E-00639-2015

1/7 Expediente Nº: E/00639/2015 RESOLUCIÓN DE ARCHIVO DE ACTUACIONES De las actuaciones practicadas por la Agencia Española de Protección de Datos ante la DIRECCION GENERAL GUARDIA CIVIL en virtud de denuncia presentada por la ASOCIACION UNIFICADA DE GUARDIAS CIVILES y teniendo como base los siguientes HECHOS PRIMERO: Con fecha 27 de noviembre de 2014, tuvo entrada en esta Agencia un escrito del Secretario Jurídico de la Asociacion Unificada de Guardias Civiles (en lo sucesivo la Asociación) y subsanación al mismo con fechas de 20 y de 24 de febrero de 2015, en los que manifiesta que han tenido conocimiento de la existencia de un correo electrónico de fecha 13 de noviembre de 2014 que textualmente indica: “ DE: SA. CIA. Bejar A: Puestos CIA y Patrullas SEPRONA e Intervención. Tema Remito formato relación de procedimientos <judiciales pendientes Adjuntos: estadillo mensual proc judiciales pendientes.. En cumplimiento a lo ordenado en Escrito Circular núm. 130.531, de fecha 01-07-05, de la Subdirección General de Personal del Cuerpo (…), adjunto se remite relación de los procedimientos judiciales pendientes de resolución, en los que se encuentra implicado personal de esta Comandancia y situación en la que aquellos se encuentran. Lo que traslado a Vd. a iguales fines. A partir de la fecha se remitirá a esta Compañía, antes del día 28 de cada mes relación según formato adjunto. Solicitada aclaración a la Jefatura de la Comandancia esta especifica que en la misma habrá que incluir cualquier componente del cuerpo que fuera del ámbito profesional este implicado en un proceso penal o civil tanto en situación de denunciante o denunciado.” Que desconocen el uso y destino que se le da a dichos datos y como era posible que la Guardia Civil, y todos los escalones de mando y cuanto personal trabaja en las oficinas tenga acceso y conocimiento de cualquier procedimiento, sea civil o penal, en el que esté implicado un Guardia Civil independientemente de su condición (denunciante o denunciado). Que consideran que se podría tratar de una intromisión en la esfera privada de los trabajadores pues, según el alcance de dicha solicitud de datos, se tendrían que facilitar información sobre el inicio de trámites de divorcio, reclamaciones por una herencia, procedimiento judicial por un robo en el interior de su casa/coche, etc... Que no se informa del amparo legal de tal recogida de datos, el lugar donde se almacenan los mismos y la forma de acceder a tales datos así como derecho de acceso, rectificación y cancelación, tales datos se están recabando desde el año 2005. Que examinada la web de la AEPD se observan que en la Guardia Civil existen inscritos un total de 51 ficheros en el Registro General de Protección de Datos, destacando los siguientes: ASISTENCIA LETRADA, ASESORÍA JURÍDICA, HOJA DE SERVICIOS y C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/7 RÉGIMEN DISCIPLINARIO que considera que no amparan la recogida y almacenaje de los citados datos. SEGUNDO: Tras la recepción de la denuncia la Subdirección General de Inspección de Datos procedió a la realización de actuaciones previas de investigación para el esclarecimiento de los hechos denunciados, teniendo conocimiento de los siguientes extremos: 1. En el Registro General de Protección de Datos figura inscrito el fichero denominado “REGIMEN DISCIPLINARIO”, con el código ***CÓD.1, cuyo responsable es la Dirección General de la Guardia Civil y cuya finalidad es “control y seguimiento de los expedientes disciplinarios y procedimientos penales abiertos a personal del cuerpo de la Guardia Civil, administrativo y régimen disciplinario”. 2. La Dirección General de la Guardia Civil ha informado a la Inspección de Datos, con fecha de 18 de septiembre de 2015, en relación con el tratamiento de información de los procedimientos judiciales lo siguiente:  Existe una pluralidad de normas de rango legal que exigen recabar información de los procedimientos penales en los que están incursos sus componentes en situación de imputados, acusados o condenados, como las siguientes:  Ley Orgánica 12/2007, de 22 de octubre, del régimen disciplinario de la Guardia Civil: Artículo 7.13 que establece como falta muy grave: “Cometer un delito doloso condenado por sentencia firme, relacionado con el servicio, o cualquier otro delito que cause grave daño a la Administración, a los ciudadanos o a las entidades con personalidad jurídica”. Artículo 8.29 que establece como falta grave: “La condena en virtud de sentencia firme por un delito doloso, siempre que no constituya infracción muy grave”. Artículo 4 que establece que: “La iniciación de un procedimiento penal contra miembros de la Guardia Civil no impedirá la incoación y tramitación de expedientes disciplinarios por los mismos hechos. No obstante, la resolución definitiva de dichos procedimientos sancionadores sólo podrá producirse cuando la dictada en el ámbito penal sea firme, vinculando la declaración de hechos probados.”  Ley 29/2014, de 28 de noviembre, de Régimen del Personal de la Guardia Civil también establece diversas disposiciones que habilitan legalmente el tratamiento de los datos en cuestión por parte de la Institución, tales como los siguientes: Artículo 54.1. Hoja de servicios. La hoja de servicios es el documento objetivo, en soporte informático, en el que se exponen los hechos y circunstancias de cada guardia civil desde su incorporación al Cuerpo. Incluye los ascensos, destinos, la descripción de los hechos notables y actos meritorios, las recompensas y felicitaciones personales o colectivas, las situaciones administrativas, así como los delitos o faltas y las penas o sanciones correspondientes que no hayan sido canceladas. Artículo 91. Situación de suspensión de empleo. 1. Los guardias civiles pasarán a la situación de suspensión de empleo por alguna de las siguientes causas:

1. a)Condena, en sentencia firme a la pena de prisión del Código Penal C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/7 Militar o del Código Penal, (…). Los guardias civiles también podrán pasar a la situación de suspensión de empleo a la vista de la sentencia en que impusiera la pena de inhabilitación especial para profesión, (…). Artículo 92. Situación de suspensión de funciones, apartado 1. El pase a la situación de suspensión de funciones de los guardias civiles se podrá acordar como consecuencia del procesamiento, inculpación o adopción de alguna medida cautelar contra el imputado en un procedimiento penal (…).  Real Decreto 1429/1997, de 15 de septiembre, por el que se aprueba el Reglamento General de adquisición y pérdida de la condición de militar de carrera del Cuerpo de la Guardia Civil, artículo 3.
2. d)Pena principal o accesoria de pérdida de empleo, de inhabilitación absoluta o inhabilitación especial, conforme a lo establecido en la legislación vigente.”  A tenor de lo dispuesto la Guardia Civil solicita datos de los componentes de la institución a sus distintas Unidades Territoriales y Órganos Judiciales que se encuentran incursos en procedimientos judiciales UNICAMENTE PENALES y EXCLUSIVAMENTE EN CALIDAD DE IMPUTADOS, ACUSADOS O CONDENADOS que se incorporan al fichero denominado RÉGIMEN DISCIPLINARIO, cuya finalidad es el: “Control y seguimiento de los expedientes disciplinarios y procedimientos penales abiertos a personal del Cuerpo de la Guardia Civil.” Teniendo además “Usos previstos: Administrativo y régimen disciplinario.” Este fichero cuenta con la efectiva aplicación de todas las medidas de seguridad correspondientes, conforme al nivel de seguridad del fichero, contando con acceso al mismo únicamente personal debidamente autorizado.  La normativa referida en el apartado anterior no distingue entre procedimientos judiciales referidos a hechos o acontecimientos acaecidos durante el servicio o fuera del mismo. Los datos recabados de las distintas Comandancias son los siguientes: DNI, nombre y apellidos, comandancia, identificación del número de procedimiento judicial, Juzgado que lo tramita, situación del procedimiento, acto o no de servicio, fecha última comunicación con el juzgado.  La información solicitada con la finalidad y efectos señalados viene siendo requerida a órganos judiciales y componentes del Instituto desde la creación del propio Cuerpo de la Guardia Civil, a fin de salvaguardar la disciplina como elemento esencial de la Institución desde sus orígenes.  El correo adjunto a la denuncia, emitido desde la Compañía de Bejar (Salamanca), hace referencia a que: “Solicitada aclaración a la Jefatura de la Comandancia ésta específica que en la misma habrá que incluir los datos de cualquier componente del Cuerpo que fuera del ámbito profesional esté implicado en un proceso penal o civil, tanto en situación de denunciante o denunciado”. Tras una pluralidad de gestiones para saber en qué términos y por parte de qué componentes fue llevada a efecto tal “aclaración” se significa de que no se tiene constancia documental acerca de dicha consulta, debiendo presumir que la misma fue efectuada de forma telefónica, sin que se pueda saber por parte de quién se informó en el sentido señalado, evidentemente de manera incorrecta.  No obstante lo anterior, es importante destacar que ninguna consecuencia ha tenido dicho error pues, según se ha señalado a lo largo del presente escrito, la única información que se requiere es la referida a procedimientos penales y C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/7 únicamente en la calidad de imputados, acusados o penados a fin de dar cumplimiento a lo establecido en el Régimen Disciplinario de la Guardia Civil. Se trata de esta forma de un error puntual que ya ha sido corregido y que además NO HA TENIDO NINGUNA CONSECUENCIA PUES NO SE HA LLEGADO A RECABAR DATO ALGUNO, en la referida compañía de Bejar, y se han adoptado medidas por las que dicho error ha sido ya subsanado. Adjuntan fotocopia de escrito circular 3067 de 1 de julio de 2005 de la Subdirección General de Personal “Recordando normas sobre tramitación de procedimientos judiciales”. FUNDAMENTOS DE DERECHO I Es competente para resolver la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.
3. d)en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD). II La Asociación, en base al trascrito correo electrónico de 13/11/2014 emitido desde la Compañía de la Guardia Civil de Bejar a sus puestos y patrullas del SEPRONA e Intervención por el que se remite el formato de estadillo mensual de procedimientos judiciales pendientes en que estén incursos los miembros de la compañía deben enviar, denuncia que mandos de la G.C. tengan acceso a actuaciones judiciales de cualquier procedimiento ya sea “civil o penal” en el que estén implicados aquéllos, independientemente de su condición, denunciante o denunciado. La LOPD en su artículo 6, dispone: “1. El tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la Ley disponga otra cosa. 2. No será preciso el consentimiento cuando los datos de carácter personal se recojan para el ejercicio de las funciones propias de las Administraciones Públicas en el ámbito de sus competencias; cuando se refieran a las partes de un contrato o precontrato de una relación negocial, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento….” Y el artículo 4, recoge: “1. Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido. 2. Los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos. No se considerará incompatible el tratamiento posterior de éstos con fines históricos, estadísticos o científicos. 3. Los datos de carácter personal serán exactos y puestos al día de forma que respondan con veracidad a la situación actual del afectado…”. Dicho artículo 4 se inspira en el artículo 6. 1.
4. b)de la Directiva 95/46 / CE del C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/7 Parlamento Europeo y del Consejo, de 24/10/1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de esos datos, que exige que los datos personales sean "recogidos con fines determinados, explícitos y legítimos, y no sean tratados posteriormente de manera incompatible con dichos fines". III La LOPD en su artículo 40 reconoce a la AEPD la “ potestad inspectora” y en su apartado 1, recoge: “ Las autoridades de control podrán inspeccionar...” El Reglamento 1720/2007 de 21/12, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD en su artículo 122 prevé:“ 1…., se podrán realizar actuaciones previas con objeto de determinar si concurren circunstancias que justifiquen tal iniciación...” y el R. D. 1398/1993, de 4/08, del Reglamento del Procedimiento para el ejercicio de la Potestad Sancionadora en su artículo 12 dispone lo siguiente: “ Con anterioridad a la iniciación del procedimiento, se podrán realizar actuaciones previas de investigación..” De acuerdo con la normativa citada corresponde al Director de la Agencia Española de Protección de Datos -AEPD- determinar si, a la vista de la denuncia formulada y de los elementos aportados en justificación de la misma, concurre causa justificativa que lleve a la realización de actuaciones previas de inspección, de suerte que en el presente caso, se realizaron dichas actuaciones previas con el resultado expuesto en el Hecho Segundo de la presente resolución en el que la G.C argumenta la normativa legal que la habilita para conocer exclusivamente los procedimientos “ penales” en que estén incursos sus miembros, como se motiva a continuación.. Las diligencias previas practicadas ante la G.C. aclaran la abundante y diversa normativa, entre ellas la Ley Orgánica 12/2007 del régimen disciplinario de la G.C. y la Ley 29/2014 del Régimen del Personal de la G. C, que avala, sin obviar la condición militar del Cuerpo, que recoge la obligación de que se haya de informar sobre los procedimiento exclusivamente “penales” seguidos en los órganos judiciales penales en que estén incursos sus miembros, ya que alega que de dichas actuaciones se derivan consecuencias disciplinarias en su ámbito profesional y precisa que tal obligación no concurre respecto a los procedimientos “civiles” como afirma la denunciante, tal como se recoge en las alegaciones de la G.C. obrantes al Fundamento de Derecho Segundo de la presente resolución que no se reproducen a efectos de brevedad. La G.C, admitiendo el correo electrónico de la compañía de Bejar aclara que trae causa de una consulta a su iniciativa a la Comandancia “solicitada aclaración a la Jefatura de la Comandancia ésta específica que en la misma habrá que incluir los datos de cualquier componente del Cuerpo que fuera del ámbito profesional esté implicado en un proceso penal o civil, tanto en situación de denunciante o denunciado”, sin embargo precisa que conocida la denuncia tras una pluralidad de gestiones para saber en qué términos y por parte de qué componentes fue llevada a efecto tal “aclaración” informa que no se ha llegado a tener constancia documental acerca de dicha consulta presumiéndose que la misma fue efectuada de forma telefónica, sin que se pueda saber por parte de quién se informó en el sentido señalado, que por otra parte no corresponde determinar la responsabilidad subjetiva a esta Agencia, sino a los órganos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/7 correspondientes de la G.C. En cualquiera de los casos, desde el punto de vista de la protección de datos no existe indicio aportado con la denuncia ni obtenido a través del procedimiento de que, a consecuencia del correo, se accediese a datos con información judicial sobre miembros de la G.C de asuntos “civiles” en ninguna condición fuera de su actividad profesional. Por lo que, ninguna consecuencia se ha derivado de dicho correo electrónico pues la única información que se requiere es la referida a procedimientos “penales” y únicamente en la calidad de imputados, acusados o penados a fin de dar cumplimiento a lo establecido en el Régimen Disciplinario de la Guardia Civil, Por otra parte, la G.C informa que se ordenado medidas para evitar que dicho error se vuelva a producir y que ha sido subsanado. Por lo tanto, de acuerdo con lo señalado, Por la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, SE ACUERDA:  PROCEDER AL ARCHIVO de las presentes actuaciones.  NOTIFICAR la presente Resolución a la DIRECCION GENERAL GUARDIA CIVIL y a la ASOCIACION UNIFICADA DE GUARDIAS CIVILES. De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del Real Decreto 1720/2007, de 21 diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 48.2 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 116 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o, directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/7 Sin embargo, el responsable del fichero de titularidad pública, de acuerdo con el artículo 44.1 de la citada LJCA, sólo podrá interponer directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la LJCA, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Mar España Martí Directora de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es