E-05506-2017

1/5 Expediente Nº: E/05506/2017 RESOLUCIÓN DE ARCHIVO DE ACTUACIONES De las actuaciones practicadas por la Agencia Española de Protección de Datos ante la entidad CABOT FINANCIAL SPAIN, S.A. en virtud de denuncia presentada por D. A.A.A. y teniendo como base los siguientes, HECHOS PRIMERO: Con fecha 11 de septiembre de 2017, tuvo entrada en esta Agencia escrito de D. A.A.A. (en lo sucesivo el denunciante) en el que denuncia que en la empresa CABOT FINANCIAL SPAIN, S.A. (antes GESIF), cuya actividad es el recobro de impagados, se está solicitando a sus trabajadores el certificado de antecedentes penales, bien presentándolo el interesado o bien firmando una autorización para que la empresa lo solicite en su nombre. Este requisito es indispensable para todos los trabajadores que se incorporan a la empresa, independientemente del puesto de trabajo que desempeñen. El denunciante manifiesta que en los ficheros inscritos por la empresa en el Registro General de Ficheros no consta el tratamiento de dichos datos y que no hay ninguna ley que les habilite a su solicitud. Y, entre otra, anexa la siguiente documentación:  Copia de un comunicado INTERNO de la empresa, de fecha 27 de junio de 2017, sobre “Certificado de Penales y Certificado de Solvencia”. En el comunicado se informa de que la finalidad de dichos certificados es limpiar la imagen de la empresa. Así mismo, se informa de que las personas que quieran que el certificado les sea devuelto lo podrán solicitar en RRHH, manteniendo en el expediente solo el justificante de haberlo entregado. Respecto al certificado de penales indican que pueden dejar en recepción la autorización. Con fecha 21 de noviembre de 2017, el denunciante remite a la Agencia la siguiente documentación con objeto de aportar nuevas pruebas de los hechos denunciados:  Copia del correo electrónico remitido por el Comité de empresa a la entidad, de fecha 28 de febrero de 2017, en el que solicitan información sobre el hecho de que se esté solicitando a los trabajadores el certificado de penales y el de solvencia.  Copia de la contestación de la empresa al correo anterior, de la misma fecha, en el que confirman que solicitan dichos certificados y que la empresa, antes de contratar a nadie, tiene que tener esas credenciales verificadas.  Copia de varios correos intercambiados entre la empresa y “andersentaxlegal.es” con fechas 15 y 16 de noviembre de 2017, sobre el contenido del comunicado interno que se iba a distribuir en relación con la solicitud de certificados de penales y de solvencia a los trabajadores. En uno C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/5 de ellos se indica que no han notificado en ningún momento a la Agencia, la modificación de los ficheros de RRHH y Nóminas para tratar dicha información.  Copia del comunicado INTERNO de la empresa, de fecha 16 de noviembre de 2017, en el que informan de que aunque en el comunicado de fecha 27 de junio se solicitó a los empleados autorización y copia de su D.N.I. para recabar en su nombre el certificado de antecedentes penales, nunca llegaron a solicitar los certificados por lo que no han tenido acceso a dicha información y tampoco la va a solicitar en el futuro. Así mismo, informan de que tanto las autorizaciones como las fotocopias de los D.N.I. han sido destruidas.  Copia de la contestación del denunciante al comunicado anterior, remitida a la empresa con fecha 17 de noviembre de 2017, en la que manifiesta su desacuerdo con el contenido del mismo, indicando que la empresa recabo los certificados de penales de todos los trabajadores que se incorporaron a la misma a partir de febrero de 2017. SEGUNDO: Tras la recepción de la denuncia la Subdirección General de Inspección de Datos procedió a la realización de actuaciones previas de investigación para el esclarecimiento de los hechos denunciados, teniendo conocimiento de los siguientes extremos: Con fecha 2 de octubre de 2017, se solicita información a CABOT FINANCIAL SPAIN S.A., sobre los hechos denunciados. Con fecha 17 de noviembre de 2017, se recibe contestación al requerimiento de información, en la que manifiestan que: “CABOT FINANCIAL tras la transposición de la nueva Directiva 2015/849, el 26 de junio de 2017, entendió que debía cumplir con todas las obligaciones relativas a la prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo y decidió enviar el comunicado de 27 de junio de 2017 solicitando a los empleados que, voluntariamente quisieran, una autorización para recabar en su nombre el certificado de antecedentes penales ante el Ministerio de Justicia. Finalmente, esta medida nunca se llevó a cabo y CABOT FINANCIAL no recabó los antecedentes penales de los empleados que otorgaron su autorización ante el Ministerio de Justicia. CABOT FINANCIAL no va a volver a llevar a cabo una iniciativa similar en el futuro, extremo del que ya se ha informado a los empleados afectados como consta en el Comunicado Oficial adjunto al presente escrito. Estos datos nunca han sido obtenidos, almacenados ni tratados por CABOT FINANCIAL, por tanto, no fueron incluidos en ningún fichero de datos inscrito ante la AEPD. Finalmente, las autorizaciones firmadas por los empleados y las copias actualizadas de sus DNI fueron destruidas por medios seguros que garantizaban la confidencialidad y seguridad de los mismos.” C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/5 Expone la entidad también que para aclarar las dudas de sus trabajadores, se envió otro comunicado con fecha 16 de noviembre de 2017, cuya copia adjuntan y que coincide con el aportado por el denunciante. FUNDAMENTOS DE DERECHO I Es competente para resolver la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.d) en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD). II El Convenio nº 108 del Consejo de Europa, de 28 de enero de 1981, para la protección de las personas con respecto al tratamiento automatizado de datos de carácter personal, incluye los datos relativos a las condenas penales como datos sensibles. Dispone en este sentido su artículo 6 que “Los datos de carácter personal que revelen el origen racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas u otras convicciones, así como los datos de carácter personal relativos a la salud o a la vida sexual, no podrán tratarse automáticamente a menos que el derecho interno prevea garantías apropiadas. La misma norma regirá en el caso de datos de carácter personal referentes a condenas penales.” Por su parte, la Directiva 95/46 CE, del Parlamento y del Consejo, de 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de tales datos, establece, en su art. 8.5 que “El tratamiento de datos relativos a infracciones, condenas penales o medidas de seguridad, sólo podrá efectuarse bajo el control de la autoridad pública o si hay previstas garantías específicas en el Derecho nacional, sin perjuicio de las excepciones que podrá establecer el Estado miembro basándose en disposiciones nacionales que prevean garantías apropiadas y específicas. Sin embargo, sólo podrá llevarse un registro completo de condenas penales bajo el control de los poderes públicos”. En el Informe Jurídico de esta Agencia Española de Protección de Datos de fecha 26 de mayo de 2016 se expone: “La Ley Orgánica 15/1999 contempla los datos a que se refiere la consulta dentro de los datos especialmente protegidos, disponiendo en su artículo 7.5 que “Los datos de carácter personal relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas sólo podrán ser incluidos en ficheros de las Administraciones públicas competentes en los supuestos previstos en las respectivas normas.” El legislador ha querido así sustraer por completo los ficheros que pudiesen contener los referidos datos a cualquier ámbito particular, determinando que sólo los poderes públicos pueden ser titulares de tales ficheros, por consiguiente no es legalmente posible exigir a los empleados de una entidad un certificado de antecedentes penales, porque no pueden ser objeto de tratamiento por los particulares, salvo en aquellos supuestos excepcionales en que, autorizados por una C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/5 Ley y con las debidas garantías se contemple dicha medida.” En este caso, la entidad denunciada envió a sus empleados un comunicado de fecha 27 de junio de 2017 solicitando que firmasen una autorización para recabar en su nombre el certificado de antecedentes penales ante el Ministerio de Justicia. En escrito de 17 de noviembre de 2017, CABOT FINANCIAL ha manifestado que esta medida nunca se llevó a cabo y que no recabó los antecedentes penales de los empleados que otorgaron su autorización ante el Ministerio de Justicia. Manifiesta también en este escrito que no va a volver a llevar a cabo una iniciativa similar en el futuro, extremo del que ya se ha informado a los empleados afectados. Por otra parte se tiene constancia del envío del comunicado INTERNO de la empresa, de fecha 16 de noviembre de 2017, en el que informan de que aunque en el comunicado de fecha 27 de junio se solicitó a los empleados autorización y copia de su D.N.I. para recabar en su nombre el certificado de antecedentes penales, nunca llegaron a solicitar los certificados por lo que no han tenido acceso a dicha información y tampoco la va a solicitar en el futuro. Así mismo, informan de que tanto las autorizaciones como las fotocopias de los D.N.I. han sido destruidas. En este caso concreto no existe constancia de que la entidad denunciada haya tratado los datos de carácter personal relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas de sus empleados, de manera que no consta que haya tenido lugar el tratamiento de datos denunciado por lo que en esta ocasión no cabe imputar infracción alguna a la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal. El artículo 126.1, apartado segundo, del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, aprobado por Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre (RLOPD) establece: “Si de las actuaciones no se derivasen hechos susceptibles de motivar la imputación de infracción alguna, el Director de la Agencia Española de Protección de Datos dictará resolución de archivo que se notificará al investigado y al denunciante, en su caso.” Por lo tanto, de acuerdo con lo señalado, por la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, SE ACUERDA:  PROCEDER AL ARCHIVO de las presentes actuaciones.  NOTIFICAR la presente Resolución a la entidad CABOT FINANCIAL SPAIN, S.A. y a D. A.A.A.. De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del Reglamento de desarrollo de la LOPD aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 diciembre. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/5 Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 48.2 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en los artículos 112 y 123 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución o directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Mar España Martí Directora de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es