AAPP-00017-2014

1/8 Procedimiento Nº AP/00017/2014 RESOLUCIÓN: R/01929/2014 En el procedimiento de Declaración de Infracción de Administraciones Públicas AP/00017/2014, instruido por la Agencia Española de Protección de Datos a la entidad DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA, vista la denuncia presentada y en virtud de los siguientes:, ANTECEDENTES PRIMERO: Con fecha 5/10/12 tiene entrada en esta Agencia un escrito de D. A.A.A., (en lo sucesivo el denunciante) en el que manifiesta que en un almacén municipal de acceso libre, propiedad del Ayuntamiento de Real de Gandía en Valencia, existe una caja llena de DNI’S antiguos de vecinos de la localidad, así como documentación privada de centenares de vecinos que viven o han vivido en la localidad. Se adjunta una fotografía, que según manifiesta el denunciante se realizó a principio de septiembre de

1. SEGUNDO Por parte del Subdirector General de Inspección de Datos, en base al contenido de la denuncia, se procedió a la apertura de actuaciones previas con referencia E/7463/2012 y concluyó la investigación con informe de la Inspección de Datos de fecha 11/06/13 TERCERO: Por Resolución del Director de la Agencia de Protección de Datos, de fecha 10/02/14, se procedió a declarar el Archivo del procedimiento de declaración de infracción de las Administraciones Públicas abierto al Ayuntamiento del Real de Gandía, disponiéndose en el mismo Acuerdo que “como de los hechos relatados pidiera derivarse alguna responsabilidad de la Policía Nacional en la custodia de la documentación de la que era responsable, por parte de la Agencia, en virtud de la competencia establecida en el art. 122 del RLOPD, se van a iniciar actuaciones previas de investigación E/00574/2014) frente a dicho organismo, con objeto de analizar dichas circunstancias” CUARTO: Aperturadas nuevas actuaciones previas de investigación E/00574/2014, han concluido las mismas incorporando lo actuado en el expediente E/7463/2012 <<< Con fecha 12 de abril de 2013, se realiza inspección en los locales del Ayuntamiento de Real de Gandía, poniéndose de manifiesto los siguientes hechos durante la inspección: * El Real de Gandía cuenta con una población de aproximadamente 2300 habitantes. Hasta hace más o menos quince años, la Policía Nacional de Gandía se desplazaba una vez al año a los locales del Ayuntamiento de El Real de Gandía para realizar las renovaciones y DNI’S nuevos de vecinos del pueblo. * Todos los documentos que eran entregados para su renovación se iban almacenando en una caja, que la Policía Nacional depositaba en los locales del Ayuntamiento para su custodia hasta que pasaran a recogerlos para su destrucción, parte de los documentos contenidos en la caja tienen una antigüedad de 42 años los más antiguos y 24 años los C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/8 más modernos, aproximadamente, no obstante, hasta la fecha no se ha producido la retirada de los mismos. * En el año 2010, con motivo de la realización de obras de reforma en los locales del Ayuntamiento, dicha caja fue trasladada a un almacén propiedad del Consistorio, situado en la calle (C/................1), planta baja, donde se guardan los vehículos municipales y otros enseres de la Policía Local, el cual se encuentra cerrado con llave y las únicas personas que acceden al mismo es la Policía de la localidad. * En el mes de septiembre de 2012, tuvo lugar la concentración anual de motos en esta localidad, denominada “matinal motera”. El Ayuntamiento cede a los participantes mesas y sillas para realizar la celebración de la misma. Todo el material se encuentra guardado en el citado local, el cual fue abierto por un policía local a varios de los participantes para que pudieran coger el material necesario para la celebración, momento en el que alguien visualizó la caja con los carnets allí almacenados y realizó varias fotografías que fueron enviadas a varios medios de comunicación tanto digitales como en formato papel, así como en medios radiofónicos. * Tras la publicación de la noticia, la Policía Nacional de Gandía se puso en contacto con este Ayuntamiento, manifestando que pasarían a recogerlos para su destrucción, no obstante a día de hoy todavía no han sido retirados, encontrándose custodiados en el archivo general del Ayuntamiento, situado en la tercera planta del edificio del Consistorio, el cual se encuentra cerrado llave. Se comprobó por las inspectoras que en la tercera planta se encuentra una puerta cerrada con llave y en su interior se encuentran varias estanterías, en una de ellas se encuentra una caja de madera con los DNI’S. Se comprueba que los DNI’S más antiguos tiene fecha de emisión 1965 y los más modernos de fecha
2. * Con motivo de dicho incidente, la Policía local reflejó la incidencia de lo ocurrido en el documento denominado “INFORME DIARIO DEL RELEVO I NOVEDADES”, de fecha 13 de septiembre de 2012, fecha en la que se conoció la noticia, donde consta que: El Domingo anterior con motivo de la “Matinal Motera”, el Policía local de servicio de ese día, abrió el almacén sito en la calle (C/................1), y alguno hizo fotos a una caja que allí había con DNI’S antiguos y caducados. * Mediante traslado al almacén donde se encontró la caja con los documentos, se verificó que, la apertura de la puerta, la cual se encontraba cerrada con llave, es realizada por un Policía Local, comprobándose que es un local que cuenta con licencia de apertura a nombre del Ayuntamiento del Real de Gandía, la cual se encuentra colgada en una pared del local, donde consta como actividad: Estancia de vehículos de la Policía municipal y depósito de vehículos retenidos. Se comprueba la existencia de diferente material correspondiente a la Policía local, no encontrándose ningún tipo de documento almacenado en el mismo. >>>>> QUINTO: A la vista del resultado de las actuaciones previas de investigación, el Director de la Agencia Española de Protección de Datos acordó, por resolución de 17/03/174, iniciar procedimiento de declaración de infracción de Administraciones Públicas a DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA con arreglo a lo dispuesto en el artículo 46 de LOPD, por la presunta infracción de los artículos 9 y 10 de la LOPD, tipificadas como grave en los artículos 44.3.h y 44.3.d de la citada Ley Orgánica C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/8 SEXTO: Con fecha 16/04/14 se ha presentado escrito de alegaciones por la entidad denunciada manifestando que a raíz de la publicación en un medio de comunicación local de que en un local del Ayuntamiento habían aparecido DNI caducados, el jefe de la dependencia se puso en contacto con las autoridades municipales, quienes confirmaron su existencia. Que se desplazó un vehículo oficial al lugar, no pudiendo hacerse cargo de los mismos por encontrarse en un almacén cerrado, circunstancias que se repitieron en otras ocasiones. Finalmente el pasado día 9 pudieron ser retirados procediendo a la destrucción de un total de 1227 DNI caducados entre los años 1955-
3. De su destrucción se levantó acta que se acompaña al escrito de alegaciones. SEPTIMO: Por el instructor del expediente se apertura periodo de pruebas, practicándose las siguientes:
4. Se dan por reproducidos a efectos probatorios la denuncia interpuesta por D. A.A.A. y su documentación, los documentos obtenidos y generados por los Servicios de Inspección ante DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA, y el Informe de actuaciones previas de Inspección que forman parte del expediente E/00574/
6. Asimismo, se da por reproducido a efectos probatorios, las alegaciones al acuerdo de inicio AP/00017/2014 presentadas por DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA, y la documentación que a ellas acompaña. OCTAVO: Se dictó propuesta de resolución, con fecha 9/7/14, en el sentido que por parte del Director de la Agencia de Protección de Datos se declare que la DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA ha infringido lo dispuesto en los artículo 9 de la LOPD, tipificada como grave en el artículo 44.3.h de dicha norma. NOVENO: Han tenido entrada, con fecha 4/8/14 escrito con las alegaciones formuladas por la División de Documentación de la Dirección General de la Policía, en el que se manifiesta, en síntesis lo siguiente: * Los DNI localizados son muy antiguos, entre los años 1955 y 1981, ya caducados hace décadas. * Que lo ocurrido tuvo lugar en marco del auxilio y colaboración que primero fue práctica administrativa y luego norma (RD 196/76) que estuvo vigente hasta su derogación en
7. Dicho RD fijaba como responsable del archivo de los DNI a la actual Dirección General de la Policía. Manifestando que para dicha función se podría solicitar el auxilio y colaboración de cualquier órgano de la Administración Pública. * En virtud de dichos acuerdos los agentes de policía municipal (alguaciles) recogían de los equipos móviles del DNI los nuevos y los repartían a los vecinos, recogiendo los documentos caducados. * Que dicha colaboración y auxilio incluía el compromiso de destrucción, por parte de los agentes municipales de los documentos caducados, situación que era la práctica habitual en la provincia de Valencia, como lo ha acreditado una reciente inspección de la Jefatura Superior de Policía de la Comunidad Valenciana a 19 municipios comprobándose que en todos ellos la documentación fue destruida. * Que el equipo móvil que se desplazaba a Gandía hasta 1981 actuó en la convicción de C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/8 que los documentos caducados habían sido destruidos, desconociéndose por completo de que éstos estaban siendo almacenados en cajas y guardados en un departamento del mismo. Teniendo en cuenta de su existencia a consecuencia de las publicaciones de la prensa escrita y digital. * Que hasta septiembre de 2012 el único conocedor de la presencia de una caja conteniendo DNI caducados era el Ayuntamiento, resultando probado que su depósito tuvo su origen en un deber de colaboración y auxilio entre administraciones públicas. HECHOS PROBADOS 1º Consta denuncia presentada por D. A.A.A., manifestando que en un almacén municipal de acceso libre, propiedad del Ayuntamiento de Real de Gandía en Valencia, existe una caja llena de DNI’S antiguos de vecinos de la localidad, así como documentación privada de centenares de vecinos que viven o han vivido en la localidad. Se adjunta una fotografía, que según manifiesta el denunciante se realizó a principio de septiembre de
8. 2º Consta Acta de Inspección levantada por los inspectores de esta Agencia, en la sede del Ayuntamiento de Real de Gandía, con fecha 12/4/13 en el transcurso de la misma se acreditó lo siguiente: * El Real de Gandía cuenta con una población de aproximadamente 2300 habitantes. Hasta hace más o menos quince años, la Policía Nacional de Gandía se desplazaba una vez al año a los locales del Ayuntamiento de El Real de Gandía para realizar las renovaciones y DNI’S nuevos de vecinos del pueblo. * Todos los documentos que eran entregados para su renovación se iban almacenando en una caja, que la Policía Nacional depositaba en los locales del Ayuntamiento para su custodia hasta que pasaran a recogerlos para su destrucción, parte de los documentos contenidos en la caja tienen una antigüedad de 42 años los más antiguos y 24 años los más modernos, aproximadamente, no obstante, hasta la fecha no se ha producido la retirada de los mismos. * En el año 2010, con motivo de la realización de obras de reforma en los locales del Ayuntamiento, dicha caja fue trasladada a un almacén propiedad del Consistorio, situado en la calle (C/................1), planta baja, donde se guardan los vehículos municipales y otros enseres de la Policía Local, el cual se encuentra cerrado con llave y las únicas personas que acceden al mismo es la Policía de la localidad. * En el mes de septiembre de 2012, tuvo lugar la concentración anual de motos en esta localidad, denominada “matinal motera”. El Ayuntamiento cede a los participantes mesas y sillas para realizar la celebración de la misma. Todo el material se encuentra guardado en el citado local, el cual fue abierto por un policía local a varios de los participantes para que pudieran coger el material necesario para la celebración, momento en el que alguien visualizó la caja con los carnets allí almacenados y realizó varias fotografías que fueron enviadas a varios medios de comunicación tanto digitales como en formato papel, así como en medios radiofónicos. * Tras la publicación de la noticia, la Policía Nacional de Gandía se puso en contacto con este Ayuntamiento, manifestando que pasarían a recogerlos para su destrucción, no C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/8 obstante a día de hoy todavía no han sido retirados, encontrándose custodiados en el archivo general del Ayuntamiento, situado en la tercera planta del edificio del Consistorio, el cual se encuentra cerrado llave. Se comprobó por las inspectoras que en la tercera planta se encuentra una puerta cerrada con llave y en su interior se encuentran varias estanterías, en una de ellas se encuentra una caja de madera con los DNI’S. Se comprueba que los DNI’S más antiguos tiene fecha de emisión 1965 y los más modernos de fecha
9. * Con motivo de dicho incidente, la Policía local reflejó la incidencia de lo ocurrido en el documento denominado “INFORME DIARIO DEL RELEVO I NOVEDADES”, de fecha 13 de septiembre de 2012, fecha en la que se conoció la noticia, donde consta que: El Domingo anterior con motivo de la “Matinal Motera”, el Policía local de servicio de ese día, abrió el almacén sito en la calle (C/................1), y alguno hizo fotos a una caja que allí había con DNI’S antiguos y caducados. * Mediante traslado al almacén donde se encontró la caja con los documentos, se verificó que, la apertura de la puerta, la cual se encontraba cerrada con llave, es realizada por un Policía Local, comprobándose que es un local que cuenta con licencia de apertura a nombre del Ayuntamiento del Real de Gandía, la cual se encuentra colgada en una pared del local, donde consta como actividad: Estancia de vehículos de la Policía municipal y depósito de vehículos retenidos. Se comprueba la existencia de diferente material correspondiente a la Policía local, no encontrándose ningún tipo de documento almacenado en el mismo. 3ª Consta Acta de Destrucción de 1127 DNI, el día 9/4/14, correspondientes a los años 1955 a
10. FUNDAMENTOS DE DERECHO I Es competente para resolver este procedimiento el Director de la Agencia Española de Protección de Datos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo
11. g) en relación con el artículo 36 de la LOPD. II Finalizado el periodo de actuaciones previas de inspección con la elaboración del informe E/07463/2012, se determinó que, salvo prueba en contrario, la DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA podía haber incurrido en la infracción de los artículos 9 y 10 de la LOPD, al haber existido un acceso por un tercero a documentación con datos de carácter personal custodiada en un local del Ayuntamiento del Real de Gandía. III El artículo 3 d) de la Ley Orgánica 15/1999, define al responsable del fichero como la “persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento”. Por su parte, el artículo 3.g) de la misma Ley define al encargado del tratamiento como “la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/8 sólo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.” Se deduce de lo anterior que la condición de responsable o encargado del tratamiento se delimita en virtud de la capacidad de decisión sobre la finalidad, contenido o uso del tratamiento que ostentará el responsable, no correspondiendo dicha potestad al encargado, habida cuenta del hecho de que el mismo se limitará a actuar en virtud de las instrucciones conferidas por el responsable del tratamiento. El artículo 5.1.i) del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, precisa que es encargado de tratamiento “La persona física o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento o del responsable del fichero, como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que le vincula con el mismo y delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.” Dentro del anterior marco que delimita las funciones y responsabilidades tanto del responsable como del encargado del tratamiento deben valorarse las circunstancias que operan en este caso. En el transcurso del acta de inspección levantada en la entidad denunciada se puso de manifiesto que la Policía Nacional, desde su sede de Gandía, se trasladaba una vez al año al Ayuntamiento del Real de Gandía para realizar las renovaciones y DNI nuevos de los vecinos del pueblo. Los documentos entregados para su renovación se iban almacenando en una caja que la Policía Nacional depositaba en los locales del Ayuntamiento para su custodia hasta que pasaran a recogerlos para su destrucción. Manifiesta la Dirección General de la Policía que para analizar los hechos hay que tener en cuenta cual era la práctica común hasta el año 1981, práctica que estuvo contemplada en el RD 196/76 vigente hasta el año
12. Dicha norma establecía como responsable del control y archivo de los DNI a la actual Dirección General de la Policía, si bien hasta el año 1981, en que se suprimieron los equipos móviles de DNI, existía un deber de colaboración – fijado en dicha norma – en virtud del mismo eran los agentes de policía municipal (alguaciles) quienes recogían de los equipos móviles del DNI los nuevos y los repartían a los vecinos, recogiendo los documentos caducados. Dicha colaboración y auxilio incluía además el compromiso de destrucción, por parte de los agentes municipales de los documentos caducados. Siendo esa situación la práctica habitual en la provincia de Valencia como así lo ha acreditado una inspección a 19 municipios en el que la Policía ha comprobado que en todos ellos la documentación ha sido destruida. En el presente caso la documentación, cuyo acceso por terceros no autorizados fue denunciada, y que se encontraba en una caja en el interior de un local del Ayuntamiento, consistía en DNI caducados correspondientes a los años 1955 y 1981, en las fechas en las que en virtud de la norma señalada más arriba era la autoridad local que recogía los DNI caducados la que era responsable de su destrucción Así los hechos, si bien la Ley Orgánica 15/99 establece que el responsable del fichero y, en su caso, el encargado de tratamiento, deberán adoptar las medidas de índole técnica C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/8 y organizativa necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, perdida o tratamiento no autorizado. En este supuesto la Dirección General de la Policía, siendo responsable del fichero no ha quedado acreditado que lo fuera de su tratamiento con la certeza que requiere un procedimiento sancionador, en relación con la destrucción de los DNI caducados, IV La Constitución Española, considera, en su artículo 24.2, el derecho a la presunción de inocencia como un derecho fundamental: “
13. Asimismo, todos tienen derecho al Juez ordinario predeterminado por la ley, a la defensa y a la asistencia de letrado, a ser informados de la acusación formulada contra ellos, a un proceso público sin dilaciones indebidas y con todas las garantías, a utilizar los medios de prueba pertinentes para su defensa, a no declarar contra sí mismos, a no confesarse culpables y a la presunción de inocencia” . Conforme a lo anterior, el Tribunal Supremo señala, en su Sentencia de fecha 26/10/98, el derecho a la presunción de inocencia “no se opone a que la convicción judicial en un proceso pueda formarse sobre la base de una prueba indiciaria, pero para que esta prueba pueda desvirtuar dicha presunción debe satisfacer las siguientes exigencias constitucionales: los indicios han de estar plenamente probados – no puede tratarse de meras sospechas – y tiene que explicitar el razonamiento en virtud del cual, partiendo de los indicios probados, ha llegado a la conclusión de que el imputado realizó la conducta infractora, pues, de otro modo, ni la subsunción estaría fundada en Derecho ni habría manera de determinar si el proceso deductivo es arbitrario, irracional o absurdo, es decir, si se ha vulnerado el derecho a la presunción de inocencia al estimar que la actividad probatoria pueda entenderse de cargo.” En tal sentido, el Tribunal Constitucional, en su Sentencia 24/1997, establece que “los criterios para distinguir entre pruebas indiciarias capaces de desvirtuar la presunción de inocencia y las simples sospechas se apoyan en que: a) La prueba indiciaria ha de partir de hechos plenamente probados. b) Los hechos constitutivos de delito deben deducirse de esos indicios (hechos completamente probados) a través de un proceso mental razonado y acorde con las reglas del criterio humano, explicitado en la sentencia condenatoria (SSTC 174/1985, 175/1985, 229/1988, 107/1989, 384/1993 y 206/1994, entre otras)” Pues bien, en atención a las circunstancias aplicables a este caso, la existencia de una norma jurídica que imponía una obligación de colaboración al Ayuntamiento en la destrucción de la referida documentación, recabada durante este procedimiento, exonera de responsabilidad a la Dirección General de la Policía en relación a la recuperación de dicha documentación al haber actuado en el convencimiento que dicha documentación fue, en su debido momento, ya destruida, y en consecuencia al no acreditarse su responsabilidad en los hechos denunciados, y conforme al principio de presunción de inocencia, procede acordar el archivo del presente procedimiento en relación a las presuntas infracciones de los artículos 9 y 10 Por lo tanto, de acuerdo con lo señalado, C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 8/8 Por el Director de la Agencia Española de Protección de Datos, SE ACUERDA:
14. PROCEDER AL ARCHIVO del procedimiento de declaración de infracción de Administraciones Públicas AP/17/14
15. NOTIFICAR la presente Resolución a DIRECCION GENERAL DE LA POLICIA y a D. A.A.A. De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del Real Decreto 1720/2007, de 21 diciembre, por el que se aprueba el reglamento de desarrollo de la LOPD. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 48.2 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 116 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante el Director de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o, directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contenciosoadministrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. José Luis Rodríguez Álvarez Director de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es