Anexa III.4.b CERTIFICAT INTERMEDIAR/FINAL ŞI DECLARAŢIE DE CHELTUIELI ŞI CERERE DE PLATĂ COMISIA EUROPEANĂ ISPA Certificat intermediar/final şi declaraţie de cheltuieli şi cerere de plata (De transmis la Unitatea ........... a Directoratului General pentru Politici Regionale prin intermediul canalelor oficiale) Denumirea măsurii: .............................................................................
\nMemorandum de finanţare nr. ........... din .................................
\nReferinta Comisiei (CCI Nr.) ................................................
\nCERTIFICAT Subsemnatul ............................................, reprezentând Fondul Naţional desemnat de*5) ....................., certific ca toate cheltuielile eligibile incluse în declaraţia atasata, reprezentând contribuţii prin intermediul asistenţei ISPA şi ale finanţării naţionale, au fost plătite in conformitate cu progresele măsurii ┌──┬──┬─────┐ ┌───────────────┬────┐ după*6): │ │ │20 │ în valoare de: │ │euro│ └──┴──┴─────┘ └───────────────┴────┘ zz ll aaaa (Suma exacta pana la doua zecimale) Declaraţia de cheltuieli atasata, detaliata pe categorii de cheltuieli, şi pe măsura în cazul unui grup de proiecte, acoperă cheltuieli pana la ┌──┬──┬─────┐ │ │ │20 │ (zz/ll/aaaa) └──┴──┴─────┘ şi este parte integrala a acestui certificat, la fel ca raportul însoţitor asupra progreselor măsurii comparat cu planurile/raportul final.
\nDe asemenea, certific ca măsura face progrese satisfăcătoare în vederea finalizării ei/a fost incheiata în conformitate cu obiectivele şi ca informaţiile date în raportul de progres/raportul final sunt corecte.
\nCertific, în plus, ca măsura este în curs de implementare/a fost implementată în conformitate cu termenii memorandumului de finanţare, în special în ceea ce priveşte:
\nÎn conformitate cu secţiunea a XII-a a anexei nr. III.1, documentele justificative sunt şi vor continua să fie disponibile pentru o perioada de minimum 5 ani de la plata finala de către Comisie.
\nCertific ca:
\n│Data de emitere a ordinului de recuperare │ │ ├─────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤ │Autoritatea care a emis ordinul de recuperare│ │ ├─────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤ │Data recuperării │ │ ├─────────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────┤ │Suma recuperata │ │ └─────────────────────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────────┘ APLICAŢIE PENTRU PLATA INTERMEDIARA/FINALA Denumirea măsurii: ..........................................................................
\nReferinta Comisiei (CCI Nr.) ................................................................
\nCa urmare a prevederilor secţiunii a III-a (1) din anexa nr. III.1, subsemnatul (numele cu majuscule, stampila, poziţia şi semnatura autorităţii competente), solicit plata sumei de ................... euro ca plata intermediara/finala*9).
\nAceasta aplicaţie îndeplineşte condiţiile de admisibilitate deoarece:
\nStergeti dacă este cazul ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┬──────────────────┐ │(a) Raportul asupra progreselor măsurii în ceea ce priveşte indicatorii │- Este inclus │ │ fizici şi financiari şi care demonstrează conformitatea sa cu decizia │ │ │ de acordare a asistenţei, incluzând condiţiile specifice stabilite │ │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤ │(b) Ultimul raport de progres/raportul final asupra implementării │- A fost transmis │ │ solicitat conform secţiunilor a V-a şi a X-a ale anexei nr. III.1, │- Este inclus │ │ inclusiv în cel de-al doilea caz detalii privind conformitatea cu │ │ │ Ghidul Practic pentru PHARE, ISPA şi SAPARD │ │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤ │(c) Observaţii şi recomandări făcute de autorităţile de audit naţionale │- S-a acţionat │ │ şi/sau comunitare, în special corectarea iregularităţilor bănuite sau │conform │ │ dovedite │- Nu s-au făcut │ │ │observaţii sau │ │ │recomandări │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤ │(d) Principalele probleme de ordin tehnic, financiar şi juridic apărute şi│- Sunt indicate │ │ masuri pentru corectarea lor │- Nici una │ │ │observata │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤ │(e) Analiza oricărei abateri de la planul financiar iniţial │- A fost │ │ │transmisa │ │ │- Este inclusa │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤ │(f) Masuri de publicitate luate în legatură cu măsura │- Sunt indicate │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────────────┤ │(g) Nici una din cheltuielile certificate nu a fost suspendata conform │ │ │ secţiunii a VIII-a (3) a anexei nr. III.1 │ │ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴──────────────────┘ Plata trebuie facuta catre: ┌─────────────────────────────────┬───────────────────────────────────────────────────────────┐ │Beneficiarul: │ │ ├─────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────┤ │Banca: │ │ ├─────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────┤ │Cont nr. │ │ ├─────────────────────────────────┼───────────────────────────────────────────────────────────┤ │Titularul contului │ │ │(dacă este diferit de beneficiar)│ │
\n└─────────────────────────────────┴───────────────────────────────────────────────────────────┘ ┌──┬──┬─────┐ Data │ │ │20 │ (zz/ll/aaaa) └──┴──┴─────┘ Nume cu majuscule, stampila, poziţia şi semnatura autorităţii competente Notă ... ────────── *5) Indicaţi instrumentul administrativ de desemnare în conformitate cu Secţiunea III (8) şi (9) din Anexa III.1, cu referinţe adecvate şi data. *6) Data de începere a eligibilităţii cheltuielilor conform Memorandumului de Finanţare. *7) Pentru decizii asupra unor grupuri de proiecte, cheltuielile trebuie împărţite pe proiecte, cu exceptia cazurilor când cheltuielile sunt comune grupului, cum este cazul asistenţei tehnice şi publicităţii. *8) Data de începere a eligibilităţii cheltuielilor (semnarea Memorandumului de Finanţare de catre Comisie). *9) ştergeti dacă este cazul. ────────── Anexa III.4.c MODEL INDICATIV AL DECLARAŢIEI LA FINALIZAREA MĂSURII*10) (Secţiunea a 14-a) Catre Comisia Europeană, Directoratul General pentru Politica Regionala INTRODUCERE 1. Subsemnatul, ............... (se specifica numele, funcţia şi serviciul), am examinat declaraţia finala de plata pentru ............. (numele şi numărul de referinta CCI a măsurii finanţate prin ISPA) şi cererea către Comisie pentru plata finala a sumelor provenite din ajutorul Comunităţii.
\nSCOPUL CONTROLULUI 2. Am condus examinarea în conformitate cu prevederile secţiunilor a 14-a, a 15-a şi a 16-a ale anexei nr. III.4. Am planificat şi executat examinarea în vederea obţinerii unei asigurări rezonabile ca declaraţia finala de cheltuieli şi solicitarea de plata a sumelor provenite din ajutorul comunităţii şi raportul final nu conţin declaraţii false, în special în ce priveşte executarea măsurii*11) în conformitate cu termenii şi condiţiile deciziei şi obiectivele atribuite acesteia. Procedura urmata şi informaţiile folosite la examinare, inclusiv concluziile verificărilor efectuate în anii precedenţi, se găsesc în rezumat în raportul ataşat.
\nNotă ... ────────── *10) În cazul grupurilor de proiecte care sunt subiect al unei singure decizii, declaraţia acoperă grupul de proiecte. *11) Inclusiv proiectele individuale dintr-un grup de proiecte. ────────── OBSERVAŢII 3. Scopul examinării de control a fost îngrădit de următoarele: (a) (b) (c) etc. (Indicaţi orice obstacol cu care v-ati confruntat în timpul examinării, de exemplu probleme sistemice, management defectuos, lipsa unei piste de audit, lipsa documentaţiei justificative, cazurile aflate în proceduri legale etc.; estimaţi suma cheltuielilor afectate de aceste obstacole şi asistenţa Comunitară corespunzătoare acestora).
\nCONCLUZII Fie, Dacă nu au existat impedimente la examinare, frecventa erorilor depistate este redusa şi toate problemele au fost rezolvate satisfăcător:
\n5.(a) În lumina examinării şi a concluziilor altor verificări naţionale sau comunitare la care am avut acces, opinia mea este ca declaraţia finala de cheltuieli şi raportul final prezinta corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute şi lucrările realizate, în concordanta cu prevederile memorandumului de finanţare privind măsura şi obiectivele sale, şi ca solicitarea facuta Comisiei pentru plata finala a asistenţei comunitare pare să fie valida.
\nSau Dacă au fost întâmpinate unele dificultăţi în timpul examinării, dar frecventa erorilor nu este ridicata, sau dacă exista probleme care nu au fost rezolvate satisfăcător:
\n5.(b) Cu exceptia problemelor la care s-a făcut referire la punctul 3 de mai sus (şi) a erorilor/neregulilor la care s-a făcut referire la punctul 4, care par a nu fi fost rezolvate satisfăcător, opinia mea, bazata pe examinarea şi pe concluziile altor verificări naţionale sau din partea Comunităţii la care am avut acces, este ca declaraţia finala de cheltuieli şi raportul final prezinta corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute şi lucrările realizate în concordanta cu prevederile memorandumului de finanţare privind măsura şi obiectivele sale, şi solicitarea facuta Comisiei pentru plata finala a asistenţei din partea comunităţii pare să fie valida.
\nSau Dacă obstacole majore au fost întâmpinate în timpul examinării sau frecventa erorilor depistate este ridicata, chiar dacă erorile/neregulile au fost rezolvate satisfăcător:
\n5(c) Datorita problemelor la care am făcut referire la punctul 3 (şi) data fiind frecventa ridicata a erorilor arătate la punctul 4, nu sunt în poziţia de a exprima o opinie asupra declaraţiei finale de cheltuieli, raportului final şi a solicitării facuta Comisiei pentru plata finala a asistenţei din partea comunităţii.
\nData, semnatura Anexa III.5 Acord cu privire la iregularităţi, recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA şi verificări pe teren
\nAceasta înţelegere nu trebuie să afecteze aplicarea în ţara beneficiara a regulilor referitoare la procedurile penale sau cooperarea judiciara între tarile beneficiare sau între Comisie şi tarile beneficiare cu privire la problemele penale.
\nSecţiunea a 2-a
\nSecţiunea a 3-a \"Iregularitate\" trebuie să semnifice orice încălcare a unei prevederi a memorandumului de finanţare, sau a unui act normativ naţional relevant, rezultând dintr-un act sau omisiune a unui operator economic, care are, sau ar avea, ca rezultat prejudicierea bugetului general al comunităţilor datorita unei cheltuieli nejustificate.
\nSecţiunea a 4-a
\nPentru aceasta trebuie, pe cât posibil, să dea detalii privind:
\nSecţiunea a 5-a Fiecare ţara beneficiara trebuie să raporteze Comisiei şi, unde este necesar, statelor membre implicate, orice nereguli descoperite sau presupuse a fi existat, atunci când exista teama ca:
\nTarile beneficiare trebuie să notifice Comisiei asupra deciziilor administrative sau judiciare sau asupra principalelor motive privind suspendarea acestor proceduri.
\nSecţiunea a 7-a Dacă nu există iregularităţi de raportat în perioada de referinţă, tarile beneficiare trebuie să informeze Comisia despre acest lucru în aceeaşi limita de timp stabilită la paragraful (1) din secţiunea a 4-a.
\nSecţiunea a 8-a Atunci când autorităţile competente din ţara beneficiara decid, la cererea expresa a Comisiei, să iniţieze sau să continue procedurile legale în vederea recuperării sumelor greşit plătite, Comisia poate să decidă să ramburseze tarii beneficiare, total sau parţial, costurile legale şi costurile care decurg direct din procedurile legale, la prezentarea probelor documentare, chiar dacă procedurile nu au avut succes.
\nSecţiunea a 9-a
\nSecţiunea a 10-a Comisia trebuie să informeze cu regularitate tarile beneficiare, în cadrul convenţiei de prevenire a fraudelor, despre ordinul de mărime al fondurilor implicate în neregulile care au fost descoperite şi despre categoriile de iregularităţi, împărţite pe tipuri şi pe sume (valoric).
\nSecţiunea a 11-a
\nÎn plus, aceste informaţii nu pot fi folosite în alt scop decat cel prevăzut în prezentul acord, decat dacă autorităţile care le-au furnizat şi-au dat acordul expres, şi cu condiţia ca prevederile în vigoare în tarile beneficiare în care se găseşte autoritatea receptoare să nu interzică asemenea comunicare sau folosire.
\nSecţiunea a 12-a Sumele recuperate trebuie distribuite între tarile beneficiare şi Comunitate în conformitate cu ratele de cofinanţare, proporţional cu cheltuielile deja făcute de acestea.
\nSecţiunea a 13-a Verificările pe teren şi inspecţiile efectuate pentru protejarea intereselor financiare ale Comunităţii impotriva neregulilor, asa cum sunt definite în secţiunea a 3-a, trebuie pregătite şi conduse de către Comisie în stransa cooperare cu autorităţile competente din tarile beneficiare, care vor fi notificate în timp util despre obiectul şi scopul verificărilor şi inspecţiilor menţionate în aceasta anexa, astfel incat autorităţile să poată acorda tot sprijinul necesar. În acest scop, oficialii tarii beneficiare implicate pot participa la verificările pe teren şi inspecţii.
\nÎn plus, dacă ţara beneficiara implicata doreşte, verificările pe teren şi inspecţiile pot fi efectuate impreuna de către Comisie şi autorităţile competente ale tarii beneficiare.
\nSecţiunea a 14-a Verificările pe teren şi inspecţiile trebuie efectuate de către Comisie asupra operatorilor economici, respectiv asupra persoanelor fizice sau juridice, sau asupra altor organisme naţionale cărora le este atribuita putere legala, dacă exista motive să se creadă ca au fost comise neregularităţi.
\nPentru a facilita efectuarea de către Comisie a acestor verificări şi inspecţii, operatorilor economici trebuie să le fie solicitat să permită accesul la premisele, terenul, mijloacele de transport sau alte domenii, folosite în scopuri profesionale.
\nCand este strict necesar pentru a stabili unde şi dacă neregulile exista, Comisia poate efectua verificări şi inspecţii la alti operatori economici implicaţi, pentru a avea acces la informaţiile pertinente deţinute de aceştia referitor la faptele care fac subiectul verificărilor pe teren şi inspecţiilor.
\nSecţiunea a 15-a
\nInspectorii Comisiei îşi vor exercita puterea pe baza unei autorizaţii care le atesta identitatea şi poziţia, impreuna cu un document care să indice subiectul şi scopul verificării pe teren şi inspecţiei.
\nConform legii comunitare aplicabile, este necesar ca ei să corespunda regulilor de procedura stabilite de legile tarii beneficiare implicate.
\nComisia trebuie să se asigure ca toti oficialii şi organismele susmenţionate prezinta toate garanţiile cu privire la competenta tehnica, independenta şi respectarea secretului profesional.
\nSecţiunea a 16-a
\nVerificările pe teren şi inspecţiile pot privi, în particular:
\nSecţiunea a 17-a
\nAsemenea informaţii nu pot fi comunicate altor persoane în afara celor din instituţiile Comunităţii sau din tarile beneficiare a căror funcţie necesita cunoaşterea lor şi nici nu pot fi folosite de către instituţiile Comunităţii în alte scopuri decat cele de asigurare a unei protecţii eficiente a intereselor financiare ale comunităţii în toate tarile beneficiare. Cand o ţara beneficiara intentioneaza să folosească în alte scopuri informaţiile obţinute de oficialii care participa sub autoritatea sa ca observatori la verificările pe teren şi inspecţii trebuie să ceara aprobarea tarii beneficiare de unde informaţia respectiva a fost obtinuta.
\nSecţiunea a 18-a Cand operatorii economici la care se face referire în secţiunea a 14-a, se opun unei verificări pe teren sau inspecţii, ţara beneficiara implicata, acţionând în conformitate cu regulile naţionale, trebuie să acorde inspectorilor Comisiei sprijinul necesar pentru a le permite acestora să îşi indeplineasca sarcinile de verificare pe teren sau inspecţie.
\nEste de datoria tarii beneficiare să ia toate masurile necesare în conformitate cu legislaţia naţională.
\nAnexa III.6 Cerinţe privind informarea şi publicitatea REGULI PRIVIND ACORDURILE DETALIATE PENTRU INFORMARE ŞI PUBLICITATE 1. Obiective şi scop Masurile de informare şi publicitate privind asistenţa acordata prin ISPA au ca scop:
\nInformarea şi publicitatea trebuie să priveasca toate proiectele pentru care ISPA asigura asistenţa financiara.
\nTinta masurilor de informare şi publicitate este de a informa publicul general şi, de asemenea, potenţialii beneficiari, inclusiv:
\nOrganismul responsabil trebuie să ia toate masurile administrative necesare pentru a asigura aplicarea efectiva a acestor aranjamente şi să colaboreze cu departamentele Comisiei.
\nMasurile de informare şi publicitate trebuie luate în timp util, imediat după ce asistenţa ISPA este aprobata. Comisia îşi rezerva dreptul să iniţieze procedura de restrângere, suspendare sau anulare a asistenţei ISPA, dacă ţara beneficiara nu îşi îndeplineşte obligaţiile stabilite în prezenta anexa. În aceasta situaţie, se aplica procedura specificata în secţiunea VIII, Anexa nr. III.1 din memorandumul de finanţare ISPA încheiat cu fiecare ţara beneficiara.
\n3.1. Media Organismul responsabil trebuie să informeze media în cel mai corespunzător mod despre acţiunile cofinanţate prin ISPA. Participarea Comunităţii Europene va fi reflectata corect în aceste informări.
\nPentru aceasta, lansarea formala a proiectelor şi fazele importante ale implementării lor vor face obiectul unor masuri de informare, în special în mijloacele media regionale (presa, radio şi televiziune). Trebuie asigurata o colaborare corespunzătoare cu Delegaţiile Comisiei în tarile beneficiare implicate.
\n3.2. Acţiunile de informare Organizatorii acţiunilor de informare cum ar fi conferinţe, seminarii, târguri şi expoziţii legate de implementarea proiectelor finanţate parţial prin ISPA trebuie să menţioneze explicit participarea Comunităţii Europene. Aceasta oportunitate trebuie folosita pentru a expune steagul Comunităţii Europene în sălile de conferinta şi emblema Comunităţii Europene pe documente. Delegaţiile Comisiei în tarile beneficiare trebuie să sprijine, dacă este necesar, organizarea şi desfăşurarea unor asemenea evenimente.
\n3.3. Material informativ Publicaţiile (cum ar fi broşuri şi prospecte) despre proiecte sau masuri similare trebuie să conţina pe coperta o indicaţie clara a emblemei Comunităţii Europene când se foloseşte şi o emblema naţională, regionala sau locala.
\nCand publicaţia include o prefata, aceasta trebuie semnata atat de persoana responsabilă din ţara beneficiara cât şi, din partea Comisiei, de membrul comisiei responsabil sau de către un reprezentant desemnat, pentru a asigura faptul ca participarea Comunităţii Europene este clara. Aceste publicaţii trebuie să faca referiri la organismele responsabile pentru informarea partilor interesate.
\nPrincipiile sus-menţionate se vor aplica de asemenea şi materialelor audio vizuale sau de pe paginile de internet.
\nCand proiectele sunt implementate, organismul responsabil trebuie să ia următoarele masuri care să indice participarea ISPA în proiectele menţionate:
\nMasurile de informare şi publicitate la fata locului trebuie luate pentru a conştientiza publicul general de asistenţa acordata de Comunitatea Europeană prin ISPA. Organismul responsabil trebuie să publice conţinutul proiectelor în cea mai adecvata forma şi să se asigure ca asemenea documente sunt difuzate către media locala şi regionala şi să le puna la dispoziţia partilor interesate. Masurile la fata locului vor include:
\nÎn plus fata de punctul (a), coordonatorul naţional ISPA, este responsabil pentru difuzarea regulata de informaţii generale referitor la asistenţa ISPA alocata tarii lor, subliniind implementarea proiectelor şi rezultatele obţinute. Aceasta informare generala trebuie să aiba loc cel putin o data pe an şi să fie la dispoziţia Comisiei pentru raportul anual. Informarea va avea forma unor broşuri de interes general, material profesional audio video (de exemplu videoclip) şi conferinţe de înştiinţare la un nivel corespunzător. Informarea trebuie să grupeze proiectele după natura lor şi/sau să se focalizeze pe proiectele de interes relevant. Trebuie transmisa către televiziunile sau posturile de radio naţionale şi regionale, către Comisie şi, la cerere, către alte părţi interesate, asa cum sunt definite în paragraful 1.
\nOrganismul responsabil poate, în orice moment, să desfăşoare acţiuni suplimentare. Acesta trebuie să consulte Comisia şi să o informeze despre iniţiativele pe care le are, astfel incat Comisia să poată participa corespunzător la îndeplinirea acestora.
\nPentru a facilita implementarea acestor prevederi, Comisia, va putea asigura asistenţa adecvata şi va putea întocmi îndrumări detaliate.
\nMasuri speciale privind panourile şi plăcile comemorative Pentru a asigura vizibilitatea proiectelor ISPA, tarile beneficiare se vor asigura ca sunt îndeplinite următoarele masuri de informare şi publicitate:
\nPanourile trebuie să aiba o dimensiune potrivita cu scala operaţiunilor desfăşurate.
\nPartea panoului rezervata Comunităţii Europene trebuie să indeplineasca următoarele criterii:
\nAtunci când organismul responsabil nu ridica propriul sau panou care să anunţe implicarea acestuia în finanţarea proiectului, asistenţa acordata de Comunitatea Europeană trebuie anuntata pe o placa de avizare speciala. În asemenea cazuri, prevederile sus-menţionate referitoare la partea Comisiei Europene se aplică prin analogie.
\nPanourile trebuie dezafectate nu mai târziu de 6 luni de la data finalizării lucrărilor şi înlocuite de o placă comemorativă, în conformitate cu prevederile de la punctul 2.
\nTrebuie folosit textul următor ca model pentru conţinutul cerut: \"Acest proiect a fost cofinanţat cu % de către Comunitatea Europeană. La finalul lucrării în ...... (se menţionează anul), costul total al proiectului a fost de .......... (moneda naţională), şi contribuţia totală a Comunităţii Europene a fost de ........ (moneda naţională).\" = EXEMPLU = ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Titlul proiectului │ │ Localizarea │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │ ┌───────────────────────┐ │ │ │Sigla Uniunii Europene │ Finanţat de: │ │ └───────────────────────┘ │ │ Uniunea Europeană .... euro .... │ │ (asistenţa) (moneda │ │ naţională) │ │ │ │ IFI (împrumut) .... euro .... │ │ (moneda │ │ naţională) │ │ │ │Autoritatea de implementare: [Ministerul .....] │ │ [Agenţia ........] │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Beneficiar: [Numele beneficiarului] │ │ │ │Supervizare şi management: [Numele firmei] │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Contractant: [Numele contractantului] │ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ -------