Specjalny Program Akcesyjny na rzecz Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich w Polsce. Wieloletnia umowa Finansowa pomiędzy Komisją Wspólnot Europejski

Monitor Polski Nr 30 — 685 — Poz. 502 502 SPECJALNY PROGRAM AKCESYJNY NA RZECZ ROZWOJU ROLNICTWA I OBSZARÓW WIEJSKICH W POLSCE WIELOLETNIA UMOWA FINANSOWA pomi´dzy Komisjà Wspólnot Europejskich wyst´pujàcà w imieniu Wspólnoty Europejskiej a Rzàdem Rzeczypospolitej Polskiej wyst´pujàcym w imieniu Rzeczypospolitej Polskiej Komisja Wspólnot Europejskich, nazywana dalej „Komisjà”, wyst´pujàca w imieniu oraz na rzecz Wspólnoty Europejskiej, nazywanej dalej „Wspólnotà”, z jednej strony, oraz Rzàd Rzeczypospolitej Polskiej, wyst´pujàcy w imieniu oraz na rzecz Rzeczypospolitej Polskiej, nazywany dalej „Polskà” z drugiej strony, nazywane dalej ∏àcznie „Umawiajàcymi si´ Stronami”, zwa˝ywszy, ˝e: (1) Specjalny Przedakcesyjny Program na rzecz Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich (nazywany dalej „SAPARD”) zapewniajàcy udzia∏ finansowy Wspólnoty zosta∏ ustanowiony na mocy rozporzàdzenia Rady (WE) nr 1268/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. w sprawie wsparcia Wspólnoty dla przedakcesyjnych Êrodków dzia∏ania na rzecz rolnictwa oraz rozwoju wsi w krajach kandydujàcych Europy Ârodkowej i Wschodniej w okresie poprzedzajàcym przystàpienie1; (2) Polska kwalifikuje si´ do wyst´powania w roli beneficjenta w ramach SAPARD; (3) Polska zatwierdzi∏a Plan rozwoju rolnictwa i obszarów wiejskich i przedstawi∏a ten plan Komisji do zatwierdzenia; (4) Plan zosta∏ zatwierdzony jako Program Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich na mocy decyzji podj´tej zgodnie z art. 4 ust. 5 rozporzàdzenia (WE) nr 1268/1999 w dniu 18 paêdziernika 2000 r. Konieczne jest okreÊlenie warunków wykonania w Polsce Programu Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich oraz wprowadzania do niego wszelkich zmian; (5) Program powinien byç wykonywany w sposób zdecentralizowany, zgodnie z postanowieniami decyzji Komisji przekazujàcej zarzàdzanie pomocà finansowà Agencji w Polsce, podj´tej ——————— 1 Dz. U. WE nr L 161, z dnia 26. 06. 1999, str. 87. zgodnie z postanowieniami art. 12 ust. 2 rozporzàdzenia Rady (WE) nr 1266/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. w sprawie koordynacji pomocy finansowej dla krajów kandydujàcych w ramach strategii przedakcesyjnej oraz zmieniajàcego rozporzàdzenie (EWG) nr 3906/892; uzgodni∏y, co nast´puje: Artyku∏ 1 Przedmiot 1. Niniejsza umowa ustanawia struktur´ technicznà, prawnà oraz administracyjnà, w ramach której wykonywany jest w Polsce Program na rzecz Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich (nazywany dalej „Programem”), oraz wszelkie wnoszone do niego poprawki. Odniesienia do zgodnoÊci z niniejszà umowà b´dà rozumiane jako obejmujàce równie˝ zgodnoÊç z Programem, Rocznymi Umowami Finansowymi oraz decyzjà Komisji, o której mowa w art. 3 ust. 1 rozdzia∏u A za∏àcznika. 2. Polska zapewni prawid∏owe wykonanie Programu w Polsce w sposób zdecentralizowany, zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy. 3. W przypadku powstania sprzecznoÊci postanowienia niniejszej umowy majà pierwszeƒstwo nad postanowieniami Programu. Artyku∏ 2 Roczna umowa finansowa 1. Po zatwierdzeniu Programu przez Komisj´ oraz po zawarciu niniejszej umowy corocznie b´dzie zawierana Roczna umowa finansowa. 2. Zobowiàzanie finansowe Wspólnoty b´dzie okreÊlone w Rocznych umowach finansowych. Stanowià one wy∏àczne instrumenty okreÊlajàce udzia∏ finansowy Wspólnoty na rzecz Polski. Ka˝da Roczna umowa finansowa okreÊli: (a) wy∏àcznie w odniesieniu do roku, którego to dotyczy, maksymalnà wielkoÊç zobowiàzania fi——————— 2 Dz. U. WE nr L 161, z dnia 26. 06. 1999, str. 68. Monitor Polski Nr 30 — 686 — nansowego Wspólnoty na rzecz Polski i okres wa˝noÊci tego zobowiàzania, (b) w odpowiednich przypadkach — zmiany w zakresie postanowieƒ niniejszej umowy. 3. W chwili przystàpienia do Unii Europejskiej Polska traci uprawnienie do wsparcia w ramach Programu. Artyku∏ 3 Kontrola oraz audyt 1. Komisja oraz Trybuna∏ Obrachunkowy Wspólnot Europejskich (nazywany dalej „Trybuna∏em Obrachunkowym”) majà prawo, w odniesieniu do wykonania Programu, do przysy∏ania urz´dników lub nale˝ycie uprawnionych przedstawicieli w celu przeprowadzenia: (a) misji technicznych oraz finansowych lub audytów w Polsce, (b) inspekcji majàcych na celu wykrycie nieprawid∏owoÊci oraz defraudacji. Takie misje, audyty oraz inspekcje mogà obejmowaç w szczególnoÊci badanie systemów oraz procedur, kontrole „na miejscu”: — projektów oraz beneficjentów, oraz — w szczególnoÊci w odniesieniu do weryfikacji ekonomicznej rzeczywistoÊci ofert cenowych oraz pokwitowaƒ, jak równie˝ certyfikatów pochodzenia, dostawców towarów oraz us∏ug dla beneficjentów obj´tych pomocà finansowà w ramach Programu. Wspólnota powiadomi z wyprzedzeniem Polsk´ o takich misjach oraz audytach. 2. Polska b´dzie prowadziç rejestry oraz rachunki wystarczajàce do identyfikacji projektów oraz, w odpowiednich przypadkach, us∏ug finansowanych przez Program, zgodnie z rzetelnymi procedurami rachunkowymi, bioràc pod uwag´ wymogi okreÊlone w niniejszej umowie. Polska zapewni, aby urz´dnicy oraz przedstawiciele, o których mowa w ust. 1, mieli prawo do kontrolowania wszystkich odpowiednich dokumentów, systemów oraz rachunków dotyczàcych projektów oraz, w odpowiednich przypadkach, us∏ug finansowanych w ramach Programu. Polska zapewni powiadomienie wszystkich beneficjentów, nie póêniej ni˝ w chwili wyboru ich projektu, o tym, ˝e urz´dnicy lub przedstawiciele, o których mowa w ust. 1, majà prawo do przeprowadzania inspekcji na miejscu. 3. Polska dostarczy na ˝yczenie urz´dników oraz przedstawicieli, o których mowa w ust. 1, wszelkie dokumenty oraz informacje, w∏àcznie z takimi, które sà utworzone oraz przechowywane w formie zapisu elektronicznego, i które dotyczà zaciàgni´tych zobo- Poz. 502 wiàzaƒ oraz wydatków finansowanych w ramach Programu. Polska podejmie odpowiednie dzia∏ania w celu u∏atwienia pracy wspomnianych wczeÊniej urz´dników oraz przedstawicieli Wspólnoty w ramach niniejszej umowy. Artyku∏ 4 Rozstrzyganie sporów Kwestie sporne powsta∏e pomi´dzy Umawiajàcymi si´ Stronami, dotyczàce niniejszej umowy, zostanà rozstrzygni´te zgodnie z postanowieniami rozdzia∏u G za∏àcznika. Artyku∏ 5 J´zyk 1. Ka˝dy kontakt mi´dzy Komisjà a Polskà, dotyczàcy warunków wykonania niniejszej umowy, b´dzie odbywaç si´ w j´zyku angielskim. 2. Polska zapewni, ˝e do celów sprawdzeƒ prowadzonych przez Komisj´, o których mowa w art. 3 ust. 1 rozdzia∏u A za∏àcznika, odnoÊne prawodawstwo krajowe, podr´czniki procedur, wytyczne, standardowe listy kontrolne, odpowiednie zawiadomienia administracyjne, standardowe dokumenty i formularze b´dà dost´pne w j´zyku angielskim. W przypadku, w którym dokumentacja potrzebna jest dla celów innych ni˝ te sprawdzenia, jednak˝e nie jest ona dost´pna w j´zyku angielskim, Polska dostarczy bezzw∏ocznie teksty dokumentów w j´zyku angielskim w odpowiedzi na ˝àdanie Komisji. Artyku∏ 6 Wypowiedzenie umowy 1. Komisja oraz Polska, zgodnie z ich odpowiednimi, okreÊlonymi szczegó∏owo zobowiàzaniami, b´dà nadzorowaç wykonanie Programu w ramach niniejszej umowy. Bez naruszenia praw oraz obowiàzków okreÊlonych w innych miejscach niniejszej umowy, ka˝da z Umawiajàcych si´ Stron mo˝e wypowiedzieç niniejszà umow´ w przypadku, gdy druga strona nie wykona któregokolwiek ze swoich zobowiàzaƒ dotyczàcych niniejszej umowy. W razie wykrycia przez jednà ze stron przypadku takiego niewykonania natychmiast powiadomi ona o tym drugà stron´. 2. W razie wykrycia przez Komisj´ przypadków niezgodnoÊci z obowiàzkami wynikajàcymi z niniejszej umowy, Komisja: (a) powiadomi Polsk´ o swoich zamiarach, wraz z uzasadnieniem, oraz (b) b´dzie mieç prawo w odniesieniu do Programu, jednak˝e bez wp∏ywu na postanowienia decyzji, o których mowa w art. 11 oraz 12 rozdzia∏u A za∏àcznika: (i) do dokonywania korekt finansowych wobec Polski, Monitor Polski Nr 30 — 687 — (ii) do zaprzestania przekazywania Polsce Êrodków p∏atniczych, (iii) do wstrzymania si´ od podejmowania wszelkich nowych zobowiàzaƒ finansowych ze strony Wspólnoty, oraz, (iv) je˝eli jest to stosowne, do wypowiedzenia niniejszej umowy z mocà od czasu pierwszego wykrycia niezgodnoÊci. Poz. 502 dla Wspólnoty: Komisja Wspólnot Europejskich Dyrektoriat Generalny Rolnictwa, Zespó∏ SAPARD Rue de la Loi, 200 B-1049 Bruksela Telefon: 00 32 2 29 67 337 Fax: 00 32 2 29 51746 E-mail: agri-sapard@cec.eu.int Artyku∏ 7 Warunki szczegó∏owe Warunki szczegó∏owe dotyczàce wykonania niniejszej umowy sà okreÊlone w za∏àczniku w nast´pujàcy sposób: rozdzia∏ A Zarzàdzanie finansami, dla Polski: Urzàd Komitetu Integracji Europejskiej Al. Ujazdowskie 9 00-918 Warszawa Telefon: 00 48 22 6946807 Fax: 00 48 22 6250380 rozdzia∏ B Zarzàdzanie, monitoring oraz ocena Programu, Artyku∏ 9 WejÊcie w ˝ycie rozdzia∏ C Postanowienia ogólne, rozdzia∏ D Kwartalne oraz roczne deklaracje wydatków, rozdzia∏ E Wytyczne dla Organu Certyfikujàcego, rozdzia∏ F Tekst prawa wspólnotowego, o którym jest mowa w rozporzàdzeniu Komisji (WE) nr 2222/2000 w sprawie zasad finansowych dla SAPARD3, dostosowany do niniejszej umowy, rozdzia∏ G Rozstrzyganie kwestii spornych. Za∏àcznik do niniejszej umowy stanowi jej integralnà cz´Êç. Artyku∏ 8 Niniejsza umowa wchodzi w ˝ycie w dniu wzajemnego powiadomienia przez obydwie Umawiajàce si´ Strony o zakoƒczeniu wszystkich formalnoÊci koniecznych do jej zawarcia. Artyku∏ 10 Podpisanie Niniejsza umowa zostanie sporzàdzona w dwóch egzemplarzach w j´zyku angielskim oraz w j´zyku polskim; jedynie tekst w j´zyku angielskim b´dzie autentyczny. Sporzàdzono w Brukseli dnia dwudziestego piàtego stycznia w roku dwutysi´cznym pierwszym. Adresy Korespondencja dotyczàca ka˝dej sprawy obj´tej zakresem niniejszej umowy, zaopatrzona, w odpowiednich przypadkach, w numer oraz tytu∏ Programu, powinna byç kierowana pod nast´pujàce adresy: W imieniu Komisji Wspólnot Europejskich: Franz FISCHLER Cz∏onek Komisji ——————— 3 Dz. U. WE nr L 253, z dnia 7.10.2000, str. 5. W imieniu Rzàdu Rzeczypospolitej Polskiej: Jacek SARYUSZ-WOLSKI Sekretarz Stanu Sekretarz Komitetu Integracji Europejskiej Za∏àcznik ROZDZIA¸ A ZARZÑDZANIE FINANSAMI Artyku∏ 1 Artyku∏ 2 Zakres Definicje W niniejszym rozdziale okreÊlone sà przepisy finansowe dotyczàce wykonania Programu. Wykonanie Programu b´dzie uzale˝nione od przyj´cia decyzji Komisji przekazujàcej zarzàdzanie pomocà finansowà Agencji oraz od treÊci takiej decyzji. W rozumieniu niniejszej umowy obowiàzywaç b´dà nast´pujàce definicje: (a) „Narodowy Fundusz” oznacza organ powo∏any przez Polsk´ i podlegajàcy Krajowemu Urz´dni- Monitor Polski Nr 30 — 688 — kowi Zatwierdzajàcemu, który dzia∏a jako W∏aÊciwa W∏adza; (b) „W∏aÊciwa W∏adza” oznacza organ w Polsce, który: (i) wydaje, nadzoruje i wycofuje akredytacj´ Agencji SAPARD, (ii) powo∏uje Organ Certyfikujàcy; (c) „Agencja SAPARD” oznacza organ powo∏any przez Polsk´ i dzia∏ajàcy na jej odpowiedzialnoÊç, który spe∏nia funkcj´ wdra˝ajàcà oraz funkcj´ p∏atniczà. Tylko jedna Agencja SAPARD mo˝e byç kiedykolwiek akredytowana w Polsce; (d) „Organ Certyfikujàcy” oznacza organ, który w swoim dzia∏aniu jest niezale˝ny od Agencji SAPARD i sporzàdza poÊwiadczenia rachunków, sprawozdania dotyczàce zarzàdzania i systemów kontroli oraz sprawdza sk∏adniki wspó∏finansowania; (e) „Rachunek SAPARD w euro” oznacza rachunek otwarty przez Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego w imieniu Polski, podlegajàcy odpowiedzialnoÊci w instytucji finansowej lub skarbowej i oprocentowany na normalnych warunkach komercyjnych w celu przyjmowania p∏atnoÊci, o których mowa w art. 7, wykorzystywany wy∏àcznie do transakcji w ramach SAPARD, prowadzony w euro i niepodlegajàcy ˝adnym op∏atom lub podatkom; (f) „Rok finansowy” oznacza rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia; (g) „Dzia∏anie” oznacza Êrodek, za którego pomocà realizowany jest priorytet, który umo˝liwia wspó∏finansowanie projektu; dzia∏aniu przypisany jest udzia∏ Wspólnoty oraz Polski, jak równie˝ zbiór okreÊlonych celów; Poz. 502 niejszego rozdzia∏u przed podj´ciem decyzji w sprawie przekazania zarzàdzania pomocà. W celu stwierdzenia zgodnoÊci z warunkami i artyku∏ami wspomnianymi w pierwszym podpunkcie, Komisja: (a) zbada procedury i struktury Narodowego Funduszu dotyczàce realizacji Programu oraz procedury i struktury Agencji SAPARD i w odpowiednich przypadkach procedury i struktury innych organów, którym mogà byç przekazane zadania zgodnie z art. 4 ust. 3, art. 5 ust. 3 i art. 6 ust. 5 niniejszego rozdzia∏u, (b) b´dzie przeprowadzaç weryfikacje na miejscu. 2. Polska zapewni, ˝e Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy Polski b´dzie przez ca∏y czas ponosiç pe∏nà odpowiedzialnoÊç finansowà oraz odpowiedzialnoÊç za fundusze wynikajàce z udzia∏u Wspólnoty. Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy b´dzie odgrywaç rol´ punktu kontaktowego w zakresie informacji finansowych przesy∏anych pomi´dzy Komisjà a Polskà. 3. Decyzja o przekazaniu zarzàdzania pomocà Agencji dzia∏ajàcej w Polsce mo˝e byç podj´ta warunkowo, o ile spe∏nione sà warunki oraz postanowienia artyku∏ów wymienionych w pierwszym podpunkcie ust. 1. Artyku∏ 4 Zadania W∏aÊciwej W∏adzy 1. Polska zapewni, ˝e przed akredytowaniem Agencji SAPARD, W∏aÊciwa W∏adza zostanie upewniona co do tego, ˝e rozwiàzania administracyjne, dotyczàce rachunkowoÊci, p∏atnoÊci oraz kontroli wewn´trznej tej Agencji dajà nast´pujàce gwarancje: (h) „Projekt” oznacza ka˝de dzia∏anie wykonane w ramach Programu przez koƒcowych beneficjentów; (a) przed zezwoleniem na dokonanie p∏atnoÊci sprawdzana jest mo˝liwoÊç przyj´cia wniosków o p∏atnoÊç oraz ich zgodnoÊç z postanowieniami niniejszej umowy; (i) „Koƒcowy beneficjent” oznacza organizacj´ bàdê przedsi´biorstwa publiczne lub prywatne odpowiedzialne za prowadzenie projektu; (b) wykonane zobowiàzania oraz p∏atnoÊci sà w ca∏oÊci rejestrowane w ksi´gach rachunkowych; (j) „Udzia∏ Wspólnoty” oznacza cz´Êç wspó∏finansowanà przez Wspólnot´ w odniesieniu do kwalifikujàcych si´ ca∏kowitych wydatków ze Êrodków publicznych zrealizowanych w ramach Programu; (k) „Wydatki ze Êrodków publicznych” oznaczajà wydatki ze Êrodków Wspólnoty oraz inne wydatki ze Êrodków publicznych ze wszystkich organów administracji publicznej Polski. Artyku∏ 3 Przekazanie zarzàdzania pomocà 1. Polska umo˝liwi Komisji sprawdzanie zgodnoÊci z warunkami pozycji 1 oraz pozycji 3 rozdzia∏u F, dalej nazywanymi w niniejszym rozdziale „warunkami”, oraz z postanowieniami art. 4—6 oraz art. 14 ni- (c) konieczne dokumenty sà sk∏adane we w∏aÊciwym terminie oraz w wymaganej formie; (d) przed podpisaniem kontraktów z beneficjentami oraz przed zapisaniem zobowiàzaƒ sprawdzane jest, czy wnioski spe∏niajà warunki kwalifikacji oraz ich zgodnoÊç z niniejszà umowà. Agencja SAPARD b´dzie przechowywaç dokumenty uzasadniajàce wykonane p∏atnoÊci oraz dokumenty wykonania zalecanych kontroli administracyjnych oraz materialnych. W przypadku gdy odpowiednie dokumenty b´dà przechowywane przez organa odpowiedzialne za autoryzowanie wydatków, organa te muszà przekazaç do Agencji SAPARD sprawozdania dotyczàce liczby wykonanych kontroli, ich treÊci oraz dzia∏aƒ podj´tych w Êwietle uzyskanych wyników. Monitor Polski Nr 30 — 689 — 2. Polska zapewni, aby decyzja W∏aÊciwej W∏adzy dotyczàca akredytacji Agencji SAPARD podejmowana by∏a na podstawie badania procedur i struktur dotyczàcych rozwiàzaƒ, o których mowa w ust. 1. Badanie to obejmie, w szczególnoÊci, rozwiàzania przyj´te w celu chronienia interesów Wspólnoty w odniesieniu do transakcji, które majà zostaç sfinansowane przez Program, bioràc pod uwag´ postanowienia art. 5 oraz art. 14 niniejszego rozdzia∏u, a mianowicie: Poz. 502 6. W∏aÊciwa W∏adza podejmie proces akredytacji, w przypadku gdy jest ona przekonana, ˝e badana Agencja SAPARD spe∏nia wszystkie w∏aÊciwe wymogi. W innym przypadku W∏aÊciwa W∏adza skieruje do Agencji SAPARD instrukcje dotyczàce rozwiàzaƒ zarzàdzeƒ administracyjnych oraz rachunkowych, a w szczególnoÊci dotyczàce warunków, których spe∏nienie b´dzie wymagane od Agencji, zanim mo˝liwe b´dzie przyznanie jej akredytacji. (b) zabezpieczenie finansów, 7. Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy przeka˝e Komisji nast´pujàce dane szczegó∏owe, dotyczàce Agencji SAPARD akredytowanej w celu wykonania zadaƒ wymienionych w art. 5: (c) bezpieczeƒstwo systemów komputerowych, (a) nazw´ oraz statut Agencji SAPARD; (d) prowadzenie rachunkowoÊci, (b) warunki administracyjne, rachunkowe oraz dotyczàce kontroli wewn´trznej, zgodnie z którymi dokonywane sà p∏atnoÊci w zwiàzku z realizacjà Programu; (a) wykonanie p∏atnoÊci, (e) podzia∏ obowiàzków oraz odpowiednioÊci kontroli wewn´trznych i zewn´trznych, (f) gwarancje, które majà zostaç uzyskane, (g) kwoty, które majà zostaç odebrane, (h) wybór projektów, przetargów, kontraktowania, oraz (i) przestrzeganie zasad dotyczàcych zamówieƒ publicznych. 3. Badanie, o którym mowa w ust. 2, b´dzie przeprowadzone zgodnie z przyj´tymi mi´dzynarodowo standardami prowadzenia audytu. W∏aÊciwa W∏adza mo˝e delegowaç przeprowadzenie badania do innych organów. W ka˝dym przypadku Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy, wyst´pujàcy w imieniu Polski, zachowa ca∏kowità odpowiedzialnoÊç. 4. Akredytacja mo˝e byç udzielona tymczasowo na czas okreÊlony, w zale˝noÊci od wagi problemu, w oczekiwaniu na wdro˝enie wszelkich wymaganych zmian do rozwiàzaƒ administracyjnych oraz rachunkowych. W sytuacjach, w których przewidywana jest taka tymczasowa akredytacja, zapewniona musi byç zadowalajàca zgodnoÊç z postanowieniami art. 5 oraz art. 14 niniejszego rozdzia∏u, w szczególnoÊci w zakresie nast´pujàcych kryteriów: (i) procedur pisemnych, (ii) rozdzia∏u obowiàzków, (iii) zatwierdzania wst´pnych projektów oraz kontroli przedp∏at, (iv) procedur p∏atnoÊci, (v) procedur rachunkowych, (vi) zabezpieczenia systemów komputerowych, (vii) audytu wewn´trznego oraz, je˝eli jest to w∏aÊciwe, przepisów dotyczàcych zamówieƒ publicznych. 5. W∏aÊciwa W∏adza zapewni, aby system rachunkowy Agencji SAPARD spe∏nia∏ mi´dzynarodowo akceptowalne standardy rachunkowe. (c) dokument akredytacyjny zawierajàcy potwierdzenie na piÊmie, ˝e organ spe∏nia kryteria akredytacji, oraz, we w∏aÊciwych przypadkach, wymieniajàcy instrukcje dotyczàce zmian oraz ustalonego okresu; (d) informacje na temat: (i) udzielonego jej zakresu odpowiedzialnoÊci, (ii) rozdzia∏u odpowiedzialnoÊci pomi´dzy jej departamentami, (iii) rodzaju jej zwiàzków z innymi organami, publicznymi oraz prywatnymi, które sà równie˝ odpowiedzialne za wykonanie dzia∏aƒ, w ramach których zapisuje ona wydatki w ci´˝ar programu, (iv) procedur, w drodze których uzyskiwane, weryfikowane oraz zatwierdzane sà wnioski o p∏atnoÊç beneficjentów, oraz w drodze których ma miejsce autoryzacja, pokrycie oraz wyliczanie si´ z wydatków, (v) przepisów w sprawie audytu wewn´trznego. Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy powiadomi z wyprzedzeniem Komisj´ o ka˝dej zmianie proponowanej w odniesieniu do tych danych szczegó∏owych przed wprowadzeniem takiej zmiany. 8. Polska zapewni, aby W∏aÊciwa W∏adza monitorowa∏a akredytacj´ oraz natychmiast wycofywa∏a akredytacj´ w przypadku, gdy dzia∏ania Agencji SAPARD nie spe∏niajà któregokolwiek z kryteriów wymienionych w ust. 4 (i)—(vii). Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy natychmiast powiadomi Komisj´ o takich przypadkach. Artyku∏ 5 Zadania Agencji SAPARD w zakresie wdra˝ania i p∏atnoÊci 1. Funkcja wdra˝ajàca Agencji SAPARD obejmuje: (a) wzywanie do sk∏adania wniosków i og∏aszanie warunków kwalifikacji, Monitor Polski Nr 30 — 690 — (b) wybór projektów, w∏àcznie ze stosowaniem kryteriów rankingu, (c) sprawdzenie wniosków w ramach zatwierdzania projektów pod wzgl´dem warunków ogólnych, warunków kwalifikacji oraz zgodnoÊci z niniejszà umowà, w∏àcznie, je˝eli jest to w∏aÊciwe, z przepisami dotyczàcymi zamówieƒ publicznych, (d) ustanawianie na piÊmie zobowiàzaƒ umownych pomi´dzy Agencjà a potencjalnymi beneficjentami zawierajàcych informacje o mo˝liwych sankcjach w przypadku niewype∏nienia tych zobowiàzaƒ oraz, w razie potrzeby, wydawanie zezwolenia na rozpocz´cie prac, (e) przeprowadzenie kontroli na miejscu w celu sprawdzenia warunków kwalifikacji zarówno przed, jak i po zatwierdzeniu projektu, (f) dzia∏ania monitorujàce w celu zapewnienia post´pów wdra˝anych projektów, (g) sprawozdawczoÊç w zakresie post´pów wdra˝anych dzia∏aƒ w oparciu o wskaêniki, (h) zapewnienie informowania beneficjentów o udziale Wspólnoty w projekcie. 2. Funkcja p∏atnicza Agencji SAPARD obejmuje: Poz. 502 dzajàcej przewidzianych w art. 2 lit. (c) rozdzia∏u B, przekazuje ona tej W∏adzy informacje konieczne do wykonywania jej funkcji. 6. W odniesieniu do inwestowania w projekty infrastrukturalne, co do których mo˝na oczekiwaç wytworzenia znacznego dochodu netto, Agencja SAPARD przed zawarciem umów z potencjalnymi beneficjentami projektu oceni, czy dany projekt jest tego rodzaju. W razie uznania, ˝e tak jest, Agencja zapewni, aby pomoc ze wszystkich êróde∏ publicznych nie przekroczy∏a 50% kwalifikujàcych si´ kosztów ca∏kowitych. 7. W odniesieniu do inwestycji w projekty, z wyjàtkiem inwestycji w zakresie infrastruktury niegenerujàcych znacznego dochodu netto, Agencja SAPARD zapewni, aby skumulowana pomoc ze Êrodków publicznych, udzielona w ramach Programu ze wszystkich êróde∏, nie przekracza∏a 50% kwalifikujàcych si´ kosztów ca∏kowitych któregokolwiek projektu. Dzia∏ania dotyczàce szkolenia uwa˝ane sà do celów niniejszego ust´pu za kapita∏ ludzki, a nie za inwestycj´. Artyku∏ 6 Zadania Organu Certyfikujàcego (a) sprawdzanie wniosków o p∏atnoÊç, (b) przeprowadzenie kontroli na miejscu i stwierdzanie dopuszczalnoÊci do p∏atnoÊci, (c) zezwalanie na p∏atnoÊç, (d) dokonywanie p∏atnoÊci, (e) ksi´gowanie zobowiàzaƒ i p∏atnoÊci, (f) w przypadkach, w których wymagajà tego zobowiàzania umowne pomi´dzy Agencjà SAPARD a beneficjentem lub postanowienia Programu — kontrol´ beneficjentów po dokonaniu p∏atnoÊci pomocy finansowej w celu sprawdzenia, czy warunki dotacji sà nadal przestrzegane. 3. Je˝eli funkcje wdra˝ajàca i p∏atnicza nie sà wykonywane w ramach jednej struktury administracyjnej, Agencja SAPARD mo˝e przekazywaç je do innych stron, pod warunkiem spe∏nienia przepisów art. 14.2.3.1—14.2.3.8 niniejszego rozdzia∏u. Jednak˝e w ˝adnym przypadku funkcje dokonywania p∏atnoÊci oraz ksi´gowania zobowiàzaƒ i p∏atnoÊci wymienionych w art. 14.1.2 i art. 14.1.3 nie mogà byç przekazywane. Zatwierdzanie projektów, kontrole na miejscu oraz dokonywanie p∏atnoÊci muszà byç wykonywane w oparciu o w∏aÊciwy rozdzia∏ obowiàzków. 4. Polska zapewni, ˝e wszelkie proponowane zmiany w zasadach wdra˝ania lub p∏atnoÊci Agencji SAPARD po jej akredytacji b´dà przedk∏adane Komisji przez W∏aÊciwà W∏adz´ w celu badania przed ich wdro˝eniem. 5. Polska zapewni, ˝e w przypadku, gdy Agencja SAPARD nie wype∏nia równie˝ funkcji W∏adzy Zarzà- 1. Polska zapewni, ˝e zadania Organu Certyfikujàcego obejmà: (a) wydawanie poÊwiadczenia rocznych rachunków Agencji SAPARD oraz rachunku SAPARD w euro, dotyczàcego integralnoÊci, dok∏adnoÊci oraz prawdziwoÊci tych rachunków, (b) coroczne sprawozdania okreÊlajàce, czy systemy zarzàdzania i kontroli Agencji SAPARD sà odpowiednie pod wzgl´dem ich zdolnoÊci do zapewnienia zgodnoÊci wydatków z art. 7 ust. 1 niniejszego rozdzia∏u, (c) sprawdzanie istnienia i poprawnoÊci krajowego sk∏adnika wspó∏finansowania, o którym mowa w art. 8 ust. 2 niniejszego rozdzia∏u. 2. Organ Certyfikujàcy b´dzie oddzia∏em lub organem, który jest operacyjnie niezale˝ny od Agencji SAPARD oraz który dysponuje odpowiednimi zdolnoÊciami technicznymi. 3. PoÊwiadczenie, o którym mowa w ust. 1, zostanie oparte na badaniu procedur oraz próbek transakcji. Obejmie ono potwierdzenie zgodnoÊci p∏atnoÊci z niniejszà umowà w odniesieniu do mo˝liwoÊci struktur administracyjnych Agencji SAPARD oraz Narodowego Funduszu i zapewnienie tego, ˝e taka zgodnoÊç zosta∏a skontrolowana przed dokonaniem p∏atnoÊci. 4. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1 lit. (b), wyka˝e, czy: (a) procedury Agencji SAPARD, ze szczególnym odniesieniem do kryteriów oraz funkcji wymienio- Monitor Polski Nr 30 — 691 — nych w art. 4 i 5 oraz w art. 14 niniejszego rozdzia∏u majà charakter wystarczajàcy do zapewnienia, ˝e operacje, którymi obcià˝ony jest Program, sà zgodne z niniejszà umowà oraz jakie zalecenia zosta∏y wydane w celu ulepszenia systemów, (b) coroczne rachunki, o których mowa w art. 11 niniejszego rozdzia∏u, sà zgodne z ksi´gami oraz rejestrami Agencji SAPARD, (c) deklaracje wydatków przewidziane postanowieniami art. 9 niniejszego rozdzia∏u oraz rozdzia∏u D sà materialnie prawdziwym wyczerpujàcym oraz dok∏adnym zapisem operacji, którymi zosta∏ obcià˝ony Program, (d) interesy finansowe Wspólnoty sà prawid∏owo chronione, w odniesieniu do odebranych kwot oraz, w odpowiednich przypadkach, uzyskanych gwarancji, (e) post´powano zgodnie z zaleceniami w sprawie ulepszenia systemów, przekazanymi do Agencji SAPARD, (f) w roku finansowym, którego to dotyczy, mia∏y miejsce jakiekolwiek nietypowe transakcje bàdê trudnoÊci techniczne, (g) od czasu poprzedniego sprawozdania informacyjnego dokonane zosta∏y jakiekolwiek istotne modyfikacje. Sprawozdaniu towarzyszyç b´dzie informacja na temat liczby oraz kwalifikacji pracowników realizujàcych audyt, na temat wykonanej pracy, na temat liczby zbadanych transakcji, na temat uzyskanego stopnia wa˝noÊci oraz pewnoÊci, na temat ka˝dej ujawnionej s∏aboÊci oraz zaleceƒ udzielonych w celu polepszenia, oraz na temat dzia∏alnoÊci zarówno Organu Certyfikujàcego, jak i innych organów audytowych, wewn´trznych oraz zewn´trznych wzgl´dem Agencji SAPARD, od których uzyskane zosta∏y wszystkie bàdê cz´Êç zapewnieƒ dla Organu Certyfikujàcego w zakresie spraw stanowiàcych przedmiot sprawozdania. 5. Organ Certyfikujàcy przeprowadzi swoje badania zgodnie z przyj´tymi mi´dzynarodowo standardami prowadzenia audytu oraz z wytycznymi wymienionymi w rozdziale E. JeÊli wyznaczony organ jest Krajowym Urz´dem Audytowym lub organem równowa˝nym, mo˝e on zlecaç niektóre lub wszystkie zadania zwiàzane z badaniem, o których mowa w ust. 3, pod warunkiem ˝e zadania te b´dà skutecznie wykonywane. W ka˝dym przypadku Organ Certyfikujàcy zachowuje ogólnà odpowiedzialnoÊç. 6. Kontrole b´dà przeprowadzane zarówno podczas, jak i po zakoƒczeniu ka˝dego roku finansowego. 7. Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy zapewni, ˝e certyfikat Organu Certyfikujàcego w sprawie rocznego rachunku oraz sprawozdania z audytu na temat Poz. 502 jego wyników, o których mowa w ust´pie 1, b´dzie w szczególnoÊci stwierdzaç, czy organ ten uzyska∏ wystarczajàce zapewnienie, ˝e rachunki, które majà zostaç przekazane Komisji, sà zgodne z prawdà, wyczerpujàce oraz dok∏adne oraz ˝e procedury kontroli wewn´trznej dzia∏a∏y w sposób zadowalajàcy. Certyfikat oraz sprawozdanie zostanà sporzàdzone najpóêniej do dnia 15 kwietnia roku nast´pujàcego po danym roku finansowym i przekazywane przez W∏aÊciwà W∏adz´ Komisji najpóêniej w dniu 30 kwietnia. Komitet Monitorujàcy, o którym mowa w art. 7 rozdzia∏u B, otrzymuje kopi´ tego sprawozdania. Artyku∏ 7 Zobowiàzania oraz p∏atnoÊci ze strony Komisji 1. Wy∏àcznie pomoc w ramach SAPARD przyznana zgodnie z niniejszà umowà podlega wspó∏finansowaniu przez Wspólnot´. 2. P∏atnoÊci dotyczàce wk∏adu Wspólnoty dokonywane b´dà przez Komisj´ zgodnie z postanowieniami Rocznej Umowy Finansowej (Rocznych Umów Finansowych), o której mowa w art. 2 niniejszej umowy, na rachunek SAPARD prowadzony w euro oraz pod warunkiem, ˝e weryfikacje, o których mowa w art. 9 niniejszego rozdzia∏u, nie wskaza∏y na ˝adne problemy. Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy przeka˝e szczegó∏owe dane dotyczàce tego rachunku do Komisji zgodnie z formularzem D-3 w rozdziale D. 3. P∏atnoÊci zostanà przekazane do najwczeÊniejszego otwartego zobowiàzania. Zobowiàzania z bud˝etu Wspólnoty na rzecz Polski zostanà dokonane na rachunkach Komisji na podstawie decyzji Komisji autoryzujàcej podpisanie ka˝dej Rocznej Umowy Finansowej. Generalnie zobowiàzania b´dà dokonywane corocznie. Pierwsze zobowiàzanie w rachunkach Komisji na rzecz Polski zostanie dokonane po podj´ciu przez Komisj´ decyzji zezwalajàcej na podpisanie Rocznej Umowy Finansowej. Kolejne zobowiàzania b´dà dokonywane ka˝dego roku na mocy decyzji Komisji zezwalajàcej na podpisanie ka˝dej Rocznej Umowy Finansowej. Ka˝de roczne zobowiàzanie zostanie okreÊlone w Rocznej Umowie Finansowej. 4. Komisja automatycznie wycofa: (a) ca∏oÊç zobowiàzania dotyczàcego ka˝dego roku, w razie niepodpisania Rocznej Umowy Finansowej do koƒca roku nast´pnego; (b) ka˝dà cz´Êç zobowiàzania, która nie zosta∏a uregulowana przez p∏atnoÊç na rachunek lub dla której Komisja nie uzyska∏a wniosku o p∏atnoÊç, zawierajàcego wszystkie elementy konieczne do umo˝liwienia p∏atnoÊci przez Komisj´ zgodnie z ust. 6, do koƒca drugiego roku nast´pujàcego po roku, w którym mia∏o miejsce zobowiàzanie. Monitor Polski Nr 30 — 692 — 5. W zale˝noÊci od dost´pnych Êrodków, Komisja dokona pierwszej p∏atnoÊci zaliczkowej na rachunek SAPARD w euro. P∏atnoÊç ta, która mo˝e byç zrealizowana w wi´kszej ni˝ jedna liczbie rat, nie przekroczy 49% rocznego zobowiàzania wobec Polski, okreÊlonego w pierwszej Rocznej Umowie Finansowej. P∏atnoÊç b´dzie dokonana po przyj´ciu Programu, pod warunkiem ˝e akredytacja Agencji SAPARD by∏a przedmiotem decyzji, o której mowa w art. 3 ust. 1 niniejszego rozdzia∏u, oraz po zawarciu niniejszej umowy oraz pierwszej Rocznej Umowy Finansowej. P∏atnoÊç podlega zwrotowi w euro wraz ze wszystkimi naros∏ymi odsetkami, jeÊli ˝aden akceptowalny wniosek o p∏atnoÊç zgodny z postanowieniami art. 9 niniejszego rozdzia∏u nie zostanie otrzymany przez Komisj´ w ciàgu 18 miesi´cy od daty pierwszej raty tej p∏atnoÊci. W przypadkach, w których dokonana p∏atnoÊç zaliczkowa jest mniejsza ni˝ 49%, dopuszcza si´ przed∏o˝enie Komisji wniosku o dodatkowe p∏atnoÊci zaliczkowe w ramach tego ogólnego limitu na podstawie sumy deklaracji wydatków, wspomnianych w art. 8 ust. 1 lit. (b) niniejszego rozdzia∏u, które jeszcze nie zosta∏y uregulowane. W zale˝noÊci od dost´pnoÊci Êrodków Komisja dokona dalszych p∏atnoÊci zaliczkowych, odzwierciedlajàcych te przewidywane potrzeby. Przez ca∏y czas trwania Programu Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy b´dzie korzystaç z p∏atnoÊci zaliczkowych wy∏àcznie w celu wyp∏aty wk∏adu Wspólnoty w wydatki zgodne z niniejszà umowà. Wszystkie odsetki naros∏e od p∏atnoÊci zaliczkowych b´dà wykorzystane wy∏àcznie na cele Programu. 6. P∏atnoÊci przejÊciowe, inne ni˝ p∏atnoÊci zaliczkowe, b´dà dokonywane przez Komisj´ w celu pokrycia wydatków rzeczywiÊcie wyp∏aconych w ramach Programu zgodnie z poÊwiadczeniem przez Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego, zgodnie z postanowieniami art. 9 niniejszego rozdzia∏u. Takie p∏atnoÊci b´dà obliczane oraz dokonywane na poziomie dzia∏aƒ zawartych w planie finansowym Programu. B´dà one podlegaç nast´pujàcym warunkom: (a) ostatnie nale˝ne sprawozdanie na temat realizacji, zawierajàce informacje wymienione w art. 8 ust. 5 rozdzia∏u B, musi byç przekazane do Komisji; (b) Êrednioterminowa ocena, o której mowa w art. 10 rozdzia∏u B, musi byç przekazana do Komisji w nale˝nym terminie; (c) wydatki wed∏ug dzia∏aƒ muszà byç zgodne z Programem, w∏àcznie, w odpowiednich przypadkach, z elastycznoÊcià pomi´dzy dzia∏aniami oraz w granicach wk∏adu Wspólnoty zgodnie z zawartà Rocznà Umowà Finansowà; (d) w odpowiedzi na wszelkie zalecenia, o których mowa w art. 8 ust. 3 rozdzia∏u B, podj´te musi zostaç dzia∏anie w okreÊlonym okresie, lub — Poz. 502 gdy przeznaczeniem tych zaleceƒ jest naprawa powa˝nych problemów w systemie monitoringu bàdê zarzàdzania, które utrudniajà prawid∏owy zarzàd finansami Programu — Polska musi przedstawiç powody wyjaÊniajàce, dlaczego nie podj´te zosta∏o dzia∏anie; dzia∏anie musi zostaç podj´te w odpowiedzi na ka˝de ˝àdanie Komisji podj´cia czynnoÊci korygujàcych; (e) muszà zostaç uwzgl´dnione finansowe konsekwencje ka˝dej decyzji podj´tej zgodnie z postanowieniami art. 11 oraz art. 12 niniejszego rozdzia∏u; (f) dostarczone zosta∏y ˝àdane przez Komisj´ informacje konieczne do wyjaÊnienia wszelkich elementów dotyczàcych wniosków o p∏atnoÊç. Polska oraz Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy zostanà natychmiast powiadomieni przez Komisj´ o ka˝dym przypadku, gdy któryÊ z tych warunków nie jest spe∏niony. Przed przyj´ciem wniosku o dokonanie p∏atnoÊci podejmà oni niezb´dne kroki w celu zaradzenia tej sytuacji. 7. Po∏àczona suma p∏atnoÊci, o których mowa w ust. 5 oraz ust. 6, które sà dokonywane w zwiàzku z Programem przed p∏atnoÊcià dokonywanà zgodnie z postanowieniami ust. 8, nie mo˝e przekroczyç 95% zobowiàzania Wspólnoty na rzecz Programu. 8. Koƒcowe saldo Programu zostanie wyp∏acone: (a) je˝eli w terminie szeÊciu miesi´cy od ostatecznej daty p∏atnoÊci ustanowionej w ostatecznej Rocznej Umowie Finansowej Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy przed∏o˝y Komisji poÊwiadczone oÊwiadczenie w sprawie wydatków faktycznie poniesionych, zgodnie z postanowieniami art. 9 niniejszego rozdzia∏u; (b) jeÊli ostateczne sprawozdanie dotyczàce realizacji zosta∏o przedstawione oraz zatwierdzone przez Komisj´; (c) gdy zosta∏y przyj´te decyzje, o których mowa w art. 11 oraz art. 12 niniejszego rozdzia∏u. Artyku∏ 8 P∏atnoÊci ze strony Agencji SAPARD 1. Polska zapewni, aby p∏atnoÊci ze strony Agencji SAPARD dla beneficjenta by∏y: (a) dokonywane w krajowych Êrodkach p∏atniczych i zapisywane w ci´˝ar rachunku SAPARD w euro. Polecenie/polecenia p∏atnoÊci dla beneficjenta/beneficjentów lub ich pe∏nomocników b´dà, zgodnie z ogólnie przyj´tà zasadà, wydawane w terminie 5 dni od daty takiego zapisania, (b) oparte na deklaracjach wydatków poniesionych przez beneficjenta, potwierdzonych orygina∏ami otrzymanych faktur bàdê innymi odpowiednimi dokumentami, w przypadku gdy, zgodnie Monitor Polski Nr 30 — 693 — z Programem, pomoc finansowa nie jest funkcjà wydatków. Deklaracje te obejmà wy∏àcznie wydatki lub, w przypadku gdy pomoc finansowa nie jest funkcjà wydatków, wydarzenia, majàce miejsce nie wczeÊniej ni˝ w dniu, w którym zawarty zosta∏ kontrakt czyniàcy z osoby wyst´pujàcej z wnioskiem o p∏atnoÊç beneficjenta w ramach Programu z uwagi na dany projekt, z wyjàtkiem tych, które dotyczà wykonalnoÊci oraz zwiàzanych z nià studiów, jednak˝e w ˝adnym wypadku dotyczàcych projektów wybranych, kontraktów zawartych przez (bàdê w imieniu) Agencj´ SAPARD oraz beneficjentów, oraz wydatków poniesionych wczeÊniej ni˝ data (daty) wymienione w decyzji Komisji, o której mowa w art. 3 ust. 1 niniejszego rozdzia∏u. JeÊli orygina∏y faktur lub innych odpowiednich dokumentów, o których mowa w niniejszym podpunkcie, nie sà zatrzymywane przez Agencj´ SAPARD po ich otrzymaniu, Agencja SAPARD zapewni wykonanie kopii i podejmie czynnoÊci zapewniajàce udost´pnienie orygina∏ów dla celów audytu i kontroli. 2. Agencja SAPARD zapewni, ˝e udzia∏ Wspólnoty b´dzie realizowany równoczeÊnie z udzia∏em publicznym ze Êrodków wszystkich innych organów administracji publicznej. Jednak˝e w przypadku beneficjentów z sektora publicznego udzia∏ Wspólnoty mo˝e zostaç wniesiony póêniej ni˝ udzia∏ innych organów publicznych. W ˝adnym wypadku udzia∏ Wspólnoty nie mo˝e byç wniesiony wczeÊniej ni˝ udzia∏y organów administracji publicznej w Polsce. 3. Agencja SAPARD zapewni, ˝e ca∏kowite wydatki publiczne dokonane przez wszystkie organa administracji publicznej w Polsce dla ka˝dego dzia∏ania oraz projektu sà mo˝liwe do zidentyfikowania w Agencji SAPARD. 4. Agencja SAPARD zachowa wykazy wszystkich p∏atnoÊci, obejmujàce co najmniej nast´pujàce informacje: (a) kwot´ w walucie krajowej, (b) odpowiadajàcà jej kwot´ w euro. Proporcje udzia∏ów Wspólnoty oraz udzia∏u krajowego do wydatków publicznych oraz ca∏kowitych wydatków publicznych do kosztów ca∏kowitych kwalifikujàcych si´ do obj´cia zostanà okreÊlone w walucie krajowej. 5. Agencja SAPARD zapewni, ˝e wszelkie kwoty uznane przez nià za wyp∏acone niew∏aÊciwie, przekraczajàce nale˝ne sumy, stwierdzone przez nià oraz które zosta∏y w∏àczone do deklaracji wydatków zapisanych w ci´˝ar rachunku SAPARD w euro, b´dà zapisywane w terminie 5 dni na rachunku SAPARD w euro oraz potràcane z nast´pnego wniosku o p∏atnoÊç do Komisji, o którym mowa w art. 9 niniejszego rozdzia∏u. 6. Agencja SAPARD zapewni terminowe rozpatrywanie wniosków o p∏atnoÊç ze strony beneficjen- Poz. 502 tów. W przypadkach, w których okres pomi´dzy otrzymaniem dokumentacji wspierajàcej, wymaganej do dokonania p∏atnoÊci, a wydaniem polecenia p∏atnoÊci przekracza trzy miesiàce, wspó∏finansowanie przez Wspólnot´ mo˝e zostaç zmniejszone. Artyku∏ 9 Wniosek o p∏atnoÊç ze strony Wspólnoty 1. Agencja SAPARD przedstawi co kwarta∏ wnioski o p∏atnoÊç zgodnie z formularzem D-1 przedstawionym w rozdziale D, podpisanym i potwierdzonym oraz przekazanym Komisji przez Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego w imieniu Polski w ciàgu miesiàca od koƒca ka˝dego kwarta∏u. Jednak˝e dodatkowe wnioski mogà byç sk∏adane tylko w przypadkach uzasadnionych na podstawie ryzyka wyczerpania salda netto rachunku SAPARD w euro przed rozpatrzeniem nast´pnego wniosku kwartalnego. 2. Komisja sprawdzi wnioski o p∏atnoÊç, uwzgl´dniajàc postanowienia art. 7 niniejszego rozdzia∏u. 3. Wydatki deklarowane we wnioskach o p∏atnoÊç b´dà zwracane przez Komisj´ w ciàgu dwóch miesi´cy od otrzymania przez nià dopuszczalnego wniosku o p∏atnoÊç, pod warunkiem ˝e: (a) weryfikacje, o których mowa w art. 7 ust. 6 oraz, w odpowiednich przypadkach, w art. 7 ust. 8 niniejszego rozdzia∏u, nie wykaza∏y ˝adnych problemów; (b) nie zosta∏a podj´ta decyzja o wstrzymaniu p∏atnoÊci w odniesieniu do dzia∏ania (dzia∏aƒ) b´dàcych przedmiotem tego wniosku o p∏atnoÊç, którego to dotyczy; (c) Êrodki sà dost´pne. Artyku∏ 10 Kurs wymiany walut i oprocentowanie 1. Polska zapewni, ˝e kurs zarejestrowany do celów wymiany pomi´dzy euro a walutà krajowà jest tym, który zosta∏ opublikowany dla Polski przez Centralny Bank Europejski w internecie o godzinie 14:15 czasu Êrodkowoeuropejskiego: (a) w odniesieniu do p∏atnoÊci dokonywanych przez Agencj´ SAPARD — wed∏ug kursu obowiàzujàcego w przedostatnim dniu roboczym Komisji w miesiàcu poprzedzajàcym miesiàc, w ciàgu którego wydatek zosta∏ zapisany w ksi´gach rachunkowych Agencji SAPARD. W ksi´gach podaje si´ dat´ wydania polecenia p∏atnoÊci beneficjentowi lub jego pe∏nomocnikowi; (b) w odniesieniu do nadp∏at dokonanych przez Agencj´ SAPARD — wed∏ug kursu obowiàzujàcego w przedostatnim dniu roboczym Komisji w miesiàcu poprzedzajàcym miesiàc, w ciàgu Monitor Polski Nr 30 — 694 — którego po raz pierwszy zosta∏y stwierdzone nadp∏aty; (c) w odniesieniu do kwot ustalonych w rozliczeniu rachunków i w decyzjach dotyczàcych zgodnoÊci rozliczenia — wed∏ug kursu obowiàzujàcego w przedostatnim dniu roboczym Komisji w miesiàcu poprzedzajàcym miesiàc, w ciàgu którego decyzja zosta∏a podj´ta; (d) w odniesieniu do nale˝noÊci poddanych windykacji zgodnie z art. 14.2.8 niniejszego rozdzia∏u — wed∏ug kursu obowiàzujàcego w przedostatnim dniu roboczym Komisji w miesiàcu poprzedzajàcym miesiàc, w ciàgu którego nale˝noÊç zosta∏a sp∏acona; (e) w odniesieniu do sum utraconych w wyniku nieprawid∏owoÊci i odzyskanych zgodnie z art. 13 niniejszego rozdzia∏u — wed∏ug kursu obowiàzujàcego w przedostatnim dniu roboczym Komisji w miesiàcu poprzedzajàcym miesiàc, w ciàgu którego sumy te zosta∏y odzyskane; (f) w odniesieniu do odsetek naros∏ych na rachunku Agencji SAPARD — w dniu, w którym odsetki zosta∏y zapisane na co najmniej miesi´cznym rachunku. W sytuacji nieopublikowania kursu dla danego dnia, stosowany jest kurs podany w ostatnim roboczym dniu publikacji. 2. W przypadku niewype∏nienia terminów okreÊlonych w decyzjach podj´tych zgodnie z postanowieniami art. 11 oraz art. 12 niniejszego rozdzia∏u, wszelkie zaleg∏e kwoty sà oprocentowane na poziomie równym wysokoÊci stopy Euribor dla wk∏adów trzymiesi´cznych, publikowanej przez Centralny Bank Europejski, plus 1,5 punktu procentowego. Ten poziom stanowi Êrednià miesi´cznà miesiàca, w którym decyzje te zosta∏y podj´te. 3. Polska zapewni, ˝e odsetki nagromadzone na rachunku SAPARD w euro b´dà wykorzystywane wy∏àcznie na rzecz Programu. Rachunki zwiàzane z funduszami SAPARD prowadzone przez Agencj´ SAPARD b´dà oprocentowane na zwyk∏ych warunkach komercyjnych. Odsetki naros∏e na tych rachunkach z tytu∏u udzia∏u finansowego Wspólnoty b´dà tak˝e wykorzystywane wy∏àcznie na Program i nie b´dà przedmiotem ˝adnych op∏at ani podatków. Ca∏oÊç odsetek z tytu∏u udzia∏u Wspólnoty b´dzie uwa˝ana za wielkoÊç dodatkowà w stosunku do kwot obejmowanych przez Roczne Umowy Finansowe oraz b´dzie traktowana jako dalszy udzia∏ finansowy Wspólnoty. Stosowne zmiany w Programie b´dà dokonywane zgodnie z art. 7 rozdzia∏u B. Artyku∏ 11 Decyzja w sprawie rozliczenia rachunków 1. Polska zapewni, ˝e Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy przed∏o˝y Komisji, najpóêniej do dnia 30 kwietnia roku nast´pujàcego po danym roku fi- Poz. 502 nansowym, roczne rachunki Agencji SAPARD wraz z informacjami, o których mowa w art. 6 ust. 1 niniejszego rozdzia∏u, dotyczàcymi Agencji SAPARD oraz Narodowego Funduszu, i odnoszàce si´ do transakcji finansowanych w ramach Programu. 2. Rachunki, o których mowa w ust. 1, zostanà przed∏o˝one na formularzu D-2 przedstawionym w rozdziale D. 3. Wydatki deklarowane w odniesieniu do danego miesiàca muszà dotyczyç dokonanych p∏atnoÊci z potràceniem wszelkich wp∏ywów. W∏aÊciwym dniem dla p∏atnoÊci b´dzie dzieƒ, w którym Agencja SAPARD wys∏a∏a polecenie dokonania p∏atnoÊci do instytucji finansowej lub beneficjenta, lub jego pe∏nomocnika. W∏aÊciwym dniem dla wp∏ywów b´dzie dzieƒ, w którym kwota zosta∏a zapisana na rachunku. Deklarowane wydatki mogà zawieraç korekty, dotyczàce danych zawartych w sprawozdaniach, dotyczàcych poprzednich miesi´cy w tym samym roku finansowym. Dla danego roku finansowego zostanà wzi´te pod uwag´ wszystkie transakcje zapisane w tym roku na rachunkach Agencji SAPARD. 4. W przypadku gdy p∏atnoÊci nale˝ne w ramach Programu obcià˝one sà przez wnioski o p∏atnoÊç, zostanà one uznane za dokonane w ca∏oÊci w rozumieniu drugiego akapitu ust. 3: — w dniu p∏atnoÊci sumy wcià˝ nale˝nej beneficjentowi, je˝eli wielkoÊç wniosku o p∏atnoÊç jest mniejsza od wielkoÊci rozliczonych wydatków, — w dniu rozliczenia wydatków, jeÊli ich wielkoÊç jest mniejsza bàdê równa wielkoÊci wniosku o p∏atnoÊç. 5. Niewykonane polecenia p∏atnoÊci oraz p∏atnoÊci zapisane w ci´˝ar rachunku, a nast´pnie ponownie zapisywane na dobro tego rachunku, zostanà przedstawione na formularzu D-2 jako potràcenia z wydatków, w miesiàcu przekazania Agencji SAPARD informacji o niedope∏nieniu wykonania lub anulowaniu. 6. Najpóêniej do dnia 30 wrzeÊnia roku nast´pujàcego po roku finansowym, którego to dotyczy, na podstawie informacji, o których mowa w ust. 1, Komisja podejmie decyzj´ w sprawie rozliczenia rachunków Agencji SAPARD (nazywanà dalej „decyzjà w sprawie rozliczenia rachunków”). Decyzja w sprawie rozliczenia rachunków obejmuje integralnoÊç, dok∏adnoÊç oraz wiarygodnoÊç przedstawionych rachunków oraz nie ma wp∏ywu na przyj´cie kolejnej decyzji w sprawie rozliczenia zgodnoÊci, zgodnie z postanowieniami art. 12 niniejszego rozdzia∏u. Decyzja w sprawie rozliczenia rachunków obejmuje równie˝ rozliczenie rachunku SAPARD w euro Monitor Polski Nr 30 — 695 — oraz kwoty do zapisania na dobro tego rachunku zgodnie z postanowieniami art. 13 ust. 2 oraz art. 14.2.8 niniejszego rozdzia∏u. 7. Komisja powiadomi Polsk´ o wynikach weryfikacji dostarczonych informacji wraz ze wszystkimi proponowanymi przez nià poprawkami najpóêniej do dnia 15 lipca nast´pujàcego po up∏ywie roku finansowego. Je˝eli z powodów, które mo˝na przypisaç Polsce, Komisja nie b´dzie w stanie rozliczyç rachunków Polski najpóêniej do dnia 30 wrzeÊnia, wówczas Komisja powiadomi Polsk´ o dalszym post´powaniu, które proponuje. 8. Kwota ustalona na mocy decyzji w sprawie rozliczenia rachunków jest dodawana do lub odejmowana od nast´pnej p∏atnoÊci (nast´pnych p∏atnoÊci) Komisji na rzecz Polski. Jednak˝e gdy kwota, która ma zostaç odj´ta, ustalona na mocy decyzji w sprawie rozliczenia rachunków, przekroczy poziom mo˝liwych nast´pnych p∏atnoÊci, Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy, w imieniu Polski, zapewni, ˝e kwota niezbilansowana zostanie zapisana na dobro Komisji w euro w ciàgu dwóch miesi´cy od przyj´cia tej decyzji. Jednak˝e Komisja mo˝e w indywidualnych przypadkach podjàç decyzj´, ˝e ka˝da kwota, która ma zostaç zapisana na jej dobro, zostanie potràcona z ci´˝aru p∏atnoÊci nale˝nych Polsce od Komisji w ramach dowolnego instrumentu Wspólnoty. Artyku∏ 12 Decyzja w sprawie rozliczenia zgodnoÊci 1. Komisja podejmie decyzj´ (nazywanà dalej „decyzjà w sprawie rozliczenia zgodnoÊci”) o wykluczeniu wydatku z wspó∏finansowania przez Wspólnot´, jeÊli stwierdzi, ˝e wydatek ten nie zosta∏ poniesiony zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy. 2. W przypadku gdy w wyniku badaƒ Komisja uzna, ˝e wydatek nie zosta∏ dokonany zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy, przed podj´ciem decyzji w sprawie rozliczenia zgodnoÊci powiadomi ona na piÊmie Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego o wynikach swoich kontroli oraz wska˝e dzia∏ania korygujàce, które muszà byç podj´te w celu doprowadzenia do zgodnoÊci w przysz∏oÊci. Takie powiadomienie mo˝e, w odpowiednich przypadkach, zawieraç odniesienia do w∏aÊciwych artyku∏ów niniejszej wieloletniej umowy finansowej, Programu, decyzji, o której mowa w art. 3 ust. 1 niniejszego rozdzia∏u, oraz Rocznej Umowy Finansowej (Rocznych Umów Finansowych). 3. Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy udzieli odpowiedzi na piÊmie w terminie dwóch miesi´cy, w konsekwencji czego Komisja mo˝e zmieniç swoje stanowisko. W usprawiedliwionych przypadkach Komisja mo˝e wyraziç zgod´ na przed∏u˝enie tego terminu udzielenia odpowiedzi. Po wygaÊni´ciu okresu na udzielenie odpowiedzi Komisja zaprosi Polsk´ do dwustronnych rozmów, podczas których obydwie strony usi∏ujà doprowa- Poz. 502 dziç do porozumienia co do dzia∏ania, które ma zostaç podj´te, oraz w sprawie oceny wagi naruszenia oraz straty finansowej na rzecz Wspólnoty. Nast´pnie, po wspomnianych rozmowach oraz ka˝dym terminie ostatecznym ustalonym po tych rozmowach przez Komisj´ w sprawie dostarczenia dalszych informacji lub w przypadku, gdy Polska nie przyjmie zaproszenia na spotkanie przed terminem ostatecznym ustalonym przez Komisj´, po up∏ywie tego terminu ostatecznego Komisja formalnie przeka˝e Polsce swoje wnioski. W przypadku gdy porozumienie nie zostanie osiàgni´te, Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy mo˝e w imieniu Polski zwróciç si´ o wszcz´cie procedury przewidzianej w pozycji 9 rozdzia∏u F, majàc na uwadze przeprowadzenie mediacji pomi´dzy odpowiednimi stanowiskami w okresie czterech miesi´cy. Wyniki tej procedury zostanà wymienione w sprawozdaniu sporzàdzonym przez Organ Pojednawczy, z uwzgl´dnieniem postanowieƒ pozycji 9 rozdzia∏u F. Sprawozdanie zostanie przes∏ane do Komisji i zbadane przez nià, przed podj´ciem decyzji w sprawie rozliczenia zgodnoÊci. 4. Komisja przeprowadzi ocen´ kwot przeznaczonych do wy∏àczenia, uwzgl´dniajàc przede wszystkim stopieƒ ujawnionej niezgodnoÊci. Komisja uwzgl´dni charakter oraz wag´ naruszenia oraz wielkoÊç niebezpieczeƒstwa straty finansowej na rzecz Wspólnoty. 5. Odmowa finansowania nie mo˝e obejmowaç wydatku na dzia∏anie, w odniesieniu do którego ostateczna p∏atnoÊç mia∏a miejsce przed dwudziestoczteromiesi´cznym okresem poprzedzajàcym pisemne zawiadomienie wystosowane przez Komisj´ do Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego w sprawie wyników kontroli, o których mowa w ust. 2. Nie stosuje si´ to do konsekwencji finansowych dotyczàcych nieprawid∏owoÊci omówionych w art. 13 niniejszego rozdzia∏u. W razie gdy teksty w j´zyku angielskim, konieczne do wykonania tych kontroli, nie b´dà dost´pne, okres ten zostanie przed∏u˝ony o czas up∏ywajàcy pomi´dzy wystosowanym przez Komisj´ ˝àdaniem dokumentów w j´zyku angielskim a ich otrzymaniem. 6. W przypadkach gdy kontrole nie zosta∏y w sposób poprawny ustanowione lub wykonane przez Agencj´ SAPARD, zastosowana mo˝e zostaç korekta finansowa, mogàca obejmowaç stosowanie korekt o jednolitej stawce, której poziom b´dzie proporcjonalny do wielkoÊci niebezpieczeƒstwa straty finansowej ponoszonej przez Wspólnot´. 7. Powiadomienie o kwocie do odzyskania zgodnie z decyzjà w sprawie rozliczenia zgodnoÊci b´dzie przekazywane Krajowemu Urz´dnikowi Zatwierdzajàcemu, który w imieniu Polski zapewni przekazanie tej kwoty na rachunek SAPARD w euro w ciàgu dwóch miesi´cy po podj´ciu decyzji w sprawie rozliczenia zgodnoÊci oraz odpisanie jej od nast´pnego wniosku o p∏atnoÊç przedstawianego Komisji. Jednak˝e Komisja mo˝e, w indywidualnych przypad- Monitor Polski Nr 30 — 696 — Poz. 502 kach, podjàç decyzj´, ˝e ka˝da kwota, która ma zostaç zapisana na jej dobro, zostanie potràcona z ci´˝aru p∏atnoÊci nale˝nych Polsce od Komisji w ramach dowolnego instrumentu Wspólnoty. 5. Na ˝yczenie Komisji oraz za zgodà Polski dopuszcza si´, aby kontrole oraz badania dotyczàce transakcji, o których mowa w niniejszej umowie, by∏y przeprowadzane przez w∏adze Polski. 8. Kwota, która ma zostaç poddana windykacji zgodnie z decyzjà w sprawie rozliczenia zgodnoÊci, nie podlega realokacji na rzecz Programu. Urz´dnicy Komisji mogà równie˝ braç udzia∏ w tych kontrolach oraz badaniach. Artyku∏ 13 Przepisy dotyczàce dokumentacji i kontroli 1. Polska bez naruszenia postanowieƒ niniejszej umowy, zgodnie z przepisami krajowymi ustanowionymi na mocy prawa, regulacji lub dzia∏aƒ administracyjnych, podejmie dzia∏ania konieczne do: (a) upewnienia si´ co do tego, ˝e finansowane transakcje sà rzeczywiÊcie przeprowadzane oraz wykonywane w sposób prawid∏owy; 6. Nie naruszajàc postanowieƒ ust. 1—5, Polska zastosuje postanowienia pozycji 4—7 rozdzia∏u F dotyczàce nieprawid∏owoÊci oraz organizacji systemu informacji w tej dziedzinie. Artyku∏ 14 Funkcje i kryteria akredytacji Agencji SAPARD Polska zapewni wykonanie SAPARD tego, co nast´puje: przez Agencj´ 1. Funkcje (b) zapobie˝enia oraz naprawy nieprawid∏owoÊci; (c) windykacji sum utraconych w wyniku nieprawid∏owoÊci lub zaniedbania. Polska powiadomi Komisj´ o dzia∏aniach podj´tych w tych celach, a w szczególnoÊci o stanie procedur administracyjnych oraz sàdowych. 2. Sumy zwrócone, zgodnie z tym, co powiedziane jest w ust. 1 lit. (c), zwiàzane z udzia∏em Wspólnoty, zostanà wyp∏acone na rzecz akredytowanej Agencji SAPARD oraz odpisane przez nià od wydatków finansowanych przez Program. 3. Polska udost´pni Komisji wszystkie informacje wymagane do prawid∏owego funkcjonowania Programu oraz podejmie wszelkie odpowiednie dzia∏ania w celu u∏atwienia nadzoru uznanego przez Komisj´ za konieczny w ramach zarzàdzania finansowaniem Wspólnoty, w∏àcznie z kontrolami przeprowadzanymi na miejscu. 4. Autoryzowani przedstawiciele wyznaczeni przez Komisj´ do przeprowadzania kontroli na miejscu b´dà mieli dost´p do ksiàg oraz wszystkich pozosta∏ych dokumentów, w∏àcznie z informacjami utworzonymi lub przechowywanymi w formie elektronicznego zapisu, dotyczàcych wydatków finansowanych przez Program. W szczególnoÊci mogà oni kontrolowaç: (a) czy praktyki administracyjne sà zgodne z niniejszà umowà; (b) czy istniejà wymagane dokumenty wspierajàce oraz czy sà zgodne z transakcjami finansowanymi przez Program; (c) warunki, zgodnie z którymi przeprowadzane sà oraz kontrolowane transakcje finansowane przez Program. Komisja przeka˝e Polsce we w∏aÊciwym trybie zawiadomienie przed przeprowadzeniem kontroli. Urz´dnicy Polski mogà uczestniczyç w kontroli. 1.1. Zezwalanie na zobowiàzania i p∏atnoÊci: celem tej funkcji jest ustalenie sumy, która zostanie wyp∏acona wnioskujàcemu lub jego pe∏nomocnikowi (pe∏nomocnikom) zgodnie z niniejszà umowà, w szczególnoÊci z postanowieniami dotyczàcymi dopuszczalnoÊci wniosków do zatwierdzenia, wniosków o p∏atnoÊç, zgodnoÊci z podj´tymi zobowiàzaniami dotyczàcymi zatwierdzeƒ projektów, z procedurami przetargowymi i kontraktowymi i weryfikacji wykonywanych robót lub dostarczanych us∏ug. 1.2. Dokonywanie p∏atnoÊci: celem tej funkcji jest wydawanie polecenia bankowi Agencji lub w odpowiednich przypadkach rzàdowemu urz´dowi p∏atniczemu wyp∏acenia sumy, która uzyska∏a zezwolenie, na rzecz wnioskujàcego lub jego pe∏nomocnika (pe∏nomocników). 1.3. Ksi´gowanie zobowiàzaƒ i p∏atnoÊci: celem tej funkcji jest rejestracja wydatku w oddzielnych ksi´gach rachunkowych Agencji SAPARD, które zwykle b´dà mia∏y form´ elektronicznego systemu przetwarzania danych, oraz przygotowywanie okresowych zestawieƒ wydatków, w∏àcznie z miesi´cznymi i rocznymi deklaracjami kierowanymi do Komisji. Ksi´gi rachunkowe b´dà tak˝e rejestrowaç szczegó∏y dotyczàce d∏ugów pozostajàcych do Êciàgni´cia. 1.4. Kontrola: celem tej funkcji jest sprawdzenie faktów, na których opierajà si´ wnioski i wnioski o p∏atnoÊç w celu zbadania ich zgodnoÊci z postanowieniami niniejszej umowy i warunkami zobowiàzania wià˝àcego Agencj´ SAPARD i beneficjenta. Kontrole obejmà w odpowiednich przypadkach wybór wst´pnych projektów, ponowny pomiar, sprawdzanie iloÊci i jakoÊci dostarczonych towarów lub us∏ug, analiz´ lub kontrol´ wyrywkowà, weryfikacje przed dokonaniem p∏atnoÊci i wszelkie specjalne postanowienia, o których mowa w postanowieniach umowy finansowej w odniesieniu do dopuszczalnoÊci wydatków. W celu ustalenia dopuszczalnoÊci kontrole Monitor Polski Nr 30 — 697 — obejmà, w odpowiednich przypadkach, badania natury technicznej, które mogà polegaç na ocenach finansowych i weryfikacjach o charakterze rolniczym, technicznym lub naukowym. 1.5. SprawozdawczoÊç: celem tej funkcji jest zapewnienie, aby poszczególnymi projektami i dzia∏aniami zarzàdzano w sposób zapewniajàcy ich rzeczywiste i efektywne wdra˝anie. 2. Kryteria 2.1. Struktura administracyjna Agencji SAPARD winna zapewniaç rozdzielenie trzech funkcji — zezwalania, wykonywania oraz ksi´gowania. Ka˝da z tych funkcji winna nale˝eç do zadaƒ oddzielnej jednostki administracyjnej, której zadania zostanà okreÊlone w schemacie organizacyjnym. 2.2. Agencja SAPARD przyjmie nast´pujàce procedury lub procedury dostarczajàce równowa˝nych gwarancji: 2.2.1. Agencja ustali na piÊmie szczegó∏owe procedury dotyczàce przyjmowania, rejestracji i przetwarzania wniosków o zatwierdzenie projektów, wniosków o p∏atnoÊç, faktur oraz dokumentów wspierajàcych i sprawozdaƒ z kontroli obejmujàcych opis wszystkich dokumentów, którymi nale˝y si´ pos∏ugiwaç. Procedury te zapewnià rozpatrywanie wy∏àcznie tych wniosków o p∏atnoÊç lub wybranych projektów, które spe∏niajà kryteria wyboru projektu, oraz zachowywanie dokumentacji projektu w ramach ca∏oÊci odpowiedniej dokumentacji dla celów audytu. 2.2.2. Podzia∏ obowiàzków b´dzie przeprowadzony w taki sposób, aby ˝aden urz´dnik nie odpowiada∏ za wi´cej ni˝ jedno z zadaƒ: zatwierdzania projektów, zezwalania na p∏atnoÊç, wyp∏acania lub ksi´gowania sum. Praca ka˝dego urz´dnika wykonujàcego jedno z tych zadaƒ powinna byç nadzorowana przez drugiego urz´dnika. Zadania ka˝dego urz´dnika powinny byç okreÊlone na piÊmie, a z uwagi na zakres jego uprawnieƒ powinny byç wyznaczone limity finansowe. Prowadzone b´dà odpowiednie szkolenia pracowników, a pracownicy na „wra˝liwych” stanowiskach powinni sprawowaç swoje funkcje w systemie rotacyjnym albo byç poddani wzmocnionemu nadzorowi. 2.2.3. Ka˝dy urz´dnik odpowiedzialny za pozwolenie na p∏atnoÊci b´dzie mia∏ do swojej dyspozycji szczegó∏owà list´ weryfikacji, które jest obowiàzany przeprowadziç, i poÊwiadczy to w dokumentach za∏àczonych do wniosku, ˝e weryfikacje te zosta∏y przeprowadzone. PoÊwiadczenie to mo˝e byç dokonane w formie elektronicznej, pod warunkiem spe∏nienia wymogów kontroli, o których jest mowa w ust. 2.2.6. Dostarczony b´dzie dowód weryfikacji wykonanej pracy przez pracownika na wy˝szym stanowisku. Analiza, ocena i zatwierdzenie projektów powinny byç przedstawione na piÊmie. Analiza projektu po- Poz. 502 winna byç wykonywana wed∏ug zasad dobrego i skutecznego zarzàdzania finansowego. 2.2.4. Wniosek o zatwierdzenie lub o p∏atnoÊç uzyskuje zezwolenie dopiero po przeprowadzeniu wystarczajàcych kontroli w celu sprawdzenia, czy jest on zgodny z zasadami niniejszej umowy. Kontrole te sk∏adajà si´ z kontroli przeprowadzanych w ramach zasad kierujàcych poszczególnym dzia∏aniem, w ramach którego wnioskuje si´ o pomoc finansowà, oraz tych, które wymagane sà dla celów zapobiegania i wykrywania nadu˝yç i nieprawid∏owoÊci, szczególnie w odniesieniu do wskazanych zagro˝eƒ. W ramach funkcji zezwalania wnioski podlegajà kontroli stwierdzajàcej ich zgodnoÊç z ogólnymi wymaganiami, zdolnoÊcià do korzystania z pomocy, kompletnoÊcià dokumentacji, poprawnoÊcià dokumentów za∏àczonych, datà otrzymania itd. Wszystkie kontrole, które nale˝y przeprowadziç, b´dà wyszczególnione na liÊcie kontrolnej, a ich przeprowadzenie zostanie poÊwiadczone w odniesieniu do ka˝dego wniosku o zatwierdzenie, wniosku o p∏atnoÊç lub dla ka˝dej partii wniosków o p∏atnoÊç. W odniesieniu do dostarczonych us∏ug lub towarów kontrola b´dzie polegaç na: — kontroli dokumentów: w celu zapewnienia zgodnoÊci danych dotyczàcych iloÊci, jakoÊci i ceny towarów lub us∏ug zawartych na fakturze z danymi zawartymi w zamówieniu; — kontroli materialnej: w celu zapewnienia zgodnoÊci iloÊci i jakoÊci towarów lub us∏ug z iloÊcià oraz jakoÊcià, które sà wskazane na fakturze lub w formularzu wniosku o p∏atnoÊç. Ta kontrola us∏ug oraz towarów mo˝e byç równie˝ wykonywana w sposób ciàg∏y podczas dostarczania, tj. gdy dokonywane sà p∏atnoÊci wst´pne lub poÊrednie. 2.2.5. Procedury zapewnià, ˝e dokonywanie p∏atnoÊci odbywa si´ wy∏àcznie na rzecz wnioskujàcego, na jego rachunek bankowy lub jego pe∏nomocnika. P∏atnoÊci dokonywane sà poprzez bank Agencji lub, w odpowiednich przypadkach, przez rzàdowe biuro p∏atnicze, lub przes∏anym czekiem, jako ogólna zasada, w ciàgu 5 dni od daty obcià˝enia rachunku bankowego SAPARD. Wszystkie p∏atnoÊci, wobec których niezrealizowane sà przelewy, zostanà zapisane ponownie w dobro rachunku SAPARD w euro, w terminie 5 dni od dnia zawiadomienia o niezrealizowaniu tych przelewów. Kwoty wynikajàce z czeków niezainkasowanych w terminie ich wa˝noÊci zostanà zapisane w dobro rachunku SAPARD w euro w terminie 5 dni od dnia zawiadomienia o ich niezrealizowaniu. Nie mogà mieç miejsca ˝adne p∏atnoÊci gotówkowe. Zatwierdzenie przez urz´dnika zezwalajàcego Monitor Polski Nr 30 — 698 — oraz zwierzchnika mo˝e odbywaç si´ przy u˝yciu Êrodków elektronicznych, pod warunkiem ˝e istnieje w∏aÊciwy poziom bezpieczeƒstwa i ˝e to˝samoÊç osoby podpisujàcej jest zarejestrowana elektronicznie. 2.2.6. W przypadku przetwarzania wniosków lub faktur przy u˝yciu systemu informatycznego dost´p do tego systemu b´dzie chroniony i kontrolowany w nast´pujàcy sposób: (a) wszystkie informacje wprowadzane do systemu b´dà odpowiednio zatwierdzane w celu zapewnienia wykrywania i korygowania b∏´dów zapisu oraz poddane kontrolom logicznym w celu wykrycia niespójnych lub nietypowych danych, (b) wszelkie dane mogà byç wprowadzane, zmieniane lub zatwierdzane wy∏àcznie przez upowa˝nionych urz´dników, którym przydzielono indywidualne has∏a, (c) to˝samoÊç ka˝dego urz´dnika wprowadzajàcego, zmieniajàcego lub zatwierdzajàcego dane lub programy b´dzie rejestrowana w rejestrze operacji, (d) has∏a b´dà regularnie zmieniane w celu unikni´cia niew∏aÊciwego u˝ycia, (e) zmiany sprz´tu komputerowego oraz oprogramowania b´dà poddawane testom oraz zatwierdzeniu przed ich wprowadzeniem, tj. poddane procedurze zmiany zarzàdzania, (f) systemy informatyczne b´dà chronione przed niedozwolonym dost´pem poprzez kontrole fizyczne, a dane b´dà zapisywane na kopiach przechowywanych w oddzielnym, chronionym miejscu, (g) wprowadzanie wszystkich danych b´dzie podlegaç sprawdzaniu poprzez kontrole logiczne majàce na celu wykrywanie danych niespójnych lub nietypowych. Utworzona zostanie ogólna strategia zabezpieczenia technologii informatycznej na bazie zatwierdzonej strategii dotyczàcej technologii informacji i komunikacji, w celu zapewnienia poufnoÊci, integralnoÊci oraz dost´pu do wszelkich danych. 2.2.7. Procedury zapewnià, aby zmiany stawek lub warunków by∏y zapisywane, a instrukcje, bazy danych i listy kontrolne uaktualniane w odpowiednim czasie. 2.3. Ca∏oÊç lub cz´Êç funkcji zezwalania i kontroli mo˝e byç przekazana innym organizacjom, jeÊli spe∏nione sà nast´pujàce warunki: 2.3.1. OdpowiedzialnoÊç i obowiàzki innych organizacji, w szczególnoÊci w zakresie kontroli i weryfikacji zgodnoÊci z zasadami umowy finansowej zostanà jasno okreÊlone. 2.3.2. Organizacje te b´dà posiad …