AI-00239-2024

1/8  Expediente N.º: EXP202402037 RESOLUCIÓN DE ARCHIVO DE ACTUACIONES De las actuaciones practicadas por la Agencia Española de Protección de Datos y teniendo como base los siguientes HECHOS PRIMERO: Con fecha 18 de diciembre de 2023, se presentó reclamación con número de registro de entrada REGAGE23e00085587042 ante la Agencia Española de Protección de Datos contra MEDITERRÁNEO SERVICIOS DE GESTIÓN INTEGRAL, S.A.U. con NIF A03415346 (en adelante, MSGI). Los motivos en que se basa la reclamación son los siguientes: La parte reclamante expone que con fecha 16/02/2023 se votó en Junta de propietarios el cambio de administración de fincas, saliendo elegida la parte reclamada. Que con fecha 31/03/2023, intercambió varios correos electrónicos con la reclamada, solicitando copia del acta de la Junta celebrada el 16/02/2023, copia del contrato de servicio, datos relativos a la cuenta corriente de la Comunidad de Propietarios y el estado de su cuenta en la que debería tener superávit. Que con fecha 06/05/2023 recibe un reenvío de un correo electrónico, relativo a la Comunidad de Propietarios, llevado a cabo por una tercera persona (A.A.A. <***EMAIL.1>). Que con fecha 10/05/2023 contacta con la parte reclamada para informarle de su número de teléfono y correo electrónico con el fin de que se verifiquen sus datos de contacto y se corrijan, si bien no especifica el medio utilizado para este contacto ni lo acredita en forma alguna. Añade que con fechas 19/06/2023 y 04/07/2023, recibe, mediante reenvío, desde la dirección A.A.A. <***EMAIL.1>, otros dos correos electrónicos relacionados con la Comunidad de Propietarios. Que con fecha 05/07/2023 responde a una encuesta de satisfacción del cliente de MSGI en la que pone de manifiesto su malestar, entre otras cosas, por el envío de sus correos electrónico a otra persona. Con fecha 10/07/2023 presentó una hoja de reclamaciones en la Oficina de Consumo de San Juan de Alicante, en la que solicitaba, entre otras cosas, que se corrigieran sus datos para que no se enviaran sus correos a otra persona. El escrito de reclamación se acompaña de: - Hilo de correos electrónicos intercambiados, el 31/03/2023, entre la parte reclamante y la reclamada: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid o Captura de pantalla de un correo electrónico, de fecha 31/03/2023 a las 11.55h, remitido por quien reclama a MSGI. En el cuerpo del mensaje la parte reclamante se presenta como vecino de la Comunidad de Propietarios y solicita que se le envíe el Acta de la reunión de la Junta de vecinos que tuvo lugar el 16/02/2023 y otros documentos. o Captura de pantalla de correo electrónico, de fecha 31/03/2023 a las 12.50h, remitido por MSGI a la parte reclamante. En el cuerpo del correo se indica al destinatario “Recogimos la documentación de la www.aepd.es sedeagpd.gob.es 2/8 comunidad la semana pasada, se ha pasado toda la información al departamento de integración y contable, para que se dé de alta a la comunidad“. Además, se da respuesta a las otras cuestiones planteadas por quien reclama en su correo precedente. o Captura de pantalla de correo electrónico, de fecha 31/03/2023 a las 13.18h, remitido por la parte reclamante a MSGI sobre el cambio de la cuenta bancaria de la Comunidad de propietarios. - Captura de pantalla de correo electrónico, de fecha 06/05/2023, en el que consta como remitente A.A.A. <***EMAIL.1> y el contenido es un reenvío de un correo electrónico remitido desde la cuenta de correo del administrador (***EMAIL.2) a la cuenta A.A.A. <***EMAIL.1> y el contenido informa de que se envía, en documento adjunto, información relativa a la Comunidad de Propietarios. No aportan copia del documento adjunto. - Captura de pantalla de dos correos electrónicos, de fechas 19/6/2023 y 04/07/2023, en los que consta como remitente A.A.A. <***EMAIL.1> y el contenido de ambos es un reenvío de un correo electrónico remitido desde la cuenta de correo del administrador (***EMAIL.3) a la cuenta A.A.A. <***EMAIL.1> y con el asunto: “Estudio de calidad del servicio”, y el contenido que se observa es una portada que no contiene datos personales. - Fotografía de la reclamación presentada por la parte reclamante en la Oficina de Consumo de San Juan Alicante con fecha 10/07/2023. En el apartado 2 “Hechos objeto de reclamación” se recogen los hechos relacionados con un siniestro en la bajante de la Comunidad de Propietarios. En el apartado 3 “Otros hechos objeto de esta reclamación” se relatan otras cuestiones relacionadas con la gestión de MSGI en calidad de Administrador de la finca, entre ellas, la relativa a la actualización de los datos de contacto de quien reclama que reza: “Mis datos, teléfono y correo electrónico los he comunicado en la ficha inicial que me pasaron, los repetí en los correos con B.B.B., y todavía siguen enviando los correos a otra persona”. La reclamación se acompaña de fotografías del indicado siniestro y de capturas de pantalla que recogen las observaciones que la parte reclamante formuló en su respuesta a la encuesta calidad de servicio de MSGI, entre ellas, la relativa a la actualización de sus datos de contacto. SEGUNDO: De conformidad con el artículo 65.4 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante LOPDGDD), se dio traslado de dicha reclamación a MSGI, para que procediese a su análisis e informase a esta Agencia en el plazo de un mes, de las acciones llevadas a cabo para adecuarse a los requisitos previstos en la normativa de protección de datos. El traslado, que se practicó conforme a las normas establecidas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (en adelante, LPACAP) mediante notificación electrónica, no fue recogido por el responsable, dentro del plazo de puesta a disposición; reiterándose por el mismo medio, se notifica el día 01/03/2024. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 3/8 TERCERO: Con fecha 18 de marzo de 2024, de conformidad con el artículo 65 de la LOPDGDD, se admitió a trámite la reclamación presentada. CUARTO: Con fecha 28/3/2024 tuvo entrada en esta Agencia escrito de la parte reclamada indicando que se adjunta contestación a la solicitud de información, si bien este escrito de respuesta no fue remitido. QUINTO: La Subdirección General de Inspección de Datos procedió a la realización de actuaciones previas de investigación para el esclarecimiento de los hechos en cuestión, en virtud de las funciones asignadas a las autoridades de control en el artículo 57.1 y de los poderes otorgados en el artículo 58.1 del Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de Datos, en adelante RGPD), y de conformidad con lo establecido en el Título VII, Capítulo I, Sección segunda, de la LOPDGDD, teniendo conocimiento de los siguientes extremos: ─ En fecha 26/6/2024 se requirió, por la Inspección de Datos, información y documentación al reclamado. En fecha 3/7/2024, tuvo entrada en esta Agencia escrito de respuesta, en el que se pone de manifiesto lo siguiente: o Con respecto al cambio de Administrador de Fincas, el 16/02/2023 MSGI pasa a ser el nuevo Encargado del Tratamiento:  Aportan acta de la Junta de la Comunidad de Propietarios en la que se aprueba el cambio de Administrador.  Aportan copia del contrato de encargado del tratamiento firmado el día 01/05/2023, en el que se recogen cláusulas relativas al objeto, la información afectada, la duración, la devolución de los datos, subcontratación, obligaciones del encargado y del responsable, medidas de seguridad mínimas del encargado y confidencialidad.  A partir de la fecha 16/02/2023 de cambio de Administrador de Fincas se reclama al anterior Administrador de Fincas la documentación para la gestión de la ***DIRECCIÓN.1.  La documentación es facilitada por el anterior Administrador de Fincas a mediados de abril del 2023 y les facilita el listado de propietarios, cuya copia aportan con los datos identificativos ocultos, excepto los datos relativos al reclamante, donde aparece los correos comunicación: ***EMAIL.1 y ***EMAIL.4. o Respecto a las comunicaciones por email a una tercera persona y que ésta ha reenviado a la parte reclamante, indican que la tercera persona es A.A.A. (***EMAIL.1) que figura en la hoja de traspaso de información del anterior Administrador de Fincas a MSGI como correo principal de comunicación. Aporta copia de listado de propietarios de la finca ***DIRECCIÓN.1, en el que constan como titulares del piso ***PISO.1 dos personas físicas “C.C.C.” y “A.A.A.”. Consta en el campo email: “***EMAIL.1/***EMAIL.4”. El representante del reclamado manifiesta que la primera dirección de correo electrónico es el correo principal de comunicación con el propietario y que todas las comunicaciones de entrega de actas se realizan por parte de MSGI por correo postal/buzón del propietario y al email principal de contacto siendo este: ***EMAIL.1. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 4/8 o MSGI en los correos de 31/03/2023 atendió la solicitud de información del reclamante ya que el correo ***EMAIL.4 estaba verificado por la información recibida como uno de los propietarios de la ***DIRECCIÓN.1, y al no solicitar en estos hilos de comunicación la modificación de los datos de correo de recibir comunicaciones, como la cancelación de los datos de contacto del correo ***EMAIL.1, MSGI siguió enviando los emails al correo principal ***EMAIL.1. o Respecto a lo manifestado por el reclamante relativo a que en mayo del 2023 se pone en contacto con la oficina de MSGI y le comunica a D.D.D. que se cambie teléfono y correo manifiestan que se revisó el sistema de gestión para las anotaciones de llamadas de comuneros y no aparece y que D.D.D. después del tiempo pasado no recuerda esta llamada puntual. El reclamante no aporta documentación acreditativa de lo manifestado respecto a que en fecha 10/5/2023 informó a la parte reclamada de su número de teléfono y correo electrónico de contacto o Por parte de MSGI, manifiestan que se envió email el 03/05/2023 con el Acta de la Junta General y presentación de MSGI acompañado de formulario de actualización de datos, que una vez revisado el correo afirman que no lo han recibido, por lo que entienden que siguen los datos que tenía MSGI. o En julio de 2023 el reclamante contesta a una encuesta del departamento de Calidad de MSGI donde indican el malestar por los envíos al correo ***EMAIL.1 y los datos de contacto. A partir de esta fecha se envían las comunicaciones a su email ***EMAIL.4. o Respecto a la decisión adoptada a propósito de la reclamación, manifiestan que por parte de MSGI se va a revisar el procedimiento de actualización de datos de los propietarios en los casos de cambio de administrador de fincas. o Respecto a las medidas adoptadas para evitar que se produzcan incidencias similares, fechas de implantación y controles efectuados para comprobar su eficacia, manifiestan que se va a revisar el procedimiento de actualización de datos de los propietarios en los casos de cambio de administrador de fincas, se pasará comunicado a todos los empleados de MSGI y a los responsables de las oficinas de la importancia de atención a los derechos de protección de datos. Todo ello se desarrollará en los meses de abril, mayo y junio. FUNDAMENTOS DE DERECHO I Competencia De acuerdo con las funciones que el artículo 57.1 a),

1. f)y
2. h)del RGPD confiere a cada autoridad de control y según lo dispuesto en los artículos 47 y 48.1 de la LOPDGDD, es competente para resolver estas actuaciones de investigación la Presidencia de la Agencia Española de Protección de Datos. Asimismo, el artículo 63.2 de la LOPDGDD determina que: "Los procedimientos tramitados por la Agencia Española de Protección de Datos se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, en la presente ley orgánica, por las disposiciones C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 5/8 reglamentarias dictadas en su desarrollo y, en cuanto no las contradigan, con carácter subsidiario, por las normas generales sobre los procedimientos administrativos." II Cuestiones previas En el presente caso, de acuerdo con lo establecido en el artículo 4.1 y 4.2 del RGPD, consta la realización de un tratamiento de datos personales, toda vez que MSGI realiza, entre otros tratamientos, la recogida, registro, organización, conservación, modificación, consulta y utilización de datos personales de personas físicas, tales como nombre y apellidos, dirección postal, teléfono, dirección de correo electrónico, datos bancarios de los propietarios de la Comunidad ***DIRECCIÓN.1, entre otros. La parte reclamada realiza esta actividad en su condición de encargado del tratamiento, dado que trata estos datos personales por cuenta de la Comunidad de Propietarios ***DIRECCIÓN.1, que es la responsable de este tratamiento en cuestión, todo ello en virtud del citado artículo 4.8 del RGPD. En el caso de las comunidades de propietarios, la legitimación para el tratamiento de los datos personales de los comuneros tiene su base en el cumplimiento de una obligación legal recogida en la Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre propiedad horizontal (LPH). Con arreglo a lo establecido en el artículo 28.3 del RGPD, la relación entre comunidad de propietarios – responsable – y el administrador – encargado del tratamiento – se regirá por un contrato o acto jurídico con el contenido mínimo que establece dicho precepto. Este contrato de encargo del tratamiento fue suscrito por ambas partes el 01/05/2023 y se aporta por la parte reclamada, el 03/07/2024 con número de registro de entrada REGAGE24e00049757032, junto con el escrito de respuesta a requerimiento de información de esta Agencia, como Documento núm. 2. III Valoración jurídica de los hechos reclamados El artículo 5 “Principios relativos al tratamiento” del RGPD establece: “1. Los datos personales serán: (…)
3. d)exactos y, si fuera necesario, actualizados; se adoptarán todas las medidas razonables para que se supriman o rectifiquen sin dilación los datos personales que sean inexactos con respecto a los fines para los que se tratan («exactitud»);” Por su parte, el artículo 4 de la LOPDGDD dispone: “1. Conforme al artículo 5.1.
4. d)del Reglamento (UE) 2016/679 los datos serán exactos y, si fuere necesario, actualizados. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 6/8 2. A los efectos previstos en el artículo 5.1.
5. d)del Reglamento (UE) 2016/679, no será imputable al responsable del tratamiento, siempre que este haya adoptado todas las medidas razonables para que se supriman o rectifiquen sin dilación, la inexactitud de los datos personales, con respecto a los fines para los que se tratan, cuando los datos inexactos:
6. a)Hubiesen sido obtenidos por el responsable directamente del afectado.
7. b)Hubiesen sido obtenidos por el responsable de un mediador o intermediario en caso de que las normas aplicables al sector de actividad al que pertenezca el responsable del tratamiento establecieran la posibilidad de intervención de un intermediario o mediador que recoja en nombre propio los datos de los afectados para su transmisión al responsable. El mediador o intermediario asumirá las responsabilidades que pudieran derivarse en el supuesto de comunicación al responsable de datos que no se correspondan con los facilitados por el afectado.
8. c)Fuesen sometidos a tratamiento por el responsable por haberlos recibido de otro responsable en virtud del ejercicio por el afectado del derecho a la portabilidad conforme al artículo 20 del Reglamento (UE) 2016/679 y lo previsto en esta ley orgánica.
9. d)Fuesen obtenidos de un registro público por el responsable”. Se consagra en estos preceptos el principio de “exactitud”, que impone al responsable del tratamiento que verifique la exactitud de los datos del interesado a través de la implementación de medidas adecuadas e indica las circunstancias en las que, en su caso, no será imputable al responsable que recibe los datos personales la inexactitud de los mismos. En el presente caso, la reclamación se ha originado debido a la notificación, por MSGI, en calidad de administrador de fincas, de comunicaciones relativas a una Comunidad de Propietarios a una tercera persona distinta de la persona interesada (la parte reclamante). Ello obedece a la inexactitud de los datos de contacto suministrados por el anterior administrador de fincas a MSGI. En la hoja de traspaso de información del anterior administrador de fincas figuraba, como correo principal de contacto, la dirección de email de esa tercera persona y, como secundaria, la dirección de correo electrónico de la parte reclamante. Es conveniente destacar, por otra parte, que esa tercera persona figuraba en los registros de la Comunidad de Propietarios como titular de la misma vivienda de la parte reclamante o, al menos, vinculada a ella. Las direcciones de correo electrónico de ambos, de la parte reclamante y de esta tercera persona, estaban asociadas a la misma vivienda, con la circunstancia de que la dirección de la tercera persona estaba marcada como correo de contacto principal. Por otro lado, según se desprende de la documentación que obra en el expediente, no consta acreditado que la entidad reclamada tuviese conocimiento de la inexactitud de los datos personales de la parte reclamante antes de que ésta le remitiese su respuesta al cuestionario de calidad de servicio de MSGI. La parte reclamada envió un email el 03/05/2023 con el Acta de la Junta General y presentación de MSGI acompañado de formulario de actualización de datos. Sin C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 7/8 embargo, una vez revisado el correo confirmaron que no habían recibido ninguna actualización por lo que siguieron utilizando los datos de que disponían. Posteriormente, en julio de 2023, recibieron una encuesta del departamento de Calidad de MSGI completada por la parte reclamante en la que se recogía su malestar por el envío de las comunicaciones concernientes a la comunidad de propietarios ***DIRECCIÓN.1 a una dirección de correo electrónico que no es la suya y se indicaban los datos de contacto correctos. Advertido el error, a partir de esta fecha, se envían las comunicaciones al email de quien reclama (***EMAIL.4) tal y como se acredita en los documentos núm. 5, 6 y 7 que aporta MSGI en su escrito de respuesta a requerimiento de información de esta Agencia con número de registro de entrada REGAGE24e00049757032. Se trata de tres correos electrónicos, de fechas 19/09/2023, 16/11/2023 y 06/03/2024, remitidos, desde la cuenta de correo del administrador de fincas (***EMAIL.2), a la cuenta de la Comunidad de Propietarios de la parte reclamante sobre temas concernientes a la Comunidad. En la relación de propietarios, ya aparecen actualizados los datos de contacto de la parte reclamante. IV Conclusión Por lo tanto, en base a lo indicado en los párrafos anteriores, no se han encontrado evidencias que acrediten la existencia de infracción en el ámbito competencial de la Agencia Española de Protección de Datos. Todo ello sin perjuicio de las posibles actuaciones posteriores que esta Agencia pudiera llevar a cabo, aplicando los poderes de investigación y correctivos que ostenta. Así pues, al no haber sido considerados contrarios a la normativa de protección de datos los hechos reclamados, de acuerdo con lo señalado, por la Presidencia de la Agencia Española de Protección de Datos, SE ACUERDA: PRIMERO: PROCEDER AL ARCHIVO de las presentes actuaciones. SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a MEDITERRÁNEO SERVICIOS DE GESTIÓN INTEGRAL, S.A.U. y a la parte reclamante. De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la LOPDGDD, la presente Resolución se hará pública una vez haya sido notificada a los interesados. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa según lo preceptuado por el art. 114.1.
10. c)de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y de conformidad con lo establecido en los arts. 112 y 123 de la citada Ley 39/2015, de 1 de octubre, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Presidencia de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 8/8 siguiente a la notificación de esta resolución o directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 de la referida Ley. Lorenzo Cotino Hueso Presidente de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es