În timpul celor 2 luni după sfârşitul fiecărui trimestru, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia, cu referire la orice alt raport anterior întocmit sub Secţiunea 4, despre procedurile instituite ca urmare a neregulilor notificate anterior şi a schimbărilor importante care rezulta din aceasta, incluzând:
\nŢările beneficiare trebuie să notifice Comisiei asupra deciziilor administrative sau judiciare sau asupra principalelor motive privind suspendarea acestor proceduri.
\nDacă nu exista nereguli de raportat în perioada de referinţa, ţările beneficiare trebuie să informeze Comisia despre acest lucru în aceeaşi limita de timp stabilită în Secţiunea 4 (1).
\nAtunci când autorităţile competente din ţara beneficiara decid, la cererea expresă a Comisiei, să iniţieze sau să continue procedurile legale în vederea recuperării sumelor greşit plătite, Comisia poate să decidă să ramburseze tarii beneficiare, total sau parţial, costurile legale şi costurile care decurg direct din procedurile legale, la prezentarea probelor documentare, chiar dacă procedurile nu au avut succes.
\nComisia trebuie să informeze cu regularitate ţările beneficiare, în cadrul convenţiei de prevenire a fraudelor, despre ordinul de mărime al fondurilor implicate în neregulile care au fost descoperite şi despre categoriile de nereguli, împărţite pe tipuri şi pe sume (valoric).
\nÎn plus, aceste informaţii nu pot fi folosite în alt scop decât cel prevăzut în prezenta înţelegere, decât dacă autorităţile care le-au furnizat şi-au dat acordul expres, şi cu condiţia că prevederile în vigoare în ţările beneficiare în care se găseşte autoritatea receptoare să nu interzică asemenea comunicare sau folosire.
\nAutoritatea competenta din ţările beneficiare care a furnizat aceste informaţii trebuie informată dinainte de asemenea folosire.
\nSumele recuperate trebuie distribuite între ţările beneficiare şi Comisie în conformitate cu ratele de cofinanţare, proporţional cu cheltuielile deja făcute de acestea.
\nVerificările pe loc şi inspecţiile efectuate pentru protejarea intereselor financiare ale Comunităţii împotriva neregulilor, aşa cum sunt definite în Secţiunea 3, trebuie pregătite şi conduse de către Comisie în strânsă cooperare cu autorităţile competente din ţările beneficiare, care vor fi notificate în timp util despre obiectul şi scopul verificărilor şi inspecţiilor menţionate în aceasta Anexa, astfel încât autorităţile să poată acorda tot sprijinul necesar, în acest scop, oficialii tarii beneficiare implicate pot participa la verificările şi inspecţiile pe loc.
\nÎn plus, dacă ţara beneficiară implicată doreşte, verificările şi inspecţiile pe loc pot fi efectuate împreună de către Comisie şi autorităţile competente ale ţării beneficiare.
\nVerificările şi inspecţiile pe loc trebuie efectuate de către Comisie asupra operatorilor economici, respectiv asupra persoanelor fizice sau juridice, sau asupra altor organisme naţionale cărora le este atribuită putere legală, dacă exista motive să se creadă că au fost comise neregularităţi.
\nPentru a facilita efectuarea de către Comisie a acestor verificări şi inspecţii, operatorilor economici trebuie să le fie solicitată o garantare a accesului la premisele, terenul, mijloacele de transport sau alte domenii, folosite în scopuri de afaceri.
\nCând este strict necesar pentru a stabili unde şi dacă neregulile exista, Comisia poate efectua verificări şi inspecţii la alţi operatori economici implicaţi, pentru a avea acces la informaţiile pertinente deţinute de aceşti operatori despre faptele care fac subiectul verificărilor şi inspecţiilor pe loc.
\nInspectorii Comisiei îşi vor exercita puterea pe baza unei autorizaţii care le atesta identitatea şi poziţia, împreună cu un document care să indice subiectul şi scopul verificării şi inspecţiei pe loc.
\nConform legii Comunitare aplicabile, este necesar ca ei să corespundă regulilor de procedura stabilite de legile tarii beneficiare implicate.
\nComisia trebuie să se asigure că toţi sus-mentionatii oficiali şi organisme prezintă toate garanţiile cu privire la competenta tehnica, independenta şi respectarea secretului profesional.
\nVerificările şi inspecţiile pe loc pot privi, în particular:
\nAsemenea informaţii nu pot fi comunicate altor persoane în afară celor din instituţiile Comunităţii sau din ţările beneficiare a căror funcţie necesita cunoaşterea lor şi nici nu pot fi folosite de către instituţiile Comunităţii în alte scopuri decât cele de asigurarea unei protecţii eficiente a intereselor financiare ale Comunităţii în toate ţările beneficiare. Când o ţara beneficiara intenţionează să folosească în alte scopuri informaţiile obţinute de oficialii care participa sub autoritatea sa ca observatori la verificările şi inspecţiile pe loc, trebuie să ceara aprobarea tarii beneficiare de unde informaţia respectiva a fost obţinută.
\nCând operatorii economici la care se face referire în Secţiunea 14, se opun unei verificări sau inspecţii pe loc, ţara beneficiara implicata, acţionând în conformitate cu regulile naţionale, trebuie să acorde inspectorilor Comisiei sprijinul necesar pentru a le permite acestora să îşi îndeplinească sarcinile de verificare sau inspecţie pe loc.
\nEste de datoria tarii beneficiare să ia toate măsurile necesare în conformitate cu legislaţia naţională.
\nAnexa III.6 CERINŢELE DE INFORMARE ŞI PUBLICITATE REGULILE PRIVIND DETALIILE ÎNŢELEGERII DE INFORMARE ŞI PUBLICITATE Regulile stabilite în Anexa III.6 referitoare la informare şi publicitate au încă un caracter provizoriu. De aceea, regulile consimţite în acest Memorandum de finanţare nu impun regulile care vor fi aplicate altor măsuri care beneficiază de asistenţă financiară ISPA.
\nInformarea şi publicitatea trebuie să priveasca toate proiectele pentru care ISPA asigura asistenţă financiară. Tinta măsurilor de informare şi publicitate este de a informa publicul în general şi, de asemenea, potenţialii beneficiari, inclusiv:
\nOrganismul responsabil trebuie să ia toate măsurile administrative necesare pentru a asigura aplicarea efectivă a acestor aranjamente şi să colaboreze cu departamentele Comisiei.
\nMăsurile de informare şi publicitate trebuie luate în timp util, imediat după ce asistenta ISPA este aprobată. Comisia îşi rezerva dreptul să iniţieze procedura de restrângere, suspendare sau anulare a asistenţei ISPA, dacă ţara beneficiara nu îşi îndeplineşte obligaţiile stabilite în prezenta Anexa.
\n3.1. Media Organismul responsabil trebuie să informeze media în cel mai corespunzător mod despre acţiunile cofinanţate prin ISPA. Participarea Comunităţii Europene va fi reflectată exact în aceste informări.
\nPentru aceasta, lansarea formala a proiectelor şi fazele importante ale implementării lor vor face subiectul unor măsuri de informare, în special în mijloacele media regionale (presa, radio şi televiziune). Trebuie asigurată o colaborare corespunzătoare cu Delegaţiile Comisiei în ţările beneficiare implicate.
\n3.2. Acţiunile de informare Organizarea acţiunilor de informare cum ar fi conferinţe, seminarii, târguri şi expoziţii legate de implementarea proiectelor parţial finanţate prin ISPA trebuie să menţioneze explicit participarea Comunităţii Europene. Trebuie să se beneficieze de aceasta oportunitate pentru a se expune steagul Comunităţii Europene în sălile de conferinţa şi emblema Comunităţii Europene pe documente. Delegaţiile Comisiei în ţările beneficiare trebuie să sprijine, dacă este necesar, organizarea şi desfăşurarea unor asemenea evenimente.
\n3.3. Material informativ Publicaţiile (cum ar fi broşuri şi prospecte) despre proiecte sau măsuri similare trebuie să conţină pe coperta o indicaţie clara a emblemei Comunităţii Europene când se foloseşte şi o emblema naţională, regionala sau locală.
\nCând publicaţia include o prefaţă, aceasta trebuie semnată atât de persoana responsabilă din ţara beneficiara cât şi, din partea Comisiei, de Membrul Comisiei responsabil sau de către un reprezentant desemnat, pentru a asigura faptul că participarea Comunităţii Europene este clara. Aceste publicaţii trebuie să facă referiri la organismele responsabile pentru informarea părţilor interesate.
\nPrincipiile sus-menţionate se vor aplica de asemenea şi materialelor audio-vizuale sau de pe paginile web.
\nCând proiectele sunt implementate, organismul responsabil trebuie să ia următoarele măsuri care să indice participarea ISPA în proiectele menţionate:
\nMăsurile de informare şi publicitate prompte trebuie luate pentru a conştientiza publicul general de asistenta acordată de Comunitatea Europeană prin ISPA. Organismul responsabil trebuie să publice conţinutul proiectelor în cea mai adecvată forma şi să se asigure că asemenea documente sunt difuzate către media locală şi regionala şi să le ţină la dispoziţia părţilor interesate. Măsurile prompte vor include:
\nÎn plus faţă de punctul (a), organismul responsabil, împreună cu Coordonatorul Naţional ISPA, este responsabil pentru difuzarea regulată a informaţiilor generale despre asistenta ISPA alocată tarii lor, subliniind implementarea proiectelor şi rezultatele obţinute. Aceasta informare generală trebuie să aibă loc cel puţin o data pe an şi să fie făcută disponibilă Comisiei pentru raportul anual. Informarea va avea forma unor broşuri de interes general, material profesional audio-video (de exemplu videoclip) şi conferinţe de înştiinţare la un nivel corespunzător. Informarea trebuie să grupeze proiectele după natura lor şi/sau să se focalizeze pe proiectele de interes relevant. Trebuie actualizată anual şi transmisă către televiziunile sau posturile de radio naţionale şi regionale, către Comisie şi, la cerere, către alte părţi interesate, aşa cum sunt definite în paragraful 1.
\nPregătirile corespunzătoare vor fi făcute de asemenea în colaborare cu Comisia şi cu Delegaţiile acesteia în ţările beneficiare, atunci când au loc evenimente importante cum ar fi întâlniri la nivel înalt sau inaugurari.
\nReprezentanţii Comisiei în Comitetele de Monitorizare, în colaborare cu organismele responsabile, vor asigura concordanta cu prevederile adoptate privind publicitatea, în special acelea care privesc plăcile de avizare şi plăcile comemorative (vezi prevederile de mai jos).
\nMăsurile de informare şi publicitate şi probele adecvate, cum sunt fotografiile, trebuie să fie înmânate Preşedintelui de către organismul responsabil. Copii ale unor asemenea materiale vor fi transmise Comisiei.
\nPreşedintele Comitetelor trebuie să înainteze Comisiei toate informaţiile necesare a se avea în vedere la întocmirea raportului anual al acesteia.
\nAcesta trebuie să consulte Comisia şi să o informeze despre iniţiativele pe care le are în aşa fel încât Comisia să poată participa corespunzător la îndeplinirea acestora.
\nPentru a facilita implementarea acestor prevederi, Comisia, prin Delegaţia sa la locul de desfăşurare, va asigura asistenta sub forma unui manual care va fi întocmit în limba naţională. Acesta va conţine îndrumări detaliate în forma electronica (CD-ROM) şi va fi disponibil, la cererea contractanţilor, la organismul responsabil sau la Coordonatorul Naţional ISPA.
\nMăsuri speciale privind plăcile de avizare şi pe cele comemorative Pentru a asigura vizibilitatea proiectelor ISPA, ţările beneficiare se vor asigura că sunt îndeplinite următoarele măsuri de informare şi publicitate:
\nPlăcile de avizare trebuie să aibă o dimensiune potrivita cu scala operaţiunilor desfăşurate.
\nSelecţia plăcii de avizare rezervată Comunităţii Europene trebuie să îndeplinească următoarele criterii:
\nAtunci când organismul responsabil nu ridica propria sa placa de avizare care să anunţe implicarea acestuia în finanţarea proiectului, asistenta acordată de Comunitatea Europeană trebuie anunţată pe o placa de avizare specială, în asemenea cazuri, prevederile sus-menţionate referitoare la partea Comisiei Europene se aplica prin analogie.
\nPlăcile de avizare trebuie înlăturate nu mai târziu de 6 luni de la data finalizării lucrărilor şi înlocuită de o placă comemorativă, în conformitate cu prevederile de la punctul 2.
\nTrebuie folosit textul următor ca model pentru conţinutul cerut: \"Acest proiect a fost cofinanţat cu % de către Comunitatea Europeană. La finalul lucrării în ..... (se menţionează anul), costul total al proiectului a fost de ...... (moneda naţională), şi contribuţia totală a Comunităţii Europene a fost de ...... (moneda naţională).\" = EXEMPLU = ┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Titlul proiectului │ │ Localizarea │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │┌───────────────────┐ │ ││(Emblema Europeană)│ Finanţat de: │ │└───────────────────┘ Uniunea Europeană (grant) .... Euro .... │ │ (moneda │ │ IFI (împrumut) .... Euro naţională)│ │ (moneda │ │ naţională)│ │Autoritatea de implementare: [Ministerul...] │ │ [Agenţia...] │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Beneficiar: [Numele beneficiarului] │ │ │ │Supervizare şi management: [Numele firmei] │ │ │ ├──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Contractant: [Numele contractantului] │ │ │ └──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ -----