1/16 Procedimiento Nº A5/00003/2014 PROCEDIMIENTO DEL ARTÍCULO 5.5 DE LA LOPD RESOLUCIÓN: R/00241/2015 Con fecha 5/09/2014, tuvo entrada una solicitud de la ASOCIACIÓN MADRILEÑA DE GRADUADOS E INGENIEROS TÉCNICOS DE TELECOMUNICACIÓN (en lo sucesivo AMGITT) en la que INFORMA de la formación de un fichero partiendo de datos recogidos del Colegio Profesional y de la forma de acreditación de la información prevista en el artículo 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13/12, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD), que han llevado a cabo. ANTECEDENTES PRIMERO: AMGITT es una Asociación sin ánimo de lucro creada en septiembre del 2013 que tiene como objetivos y fines sociales la difusión de las actividades socioculturales llevadas a cabo por los integrantes del colectivo enmarcado en la profesión regulada de Ingeniero Técnico de Telecomunicación (ITT). La AMGITT ha procedido a elaborar un listado de Ingenieros Técnicos de Telecomunicaciones, integrando un fichero, comunicando su inscripción al Registro de la Agencia Española de Protección de Datos. Manifiestan que el origen de los datos procede de las “informaciones públicas” obtenidas en el Libro/Directorio de relación de Colegiados publicado por el Colegio Oficial de Ingenieros Técnicos de Telecomunicaciones en el año 1998 así como del contraste con la “Ventanilla Única” de acceso público, que dispone el Colegio Oficial de Graduados e Ingenieros Técnicos de Telecomunicación (COGITT). Solicitan que a efectos de cumplir con el comunicado del artículo 5 de la LOPD les sea permitido “llevar a cabo las comunicaciones informativas de las actividades y servicios afines de la AMGITT a los integrantes del mencionado fichero” por medio del envío de cartas personalizadas por correo ordinario con número de registro y fecha de salida. “De forma paralela se dispondrá de un registro interno por medios informáticos de los envíos efectuados, de forma que se pueda acreditar el cumplimiento de lo anteriormente señalado en la ejecución de esa comunicación y facilitar cualquier comprobación a posteriori.” SEGUNDO: Con fecha 17/09/2014, se accede a la web de AMGITT y se incorporan los Estatutos que figuran en la que en Asociados figura: Artículo 21.- Requisitos para asociarse: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/16 “Podrán pertenecer a la Asociación de forma libre y voluntaria, aquellas personas mayores de edad, con capacidad de obrar y no sujetas a condición legal que lo impida, que tengan interés en el desarrollo de los fines de la Asociación y que dispongan de los títulos universitarios de Grado e Ingeniero Técnico de Telecomunicación, que ejerzan profesionalmente o tengan su residencia en el ámbito de la Comunidad de Madrid o sea natural de la misma. “ TERCERO: Con fecha 6/10/2014 se solicita a la Asociación: 1) CIF de la entidad. Número de inscripción del fichero, denominación y copia del resguardo de inscripción del fichero en el Registro de la Agencia Española de Protección de Datos. Proporciona con fecha 23/10/2014 el NIF y el número de registro de Asociación. Proporciona el dato de la denominación del fichero “LISTADO-COLEGIADOS” y copia del Acuerdo del Director de la Agencia de 8/09/2014 en el que se comunica su inscripción. Con fecha 29/10/2014 se imprimen las características del citado fichero que consta inscrito a través de la aplicación que gestiona los ficheros de la Secretaria General de esta Agencia. Aparece en finalidad del fichero y uso “Envío de correspondencia postal para comunicar a los colegiados información útil para ellos”, y en finalidad y usos “Gestión de actividades asociativas, culturales, recreativas deportivas y sociales”. En ORIGEN consta “Fuentes de acceso público”. 2) Número de afectados a los que se refieren para ser informados de sus datos, ámbito territorial. Respecto del mismo, indica que son los Ingenieros de Grado o Ingenieros Técnicos de Telecomunicación que residen o trabajan en la Comunidad de Madrid. En su artículo 5 del Estatuto se precisa que “El ámbito en el que se desarrollaran principalmente las actividades de la Asociación será el territorio de la comunidad de Madrid”. Precisa que existen 1.648 personas incluidas en el citado fichero. “Dichos afectados en cumplimiento del artículo 5 de la LOPD han sido informados por carta postal, según indicaban en su escrito de 5/09/2014, añadiendo también que podían ejercitar sus derechos ARCO.” Se debe manifestar que en su solicitud nada precisaban de que ya habían informado por carta postal sino que solicitaban que a efectos del cumplimiento del artículo 5, les fuera permitido… 3) Fecha en que se recogieron los datos del listado del Colegio Oficial de Ingenieros Técnicos. Los datos para la confección del fichero se obtuvieron del “Directorio de Ingenieros Técnicos de Telecomunicaciones”, publicado por el COITT en 1998, así como de consulta a la “VENTANILLA UNICA de COGITT” confeccionándose el fichero a lo largo de los meses de Julio y Agosto 2014. 4) Por Libro/Directorio de relación de Colegiados publicado por el Colegio Oficial de Ingenieros Técnicos de Telecomunicación (COGITT) del año 1998, ¿Se entiende la última relación oficial de Colegiados publicada por el citado Colegio? Manifiesten si desde aquella fecha no se ha publicado una nueva lista oficial de Colegiados. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/16 Responden que según sus datos es la última publicación editada del COITT con relación a los profesionales colegiados ITT. Se desconoce si existe o ha existido alguna otra publicación de acceso público o edición posterior al año 1998. Adjuntan copia de una página del mencionado Directorio en el que se aprecia nombre y apellidos, la dirección (algunos fuera de la Comunidad de Madrid), en algunos, la línea de teléfono, el año de promoción, en algunos la empresa en la que presta en esos momentos servicios y el cargo y las claves NC (número de colegiado) y NA con números que se desconoce que significan, así como la Escuela o Universidad en la que cursó los estudios. 5) Que es, en que consiste, a quien se encuentra adscrita y quien gestiona la “VENTANILLA ÚNICA” (VU en lo sucesivo) del COGITT, (dirección completa de la sede física). ¿Porque la consideran “de acceso público”?. Documentos a los que accedieron y momento en el que accedieron. Informen si a través de esta VU añadieron nuevos datos o corrigieron los incorporados del listado Oficial de Colegiados, y tipo de datos. Responde que la VU es una plataforma creada por los Colegios Profesionales (art 10 de Ley de Colegios Profesionales), artículo 5.10 de la Ley 25/2009 de 2/12 que en su punto 2 se indica a través de la referida ventanilla única para mejorar la defensa de los derechos de los Consumidores y Usuarios, las organizaciones Colegiales ofrecerán como información
- a)El acceso al Registro de Colegiados, que estará permanentemente actualizado y en el que constaran, al menos los siguientes datos: nombre y apellidos de los profesionales colegiados, número de colegiación, títulos oficiales de los que estén en posesión, domicilio profesional y situación de habilitación profesional. La VU está adscrita y gestionada por el propio Colegio Oficial de Graduados e Ingenieros Técnicos de Telecomunicación, indicando su sede. La forma de acceder a la VU es por medio de la web oficial del COGITT. Aporta impresión de la forma de acceder en la web www.coitt.es, el enlace al que se accede. En la pantalla de presentación figura que “En este apartado convergen todas las posibilidades de relaciones de los colegiados Consumidores y Usuarios con el Colegio ajustándose a la Ley 25/2009 Ley Ómnibus que modifica la Ley de Colegios Profesionales añadiendo los artículos 10 a 12 que regulan la VU como punto de acceso para cualquier trámite con el Colegio. Existe en la parte inferior un apartado “Registro de Colegiados”-“Buscador de colegiados y Sociedades Profesionales”. Accediendo a “Buscador de colegiados”, se puede encontrar indicado el nombre y apellidos o número de colegiado, o DNI-NIE. Aporta el ejemplo de búsqueda por número de Colegiado. Manifiesta que esta información, tal y como se establece en el artículo 5 de la Ley 25/2009, de 22/12 (Ref. BOE-A-2009-20725) que modifica la Ley 2/1974, de 13/02, sobre Colegios Profesionales, es de libre y gratuito acceso, donde cualquier ciudadano que desee los servicios de un profesional o quiera contactar con él pueda acceder a la misma para ello. “Se considera de información recabada por este medio como pública porque: • La VU se encuentra localizada en el servidor Web del Colegio Oficial de Ingenieros Técnicos de Telecomunicación (www.coitt.
- es)que es de acceso público. • El apartado de VU es un enlace al que se puede acceder desde la propia Web. • Dicho acceso no está limitado, ni tampoco se requiere de una contraseña o control de C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/16 entrada para acceder al formulario de búsqueda de Colegiado. Dicha búsqueda da como resultado la presentación en pantalla de la información del Colegiado. Aporta copia con el resultado de un acceso impreso. La información mostrada (Nombre y Apellidos junto con la dirección postal), donde el domicilio presentado se ha seleccionado manualmente por su pertenencia a la Comunidad de Madrid, se añadió al fichero “listado-colegiados”, tal y como se determinó a la hora de dar de alta dicho fichero en la Agencia de protección de Datos. Se aprecia que también figura especialidad y número colegiado. Bajo los datos figura: “No inscrito en el registro de colegiados habilitados para el desarrollo del libre ejercicio de la profesión”. “Por tanto, a los datos recabados del listado Directorio de ITT del año 1998 se les ha ampliado, complementado y/o ha corregido algunas de las informaciones con los obtenidos a través de esta Ventanilla Única de acceso público y gestionado por COGITT.” El Artículo 10 de Ley 25/2009, señala: Artículo 10. Ventanilla única. 1. Las organizaciones colegiales dispondrán de una página web para que, a través de la ventanilla única prevista en la Ley 17/2009, de 23 de noviembre, sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio, los profesionales puedan realizar todos los trámites necesarios para la colegiación, su ejercicio y su baja en el Colegio, a través de un único punto, por vía electrónica y a distancia. Concretamente, las organizaciones colegiales harán lo necesario para que, a través de esta ventanilla única, los profesionales puedan de forma gratuita:
- a)Obtener toda la información y formularios necesarios para el acceso a la actividad profesional y su ejercicio.
- b)Presentar toda la documentación y solicitudes necesarias, incluyendo la de la colegiación.
- c)Conocer el estado de tramitación de los procedimientos en los que tenga consideración de interesada y recibir la correspondiente notificación de los actos de trámite preceptivos y la resolución de los mismos por el Colegio, incluida la notificación de los expedientes disciplinarios cuando no fuera posible por otros medios.
- d)Convocar a los colegiados a las Juntos Generales Ordinarias y Extraordinarias y poner en su conocimiento la actividad pública y privada del Colegio Profesional. 2. A través de la referida ventanilla única, para la mejor defensa de los derechos de los consumidores y usuarios, las organizaciones colegiales ofrecerán la siguiente información, que deberá ser clara, inequívoca y gratuita:
- a)El acceso al Registro de colegiados, que estará permanentemente actualizado y en el que constarán, al menos, los siguientes datos: nombre y apellidos de los profesionales colegiados, número de colegiación, títulos oficiales de los que estén en posesión, domicilio profesional y situación de habilitación profesional.
- b)El acceso al registro de sociedades profesionales, que tendrá el contenido descrito en el artículo 8 de la Ley 2/2007, de 15 de marzo, de sociedades profesionales. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/16
- c)Las vías de reclamación y los recursos que podrán interponerse en caso de conflicto entre el consumidor o usuario y un colegiado o el colegio profesional.
- d)Los datos de las Asociaciones u organizaciones de consumidores y usuarios a las que los destinatarios de los servicios profesionales pueden dirigirse para obtener asistencia.
- e)El contenido de los códigos deontológicos. 3. Las corporaciones colegiales deberán adoptar las medidas necesarias para el cumplimiento de lo previsto en este artículo e incorporar para ello las tecnologías precisas y crear y mantener las plataformas tecnológicas que garanticen la interoperabilidad entre los distintos sistemas y la accesibilidad de las personas con discapacidad. Para ello, los colegios profesionales y, en su caso, los Consejos Generales y autonómicos padrón poner en marcha los mecanismos de coordinación y colaboración necesarios, inclusive con las corporaciones de otras profesiones. 4. Los Colegios profesionales de ámbito territorial facilitarán a los Consejos Generales o Superiores, y en su caso a los Consejos Autonómicos de Colegios, la información concerniente a las altas, bajas y cualesquiera otras modificaciones que afecten a los Registros de colegiados y de sociedades profesionales, para su conocimiento y anotación en los Registros centrales de colegiados y de sociedades profesionales de aquéllos. Mediante impresión de consultas, el día 29/10/2014 se accede a la web del COITT, VU, y se intenta consultar algún Colegiado, poniendo dos números de colegiado que aparecen en la hoja enviada por la solicitante, el Directorio, en que se ven los Colegiados. No se obtiene resultado alguno. No se puede ver ningún Colegiado. CUARTO: Con fecha 30/10/2014 se solicita al COITT: 1) Se ha recibido escrito-solicitud de la Asociación AMGITT (Asociación Madrileña de Graduados e Ingenieros Técnicos de Telecomunicación) consultando si efectúa correctamente el derecho de información a los Colegiados del fichero que ha confeccionado con datos de Colegiados del Directorio de Ingenieros Técnicos de Telecomunicación publicado por el COITT en 1998, así como de la consulta de datos de Colegiados en la VU en julio –agosto 2014. Al respecto se le solicita que informe:
- a)La consulta en VU a datos de Colegiados a fecha de 29/10/2014 según consulta efectuada, por número de colegiado ya no arroja resultado alguno. Se solicita que informen si este tipo de consulta es accesible en la web o hasta que fecha lo ha sido, y motivo por el que ya no lo es. Aportar copia de la información que se da a los Colegiados respecto de los datos personales que obran en VU, forma en que se proporciona dicha información, y modo en el que llegan a figurar en dicha ventanilla los datos de los Colegiados (si los introducen ellos mismos o vienen volcados de algún otro fichero del Colegio. Con fecha de entrada 7/11/2014 responde que sí que funciona “por número de Colegiado”. Aportando una prueba que retorna los datos el nombre y apellidos, la titulación, especialidad, domicilio y el literal “El Colegiado está habilitado para el libre ejercicio de la profesión”. Reitera que la información se puede buscar también por NIFC/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/16 NIE, o por nombre y apellidos. Añade que los datos que aparecen provienen del fichero de Colegiados de titularidad del Colegio y son introducidos en la base de datos que conforma dicho fichero por el personal administrativo del Colegio, según información que proporcionan los propios Colegiados en el momento de su Colegiación o bien con ocasión de alguna modificación de sus datos. La consulta por número de Colegiado ofrece resultados, es accesible en la web y siempre lo ha sido desde su implantación. El no funcionamiento pudo haber sido un problema puntual o haberse efectuado la consulta sobre un Colegiado de baja. Respecto a la información que se da a los Colegiados respecto de los datos que obran en la VU y la forma en que se proporciona dicha información, se precisa que a los Colegiados no se les da copia de la información que obra en la VU sobre los datos personales de los demás, precisamente porque están a su disposición a través de dicha Ventanilla. En relación a esta respuesta, esto no es lo que se preguntaba sino que lo que se preguntaba era el modo y manera de informar de la recogida de los datos a los nuevos Colegiados y que sus datos iban a figurar accesibles en abierto en esta VU. En cuanto al modo en el que llegan a figurar en la VU los datos, si los introducen ellos o vienen volcados de algún otro fichero del Colegio, estos son parte de los datos del fichero Colegiados. Si un Colegiado modifica su dirección profesional, en el momento en que el nuevo dato se introduce en el fichero de Colegiados, ya aparecería en la consulta formulada a través de la VU.
- b)Respecto del Directorio de Ingenieros Técnicos de Telecomunicación publicado por el COITT en 1998 se solicita que informen si es el más actualizado del que disponen, si está publicado en la web, en que apartado, y si se puede acceder por cualquiera, o solo en papel y la forma de distribuirse y obtenerse. Manifiestan que el Directorio de 1998 fue el último que se editó en papel, está obsoleto y no se ha vuelto a editar, si bien ahora se da publicidad a los datos de los Colegiados a través de la VU, conforme a lo dispuesto en la Ley de Colegios Profesionales. Este Directorio no está publicado en la web. En cuanto a si se puede acceder por cualquiera, es decir si se puede disponer de una copia en papel, no existen más que los ejemplares antiguos que puedan tener los Colegiados. No se distribuye. La única forma de obtener uno es pedirlo a algún Colegiado que lo conserve. El Directorio no se ha vuelto a editar, y por ello, los datos que se publican a través de la VU son solo los exigidos en el artículo 10.2.
- a)de la Ley de Colegios. 2) A la solicitante para continuar analizando la corrección de los procesos, se le solicita:
- a)Respecto del listado de envíos remitidos por correo ordinario, se solicita si tienen algún tipo de relación confeccionada por el Servicio de Correos que acredite el envío ordinario de las cartas, la fecha de envío, el lote de referencias de cartas (que se corresponderá con las cartas individuales) que se incluyen en el envío. Con fecha 11/11/2014, responde que el envío se produce por correo ordinario, sin ningún tipo de relación confeccionada, entregándose las cartas en mano en el mostrador de la Oficina de Correos, sin que este emitiese ningún documento, o bien en otros casos se depositaron directamente en el buzón de Correos. Las cartas se confeccionaron directamente por miembros de AMGITT disponiendo de forma manual de su sobre con dirección y sello, o en otros casos con sobre prefranqueado. El envío de las cartas fue C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/16 realizado a finales del mes de septiembre de 2014, entre el 25 y 30, remitiéndose otras pocas cartas a lo largo de la primera semana de octubre. Aportan fotocopia del frontal y reverso de una carta enviada que fue devuelta por el Servicio de Correos en la que se aprecia el sobre con fecha de Correos 29/09/2014 con la nota de Correos de “desconocido”, la dirección anotada con ordenador y copia de la impresión de los datos de esa persona de la VU del COITT que coinciden con los el envío.
- b)Deben aportar copia de una carta enviada a un Colegiado para el cumplimiento del deber de información, mejor si tachan los datos personales. Adicionalmente, la impresión del fichero o documento interno en el que se indique el número de referencia, salida, la fecha de envío y como efectúan el control de las cartas devueltas. Deben concretar si es la misma Asociación la que lleva a cabo el proceso de toda la gestión o contrató con alguna entidad. (en este caso aportar copia del contrato). Manifiestan que las cartas se componen de dos páginas, disponiendo de número individual de registro de salida y fecha de envío. Aporta documento 2 como ejemplo de carta. En la misma, en la primera página se contiene el logo y referencia a la Asociación, encabezado con el nombre y apellido del Colegiado. En la carta informa de la creación de Asociaciones y en concreto de la que remite el escrito, su finalidad e información a través de su página web. A pie del escrito figura la cláusula informativa con el literal: “Los datos para elaboración de este envío han sido obtenidos de varias fuentes públicas originales del COITT habiéndose previamente comunicado a la AEPD la estructura del fichero que contienen a la misma. No obstante, y en cumplimiento del artículo 5 de la LOPD que regula la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, respecto al deber de información a las personas de las cuales se vaya a obtener cualquier tipo de datos personales, Ud. podrá ejercer su derecho a la eliminación de sus datos para futuros comunicados mediante el envío de una carta” precisando la dirección de un apartado de Correos. La carta porta un sello de AMGITT, fecha y número de salida. En la segunda página se informa a los Asociados de una oferta que efectúa una Compañía Aseguradora. Aporta documento 3 en el que sobre un Colegiado se aprecia la diferencia de datos, en concreto en la dirección. En el Directorio del año 98 figura la entidad en la que presta servicios y la Escuela en la que se tituló, mientras que en la VU difiere al constar la titulación y especialidad, además de otro domicilio en este caso. Aporta también un e-mail de 3/11/2014 de un Colegiado al que se le había enviado la carta al domicilio que figuraba en la VU, y en dicho e mail dirigido a AMGITT solicita la rectificación del domicilio. Aporta copia en formato CD, del “fichero control” de los envíos con su número de referencia y fecha de envío, en el cual están detalladas, mediante copia escaneada, la totalidad de las cartas enviadas: 1.648. Abierto el CD contiene 67 archivos pdf. Abierto el primero (0001 1 25) contiene 25 cartas dirigidas a 25 Colegiados, solo la primera página. Se aprecia que cada archivo pdf contiene el nombre y número de salida con fecha reflejada en la portada de la carta. Se aprecia que el archivo titulado 1625 a 1648 figura solo anotado el nombre y apellidos de forma manuscrita, también con fecha y número de salida. En cuanto al número de salida, se desconoce si se lleva un registro de salida y en su caso que se registra en dicho asiento. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 8/16 Sobre el procedimiento para el control de las cartas devueltas, se efectúa mediante la comprobación y retirada periódica de los envíos recibidos en el Apartado de Correos que se indica en la propia carta. Hasta la fecha solo se ha devuelto la que antes se mencionó. También se revisa el e mail para la comprobación periódica de la solicitudes al efecto llevadas a cabo por los Colegiados, y solo han tenido la antes referida. Reitera que la confección, impresión, registro, ensobrado y envío de las cartas se efectuó por la AMGITT con medios propios por los mismos socios. QUINTO: Se incorpora al procedimiento los Informes del Gabinete Jurídico de 10/11/2010 referencia entrada 325949/2010 (CO Ingeniero Técnicos de Minas), y de 1/12/2010 entrada 377606/2010 (CG Ingenieros Técnicos Industriales) que tratan sobre el artículo 10.2 de la Ley 2/1974 de 13/02 de Colegios Profesionales en la redacción dada al mismo por la Ley 25/2009 de 22/12, su carácter y finalidades, diferentes a las del listas de personas de grupos profesionales que se refiere el artículo 3.f de la LOPD. Así, se desvela de los informes que es obligatoria la constitución de la ventanilla única con el registro de colegiados por parte del Colegio, que ha de estar permanentemente actualizada, mientras que el listado de personas de grupos profesionales es de carácter potestativo su publicación y edición. Además, el registro de colegiados de la VU contiene el dato de “habilitación profesional” que puede contener sanciones deontológicas o penales, mientras que el listado de personas de grupos profesionales contiene la situación en el ejercicio profesional es decir si ejerce o no. Atendiendo además a la finalidad de la VU como la de protección de los intereses de los consumidores y usuarios de los servicios de sus colegiados, llegando a la conclusión que ni la Ley de Colegios Profesionales ni la LOPD establece la posibilidad de que los datos que forman parte del registro de colegiados de la VU puedan ser objeto de tratamiento por parte de quienes puedan conocer la información contenida en el mismo. Además, en este caso concreto, en el momento o día de la constitución de la VU del Colegio se produciría un trasvase del fichero general de Colegiados añadiendo una nueva finalidad. Fichero General de Colegiados que con posterioridad habrá añadido nuevos Colegiados a través del citado Registro de la VU. En el presente supuesto, solo los datos contenidos en el Listado Oficial de Colegiados del año 1998, tienen la condición de fuente de acceso público. Si el Colegio Oficial editara en la actualidad la totalidad de los datos de los colegiados en forma de listado de personas de grupos profesionales con el contenido del 3.
- f)pasaría a ser fuente de acceso público, pero esa potestad corresponde exclusivamente al Colegio. HECHOS PROBADOS 1) La ASOCIACIÓN MADRILEÑA DE GRADUADOS E INGENIEROS TÉCNICOS DE TELECOMUNICACIÓN (en lo sucesivo AMGITT) sin ánimo de lucro, tiene como objetivos y fines sociales la difusión de las actividades socioculturales llevadas a cabo por los integrantes del colectivo enmarcado en la profesión regulada de Ingeniero Técnico de Telecomunicación (ITT), y han procedido a elaborar el fichero de Ingenieros Técnicos de Telecomunicaciones, que contiene datos de 1.648 personas, denominado LISTADO COLEGIADOS e inscrito en el Registro de la Agencia Española de Protección de Datos.(1, 2, 12, 23 a 25, 49 y ss.). Como datos que se contienen en dicho fichero consta NIF, dirección (solo de los que lo tienen en la Comunidad de Madrid), y nombre y apellidos
(24). 2) Esos datos personales, según manifiesta AMGITT, los ha obtenido por un lado, del C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 9/16 libro/directorio de relación de Colegiados publicado por el Colegio Oficial de Ingenieros Técnicos de Telecomunicaciones en el año 1998, y también de la “Ventanilla Única” que dispone el Colegio Oficial de Graduados e Ingenieros Técnicos de Telecomunicación (COGITT). (1, 2, 12, 13, 26 a 28, 34 a 36). 3) AMGITT solicita que a efectos de cumplir con la información del artículo 5 de la LOPD les sea permitido “llevar a cabo las comunicaciones informativas de las actividades y servicios afines de la AMGITT a los integrantes del mencionado fichero” por medio del envío de cartas personalizadas por correo ordinario con número de registro y fecha de salida. En el trámite del procedimiento se acredita no obstante que la solicitante ya ha llevado a cabo dicha notificación mediante envío de correo ordinario (1, 2, 12, 13, 38 a 47 y CD 48). Estas cartas portan un número de registro interno en la misma carta y queda una copia en la Asociación, que escaneada se conserva en un CD, cuya copia aportaron. Esta solicitud la cursan a la Agencia, a efectos de entender que se pueda acreditar el cumplimiento del deber de información a los afectados sobre los que se han recabado datos, en este caso, sin su consentimiento, y facilitar su comprobación a posteriori. 4) El envío de las cartas se realizó por correo ordinario a finales de septiembre 2014
(39)siendo entregadas por la Asociación en el mostrador de Correos, sin relación de envío que acreditara su puesta en dicho Servicio
(39). En otros casos, se introdujeron directamente en un buzón de Correos
(39). Se contiene la cláusula informativa: “Los datos para elaboración de este envío han sido obtenidos de varias fuentes públicas originales del COITT habiéndose previamente comunicado a la AEPD la estructura del fichero que contienen a la misma. No obstante, y en cumplimiento del artículo 5 de la LOPD que regula la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, respecto al deber de información a las personas de las cuales se vaya a obtener cualquier tipo de datos personales, Ud. podrá ejercer su derecho a la eliminación de sus datos para futuros comunicados mediante el envío de una carta” precisando la dirección de un apartado de Correos. FUNDAMENTOS DE DERECHO I De conformidad con el artículo 36.1 de la LOPD, y el 155 en relación con el 115 del Real Decreto 1720/2007, de 21/12, por el que se aprueba el reglamento de desarrollo de la ley Orgánica 15/1999, de 13/12, de Protección de Datos de Carácter Personal (en adelante ROPD), la competencia para dictar resolución concediendo o denegando la exención del deber de informar corresponde al Director de la Agencia Española de Protección de Datos. II En cuanto a que debe entenderse por fuentes accesibles al público, el artículo 3
- j)de la LOPD las define como: “Aquellos ficheros cuya consulta puede ser realizada por cualquier persona, no impedida por una norma limitativa, o sin más exigencia que, en su caso, el abono de una contraprestación. Tienen la consideración de fuentes de acceso público, exclusivamente, el censo promocional, los repertorios telefónicos en los términos previstos por su normativa específica y las listas de personas pertenecientes a grupos de profesionales que contengan únicamente los datos de nombre, título, C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 10/16 profesión, actividad, grado académico, dirección e indicación de su pertenencia al grupo. Asimismo, tienen el carácter de fuentes de acceso público, los Diarios y Boletines oficiales y los medios de comunicación”. El ROPD indica en su artículo 7: “A efectos del artículo 3, párrafo
- j)de la LOPD, se entenderá que sólo tendrán el carácter de fuentes accesibles al público: “
- a)El censo promocional, regulado conforme a lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.
- b)Las guías de servicios de comunicaciones electrónicas, en los términos previstos por su normativa específica.
- c)Las listas de personas pertenecientes a grupos de profesionales que contengan únicamente los datos de nombre, título, profesión, actividad, grado académico, dirección profesional e indicación de su pertenencia al grupo. La dirección profesional podrá incluir los datos del domicilio postal completo, número telefónico, número de fax y dirección electrónica. En el caso de Colegios profesionales, podrán indicarse como datos de pertenencia al grupo los de número de colegiado, fecha de incorporación y situación de ejercicio profesional.
- d)Los diarios y boletines oficiales.
- e)Los medios de comunicación social. 2. En todo caso, para que los supuestos enumerados en el apartado anterior puedan ser considerados fuentes accesibles al público, será preciso que su consulta pueda ser realizada por cualquier persona, no impedida por una norma limitativa, o sin más exigencia que, en su caso, el abono de una contraprestación.” El artículo 28 de la LOPD indica “1. Los datos personales que figuren en el censo promocional, o las listas de personas pertenecientes a grupos de profesionales a que se refiere el artículo 3
- j)de esta Ley deberán limitarse a los que sean estrictamente necesarios para cumplir la finalidad a que se destina cada listado. La inclusión de datos adicionales por las entidades responsables del mantenimiento de dichas fuentes requerirá el consentimiento del interesado, que podrá ser revocado en cualquier momento. 2. Los interesados tendrán derecho a que la entidad responsable del mantenimiento de los listados de los Colegios profesionales indique gratuitamente que sus datos personales no pueden utilizarse para fines de publicidad o prospección comercial. Los interesados tendrán derecho a exigir gratuitamente la exclusión de la totalidad de sus datos personales que consten en el censo promocional por las entidades encargadas del mantenimiento de dichas fuentes. La atención a la solicitud de exclusión de la información innecesaria o de inclusión de la objeción al uso de los datos para fines de publicidad o venta a distancia deberá realizarse en el plazo de diez días respecto de las informaciones que se realicen mediante consulta o comunicación telemática y en la siguiente edición del listado cualquiera que sea el soporte en que se edite. 3. Las fuentes de acceso público que se editen en forma de libro o algún otro soporte físico, perderán el carácter de fuente accesible con la nueva edición que se publique. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 11/16 En el caso de que se obtenga telemáticamente una copia de la lista en formato electrónico, ésta perderá el carácter de fuente de acceso público en el plazo de un año, contado desde el momento de su obtención. 4. Los datos que figuren en las guías de servicios de Telecomunicaciones disponibles al público se regirán por su normativa específica.” En cuanto a la consideración por la solicitante de los términos “informaciones públicas” referidas a datos de carácter personal que se puedan contener en dichas informaciones, o datos que se hallan en modo “acceso público”, no deben confundirse con fuentes de acceso público, que son exclusivamente las que no precisan del consentimiento del afectado para su tratamiento o cesión. Algunas Sentencias de la Audiencia Nacional, sala de lo contencioso, sección 1, han ido perfilando lo que se considera fuente de acceso al público, así a título de ejemplo, no se considera que los datos proceden de fuente de acceso público:
- a)Un informe de una ONG existente en su página web, SAN recurso 243/2013 24/10/2014.
- b)Supuesto de entidades de crédito colaboradoras en el ingreso de impuestos, que obtienen datos de afectados titulares y obligados al pago de liquidación de cuotas urbanísticas contenidos en una lista que la Oficina que colabora en la actividad recaudadora municipal entrega a los mismos, utilizándola las entidades para informar a los afectados de las condiciones financieras de sus productos, recurso 321/2003.
- c)Incorporación en página web de datos procedentes de buzones de correos, recurso 35-2005.
- d)“En relación con la información recabada de INTERNET, concretamente del sitio “www.guiasaludmedica.com.”, tampoco puede decirse que lo haya sido de una fuente accesible al público pues tal sitio a la vista de sus contenidos no puede tener la consideración de medio de comunicación en el sentido expresado en el apartado
- j)del art. 3 como sostiene el recurrente. A los efectos de este precepto, por medio de comunicación debemos entender aquellas estructuras organizadas que se dedican de forma profesional a obtener, procesar y difundir de forma masiva información o cualquier otro tipo de contenidos siempre que gocen de relevancia pública, cualquiera que sea el soporte que utilicen para el desarrollo de dicha actividad (audiovisual, escrita, digital a través de INTERNET, etc...(recurso 220/2007). En cuanto a la consideración de la Ventanilla Única como fuente accesible al público, con referencia concreta a la redacción del artículo 10.2 de la Ley 2/1973, resultan de relevancia dos respuestas a consultas efectuadas al Gabinete Jurídico de la AEPD de 10/11/2010 (Colegio Oficial de Ingenieros Técnicos de Minas) y 1/12/2010 (Colegio Oficial de Ingenieros Técnicos Industriales. El primero examina el alcance entre lo que la LOPD considera fuente de acceso público con la nueva redacción del artículo 10.2.a de la Ley 2/1974 de 12/02 de Colegios C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 12/16 Profesionales. El listado a que se refiere el citado artículo es un registro de colegiados y puede contener o no los mismos datos que los que tengan los listados profesionales, que son los que exclusivamente tienen el carácter de fuente accesible al público, cuyo acceso si se ampara por la LOPD. “El 10.2.a responde a una finalidad diferente a la del 3.j. El fichero al que se refiere el 3.j de la LOPD tiene por finalidad dar a conocer al profesional en el ejercicio de su profesión y al propio tiempo habilita que cualquier tercero pueda con las limitaciones establecidas en el artículo 28 de la LOPD proceder al tratamiento de esos datos”. “Sin embargo el fichero al que se refiere el artículo 10.2.
- a)de la Ley de Colegios Profesionales encuentra su finalidad incluida a lo dispuesto en el artículo 1.3 de la propia Ley, siendo esta la garantía de los derechos de los consumidores y usuarios de los servicios profesionales de los colegiados y no estableciéndose ni en la Ley de Colegios ni en la LOPD la posibilidad de que el registro que deberá incorporarse a la ventanilla única pueda ser objeto de tratamiento por parte de quienes puedan conocer la información contenida en el mismo.” (El subrayado es de la Agencia). En la relación de fuentes accesibles al público se incluye a "las listas de personas pertenecientes a grupos de profesionales que contengan únicamente los datos de nombre, título, profesión, actividad, grado académico, dirección e indicación de su pertenencia al grupo". Se desprende de ello que únicamente pueden considerarse fuentes de acceso público los datos coincidentes, que figuren en el Directorio de 1998, último vigente, con el que obra en la Ventanilla única. El segundo informe hace hincapié en lo que debe entenderse como domicilio profesional que ha de contener el registro de colegiados, considerando que no hay norma alguna que defina ese concepto, pudiendo acudir para su complementación a lo que de domicilio profesional señala el artículo 7.1.
- c)del ROPD, que señala que puede incluir “los datos del domicilio postal completo, número de teléfono, número de fax y dirección electrónica”. En el presente supuesto, solo el directorio del año 1998 puede considerarse como fuente de acceso público. III La LOPD reconoce el derecho de información, fija el momento en que se ha de informar al interesado y el contenido de dicha información. El citado artículo 5 de la LOPD se constituye en la premisa informativa precisa y necesaria para el ejercicio de los derechos por parte del afectado. Para ello se informa al titular de los datos de modo concreto, expreso e inequívoco de la existencia del fichero o tratamiento, así como de su finalidad y de los destinatarios de la información (cesiones), de la identidad del responsable, del carácter obligatorio o voluntario de las preguntas que les sean formuladas, de las consecuencias de la negativa a suministrar los datos, y de los derechos que reconoce la LOPD al titular de los datos. La información se realiza por el responsable del fichero, sin precisar autorización de esta Agencia. Dispone en concreto el citado artículo 5 LOPD: “1. Los interesados a los que se soliciten datos personales deberán ser previamente informado, de modo expreso, preciso e inequívoco: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 13/16 a. De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de dichos datos y de los destinatarios de la información. b. Del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que le sean planteadas. c. De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos. d. De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. e. De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante. 4. Cuando los datos de carácter personal no hayan sido recabados del interesado, éste deberá ser informado de forma expresa, precisa e inequívoca, por el responsable del fichero o su representante, dentro de los tres meses siguientes al momento del registro de los datos, salvo que ya hubiera sido informado con anterioridad, del contenido del tratamiento, de la procedencia de los datos, así como de lo previsto en las letras a),
- d)y
- e)del apartado 1 del presente artículo. 5. No será de aplicación lo dispuesto en el apartado anterior, cuando expresamente una ley lo prevea, o cuando la información al interesado resulte imposible o exija esfuerzos desproporcionados, a criterio de la Agencia de Protección de Datos o de organismo autonómico equivalente, en consideración al número de interesados, a la antigüedad de los datos y a las posibles medidas compensatorias. Asimismo, tampoco regirá lo dispuesto en el apartado anterior cuando los datos procedan de fuentes accesibles al público y se destinen a la actividad de publicidad o prospección comercial, en cuyo caso, en cada comunicación que se dirija al interesado se le informará del origen de los datos y de la identidad del responsable del tratamiento así como de los derechos que le asisten.” La solicitante en un primer momento en su solicitud explica de forma general la creación de su fichero y solicita “nos sea permitido llevar a cabo las comunicaciones informativas de actividades y servicios afines de la AMGITT a los integrantes del mencionado fichero por medio del envío de cartas personalizadas, por correo ordinario, con número de registro y fecha de salida como manera de cumplir con lo mismo”. Posteriormente, al solicitar aclaración a su petición, la solicitante informa el 23/10/2014 que “Dichos afectados han sido informados por carta postal, según se indicaba en nuestro escrito…” cuando lo cierto es que de su solicitud inicial nada precisaba sino que se desprendía que todavía no había efectuado la información y de ahí su solicitud. En el supuesto del artículo 5.5 de la LOPD se precisa autorización por la Agencia únicamente cuando ”la información al interesado resulte imposible o exija esfuerzos desproporcionados, a criterio de la Agencia de Protección de Datos o de organismo autonómico equivalente, en consideración al número de interesados, a la antigüedad de los datos y a las posibles medidas compensatorias. Así, no procede en este caso acordar la exención del deber de informar al interesado al haber sido este ya informado según manifiesta la solicitante. Por tanto, la petición de autorización instada no se adecúa a la exención que esta Agencia otorgaría en caso de darse los presupuestos del artículo 5.5 que no resulta aplicable. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 14/16 IV Ahora bien, procede analizar si la información facilitada por la Asociación cumple las exigencias del artículo 5 de la LOPD. En este sentido, señalar que los datos obrantes en los ficheros de la Asociación proceden de dos fuentes diferentes por lo que el régimen jurídico aplicable es diferente para cada uno de los casos. Respecto de los datos procedentes de la ventanilla única, reiterar que los mismos no proceden de fuentes de acceso público por lo que será necesario el consentimiento de los afectados para el tratamiento de datos sin que la información ofrecida supla el requisito del consentimiento de los afectados. En el presente caso, el uso de información no incluida en fuentes de acceso público para el envío de información comercial como es el caso se condiciona al consentimiento del afectado en los términos del artículo 6 de la LOPD. No obstante, debe subrayarse lo previsto en el artículo 14 del ROPD que dispone lo siguiente: Art. 14. Forma de recabar el consentimiento.-1. El responsable del tratamiento podrá solicitar el consentimiento del interesado a través del procedimiento establecido en este artículo, salvo cuando la Ley exija al mismo la obtención del consentimiento expreso para el tratamiento de los datos. 2. El responsable podrá dirigirse al afectado, informándole en los términos previstos en los artículos 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre y 12.2 de este reglamento y deberá concederle un plazo de treinta días para manifestar su negativa al tratamiento, advirtiéndole de que en caso de no pronunciarse a tal efecto se entenderá que consiente el tratamiento de sus datos de carácter personal. En particular, cuando se trate de responsables que presten al afectado un servicio que genere información periódica o reiterada, o facturación periódica, la comunicación podrá llevarse a cabo de forma conjunta a esta información o a la facturación del servicio prestado, siempre que se realice de forma claramente visible. 3. En todo caso, será necesario que el responsable del tratamiento pueda conocer si la comunicación ha sido objeto de devolución por cualquier causa, en cuyo caso no podrá proceder al tratamiento de los datos referidos a ese interesado. 4. Deberá facilitarse al interesado un medio sencillo y gratuito para manifestar su negativa al tratamiento de los datos. En particular, se considerará ajustado al presente reglamento los procedimientos en el que tal negativa pueda efectuarse, entre otros, mediante un envío prefranqueado al responsable del tratamiento, la llamada a un número telefónico gratuito o a los servicios de atención al público que el mismo hubiera establecido. 5. Cuando se solicite el consentimiento del interesado a través del procedimiento establecido en este artículo, no será posible solicitarlo nuevamente respecto de los mismos tratamientos y para las mismas finalidades en el plazo de un año a contar de la fecha de la anterior solicitud.” C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 15/16 De este modo la habilitación para el tratamiento puede recabarse si el Colegio traslada una comunicación a sus Colegiados afectados por el sistema de ventanilla única, solicitando su consentimiento tácito para el tratamiento de sus datos por parte de AMGITT informándoles de las finalidades a las que se destinaran sus datos personales. Si la finalidad fuera publicitaria, como en el supuesto que plantea la solicitante en el que se remite información sobre MAPFRE, los interesados deberán ser informados del sector de actividad del que recibirán publicidad en cumplimiento de lo previsto en el artículo 45.1.
- b)del RLOPD. El envío y recepción de las cartas solicitando el consentimiento debe estar en condiciones de ser acreditado a los efectos de poder probar la concurrencia de consentimiento. V Dicho lo anterior, resta por decir que el artículo 5.5 segundo párrafo de la LOD dispone: “Asimismo, tampoco regirá lo dispuesto en el apartado anterior cuando los datos procedan de fuentes accesibles al público y se destinen a la actividad de publicidad o prospección comercial, en cuyo caso, en cada comunicación que se dirija al interesado se le informará del origen de los datos y de la identidad del responsable del tratamiento así como de los derechos que le asisten.” Por lo que cuando los datos utilizados par a el envío de la información publicitaria procedan del Libro/Directorio de relación de Colegiados publicado por el Colegio Oficial, los afectados deberán ser informados de tales extremos en cada comunicación que se les dirija. VI Debe concluirse subrayando que: - La VU no es fuente de acceso público. - En lo que no sea fuente de acceso público el envío de información sobre servicios de una empresa de seguros o de otro tipo se condiciona a consentimiento según lo establecido en el artículo 6 de la LOPD o en caso de que la información comercial se remita a través de medios electrónicos según lo dispuesto en el artículo 21 de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico. - La habilitación para el tratamiento puede recabarse si el Colegio traslada una comunicación a los Colegiados afectados por el sistema de ventanilla única, solicitando su consentimiento tácito para el tratamiento de sus datos por parte de AMGITT informándoles de las finalidades a las que se destinaran sus datos personales. - Los interesados deberán ser informados del sector de actividad del que recibirán publicidad en cumplimiento de lo previsto en el artículo 45.1.
- b)del RLOPD. - El envío y recepción de las cartas solicitando el consentimiento debe estar en condiciones de ser acreditado a los efectos de poder probar la concurrencia de C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 16/16 consentimiento - Cuando los datos utilizados para el envío de la información publicitaria procedan del Libro/Directorio de relación de Colegiados o de cualquier otra fuente de acceso público, en cada comunicación que envíe AMGITT, se debe informar del origen de los datos e identidad del responsable (artículo 5.5 LOPD). Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, El Director de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: PRIMERO: DENEGAR a la ASOCIACIÓN MADRILEÑA DE GRADUADOS E INGENIEROS TÉCNICOS DE TELECOMUNICACIÓN la aplicación de lo dispuesto en el artículo 5.5 de la LOPD. SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a la ASOCIACIÓN MADRILEÑA DE GRADUADOS E INGENIEROS TÉCNICOS DE TELECOMUNICACIÓN. De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, y del 116 del RLOPD, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del RLOPD. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 48.2 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 116 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, se podrá interponer potestativamente recurso de reposición ante el Director de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o, directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contenciosoadministrativo de la Audiencia Nacional con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa (en lo sucesivo LJCA), en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. José Luis Rodríguez Álvarez Director de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es