§ 29 Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací, ve znění pozdějších předpisů – Zajištění ochrany utajovaných informací při zániku orgánu státu, organizační složky zřízené orgánem státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby

§ 29 Zajištění ochrany utajovaných informací při zániku orgánu státu, organizační složky zřízené orgánem státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby (1) Orgán státu, organizační složka zřízená orgánem státu, právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba provede před nebo při svém zániku fyzickou kontrolu všech utajovaných dokumentů, které se u nich vyskytují. (2) Kontrolu podle odstavce 1 provádí komise, kterou ustanoví odpovědná osoba. Členem komise musí být fyzická osoba, která je oprávněna k přístupu k utajované informaci nejméně takového stupně utajení, která má být kontrolována; u podnikající fyzické osoby je členem komise vždy odpovědná osoba nebo bezpečnostní ředitel. (3) V průběhu fyzické kontroly podle odstavce 1 se provede a) kontrola všech uložených utajovaných dokumentů, utajovaných dokumentů dosud nepředaných k vyřízení a utajovaných dokumentů předaných k odeslání, b) zpracování protokolu, ve kterém se uvede adresát přebírající utajované dokumenty a způsob vypořádání jednotlivých utajovaných dokumentů; protokol, který se zaeviduje, podepíší všichni členové komise. (4) Právnická osoba nebo podnikající fyzická osoba neprodleně zašle kopii protokolu o fyzické kontrole utajovaných dokumentů podle odstavce 3 Úřadu. (5) Při zániku orgánu státu odpovědná osoba orgánu státu nebo bezpečnostní ředitel předá utajované dokumenty odpovědné osobě nebo bezpečnostnímu řediteli právního nástupce; není-li právní nástupce, předá je tomu orgánu státu, do jehož působnosti utajovaný dokument náleží, a není-li jej, Úřadu. V případě předávání utajovaných dokumentů Úřadu se Úřadu současně předá kopie protokolu o fyzické kontrole podle odstavce 3. (6) Při zániku organizační složky zřízené orgánem státu odpovědná osoba nebo bezpečnostní ředitel organizační složky předá utajované dokumenty odpovědné osobě nebo bezpečnostnímu řediteli orgánu státu, který vůči ní vykonává zřizovatelskou funkci. (7) Při zániku právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby odpovědná osoba nebo bezpečnostní ředitel právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby předá utajované dokumenty tomu, kdo mu je poskytl nebo do jehož působnosti náleží; nelze-li tak učinit, předá je Úřadu. (8) Při zániku orgánu státu, organizační složky zřízené orgánem státu, právnické osoby nebo podnikající fyzické osoby se utajované dokumenty poskytované v mezinárodním styku předají ústřednímu registru. (9) Odpovědná osoba, které se utajované dokumenty předávají, zajistí a) provedení fyzické kontroly všech předávaných utajovaných dokumentů, b) zpracování předávacího protokolu, který se u přebírající strany zaeviduje; předávací protokol podepíší určení zástupci předávající a přebírající strany a c) neprodlené zaslání kopie předávacího protokolu Úřadu.“. 64. V příloze č. 1 a v příloze č. 2 název sloupce č. 13 zní: „značka spisu“ a název sloupce č. 15 zní: „Spisový znak, skartační znak a rok skartačního řízení“. 65. V příloze č. 1 se slova „, například 21 - 30“ zrušují. 66. V příloze č. 1 pokyny pro vyplnění sloupců č. 1 až 6, 8, 9 a 11 až 16 znějí: „Sloupec č. 1 Uvede se zkratka příslušného stupně utajení. Po vyřazení utajovaného dokumentu z evidence v jednacím protokolu (skartace nebo přeevidování) se sloupec č. 1 proškrtne. Sloupec č. 2 Uvede se den a měsíc, kdy byl utajovaný dokument doručen; u vlastního utajovaného dokumentu den a měsíc, kdy bylo číslo jednací utajovanému dokumentu přiděleno. V případě přeevidovaného dokumentu den a měsíc, kdy byl utajovaný dokument k novému číslu jednacímu přeevidován. Sloupec č. 3 Uvede se odesílatel utajovaného dokumentu, jde-li o vlastní utajovaný dokument, uvede se označení „vlastní“, v případě použití sběrného archu se uvede označení „SBĚRNÝ ARCH“. V případě přeevidovaného dokumentu se uvede „Přeevidováno“. Sloupec č. 4 Uvede se datum uvedené na doručeném utajovaném dokumentu nebo přeevidovaném utajovaném dokumentu, u vlastního utajovaného dokumentu se položka proškrtne. Sloupec č. 5 Uvede se číslo jednací utajovaného dokumentu odesílatele (evidenční označení), u vlastního utajovaného dokumentu se položka proškrtne. V případě přeevidovaného dokumentu se uvede jeho původní číslo jednací nebo jiné evidenční označení. Sloupec č. 6 Uvede se počet listů doručeného, vlastního nebo přeevidovaného utajovaného dokumentu. Jsou-li k utajovanému dokumentu připojeny přílohy v listinné podobě, zapíše se jejich počet a celkový počet jejich listů zlomkem, kdy čitatelem je počet příloh a jmenovatelem celkový počet jejich listů. Zápis „3 + 3/15“ znamená, že utajovaný dokument má 3 listy a 3 připojené přílohy mající celkem 15 listů. Každý list bez ohledu na jeho formát je považován za jeden list. Jsou-li k utajovanému dokumentu připojeny přílohy v nelistinné podobě, zapíše se jejich počet a druh, případně jejich evidenční označení (disketa č. ..., videokazeta, 2 CD evid. ozn. ...). Sloupec č. 8 Uvede se, kdy a komu byl doručený utajovaný dokument předán (příjmení), ten potvrdí podpisem převzetí, pokud nebyl předán jiným způsobem. Tento způsob se zde uvede; pokud se jedná o vlastní utajovaný dokument, vyznačuje se, kdo jej vytvořil (příjmení). Sloupec č. 9 Uvede se den a měsíc, kdy byl utajovaný dokument vyřízen, přeevidován, odeslán nebo kdy byl u něj změněn nebo zrušen stupeň utajení; pokud je utajovaný dokument vyřízen, odeslán, přeevidován nebo je u něj změněn nebo zrušen stupeň utajení v jiném roce, než vznikl nebo byl doručen, uvede se i rok. Sloupec č. 11 Uvede se způsob vyřízení „dokumentem“, „postoupením“, „vzetím na vědomí“, „záznamem na dokumentu“ nebo jiným vhodným způsobem. Při změně nebo zrušení stupně utajení se uvede „stupeň utajení změněn na:“ nebo „stupeň utajení zrušen“. Sloupec č. 12 Uvede se celkový počet listů odesílaného nebo přeevidovaného utajovaného dokumentu a druh a počet příloh v nelistinné podobě, případně jejich evidenční označení. Sloupec č. 13 Vyplňuje se spisová značka spisu v případě, že utajovaný dokument nebo soubor dokumentů je uložen ve spisu. Sloupec č. 14 Uvede se celkový počet listů ukládaného utajovaného dokumentu a druh a počet příloh v nelistinné podobě, případně jejich evidenční označení. V případě použití sběrného archu se uvede celkový počet uložených listů a druh a počet příloh v nelistinné podobě až při uložení souboru utajovaných dokumentů. Sloupec č. 15 Uvede se spisový znak, skartační znak a rok, ve kterém bude provedeno skartační řízení. Sloupec č. 16 Uvede se záznam o vyřazení utajovaného dokumentu, „ARCHIV“ nebo „ZNIČENO“, č. j. nebo jiné evidenční označení záznamu o vyřazení, datum provedení a podpis jednoho člena skartační komise; č. j. nebo jiné evidenční označení záznamu o vyřazení lze uvést na vnitřní desky jednacího protokolu u záznamu o složení skartační komise. Při ztrátě nebo neoprávněném zničení (mimo skartační řízení) utajovaného dokumentu se uvede „ZTRÁTA“ nebo „NEOPRÁVNĚNĚ ZNIČENO“. V případě doručení utajovaného dokumentu omylem se uvede „doručeno omylem“.“ 67. Na konci přílohy č. 1 se doplňuje poznámka, která zní: „Poznámka: V případě použití další administrativní pomůcky určené k evidenci podle § 3 odst. 2 věty druhé se název „JEDNACÍ PROTOKOL“ nahradí konkrétním názvem evidenční pomůcky a dále se přizpůsobí i názvy jednotlivých řádků a sloupců tabulek, které obsahují výše uvedený název.“. 68. Na konci přílohy č. 2 se ruší slova „a sloupec č. 16“ a doplňuje se odstavec a poznámka, které znějí: „Ve sloupci č. 16 se uvede datum, příjmení a podpis osoby, která převzala utajovaný dokument zpět k příslušné evidenci. V případě použití doručovací knihy se uvede „viz DK“. Dále se proškrtne sloupec č. 1. Poznámka: Obsah štítku na titulní straně příslušného pomocného jednacího protokolu a označení na vnitřní straně desek pomocného jednacího protokolu, vyjma tabulky „složení skartační komise“ se použijí ze vzoru přílohy č. 1 s tím, že „Jednací protokol“ se nahradí slovy „Pomocný jednací protokol“.“. 69. V příloze č. 3 se slova „č. j.“ umístěná v prvním sloupci vzoru manipulační knihy nahrazují slovy „č. j. nebo jiné ev. ozn.*)“ a pod vzor manipulační knihy se doplňují slova: „*) V případě rozsáhlého čísla jednacího nebo jiného evidenčního označení je lze uvést ve sloupci „Věc“.“. 70. Příloha č. 4 zní: „Příloha č. 4 k vyhlášce č. 529/2005 Sb. “. 71. V příloze č. 5 se slova „Název, zn. svazku nebo číslo jednací“ umístěná ve druhém sloupci vzoru zápůjční knihy nahrazují slovy „Značka spisu nebo č. j./jiné ev. ozn.*)“ a pod vzor zápůjční knihy se doplňují slova „*) Nehodící se škrtněte.“. 72. Přílohy č. 6 až 8 znějí: „Příloha č. 6 k vyhlášce č. 529/2005 Sb. Příloha č. 7 k vyhlášce č. 529/2005 Sb. Příloha č. 8 k vyhlášce č. 529/2005 Sb. “. 73. Za přílohu č. 8 se vkládá nová příloha č. 8a, která zní: „Příloha č. 8a k vyhlášce č. 529/2005 Sb. “. 74. Přílohy č. 9 a 10 znějí: „Příloha č. 9 k vyhlášce č. 529/2005 Sb. Příloha č. 10 k vyhlášce č. 529/2005 Sb. “. 75. V příloze č. 11 se první výskyt slova „NBÚ“ nahrazuje slovy „Národního bezpečnostního úřadu“ a druhý výskyt slova „NBÚ“ se nahrazuje slovy „Národní bezpečnostní úřady“. 76. Příloha č. 12 zní: „Příloha č. 12 k vyhlášce č. 529/2005 Sb. “. Čl. II 1. Vyjímatelný nosič určený k zaznamenávání poznámek nebo dílčích údajů obsahujících utajovanou informaci nebo k vyhotovení výpisu z utajovaného dokumentu, který byl přede dnem nabytí účinnosti této vyhlášky veden v evidenci vyjímatelných nosičů, se do 3 měsíců ode dne nabytí účinnosti této vyhlášky převede do evidence určitého certifikovaného informačního systému, v jehož provozu bude výhradně používán, nebo se převede do evidence utajovaných dokumentů v nelistinné podobě, anebo se zničí. 2. Sběrný arch založený přede dnem nabytí účinnosti této vyhlášky k příslušnému číslu jednacímu utajovaného dokumentu, jehož založení bylo vyznačeno v jednacím protokolu, se vede, uzavírá a skartační řízení dokumentů zapsaných v tomto sběrném archu se provádí podle vyhlášky č. 529/2005 Sb., ve znění účinném přede dnem nabytí účinnosti této vyhlášky. Čl. III Tato vyhláška nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2016. Ředitel: Ing. Navrátil v. r.