§ 65 Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – Vyřizování a podepisování dokumentů
Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů · 499/2004 Sb. · § 65 · Správní právo
Stručně: Paragraf 65 zákona o archivnictví a spisové službě upravuje pravidla pro vyřizování, podepisování a uzavírání dokumentů a spisů u určených původců, včetně specifik pro analogovou a digitální podobu dokumentů a pro vyvěšování na úřední desce.
§ 65 Vyřizování a podepisování dokumentů
(1) Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis. Dokumenty v analogové podobě se vzájemně spojí fyzicky, dokumenty v digitální podobě se vzájemně spojí prostřednictvím metadat, vzájemné spojení dokumentu v analogové podobě a dokumentu v digitální podobě se činí pomocí odkazů.
(2) Vyřízením spisu se rozumí zpracování návrhu, jeho schválení, vyhotovení, podepsání a vypravení rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení.
(3) Má-li být dokument vyvěšen na úřední desce, činí se tak vyvěšením jeho stejnopisu opatřeného datem vyvěšení. Po sejmutí se vyvěšený stejnopis opatří datem sejmutí a zařadí do příslušného spisu jako doklad o vyvěšení dokumentu na úřední desce. Ustanovení věty první a druhé se nevztahuje na zveřejňování dokumentů na elektronické úřední desce.
(4) Dokumenty určeného původce podepisuje jeho statutární orgán nebo jiná osoba oprávněná za něj jednat anebo osoba, která k tomu byla statutárním orgánem pověřena.
(5) Po vyřízení věci se spis uzavře. Uzavřením spisu se rozumí kompletace všech dokumentů patřících do spisu, kontrola a doplnění údajů podle § 66 odst. 3 před uložením do spisovny a převedení dokumentů v digitální podobě do výstupního datového formátu a jejich opatření metadaty podle národního standardu.
(6) Z uzavřeného spisu nesmějí být vyjímány jednotlivé dokumenty. Uzavřený spis je možno připojit k jinému spisu, pokud neuplynula jeho skartační lhůta.
(7) Použití razítek se státním znakem, elektronického podpisu, elektronické pečetě, elektronického časového razítka nebo jiného elektronického prostředku obdobného účelu upraví určený původce ve spisovém řádu.
(8) Veřejnoprávní původci mohou ve svých spisových řádech upravit používání zvláštních technologických prostředků, kterými lze výlučně pro potřeby příslušného původce nahradit elektronický podpis, elektronickou pečeť, elektronické časové razítko nebo jiný elektronický prostředek obdobného účelu; tyto zvláštní technologické prostředky musí umožnit zjištění jakékoli následné změny dat v dokumentu a jednoznačně ověřit identitu osoby, která je k němu připojila.
Výklad
Stručně
Paragraf 65 zákona o archivnictví a spisové službě upravuje pravidla pro vyřizování, podepisování a uzavírání dokumentů a spisů u určených původců, včetně specifik pro analogovou a digitální podobu dokumentů a pro vyvěšování na úřední desce.
Co to znamená v praxi
Všechny dokumenty týkající se jedné záležitosti musí být spojeny do jednoho spisu, ať už fyzicky (pro papírové dokumenty) nebo pomocí metadat či odkazů (pro digitální a smíšené dokumenty).
Vyřízení spisu zahrnuje celý proces od zpracování návrhu, přes schválení a podepsání, až po vypravení konečného rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení.
Po vyřízení záležitosti se spis uzavře, což znamená jeho kompletaci, kontrolu a doplnění údajů pro uložení do spisovny a převedení digitálních dokumentů do standardního formátu s metadaty.
Z uzavřeného spisu se nesmí vyjímat jednotlivé dokumenty, ale je možné jej připojit k jinému spisu, pokud ještě neuplynula jeho skartační lhůta.
Na co si dát pozor
Při vyvěšování dokumentů na úřední desce je nutné opatřit stejnopis datem vyvěšení a po sejmutí datem sejmutí, a tento stejnopis zařadit do spisu jako doklad o vyvěšení (neplatí pro elektronickou úřední desku).
Podepisování dokumentů určeného původce je vyhrazeno statutárnímu orgánu, osobě oprávněné jednat, nebo pověřené osobě.
Používání razítek se státním znakem, elektronického podpisu, pečetě, časového razítka nebo jiných elektronických prostředků musí být upraveno ve spisovém řádu určeného původce.
Veřejnoprávní původci mohou ve svých spisových řádech upravit používání zvláštních technologických prostředků nahrazujících elektronický podpis apod., které však musí umožnit zjištění následných změn dat a ověření identity osoby.
Zdroj: e-Sbírka / justice.cz (oficiální data). Výklady generovány AI z textu zákona, orientační — nenahrazují radu advokáta.