E-02566-2013

1/5 Procedimiento Nº: E/02566/2013 RESOLUCIÓN DE ARCHIVO DE ACTUACIONES Examinado el escrito presentado por el INSTITUTO CERVANTES relativo a la ejecución del requerimiento de la resolución de referencia R/00661/2013 dictada por el Director de la Agencia Española de Protección de Datos en el procedimiento de Declaración de Infracción de Administraciones Públicas nº AP/00031/2012 seguido contra el INSTITUTO CERVANTES en virtud de los siguientes, HECHOS PRIMERO: En la Agencia Española de Protección de Datos se tramitó al INSTITUTO CERVANTES el Procedimiento de Declaración de Infracción de Administraciones Públicas con referencia AP/00031/2012, por la infracción del artículo 5.1 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de los Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD). Dicho procedimiento concluyó mediante resolución R/00661/2013 de fecha 8 de mayo de 2013 por la que se resolvía: “PRIMERO: DECLARAR que el INSTITUTO CERVANTES ha infringido lo dispuesto en el artículo 5.1 de la LOPD, tipificada como leve en el artículo 44.2.

1. c)de de la citada Ley Orgánica. SEGUNDO: REQUERIR al INSTITUTO CERVANTES, de acuerdo con lo establecido en el apartado 3 del artículo 46 de la Ley 15/1999, para que acredite en el plazo de un mes desde este acto de notificación las medidas de orden interno que impidan que en el futuro pueda producirse una nueva infracción del artículo 5.1 de la LOPD, para lo que se abre expediente de actuaciones previas E/02566/2013.” Con el objeto de acreditar las medidas requeridas por el Director de la Agencia Española de Protección de Datos, según la resolución R/00661/2013, esta Agencia procedió a la apertura del expediente de actuaciones E/02566/2013. SEGUNDO: Con motivo de lo instado en la resolución la entidad denunciada remitió a esta Agencia con fecha de entrada 14 de junio de 2013, escrito en el que informaba en los siguientes términos: “PRIMERO.- Se ha procedido a la completa reorganización de las carpetas de red del Instituto Cervantes, éstas se organizan por áreas funcionales, con grupos de permisos estándar para los integrantes de dichas áreas funcionales. Adicionalmente, cada usuario cuenta con una carpeta personal, asociada a su corporativo, en la que, a petición del mismo, puede almacenarse copia de seguridad de su carpeta de correo electrónico corporativo. A la mencionada carpeta personal únicamente tiene acceso el propio usuario, sin perjuicio de los permisos de acceso a los sistemas de información que en su caso pudieran tener los administradores de sistemas para el ejercicio propio de sus C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/5 funciones. SEGUNDO.- Se ha procedido a la supresión de los privilegios de acceso en modo lectura de los Directores de cada Área a las carpetas personales del personal de su dirección en las que pueden encontrarse archivos con correos electrónicos de los usuarios. TERCERO.- Con fecha 12 de abril de 2013 se dictó resolución del Director del Instituto Cervantes por la que se aprueba el Documento de Seguridad de este Organismo, dándose con ello cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal y su Reglamento de desarrollo. En dicho documento se recogen las medidas de índole técnica y organizativa necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal, así como para evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. CUARTO.- Con fecha 31 de mayo de 2013 desde la Vicesecretaría Técnica de este Organismo, se remitió un correo electrónico a todo el personal de la sede y de los centros del Instituto Cervantes, comunicando la aprobación del citado documento de seguridad, así como la habilitación de un espacio en la Intranet del Instituto en el que se recoge toda la documentación relativa a la protección de datos de carácter personal, incluyendo dicho Documento de Seguridad, que en consecuencia está a disposición de todo el personal del Instituto Cervantes. QUINTO.- Además, se ha elaborado en este Organismo Publico una norma de procedimiento de uso del correo electrónico corporativo para todo el personal de la Sede del Instituto Cervantes, que se encuentra en tramitación y que, una vez aprobada, será difundida entre todos los trabajadores y colaboradores de este organismo.” FUNDAMENTOS DE DERECHO I Es competente para resolver el Director de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.
2. d)en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD). II En el citado artículo 5 de la LOPD se establece lo siguiente: “1. Los interesados a los que se soliciten datos personales deberán ser previamente informados de modo expreso, preciso e inequívoco:
3. a)De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de éstos y de los destinatarios de la información.
4. b)Del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas.
5. c)De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/5
6. d)De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
7. e)De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante. Cuando el responsable del tratamiento no esté establecido en el territorio de la Unión Europea y utilice en el tratamiento de datos medios situados en territorio español, deberá designar, salvo que tales medios se utilicen con fines de tránsito, un representante en España, sin perjuicio de las acciones que pudieran emprenderse contra el propio responsable del tratamiento. 2. Cuando se utilicen cuestionarios u otros impresos para la recogida, figurarán en los mismos, en forma claramente legible, las advertencias a que se refiere el apartado anterior. 3. No será necesaria la información a que se refieren las letras b),
8. c)y
9. d)del apartado 1 si el contenido de ella se deduce claramente de la naturaleza de los datos personales que se solicitan o de las circunstancias en que se recaban. (...)”. La obligación que impone este artículo 5 es, por tanto, la de informar al afectado en la recogida de datos, pues sólo así queda garantizado el derecho del mismo a tener una apropiada información y a consentir o no el tratamiento, en función de aquélla. Así, de acuerdo con lo establecido en el artículo 5 transcrito, la entidad denunciada debe informar a los interesados de los que recabe datos sobre los extremos establecidos en el aludido artículo 5.1. La información a la que se refiere el artículo 5.1 de la LOPD debe suministrarse a los afectados previamente a la solicitud de sus datos personales, y deberá ser expresa, precisa e inequívoca. La Sentencia del Tribunal Constitucional 292/2000, de 30 de noviembre, al delimitar el contenido esencial del derecho fundamental a la protección de los datos personales, ha considerado el derecho de información como un elemento indispensable del derecho fundamental a la protección de datos al declarar que “…el contenido del derecho fundamental a la protección de datos consiste en un poder de disposición y de control sobre los datos personales que faculta a la persona para decidir cuáles de esos datos proporcionar a un tercero, sea el Estado o un particular, o cuáles puede este tercero recabar, y que también permite al individuo saber quién posee esos datos personales y para qué, pudiendo oponerse a esa posesión o uso. Estos poderes de disposición y control sobre los datos personales, que constituyen parte del contenido del derecho fundamental a la protección de datos se concretan jurídicamente en la facultad de consentir la recogida, la obtención y el acceso a los datos personales, su posterior almacenamiento y tratamiento, así como su uso o usos posibles, por un tercero, sea el Estado o un particular. Y ese derecho a consentir el conocimiento y el tratamiento, informático o no, de los datos personales, requiere como complementos indispensables, por un lado, la facultad de saber en todo momento quién dispone de esos datos personales y a qué uso los está sometiendo, y, por otro lado, el poder oponerse a esa posesión y usos. En fin, son elementos característicos de la definición constitucional del derecho fundamental a la protección de datos personales los derechos del afectado a consentir C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/5 sobre la recogida y uso de sus datos personales y a saber de los mismos. Y resultan indispensables para hacer efectivo ese contenido el reconocimiento del derecho a ser informado de quién posee sus datos personales y con qué fin, y, el derecho a poder oponerse a esa posesión y uso requiriendo a quien corresponda que ponga fin a la posesión y empleo de los datos. Es decir, exigiendo del titular del fichero que le informe de qué datos posee sobre su persona, accediendo a sus oportunos registros y asientos, y qué destino han tenido, lo que alcanza también a posibles cesionarios; y, en su caso, requerirle para que rectifique o los cancele”. De lo expuesto cabe concluir que la vigente LOPD ha acentuado las garantías precisas para el tratamiento de los datos personales en lo relativo a los requisitos del consentimiento, de la información previa a éste, y de las finalidades para las que los datos pueden ser recabados y tratados. III En el supuesto presente del examen de las medidas adoptadas por el INSTITUTO CERVANTES, se considera que se han adoptado las medidas de orden interno adecuadas para la corrección de la infracción declarada en el procedimiento de referencia que impidan que pueda producirse una nueva infracción del artículo 5.1 de la LOPD. Por lo tanto, de acuerdo con lo señalado, Por el Director de la Agencia Española de Protección de Datos, SE ACUERDA: 1. PROCEDER AL ARCHIVO de las presentes actuaciones. 2. NOTIFICAR la presente Resolución al INSTITUTO CERVANTES y a Dª. A.A.A.. 3. COMUNICAR la presente resolución al Defensor del Pueblo, de conformidad con lo establecido en el artículo 46.4 de la LOPD. De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del Real Decreto 1720/2007, de 21 diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/5 Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 48.2 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 116 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante el Director de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o, directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. José Luis Rodríguez Álvarez Director de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es