AAPP-00030-2014

1/17 Procedimiento Nº AP/00030/2014 RESOLUCIÓN: R/00851/2015 En el procedimiento de Declaración de Infracción de Administraciones Públicas AP/00030/2014, instruido por la Agencia Española de Protección de Datos a la entidad INSTITUTO DE LA VIVIENDA DE MADRID. CONSEJERIA DE TRANSPORTES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA. COMUNIDAD DE MADRID, vista la denuncia presentada por 91 DENUNCIANTES, y en virtud de los siguientes, ANTECEDENTES PRIMERO: Entre los meses de enero, febrero y mayo de 2014, tuvieron entrada en esta Agencia 91 DENUNCIAS que se relacionan en ANEXO GENERAL que se enviará a la denunciada. El denominador común de todas ellas es: 1) Los denunciantes tienen contrato de arrendamiento con el IVIMA en diversas zonas de Madrid (Ensanche de Vallecas, Majadahonda, La Ventilla). 2) Los denunciantes exponen que siendo titulares de contratos de arrendamiento de vivienda/opción a compra, el IVIMA enajenó 32 promociones de viviendas que albergan cerca de 3.000 viviendas protegidas, concretando su denuncia en que: a. En el proceso de enajenación en el Pliego de Condiciones del contrato se ofreció a todos los licitadores que optaron a dicho proceso información sobre los contratos, según se desprende de la condición 13 del Pliego y su ANEXO IX que prevé el acceso telemático al denominado “DATA ROOM”, incluyendo información sobre los litigios pendientes y personas implicadas relacionados con las viviendas sin contar con su consentimiento. b. Una vez producida la adjudicación, el IVIMA entregó al adjudicatario información de los arrendatarios como números de teléfonos, números o de cuenta, sin su consentimiento recibiendo en sus cuentas un primer cargo de la empresa adjudicataria: “ENCASA CIBELES SL”. 3) Entre la documentación aportada en las denuncias destaca:

1. a)Copia de ANEXO VIII “Relación de procedimientos litigiosos” con una hoja Excel que identifica la situación de la vivienda, su titularidad y dirección, si es plan Joven u opción compra. En el mismo, se refieren datos de 35 arrendatarios identificados.
2. b)Copia del ANEXO IX “Compromiso de confidencialidad” para el acceso a C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/17 DATA ROOM.
3. c)Algunos denunciantes presentan copia de notificación de IVIMA (fecha 25/10/2013) a los arrendatarios por las que se pone en su conocimiento la transmisión y subrogación de la vivienda a ENCASA CIBELES SL, así como que sus datos han pasado a la citada entidad informándoles que puede ejercitar sus derechos en la dirección proporcionada.
4. d)Copias de los contratos de arrendamiento de los comprendidos entre 2002 a 2013. denunciantes SEGUNDO: A la vista de los hechos denunciados, en fase de actuaciones previas, por los Servicios de Inspección de esta Agencia se efectúan las siguientes actuaciones de investigación: A) Con fecha 20/02/2014 el Servicio de Inspección accede a la página web “madrid.org”, portal de contratación y obtiene la impresión de la convocatoria publicada el 7/06/2013 con el siguiente detalle: Tipo publicación: Convocatoria anunciada a licitación. Denominación del contrato: Enajenación de 32 promociones-viviendas en arrendamiento o en arrendamiento con opción a compra, garajes, trasteros y locales) pertenecientes al IVIMA. Tipo de contrato: patrimoniales y otros. Procedimiento de adjudicación: Restringido. B) Con fechas 6/03 y 10/04/2014 se efectúa visita de inspección realizada en los locales del IVIMA: 1. Se manifiesta por su representante que en el Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid (BOCAM) de fecha 7/06/2013, se publicó la Resolución del 6/06 por la que se dispone la publicación en los boletines oficiales y en el “perfil del contratante” en Internet de la convocatoria para el contrato denominado “Enajenación de 32 promociones (viviendas en arrendamiento y en arrendamiento con opción de compra, garajes, trasteros y locales) pertenecientes al Instituto de la Vivienda de Madrid (Comunidad de Madrid)”. En el apartado de obtención de información y documentación consta ”Dirección de Internet del perfil del contratante: Portal de contratación Pública de la comunidad de Madrid” 2. Esta convocatoria se adjudicaría por el sistema de concurso restringido conforme a lo establecido en el artículo 116 del Reglamento General de la Ley 33/2003, de 3/11, de Patrimonio de las Administraciones Públicas, aprobado por el Real Decreto 1373/2009, de 28/08I. Para la obtención de documentación se remite a la dirección de Internet correspondiente al perfil del contratante de la Comunidad de Madrid. 3. El pliego de condiciones tenía por objeto regular el procedimiento de concurso para la enajenación de las viviendas. El Pliego, junto con todos los Anexos, fue publicado en el Perfil del Contratante en la página web de la Comunidad de Madrid en la dirección http://www.madrid.org/contratospublicos en fecha 07/06/2013, durante 19 días. El acceso al Perfil del Contratante es libre y C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/17 permite la descarga de la documentación publicada. Las viviendas, garajes, trasteros y locales se relacionaban en el ANEXO I del Pliego y en el ANEXO VIII se publicaba una relación de procedimientos litigiosos, en el que figuran cuarenta y una viviendas que se encontraban en dicha situación. En este ANEXO VIII consta la siguientes información respecto de cada uno de los procedimientos litigiosos: Código de Promoción, Referencia GPI, Referencia Catastral, Dirección Vivienda, Municipio, Plan Joven, Opción compra, Letrados, Fecha de inicio, Juzgado, Auto, Hito. En la información relativa a la dirección de la vivienda consta, además, el nombre y apellidos de los inquilinos (no figura el DNI). 4. Se adjunta copia de PLIEGO DE CONDICIONES en doc. 2. En la cláusula 6 del mismo en relación con el “Procedimiento de Adjudicación” consta que: “Con el fin de facilitar la información a los potenciales licitadores y a quienes finalmente participen de la licitación, y con independencia de la publicación que corresponda en el B.O.C.M. se procederá a realizar las oportunas publicaciones en el Perfil de Contratante del IVIMA a través del Portal de la Contratación Pública de la Comunidad de Madrid, al que se podrá acceder mediante la utilización del siguiente enlace http://www.madrid.org/contratospublicos. En el referido Perfil se publicará la adjudicación del Contrato, así como cualquier otro dato o información relevante en relación con la licitación, sin perjuicio de las notificaciones personales que haya que realizar de acuerdo con la legislación aplicable. Asimismo, en dicha página web se ofrecerá la información relativa a la convocatoria de licitación de este Contrato. Por otro lado, durante la fase de acceso virtual a la información (Data Room) se habilitará un buzón para que los licitadores puedan formular las consultas que consideren oportunas conforme a lo previsto en el presente Pliego”. 5. El procedimiento, tal y como consta en el Pliego, se estructura en dos fases:  FASE I, en la que se seleccionó a los candidatos a participar en el concurso atendiendo a los requisitos establecidos en el Pliego.  A los licitadores que habían superado la Fase I del concurso y por tanto eran invitados a participar en el concurso, donde se inicia la FASE II se les remitía un escrito de invitación a la participación donde se informaba de que el acceso virtual a la documentación (DATA ROOM) estaría abierto hasta el día 25/07/2013 y de la obligatoriedad de suscribir con anterioridad el “Compromiso de Confidencialidad” (modelo en ANEXO IX). El número de licitadores que firmaron el compromiso de confidencialidad y por tanto se les dio acceso al DATA ROOM fueron diez. En esta Fase, y una vez firmado el mencionado compromiso de confidencialidad, cuyo modelo se publica en el ANEXO IX, se pondrá a disposición de los licitadores el acceso virtual a la información (DATA ROOM) durante el plazo de veinte días. 6. Respecto del acceso a la documentación que el IVIMA pone a disposición de los licitadores, en el propio Pliego se especifica que se trata de un período de acceso virtual a la información durante 20 días, y el compromiso de mantener la información facilitada y recabada de manera confidencial, durante cinco años, tanto en el procedimiento de venta como durante la ejecución del Contrato y después de C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/17 la extinción del Contrato... En el período de acceso virtual a la información (DATA ROOM) se incluirá información sobre los procedimientos litigiosos relacionados con las Viviendas, además de la información proporcionada en el ANEXO VIII al presente Pliego sobre los citados procedimientos en la que se establecen los datos relativos al objeto, las partes y la referencia del litigio concreto que afecta al bien en cuestión. A los efectos de lo previsto en la Ley 15/1999 de 13/12 de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD), y por lo que se refiere al tratamiento de datos de carácter personal, el firmante se compromete a guardar la máxima reserva y secreto sobre los datos personales a los que tenga acceso en virtud del desarrollo del procedimiento de enajenación en especial la información y datos propios del IVIMA o de terceros a los que haya accedido durante el mismo. El firmante se compromete a no divulgar dicha información, así como a no publicarla ni de cualquier otro modo, bien directamente, bien a través de terceras personas o empresas, ponerla a disposición de terceros sin el previo consentimiento por escrito del IVIMA. De igual modo, el firmante se compromete, tras la finalización del procedimiento, a no conservar copia alguna de la información y datos a los que tenga acceso. El firmante informará a su personal y colaboradores de las obligaciones establecidas en el presente Compromiso de Confidencialidad, así como de las obligaciones relativas al tratamiento de datos de carácter personal. El firmante reconoce que la legislación sobre protección de datos personales establece una serie de obligaciones en el tratamiento de datos de carácter personal, entre las que destaca la prohibición de realizar cesiones de datos de carácter personal sin la correspondiente autorización del titular de los datos personales. El IVIMA ha solicitado a los licitadores, por escrito, un certificado de destrucción de la documentación una vez finalizado completamente el concurso y la adjudicación. La operativa de funcionamiento consistía en que se remitía al licitador un correo electrónico con una clave de usuario y una contraseña genérica que permitía el acceso hasta diez usuarios por cada licitador. En este correo se informa que el 6 de julio a las 00:00 h se abrirá el acceso al DATA ROOM. Una vez finalizado el plazo de 20 días se desactivaron las claves de usuario y contraseñas y se desinstaló el Data Room DATA ROOM completo Durante este tiempo, se ha mantenido un registro de los accesos realizados por los licitadores autorizados al DATA ROOM, almacenándose información sobre el licitador así como la fecha y hora de cada acceso, C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/17 Asimismo, se habilitó un buzón para que los licitadores pudieran solicitar por escrito aclaraciones de la documentación contenida en el Data Room que era contestada públicamente en la propia plataforma de Data Room. Este buzón dejó de responder aclaraciones al Data Room a la fecha de vencimiento del acceso a la documentación. Toda la documentación que estuvo disponible en el Data Room y en el buzón habilitado para las consultas se encuentra en un CD-ROM custodiado por el Notario que realizó la Escritura de compraventa y subrogación hipotecaria, manteniéndose en el IVIMA una copia de seguridad también en CD-ROM. Cabe destacar de su verificación:
5. a)En la copia del CD-ROM custodiada en el IVIMA consta un listado de registro de accesos con la entidad que accede, identificador y fecha que se incorpora como documento VIII (no consta a que documentos accede).
6. b)También figuraba documento donde se relacionan los procedimientos litigiosos, titulado “Actualización de los procesos judiciales” con la situación en la que se hallan, dirección de la vivienda, con 37 viviendas en dicha situación. En seis de ellas no constan datos personales y en el resto constan los datos de nombre y apellidos del arrendatario (no DNI). Este documento corresponde al ANEXO VIII del Pliego actualizado a la fecha en que se deshabilita el acceso al Data-Room a los licitadores. documento 14 de la Inspección.
7. c)Documento con listado conteniendo información sobre viviendas ocupadas por terceros con los que no se mantiene contrato de arrendamiento. En dicha relación no figuran datos personales (documento 15).
8. d)Documento con la información sobre las viviendas objeto de concurso. No constan datos personales asociados. Se imprime como documento 16 las cabeceras del documento donde constan los tipos de datos que figuran en dicho listado.
9. e)Documento con las contestaciones realizadas por el IVIMA sobre las preguntas depositadas por los licitadores. No constan datos personales. Documento 17. 7. Respecto del motivo por el cual se han incluido datos de carácter personal (nombre y apellidos) de los arrendatarios inmersos en procedimientos litigiosos, el IVIMA manifiesta que tal y como se especificaba en el Pliego, el adjudicatario se subrogará en los derechos y obligaciones del arrendador en los contratos de arrendamiento con opción a compra y resto de contratos. El artículo 49.3 de la Ley 3/2001, de 21/06, de Patrimonio de la Comunidad de Madrid, en su redacción dada por la Ley 4/2006, viene a reproducir de forma casi literal el artículo 140 de la Ley 33/2003 de 3/11, del Patrimonio de las Administraciones Públicas. En dicha norma se indica “Podrán enajenarse bienes litigiosos del Patrimonio de la Comunidad de Madrid siempre que en la venta se observen las siguientes condiciones:
10. a)En el caso de venta por concurso o por subasta, en el pliego de bases se hará mención expresa y detallada del objeto, partes y referencia del litigio concreto que afecta al bien y deberá preverse la plena asunción, por quien resulta adjudicatario, C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/17 de los riesgos y consecuencias que se deriven del litigio.” “La inclusión en el Pliego de Condiciones de un Anexo sobre bienes litigiosos se realizó en cumplimiento de una de las consideraciones esenciales formuladas por los Servicios Jurídicos de la Comunidad de Madrid en un informe sobre el Pliego, de fecha 26/04/2013.” 8. Con fecha 23/08/2013, se firma la Resolución de la Adjudicación del concurso a la sociedad AZORA GESTION S.G.I.I.C., SA. que fue publicada en el Perfil del Contratante del IVIMA a través del Portal de la Contratación Pública de la Comunidad de Madrid, accesible a través del enlace: http://www.madrid.org/contratospublicos. Con fecha 25/10/2013 se otorga la “Escritura de compraventa y subrogación hipotecaria”. AZORA GESTION S.G.I.I.C., SA haciendo uso de la facultad prevista en el Pliego de Condiciones, manifestó, en la presentación de la oferta económica, su intención de articular la adquisición de los inmuebles a través de una sociedad de nueva constitución, ENCASA CIBELES SL que es la entidad que comparece en esta escritura en su condición de comprador. Por ello, el IVIMA vende y transmite a ENCASA CIBELES SL que compra y adquiere los inmuebles. La transmisión de la propiedad de los Inmuebles al comprador se produce con el otorgamiento de la escritura. En el apartado 5 de la escritura, respecto de los contratos de arrendamientos, consta que el comprador se subroga en los derechos y obligaciones que correspondan al IVIMA como arrendador en los contratos de arrendamiento. desde la fecha de la firma, el IVIMA pone a disposición del comprador la documentación relativa a los inmuebles, entre ella, los originales de los contratos de arrendamiento. El comprador se compromete a recoger esta documentación. A este respecto, el IVIMA manifiesta que un conductor del Organismo transportó los contratos originales a las dependencias de ENCASA CIBELES SL, quedándose una fotocopia de los mismos en el IVIMA y un apartado en la escritura indicando que se pone a disposición de la compradora. Tal y como constaba en el Pliego de Condiciones se deberá notificar a cada inquilino la subrogación producida, para ello, el IVIMA y ENCASA CIBELES SL solicitaron al Notario la notificación por conducto notarial a los arrendatarios del otorgamiento de la Escritura y la subrogación del Comprador, anexando a la Escritura copia del modelo de carta a dirigir a los arrendatarios por el IVIMA y entregando al Notario los originales de todas las cartas para que efectuara las notificaciones mediante remisión por correo certificado con acuse de recibo. El modelo de carta que consta en la escritura coincide con la carta aportada en diversos de los escritos remitidos a esta Agencia. 9. Respecto de los arrendatarios sujetos a procedimiento judicial, en la escritura consta que el comprador se subroga en la situación procesal del IVIMA respecto de los procedimientos de reclamación y los procedimientos de desahucio en curso. Con el fin de la sucesión procesal, el IVIMA se compromete a facilitar al comprador un informe respecto de cada uno de los arrendatarios sujetos a procedimiento judicial o C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/17 arbitral incluyendo: Identificación del Tribunal o Juzgado, tipo de procedimiento, número de procedimiento, las partes y el objeto del procedimiento. En relación con estas manifestaciones se ha comprobado que la relación de procesos en litigio que figura en la escritura corresponde con treinta y seis viviendas en dicha situación, similar a la relación contenida en el CD-ROM con la documentación accesible a través del DATA ROOM. Figuran los datos personales de nombre y apellidos de los arrendatarios en proceso de litigio. TERCERO: Con fecha 21/10/2014, el Director de la Agencia Española de Protección de Datos acordó iniciar, procedimiento de declaración de infracción de las Administraciones Públicas al INSTITUTO DE LA VIVIENDA DE MADRID (CONSEJERIA DE TRANSPORTES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA. COMUNIDAD DE MADRID), por presunta infracción de los artículos 10 y 6.1 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13/12, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD), tipificadas como graves en los artículos 44.3.
11. d)y 44.3.
12. b)de dicha norma. A los denunciantes se le remitió un escrito indicándoles que se había iniciado procedimiento de declaración de infracción de las Administraciones Públicas, así como que la publicación de la resolución se efectuará en la página web de la Agencia a la que se les remite para su eventual consulta. CUARTO: Notificado el acuerdo de inicio, mediante escrito de fecha 14/11/2014, la denunciada manifiesta: 1) Reitera el motivo por el cual se han incluido datos de particulares inmersos en procedimientos litigiosos. “Si la norma exige una referencia a las partes en litigio, debe incluirse, en el caso de personas jurídicas, su denominación social, y en el caso de personas físicas, su nombre y apellidos, por cuanto que, si bien efectivamente son datos de carácter personal, también es cierto que son los datos identificativos de una persona física si se quiere hacer, tal y como exige la Ley, una referencia “expresa y detallada” de las partes, no siendo necesaria la inclusión del número del DNI.” Si bien el Acuerdo de inicio de la AEPD establece que lo que exige la Ley de Patrimonio es hacer referencia a “las partes de los litigios” y no a “los datos de las personas en litigio”, sin embargo, no explica en qué consiste esa diferencia o matización, cuál sería el modo correcto de actuar; desconociéndose la forma de mencionar en el Pliego a las partes cuando se trata de una persona física, si no es con datos como su nombre y apellidos, siempre teniendo en cuenta, tal y como se ha reiterado, que de acuerdo con la Ley no basta una somera referencia del interesado, sino que ha de identificarse de manera “detallada”. Ese “detalle” en el caso de personas físicas únicamente se consigue aludiendo al nombre y apellidos. QUINTO: Se incorpora la impresión extraída de la web http://www.madrid.org/, Portal de la contratación pública de la Comunidad de Madrid referida a la Instrucción Conjunta de 25/04/2008 de la Dirección General de Calidad de los Servicios y Atención al Ciudadano y de la Dirección General de Patrimonio, sobre la publicación en Internet de los contratos públicos de la Comunidad de Madrid, extraída en internet. En el ámbito de aplicación, se precisa que se publicaran en Internet la información sobre procedimientos de C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 8/17 contratación de la Admón. de la CCAA de Madrid que deban someterse en su actividad contractual a la Ley 30/2007 de 30/10 de Contratos del Sector Publico SEXTO: Con fecha 9/03/2015 se emitió propuesta de resolución del literal: “PRIMERO: Declarar el ARCHIVO de la infracción del artículo 10 de la LOPD imputada al INSTITUTO DE LA VIVIENDA DE MADRID (CONSEJERIA DE TRANSPORTES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA. COMUNIDAD DE MADRID), tipificada como grave en el artículo 44.3.
13. d)de la LOPD. SEGUNDO: Declarar la comisión de la infracción del artículo 6.1 de la LOPD imputada al INSTITUTO DE LA VIVIENDA DE MADRID (CONSEJERIA DE TRANSPORTES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA. COMUNIDAD DE MADRID), tipificada como grave en el artículo 44.3.
14. b)de la LOPD. TERCERO: Notificar la Resolución que se adopte al responsable del fichero, y al órgano del que dependa jerárquicamente. CUARTO: Comunicar la Resolución que se adopte al DEFENSOR DEL PUEBLO de conformidad con lo establecido en el artículo 46.4 de la LOPD.” SÉPTIMO: Con fecha de entrada en la Agencia de 30/03/2015, la denunciada realizó las siguientes alegaciones frente a la citada propuesta de resolución: El reparo que realiza la AEPD a la actuación del IVIMA no se refiere al hecho de que haya incluido datos personales para identificar a las partes en litigio, sino al momento o trámite en que efectuó dicha identificación, por cuanto que al formar parte del Pliego, se divulgó sin restricciones vía internet. Entiende el órgano instructor que la manera de proceder correcta hubiera sido la de incluir tales datos en un momento posterior del proceso, afirmando que “no resultaba necesario que se realizara en el momento de la divulgación del pliego de condiciones en abierto a través de Internet pudiendo hacerse efectivo de forma restringida en el DATA ROOM accesible para los licitadores o en el momento de la adjudicación “. Sin embargo, el momento en que se ofrecen los datos identificativos de las partes en litigio no es una cuestión disponible para el órgano de contratación, en la medida en que no puede decidir en qué trámite o documento alude a los datos personales, pues la Ley de Patrimonio determina de manera imperativa que tal información ha de incluirse en los Pliegos: “En el pliego de bases se hará mención expresa y detallada del objeto, partes y referencia del litigio concreto que afecta al bien”. Los Pliegos son documentos que el Instituto ha de publicar en el portal de contratación de la página web de la Comunidad de Madrid, tal y como exige, en aplicación de la legislación sobre contratación pública, la Instrucción Conjunta, de 28/04/2008, de la Dirección General de Calidad de los Servicios y Atención al Ciudadano y de la Dirección General de Patrimonio, sobre la publicación en Internet de los contratos públicos de la Comunidad de Madrid, cuya copia adjuntan, si bien ya resultó incorporada por el Instructor previamente. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 9/17 HECHOS PROBADOS 1) El Boletín Oficial de la Comunidad de Madrid de 7/06/2013, publicó la Resolución del 6/06 por la que se dispone la publicación en los boletines oficiales y en el “perfil del contratante” en Internet, de la convocatoria para el contrato denominado “Enajenación de 32 promociones (viviendas en arrendamiento y en arrendamiento con opción de compra, garajes, trasteros y locales) pertenecientes al Instituto de la Vivienda de Madrid (Comunidad de Madrid)”. En el apartado de obtención de información y documentación consta: ”Dirección de Internet del perfil del contratante: Portal de contratación Pública de la comunidad de Madrid. Esta convocatoria se adjudicaría por el sistema de concurso restringido previsto en el artículo 116 del Real Decreto 1373/2009, de 28I/08 Reglamento General de la Ley 33/2003, de 3/11, de Patrimonio de las Administraciones Públicas (882, 893-894). 2) El concurso restringido se desglosa en dos fases. La primera, en la que se seleccionará a los candidatos a participar en el concurso, de acuerdo con los requisitos del pliego. La segunda, en las que los licitadores que van a participar en el concurso, firman un compromiso de confidencialidad previamente al acceso a la documentación denominado “DATA ROOM” que les facilita la entidad contratante, durante un plazo establecido de 20 días naturales (883-884, 886, 904, 909, 911, 912). A esta segunda fase lograron acceder 10 licitadores (886 punto 3.1). 3) El pliego de condiciones que regula el procedimiento de concurso para la enajenación de las viviendas, fue publicado en el Perfil del Contratante en la página web de la Comunidad de Madrid en la dirección http://www.madrid.org/contratospublicos en fecha 07/06/2013, durante 19 días. El acceso al Perfil del Contratante era libre y permitía la descarga de la documentación publicada