Specjalny Program Akcesyjny na rzecz Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich w Polsce. Wieloletnia umowa Finansowa pomiędzy Komisją Wspólnot Europejski

(1)Specjalny Przedakcesyjny Program na rzecz Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich (nazywany dalej „SAPARD”) zapewniajàcy udzia∏ finansowy Wspólnoty zosta∏ ustanowiony na mocy rozporzàdzenia Rady (WE) nr 1268/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. w sprawie wsparcia Wspólnoty dla przedakcesyjnych Êrodków dzia∏ania na rzecz rolnictwa oraz rozwoju wsi w krajach kandydujàcych Europy Ârodkowej i Wschodniej w okresie poprzedzajàcym przystàpienie1;

(2)Polska kwalifikuje si´ do wyst´powania w roli beneficjenta w ramach SAPARD;

(3)Polska zatwierdzi∏a Plan rozwoju rolnictwa i obszarów wiejskich i przedstawi∏a ten plan Komisji do zatwierdzenia;

(4)Plan zosta∏ zatwierdzony jako Program Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich na mocy decyzji podj´tej zgodnie z art. 4 ust. 5 rozporzàdzenia (WE) nr 1268/1999 w dniu 18 paêdziernika 2000 r. Konieczne jest okreÊlenie warunków wykonania w Polsce Programu Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich oraz wprowadzania do niego wszelkich zmian;

(5)Program powinien byç wykonywany w sposób zdecentralizowany, zgodnie z postanowieniami decyzji Komisji przekazujàcej zarzàdzanie pomocà finansowà Agencji w Polsce, podj´tej ——————— 1 Dz. U. WE nr L 161, z dnia 26. 06. 1999, str. 87. zgodnie z postanowieniami art. 12 ust. 2 rozporzàdzenia Rady (WE) nr 1266/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. w sprawie koordynacji pomocy finansowej dla krajów kandydujàcych w ramach strategii przedakcesyjnej oraz zmieniajàcego rozporzàdzenie (EWG) nr 3906/892; uzgodni∏y, co nast´puje: Artyku∏ 1 Przedmiot 1. Niniejsza umowa ustanawia struktur´ technicznà, prawnà oraz administracyjnà, w ramach której wykonywany jest w Polsce Program na rzecz Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich (nazywany dalej „Programem”), oraz wszelkie wnoszone do niego poprawki. Odniesienia do zgodnoÊci z niniejszà umowà b´dà rozumiane jako obejmujàce równie˝ zgodnoÊç z Programem, Rocznymi Umowami Finansowymi oraz decyzjà Komisji, o której mowa w art. 3 ust. 1 rozdzia∏u A za∏àcznika. 2. Polska zapewni prawid∏owe wykonanie Programu w Polsce w sposób zdecentralizowany, zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy. 3. W przypadku powstania sprzecznoÊci postanowienia niniejszej umowy majà pierwszeƒstwo nad postanowieniami Programu. Artyku∏ 2 Roczna umowa finansowa 1. Po zatwierdzeniu Programu przez Komisj´ oraz po zawarciu niniejszej umowy corocznie b´dzie zawierana Roczna umowa finansowa. 2. Zobowiàzanie finansowe Wspólnoty b´dzie okreÊlone w Rocznych umowach finansowych. Stanowià one wy∏àczne instrumenty okreÊlajàce udzia∏ finansowy Wspólnoty na rzecz Polski. Ka˝da Roczna umowa finansowa okreÊli: (

1. a)wy∏àcznie w odniesieniu do roku, którego to dotyczy, maksymalnà wielkoÊç zobowiàzania fi——————— 2 Dz. U. WE nr L 161, z dnia 26. 06. 1999, str. 68. Monitor Polski Nr 30 — 686 — nansowego Wspólnoty na rzecz Polski i okres wa˝noÊci tego zobowiàzania, (
2. b)w odpowiednich przypadkach — zmiany w zakresie postanowieƒ niniejszej umowy. 3. W chwili przystàpienia do Unii Europejskiej Polska traci uprawnienie do wsparcia w ramach Programu. Artyku∏ 3 Kontrola oraz audyt 1. Komisja oraz Trybuna∏ Obrachunkowy Wspólnot Europejskich (nazywany dalej „Trybuna∏em Obrachunkowym”) majà prawo, w odniesieniu do wykonania Programu, do przysy∏ania urz´dników lub nale˝ycie uprawnionych przedstawicieli w celu przeprowadzenia: (
3. a)misji technicznych oraz finansowych lub audytów w Polsce, (
4. b)inspekcji majàcych na celu wykrycie nieprawid∏owoÊci oraz defraudacji. Takie misje, audyty oraz inspekcje mogà obejmowaç w szczególnoÊci badanie systemów oraz procedur, kontrole „na miejscu”: — projektów oraz beneficjentów, oraz — w szczególnoÊci w odniesieniu do weryfikacji ekonomicznej rzeczywistoÊci ofert cenowych oraz pokwitowaƒ, jak równie˝ certyfikatów pochodzenia, dostawców towarów oraz us∏ug dla beneficjentów obj´tych pomocà finansowà w ramach Programu. Wspólnota powiadomi z wyprzedzeniem Polsk´ o takich misjach oraz audytach. 2. Polska b´dzie prowadziç rejestry oraz rachunki wystarczajàce do identyfikacji projektów oraz, w odpowiednich przypadkach, us∏ug finansowanych przez Program, zgodnie z rzetelnymi procedurami rachunkowymi, bioràc pod uwag´ wymogi okreÊlone w niniejszej umowie. Polska zapewni, aby urz´dnicy oraz przedstawiciele, o których mowa w ust. 1, mieli prawo do kontrolowania wszystkich odpowiednich dokumentów, systemów oraz rachunków dotyczàcych projektów oraz, w odpowiednich przypadkach, us∏ug finansowanych w ramach Programu. Polska zapewni powiadomienie wszystkich beneficjentów, nie póêniej ni˝ w chwili wyboru ich projektu, o tym, ˝e urz´dnicy lub przedstawiciele, o których mowa w ust. 1, majà prawo do przeprowadzania inspekcji na miejscu. 3. Polska dostarczy na ˝yczenie urz´dników oraz przedstawicieli, o których mowa w ust. 1, wszelkie dokumenty oraz informacje, w∏àcznie z takimi, które sà utworzone oraz przechowywane w formie zapisu elektronicznego, i które dotyczà zaciàgni´tych zobo- Poz. 502 wiàzaƒ oraz wydatków finansowanych w ramach Programu. Polska podejmie odpowiednie dzia∏ania w celu u∏atwienia pracy wspomnianych wczeÊniej urz´dników oraz przedstawicieli Wspólnoty w ramach niniejszej umowy. Artyku∏ 4 Rozstrzyganie sporów Kwestie sporne powsta∏e pomi´dzy Umawiajàcymi si´ Stronami, dotyczàce niniejszej umowy, zostanà rozstrzygni´te zgodnie z postanowieniami rozdzia∏u G za∏àcznika. Artyku∏ 5 J´zyk 1. Ka˝dy kontakt mi´dzy Komisjà a Polskà, dotyczàcy warunków wykonania niniejszej umowy, b´dzie odbywaç si´ w j´zyku angielskim. 2. Polska zapewni, ˝e do celów sprawdzeƒ prowadzonych przez Komisj´, o których mowa w art. 3 ust. 1 rozdzia∏u A za∏àcznika, odnoÊne prawodawstwo krajowe, podr´czniki procedur, wytyczne, standardowe listy kontrolne, odpowiednie zawiadomienia administracyjne, standardowe dokumenty i formularze b´dà dost´pne w j´zyku angielskim. W przypadku, w którym dokumentacja potrzebna jest dla celów innych ni˝ te sprawdzenia, jednak˝e nie jest ona dost´pna w j´zyku angielskim, Polska dostarczy bezzw∏ocznie teksty dokumentów w j´zyku angielskim w odpowiedzi na ˝àdanie Komisji. Artyku∏ 6 Wypowiedzenie umowy 1. Komisja oraz Polska, zgodnie z ich odpowiednimi, okreÊlonymi szczegó∏owo zobowiàzaniami, b´dà nadzorowaç wykonanie Programu w ramach niniejszej umowy. Bez naruszenia praw oraz obowiàzków okreÊlonych w innych miejscach niniejszej umowy, ka˝da z Umawiajàcych si´ Stron mo˝e wypowiedzieç niniejszà umow´ w przypadku, gdy druga strona nie wykona któregokolwiek ze swoich zobowiàzaƒ dotyczàcych niniejszej umowy. W razie wykrycia przez jednà ze stron przypadku takiego niewykonania natychmiast powiadomi ona o tym drugà stron´. 2. W razie wykrycia przez Komisj´ przypadków niezgodnoÊci z obowiàzkami wynikajàcymi z niniejszej umowy, Komisja: (
5. a)powiadomi Polsk´ o swoich zamiarach, wraz z uzasadnieniem, oraz (
6. b)b´dzie mieç prawo w odniesieniu do Programu, jednak˝e bez wp∏ywu na postanowienia decyzji, o których mowa w art. 11 oraz 12 rozdzia∏u A za∏àcznika: (
7. i)do dokonywania korekt finansowych wobec Polski, Monitor Polski Nr 30 — 687 — (
8. ii)do zaprzestania przekazywania Polsce Êrodków p∏atniczych, (iii) do wstrzymania si´ od podejmowania wszelkich nowych zobowiàzaƒ finansowych ze strony Wspólnoty, oraz, (
9. iv)je˝eli jest to stosowne, do wypowiedzenia niniejszej umowy z mocà od czasu pierwszego wykrycia niezgodnoÊci. Poz. 502 dla Wspólnoty: Komisja Wspólnot Europejskich Dyrektoriat Generalny Rolnictwa, Zespó∏ SAPARD Rue de la Loi, 200 B-1049 Bruksela Telefon: 00 32 2 29 67 337 Fax: 00 32 2 29 51746 E-mail: agri-sapard@cec.eu.int Artyku∏ 7 Warunki szczegó∏owe Warunki szczegó∏owe dotyczàce wykonania niniejszej umowy sà okreÊlone w za∏àczniku w nast´pujàcy sposób: rozdzia∏ A Zarzàdzanie finansami, dla Polski: Urzàd Komitetu Integracji Europejskiej Al. Ujazdowskie 9 00-918 Warszawa Telefon: 00 48 22 6946807 Fax: 00 48 22 6250380 rozdzia∏ B Zarzàdzanie, monitoring oraz ocena Programu, Artyku∏ 9 WejÊcie w ˝ycie rozdzia∏ C Postanowienia ogólne, rozdzia∏ D Kwartalne oraz roczne deklaracje wydatków, rozdzia∏ E Wytyczne dla Organu Certyfikujàcego, rozdzia∏ F Tekst prawa wspólnotowego, o którym jest mowa w rozporzàdzeniu Komisji (WE) nr 2222/2000 w sprawie zasad finansowych dla SAPARD3, dostosowany do niniejszej umowy, rozdzia∏ G Rozstrzyganie kwestii spornych. Za∏àcznik do niniejszej umowy stanowi jej integralnà cz´Êç. Artyku∏ 8 Niniejsza umowa wchodzi w ˝ycie w dniu wzajemnego powiadomienia przez obydwie Umawiajàce si´ Strony o zakoƒczeniu wszystkich formalnoÊci koniecznych do jej zawarcia. Artyku∏ 10 Podpisanie Niniejsza umowa zostanie sporzàdzona w dwóch egzemplarzach w j´zyku angielskim oraz w j´zyku polskim; jedynie tekst w j´zyku angielskim b´dzie autentyczny. Sporzàdzono w Brukseli dnia dwudziestego piàtego stycznia w roku dwutysi´cznym pierwszym. Adresy Korespondencja dotyczàca ka˝dej sprawy obj´tej zakresem niniejszej umowy, zaopatrzona, w odpowiednich przypadkach, w numer oraz tytu∏ Programu, powinna byç kierowana pod nast´pujàce adresy: W imieniu Komisji Wspólnot Europejskich: Franz FISCHLER Cz∏onek Komisji ——————— 3 Dz. U. WE nr L 253, z dnia 7.10.2000, str. 5. W imieniu Rzàdu Rzeczypospolitej Polskiej: Jacek SARYUSZ-WOLSKI Sekretarz Stanu Sekretarz Komitetu Integracji Europejskiej Za∏àcznik ROZDZIA¸ A ZARZÑDZANIE FINANSAMI Artyku∏ 1 Artyku∏ 2 Zakres Definicje W niniejszym rozdziale okreÊlone sà przepisy finansowe dotyczàce wykonania Programu. Wykonanie Programu b´dzie uzale˝nione od przyj´cia decyzji Komisji przekazujàcej zarzàdzanie pomocà finansowà Agencji oraz od treÊci takiej decyzji. W rozumieniu niniejszej umowy obowiàzywaç b´dà nast´pujàce definicje: (
10. a)„Narodowy Fundusz” oznacza organ powo∏any przez Polsk´ i podlegajàcy Krajowemu Urz´dni- Monitor Polski Nr 30 — 688 — kowi Zatwierdzajàcemu, który dzia∏a jako W∏aÊciwa W∏adza; (
11. b)„W∏aÊciwa W∏adza” oznacza organ w Polsce, który: (
12. i)wydaje, nadzoruje i wycofuje akredytacj´ Agencji SAPARD, (
13. ii)powo∏uje Organ Certyfikujàcy; (
14. c)„Agencja SAPARD” oznacza organ powo∏any przez Polsk´ i dzia∏ajàcy na jej odpowiedzialnoÊç, który spe∏nia funkcj´ wdra˝ajàcà oraz funkcj´ p∏atniczà. Tylko jedna Agencja SAPARD mo˝e byç kiedykolwiek akredytowana w Polsce; (
15. d)„Organ Certyfikujàcy” oznacza organ, który w swoim dzia∏aniu jest niezale˝ny od Agencji SAPARD i sporzàdza poÊwiadczenia rachunków, sprawozdania dotyczàce zarzàdzania i systemów kontroli oraz sprawdza sk∏adniki wspó∏finansowania; (
16. e)„Rachunek SAPARD w euro” oznacza rachunek otwarty przez Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego w imieniu Polski, podlegajàcy odpowiedzialnoÊci w instytucji finansowej lub skarbowej i oprocentowany na normalnych warunkach komercyjnych w celu przyjmowania p∏atnoÊci, o których mowa w art. 7, wykorzystywany wy∏àcznie do transakcji w ramach SAPARD, prowadzony w euro i niepodlegajàcy ˝adnym op∏atom lub podatkom; (
17. f)„Rok finansowy” oznacza rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia; (
18. g)„Dzia∏anie” oznacza Êrodek, za którego pomocà realizowany jest priorytet, który umo˝liwia wspó∏finansowanie projektu; dzia∏aniu przypisany jest udzia∏ Wspólnoty oraz Polski, jak równie˝ zbiór okreÊlonych celów; Poz. 502 niejszego rozdzia∏u przed podj´ciem decyzji w sprawie przekazania zarzàdzania pomocà. W celu stwierdzenia zgodnoÊci z warunkami i artyku∏ami wspomnianymi w pierwszym podpunkcie, Komisja: (
19. a)zbada procedury i struktury Narodowego Funduszu dotyczàce realizacji Programu oraz procedury i struktury Agencji SAPARD i w odpowiednich przypadkach procedury i struktury innych organów, którym mogà byç przekazane zadania zgodnie z art. 4 ust. 3, art. 5 ust. 3 i art. 6 ust. 5 niniejszego rozdzia∏u, (
20. b)b´dzie przeprowadzaç weryfikacje na miejscu. 2. Polska zapewni, ˝e Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy Polski b´dzie przez ca∏y czas ponosiç pe∏nà odpowiedzialnoÊç finansowà oraz odpowiedzialnoÊç za fundusze wynikajàce z udzia∏u Wspólnoty. Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy b´dzie odgrywaç rol´ punktu kontaktowego w zakresie informacji finansowych przesy∏anych pomi´dzy Komisjà a Polskà. 3. Decyzja o przekazaniu zarzàdzania pomocà Agencji dzia∏ajàcej w Polsce mo˝e byç podj´ta warunkowo, o ile spe∏nione sà warunki oraz postanowienia artyku∏ów wymienionych w pierwszym podpunkcie ust. 1. Artyku∏ 4 Zadania W∏aÊciwej W∏adzy 1. Polska zapewni, ˝e przed akredytowaniem Agencji SAPARD, W∏aÊciwa W∏adza zostanie upewniona co do tego, ˝e rozwiàzania administracyjne, dotyczàce rachunkowoÊci, p∏atnoÊci oraz kontroli wewn´trznej tej Agencji dajà nast´pujàce gwarancje: (
21. h)„Projekt” oznacza ka˝de dzia∏anie wykonane w ramach Programu przez koƒcowych beneficjentów; (
22. a)przed zezwoleniem na dokonanie p∏atnoÊci sprawdzana jest mo˝liwoÊç przyj´cia wniosków o p∏atnoÊç oraz ich zgodnoÊç z postanowieniami niniejszej umowy; (
23. i)„Koƒcowy beneficjent” oznacza organizacj´ bàdê przedsi´biorstwa publiczne lub prywatne odpowiedzialne za prowadzenie projektu; (
24. b)wykonane zobowiàzania oraz p∏atnoÊci sà w ca∏oÊci rejestrowane w ksi´gach rachunkowych; (
25. j)„Udzia∏ Wspólnoty” oznacza cz´Êç wspó∏finansowanà przez Wspólnot´ w odniesieniu do kwalifikujàcych si´ ca∏kowitych wydatków ze Êrodków publicznych zrealizowanych w ramach Programu; (
26. k)„Wydatki ze Êrodków publicznych” oznaczajà wydatki ze Êrodków Wspólnoty oraz inne wydatki ze Êrodków publicznych ze wszystkich organów administracji publicznej Polski. Artyku∏ 3 Przekazanie zarzàdzania pomocà 1. Polska umo˝liwi Komisji sprawdzanie zgodnoÊci z warunkami pozycji 1 oraz pozycji 3 rozdzia∏u F, dalej nazywanymi w niniejszym rozdziale „warunkami”, oraz z postanowieniami art. 4—6 oraz art. 14 ni- (
27. c)konieczne dokumenty sà sk∏adane we w∏aÊciwym terminie oraz w wymaganej formie; (
28. d)przed podpisaniem kontraktów z beneficjentami oraz przed zapisaniem zobowiàzaƒ sprawdzane jest, czy wnioski spe∏niajà warunki kwalifikacji oraz ich zgodnoÊç z niniejszà umowà. Agencja SAPARD b´dzie przechowywaç dokumenty uzasadniajàce wykonane p∏atnoÊci oraz dokumenty wykonania zalecanych kontroli administracyjnych oraz materialnych. W przypadku gdy odpowiednie dokumenty b´dà przechowywane przez organa odpowiedzialne za autoryzowanie wydatków, organa te muszà przekazaç do Agencji SAPARD sprawozdania dotyczàce liczby wykonanych kontroli, ich treÊci oraz dzia∏aƒ podj´tych w Êwietle uzyskanych wyników. Monitor Polski Nr 30 — 689 — 2. Polska zapewni, aby decyzja W∏aÊciwej W∏adzy dotyczàca akredytacji Agencji SAPARD podejmowana by∏a na podstawie badania procedur i struktur dotyczàcych rozwiàzaƒ, o których mowa w ust. 1. Badanie to obejmie, w szczególnoÊci, rozwiàzania przyj´te w celu chronienia interesów Wspólnoty w odniesieniu do transakcji, które majà zostaç sfinansowane przez Program, bioràc pod uwag´ postanowienia art. 5 oraz art. 14 niniejszego rozdzia∏u, a mianowicie: Poz. 502 6. W∏aÊciwa W∏adza podejmie proces akredytacji, w przypadku gdy jest ona przekonana, ˝e badana Agencja SAPARD spe∏nia wszystkie w∏aÊciwe wymogi. W innym przypadku W∏aÊciwa W∏adza skieruje do Agencji SAPARD instrukcje dotyczàce rozwiàzaƒ zarzàdzeƒ administracyjnych oraz rachunkowych, a w szczególnoÊci dotyczàce warunków, których spe∏nienie b´dzie wymagane od Agencji, zanim mo˝liwe b´dzie przyznanie jej akredytacji. (
29. b)zabezpieczenie finansów, 7. Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy przeka˝e Komisji nast´pujàce dane szczegó∏owe, dotyczàce Agencji SAPARD akredytowanej w celu wykonania zadaƒ wymienionych w art. 5: (
30. c)bezpieczeƒstwo systemów komputerowych, (
31. a)nazw´ oraz statut Agencji SAPARD; (
32. d)prowadzenie rachunkowoÊci, (
33. b)warunki administracyjne, rachunkowe oraz dotyczàce kontroli wewn´trznej, zgodnie z którymi dokonywane sà p∏atnoÊci w zwiàzku z realizacjà Programu; (
34. a)wykonanie p∏atnoÊci, (
35. e)podzia∏ obowiàzków oraz odpowiednioÊci kontroli wewn´trznych i zewn´trznych, (
36. f)gwarancje, które majà zostaç uzyskane, (
37. g)kwoty, które majà zostaç odebrane, (
38. h)wybór projektów, przetargów, kontraktowania, oraz (
39. i)przestrzeganie zasad dotyczàcych zamówieƒ publicznych. 3. Badanie, o którym mowa w ust. 2, b´dzie przeprowadzone zgodnie z przyj´tymi mi´dzynarodowo standardami prowadzenia audytu. W∏aÊciwa W∏adza mo˝e delegowaç przeprowadzenie badania do innych organów. W ka˝dym przypadku Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy, wyst´pujàcy w imieniu Polski, zachowa ca∏kowità odpowiedzialnoÊç. 4. Akredytacja mo˝e byç udzielona tymczasowo na czas okreÊlony, w zale˝noÊci od wagi problemu, w oczekiwaniu na wdro˝enie wszelkich wymaganych zmian do rozwiàzaƒ administracyjnych oraz rachunkowych. W sytuacjach, w których przewidywana jest taka tymczasowa akredytacja, zapewniona musi byç zadowalajàca zgodnoÊç z postanowieniami art. 5 oraz art. 14 niniejszego rozdzia∏u, w szczególnoÊci w zakresie nast´pujàcych kryteriów: (
40. i)procedur pisemnych, (
41. ii)rozdzia∏u obowiàzków, (iii) zatwierdzania wst´pnych projektów oraz kontroli przedp∏at, (
42. iv)procedur p∏atnoÊci, (
43. v)procedur rachunkowych, (
44. vi)zabezpieczenia systemów komputerowych, (vii) audytu wewn´trznego oraz, je˝eli jest to w∏aÊciwe, przepisów dotyczàcych zamówieƒ publicznych. 5. W∏aÊciwa W∏adza zapewni, aby system rachunkowy Agencji SAPARD spe∏nia∏ mi´dzynarodowo akceptowalne standardy rachunkowe. (
45. c)dokument akredytacyjny zawierajàcy potwierdzenie na piÊmie, ˝e organ spe∏nia kryteria akredytacji, oraz, we w∏aÊciwych przypadkach, wymieniajàcy instrukcje dotyczàce zmian oraz ustalonego okresu; (
46. d)informacje na temat: (
47. i)udzielonego jej zakresu odpowiedzialnoÊci, (
48. ii)rozdzia∏u odpowiedzialnoÊci pomi´dzy jej departamentami, (iii) rodzaju jej zwiàzków z innymi organami, publicznymi oraz prywatnymi, które sà równie˝ odpowiedzialne za wykonanie dzia∏aƒ, w ramach których zapisuje ona wydatki w ci´˝ar programu, (
49. iv)procedur, w drodze których uzyskiwane, weryfikowane oraz zatwierdzane sà wnioski o p∏atnoÊç beneficjentów, oraz w drodze których ma miejsce autoryzacja, pokrycie oraz wyliczanie si´ z wydatków, (
50. v)przepisów w sprawie audytu wewn´trznego. Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy powiadomi z wyprzedzeniem Komisj´ o ka˝dej zmianie proponowanej w odniesieniu do tych danych szczegó∏owych przed wprowadzeniem takiej zmiany. 8. Polska zapewni, aby W∏aÊciwa W∏adza monitorowa∏a akredytacj´ oraz natychmiast wycofywa∏a akredytacj´ w przypadku, gdy dzia∏ania Agencji SAPARD nie spe∏niajà któregokolwiek z kryteriów wymienionych w ust. 4 (i)—(vii). Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy natychmiast powiadomi Komisj´ o takich przypadkach. Artyku∏ 5 Zadania Agencji SAPARD w zakresie wdra˝ania i p∏atnoÊci 1. Funkcja wdra˝ajàca Agencji SAPARD obejmuje: (
51. a)wzywanie do sk∏adania wniosków i og∏aszanie warunków kwalifikacji, Monitor Polski Nr 30 — 690 — (
52. b)wybór projektów, w∏àcznie ze stosowaniem kryteriów rankingu, (
53. c)sprawdzenie wniosków w ramach zatwierdzania projektów pod wzgl´dem warunków ogólnych, warunków kwalifikacji oraz zgodnoÊci z niniejszà umowà, w∏àcznie, je˝eli jest to w∏aÊciwe, z przepisami dotyczàcymi zamówieƒ publicznych, (
54. d)ustanawianie na piÊmie zobowiàzaƒ umownych pomi´dzy Agencjà a potencjalnymi beneficjentami zawierajàcych informacje o mo˝liwych sankcjach w przypadku niewype∏nienia tych zobowiàzaƒ oraz, w razie potrzeby, wydawanie zezwolenia na rozpocz´cie prac, (
55. e)przeprowadzenie kontroli na miejscu w celu sprawdzenia warunków kwalifikacji zarówno przed, jak i po zatwierdzeniu projektu, (
56. f)dzia∏ania monitorujàce w celu zapewnienia post´pów wdra˝anych projektów, (
57. g)sprawozdawczoÊç w zakresie post´pów wdra˝anych dzia∏aƒ w oparciu o wskaêniki, (
58. h)zapewnienie informowania beneficjentów o udziale Wspólnoty w projekcie. 2. Funkcja p∏atnicza Agencji SAPARD obejmuje: Poz. 502 dzajàcej przewidzianych w art. 2 lit. (
59. c)rozdzia∏u B, przekazuje ona tej W∏adzy informacje konieczne do wykonywania jej funkcji. 6. W odniesieniu do inwestowania w projekty infrastrukturalne, co do których mo˝na oczekiwaç wytworzenia znacznego dochodu netto, Agencja SAPARD przed zawarciem umów z potencjalnymi beneficjentami projektu oceni, czy dany projekt jest tego rodzaju. W razie uznania, ˝e tak jest, Agencja zapewni, aby pomoc ze wszystkich êróde∏ publicznych nie przekroczy∏a 50% kwalifikujàcych si´ kosztów ca∏kowitych. 7. W odniesieniu do inwestycji w projekty, z wyjàtkiem inwestycji w zakresie infrastruktury niegenerujàcych znacznego dochodu netto, Agencja SAPARD zapewni, aby skumulowana pomoc ze Êrodków publicznych, udzielona w ramach Programu ze wszystkich êróde∏, nie przekracza∏a 50% kwalifikujàcych si´ kosztów ca∏kowitych któregokolwiek projektu. Dzia∏ania dotyczàce szkolenia uwa˝ane sà do celów niniejszego ust´pu za kapita∏ ludzki, a nie za inwestycj´. Artyku∏ 6 Zadania Organu Certyfikujàcego (
60. a)sprawdzanie wniosków o p∏atnoÊç, (
61. b)przeprowadzenie kontroli na miejscu i stwierdzanie dopuszczalnoÊci do p∏atnoÊci, (
62. c)zezwalanie na p∏atnoÊç, (
63. d)dokonywanie p∏atnoÊci, (
64. e)ksi´gowanie zobowiàzaƒ i p∏atnoÊci, (
65. f)w przypadkach, w których wymagajà tego zobowiàzania umowne pomi´dzy Agencjà SAPARD a beneficjentem lub postanowienia Programu — kontrol´ beneficjentów po dokonaniu p∏atnoÊci pomocy finansowej w celu sprawdzenia, czy warunki dotacji sà nadal przestrzegane. 3. Je˝eli funkcje wdra˝ajàca i p∏atnicza nie sà wykonywane w ramach jednej struktury administracyjnej, Agencja SAPARD mo˝e przekazywaç je do innych stron, pod warunkiem spe∏nienia przepisów art. 14.2.3.1—14.2.3.8 niniejszego rozdzia∏u. Jednak˝e w ˝adnym przypadku funkcje dokonywania p∏atnoÊci oraz ksi´gowania zobowiàzaƒ i p∏atnoÊci wymienionych w art. 14.1.2 i art. 14.1.3 nie mogà byç przekazywane. Zatwierdzanie projektów, kontrole na miejscu oraz dokonywanie p∏atnoÊci muszà byç wykonywane w oparciu o w∏aÊciwy rozdzia∏ obowiàzków. 4. Polska zapewni, ˝e wszelkie proponowane zmiany w zasadach wdra˝ania lub p∏atnoÊci Agencji SAPARD po jej akredytacji b´dà przedk∏adane Komisji przez W∏aÊciwà W∏adz´ w celu badania przed ich wdro˝eniem. 5. Polska zapewni, ˝e w przypadku, gdy Agencja SAPARD nie wype∏nia równie˝ funkcji W∏adzy Zarzà- 1. Polska zapewni, ˝e zadania Organu Certyfikujàcego obejmà: (
66. a)wydawanie poÊwiadczenia rocznych rachunków Agencji SAPARD oraz rachunku SAPARD w euro, dotyczàcego integralnoÊci, dok∏adnoÊci oraz prawdziwoÊci tych rachunków, (
67. b)coroczne sprawozdania okreÊlajàce, czy systemy zarzàdzania i kontroli Agencji SAPARD sà odpowiednie pod wzgl´dem ich zdolnoÊci do zapewnienia zgodnoÊci wydatków z art. 7 ust. 1 niniejszego rozdzia∏u, (
68. c)sprawdzanie istnienia i poprawnoÊci krajowego sk∏adnika wspó∏finansowania, o którym mowa w art. 8 ust. 2 niniejszego rozdzia∏u. 2. Organ Certyfikujàcy b´dzie oddzia∏em lub organem, który jest operacyjnie niezale˝ny od Agencji SAPARD oraz który dysponuje odpowiednimi zdolnoÊciami technicznymi. 3. PoÊwiadczenie, o którym mowa w ust. 1, zostanie oparte na badaniu procedur oraz próbek transakcji. Obejmie ono potwierdzenie zgodnoÊci p∏atnoÊci z niniejszà umowà w odniesieniu do mo˝liwoÊci struktur administracyjnych Agencji SAPARD oraz Narodowego Funduszu i zapewnienie tego, ˝e taka zgodnoÊç zosta∏a skontrolowana przed dokonaniem p∏atnoÊci. 4. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1 lit. (b), wyka˝e, czy: (
69. a)procedury Agencji SAPARD, ze szczególnym odniesieniem do kryteriów oraz funkcji wymienio- Monitor Polski Nr 30 — 691 — nych w art. 4 i 5 oraz w art. 14 niniejszego rozdzia∏u majà charakter wystarczajàcy do zapewnienia, ˝e operacje, którymi obcià˝ony jest Program, sà zgodne z niniejszà umowà oraz jakie zalecenia zosta∏y wydane w celu ulepszenia systemów, (
70. b)coroczne rachunki, o których mowa w art. 11 niniejszego rozdzia∏u, sà zgodne z ksi´gami oraz rejestrami Agencji SAPARD, (
71. c)deklaracje wydatków przewidziane postanowieniami art. 9 niniejszego rozdzia∏u oraz rozdzia∏u D sà materialnie prawdziwym wyczerpujàcym oraz dok∏adnym zapisem operacji, którymi zosta∏ obcià˝ony Program, (
72. d)interesy finansowe Wspólnoty sà prawid∏owo chronione, w odniesieniu do odebranych kwot oraz, w odpowiednich przypadkach, uzyskanych gwarancji, (
73. e)post´powano zgodnie z zaleceniami w sprawie ulepszenia systemów, przekazanymi do Agencji SAPARD, (
74. f)w roku finansowym, którego to dotyczy, mia∏y miejsce jakiekolwiek nietypowe transakcje bàdê trudnoÊci techniczne, (
75. g)od czasu poprzedniego sprawozdania informacyjnego dokonane zosta∏y jakiekolwiek istotne modyfikacje. Sprawozdaniu towarzyszyç b´dzie informacja na temat liczby oraz kwalifikacji pracowników realizujàcych audyt, na temat wykonanej pracy, na temat liczby zbadanych transakcji, na temat uzyskanego stopnia wa˝noÊci oraz pewnoÊci, na temat ka˝dej ujawnionej s∏aboÊci oraz zaleceƒ udzielonych w celu polepszenia, oraz na temat dzia∏alnoÊci zarówno Organu Certyfikujàcego, jak i innych organów audytowych, wewn´trznych oraz zewn´trznych wzgl´dem Agencji SAPARD, od których uzyskane zosta∏y wszystkie bàdê cz´Êç zapewnieƒ dla Organu Certyfikujàcego w zakresie spraw stanowiàcych przedmiot sprawozdania. 5. Organ Certyfikujàcy przeprowadzi swoje badania zgodnie z przyj´tymi mi´dzynarodowo standardami prowadzenia audytu oraz z wytycznymi wymienionymi w rozdziale E. JeÊli wyznaczony organ jest Krajowym Urz´dem Audytowym lub organem równowa˝nym, mo˝e on zlecaç niektóre lub wszystkie zadania zwiàzane z badaniem, o których mowa w ust. 3, pod warunkiem ˝e zadania te b´dà skutecznie wykonywane. W ka˝dym przypadku Organ Certyfikujàcy zachowuje ogólnà odpowiedzialnoÊç. 6. Kontrole b´dà przeprowadzane zarówno podczas, jak i po zakoƒczeniu ka˝dego roku finansowego. 7. Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy zapewni, ˝e certyfikat Organu Certyfikujàcego w sprawie rocznego rachunku oraz sprawozdania z audytu na temat Poz. 502 jego wyników, o których mowa w ust´pie 1, b´dzie w szczególnoÊci stwierdzaç, czy organ ten uzyska∏ wystarczajàce zapewnienie, ˝e rachunki, które majà zostaç przekazane Komisji, sà zgodne z prawdà, wyczerpujàce oraz dok∏adne oraz ˝e procedury kontroli wewn´trznej dzia∏a∏y w sposób zadowalajàcy. Certyfikat oraz sprawozdanie zostanà sporzàdzone najpóêniej do dnia 15 kwietnia roku nast´pujàcego po danym roku finansowym i przekazywane przez W∏aÊciwà W∏adz´ Komisji najpóêniej w dniu 30 kwietnia. Komitet Monitorujàcy, o którym mowa w art. 7 rozdzia∏u B, otrzymuje kopi´ tego sprawozdania. Artyku∏ 7 Zobowiàzania oraz p∏atnoÊci ze strony Komisji 1. Wy∏àcznie pomoc w ramach SAPARD przyznana zgodnie z niniejszà umowà podlega wspó∏finansowaniu przez Wspólnot´. 2. P∏atnoÊci dotyczàce wk∏adu Wspólnoty dokonywane b´dà przez Komisj´ zgodnie z postanowieniami Rocznej Umowy Finansowej (Rocznych Umów Finansowych), o której mowa w art. 2 niniejszej umowy, na rachunek SAPARD prowadzony w euro oraz pod warunkiem, ˝e weryfikacje, o których mowa w art. 9 niniejszego rozdzia∏u, nie wskaza∏y na ˝adne problemy. Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy przeka˝e szczegó∏owe dane dotyczàce tego rachunku do Komisji zgodnie z formularzem D-3 w rozdziale D. 3. P∏atnoÊci zostanà przekazane do najwczeÊniejszego otwartego zobowiàzania. Zobowiàzania z bud˝etu Wspólnoty na rzecz Polski zostanà dokonane na rachunkach Komisji na podstawie decyzji Komisji autoryzujàcej podpisanie ka˝dej Rocznej Umowy Finansowej. Generalnie zobowiàzania b´dà dokonywane corocznie. Pierwsze zobowiàzanie w rachunkach Komisji na rzecz Polski zostanie dokonane po podj´ciu przez Komisj´ decyzji zezwalajàcej na podpisanie Rocznej Umowy Finansowej. Kolejne zobowiàzania b´dà dokonywane ka˝dego roku na mocy decyzji Komisji zezwalajàcej na podpisanie ka˝dej Rocznej Umowy Finansowej. Ka˝de roczne zobowiàzanie zostanie okreÊlone w Rocznej Umowie Finansowej. 4. Komisja automatycznie wycofa: (
76. a)ca∏oÊç zobowiàzania dotyczàcego ka˝dego roku, w razie niepodpisania Rocznej Umowy Finansowej do koƒca roku nast´pnego; (
77. b)ka˝dà cz´Êç zobowiàzania, która nie zosta∏a uregulowana przez p∏atnoÊç na rachunek lub dla której Komisja nie uzyska∏a wniosku o p∏atnoÊç, zawierajàcego wszystkie elementy konieczne do umo˝liwienia p∏atnoÊci przez Komisj´ zgodnie z ust. 6, do koƒca drugiego roku nast´pujàcego po roku, w którym mia∏o miejsce zobowiàzanie. Monitor Polski Nr 30 — 692 — 5. W zale˝noÊci od dost´pnych Êrodków, Komisja dokona pierwszej p∏atnoÊci zaliczkowej na rachunek SAPARD w euro. P∏atnoÊç ta, która mo˝e byç zrealizowana w wi´kszej ni˝ jedna liczbie rat, nie przekroczy 49% rocznego zobowiàzania wobec Polski, okreÊlonego w pierwszej Rocznej Umowie Finansowej. P∏atnoÊç b´dzie dokonana po przyj´ciu Programu, pod warunkiem ˝e akredytacja Agencji SAPARD by∏a przedmiotem decyzji, o której mowa w art. 3 ust. 1 niniejszego rozdzia∏u, oraz po zawarciu niniejszej umowy oraz pierwszej Rocznej Umowy Finansowej. P∏atnoÊç podlega zwrotowi w euro wraz ze wszystkimi naros∏ymi odsetkami, jeÊli ˝aden akceptowalny wniosek o p∏atnoÊç zgodny z postanowieniami art. 9 niniejszego rozdzia∏u nie zostanie otrzymany przez Komisj´ w ciàgu 18 miesi´cy od daty pierwszej raty tej p∏atnoÊci. W przypadkach, w których dokonana p∏atnoÊç zaliczkowa jest mniejsza ni˝ 49%, dopuszcza si´ przed∏o˝enie Komisji wniosku o dodatkowe p∏atnoÊci zaliczkowe w ramach tego ogólnego limitu na podstawie sumy deklaracji wydatków, wspomnianych w art. 8 ust. 1 lit. (
78. b)niniejszego rozdzia∏u, które jeszcze nie zosta∏y uregulowane. W zale˝noÊci od dost´pnoÊci Êrodków Komisja dokona dalszych p∏atnoÊci zaliczkowych, odzwierciedlajàcych te przewidywane potrzeby. Przez ca∏y czas trwania Programu Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy b´dzie korzystaç z p∏atnoÊci zaliczkowych wy∏àcznie w celu wyp∏aty wk∏adu Wspólnoty w wydatki zgodne z niniejszà umowà. Wszystkie odsetki naros∏e od p∏atnoÊci zaliczkowych b´dà wykorzystane wy∏àcznie na cele Programu. 6. P∏atnoÊci przejÊciowe, inne ni˝ p∏atnoÊci zaliczkowe, b´dà dokonywane przez Komisj´ w celu pokrycia wydatków rzeczywiÊcie wyp∏aconych w ramach Programu zgodnie z poÊwiadczeniem przez Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego, zgodnie z postanowieniami art. 9 niniejszego rozdzia∏u. Takie p∏atnoÊci b´dà obliczane oraz dokonywane na poziomie dzia∏aƒ zawartych w planie finansowym Programu. B´dà one podlegaç nast´pujàcym warunkom: (
79. a)ostatnie nale˝ne sprawozdanie na temat realizacji, zawierajàce informacje wymienione w art. 8 ust. 5 rozdzia∏u B, musi byç przekazane do Komisji; (
80. b)Êrednioterminowa ocena, o której mowa w art. 10 rozdzia∏u B, musi byç przekazana do Komisji w nale˝nym terminie; (
81. c)wydatki wed∏ug dzia∏aƒ muszà byç zgodne z Programem, w∏àcznie, w odpowiednich przypadkach, z elastycznoÊcià pomi´dzy dzia∏aniami oraz w granicach wk∏adu Wspólnoty zgodnie z zawartà Rocznà Umowà Finansowà; (
82. d)w odpowiedzi na wszelkie zalecenia, o których mowa w art. 8 ust. 3 rozdzia∏u B, podj´te musi zostaç dzia∏anie w okreÊlonym okresie, lub — Poz. 502 gdy przeznaczeniem tych zaleceƒ jest naprawa powa˝nych problemów w systemie monitoringu bàdê zarzàdzania, które utrudniajà prawid∏owy zarzàd finansami Programu — Polska musi przedstawiç powody wyjaÊniajàce, dlaczego nie podj´te zosta∏o dzia∏anie; dzia∏anie musi zostaç podj´te w odpowiedzi na ka˝de ˝àdanie Komisji podj´cia czynnoÊci korygujàcych; (
83. e)muszà zostaç uwzgl´dnione finansowe konsekwencje ka˝dej decyzji podj´tej zgodnie z postanowieniami art. 11 oraz art. 12 niniejszego rozdzia∏u; (
84. f)dostarczone zosta∏y ˝àdane przez Komisj´ informacje konieczne do wyjaÊnienia wszelkich elementów dotyczàcych wniosków o p∏atnoÊç. Polska oraz Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy zostanà natychmiast powiadomieni przez Komisj´ o ka˝dym przypadku, gdy któryÊ z tych warunków nie jest spe∏niony. Przed przyj´ciem wniosku o dokonanie p∏atnoÊci podejmà oni niezb´dne kroki w celu zaradzenia tej sytuacji. 7. Po∏àczona suma p∏atnoÊci, o których mowa w ust. 5 oraz ust. 6, które sà dokonywane w zwiàzku z Programem przed p∏atnoÊcià dokonywanà zgodnie z postanowieniami ust. 8, nie mo˝e przekroczyç 95% zobowiàzania Wspólnoty na rzecz Programu. 8. Koƒcowe saldo Programu zostanie wyp∏acone: (
85. a)je˝eli w terminie szeÊciu miesi´cy od ostatecznej daty p∏atnoÊci ustanowionej w ostatecznej Rocznej Umowie Finansowej Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy przed∏o˝y Komisji poÊwiadczone oÊwiadczenie w sprawie wydatków faktycznie poniesionych, zgodnie z postanowieniami art. 9 niniejszego rozdzia∏u; (
86. b)jeÊli ostateczne sprawozdanie dotyczàce realizacji zosta∏o przedstawione oraz zatwierdzone przez Komisj´; (
87. c)gdy zosta∏y przyj´te decyzje, o których mowa w art. 11 oraz art. 12 niniejszego rozdzia∏u. Artyku∏ 8 P∏atnoÊci ze strony Agencji SAPARD 1. Polska zapewni, aby p∏atnoÊci ze strony Agencji SAPARD dla beneficjenta by∏y: (
88. a)dokonywane w krajowych Êrodkach p∏atniczych i zapisywane w ci´˝ar rachunku SAPARD w euro. Polecenie/polecenia p∏atnoÊci dla beneficjenta/beneficjentów lub ich pe∏nomocników b´dà, zgodnie z ogólnie przyj´tà zasadà, wydawane w terminie 5 dni od daty takiego zapisania, (
89. b)oparte na deklaracjach wydatków poniesionych przez beneficjenta, potwierdzonych orygina∏ami otrzymanych faktur bàdê innymi odpowiednimi dokumentami, w przypadku gdy, zgodnie Monitor Polski Nr 30 — 693 — z Programem, pomoc finansowa nie jest funkcjà wydatków. Deklaracje te obejmà wy∏àcznie wydatki lub, w przypadku gdy pomoc finansowa nie jest funkcjà wydatków, wydarzenia, majàce miejsce nie wczeÊniej ni˝ w dniu, w którym zawarty zosta∏ kontrakt czyniàcy z osoby wyst´pujàcej z wnioskiem o p∏atnoÊç beneficjenta w ramach Programu z uwagi na dany projekt, z wyjàtkiem tych, które dotyczà wykonalnoÊci oraz zwiàzanych z nià studiów, jednak˝e w ˝adnym wypadku dotyczàcych projektów wybranych, kontraktów zawartych przez (bàdê w imieniu) Agencj´ SAPARD oraz beneficjentów, oraz wydatków poniesionych wczeÊniej ni˝ data (daty) wymienione w decyzji Komisji, o której mowa w art. 3 ust. 1 niniejszego rozdzia∏u. JeÊli orygina∏y faktur lub innych odpowiednich dokumentów, o których mowa w niniejszym podpunkcie, nie sà zatrzymywane przez Agencj´ SAPARD po ich otrzymaniu, Agencja SAPARD zapewni wykonanie kopii i podejmie czynnoÊci zapewniajàce udost´pnienie orygina∏ów dla celów audytu i kontroli. 2. Agencja SAPARD zapewni, ˝e udzia∏ Wspólnoty b´dzie realizowany równoczeÊnie z udzia∏em publicznym ze Êrodków wszystkich innych organów administracji publicznej. Jednak˝e w przypadku beneficjentów z sektora publicznego udzia∏ Wspólnoty mo˝e zostaç wniesiony póêniej ni˝ udzia∏ innych organów publicznych. W ˝adnym wypadku udzia∏ Wspólnoty nie mo˝e byç wniesiony wczeÊniej ni˝ udzia∏y organów administracji publicznej w Polsce. 3. Agencja SAPARD zapewni, ˝e ca∏kowite wydatki publiczne dokonane przez wszystkie organa administracji publicznej w Polsce dla ka˝dego dzia∏ania oraz projektu sà mo˝liwe do zidentyfikowania w Agencji SAPARD. 4. Agencja SAPARD zachowa wykazy wszystkich p∏atnoÊci, obejmujàce co najmniej nast´pujàce informacje: (
90. a)kwot´ w walucie krajowej, (
91. b)odpowiadajàcà jej kwot´ w euro. Proporcje udzia∏ów Wspólnoty oraz udzia∏u krajowego do wydatków publicznych oraz ca∏kowitych wydatków publicznych do kosztów ca∏kowitych kwalifikujàcych si´ do obj´cia zostanà okreÊlone w walucie krajowej. 5. Agencja SAPARD zapewni, ˝e wszelkie kwoty uznane przez nià za wyp∏acone niew∏aÊciwie, przekraczajàce nale˝ne sumy, stwierdzone przez nià oraz które zosta∏y w∏àczone do deklaracji wydatków zapisanych w ci´˝ar rachunku SAPARD w euro, b´dà zapisywane w terminie 5 dni na rachunku SAPARD w euro oraz potràcane z nast´pnego wniosku o p∏atnoÊç do Komisji, o którym mowa w art. 9 niniejszego rozdzia∏u. 6. Agencja SAPARD zapewni terminowe rozpatrywanie wniosków o p∏atnoÊç ze strony beneficjen- Poz. 502 tów. W przypadkach, w których okres pomi´dzy otrzymaniem dokumentacji wspierajàcej, wymaganej do dokonania p∏atnoÊci, a wydaniem polecenia p∏atnoÊci przekracza trzy miesiàce, wspó∏finansowanie przez Wspólnot´ mo˝e zostaç zmniejszone. Artyku∏ 9 Wniosek o p∏atnoÊç ze strony Wspólnoty 1. Agencja SAPARD przedstawi co kwarta∏ wnioski o p∏atnoÊç zgodnie z formularzem D-1 przedstawionym w rozdziale D, podpisanym i potwierdzonym oraz przekazanym Komisji przez Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego w imieniu Polski w ciàgu miesiàca od koƒca ka˝dego kwarta∏u. Jednak˝e dodatkowe wnioski mogà byç sk∏adane tylko w przypadkach uzasadnionych na podstawie ryzyka wyczerpania salda netto rachunku SAPARD w euro przed rozpatrzeniem nast´pnego wniosku kwartalnego. 2. Komisja sprawdzi wnioski o p∏atnoÊç, uwzgl´dniajàc postanowienia art. 7 niniejszego rozdzia∏u. 3. Wydatki deklarowane we wnioskach o p∏atnoÊç b´dà zwracane przez Komisj´ w ciàgu dwóch miesi´cy od otrzymania przez nià dopuszczalnego wniosku o p∏atnoÊç, pod warunkiem ˝e: (
92. a)weryfikacje, o których mowa w art. 7 ust. 6 oraz, w odpowiednich przypadkach, w art. 7 ust. 8 niniejszego rozdzia∏u, nie wykaza∏y ˝adnych problemów; (
93. b)nie zosta∏a podj´ta decyzja o wstrzymaniu p∏atnoÊci w odniesieniu do dzia∏ania (dzia∏aƒ) b´dàcych przedmiotem tego wniosku o p∏atnoÊç, którego to dotyczy; (
94. c)Êrodki sà dost´pne. Artyku∏ 10 Kurs wymiany walut i oprocentowanie 1. Polska zapewni, ˝e kurs zarejestrowany do celów wymiany pomi´dzy euro a walutà krajowà jest tym, który zosta∏ opublikowany dla Polski przez Centralny Bank Europejski w internecie o godzinie 14:15 czasu Êrodkowoeuropejskiego: (
95. a)w odniesieniu do p∏atnoÊci dokonywanych przez Agencj´ SAPARD — wed∏ug kursu obowiàzujàcego w przedostatnim dniu roboczym Komisji w miesiàcu poprzedzajàcym miesiàc, w ciàgu którego wydatek zosta∏ zapisany w ksi´gach rachunkowych Agencji SAPARD. W ksi´gach podaje si´ dat´ wydania polecenia p∏atnoÊci beneficjentowi lub jego pe∏nomocnikowi; (
96. b)w odniesieniu do nadp∏at dokonanych przez Agencj´ SAPARD — wed∏ug kursu obowiàzujàcego w przedostatnim dniu roboczym Komisji w miesiàcu poprzedzajàcym miesiàc, w ciàgu Monitor Polski Nr 30 — 694 — którego po raz pierwszy zosta∏y stwierdzone nadp∏aty; (
97. c)w odniesieniu do kwot ustalonych w rozliczeniu rachunków i w decyzjach dotyczàcych zgodnoÊci rozliczenia — wed∏ug kursu obowiàzujàcego w przedostatnim dniu roboczym Komisji w miesiàcu poprzedzajàcym miesiàc, w ciàgu którego decyzja zosta∏a podj´ta; (
98. d)w odniesieniu do nale˝noÊci poddanych windykacji zgodnie z art. 14.2.8 niniejszego rozdzia∏u — wed∏ug kursu obowiàzujàcego w przedostatnim dniu roboczym Komisji w miesiàcu poprzedzajàcym miesiàc, w ciàgu którego nale˝noÊç zosta∏a sp∏acona; (
99. e)w odniesieniu do sum utraconych w wyniku nieprawid∏owoÊci i odzyskanych zgodnie z art. 13 niniejszego rozdzia∏u — wed∏ug kursu obowiàzujàcego w przedostatnim dniu roboczym Komisji w miesiàcu poprzedzajàcym miesiàc, w ciàgu którego sumy te zosta∏y odzyskane; (
100. f)w odniesieniu do odsetek naros∏ych na rachunku Agencji SAPARD — w dniu, w którym odsetki zosta∏y zapisane na co najmniej miesi´cznym rachunku. W sytuacji nieopublikowania kursu dla danego dnia, stosowany jest kurs podany w ostatnim roboczym dniu publikacji. 2. W przypadku niewype∏nienia terminów okreÊlonych w decyzjach podj´tych zgodnie z postanowieniami art. 11 oraz art. 12 niniejszego rozdzia∏u, wszelkie zaleg∏e kwoty sà oprocentowane na poziomie równym wysokoÊci stopy Euribor dla wk∏adów trzymiesi´cznych, publikowanej przez Centralny Bank Europejski, plus 1,5 punktu procentowego. Ten poziom stanowi Êrednià miesi´cznà miesiàca, w którym decyzje te zosta∏y podj´te. 3. Polska zapewni, ˝e odsetki nagromadzone na rachunku SAPARD w euro b´dà wykorzystywane wy∏àcznie na rzecz Programu. Rachunki zwiàzane z funduszami SAPARD prowadzone przez Agencj´ SAPARD b´dà oprocentowane na zwyk∏ych warunkach komercyjnych. Odsetki naros∏e na tych rachunkach z tytu∏u udzia∏u finansowego Wspólnoty b´dà tak˝e wykorzystywane wy∏àcznie na Program i nie b´dà przedmiotem ˝adnych op∏at ani podatków. Ca∏oÊç odsetek z tytu∏u udzia∏u Wspólnoty b´dzie uwa˝ana za wielkoÊç dodatkowà w stosunku do kwot obejmowanych przez Roczne Umowy Finansowe oraz b´dzie traktowana jako dalszy udzia∏ finansowy Wspólnoty. Stosowne zmiany w Programie b´dà dokonywane zgodnie z art. 7 rozdzia∏u B. Artyku∏ 11 Decyzja w sprawie rozliczenia rachunków 1. Polska zapewni, ˝e Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy przed∏o˝y Komisji, najpóêniej do dnia 30 kwietnia roku nast´pujàcego po danym roku fi- Poz. 502 nansowym, roczne rachunki Agencji SAPARD wraz z informacjami, o których mowa w art. 6 ust. 1 niniejszego rozdzia∏u, dotyczàcymi Agencji SAPARD oraz Narodowego Funduszu, i odnoszàce si´ do transakcji finansowanych w ramach Programu. 2. Rachunki, o których mowa w ust. 1, zostanà przed∏o˝one na formularzu D-2 przedstawionym w rozdziale D. 3. Wydatki deklarowane w odniesieniu do danego miesiàca muszà dotyczyç dokonanych p∏atnoÊci z potràceniem wszelkich wp∏ywów. W∏aÊciwym dniem dla p∏atnoÊci b´dzie dzieƒ, w którym Agencja SAPARD wys∏a∏a polecenie dokonania p∏atnoÊci do instytucji finansowej lub beneficjenta, lub jego pe∏nomocnika. W∏aÊciwym dniem dla wp∏ywów b´dzie dzieƒ, w którym kwota zosta∏a zapisana na rachunku. Deklarowane wydatki mogà zawieraç korekty, dotyczàce danych zawartych w sprawozdaniach, dotyczàcych poprzednich miesi´cy w tym samym roku finansowym. Dla danego roku finansowego zostanà wzi´te pod uwag´ wszystkie transakcje zapisane w tym roku na rachunkach Agencji SAPARD. 4. W przypadku gdy p∏atnoÊci nale˝ne w ramach Programu obcià˝one sà przez wnioski o p∏atnoÊç, zostanà one uznane za dokonane w ca∏oÊci w rozumieniu drugiego akapitu ust. 3: — w dniu p∏atnoÊci sumy wcià˝ nale˝nej beneficjentowi, je˝eli wielkoÊç wniosku o p∏atnoÊç jest mniejsza od wielkoÊci rozliczonych wydatków, — w dniu rozliczenia wydatków, jeÊli ich wielkoÊç jest mniejsza bàdê równa wielkoÊci wniosku o p∏atnoÊç. 5. Niewykonane polecenia p∏atnoÊci oraz p∏atnoÊci zapisane w ci´˝ar rachunku, a nast´pnie ponownie zapisywane na dobro tego rachunku, zostanà przedstawione na formularzu D-2 jako potràcenia z wydatków, w miesiàcu przekazania Agencji SAPARD informacji o niedope∏nieniu wykonania lub anulowaniu. 6. Najpóêniej do dnia 30 wrzeÊnia roku nast´pujàcego po roku finansowym, którego to dotyczy, na podstawie informacji, o których mowa w ust. 1, Komisja podejmie decyzj´ w sprawie rozliczenia rachunków Agencji SAPARD (nazywanà dalej „decyzjà w sprawie rozliczenia rachunków”). Decyzja w sprawie rozliczenia rachunków obejmuje integralnoÊç, dok∏adnoÊç oraz wiarygodnoÊç przedstawionych rachunków oraz nie ma wp∏ywu na przyj´cie kolejnej decyzji w sprawie rozliczenia zgodnoÊci, zgodnie z postanowieniami art. 12 niniejszego rozdzia∏u. Decyzja w sprawie rozliczenia rachunków obejmuje równie˝ rozliczenie rachunku SAPARD w euro Monitor Polski Nr 30 — 695 — oraz kwoty do zapisania na dobro tego rachunku zgodnie z postanowieniami art. 13 ust. 2 oraz art. 14.2.8 niniejszego rozdzia∏u. 7. Komisja powiadomi Polsk´ o wynikach weryfikacji dostarczonych informacji wraz ze wszystkimi proponowanymi przez nià poprawkami najpóêniej do dnia 15 lipca nast´pujàcego po up∏ywie roku finansowego. Je˝eli z powodów, które mo˝na przypisaç Polsce, Komisja nie b´dzie w stanie rozliczyç rachunków Polski najpóêniej do dnia 30 wrzeÊnia, wówczas Komisja powiadomi Polsk´ o dalszym post´powaniu, które proponuje. 8. Kwota ustalona na mocy decyzji w sprawie rozliczenia rachunków jest dodawana do lub odejmowana od nast´pnej p∏atnoÊci (nast´pnych p∏atnoÊci) Komisji na rzecz Polski. Jednak˝e gdy kwota, która ma zostaç odj´ta, ustalona na mocy decyzji w sprawie rozliczenia rachunków, przekroczy poziom mo˝liwych nast´pnych p∏atnoÊci, Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy, w imieniu Polski, zapewni, ˝e kwota niezbilansowana zostanie zapisana na dobro Komisji w euro w ciàgu dwóch miesi´cy od przyj´cia tej decyzji. Jednak˝e Komisja mo˝e w indywidualnych przypadkach podjàç decyzj´, ˝e ka˝da kwota, która ma zostaç zapisana na jej dobro, zostanie potràcona z ci´˝aru p∏atnoÊci nale˝nych Polsce od Komisji w ramach dowolnego instrumentu Wspólnoty. Artyku∏ 12 Decyzja w sprawie rozliczenia zgodnoÊci 1. Komisja podejmie decyzj´ (nazywanà dalej „decyzjà w sprawie rozliczenia zgodnoÊci”) o wykluczeniu wydatku z wspó∏finansowania przez Wspólnot´, jeÊli stwierdzi, ˝e wydatek ten nie zosta∏ poniesiony zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy. 2. W przypadku gdy w wyniku badaƒ Komisja uzna, ˝e wydatek nie zosta∏ dokonany zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy, przed podj´ciem decyzji w sprawie rozliczenia zgodnoÊci powiadomi ona na piÊmie Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego o wynikach swoich kontroli oraz wska˝e dzia∏ania korygujàce, które muszà byç podj´te w celu doprowadzenia do zgodnoÊci w przysz∏oÊci. Takie powiadomienie mo˝e, w odpowiednich przypadkach, zawieraç odniesienia do w∏aÊciwych artyku∏ów niniejszej wieloletniej umowy finansowej, Programu, decyzji, o której mowa w art. 3 ust. 1 niniejszego rozdzia∏u, oraz Rocznej Umowy Finansowej (Rocznych Umów Finansowych). 3. Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy udzieli odpowiedzi na piÊmie w terminie dwóch miesi´cy, w konsekwencji czego Komisja mo˝e zmieniç swoje stanowisko. W usprawiedliwionych przypadkach Komisja mo˝e wyraziç zgod´ na przed∏u˝enie tego terminu udzielenia odpowiedzi. Po wygaÊni´ciu okresu na udzielenie odpowiedzi Komisja zaprosi Polsk´ do dwustronnych rozmów, podczas których obydwie strony usi∏ujà doprowa- Poz. 502 dziç do porozumienia co do dzia∏ania, które ma zostaç podj´te, oraz w sprawie oceny wagi naruszenia oraz straty finansowej na rzecz Wspólnoty. Nast´pnie, po wspomnianych rozmowach oraz ka˝dym terminie ostatecznym ustalonym po tych rozmowach przez Komisj´ w sprawie dostarczenia dalszych informacji lub w przypadku, gdy Polska nie przyjmie zaproszenia na spotkanie przed terminem ostatecznym ustalonym przez Komisj´, po up∏ywie tego terminu ostatecznego Komisja formalnie przeka˝e Polsce swoje wnioski. W przypadku gdy porozumienie nie zostanie osiàgni´te, Krajowy Urz´dnik Zatwierdzajàcy mo˝e w imieniu Polski zwróciç si´ o wszcz´cie procedury przewidzianej w pozycji 9 rozdzia∏u F, majàc na uwadze przeprowadzenie mediacji pomi´dzy odpowiednimi stanowiskami w okresie czterech miesi´cy. Wyniki tej procedury zostanà wymienione w sprawozdaniu sporzàdzonym przez Organ Pojednawczy, z uwzgl´dnieniem postanowieƒ pozycji 9 rozdzia∏u F. Sprawozdanie zostanie przes∏ane do Komisji i zbadane przez nià, przed podj´ciem decyzji w sprawie rozliczenia zgodnoÊci. 4. Komisja przeprowadzi ocen´ kwot przeznaczonych do wy∏àczenia, uwzgl´dniajàc przede wszystkim stopieƒ ujawnionej niezgodnoÊci. Komisja uwzgl´dni charakter oraz wag´ naruszenia oraz wielkoÊç niebezpieczeƒstwa straty finansowej na rzecz Wspólnoty. 5. Odmowa finansowania nie mo˝e obejmowaç wydatku na dzia∏anie, w odniesieniu do którego ostateczna p∏atnoÊç mia∏a miejsce przed dwudziestoczteromiesi´cznym okresem poprzedzajàcym pisemne zawiadomienie wystosowane przez Komisj´ do Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego w sprawie wyników kontroli, o których mowa w ust. 2. Nie stosuje si´ to do konsekwencji finansowych dotyczàcych nieprawid∏owoÊci omówionych w art. 13 niniejszego rozdzia∏u. W razie gdy teksty w j´zyku angielskim, konieczne do wykonania tych kontroli, nie b´dà dost´pne, okres ten zostanie przed∏u˝ony o czas up∏ywajàcy pomi´dzy wystosowanym przez Komisj´ ˝àdaniem dokumentów w j´zyku angielskim a ich otrzymaniem. 6. W przypadkach gdy kontrole nie zosta∏y w sposób poprawny ustanowione lub wykonane przez Agencj´ SAPARD, zastosowana mo˝e zostaç korekta finansowa, mogàca obejmowaç stosowanie korekt o jednolitej stawce, której poziom b´dzie proporcjonalny do wielkoÊci niebezpieczeƒstwa straty finansowej ponoszonej przez Wspólnot´. 7. Powiadomienie o kwocie do odzyskania zgodnie z decyzjà w sprawie rozliczenia zgodnoÊci b´dzie przekazywane Krajowemu Urz´dnikowi Zatwierdzajàcemu, który w imieniu Polski zapewni przekazanie tej kwoty na rachunek SAPARD w euro w ciàgu dwóch miesi´cy po podj´ciu decyzji w sprawie rozliczenia zgodnoÊci oraz odpisanie jej od nast´pnego wniosku o p∏atnoÊç przedstawianego Komisji. Jednak˝e Komisja mo˝e, w indywidualnych przypad- Monitor Polski Nr 30 — 696 — Poz. 502 kach, podjàç decyzj´, ˝e ka˝da kwota, która ma zostaç zapisana na jej dobro, zostanie potràcona z ci´˝aru p∏atnoÊci nale˝nych Polsce od Komisji w ramach dowolnego instrumentu Wspólnoty. 5. Na ˝yczenie Komisji oraz za zgodà Polski dopuszcza si´, aby kontrole oraz badania dotyczàce transakcji, o których mowa w niniejszej umowie, by∏y przeprowadzane przez w∏adze Polski. 8. Kwota, która ma zostaç poddana windykacji zgodnie z decyzjà w sprawie rozliczenia zgodnoÊci, nie podlega realokacji na rzecz Programu. Urz´dnicy Komisji mogà równie˝ braç udzia∏ w tych kontrolach oraz badaniach. Artyku∏ 13 Przepisy dotyczàce dokumentacji i kontroli 1. Polska bez naruszenia postanowieƒ niniejszej umowy, zgodnie z przepisami krajowymi ustanowionymi na mocy prawa, regulacji lub dzia∏aƒ administracyjnych, podejmie dzia∏ania konieczne do: (
101. a)upewnienia si´ co do tego, ˝e finansowane transakcje sà rzeczywiÊcie przeprowadzane oraz wykonywane w sposób prawid∏owy; 6. Nie naruszajàc postanowieƒ ust. 1—5, Polska zastosuje postanowienia pozycji 4—7 rozdzia∏u F dotyczàce nieprawid∏owoÊci oraz organizacji systemu informacji w tej dziedzinie. Artyku∏ 14 Funkcje i kryteria akredytacji Agencji SAPARD Polska zapewni wykonanie SAPARD tego, co nast´puje: przez Agencj´ 1. Funkcje (
102. b)zapobie˝enia oraz naprawy nieprawid∏owoÊci; (
103. c)windykacji sum utraconych w wyniku nieprawid∏owoÊci lub zaniedbania. Polska powiadomi Komisj´ o dzia∏aniach podj´tych w tych celach, a w szczególnoÊci o stanie procedur administracyjnych oraz sàdowych. 2. Sumy zwrócone, zgodnie z tym, co powiedziane jest w ust. 1 lit. (c), zwiàzane z udzia∏em Wspólnoty, zostanà wyp∏acone na rzecz akredytowanej Agencji SAPARD oraz odpisane przez nià od wydatków finansowanych przez Program. 3. Polska udost´pni Komisji wszystkie informacje wymagane do prawid∏owego funkcjonowania Programu oraz podejmie wszelkie odpowiednie dzia∏ania w celu u∏atwienia nadzoru uznanego przez Komisj´ za konieczny w ramach zarzàdzania finansowaniem Wspólnoty, w∏àcznie z kontrolami przeprowadzanymi na miejscu. 4. Autoryzowani przedstawiciele wyznaczeni przez Komisj´ do przeprowadzania kontroli na miejscu b´dà mieli dost´p do ksiàg oraz wszystkich pozosta∏ych dokumentów, w∏àcznie z informacjami utworzonymi lub przechowywanymi w formie elektronicznego zapisu, dotyczàcych wydatków finansowanych przez Program. W szczególnoÊci mogà oni kontrolowaç: (
104. a)czy praktyki administracyjne sà zgodne z niniejszà umowà; (
105. b)czy istniejà wymagane dokumenty wspierajàce oraz czy sà zgodne z transakcjami finansowanymi przez Program; (
106. c)warunki, zgodnie z którymi przeprowadzane sà oraz kontrolowane transakcje finansowane przez Program. Komisja przeka˝e Polsce we w∏aÊciwym trybie zawiadomienie przed przeprowadzeniem kontroli. Urz´dnicy Polski mogà uczestniczyç w kontroli. 1.1. Zezwalanie na zobowiàzania i p∏atnoÊci: celem tej funkcji jest ustalenie sumy, która zostanie wyp∏acona wnioskujàcemu lub jego pe∏nomocnikowi (pe∏nomocnikom) zgodnie z niniejszà umowà, w szczególnoÊci z postanowieniami dotyczàcymi dopuszczalnoÊci wniosków do zatwierdzenia, wniosków o p∏atnoÊç, zgodnoÊci z podj´tymi zobowiàzaniami dotyczàcymi zatwierdzeƒ projektów, z procedurami przetargowymi i kontraktowymi i weryfikacji wykonywanych robót lub dostarczanych us∏ug. 1.2. Dokonywanie p∏atnoÊci: celem tej funkcji jest wydawanie polecenia bankowi Agencji lub w odpowiednich przypadkach rzàdowemu urz´dowi p∏atniczemu wyp∏acenia sumy, która uzyska∏a zezwolenie, na rzecz wnioskujàcego lub jego pe∏nomocnika (pe∏nomocników). 1.3. Ksi´gowanie zobowiàzaƒ i p∏atnoÊci: celem tej funkcji jest rejestracja wydatku w oddzielnych ksi´gach rachunkowych Agencji SAPARD, które zwykle b´dà mia∏y form´ elektronicznego systemu przetwarzania danych, oraz przygotowywanie okresowych zestawieƒ wydatków, w∏àcznie z miesi´cznymi i rocznymi deklaracjami kierowanymi do Komisji. Ksi´gi rachunkowe b´dà tak˝e rejestrowaç szczegó∏y dotyczàce d∏ugów pozostajàcych do Êciàgni´cia. 1.4. Kontrola: celem tej funkcji jest sprawdzenie faktów, na których opierajà si´ wnioski i wnioski o p∏atnoÊç w celu zbadania ich zgodnoÊci z postanowieniami niniejszej umowy i warunkami zobowiàzania wià˝àcego Agencj´ SAPARD i beneficjenta. Kontrole obejmà w odpowiednich przypadkach wybór wst´pnych projektów, ponowny pomiar, sprawdzanie iloÊci i jakoÊci dostarczonych towarów lub us∏ug, analiz´ lub kontrol´ wyrywkowà, weryfikacje przed dokonaniem p∏atnoÊci i wszelkie specjalne postanowienia, o których mowa w postanowieniach umowy finansowej w odniesieniu do dopuszczalnoÊci wydatków. W celu ustalenia dopuszczalnoÊci kontrole Monitor Polski Nr 30 — 697 — obejmà, w odpowiednich przypadkach, badania natury technicznej, które mogà polegaç na ocenach finansowych i weryfikacjach o charakterze rolniczym, technicznym lub naukowym. 1.5. SprawozdawczoÊç: celem tej funkcji jest zapewnienie, aby poszczególnymi projektami i dzia∏aniami zarzàdzano w sposób zapewniajàcy ich rzeczywiste i efektywne wdra˝anie. 2. Kryteria 2.1. Struktura administracyjna Agencji SAPARD winna zapewniaç rozdzielenie trzech funkcji — zezwalania, wykonywania oraz ksi´gowania. Ka˝da z tych funkcji winna nale˝eç do zadaƒ oddzielnej jednostki administracyjnej, której zadania zostanà okreÊlone w schemacie organizacyjnym. 2.2. Agencja SAPARD przyjmie nast´pujàce procedury lub procedury dostarczajàce równowa˝nych gwarancji: 2.2.1. Agencja ustali na piÊmie szczegó∏owe procedury dotyczàce przyjmowania, rejestracji i przetwarzania wniosków o zatwierdzenie projektów, wniosków o p∏atnoÊç, faktur oraz dokumentów wspierajàcych i sprawozdaƒ z kontroli obejmujàcych opis wszystkich dokumentów, którymi nale˝y si´ pos∏ugiwaç. Procedury te zapewnià rozpatrywanie wy∏àcznie tych wniosków o p∏atnoÊç lub wybranych projektów, które spe∏niajà kryteria wyboru projektu, oraz zachowywanie dokumentacji projektu w ramach ca∏oÊci odpowiedniej dokumentacji dla celów audytu. 2.2.2. Podzia∏ obowiàzków b´dzie przeprowadzony w taki sposób, aby ˝aden urz´dnik nie odpowiada∏ za wi´cej ni˝ jedno z zadaƒ: zatwierdzania projektów, zezwalania na p∏atnoÊç, wyp∏acania lub ksi´gowania sum. Praca ka˝dego urz´dnika wykonujàcego jedno z tych zadaƒ powinna byç nadzorowana przez drugiego urz´dnika. Zadania ka˝dego urz´dnika powinny byç okreÊlone na piÊmie, a z uwagi na zakres jego uprawnieƒ powinny byç wyznaczone limity finansowe. Prowadzone b´dà odpowiednie szkolenia pracowników, a pracownicy na „wra˝liwych” stanowiskach powinni sprawowaç swoje funkcje w systemie rotacyjnym albo byç poddani wzmocnionemu nadzorowi. 2.2.3. Ka˝dy urz´dnik odpowiedzialny za pozwolenie na p∏atnoÊci b´dzie mia∏ do swojej dyspozycji szczegó∏owà list´ weryfikacji, które jest obowiàzany przeprowadziç, i poÊwiadczy to w dokumentach za∏àczonych do wniosku, ˝e weryfikacje te zosta∏y przeprowadzone. PoÊwiadczenie to mo˝e byç dokonane w formie elektronicznej, pod warunkiem spe∏nienia wymogów kontroli, o których jest mowa w ust. 2.2.6. Dostarczony b´dzie dowód weryfikacji wykonanej pracy przez pracownika na wy˝szym stanowisku. Analiza, ocena i zatwierdzenie projektów powinny byç przedstawione na piÊmie. Analiza projektu po- Poz. 502 winna byç wykonywana wed∏ug zasad dobrego i skutecznego zarzàdzania finansowego. 2.2.4. Wniosek o zatwierdzenie lub o p∏atnoÊç uzyskuje zezwolenie dopiero po przeprowadzeniu wystarczajàcych kontroli w celu sprawdzenia, czy jest on zgodny z zasadami niniejszej umowy. Kontrole te sk∏adajà si´ z kontroli przeprowadzanych w ramach zasad kierujàcych poszczególnym dzia∏aniem, w ramach którego wnioskuje si´ o pomoc finansowà, oraz tych, które wymagane sà dla celów zapobiegania i wykrywania nadu˝yç i nieprawid∏owoÊci, szczególnie w odniesieniu do wskazanych zagro˝eƒ. W ramach funkcji zezwalania wnioski podlegajà kontroli stwierdzajàcej ich zgodnoÊç z ogólnymi wymaganiami, zdolnoÊcià do korzystania z pomocy, kompletnoÊcià dokumentacji, poprawnoÊcià dokumentów za∏àczonych, datà otrzymania itd. Wszystkie kontrole, które nale˝y przeprowadziç, b´dà wyszczególnione na liÊcie kontrolnej, a ich przeprowadzenie zostanie poÊwiadczone w odniesieniu do ka˝dego wniosku o zatwierdzenie, wniosku o p∏atnoÊç lub dla ka˝dej partii wniosków o p∏atnoÊç. W odniesieniu do dostarczonych us∏ug lub towarów kontrola b´dzie polegaç na: — kontroli dokumentów: w celu zapewnienia zgodnoÊci danych dotyczàcych iloÊci, jakoÊci i ceny towarów lub us∏ug zawartych na fakturze z danymi zawartymi w zamówieniu; — kontroli materialnej: w celu zapewnienia zgodnoÊci iloÊci i jakoÊci towarów lub us∏ug z iloÊcià oraz jakoÊcià, które sà wskazane na fakturze lub w formularzu wniosku o p∏atnoÊç. Ta kontrola us∏ug oraz towarów mo˝e byç równie˝ wykonywana w sposób ciàg∏y podczas dostarczania, tj. gdy dokonywane sà p∏atnoÊci wst´pne lub poÊrednie. 2.2.5. Procedury zapewnià, ˝e dokonywanie p∏atnoÊci odbywa si´ wy∏àcznie na rzecz wnioskujàcego, na jego rachunek bankowy lub jego pe∏nomocnika. P∏atnoÊci dokonywane sà poprzez bank Agencji lub, w odpowiednich przypadkach, przez rzàdowe biuro p∏atnicze, lub przes∏anym czekiem, jako ogólna zasada, w ciàgu 5 dni od daty obcià˝enia rachunku bankowego SAPARD. Wszystkie p∏atnoÊci, wobec których niezrealizowane sà przelewy, zostanà zapisane ponownie w dobro rachunku SAPARD w euro, w terminie 5 dni od dnia zawiadomienia o niezrealizowaniu tych przelewów. Kwoty wynikajàce z czeków niezainkasowanych w terminie ich wa˝noÊci zostanà zapisane w dobro rachunku SAPARD w euro w terminie 5 dni od dnia zawiadomienia o ich niezrealizowaniu. Nie mogà mieç miejsca ˝adne p∏atnoÊci gotówkowe. Zatwierdzenie przez urz´dnika zezwalajàcego Monitor Polski Nr 30 — 698 — oraz zwierzchnika mo˝e odbywaç si´ przy u˝yciu Êrodków elektronicznych, pod warunkiem ˝e istnieje w∏aÊciwy poziom bezpieczeƒstwa i ˝e to˝samoÊç osoby podpisujàcej jest zarejestrowana elektronicznie. 2.2.6. W przypadku przetwarzania wniosków lub faktur przy u˝yciu systemu informatycznego dost´p do tego systemu b´dzie chroniony i kontrolowany w nast´pujàcy sposób: (
107. a)wszystkie informacje wprowadzane do systemu b´dà odpowiednio zatwierdzane w celu zapewnienia wykrywania i korygowania b∏´dów zapisu oraz poddane kontrolom logicznym w celu wykrycia niespójnych lub nietypowych danych, (
108. b)wszelkie dane mogà byç wprowadzane, zmieniane lub zatwierdzane wy∏àcznie przez upowa˝nionych urz´dników, którym przydzielono indywidualne has∏a, (
109. c)to˝samoÊç ka˝dego urz´dnika wprowadzajàcego, zmieniajàcego lub zatwierdzajàcego dane lub programy b´dzie rejestrowana w rejestrze operacji, (
110. d)has∏a b´dà regularnie zmieniane w celu unikni´cia niew∏aÊciwego u˝ycia, (
111. e)zmiany sprz´tu komputerowego oraz oprogramowania b´dà poddawane testom oraz zatwierdzeniu przed ich wprowadzeniem, tj. poddane procedurze zmiany zarzàdzania, (
112. f)systemy informatyczne b´dà chronione przed niedozwolonym dost´pem poprzez kontrole fizyczne, a dane b´dà zapisywane na kopiach przechowywanych w oddzielnym, chronionym miejscu, (
113. g)wprowadzanie wszystkich danych b´dzie podlegaç sprawdzaniu poprzez kontrole logiczne majàce na celu wykrywanie danych niespójnych lub nietypowych. Utworzona zostanie ogólna strategia zabezpieczenia technologii informatycznej na bazie zatwierdzonej strategii dotyczàcej technologii informacji i komunikacji, w celu zapewnienia poufnoÊci, integralnoÊci oraz dost´pu do wszelkich danych. 2.2.7. Procedury zapewnià, aby zmiany stawek lub warunków by∏y zapisywane, a instrukcje, bazy danych i listy kontrolne uaktualniane w odpowiednim czasie. 2.3. Ca∏oÊç lub cz´Êç funkcji zezwalania i kontroli mo˝e byç przekazana innym organizacjom, jeÊli spe∏nione sà nast´pujàce warunki: 2.3.1. OdpowiedzialnoÊç i obowiàzki innych organizacji, w szczególnoÊci w zakresie kontroli i weryfikacji zgodnoÊci z zasadami umowy finansowej zostanà jasno okreÊlone. 2.3.2. Organizacje te b´dà posiada∏y skuteczne systemy zapewniajàce wype∏nianie przez nie ich zadaƒ w zadowalajàcy sposób. Poz. 502 2.3.3. Organizacje potwierdzà Agencji faktyczne wype∏nianie przez nie ich zadaƒ i opiszà u˝yte w tym celu Êrodki. 2.3.4. Agencja SAPARD b´dzie systematycznie i terminowo informowana o wynikach przeprowadzanych kontroli, tak aby stosownoÊç kontroli mog∏a zawsze byç brana pod uwag´ przed zezwoleniem dotyczàcym wniosku o p∏atnoÊç lub zap∏aceniem faktury. Wykonane prace b´dà szczegó∏owo opisywane w sprawozdaniu towarzyszàcym ka˝demu wnioskowi o zatwierdzenie lub o p∏atnoÊç bàdê w partii wniosków o zatwierdzenie lub o p∏atnoÊç lub w odpowiednich przypadkach w sprawozdaniu rocznym. Sprawozdaniu powinno towarzyszyç zaÊwiadczenie dotyczàce dopuszczenia zatwierdzonych wniosków o zdolnoÊci do korzystania z pomocy lub o p∏atnoÊci oraz rodzaju, zakresu i limitów wykonanych prac. Sprawozdanie okreÊli przeprowadzone kontrole fizyczne i administracyjne, opisze zastosowanà metod´, przedstawi wyniki wszystkich inspekcji i dzia∏aƒ podj´tych wobec niezgodnoÊci i nieprawid∏owoÊci. Dokumenty dowodowe przedk∏adane Agencji powinny byç wyczerpujàce, aby udokumentowaç, ˝e wykonane zosta∏y wszystkie wymagane kontrole dopuszczalnoÊci wniosków w sprawie przyznania pomocy lub faktur, które uzyska∏y zezwolenie na p∏atnoÊç. 2.3.5. Agencja SAPARD musi przed zatwierdzeniem projektu oraz przed przyznaniem pomocy finansowej upewniç si´, ˝e inne organizacje dzia∏a∏y wed∏ug procedur zgodnych z kryteriami okreÊlonymi w niniejszym za∏àczniku. 2.3.6. Kryteria oceny wniosków i ich pierwszeƒstwo powinny byç wyraênie okreÊlone i udokumentowane. 2.3.7. JeÊli dokumenty dotyczàce wniosków, które uzyska∏y zezwolenie, wydatków obj´tych zobowiàzaniem i przeprowadzonych kontroli, jak równie˝ te, które dotyczà niewybranych projektów, znajdujà si´ w posiadaniu innych organizacji, zarówno te organizacje, jak i Agencja wprowadzà procedury zapewniajàce, ˝e miejsce, w którym znajdujà si´ wszystkie dokumenty dotyczàce poszczególnych p∏atnoÊci dokonanych przez Agencj´, jest zarejestrowane i ˝e dokumenty te b´dà udost´pnione na potrzeby kontroli w biurach Agencji na ˝àdanie osób lub organów zwykle uprawnionych do kontroli takich dokumentów, a mianowicie: (
114. i)pracowników Agencji zajmujàcych si´ wnioskami, (
115. ii)s∏u˝b audytu wewn´trznego Agencji, (iii) Organu Certyfikujàcego, który poÊwiadcza roczne deklaracje Agencji, (
116. iv)upowa˝nionych urz´dników lub przedstawicieli Komisji Europejskiej. 2.3.8. Pomi´dzy Agencjà SAPARD a organizacjami, którym przekazano funkcje Agencji SAPARD, b´dà zawarte pisemne umowy. Umowy te wyraênie Monitor Polski Nr 30 — 699 — okreÊlà zadania, które majà byç wykonywane przez upowa˝nionà organizacj´, oraz rodzaj dokumentów za∏àczonych i sprawozdaƒ, które nale˝y przesy∏aç do Agencji SAPARD w okreÊlonych terminach. Ogólny system w∏àcznie z przekazanymi zadaniami wykonywanymi przez upowa˝nione organizacje zostanie przedstawiony w schemacie organizacyjnym. Umowa zapewni urz´dnikom Komisji Europejskiej i Trybuna∏u Obrachunkowego dost´p do informacji znajdujàcych si´ w posiadaniu organizacji do tego upowa˝nionych i prowadzenie przez nich badaƒ dotyczàcych wniosków w∏àcznie z kontrolà projektów i osób uzyskujàcych pomoc. 2.4. Procedury ksi´gowe zapewnià kompletnoÊç, dok∏adnoÊç i terminowoÊç deklaracji wydatków kierowanych do Komisji oraz wykrywanie i korygowanie wszelkich b∏´dów i przeoczeƒ, w szczególnoÊci poprzez kontrole i uzgadnianie rachunków w przedzia∏ach czasowych nie d∏u˝szych ni˝ trzy miesiàce. Nale˝y zapewniç pe∏ny audyt ka˝dej pozycji. Procedury ksi´gowe Agencji p∏atniczej zapewnià mo˝liwoÊç sporzàdzania w ramach systemu rachunkowoÊci zestawieƒ ca∏kowitych kosztów wydatków, które sà przedmiotem zobowiàzania, p∏atnoÊci cz´Êciowych i p∏atnoÊci bilansu dla ka˝dego biura regionalnego, dla ka˝dego projektu, kontraktu lub Êrodka dzia∏ania. Ustalone zostanà terminy uchylania zobowiàzaƒ w przypadkach, w których prace nie zosta∏y zakoƒczone w uzgodnionym czasie. Takie uchylenia b´dà odpowiednio rejestrowane w systemie rachunkowoÊci. 2.5. Agencja SAPARD zapewni funkcjonowanie audytu wewn´trznego bàdê równorz´dnej s∏u˝by w celu zapewnienia efektywnego dzia∏ania systemu kontroli wewn´trznej w Agencji; s∏u˝ba audytu wewn´trznego powinna byç niezale˝na od innych wydzia∏ów Agencji oraz podlegaç bezpoÊrednio kierownictwu Agencji. S∏u˝ba audytu wewn´trznego sprawdzi, czy procedury przyj´te przez Agencj´ sà odpowiednie dla zapewnienia zgodnoÊci z niniejszà umowà oraz dok∏adnoÊci, kompletnoÊci i terminowoÊci rachunków. Weryfikacja mo˝e ograniczyç si´ do wybranych dzia∏aƒ, dzia∏aƒ wtórnych oraz transakcji, pod warunkiem ˝e plan audytu zapewni obj´cie nià w okresie nieprzekraczajàcym pi´ciu lat wszystkich wa˝nych obszarów, w∏àcznie z wydzia∏ami oraz organami odpowiedzialnymi za zezwalanie, oraz wydzia∏ami i organami, którym przekazano zadania. Prace s∏u˝by audytu wewn´trznego b´dà realizowane zgodnie z mi´dzynarodowymi standardami audytu, b´dà rejestrowane w dokumentacji roboczej i b´dà prowadzi∏y do sporzàdzenia sprawozdaƒ i zaleceƒ kierowanych do kierownictwa Agencji. Plany audytu i sprawozdania b´dà udost´pniane Organowi Certyfikujàcemu i urz´dnikom oraz przedstawicielom Unii Europejskiej upowa˝nionym do przeprowadzania audytów finansowych, jak równie˝ do oceny efektywnoÊci funkcji audytu wewn´trznego. 2.6. Zasady w zakresie zamówieƒ publicznych us∏ug, robót lub dostaw w Polsce powinny byç spój- Poz. 502 ne z zasadami okreÊlonymi w instrukcji Komisji zatytu∏owanej „Kontrakty na us∏ugi, roboty i dostawy zawierane w ramach wspó∏pracy Wspólnoty z krajami trzecimi”4. Jednak˝e zawarty w niej warunek dotyczàcy uprzedniego zatwierdzenia przez Komisj´ nie b´dzie stosowany. 2.7. W przypadku zamówieƒ publicznych innych ni˝ te, które przewidziane sà w punkcie 2.6, nast´pujàce powinny pochodziç ze Wspólnoty bàdê z krajów, o których mowa w pozycji 8 rozdzia∏u F: (
117. i)us∏ugi, prace, maszyny oraz dostawy, (
118. ii)dostawy i wyposa˝enie zakupione przez kontrahenta w ramach kontraktów dotyczàcych prac lub us∏ug, jeÊli dostawy lub wyposa˝enie sà przeznaczone do pozostania w∏asnoÊcià projektu po zakoƒczeniu realizacji kontraktu. 2.8. Z uwagi na Program Agencja wprowadzi system uznawania wszelkich nale˝nych kwot i rejestracji w ksi´dze d∏u˝ników wszystkich takich nale˝noÊci, w∏àcznie z nieprawid∏owoÊciami, przed ich odzyskaniem. Ksi´ga d∏u˝ników b´dzie podlegaç regularnej kontroli w celu podj´cia dzia∏aƒ egzekwujàcych zaleg∏e nale˝noÊci, w szczególnoÊci w przypadku zatwierdzonych gwarancji i zwróconych p∏atnoÊci. Z zastrze˝eniem postanowieƒ art. 8 ust. 5 niniejszego rozdzia∏u i przepisów krajowych dotyczàcych dochodzenia nale˝noÊci, wszelki wk∏ad finansowy obcià˝ajàcy Wspólnot´ w odniesieniu do tych sum, w∏àcznie z nieprawid∏owoÊciami, zostanie wykreÊlony w koƒcu drugiego roku nast´pujàcego od dnia jego wpisu do ksi´gi d∏u˝ników i odpisany od nast´pnego wniosku o p∏atnoÊç, zgodnie z art. 9 niniejszego rozdzia∏u. Wszelkie odsetki Êciàgni´te przez Agencj´ SAPARD z tytu∏u udzia∏u finansowego Wspólnoty w odniesieniu do sp∏aconych nale˝noÊci zostanà zapisane na rachunku Agencji SAPARD i wykorzystane wy∏àcznie w ramach Programu. Agencja SAPARD zapewni, ˝e wszelkie odzyskane kwoty zostanà zapisane na dobro rachunku SAPARD w euro w terminie 5 dni od dnia ich odzyskania. 2.9. Agencja SAPARD rozpowszechni informacje o dost´pnoÊci wsparcia finansowego, wskazujàc na wspó∏finansowanie przez Wspólnot´ wÊród wszystkich potencjalnie zarzàdzajàcych projektami oraz wykonawców projektów, tak aby uzyskaç mo˝liwoÊç jak najszerszego wyboru potencjalnie zarzàdzajàcych projektami oraz wykonawców projektów. Standardowe formularze wniosków z jasnymi instrukcjami dotyczàcymi ich wype∏niania i warunkami dopuszczalnoÊci b´dà sporzàdzone przed rozpocz´ciem programu. Na potencjalnych beneficjentów oraz na zwyk∏ych beneficjentów nie b´dà nak∏adane ˝adne op∏aty za udzielanie informacji, w∏àcznie z op∏atami za formularze wniosków odnoszàcych si´ do Programu. Niniejszy przepis nie narusza stosowania op∏at pobieranych ogólnie w pozosta∏ych dziedzinach gospodarki. ————— 4 SEC 1999 1801/2 na http://europa.eu.int/comm/scr/ tender/usedoc/index_en.htm Monitor Polski Nr 30 — 700 — Poz. 502 2.10. Agencja SAPARD rozpatrzy w okreÊlonym terminie wnioski sk∏adane przez beneficjentów. dania te zostanà udost´pnione na ˝àdanie Organu Zarzàdzajàcego, Komitetu Monitorujàcego oraz Komisji. 2.11. Agencja SAPARD wprowadzi odpowiedni system monitorowania w celu oceny post´pów ka˝dego projektu i dzia∏ania na podstawie wczeÊniej okreÊlonych wskaêników. W razie potrzeby wskaêniki te poddane zostanà przeglàdowi i zatwierdzeniu przez Komitet Monitorujàcy. Artyku∏ 15 Prowadzenie rejestrów 2.12. W razie powstania opóênieƒ w osiàganiu wczeÊniej okreÊlonych celów powinny byç podejmowane odpowiednie dzia∏ania, w odpowiednich przypadkach, w∏àcznie z wycofaniem zatwierdzenia projektu. Prowadzone b´dà rejestry wszystkich podj´tych dzia∏aƒ. Agencja SAPARD oraz Narodowy Fundusz b´dà przechowywaç do dyspozycji Komisji wszystkie dokumenty, w∏àcznie z tymi, które dotyczà niewybranych projektów, do wygaÊni´cia 24–miesi´cznego okresu, o którym mowa w art. 12 ust. 5 niniejszego rozdzia∏u. Jednak˝e w odniesieniu do nieprawid∏owoÊci, o których mowa w art. 12 ust. 5 oraz art. 13, dokumenty pozostanà do dyspozycji Komisji do zakoƒczenia wszystkich prac uzupe∏niajàcych. 2.13. Odpowiedni system informacji o zarzàdzaniu powinien byç wykorzystywany do szybkiego sporzàdzania w∏aÊciwych sprawozdaƒ dotyczàcych monitorowania projektów i Êrodków dzia∏ania. Sprawoz- Agencja oraz Narodowy Fundusz zapewnià, ˝e w sytuacji, w której nie przechowujà one dokumentów samodzielnie, dokumenty b´dà przechowywane do dyspozycji Komisji przez wspomniany okres. ROZDZIA¸ B ZARZÑDZANIE, MONITOROWANIE ORAZ OCENA PROGRAMU Artyku∏ 1 (
119. b)partnerami gospodarczymi oraz spo∏ecznymi, Zakres (
120. c)wszelkimi pozosta∏ymi w∏aÊciwymi organami. Niniejszy rozdzia∏ okreÊla przepisy dotyczàce zarzàdzania, monitorowania oraz oceny Programu. Polska zapewni stosowanie tych przepisów. 2. Wspó∏praca b´dzie prowadzona z zachowaniem ca∏kowitej zgodnoÊci z zakresem uprawnieƒ instytucjonalnych, prawnych oraz finansowych w∏adz i instytucji wyznaczonych do tego celu, zgodnie z ust. 1. Artyku∏ 2 Definicje W rozumieniu niniejszej umowy:
121. a)„priorytet” oznacza jednà z podstawowych potrzeb uznanà za wymagajàcà udzielenia pomocy w celu osiàgni´cia celów strategii przyj´tej w ramach Programu;
122. b)„dzia∏anie wtórne” oznacza sk∏adnik dzia∏ania mogàcy byç tak˝e przedmiotem specyficznych celów; Podczas wyznaczania najbardziej reprezentatywnych partnerów na szczeblu krajowym, regionalnym, lokalnym oraz innym, Polska, zgodnie z krajowymi zasadami oraz praktykà, zapewni szerokie oraz efektywne zaanga˝owanie wszystkich w∏aÊciwych instytucji oraz organów, uwzgl´dniajàc przy tym potrzeb´ promowania równoÊci kobiet i m´˝czyzn oraz harmonijnego rozwoju poprzez w∏àczanie norm dotyczàcych ochrony Êrodowiska.
123. c)„Organ Zarzàdzajàcy” oznacza publicznà bàdê prywatnà instytucj´ lub organ, lub jednostk´, lub wydzia∏ wyznaczony przez Polsk´, który mo˝e lub nie mo˝e znajdowaç si´ w ramach Agencji SAPARD, majàcà za zadanie gromadzenie informacji na temat monitorowania oraz oceny Programu, a tak˝e przekazywanie tych informacji do Komitetu Monitorujàcego oraz do Komisji. Wszystkie wyznaczone strony, nazywane dalej „partnerami”, b´dà dà˝yç do osiàgni´cia celów Programu. Artyku∏ 3 Artyku∏ 4 Partnerstwo Kwalifikowanie wydatków 1. Program b´dzie realizowany w Êcis∏ej wspó∏pracy pomi´dzy Komisjà a Polskà, wraz z w∏adzami oraz organami wyznaczonymi przez Polsk´, a mianowicie: 1. Wydatek kwalifikuje si´ do wspó∏finansowania przez Wspólnot´, je˝eli jest on zgodny z niniejszà umowà; korzystanie z pomocy w ramach SAPARD odbywa si´ równie˝ zgodnie z zasadami nale˝ytego zarzàdzania finansami oraz przede wszystkim z ekonomià i op∏acalnoÊcià. (
124. a)wszystkimi w∏aÊciwymi instytucjami regionalnymi i lokalnymi oraz innymi kompetentnymi w∏adzami publicznymi, 3. Partnerstwo obejmuje finansowanie, realizacj´, monitorowanie oraz ocen´ Programu. Polska zapewni zaanga˝owanie w∏aÊciwych partnerów na czas trwania Programu. Monitor Polski Nr 30 — 701 — OdnoÊnie do kwalifikowania wydatków stosowane sà zasady dotyczàce poszczególnych Êrodków dzia∏ania zaproponowane przez Polsk´, zgodnie z procedurami i podr´cznikiem okreÊlajàcym zasady dzia∏ania. Komisja informuje Polsk´ o przyj´ciu bàdê w innym przypadku o proponowanych zasadach dzia∏ania, w terminie trzech miesi´cy od dnia ich otrzymania, jednak˝e nie póêniej ni˝ w terminie uchwalenia decyzji Komisji w sprawie udzielenia prawa do zarzàdzania pomocà, o której mowa w art. 3 ust. 1 rozdzia∏u A, i z mo˝liwoÊcià zastrze˝enia tej decyzji. 2. O ile Komisja nie uchwali∏a w tej sprawie kategorycznej i wyraênej decyzji, nast´pujàce wydatki nie b´dà kwalifikowa∏y si´ do wspó∏finansowania przez Wspólnot´ w ramach programu:
125. a)zakup, wynajem lub leasing gruntów oraz istniejàcych zabudowaƒ, bez wzgl´du na to, czy leasing prowadzi do przeniesienia w∏asnoÊci na dzier˝awc´;
126. b)podatki, c∏a i op∏aty importowe, które: (
127. i)sà odzyskiwane, refundowane lub kompensowane w jakikolwiek inny sposób, (
128. ii)nie stanowià cz´Êci lub ca∏oÊci ogólnego systemu podatkowego w Polsce, (iii) odnoszà si´ nieproporcjonalnie do jakiejkolwiek cz´Êci Programu;
129. c)koszty eksploatacyjne, w∏àcznie z kosztami utrzymania oraz kosztami wynajmu;
130. d)leasing, z wyjàtkiem leasingu prowadzàcego do przeniesienia w∏asnoÊci na dzier˝awc´;
131. e)koszty wszelkich us∏ug, dostaw lub robót przewy˝szajàce równowartoÊç 10 000 euro, w z∏otych polskich, dla których beneficjent nie uzyska∏ cen co najmniej od trzech dostawców, a których orygina∏y zosta∏y do∏àczone do deklaracji wydatków, o których mowa w art. 8 lit.
132. b)rozdzia∏u A;
133. f)op∏aty bankowe, koszty zwiàzane z gwarancjami oraz podobne op∏aty;
134. g)koszty wymiany, op∏aty i straty z tytu∏u ró˝nic w kursach zwiàzane z rachunkiem SAPARD w euro;
135. h)koszty poniesione przez administracj´ publicznà, w∏àcznie z Agencjà SAPARD, a w szczególnoÊci koszty ogólne, koszty najmu i wynagrodzenia pracowników zatrudnionych do zadaƒ w zakresie zarzàdzania, wdra˝ania, monitoringu i kontroli; Poz. 502 czeniem projektu bez podj´cia odpowiednich sum od kwalifikujàcych si´ kosztów;
136. m)koszty promocji, inne ni˝ ponoszone na rzecz interesu zbiorowego. 3. Nast´pujàce wydatki kwalifikujà si´ do wspó∏finansowania jedynie w oparciu o decyzj´ uchwalonà przez Komisj´, i po zbadaniu ka˝dego indywidualnego przypadku, która zostanie wydana w ciàgu trzech miesi´cy od przed∏o˝enia Komisji przez Polsk´ wyczerpujàco umotywowanego wniosku: (
137. a)p∏atnoÊci w towarze, (
138. b)wydatki na zakup u˝ywanego wyposa˝enia, (
139. c)wydatki z wy∏àczeniem obejmujàcym infrastruktur´, poniesione przez beneficjenta w przypadku, gdy ponad 25% kapita∏u znajduje si´ w posiadaniu organu lub organów publicznych. 4. W przypadku gdy jest to okreÊlone w Programie, Polska zapewni dla danego dzia∏ania, aby projekt nadal kwalifikowa∏ si´ do wspó∏finansowania przez Wspólnot´, tylko wtedy, gdy operacja taka nie zostanie poddana istotnym modyfikacjom w terminie pi´ciu lat od daty koƒcowej p∏atnoÊci dokonanej przez Agencj´ SAPARD Polski. Istotne modyfikacje wprowadzane do projektu to takie, które: (
140. a)wp∏ywajà na jego charakter bàdê na warunki jego realizacji lub dajà firmie bàdê organowi publicznemu nienale˝ne korzyÊci; oraz (
141. b)wynikajà albo ze zmiany w charakterze w∏asnoÊci w pozycji infrastruktury, albo zaprzestania lub zmiany w umiejscowieniu wspó∏finansowanej dzia∏alnoÊci produkcyjnej. W przypadku stwierdzenia przez Polsk´ ka˝dej takiej modyfikacji natychmiast powiadomi ona o tym Komisj´. 5. ˚adne projekty, dla których w∏adze Polski, ∏àcznie z Agencjà SAPARD, dokona∏y jakichkolwiek potràceƒ, wstrzymaƒ lub innych op∏at specjalnych dla SAPARD, które mogà zredukowaç sum´ kwot p∏atnych lub wyp∏acanych beneficjentowi, nie b´dà kwalifikowaç si´ do wspó∏finansowania. Jednak˝e Agencja SAPARD mo˝e potràciç z nale˝nych p∏atnoÊci: (
142. a)kwoty zwiàzane z dokonanymi przez nià nadp∏atami na rzecz beneficjentów w ramach Programu,
143. j)cz´Êç kosztów, honorariów architektów, in˝ynierów oraz konsultantów, op∏at sàdowych, studiów wykonalnoÊci, nabycia patentów oraz licencji, dotyczàcych przygotowania i/lub realizacji danego projektu, bezpoÊrednio odnoszàcych si´ do dzia∏aƒ, które przekraczajà 12% ca∏kowitego kwalifikujàcego si´ kosztu projektu; (
144. b)kwoty, z którymi beneficjenci zalegajà z tytu∏u uchybienia wobec warunków p∏atnoÊci, dokonanych uprzednio na ich rzecz przez Agencj´ SAPARD w ramach Programu.
145. k)wydatki odnoszàce si´ do produktów lub us∏ug, które nie uwzgl´dniajà warunków wymienionych w art. 14 rozdzia∏u A, ust. 2.6 i 2.7; Organ Zarzàdzajàcy
146. l)wydatki na projekty, z którymi zwiàzane by∏y op∏aty za u˝ytkowanie lub uczestnictwo przed zakoƒ- Artyku∏ 5 1. Polska powo∏a Organ Zarzàdzajàcy, który bez naruszenia postanowieƒ rozdzia∏u A b´dzie odpowiedzialny za skutecznoÊç oraz poprawnoÊç koordynacji i sprawozdawczoÊci w zakresie monitorowania oraz Monitor Polski Nr 30 — 702 — oceny Programu. Organ Zarzàdzajàcy przeprowadzi konsultacje z Agencjà SAPARD w sprawie wszystkich zagadnieƒ zwiàzanych z realizacjà Programu. Poz. 502 dotyczà, jej celów oraz spo∏eczno-ekonomicznej, strukturalnej i Êrodowiskowej sytuacji Polski. Artyku∏ 7 2. Organ Zarzàdzajàcy, zgodnie z postanowieniami art. od 6 do 11 niniejszego rozdzia∏u, ustanowi system gromadzenia informacji finansowych oraz statystycznych na temat post´pu Programu, je˝eli Agencja SAPARD nie podj´∏a si´ ustanowienia takiego systemu, oraz b´dzie przekazywa∏ takie dane do Komitetu Monitorujàcego zgodnie z zarzàdzeniami uzgodnionymi pomi´dzy Polskà a Komisjà, przy zastosowaniu, tam gdzie jest to mo˝liwe, systemów komputerowych umo˝liwiajàcych wymian´ danych z Komisjà. 3. Organ Zarzàdzajàcy zaproponuje Komisji wprowadzenie poprawek do Programu, po konsultacjach z Agencjà SAPARD oraz po wyra˝eniu zgody przez Komitet Monitorujàcy. 4. Organ Zarzàdzajàcy sporzàdzi oraz — po konsultacjach z Agencjà SAPARD i po uzyskaniu zatwierdzenia przez Komitet Monitorujàcy — przedstawi Komisji roczne sprawozdanie z realizacji Programu. 5. Organ Zarzàdzajàcy przedstawi, we wspó∏pracy z Komisjà oraz z Polskà, ocen´ Êrednioterminowà, o której mowa w art. 10 niniejszego rozdzia∏u. 6. Organ Zarzàdzajàcy zagwarantuje, aby w∏aÊciwe w∏adze poinformowa∏y o potrzebie przeprowadzenia odpowiednich zmian administracyjnych, gdy takie zmiany b´dà wymagane, zgodnie z decyzjà Komisji dotyczàcà wniesienia zmian do Programu. 7. Corocznie Organ Zarzàdzajàcy, po konsultacjach z Komitetem Monitorujàcym, zasi´gnie opinii Komisji oraz powiadomi jà o podejmowanych inicjatywach oraz dzia∏aniach, które majà zostaç podj´te, w zwiàzku z informowaniem opinii publicznej o udziale i znaczeniu Wspólnoty w Programie oraz o wynikach Programu. Artyku∏ 6 Monitorowanie i wskaêniki monitorowania 1. Agencja SAPARD i Organ Zarzàdzajàcy, niezale˝nie od tego, czy znajduje si´, czy te˝ nie w ramach Agencji SAPARD, powinny zapewniç efektywny monitoring wdra˝ania Programu i powinny przed∏o˝yç sprawozdanie do Komitetu Monitorujàcego z post´pów we wdra˝aniu dzia∏aƒ, a w razie koniecznoÊci, z dzia∏aƒ wtórnych. Komisja powinna dokonaç przeglàdu tych sprawozdaƒ, a w odpowiednich przypadkach udzieliç zaleceƒ w celu usprawnienia wdra˝ania. 2. Monitorowanie b´dzie przeprowadzane w odniesieniu do wskaêników materialnych, Êrodowiskowych oraz finansowych wymienionych w Programie oraz b´dzie obejmowaç dane wskazujàce, ˝e fundusze Wspólnoty nie zastàpi∏y funduszy krajowych dost´pnych w Polsce. Te wskaêniki monitorowania, dotyczàce nak∏adów oraz wyników Programu, b´dà si´ odnosiç do szczególnego charakteru pomocy, której Komitet Monitorujàcy 1. Komitet Monitorujàcy b´dzie powo∏any przez Polsk´ w celu nadzorowania realizacji Programu, w porozumieniu z Organem Zarzàdzajàcym i Agencjà SAPARD oraz po konsultacjach przeprowadzonych z partnerami, o których mowa w art. 3 niniejszego rozdzia∏u. Przyjmuje si´ generalnà zasad´, ˝e Komitet Monitorujàcy b´dzie powo∏any w terminie trzech miesi´cy po zatwierdzeniu Programu. 2. W pracach Komitetu Monitorujàcego, w zakresie doradczym, weêmie udzia∏ przedstawiciel (lub przedstawiciele) Komisji. 3. Komitet Monitorujàcy, w porozumieniu z Organem Zarzàdzajàcym, Agencjà SAPARD oraz z Komisjà, opracuje w∏asne procedury. Komitet Monitorujàcy przyjmie te procedury na swoim pierwszym posiedzeniu. W miar´ potrzeb mogà one byç zmieniane przez Komitet Monitorujàcy. Komisja z wyprzedzeniem b´dzie powiadamiana o takich zmianach. Przewodniczàcy Komitetu Monitorujàcego jest powo∏ywany przez Polsk´. Mianowana osoba nie mo˝e piastowaç ˝adnego stanowiska w Agencji SAPARD. 4. Komitet Monitorujàcy upewni si´ co do skutecznoÊci oraz jakoÊci realizacji Programu w celu osiàgni´cia konkretnych celów. 5. Komitet Monitorujàcy rozwa˝y oraz zaopiniuje kryteria wyboru oraz rankingu projektów w ramach ka˝dego dzia∏ania. W przypadku niewydania takiej opinii w czasie odpowiednim dla uwzgl´dnienia jej w podejmowanej przez Komisj´ decyzji, o której mowa w art. 3 ust. 1 rozdzia∏u A, decyzja taka mo˝e zostaç zrewidowana celem uwzgl´dnienia opinii Komitetu Monitorujàcego, która powinna byç wydana oraz przekazana Komisji w terminie jednego miesiàca od dnia podj´cia wspomnianej decyzji, albo w terminie jednego miesiàca od dnia powo∏ania Komitetu, w zale˝noÊci od tego, który z tych terminów jest póêniejszy. 6. Komitet Monitorujàcy dokona okresowych przeglàdów post´pu dokonanego w kierunku osiàgni´cia okreÊlonych celów Programu. W tym celu otrzyma, co nast´puje: (
147. a)informacje o sektorach, w których przewiduje si´ wystàpienie trudnoÊci w znalezieniu zwyk∏ych rynkowych mo˝liwoÊci zbytu na szczeblu Wspólnoty, (
148. b)informacje o wynikach przeprowadzonych kontroli, (
149. c)list´ i opis zatwierdzonych i niezatwierdzonych projektów. Monitor Polski Nr 30 — 703 — 7. Komitet Monitorujàcy b´dzie bada∏ wyniki programu, w szczególnoÊci osiàgni´cie celów okreÊlonych dla ró˝nych dzia∏aƒ oraz post´py w wykorzystaniu alokacji finansowych na te dzia∏ania i gdzie to mo˝liwe, alokacje na dzia∏ania wtórne, gdy w Programie uj´te sà takie alokacje. Majàc to na uwadze, Organ Zarzàdzajàcy zapewni, ˝e wszystkie informacje dotyczàce post´pu w zakresie dzia∏aƒ oraz, gdy to b´dzie konieczne, dzia∏aƒ wtórnych, b´dà udost´pniane Komitetowi Monitorujàcemu. 8. Komitet Monitorujàcy zbada Êrednioterminowà ocen´, o której mowa w art. 10 niniejszego rozdzia∏u. 9. Komitet Monitorujàcy b´dzie rozpatrywa∏ oraz zatwierdza∏ roczne oraz koƒcowe sprawozdania z realizacji przed ich przekazaniem do Komisji. 10. Komitet Monitorujàcy b´dzie rozpatrywa∏ oraz zatwierdza∏, je˝eli b´dzie to konieczne, wszelkie propozycje przekazywane Komisji, dotyczàce wprowadzenia zmian do Programu. 11. Komitet Monitorujàcy mo˝e wnosiç do Komisji — poprzez Organ Zarzàdzajàcy — propozycje wszelkich zmian oraz rewizji Programu, które mogà przyczyniç si´ do u∏atwienia osiàgni´cia celów Programu. 12. Dopuszcza si´, aby Komitet Monitorujàcy, w porozumieniu z Organem Zarzàdzajàcym, Agencjà SAPARD i W∏aÊciwà W∏adzà wnosi∏ do Komisji propozycje wszelkich zmian oraz rewizji Programu, prowadzàce do ulepszenia wdra˝ania programu. 13. Je˝eli Program wymaga wydania opinii w jakiejkolwiek sprawie, Komitet Monitorujàcy wyda takà opini´. Artyku∏ 8 Sprawozdania roczne oraz koƒcowe 1. Polska, po konsultacjach z Agencjà SAPARD i Organem Zarzàdzajàcym, przedstawi Komisji w terminie szeÊciu miesi´cy od zakoƒczenia ka˝dego pe∏nego roku kalendarzowego realizacji Programu roczne sprawozdanie z jego realizacji. Roczne sprawozdanie z realizacji b´dzie rozpatrywane oraz zatwierdzane przez Komitet Monitorujàcy przed jego przekazaniem do Komisji. 2. Z chwilà otrzymania przez Komisj´ rocznego sprawozdania z realizacji, Komisja w okresie dwóch miesi´cy oÊwiadczy, czy uznaje to sprawozdanie za niezadowalajàce i poda wyczerpujàce powody; w innym przypadku, sprawozdanie b´dzie uwa˝ane za przyj´te. W przypadku sprawozdania koƒcowego Komisja udzieli odpowiedzi w terminie pi´ciu miesi´cy od dnia jego otrzymania. 3. Ka˝dego roku, z chwilà przed∏o˝enia rocznego sprawozdania z realizacji, Komisja i Organ Zarzàdzajàcy oraz, w odpowiednich przypadkach, Agen- Poz. 502 cja SAPARD, dokonajà przeglàdu g∏ównych wyników uzyskanych w poprzednim roku. Komisja porozumie si´ z Organem Zarzàdzajàcym oraz, w odpowiednich przypadkach z Agencjà SAPARD, w sprawie rozwiàzaƒ, które majà zostaç okreÊlone dla takiego przeglàdu. Je˝eli po dokonaniu takiego przeglàdu Komisja zg∏osi uwagi Polsce, Polska powiadomi Komisj´ o dzia∏aniach podj´tych w odpowiedzi na takie uwagi. Je˝eli Komisja, bez naruszenia decyzji podj´tej zgodnie z art. 11 oraz 12 rozdzia∏u A, zaleci Polsce dokonanie poprawek majàcych na celu polepszenie skutecznoÊci monitorowania lub rozwiàzaƒ dotyczàcych zarzàdzania Programem, to w nast´pstwie tego Polska przedstawi kroki podj´te w celu poprawy monitorowania lub rozwiàzaƒ dotyczàcych zarzàdzania bàdê wyjaÊni, dlaczego nie podj´∏a takich kroków. 4. Sprawozdanie koƒcowe powinno byç przed∏o˝one Komisji najpóêniej szeÊç miesi´cy po ostatecznym terminie dopuszczalnoÊci wydatków w ramach Programu. 5. Roczne oraz koƒcowe sprawozdania z realizacji Programu powinny zawieraç informacje dotyczàce:
150. a)wszelkich zmian warunków ogólnych majàcych zwiàzek z realizacjà Programu, w szczególnoÊci w zakresie g∏ównych trendów spo∏eczno-ekonomicznych, zmian w polityce krajowej, regionalnej oraz sektorowej oraz, w odpowiednich przypadkach, wp∏ywu tych zmian na spójnoÊç pomi´dzy pomocà SAPARD a pomocà ze strony innych instrumentów finansowych Wspólnoty;
151. b)post´pu w realizacji priorytetów oraz dzia∏aƒ w odniesieniu do osiàgni´cia celów Programu, ich urzeczywistnienia w Programie, wraz z okreÊleniem iloÊciowym, zawsze gdy poddajà si´ one takiej ocenie iloÊciowej, wskaêników fizycznych oraz wskaêników wyników i wp∏ywu w Programie;
152. c)kroków podj´tych przez Organ Zarzàdzajàcy, Agencj´ SAPARD, o ile jest to konieczne, i Komitet Monitorujàcy, w celu pomocy w zapewnieniu jakoÊci oraz skutecznoÊci realizacji Programu, w szczególnoÊci: (
153. i)dzia∏ania z zakresu monitorowania oraz oceny, w∏àcznie z rozwiàzaniami w zakresie gromadzenia danych; (
154. ii)podsumowania istotnych problemów zaistnia∏ych przy wdra˝aniu Programu oraz wszelkich podj´tych dzia∏aƒ, w∏àcznie z dzia∏aniami na rzecz zalecanych poprawek wprowadzanych, zgodnie z ust. 3; (iii) wykorzystania pomocy technicznej; (
155. iv)zapewnienia reklamy dla Programu;
156. d)kroków podj´tych w celu zapewnienia koordynacji pomi´dzy wszystkimi przedakcesyjnymi programami pomocy Wspólnoty, o których mowa w art. 1 rozdzia∏u C; Monitor Polski Nr 30 — 704 — Artyku∏ 10
157. e)tabel finansowych ukazujàcych wydatki w rozbiciu na poszczególne dzia∏ania oraz, gdzie to konieczne, na dzia∏ania wtórne. Artyku∏ 9 Zasady oceny 1. W celu dokonania oceny skutecznoÊci Programu b´dzie on przedmiotem oceny Êrednioterminowej oraz „ex post”, majàcej na celu okreÊlenie jego oddzia∏ywania w odniesieniu do celów okreÊlonych w ramach Programu oraz przeprowadzenie analizy jego efektów strukturalnych. Poz. 502 Ocena Êrednioterminowa 1. Bioràc pod uwag´ art. 9 niniejszego rozdzia∏u, Polska zapewni, ˝e w ramach oceny Êrednioterminowej zbadane zostanà wst´pne wyniki pomocy, ich zgodnoÊç z ocenà „ex-ante”, zasadnoÊç celów oraz zakres, w jakim zosta∏y one zrealizowane. Oceniana b´dzie równie˝ jakoÊç monitorowania oraz realizacji. 2. SkutecznoÊç dzia∏aƒ realizowanych w ramach Programu b´dzie oceniana na podstawie ich ogólnego wp∏ywu na: 2. Ocena Êrednioterminowa b´dzie przeprowadzana pod kierownictwem Organu Zarzàdzajàcego, we wspó∏pracy z Komisjà oraz Polskà. Ocena ta b´dzie przedstawiona Komitetowi Monitorujàcemu, zgodnie z art. 7 ust. 8 niniejszego rozdzia∏u, oraz przekazana Komisji w terminie trzech lat po zatwierdzeniu Programu, najpóêniej jednak do dnia 31 grudnia 2003 r. (
158. a)wk∏ad we wdra˝anie acquis communautaire w odniesieniu do Wspólnej Polityki Rolnej oraz powiàzanych z tym strategii; 3. Dodatkowo do oceny, o której mowa w art. 9 ust. 7 niniejszego rozdzia∏u, Komisja rozpatrzy implikacje oceny w kontekÊcie rewizji Programu. (
159. b)rozwiàzywanie problemów priorytetowych oraz dotyczàcych harmonijnego dostosowania sektora rolnictwa oraz obszarów wiejskich w Polsce; 4. Ocena Êrednioterminowa powinna zostaç, o ile b´dzie to konieczne, zaktualizowana oraz przedstawiona Komisji najpóêniej do dnia 31 grudnia 2005 r. (
160. c)cele Programu. 3. Polska zgromadzi odpowiednie zasoby oraz dane wymagane do zapewnienia przeprowadzenia omawianej oceny w najbardziej skuteczny sposób. W zwiàzku z tym, przy przeprowadzaniu oceny b´dzie si´ korzystaç z ró˝norodnych danych szczegó∏owych, jakie mogà byç uzyskane za pomocà Êrodków monitorowania, uzupe∏nionych, w razie koniecznoÊci, przez zgromadzone informacje podnoszàce ich wartoÊç. 4. Oceny b´dà przeprowadzane przez niezale˝nych ekspertów. 5. Oceny Êrednioterminowa i „ex-post” b´dà odpowiadaç wspólnym kwestiom ocen zdefiniowanym przez Komisj´ w porozumieniu z Polskà i b´dà, jako generalna zasada, zwiàzane z kryteriami i wskaênikami opartymi na osiàgni´ciach. OdnoÊnie do tych ocen mo˝e byç dodatkowo wymagane, aby odpowiada∏y one na konkretne pytania odnoszàce si´ do celów przewidzianych w Programie. 6. Sprawozdania z oceny powinny wyjaÊniaç zastosowane metodologie oraz zawieraç ocen´ jakoÊci danych oraz ustaleƒ. 7. JakoÊç i implikacje ocen b´dà oceniane przez Organ Zarzàdzajàcy, Komitet Monitorujàcy oraz przez Komisj´. 5. Organ Zarzàdzajàcy powiadomi Komisj´ o dzia∏aniach podj´tych w nast´pstwie zaleceƒ znajdujàcych si´ w sprawozdaniu oceniajàcym, w∏àczajàc do niego wszelkie mo˝liwe uaktualnienia. Artyku∏ 11 Ocena ex-post Ocena „ex-post” b´dzie przeprowadzona przez Polsk´ po konsultacjach z Komisjà, pod nadzorem Organu Zarzàdzajàcego. Korzystajàc z dost´pnych ju˝ wyników oceny oraz bioràc pod uwag´ postanowienia art. 9 niniejszego rozdzia∏u, jak równie˝ zwiàzane z Programem kwestie, ocena „ex-post” obejmie wykorzystanie zasobów oraz skutecznoÊç i wydajnoÊç Programu, jego wp∏yw oraz zgodnoÊç z ocenà „ex-ante”. Obejmie ona ponadto czynniki majàce wk∏ad w powodzenie bàdê niepowodzenie realizacji oraz osiàgni´cia Programu i wyniki, w∏àczajàc w to ich trwa∏oÊç. W ramach oceny „ex-post” zostanà sformu∏owane wnioski majàce znaczenie dla Programu. Ocena ta powinna zostaç zakoƒczona nie póêniej ni˝ na koniec czwartego roku nast´pujàcego po zawarciu koƒcowej Rocznej Umowy Finansowej. ROZDZIA¸ C POSTANOWIENIA OGÓLNE Artyku∏ 1 Koordynacja z innymi instrumentami Komisja oraz Polska zapewnià koordynacj´ pomocy pomi´dzy Programem, Instrumentem Przedakcesyjnej Polityki Strukturalnej (Instrument for Structural Policy for Pre-Accession — ISPA), Phare i pomocà Europejskiego Banku Inwestycyjnego (ang. EIB) oraz innych mi´dzynarodowych instrumentów finansowych. Polska nie dopuÊci do sytuacji polegajàcej na wi´cej ni˝ jednorazowym pokryciu wydatków, Monitor Polski Nr 30 — 705 — w szczególnoÊci w przypadkach, w których projekty SAPARD ze wzgl´du na ich charakter mog∏yby kwalifikowaç si´ w ca∏oÊci lub w cz´Êci do uzyskania pomocy w ramach jednego z innych instrumentów wymienionych w pierwszym akapicie. W odniesieniu do wszystkich takich projektów i niezale˝nie od wszelkich innych dzia∏aƒ podejmowanych przez Polsk´ wszystkie rozliczone faktury, o których mowa w art. 8 lit. (
161. b)rozdzia∏ A, muszà byç wyraênie ostemplowane „SAPARD” przez upowa˝nionego urz´dnika, zanim b´dà przedmiotem p∏atnoÊci ze strony Agencji SAPARD. Artyku∏ 2 Przywileje ogólne Polska zapewni, aby pracownikom zagranicznym zaanga˝owanym w szczególnoÊci przez w∏adze Polski w celach zwiàzanych z Programem oraz cz∏onkom ich najbli˝szych rodzin by∏y przyznawane korzyÊci, przywileje oraz zwolnienia nie mniej korzystne ni˝ te, które przyznawane sà pracownikom zagranicznym zatrudnionym w Polsce oraz cz∏onkom ich najbli˝szych rodzin, zgodnie z wszelkimi innymi dwustronnymi bàdê wielostronnymi porozumieniami lub przedsi´wzi´ciami dotyczàcymi programów pomocy ekonomicznej oraz wspó∏pracy technicznej. Postanowienia tego artyku∏u nie nadajà statusu dyplomatycznego takim pracownikom. Artyku∏ 3 U∏atwienia dotyczàce za∏o˝enia oraz urzàdzenia siedziby, wjazdu oraz pobytu Polska zapewni, ˝e w przypadku kontraktów na wykonanie robót, na dostawy oraz na us∏ugi osoby fizyczne oraz prawne, które kwalifikujà si´ do wzi´cia udzia∏u w przetargach, jak równie˝ pracownicy techniczni potrzebni do wykonania studiów przygotowawczych, sà uprawnieni do tymczasowego osiedlenia si´ oraz pobytu. Osoby te b´dà korzystaç z tego prawa od czasu wydania zaproszenia do sk∏adania ofert przetargowych do okresu jednego miesiàca po wy∏onieniu kontrahenta. Polska umo˝liwi pracownikom bioràcym udzia∏ w realizacji kontraktów na wykonanie robót, na dostawy oraz na us∏ugi w ramach Programu oraz cz∏onkom ich najbli˝szych rodzin wjazd na obszar Polski w celu urzàdzenia si´ w tym kraju, podj´cia pracy oraz opuszczanie kraju, w sposób uzasadniony charakterem kontraktu. Poz. 502 sowego zezwolenia dotyczàcego wspomnianego sprz´tu. Artyku∏ 5 Import oraz kontrola wymiany handlowej Majàc na uwadze wykonanie Programu, Polska zobowiàzuje si´ — bez dyskryminacji pomi´dzy paƒstwami cz∏onkowskimi i krajami wymienionymi w pozycji 8 rozdzia∏u F — do przyznania zezwoleƒ na import oraz zezwoleƒ na zakup zagranicznych Êrodków p∏atniczych oraz do zastosowania krajowych przepisów kontroli wymiany. Polska udzieli — na czas oraz bez pobierania ˝adnej dyskryminacyjnej op∏aty — zezwoleƒ koniecznych do repatriacji funduszów uzyskanych w zwiàzku z realizacjà Programu, zgodnie z obowiàzujàcymi w Polsce przepisami kontroli wymiany zagranicznej. Artyku∏ 6 Opodatkowanie oraz op∏aty celne 1. Polska zapewni, ˝e import w ramach kontraktów na dostawy zawartych przez w∏adze Polski oraz wspó∏finansowanych z Programu b´dzie obj´ty zezwoleniem na przywóz do Polski bez pobierania op∏at celnych, op∏at importowych, podatków lub op∏at fiskalnych majàcych równowa˝ny skutek. Polska zapewni, aby importowane towary by∏y wydawane kontrahentowi w punkcie wejÊcia dostawy, zgodnie z postanowieniami kontraktu do bezpoÊredniego u˝ycia, zgodnie ze zwyk∏ym trybem realizacji kontraktów, niezale˝nie od jakichkolwiek opóênieƒ bàdê sporów w sprawie uregulowania tych op∏at i podatków. 2. Polska zapewni, ˝e osobiste i rodzinne ruchomoÊci importowane do u˝ytku osobistego przez osoby fizyczne (oraz cz∏onków ich najbli˝szych rodzin) inne ni˝ osoby zatrudniane w wyniku rekrutacji krajowej, zaanga˝owane w wykonywanie zadaƒ okreÊlonych w umowach pomocy technicznej, b´dà wy∏àczone z op∏at celnych, importowych, podatków i innych op∏at fiskalnych majàcych równowa˝ny skutek. Takie osobiste lub rodzinne ruchomoÊci b´dà przedmiotem reeksportu lub b´dà zbywane w Polsce po zakoƒczeniu kontraktu, zgodnie z obowiàzujàcymi w Polsce przepisami. Artyku∏ 7 Artyku∏ 4 Krajowe procedury prawne Import oraz reeksport sprz´tu W przypadku podejrzenia lub wykazania uchybienia ze strony beneficjenta wobec obowiàzków zwiàzanych z Programem lub prób uzyskania od Agencji SAPARD p∏atnoÊci, do których nie jest on uprawniony, Polska b´dzie Êcigaç wszelkie tego rodzaju uchybienia i próby w ramach procedur krajowych w sposób nie mniej surowy ni˝ ma to miejsce w przypadkach, w których zaanga˝owane sà krajowe fundusze publiczne. Polska udzieli — na czas oraz bez pobierania ˝adnej dyskryminacyjnej op∏aty — pozwoleƒ koniecznych w zwiàzku z importem, a nast´pnie wtórnym eksportem sprz´tu wymaganego do wykonania Programu. Odbywaç si´ to b´dzie bez naruszenia prawa osób fizycznych oraz prawnych importujàcych sprz´t w celu odniesienia korzyÊci z systemu tymcza- Monitor Polski Nr 30 — 706 — Poz. 502 ROZDZIA¸ D KWARTALNE ORAZ ROCZNE DEKLARACJE WYDATKÓW Formularz: D-1 Komisja Europejska — SAPARD — Deklaracja wydatków oraz wniosek o dokonanie p∏atnoÊci (do wysy∏ania do Komisji Europejskiej, DG AGRI, Rue de la Loi 200 — (SAPARD) B — 1049 Bruksela) Nazwa Programu ..................................................................................................................................................... Decyzja Komisji nr .......................... z dnia ............................................. (wraz z poprawkami wprowadzonymi przez decyzj´ nr .......................... z dnia .............................................) Numer referencyjny Komisji ............................................... Ni˝ej podpisany ..................................................................., b´dàcy Krajowym Urz´dnikiem Zatwierdzajàcym, reprezentujàcym Polsk´, zgodnie z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej zawartej pomi´dzy Polskà a Komisjà Europejskà, oÊwiadczam niniejszym, ˝e ca∏kowita kwota wydatków kwalifikujàcych si´ do obj´cia zgodnie z Programem, poniesionych od (DD/MM/RRRR ................... do .................... DD/MM/RRRR) wynosi ......................... (krajowe Êrodki p∏atnicze), .............. (euro, przeliczone z kwoty w krajowych Êrodkach p∏atniczych po kursie (kursach) wymiany wskazanym (wskazanych) w tabelach do∏àczonych zgodnie z postanowieniami art. 10 rozdzia∏ A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej). Szczegó∏owe dane dotyczàce tych wydatków sà przedstawione w tabelach do∏àczonych do niniejszej deklaracji oraz stanowiàcych integralnà cz´Êç niniejszej deklaracji. OÊwiadczam równie˝, ˝e realizacja dzia∏aƒ post´puje w zadowalajàcym tempie, zgodnie z celami ustanowionymi w Programie, oraz ˝e dokumenty wspierajàce sà i pozostanà dost´pne, zgodnie z postanowieniami art. 3 wieloletniej umowy finansowej i art. 15 rozdzia∏u A za∏àcznika do niniejszej umowy. OÊwiadczam, ˝e: 1. Lista wydatków jest dok∏adna. Opiera si´ ona na rachunkach na szczeblu projektów indywidualnych oraz jest wsparta dowodami w postaci dokumentów. Lista oraz dotyczàce jej dokumenty wspierajàce otwarte sà do weryfikacji i pozostanà dost´pne, zgodnie z postanowieniami art. 3 wieloletniej umowy finansowej i art. 15 rozdzia∏u A za∏àcznika do niniejszej umowy, albo 2. Albo Lista zawiera szczegó∏owe dane dotyczàce nale˝noÊci do odzyskania w kwocie (...krajowe Êrodki p∏atnicze) (... euro), których kwoty ca∏kowite w podziale na dzia∏ania zosta∏y za∏àczone, w∏àcznie z rozbiciem udzia∏u krajowego ze Êrodków publicznych oraz udzia∏u Wspólnoty; lub Nie istniejà ˝adne nale˝noÊci do odzyskania (niepotrzebne skreÊliç). Deklaracja obejmuje równie˝ wszystkie nale˝noÊci do odzyskania zaistnia∏e od dnia poprzedniej deklaracji, zapisane przez okres d∏u˝szy ni˝ dwa lata i potràcone od niniejszej deklaracji wydatków. 3. WielkoÊç Êrodków Wspólnoty na rachunku SAPARD w euro w dniu ostatniego obcià˝enia tego rachunku, w koƒcu kwarta∏u, do którego odnosi si´ niniejsza deklaracja (lub w przypadku deklaracji uzupe∏niajàcej, w dniu okreÊlonym w takiej deklaracji) wynosi ... euro. P∏atnoÊci powinny byç zapisywane na rachunek SAPARD w euro w Narodowym Funduszu przy u˝yciu szczegó∏owych danych referencyjnych przekazywanych Komisji zgodnie z postanowieniami art. 7 ust. 2 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej (formularz D-3). Niniejsza deklaracja wydatków zawiera ........ numerowanych stron. Niniejsza deklaracja zosta∏a sporzàdzona przez: ......................................... Data, piecz´ç i podpis Kierownika Agencji SAPARD. Deklaracja zosta∏a sporzàdzona w oparciu o udost´pnione przeze mnie kwoty .......................... Data i podpis G∏ównego Ksi´gowego Agencji SAPARD. Zatwierdzi∏ .......................... Data, piecz´ç i podpis Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego w imieniu Polski. Sporzàdzono w ................................................., dnia ............................................ . Monitor Polski Nr 30 — 707 — Poz. 502 Formularz: D-1 Deklaracje przedstawiane wraz z wszystkimi wnioskami o dokonanie p∏atnoÊci Niniejszym potwierdza si´, ˝e:
162. a)Agencja SAPARD sprawdzi∏a, ˝e wydatki zadeklarowane jako kwalifikujàce si´ zosta∏y zrealizowane zgodnie z Programem, wieloletnià umowà finansowà, decyzjà Komisji, o której mowa w art. 3 ust. 1 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej, oraz z rocznà umowà finansowà (rocznymi umowami finansowymi).
163. b)Wydatki sà rzeczywiste, prawid∏owe oraz zosta∏y poniesione w okresie od daty okreÊlonej w decyzji Komisji nr ... przekazujàcej prawo do zarzàdzania Agencji SAPARD.
164. c)Dokonanie p∏atnoÊci dla koƒcowych beneficjentów odby∏o si´ bez nak∏adania ˝adnej op∏aty specjalnej, potràcenia bàdê wstrzymania jakiejkolwiek kwoty, która mog∏aby zmniejszyç wielkoÊç pomocy finansowej, do której otrzymania sà oni uprawnieni.
165. d)Kwoty poddawane windykacji z tytu∏u sum niew∏aÊciwie wyp∏aconych i nale˝noÊci zapisanych w ksi´dze d∏u˝ników przez okres d∏u˝szy ni˝ dwa lata zosta∏y odpisane od zadeklarowanych wydatków; Komisja zosta∏a powiadomiona o wszelkich nieprawid∏owoÊciach, zgodnie z postanowieniami art. 13 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej na temat nieprawid∏owoÊci oraz windykacji kwot niew∏aÊciwie wyp∏aconych w ramach finansowania programu SAPARD.
166. e)WielkoÊç pomocy finansowej przyznanej przez Polsk´ pozostaje w granicach dotyczàcych dzia∏ania ustanowionych w ramach Programu.
167. f)Operacje wymiany pomi´dzy krajowymi Êrodkami p∏atniczymi a euro zosta∏y przeprowadzone w zgodzie z postanowieniem artyku∏u 10 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej.
168. g)Dokumenty wspierajàce niniejszà deklaracj´ sà oraz pozostanà dost´pne zgodnie z warunkami okreÊlonymi postanowieniami art. 3 wieloletniej umowy finansowej i art. 15 rozdzia∏u A za∏àcznika do niniejszej umowy.
169. h)Dzia∏ania otrzymujàce pomoc finansowà Wspólnoty stanowi∏y przedmiot odpowiedniej akcji reklamowej skierowanej do opinii publicznej oraz potencjalnych i rzeczywistych beneficjentów. Sporzàdzono w .............................................., dnia ................................................... . Sporzàdzi∏: ................................................. Piecz´ç i podpis Kierownika Agencji SAPARD. Deklaracja zosta∏a sporzàdzona w oparciu o udost´pnione kwoty przez ................................. Piecz´ç i podpis G∏ównego Ksi´gowego Agencji SAPARD. Zatwierdzi∏ ............................................. Data, piecz´ç i podpis Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego w imieniu Polski. — 708 — W przypadku wystàpienia ró˝nic w odniesieniu do poprzednich deklaracji, ró˝nice te zaznaczone sà symbolem „*” oraz wyjaÊnione na stronach od ... do ... . Zastosowane zosta∏y nast´pujàce kursy do wymiany pomi´dzy walutà krajowà a euro: Kurs: ..........................; Data: ......................................... Monitor Polski Nr 30 Poz. 502 Monitor Polski Nr 30 — 709 — Poz. 502 Formularz: D-2 Roczna deklaracja rozliczenia za rok finansowy: ( ) (przesy∏ana razem z poÊwiadczeniem i sprawozdaniem z audytu wymaganymi przez artyku∏ 6 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej do Komisji Europejskiej, DG AGRI, Rue de la Loi 200 — (SAPARD) B-1049 Bruksela) Nazwa Programu ..................................................................................................................................................... Decyzja Komisji nr ........................... z dnia ............................................ (wraz z poprawkami wprowadzonymi przez decyzj´ nr ............................ z dnia ...............................................) Numer referencyjny Komisji ................................ Ni˝ej podpisany, ................................................................., b´dàcy Krajowym Urz´dnikiem Zatwierdzajàcym, reprezentujàcym Polsk´ zgodnie z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej zawartej pomi´dzy Polskà a Komisjà Europejskà, oÊwiadcza niniejszym, ˝e ca∏kowita kwota wydatków kwalifikujàcych si´ do obj´cia zgodnie z programem, poniesionych od (1/1/rok ... do 31/12/rok ...) wynosi ... (krajowe Êrodki p∏atnicze), ... (euro, przeliczone z kwoty w krajowych Êrodkach p∏atniczych po kursie (kursach) wymiany wskazanym (wskazanych) w tabelach do∏àczonych zgodnie z postanowieniami art. 10 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej). Szczegó∏owe dane dotyczàce tych wydatków sà przedstawione w tabelach do∏àczonych do niniejszej deklaracji oraz stanowià integralnà cz´Êç niniejszej deklaracji. OÊwiadczam równie˝, ˝e realizacja Êrodków dzia∏ania post´puje w zadowalajàcym tempie, zgodnie z celami ustanowionymi w programie oraz, ˝e dokumenty wspierajàce sà i pozostanà dost´pne, zgodnie z postanowieniami art. 3 wieloletniej umowy finansowej i art. 15 rozdzia∏u A za∏àcznika do niniejszej umowy. OÊwiadczam, ˝e: 1. Lista wydatków jest dok∏adna. Opiera si´ ona na rachunkach na szczeblu projektów indywidualnych oraz jest wsparta dowodami w postaci dokumentów. Lista oraz dotyczàce jej dokumenty wspierajàce pozostajà otwarte do weryfikacji i pozostanà dost´pne, zgodnie z postanowieniami art. 3 wieloletniej umowy finansowej i art. 15 rozdzia∏u A za∏àcznika do niniejszej umowy. 2. Albo Lista zawiera szczegó∏owe dane dotyczàce nale˝noÊci do odzyskania w kwocie (... krajowe Êrodki p∏atnicze) (... euro), których kwoty ca∏kowite z uwagi na Êrodek dzia∏ania zosta∏y za∏àczone, w∏àcznie z rozbiciem udzia∏u krajowego ze Êrodków publicznych oraz udzia∏u Wspólnoty; albo Nie istniejà ˝adne nale˝noÊci, do odzyskania (niepotrzebne skreÊliç). Deklaracja obejmuje równie˝ wszystkie nale˝noÊci zaistnia∏e od dnia poprzedniej deklaracji, zapisane przez okres d∏u˝szy ni˝ dwa lata i potràcone od niniejszej deklaracji wydatków. 3. WielkoÊç Êrodków Wspólnoty na rachunku SAPARD w euro w dniu ostatniego obcià˝enia tego rachunku, w koƒcu kwarta∏u, do którego odnosi si´ niniejsza deklaracja, wynosi ... euro. Niniejsza deklaracja wydatków zawiera ... numerowanych stron. Deklaracja zosta∏a sporzàdzona przez ..................................................................................................................... Data, piecz´ç i podpis Kierownika Agencji SAPARD ............................................................................................ Deklaracja zosta∏a sporzàdzona w oparciu o udost´pnione przeze mnie kwoty ...................... Data i podpis G∏ównego Ksi´gowego Agencji SAPARD. Zatwierdzi∏ .................................... Data, piecz´ç i podpis Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego w imieniu Polski. Sporzàdzono w ..........................................., w dniu ................................................. . PoÊwiadczenie i sprawozdanie z audytu wykonane przez Organ Certyfikujàcy sà za∏àczone do niniejszej deklaracji. Monitor Polski Nr 30 — 710 — Poz. 502 Rozdzia∏: D-2 Deklaracje przedstawiane wraz z rocznà deklaracjà rachunku Niniejszym potwierdza si´, ˝e:
170. a)Agencja SAPARD sprawdzi∏a, ˝e wydatki zadeklarowane jako kwalifikujàce si´, zosta∏y zrealizowane zgodnie z Programem, wieloletnià umowà finansowà, decyzjà Komisji, o której mowa w art. 3 ust. 1 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej, oraz z rocznà umowà finansowà (rocznymi umowami finansowymi).
171. b)Wydatki sà rzeczywiste, prawid∏owe oraz zosta∏y poniesione w okresie od daty okreÊlonej w decyzji Komisji nr ... przekazujàcej prawo do zarzàdzania Agencji SAPARD.
172. c)Dokonanie p∏atnoÊci dla koƒcowych beneficjantów odby∏o si´ bez nak∏adania ˝adnej op∏aty specjalnej, potràcenia bàdê wstrzymania jakiejkolwiek kwoty, która mog∏aby zmniejszyç wielkoÊç pomocy finansowej, do której otrzymania sà oni uprawnieni.
173. d)Kwoty poddawane windykacji z tytu∏u sum niew∏aÊciwie wyp∏aconych i nale˝noÊci zapisanych w ksi´dze d∏u˝ników przez okres d∏u˝szy ni˝ dwa lata zosta∏y odpisane od zadeklarowanych wydatków; Komisja zosta∏a powiadomiona o wszelkich nieprawid∏owoÊciach, zgodnie z postanowieniami art. 13 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej na temat nieprawid∏owoÊci oraz windykacji kwot niew∏aÊciwie wyp∏aconych w ramach finansowania programu SAPARD.
174. e)WielkoÊç pomocy finansowej przyznanej przez Polsk´ pozostaje w granicach dotyczàcych dzia∏ania ustanowionych w ramach Programu.
175. f)Operacje wymiany pomi´dzy krajowymi Êrodkami p∏atniczymi a euro zosta∏y przeprowadzone zgodnie z art. 10 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej.
176. g)Dokumenty wspierajàce niniejszà deklaracj´ sà oraz pozostanà dost´pne, zgodnie z warunkami okreÊlonymi postanowieniami art. 3 wieloletniej umowy finansowej i art. 15 rozdzia∏u A za∏àcznika do niniejszej umowy.
177. h)Dzia∏ania otrzymujàce pomoc finansowà Wspólnoty stanowi∏y przedmiot odpowiedniej akcji reklamowej skierowanej do opinii publicznej oraz potencjalnych i rzeczywistych beneficjentów. Sporzàdzono w ......................................, dnia ............................................... . Sporzàdzi∏: ............................................. Data, piecz´ç i podpis Kierownika Agencji SAPARD. Deklaracja zosta∏a sporzàdzona w oparciu o udost´pnione kwoty przez ............................................................. Piecz´ç i podpis G∏ównego Ksi´gowego Agencji SAPARD. Zatwierdzi∏ ........................................................ Data, piecz´ç i podpis Krajowego Urz´dnika Zatwierdzajàcego w imieniu Polski. Monitor Polski Nr 30 — 711 — Poz. 502 Monitor Polski Nr 30 Formularz: D-3 — 712 — Poz. 502 Monitor Polski Nr 30 — 713 — Poz. 502 ROZDZIA¸ E WYTYCZNE DLA ORGANU CERTYFIKUJÑCEGO Wytyczne dotyczàce rocznego certyfikowania Agencji SAPARD Dotyczy: wytyczna, o której mowa w art. 6 ust. 5 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej — Forma, zakres oraz treÊç certyfikatu oraz sprawozdanie organu przeprowadzajàcego certyfikacj´ Agencji SAPARD. W sprawozdaniu powinny byç równie˝ sformu∏owane wszelkie zalecenia oraz wskazania co do zasi´gu oraz formy ich skierowania (w odpowiednich przypadkach równie˝ takie wskazania dotyczàce zaleceƒ z lat poprzednich). 5. TreÊç sprawozdania (I) Wewn´trzne procedury kontroli Wprowadzenie 1. Celem tego dokumentu jest przedstawienie wytycznych dotyczàcych wymogów certyfikacji rachunku, o którym mowa w art. 6 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej. 2. Przedmiotem certyfikacji i, co za tym idzie, poÊwiadczenia audytu oraz sprawozdania z audytu, jest Agencja SAPARD oraz wszystkie zdecentralizowane oraz delegowane organa, tzn. chodzi tu o procesy poczàwszy od zarejestrowania wniosku po zobowiàzanie oraz od zarejestrowania faktury po p∏atnoÊç. PoÊwiadczenie audytu Sprawozdanie powinno przedstawiaç materia∏ dowodowy uzyskany przez Organ Certyfikujàcy, wskazujàcy na to, ˝e przez ca∏y obejmowany audytem okres kontrole wewn´trzne funkcjonowa∏y zarówno w praktyce, jak i w teorii; dotyczy∏y wszystkich zamierzonych transakcji oraz spowodowa∏y skorygowanie b∏´dów. Sprawozdanie powinno zawieraç oÊwiadczenie na temat procedur kontroli wewn´trznej oraz powinno zwracaç uwag´ na wszelkie powa˝ne s∏aboÊci ujawnione w projekcie bàdê funkcjonowaniu mechanizmów kontroli, ze szczególnym odniesieniem do tych czynników, które mogà zmniejszaç skutecznoÊç procedur kontroli wewn´trznej, takich jak: 3. Certyfikat audytu powinien stanowiç krótkie, jasne oraz dok∏adne oÊwiadczenie o ogólnych wnioskach organu powo∏anego do pe∏nienia funkcji Organu Certyfikujàcego. Przyk∏ady poÊwiadczeƒ audytu sà przedstawione w za∏àczniku do tego rozdzia∏u. — mo˝liwoÊç pomini´cia mechanizmów kontroli przez odpowiedzialnego urz´dnika; Sprawozdanie z audytu — tworzenie procedur niestandardowych. 4. Zakres sprawozdania z audytu jest szerszy od zakresu poÊwiadczenia i zawiera dodatkowo oÊwiadczenia w sprawie tego, czy: Funkcja wewn´trznego audytu stanowi kluczowy sk∏adnik Êrodowiska kontroli wewn´trznej i jako taka zas∏uguje na specjalnie poÊwi´cony jej rozdzia∏ w sprawozdaniu z audytu. W sprawozdaniu nale˝y wziàç pod uwag´ niezale˝noÊç, fachowoÊç oraz skutecznoÊç wewn´trznego audytu, a w szczególnoÊci, co nast´puje: zakres odpowiedzialnoÊci; prawa dost´pu do dyrektora Agencji SAPARD oraz do wszystkich zapisów, pracowników oraz pomieszczeƒ (w∏àcznie z organami zdecentralizowanymi oraz delegowanymi); wy∏àczenie cz∏onków zespo∏u wewn´trznego audytu z codziennych dzia∏aƒ operacyjnych; obsadzenie stanowisk (fachowoÊç, przeszkolenie oraz doÊwiadczenie); planowanie (ocena potrzeb, podejÊcie opierajàce si´ na ocenie ryzyka, cykl przeprowadzania audytu); dokumentacj´ (odpowiednie zapisywanie zasad dotyczàcych przeprowadzania testów oraz wyciàgania wniosków, przechowywanie dokumentów wspierajàcych); dokumentacj´ audytu (czy zarzàdzenia zapewniajà, ˝e jest on wystarczajàcy, w∏aÊciwy oraz wiarygodny); czy istniejà odpowiednie zarzàdzenia zapewniajàce jakoÊç; sprawozdania (czy ich koncepcja jest odpowiednia oraz czy procedury zapewniajà ich punktualnoÊç) oraz wnioski dotyczàce planu audytu. (I) Organ Certyfikujàcy uzyska∏ godziwe gwarancje, ˝e procedury kontroli wewn´trznej sà teoretycznie w∏aÊciwe oraz ˝e funkcjonujà one zadowalajàco w praktyce; (II) procedury, szczególnie w odniesieniu do kryteriów akredytacji o szczególnym znaczeniu (procedury pisemne, podzia∏ obowiàzków, wst´pne kontrole projektowe oraz wst´pne kontrole p∏atnoÊci, zamówienia, zobowiàzania oraz procedury p∏atnoÊci, procedury rachunkowe, zabezpieczenie komputerowe, audyt wewn´trzny) dajà godziwà gwarancj´, ˝e projekty, których wykonywaniem obcià˝ony jest SAPARD, sà zgodne z wieloletnià umowà finansowà; (III) wszystkie kryteria akredytacji o szczególnym znaczeniu sà stale spe∏niane, co wymagane jest do przekazania przez Komisj´ zarzàdzania pomocà finansowà, zgodnie z postanowieniami art. 3 ust. 1 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej; oraz (IV) interesy finansowe Wspólnoty sà prawid∏owo chronione. — nieprawid∏owe zastosowanie mechanizmów kontroli wynikajàce z b∏´dnej interpretacji bàdê zaniedbania; oraz Monitor Polski Nr 30 — 714 — (II) Procedury zapewniajàce zgodnoÊç z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej Ten punkt dotyczy zatwierdzania. Transakcje przeprowadzane przez Agencj´ SAPARD odbywajà si´ wed∏ug z∏o˝onych przepisów. Zwiàzane z nimi nieod∏àczne ryzyko wymaga od Agencji SAPARD ustanowienia ∏agodzàcych mechanizmów kontroli, w∏àcznie ze stosowaniem procedur pisemnych, list kontrolnych oraz szczegó∏owego wykonania lub kontroli dokonywanej przez innego urz´dnika. Sprawozdanie powinno zawieraç oÊwiadczenie dotyczàce procedur zapewniajàcych zgodnoÊç z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej (z uwagi na ka˝dy Êrodek dzia∏ania oraz, w odpowiednich przypadkach, na ka˝dy inny podleg∏y Êrodek dzia∏ania) w odniesieniu do ka˝dej procedury, stwierdzajàce, czy odpowiednie mechanizmy kontroli okaza∏y si´ wystarczajàco skuteczne, aby pok∏adaç w nich zaufanie w okresie obejmowanym przez audyt. W przypadku gdy wyciàgni´ty zostaje wniosek, ˝e procedura nie zapewnia koniecznej gwarancji, wówczas istotne elementy niewydolnoÊci kontroli powinny zostaç odnotowane. (III) Kryteria akredytacji o szczególnym znaczeniu W sprawozdaniu powinno znaleêç si´ stwierdzenie dotyczàce stopnia, w jakim Agencja SAPARD oraz organa zdecentralizowane i delegowane spe∏niajà wszystkie kryteria akredytacji o szczególnym znaczeniu (procedury pisemne, podzia∏ obowiàzków, wst´pne kontrole projektowe oraz wst´pne kontrole p∏atnoÊci, zamówienia, procedury zobowiàzaƒ oraz p∏atnoÊci, procedury rachunkowe, zabezpieczenie komputerowe, audyt wewn´trzny) zgodnie z wymogami przekazywania przez Komisje zarzàdu nad pomocà finansowà, okreÊlonymi w art. 3 ust. 1 rozdzia∏u A za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej, oraz jakie dzia∏anie (czas jego podj´cia oraz trwania), jeÊli w ogóle, powinno zostaç podj´te przez Agencj´ SAPARD bàdê organ zdecentralizowany lub delegowany w celu usuni´cia nieprawid∏owoÊci. (IV) Ochrona interesów finansowych Wspólnoty Ten punkt dotyczy przede wszystkim odbioru sum pieni´dzy (wierzycieli). Stosowne, kluczowe zadania kontroli obejmujà przekazywanie w sposób poprawny oraz terminowy wszystkich transakcji wierzycieli do ksi´gi d∏u˝ników; odpisywanie wierzytelnoÊci od innych p∏atnoÊci SAPARD dla zad∏u˝onych beneficjentów; oraz prawid∏owe przekazywanie wszystkich wp∏ywów od wierzycieli. Generalnie, sprawozdanie powinno zawieraç równie˝ oÊwiadczenie w sprawie ochrony interesów finansowych Wspólnoty, stwierdzajàce, w odniesieniu do ka˝dej procedury, czy dotyczàce ich mechanizmy kontroli okaza∏y si´ wystarczajàco skuteczne, aby pok∏adaç w nich za- Poz. 502 ufanie. W przypadku gdy wyciàgni´ty zostaje wniosek, ˝e procedura nie zapewnia koniecznej gwarancji, wówczas istotne elementy niewydolnoÊci kontroli powinny zostaç odnotowane. (V) Zalecenia Wszystkie zalecenia w sprawie ulepszeƒ powinny zostaç sklasyfikowane z uwagi na stopieƒ wa˝noÊci, jaki — zdaniem organu certyfikujàcego — powinien zostaç przypisany do ka˝dej sytuacji. Majàc na uwadze przejrzystoÊç prezentacji, proponowana jest nast´pujàca klasyfikacja wspomnianych stopni wa˝noÊci: — najwy˝szy: zalecenia wymagajàce natychmiastowego wzi´cia ich pod uwag´ przez dyrektora Agencji SAPARD; — poÊredni: zalecenia b´dàce istotnymi w kontekÊcie Êrodowiska kontroli Agencji SAPARD oraz wymagajàce natychmiastowego wzi´cia ich pod uwag´ przez Najwy˝szy Zarzàd; — najni˝szy: zalecenia, z uwagi na które podj´te powinny zostaç dzia∏ania majàce na celu zapewnienie pe∏nej zgodnoÊci z kryteriami akredytacji. Z uwagi na ka˝de zalecenie w sprawozdaniu powinny zostaç uj´te wymagajàce uwagi pytania dotyczàce spraw proceduralnych oraz strategicznych, a tak˝e odpowiedê Agencji SAPARD. 6. Plan sprawozdania Omówiony poni˝ej standardowy plan sprawozdania jest pomocny dla Komisji przy przetwarzaniu przez nià sprawozdaƒ dotyczàcych certyfikacji. Ogólne podsumowanie: zawierajàce opini´, streszczenie oÊwiadczeƒ dotyczàcych ka˝dego z omówionych powy˝ej punktów I, II, III oraz IV, oraz cz´Êci dotyczàcych o stopniu najwy˝szym i poÊrednim. Ogólne wprowadzenie I. Procedury kontroli wewn´trznej: ocena g∏ównych mechanizmów kontroli; funkcja audytu wewn´trznego; oÊwiadczenie w sprawie procedur wewn´trznego audytu, wraz z materia∏em dowodowym. II. Procedury zapewniajàce zgodnoÊç z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej: ocena kluczowych mechanizmów kontroli, oÊwiadczenie w sprawie procedur zapewniajàcych zgodnoÊç z postanowieniami wieloletniej umowy finansowej, wraz z materia∏em dowodowym. III. Kryteria akredytacji o szczególnym znaczeniu: ocena zasi´gu, w jakim Agencja SAPARD spe∏nia wszystkie kryteria akredytacji o szczególnym znaczeniu (procedury pisemne, podzia∏ obowiàzków, wst´pne kontrole projektowe oraz wst´pne kontrole p∏atnoÊci, zamówienia, procedury zobowiàzaƒ oraz p∏atnoÊci, procedury ra- Monitor Polski Nr 30 — 715 — chunkowe, zabezpieczenie komputerowe, audyt wewn´trzny) zgodnie z wymogami okreÊlonymi w art. 3 ust. 1 rozdzia∏u B za∏àcznika do wieloletniej umowy finansowej. IV. Procedury ochrony interesów finansowych Wspólnoty: ocena kluczowych mechanizmów kontroli; oÊwiadczenie w sprawie procedur chroniàcych interesy finansowe Wspólnoty, wraz z materia∏em dowodowym. Wnioski ogólne Poz. 502 Z podzia∏em na ka˝de dzia∏anie/inne podleg∏e dzia∏anie oraz standardowe funkcje (np. Ksi´gowoÊç, S∏u˝ba Kontroli, Wewn´trzny Audyt, IT), w za∏àczniku powinno znaleêç si´ omówienie wykonanej pracy w odniesieniu do ka˝dego celu kontroli, w∏àcznie z opisem celu kontroli, mechanizmu kontroli, struktury akt (w celu okreÊlenia, czy zawierajà one wymagane podstawowe materia∏y dowodowe/lub dokumenty konieczne do poparcia wniosku o p∏atnoÊç), ustalenia, ocena, wniosek oraz szczegó∏owe zalecenia. Sporzàdzona powinna zostaç lista zaleceƒ zawierajàca przynajmniej nast´pujàce informacje: indeks rejestru sprawozdania/status/dzia∏anie. Zalecenia Za∏àczniki Za∏àcznik do rozdzia∏u E Przyk∏ady poÊwiadczeƒ audytu wydawanych przez organ certyfikujàcy5 Macierz opinii: A. Orzeczenie bezwarunkowe PrzeprowadziliÊmy audyt rocznego zestawienia rachunkowego wydatków zadeklarowanych Komisji jako wydatki poniesione na rzecz Programu w roku finansowym 200x przez [nazwa oraz adres Agencji SAPARD]. Wyst´pujàc w charakterze Organu Certyfikujàcego, mamy obowiàzek wyraziç naszà opini´ na temat rocznego zestawienia rachunkowego w oparciu o przeprowadzony przez nas audyt. PrzeprowadziliÊmy audyt zgodnie z przyj´tymi mi´