Comisia şi ţara beneficiara trebuie să lucreze împreună pentru a se asigura ca obiectivele acestui acord sunt îndeplinite în cadrul aranjamentelor administrative din fiecare ţara beneficiara.
\n
Secţiunea a 11-a
\n
(1)Persoanele şi organizaţiile responsabile pentru implementarea operaţiunilor cofinantate de către Comunitate trebuie să se asigure ca toate documentele şi evidentele contabile necesare pentru control sunt furnizate oficialilor responsabili de efectuarea controlului sau persoanelor împuternicite pentru aceasta. ...
\n
(2)Oficialii responsabili de efectuarea controlului sau persoanele împuternicite pentru aceasta pot solicita să le fie furnizate extrase sau copii ale documentelor sau evidentelor contabile menţionate în paragraful (1). ...
\n
Secţiunea a 12-a Informaţiile colectate pe parcursul controalelor trebuie să fie protejate de secretul profesional, în concordanta cu prevederile relevante ale legislaţiei naţionale şi Comunitare. Aceste informaţii nu pot fi comunicate altor persoane decât celor care, conform atribuţiilor lor în cadrul tarii beneficiare sau în cadrul instituţiilor Comunitare, trebuie să între în posesia acestora pentru îndeplinirea atribuţiilor respective.
\n
Secţiunea a 13-a Oficialii Comisiei Europene trebuie să aibă acces la toate documentele elaborate în scopul efectuării controlului în cadrul CMCF sau la cele referitoare la controale deja efectuate, inclusiv la informaţiile stocate în sistemele de procesare a datelor.
\n
Secţiunea a 14-a Prevederile acestui acord nu împiedica ţările beneficiare să aplice procedurile naţionale de control mai riguroase decât cele descrise aici.
\n
Apendicele A DESCRIEREA SUCCINTĂ A CERINŢELOR REFERITOARE LA INFORMAŢIILE NECESARE PENTRU UN SISTEM DE AUDIT CORESPUNZĂTOR Un sistem de audit corespunzător, descris în secţiunea a 2-a (c), este îndeplinit pentru o anumită forma de asistenţa când:
\n
(1)Evidentele contabile ţinute la nivelul de management corespunzător furnizează informaţii detaliate despre plăţile făcute beneficiarilor finali pentru fiecare proiect cofinantat, inclusiv data înregistrării contabile, suma fiecărei cheltuieli, identificarea documentului justificativ, data şi metoda de plată; înregistrările vor fi susţinute de documentele justificative necesare (de exemplu, facturi). ...
\n
(2)În cazul cheltuielilor care au doar parţial legătură cu operaţiunile cofinantate de către Comunitate, exista justificări suficiente care să demonstreze corectitudinea alocării sumelor între cele cofinantate de către Comunitate şi celelalte operaţii. Justificări similare exista de asemenea pentru toate tipurile de cheltuieli, care sunt recunoscute ca eligibile ca şi valoare sau în raport cu celelalte costuri. ...
\n
(3)Planurile tehnice şi financiare ale proiectelor, rapoartele de progres, documentele privind aprobarea grantului, procedurile de licitaţie şi contractare, etc., sunt păstrate disponibile la nivelul de management adecvat. ...
\n
(4)La raportarea plăţilor către o autoritate intermediara, informaţiile menţionate în paragraful (1) sunt incluse într-o declaraţie de cheltuieli detaliată, care precizează, pentru fiecare proiect cofinantat de Comunitate, fiecare cheltuiala individuală, în vederea întocmirii sumei totale certificate. Aceste declaraţii detaliate de cheltuieli constituie documentele de baza pentru înregistrările contabile ale autorităţilor intermediare. ...
\n
(5)Autorităţile intermediare vor tine înregistrări contabile pentru fiecare proiect în parte şi pentru sumele cheltuielilor certificate de fiecare data de către beneficiarii finali. La raportarea către ofiţerul menţionat în paragraful (9) din secţiunea a III-a din anexa nr. III, autorităţile intermediare vor prezenta o lista a proiectelor aprobate în cadrul fiecărei forme de asistenţa, împreună cu informaţiile pentru fiecare proiect în parte cuprinzând cel puţin o identificare completa a proiectului şi beneficiarului final, data aprobării asistenţei financiare nerambursabile, sumele alocate şi plătite, perioada acoperită de cheltuieli şi suma cheltuielilor pe măsuri şi subprograme. Aceste informaţii constituie documentaţia justificativă a înregistrărilor contabile făcute de autorităţile desemnate şi baza pentru pregătirea declaraţiilor de cheltuieli care vor fi prezentate Comisiei. ...
\n
(6)În cazul în care beneficiarii finali raportează direct autorităţii desemnate, declaraţiile detaliate de cheltuieli, menţionate în paragraful (4), constituie documentaţia justificativă pentru înregistrările contabile ale autorităţii desemnate, care este responsabilă pentru întocmirea listei de proiecte menţionată în paragraful (5). ...
\n
(7)În cazurile în care una sau mai multe autorităţi intermediare intervin între beneficiarul final şi autorităţile desemnate, fiecare autoritate intermediara solicita, pentru aria sa de responsabilitate, declaraţii detaliate ale sumelor cheltuite procesate la un nivel inferior, pentru a fi folosite ca documentaţie justificativă pentru propriile înregistrări contabile, din care va raporta mai sus un rezumat al sumelor cheltuite pentru fiecare proiect în parte. ...
\n
(8)În cazul unor alte moduri de organizare a procedurilor de management şi de informare, inclusiv transferurile computerizate de date, toate autorităţile implicate vor obţine suficiente informaţii de la nivelul inferior pentru a îşi justifica propriile înregistrări contabile şi sumele raportate la nivel superior, asigurând în acest fel un sistem de audit corespunzător a rezumatelor sumelor raportate Comisiei pentru fiecare cheltuiala şi pentru documentele justificative la nivelul beneficiarului final. ...
\n
Apendicele B MODEL INDICATIV AL DECLARAŢIEI CARE TREBUIE ATAŞATĂ LA CEREREA FINALA DE PLATA Către Comisia Europeană Directoratul General REGIO Subiect: <Măsura finanţată prin ISPA numărul şi localizarea>
\n
(1)Subsemnatul, ....................... (se specifică numele, funcţia şi serviciul), am examinat declaraţia finala de plată pentru .............. (se indica măsura finanţată prin ISPA şi perioada acoperită) împreună cu cererea către Comisie pentru plata sumelor provenite din asistenţa comunitara. ...
\n
SCOPUL CONTROLULUI
\n
(2)Am condus controlul în concordanta cu prevederile CMCF, am planificat şi executat controlul în vederea obţinerii unei asigurări rezonabile ca declaraţia finala de cheltuieli şi solicitarea de plată a sumelor provenite din asistenţa comunitara nu conţin declaraţii false ................................ (Se descriu pe scurt etapele practice de executare a controlului). ...
\n
OBSERVAŢII
\n
(3)Scopul controlului a fost îngrădit de următoarele: ... (a) ................................................... (b) ................................................... (c) .................................................... etc. (Se vor indica limitarile controlului, de exemplu probleme sistemice, deficiente de management, lipsa unui audit constant, lipsa documentaţiei ajutatoare, cazurile aflate în proceduri legale, etc.; se va estima suma cheltuielilor afectate de aceste limitări şi ajutorul Comunitar corespunzător acestora).
\n
(4)Controlul, împreună cu concluziile oricărui alt control naţional sau din partea Comunităţii la care am avut acces, au dezvaluit o frecventa joasa/ridicată (se va indica corespunzător; dacă este ridicată se va explica) a erorilor/neregulilor. Toate erorile/neregulile au fost rezolvate satisfăcător de către autorităţile de management şi nu par sa afecteze suma provenită din asistenţa comunitara, cu următoarele excepţii: ... (a) ................................................... (b) ................................................... (c) .................................................... etc. (Se indica erorile/neregulile care nu au fost rezolvate corespunzător, şi pentru fiecare caz, posibilul caracter sistemic al acestora şi extinderea problemelor şi mărimea sumelor provenite din asistenţa comunitara care par să fie afectate de acestea).
\n
CONCLUZII În cazul în care nu exista limitări ale controlului, iar frecventa erorilor depistate este redusă şi toate problemele au fost rezolvate în mod satisfăcător:
\n
(5)(a) În urma controlului şi a concluziilor oricărui control naţional sau din partea Comunităţii, la care am avut acces, opinia mea este ca declaraţia finala de cheltuieli prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute în concordanta cu reglementările şi prevederile programului, şi solicitarea facuta Comisiei pentru plata sumelor provenite din asistenţa comunitara pare să fie valida. ...
\n
În cazul în care exista unele limitări ale controlului, dar frecventa erorilor nu este ridicată, sau dacă exista probleme care nu au fost rezolvate satisfăcător: (b) Cu excepţia problemelor la care s-a făcut referire la punctul (3) şi (sau) erorile/neregulile care par că nu au fost rezolvate în mod satisfăcător şi la care s-a făcut referire la punctul (4), opinia mea, bazată pe controlul efectuat şi pe concluziile oricărui control naţional sau din partea Comunităţii la care am avut acces, este ca declaraţia finala de cheltuieli prezintă corect, în toate aspectele materiale, cheltuielile făcute în concordanta cu reglementările şi prevederile programului, şi solicitarea facuta Comisiei pentru plata sumelor provenite din asistenţa comunitara pare să fie valida.
\n
În cazul în care exista unele limitări majore ale controlului sau dacă frecventa erorilor depistate este ridicată, chiar dacă erorile/neregulile au fost rezolvate în mod satisfăcător: (c) Din cauza problemelor la care am făcut referire la punctul (3) şi (sau) a frecvenţei ridicate a erorilor menţionate la punctul 4, nu sunt în poziţia de a exprima o opinie asupra declaraţiei finale de cheltuieli şi asupra solicitării făcute Comisiei pentru plata sumelor provenite din asistenţa comunitara.
\n
Anexa III.5 Acord cu privire la nereguli şi la recuperarea sumelor încasate eronat prin ISPA
\n
Secţiunea 1
\n
Acest acord nu trebuie să afecteze aplicarea în ţara beneficiara a regulilor referitoare la procedurile penale sau cooperarea judiciară dintre ţările beneficiare ori dintre Comisie şi ţările beneficiare cu privire la problemele penale.
\n
Secţiunea a 2-a
\n
(1)Ţările beneficiare trebuie să comunice Comisiei în termen de 3 luni de la data intrării în vigoare a memorandumului de finanţare: ...
\n
-prevederile stabilite de lege, reglementările sau acţiunile administrative pentru aplicarea măsurilor finanţate prin ISPA;
\n
-lista cuprinzând autorităţile şi organismele responsabile cu aplicarea măsurii, principalele prevederi referitoare la rolul şi funcţionarea acestor autorităţi şi organisme şi la procedurile pentru aplicarea cărora sunt responsabile.
\n
(2)Ţările beneficiare trebuie să comunice imediat Comisiei orice amendamente la informaţiile furnizate prin îndeplinirea cerinţelor paragrafului (1). ...
\n
(3)Comisia trebuie să studieze comunicările făcute de ţările beneficiare şi trebuie să le informeze asupra concluziilor rezultate. Aceasta trebuie să rămână în contact cu ţările beneficiare atât timp cat este necesar pentru îndeplinirea prevederilor acestei secţiuni. ...
\n
Secţiunea a 3-a \"Neregula\" înseamnă orice încălcare a prevederilor memorandumului de finanţare rezultând dintr-o acţiune sau omisiune a unui operator economic, care are, sau a avut ca efect prejudicierea bugetului general al Comunităţii şi/sau a legilor naţionale relevante sau o grupa de cheltuiala nejustificată.
\n
Secţiunea a 4-a
\n
(1)În timpul celor 2 luni după sfârşitul fiecărui trimestru, ţările beneficiare trebuie să raporteze Comisiei, Oficiului European Antifrauda orice nereguli care au fost subiectul iniţierii unor investigaţii administrative sau judiciare. ...
\n
Pentru aceasta trebuie, pe cat posibil, sa dea detalii privind:
\n
-detalii privind măsura finanţată prin ISPA;
\n
-prevederile care au fost incalcate, natura şi suma cheltuielilor; în cazurile în care nu s-a efectuat nici o plata, sumele care ar fi fost greşit plătite dacă nu s-ar fi descoperit neregulile, cu excepţia cazurilor când eroarea sau neglijenţa este descoperită înaintea plăţii şi nu conduce la pedepse administrative sau judiciare;
\n
-suma totală şi distribuţia acesteia între diferitele surse de finanţare;
\n
-perioada în care, sau momentul în care, neregula a fost comisă;
\n
-practicile folosite pentru comiterea neregulii;
\n
-felul în care a fost descoperită neregula;
\n
-autorităţile naţionale sau organismele care au întocmit raportul oficial cu privire la nereguli;
\n
-consecinţele financiare, suspendarea, dacă este cazul, a plăţilor şi posibilităţile de recuperare;
\n
-data şi sursa primei informaţii care a dus la suspiciunea ca se comite o neregula, data la care a fost întocmit raportul oficial privind neregula, şi unde este cazul, ţara beneficiara şi tertele tari implicate;
\n
-identitatea oricăror persoane fizice sau juridice implicate, exceptând cazurile în care asemenea informaţii nu au relevanta în combaterea neregulilor din cauza caracterului neregulilor în cauza.
\n
(2)Dacă unele dintre informaţiile menţionate la paragraful (1), şi în particular, cele care privesc practicile folosite în comiterea neregulilor şi maniera în care acestea au fost descoperite nu sunt disponibile, ţările beneficiare trebuie, pe cat posibil, sa furnizeze informaţiile lipsa atunci când înaintează Comisiei următoarele raporte trimestriale privind neregulile. ...
\n
(3)Dacă reglementările naţionale prevăd confidenţialitatea investigatiilor, comunicarea informaţiilor trebuie să fie subiectul unei autorizari din partea unei instanţe judecătoreşti competente. ...
\n
Secţiunea a 5-a Fiecare ţara beneficiara trebuie să raporteze Comisiei şi, dacă este necesar, statelor membre implicate, orice nereguli descoperite sau presupuse ca au existat, atunci când exista temerea ca:
\n
-acestea pot avea foarte rapid repercusiuni în afară teritoriului sau: şi/sau
\n
-arata ca \"malpraxis\" a fost implicat (folosit).
\n
Secţiunea a 6-a În timpul celor 2 luni după sfârşitul fiecărui trimestru, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia, cu referire la orice alt raport anterior întocmit sub secţiunea a 4-a, despre procedurile instituite ca urmare a neregulilor notificate anterior şi a schimbărilor importante care rezultă din aceasta, incluzând:
\n
-sumele care au fost sau se asteapta să fie recuperate;
\n
-măsurile interimare luate de ţara beneficiara pentru asigurarea recuperării sumelor plătite greşit;
\n
-procedurile judiciare sau administrative instituite în vederea recuperării sumelor greşit plătite şi pentru impunerea sancţiunilor;
\n
-motivele în cazul suspendării procedurilor de recuperare; pe cat posibil, Comisia trebuie notificată înainte de luarea deciziei;
\n
-orice suspendări ale acuzarilor judiciare.
\n
Ţările beneficiare trebuie să notifice Comisiei deciziile administrative sau judiciare ori principalele motive privind suspendarea acestor proceduri.
\n
Secţiunea a 7-a Dacă nu exista nereguli de raportat în perioada de referinţa, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia despre acest lucru în aceeaşi limita de timp stabilită în paragraful (1) din secţiunea a 4-a.
\n
Secţiunea a 8-a Atunci când autorităţile competente din ţara beneficiara decid, la cererea expresă a Comisiei, sa initieze sau sa continue procedurile legale în vederea recuperării sumelor greşit plătite, Comisia poate să decidă sa ramburseze tarii beneficiare, total sau parţial, costurile legale şi costurile care decurg direct din procedurile legale, la prezentarea probelor documentare, chiar dacă procedurile nu au avut succes.
\n
Secţiunea a 9-a
\n
(1)Comisia trebuie să păstreze contacte corespunzătoare cu ţara beneficiara în scopul suplimentarii informaţiilor furnizate despre neregulile la care se face referire în secţiunea a 4-a, despre procedurile menţionate în secţiunea a 6-a şi, în particular, despre posibilitatea de recuperare. ...
\n
(2)Independent de contactele menţionate în paragraful (1), Comisia trebuie să informeze ţările beneficiare atunci când natura neregulii este de asemenea maniera încât sugereaza ca practici similare sau identice pot aparea în alte tari beneficiare. ...
\n
(3)Comisia trebuie să organizeze pentru reprezentanţii ţărilor beneficiare intalniri de informare la nivelul Comunităţii, pentru a examina împreună cu aceştia informaţiile obţinute conform secţiunilor 4, 5 şi 6, şi paragrafului (1) din aceasta secţiune, în special cu privire la invatamintele care trebuie trase în viitor referitoare la nereguli, la măsurile de prevenire şi la procedurile legale. ...
\n
(4)La cererea unei tari beneficiare sau a Comisiei, ţările beneficiare şi Comisia trebuie să se consulte în scopul eliminării oricărei aspect ce prejudiciază interesele Comisiei, care devine evidenta în timpul îndeplinirii prevederilor în vigoare. ...
\n
Secţiunea a 10-a Comisia trebuie să informeze cu regularitate ţările beneficiare, în cadrul convenţiei de prevenire a fraudelor, despre ordinul de mărime al fondurilor implicate în neregulile care au fost descoperite şi despre categoriile de nereguli, împărţite pe tipuri şi pe sume (valoric).
\n
Secţiunea a 11-a
\n
(1)Ţările beneficiare şi Comisia trebuie să ia toate măsurile de precautie necesare pentru a se asigura ca informaţiile pe care le schimba rămân confidenţiale. ...
\n
(2)Informaţiile la care se face referire în aceast acord nu pot fi trimise în particular altor persoane decât celor din ţările beneficiare sau din cadrul instituţiilor comunitare care au, conform atribuţiilor lor, acces la acestea, decât dacă ţările beneficiare care le furnizează au specificat în mod expres aceasta. ...
\n
(3)Numele persoanelor fizice sau juridice pot fi dezvăluite altor tari beneficiare sau instituţii comunitare numai dacă aceasta este necesară pentru prevenirea sau pedepsirea unei nereguli sau pentru a stabili dacă o presupusa neregula a avut loc. ...
\n
(4)Informaţiile comunicate sau obţinute în orice mod, potrivit acestui acord, vor fi supuse confidenţialităţii profesionale şi vor fi protejate în acelaşi mod în care informaţii similare sunt protejate de legislaţia naţionala a ţărilor beneficiare care le primesc şi de către prevederile corespondente aplicabile instituţiilor Comunităţii. ...
\n
În plus, aceste informaţii nu pot fi folosite în alt scop decât cel prevăzut în prezentul acord, decât dacă autorităţile care le-au furnizat şi-au dat acordul expres, şi cu condiţia ca prevederile în vigoare în ţările beneficiare în care se găseşte autoritatea receptoare sa nu interzică asemenea comunicare sau folosire.
\n
(5)Paragrafele de la (1) la (4) nu împiedica folosirea, în orice acţiune legală sau procedura instituită ulterior pentru neconcordanta cu regulile Comunităţii în domeniul asistenţei de preaderare, a informaţiilor obţinute conform acestui acord. Autoritatea competenţa din ţările beneficiare care a furnizat aceste informaţii trebuie informată dinainte despre asemenea folosire. ...
\n
(6)Când o ţara beneficiara notifica Comisia ca o persoană fizica sau juridică, al cărui nume a fost comunicat Comisiei conform prezentului acord, în urma anchetei ulterioare, se dovedeşte că nu a fost implicata în nici o neregula, Comisia trebuie în continuare să-i informeze pe toţi aceia cărora le-a dezvaluit numele, conform prezentului acord, asupra acelui fapt. Aceste asemenea persoane nu trebuie, după aceea, sa mai fie tratate, în virtutea notificărilor anterioare, ca persoane implicate în neregula în vedere. ...
\n
Secţiunea a 12-a Sumele recuperate trebuie distribuite între ţările beneficiare şi Comisie în conformitate cu ratele de cofinantare, proporţional cu cheltuielile deja făcute de acestea.
\n
Secţiunea a 13-a Verificările şi inspecţiile pe loc efectuate pentru protejarea intereselor financiare ale Comunităţii împotriva neregulilor, astfel cum sunt definite în secţiunea a 3-a, trebuie pregătite şi conduse de către Comisie în strânsă cooperare cu autorităţile competente din ţările beneficiare, care vor fi notificate în timp util despre obiectul şi scopul verificărilor şi al inspecţiilor menţionate în aceasta anexa, astfel încât autorităţile să poată acorda tot sprijinul necesar. În acest scop, oficialii tarii beneficiare implicate pot participa la verificările şi inspecţiile pe loc.
\n
În plus, dacă ţara beneficiara implicata doreşte, verificările şi inspecţiile pe loc pot fi efectuate împreună de către Comisie şi autorităţile competente ale tarii beneficiare.
\n
Secţiunea a 14-a Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate de către Comisie asupra operatorilor economici, respectiv asupra persoanelor fizice sau juridice, sau la alte organisme naţionale cărora le este atribuită putere legală, dacă exista motive să se creadă ca au fost comise nereguli.
\n
Pentru a se facilita efectuarea de către Comisie a acestor verificări şi inspecţii, operatorilor economici trebuie să le fie solicitată o garanţie a accesului la sediul, terenul, mijloacele de transport sau alte domenii, folosite în scopuri de afaceri.
\n
Când este strict necesar să se stabilească unde şi dacă neregulile exista, Comisia poate efectua verificări şi inspecţii la alţi operatori economici implicaţi, pentru a avea acces la informaţiile pertinente deţinute de aceştia despre faptele care fac subiectul verificărilor şi inspecţiilor pe loc.
\n
Secţiunea a 15-a
\n
(1)Verificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate în baza responsabilităţii şi autorităţii Comisiei de către oficialii sau alţi angajaţi ai acesteia, împuterniciţi corespunzător în baza regulamentelor relevante ale Comisiei şi în continuare \"inspectorii Comisiei\". Persoanele puse la dispoziţia Comisiei de către ţara beneficiara ca experţi naţionali secondanti, pot asista la aceste verificări şi inspecţii. ...
\n
Inspectorii Comisiei îşi vor exercita puterea pe baza unei autorizaţii care le atesta identitatea şi poziţia, împreună cu un document care să indice subiectul şi scopul verificării şi inspecţiei pe loc.
\n
Conform legii Comunitare aplicabile, este necesar ca ei sa corespundă regulilor de procedura stabilite de legile tarii beneficiare implicate.
\n
(2)Sub rezerva înţelegerii cu ţara beneficiara, Comisia poate cere asistenţa oficialilor din ţările beneficiare ca observatori şi poate apela la alte organisme care activează sub responsabilitatea sa, sa acorde asistenţa tehnica. ...
\n
Comisia trebuie să se asigure ca toţi sus-mentionatii oficiali şi organisme prezintă toate garanţiile cu privire la competenţa tehnica, independenta şi respectarea secretului profesional.
\n
Secţiunea a 16-a
\n
(1)Inspectorii Comisiei trebuie să aibă acces, în aceleaşi condiţii cu inspectorii administraţiei naţionale şi în conformitate cu legislaţia naţionala, la toate informaţiile şi documentaţiile despre operaţiile implicate, care sunt necesare pentru desfăşurarea corespunzătoare a inspecţiilor pe loc. Aceştia se pot folosi de toate facilităţile de inspecţie ca şi inspectorii administraţiei naţionale şi pot copia în particular documentele relevante. ...
\n
Verificările şi inspecţiile pe loc pot privi, în particular:
\n
-registre şi documente profesionale cum ar fi facturi, liste de termene şi condiţii, scapari de plată, declaraţii ale materialelor folosite şi ale muncii efectuate, documente bancare păstrate de operatorii economici;
\n
-date computerizate;
\n
-sistemele şi metodele de producţie, ambalare şi expediere;
\n
-verificări fizice privind natura şi cantitatea bunurilor sau operaţiilor finalizate;
\n
-prelevarea şi verificarea de mostre;
\n
-progresul lucrărilor şi investiţiilor pentru care s-a acordat finanţarea şi utilizarea investiţiilor finalizate;
\n
-documente contabile şi bugetare;
\n
-implementarea tehnica şi financiară a proiectelor subsidiare.
\n
(2)Dacă este cazul, este în sarcina tarii beneficiare, la cererea Comisiei, sa ia toate măsurile de precautie corespunzătoare, în conformitate cu legislaţia naţionala, în special pentru protejarea probelor. ...
\n
Secţiunea a 17-a
\n
(1)Informaţiile comunicate sau obţinute în orice fel, conform prevederilor acestei anexe, sunt acoperite de secretul profesional şi sunt protejate în acelaşi mod în care informaţiile similare sunt protejate de legislaţia naţionala a tarii beneficiare care le primeşte, şi de prevederile corespondente aplicabile instituţiilor comunitare. ...
\n
Asemenea informaţii nu pot fi comunicate altor persoane în afară celor din instituţiile Comunităţii sau din ţările beneficiare, a căror funcţie necesita cunoaşterea lor, şi nici nu pot fi folosite de instituţiile Comunităţii în alte scopuri decât cele de asigurarea a unei protecţii eficiente a intereselor financiare ale Comunităţii în toate ţările beneficiare. Când o ţara beneficiara intenţionează sa folosească în alte scopuri informaţiile obţinute de oficialii care participa sub autoritatea sa ca observatori la verificările şi inspecţiile pe loc, trebuie să ceara aprobarea tarii beneficiare de unde informaţia respectiva a fast obţinută.
\n
(2)Comisia trebuie să raporteze în cel mai scurt timp posibil, autorităţilor competente ale tarii pe la cărui teritoriu au fost efectuate verificările şi inspecţiile pe loc, despre orice fapt sau suspiciune legată de o neregula pe care a aflat-o în cursul verificării sau al inspecţiei pe loc. În orice moment, Comisiei i se va putea cere sa informeze sus-menţionată autoritate despre rezultatele unor asemenea verificări şi inspecţii. ...
\n
(3)Inspectorii Comisiei trebuie să se asigure ca la întocmirea rapoartelor lor se tine seama de cerinţele procedurale specificate în legislaţia naţionala a tarii beneficiare implicate. Documentele materiale şi probatoare specificate în secţiunea a 16-a trebuie anexate la rapoartele menţionate. Rapoartele astfel întocmite trebuie să fie folosite ca probe (admisibile) în procedurile administrative sau juridice ale tarii beneficiare în care folosirea lor se dovedeşte necesară, în acelaşi mod şi în aceleaşi condiţii ca şi rapoartele întocmite de inspectorii administraţiei naţionale. Acestea trebuie să fie subiectul aceloraşi reguli de evaluare ca cele aplicabile rapoartelor administrative întocmite de inspectorii administraţiei naţionale şi vor avea aceeaşi valoare ca acestea. Când o inspecţie este desfăşurată împreună, inspectorii naţionali care au luat parte la operaţiune vor fi rugati sa contrasemneze raportul întocmit de către inspectorii Comisiei. ...
\n
Secţiunea a 18-a Când operatorii economici la care se face referire în secţiunea a 14-a, se opun unei verificări sau inspecţii pe loc, ţara beneficiara implicata, actionand în conformitate cu regulile naţionale, trebuie să acorde inspectorilor Comisiei sprijinul necesar pentru a le permite acestora să îşi îndeplinească sarcinile de verificare sau inspecţie pe loc.
\n
Este de datoria tarii beneficiare sa ia toate măsurile necesare în conformitate cu legislaţia naţionala.
\n
Anexa III.6 Cerinţe privind informarea şi publicitatea REGULILE PRIVIND DETALIILE ÎNŢELEGERII REFERITOARE LA INFORMARE ŞI PUBLICITATE 1. Obiective şi scop Măsurile de informare şi publicitate privind asistenţa acordată prin ISPA au ca scop:
\n
-sa mărească constientizarea şi transparenta publică faţă de activităţile Comunităţii Europene;
\n
-sa informeze potentialii beneficiari şi organizaţiile profesionale despre posibilităţile ISPA;
\n
Informarea şi publicitatea trebuie să priveasca toate proiectele pentru care ISPA asigura asistenţa financiară.
\n
Ţinta măsurilor de informare şi publicitate este de a informa publicul general şi, de asemenea, potentialii beneficiari, inclusiv:
\n
-autorităţile regionale, locale sau publice;
\n
-partenerii sociali şi economici;
\n
-organizaţiile neguvernamentale;
\n
-operatorii şi promotorii de proiect;
\n
-orice alte părţi interesate de oportunitatile oferite de ISPA.
\n
2.Principii generale Organismele responsabile cu implementarea proiectelor ISPA (denumite aici şi în continuare \"organisme responsabile\") sunt răspunzătoare pentru toate măsurile de publicitate imediate. Publicitatea trebuie condusă în cooperare cu departamentele Comisiei, care vor fi informate de măsurile luate în acest scop.
\n
Organismul responsabil trebuie să ia toate măsurile administrative necesare pentru a asigura aplicarea efectivă a acestor aranjamente şi sa colaboreze cu departamentele Comisiei.
\n
Măsurile de informare şi publicitate trebuie luate în timp util, imediat după ce asistenţa ISPA este aprobată. Comisia îşi rezerva dreptul sa initieze procedura de restrangere, suspendare sau anulare a asistenţei ISPA, dacă ţara beneficiara nu îşi îndeplineşte obligaţiile stabilite în prezenta anexa.
\n
3.Îndrumări privind activităţile de informare şi publicitate În afară regulilor detaliate stabilite la punctul 4, următoarele principii trebuie aplicate în conformitate cu toate măsurile de informare şi publicitate:
\n
3.1 Media Organismul responsabil trebuie să informeze media în modul cel mai corespunzător despre acţiunile cofinantate prin ISPA. Participarea Comunităţii Europene va fi reflectată exact în aceste informări.
\n
Pentru aceasta, lansarea formala a proiectelor şi fazele importante ale implementarii lor vor face subiectul unor măsuri de informare, în special în mijloacele media regionale (presa, radio şi televiziune). Trebuie asigurata o colaborare corespunzătoare cu Delegatiile Comisiei în ţările beneficiare implicate.
\n
3.2 Acţiunile de informare Organizarea acţiunilor de informare cum ar fi conferinţe, seminarii, târguri şi expoziţii legate de implementarea proiectelor parţial finanţate prin ISPA trebuie să menţioneze explicit participarea Comunităţii Europene. Trebuie să se beneficieze de aceasta oportunitate pentru a se expune steagul Comunităţii Europene în sălile de conferinţa şi emblema Comunităţii Europene pe documente. Delegatiile Comisiei în ţările beneficiare trebuie să sprijine, dacă este necesar, organizarea şi desfăşurarea unor asemenea evenimente.
\n
3.3 Material informativ Publicaţiile (cum ar fi broşuri şi prospecte) despre proiecte sau măsuri similare trebuie să conţină pe coperta o indicaţie clara a emblemei Comunităţii Europene atunci când se foloseşte o emblema naţionala, regionala sau locală.
\n
Când publicaţia include o prefata, aceasta trebuie semnată atât de persoana responsabilă din ţara beneficiara cat şi, din partea Comisiei, de Membrul Comisiei responsabil sau de către un reprezentant desemnat, pentru a asigura faptul ca participarea Comunităţii Europene este clara.
\n
Aceste publicaţii trebuie să facă referiri la organismele responsabile pentru informarea părţilor interesate.
\n
Principiile sus-menţionate se vor aplica de asemenea şi materialelor audio-vizuale sau de pe paginile web.
\n
4.Obligaţii ale ţărilor beneficiare Informarea şi publicitatea trebuie să facă obiectul unui şir coerent de măsuri definite de către organismul responsabil în colaborare cu Comisia, pe durata proiectului. Ţările beneficiare trebuie să se asigure ca reprezentanţii Comisiei, inclusiv Delegatiile sale sunt corect implicate în cele mai importante activităţi legate de ISPA.
\n
Când proiectele sunt implementate, organismul responsabil trebuie să ia următoarele măsuri care să indice participarea ISPA în proiectele menţionate:
\n
a)Informarea referitoare la proiect ...
\n
Măsurile de informare şi publicitate prompte trebuie luate pentru a constientiza publicul general de asistenţa acordată de Comunitatea Europeană prin ISPA, Organismul responsabil trebuie să publice conţinutul proiectelor în cea mai adecvată forma şi să se asigure ca asemenea documente sunt difuzate către media locală şi regionala şi să le ţină la dispoziţia părţilor interesate. Măsurile prompte vor include:
\n
-panouri de publicitate ridicate la locul lucrărilor;
\n
-plăci comemorative permanente pentru infrastructurile accesibile publicului general, care vor fi instalate în conformitate cu aranjamentele speciale privind informarea pe teren, detaliate mai jos.
\n
b)Informaţii generale referitoare la ISPA ...
\n
În plus faţă de punctul (a), organismul responsabil, împreună cu coordonatorul naţional ISPA, este responsabil pentru difuzarea regulată a informaţiilor generale despre asistenţa ISPA alocata tarii lor, subliniind implementarea proiectelor şi rezultatele obţinute. Aceasta informare generală trebuie să aibă loc cel puţin o dată pe an şi să fie facuta disponibilă Comisiei pentru raportul anual. Informarea va avea forma unor broşuri de interes general, material profesional audio-video (de exemplu videoclip) şi conferinţe de înştiinţare la un nivel corespunzător. Informarea trebuie să grupeze proiectele după natura lor şi/sau să se focalizeze pe proiectele de interes relevant. Trebuie actualizată anual şi transmisă către televiziunile sau posturile de radio naţionale şi regionale, către Comisie şi, la cerere, către alte părţi interesate, asa cum sunt definite în paragraful 1.
\n
5.Activitatea Comitetelor de Monitorizare
\n
-Comitetele de monitorizare trebuie să se asigure ca exista informaţii adecvate cu privire la activitatea lor. În acest scop, fiecare comitet de monitorizare trebuie să informeze media, cat de des considera necesar, despre progresul proiectului(elor) pentru care sunt responsabile. Preşedintele va fi responsabil pentru contactele cu media şi va fi asistat de către reprezentanţii Comisiei.
\n
-Pregatirile corespunzătoare vor fi făcute de asemenea în colaborare cu Comisia şi cu Delegatiile acesteia în ţările beneficiare, atunci când au loc evenimente importante cum ar fi intalniri la nivel înalt sau inaugurari.
\n
-Reprezentanţii Comisiei în comitetele de monitorizare, în colaborare cu organismele responsabile, vor asigura concordanta cu prevederile adoptate privind publicitatea, în special acelea care privesc panourile de publicitate şi plăcile comemorative (vezi prevederile de mai jos).
\n
-Măsurile de informare şi publicitate şi probele adecvate, cum sunt fotografiile, trebuie să fie înmânate preşedintelui de către organismul responsabil. Copii de pe unele materiale de acest fel vor fi transmise Comisiei.
\n
-Preşedintele comitetelor de monitorizare trebuie să înainteze Comisiei toate informaţiile care trebuie avute în vedere la întocmirea raportului anual al acesteia.
\n
6.Prevederi finale Organismul responsabil poate, în orice moment, sa desfăşoare acţiuni suplimentare pe care le considera necesare.
\n
Acesta trebuie să consulte Comisia şi sa o informeze despre initiativele pe care le are astfel încât Comisia să poată participa corespunzător la îndeplinirea acestora.
\n
Pentru a facilita implementarea acestor prevederi, Comisia, va putea asigura asistenţa adecvată şi va putea întocmi îndrumări detaliate.
\n
Măsuri speciale privind panourile de publicitate şi plăcile comemorative Pentru a asigura vizibilitatea proiectelor ISPA, ţările beneficiare se vor asigura ca sunt îndeplinite următoarele măsuri de informare şi publicitate:
\n
1.Panourile de publicitate Panourile de publicitate vor fi ridicate la locul de desfăşurare a lucrărilor pentru proiectele finanţate prin ISPA. Asemenea panouri de publicitate trebuie să cuprindă un spaţiu rezervat indicaţiilor privind participarea Comunităţii Europene.
\n
Panourile de publicitate trebuie să aibă o dimensiune potrivita cu scala operaţiunilor desfăşurate.
\n
Selecţia panoului de publicitate rezervată Comunităţii Europene trebuie să îndeplinească următoarele criterii:
\n
-sa ocupe cel puţin 50 % din suprafaţa totală a panoului de publicitate;
\n
-sa poarte emblema standard a Comunităţii Europene şi sa cuprindă textul următor, asa cum este prezentat în tabelul anexat.
\n
Atunci când organismul responsabil nu ridica propriul panou de publicitate care să anunţe implicarea sa în finanţarea proiectului, asistenţa acordată de Comunitatea Europeană trebuie anunţată pe un panou de publicitate special. În asemenea cazuri, prevederile sus-menţionate referitoare la partea Comisiei Europene se aplică prin analogie.
\n
Plăcile de avizare trebuie inlaturate nu mai târziu de 6 luni de la data finalizarii lucrărilor şi înlocuită de o placa comemorativa, în conformitate cu prevederile punctului 2.
\n
2.Plăcile comemorative Plăci comemorative permanente trebuie plasate pe teren, şi trebuie să fie accesibile publicului general. În afară emblemei Comunităţii Europene asemenea plăci trebuie să menţioneze contribuţia Comunităţii Europene la proiect.
\n
Trebuie folosit textul următor ca model pentru conţinutul cerut: \"Acest proiect a fost cofinantat cu....... % de către Comunitatea Europeană. La finalul lucrării în ...... (se menţionează anul), costul total al proiectului a fost de .......... (moneda naţionala), şi contribuţia totală a Comunităţii Europene a fost de ........ (moneda naţionala).\" -------