Stručně: Paragraf 75a zákona o doplňkovém penzijním spoření ukládá samostatným zprostředkovatelům povinnost pořizovat a uchovávat dokumenty a záznamy související se zprostředkováním doplňkového penzijního spoření, aby bylo možné doložit řádné plnění jejich zákonných povinností.
§ 75a Uchovávání dokumentů a záznamů
(1) Samostatný zprostředkovatel při zprostředkování doplňkového penzijního spoření pořizuje dokumenty nebo jiné záznamy v rozsahu, který je nezbytný pro hodnověrné osvědčení řádného plnění jeho povinností stanovených tímto zákonem a jinými právními předpisy v rozsahu, v jakém se vztahují k zprostředkování doplňkového penzijního spoření.
(2) Samostatný zprostředkovatel uchovává při plnění povinnosti podle odstavce 1 zejména
a) vyhotovení smluv o zprostředkování doplňkového penzijního spoření, kopie vyhotovení smluv o doplňkovém penzijním spoření nebo jejich návrhů a kopie dohod o změně nebo zániku doplňkového penzijního spoření nebo jejich návrhů, na jejichž uzavření se samostatný zprostředkovatel nebo jeho vázaný zástupce přímo podílel,
b) dokumenty a jiné záznamy týkající se zprostředkování doplňkového penzijního spoření, byly-li pořízeny, včetně záznamu z jednání s účastníkem nebo zájemcem o doplňkové penzijní spoření, popřípadě jiné smluvní podmínky, byly-li součástí smluvního vztahu,
c) záznamy z jiné komunikace mezi samostatným zprostředkovatelem a účastníkem nebo zájemcem o doplňkové penzijní spoření dokládající zprostředkování doplňkového penzijního spoření, byly-li pořízeny a je-li z této komunikace zřejmá totožnost účastníka nebo zájemce o doplňkové penzijní spoření, a
d) dokumenty a jiné záznamy uvedené v písmenech b) a c), pokud jeho jménem jednal jeho vázaný zástupce.
(3) Samostatný zprostředkovatel uchovává dokumenty a záznamy podle odstavce 1 po dobu
a) jednoho kalendářního roku bezprostředně následujícího po roce, v němž došlo k poslední komunikaci s účastníkem nebo zájemcem o doplňkové penzijní spoření, nedošlo-li ke sjednání doplňkového penzijního spoření, nebo
b) trvání doplňkového penzijního spoření a do konce desátého kalendářního roku od jeho zániku.
(4) Povinnost uvedenou v odstavcích 1 až 3 má i právní nástupce samostatného zprostředkovatele a ten, jehož oprávnění k činnosti zaniklo.
(5) Záznam komunikace s účastníkem nebo zájemcem o doplňkové penzijní spoření se pořizuje písemně nebo jiným průkazným způsobem a obsahuje datum komunikace, dostatečnou identifikaci stran komunikace a obsah komunikace.
Výklad
Stručně
Paragraf 75a zákona o doplňkovém penzijním spoření ukládá samostatným zprostředkovatelům povinnost pořizovat a uchovávat dokumenty a záznamy související se zprostředkováním doplňkového penzijního spoření, aby bylo možné doložit řádné plnění jejich zákonných povinností.
Co to znamená v praxi
Samostatný zprostředkovatel musí mít k dispozici doklady o všech krocích, které vedly ke sjednání, změně nebo zániku doplňkového penzijního spoření.
Mezi uchovávané dokumenty patří například kopie smluv o doplňkovém penzijním spoření, záznamy z jednání s klienty a záznamy z komunikace, pokud prokazují zprostředkování.
Tyto záznamy je nutné uchovávat po stanovenou dobu – buď jeden rok po poslední komunikaci, pokud nedošlo ke sjednání spoření, nebo po celou dobu trvání spoření a dalších deset let po jeho zániku.
Povinnost uchovávat dokumenty přechází i na právního nástupce zprostředkovatele nebo na toho, jehož oprávnění k činnosti zaniklo.
Na co si dát pozor
Záznamy z komunikace s klientem musí být pořízeny písemně nebo jiným průkazným způsobem a musí obsahovat datum, identifikaci stran a obsah komunikace.
Povinnost uchovávat dokumenty se vztahuje i na případy, kdy jménem samostatného zprostředkovatele jednal jeho vázaný zástupce.
Zdroj: e-Sbírka / justice.cz (oficiální data). Výklady generovány AI z textu zákona, orientační — nenahrazují radu advokáta.