§ 12 Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů – Spis

§ 12 Spis (1) Veřejnoprávní původce zařadí dokument evidovaný v základní evidenční pomůcce nejpozději před zahájením vyřizování do spisu. Věta první se nepoužije v případě veřejnoprávního původce, jehož zvláštní povaha působnosti umožňuje výkon spisové služby v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby podle § 63 odst. 4 zákona. (2) Veřejnoprávní původce zařadí spisy do a) věcné skupiny, nebo b) typového spisu; vnitřní strukturu typového spisu tvoří součásti typového spisu stanovené veřejnoprávním původcem a díly typového spisu tvořené podle časového období stanoveného veřejnoprávním původcem. (3) Veřejnoprávní původce přidělí spisu při jeho založení spisový znak a skartační režim příslušné věcné skupiny nebo součásti typového spisu podle spisového a skartačního plánu. Přeřadí-li veřejnoprávní původce spis do jiné věcné skupiny nebo součásti typového spisu, přidělí spisu a všem dokumentům zařazeným do spisu spisový znak a skartační režim této věcné skupiny nebo součásti typového spisu. (4) Veřejnoprávní původce přidělí dokumentu spisový znak a skartační režim spisu, do kterého je zařazen. Přeřadí-li veřejnoprávní původce dokument do jiného spisu, přidělí dokumentu spisový znak a skartační režim tohoto jiného spisu. (5) Veřejnoprávní původce opatří dokumenty v analogové podobě, které jsou obsahem spisu, společným obalem, na kterém uvede alespoň a) stručný obsah spisu, b) spisovou značku, c) spisový znak, d) skartační režim a e) identifikátor spisu v případě výkonu spisové služby v elektronické podobě; identifikátor spisu musí být čitelný technickým prostředkem pro automatizovaný sběr dat. (6) Veřejnoprávní původce vede v elektronickém systému spisové služby nebo v samostatné evidenci dokumentů vedené v elektronické podobě údaje o spisu, kterými jsou alespoň a) identifikátor, který je jednoznačný v rámci elektronického systému spisové služby nebo samostatné evidence dokumentů, b) stručný obsah, c) spisová značka, d) datum založení, e) datum vyřízení, f) datum uzavření, g) spisový znak, h) skartační režim, i) informace o tom, zda spis obsahuje dokumenty v analogové podobě a jejich fyzické umístění, j) informace o tom, zda byl spis zařazen do výběru archiválií a zda byl spis vybrán jako archiválie, a k) identifikátor, který spisu, který byl vybrán jako archiválie, přidělil Národní archiv nebo digitální archiv. (7) Veřejnoprávní původce zaznamená údaje o vyřízení a uzavření spisu v evidenční pomůcce. (8) Veřejnoprávní původce uvede způsob tvorby spisové značky a strukturu spisové značky ve spisovém řádu.“. 40. V § 13 odst. 1 se za slovo „vyřízení“ vkládají slova „ ; v případě výkonu spisové služby v listinné podobě provede rozdělení dokumentů“. 41. V § 13 odst. 2 se za slovo „osoby“ vkládají slova „nebo technické prostředky“. 42. V § 14 odst. 2 se na konci textu písmene d) doplňují slova „nebo do jeho metadat“. 43. V § 14 se odstavce 3 a 4 zrušují. 44. V § 15 odstavce 1 a 2 znějí: „(1) Veřejnoprávní původce stanoví podle věcných charakteristik zpracovávaných dokumentů a spisů jednotlivé věcné skupiny, a užívá-li typové spisy, rovněž věcné skupiny určené pro typové spisy a v nich obsažené součásti typových spisů. Veřejnoprávní původce uspořádá věcné skupiny hierarchicky, a to tak, aby věcné skupiny na nejnižší úrovni hierarchie obsahovaly spisy nebo typové spisy; veřejnoprávní původce může uspořádat hierarchicky i součásti typového spisu. Pokud veřejnoprávní původce nezařazuje dokumenty evidované v samostatné evidenci dokumentů do spisů nebo typových spisů, zařazuje dokumenty do věcné skupiny na nejnižší úrovni hierarchie. Veřejnoprávní původce označí věcné skupiny a součásti typového spisu spisovým znakem a u věcných skupin a součástí typového spisu uvedených na nejnižší úrovni hierarchie uvede skartační režim. (2) Veřejnoprávní původce označí věcnou skupinu nebo součást typového spisu obsahující spisy předpokládané trvalé hodnoty, které se do výběru archiválií zařazují s návrhem k vybrání za archiválii, skartačním znakem „A“ (archiv). Veřejnoprávní původce označí věcnou skupinu nebo součást typového spisu obsahující spisy bez předpokládané trvalé hodnoty, které se do výběru archiválií zařazují s návrhem na zničení, skartačním znakem „S“ (stoupa).“. 45. V § 15 se odstavec 3 zrušuje. Dosavadní odstavce 4 až 6 se označují jako odstavce 3 až 5. 46. V § 15 se odstavec 4 zrušuje. Dosavadní odstavec 5 se označuje jako odstavec 4. 47. V § 16 odst. 2 se na konci úvodní části ustanovení doplňuje slovo „alespoň“. 48. V § 16 odst. 2 písmena a) a b) znějí: „a) číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů přidělené dokumentu a spisovou značku, není-li číslo jednací odvozeno ze spisové značky, b) identifikaci dokumentu z evidence dokumentů odesílatele, je-li vyhotovovaný dokument odpovědí na doručený dokument, a pokud je v doručeném dokumentu tento údaj uveden,“. 49. V § 16 odst. 2 se na konci písmene c) doplňuje slovo „a“. 50. V § 16 odst. 2 se písmena d) až f) zrušují. Dosavadní písmeno g) se označuje jako písmeno d). 51. V § 16 odst. 5 se slova „vyhotovovaný statický textový dokument v digitální podobě nebo statický kombinovaný textový a obrazový dokument v digitální podobě“ nahrazují slovy „vyhotovovaná statická textová komponenta nebo statická kombinovaná textová a obrazová komponenta“, slovo „dokumentu“ se nahrazuje slovem „komponenty“ a slova „dokument určen“ se nahrazují slovy „komponenta určena“. 52. V § 17 se odstavec 4 zrušuje. 53. V § 18 odst. 3 se za slovo „je“ vkládají slova „zařízení umožňující“ a slova „ , pokud není zprostředkováno automatizovanou vazbou na tento systém“ se nahrazují slovy „nebo na něj má automatizovanou vazbu“. 54. V § 18 se odstavec 4 zrušuje. 55. V nadpisu § 19 se doplňují slova „a spisů“. 56. V § 19 odstavec 2 zní: „(2) Veřejnoprávní původce zkontroluje před uzavřením spisu, zda je vyřízený spis úplný, zda jsou v evidenční pomůcce uvedeny povinné údaje a zda jsou dodrženy podmínky uzavření spisu. Veřejnoprávní původce dále zkontroluje, zda obaly dokumentů a spisů v analogové podobě zaručují jejich neporušitelnost a zachování čitelnosti.“. 57. V § 19 odst. 3 se slovo „a“ za slovem „znaky“ nahrazuje čárkou a na konci textu věty první se doplňují slova „a údaj o fyzickém umístění analogových částí spisů“. 58. Nadpis nad označením § 20 zní: „Postup při skartačním řízení“. 59. V § 20 odst. 2 a 3 se za slova „řízení dokumenty“ vkládají slova „a spisy“. 60. V § 20 odst. 2 a § 21 odst. 8 větách druhé a třetí se za slovo „dokumentů“ vkládají slova „a spisů“. 61. V § 20 odst. 4 se za slova „seznamu dokumentů“ vkládají slova „a spisů“. 62. V § 20 odst. 4 a § 21 odst. 8 se za slovo „dokumenty“ vkládají slova „a spisy“. 63. V § 20 odst. 4 se věta třetí zrušuje. 64. V § 20 odst. 5 se za slova „seznam dokumentů“ vkládají slova „a spisů“. 65. V § 21 odst. 2 se písmeno c) zrušuje. Dosavadní písmena d) a e) se označují jako písmena c) a d). 66. V § 21 odst. 4 se za slova „o dokumenty“ vkládají slova „a spisy“. 67. V § 22 odst. 1 se slova „vyřízených dokumentů a uzavřených“ nahrazují slovy „dokumentů a“, za slovo „obsahuje“ se vkládá slovo „alespoň“, slovo „druh“ se nahrazuje slovem „typ“ a věta poslední se zrušuje. 68. V nadpisu § 23 se slova „dokumentů v digitální podobě“ zrušují. 69. V § 23 odst. 1 úvodní části ustanovení se slova „dokumentů v digitální podobě“ nahrazují slovem „komponent“. 70. V § 23 odst. 1 písm. b) se slova „dokumentu ukládaného“ nahrazují slovy „komponenty ukládané“. 71. V § 23 odst. 2 se slovo „dokumentů“ nahrazuje slovem „komponent“, slovo „dokument“ se nahrazuje slovem „komponentu“ a slovo „dokumenty“ se nahrazuje slovem „komponenty“. 72. V § 23 odst. 3 úvodní části ustanovení, § 23 odst. 4 úvodní části ustanovení a § 23 odst. 5 úvodní části ustanovení se slovo „dokumentů“ nahrazuje slovem „komponent“. 73. V § 23 odst. 4 písm. d) se text „-3“ zrušuje. 74. V § 23 odst. 6 se slova „předávaného dokumentu“ nahrazují slovy „předávané komponenty“ a slovo „jeho“ se nahrazuje slovem „její“. 75. V § 23 se na konci textu odstavce 9 doplňuje slovo „komponenty“. 76. V nadpisu § 24 se za slovo „převedení“ vkládá slovo „dokumentu“ a slovo „dokumentu“ za slovem „formátu“ se zrušuje. 77. V § 24 odst. 3 úvodní části ustanovení se slova „dokumentu v digitální podobě“ zrušují. 78. § 25 včetně nadpisu zní: