E-01181-2015

1/5 Expediente Nº: E/01181/2015 RESOLUCIÓN DE ARCHIVO DE ACTUACIONES De las actuaciones practicadas por la Agencia Española de Protección de Datos ante D. A.A.A. ***EMPLEO.1 de la Comandancia de la Guardia Civil en Torrevieja y DIRECCION GENERAL DE LA GUARDIA CIVIL en virtud de denuncia presentada por la ASOCIACION UNIFICADA DE GUARDIAS CIVILES (Delegación Provincial) y teniendo como base los siguientes HECHOS PRIMERO: Con 4 de abril de 2014, tuvo entrada en esta Agencia escrito de la ASOCIACION UNIFICADA DE GUARDIAS CIVILES (Delegación Provincial) (en lo sucesivo el denunciante) en el que denuncia, a su juicio, las dos infracciones siguientes: A) Que se ha remitido por correo electrónico a varios agentes de la Guardia Civil una “ficha” recabando datos de los familiares incluyendo nombre y apellidos, DNI, dirección y teléfono de contacto y estos datos sobre los familiares se pueden aportar sin que conste que éstos han dado su consentimiento o que tienen conocimiento de ello, quedando almacenados en un fichero responsabilidad de la Guardia Civil que no ha sido registrado en el Registro General de Protección de Datos y B) Por otro lado, en la comandancia de Alicante se han instalado tres aplicaciones informáticas denominadas “Recofoto”, “Imeis” y “Novedades”. Estas aplicaciones recaban y almacenan fotografías y datos personales de delincuentes, información con datos personales de hechos delictivos, víctimas de violencia de género y menores. Estas aplicaciones no han sido autorizadas por la Dirección General de la Guardia Civil que utiliza SIGO para acceder a esta información SEGUNDO: Tras la recepción de la denuncia la Subdirección General de Inspección de Datos procedió a la realización de actuaciones previas de investigación para el esclarecimiento de los hechos denunciados, teniendo conocimiento de los siguientes extremos: En relación con el fichero de datos de familiares de agentes de la Guardia Civil: Los representantes de la Asociación indican que cada miembro de la Guardia Civil, cuando se incorpora a su Unidad tiene la obligación de comunicar el lugar de su domicilio habitual o temporal con el objeto de facilitar su localización. De igual modo tiene que facilitar los medios que permitan a todo Guardia Civil atender puntualmente sus obligaciones. La legislación que recoge esta obligación se encuentra en el artículo 21.2 de la LO 11/2007, de 22 de octubre, reguladora de los Derechos y Deberes de los Miembros de la Guardia Civil. Que mediante la Orden INT/1202/2011, de 4 de mayo, por la que se regulan los ficheros de datos de carácter personal del Ministerio del Interior, se llevó a efecto la creación del fichero GESTIÓN DE PERSONAL con la finalidad de llevar a cabo la "Gestión de los C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/5 recursos humanos de la Dirección General de la de la Guardia Civil. Asimismo y en lo que respecta a los datos del armamento asignado a los agentes, mediante la misma Orden indicada fue creado el fichero ARMAMENTO Y EQUIPAMIENTO POLICIAL registrado en esa Agencia con el núm. *********, con la finalidad de llevar a cabo el "Control y gestión de armamento y material de equipamiento policial del personal de la Dirección General de la Guardia Civil". El tratamiento de datos de familiares de agentes realizado en la Comandancia de la Guardia Civil de Alicante, se produce a partir de la necesidad de un trasplante de órganos, tras un accidente sufrido por un Agente de la Guardia Civil, y que debía ser previamente autorizado por los familiares del mismo, cuyo contacto resultó especialmente dificultoso al no disponer de dato de contacto alguno. Este fue el motivo por el que, de manera puntual, se recabara con carácter voluntario tales datos de contacto de los familiares, exclusivamente para la finalidad de su pronta localización y aviso para un supuesto de especial gravedad. A fecha de hoy, la finalidad que se contempla en el fichero de GESTIÓN DE PERSONAL no atiende específicamente a la "localización de familiares" por hechos de especial gravedad u otro tipo de contingencias, por lo que se está trabajando en la adopción de las medidas oportunas para regularizar la situación con el objeto de proceder a la creación de un fichero específico que contemple esta finalidad, o, en su caso, incluir la misma en alguno de los que ya tiene creados con cuya finalidad resulte compatible, habiéndose dado instrucciones del cese cautelar de la recogida y tratamiento de estos datos hasta que finalice dicha regularización. En relación a las aplicaciones informáticas “Recofoto”, “Imeis” y “Novedades”. La herramienta "NOVEDADES" contiene un archivo precargado en el cual ha sido introducido un texto predefinido, según el tipo de hecho de interés para el Servicio que se produzca, en virtud del cual el agente que está actuando va rellenando una serie de cuestiones y, una vez generado el texto, la aplicación le permite "copiar" dicho texto, para acto seguido ser "pegado" en la descripción del hecho que corresponda en el Sistema Integrado de Gestión Operativa (SIGO), que es donde finalmente queda guardada la información. La propia aplicación no permite que se grabe bajo ningún concepto la información que el usuario ha introducido manualmente, la cual, una vez cerrada, o cada vez que genera una nueva novedad, borra todos los datos preexistentes. La herramienta IMEIS consiste en una hoja Excel que se utiliza por parte de las Unidades de Investigación con la finalidad de gestionar el control de las actuaciones que se llevan a cabo con los Juzgados, respecto a las solicitudes policiales sobre mandamientos judiciales ordenando a las operadoras de telefonía móvil que remitan información relativa a teléfonos sustraídos. La citada aplicación acumula números de IMEI, de los correspondientes atestados, juzgados en los que se entienden las causas, y fechas en las que las diferentes operadoras de telefonía móvil responden al mandamiento judicial, todo ello para el buen fin de las investigaciones en curso. Cada documento físico en sí que se genera pasa a formar parte del atestado con el que se encuentra relacionado. La herramienta "RECOFOTO" consiste en un visor fotográfico que automáticamente C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/5 ajusta el tamaño de las fotografías para que finalmente puedan ser impresas un total de 9 con el mismo tamaño y disposición en un solo folio. Dicha utilidad se aprovecha con el objeto de generar la correspondiente diligencia de reconocimiento fotográfico, que posteriormente se muestra a las víctimas u/o testigos de hechos delictivos, a fin de que éstos puedan reconocer, en su caso, a ios autores del mismo hecho, todo eilo de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Enjuiciamiento Criminal. Esta herramienta NO contiene base de datos alguna, ni permite la grabación o almacenamiento de las fotografías, limitándose a ajustar el tamaño de las mismas de manera automática. Para su funcionamiento es imprescindible que el usuario indique a la aplicación en qué lugar se encuentran almacenadas las fotografías que desea ajustar. El resultado de esta gestión se documenta mediante la correspondiente diligencia que se incluye en el atestado a remitir a la Autoridad Judicial competente. A fecha actual, ninguna de estas tres aplicaciones está integrada en el aplicativo SIGO, ni en fichero alguno de datos de carácter personal y únicamente se utilizan para facilitar una serie de tareas mecánicas, tipo procesador de textos, hoja de cálculo y macros; y cuya custodia se encuentra en todo momento bajo la responsabilidad de los agentes que trabajan el documento o hacen uso de la información, de conformidad con lo previsto en el artículo 108 del Reglamento de ía LOPD, aprobado por RD1720/2007, de 21 de diciembre. Asimismo, la información personal de la que se hace uso a través de tales herramientas se contiene en ficheros dependientes de la Guardia Civil utilizados para fines policiales, amparados por el artículo 22.2 de la LOPD, o bien en el marco de la lucha contra el terrorismo y formas graves de delincuencia organizada, cuyos ficheros se encuentran excluidos del ámbito de aplicación de dicha normativa orgánica en virtud del artículo 2.2

1. c)de la misma. TERCERO: Con fecha 26/02/2015 el Director de la Agencia de Protección de Datos dicto Resolución en el expediente E/3631/2014 en contestación al escrito de la Asociación Unificada de la Guardia Civil a otro en el que denunciaba que la Guardia Civil vulneraba la normativa de protección de datos al solicitar a sus empleados el DNI de sus familiares a los efectos de poder ponerse en contacto con ellos en caso de accidente, se señalaba “ que si bien se puede llegar a concluir que el DNI del familiar no resulta preciso para ponerse en contacto con ellos en caso de siniestro, sí que resulta oportuno verificar que a la persona que se le va comunicar el accidente de un familiar corresponda exactamente con la persona designada por el agente, a los efectos de evitar confusiones que puedan llegar a producirse sin que se considere un dato de control no proporcionado teniendo en cuenta la sensibilidad de la información a transmitir en su caso. Y respecto a las cuestiones suscitadas como Suceso 2 se procede a abrir actuaciones previas de investigación con la referencia E/01181/2015”. FUNDAMENTOS DE DERECHO C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/5 I Es competente para resolver el Director de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.
2. d)en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD). II La LOPD en su artículo 6, establece: 1. El tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la Ley disponga otra cosa. 2. No será preciso el consentimiento cuando los datos de carácter personal se recojan para el ejercicio de las funciones propias de las Administraciones Públicas en el ámbito de sus competencias; cuando se refieran a las partes de un contrato o precontrato de una relación negocial, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento; cuando el tratamiento de los datos tenga por finalidad proteger un interés vital del interesado en los términos del artículo 7, apartado 6, de la presente Ley..” En el presente caso, respecto a que el Comandante de la Compañía de la Guardia Civil en Torrevieja recaba a través de una ficha de los Guardias Civiles datos de los familiares incluyendo nombre y apellidos, DNI, dirección y teléfono de contacto y se aportan sin que conste que éstos han dado su consentimiento o que tienen conocimiento de ello, se significa que esta Agencia por Resolución, de fecha 26/02/2015, se pronunció sobre dicha cuestión acordando no incoar actuaciones inspectoras y no iniciar procedimiento sancionador o de infracción de las Administraciones Públicas, si bien declaraba que se puede a concluir que, si bien el DNI del familiar no resulta preciso para ponerse en contacto con ellos en caso de siniestro, sí que resulta oportuno verificar que a la persona que se le va comunicar el accidente de un familiar corresponda exactamente con la persona designada por el agente, a los efectos de evitar confusiones que puedan llegar a producirse sin que se considere un dato de control no proporcional teniendo en cuenta la sensibilidad de la información a transmitir en su caso. III En lo concerniente al segundo hecho denunciado consistente en las aplicaciones informáticas “Recofoto”, “Imeis” y “Novedades”, de la inspección llevada a cabo en las diligencias previas, se concluye que a la fecha actual, ninguna de estas tres aplicaciones está integrada en el aplicativo SIGO, ni en fichero alguno de datos de carácter personal y únicamente se utilizan para facilitar una serie de tareas mecánicas, tipo procesador de textos, hoja de cálculo y macros; y cuya custodia se encuentra en todo momento bajo la responsabilidad de los agentes que trabajan el documento o hacen uso de la información, de conformidad con lo previsto en el artículo 108 del Reglamento de la LOPD, aprobado por RD1720/2007, de 21 de diciembre. Asimismo, la información personal de la que se hace uso a través de tales herramientas se contiene en ficheros dependientes de la Guardia Civil utilizados para fines policiales, amparados por el artículo 22.2 de la LOPD, o bien en el marco de la lucha contra el terrorismo y formas graves de delincuencia organizada, cuyos ficheros se C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/5 encuentran excluidos del ámbito de aplicación de dicha normativa orgánica en virtud del artículo 2.2
3. c)de la misma. Por lo tanto, de acuerdo con lo señalado, Por el Director de la Agencia Española de Protección de Datos, SE ACUERDA:  PROCEDER AL ARCHIVO de las presentes actuaciones.  NOTIFICAR la presente Resolución al ***EMPLEO.1 DE LA COMANDANCIA DE LA GUARDIA CIVIL en TORREVIEJA, a la DIRECCION GENERAL DE LA GUARDIA CIVIL y a la ASOCIACION UNIFICADA DE GUARDIAS CIVILES. De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del Real Decreto 1720/2007, de 21 diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 48.2 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 116 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante el Director de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o, directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Sin embargo, el responsable del fichero de titularidad pública, de acuerdo con el artículo 44.1 de la citada LJCA, sólo podrá interponer directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la LJCA, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. José Luis Rodríguez Álvarez Director de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es