Anexa III.4.B CERTIFICAT INTERMEDIAR/FINAL ŞI DECLARAŢIE DE CHELTUIELI ŞI CERERE DE PLATA COMISIA EUROPEANĂ - ISPA Certificat intermediar/final şi declaraţie de cheltuieli şi cerere de plată (De transmis la Unitatea.................a Directoratului General pentru Politici Regionale pe canale oficiale) Denumirea măsurii: ............................................................................
\nMemorandum de finanţare nr............ din..................................
\nReferinţa Comisiei (CCI Nr.)..................................... ____________________________________________________________________________ CERTIFICAT Subsemnatul ..........................., reprezentând Fondul Naţional desemnat de*5) ..................., certific ca toate cheltuielile eligibile incluse în declaraţia ataşată, reprezentând contribuţii ale ISPA şi ale finanţării naţionale, au fost plătite în conformitate cu progresele măsurii --------- *5) Indicaţi instrumentul administrativ de desemnare în conformitate cu
\n┌────┬───┬─────┐ ┌─────────┬────────┐ după*6): │ │ │ 20 │ în valoare de: │ │ euro │ └────┴───┴─────┘ └─────────┴────────┘ (Suma exactă până la doua zecimale) ------- *6) Data de începere a eligibilităţii cheltuielilor conform Memorandumului de Finanţare Declaraţia de cheltuieli ataşată, detaliată pe categorii de cheltuieli, şi pe măsura în cazul unui grup de proiecte, acoperă cheltuieli până la ┌────────┬────┬────────┐ │ │ │ 20... │ (Zz/ll/aaaa) └────────┴────┴────────┘ şi este parte integrală a acestui certificat, la fel ca raportul însoţitor asupra progreselor măsurii comparat cu planurile/raportul final.
\nDe asemenea, certific ca măsura face progrese satisfăcătoare spre finalizare /a fost încheiată în conformitate cu obiectivele şi ca informaţiile date în raportul de progres/raportul final sunt corecte.
\nCertific, în plus, ca măsura este în curs de implementare/a fost implementata în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare, în special în ce priveşte:
\nÎn conformitate cu secţiunea a XII-a a anexei nr. III.1, documentele justificative sunt şi vor continua să fie disponibile pentru o perioadă de minimum 5 ani de la plata finala de către Comisie.
\nCertific ca:
\n│Suma ordonată a fi recuperată │ │ │ │ │ ├─────────────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤ │Debitor │ │ │ │ │ ├─────────────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤ │Data de emitere a ordinului de recuperare │ │ │ │ │ ├─────────────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤ │Autoritatea care a emis ordinul de recuperare│ │ │ │ │ ├─────────────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤ │Data recuperării │ │ │ │ │ ├─────────────────────────────────────────────┼────────────────────────────────┤ │Suma recuperată │ │ │ │ │ └─────────────────────────────────────────────┴────────────────────────────────┘ APLICAŢIE PENTRU PLATA INTERMEDIARA/FINALA Denumirea măsurii:........................................................
\nReferinţa Comisiei (CCI Nr)..................................
\nCa urmare a prevederilor secţiunii a III-a (1) din anexa nr. III.1, subsemnatul (numele cu majuscule, ştampila, poziţia şi semnatura autorităţii competente), solicit plata sumei de euro.................. ca plata intermediara/ finala*9). -------- *9) stergeti dacă este cazul Aceasta aplicaţie îndeplineşte condiţiile de admisibilitate deoarece:
\nStergeti dacă este cazul ┌───────────────────────────────────────────────────────────┬──────────────────┐ │(a) Raportul asupra progreselor măsurii în ceea ce priveşte│ - Este inclus │ │ indicatorii fizici şi financiari şi care demonstreaza │ │ │ conformitatea sa cu decizia de acordare a asistenţei, │ │ │ incluzând condiţiile specifice stabilite │ │ ├───────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤ │(b) Ultimul raport de progres/raportul final asupra │ - A fost transmis│ │ implementarii solicitat conform secţiunilor a V-a şi │ - Este inclus │ │ a X-a ale anexei nr. III.1, inclusiv în cel de-al doilea │ │ │ caz detalii privind conformitatea cu Ghidul Practic │ │ │ pentru PHARE, ISPA şi SAPARD │ │ ├───────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤ │(c) Observaţii şi recomandări făcute de autorităţile de │ - S-a acţionat │ │ audit naţionale şi/sau comunitare, în special corectarea │ conform │ │ iregularitatilor banuite sau dovedite │ - Nu s-au făcut │ │ │ observaţii sau │ │ │ recomandări │ ├───────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤ │(d) Principalele probleme de ordin tehnic, financiar şi │ - Sunt indicate │ │ juridic apărute şi măsuri pentru corectarea lor │ - Nici una │ │ │ observata │ ├───────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤ │(e) Analiza oricărei abateri de la planul financiar iniţial│ - A fost │ │ │ transmisă │ │ │ - Este inclusă │ ├───────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤ │(f) Măsuri de publicitate luate în, legătură cu măsura │ - Sunt indicate │ ├───────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤ │(g) Nici una din cheltuielile certificate nu a fost │ │ │ suspendată conform secţiunii a VIII-a (3) a anexei nr. │ │ │ III.1 │ │ └───────────────────────────────────────────────────────────┴──────────────────┘ Plata trebuie facuta către: ┌──────────────────────┬───────────────────────────────────────────────────────┐ │Beneficiarul: │ │ ├──────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────────┤ │Banca: │ │ ├──────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────────┤ │Cont nr. │ │ ├──────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────────┤ │Titularul contului │ │ │(dacă este diferit │ │ │de beneficiar) │ │ └───────────┬───────┬──┴───┬──────────┬────────────────────────────────────────┘ Data │ │ │ 20 .... │ (zz/ll/aaaa) └───────┴──────┴──────────┘
\nNume cu majuscule, ştampila, poziţia şi semnatura autorităţii competente Anexa III.4.C MODEL INDICATIV AL DECLARAŢIEI LA FINALIZAREA MĂSURII*10) (Secţiunea a 14-a) --------- *10) În cazul grupurilor de proiecte care sunt subiect al unei singure decizii, declaraţia acoperă grupul de proiecte Către Comisia Europeană, Directoratul General pentru Politica Regionala INTRODUCERE 1. Subsemnatul, ......................(se specifică numele, funcţia şi serviciul), am examinat declaraţia finala de plată pentru .............. (numele şi numărul de referinţa CCI a măsurii finanţate prin ISPA) şi cererea către Comisie pentru plata finala a sumelor provenite din ajutorul Comunităţii.
\nSCOPUL CONTROLULUI 2. Am condus examinarea în conformitate cu prevederile secţiunilor a 14-a5 a 15-a şi a 16-a ale anexei nr. III.4. Am planificat şi executat examinarea în vederea obţinerii unei asigurări rezonabile ca declaraţia finala de cheltuieli şi solicitarea de plată a sumelor provenite din ajutorul comunităţii şi raportul final nu conţin declaraţii false, în special în ce priveşte executarea măsurii*11) în conformitate cu termenii şi condiţiile deciziei şi obiectivele atribuite acesteia. Procedura urmată şi informaţiile folosite la examinare, inclusiv concluziile verificărilor efectuate în anii precedenti, se găsesc în rezumat în raportul atasat. -------- *11) inclusiv proiectele individuale dintr-un grup de proiecte OBSERVAŢII 3. Scopul examinării de control a fost îngrădit de următoarele: (a) (b) (c) , etc. (Indicaţi orice obstacol cu care v-aţi confruntat în timpul examinării, de exemplu probleme sistemice, slabiciuni de management, lipsa unui sistem de audit, lipsa documentaţiei justificative, cazurile aflate în proceduri legale, etc; estimati suma cheltuielilor afectate de aceste obstacole şi asistenţa Comunitara corespunzătoare acestora).
\nCONCLUZII Fie, Dacă nu au existat impedimente la examinare, frecventa erorilor depistate este redusă şi toate problemele au fost rezolvate satisfăcător:
\n5.(a) În lumina examinării şi a concluziilor altor verificări naţionale sau comunitare la care am avut acces, opinia mea este ca declaraţia finala de cheltuieli şi raportul final prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute şi lucrările realizate, în concordanta cu prevederile memorandumului de finanţare privind măsura şi obiectivele sale, şi ca solicitarea facuta Comisiei pentru plata finala a asistenţei comunitare pare să fie valida.
\nSau Dacă au fost intampinate unele dificultăţi în timpul examinării dar frecventa erorilor nu este ridicată, sau dacă exista probleme care nu au fost rezolvate satisfăcător:
\n5(b) Cu excepţia problemelor la care s-a făcut referire la punctul 3 de mai sus (şi) a erorilor/neregulilor la care s-a făcut referire la punctul 4 care par a nu fi fost rezolvate satisfăcător şi la care s-a făcut referire la punctul 4, este opinia mea, bazată pe examinarea şi pe concluziile altor verificări naţionale sau din partea Comunităţii la care am avut acces, ca declaraţia finala de cheltuieli şi raportul final prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute şi lucrările realizate în concordanta cu prevederile memorandumului de finanţare privind măsura şi obiectivele sale, şi solicitarea facuta Comisiei pentru plata finala a aistentei din partea comunităţii pare să fie valida.
\nSau Dacă obstacole majore au fost intampinate în timpul examinării sau frecventa erorilor depistate este ridicată, chiar dacă erorile/neregulile au fost rezolvate satisfăcător:
\n5(c) Din cauza problemelor la care am făcut referire la punctul 3 (şi) data fiind frecventa ridicată a erorilor arătate la punctul 4, nu sunt în poziţia de a exprima o opinie asupra declaraţiei finale de cheltuieli, raportului final şi a solicitării facuta Comisiei pentru plata finala a asistenţei din partea comunităţii.
\nData, semnatura Anexa III.5 Acord cu privire la neregulile şi la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA
\nAceasta înţelegere nu trebuie să afecteze aplicarea în ţara beneficiara a regulilor referitoare la procedurile penale sau cooperarea judiciară între ţările beneficiare sau între Comisie şi ţările beneficiare cu privire la problemele penale.
\nSecţiunea a 2-a
\nSecţiunea a 3-a \"Iregularitate\" trebuie să semnifice orice încălcare a unei prevederi a memorandumului de finanţare, sau a unui act normativ naţional, rezultând dintr-un act sau omisiune a unui operator economic, care are, sau ar avea, ca rezultat prejudicierea bugetului general al comunităţilor datorită unei cheltuieli nejustificate.
\nSecţiunea a 4-a
\nPentru aceasta trebuie, pe cat posibil, sa dea detalii privind:
\nSecţiunea a 5-a Fiecare ţara beneficiara trebuie să raporteze Comisiei şi, unde este necesar, statelor membre implicate, orice nereguli descoperite sau presupuse a fi existat, atunci când este de temut ca:
\nŢările beneficiare trebuie să notifice Comisiei asupra deciziilor administrative sau judiciare sau asupra principalelor motive privind suspendarea acestor proceduri.
\nSecţiunea a 7-a Dacă nu exista nereguli de raportat în perioada de referinţa, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia despre acest lucru în aceeaşi limita de timp stabilită la paragraful (1) din secţiunea a 4-a.
\nSecţiunea a 8-a Atunci când autorităţile competente din ţara beneficiara decid, la cererea expresă a Comisiei, sa initieze sau sa continue procedurile legale în vederea recuperării sumelor greşit plătite, Comisia poate să decidă sa ramburseze tarii beneficiare, total sau parţial, costurile legale şi costurile care decurg direct din procedurile legale, la prezentarea probelor documentare, chiar dacă procedurile nu au avut succes.
\nSecţiunea a 9-a
\nSecţiunea a 10-a Comisia trebuie să informeze cu regularitate ţările beneficiare, în cadrul convenţiei de prevenire a fraudelor, despre ordinul de mărime al fondurilor implicate în neregulile care au fost descoperite şi despre categoriile de nereguli, împărţite pe tipuri şi pe sume (valoric).
\nSecţiunea a 11-a
\nÎn plus, aceste informaţii nu pot fi folosite în alt scop decât cel prevăzut în prezenta înţelegere, decât dacă autorităţile care le-au furnizat şi-au dat acordul expres, şi cu condiţia ca prevederile în vigoare în ţările beneficiare în care se găseşte autoritatea receptoare sa nu interzică asemenea comunicare sau folosire.
\nSecţiunea a 12-a Sumele recuperate trebuie distribuite între ţările beneficiare şi Comisie în conformitate cu ratele de cofinantare, proporţional cu cheltuielile deja făcute de acestea.
\nSecţiunea a 13-a Verificările pe loc şi inspecţiile efectuate pentru protejarea intereselor financiare ale comunităţii împotriva neregulilor, asa cum sunt definite în secţiunea a 3-a, trebuie pregătite şi conduse de către Comisie în strânsă cooperare cu autorităţile competente din ţările beneficiare, care vor fi notificate în timp util despre obiectul şi scopul verificărilor şi inspecţiilor menţionate în aceasta anexa, astfel încât autorităţile să poată acorda tot sprijinul necesar. În acest scop, oficialii tarii beneficiare implicate pot participa la verificările şi inspecţiile pe loc.
\nÎn plus, dacă ţara beneficiara implicata doreşte, verificările şi inspecţiile pe loc pot fi efectuate împreună de către Comisie şi autorităţile competente ale tarii beneficiare.
\nSecţiunea a 14-a Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate de către Comisie asupra operatorilor economici, respectiv asupra persoanelor fizice sau juridice, sau asupra altor organisme naţionale cărora le este atribuită putere legală, dacă exista motive să se creadă ca au fost comise neregularităţi.
\nPentru a facilita efectuarea de către Comisie a acestor verificări şi inspecţii, operatorilor economici trebuie să le fie solicitată o garantare a accesului la premisele, terenul, mijloacele de transport sau alte domenii, folosite în scopuri de afaceri.
\nCând este strict necesar pentru a stabili unde şi dacă neregulile exista, Comisia poate efectua verificări şi inspecţii la alţi operatori economici implicaţi, pentru a avea acces la informaţiile pertinente deţinute de aceşti operatori despre faptele care fac subiectul verificărilor şi inspecţiilor pe loc.
\nSecţiunea a 15-a
\nInspectorii Comisiei îşi vor exercita puterea pe baza unei automatii care le atesta identitatea şi poziţia, împreună cu un document care să indice subiectul şi scopul verificării şi inspecţiei pe loc.
\nConform legii comunitare aplicabile, este necesar ca ei sa corespundă regulilor de procedura stabilite de legile tarii beneficiare implicate.
\nComisia trebuie să se asigure ca toţi susmentionatii oficiali şi organisme prezintă toate garanţiile cu privire la competenţa tehnica, independenta şi respectarea secretului profesional.
\nSecţiunea a 16-a
\nVerificările şi inspecţiile pe loc pot privi, în particular:
\nSecţiunea a 17-a
\nAsemenea informaţii nu pot fi comunicate altor persoane în afară celor din instituţiile comunităţii sau din ţările beneficiare a căror funcţie necesita cunoaşterea lor şi nici nu pot fi folosite de către instituţiile comunităţii în alte scopuri decât cele de asigurarea unei protecţii eficiente a intereselor financiare ale comunităţii în toate ţările beneficiare. Când o ţara beneficiara intenţionează sa folosească în alte scopuri informaţiile obţinute de oficialii care participa sub autoritatea sa ca observatori la verificările şi inspecţiile pe loc, trebuie să ceara aprobarea tarii beneficiare de unde informaţia respectiva a fost obţinută.
\nSecţiunea a 18-a Când operatorii economici la care se face referire în secţiunea a 14-a, se opun unei verificări sau inspecţii pe loc, ţara beneficiara implicata, actionand în conformitate cu regulile naţionale, trebuie să acorde inspectorilor Comisiei sprijinul necesar pentru a le permite acestora să îşi îndeplinească sarcinile de verificare sau inspecţie pe loc.
\nEste de datoria tarii beneficiare sa ia toate măsurile necesare în conformitate cu legislaţia naţionala.
\nAnexa III.6 Cerinţe privind informarea şi publicitatea REGULILE PRIVIND DETALIILE ÎNŢELEGERII DE INFORMARE ŞI PUBLICITATE 1. Obiective şi scop Măsurile de informare şi publicitate privind asistenţa acordată prin ISPA au ca scop:
\nInformarea şi publicitatea trebuie să priveasca toate proiectele pentru care ISPA asigura asistenţa financiară. Ţinta măsurilor de informare şi publicitate este de a informa publicul general şi, de asemenea, potentialii beneficiari, inclusiv:
\nOrganismul responsabil trebuie să ia toate măsurile administrative necesare pentru a asigura aplicarea efectivă a acestor aranjamente şi sa colaboreze cu departamentele Comisiei.
\nMăsurile de informare şi publicitate trebuie luate în timp util, imediat după ce asistenţa ISPA este aprobată. Comisia îşi rezerva dreptul sa initieze procedura de restrangere, suspendare sau anulare a asistenţei ISPA, dacă ţara beneficiara nu îşi îndeplineşte obligaţiile stabilite în prezenta anexa.
\n3.1. Media Organismul responsabil trebuie să informeze media în cel mai corespunzător mod despre acţiunile cofinantate prin ISPA. Participarea Comunităţii Europene va fi reflectată exact în aceste informări.
\nPentru aceasta, lansarea formala a proiectelor şi fazele importante ale implementarii lor vor face subiectul unor măsuri de informare, în special în mijloacele media regionale (presa, radio şi televiziune). Trebuie asigurata o colaborare corespunzătoare cu Delegatiile Comisiei în ţările beneficiare implicate.
\n3.2. Acţiunile de informare Organizarea acţiunilor de informare cum ar fi conferinţe, seminarii, târguri şi expoziţii legate de implementarea proiectelor parţial finanţate prin ISPA trebuie să menţioneze explicit participarea Comunităţii Europene. Trebuie să se beneficieze de aceasta oportunitate pentru a se expune steagul Comunităţii Europene în sălile de conferinţa şi emblema Comunităţii Europene pe documente. Delegatiile Comisiei în ţările beneficiare trebuie să sprijine, dacă este necesar, organizarea şi desfăşurarea unor asemenea evenimente.
\n3.3. Material informativ Publicaţiile (cum ar fi broşuri şi prospecte) despre proiecte sau măsuri similare trebuie să conţină pe coperta o indicaţie clara a emblemei Comunităţii Europene când se foloseşte şi o emblema naţionala, regionala sau locală.
\nCând publicaţia include o prefata, aceasta trebuie semnată atât de persoana responsabilă din ţara beneficiara cat şi, din partea Comisiei, de membrul comisiei responsabil sau de către un reprezentant desemnat, pentru a asigura faptul ca participarea Comunităţii Europene este clara. Aceste publicaţii trebuie să facă referiri la organismele responsabile pentru informarea părţilor interesate.
\nPrincipiile sus-menţionate se vor aplica de asemenea şi materialelor audio yizuale sau de pe paginile de internet.
\nCând proiectele sunt implementate, organismul responsabil trebuie să ia următoarele măsuri care să indice participarea ISPA în proiectele menţionate:
\nMăsurile de informare şi publicitate prompte trebuie luate pentru a constientiza publicul general de asistenţa acordată de Comunitatea Europeană prin ISPA. Organismul responsabil trebuie să publice conţinutul proiectelor în cea mai adecvată forma şi să se asigure ca asemenea documente sunt difuzate către media locală şi regionala şi să le ţină la dispoziţia părţilor interesate. Măsurile prompte vor include:
\nÎn plus faţă de punctul (a), organismul responsabil, împreună cu coordonatorul naţional ISPA, este responsabil pentru difuzarea regulată a informaţiilor generale despre asistenţa ISPA alocata tarii lor, subliniind implementarea proiectelor şi rezultatele obţinute. Aceasta informare generală trebuie să aibă loc cel puţin o dată pe an şi să fie facuta disponibilă Comisiei pentru raportul anual. Informarea va avea forma unor broşuri de interes general, material profesional audio video (de exemplu videoclip) şi conferinţe de înştiinţare la un nivel corespunzător. Informarea trebuie să grupeze proiectele după natura lor şi/sau să se focalizeze pe proiectele de interes relevant. Trebuie actualizată anual şi transmisă către televiziunile sau posturile de radio naţionale şi regionale, către Comisie şi, la cerere, către alte părţi interesate, asa cum sunt definite în paragraful 1.
\nAcesta trebuie să consulte Comisia şi sa o informeze despre initiativele pe care le are în asa fel încât Comisia să poată participa corespunzător la îndeplinirea acestora.
\nPentru a facilita implementarea acestor prevederi, Comisia, va putea asigura asistenţa adecvată şi va putea întocmi îndrumări detaliate.
\nMăsuri speciale privind panourile de publicitate şi plăcile comemorative Pentru a asigura vizibilitatea proiectelor ISPA, ţările beneficiare se vor asigura ca sunt îndeplinite următoarele măsuri de informare şi publicitate:
\nPlăcile de avizare trebuie să aibă o dimensiune potrivita cu scala operaţiunilor desfăşurate.
\nSelecţia placii de avizare rezervată Comunităţii Europene trebuie să îndeplinească următoarele criterii:
\nAtunci când organismul responsabil nu ridica propria sa placa de avizare care să anunţe implicarea acestuia în finanţarea proiectului, asistenţa acordată de Comunitatea Europeană trebuie anunţată pe o placa de avizare specială. În asemenea cazuri, prevederile sus-menţionate referitoare la partea Comisiei Europene se aplică prin analogie.
\nPlăcile de avizare trebuie inlaturate nu mai târziu de 6 luni de la data finalizarii lucrărilor şi înlocuită de o placa comemorativa, în conformitate cu prevederile de la punctul 2.
\nTrebuie folosit textul următor ca model pentru conţinutul cerut: \".Acest proiect a fost cofinantat cu % de către Comunitatea Europeană. La finalul lucrării în...... (se menţionează anul), costul total al proiectului a fost de .......... (moneda naţionala), şi contribuţia totală a Comunităţii Europene a fost de........(moneda naţionala).\" = EXEMPLU = ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Titlul proiectului │ │ Localizarea │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ ┌────────────────────────┐ │ │ │Emblema Uniunii Europene│ Finanţat de: │ │ └────────────────────────┘ │ │ Uniunea Europeană (asistenţa) ... euro .... │ │ (moneda │ │ IFI (împrumut) ... euro naţionala)│ │ │ │ ...... │ │ (moneda │ │ naţionala)│ │ │ │ Autoritatea de implementare: (Ministerul...) │ │ (Agenţia...) │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Beneficiar: (Numele beneficiarului) │ │ │ │ │ │Supervizare şi management: (Numele firmei) │ │ │ │ │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Contractant: (Numele contractantului) │ │ │ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ --------