn verstrekt; – het niet meegeven van een kenteken deel II voor export aan degene die het voertuig naar het buitenland brengt; – het niet meegeven van alle delen van het papieren kentekenbewijs (deel 1A en bedrijfsvoorraad deel 1B) of de bewaarde kentekencard t.b.v. export dan wel de door u op uw eigen (bedrijfs)naam aangevraagde kentekencard aan degene die het voertuig naar het buitenland brengt; – het uitlenen van een of meerdere blanco kentekendelen II die door de RDW aan u zijn verstrekt; – het gebruik maken van blanco kentekendelen II die niet door de RDW aan u zijn verstrekt;
\nOnline Registratie Auto Demontage (ORAD): – het niet onbruikbaar maken van de kentekenplaten meteen na het aanmelden van het betreffende voertuig voor demontage.
\nTenaamstelling Voertuigbedrijf (TV): – het niet kunnen tonen van de wilsverklaringen; – het niet door de koper laten ondertekenen van een wilsverklaring; – het niet opbergen van de wilsverklaringen in de afgesloten afsluitbare voorziening dan wel het niet digitaal opslaan van de wilsverklaring. Voor het digitaal opslaan van de wilsverklaring geldt dat dit is toegestaan mits de digitale omgeving waarin de wilsverklaring wordt bewaard beveiligd is zodat onbevoegden geen toegang hebben tot de digitale bewaarplaats, er een recente back-up beschikbaar is, de back-up beveiligd is zodat onbevoegden geen toegang hebben tot de gegevens, de wilsverklaring goed leesbaar is, de handtekening duidelijk herkenbaar is en de gevraagde wilsverklaring binnen redelijke termijn aan de bedrijvencontroleur getoond kan worden; – het niet 2 jaren bewaren wilsverklaringen; – het uitvoeren van een tenaamstelling zonder dat de wilsverklaring voorafgaand aan de koper is voorgelegd; – het niet kunnen tonen van een ingevulde machtiging; – het niet opbergen van een ingevulde machtiging in de afgesloten afsluitbare voorziening dan wel het niet digitaal opslaan van de ingevulde en ondertekende machtiging. Voor het digitaal opslaan van de machtiging geldt dat dit is toegestaan mits de digitale omgeving waarin de machtiging wordt bewaard beveiligd is zodat onbevoegden geen toegang hebben tot de digitale bewaarplaats, er een recente back-up beschikbaar is, de back-up beveiligd is zodat onbevoegden geen toegang hebben tot de gegevens, de machtiging goed leesbaar is, de handtekening duidelijk herkenbaar is en de gevraagde machtiging binnen redelijke termijn aan de bedrijvencontroleur getoond kan worden; – het niet ondertekenen van een machtiging; – het niet minimaal 2 jaren bewaren van een ingevulde machtiging; – het uitvoeren van een tenaamstelling zonder dat de aanvrager daartoe een machtiging heeft verleend; – de tenaamstelling niet op het bedrijfsadres (waaraan de bevoegdheid is toegekend) uitvoeren; – het niet gelijk meegeven (aan natuurlijk persoon of gemachtigde van de rechtspersoon die is verschenen) of gelijk opsturen (ingeval van een tenaamstelling waarbij de nieuwe eigenaar/houder of diens gemachtigde niet tijdens de tenaamstelling aanwezig is) van het tenaamstellingsverslag voorzien van het eerste deel van de tenaamstellingscode aan de nieuwe eigenaar/houder van het voertuig (tenzij er sprake is van een verstrekkingsvoorbehoud).
\nVersnelde inschrijving met afzonderlijk onderzoek (VI): – bij verkoop, van een voertuig waarvoor versneld een aanvraag van de inschrijving met afzonderlijk onderzoek is aangevraagd, aan een ander dan een RDW erkend bedrijf, heeft u er niet op toegezien dat het voertuig is tenaamgesteld.
\n4.5.3 Voorbeelden van categorie III overtredingen Erkenning bedrijfsvoorraad: – het aanmelden van een voertuig in de bedrijfsvoorraad terwijl u (als erkende bedrijf) geen eigenaar van dit voertuig bent; – het aanvragen van een inschrijving met afzonderlijk onderzoek van een voertuig waarvan u geen eigenaar bent.
\nOnline Registratie Export voor Handelaren (OREH): – het aanmelden van een voertuig voor export terwijl het niet de bedoeling is om het voertuig te exporteren maar te demonteren.
\nOnline Registratie Auto Demontage (ORAD): – het aanmelden van een voertuig voor demontage terwijl het niet de bedoeling is om het voertuig te demonteren.
\n4.5.4 Voorbeelden van categorie IV overtredingen Onderstaande geldt voor de erkenning en voor alle bevoegdheden: – ondermijning van het toezicht, zoals: • niet verlenen van toegang tot uw bedrijf; • het weigeren om medewerking te verlenen; • verbaal en/of (fysiek) geweld of dreiging daarmee; • intimidatie; – fraude; – niet nakomen van de financiële verplichtingen na schorsing; – niet binnen de termijn aan de schorsingsvoorwaarden voldoen.
\nHet is mogelijk dat u een overtreding begaat, die niet specifiek als voorbeeld benoemd is. De RDW heeft het recht deze overtreding te categoriseren en te sanctioneren.
\nMeervoudige overtredingen (zie Algemeen Deel) In het stroomschema is uitgegaan van een enkelvoudige overtreding. Het kan voorkomen dat er bij u, bij één bedrijfsbezoek of steekproefcontrole, verschillende overtredingen worden geconstateerd. Wanneer tijdens één bedrijfsbezoek of controle meerdere overtredingen worden geconstateerd, dan wordt dit beschouwd als een meervoudige overtreding. Hierbij geldt als uitgangspunt dat de categorieën van de verschillende overtredingen bij elkaar worden opgeteld en dat een sanctie wordt opgelegd die overeenkomt met de som van de categorieën. Een constatering die betrekking heeft op tellerstanden wordt hierbij niet meegenomen.
\nIs echter sprake van maximaal twee overtredingen, beide van de categorie I en/of II, dan worden de categorieën niet opgeteld maar wordt een sanctie opgelegd die overeenkomt met de categorie behorend bij de zwaarste van de twee overtredingen. In alle gevallen wordt uw historie meegeteld bij het bepalen van de sanctiezwaarte.
\n4.6 Soorten sancties (zie Algemeen Deel) 4.6.1 Herschouwing na intrekking voor bepaalde tijd Na afloop van een intrekking voor bepaalde tijd wordt de intrekking automatisch door de RDW beëindigd. U hoeft hiervoor niets te doen. Wel wordt uw bedrijf daarna opnieuw bezocht door een bedrijvencontroleur van de RDW. Dit wordt een herschouwing genoemd. Deze herschouwing dient binnen 2 weken nadat de sanctie is opgeheven plaats te vinden. De bedrijvencontroleur kondigt het bezoek kort tevoren telefonisch aan (zie voor de procedure ‘Wijze van toezicht houden’ punt 2.2 van deze bijlage). Voldoet u bij de herschouwing niet aan de eisen en/of voorschriften dan kunt u in het stroomschema zelf nagaan welke sanctie naar verwachting wordt opgelegd. Aan de herschouwing zijn kosten verbonden.
\nWanneer aan uw bedrijf een intrekking voor bepaalde tijd is opgelegd anders dan voor het niet verlenen van medewerking aan de controle zoals bedoeld onder 2.2 van deze bijlage, en herschouwing ondanks telefonische aankondiging controle niet mogelijk is, wordt gekeken of er sprake is van een geldige verklaring als bedoeld onder 2.2 van deze bijlage. Is er van uw bedrijf geen (geldige) verklaring zoals bedoeld in 2.2 van deze bijlage dan kunt u onder dat punt lezen wat de gevolgen voor u zijn.
\nWanneer aan uw bedrijf een intrekking voor bepaalde tijd is opgelegd omdat u geen medewerking heeft verleend zoals bedoeld onder 2.2 van deze bijlage, terwijl de bedrijvencontroleur daarna gebruik heeft gemaakt van de eerder door u ingevulde en ondertekende verklaring, zoals vermeld onder 2.2 van deze bijlage, dan wordt daaraan de conclusie verbonden dat u blijvend geen medewerking verleend en volgt een intrekking voor onbepaalde tijd.
\n4.6.2 Attenderen inzake tellerstanden Bij de constatering overtreding inzake onjuiste tellerstanden of de constatering inzake onterecht opgeven dat het voertuig geen teller heeft, terwijl het voertuig is voorzien van een kilometer- of mijlenteller, wordt de eerste keer een attentiebrief gestuurd.
\n5.1.1 Hoorzitting (zie Algemeen Deel) Er zijn voor dit onderdeel geen bijzonderheden.
\n5.1.2 Waarschuwing (zie Algemeen deel) Er zijn voor dit onderdeel geen bijzonderheden.
\n5.1.3 Opschorten (zie Algemeen Deel) Er zijn voor dit onderdeel geen bijzonderheden.
\n5.2 Beroep (zie Algemeen Deel) Er zijn voor deze paragraaf geen bijzonderheden.
\n5.3 Voorlopige voorziening (zie Algemeen Deel) Er zijn voor deze paragraaf geen bijzonderheden.
\nBij de aanvraag van uw handelaarskenteken heeft u aangegeven voor welke doeleinden het bestemd is. Dit is van belang voor het toezicht door de RDW. De bedrijfsactiviteiten moeten tevens blijken uit uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
\n6.1.2 Gebruik van de handelaarskentekenplaten U mag de handelaarskentekenplaten uitsluitend gebruiken voor het doel dat u bij de RDW heeft opgegeven. Als u geen gebruik maakt van de platen en het handelaarskentekenbewijs, moeten deze zijn opgeborgen in een afgesloten afsluitbare voorziening op het bedrijfsadres waaraan het handelaarskenteken is afgegeven. Het gebruik van het handelaarskenteken in België, Luxemburg en Duitsland is onder strikte voorwaarden toegestaan. Deze voorwaarden kunt u vinden op www.rdw.nl.
\n6.1.3 Categorisering en stroomschema De RDW heeft de mogelijke overtredingen ondergebracht in vier categorieën zoals beschreven in het Algemeen Deel onder 4.5. Hieronder volgen ten aanzien van de handelaarskentekenbewijzen voorbeelden van mogelijke overtredingen per categorie.
\nCategorie I – het in het bezit hebben van teveel of onjuiste handelaarskentekenplaten, indien deze op verzoek van de bedrijvencontroleur meteen vernietigd worden.
\nCategorie II – het handelaarskentekenbewijs kan niet worden getoond op het bedrijfsadres waaraan het handelaarskenteken is afgegeven terwijl er geen gebruik van wordt gemaakt vanwege de bedrijfsactiviteiten; – het niet in de afgesloten afsluitbare voorziening opbergen van de kentekenplaten waarop het handelaarskenteken is aangebracht terwijl er geen gebruik van wordt gemaakt vanwege de bedrijfsactiviteiten; – het niet melden van het verlies van het handelaarskentekenbewijs en/of -platen aan de RDW; – het uitlenen van handelaarskentekens (bewijs en/of platen) aan een andere erkenninghouder of aan een andere (deel erkende) vestiging van hetzelfde bedrijf; – het niet meegeven van het handelaarskentekenbewijs als de handelaarskentekenplaten worden gebruikt; – een voertuig voorzien van handelaarskentekenplaten is geparkeerd op de openbare weg.
\nCategorie III – het handelaarskenteken gebruiken voor zaken die niet worden gedaan in het kader van de bedrijfsactiviteiten waarvoor het handelaarskenteken is afgegeven; – het handelaarskenteken gebruiken voor voertuigen die niet tot de bedrijfsvoorraad behoren van degene aan wie het handelaarskenteken is opgegeven en die niet ter bewerking of herstel zijn aangeboden aan degene aan wie het handelaarskenteken is opgegeven.
\nCategorie IV – ondermijning van het toezicht, zoals: • niet verlenen van toegang tot uw bedrijf; • het weigeren om medewerking te verlenen; • verbaal en/of (fysiek) geweld of dreiging daarmee; • intimidatie. – fraude; – het niet nakomen van uw financiële verplichtingen of overige verplichtingen waar u bij voortduring aan moet voldoen; – het in het bezit hebben van teveel of onjuiste handelaarskentekenplaten, indien deze niet op verzoek van de bedrijvencontroleur meteen vernietigd worden.
\nHet is mogelijk dat u een overtreding begaat, die niet specifiek als voorbeeld benoemd is. De RDW heeft het recht deze overtreding te categoriseren en te sanctioneren.
\nMeervoudige overtredingen (zie Algemeen Deel) 6.1.4 Soorten sancties De RDW kent met betrekking tot het handelaarskentekenbewijs de volgende twee maatregelen en sancties:
\nSchriftelijke waarschuwing (zie Algemeen Deel, onder 4.6) Ongeldigverklaring Als uw handelaarskentekenbewijs ongeldig is verklaard, mag u hier geen gebruik meer van maken. U moet het handelaarskentekenbewijs naar de RDW opsturen en de handelaarskentekenplaten vernietigen. Voor zover het handelaarskenteken is afgegeven in combinatie met de erkenning bedrijfsvoorraad, wordt na ongeldigverklaring een nieuwe aanvraag geweigerd indien de wachttijd voor uw erkenning bedrijfsvoorraad nog niet is verstreken (zie hiervoor paragraaf 3.2.3 van het Algemeen deel). Echter geldt bij een nieuwe aanvraag voor een handelaarskenteken een wachttijd van maximaal zes maanden, ook als voor uw erkenning bedrijfsvoorraad een wachttijd voor dertig maanden van toepassing is. Als het handelaarskenteken niet in combinatie met de erkenning bedrijfsvoorraad is afgegeven, kan een nieuwe aanvraag worden geweigerd tot zes maanden na ongeldigverklaring.
\nDe ongeldigverklaring van een handelaarskentekenbewijs omvat altijd de ongeldigverklaring van alle aan het erkende bedrijf afgegeven handelaarskentekenbewijzen.
\nIn sommige gevallen wordt de ongeldigverklaring van het handelaarskentekenbewijs onder voorwaarden opgelegd. Dit betekent dat de ongeldigverklaring alleen in werking treedt wanneer u niet binnen de gestelde termijn aan de voorwaarden kunt voldoen.
\n6.1.5 Stroomschema In het stroomschema op de laatste pagina van deze bijlage worden de sancties schematisch weergegeven die alleen van toepassing zijn op deelnemers aan de handelaarskentekenregeling. In dit stroomschema is rekening gehouden met de zwaarte van overtredingen en het herhaaldelijk begaan van overtredingen. U kunt op basis van dit schema zelf nagaan welke sanctie naar verwachting wordt opgelegd.
\nN.B. Dit schema geldt alleen voor het gebruik van handelaarskentekenbewijzen. Voor het (vergelijkbaar) schema bij de erkenning bedrijfsvoorraad en bij de overige bevoegdheden wordt verwezen naar het schema op de laatste pagina van het Algemeen Deel.
\n6.1.6 Overige bepalingen Wordt uw handelaarskentekenbewijs ongeldig verklaard of u bent het verloren, dan moet u de bijbehorende handelaarskentekenplaten direct vernietigen. Als u uw handelaarskentekenbewijs kwijt bent dan moet u hiervan aangifte doen bij de politie, daarnaast moet u van het verlies onmiddellijk melding doen aan de RDW. Het niet doen van aangifte en melding bij de RDW is een overtreding.
\nAfgezien van de categorisering en het stroomschema (dat voor de handelaarskentekenbewijzen in dit hoofdstuk is beschreven) zijn de andere hoofdstukken in het Algemeen Deel ook op u van toepassing.
\n6.2 Handelaarskentekenbewijzen zonder erkenning bedrijfsvoorraad U bent in het bezit van een handelaarskentekenbewijs, omdat u heeft aangetoond dat u exploitant bent van een onderneming waarin reparaties en andere bewerkingen aan voertuigen kunnen worden uitgevoerd. U mag uw handelaarskentekenbewijs alleen in het kader van uw bedrijfsactiviteiten gebruiken.
\nHet vervoeren van goederen of personen met het handelaarskenteken is alleen toegestaan als dit voor de uitoefening van uw bedrijfsvoering nodig is. Bijvoorbeeld om na schadeherstel de prestaties van het voertuig te testen als het volgeladen is. De goederen en personen die u vervoert moeten op dezelfde plek het voertuig verlaten als waar ze zijn ingeladen of zijn ingestapt.
\n6.3 Handelaarskentekenbewijzen in combinatie met de erkenning bedrijfsvoorraad Als u het handelaarskentekenbewijs heeft verkregen op basis van de erkenning bedrijfsvoorraad, mag u het alleen gebruiken voor voertuigen uit uw bedrijfsvoorraad. Dit betekent dat het handelaarskentekenbewijs alleen gebruikt mag worden voor: – proefritten; – het halen en brengen van voertuigen voor de verkoop; – het halen en brengen van voertuigen naar de autospuiter, restaurateur of garage; – het halen en brengen van voertuigen voor de verkoop in verband met consignatie; – overige activiteiten in het kader van uw erkenning bedrijfsvoorraad.
\nStroomschema overtredingen en sancties Handelaarskentekenbewijzen Bijlage Bevoegdheid tot het versneld aanvragen van de inschrijving van voertuigen zonder afzonderlijk onderzoek (Versnelde Inschrijving) 2017
\n69 1.
\nToelichting 69 1.1 Indeling 70 1.2
\n70 2.1 Basis van het toezicht 70 2.2 Wijze van toezicht houden 70 2.3 Frequentie van het toezicht 72
\n72 3.1 Eisen en voorschriften 72 3.1.1 Het verlenen van medewerking aan het toezicht 72 3.1.2 Documentatie 72 3.1.3 Erkenningsschild/sticker(s) 72 3.1.4 Financiële verplichting 72 3.1.5 Instrueren van uw personeel 72 3.1.6 Bewaarplicht stukken 73 3.2 Maatregelen 73 3.2.1 Wachttijd na intrekking 73 3.2.2 Schorsing 73
\n73 4.1 Vaststellen van een overtreding 73 4.2 Zienswijze 73 4.3 Ingangsdatum 73 4.4 Verjaringstermijn 73 4.5 Categorisering overtredingen en stroomschema 74 4.5.1 Voorbeelden van categorie I overtredingen:
\n74 4.5.2 Voorbeeld van categorie II overtreding 74 4.5.3 Voorbeelden van categorie IV overtredingen 74 4.6 Soorten sancties (zie Algemeen Deel) 75 75
\n75 5.1 Bezwaar 75 5.1.1 Hoorzitting 75 5.1.2 Waarschuwing 75 5.1.3 Opschorten 75 5.2 Beroep 75 5.3 Voorlopige voorziening 75 Stroomschema sancties overtreding bevoegdheid Versnelde Inschrijving 76
\nBezitters van de bevoegdheid Versnelde Inschrijving zijn in twee categorieën in te delen:
\n1.
\nVersnelde Inschrijving ZONDER afzonderlijk onderzoek van het voertuig. Zie Algemeen Deel, de Bijlage Bedrijfsvoorraad en Handelaarskentekenbewijzen en Hoofdstuk 2 tot en met 4 van deze Bijlage.
\n2.
\nVersnelde Inschrijving MET afzonderlijk onderzoek van het voertuig. Zie Algemeen Deel, de Bijlage Bedrijfsvoorraad en Handelaarskentekenbewijzen In deze bijlage vindt u de specifieke bepalingen voor de erkenninghouder die bevoegd is om via de regeling versneld inschrijving zonder onderzoek van een voertuig in het kentekenregister aan te vragen. Met de bevoegdheid ‘Versnelde Inschrijving’ kunt u inschrijvingen aanvragen voor nieuwe en ongebruikte voertuigen zonder dat er afzonderlijk onderzoek aan het voertuig (op een keuringsstation van de RDW) hoeft plaats te vinden.
\nVoor een volledig beeld van het toezichtbeleid van de RDW dient u eerst het Algemeen Deel te lezen.
\nOmdat de bevoegdheid Versnelde Inschrijving valt onder de Erkenning bedrijfsvoorraad dient u ook de Bijlage Bedrijfsvoorraad en Handelaarskentekenbewijzen te lezen.
\nZoekt u een specifiek onderwerp in deze bijlage, dan raden wij u aan het hele hoofdstuk te lezen waarin het onderwerp wordt behandeld.
\n1.1 Indeling (zie Algemeen Deel).
\nHet zwart gearceerde onderdeel van de Toezichtbeleidsbrief is van toepassing voor u als aanvrager van inschrijvingen voor nieuwe en ongebruikte voertuigen zonder afzonderlijk onderzoek (Versnelde Inschrijving).
\n1.2 Titel Deze bijlage is getiteld: Bijlage Bevoegdheid tot het versneld aanvragen van de inschrijving van voertuigen zonder afzonderlijk onderzoek (Versnelde Inschrijving).
\nDe basis van het toezicht is vastgelegd in de Wegenverkeerswet 1994, het Kentekenreglement en de Regeling erkenning bedrijfsvoorraad.
\n2.2 Wijze van toezicht houden De RDW houdt toezicht op de bevoegdheid Versnelde Inschrijving door middel van periodieke controlebezoeken, administratieve controles en fysieke controles. Bovendien wordt bij het toezicht gebruik gemaakt van signaleringen van andere instanties zoals de Belastingdienst en Douane ten behoeve van Risico Gestuurd Toezicht.
\nRisico Gestuurd Toezicht Risico Gestuurd Toezicht houdt kortgezegd in dat bedrijven waar overtredingen en of signalen geconstateerd zijn vaker het onderwerp van toezicht kunnen zijn. Bedrijven die minder goed of slecht presteren op het gebied van naleving van de regels zullen vaker gecontroleerd worden dan bedrijven die aantoonbaar de regels en instructies goed naleven.
\nPeriodieke controlebezoeken De periodieke controlebezoeken worden uitgevoerd door bedrijvencontroleurs van de RDW en worden in de regel van te voren telefonisch aangekondigd. U wordt op werkdagen tussen 8:00 uur en 17:00 uur gebeld op het bij de RDW bekende telefoonnummer. U bent er zelf verantwoordelijk voor dat de RDW over het juiste telefoonnummer beschikt. De bedrijvencontroleur belt niet met nummerherkenning. U kunt hieraan echter geen rechten ontlenen. U bent er zelf voor verantwoordelijk dat de bedrijvencontroleur het bezoek telefonisch kan aankondigen.
\nBij geen gehoor worden, verspreid over verschillende werkdagen, maximaal twee nieuwe pogingen ondernomen om het bezoek aan te kondigen. De bedrijvencontroleurs spreken geen antwoordapparaten of voicemails in. Als na maximaal (in totaal) drie pogingen geen controlebezoek kan plaatsvinden, bezoekt de bedrijvencontroleur uw bedrijf onaangekondigd.
\nWordt bij aankomst in uw bedrijf niemand aangetroffen die gemachtigd is om medewerking aan de controle te verlenen, dan laat de bedrijvencontroleur een kaartje achter waaruit blijkt dat hij bij uw bedrijf is geweest. De RDW stuurt u vervolgens een ‘verklaring controle erkenning en/of handelaarskentekens en -kentekenbewijzen’ toe. Op deze verklaring kunt u maximaal drie telefoonnummers invullen waarop u bereikbaar bent of waarop een door u gemachtigde persoon bereikbaar is. U dient dit formulier ingevuld en binnen de daarvoor gestelde termijn naar de RDW te sturen. Doet u dit niet of brengt u toevoegingen op het formulier aan, dan kan dit leiden tot een schorsing van uw erkenning voor de duur van zes weken.
\nNa ontvangst door de RDW van de ingevulde en ondertekende verklaring zal de bedrijvencontroleur vervolgens een onaangekondigd bezoek plannen. Als er wederom niemand wordt aangetroffen die gemachtigd is om medewerking aan de controle te verlenen, dan probeert de bedrijvencontroleur u op de opgegeven telefoonnummers te bereiken. U of een door u gemachtigd persoon moet dan binnen 15 minuten op het bedrijfsadres aanwezig zijn. Stuurt u de verklaring niet terug of komt het na de uitgevoerde belpogingen niet tot een controlebezoek omdat er niemand is die namens uw bedrijf een controle mogelijk kan maken, dan kan daaraan de conclusie worden verbonden dat geen medewerking wordt verleend aan het toezicht en kan een tijdelijke intrekking van de erkenning van 6 weken worden opgelegd.
\nDaarnaast kunnen meldingen van de onder paragraaf 4.1 van het Algemeen Deel genoemde organisaties of personen reden zijn een onderzoek in te stellen en aanleiding geven tot een (onaangekondigd) controlebezoek door de RDW.
\nDe administratieve controles vinden steekproefsgewijs plaats. Bij een administratieve controle worden CVO’s bij de aanvrager opgevraagd. De RDW controleert aldus de aanwezigheid en juistheid van de CVO’s. Na de controle krijgt het bedrijf bericht of er onregelmatigheden zijn aangetroffen. Er wordt naar gestreefd om per bedrijf een representatief aantal aanvragen te controleren. Per maand neemt de RDW in de regel één steekproef, waarbij de omvang evenredig is naar het aantal aanvragen, met dien verstande dat in principe niet meer dan tien aanvragen worden gecontroleerd. De RDW behoudt zich echter het recht voor om wanneer daar aanleiding toe is, bijvoorbeeld ingeval van een externe melding, maandelijks meerdere steekproeven te nemen en/of meer dan 10 aanvragen per steekproef te controleren.
\nHet adres waar de door de RDW opgevraagde CVO’s met betrekking tot de bevoegdheid Versnelde Inschrijving naar toe moeten worden gestuurd is:
\nRDW T.a.v.: de Unit Voertuigregistratie en Documenten (VRD) Postbus 30.000 9640 RA Veendam Met ingang van 1 april 2015 vindt de inschrijving van een voertuig zonder afzonderlijk onderzoek plaats op basis van het CVO. De RDW zal op basis van het digitaal aangeleverd CVO versneld inschrijven en dit digitaal CVO toetsen op juistheid en echtheid. Hiervoor gebruikt de RDW de Europese Typegoedkeuring. Indien er een verschil is tussen het digitale CVO en de Europese Typegoedkeuring, kan de RDW ter controle alsnog het papieren CVO opvragen. Indien uit de controle afwijkingen in het CVO worden geconstateerd, is de aanvraag niet ingediend met het juiste CVO.
\nIndien het digitaal CVO niet bij de RDW aanwezig is, zullen alle gegevens van het CVO aan de RDW moeten worden opgegeven via de daarvoor bestemde applicatie. In deze situatie zal de RDW het CVO bij u opvragen om de aanwezigheid van het CVO en de juistheid van de aangeleverde gegevens te toetsen.
\nFysieke controles worden gehouden wanneer bij een administratieve controle één of meer onregelmatigheden worden aangetroffen. Hierop worden in de periode van enkele maanden 3 fysieke steekproeven gehouden. Een steekproef is als volgt ingericht. Na de aanvraag van een inschrijving voor een nieuw of ongebruikt voertuig ontvangt de aanvrager binnen 24 uur een terugmelding dat het voertuig in de steekproef is gevallen. Hierbij neemt een medewerker van de RDW telefonisch contact op met de aanvrager waarna deze aangeeft waar en op welk dagdeel het voertuig binnen vijf dagen kan worden gecontroleerd. De RDW kijkt intern of er een bedrijvencontroleur beschikbaar is en neemt opnieuw telefonisch contact op met de aanvrager om aan te geven of de steekproef doorgang zal vinden. Eerst op dit moment telt de controle als steekproef. Vervolgens vindt de afgesproken fysieke controle plaats. De aanvrager is er voor verantwoordelijk dat het voertuig en het bijbehorende CVO kunnen worden gecontroleerd. Bij de controle wordt tevens nagegaan of bij de aanvraag de juiste gegevens zijn verstrekt.
\nWanneer tijdens een bedrijfsbezoek, administratieve- of fysieke controle of uit externe meldingen blijkt dat het bedrijf niet (meer) aan de eisen voldoet of de voorschriften niet naleeft kan een sanctie worden opgelegd.
\nDaarnaast kunnen meldingen van de onder paragraaf 4.1 van het Algemeen Deel genoemde organisaties of personen reden zijn een onderzoek in te stellen en aanleiding geven tot een (onaangekondigd) controlebezoek door de RDW.
\n2.3 Frequentie van het toezicht De frequentie van het periodieke toezicht door middel van controlebezoeken is in beginsel 1 keer per 3 jaar. Er wordt risico gestuurd toezicht toegepast op basis van risicoprofielen. Naar aanleiding daarvan wordt voor uw bedrijf de bezoekfrequentie bepaald en daardoor kan uw bedrijf vaker worden bezocht dan 1 keer per 3 jaar.
\nDe bevoegdheid Versnelde Inschrijving brengt dus een grote verantwoordelijkheid met zich mee. Daarom houdt de RDW toezicht op uw bevoegdheid Versnelde Inschrijving.
\n3.1 Eisen en voorschriften Naast de in het Algemeen Deel genoemde verplichtingen om in aanmerking te komen voor de bevoegdheid Versnelde Inschrijving, moet u aan een aantal andere voorschriften voldoen.
\nVoorschriften zijn de gedragsregels waaraan het bevoegde bedrijf zich dient te houden. Deze voorschriften zijn terug te vinden in de Wegenverkeerswet 1994 en de Regeling erkenning bedrijfsvoorraad. Deze regelingen zijn alle te vinden op www.overheid.nl.
\nOvertreding van de voorschriften kan leiden tot een sanctie. U wordt geacht zich op de hoogte te stellen van de regels en deze in te passen in de bedrijfsvoering. U dient de procedures in het bedrijf dan ook nauwkeurig af te stemmen op de regelgeving.
\n3.1.1 Het verlenen van medewerking aan het toezicht U bent verplicht mee te werken aan het toezicht door de RDW. Dit betekent dat u de te controleren voertuigen en de voor de erkenning relevante administratie ter beschikking van de bedrijvencontroleur moet stellen en dat u aan de bedrijvencontroleur de gevraagde informatie verstrekt.
\n3.1.2 Documentatie Bij de aanvraag van uw erkenning bent u gewezen op de Informatiemap voor de voertuigbranche. Hierin staan diverse procedures beschreven. U kunt de complete tekst van de Informatiemap voor de voertuigbranche vinden op www.rdw.nl.
\n3.1.3 Erkenningsschild/sticker(s) (zie Algemeen Deel) Er zijn voor dit onderdeel geen bijzonderheden.
\n3.1.4 Financiële verplichting In afwijking van het Algemeen deel gaat de financiële schorsing in beginsel 1 week na dagtekening van het besluit in.
\n3.1.5 Instrueren van uw personeel (zie Algemeen Deel) Bij de steekproefsgewijze fysieke controle gaat het letterlijk om controles van de voertuigen zelf waarvoor een inschrijving is aangevraagd. Vaak zal het betreffende voertuig bij een van uw dealers staan. Wanneer de medewerker van de RDW contact met u opneemt voor het maken van een afspraak voor de fysieke steekproef kunt u deze locatie doorgeven.
\nHet is in dat verband wel belangrijk dat u uw dealers van deze toezichtbeleidsbrief op de hoogte brengt, zodat zij namens u kunnen meewerken aan de steekproef. Naast de gevolgen van het niet (voldoende) instrueren van uw personeel, komen ook fouten gemaakt door uw personeel, voor uw rekening en risico.
\n3.1.6 Bewaarplicht stukken (zie Algemeen Deel) Er zijn voor dit onderdeel geen bijzonderheden.
\n3.2 Maatregelen (zie Algemeen Deel) 3.2.1 Wachttijd na intrekking Indien u een aanvraag voor een erkenning en/of bevoegdheid indient, dan wordt deze aanvraag geweigerd indien in de twaalf weken voorafgaand aan uw aanvraag een reeds dezelfde aan u afgegeven erkenning en/of bevoegdheid is ingetrokken. In het geval dat een aan u reeds afgegeven erkenning twee keer of meer is ingetrokken, dan wordt de aanvraag geweigerd tot zes maanden na de laatste intrekking. Indien voorafgaand aan uw aanvraag een reeds aan u afgegeven erkenning en/of bevoegdheid is ingetrokken op basis van een categorie IV overtreding, ondermijning van het toezicht of fraude, of is ingetrokken voor een vierde keer binnen dertig maanden, dan wordt de aanvraag geweigerd tot dertig maanden na de laatste intrekking.
\n3.2.2 Schorsing In het kader van de administratieve controle kunnen CVO’s door de RDW worden opgevraagd (zie ook punt 2.2 van deze bijlage). Als u deze niet binnen de gevraagde termijn naar de RDW stuurt, wordt een schorsing van de bevoegdheid Versnelde Inschrijving opgelegd. Deze schorsing houdt in dat u gedurende de schorsingstermijn van 12 weken geen kentekens meer via de bevoegdheid Versnelde Inschrijving kunt aanvragen. U kunt de schorsing binnen deze 12 weken zelf opheffen door alsnog aan het gevraagde verzoek te voldoen. Zodra alle gevraagde CVO’s door de RDW ontvangen zijn, zal de schorsing worden opgeheven en kunt u weer gebruik maken van de bevoegdheid om versneld inschrijvingen aan te vragen. Indien u binnen deze 12 weken niet aan het verzoek van de RDW om de CVO’s te sturen heeft voldaan, zal uw bevoegdheid Versnelde Inschrijving worden ingetrokken voor onbepaalde tijd.
\n4.2 Zienswijze In aanvulling op het Algemeen Deel geldt dat als er een reden is om naar aanleiding van een geconstateerde onregelmatigheid een sanctie op te leggen, het voornemen hiertoe aan u wordt meegedeeld door middel van een concept sanctiebrief. Voordat een sanctie aan u wordt opgelegd, krijgt u de gelegenheid om uw zienswijze kenbaar te maken. Hoe u dit kunt doen, kunt u lezen in de concept sanctiebrief. U heeft dan 3 weken na dagtekening van de brief waarbij de concept sanctie aan u wordt aangeboden de tijd om mondeling (bijvoorbeeld telefonisch) dan wel schriftelijk uw visie kenbaar te maken aan de RDW. Na 3 weken krijgt u een definitieve sanctiebrief toegezonden. Bij de totstandkoming van de definitieve brief wordt met uw zienswijze rekening gehouden. U kunt pas bezwaar aantekenen nadat u de definitieve sanctiebrief heeft ontvangen. Onderaan de definitieve brief staat beschreven hoe u bezwaar kunt maken en binnen welke termijn u het bezwaarschrift moet indienen.
\n4.3 Ingangsdatum In afwijking van het Algemeen deel treedt een intrekking voor onbepaalde tijd naar aanleiding van geconstateerde overtredingen in beginsel 1 week na dagtekening van het besluit in werking.
\n4.4 Verjaringstermijn Als grondslag voor de verjaringstermijn geldt de datum van verzending van de primaire sanctiebrief dan wel de waarschuwing (zie Algemeen Deel) De verjaringstermijn van de waarschuwing en intrekkingen voor bepaalde tijd zijn voor de bevoegdheid Versnelde Inschrijving gesteld op 12 maanden.
\n4.5 Categorisering overtredingen en stroomschema Voor de bevoegdheid Versnelde Inschrijving wordt een stroomschema overtredingen en sanctionering gebruikt dat afwijkt van het Algemeen Deel. Hieronder vindt u een aantal voorbeelden van overtredingen. Ook de in het Algemeen Deel vermeldde meervoudsregel wordt niet toegepast. Dit betekent dat, indien een of meer overtredingen worden geconstateerd, het bijgevoegde sanctieschema onverkort wordt toegepast.
\n4.5.1 Voorbeelden van categorie I overtredingen: – U heeft voor een voertuig een inschrijving aangevraagd terwijl het voertuig niet nieuw en ongebruikt was.
\nU mag alleen aanvragen voor de inschrijving indienen voor voertuigen die nog niet eerder in gebruik zijn genomen. Deze voertuigen moeten bovendien behoren tot een type waarvoor een nationale typegoedkeuring is verleend aan de aanvrager, of waarvoor de fabrikant die beschikt over een nationale typegoedkeuring de aanvrager heeft gemachtigd. Ook mag het hierbij gaan om een type voertuig waarvoor een Europese typegoedkeuring is verleend en waarbij uit de procesbeschrijving blijkt dat het originele CVO aanwezig is bij de aanvrager op het moment dat de aanvraag tot het versneld inschrijven van een voertuig wordt ingediend. Het is toegestaan om gebruik te maken van een digitaal CVO. Ook kan naar de tellerstand van het voertuig worden gekeken om te beoordelen of het voertuig nieuw en ongebruikt is. – U kunt de voertuigen en CVO’s, waarvoor versneld een inschrijving is aangevraagd, niet tonen aan de bedrijvencontroleur bij een fysieke controle.
\nHet voertuig dient volledig te zijn afgebouwd (complete voertuigen) op het moment dat de aanvraag van een inschrijving wordt ingediend. Het is niet toegestaan om een aanvraag voor een inschrijving in te dienen voor een voertuig dat niet (geheel) overeenkomt met de nationale- of Europese typegoedkeuring. Om dit te controleren dient het voertuig en het bijbehorende CVO binnen vijf werkdagen na de aankondiging van een steekproef toonbaar te zijn op een stallinglocatie in Nederland. – De gegevens van het voertuig, waarvoor versneld een aanvraag voor de inschrijving is aangevraagd, komen niet overeen met de op het CVO vermelde gegevens of de gegevens die bij de aanvraag zijn verstrekt.
\nDe bedrijvencontroleur kijkt aan de hand van het CVO en de bij de aanvraag verschafte gegevens of het VIN, de plaats van het VIN, het typegoedkeuringsnummer en de extensie, type, variant en uitvoering overeenkomen met het voertuig. Ook kijkt de bedrijvencontroleur of de gegevens op het CVO overeenkomen met de gegevens die bij de aanvraag zijn verstrekt. Het VIN moet worden aangetroffen op of nabij de plaats in het voertuig zoals deze in het CVO is vermeld. – U heeft voor een voertuig versneld een inschrijving aangevraagd terwijl het CVO niet aanwezig was op het moment van de aanvraag.
\nBij het indienen van de aanvraag maakt u gebruik van het originele CVO. Het is toegestaan om gebruik te maken van een digitaal CVO.
\n4.5.2 Voorbeeld van categorie II overtreding − U heeft bij verkoop, van een voertuig waarvoor versneld een aanvraag van de inschrijving is aangevraagd, aan een ander dan een RDW erkend bedrijf, er niet op toegezien dat het voertuig is tenaamgesteld.
\nWanneer een voertuig wordt verkocht aan een ander dan een RDW erkend bedrijf moet het bevoegde bedrijf erop toezien dat het voertuig op dat moment wordt tenaamgesteld. Het bevoegde bedrijf blijft in het kader van de Versnelde Inschrijving ketenverantwoordelijke voor dit voertuig tot de tenaamstelling. Dit betekent dat u een sanctie kan krijgen wanneer u het voertuig heeft verkocht aan een erkend bedrijf maar het erkende bedrijf, dat het voertuig heeft gekocht, niet zorgt voor tenaamstelling bij levering aan een niet-erkenninghouder.
\n4.5.3 Voorbeelden van categorie IV overtredingen Onderstaande geldt voor de erkenning en voor alle bevoegdheden: – ondermijning van het toezicht, zoals: • niet verlenen van toegang tot uw bedrijf; • het weigeren om medewerking te verlenen; • verbaal en/of (fysiek) geweld of dreiging daarmee; • intimidatie; – fraude; – niet nakomen van de financiële verplichtingen na schorsing; – niet binnen de termijn aan de schorsingsvoorwaarden voldoen.
\nHet is mogelijk dat u een overtreding begaat, die niet specifiek als voorbeeld benoemd is. De RDW heeft het recht deze overtreding te categoriseren en te sanctioneren.
\n4.6 Soorten sancties (zie Algemeen Deel)
\n5.1.1 Hoorzitting (zie Algemeen Deel) Er zijn voor dit onderdeel geen bijzonderheden.
\n5.1.2 Waarschuwing (zie Algemeen deel) Er zijn voor dit onderdeel geen bijzonderheden.
\n5.1.3 Opschorten (zie Algemeen Deel) Er zijn voor dit onderdeel geen bijzonderheden.
\n5.2 Beroep (zie Algemeen Deel) Er zijn voor deze paragraaf geen bijzonderheden.
\n5.3 Voorlopige voorziening (zie Algemeen Deel) Er zijn voor deze paragraaf geen bijzonderheden Stroomschema sancties overtreding bevoegdheid Versnelde Inschrijving Bijlage Erkenning Kentekenplaatfabrikant en/of Lamineerder (GAIK) 2017
\n77 1.1 Toelichting 77 1.2 Indeling 78 1.3
\n1.4 ERKENINGEN EN BEVOEGDHEDEN 78
\n78 2.1 Basis van het toezicht 78 2.2 Wijze van toezicht houden 78 2.3 Frequentie van het toezicht 79
\n79 3.1 Voorschriften 79 3.1.1 Het verlenen van medewerking aan het toezicht 80 3.1.2 Documentatie 80 3.1.3 Erkenningsschild/sticker(s) 80 3.1.4 Financiële verplichting 80 3.1.5 Instrueren van uw personeel 80 3.1.6 Bewaarplicht stukken 80 3.2 Maatregelen 80 3.2.1 Wachttijd na intrekking 80 3.3 Overzichten GAIK Online 80
\n81 4.1 Vaststellen van een overtreding 81 4.2 Zienswijze 81 4.3 Ingangsdatum 81 4.4 Verjaringstermijn 81 4.5 Categorisering overtredingen en stroomschema 81 4.6 Soorten sancties 83 4.6.1 Herschouwing na intrekking voor bepaalde tijd 83
\n83 5.1 Bezwaar 83 5.1.1 Hoorzitting 83 5.1.2 Waarschuwing 83 5.1.3 Opschorten 84 5.2 Beroep 84 5.3 Voorlopige voorziening 84
\nVoor een volledig beeld van het toezichtbeleid van de RDW dient u eerst het Algemeen Deel te lezen.
\nAlleen een erkenninghouder kentekenplaatfabrikant is bevoegd om kentekenplaten te fabriceren en af te leveren. Een kentekenplaat moet aan de voorschriften voldoen die gesteld zijn in wet- en regelgeving. Is dit niet het geval dan is de kentekenplaat onjuist. Als kentekenplaat wordt beschouwd: Een plaat die op een kentekenplaat lijkt. Dit houdt in dat een plaat met een formaat gelijkend aan een kentekenplaat en voorzien van een kenteken of van een combinatie van cijfers en letters die op een kenteken lijkt, een kentekenplaat is. Ongeacht of de plaat voorzien is van de benodigde merken, lamineercode en EU logo en ongeacht de kleur en het materiaal van de plaat.
\nZoekt u een specifiek onderwerp in deze bijlage, dan raden wij u aan het hele hoofdstuk te lezen waarin het onderwerp wordt behandeld.
\n1.2 Indeling (zie Algemeen Deel) 1.3 Titel Deze bijlage is getiteld: Bijlage Erkenning Kentekenplaatfabrikant en/of Lamineerder van de Toezichtbeleidsbrief Erkenninghouders RDW.
\n1.4 Erkenningen en bevoegdheden (zie Algemeen Deel) Er zijn voor deze paragraaf geen bijzonderheden.
\n2.2 Wijze van toezicht houden De RDW houdt toezicht op de erkenning kentekenplaatfabrikant en de erkenning lamineerder door middel van periodieke controlebezoeken, administratieve controles en fysieke controles.
\nBovendien wordt bij het toezicht gebruik gemaakt van signaleringen van derden ten behoeve van Risico Gestuurd Toezicht.
\nRisico Gestuurd Toezicht Risico Gestuurd Toezicht houdt kortgezegd in dat bedrijven waar overtredingen en of signalen geconstateerd zijn vaker het onderwerp van toezicht kunnen zijn. Bedrijven die minder goed of slecht presteren op het gebied van naleving van de regels zullen vaker gecontroleerd worden dan bedrijven die aantoonbaar de regels en instructies goed naleven.
\nPeriodieke controlebezoeken De periodieke controlebezoeken worden uitgevoerd door bedrijvencontroleurs van de RDW en worden in de regel van te voren telefonisch aangekondigd. U wordt op werkdagen tussen 8:00 uur en 17:00 uur gebeld op het bij de RDW bekende telefoonnummer. U bent er zelf verantwoordelijk voor dat de RDW over het juiste telefoonnummer beschikt. Bij geen gehoor worden, verspreid over verschillende werkdagen, maximaal twee nieuwe pogingen ondernomen om het bezoek aan te kondigen. De bedrijvencontroleurs spreken geen antwoordapparaten of voicemails in. Als na een (in totaal) derde poging geen controlebezoek tot stand kan komen, bezoekt de bedrijvencontroleur uw bedrijf onaangekondigd.
\nWordt bij aankomst in uw bedrijf niemand aangetroffen die gemachtigd is om medewerking aan de controle te verlenen, dan laat de bedrijvencontroleur een kaartje achter waaruit blijkt dat hij bij uw bedrijf is geweest. De RDW stuurt u vervolgens een ‘Verklaring controle erkenning en/of handelaarskentekens en -kentekenbewijzen’ toe. Op deze verklaring kunt u drie telefoonnummers invullen waarop u bereikbaar bent of waarop een door u gemachtigde persoon bereikbaar is.
\nNa ontvangst door de RDW van de ingevulde en ondertekende verklaring zal de bedrijvencontroleur vervolgens een onaangekondigd bezoek plannen. Als er wederom niemand wordt aangetroffen die gemachtigd is om medewerking aan de controle te verlenen, dan probeert de bedrijvencontroleur u op de opgegeven telefoonnummers te bereiken. U of een door u gemachtigd persoon moet dan binnen 15 minuten op de locatie aanwezig zijn. Stuurt u de verklaring niet terug of komt het na de uitgevoerde belpogingen niet tot een controlebezoek omdat er niemand is die namens uw bedrijf een controle mogelijk kan maken, dan kan daaraan de conclusie worden verbonden dat geen medewerking wordt verleend aan het toezicht en kan een tijdelijke intrekking van de erkenning van 6 weken worden opgelegd.
\nWanneer in verband met langdurige afwezigheid uw bedrijf gesloten is en er geen bedrijfsactiviteiten plaatsvinden zodat controle op de erkenning niet mogelijk is, dan brengt u de RDW hiervan tijdig schriftelijk op de hoogte.
\nDaarnaast kunnen meldingen van de onder paragraaf 4.1 van het Algemeen Deel genoemde organisaties of personen reden zijn een onderzoek in te stellen en aanleiding geven tot een (onaangekondigd) controlebezoek door de RDW.
\n2.3 Frequentie van het toezicht De frequentie van het periodieke toezicht door middel van controlebezoeken is in beginsel 1 keer per 3 jaar. Er wordt risico gestuurd toezicht toegepast op basis van risicoprofielen. Naar aanleiding daarvan wordt voor uw bedrijf de bezoekfrequentie bepaald en daardoor kan uw bedrijf vaker worden bezocht dan 1 keer per 3 jaar.
\nDaarom houdt de RDW toezicht op uw erkenning(en).
\n3.1 Voorschriften Naast de in het Algemeen Deel genoemde verplichtingen om in aanmerking te komen voor een erkenning kentekenplaatfabrikant, moet u aan een aantal andere voorwaarden voldoen. – U dient een natuurlijk persoon of rechtspersoon te zijn die exploitant is van een productieplaats waar kentekenplaten kunnen worden vervaardigd. U moet als zodanig ingeschreven zijn in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. – U moet in het bezit zijn van een overdekte, goed af te sluiten, verlichte en verwarmde ruimte. – Een afsluitbare voorziening waarin de halffabricaten, kentekenplaten, en afgekeurde kentekenplaten kunnen worden bewaard, moet in de ruimte aanwezig zijn. – Er moet ruimte zijn om de administratie rondom het fabriceren en afgeven van kentekenplaten te kunnen herbergen. De mogelijkheid tot het elektronisch opslaan van de bedoelde gegevens valt hier ook onder. – In de productieplaats dienen een matrijzenset, een pers, een apparaat voor het plaatsen van een – keurmerk en een hotprintmachine of verfwals als hulpmiddel aanwezig te zijn, in goede staat van onderhoud en goed functionerend. – U moet beschikken over door de RDW goedgekeurde data-communicatieapparatuur. – U dient aan te kunnen geven waar de droogstempels van uw bedrijf zich bevinden. Deze droogstempels worden gebruikt voor het plaatsen van RDW GAIK in een taxiverklaring. – Op verzoek moet u een testrapport van een door de RDW aangewezen onderzoeksinstelling overleggen waaruit blijkt dat de geteste kentekenplaten aan de eisen voldoen.
\nNaast de in het Algemeen Deel genoemde verplichtingen om in aanmerking te komen voor een erkenning lamineerder, moet u aan een aantal andere voorwaarden voldoen. –