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E-02200-2014

1/8 Expediente Nº: E/02200/2014 RESOLUCIÓN DE ARCHIVO DE ACTUACIONES De las actuaciones practicadas por la Agencia Española de Protección de Datos ante la DIRECCION GENERAL GUARDIA CIVIL en virtud de denuncia presentada por D. A.A.A. y teniendo como base los siguientes HECHOS PRIMERO: Con fecha 29 de enero de 2014, tuvo entrada en esta Agencia escrito de D. A.A.A. (en lo sucesivo el denunciante) en el que declara que a pesar de que el anterior Jefe de la Comandancia de Huelva de la Guardia Civil, el hoy General, D. A.A.A., envió un informe al DEFENSOR DEL PUEBLO en el que afirmaba que todos los Guardias Civiles de la Comandancia llevan en sus carpetas el acta de información de derechos a los ciudadanos y que tenían orden de entregarla cuando se les identificaba, en la USECIC de la Comandancia de Huelva nunca se ha facilitado este documento a los agentes ni se les ha ordenado que entreguen esta información a los ciudadanos. Además en el USECIC de la Comandancia de Huelva existe un archivo donde se encuentran anotados los datos de todos los ciudadanos que han sido identificados y que posteriormente han sido grabados en por medio del sistema de información SIGO, sin que este fichero esté autorizado por las autoridades competentes. SEGUNDO: Tras la recepción de la denuncia la Subdirección General de Inspección de Datos procedió a la realización de actuaciones previas de investigación para el esclarecimiento de los hechos denunciados, teniendo conocimiento de los siguientes extremos: 1. Los representantes de la Dirección General de la Guardia Civil realizan las siguientes manifestaciones en relación con los tratamientos que se realizan con las papeletas de servicio: a. Todos los Guardias Civiles reciben una Orden de Servicio por escrito en el que se les comunica el servicio a realizar, el personal que lo presta y los recursos asignados así como las prevenciones y observaciones. En esta misma Orden de Servicio, el Jefe de Servicio debe recoger las incidencias y hechos ocurridos. En una hoja anexa, se deben cumplimentar los datos de las identificaciones realizadas por los componentes del servicio, en la que figuran entre otros los siguientes campos: fecha, hora y lugar de la identificación, DNI, dirección y fecha de nacimiento, así como datos de identificación del vehículo. b. Cuando el Jefe del Servicio termina el servicio encomendado, entrega la Orden de Servicio y las papeletas de identificación en la USECIC de la Comandancia de Huelva. Seguidamente, otro agente C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/8 automatiza la información por medio del sistema SIGO en los ficheros INTPOL Y Prestación de Servicios. Los datos personales de los ciudadanos identificados se incluyen en INTPOL y los datos relativos al Agente y la Orden de Servicio en Prestación de Servicios. c. Una vez automatizada la información, la documentación en papel se conserva en el archivo documental de la Comandancia, clasificándose por fecha. Según indican los representantes de la Guardia Civil, esta documentación no se utiliza habitualmente para realizar actuaciones policiales ya que está automatizada, no obstante, en su caso, se podría utilizar como fuente de prueba en procedimientos disciplinarios internos de la Guardia Civil, o judiciales. En los archivos de la propia Comandancia se conservan durante un periodo aproximado de 5 años, pasado éste, se envían a un almacén de documentación donde se conservan indefinidamente. Según comunican los representantes de la Guardia Civil, esta documentación no puede ser destruida ya que está sujeta a la Ley de Patrimonio Histórico y a la normativa de gestión documental de la Guardia Civil. Este modo de gestionar la documentación en papel es común a todas las Comandancias, no realizándose en Huelva ningún tratamiento diferencial de la información. d. En relación a las fotografías aportadas en la reclamación donde figuran fichas cumplimentadas de control de vehículos, los representantes de la Guardia Civil realizan las siguientes manifestaciones: - Que efectivamente, este tipo de información en papel se almacena en los archivos de la Comandancia de Huelva. - La persona que haya tomado estas fotografías ha debido estar correctamente autorizada al acceso al archivo. - Las fichas de control de vehículos corresponden a un formato antiguo que ya no está en uso. 2. En relación a la información proporcionada a los ciudadanos en el momento de la identificación, desde la Comandancia de Huelva, como en el resto de España, se comunica a los Agentes que no deben facilitar ningún tipo de información relativa a los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición al tratamiento de sus datos personales. No obstante puede ocurrir que en el pasado, a título particular, algún agente haya facilitado dicha información, pero estas iniciativas son contrarias a las órdenes dadas a los agentes y podrían constituir una infracción disciplinaria. 3. Según comunican los representantes de la Guardia Civil, La serie documental "Papeletas de Servicio" fue clasificada con arreglo al Dictamen 178/2007 de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, publicada en el BOE nº 242 de 9/10/2007, y establece que podrá ser destruida cada 5 años, conservándose una muestra del 1%. No obstante en aplicación de la normativa del Ministerio del Interior, de la Secretaría de Estado de Seguridad y de las propias Órdenes Generales de la Guardia Civil, no se ha establecido un plazo para su destrucción, pasando a un almacén de C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/8 documentación una vez transcurridos 5 años en el archivo de la Comandancia FUNDAMENTOS DE DERECHO I Es competente para resolver el Director de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.

  1. d)en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD). II La Ley Orgánica 2/86, de 13 de Marzo, de Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, establece, entre las funciones de los miembros de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, en su artículo 11.1.a), lo siguiente: “
  2. a)Captar, recibir y analizar cuantos datos tengan interés para el orden y la seguridad pública, y estudiar, planificar y ejecutar los métodos y técnicas de prevención de la delincuencia.” El artículo 5 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en adelante la LOPD), al respecto de la Información para la recogida de datos personales, nos dice lo siguiente: “1. Los interesados a los que se soliciten datos personales deberán ser previamente informados de modo expreso, preciso e inequívoco:
  3. a)De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de éstos y de los destinatarios de la información.
  4. b)Del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas.
  5. c)De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos
  6. d)De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición
  7. e)De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/8 su representante. Cuando el responsable del tratamiento no esté establecido en el territorio de la Unión Europea y utilice en el tratamiento de datos medios situados en territorio español, deberá designar, salvo que tales medios se utilicen con fines de trámite, un representante en España, sin perjuicio de las acciones que pudieran emprenderse contra el propio responsable del tratamiento. 2. Cuando se utilicen cuestionarios u otros impresos para la recogida, figurarán en los mismos, en forma claramente legible, las advertencias a que se refiere el apartado anterior. 3. No será necesaria la información a que se refieren las letras b),
  8. c)y
  9. d)del apartado 1 si el contenido de ella se deduce claramente de la naturaleza de los datos personales que se solicitan o de las circunstancias en que se recaban. 4. Cuando los datos de carácter personal no hayan sido recabados del interesado, éste deberá ser informado de forma expresa, precisa e inequívoca, por el responsable del fichero o su representante, dentro de los tres meses siguientes al momento del registro de los datos, salvo que ya hubiera sido informado con anterioridad, del contenido del tratamiento, de la procedencia de los datos, así como de lo previsto en las letras a),
  10. d)y
  11. e)del apartado 1 del presente artículo. 5. No será de aplicación lo dispuesto en el apartado anterior, cuando expresamente una ley lo prevea, cuando el tratamiento tenga fines históricos estadísticos o científicos, o cuando la información al interesado resulte imposible o exija esfuerzos desproporcionados, a criterio de la Agencia de Protección de Datos o del organismo autonómico equivalente, en consideración al número de interesados, a la antigüedad de los datos y a las posibles medidas compensatorias. Asimismo, tampoco regirá lo dispuesto en el apartado anterior cuando los datos procedan de fuentes accesibles al público y se destinen a la actividad de publicidad o prospección comercial, en cuyo caso, en cada comunicación que se dirija al interesado se le informará del origen de los datos y de la identidad del responsable del tratamiento así como de los derechos que le asisten.” Si bien el derecho a la información es un derecho consustancial al proceso de recogida de datos, dicho ejercicio, como el propio artículo 5 matiza en sus apartados 3 y 5, no ha de ejercitarse de forma íntegra en todos los casos, existiendo supuestos en los que se autoriza normativamente prescindir de su ejercicio, incluso en su totalidad. Lo anterior ha de ponerse en relación con la regulación que la LOPD realiza de los ficheros manejados por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del estado, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 22 de la LOPD, que nos dice: “1. Los ficheros creados por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad que contengan datos de carácter personal que, por haberse recogido para fines administrativos, deban ser objeto de registro permanente, estarán sujetos al régimen general de la presente Ley. 2. La recogida y tratamiento para fines policiales de datos de carácter personal por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad sin consentimiento de las personas afectadas están limitados a aquellos supuestos y categorías de datos que resulten necesarios para la prevención de un peligro real para la seguridad pública o para la represión de infracciones penales, debiendo ser almacenados en ficheros específicos establecidos al C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/8 efecto, que deberán clasificarse por categorías en función de su grado de fiabilidad.” C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/8 También debe valorarse lo dispuesto en el artículo 24 de la LOPD, que nos dice: “1. Lo dispuesto en los apartados 1 y 2 del artículo 5 no será aplicable a la recogida de datos cuando la información al afectado afecte a la Defensa Nacional, a la seguridad pública o a la persecución de infracciones penales.” Así como lo dispuesto en el artículo 25.7 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de Diciembre por el que se aprueba el Reglamento de Desarrollo de la LOPD, que al respecto del ejercicio de los derechos ARCO, nos dice: “7. El ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición podrá modularse por razones de seguridad pública en los casos y con el alcance previsto en las Leyes.” A partir de lo anterior, es necesario indicar que la recogida y el tratamiento de datos por parte de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado de datos de ciudadanos, dentro del ámbito de sus funciones, a través de documentos como aquellos que son facilitados a los agentes en la Comandancia de Huelva, se encuentra amparada por la normativa vista, que prevé dichas actuaciones, sin necesidad de articular lo dispuesto en el artículo 5 de la LOPD. Por otro lado, debe ponerse de manifiesto que en lo aportado por el denunciante no existe acreditación de que en la Comandancia de la Guardia Civil de Huelva se lleven a cabo tratamientos y recogida de datos fuera de las pautas que para ello establecen tanto la normativa en materia de protección de datos como aquella que regula las competencias de la Guardia Civil. Junto a lo anterior, lo señalado no implica que la práctica previa, donde la recogida de datos se veía acompañada con un ejercicio de información en los términos del artículo 5 de la LOPD, fuera contraria a la normativa en materia de protección de datos, con independencia de la valoración en otros órdenes como aquellos que regulan, de forma interna, el procedimiento de actuación del personal de la Guardia Civil. III En relación con la conservación de documentación en la Comandancia de Huelva, debe señalarse que, en primer lugar, la finalidad de los datos recogidos en las Papeletas de Servicio y Anexos es la incorporación de los datos contenidos en dichos documentos de gestión al fichero INTPOL, a través de la aplicación informática SIGO, tratándose el fichero INTPOL de un fichero inscrito en el Registro General de esta AEPD, tras Orden INT/1031/2012 publicada en BOE de 17 de mayo de 2012. No consta que la automatización de los datos para incorporarlos al citado fichero, sea llevada a cabo por personal que no se encuentre autorizado, ni que no se apliquen las debidas medidas de seguridad que establece el artículo 9 de la LOPD, en cuanto a su acceso y conservación. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/8 Al respecto de la compilación de ficha en las dependencias de la Comandancia, dicho almacenamiento no se configura como un fichero distinto al INTPOL que deba ser objeto de registro diferenciado ante esta AEPD, sino que nos encontramos ante un almacenaje donde la Comandancia de Huelva se configura en órganos de gestión, denominados “Archivos de Gestión” por la Orden General nº 10 de 1 de abril de 2003, de la Dirección General de la Guardia Civil, no como un fichero diferenciado de aquél que constituye el INTPOL, dado que la Dirección General de Policía y de la Guardia Civil configura dicho fichero, como un fichero único. A partir de lo anterior, debe señalarse que, de acuerdo a la normativa en materia de régimen de archivo documental aplicable a la documentación manejada por la Guardia Civil, se establece un periodo de conservación de la documentación, por parte de las distintas Unidades y Centros que las generan, de 5 años, debiéndose conservar un 1% de la misma, como se establece en la Orden General nº 10 de 1 de abril de 2003 dictada por la Dirección General de la Guardia Civil, y el Dictamen 178/2007 de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Debe señalarse, por tanto, que la conservación de las papeletas citadas en su escrito de denuncia, en dependencias de la Comandancia de Huelva, es adecuada a la normativa aplicable a dicha documentación, y no supone infracción de la LOPD, sin que conste la falta de atención de las debidas medidas de seguridad, para la conservación y acceso de dicha documentación, de ahí que no se den las condiciones para iniciar un procedimiento sancionador en materia de protección de datos. Por lo tanto, de acuerdo con lo señalado, Por el Director de la Agencia Española de Protección de Datos, SE ACUERDA: 1. PROCEDER AL ARCHIVO de las presentes actuaciones. 2. NOTIFICAR la presente Resolución a DIRECCION GENERAL GUARDIA CIVIL y a D. A.A.A.. De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del Real Decreto 1720/2007, de 21 diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 48.2 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 116 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante el Director de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o, directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa, en el C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 8/8 plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Sin embargo, el responsable del fichero de titularidad pública, de acuerdo con el artículo 44.1 de la citada LJCA, sólo podrá interponer directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la LJCA, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. José Luis Rodríguez Álvarez Director de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es

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