1/6 Expediente Nº: E/02259/2015 RESOLUCIÓN DE ARCHIVO DE ACTUACIONES De las actuaciones practicadas por la Agencia Española de Protección de Datos ante la entidad IKEA IBÉRICA, S.A.. en virtud de denuncia presentada por D. A.A.A. y teniendo como base los siguientes HECHOS PRIMERO: Con fecha 17 de marzo de 2015, tuvo entrada en esta Agencia escrito de D A.A.A. en el que denuncia que es empleado a tiempo parcial de IKEA IBÉRICA, S.A. (en adelante IKEA) y desde el día 1 de diciembre de 2014 figura como titular de un Plan de Pensiones colectivo con una aportación determinada por parte de la empresa que provocó una retención considerable en su nómina de ese mes. Afirma que se hizo en contra de su voluntad y no autorizó el uso ni cesión de sus datos para crear un plan de pensiones con la empresa depositaria del mismo. SEGUNDO: Tras la recepción de la denuncia la Subdirección General de Inspección de Datos procedió a la realización de actuaciones previas de investigación para el esclarecimiento de los hechos denunciados, teniendo conocimiento de los siguientes extremos: Con fecha 19 de mayo de 2015 se solicita información a IKEA al objeto de acreditar el consentimiento del denunciante para utilizar sus datos personales en calidad de empleado de la entidad para contratar un plan de pensiones colectivo. De la respuesta facilitada se desprende lo siguiente: 1. Los datos personales del denunciante están incluidos en los ficheros de IKEA en calidad de empleado y adicionalmente, es socio del Club de Fidelización Ikea Family. 2. En el año 2013 el Grupo IKEA inicia el programa “TACK”, plan de lealtad al Grupo, inspirado en el deseo de compartir con los trabajadores el éxito de la compañía y este programa es una forma de agradecer la fidelidad y contribución al éxito del Grupo IKEA mediante una aportación general de fondos a todos los trabajadores que forman el grupo a nivel mundial y que hayan trabajado para el grupo durante un periodo mínimo de cinco ejercicios financieros consecutivos completos. El programa “Tack” es un programa de fidelidad a largo plazo en el que todos los empleados del grupo IKEA están invitados a participar para reforzar las prestaciones durante la jubilación. Este programa es un plan adicional a los planes de pensiones y ahorro con los que ya contaban los trabajadores del grupo Ikea y las aportaciones a este plan se ingresan a los planes ya existentes. 3. Las aportaciones se materializan a través un programa aprobado conforme al contenido del R.D. 304/2004 por el que se aprueba el Reglamento de pensiones y fondos y del R.D. 1/2002 por el que se aprueba el texto Refundido de la Ley de Regulación de Planes y Fondos de Pensiones. El Plan de Pensiones de Empleo de Promoción Conjunta Grupo Idesa se adscribe a Pensions Caixa 34, Fondo de C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/6 Pensiones, inscrito en el registro administrativo de fondo de Pensiones del Ministerio de Economía y Hacienda y en el Registro Mercantil de Barcelona, integrándose obligatoriamente en dicho fondo las contribuciones al Plan, directas o imputadas. Dicho fondo es administrado por Vidacaixa, entidad gestora de fondos de pensiones. 4. Manifiestan que amparándose al artículo 28 del Decreto 304/2004 que dice “asimismo, en virtud de acuerdo adoptado por la empresa con los representantes de los trabajadores en ésta, la comisión promotora, una vez formalizado el plan de pensiones del sistema de empleo, podrá efectuar directamente la incorporación al plan de los partícipes y, en su caso, de los beneficiarios…” , la Comisión de Control determinó que la adhesión a este plan se realizaría de manera tácita a partir del momento en el que el participe tuviera la condición de empleado cualificado en “tack”, esto es a los cinco años de antigüedad en el grupo Ikea, de ahí la adhesión tácita del denunciante. 5. Respecto a la información facilitada a los empleados de forma previa a la contratación ya que coincidiendo con la aprobación del programa a nivel mundial en diciembre del año 2013, se llevaron a cabo distintas acciones de comunicación interna a los empleados consistentes en eventos en la tienda, reparto de información relativa al programa y comunicaciones en distintos soportes a los empleados. En el año 2014 en noviembre, se realizó una comunicación a nivel mundial con noticias en la intranet corporativa, mensajes en las TV de plasma en las oficinas, carteles informativos, mensajes de megafonía celebración del evento Tack en las cantinas de empleados con reparto de banderines y desayuno gratis, así como el reparto de kits informativos a cada colaborador que incluye documentación informativa y comunicación del lanzamiento del portal tack-portal (uno para los empleados que ya cumplen con los requisitos y otro para los que todavía no cumplen los mismos) así como la publicación de un artículo en la revista interna “en el aire” que se distribuye de forma gratuita por correo postal a todos los empleados. Asimismo, se ha habilitado para todos los empleados una plataforma online a la que tienen acceso los trabajadores IKEA y donde pueden comprobar si reúnen los requisitos para acceder al programa Tack, recabar información sobre el contenido y características del citado plan o cursar la baja en éste en el supuesto de no estar interesados en pertenecer a este programa. Adjunta copia de la información que IKEA hizo entrega a sus trabajadores así como pantallazos de la plataforma. 6. Finalmente manifiestan lo siguiente: a. El plan Tack es un programa del grupo Ikea a efectos de fidelizar a sus empleados mediante aportaciones a un plan de pensiones que se adscribe a Pensions Caixa 34, Fondo de pensiones. b. Este plan ha sido aprobado conforme al contenido del R.D. 1/2002 de 29 de noviembre por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de regulación de Planes y Fondos de Pensiones y del R.D. 304/2004 por el que se aprueba el Reglamento de Planes y Fondos de Pensiones c. El denunciante quedó adherido de forma tácita al programa TACK y no ha ejercitado su derecho a causar baja en el mismo. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/6 d. Que la cesión de sus datos a la entidad la Caixa es legítima según el artículo 11.2
- c)de la LOPD y tiene por objeto su gestión de participe en el citado plan de pensiones aprobado por el plan TACK. FUNDAMENTOS DE DERECHO I Es competente para resolver la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.
- d)en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD). II El denunciante, empleado a tiempo parcial de IKEA, figura como titular de un plan de Pensiones colectivo desde el 1 de diciembre de 2014 al que se efectúan una aportación por parte de la empresa y denuncia que provocó una retención considerable en su nómina, conducta que afirma que se hizo en contra de su voluntad y no autorizó el uso ni cesión de sus datos para crear un plan de pensiones con la empresa depositaria del mismo. La LOPD en su artículo 6, dispone: “1. El tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la Ley disponga otra cosa. 2. No será preciso el consentimiento cuando los datos de carácter personal se recojan para el ejercicio de las funciones propias de las Administraciones Públicas en el ámbito de sus competencias; cuando se refieran a las partes de un contrato o precontrato de una relación negocial, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento; cuando el tratamiento de los datos tenga por finalidad proteger un interés vital del interesado en los términos del artículo 7, apartado 6, de la presente Ley…” De acuerdo a lo establecido por la LOPD, el consentimiento se erige como una de las piedras angulares del principio de protección de los datos de carácter personal. Así, el “tratamiento” de los datos del particular por parte de un tercero, en principio, sólo se puede llevar a cabo en el caso de que el titular de los mismos autorice dicho tratamiento, estableciéndose la posibilidad de que dicha autorización sea revocada en cualquier momento. Sin embargo, a lo largo de la LOPD se prevén determinados casos en los que el tratamiento de los datos de un particular no requiere del consentimiento que es exigido como regla general, previsión que llaeva a analizar si en el caso el Grupo IKEA contaba con el “consentimiento” del interesado en cuaquiera de las formas admitidas, La LOPD en su artículo 40 reconoce a la AEPD la “ potestad inspectora” y en su apartado 1, recoge: “ Las autoridades de control podrán inspeccionar...” El Reglamento 1720/2007 de 21/12, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD en su artículo 122 prevé: “ 1…., se podrán realizar actuaciones previas con objeto de determinar si concurren circunstancias que justifiquen tal iniciación...” y el R. D. 1398/1993, de 4/08, del Reglamento del Procedimiento para el ejercicio de la Potestad Sancionadora en su artículo 12 dispone lo siguiente: “ Con anterioridad a la iniciación C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/6 del procedimiento, se podrán realizar actuaciones previas de investigación..”, investigación que se llevó a cabo con el resultado que consta enal hecho segundo de la presente resolución. III La entidad IKEA informa, en síntesis, que los datos personales del denunciante están incluidos en los ficheros de IKEA en calidad de empleado y, adicionalmente, es socio del Club de fidelización IKEA FAMILY que consiste en un programa denominado “TACK” (gracias en sueco) de fidelidad a largo plazo en el que todos los empleados del grupo IKEA están invitados a participar para reforzar las prestaciones durante la jubilación y adicional a los planes de pensiones y ahorro con los que ya contaban los trabajadores del grupo y las aportaciones a este plan se ingresan a los planes ya existentes. Es decir, el seguro colectivo forma parte de las actividades del porgrama TACK. En cuanto a la estructura del plan, expone que el plan se ampara en el artículo 28 del Decreto 304/2004 por el que se aprueba el Reglamento de Pensiones y Fondos y del R.D. 1/2002 por el que se aprueba el texto Refundido de la Ley de Regulación de Planes y Fondos de Pensiones, que recoge: “asimismo, en virtud de acuerdo adoptado por la empresa con los representantes de los trabajadores en ésta, la comisión promotora, una vez formalizado el plan de pensiones del sistema de empleo, podrá efectuar directamente la incorporación al plan de los partícipes y, en su caso, de los beneficiarios…” , en este sentido la Comisión de Control del plan de fidelización determinó que la adhesión se realizaría de manera “tácita” a partir del momento en el que el participe tuviera la condición de empleado cualificado en “TACK”, esto es a los cinco años de antigüedad en el grupo IKEA, de ahí la adhesión “tácita” del denunciante. En el presente caso, viene a confirmar el consentimiento “tácito” del denunciante las dos acciones siguientes: de un lado que el plan TACK incluye al denunciante el 1 de diciembre de 2014 según declara y el denunciante formuló denuncia ante esta Agencia con fecha 15 de marzo de 2015, es decir después de un año de su constitución y, solo, cuando soporta la repercusión fiscal del mismo cuestión que no pone en duda el consentimiento y no corresponde a esta Agencia manifestarse sobre la legalidad de la repercusión tributaria y; de otro que según informa IKEA el seguro colectivo es complementario a otros planes de pensiones de los que ya son beneficiarios los trabajadores de dicha compañía. IV La LOPD en su artículo 5 , dispone 1. Los interesados a los que se soliciten datos personales deberán ser previamente informados de modo expreso, preciso e inequívoco:
- a)De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de éstos y de los destinatarios de la información.
- b)Del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas.
- c)De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/6
- d)De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
- e)De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante. Respecto a la información facilitada a los empleados previa a la contratación, la compañía IKEA documenta las iniciativa a las distintas acciones que lleva a cabo, consistente en comunicaciones internas y eventos para los empleados, la realización en noviembre del año 2014 de una comunicación a nivel mundial con noticias en la intranet corporativa, mensajes en las TV de plasma en las oficinas, reparto de trípticos, documentación informativa y comunicación del lanzamiento del portal TACK (uno para los empleados que cumplen con los requisitos y otro para los que todavía no cumplen). Asimismo, hay habilitado para todos los empleados una plataforma online a la que tienen acceso los trabajadores IKEA y donde pueden comprobar si reúnen los requisitos para acceder al programa Tack, recabar información sobre el contenido y características del citado plan o cursar la baja en el supuesto de no estar interesados en pertenecer a este programa, deduciéndose de todo ello el consentimiento tácito del denunciante a su inclusión en el programa TACK del que forma parte el seguro colectivo, máxime cuando dada la posibilidad del beneficiario del plan para pedir su oposición/ cancelación a su participación que habrá de ejercitar para su baja en el programa. En lo concerniente a la cesión de sus datos del denunciante a la entidad la Caixa, Pensiones CAIXA 34, Fondo de Pensiones es legítima según el artículo 11.2
- c)de la LOPD y tiene por objeto su gestión de participe en el citado plan de pensiones aprobado por el plan TACK. Por lo tanto, de acuerdo con lo señalado, Por la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, SE ACUERDA: 1. PROCEDER AL ARCHIVO de las presentes actuaciones. 2. NOTIFICAR la presente Resolución a IKEA IBÉRICA, S.A.. y a A.A.A.. De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del Real Decreto 1720/2007, de 21 diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 48.2 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 116 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o, directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/6 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Mar España Martí Directora de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es