Artikel 31, eerste lid, van de Gemeentewet geeft aan dat de stemming over personen geheim dient te zijn. Sinds 1 februari 2016 is artikel 31 ook van toepassing op de stemming over de benoeming van een wethouder (artikel 35, eerste lid, van de Gemeentewet). Datzelfde geldt voor de stemming over het ontslag van een wethouder in het geval een motie van wantrouwen niet tot onmiddellijk aftreden leidt (artikel 49 van de Gemeentewet). Ook dat gebeurt schriftelijk en is daarmee geheim.
\nHet reglement van orde gaat vooralsnog uit van een stemming door middel van behoorlijk ingevulde stembriefjes. Een blanco stembriefje wordt niet aangemerkt als een behoorlijk ingevuld stembriefje (MvT, 19 403, nr. 3 p. 86). In geval van een schriftelijke stemming wordt dan ook geen rekening gehouden met blanco stembriefjes. Een blanco of verkeerd ingevuld stembriefje telt wel mee bij de bepaling van het quorum. De raad oordeelt of een stembriefje behoorlijk is ingevuld.
\nIn het vijfde lid is opgenomen wat onder een niet behoorlijk ingevuld stembriefje wordt verstaan. Overigens heeft de raad altijd het laatste woord in het geval van twijfel over een behoorlijk stembriefje.
\nBij een benoeming stelt de raad een specifiek persoon aan in een bepaald ambt (raadslid, wethouder). Op het stembiljet wordt de naam van de te benoemen persoon (of personen in geval van meerdere vacatures) met daarachter de opties 'voor' en 'tegen' vermeld. Het gaat hier overigens niet over de benoeming tot raadslid, dit is een heel ander soort benoeming dat in artikel 7 van dit reglement wordt toegelicht. Onder voordracht wordt verstaan het als kandidaat voorstellen van een persoon voor een bepaald ambt. Een voordracht is voor de raad bindend. Op de stembiljetten dienen de namen van de voorgedragen perso(o)n(en) te worden vermeld met daarachter de opties 'voor' en 'tegen'. Bij een aanbeveling wordt voorgesteld om bepaalde personen voor een bepaald ambt voor te dragen, de raad mag van de aanbevelingen afwijken. Het betreft hier een zogenaamde vrije stemming (zie ook toelichting bij artikel 29). Op de stembiljetten kunnen de namen van de aanbevolen personen worden vermeld met daarachter de opties 'voor' en 'tegen' én een vrije ruimte waar een kandidaat van eigen keuze kan worden ingevuld.
\nAf en toe blijkt er in gemeenten verwarring te bestaan over het meestemmen in de raad van kandidaat-wethouders over hun eigen benoeming (artikel 28 van de Gemeentewet).
\nIn de eerste plaats is er, indien raadsleden genomineerd worden voor de functie van wethouder, sprake van een vrije stemming. Er is geen sprake van een voordracht. De beoogd wethouder mag dus meestemmen over zijn eigen benoeming. Een voorstel tot benoeming gaat hem persoonlijk aan \"wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt\" (artikel 28, eerste lid, onder a, derde lid van de Gemeentewet). Dat is echter in casu niet aan de orde omdat er ook op een ander persoon kan worden gestemd. De aard van de stemming is derhalve van belang.
\nDit heeft tot gevolg dat raadsleden de mogelijkheid hebben op het stembriefje de naam van de kandidaat die hun voorkeur heeft in te vullen (die van de voorgestelde perso(o)n(en), of die van een ander). Er is in dit geval geen sprake van een voordracht of een anderszins beperkte keuze en aan de stemming mag derhalve ook worden deelgenomen door raadsleden die ter benoeming zijn voorgesteld: zij kunnen immers op het stembriefje een andere naam dan hun eigen naam invullen.
\nDe stemming in de raad over een wethoudersbenoeming is dus een vrije stemming waar de beoogde wethouder gewoon over zijn eigen benoeming kan meestemmen. De wetgever heeft nooit de bedoeling gehad de politieke verhoudingen in de raad te beïnvloeden door middel van een verbod op het meestemmen van de kandidaat-wethouder. Los van de formeel-juridische context pleiten de volgende argumenten nog voor bovenstaande zienswijze: een democratisch gekozen vertegenwoordiger mag niet te snel het recht op stemming worden ontnomen. Stel: partij X beveelt meneer Janse en meneer Pieterse aan als wethouders. Als deze personen in de raad zitting hebben en niet mee mogen stemmen houdt dit in, dat de partij ineens twee stemmen in de raad minder heeft. Dat is onaanvaardbaar in het licht van de politieke verhou-dingen; een aanbeveling is geen voordracht. Het spraakgebruik heeft het vaak over voordracht, maar een persoon nomineren als wethouder staat niet gelijk aan een voordracht;
\nTenslotte is het denkbaar dat een kandidaat-wethouder die voor benoeming wordt aanbevolen, uit moreel-politieke overwegingen en om iedere schijn van belangenverstrengeling te vermijden op eigen initiatief afziet van het meestemmen over de benoeming. Alhoewel het uitgangspunt is dat zeer terug-houdend moet worden omgegaan met het inperken van het stemrecht van gekozen volksvertegen-woordigers, laat de wet de betrokkenen de ruimte daarin een eigen afweging te maken. De verwarring komt mede door de veelheid aan opvattingen die de afgelopen periode ten aanzien van de interpreta-tie van artikel 28 van de Gemeentewet is verschenen.
\nDe formulering van het tweede lid strekt ertoe verwarring over de term 'herstemming' in artikel 31, tweede lid van de Gemeentewet te voorkomen.
\nIn dit artikel wordt een nadere uitwerking gegeven van hetgeen in artikel 31, derde lid van de Gemeen-tewet is voorgeschreven.
\nHet recht van amendement is neergelegd in artikel 147b van de Gemeentewet. Dit artikel verplicht de raad nadere regels te stellen. Deze nadere regels staan in het tweede tot en met het vijfde lid. Op basis van artikel 147b van de Gemeentewet is de raad verplicht een amendement te behandelen.
\nDualisering veronderstelt versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequa-te instrumenten. Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat ook het indivi-duele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft (geen drempelsteun). Door het recht van amendement kan de regelgevende taak van de raad reëel inhoud krijgen en mede ten dienste staan van de inkadering en de controle door de raad. Ook kleine fracties en individuele raadsleden worden zo in staat gesteld actief deel te nemen aan de effectuering van de controlerende, vertegenwoordigende en budgettaire functie van de raad.
\nLeden van de raad kunnen aan de raad wijzigingen op het voorstel van het college of op initiatief-voorstellen indienen, de zogenaamde amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander lid van de raad aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee ter-mijnen. Indien, in uitzonderlijke situaties een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzake-lijk maakt, kan de raad op grond van artikel 22, van dit Reglement besluiten tot een derde termijn.
\nAmendementen en moties proberen een conceptbesluit te wijzigen (amendement) of over een onder-werp een politieke uitspraak van de raad te ontlokken (motie). Deze instrumenten beogen dus juist debat en horen daarom thuis in het opiniërend deel van de vergadering.
\nAmendementen en moties die (tijdig) digitaal zijn ingediend (vandaar het bepaalde in het eerste lid van dit artikel), kunnen ten behoeve van de belangstellenden op de publieke tribune geprojecteerd worden op het projectiescherm in de raadzaal. Tevens kunnen de amendementen en moties gemakkelijker worden verspreid onder de raadsleden, voorzitter en wethouders.
\nWillen de raadsleden ná het opiniërend deel van de vergadering toch nog een amendement op een voorstel indienen, dat al voor de besluitvormende ronde geagendeerd is, dan zal het voorstel òf van de betreffende agenda worden gehaald en voor de volgende vergadering (opiniërend deel) worden geagendeerd òf –indien de agenda dat toelaat- naar het opiniërend deel van dezelfde vergadering worden geagendeerd.
\nVoor wat betreft de stemming over amendementen wordt verwezen naar artikel 30 van dit Reglement. Voorstel tot splitsing van een voorgestelde beslissing kan, indien aangenomen, meebrengen, dat één onderdeel van een besluit wel en een ander niet wordt aanvaard.
\nIn het eerste artikel van dit reglement is de definitie van het begrip motie gegeven. Een motie is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoude-lijke, politieke, procedurele aard), het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek. Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom zijn burgemeester en wethouders formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en college en hieruit kan het college dan zijn consequentie trekken.
\nVoor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt, dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt, dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onder-werp, waarop de motie betrekking heeft. Een besluit over een motie over een niet op de agenda op-genomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats. Dergelijke moties benaderen de in artikel 37 geregelde initiatiefvoorstellen. Dualisering veronderstelt versterking van de vertegenwoordi-gende en controlerende functie van de raadsleden. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten.
\nDat wil zeggen dat het voor een effectief gebruik van deze instrumenten wenselijk is dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. De mogelijkheid om zonder drempelsteun een motie in te die-nen staat dan ook ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de raad.
\nIn de Gemeentewet wordt één specifieke motie uitgewerkt. Dit betreft de motie van wantrouwen waar-bij de raad aangeeft het vertrouwen in een wethouder te hebben verloren.
\nBij de wijziging van de Gemeentewet van april 2009 is dit artikel 49 gewijzigd. Voortaan is het een wethouder niet toegestaan om na een aangenomen motie van wantrouwen aan te blijven. Indien hij dit zelf niet doet, dient de raad actie te ondernemen.
\nHoewel ieder lid van de raad tijdens het opiniërend deel van de vergadering een motie kan indienen (zie het eerste lid), is voor de motie vreemd aan de orde een aanvullende bepaling opgenomen in het vierde lid. Raadsleden kunnen moties vreemd aan de orde tot 12.00 uur op de dag voorafgaande aan de dag van de vergadering via de griffie ter kennis brengen aan de voorzitter. Het onderwerp of de motie zelf –als deze al beschikbaar is- wordt tevens aan de agenda op de website toegevoegd, tenzij de indienende fractie(s) kenbaar maakt (maken) dat dit niet gewenst is. Dat deze motie vooraf wordt aangekondigd en gepubliceerd, houdt verband met de voorbereiding van de vergadering (zowel in-houdelijk door het college als agendatechnisch). Zo kunnen de fracties de moties ook betrekken bij de interne spreektijdverdeling in de fracties. Overigens kan de indiening van moties vreemd aan de orde van de vergadering wel consequenties hebben voor de beschikbare spreektijd. Als spreektijd is toegekend, zal de toegekende spreektijd niet groter worden.
\nHet vierde lid laat ook nog ruimte om van de termijn tot 12.00 uur af te wijken. Indien deze motie een spoedeisend karakter heeft ter beoordeling aan de voorzitter van de raad; kunnen deze voor het opi-niërend deel van de raadsvergadering geagendeerd worden. Anders agendeert het presidium deze de vergadering erna. In de toelichting bij artikel 34 Amendementen is al aangegeven dat moties in het opiniërend deel van de raadsvergaderingen behoren te worden ingediend en behandeld.
\nDe voorzitter legt aan de raad ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raad. Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen, artikel 32, vierde lid van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing. Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een pauze. Indien het gaat om een niet geagendeerd voorstel, dient de procedure van een initiatiefvoorstel gevolgd te worden (artikel 37).
\nHet is de taak van het college aan de raad de nodige voorstellen te doen. Een lid van de raad kan ook zelf een voorstel voor een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing ter behandeling bij de raad indienen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend.
\nIn artikel 147a, eerste lid van de Gemeentewet is dit uitgewerkt. Het tweede lid van dit artikel bepaalt dat de raad regelt op welke wijze een initiatiefvoorstel voor een verordening wordt ingediend en be-handeld. Het eerste tot en met het derde lid van artikel 37 voorzien hierin. Artikel 147a, derde lid, van de Gemeentewet bepaalt in tegenstelling tot artikel 147a, tweede lid van de Gemeentewet dat voor andere initiatiefvoorstellen geen verplichte behandeling voorgeschreven is. Dit betekent dat de raad (aanvullende) voorwaarden kan stellen aan het in behandeling nemen van een ander initiatiefvoorstel. Het vierde lid geeft hiervoor - in aanvulling op de eerste drie leden voorschriften.
\nAlgemeen uitgangspunt is dat dualisering de versterking van de vertegenwoordigende en controleren-de functie van de raadsleden inhoudt. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wen-selijk dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. Het ontbreken van drempelsteun bij het recht van initiatief staat ten dienste van een effectieve uitoe-fening van de inkadering en controle door de raad. Ook kleine fracties en individuele raadsleden wor-den zo in staat gesteld actief deel te nemen aan de controlerende, vertegenwoordigende en budget-taire functie.
\nHet tweede lid houdt in dat de voorzitter het initiatiefvoorstel zo spoedig mogelijk op de agenda plaatst, maar de voorzitter plaatst het voorstel echter niet meer op de agenda, nadat de concept-agenda van de betreffende vergadering door het presidium is vastgesteld. Aangezien het voor de hand ligt om de raad tevens de mogelijkheid te geven om een initiatiefvoorstel tezamen met een an-der geagendeerd voorstel of onderwerp te behandelen, is dit in het derde lid opgenomen. Een initia-tiefvoorstel hoeft formeel niet langs het college, maar in geval het voorstel personele (en financiële) consequenties heeft, kan het raadzaam zijn het initiatiefvoorstel ook aan het college voor te leggen voor advies. De positie van de raad, in zijn kaderstellende rol, is echter het uitgangspunt. De tendens, dat het college meer betrokken moet worden bij de beleidsvoorbereiding, is evident. Toch dienen gemeenten ervoor te waken dat het college de kaderstellende rol van de raad niet gaat overnemen. De VNG heeft duidelijk aangegeven dat samenspel tussen beide organen een oplossing is voor even-tuele fricties.
\nAls de raad andere voorwaarden voor het indienen van een initiatiefvoorstel, niet zijnde een verorde-ning, wenselijk acht, kunnen deze op basis van het vierde lid worden vastgesteld. Hierbij kan gedacht worden aan strijd met het algemeen belang, het belang van de gemeente of het gemeentelijk beleid. De raad bepaalt of een voorstel in strijd is met de wet (bijvoorbeeld de Wet op de ruimtelijke orde-ning), het algemeen belang (bijvoorbeeld de volksgezondheid), het belang van de gemeente (bijvoor-beeld het terugtrekken uit een publiek-private samenwerking die gericht is op het renoveren van ach-tergestelde woonwijken) of het gemeentelijk beleid (het bouwen van een parkeergarage in het centrum als enkele maanden geleden de binnenstad autoluw is gemaakt).
\nIn antwoord op vragen vanuit de Tweede Kamer heeft de minister van BZK vragen gesteld over het initiatiefrecht. De minister heeft aangegeven: \"Het recht op initiatief houdt niet in dat individuele raad-sleden en raadsminderheden het recht moeten hebben om onderwerpen op de agenda van de raad te plaatsen maar het houdt in dat zij in beginsel invloed moeten kunnen hebben op de agenda. Het is immers aan de raad om, aan het begin van de raadsvergadering, met meerderheid van stemmen, de agenda vast te stellen. Het is dan ook de raad die beslist welke onderwerpen worden behandeld. Zou elk individueel raadslid het recht toekomen om agendapunten voor de vergadering aan te dragen dan zou het effectief functioneren van de raad in gevaar kunnen komen. Een raadsminderheid die bij her-haling onderwerpen op de agenda plaatst, waarover de raadsmeerderheid niet wenst te beraadslagen, kan de besluitvorming van de raad ernstig belemmeren\".
\nDit artikel heeft betrekking op het agenderingsrecht van de raad. De raad is de enige die een voorstel voor een verordening of een ander voorstel kan agenderen, dat het college heeft voorbereid. Als het college het voorstel heeft voorbereid, betekent dit niet dat het college het door hen voorbereide voorstel kan intrekken, indien het college van oordeel is dat verdere behandeling van het voorstel niet wenselijk is. De raad moet hier toestemming voor geven.
\nIndien de raad van oordeel is dat een voorstel voor een verordening of een ander voorstel niet vol-doende is voorbereid, kan de raad het voorstel voor een verordening of een ander voorstel op grond van het tweede lid nogmaals voor advies aan het college zenden. De raad kan het college bijvoor-beeld verzoeken het voorstel voor een verordening of ander voorstel nader te onderbouwen. De raad bepaalt echter wanneer het voorstel voor een verordening of ander voorstel, dat door het college verder voorbereid is, opnieuw behandeld wordt. De raad kan dit in dezelfde raadsvergadering regelen, maar de raad kan dit ook aan het presidium overlaten.
\nDit artikel stelt nadere regels aan artikel 155 van de Gemeentewet. Het interpellatierecht ligt in het ver-lengde van het mondelinge vragenrecht. Het gaat om een recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de bur-gemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig.
\nDualisering veronderstelt versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequa-te instrumenten. Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat ook het indivi-duele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. Wel is hier gekozen voor een ondersteuning door de raad bij gewone meerderheid. Minister Pechtold heeft in een brief van 16 december 2005 aan de GroenLinks-fractie in Schoonhoven aangegeven, dat de raad de ruimte heeft eigen beleid te ontwikkelen, waardoor de raad dus de vrijheid heeft om te bepalen dat een raads-meerderheid nodig is om een interpellatiedebat te houden. De minister juicht dit echter niet toe. Voor de democratie lijkt het hem goed om de regels van de Tweede Kamer te volgen. Dit houdt in dat de toestemming ven een betekenende minderheid (ondersteuning door 30 van de 150 leden) volstaat. In een gedualiseerd systeem zijn wethouders geen lid meer van de raad. Toch is het van belang dat zij bij een instrument als de interpellatie ook op de hoogte worden gesteld van de inhoud van het ver-zoek. Door de toevoeging in het tweede lid wordt hiervoor gezorgd. Op het recht van interpellatie is de spreektijdregeling van artikel 23 van toepassing.
\nHet vragenrecht geeft aan de leden van de raad het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een raadslid schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester, al naar gelang wie verantwoordelijk is. De verantwoorde-lijke portefeuillehouder dient de vragensteller gemotiveerd in kennis te stellen, indien de beantwoor-ding niet binnen de gestelde termijnen kan plaatsvinden. Niet de voorzitter, maar het verantwoordelijk collegelid of de burgemeester geeft daarom het antwoord. De raad kan oordelen dat het bijvoorbeeld wenselijk is dat een collegelid of de burgemeester direct kan antwoorden op een vraag. Om die reden is in het vijfde lid ingevoegd dat de raad anders kan beslissen.
\nIn de hier aangegeven procedure wordt de vragensteller in de gelegenheid gesteld nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan degene die het antwoord heeft gegeven. Indien de vragensteller van mening is, dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van de raad moet leiden, kan hij het recht van initiatief of het interpellatierecht benutten om het onderwerp of het voorstel op de agenda van de raad te krijgen.
\nOverigens zijn op het nader aan de orde stellen van de beantwoording of op het mondeling beant-woorden van vragen van raadsleden ook de spreektijdregels van artikel 23 en de spelregels van het nieuwe vergaderen behandeling in het opiniërend deel van de vergadering van toepassing.
\nDeze bepaling vormt een invulling op het voorgesteld artikel 155, eerste lid van de Gemeentewet met betrekking tot het vragenrecht. Het is een facultatieve bepaling. Het is aan de raad om te bepalen of de instelling van een vragenkwartier, en daarmee het opnemen van een dergelijke bepaling in het re-glement van orde, wenselijk is. Wel kan het vragenkwartier bijdragen aan een vergroting van de be-trokkenheid van burgers bij het bestuur (één van de doelstellingen van dualisering).
\nBewust is er gekozen voor een algemene regeling van het vragenkwartier. In een dualistisch stelsel is het echter niet meer vanzelfsprekend dat de ter zake kundige wethouder aanwezig is. Om die reden en omdat het de herkenbaarheid van de controlerende taak van de raad ten goede komt, kan hiervoor een aparte gelegenheid gecreëerd worden. De drempel om vragen te stellen, wordt verlaagd en de media-aandacht voor de lokale politiek kan worden vergroot. In het vragenkwartier krijgt de raad de mogelijkheid over vooraf ingebrachte onderwerpen (leden van) het college aan de tand te voelen.
\nHet karakter van het vragenkwartier verschilt dan ook van het recht van interpellatie. Het recht van interpellatie heeft als instrument een zwaarder politiek karakter. Leden van de raad kunnen aan het college inlichtingen vragen over het door hem gevoerde bestuur, voor zover dat niet bij geagendeerde onderwerpen aan de orde komt.
\nLeden van de raad vragen daarmee leden van het college zich te verantwoorden voor het door hen gevoerde bestuur.
\nIn het tweede lid is een aanmeldingstermijn voor vragen opgenomen, zodat portefeuillehouders de gelegenheid hebben antwoord te kunnen geven op de vragen van raadsleden. Vanwege het minder zware karakter van het vragenkwartier vergeleken met de interpellatie is gekozen voor een aanmel-dingstermijn die om 15.00 uur sluit op de dag voorafgaand aan de dag van de vergadering.
\nOp het vragenkwartier zijn ook de spreektijdregels van artikel 23 van dit Reglement en de spelregels van het nieuwe vergaderen, behandeling in het opiniërend deel van de vergadering van toepassing. De bepaling van het vierde lid geeft de voorzitter de mogelijkheid om vragen die door verschillende fracties gesteld zijn, gelijkmatig over het vragenkwartier te verdelen. De gebruikte spreektijd per frac-tie gaat af van de voor de betreffende vergadering toegekende spreektijd (zie lid 9).
\nIn dit artikel wordt een procedurele uitwerking gegeven van de inlichtingenplicht die het college en de burgemeester hebben ten opzichte van de raad.
\nOverigens zijn op het vragenkwartier ook de spreektijdregels van artikel 23 en de spelregels van het nieuwe vergaderen (behandeling in het opiniërend deel van de vergadering) van toepassing.
\nIn deze artikelen wordt de procedure voor de begroting en jaarrekening vastgelegd. De desbetreffen-de procedure kan jaarlijks of in zijn algemeenheid voor een langere periode worden bepaald. In de Handreiking voor de financiële verordeningen en controleverordeningen (artikel 212, 213, 213a Ge-meentewet) is de inhoudelijke kant uitgewerkt.
\nAls sturingsinstrument voor de behandeling van de raadsdocumenten is de raadsplanning van groot belang. Daarom is artikel 46 over de raadsplanning in dit reglement opgenomen.
\nDe raadsplanning wordt voor iedere vergadering van het presidium geagendeerd en besproken. Van-daar dat een wijziging voor het eerste lid wordt voorgesteld.
\nDe raadsplanning is tevens instrument om (meer) majeure en complexe onderwerpen meer planmatig te behandelen. Bij (meer) majeure en complexe onderwerpen gaat het bijvoorbeeld om onderwerpen die een grote impact op inwoners, verenigingen, organisaties e.d. kunnen hebben. Het kan ook gaan om onderwerpen die een complexer karakter hebben. Denk bijvoorbeeld aan onderwerpen als de wij-zigingen van het subsidiebeleid, wijzigingen in de Wmo, AWBZ of Jeugdzorg. Het tweede lid voorziet erin dat het college dergelijke onderwerpen bij de raad introduceert met een procesvoorstel. In dat procesvoorstel kunnen informatiebijeenkomsten, themabijeenkomsten, activiteiten van ‘de raad op straat’, betrokkenheid van andere participanten et cetera een plaats krijgen (kortom, een mogelijke uitwerking van maatschappelijke oriëntatie door de gemeenteraad). De raad kan dergelijke proces-voorstellen amenderen. Voordat het proces begint, bestaat daardoor bij de raad een beeld hoe het proces van beeldvorming – opinievorming – besluitvorming gestalte krijgt.
\nNiet alleen het presidium kan onderwerpen toevoegen aan de raadsplanning of wijzigingen daarin aanbrengen, maar ook de raad heeft deze gelegenheid.
\nLeden van de raad de burgemeester, een wethouder of de gemeentesecretaris, die lid zijn van een algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling, verrichten aldaar hun taak zowel als leden van dat bestuur en als vertegenwoordiger van en in naam van de gemeente. Voor de wijze, waarop zij in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling functioneren, zijn zij verantwoording verschuldigd aan de raad die hen heeft aangewezen. Ook de gemeenschappelijke regeling dient over deze verant-woordingsplicht en over de informatieverstrekking aan de raad bepalingen te bevatten.
\nIn het eerste lid van dit artikel is een regeling getroffen voor mondelinge verslaglegging, uiteraard kan ook een ander moment worden gekozen in het opiniërend deel van de raadsvergadering. Het ligt voor de hand dit punt onder te brengen bij het agendapunt ‘Mededelingen (waaronder uit gemeenschappe-lijke regelingen)’ op de raadsagenda van het opiniërend deel.
\nIn het tweede lid wordt de mogelijkheid tot het stellen van schriftelijke vragen aangegeven, overeen-komstig de regels, daarvoor gesteld in artikel 40 van dit Reglement.
\nHet derde lid bevat de procedure voor de ter verantwoording roeping, die aansluit bij de regels voor inlichtingen.
\nNet als bij andere artikelen is ook op dit artikel de spreektijdregeling van artikel 23 van dit reglement van toepassing (vierde lid) met uitzondering van de inbreng van de raadsleden die namens de raad zitting hebben in een algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling of in een ander over-legorgaan. Het zou niet redelijk zijn dat de spreektijd die gemoeid is met het verslag dat het betref-fend raadslid doet, afgaat van de spreektijd die zijn fractie heeft toegemeten gekregen.
\nDit artikel bepaalt dat de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing zijn op een raadsvergadering achter gesloten deuren. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het recht van amendement en het recht van motie.
\nDe bepalingen van het reglement zijn echter niet van toepassing, voor zover het toepassen van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties openbaar gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die be-trekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal de raad moeten besluiten of ge-heimhouding, als bedoeld in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet, wordt opgelegd dan wel opgeheven.
\nIn artikel 23 van de Gemeentewet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor 'het sluiten van de deuren', de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt.
\nVoor wat betreft de werkwijze omtrent besloten vergaderingen en het opleggen en bekrachtigen van geheimhouding wordt gehandeld conform de nota Zwijgen is zilver, spreken is goud. Deze is als bijla-ge bij dit reglement en de toelichting gevoegd.
\nIn dit artikel wordt uitwerking gegeven aan artikel 23, derde lid van de Gemeentewet. In overeenstem-ming met artikel 19 is de griffier verantwoordelijk voor het beknopt verslag dan wel besluitenlijst van het besloten deel van de raadsvergadering. Dit beknopt verslag dan wel de besluitenlijst wordt onder geheimhouding en op naam verspreid onder de raadsleden. Het document ligt ook ter inzage bij de griffier. Maar omdat geheime documenten met de raad digitaal gewisseld worden, is deze mogelijk-heid ook toegevoegd aan het eerste lid.
\nDe wijzigingen in de leden twee en drie regelen de aanbieding aan en de behandeling door de raad van de besluitenlijst, dan wel het verslag. De besluitenlijst of het verslag worden via de lijst van inge-komen stukken aangeboden. Mocht de raad over die besluitenlijst of het verslag willen beraadslagen, dan zal dat pas kunnen gebeuren, wanneer de deuren gesloten zijn.
\nHetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhou-dingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 25 jo. artikel 55 van de Gemeen-tewet noodzakelijk.
\nIndien de procedure volgens artikel 25 jo artikel 55 van de Gemeentewet wordt toegepast, geldt de geheimhouding ook voor vragen en antwoorden die worden gesteld naar aanleiding van het stuk waarover de geheimhoudingsplicht is opgelegd dan wel de geheimhouding is bekrachtigd.
\nIn de aangehaalde artikelen wordt aan de raad de mogelijkheid geboden de geheimhouding van stuk-ken op te heffen; stukken die niet per se aan hem behoeven te zijn overgelegd. Het kan dus (zie bij-voorbeeld artikel 86, tweede lid, van de Gemeentewet) gaan om de situatie dat de burgemeester ge-heimhouding heeft opgelegd ten aanzien van stukken die hij aan een raadscommissie heeft overge-legd. De raadscommissie kan dan aan de raad verzoeken de geheimhouding op te heffen (indien de burgemeester daar niet toe bereid is). In het onderhavige artikel is nu ter zake een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
\nOp grond van artikel 25, derde en vierde lid van de Gemeentewet kan geheimhouding worden opge-legd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. De opgelegde geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de raad de oplegging niet in zijn eerstvolgende vergade-ring die volgens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is be-zocht, wordt bekrachtigd.
\nAls de raad niet van plan is de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen, kan het orgaan dat ge-heimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met de raad overleg voeren. Deze besloten vergadering kan dan gaan om de vraag waarom de raad de geheimhouding wil opheffen.
\nBehoeft geen nadere toelichting
\nGezien het karakter van de informatie- of themabijeenkomsten en de werkgroepen zullen deze in prin-cipe openbaar zijn.
\nDe raad kan informatie- of themabijeenkomsten beleggen waarbij raadsleden èn burgers welkom zijn. Deze laagdrempelige bijeenkomsten passen in de beeldvormende fase. De fracties nemen nog geen standpunten in, maar nemen informatie op en wisselen die uit. Zo bereiden de gemeenteraadsleden raadsvergaderingen voor. Op deze bijeenkomsten kunnen presentaties verzorgd worden door het college, de raad, externen (deskundigen bijvoorbeeld) of burgers.
\nAan de hand van de raadsplanning kunnen het presidium en de raad een keuze maken of en zo ja, wanneer, zij het instrument van een informatie- themabijeenkomst willen inzetten. Het college kan daar-in ook een advies geven.
\nEen informatie- of themabijeenkomst draagt bij aan de beeldvorming bij raads- en commissieleden. In deze beeldvormende fase kan een informatie- of themabijeenkomst raadsleden in positie brengen in een opiniërende ronde.
\nDe informatie is voor een breed publiek toegankelijk. De bijeenkomsten zijn openbaar; burgers kun-nen ook direct geïnformeerd worden over gemeentelijke ontwikkelingen. De ‘politiek’ is op deze wijze laagdrempelig voor iedere inwoner.
\nDe gemeenteraad vergadert doorgaans om de drie weken op dinsdag. De overige dinsdagavonden buiten de recesweken om, zijn beschikbaar voor de informatie- of themabijeenkomsten, programma-commissies en werkgroepen. Daarbij kan eventueel uitgeweken worden naar een reservedatum. De woensdagen in de even weken zijn (buiten de recesweken) aangewezen als reservedata.
\nInformatie- of themabijeenkomsten zijn niet aan één vergaderlocatie (het gemeentehuis) gebonden. Ook elders kunnen de vergaderingen belegd worden.
\nGezien het karakter van deze bijeenkomsten stelt het presidium de agenda voor de informatie- of themabijeenkomsten vast. Willen raadsleden, het college, dan wel burgers iets agenderen, dan mel-den zij dat aan het presidium. Zie daarvoor ook het bepaalde in artikel 9. Het presidium maakt vervol-gens de afweging waarom onderwerpen niet geagendeerd worden. Daarvan maakt het presidium mel-ding in het verslag van zijn vergaderingen
\nDe oproeping zal niet schriftelijk gebeuren, maar geheel digitaal. De agenda en bijbehorende stukken zullen tien dagen vóór de betreffende vergadering ter beschikking worden gesteld en op de website worden gepubliceerd. Uiteraard zijn de agenda en stukken waarop geheimhouding rust van deze bepaling uitgesloten.
\nRaadsleden en burgers kunnen door de informele opstelling tijdens een informatie- of themabijeen-komst gemakkelijker in contact met elkaar komen. Zij kunnen aan het college, aan de ambtelijke on-dersteuning en aan elkaar vragen stellen. College en ambtelijke ondersteuning kunnen hun presenta-ties of toelichting op voorstellen verzorgen. Via de voorzitter kunnen zowel raadsleden als andere bezoekers hun (technische) vragen stellen aan het college, de ambtelijke ondersteuning of aan een raadslid.
\nHet tweede lid voorziet in de mogelijkheid dat burgers, bedrijven of instellingen ook onderwerpen kunnen presenteren aan raads- en collegeleden. Deze mogelijkheid komt in de plaats van De Dialoog.
\nVoor bepaalde informatie- of themabijeenkomsten kan het presidium gericht inwoners, verenigingen, instellingen, organisaties en ondernemers uitnodigen om een actieve bijdrage aan een discussie te leveren en op die manier aan de beeldvorming van de gemeenteraad bij te dragen. Als het college aan de raad een startnotitie aanbiedt over een majeur onderwerp, kan het hiervoor ook een voorzet geven. Het presidium kan hierover uiteraard ook advies inwinnen van het college.
\nOverigens moet voor degenen die actief worden uitgenodigd ook vooraf helder zijn wat hun rol en hun bijdrage is.
\nIn het vierde lid wordt een aantal uitzonderingsgronden genoemd voor het indienen van onderwerpen.
\nEr is een aantal aandachtspunten, waarbij de voorzitter een belangrijke rol heeft. Onderwerpafhankelijk kunnen individuele belangen bijvoorbeeld onderwerp van gesprek worden. Het kan hierbij om onder-werpen gaan, waarbij individuele belangen een grote rol kunnen spelen. Denk hierbij aan bestem-mingsplannen. Individuele belangen kunnen dan een informatie- of themabijeenkomst domineren. Daarom moeten belanghebbenden voor een informatie- of themabijeenkomst al goed zijn geïnfor-meerd en de mogelijkheid hebben gehad hun eerste reactie daarop te geven. Het moment van het organiseren van een informatie- of themabijeenkomst vraagt dus om een goede planning en interne afstemming.
\nHet kan evenmin de bedoeling zijn dat informatie- of themabijeenkomsten een platform worden voor ressentimenten vanuit de samenleving. Bij politiek en maatschappelijk gevoelige onderwerpen zouden burgers, organisaties of instellingen de informatie- of themabijeenkomsten kunnen benutten om hun ongenoegen of anderszins te uiten. Dat is niet de bedoeling. De voorzitter kan dan op grond van de verordening de vergaderorde handhaven.
\nDit artikel behoeft geen toelichting.
\nDe bijdrage van ambtelijke medewerkers kan een grote meerwaarde geven aan de gedachtewisseling tijdens de informatie- of themabijeenkomsten. Wanneer op de agenda van de informatie- of themabij-eenkomst een onderwerp staat, dat door het college is aangedragen, zal over het algemeen ambtelij-ke ondersteuning aanwezig zijn. Het kan echter ook zijn, dat er onderwerpen, door anderen aangedra-gen, op de agenda staan, waarbij het nuttig is wanneer ambtelijke deskundigheid aanwezig is. Het presidium kan daarvoor dan een verzoek richten aan het college.
\nDit artikel maakt het mogelijk dat op een locatie vergaderd kan worden, zonder dat videotulen of een geluidsopname gemaakt worden.
\nBij de informatie- of themabijeenkomsten is geen sprake meer van een adviezen- of besluitenlijst. Er zijn mogelijk wel actiepunten die moeten worden afgedaan. Deze worden op dit moment via de lange termijn agenda geregistreerd, gecommuniceerd en afgehandeld.
\nSoms zijn er onderwerpen of thema’s die wat uitgewerkt of verdiept moeten worden. Het kan dan gaan om thema’s die specifiek het functioneren van de raad raken of daarop betrekking hebben. Het betreft dan veelal een tijdelijke bezigheid. Om iets dergelijks op te pakken kan een werkgroep worden ingericht.
\nHet artikel bepaalt dat de raad bij de instelling van een werkgroep een instructie vaststelt. Vaste on-derdelen van deze instructie zijn een heldere omschrijving van het onderwerp, de opdracht die de raad voor de werkgroep in gedachten heeft, maar ook een termijn waarbinnen de werkzaamheden verricht moeten worden. Een richtlijn hiervoor is een termijn van drie maanden. Dat is afhankelijk van de op-dracht die de werkgroep moet uitvoeren. Die opdracht moet in redelijkheid binnen de bepaalde termijn kunnen worden uitgevoerd. De instructie maakt duidelijk welk resultaat van de werkgroep verwacht wordt.
\nHet derde lid bepaalt dat de werkgroep bij het behalen van de einddatum of termijn zoals deze in de instructie is verwoord, automatisch wordt opgeheven. Het is ook mogelijk dat de raad de werkgroep eerder opheft dan gepland.
\nHet vierde lid maakt het mogelijk dat bij het vaststellen van de instructie door de raad een voorzitter van de werkgroep wordt aangewezen. Doet de raad dit niet, dan bepaalt artikel 65 dat de werkgroep daarin zelf kan voorzien.
\nDe raad roept de werkgroep in het leven voor de uitwerking van een bepaald onderwerp. Dat kan be-trekking hebben op het functioneren van de gemeenteraad. Het kan ook zijn dat een werkgroep voor-bereidend werk verricht bij de uitwerking van een thema dat voor de raad van belang is. Bij de rol van de werkgroep kan de raad ook denken aan de voorbereiding van een bestuursopdracht aan het colle-ge wanneer de raad heel intensief betrokken is bij een thema/onderwerp.
\nWel moet bij de instelling van de werkgroep helder zijn waarvoor de werkgroep wordt ingesteld en wat het resultaat is dat de raad van de werkgroep verwacht.
\nDe werkgroep kan geen (politieke) besluiten nemen. Is (politieke) besluitvorming nodig, dan be-reidt de werkgroep een raadsdocument voor.
\nDe Regeling programmacommissies van de gemeente Zuidplas maakt het in artikel 2 van de rege-ling mogelijk dat een programmacommissie de raad kan adviseren een werkgroep in te stellen. De instelling verloopt dan echter altijd via de raad (raadsbesluit).
\nEr hoeft niet per se een raadslid per fractie vertegenwoordigd te zijn. Er kan ook een fractieadvi-seur namens een fractie deelnemen aan de werkgroep. De formulering van dit artikel is ook zoda-nig, dat een fractie zelf de afweging kan maken om in de werkgroep zitting te nemen. Deelname is op vrijwillige basis.
\nHeeft de raad geen voorzitter aangewezen bij de instelling van een werkgroep dan wijst de werk-groep uit haar midden een voorzitter aan.
\nDe werkgroep bepaalt haar eigen werkwijze (zie artikel 70). Daaronder valt ook de vergaderfre-quentie. Wel is de afspraak dat de werkgroep de vergaderdata die door het presidium zijn vastge-steld op grond van het bepaalde in het reglement van orde, daarvoor gebruikt. Dit betekent dat concreet op de dinsdag waarop de gemeenteraad niet vergadert of de woensdag in de even we-ken kan worden vergaderd.
\nHet is niet standaard, dat het college van burgemeester of wethouders of leden daarvan aanwezig zijn in vergaderingen van de werkgroep. Het artikel voorziet erin, dat het college of een portefeuil-lehouder wordt uitgenodigd, wanneer een onderwerp dat hun portefeuille regardeert, op de agenda staat. Eveneens kan de gemeentesecretaris voor een toelichting of anderszins uitgenodigd wor-den of ook gewoon om aan het werk van de werkgroep deel te nemen.
\nDe werkgroep kan zich laten ondersteunen door medewerkers van de organisatie. Het is mogelijk dat zij in de werkgroep de aanwezige portefeuillehouders ondersteunen. Het is eveneens mogelijk dat zij op verzoek van de werkgroep hun deskundigheid inbrengen. Daartoe zal, voorafgaande aan de uitnodiging, ook overleg met de gemeentesecretaris gevoerd worden.
\nDe voorzitter stelt de voorlopige agenda op en niet het presidium. Dit onderstreept het aparte karakter en de eigen werkwijze van de werkgroep.
\nDe werkgroep is gebonden aan haar instructie. Zonder besluit van de raad kan zij haar taak niet wijzigen.
\nHoewel een werkgroep op de achtergrond werkt, mag haar werk best gezien en gehoord worden. Daarom heeft de vergadering van een werkgroep een openbaar karakter, tenzij de werkgroep an-ders besluit.
\nEen lid van de werkgroep houdt op lid van die werkgroep te zijn, wanneer hij of zij raadslid of fractie-adviseur af is.
\nMet name kleine(re) fracties staan voor een grote opgave om zich actief met alle onderwerpen en thema’s bezig te houden en om op iedere bijeenkomst en vergadering aanwezig te zijn. Er zullen op grond van deze verordening door de raad programmacommissies worden ingesteld, maar hierbij geldt wel het uitgangspunt dat deze commissies een min of meer tijdelijk karakter hebben. Om kleine(re) fracties de mogelijkheid van ondersteuning te geven, zijn de fractieadviseurs in de plaats gekomen van de commissieleden niet-raadsleden. Naast de praktische ondersteuning kunnen fractieadviseurs ook ervaring opdoen met het politieke handwerk.
\nBij raadsbesluit van 25 september 2012 is tevens aangegeven, dat het uitgangspunt om voor benoe-ming van fractieadviseur in aanmerking te komen is, een plaats op de kandidatenlijst van de betref-fende fractie. Het kan echter voorkomen, dat een fractie op niemand van de kandidatenlijst een be-roep kan doen. Daarom is in artikel 74, tweede lid, sub b, de mogelijkheid opgenomen een fractiead-viseur die niet op de kandidatenlijst staat, voor benoeming voor te dragen. Het afdelingsbestuur en de fractievoorzitter moeten daartoe dan de voordracht doen.
\nFractieadviseurs kunnen deelnemen aan informatie- of themabijeenkomsten, programmacommissies èn werkgroepen.
\nRaadsleden leggen alvorens hun functie uit te oefenen, conform artikel 14 van de Gemeentewet de eed (of verklaring en belofte) af. Met de bepaling in het vijfde lid wordt deze voor raadsleden in de wet opgenomen regel ook van toepassing verklaard op de fractieadviseurs, met dien verstande dat bij het afleggen van de eed (of verklaring en belofte) in de eedsformule de passage “lid van de raad” gelezen wordt: “fractieadviseur”. Daarom spreekt het vijfde lid over “naar analogie van artikel 14 van de Gemeentewet”. Het afleggen van de eed (of verklaring en belofte) door fractieadviseurs onder-streept het gewicht van het fractieadviseurschap. Bovendien leggen raadsleden, collegeleden en amb-tenaren een eed dan wel verklaring en belofte af. Dan is het logisch dat ook de fractieadviseurs dit ook doen.
\nIn het zesde lid is bepaald dat de gedragscode die de raad voor zijn leden vaststelt, ook voor de fractieadviseurs geldt.
\nHet zevende lid stelt regels omtrent de beëindiging van het fractieadviseurschap.
\nDit artikel regelt de ambtelijke ondersteuning door de griffie. Een aparte benoeming hoeft hier-door niet plaats te vinden.
\nDe hier aangegeven procedurebepalingen zijn gebaseerd op de in artikel 26, eerste en tweede lid van de Gemeentewet gegeven bevoegdheid aan de voorzitter van de raad om toehoorders die de orde verstoren, te doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang te ontzeggen.
\nAangezien de vergaderingen van een de raad in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.
\nDit artikel 51 heeft betrekking op onder meer het mobiele telefoonverkeer. Het mobiele telefoonver-keer kan verstorend werken tijdens de vergadering. Dit artikel maakt het mogelijk dat de voorzitter met de raad afspraken kan maken over het gebruik van telefoons en andere communicatiemiddelen.
\nDit artikel behoeft geen toelichting.
\nDit artikel behoeft geen toelichting.
\nVolgt:
\nBijlage, genoemd in de toelichting op artikel 47: Zwijgen is zilver, spreken is goud!
\nZwijgen is zilver, spreken is goud !
\nSamenvatting ‘Zwijgen is zilver, spreken is goud’ Openbaarheid uitgangspunt De afspraak is dat alles openbaar is en in de openbaarheid besproken wordt, tenzij er een belangrijke reden is die zich daartegen verzet. Dan wordt op een document geheimhouding gelegd en als er over gesproken moet worden, gebeurt dat in beslotenheid (zie § 1). ‘Geheim’ en niet ‘vertrouwelijk’ Een andere belangrijke afspraak is dat we voor documenten waarop formeel geheimhouding wordt opgelegd, de term ‘geheim’ gebruiken en niet ‘vertrouwelijk’ (zie § 2).
\nWanneer geheim?
\nGeheimhouding kan alleen worden opgelegd, wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Daarvoor is artikel 10 Wet openbaarheid van bestuur in het bijzonder van belang. Daarnaar verwijst de Gemeentewet ook heel expliciet in de artikelen die de geheimhouding regelen (zie bijlage 3). Artikel 10 van de Wob is limitatief: alles wat er niet onder valt, is dus openbaar. Oplegging van geheimhouding vraagt dat vooraf de afweging plaatsvindt of iets onder artikel 10 van de Wob valt (zie bijlage 2). Bij deze afweging worden de motivatie voor het opleggen van de geheimhouding en de duur ervan be-trokken (zie § 3).
\nWaarop geheimhouding?
\nGeheimhouding kan worden opgelegd op (de inhoud van) documenten, maar ook op dat wat gezegd is tijdens een besloten vergadering (hetgeen behandeld is) (zie § 5.1 t/m § 5.3). Betreft het documen-ten, die aan het college van B&W, de (programma)commissie of gemeenteraad worden overgelegd, dan wordt dit in de documenten door middel van een watermerk ‘Geheim’ aangegeven (zie § 5.4).
\nWie mogen geheimhouding opleggen?
\nHet gaat in deze notitie om de gemeente. In de gemeente is er een aantal (bestuurs)organen dat ge-heimhouding mag opleggen. Bijlage 1 geeft een schematisch overzicht om welke organen het gaat (zie ook § 5.1 t/m § 5.3). Het gaat daarbij niet alleen om het opleggen van de geheimhouding, maar ook om het bekrachtigen ervan.
\nWie valt onder geheimhouding?
\nDat oplegging van geheimhouding procedureel is voorgeschreven, laat zien dat het om iets belang-rijks gaat. Dat blijkt ook wanneer de geheimhouding geschonden wordt. Wettelijk gezien rust daar een sanctie op (zie § 4). En deze sanctie kan iedereen betreffen die kennis heeft genomen van documen-ten waarop geheimhouding rust of aanwezig is geweest bij een (besloten) vergadering (zie ook § 6).
\nVoor politieke ambtsdragers (raadsleden, collegeleden en fractieadviseurs) is bovendien in de voor-geschreven gedragscode een aantal bepalingen van belang die betrekking hebben op het omgaan met geheime informatie (zie § 5.5).
\nBesloten vergaderingen Zoals er regels zijn voor het opleggen van geheimhouding, zijn er ook spelregels op welke wijze met documenten waarop geheimhouding is gelegd in vergaderingen moet worden omgegaan. Hoewel de regels voor de verschillende vergaderingen vrijwel identiek zijn, zijn er toch kleine verschillen die bij-voorbeeld kunnen samenhangen met de verschillende bevoegdheden. De belangrijkste is dat de ge-meenteraad de geheimhouding kan bekrachtigen dan wel opheffen. Een (programma)commissie kan dat niet. In § 7 worden voor de verschillende vergaderingen de regels beschreven (voor de program-macommissie, zie § 7.1; voor de gemeenteraad, zie § 7.2).
\nBijzondere aandachtspunten zijn, dat besloten vergaderingen (als deze voorzienbaar zijn) publiek aan-gekondigd moeten worden (zie § 7.3) en van deze vergaderingen schriftelijke verslaglegging gedaan wordt.
\nBorging Een belangrijk punt is dat de spelregels/afspraken betreffende geheimhouding nagevolgd worden. Daarom is een stroomschema geheimhouding opgesteld (zie bijlage 4). Wanneer de stappen in dat schema successievelijk worden afgelopen, komen alle relevante aspecten die aan het opleggen van geheimhouding verbonden zijn, langs.
\nTevens zullen de documenten waarop geheimhouding is opgelegd centraal geregistreerd worden, waarbij het opleggen, bekrachtigen en opheffen van de geheimhouding vermeld worden.
\nDeze overzichten komen met vaste regelmaat op de agenda’s van de betreffende organen. Op deze manier kan de gemeente systematisch bijhouden of de geheimhouding kan worden opgeheven of dat de geheimhouding vervallen is (zie § 10; bijlage 5). “Zwijgen is zilver, spreken is goud”
\nOver beslotenheid, vertrouwelijkheid en geheimhouding
\nInleiding 1 Voor deze notitie en in het bijzonder van § 10 is gebruikgemaakt van een notitie van de griffie van de Provinciale Staten van Zuid-Holland (van de hand van mr. R.T.J. van Halen). Tevens is de nodige informatie aangeleverd van collega-griffiers Wat de gemeenteraad bespreekt, is als uitgangspunt openbaar. De gemeenteraad maakt immers deel uit van het openbaar bestuur. Openbaarheid is één van de grondbeginselen van ons democratisch bestel. Daarom bepaalt artikel 23 van de Gemeentewet dat de vergaderingen van de gemeenteraad openbaar zijn. Openbaarheid is dus regel, vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn uitzondering. Col-lege en raad zijn voor een transparant bestuur.
\nEr kunnen echter zwaarwegende redenen zijn, om van deze gulden regel af te wijken. Het kan nodig zijn dat stukken vertrouwelijk of geheim moeten blijven of dat wat in een vergadering wordt bespro-ken, niet naar buiten mag komen. Juist omdat dit een inbreuk vormt op openheid en transparantie, zijn er spelregels vastgesteld voor dit proces van geheim en vertrouwelijkheid. Met andere woorden: de overheid kan niet ‘zomaar’ iets geheimhouden of in het geheim besluiten. Wanneer de spelregels goed gehanteerd worden, heeft overtreding van deze spelregels geen sanctie tot gevolg. Wie de geheim-houdingsplicht schendt, pleegt een strafbaar feit2 Zie Hoge Raad, 18 februari 2014 (ECLI:NL:HR:2014:362; link: https://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:HR:2014:362). en schendt daarmee ook de afspraken binnen de raad (zie bijvoorbeeld § 5.5).
\nMaar hoe zien die spelregels er eigenlijk uit? Waarom en wanneer kan geheimhouding worden opge-legd? Zijn termen als ‘vertrouwelijk’ en ‘geheim’ identiek aan elkaar? Wie kan geheimhouding opleggen en voor wie geldt die geheimhoudingsplicht dan? Blijft geheimhouding altijd in stand?
\nDeze notitie beoogt wat duidelijkheid te scheppen in de materie van beslotenheid, vertrouwelijkheid en geheim door deze vragen te beantwoorden.
\nDe Gemeentewet kent alleen de term ‘geheim’. Toch is de term ‘vertrouwelijk’ behoorlijk ingeburgerd en heeft zij elders wel een plaats in de wet gekregen (zie bijvoorbeeld artikel 2:5 Algemene wet be-stuursrecht). Gevoelsmatig geeft de term ‘geheim’ een zwaardere lading aan, dan het begrip ‘vertrou-welijk’. Vertrouwelijke informatie ‘lijkt’ dan toch net iets minder geheim. Maar is dat zo? In ieder geval kan de vraag opkomen wat precies met ‘vertrouwelijkheid’ wordt bedoeld en wat de juridische conse-quenties zijn van een dergelijke kwalificatie.
\nMet de term ‘vertrouwelijkheid’ wordt beoogd te voorkomen dat degene die de vertrouwelijke informa-tie heeft ontvangen, deze openbaar maakt. Op deze manier bedoelt men hetzelfde te bereiken wat met de geheimhouding beoogd wordt in de Gemeentewet, terwijl minder zware procedures en formali-teiten nodig zouden lijken.
\nIn de rechtspraak is meer duidelijkheid gegeven over beide begrippen. Naar aanleiding van het ge-bruik van de begrippen ‘geheim’ en ‘vertrouwelijkheid’ oordeelde in 2008 het Gerechtshof ‘s-Hertogenbosch 3Zie: ECLI:NL:GHSHE:2008:BC8346; link: https://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:GHSHE:2008:BC8346. Het Gerechtshof deed dat in navolging van de uitspraak van het Gerechtshof Amsterdam in 2003 (die in 2004 door de Hoge Raad bevestigd is). dat er geen aanleiding is “te veronderstellen dat deze begrippen in het normale spraakgebruik een heel verschillende inhoud hebben. Kern van de beide begrippen is dat de informa-tie waarover iemand zelf beschikt of die hij van anderen heeft ontvangen, door hem niet aan de open-baarheid wordt prijsgegeven, met als gevolg dat willekeurige geïnteresseerde derden van de informa-tie kennis zouden kunnen nemen.”
\nHoewel het Hof dus de begrippen ‘vertrouwelijk’ en ‘geheim’ als identieke begrippen opvat, zal het voor degenen die vertrouwelijke informatie ontvangen vaak niet helder zijn wat er nu van hen in het concrete geval wordt verwacht en wat de consequenties kunnen zijn van de overtreding van de opge-legde vertrouwelijkheid. Praktijkvoorbeelden laten zien dat de vraag rijst welke betekenis de term ‘ver-trouwelijkheid’ heeft naast de wettelijke figuur van de geheimhouding wanneer de vormvereisten om-trent geheimhouding niet strikt in acht worden genomen. Daarom moet helder zijn waarom men de termen ‘vertrouwelijkheid’ en ‘geheim’ gebruikt.
\nDat maakt artikel 2:5, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht duidelijk: “Een ieder die is betrok-ken bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking krijgt over gege-vens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, en voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhou-dingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voor zover enig wette-lijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.”
\nWanneer het gemeentebestuur echter met de term ‘vertrouwelijk’ beoogt te bewerkstelligen dat vanuit een fatsoensnorm omzichtig met bepaalde stukken wordt omgegaan, terwijl er tegelijkertijd geen sprake hoeft te zijn van geheimhouding in de zin van de wet, kan verwarring ontstaan wanneer beide termen door elkaar worden gebruikt. Het begrip ‘vertrouwelijkheid’ kan niet worden gehanteerd als buitenwettelijke ‘lichte variant’ van de geheimhouding uit hoofde van de Gemeentewet. Dit pleit ervoor om een heldere werkwijze met elkaar af te spreken wanneer iets ‘geheim’ of ‘vertrouwelijk’ is. Zie daar-voor § 5.4.
\nAfrondend De term ‘vertrouwelijkheid’ kan geen juridisch houdbare betekenis hebben wanneer daar niet nadrukke-lijk mee wordt beoogd om geheimhouding op te leggen als bedoeld in de Gemeentewet. Het dient de duidelijkheid wanneer de term ‘vertrouwelijkheid’ in het geheel niet meer wordt gebruikt. In plaats daar-van wordt de kwalificatie ‘geheim’ gehanteerd, zodat die terminologie overeenkomt met de Gemeen-tewet.
\nHetzelfde Gerechtshof geeft in de eerder aangehaalde uitspraak aan, dat de wet een koppeling aan-brengt tussen geheimhouding van de inhoud van stukken enerzijds en artikel 10 van de Wet open-baarheid van bestuur anderzijds. “De koppeling bestaat hierin dat ingevolge de Gemeentewet slechts tot geheimhouding van informatie kan worden besloten in gevallen waarin artikel 10 van de Wet open-baarheid van bestuur toelaat dat zij niet aan een ieder op diens verzoek wordt verstrekt, met andere woorden toelaat dat deze informatie niet openbaar wordt.”
\nEen beperking van de openbaarheid van bestuurlijke informatie kan dus alleen en uitsluitend op grond van een wettelijke regeling plaatsvinden. De Gemeentewet en de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) zijn in dit verband van belang.
\nArtikel 25, eerste lid van de Gemeentewet luidt: “De raad kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (Stb. 1991, 703), omtrent het in een besloten vergade-ring behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de raad worden overgelegd, geheim-houding opleggen.”4 Overigens bepaalt artikel 24 van de Gemeentewet dat in een besloten vergadering niet kan worden beraadslaagd of besloten over: a. de toelating van nieuw benoemde leden; b. de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van de jaarrekening; c. de invoering, wijziging en afschaffing van gemeentelijke belastingen, en d. de benoeming en het ontslag van wethouders. In de Wob staat in artikel 10 een limitatieve opsomming. Alles wat daar niet on-der valt, is dus openbaar en kan niet onder de geheimhouding vallen.5 Voor de volledige tekst van artikel 10 Wob: zie bijlage 2; voor de volledige tekst van artikel 25 van de Gemeentewet: zie bijlage 3. In beginsel zijn dus alle over-heidsstukken openbaar, tenzij openbaarmaking met de in de Wob genoemde belangen achterwege moet blijven.
\nHet opleggen van geheimhouding vergt zodoende wel dat vooraf wordt overwogen of er in een be-paalde aangelegenheid belangen als bedoeld in artikel 10 Wob in het geding zijn en of die het opleg-gen van geheimhouding rechtvaardigen.
\nOm welke uitzonderingen gaat het dan in artikel 10 Wob? De belangrijkste uitzonderingen zijn: persoonsgegevens, zoals bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens; bedrijfs- en fabricagegegevens die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn medegedeeld; de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer (na belangenafweging); de inhoud van documenten die de economische of financiële belangen van onder andere de gemeente en andere publiekrechtelijke lichamen schaden (er moet dan eveneens sprake zijn van een belangenafweging).
\nIs er geen link naar de onderwerpen zoals die genoemd worden in artikel 10 Wob, dan kan er geen geheimhouding worden opgelegd op grond van de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. 6 Voor de volledige tekst van de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet: zie bijlage 3.
\nMotivering en duur Deze constatering onderstreept het belang van een goede motivering van de geheimhouding. Wordt geheimhouding opgelegd op een document of een deel van het document, dan zal dit nadrukkelijk gemotiveerd moeten worden.
\nBij deze onderbouwing is het bovendien van belang, dat iets wordt opgenomen over de duur van de geheimhouding.
\nSchending van de geheimhoudingsplicht is op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht een strafbaar feit. Artikel 272, eerste lid bepaalt dat “hij die enig geheim waarvan hij weet of redelij-kerwijs moet vermoeden dat hij uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel van vroeger ambt of beroep verplicht is het te bewaren, opzettelijk schendt, gestraft wordt met gevange-nisstraf van ten hoogste een jaar of een geldboete van de vierde categorie.”
\nDit geeft wel aan dat van degene die kennis heeft aan een geheim stuk of een geheim beraad zorg-vuldig met deze kennis moet omgaan. In de jurisprudentie is een centrale lijn terug te vinden: wie weet of had behoren te weten dat een stuk vertrouwelijk is, is strafbaar; vormvereisten (procedures rond geheimhouding) zijn voor de rechter minder van belang, zeker als de betrokkene ‘wist’ of ‘had behoren te weten’ dat het betreffende stuk vertrouwelijk was.
\nAls we ons beperken tot de geheimhoudingsregeling zoals die in de Gemeentewet op verschillende plaatsen is opgenomen, kan geheimhouding door verschillende partijen worden opgelegd. In de vol-gende paragrafen wordt daar nader op ingegaan. In bijlage 1 is een schematisch overzicht opgeno-men van de mogelijkheden tot het opleggen van geheimhouding door gemeentelijke (be-stuurs)organen.
\nWat betreft het thema geheimhouding en de gemeenteraad zijn de volgende situaties mogelijk:
\nArtikel 25, eerste lid van de Gemeentewet bepaalt dat “de raad op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (Stb. 1991, 703), omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de raad worden overgelegd, geheimhouding kan opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd.” De geheimhouding blijft in stand totdat de raad haar opheft. De openbaarmaking van de notulen of besluitenlijst blijft achterwege (zie artikel 23, vijfde lid, Gemeentewet).
\nDaarnaast kunnen het college, de burgemeester en een commissie geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan de raad of leden van de raad overleggen. Op die betreffende stukken wordt daarvan melding gemaakt (art. 25, tweede lid van de Gemeentewet). Deze geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de oplegging niet door de raad in zijn eerstvolgende vergadering wordt bekrachtigd (art. 25, derde lid van de Gemeentewet). Dit punt moet dan expliciet vermeld worden op de agenda.
\nArtikel 25, vierde lid van de Gemeentewet gaat in op de situatie dat het college, de burgemeester of een commissie geheimhouding heeft opgelegd met betrekking tot aan leden van de raad over-gelegde stukken. Deze geheimhouding wordt in acht genomen tot het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, deze opheft of tot de raad haar opheft. In het laatste geval moet het stuk aan de raad zijn voorgelegd. Dit artikellid heeft dus betrekking op de aan leden van de raad onder ge-heimhouding overgelegde stukken. Onder leden van de raad kunnen vallen: commissieleden, leden van het presidium, fractievoorzitters en dergelijke. Feitelijk alle organen van de gemeente waarin raadsleden (en/of commissieleden) zitting hebben, maar het niet de raad (als orgaan) betreft. De aan leden van de raad opgelegde geheimhouding blijft van kracht tot het orgaan dat de geheim-houding heeft opgelegd, deze weer opheft. Ook de raad kan dus de geheimhouding opheffen. Opheffen vraagt hier dus actie. Geen actie betekent dat de geheimhouding in stand blijft. Dat in tegenstelling tot de situatie van artikel 25, derde lid van de Gemeentewet. Van belang is dus dat uit het stuk door met name de adressering duidelijk blijkt of het stuk gericht is aan de raad (als orgaan) of aan leden van de raad (commissie, presidium, etc.). Dit is een punt van aandacht voor de praktijk. Als het namelijk onduidelijk is aan wie het stuk gericht is, is ook onduidelijk welke vervolgactie moet worden genomen.
\nAls het college zich tot de raad heeft gericht wat betreft het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft (art. 55, derde lid van de Gemeentewet).
\nHet college kan de verplichting tot geheimhouding opleggen “omtrent het in een besloten vergade-ring behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college worden overgelegd”. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. Die geheimhouding wordt in acht genomen, totdat het college haar opheft. (Zie artikel 55, eerste lid van de Gemeentewet.) Overlegt de burgemeester of een commissie stukken aan het college, dan kan hij of zij de verplich-ting tot geheimhouding opleggen ten aanzien van die stukken. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de gemeenteraad haar opheft. (Zie art. 55, tweede lid van de Gemeentewet.)
\nEen raadscommissie kan ook een verplichting tot geheimhouding opleggen omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overgelegd. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tij-dens die vergadering opgelegd. (Zie artikel 86, eerste lid van de Gemeentewet.) Ook de voorzitter van een commissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding opleggen, ieder ten aanzien van stukken die hij aan een commissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. Deze geheimhouding wordt in acht genomen, totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de raad haar opheft. (Zie artikel 86, tweede lid van de Ge-meentewet.) Heeft een commissie zich tot de raad gericht wat betreft het behandelde waarop geheimhouding is gelegd, dan geldt de geheimhouding totdat de raad haar opheft. (Zie artikel 86, derde lid van de Gemeentewet.)
\nVermelding ‘geheim’ op stukken Artikel 25, tweede lid van de Gemeentewet regelt dat het college, de burgemeester en een commissie geheimhouding kunnen opleggen ten aanzien van stukken die zij aan de raad of leden van de raad overleggen. Dit moet dan ook op de stukken vermeld worden. Dit laatste kan met behulp van een stempel of een watermerk (‘Geheim’) gebeuren. Dat kan geschieden door melding op elk afzonderlijk stuk, maar evenzeer is denkbaar dat dit geschiedt voor categorieën van stukken gezamenlijk in een deze stukken begeleidend document. Zie hiervoor de eerder aangehaalde uitspraak van het hof.
\nEen vergelijkbare regeling voor stukken aan het college en aan een commissie vinden we in respec-tievelijk artikel 55, tweede lid, en artikel 86, tweede lid van de Gemeentewet.
\nVerzending geheime stukken Indien geheime stukken worden verzonden naar de raadsleden (en –indien van toepassing- naar de leden van de commissie waarin het betreffende onderwerp besproken kan worden), dan kunnen deze stukken op verschillende manieren verzonden kunnen worden. In het fractievoorzittersoverleg en het presidium is in 2012 afgesproken dat geheime documenten via de vergaderapplicatie verspreid wor-den.
\nHet is namelijk mogelijk om een enkel document (of compleet agendapunt) de status vertrouwelijk mee te geven via de vergaderapplicatie.7 Het lijkt verwarrend dat hier de term ‘vertrouwelijk’ gebruikt wordt. Het gaat in dit verband echter om de functie ‘vertrouwelijkheid’ in het programma/de vergaderapplicatie. Als deze functie wordt toegepast, krijgt een document de status vertrouwelijkheid. De term wordt hier dus functioneel gebruikt. Dit betekent dat het document m.b.v. de iPad/vergaderapplicatie alleen is in te zien door de leden van het betreffende gremium. De naam van het document (inclusief een slotje) is voor de overige gebruikers wel zichtbaar. In de te verzenden geheime documenten wordt ‘GEHEIM’ als watermerk opgenomen. Na ca. een maand worden de ge-heime documenten van de website (dus ook uit het raadsinformatiesysteem en de vergaderapplicatie) gehaald, zodat deze niet meer zijn in te zien. De betreffende stukken blijven uiteraard bij de griffie bewaard. § 5.5 De politieke gedragscode over omgaan met informatie In de “Gedragscode politieke ambtsdragers Zuidplas 2010” is een aparte paragraaf opgenomen over het omgaan met informatie. Een aantal bepalingen (3.1, 3.3 en 3.4) uit die paragraaf luidt:
\nEen politieke ambtsdrager gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij zorgt ervoor dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig worden opgeborgen en dat computerbestanden beveiligd zijn.
\nEen politieke ambtsdrager verstrekt geen informatie die vertrouwelijk of geheim is.
\nEen politieke ambtsdrager maakt niet ten eigen bate of ten bate van zijn persoonlijke betrekkin-gen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.
\nVoor wie geldt nu die geheimhouding? Zodra één van deze organen geheimhouding heeft opgelegd, moet daarnaar gehandeld worden. Ieder die kennis draagt van de inhoud van geheime stukken of het behandelde waarop geheimhouding is opgelegd, is gebonden aan de geheimhouding, totdat deze wordt opgeheven. En is er een onderwerp waarop geheimhouding is opgelegd, dan kan daarover alleen gesproken worden in een besloten vergadering. De afspraken over besloten vergaderingen staan in de Gemeentewet (zie artikel 23) en (voor wat betreft de gemeenteraad) de betreffende eigen regelingen als het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Zuidplas en de Regeling programmacommissies gemeente Zuidplas.
\nEen ieder die kennis draagt …. De geheimhouding geldt dus ook andere aanwezigen tijdens een be-sloten vergadering, zoals een notulist, een bode of een gemeenteambtenaar.
\nDe geheimhouding kan worden opgeheven of juist bekrachtigd. Die beslissing kan met meerderheid van stemmen genomen worden. Er is dus geen unanimiteit vereist. Totdat de raad of het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, haar opheft, is een ieder aan de geheimhouding gebonden.
\nOverigens hebben we in de vorige paragraaf kunnen constateren, dat het verschil maakt aan wie een stuk geadresseerd is. Van belang is dus dat uit het stuk, door met name de adressering duidelijk blijkt of het stuk gericht is aan de raad (als orgaan) of aan leden van de raad (commissie, presidium, et cetera). Als het onduidelijk is aan wie het stuk is gericht, is eveneens onduidelijk welke vervolgactie moet worden genomen. Dit heeft echter geen gevolg voor de geheimhouding als zodanig.
\nHet verdient daarom aanbeveling om stukken die voor de raad (als orgaan) bedoeld zijn, alleen als volgt te adresseren: “Aan de raad van de gemeente Zuidplas”. Stukken gericht aan andere organen waarin raadsleden zitting hebben, kunnen dan als volgt geadresseerd worden “Aan de commissie ….”, “Aan het presidium”, “Aan de fractie van …”, et cetera.
\nZonder slag of stoot gaat het opleggen van geheimhouding niet. Daar gelden procedures voor. Ook voor het behandelen van geheime documenten in vergaderingen bestaan spelregels. In deze para-graaf beschrijven we met name die regels die voor de commissie- en raadsvergaderingen van belang zijn. De procedure voor het opleggen van de geheimhouding op de stukken die in het college aan de orde zijn, is relatief eenvoudiger en wordt beschreven in artikel 55 van de Gemeentewet. In het stroomschema zoals bedoeld in § 10 komt deze procedure eveneens aan de orde. Het is goed hierbij te bedenken dat de stukken die voor de collegevergadering worden overgelegd, niet automatisch geheim zijn, omdat de vergaderingen van het college besloten zijn. Wanneer er stukken geheim moe-ten blijven (ook al komen zij niet verder dan de collegetafel), moet ook een formeel besluit tot ge-heimhouding genomen worden (zie ook § 5.2).
\nDe Regeling programmacommissies gemeente Zuidplas bepaalt dat de programmacommissie (= raadscommissie) besloten kan vergaderen. Die bepaling is gebaseerd op de Gemeentewet. Artikel 82, vijfde lid van de Gemeentewet bepaalt dat artikel 23 van de Gemeentewet ook van toepassing is op een raadscommissie. 8 Voor de volledige tekst van artikel 82 van de Gemeentewet: zie bijlage 3.
\nArtikel 23 van de Gemeentewet opent met de bevestiging van de hoofdregel dat de vergaderingen in de in de openbaarheid worden gehouden en bepaalt vervolgens hoe in beslotenheid vergaderd kan worden. In artikel 23, tweede lid van de Gemeentewet staat: “De deuren worden gesloten wanneer ten minste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.” Nadat de deuren gesloten zijn, beslist de programmacommissie ver-volgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.9 Zie echter ook noot 12. Dat betreft ook de gang van zaken in de raadscommissies. Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag (of een afzonderlijke besluitenlijst) gemaakt, dat niet openbaar gemaakt wordt, tenzij de programmacommissie anders beslist.
\nIn die besloten vergadering kan de programmacommissie geheimhouding opleggen omtrent de in-houd van de stukken en omtrent het behandelde in die vergadering met gesloten deuren. Die geheim-houding wordt tijdens die vergadering opgelegd.
\nVoor de praktijk betekent dit het volgende:
\nDe voorzitter verzoekt belangstellenden en anderen die niet bij de vergadering aanwezig hoeven te zijn, de zaal te verlaten en sluit daarna de deuren.
\nNa het sluiten van de deuren vergewist de voorzitter zich ervan dat de discussie in de zaal niet buiten de zaal te volgen is.
\nNa het sluiten van de deuren stelt de voorzitter de programmacommissie voor te beslissen dat met gesloten deuren wordt vergaderd.
\nOp de agenda voor een besloten vergadering wordt daarom als tweede punt (na de opening) opgenomen: Vaststellen van de beslotenheid van de vergadering.
\nTijdens een besloten vergadering wordt als laatste punt voor de sluiting de oplegging van de geheimhouding geagendeerd.
\nDaarom wordt op de agenda voor een besloten vergadering als laatste punt voor de sluiting op-genomen: Opleggen geheimhouding. 10 De besloten vergadering kan met de volgende formule worden afgesloten: “De programmacommissie besluit geheimhouding op te leggen omtrent het in deze vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die daarbij aan de commissie zijn overgelegd”. Voor de commissie is dit (wat betreft de stukken die door het college aan de raad zijn overgelegd) een extra zekerheid. Meestal gaat het dan in een besloten vergadering over stukken waarop het college geheimhouding heeft opgelegd. De programmacommissie kan deze geheimhouding niet opheffen. Dat kan alleen de raad (zie art. 55, derde lid van de Gemeentewet). Met andere woorden: ook zonder deze formule blijft de door het college opgelegde verplichting tot geheimhouding van kracht. Het kan echter zijn, dat er in een commissie extra informatie is verstrekt, of dat ook over andere ‘geheime’ zaken is gesproken. De formule waarmee de commissie de vergadering afsluit, dekt ook deze onderwerpen.
\nHiervan wordt expliciet melding gemaakt in het verslag/de adviezenlijst. Dit verslag/de adviezen-lijst van het besloten deel is niet openbaar.
\nIn de huidige Regeling programmacommissies gemeente Zuidplas zijn de bepalingen omtrent de beslo-ten vergadering opgenomen in hoofdstuk 5 (artikelen 23 t/m 26).
\nArtikel 86, eerste lid van de Gemeentewet bepaalt verder nog: “De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft.”
\nOverigens is het elders praktijk, wanneer sluiting van de deuren voorzienbaar is, dat dan aangegeven wordt dat bij een bepaald agendapunt de deuren worden gesloten en dat ‘naar verwachting’ daarover in beslotenheid zal worden vergaderd. Het onderwerp wordt in die gevallen in algemene termen aan-gegeven, omwille van de openheid.
\nHet Reglement van orde voor de gemeenteraad van Zuidplas bepaalt dat de raad besloten kan verg-aderen. Die bepaling is gebaseerd op de Gemeentewet, te weten het al eerder aangehaalde artikel 23. De bovenbeschreven regeling geldt dus ook voor de raadsvergadering met dien verstande dat de raad ook het opheffen van de geheimhouding als punt op de agenda kan hebben.
\nVoor de praktijk kan dit dan het volgende betekenen:
\nDe voorzitter verzoekt belangstellenden en anderen die niet bij de vergadering aanwezig hoeven te zijn, de zaal te verlaten en sluit daarna de deuren.
\nNa het sluiten van de deuren vergewist de voorzitter zich ervan, dat de discussie in de zaal niet buiten de zaal te volgen is.
\nNa het sluiten van de deuren stelt de voorzitter de raad voor te beslissen dat met gesloten deuren wordt vergaderd. 11 Uit de kamerstukken over de wijziging van de Gemeentewet blijkt dat de raad een belangenafweging moet maken. Zijn de belangen die beschermd worden door het sluiten van de deuren zo zwaarwegend, dat het belang van openbaarheid van de vergadering daarvoor moet wijken? Het met gesloten deuren vergaderen werkt slechts verder dan het moment van de vergadering zelf, wanneer de raad ter zake van het in die vergadering behandelde geheimhouding oplegt. Daarbij moet de raad de gronden van artikel 10 Wob kunnen inroepen. Wordt geen geheimhouding opgelegd, dan verliest de beslotenheid van de vergadering in belangrijke mate haar zin.
\nOp de agenda voor een besloten vergadering wordt daarom als tweede punt (na de opening) opgenomen: Vaststellen van de beslotenheid van de vergadering.
\nTijdens een besloten vergadering wordt als laatste punt voor de sluiting de oplegging van de geheimhouding geagendeerd.
\nDaarom wordt op de agenda voor een besloten vergadering als laatste punt voor de sluiting op-genomen: Opleggen geheimhouding. 12 Zie ook noot 11, met dien verstande dat het nu om de gemeenteraad gaat. De raad kan besluiten de geheimhouding op te heffen.
\nHiervan wordt expliciet melding gemaakt in het verslag. Dit verslag van het besloten deel is niet openbaar.
\nHierbij zijn nog drie aandachtspunten te vermelden:
\nWanneer sprake is van geheime stukken waarover de raad een oordeel kan hebben (zie daarvoor § 5) is een punt van aandacht of de raad de geheimhouding op moet heffen. Met andere woor-den: bekrachtiging van de ten aanzien van door het college, de burgemeester en/of programma-commissies overgelegde stukken waarop geheimhouding is gelegd.
\nTen slotte is van belang het bepaalde in artikel 25, derde lid van de Gemeentewet waarin aange-geven wordt dat in bepaalde gevallen de bekrachtiging van de geheimhouding in de eerstvolgen-de vergadering moet plaatsvinden.
\nPunt van afweging is, wanneer sluiting van de deuren voorzienbaar is, dat dan aangegeven wordt dat bij een bepaald agendapunt de deuren worden gesloten en dat ‘naar verwachting’ daarover in beslotenheid zal worden vergaderd. Het onderwerp wordt in die gevallen in algemene termen aan-gegeven, omwille van de openheid.
\nIn het huidige Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Zuidplas zijn de bepalingen omtrent de besloten vergadering opgenomen in hoofdstuk 7 (artikelen 47 t/m 50).
\nArtikel 50 van het Reglement vermeldt het volgende nog wanneer de raad de geheimhouding wil opheffen, in het geval die geheimhouding door een ander orgaan is opgelegd: Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, artikel 55, tweede en derde lid, of artikel 86, tweede en derde lid van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.
\nEen apart aandachtspunt (voor zowel de besloten programmacommissie- als raadsvergaderingen) betreft de stukken die onder geheimhouding ter plekke aan de raad worden overgelegd. Worden de stukken weer ingenomen? Wordt een dossier van geheime/vertrouwelijke stukken ingeleverd? (Denk bijv. aan de vertrouwenscommissie.) Het verdient aanbeveling per geval hieraan aandacht te besteden. Dit gebeurt dan door het orgaan dat de geheimhouding oplegt.
\nHoe moet nu worden omgegaan met, bijvoorbeeld, geheime exploitatieovereenkomsten? Dit voor-beeld is met genoeg andere voorbeelden van geheime documenten (bijvoorbeeld als bijlagen bij een raadsvoorstel) aan te vullen. Hoe werkt dat nu tijdens een vergadering? Wat mag wel, wat niet?
\nDergelijke documenten, die als geheim zijn verspreid, kunnen altijd in een besloten deel, na het open-bare deel van de vergadering, besproken worden. Zijn er naar aanleiding van concrete voorstellen vragen, dan kan hierover altijd met de griffie contact opgenomen worden. De griffie zal de raadsleden graag informeren over de wijze van behandeling.
\nIndien van tevoren duidelijk is, dat een raadsvergadering dan wel programmacommissievergadering in beslotenheid zal plaatsvinden, zal dit (net als bij een openbare vergadering) eveneens gepubliceerd worden (zie artikel 19, tweede lid van de Gemeentewet en artikel 82, vijfde lid van de Gemeentewet). Uiteraard vindt de onderwerpvermelding zó plaats, dat de omschrijving wel aangeeft wat het onder-werp is, maar dat niet een tipje van de geheimhouding wordt opgelicht.
\nVoorbeeld van een dergelijke publicatie: zie het tekstkader hiernaast.
\nPublicatie besloten vergadering
\nEr wordt in de Gemeentewet nog op andere plaatsen over geheimhouding gesproken. Het gaat daar-bij echter om specifieke situaties die in deze notitie buiten beschouwing zijn gelaten. Waarom gaat het daarbij dan zoal?
\nDe geheime stemming over benoemingen, voordrachten of aanbevelingen over personen (zie artikel 31, eerste lid van de Gemeentewet).
\nDe beraadslagingen over de (her)benoeming van de burgemeester en over de verklaring van de raad dat er een verstoorde verhouding is met de burgemeester zijn geheim.
\nDe geheimhouding waarover gesproken wordt in artikel 155c van de Gemeentewet. Dit heeft be-trekking op de onderzoekscommissie vanuit de raad (recht van enquête). Deze specifieke situatie komt ook aan de orde bij de vaststelling van de betreffende verordening die nadere regels stelt omtrent de onderzoeken als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet.
\nNaast deze bijzondere gevallen, kan ook wel uit pragmatische overwegingen worden gekozen om de openbaarheid van stukken of gegevens op een andere wijze te reguleren, dan de mogelijkheden die de Gemeentewet en de Wob bieden. Het gaat hierbij dan niet om gegevens die geheim gehouden moeten worden of waarop de Wob kan worden toegepast. Denk hierbij, bijvoorbeeld, aan het uitrei-ken van een koninklijke onderscheiding. Het publiceren daarvan zou het verrassingseffect wegnemen voor de te decoreren inwoner. Het persbericht kan dan ‘onder embargo’ worden verstrekt om dat te voorkomen. Daarbij zal dan ook steeds een datum en tijdstip genoemd moeten worden waarop het stuk of de gegevens openbaar zullen worden.
\nDe in de Wob gegeven regeling is passief van aard. De vraag of informatie over een bepaalde be-stuurlijke aangelegenheid openbaar gemaakt kan worden of niet, wordt beoordeeld naar aanleiding van een concreet verzoek van een persoon die de betreffende informatie wil verkrijgen. Een dergelijk verzoek is een zgn. Wob-verzoek. Er kunnen ook Wob-verzoeken worden ingediend met betrekking tot geheime stukken. Dergelijke Wob-verzoeken worden voorgelegd aan het orgaan dat bevoegd is de geheimhouding op te heffen. Betreft het een zaak van de raad, dan beslist de raad daarover in een besloten vergadering. Overigens is bij raadsbesluit van 19 april 2016 besloten dat Wob-verzoeken die aan de raad gericht zijn, door het college worden afgedaan. 13 Raadsbesluit 19 april 2016 (Delegatie- en mandaat besluit van de raad 2016).
\nNu beschreven is hoe geheimhouding wordt opgelegd, door wie dat kan gebeuren en wat de regelge-ving zegt omtrent de opheffing van de geheimhouding, is het de bedoeling dat dit regels ook vol-doende nageleefd worden. Daarbij gaat het er vooral op, dat de te volgen handelwijze ‘tussen de oren’ komt èn aanwezig blijft. Naast dit cultuuraspect, is ook een bepaalde structuur een handig handvat om de juiste route te bewandelen. Dit kan voor een belangrijk deel een goede werkwijze bor-gen. De volgende aandachts- en actiepunten zijn in ieder geval dan van belang:
\nGebruik stroomschema geheimhouding De beperking van openbaarheid gebeurt niet op gevoel, maar wordt vooraf getoetst. Daarbij wordt nagegaan of het ook werkelijk gaat om belangen die in artikel 10 Wob worden genoemd. Dit voor-komt dat later, wanneer de rechtmatigheid van de geheimhouding ter discussie komt te staan, gecon-stateerd moet worden, dat de reden voor de geheimhouding niet strookt met artikel 10 Wob. Zou in zo’n geval nadien op een of andere wijze naar artikel 10 Wob toe geredeneerd worden, dan verdient dit “stellig geen aanbeveling” (Hof Amsterdam). 14 Zie ECLI:NL:GHAMS:2003:AI0892; link: https://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:GHAMS:2003:AI0892. Wanneer overwogen wordt geheimhouding op te leggen, wordt het stroomschema geheimhouding gevolgd (zie bijlage 4). In dit schema komen in ieder geval de volgende aspecten aan de orde:
\nOp welke gegevens wordt geheimhouding opgelegd? Betreft het een heel document of een deel ervan? (Onder de geheimhouding gedeeltelijk opleggen behoort, bijvoorbeeld, ook het ‘zwarten’ van bedragen. Waarom gegevens dan ‘gezwart’ worden, moet uiteraard ook gemotiveerd worden.) Mag geheimhouding worden opgelegd? (Wettelijke grondslag) Waarom wordt geheimhouding opgelegd? (Onderbouwing; sprake van een belang van art. 10 Wob) Is iets te zeggen over de duur van de geheimhouding? Kan iets gezegd worden over het moment van opheffing?
\nNaleving wet- en regelgeving Bij het opleggen van geheimhouding zijn drie fases te onderscheiden. Een fase van a. opleggen, b. bekrachtigen en c. opheffen van de geheimhouding. Deze fases zijn uitvoerig in voorgaande paragra-fen beschreven. Dit leidt tot de volgende actiepunten:
\nHet opleggen, bekrachtigen en opheffen van de geheimhouding zullen in een centraal overzicht worden geregistreerd (zie bijlage 5).
\nDeze overzichten (voor elk van de betreffende gremia één) komen regelmatig op de agenda’s van de betreffende organen. Op deze manier kan de gemeente systematisch bijhouden of de geheim-houding kan worden opgeheven of dat de geheimhouding vervallen is.
\nZijn geheime documenten gepubliceerd in een vergaderapplicatie of geplaatst in het raadsinforma-tiesysteem, dan zullen deze na een maand worden verwijderd. Het spreekt voor zich dat de docu-menten altijd voor raadpleging beschikbaar blijven bij de griffie.
\nBIJLAGE1:MOGELIJKHEDEN TOT HET OPLEGGEN VAN GEHEIMHOUDING DOOR GEMEENTELIJKE (BE-STUURS)ORGANEN Door welk orgaan ?
\nGrondslag T.a.v. van wat ?
\nOmwille van welk belang ?
\nBekrachtiging vereist ?
\nVormvereisten Einde van de geheimhouding Gemeenteraad Art. 25, lid 1Gemeentewet Stukken die aan de gemeenteraad worden overgelegd Een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob Nee - Het verdient aanbeveling de geheimhouding in een besloten vergadering op te leggen en de stukken duidelijk als geheim te waarmerken (d.m.v. een watermerk) Duurt voort totdat de gemeenteraad de geheimhouding opheft.
\nGemeenteraad Art. 25, lid 1Gemeentewet Hetgeen in een besloten raadsvergadering is behandeld Een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob Nee Geheimhouding dient nog tijdens de vergadering opgelegd te worden.
\nHet verdient aanbeveling het verslag en overige schriftelijke weerslagen van dergelijke vergaderingen duidelijk als geheim te waarmerken (d.m.v. een watermerk) Duurt voort totdat de gemeenteraad de geheimhouding opheft.
\nDoor welk orgaan?
\nGrondslag T.a.v. van wat ?
\nOmwille van welk belang ?
\nBekrachtiging vereist ?
\nVormvereisten Einde van de geheimhouding College van burgemeester en wethouders Art. 25, lid 2 Gemeentewet Stukken die door B&W aan de gemeenteraad worden overgelegd Een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob Ja, door de gemeenteraad in de eerstvolgende raadsvergadering, die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht Het geheime karakter wordt op de stukken aangetekend (d.m.v. een watermerk) Geheimhouding vervalt van rechtswege, wanneer deze niet door de gemeenteraad wordt bekrachtigd in de eerstvolgende raadsvergadering, die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht (art. 25, lid 3 Gemeentewet).
\nCollege van burgemeester en wethouders Art. 25, lid 2 Gemeentewet Stukken die door B&W aan individuele raadsleden worden overgelegd Een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob Nee Het geheime karakter wordt op de stukken aangetekend (d.m.v. een watermerk) Duurt voort totdat B&W de geheimhouding opheft.
\nN.B.: indien de stukken tevens aan de Gemeenteraad zijn voorgelegd, duurt de geheimhouding voort totdat de gemeenteraad deze opheft in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht (art. 25, lid 4 Gemeentewet).
\nCollege van burgemeester en wethouders Art. 25, lid 2 Gemeentewet (mutatis mutandis) Stukken die door B&W voor individuele raadsleden ter inzage worden gelegd Een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob.
\nNee Het geheime karakter wordt op de stukken aangetekend (d.m.v. een watermerk) Duurt voort totdat B&W de geheimhouding opheft.
\nN.B.: indien de stukken tevens aan de Gemeenteraad zijn voorgelegd, duurt de geheimhouding voort totdat de gemeenteraad deze opheft in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht (art. 25, lid 4 Gemeentewet).
\nCollege van burgemeester en wethouders Art. 55, lid 1 Gemeentewet Stukken die aan B&W worden overgelegd Een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob Nee - Het verdient aanbeveling de stukken duidelijk als geheim te waarmerken (d.m.v. een watermerk) Duurt voort totdat B&W de geheimhouding opheft.
\nCollege van burgemeester en wethouders Art. 55, lid 1 Gemeentewet Hetgeen in een besloten collegevergadering is behandeld Een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob Nee Geheimhouding dient nog tijdens de vergadering opgelegd te worden.
\nHet verdient aanbeveling het verslag en overige schriftelijke weerslagen van dergelijke vergaderingen duidelijk als geheim te waarmerken (d.m.v. een watermerk) Duurt voort totdat B&W, de geheimhouding opheft.
\nN.B.: Indien B&W zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de Gemeenteraad hebben gericht, duurt de geheimhouding voort totdat de gemeenteraad deze opheft. (art. 55, lid 3 Gemeentewet) College van burgemeester en wethouders Art. 86, lid 2 Gemeentewet Stukken die door B&W aan een commissie worden overgelegd Een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob Nee Het geheime karakter wordt op de stukken aangetekend (d.m.v. een watermerk) Duurt voort totdat B&W of de gemeenteraad de geheimhouding opheft.
\nDoor welk orgaan ?
\nGrondslag T.a.v. van wat ?
\nOmwille van welk belang ?
\nBekrachtiging vereist ?
\nVormvereisten Einde van de geheimhouding De burgemeester Art. 25, lid 2 Gemeentewet Stukken die door de burgemeester aan de gemeenteraad worden overgelegd Een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob Ja, door de gemeenteraad in de eerstvolgende raadsvergadering, die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht Het geheime karakter wordt op de stukken aangetekend (d.m.v. een watermerk) Geheimhouding vervalt van rechtswege, wanneer deze niet door de gemeenteraad wordt bekrachtigd in de eerstvolgende raadsvergadering, die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht (art. 25, lid 3 Gemeentewet).
\nDe burgemeester Art. 25, lid 2 Gemeentewet Stukken die door de burgemeester aan individuele raadsleden worden overgelegd Een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob Nee Het geheime karakter wordt op de stukken aangetekend (d.m.v. een watermerk) Duurt voort totdat de burgemeester de geheimhouding opheft.
\nN.B.: indien de stukken tevens aan de Gemeenteraad zijn voorgelegd, duurt de geheimhouding voort totdat de gemeenteraad deze opheft in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht (art. 25, lid 4 Gemeentewet).
\nDe burgemeester Art. 25, lid 2 Gemeentewet (mutatis mutandis) Stukken die door de burgemeester voor individuele raadsleden ter inzage worden gelegd Een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob Nee Het geheime karakter wordt op de stukken aangetekend (d.m.v. een watermerk) Duurt voort totdat de burgemeester de geheimhouding opheft N.B.: indien de stukken tevens aan de gemeenteraad zijn voorgelegd, duurt de geheimhouding voort totdat de gemeenteraad deze opheft in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht (art. 25, lid 4 Gemeentewet).
\nDe burgemeester Art. 55, lid 2 Gemeentewet Stukken die door de burgemeester aan B&W worden overgelegd Een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob Nee Het geheime karakter wordt op de stukken aangetekend (d.m.v. een watermerk) Duurt voort totdat de burgemeester of de gemeenteraad de geheimhouding opheft.
\nDe burgemeester Art. 86, lid 2 Gemeentewet Stukken die door de burgemeester aan een commissie worden overgelegd Een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob Nee Het geheime karakter wordt op de stukken aangetekend (d.m.v. een watermerk) Duurt voort totdat de burgemeester of gemeenteraad de geheimhouding opheft.
\nDoor welk orgaan ?
\nGrondslag T.a.v. van wat ?
\nOmwille van welk belang ?
\nBekrachtiging vereist ?
\nVormvereisten Einde van de geheimhouding Commissie Art. 25, lid 2 Gemeentewet Stukken die door een commissie aan de gemeenteraad worden overgelegd Een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob Ja, door de gemeenteraad in de eerstvolgende raadsvergadering, die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht.
\nHet geheime karakter wordt op de stukken aangetekend (d.m.v. een watermerk) Geheimhouding vervalt van rechtswege, wanneer deze niet door de gemeenteraad wordt bekrachtigd in de eerstvolgende raadsvergadering, die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht. (Art. 25, lid 3 Gemeentewet).
\nCommissie Art. 25, lid 2 Gemeentewet Stukken die door een commissie aan individuele raadsleden worden overgelegd Een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob Nee Het geheime karakter wordt op de stukken aangetekend (d.m.v. een watermerk) Duurt voort totdat de commissie de geheimhouding opheft.
\nN.B.: indien de stukken tevens aan de Gemeenteraad zijn voorgelegd, duurt de geheimhouding voort totdat de gemeenteraad deze opheft in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht. (Art. 25, lid 4 Gemeentewet).
\nCommissie Art. 25, lid 2 Gemeentewet (mutatis mutandis) Stukken die door een commissie voor individuele raadsleden ter inzage worden gelegd Een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob Nee Het geheime karakter wordt op de stukken aangetekend (d.m.v. een watermerk) Duurt voort totdat de commissie de geheimhouding opheft.
\nN.B.: indien de stukken tevens aan de Gemeenteraad zijn voorgelegd, duurt de geheimhouding voort totdat de gemeenteraad deze opheft in een vergadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht. (Art. 25, lid 4 Gemeentewet).
\nCommissie Art. 55, lid 2 Gemeentewet Stukken die door een commissie aan B&W worden overgelegd Een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob Nee Het geheime karakter wordt op de stukken aangetekend (d.m.v. een watermerk) Duurt voort totdat de commissie, of de gemeenteraad de geheimhouding opheft.
\nCommissie Art. 86, lid 1 Gemeentewet Stukken die aan de betreffende commissie worden overgelegd Een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob Nee Het geheime karakter wordt op de stukken aangetekend (d.m.v. een watermerk) Duurt voort totdat de commissie geheimhouding opheft.
\nCommissie Art. 86, lid 1 Gemeentewet Hetgeen in een commissievergadering met gesloten deuren is behandeld Een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob Nee Geheimhouding dient nog tijdens de vergadering opgelegd te worden.
\nHet verdient aanbeveling het verslag en overige schriftelijke weerslagen van dergelijke vergaderingen duidelijk als geheim te waarmerken (d.m.v. een watermerk) Duurt voort totdat de commissie de geheimhouding opheft.
\nN.B.: Indien een commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de Gemeenteraad heeft gericht, duurt de geheimhouding voort totdat de gemeenteraad deze opheft (art. 86, lid 3 Gemeentewet).
\nVoorzitter van een raadscommissie (raadscommissie ex. art. 82 Gemeentewet) De voorzitter van een commissie Art. 86, lid 2 Gemeentewet Stukken die door de voorzitter van een commissie aan die commissie worden overgelegd Een belang als genoemd in artikel 10 van de Wob Nee Het geheime karakter wordt op de stukken aangetekend (d.m.v. een watermerk) Duurt voort totdat de desbetreffende commissievoorzitterof de gemeenteraad de geheimhouding opheft.
\nOnderzoekscommissie (recht van enquête | art. 155a Gemeentewet) Onderzoekscommissie Art. 155c, lid 7 Gemeentewet Zaken die in een besloten zitting ter kennis komen van de leden en plv. leden van een onderzoekscommissie \"Gewichtige redenen\"
\nNee, de geheimhoudingsplicht geldt van rechtswege - Het verdient aanbeveling het verslag en overige schriftelijke weerslagen van dergelijke vergaderingen duidelijk als geheim te waarmerken (d.m.v. watermerk) De Gemeentewet voorziet niet in een einde of een beeindiging van de geheimhudingsplicht. Naar moet worden aangenomen dient de geheimhouding in deze gevallen permanent te worden gehandhaafd.
\nBIJLAGE2:ARTIKEL 10 WET OPENBAARHEID VAN BESTUUR
\nde eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen; de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden; bedrijfs- en fabricagegegevens betreft, die door natuurlijke personen of rechtspersonen ver-trouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld; persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 2 van hoofdstuk 2 van de Wet bescher-ming persoonsgegevens, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de persoonlijke le-venssfeer maakt.
\nHet verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zover het be-lang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: de betrekkingen van Nederland met andere staten en met internationale organisaties; de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen of de in artikel 1a, onder c en d, bedoelde bestuursorganen; de opsporing en vervolging van strafbare feiten; inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van de infor-matie; het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid be-trokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden.
\nHet tweede lid, aanhef en onder e, is niet van toepassing voor zover de betrokken persoon heeft ingestemd met openbaarmaking.
\nHet eerste lid, aanhef en onder c en d, het tweede lid, aanhef en onder e, en het zevende lid, aan-hef en onder a, zijn niet van toepassing voor zover het milieu-informatie betreft die betrekking heeft op emissies in het milieu. Voorts blijft in afwijking van het eerste lid, aanhef en onder c, het verstrekken van milieu-informatie uitsluitend achterwege voor zover het belang van openbaarma-king niet opweegt tegen het daar genoemde belang.
\nHet tweede lid, aanhef en onder b, is van toepassing op het verstrekken van milieu-informatie voor zover deze handelingen betreft met een vertrouwelijk karakter.
\nHet tweede lid, aanhef en onder g, is niet van toepassing op het verstrekken van milieu-informatie.
\nHet verstrekken van milieu-informatie ingevolge deze wet blijft eveneens achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: de bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft; de beveiliging van bedrijven en het voorkomen van sabotage.
\nVoor zover het vierde lid, eerste volzin, niet van toepassing is, wordt bij het toepassen van het eerste, tweede en zevende lid op milieu-informatie in aanmerking genomen of deze informatie be-trekking heeft op emissies in het milieu.
\nBIJLAGE3:ARTIKELEN 25, 55, 82 EN 86 VAN DE GEMEENTEWET
\nDe raad kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van be-stuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de raad worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stuk-ken kennis dragen, in acht genomen totdat de raad haar opheft.
\nOp grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van de stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.
\nDe krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de oplegging niet door de raad in zijn eerstvolgende ver-gadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd.
\nDe krachtens het tweede lid opgelegde verplichting tot geheimhouding met betrekking tot aan leden van de raad overgelegde stukken wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplich-ting heeft opgelegd, dan wel, indien het stuk waaromtrent geheimhouding is opgelegd aan de raad is voorgelegd, totdat de raad haar opheft. De raad kan deze beslissing alleen nemen in een ver-gadering die blijkens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht.
\nHet college kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stuk-ken kennis dragen, in acht genomen totdat het college haar opheft.
\nOp grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de burgemeester of een commissie, ten aanzien van de stukken die zij aan het college overleggen. Daarvan wordt op de stukken melding ge-maakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft op-gelegd, dan wel de raad haar opheft.
\nIndien het college zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar op-heft.
\nDe raad kan raadscommissies instellen die besluitvorming van de raad kunnen voorbereiden en met het college of de burgemeester kunnen overleggen. Hij regelt daarbij de taken, de bevoegd-heden, de samenstelling en de werkwijze, daaronder begrepen de wijze waarop de leden van de raad inzage hebben in stukken waaromtrent door een raadscommissie geheimhouding is opge-legd. Deze inzage kan slechts worden geweigerd voor zover zij in strijd is met het openbaar be-lang.
\nDe burgemeester en de wethouders zijn geen lid van een raadscommissie.
\nBij de samenstelling van een raadscommissie zorgt de raad, voor zover het de benoeming betreft van leden van de raad, voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegen-woordigde groeperingen.
\nEen lid van de raad is voorzitter van een raadscommissie.
\nDe artikelen 19 en 21 tot en met 23 zijn van overeenkomstige toepassing op een vergadering van een raadscommissie, met dien verstande dat in artikel 19 voor «burgemeester» wordt gelezen «voorzitter van de raadscommissie» en in artikel 23, vijfde lid, voor «artikel 25» wordt gelezen «ar-tikel 86».
\nEen commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behan-delde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de commissie worden overgelegd, geheim-houding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tij-dens die vergadering opgelegd. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwe-zig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft.
\nOp grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter van een commissie, het college en de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken die hij aan een commissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het or-gaan dat de verplichting heeft opgelegd, dan wel de raad haar opheft.
\nIndien een commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhou-ding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft.
\nBijlage4:Stroomschema geheimhouding Checklist geheimhouding 1.
\nWaarom en ..
\nWelke belangen zouden worden geschaad wanneer bepaalde gegevens openbaar zouden zijn? (Denk erover na waarom je eigenlijk iets geheim wilt maken. Daarna denk je erover na of het mag.) .. mag geheimhouding worden opgelegd?
\nWat is de wettelijk grondslag? Zie de relevantie artikelen in de Gemeentewet en de Wet openbaarheid van bestuur.
\n2.
\nWat zou geheim moeten zijn?
\nOp welke gegevens wordt geheimhouding opgelegd? Betreft het een heel document of een deel ervan? (Onder de geheimhouding gedeeltelijk opleggen behoort, bijvoorbeeld, ook het ‘zwarten’ van bedragen. Waarom gegevens dan ‘gezwart’ worden, moet uiteraard ook gemotiveerd worden.) 3.
\nWat is de onderbouwing?
\nWaarom wordt geheimhouding opgelegd? Is er sprake van een belang dat genoemd wordt in artikel 10 Wob?
\nGeef deze onderbouwing in het beslisdocument (collegevoorstel; raadsvoorstel).
\n4.
\nHoelang moet de geheimhouding duren?
\nKan iets gezegd worden over de duur van de geheimhouding? Dit betekent dat er ook iets gezegd kan worden over het moment van de opheffing van de geheimhouding!
\nToelichting De onderbouwing van de oplegging van de geheimhouding en een toelichting op de duur van de ge-heimhouding (zie de punten 4 en 5) zijn van belang voor de vermelding in de centrale registratie van de geheime stukken. Voor de bestuursorganen burgemeester, college van burgemeester en wethou-ders en de gemeenteraad wordt een lijst van geheime stukken bijgehouden. Deze lijst zal op de agen-da van de vergaderingen van de betreffende bestuursorganen geplaatst worden, zodat transparant blijft wat geheim is (zie bijlage 5).
\nWil je geheimhouding op een document of een deel ervan (laten) opleggen, dan pas je dus in feite precies dezelfde criteria toe die je hanteert bij het beoordelen van een Wob-verzoek.
\nBIJLAGE5:Lijst geheime stukken Raadsvergadering d.d. (dag maand jaar) (bijgewerkt t/m de raadsvergadering van dag-maand-jaar) Corsa-nummer Onderwerp Datum voorlopige opgelegde geheimhouding door B&W Datum bekrachtiging door de raad Motivering Voorstel of besluit door B&W opheffing geheimhouding Datum raad opheffing geheimhouding