Постановление № 41 от 18 февруари 2009 г. за приемане на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции, Наредба за…

Съдържание (78)

Чл. 1 С наредбата се определя редът за
Чл. 2 Ръководителите на организациите отговарят за изпълнението на дейностит
Чл. 3
Чл. 4
Чл. 5
Чл. 6 Наредбата не се отнася за създадени в електронен формат и за дигитализ
Чл. 7 Наредбата не се отнася за документи, съдържащи класифицирана информаци
Чл. 8
Чл. 9 (1) Съставът на експертната комисия се определя със заповед на ръковод
Чл. 10 Експертната комисия изпълнява следните задачи
Чл. 11 Експертната комисия осъществява своята дейност под методическото ръков
Чл. 12 (1) Учрежденският архив е самостоятелно звено в структурата на съответ
Чл. 13 Учрежденският архив има следните функции
Чл. 14
Чл. 15 При наличие на документи на друга организация се уведомява съответният
Чл. 16 В учрежденския архив се приемат
Чл. 17
Чл. 18 (1) Приемането на делата в учрежденския архив се извършва по списък по
Чл. 19
Чл. 20
Чл. 21 (1) Помещенията, определени за архивохранилища, трябва да отговарят на
Чл. 22 Два пъти годишно се извършва основно почистване на архивохранилищата,
Чл. 23 В общия план на организацията за управление при кризи се включва разде
Чл. 24
Чл. 25 (1) Оригиналите и копията на научно-техническите документи се съхраняв
Чл. 26 Аналогови аудио-визуални документи се съхраняват в кутии, като
Чл. 27 В помещенията, определени за архивохранилища, се съхраняват само докум
Чл. 28
Чл. 29 (1) Документите в учрежденския архив се използват от служителите съгла
Чл. 30
Чл. 31
Чл. 32
Чл. 33 На експертиза подлежат всички документи, създадени в организацията или
Чл. 34
Чл. 35 Експертизата включва следните етапи
Чл. 36 Текущата експертиза включва
Чл. 37
Чл. 38 (1) Към номенклатурата на делата се изготвят класификационна схема, ук
Чл. 39 В номенклатурата се посочват сроковете за запазване на делата в зависи
Чл. 40 Номенклатурата на делата се оформя по образец съгласно приложение № 5
Чл. 41
Чл. 42
Чл. 43 Междинната експертиза включва
Чл. 44
Чл. 45
Чл. 46
Чл. 47 Критерии за определяне ценността на документите са
Чл. 48 Критериите за определяне ценността на документите се прилагат в тяхнат
Чл. 49 Окончателната експертиза включва
Чл. 50 В резултат на експертизата документите се систематизират в 3 групи
Чл. 51
Чл. 52
Чл. 53 Резултатите от експертизата се оформят в следните документи на хартиен
Чл. 54
Чл. 55
Чл. 56 Инвентарният опис се състои от заглавен лист, класификационна схема, о
Чл. 57 Заглавният лист съдържа
Чл. 58 В описателната част на инвентарния опис за всяка архивна единица се вк
Чл. 59 В края на инвентарния опис се прави рекапитулация на общия брой описан
Чл. 60 (1) Историческата справка се състои от история на фондообразувателя и
Чл. 61
Чл. 62
Чл. 63
Чл. 64
Чл. 65
Чл. 66
Чл. 67
Чл. 68
Чл. 69
Чл. 70
Чл. 71 Ръководителят на организацията може да поиска проверка от страна на съ
Чл. 72
Чл. 73 Методическото ръководство се осъществява чрез
Чл. 74 Държавните архиви организират обучение за работещите в учрежденските а
§ 1
§ 2 Наредбата се приема на основание чл. 91 от Закона за Националния архив
§ 3 В тримесечен срок от влизането в сила на наредбата ръководителят на съ
§ 4 Указания по прилагането на наредбата се дават от председателя на Държа

Държавен вестник Министерски съвет брой: 17, от дата 6.3.2009 г. Официален раздел / МИНИСТЕРСКИ СЪВЕТ стр.15 Постановление № 41 от 18 февруари 2009 г. за приемане на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции, Наредба за реда за използване на документите от Националния архивен фонд и Наредба за условията и реда за водене на Регистър на Националния архивен фонд ПОСТАНОВЛЕНИЕ № 41 ОТ 18 ФЕВРУАРИ 2009 Г. за приемане на Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции, Наредба за реда за използване на документите от Националния архивен фонд и Наредба за условията и реда за водене на Регистър на Националния архивен фонд МИНИСТЕРСКИЯТ СЪВЕТ ПОСТАНОВИ:

Член единствен. Приема Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции, Наредба за реда за използване на документите от Националния архивен фонд и Наредба за условията и реда за водене на Регистър на Националния архивен фонд.

Заключителна разпоредба Параграф единствен. Постановлението влиза в сила от деня на обнародването му в “Държавен вестник”.

Министър-председател: Сергей Станишев За главен секретар на Министерския съвет: Веселин Даков НАРЕДБА за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции Глава първа ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл. 1С наредбата се определя редът за

1.организирането, съхраняването и използването на документи на хартиен носител и аналогови аудио-визуални документи в учрежденските архиви на държавните и общинските институции по смисъла на § 1, т. 11 от допълнителната разпоредба на Закона за Националния архивен фонд (ЗНАФ), наричани по-нататък “организациите”;

2.експертизата, обработването и предаването в държавните архиви на документите на хартиен носител и аналогови аудио-визуални документи - обект на Националния архивен фонд, след изтичане на сроковете по чл. 46 ЗНАФ;

3.осъществяването на методическо ръководство и контрол от страна на Държавна агенция “Архиви” за изпълнение на дейностите по т. 1 и 2.

Чл. 2Ръководителите на организациите отговарят за изпълнението на дейностите по чл. 1, т. 1 и 2

Чл. 3

За осъществяване на дейностите по чл. 1, т. 1 и 2 ръководителите на организациите създават учрежденски архиви и постояннодействащи експертни комисии, наричани по-нататък “експертните комисии”

Чл. 4За подпомагане дейността на учрежденските архиви и експертните комисии Държавна агенция “Архиви” издава методически указания и инструкции

Чл. 5

Наредбата не се прилага за организацията на административната дейност при работа с документи на хартиен носител, която се урежда с Наредба за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите, приета с Постановление № 101 на Министерския съвет от 2008 г. (ДВ, бр. 48 от 2008 г.)

Чл. 6Наредбата не се отнася за създадени в електронен формат и за дигитализирани аналогови документи

Чл. 7Наредбата не се отнася за документи, съдържащи класифицирана информация

Глава втора ПОСТОЯННОДЕЙСТВАЩА ЕКСПЕРТНА КОМИСИЯ

Чл. 8Експертната комисия е помощен орган към ръководителя на организацията за осъществяване на работата с документите в съответствие със ЗНАФ

Чл. 9(1) Съставът на експертната комисия се определя със заповед на ръководителя на организацията

(2)За председател на експертната комисия се определя заместник-ръководителят на организацията или длъжностно лице, отговарящо за работата с документите в организацията.

(3)Броят на членовете на експертната комисия не може да бъде по-малък от трима души.

(4)В експертната комисия се включват ръководители на структурни звена, завеждащият учрежденския архив, ръководителят на деловодството и/или деловодителят.

(5)Експертната комисия заседава при наличие на кворум от повече от половината й членове.

(6)Решенията на експертната комисия се вземат с обикновено мнозинство от присъстващите членове и се оформят с протоколи. Протоколите се заверяват с техните подписи и се одобряват от ръководителя на организацията.

(7)За организациите, за които създаването, съхраняването и използването на научно-технически документи (НТД) е основна дейност, се създава отделна експертна комисия.

Чл. 10Експертната комисия изпълнява следните задачи

1.изготвя вътрешни правила за дейността на учрежденския архив, които се съгласуват с директора на съответния държавен архив и се утвърждават от ръководителя на организацията;

2.съставя номенклатура на делата и/или списък на видовете документи със срокове за тяхното съхранение и изготвя предложения за актуализирането им;

3.организира внедряването на номенклатурата на делата;

4.контролира предаването на документите в учрежденския архив;

5.ежегодно проверява наличността и състоянието на документите с постоянен срок на запазване и тези със знак “ЕК” в учрежденския архив, условията на съхранение и опазване на документите в организацията; резултатите се отразяват в протокол;

6.организира и участва в експертизата по ценността на документите;

7.организира подготовката и предаването на ценните документи в съответния държавен архив;

8.изготвя актове за унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение.

Чл. 11Експертната комисия осъществява своята дейност под методическото ръководство и контрола на съответния държавен архив

Глава трета УЧРЕЖДЕНСКИ АРХИВ

Раздел I

Общи положения

Чл. 12(1) Учрежденският архив е самостоятелно звено в структурата на съответната организация

(2)Ръководителят на организацията определя със заповед лицето, изпълняващо функциите на завеждащ учрежденски архив.

Чл. 13Учрежденският архив има следните функции

1.приемане на документи;

2.регистриране и съхраняване на приетите документи;

3.създаване на справочен апарат към документите;

4.предоставяне на документите за използване;

5.извършване на експертиза по ценността на документите;

6.предаване на ценните документи в съответния държавен архив.

Чл. 14

Ръководителите на организации при преобразуване на техни структури уведомяват в едномесечен срок съответния държавен архив и съгласувано с него определят условията и реда на съхраняване и опазване на документите на реорганизираните структури

Чл. 15При наличие на документи на друга организация се уведомява съответният държавен архив

Раздел II

Приемане на документите в учрежденския архив

Чл. 16В учрежденския архив се приемат

1.приключилите до 31 декември на текущата година дела от деловодството и другите структурни звена - не по-късно от 30 юни на следващата календарна година;

2.аналогови аудио-визуални документи след извършени монтаж и технически контрол.

Чл. 17

(1)Научно-техническите документи се приемат в техническия архив след окончателното им съставяне и оформяне и след приемане от техническия съвет на организацията

(2)Досиетата на обектите по капитално строителство се приемат в техническия архив след въвеждане на обекта в експлоатация.

Чл. 18(1) Приемането на делата в учрежденския архив се извършва по списък по образец съгласно приложение № 1

(2)За приетите документи се изготвя приемателно-предавателен протокол, неразделна част от който е списъкът.

Раздел III

Регистрация, отчетност, съхраняване, използване на приетите документи

Чл. 19

(1)Форми за регистриране и отчитане на приетите дела с общоадминистративни и научно-технически документи в учрежденския архив са регистрите на постъпленията по образец съгласно приложение № 2 и списъците, с които се приемат документите в учрежденския архив по образец съгласно приложение № 1

(2)Регистрите се водят от длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив.

(3)Списъците се изготвят от предаващите структурни звена.

Чл. 20За учрежденски архив ръководителят на организацията осигурява подходящи помещения за приемане, съхраняване, обработване и използване на документите

Чл. 21(1) Помещенията, определени за архивохранилища, трябва да отговарят на следните оптимални изисквания

1.да са пожарообезопасени;

2.да бъдат сухи, леснопроветриви и изолирани от пряко действие на слънчеви лъчи;

3.през тях да не минават канализационни, топлопроводни и газоотоплителни пътища;

4.електрическата инсталация да е закрита; не се допуска използване на открити осветителни и отоплителни уреди;

5.пространствената подредба да осигурява лесен и удобен достъп до съхраняваните документи;

6.да е осигурено със средства за ограничаване на физическия достъп чрез надеждни заключващи системи и със средства за авариен достъп.

(2)В архивохранилищата на учрежденските архиви се поддържат постоянно следните параметри на температурно-влажностен режим в зависимост от физическия носител:

1.за документи на хартиен носител: температура от 16 до 18 °С и относителна влажност от 40 до 50 на сто;

2.филмови ленти: температура от 20 до 5 °С и относителна влажност от 25 до 40 на сто;

3.магнитни носители: температура 18 °С и относителна влажност 40 на сто.

(3)За контрол на температурно-влажностните параметри е необходимо архивохранилището да има термометър и влагомер или термохидрограф, като данните се записват ежедневно в дневник.

(4)Архивохранилищата на учрежденските архиви се оборудват с метални стелажи или метални шкафове.

Чл. 22Два пъти годишно се извършва основно почистване на архивохранилищата, съчетано с дезинфекция, дезинсекция и дератизация

Чл. 23В общия план на организацията за управление при кризи се включва раздел за действията и за учрежденския архив

Чл. 24

(1)Подреждането на документите в архивохранилищата се извършва по предварително изготвена схема, като се осигуряват средства за еднозначно идентифициране на местоположението на документите

(2)Делата с общоадминистративни документи се поставят и съхраняват в твърди папки или в кутии. Твърдите папки и подвързаните томове се съхраняват във вертикално положение.

Чл. 25(1) Оригиналите и копията на научно-техническите документи се съхраняват в отделни помещения

(2)Оригиналните конструкторски документи се съхраняват:

1.по формат и по възходящ ред на означенията за всеки формат и индекс на изделието или индекс на организацията;

2.по възходящ ред на означенията в рамките на индекса на изделието без разделяне по формати.

(3)Оригиналните технологични документи се съхраняват:

1.по вид технологични документи;

2.по видове работи;

3.комплексно - за всяка разработвана технология за изделие.

(4)Оригиналните проектни документи се съхраняват:

1.по части на проекта;

2.по подобекти със съответните части на проекта.

(5)Оригиналните научноизследователски документи се съхраняват по реда на постъпването им в техническия архив.

(6)Оригинали, изпълнени на формат, по-малки от А0, се съхраняват в разгънат вид или на рула.

(7)Допуска се сгъването на оригинали на проектни документи.

(8)Копията на научно-техническите документи се съхраняват в папки, съдържащи не повече от 150 листа с формат А4. При по-голям обем документите се обособяват в няколко тома.

(9)Допуска се и полистно съхраняване на копия на научно-технически документи.

Чл. 26Аналогови аудио-визуални документи се съхраняват в кутии, като

1.снимките се съхраняват в индивидуални пликове;

2.отделни части от филми (отделни кадри) се съхраняват в класьори;

3.микрофилмите се съхраняват навити на некорозивни метални или пластмасови ролки, поставени в кутии; проверяват се на всеки две години и при необходимост се правят копия; нестабилните (ацетатните) филми се изолират от другите и се дублират;

4.магнитни аудиоленти се съхраняват далече от магнитни полета.

Чл. 27В помещенията, определени за архивохранилища, се съхраняват само документи

Чл. 28

Достъп до архивохранилищата имат само длъжностните лица, отговарящи за съхраняването и използването на документите от архива, и в тяхно присъствие - лица, оторизирани да извършват контрол по опазването и съхраняването на документите

Чл. 29(1) Документите в учрежденския архив се използват от служителите съгласно вътрешните правила

(2)Външни потребители използват документите след разрешение от ръководителите на организациите съгласно разпоредбите на Закона за достъп до обществената информация.

(3)Изнасянето на документи извън организациите за нуждите на специализирани държавни органи се извършва съобразно действащото законодателство и след писмено нареждане от ръководителя на организацията.

(4)За всяко изнасяне и връщане на документи извън организациите се изготвя предавателно-приемателен протокол, в който се описват документите, определя се срокът за ползване и се декларира ангажиментът за връщането им в учрежденския архив.

(5)При установяване на липси и увреждания след връщането на документите в учрежденския архив се съставя протокол.

Чл. 30(1) За всяко посещение и използване на документите в учрежденския архив се води отчет в дневник по образец съгласно приложение № 3

(2)На мястото на извадените за използване документи длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив, поставя заместител по образец съгласно приложение № 4.

Чл. 31Длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив, проверява състава и състоянието на документите преди и след използване

Раздел IV

Експертиза на ценността на документите и обработка на документите Общи положения

Чл. 32Експертиза на ценността на документите е процес на определяне на ценността им въз основа на критерии, определени в чл. 47

Чл. 33На експертиза подлежат всички документи, създадени в организацията или постъпили отвън

Чл. 34(1) При закриване или заличаване на организация се извършва експертиза на ценността на документите при спазване разпоредбите на чл. 51 от ЗНАФ

(2)При приватизация на организация се извършва експертиза на ценността на документите при спазване разпоредбите на § 4 от преходните и заключителните разпоредби от ЗНАФ.

Чл. 35Експертизата включва следните етапи

1.текуща експертиза;

2.междинна експертиза;

3.окончателна експертиза.

Текуща експертиза

Чл. 36Текущата експертиза включва

1.определяне на сроковете за съхранение на документите чрез изготвяне номенклатура на делата и списък на видовете документи;

2.формиране на делата по номенклатурата и подготовката им за предаване от структурните звена в учрежденския архив.

Чл. 37

(1)Номенклатура на делата е систематичен списък на наименованията на делата, които предстои да се образуват от дейността на организацията, с посочени срокове за запазването им и обхваща всички документи

(2)Номенклатурата се съставя и подписва от членовете на експертната комисия, одобрява се от ръководителя на организацията и се утвърждава от директора на съответния държавен архив.

(3)След утвърждаването й номенклатурата се внедрява от началото на следващата календарна година.

Чл. 38(1) Към номенклатурата на делата се изготвят класификационна схема, указание за прилагането й и списък на съкращенията

(2)Класификационната схема е план, който определя реда на групиране на делата в раздели и подраздели според определени техни общи признаци, и може да бъде изградена на структурен, функционален или смесен принцип.

(3)В указанието за прилагане номенклатурата на делата се посочват специфичните особености, структурата, организацията на документите в делата съобразно техния носител, начините за прилагане на номенклатурата, индексацията на делата.

Чл. 39В номенклатурата се посочват сроковете за запазване на делата в зависимост от ценността на включените в тях документи

1.за постоянно запазване (“П”) - с историческо значение, които се използват за научни и практически цели, и за нуждите на управлението; предават се за съхраняване в държавните архиви след изтичане на срока им по чл. 46, ал. 1 от ЗНАФ и извършване на експертиза;

2.с определен срок на запазване и знак “ЕК” - в които е възможно да бъдат отложени документи, подлежащи на постоянно запазване; след изтичане на определените срокове документите подлежат на преглед от експертната комисия с цел окончателно определяне на архивната им стойност;

3.за дългосрочно запазване (50, 75, 100, 130 години) - които имат дългосрочно справочно значение за функциите на организацията, за уреждане на трудово-правни и служебни отношения, имотно и гражданско състояние и др.; след изтичане на сроковете за съхраняване в организацията, посочени в закон, Държавна агенция “Архиви” определя тяхната архивна стойност;

4.с кратък срок на запазване - с временно-оперативно справочно значение.

Чл. 40Номенклатурата на делата се оформя по образец съгласно приложение № 5

Чл. 41Списъкът на видовете документи със срокове за съхранение обхваща цялата документация на дадена организация и е по образец съгласно приложение № 6

Междинна експертиза

Чл. 42

Междинна експертиза се извършва в учрежденския архив на определени интервали от време в зависимост от утвърдените в номенклатурата срокове, но не по-късно от 10 години

Чл. 43Междинната експертиза включва

1.заделяне на неценни документи с изтекли срокове на съхраняване;

2.заделяне на документи за постоянно запазване.

Чл. 44(1) Неподлежащите на запазване документи се описват в акт за унищожаване по образец съгласно приложение № 7 след изтичане на определените срокове на съхраняване

(2)Актът за унищожаване се подписва от членовете на експертната комисия и се утвърждава от ръководителя на организацията.

(3)Екземпляр от утвърдения акт се изпраща в двумесечен срок преди унищожаването на документите за сведение в съответния държавен архив.

(4)Когато представеният акт не отговаря на образеца, съответният държавен архив го връща за корекция.

(5)В срока по ал. 3 съответният държавен архив по своя преценка може да извърши проверка на предложените за унищожаване документи.

(6)При наличие в акта на ценни документи по смисъла на ЗНАФ съответният държавен архив незабавно извършва проверка на място и изготвя констативен протокол.

(7)В случаите, когато в акта не са включени ценни документи по смисъла на ЗНАФ, съответният държавен архив приема акта за сведение и уведомява писмено организацията.

Чл. 45

Документите, заделени за постоянно запазване, се оформят в дела и се описват в работен опис на ценните общоадминистративни документи по образец съгласно приложение № 8 и в работен опис на ценните научно-технически документи по образец съгласно приложение № 9 Окончателна експертиза и обработка на документите

Чл. 46

(1)Окончателната експертиза се извършва в учрежденския архив след изтичане на срока, посочен в чл. 46, ал. 1 от ЗНАФ, и предварително съгласуване със съответния държавен архив, когато организацията е негов фондообразувател

(2)Фондообразувателите на държавните архиви се определят по критерии, утвърдени от председателя на Държавна агенция “Архиви”.

Чл. 47Критерии за определяне ценността на документите са

1.съдържание (значимост на информацията, повторяемост на информацията, цялост и завършеност на текста);

2.вид;

3.оригиналност и оформление;

4.значимост на автора;

5.физическо състояние;

6.комплектност и пълнота.

Чл. 48Критериите за определяне ценността на документите се прилагат в тяхната взаимовръзка

Чл. 49Окончателната експертиза включва

1.полистен преглед на делата със знак “П”;

2.полистен преглед на делата със знак “ЕК”;

3.определяне на делата, неподлежащи на запазване;

4.преглед на документите с дългосрочно справочно значение;

5.определяне на научно-техническите разработки, чиято документация подлежи на предаване в държавен архив.

Чл. 50В резултат на експертизата документите се систематизират в 3 групи

1.документи за постоянно запазване, подлежащи на предаване в държавен архив, които образуват архивния фонд на организацията;

2.документи с дългосрочно справочно значение, чиито срокове на съхранение не са изтекли и остават в организацията;

3.документи, определени като неценни, подлежащи на унищожаване.

Чл. 51(1) Документите за постоянно запазване, подредени по хронология, се оформят в архивни единици, на които се съставят заглавия

(2)Заглавието за общоадминистративните документи включва вида на документите, автор, адресат, въпрос или въпроси, третирани в документите, място и време на събитието, характеристика на документите от гледна точка на оригиналност, техника на създаване, език, външни и други особености.

(3)Заглавието за научно-техническите документи включва наименование на разработката (изделието, технологичния процес, темата), оригиналност и език.

(4)Когато делото се състои от няколко тома, всеки том се обособява в отделна архивна единица. На архивните единици се поставя общо заглавие, включващо и поредния номер на том.

Чл. 52

На архивните единици, оформени в обем не повече от 250 листа, се извършва техническа обработка, която включва номериране, почистване от метални крепители, поставяне на заглавен лист по образец съгласно приложение № 10 и на заверителен надпис по образец съгласно приложение № 11

Чл. 53Резултатите от експертизата се оформят в следните документи на хартиен носител и в електронен формат

1.за общоадминистративните документи: а) инвентарен опис на документи за постоянно запазване по образец съгласно приложение № 12; б) опис на документи с дългосрочно справочно значение по образец съгласно приложение № 13; в) опис на документи, определени като неценни по образец съгласно приложение № 14;

2.за научно-техническите документи - инвентарни описи по образци съгласно приложения № 15, 16, 17 и 18;

3.историческа справка;

4.протокол на експертната комисия.

Чл. 54Когато част от документите се създават на хартиен носител, а друга част са електронни, определените за постоянно запазване се описват в общ инвентарен опис

Чл. 55(1) Инвентарният опис на документите за постоянно запазване включва заглавията на архивните единици, систематизирани по класификационна схема

(2)Класификационната схема е план, определящ реда на групиране на архивните единици в описа, и е неразделна част от него.

Чл. 56Инвентарният опис се състои от заглавен лист, класификационна схема, описателна част и рекапитулация

Чл. 57Заглавният лист съдържа

1.наименованието на съответния държавен архив;

2.наименованието на фонда - пълното и съкратеното наименование на организацията (фондообразувател) в момента на регистриране в съответния държавен архив;

3.в хронологичен ред се изброяват всички промени в наименованията (от първото до последното) с означаване на крайните дати на всяко от тях;

4.фонд № .... (попълва се по списъка на фондовете в съответния държавен архив);

5.пореден номер на описа (дава се от съответния държавен архив);

6.начална и крайна дата на включените в описа документи;

7.брой на листовете на описа.

Чл. 58В описателната част на инвентарния опис за всяка архивна единица се включва

1.за общоадминистративни документи: а) пореден номер; б) индекс от класификационната схема на инвентарния опис; в) заглавие; г) начална и крайна дата на документите; д) брой на листовете; е) забележка;

2.за научно-техническите документи: а) пореден номер; б) шифър/индекс, определен в процеса на разработване на задачата; в) заглавие; г) година на разработване - записва се годината, в която е завършена разработката; д) брой листове - текстови и графични; е) организация - автор; ж) забележка.

Чл. 59В края на инвентарния опис се прави рекапитулация на общия брой описани архивни единици, изписани с цифри и думи

Чл. 60(1) Историческата справка се състои от история на фондообразувателя и история на фонда

(2)В историята на фондообразувателя се посочват:

1.обстоятелствата, при които е възникнала и функционирала организацията;

2.дата на създаване на организацията и нормативен акт, ведомствена подчиненост, предмет на дейност;

3.структура и функции на организацията;

4.промени в наименованието, функциите, структурата и подведомствената подчиненост на организацията с посочване на съответните нормативни актове;

5.обстоятелства и дата на закриване/заличаване на организацията с посочване на съответните нормативни актове.

(3)В историята на фонда се посочват:

1.сведения за историята на архивния фонд (начинът на формирането му);

2.поредността на експертизата, крайните дати и физическото състояние на документите в него;

3.сведения за липсващи ценни документи.

Чл. 61

Историческа справка се съставя при всяко предаване на документи в държавен архив. При всяко последващо предаване след първоначалното се съставя допълнение към историческата справка, като в частта “История на фондообразувателя” се отразяват само промените, настъпили в периода след последното предаване

Чл. 62Резултатите от експертизата се отразяват в протокол за работата на експертната комисия, в който последователно се отбелязват

1.съставът на експертната комисия с посочване длъжността на всеки от членовете й;

2.използваните нормативни актове по време на експертизата;

3.периодът на документите, включени в съответните описи, и техният обем;

4.местонахождението на документите от справочен характер и длъжностното лице, отговарящо за тях;

5.мотивите за унищожаване на документите;

6.особени случаи, срещнати при експертизата, и тяхното разрешаване;

7.липсващи ценни документи и причините за това;

8.окончателните решения на експертната комисия.

Чл. 63

Подготвените от експертната комисия протокол, историческа справка и описи се представят в съответния държавен архив за експертна оценка от Експертно-проверочната комисия (ЕПК)

Раздел V

Предаване в държавен архив

Чл. 64В едномесечен срок ЕПК разглежда заключенията на експертната комисия в организацията по експертизата за ценността на документите

Чл. 65

След нанасяне на корекции в съответствие с решенията на ЕПК протоколът на експертната комисия, историческата справка и описите, изготвени в три екземпляра на хартиен носител, се подписват от членовете на експертната комисия и се одобряват от ръководителя на организацията

Чл. 66

(1)Инвентарният опис се утвърждава от директора на съответния държавен архив, а описите на делата за временно запазване от справочен характер и на делата, неподлежащи на запазване, се предоставят за сведение

(2)Два екземпляра от изготвените по чл. 65 документи остават в съответния държавен архив, а един екземпляр се връща на организацията.

Чл. 67

(1)Определените за постоянно съхраняване документи се предават в държавен архив с разписка за приемане/предаване в два екземпляра по образец съгласно приложение № 19 по утвърдения инвентарен опис, както следва 1. опис на документи за постоянно запазване по образец съгласно приложение № 12;

2.опис на документи с дългосрочно справочно значение по образец съгласно приложение № 13;

3.опис на документи, определени като неценни по образец съгласно приложение № 14.

(2)Подготовката на документите, поставянето им в кутии и транспортирането им до архивохранилище на държавен архив се извършват от организацията за нейна сметка.

Глава четвърта МЕТОДИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО И КОНТРОЛ ОТ ДЪРЖАВНИТЕ АРХИВИ

Чл. 68

Държавните архиви осъществяват контрол и методическо ръководство по съхраняването и опазването на документите в държавните и общинските институции, в учрежденския архив, по експертизата на ценността им и подготовката за предаването им за постоянно запазване

Чл. 69

Разпорежданията и указанията на държавните архиви по отношение на документите - обект на Националния архивен фонд, са задължителни за всички организации по чл. 1, ал. 1

Чл. 70(1) Превантивният, текущият и последващият контрол се осъществява от държавните архиви чрез планови (основни и контролни) и инцидентни проверки

(2)Основните проверки се извършват за период, не по-дълъг от 5 години. При основните проверки се осъществява контрол по изпълнението на задълженията, произтичащи от ЗНАФ и наредбата. При констатирани нарушения се дават необходимите предписания със срокове за тяхното изпълнение.

(3)При контролните проверки се извършва контрол по изпълнението на предписанията от основните проверки. Допуска се извършването на втора контролна проверка в рамките на същата година за контрол по изпълнението на новите предписания.

(4)Инцидентните проверки се извършват при аварийни ситуации, бедствия, пожари, наводнения и по сигнал за установяване на унищожаване или увреждане на документи в дадена организация.

Чл. 71Ръководителят на организацията може да поиска проверка от страна на съответния държавен архив

Чл. 72

Резултатите от проверките се отразяват в протоколи и се обсъждат от представителя на съответния държавен архив и членовете на експертната комисия в присъствието на ръководителя на организацията

Чл. 73Методическото ръководство се осъществява чрез

1.инструктажи на членовете на експертната комисия;

2.консултации при разработването на вътрешни правила за организацията и дейността на учрежденския архив;

3.консултации при създаването и организирането на учрежденски архив;

4.консултации при разработването и внедряването на номенклатури на делата и списъци на видовете документи със срокове за тяхното съхраняване;

5.експертна помощ при експертизата на ценността на документите, съставянето и оформянето на описите и актовете за унищожаване на документи.

Чл. 74Държавните архиви организират обучение за работещите в учрежденските архиви и за членовете на експертните комисии

ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА Параграф единствен. Наредбата се приема на основание чл. 52 от Закона за Националния архивен фонд. (Забележка на редакцията: виж този мат ериал в PDF-а на броя) Приложение № 1 към чл. 18, ал. 1 *СПИСЪК № НА ПРИЕТИТЕ ДОКУМЕНТИ В УЧРЕЖДЕНСКИЯ АРХИВ ОТ ................................................................... (дирекция) ................................................................... (отдел, сектор, звено) № по Индекс по Наименование Брой Година Срок за Забележка ред номенкла- на делото папки съхранение турата 1 2 3 4 5 6 7 ВСИЧКО: .................... (......................................) брой папки. (цифром) (словом) Дата: ........................................ Предал: ........................................ (име и длъжност) Дата........................................ Приел: .......................................... (име и длъжност) *За всяка година номерата на списъците започват от № 1.

Приложение № 2 към чл. 19, ал. 1 РЕГИСТЪР НА ПОСТЪПЛЕНИЯТА № по Дата на Списък №, Брой Дирекция, Брой дела със срок Подпис на ред завеждане година папки отдел “П”/знак “ЕК” завеждащия 1 2 3 4 5 6 7 Приложение № 3 към чл. 30, ал. 1 ДНЕВНИК ЗА ПОЛЗВАНЕ НА ЦЕННИ ДОКУМЕНТИ В УЧРЕЖДЕНСКИЯ АРХИВ на ........................................................................... (наименование на организацията) № Архивен №, Наименование Брой Дата на Име и длъжност Подпис Дата на Име на Подпис по работен на делото дела вземане на лицето, връщане завеждащ ред опис № ползващо учрежденския документите архив 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Приложение № 4 към чл. 30, ал. 2 ЗАМЕСТИТЕЛ * Архивен № Наименование на делото № Дата на Дата на Собствено и От отдел Подпис на Подпис на по получаване връщане фамилно име получателя архивиста ред 1 2 3 4 5 6 7 * Архивният номер включва № на списъка, дирекция, година.

Приложение № 5 към чл. 40 ............................................................................................... (наименование на организацията и местонахождение) Одобрявам: Утвърждавам:

Ръководител на организацията: ...................... Директор ЦДА/ТДА: ....................... (.................) (.................) Дата: Дата:

НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА СЪС СРОКОВЕ ЗА СЪХРАНЯВАНЕ 20 ... г.

КЛАСИФИКАЦИОННА СХЕМА Индекс Наименование на раздела/ Страница подраздела по номенклатурата НАИМЕНОВАНИЕ НА РАЗДЕЛА Индекс Наименование на делото Срок за съхраняване Забележка 1 2 3 4 Наименование на подраздела Експертна комисия:

Ръководител на организацията: ...................... Директор ЦДА/ТДА: ....................... (.................) (.................) Дата: Дата:

СПИСЪК НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА СЪХРАНЯВАНЕ 20 ... г. № по Наименование на вида документ Срок за съхраняване Забележка ред 1 2 3 4 Експертна комисия:

Ръководител на организацията:….......................................... (....................) Дата: ...................

А К Т за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на съхранение Днес, ................... г., постояннодействащата експертна комисия в състав:

Председател: на длъжност........................................................

Членове: 1................................................................................... на длъжност........................................................

2................................................................................... на длъжност........................................................

3.................................................................................. на длъжност....................................................... , назначена със Заповед № ................ от ...............…г. на ръководителя на........................................................................ ..................................................................................................................................................................................... , ръководейки се от чл. 49 на Закона за Националния архивен фонд (ДВ, бр. 57 от 2007 г.), ................. (цитира се нормативният документ), Номенклатурата на делата/Списък на видовете документи и Наредба на ДАА при МС (ДВ, бр. ... от 2008 г.), прегледа и отдели за унищожаване следните документи с изтекъл срок на съхранение, които нямат практическо и справочно значение: № Индекс по Наименование на Крайни дати Брой дела/ Забележка по номенклатура делото/документа папки ред 1 2 3 4 5 6 ВСИЧКО: ....................... (..............................................) броя дела/папки (цифром) (словом) Предлаганите за унищожаване финансово-счетоводни документи са ревизирани с финансов/данъчен одит от ............................ за периода ............................ и в тях няма такива за начет и трудов стаж. Комисията задели и остави за запазване в организацията документите, съставна част на Националния архивен фонд, които ще бъдат предадени в Държавния архив след изтичането на сроковете им, предвидени по чл. 46 от Закона за Националния архивен фонд.

Унищожаването на неценните документи ще се извърши в двумесечен срок от датата на представяне на акта в Държавния архив.

Настоящият акт се състави в два екземпляра, от които един за организацията и един за сведение за ЦДА/ТДА.

Експертна комисия:

Архивен Индекс по Заглавие на делото Дата Срок за **Забележка № номенклатурата (на създаване предаване на документа) в НАФ 1 2 3 4 5 6 Изготвил: .................................................. (име и длъжност) Дата: .......................... * Последователна номерация през годините. ** Отбелязва се датата на предаване в Държавния архив.

Приложение № 9 към чл. 45 *РАБОТЕН ОПИС № на ценните .................................... (вида на НТД) за периода ................................. г.

Архивен Шифър Наименование Година на Брой Брой Мотиви **Забележка № (на обекта; на изделието; проектиране папки чертежи за НАФ на технологията) (от ПДЕК) 1 2 3 4 5 6 7 8 Изготвил: .................................................. (име и длъжност) Дата: .......................... * Последователна номерация през годините. ** Отбелязва се датата на предаване в Държавния архив.

Приложение № 10 към чл. 52 а.е. № .................................................................................................................................................... (наименование на организацията в момента на създаване на документа) .................................................................................................................................................... (заглавие на архивната единица по инвентарния опис) .......................................................................... (крайни дати на документите) ........................................... (брой листове в а.е.) Приложение № 11 към чл. 52 ЗАВЕРИТЕЛЕН НАДПИС Държавен архив .................................................................................. фонд ............ опис № ...... а.е. № ...... съдържа ................................... (......................................................................................) номерирани листа (цифром) (словом) Лист № Отметки по физическото състояние на листовете, поправки в номерацията и др.

Дата: .................... 20.. г.

Съставил:….................................................... (име и длъжност) Приложение № 12 към чл. 53, т. 1, буква “а”

Одобрявам: Утвърждавам:

Ръководител на организацията: ...................... Директор на ТДА: ....................... (.................) (.................) Дата: Дата: ....................................................................................... (наименование на държавния архив) ....................................................................................... (наименование на фонда) 1....................................................................................................................................................................................

2....................................................................................................................................................................................

3...................................................................................................................................................................................

4.................................................................................................................................................................................... (промени в наименованието на организацията и крайни дати на промените) Ф О Н Д № ..............................

ИНВЕНТАРЕН ОПИС № .......

НА ДОКУМЕНТИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от ....................... г. до ....................... г.

Съдържа ............ листа № Индекс Заглавие на архивната единица Крайни Брой листа Забележка на а.е. по класиф. дати схема 1 2 3 4 5 6 * РЕКАПИТУЛАЦИЯ: ....................... (..............................................) архивни единици (цифром) (словом) Експертна комисия:

Приложение № 13 към чл. 53, т. 1, буква “б”

Одобрявам:

Ръководител на организацията ............................................. (.................) Дата: ....................... ....................................................................................... (наименование на организацията) ....................................................................................... (наименование на фонда) 1....................................................................................................................................................................................

2....................................................................................................................................................................................

3...................................................................................................................................................................................

ОПИС № .......................

НА ДОКУМЕНТИ С ДЪЛГОСРОЧНО СПРАВОЧНО ЗНАЧЕНИЕ Описът включва документи от ..................... г. до ..................... г.

Съдържа .... листа № по Заглавие на делото Крайни Брой дела Срок за Забележка ред дати съхраняване 1 2 3 4 5 6 Всичко: ............................ (........................................................) дела (цифром) (словом) Експертна комисия:

Одобрявам:

2....................................................................................................................................................................................

3...................................................................................................................................................................................

НА ДОКУМЕНТИ, ОПРЕДЕЛЕНИ КАТО НЕЦЕННИ Описът включва документи от ..................... г. до ..................... г.

Съдържа .... листа № Заглавие на делото Крайни дати Брой дела Забележка по ред 1 2 3 4 5 Всичко: ............................ (........................................................) дела (цифром) (словом) Експертна комисия:

Ръководител на организацията: ...................... Директор на ТДА: ....................... (.................) (.................) Дата: ......................... Дата: ......................... ....................................................................................... (наименование на държавния архив) ....................................................................................... (наименование на фонда) 1....................................................................................................................................................................................

2....................................................................................................................................................................................

3...................................................................................................................................................................................

4....................................................................................................................................................................................

5.................................................................................................................................................................................... (промени в наименованието на организацията и крайни дати на промените) Ф О Н Д № .................................

ИНВЕНТАРЕН ОПИС № .... К НА ПРОЕКТИ НА ИЗДЕЛИЯ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от ..................... г. до ..................... г.

Съдържа ..... листа № Означение Заглавие на архивната Стадий Година на Брой листове Органи- Забележка на единица проектиране зация а.е. тексто- графич- автор ви ни 1 2 3 4 5 6 7 8 9 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: ....................... (..............................................) архивни единици (цифром) (словом) Експертна комисия:

Ръководител на организацията: ...................... Директор на ТДА: ....................... (.................) (.................) Дата: ......................... г. Дата: ......................... г. ....................................................................................... (наименование на държавния архив) ....................................................................................... (наименование на фонда) 1....................................................................................................................................................................................

2....................................................................................................................................................................................

3...................................................................................................................................................................................

4....................................................................................................................................................................................

ИНВЕНТАРЕН ОПИС № .... Н НА ОТЧЕТИ ПО ТЕМИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от ..................... г. до ..................... г.

Съдържа ....... листа № Шифър Заглавие на архивната Автор Година на Брой листове Органи- Забележка на единица на разра- зация - а.е. разра- ботката тексто- графич- автор ботката ви ни 1 2 3 4 5 6 7 8 9 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: ....................... (..............................................) архивни единици (цифром) (словом) Експертна комисия:

Ръководител на организацията: ...................... Директор на ТДА: ....................... (.................) (.................) Дата: ......................... г. Дата: ......................... г. ....................................................................................... (наименование на държавния архив) ....................................................................................... (наименование на фонда) 1....................................................................................................................................................................................

2....................................................................................................................................................................................

3...................................................................................................................................................................................

4....................................................................................................................................................................................

ИНВЕНТАРЕН ОПИС № .... П НА ПРОЕКТИ НА ОБЕКТИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от ..................... г. до ..................... г.

Съдържа ...... листа № Шифър Заглавие на архивната Фаза Част Година Брой листове Органи- Забележка на озна- единица на проек- зация - а.е. чение тиране тексто- черте- автор ви жи 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: ....................... (..............................................) архивни единици (цифром) (словом) Експертна комисия:

Ръководител на организацията: ...................... Директор на ТДА: ....................... (.................) (.................) Дата: ......................... г. Дата: ......................... г. ....................................................................................... (наименование на държавния архив) ....................................................................................... (наименование на фонда) 1....................................................................................................................................................................................

2....................................................................................................................................................................................

3...................................................................................................................................................................................

4....................................................................................................................................................................................

ИНВЕНТАРЕН ОПИС № .... Т НА ТЕХНОЛОГИЧНИ РАЗРАБОТКИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от ..................... г. до ..................... г.

Съдържа ...... листа № Означе- Заглавие на архивната Стадий Година на Брой листове Органи- Забележка на ние единица проек- зация - а.е. (технологичен процес) тиране тексто- графич- автор ви ни 1 2 3 4 5 6 7 8 9 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: ....................... (..............................................) архивни единици (цифром) (словом) Експертна комисия:

Председател: ........................... (.....................) Членове: 1. .......................... (.....................) 2. .......................... (.....................) 3. .......................... (.....................) Приложение № 19 към чл. 67, ал. 1 ............................................................................................................................................................................... (наименование на държавния архив) Р А З П И С К А за приемане и предаване на архивни документи Днес, ............................, подписаният ............................................................................................................... (дата) (име и презиме) на длъжност ............................................................................ приех от ......................................................... ........................................................................................................… на длъжност ............................................. (име, презиме, фамилия) в .................................................................................................................................... архивни документи на (наименование и местонахождение на организацията) .............................................................................................................................................................................. , (наименование на фонда) състоящи се от ....................... (.......................................................) броя архивни единици/папки, пакети (цифром) (словом) по ......................... опис № .................; ................ л.м. ......................................................... ......................................................... (подпис на лицето, приело (подпис на лицето, предало архивни документи) архивни документи) НАРЕДБА за реда за използване на документите от Националния архивен фонд

Раздел I

Общи положения

Чл. 1

С наредбата се определят условията и редът за използването на документите от Националния архивен фонд (НАФ), на техните копия и на научно-справочния апарат към тях

Чл. 2

Документите се използват при наличието на служебни, научни, краеведски, родословни, правни, образователни, публицистични и други интереси и за защита на правата на гражданите и държавата

Чл. 3

(1)Архивите, които съхраняват документи от НАФ, осигуряват достъп до документите и тяхното използване в съответствие с изискванията на Закона за Националния архивен фонд (ЗНАФ) и наредбата

(2)Документи от НАФ, съдържащи класифицирана информация, се предоставят за използване при условията и по реда на Закона за защита на класифицираната информация (ЗЗКИ).

Чл. 4

В съответствие с наредбата архивите разработват правилници за реда и организацията на използването, отчитайки спецификата на архивните фондове и дейността си. Правилниците се утвърждават от съответния ръководител след съгласуване с председателя на Държавна агенция “Архиви”

Чл. 5Архивите не носят отговорност за начина на интерпретиране и използване от потребителите на информацията, съдържаща се в архивните документи

Чл. 6Потребителите носят отговорност по Закона за НАФ при установени административни нарушения на реда за използване на документите, определен в наредбата

Раздел II

Достъп до архивни документи

Чл. 7

Не може да бъде ограничаван достъпът до архивни документи, които са били публикувани, създадени за обществена информация или предоставяни свободно за използване преди предаването им в архив

Чл. 8

(1)Политически партии, юридически лица с нестопанска цел, търговски дружества и физически лица, които предават документи в архивите чрез дарение, завещание или договор, могат временно да ограничат тяхното използване

(2)Временното ограничение се отразява в научно-справочния апарат към архивните документи.

(3)Архивните документи може по изключение да бъдат предоставяни за използване през срока на ограничението след писмено съгласие на лицата, предали документите, или на техните правоприемници/наследници.

Чл. 9

(1)Разрешение за използване на архивни документи, които са с временен ограничен достъп по чл. 86, т. 1 - 4 ЗНАФ, се дава от ръководителя на съответния архив при преценка на значимостта на целта на използването

(2)Искане за разрешение се заявява в писмена форма, като се посочват основанията и целта на използването.

Чл. 10

Разрешение за използване на архивни документи с ограничен достъп по чл. 86, т. 6 и 8 ЗНАФ се дава от ръководителя на архива след предоставяне на удостоверения за наследници или пълномощно от тях и по писмено искане от компетентни държавни органи

Чл. 11Разрешение или мотивиран отказ по чл. 9 и 10 за предоставяне на архивни документи с ограничен достъп се дава в писмена форма

Раздел III

Използване на архивни документи в читални

Чл. 12Използването на архивните документи се извършва в читалните на архивите

Чл. 13Допускът до читалните и вътрешният ред за работа в тях се определят с правилниците по чл. 4

Чл. 14

(1)Искане за използване на архивни документи се прави чрез подаване на заявление по образец на съответния архив или в свободна форма, когато е по кореспондентски път

(2)Заявлението задължително съдържа трите имена, ЕГН, адрес и подпис на ползвателя, темата с нейните хронологични граници, целта на използването, исковите данни на документите, датата. Когато е подадено по поща, факс или по електронен път, се посочва и датата на посещението.

(3)За всяка тема и цел на използването се подава отделно заявление за всяка календарна година.

Чл. 15(1) При издаване на документ за допуск до читалнята на архива или при подаване на заявлението за използване потребителите представят документ за самоличност

(2)Потребителите, използващи документи за служебни цели, при поискване от архива представят писмо от изпращащата ги организация.

Чл. 16Потребителите имат право

1.да бъдат информирани за реда и организацията на работата в читалнята и за предоставяните услуги;

2.да получават експертни консултации по състава и съдържанието на архивните фондове, научно-справочния апарат и използването на техниката;

3.да използват научно-справочния апарат, създаден в архива;

4.да получават информация за причините за отказ или отсрочка за предоставяне на документи, изготвянето на копия, а също и за сроковете на ограниченията;

5.да обжалват писмено отказ или ограничения за предоставяне на документи и копия в съответствие с установения административен ред;

6.да използват лична справочна литература след разрешение от служителя в читалнята на архива;

7.да използват наличната техника и оборудване в читалните;

8.да използват с разрешение на ръководителя на архива собствени технически средства;

9.да се съпровождат от преводач и придружител при необходимост.

Чл. 17Потребителите са длъжни

1.да представят при поискване документ за самоличност или читателска карта;

2.да познават и спазват правилата за работа в читалнята;

3.да попълват точно въведените отчетни форми;

4.да спазват техническите инструкции за работа с предоставената им техника;

5.да пазят от повреда архивните документи и техните копия;

6.да не правят бележки и корекции върху документите и научно-справочния апарат;

7.да не променят вътрешния ред на документите в архивните единици, когато не са подшити;

8.да уведомят служителя в читалнята на архива при установяване промяна на реда, лошо физическо състояние, липси, повреди или други нередности по предоставените им документи;

9.да не изнасят предоставените им архивни документи и научно-справочен апарат извън читалните;

10.да не предоставят архивните документи за ползване на други потребители без разрешението на служителя в читалнята на архива;

11.да пазят тишина, да не използват мобилни телефони и да не пречат на работата на останалите потребители;

12.да оставят на определените за това места вещите, които не са им необходими за изследователската работа.

Чл. 18

(1)Оригинални документи не се предоставят за използване, ако целта на използването може да бъде постигната чрез преглеждане на техните копия или публикациите им в печатни издания

(2)Оригинали на уникални, особено ценни документи и на документи в риск не се предоставят.

(3)Документите по ал. 1 и 2 се предоставят за използване с разрешение на ръководителя на архива в изключителни случаи.

Чл. 19(1) Архивните документи се предоставят на потребители след попълване на поръчка

(2)Количеството на архивните документи в една поръчка, срокът за нейното изпълнение и продължителността на използването на предоставените документи се определят с правилника за организацията на използването в съответния архив.

Раздел IV

Използване на архивни документи чрез предоставяне на справки и удостоверения

Чл. 20По искане на физически и юридически лица архивите извършват писмени справки и издават удостоверения, предвидени в закон

Чл. 21(1) Справките по заявена тема или въпрос се изпълняват след подаване на писмено искане

(2)Искането се отправя до архива, компетентен да реши въпроса.

(3)Когато се установи, че издирваните документи или част от тях се съхраняват в друг архив, той препраща преписката по компетентност и уведомява заявителя за това.

Чл. 22(1) В искането задължително се посочват

1.трите имена и адресът (телефон, факс или адрес на електронна поща, ако разполага с такива) на физическото или юридическото лице;

2.описание на исканата информация;

3.дата и подпис.

(2)Лицето предоставя по своя преценка и други данни, факти и обстоятелства, които биха улеснили издирването на архивните документи и са от значение за пълнотата на исканата справка.

(3)Искането се подава в читалнята или по кореспондентски път (поща, факс, интернет), оповестен от архива като технически възможен.

Чл. 23Справки се подготвят за архивни документи, за които няма ограничение в достъпа

Чл. 24Справки и удостоверения се изготвят и предоставят срещу заплащане на направените разходи съгласно действащите в съответните архиви цени на услугите

Чл. 25Архивът може да откаже изготвянето на справка, ако това е свързано с необосновано големи разходи, труд и време

Раздел V

Използване на архивни документи чрез предоставяне на копия (репродуциране)

Чл. 26

Всяко юридическо и физическо лице може да получи копия на архивни документи на хартиен, микрофилмов или цифров носител (ксерокопия, снимки, негативи, позитиви, дигитални копия и др.)

Чл. 27Репродуцирането се извършва от архивите или от упълномощена от тях служба/фирма

Чл. 28(1) Изработването на копия се извършва след подаване на писмена поръчка за репродуциране на документи и след заплащане

(2)Поръчката може да бъде подадена чрез попълване на образец в читалнята на архива или в свободна форма по кореспондентски път. Тя задължително съдържа:

1.имената на заявителя;

2.целта на копирането;

3.вида на копието и необходимите технически параметри;

4.пълните искови данни на документа/документите, включително гръб на лист (ако има текст);

5.желание за заверка.

(3)При поръчка на голямо количество копия на документи се прилага списък за тях.

Чл. 29

Редът по организацията на репродуцирането на архивни документи на различните видове носители (образец на поръчка, място на подаване и ред на придвижването й, допустим обем за една поръчка, срокове на изпълнение, заплащане и др.) се определя с правилниците по чл. 4 и съобразно техническите възможности на архива

Чл. 30(1) Репродуцирането е възможно, когато

1.няма ограничение в достъпа до архивните документи и са налице съответните разрешения съгласно раздел III;

2.се отнася за архивни документи, чието физическо състояние позволява репродуциране;

3.техническите възможности на архивите, съхраняващи документите, позволяват това.

(2)Дигитални копия на документи се предоставят с определени от архивите технически параметри. Извън определените параметри копия се предоставят по договореност с архива.

Чл. 31

Репродуцирането на цял фонд/фондове, на уникални документи, на документи, за които е необходимо разшиване на архивната единица или реставрация, се извършва само след писмено разрешение от ръководителя на архива за всеки конкретен случай

Чл. 32(1) Архивът определя вида на репродуцирането, подходящ от архивна гледна точка за увредените и застрашените при копирането архивни документи

(2)Когато за документи по ал. 1 архивът има изработено копие и целта на използването е възможно да бъде постигната чрез него, изработването на копие на друг носител може да бъде отказано.

Чл. 33

Копиране на непубликувани описи, каталози, картотеки и други архивни справочници по поръчка на потребителите се извършва с разрешение на ръководителя на архива за всеки конкретен случай

Чл. 34(1) В изключителни случаи и при липса на технически възможности в архивите се допуска репродуциране с технически средства на потребителите

(2)Репродуциране с технически средства на потребителите (фотоапарати, видеокамери, скенери и др.) се извършва само след разрешение на ръководителя на архива в помещение на архива и под контрола на служител.

(3)Използването на фотоапарат със светкавица и мобилен телефон е строго забранено.

Чл. 35

(1)Архивите своевременно предоставят информация на потребителите за размера на заплащането, срока за изработване на поръчката, наличието на обстоятелства по чл. 30, 31 и 32 или за други временни обстоятелства

(2)Цените на видовете копирни услуги се излагат на видно място в архивите.

(3)Архивите информират писмено потребителите за условията по ал. 1, когато заявката е подадена по кореспондентски път.

(4)Потребителят потвърждава приемането на условията по ал. 1 чрез писмено известие, когато заявката е по кореспондентски път, или чрез полагане на подпис върху поръчката.

Чл. 36Срокът за изработване на копията започва да тече от момента на заплащането на поръчката

Чл. 37(1) Заверени копия на хартиен носител се предоставят само след писмено искане на потребителя, посочено в поръчката за репродуциране

(2)Заверката се извършва срещу заплащане.

(3)Със заверката се удостоверява верността с оригинала, като се посочват неговите искови данни.

(4)Заверката се извършва с поставянето на щемпел, който освен данните по ал. 3 съдържа дата, подпис на длъжностно лице и печат на архива. Заверката се поставя на гърба на всеки лист, ако документът е повече от една страница.

Чл. 38(1) Придобитите копия се използват само за заявената цел

(2)Предоставянето за използване на копия по ал. 1 на трети лица за публично разпространение се извършва с разрешение на архива.

Раздел VI

Използване на архивни документи чрез публикуване и други форми на популяризиране

Чл. 39

(1)За публикуването на документи от НАФ, експонирането им в изложби, създаването на филми, радио- и телевизионни предавания и др. потребителят е длъжен да информира архива

(2)За публикации на изображения на документи на хартиен или електронен носител (факсимилета, дигитални образи и др.), включително в интернет, се изисква разрешение на ръководителя на архива.

(3)Формата и целта на използване по ал. 1 се посочват в заявлението по чл. 14.

Чл. 40Потребителят е длъжен

1.да посочи пълните искови данни на използваните документи в публикации и изложби, а при филми, радио- и телевизионни предавания и др. - само архива, съхраняващ документите;

2.да предостави на архива: а) екземпляр от всяка публикация с документи от НАФ до един месец след излизането й съгласно чл. 9, т. 6 от Закона за задължителното депозиране на екземпляри от печатни и други произведения; б) екземпляр от следващо издание, независимо от носителя; в) електронния адрес на публикация в интернет.

Чл. 41

Използването на документи по чл. 39 се заплаща в зависимост от формата и целта на използването, вида и тиража на изданието, продължителността за публикации в интернет съгласно действащите цени на услугите

Чл. 42

(1)Използване на документи от НАФ за създаване на публикации в интернет изисква от потребителя осигуряване на защита от недобросъвестно използване с репродукционна цел и злоупотреби

(2)За публикуване в интернет се предоставят дигитални копия на архивни документи с определени от архивите технически параметри.

(3)След изтичането на срока за продължителността на публикацията в интернет правата трябва да се поискат отново.

Чл. 43

При използването на документи по чл. 39 трябва да се съблюдават авторското право, правата на личността, интересите на трети лица и защитата на личните данни съгласно българското законодателство Допълнителнa разпоредбa

§ 1

По смисъла на наредбата “Искови данни” е съкратено означение на данни за принадлежността на документа към определен архивен комплекс (архив, фонд, опис или други регистрационни данни), което служи за тяхното намиране Заключителни разпоредби

§ 2Наредбата се приема на основание чл. 91 от Закона за Националния архивен фонд

§ 3В тримесечен срок от влизането в сила на наредбата ръководителят на съответния архив утвърждава правилник по чл. 4

§ 4Указания по прилагането на наредбата се дават от председателя на Държавна агенция “Архиви”

НАРЕДБА за условията и реда за водене на Регистър на Националния архивен фонд

Раздел I

Общи положения

Чл. 1

С наредбата се определят обстоятелствата, които се вписват в Регистъра на Националния архивен фонд, наричан по-нататък “регистъра”, редът за вписване и поддържане, както и за достъп до информацията в него

Чл. 2

Целите на регистъра са да централизира информацията за съществуващите ценни документи в страната и извън нея, да подпомага опазването и съхраняването им и да разшири възможностите за тяхното използване

Чл. 3Регистърът е публичен и достъпът до него се осъществява чрез страницата на Държавна агенция “Архиви” (ДАА) в интернет

Чл. 4

(1)В регистъра се въвеждат данни за състава и съдържанието на архивни документи на юридически и физически лица, вида на техния носител, мястото на съхраняването им, достъпа до тях и техния собственик

(2)Вписването на данни за архивните документи не води до промяна на собствеността и мястото им на съхранение.

(3)На вписване подлежат данни за предвидените в наредбата обстоятелства и промените в тях.

(4)Данни за документи - носители на класифицирана информация, не подлежат на вписване.

Раздел II

Водене на регистъра

Чл. 5(1) Държавна агенция “Архиви” разработва и води регистъра като централизирана база данни, като

1.предприема мерки за сигурност и оперативна съвместимост в съответствие с общоприетите в международната практика стандарти, които осигуряват целостта на данните и връзката с други информационни обекти;

2.осигурява условия за постоянен достъп до публичните данни в регистъра и гарантира защитата на личните и други данни за физическите и юридическите лица, както и защитата на данните за местосъхранението на документите им;

3.осигурява безсрочно съхраняване на данните в регистъра;

4.осигурява адаптирането на регистъра при промени в нормативните актове, регулиращи функционирането му;

5.води регистъра чрез длъжностни лица, определени със заповед на председателя на ДАА.

(2)Субектите по чл. 7, ал. 1 и чл. 8, ал. 1 получават партида с партиден номер, където извършват вписванията.

(3)При промяна на наименованието и/или статута на субектите по ал. 2 партидният номер не се променя.

(4)Субектите по чл. 7, ал. 1 получават идентификационен номер за всяко вписване в партидата си.

(5)Субектите по чл. 8, ал. 1 получават идентификационен номер за всяко вписване в партидата си съгласно условията на чл. 8, ал. 2 - 5.

Чл. 6Архивите от системата на ДАА се включват в регистъра служебно

Чл. 7

(1)Държавните архиви по чл. 13 - 19, както и държавните и общинските музеи и библиотеки подават заявление за включване в регистъра по образец съгласно приложение № 1 и привеждат в готовност данните за вписване съгласно ал. 5, но не по-късно от 6 месеца от датата на подаване на заявлението

(2)Ръководителите на институциите по ал. 1 определят със заповед длъжностни лица, които извършват вписванията.

(3)Копие от заповедта по ал. 2 се изпраща в ДАА в 7-дневен срок от датата на издаването й.

(4)Лицата по ал. 2 отговарят за достоверността и актуалността на вписаните данни.

(5)Субектите по ал. 1 вписват данни за притежаваните и/или съхраняваните от тях ценни документи, които не са създадени в резултат от дейността им и не подлежат на предаване в архивите от системата на ДАА.

(6)Вписаните данни за документите се актуализират до 31 март на всяка календарна година.

(7)При настъпила промяна във вписаните данни по чл. 11, т. 1 актуализацията се извършва до един месец от датата на промяната.

Чл. 8

(1)Частните архиви, юридическите лица с нестопанска цел, търговските дружества, политическите партии, културните, религиозните и други публични институции и физическите лица на територията на Република България и извън нея подават заявление за включване в регистъра по образец съгласно приложение № 2, съпроводено с опис на предложените за вписване документи

(2)Архивите в системата на ДАА извършват експертиза на ценността на предложените за вписване документи и уведомяват субектите по ал. 1 за резултатите от експертизата в срок до 3 месеца от датата на подаване на заявлението.

(3)Субектите по ал. 1 въвеждат данните за документите, одобрени след експертизата, в срок до 6 месеца от датата на уведомлението.

(4)При всяко ново вписване в партидата субектите по ал. 1 подават заявление по образец съгласно приложение № 3, съпроводено с опис на предложените за вписване документи.

(5)При настъпила промяна във вписаните данни по чл. 11, т. 1 - 2 актуализацията се извършва до един месец от датата на промяната.

(6)Субектите по ал. 1 отговарят за достоверността и актуалността на въведените данни.

Чл. 9(1) Партида от регистъра се заличава след подаване на мотивирано заявление по съответния образец съгласно приложение № 4 или приложение № 5

(2)Субектите по чл. 7, ал. 1 посочват в съответното заявление за заличаване на партидата и правоприемника на вписаните в регистъра документи.

Чл. 10Заличена партида от регистъра може да бъде възстановена в случаите

1.когато правоприемникът на субект, заличил партидата си със заявлението по чл. 9, ал. 1, пожелае да прехвърли вписванията от заличената партида като поредни вписвания в своята партида и подаде заявление по образец съгласно приложение № 6;

2.когато субект, заличил партидата си със заявление по чл. 9, ал. 1, пожелае да я възстанови и подаде заявление по образец съгласно приложение № 7.

Раздел III

Подлежащи на вписване обстоятелства

Чл. 11Общите обстоятелства за вписване от субектите по чл. 7, ал. 1 и чл. 8, ал. 1 са

4.видове носители (различни от хартиен);

5.справочници по документите (картотека, опис);

6.публикувани документи (при наличие на сведения).

Заключителни разпоредби

§ 1Наредбата се приема на основание чл. 69, ал. 2 от Закона за Националния архивен фонд

§ 2Контролът по изпълнението на наредбата се възлага на председателя на Държавна агенция “Архиви”, който дава указания по прилагането й

Приложение № 1 към чл. 7, ал. 1 Вх. № ................ ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ............./200 ... г. НА ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ “АРХИВИ”

ЗАЯВЛЕНИЕ за включване в Регистъра на Националния архивен фонд Наименование................................................................................................................................................................ (пълно и съкратено наименование на юридическото лице) ...................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................

БУЛСТАТ........................................................................................................................................................................

Адрес:............................................................................................................................................................................ (държава, п.к., населено място, ул., №/ж.к., бл. №, вх., ап. №) ......................................................................................................................................................................................

E-mail.............................................................................................................................................................................

Тел./факс .......................................................................................................................................................................

Работно време................................................................................................................................................................ ......................................................................................................................................................................................

Условия за достъп и използване на документите............................................................................................................... (свободен, ограничен, след определен период от време, във вид на копие, в определено време и др.) ......................................................................................................................................................................................

Заявяваме готовността си за вписване на данни за притежаваните от нас ценни документи в Регистъра на Националния архивен фонд.

Запознати сме с чл. 96 и 99 от Закона за Националния архивен фонд и с Наредбата за обстоятелствата, които подлежат на вписване в Регистъра на Националния архивен фонд, и за реда за неговото водене.

Дата ........................ Подпис: .................................

Печат Приложение № 2 към чл. 8, ал. 1 Вх. № ................ ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ............./200 ... г. НА ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ “АРХИВИ”

ЗАЯВЛЕНИЕ за включване в Регистъра на Националния архивен фонд Наименование/име.......................................................................................................................................................... (пълно и съкратено наименование на юридическото лице/име, презиме, фамилия на физическото лице) ...................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................

БУЛСТАТ/ЕГН (ЕНЧ)........................................................................................................................................................

E-mail.............................................................................................................................................................................

Тел./факс .......................................................................................................................................................................

Условия за достъп и използване на документите............................................................................................................... (свободен, ограничен - с разрешение на собственика, след определен период от време, чрез посредничеството на ДАА, във вид на копие, в определено време и др.) ......................................................................................................................................................................................

Заявявам/е желанието си за вписване на данни за притежаваните от мен/нас ценни документи в Регистъра на Националния архивен фонд.

Прилагам/е опис на ценните документи, които желая/ем да впиша/ем в Регистъра.

Запознат/и съм/сме с чл. 96 и 99 от Закона за Националния архивен фонд и с Наредбата за обстоятелствата, които подлежат на вписване в Регистъра на Националния архивен фонд, и за реда за неговото водене.

Дата ........................ Подпис: .................................

Печат * Излишните данни и реквизити не се попълват.

Приложение № 3 към чл. 8, ал. 4 Вх. № ................ ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ............./200 ... г. НА ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ “АРХИВИ”

ЗАЯВЛЕНИЕ за ново вписване в партида на Регистъра на Националния архивен фонд Партиден номер:.............................................................................................................................................................

Наименование/име.......................................................................................................................................................... (пълно и съкратено наименование на юридическото лице/име, презиме, фамилия на физическото лице) ...................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................

БУЛСТАТ/ЕГН (ЕНЧ)........................................................................................................................................................

Адрес:.............................................................. ………………………………………………………………………………………………. (държава, п.к., населено място, ул., №/ж.к., бл. №, вх., ап. №) ......................................................................................................................................................................................

E-mail.............................................................................................................................................................................

Тел./факс........................................................................................................................................................................

Условия за достъп и използване на документите............................................................................................................... (свободен, ограничен - с разрешение на собственика, след определен период от време, чрез посредничеството на ДАА, във вид на копие, в определено време и др.) ......................................................................................................................................................................................

Заявявам/е желанието си за ново вписване в партидата.

Прилагам/е опис на ценните документи, които желая/ем да впиша/ем.

Дата ........................ Подпис: .................................

Печат * Излишните данни и реквизити не се попълват.

Приложение № 4 към чл. 9, ал. 1 Вх. № ................ ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ............./200 ... г. НА ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ “АРХИВИ”

ЗАЯВЛЕНИЕ за заличаване на партида от Регистъра на Националния архивен фонд Наименование................................................................................................................................................................ (пълно и съкратено наименование на юридическото лице) ...................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................

БУЛСТАТ........................................................................................................................................................................

E-mail.............................................................................................................................................................................

Тел./факс........................................................................................................................................................................

Наименование и адрес на правоприемника на документите................................................................................................ ...................................................................................................................................................................................... ...... Уведомяваме Ви за необходимостта от заличаване на партидата ни от Регистъра на Националния архивен фонд поради: ...................................................................................................................................................................................... (промяна на статута, собствеността, други основателни причини) ………………………………………………………………………………………………………… Дата ........................ Подпис: .................................

Печат Приложение № 5 към чл. 9, ал. 1 Вх. № ................ ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ............./200 ... г. НА ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ “АРХИВИ”

ЗАЯВЛЕНИЕ за заличаване на партида от Регистъра на Националния архивен фонд Наименование/име.......................................................................................................................................................... (пълно и съкратено наименование на юридическото лице/име, презиме, фамилия на физическото лице) ...................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................

БУЛСТАТ/ЕГН (ЕНЧ)........................................................................................................................................................

E-mail.............................................................................................................................................................................

Тел./факс........................................................................................................................................................................

Лице за контакти.............................................................................................................................................................. (държава, п.к., населено място, ул., №/ж.к., бл. №, вх., ап. №, тел./факс, е-mail) ...................................................................................................................................................................................... .... Уведомявам/е Ви за желанието си да бъде заличена партидата ми/ни от Регистъра на Националния архивен фонд поради:.... (промяна на собствеността, други основателни причини) ...................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................

Дата ........................ Подпис: .................................

Печат * Излишните данни и реквизити не се попълват.

Приложение № 6 към чл. 10, т. 1 Вх. № ................ ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ............./200 ... г. НА ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ “АРХИВИ”

ЗАЯВЛЕНИЕ за възстановяване на данните от заличена партида в Регистъра на Националния архивен фонд Наименование/име.......................................................................................................................................................... (пълно и съкратено наименование на юридическото лице/име, презиме, фамилия на физическото лице) ...................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................

БУЛСТАТ/ЕГН (ЕНЧ)........................................................................................................................................................

E-mail.............................................................................................................................................................................

Тел./факс........................................................................................................................................................................

Условия за достъп и използване на документите............................................................................................................... (свободен, ограничен - с разрешение на собственика, след определен период от време, чрез посредничеството на ДАА, във вид на копие, в определено време и др.) ......................................................................................................................................................................................

Заявявам/е желанието си за възстановяване на данни от заличена партида в Регистъра на Националния архивен фонд. ...................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................... (нормативен документ, с който е определен правоприемникът - само за юридически лица) ...................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................... (наименование/име на субекта, притежавал заличената партида) Запознат/и съм/сме с чл. 96 и 99 от Закона за Националния архивен фонд и с Наредбата за обстоятелствата, които подлежат на вписване в Регистъра на Националния архивен фонд, и за реда за неговото водене.

Дата ........................ Подпис: .................................

Печат * Излишните данни и реквизити не се попълват.

Приложение № 7 към чл. 10, т. 2 Вх. № ................ ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ............./200 ... г. НА ДЪРЖАВНА АГЕНЦИЯ “АРХИВИ”

ЗАЯВЛЕНИЕ за възстановяване на заличена партида в Регистъра на Националния архивен фонд Наименование/име.......................................................................................................................................................... (пълно и съкратено наименование на юридическото лице/име, презиме, фамилия на физическото лице) ...................................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................................

БУЛСТАТ/ЕГН (ЕНЧ)........................................................................................................................................................

E-mail.............................................................................................................................................................................

Тел./факс........................................................................................................................................................................

Условия за достъп и използване на документите............................................................................................................... (свободен, ограничен - с разрешение на собственика, след определен период от време, чрез посредничеството на ДАА, във вид на копие, в определено време и др.) ......................................................................................................................................................................................

Заявявам/е желанието си за възстановяване на заличената ми/ни партида в Регистъра на Националния архивен фонд. ...................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................... (нормативен документ, с който е определен правоприемникът - само за юридически лица) ...................................................................................................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................... (наименование/име на субекта, притежавал заличената партида) Запознат/и съм/сме с чл. 96 и 99 от Закона за Националния архивен фонд и с Наредбата за обстоятелствата, които подлежат на вписване в Регистъра на Националния архивен фонд, и за реда за неговото водене.

Дата ........................ Подпис: .................................

Печат * Излишните данни и реквизити не се попълват.

3138

Обяснение, съставено от официалния текст на акта. Ориентировъчно, не замества правен съвет.