§ 3a Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů · 499/2004 Sb. · § 3a · Správní právo
Stručně: Paragraf 3a zákona 499/2004 stanovuje, že správci informačních systémů, které nejsou elektronickými systémy spisové služby a které využívají veřejnoprávní původci, musí zajistit, aby tyto systémy umožňovaly uchovávání informací a výběr archiválií mimo skartační řízení.
§ 3a
(1) Správce informačního systému, který není elektronickým systémem spisové služby, využívaného veřejnoprávním původcem zajišťuje, že tento informační systém umožňuje uchovávání informací v souladu s § 3 odst. 5. V případě informací, na které nebyl vydán trvalý skartační souhlas podle § 15 odst. 4, zajišťuje správce informačního systému podle věty první, že tento systém umožňuje výběr archiválií mimo skartační řízení. Na informační systém uvedený ve větě první se nevztahují požadavky stanovené tímto zákonem na elektronické systémy spisové služby.
(2) Postupy, výstupní datové formáty a rozsah a podobu metadat pro účely výběru archiválií podle odstavce 1 stanoví Národní archiv a zveřejní je na svých internetových stránkách.
Výklad
Stručně
Paragraf 3a zákona 499/2004 stanovuje, že správci informačních systémů, které nejsou elektronickými systémy spisové služby a které využívají veřejnoprávní původci, musí zajistit, aby tyto systémy umožňovaly uchovávání informací a výběr archiválií mimo skartační řízení.
Co to znamená v praxi
Informační systémy, které nejsou primárně určeny pro spisovou službu, ale používají je veřejnoprávní subjekty, musí být schopny uchovávat informace v souladu s požadavky zákona.
Pokud pro některé informace nebyl vydán trvalý skartační souhlas, musí systém umožnit jejich výběr jako archiválií, a to i mimo standardní skartační proces.
Na tyto informační systémy se nevztahují stejné přísné požadavky, jaké zákon klade na plnohodnotné elektronické systémy spisové služby.
Národní archiv určí a zveřejní konkrétní postupy, formáty dat a metadata, které jsou nutné pro správný výběr archiválií z těchto systémů.
Na co si dát pozor
Správci těchto systémů musí aktivně sledovat internetové stránky Národního archivu kvůli aktuálním pokynům pro postupy, formáty a metadata.
Je třeba zajistit, aby systém byl technicky schopen exportovat data v požadovaných formátech a s potřebnými metadaty pro účely výběru archiválií.
Zdroj: e-Sbírka / justice.cz (oficiální data). Výklady generovány AI z textu zákona, orientační — nenahrazují radu advokáta.