1/7 Expediente Nº: E/03337/2017 RESOLUCIÓN DE ARCHIVO DE ACTUACIONES De las actuaciones practicadas por la Agencia Española de Protección de Datos ante la entidad COLEGA MADRID, en virtud de denuncia y teniendo como base los siguientes HECHOS PRIMERO: Con fecha 10 de abril de 2017, tuvo entrada en esta Agencia un escrito en el que se expone lo siguiente: la ONG COLECTIVO DE LESBIANAS. GAYS. BISEXUALES Y TRANSEXUALES DE MADRID - COLEGA MADRID, con web ***WEB.1, ofrece un servicio de citas previas de varios servicios en los cuales se obliga a rellenar datos de carácter muy confidencial como orientación sexual; informando que se utilizan para tratamientos meramente estadísticos para la valoración del servicio. No se informa de la existencia de un fichero dado que la aplicación que utilizan vuelca los datos a un calendario de Google. El reclamante manifiesta que ha hecho pruebas de concertar citas y ha comprobado que no guardan datos. Considera que los datos recabados son excesivos para el servicio prestado. No aparecen claros los procedimientos para ejercitar los derechos de acceso rectificación o cancelación y oposición. No queda claro si este fichero está protegido y se realizan copias de seguridad. SEGUNDO: Tras la recepción de la denuncia la Subdirección General de Inspección de Datos procedió a la realización de actuaciones previas de investigación para el esclarecimiento de los hechos denunciados, teniendo conocimiento de los siguientes extremos: 1. Los representantes de la asociación, durante la visita de inspección realizada a la entidad denunciada, realizan las siguientes manifestaciones: 1.1. Colega Madrid es un Colectivo de Utilidad Pública del Ayuntamiento de Madrid. Cuenta con 5 trabajadores. Además colaboran con la entidad 78 socios y un número indeterminado de voluntarios que ofrecen servicios en temas educativos y preventivos, charlas, etc. 1.2. La entidad dispone de dos ficheros: un fichero de trabajadores, voluntarios y asociados, y otro fichero de usuarios. 1.3. En enero de 2017 se puso en servicio un sistema on line de citas previas para diversos servicios, entre los que se encuentra la prueba rápida de VIH. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/7 Los datos que se recogen para solicitar la cita previa están adaptados al servicio y son necesarios para poder discriminar el profesional que les va a atender, por ello es necesario tener en cuenta el sexo, la nacionalidad, etc. Las citas quedan recogidas en el servicio Google Calendar al que acceden los distintos profesionales. Cada uno de los cuales dispone de su propio usuario y una contraseña que se cambia mensualmente. Estos datos no se exportan a ningún fichero o base de datos. Anualmente se remiten datos estadísticos que no contienen información personal a la Comunidad de Madrid para realizar los informes del Plan Nacional contra el SIDA. Una vez que el interesado se persona en la sede de la Asociación el profesional que le atiende cumplimenta un formulario para la Consejería de Sanidad de la Comunidad de Madrid. Con los resultados de las pruebas realizadas, cada profesional elabora un archivo en formato Excel que almacena los datos recogidos en el formulario que se remite a la Comunidad de Madrid. De este archivo se generan los datos estadísticos que se remiten anualmente. 2. Se realizan consultas sobre el sistema cita previa ***WEB.2 , realizando sobre este sistema las siguientes verificaciones: 2.1. Se informa que la prueba es confidencial y gratuita. 2.2. Se simula una solicitud de cita y se verifica que es necesario seleccionar el centro de atención, el servicio, el número de personas y la fecha. 2.3. En la pantalla siguiente, aparecen las horas disponibles para el día seleccionado. 2.4. En el siguiente paso se cumplimentan los datos necesarios para la cita. Se verifica que es obligatorio aportar la siguiente información: Teléfono Fecha de nacimiento Sexo Orientación sexual Localidad de residencia o código postal Nacionalidad Según indican los representantes de la asociación estos datos son necesarios para ofrecer un servicio personalizado y adaptado a cada circunstancia. Además el sistema no verifica que los datos introducidos en estos campos son coherentes. Previo a los campos a cumplimentar aparece un aviso de confidencialidad donde se informa al usuario de la incorporación de los datos facilitados a un fichero cuyo responsable es Colega Madrid y del procedimiento y dirección para ejercitar los derechos ARCO. Antes de confirmar la cita es necesario aceptar una cláusula de “condiciones de C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/7 uso del aviso legal” en el que figura la identidad y dirección del responsable del fichero y la finalidad del tratamiento de los datos, así como el procedimiento para ejercitar los derechos ARCO. 2.5. Una vez confirmada, la cita queda incorporada al servicio Google Calendar que se implementa sobre un protocolo seguro HTTPS. Se hace una simulación de una cita aportando datos ficticios. Posteriormente, se accede al servicio de Google Calendar y se verifica que la información que se recibe es la rellenada en el formulario. Además, una vez pedida la cita, se recibe un correo electrónico de confirmación en la dirección aportada por el solicitante. 3. En relación a la documentación facilitada por el reclamante en su denuncia relativo a la recogida de datos para la prueba rápida de VIH, los representantes de la entidad manifiestan que si bien el logo de la organización ha cambiado, el procedimiento para solicitar la cita previa es el mismo. El hecho de que no figure en la impresión de pantalla aportada por el denunciante el aviso de confidencialidad previo a los campos de recogida de datos se debe a que ha recortado la impresión de pantalla aportada como prueba en la denuncia presentada ante la Agencia Española de Protección de Datos. FUNDAMENTOS DE DERECHO I Es competente para resolver la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.
- d)en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD). II El artículo 126.1, apartado segundo, del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre (RLOPD) establece: “Si de las actuaciones no se derivasen hechos susceptibles de motivar la imputación de infracción alguna, el Director de la Agencia Española de Protección de Datos dictará resolución de archivo que se notificará al investigado y al denunciante, en su caso.” III En el artículo 5 de la LOPD se establece lo siguiente: “1. Los interesados a los que se soliciten datos personales deberán ser previamente informados de modo expreso, preciso e inequívoco:
- a)De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal, de la finalidad de la recogida de éstos y de los destinatarios de la información. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/7
- b)Del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas.
- c)De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos
- d)De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
- e)De la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante. Cuando el responsable del tratamiento no esté establecido en el territorio de la Unión Europea y utilice en el tratamiento de datos medios situados en territorio español, deberá designar, salvo que tales medios se utilicen con fines de tránsito, un representante en España, sin perjuicio de las acciones que pudieran emprenderse contra el propio responsable del tratamiento. 2. Cuando se utilicen cuestionarios u otros impresos para la recogida, figurarán en los mismos, en forma claramente legible, las advertencias a que se refiere el apartado anterior. 3. No será necesaria la información a que se refieren las letras b),
- c)y
- d)del apartado 1 si el contenido de ella se deduce claramente de la naturaleza de los datos personales que se solicitan o de las circunstancias en que se recaban. (...)”. La obligación que impone este artículo 5 es, por tanto, la de informar al afectado en la recogida de datos, pues sólo así queda garantizado el derecho del mismo a tener una apropiada información y a consentir o no el tratamiento, en función de aquélla. Así, de acuerdo con lo establecido en el artículo 5 transcrito, el denunciado debe informar a los interesados de los que recabe datos sobre los extremos establecidos en el aludido artículo 5.1. La información a la que se refiere el artículo 5.1 de la LOPD debe suministrarse a los afectados previamente a la solicitud de sus datos personales, y deberá ser expresa, precisa e inequívoca. El apartado 2 establece una regla especial para los supuestos en que se utilicen formularios u otros impresos para la recogida de la información exigiendo que “... figuraran en los mismos, en forma claramente legible, las advertencias a que se refiere el apartado anterior”. Por su parte, el artículo 4.1 de la LOPD concreta las finalidades para las que pueden recabarse y tratarse los datos personales exigiendo. La Ley ha querido, por tanto, imponer una formalidad específica en la recogida de datos a través de cuestionarios u otros impresos que garantice el derecho a la información de los afectados. A tal efecto, impone la obligación de que la información figure en los propios cuestionarios e impresos y la refuerza exigiendo que conste de forma claramente legible. En este sentido, la Sentencia del Tribunal Constitucional 292/2000, de 30 de noviembre, que delimita el contenido esencial del derecho fundamental a la protección C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/7 de los datos personales, se ha pronunciado sobre la vinculación entre el consentimiento y la finalidad para el tratamiento de los datos personales, en los siguientes términos: “… es evidente que el interesado debe ser informado tanto de la posibilidad de cesión de sus datos personales y sus circunstancias como del destino de éstos, pues sólo así será eficaz su derecho a consentir, en cuanto facultad esencial de su derecho a controlar y disponer de sus datos concreta. Pues en otro caso sería fácil al responsable del fichero soslayar el consentimiento del interesado mediante la genérica información de que sus datos pueden ser cedidos. De suerte que, sin la garantía que supone el derecho a una información apropiada mediante el cumplimiento de determinados requisitos legales (art. 5 LOPD) quedaría sin duda frustrado el derecho del interesado a controlar y disponer de sus datos personales, pues es claro que le impedirían ejercer otras facultades que se integran en el contenido del derecho fundamental al que estamos haciendo referencia”. De lo expuesto cabe concluir que la vigente LOPD ha acentuado las garantías precisas para el tratamiento de los datos personales en lo relativo a los requisitos del consentimiento, de la información previa a éste, y de las finalidades para las que los datos pueden ser recabados y tratados. La citada Sentencia del Tribunal Constitucional 292/2000, al delimitar el contenido esencial del derecho fundamental a la protección de los datos personales, ha considerado el derecho de información como un elemento indispensable del derecho fundamental a la protección de datos al declarar que “…el contenido del derecho fundamental a la protección de datos consiste en un poder de disposición y de control sobre los datos personales que faculta a la persona para decidir cuáles de esos datos proporcionar a un tercero, sea el Estado o un particular, o cuáles puede este tercero recabar, y que también permite al individuo saber quién posee esos datos personales y para qué, pudiendo oponerse a esa posesión o uso. Estos poderes de disposición y control sobre los datos personales, que constituyen parte del contenido del derecho fundamental a la protección de datos se concretan jurídicamente en la facultad de consentir la recogida, la obtención y el acceso a los datos personales, su posterior almacenamiento y tratamiento, así como su uso o usos posibles, por un tercero, sea el Estado o un particular. Y ese derecho a consentir el conocimiento y el tratamiento, informático o no, de los datos personales, requiere como complementos indispensables, por un lado, la facultad de saber en todo momento quién dispone de esos datos personales y a qué uso los está sometiendo, y, por otro lado, el poder oponerse a esa posesión y usos. En fin, son elementos característicos de la definición constitucional del derecho fundamental a la protección de datos personales los derechos del afectado a consentir sobre la recogida y uso de sus datos personales y a saber de los mismos. Y resultan indispensables para hacer efectivo ese contenido el reconocimiento del derecho a ser informado de quién posee sus datos personales y con qué fin, y, el derecho a poder oponerse a esa posesión y uso requiriendo a quien corresponda que ponga fin a la posesión y empleo de los datos. Es decir, exigiendo del titular del fichero que le informe de qué datos posee sobre su persona, accediendo a sus oportunos registros y asientos, y qué destino han tenido, lo que alcanza también a posibles cesionarios; y, en su caso, requerirle para que rectifique o los cancele”. Según se ha indicado, las normas expuestas exigen que la información se facilite con carácter previo a la recogida de los datos, que en caso de utilizarse formularios para la recogida de datos la información ha de figurar en los mismos. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/7 En este caso, la entidad denunciada ha justificado haber cumplido debidamente el deber de información con carácter previo a la recogida de datos personales de las personas que solicitan cita para hacerse una prueba de VIH. Se les informa de lo siguiente: que los ficheros en que se incorporan sus datos son responsabilidad de Colega Madrid; la finalidad del tratamiento es gestionar la prestación del servicio requerido; no se cederán los datos salvo los casos legalmente establecidos; los datos que se solicitan son obligatorios de facilitar para poder prestar el servicio; son adecuados, pertinentes y no excesivos; la negativa a facilitar los datos implica la imposibilidad de prestar el servicio; dirección de ejercicio de los derechos ARCO. Por tanto, la información ofrecida se ajusta a las previsiones normativas reseñadas, por lo que no cabe admitir aquella cláusula informativa como insuficiente para entender válido el consentimiento. En cuanto a que los datos solicitados son excesivos, de acuerdo con lo indicado en la visita de inspección, los datos son necesarios para la prestación del servicio. En consecuencia, se acredita que la entidad Colega Madrid ha cumplido el deber de informar establecido en el artículo 5 de la LOPD. Por lo tanto, de acuerdo con lo señalado, por la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, SE ACUERDA: PROCEDER AL ARCHIVO de las presentes actuaciones. NOTIFICAR la presente Resolución a COLEGA MADRID y al denunciante. De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del Reglamento de desarrollo de la LOPD aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 diciembre. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 48.2 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en los artículos 112 y 123 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución o directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contenciosoadministrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/7 Mar España Martí Directora de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es