§ 1 Vyhláška, kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů – Způsob vedení základní, druhotné a ústřední evidence Národního archivního dědictví

§ 1 Způsob vedení základní, druhotné a ústřední evidence Národního archivního dědictví (1) Základní evidence Národního archivního dědictví (dále jen „základní evidence“) se vede alespoň v listinné podobě. Archivy, s výjimkou bezpečnostních archivů, vedou základní evidenci také v digitální podobě v informačním systému pro vedení evidence Národního archivního dědictví (dále jen „systém evidence archiválií“), který je součástí národního portálu. Bezpečnostní archivy mohou vést část základní evidence, která neobsahuje utajované informace4), v digitální podobě v systému evidence archiválií. Kulturně vědecké instituce mohou vést základní evidenci v digitální podobě v systému evidence archiválií. (2) Druhotná evidence Národního archivního dědictví (dále jen „druhotná evidence“) se vede v digitální podobě v systému evidence archiválií. Archivy, které vedou druhotnou evidenci, převádějí údaje ze základní evidence dodané v listinné podobě do digitální podoby. (3) Ústřední evidence Národního archivního dědictví (dále jen „ústřední evidence“) se vede vždy v digitální podobě v systému evidence archiválií. (4) Základní, druhotná a ústřední evidence se aktualizují průběžně, není-li dále stanoveno jinak. (5) Základní evidence archiválií, které nenáleží do péče kulturně vědeckých institucí a archivů, se aktualizuje jednou ročně do 15. ledna následujícího kalendářního roku.