1/9 Expediente Nº: E/07469/2015 RESOLUCIÓN DE ARCHIVO DE ACTUACIONES De las actuaciones practicadas por la Agencia Española de Protección de Datos ante la SERVICIO PUBLICO DE EMPLEO DE CASTILLA Y LEON, Gerencia Provincial del ECYL en Palencia en virtud de denuncia presentada por D. C.C.C. y teniendo como base los siguientes HECHOS PRIMERO: Con fecha 15 de octubre de 2015, tuvo entrada en esta Agencia un escrito de C.C.C., en adelante el denunciante, en el que manifiesta que: 1. Es trabajador laboral dependiente de la Consejeria de Economiya y Empleo de la Junta de Castilla y León. Servicio Público de Empleo (ECYL), Gerencia Provincial de Palencia, con centro de trabajo en Guardo, Palencia. 2. Para poder pedir permiso licencia y ausentarse del puesto de trabajo por motivos médicos, exámenes, asistencia a juicios, etc. la administración de la que depende ha implantado un sistema informático en la Intranet del ECYL denominado “Solicitud de Permisos y Licencias”. 3. En los casos en los que se solicita licencia para acudir a una cita médica o a un juicio, el sistema solicita con carácter previo que se aporte documentación acreditativa de la cita. El escrito detalla el tipo de datos que deben incluir en ambos casos los documentos, tales como los datos de las partes demandantes o demandados (aunque sean terceros ajenos al ECYL) o el tipo de consulta por especialidad y “en ocasiones orientación sobre tratamientos médicos…” Con posterioridad a la cita se debe de incluir documentación justificativo de la asistencia. 4. Durante un tiempo el denunciante aportó dichos documentos tachando los datos sensibles de los mismos pero el ECYL dice no reconocer la autenticidad del documento si contiene enmiendas o tachaduras. 5. El ECYL le comunica mediante escrito de 25 de mayo de 2015 las condiciones que son de cumplimiento para poder justificar las ausencias del puesto de trabajo. En dicho escrito se indica que los documentos no son incorporados a fichero alguno, lo que es incierto, dado que una copia de los documentos aportados se incorpora a un fichero en soporte informático. 6. Los documentos aportados son accedidos por distintas personas dentro del ECYL desconociendo si están o no autorizados para dicho tratamiento. Junto con el escrito de denuncia se aporta, entre otra, la siguiente documentación:
- a)Impresión de pantalla del sistema de información “Permisos_Licencias_Palencia”
- b)Impresión de algunas de las solicitudes registradas en el sistema y de los documentos que las acompañan.
- c)Copia del documento descrito en el punto 5 y de la respuesta remitida por el C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 2/9 denunciante al ECYL. SEGUNDO: Tras la recepción de la denuncia la Subdirección General de Inspección de Datos procedió a la realización de actuaciones previas de investigación para el esclarecimiento de los hechos denunciados, teniendo conocimiento de los siguientes extremos: 1. El ECYL es un organismo autónomo adscrito a la Consejería de Empleo cuyo Presidente es el Consejero en materia de empleo. De la Gerencia, que es quien ostenta las funciones ejecutivas de la entidad, dependen dos Secretarías Técnicas, una administrativa y otra funcional. La Secretaría Técnica Administrativa es responsable de los servicios que permiten funcionar al ECYL (Recursos Humanos, gestión económica, etc…) mientas que la Secretaría Técnica Funcional es la responsable de prestar los servicios que constituyen la actividad principal de la entidad. En cada una de las provincias de la comunidad existe una Gerencia Provincial. 2. En relación a los permisos licencias, el ECYL sigue el procedimiento regulado en el Decreto 59/2013, de 5 de septiembre, y el Convenio Colectivo para el Personal Laboral de la Junta de Castilla y León. El tipo de permiso al que se refiere el denunciante en su escrito se encuentra descrito en el artículo el Convenio Colectivo para el Personal Laboral de la Junta de Castilla y León que en su artículo 77.1.e.1 regula los permisos “Por el tiempo indispensable para el cumplimiento de un deber inexcusable de carácter público o persona.” Como “La asistencia a Juzgados o Tribunales de Justicia, previa citación.” Y en el artículo 77.1. “Por el tiempo indispensable para acudir, por necesidades propias o de un familiar hasta el primer grado de consanguinidad o afinidad, a consultas, tratamientos y exploraciones de tipo médico durante la jornada de trabajo, cuando los centros donde se efectúen no tengan establecidas horas de consulta que permitan acudir a ellos fuera de las horas de trabajo”. 3. El escrito de 25 de mayo de 2015, de la Gerencia Provincial de Palencia del ECYL informa al denunciante, notificado el 2/06/2015, de que: 3.1. Las ausencias son autorizadas por el tiempo indispensable, y que dicha circunstancia debe de ser acreditada. 3.2. El documento que se aporte a tal fin, será el solicitante estime necesario, pero deberá acreditar fehacientemente. 3.3. En el caso de citación judicial deberá de acreditar inequívocamente el hecho de la citación, la autoridad judicial, el lugar, el día y la hora de la convocatoria. 4. El denunciante aporta los siguientes documentos obtenidos del sistema de información “Permisos_Licencias_Palencia”: 4.1. Solicitud aprobada de permiso por asistencia a un juicio el 1 de abril de 2015. En la solicitud figuran anotaciones del Gerente Provincial en las que se indica al solicitante que en la cédula de citación presentada no consta la hora de la misma, que deberá de informar de ello y que, en su momento, deberá de C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 3/9 acreditar la hora mediante justificante del juzgado. El documento anexo a la solicitud, que también se aporta, cita al denunciante para el día 1 de abril de 2015 pero no establece la hora a la que se le cita. 4.2. Solicitud aprobada de permiso por asistencia a un juicio el 7 de abril de 2015. En este caso las anotaciones del Gerente Provincial achacan a las enmiendas realizadas al documento adjunto la imposibilidad de identificar de manera inequívoca al destinatario de la citación. En las anotaciones se indica que, si no se desea presentar la cédula de citación, bastará con que se acredite mediante algún documento expedido por el juzgado en el que se justifique que ha sido citado con indicación de día y hora. La última notación dice que “No se admitirá como documento justificativo el que contenga cualquier tipo de tachadura, debiendo ser aportado el que de forma indubitada contenga la acreditación que, en cada caso, sea precisa y omita los datos personales que quiera proteger” El documento anexo a la solicitud, que también se aporta, es una cédula de citación para el día 7 de abril de 2015 a las 12:10 horas en la que se han realizado enmiendas que: Ocultan parcialmente el número del procedimiento judicial. El nombre y apellidos del solicitante aparecen en el encabezado, pero las enmiendas no permiten saber en calidad de qué aparecen en la cédula. 4.3. Solicitud aprobada de permiso por asistencia a un juicio el 9 de marzo de 2015. En la solicitud no constan anotaciones. Sí que figuran dos documentos anexos, atendiendo a los nombres de los ficheros son una citación y un justificante. Se aporta copia de una diligencia de ordenación en la que se señala un juicio en la que el denunciante es parte personada con indicación de fecha, hora y lugar. No se aprecian enmiendas en el documento en el que constan, además de los datos del denunciante, los de la Secretaria Judicial. 4.4. Solicitud aprobada de permiso por asistencia a un juicio el 21 de mayo de 2015. En la solicitud no constan anotaciones. Sí que figuran dos documentos anexos, atendiendo a los nombres de los ficheros son una citación y un justificante pero ninguno de los dos se aporta. 4.5. Solicitud aprobada de permiso por cita médica de un familiar el 8 de septiembre de 2015. En la impresión de pantalla de la solicitud que se aporta no se observa ninguna anotación. Se aporta impresión de pantalla del sistema que muestra un documento justificativo aportado emitido por un complejo hospitalario a petición del solicitante y encabezado como “JUSTIFICANTE DE EMPRESA”. En el documento se indica que un paciente, identificado por su nombre y apellidos, ha C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 4/9 sido ingresado y sometido a intervención el día 8 de septiembre de 2015. El documento establece la hora de ingreso y de alta del paciente sin indicación de patología. 4.6. Solicitud aprobada de permiso por asistencia a un juicio el 11 de mayo de 2015. En la impresión de pantalla de la solicitud que se aporta no se observa ninguna anotación. Se aporta impresión de pantalla del sistema que muestra parte de una cédula de citación para el día 11 de mayo de 2015 a las 10:15 horas en la que se han realizado enmiendas que no permiten identificar al acusado. A pesar de las enmiendas el documento muestra los datos de los procuradores y abogados de las partes. 4.7. Solicitud aprobada de permiso por asistencia a un juicio el 10 de diciembre de 2015. En la impresión de pantalla de la solicitud que se aporta no se observa ninguna anotación. Se aporta impresión de pantalla del sistema que muestra parte de una cédula de citación para el día 10 de diciembre de 2015 a las 10:45 horas en la que no se aprecian enmiendas. 5. Según manifiestan los representantes del ECYL durante la inspección celebrada el 13 de septiembre de 2016: 5.1. El ECYL está migrando a un nuevo sistema de información de control de presencia que permite, al contrario que el anterior, la tramitación electrónica de las solicitudes de permisos y licencias. 5.2. La aplicación citada por el denunciante en los antecedentes fue desarrollada por los servicios de informática del ECYL con el objeto de dar soporte a las Gerencias Provinciales que, por el momento, no habían podido adoptar el nuevo sistema de información de control presencia 5.3. La aplicación fue implantada en la Gerencia Provincial de Palencia a modo de piloto (su uso era opcional) en diciembre de 2014 y de modo definitivo (de uso obligatorio) desde febrero de 2016. 5.4. El sistema permite adjuntar documentos que permitan acreditar a posteriori el motivo de la ausencia del empleado . El ECYL no exige un tipo de documento concreto para cada tipo de permiso o licencia sino que permite la presentación de cualquier documento que permita probar la presencia del empleado en el acto. Lo que si se exige es que los documentos presentados prueben que es el empleado quien tiene la obligación de acudir a la cita y la fecha y la hora en la que ha sido citado. 5.5. El sistema dispone de perfiles de usuario (jefe, asuntos generales, gerente) que permiten dar el visto bueno, aprobar o denegar la solicitud, realizando en su caso los comentarios que estimen oportunos. 6. Durante la inspección realizada el 13 de septiembre de 2016 a los servicios centrales del ECYL se accede al sistema de información “Permisos y Licencias” en cuestión en el que se constatan los siguientes hechos: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 5/9 6.1. Los datos del denunciante constan en el sistema vinculados a un total de 44 solicitudes presentadas entre el 16 de diciembre de 2014 y 12 de julio de 2016. Todas las solicitudes que no fueron canceladas por el propio solicitante constan como aprobadas. 6.2. Se consultan en el sistema las solicitudes relativas a las fechas 1 y 7 de abril de 2015 de las que el denunciante aporta copia comprobándose que tanto la información registrada sobre la solicitud como los documentos anexos son idénticos a los presentados por el denunciante. 7. Durante la inspección los representantes del ECYL aportan copia de una solicitud de permiso por motivos legales presentada en noviembre de 2014 por el denunciante para tres días distintos “en horario de mañana”, sin que consten las horas. Se dos documentos justificativos una cédula de citación en la que constan los datos del solicitante y el Secretario Judicial y otra con enmiendas en la que únicamente que constan los datos del solicitante. La solicitud no consta en el sistema de “Permisos y Licencias” dado que es previa a su implantación, pero los representantes del ECYL manifiestan que fue aprobada dado que la documentación, con y sin enmiendas, fue considerada suficiente. FUNDAMENTOS DE DERECHO I Es competente para resolver la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el artículo 37.
- d)en relación con el artículo 36, ambos de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (en lo sucesivo LOPD). II En el presente caso, de las variadas anomalías comunicadas por el denunciante, se señala que, a los efectos de la normativa sobre protección de datos, son relevantes las referidas por el denunciante a que el ECYL exige en el supuesto de solicitud de una licencia para acudir a “juicios” los datos de las partes (demandantes o demandados) aunque sean terceros ajenos al ECYL y la “causa” del procedimiento o, en caso de una “cita médica” el tipo de consulta por especialidad y “en ocasiones orientación sobre tratamientos médicos…”, pudiendo la conductas descritas suponer el tratamiento de datos sin consentimiento y la exigencia de datos excesivos. La LOPD en su artículo 6.1 de la LOPD dispone que “El tratamiento de los datos de carácter personal requerirá el consentimiento inequívoco del afectado, salvo que la Ley disponga otra cosa”. El apartado 2 del mencionado artículo contiene una serie de excepciones a la regla general contenida en el 6.1 estableciendo que: “No será preciso el consentimiento cuando los datos de carácter personal se recojan para el ejercicio de las funciones propias de las Administraciones Públicas en el ámbito de sus competencias.” El tratamiento de datos sin consentimiento de los afectados constituye un límite al derecho fundamental a la protección de datos. Este derecho, en palabras del Tribunal Constitucional en su Sentencia 292/2000, de 30 de noviembre (F. J. 7 primer párrafo) “consiste en un poder de disposición y de control sobre los datos personales que faculta a la persona para decidir cuáles de esos datos proporcionar a un tercero, sea el Estado C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 6/9 o un particular, o cuáles puede este tercero recabar, y que también permite al individuo saber quién posee esos datos personales y para qué, pudiendo oponerse a esa posesión o uso. Estos poderes de disposición y control sobre los datos personales, que constituyen parte del contenido del derecho fundamental a la protección de datos se concretan jurídicamente en la facultad de consentir la recogida, la obtención y el acceso a los datos personales, su posterior almacenamiento y tratamiento, así como su uso o usos posibles, por un tercero, sea el estado o un particular (...).” Son pues elementos característicos del derecho fundamental a la protección de datos personales, los derechos del afectado a consentir sobre la recogida y uso de sus datos personales y a saber de los mismos. Además, la LOPD regula en su artículo 4 el principio de calidad de datos. El apartado 2 del citado artículo 4, dispone: “Los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos. No se considerará incompatible el tratamiento posterior de éstos con fines históricos, estadísticos o científicos.” Las “finalidades” a las que alude este apartado 2 han de ligarse o conectarse siempre con el principio de pertinencia o limitación en la recogida de datos regulado en el artículo 4.1 de la misma Ley. Conforme a dicho precepto los datos sólo podrán tratarse cuando “sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido.” En consecuencia, si el tratamiento del dato ha de ser “pertinente” al fin perseguido y la finalidad ha de estar “determinada”, difícilmente se puede encontrar un uso del dato para una finalidad “distinta” sin incurrir en la prohibición del artículo 4.2 aunque emplee el término “incompatible”. La citada Sentencia del Tribunal Constitucional 292/2000, se ha pronunciado sobre la vinculación entre el consentimiento y la finalidad para el tratamiento de los datos personales, en los siguientes términos: “el derecho a consentir la recogida y el tratamiento de los datos personales (Art. 6 LOPD) no implica en modo alguno consentir la cesión de tales datos a terceros, pues constituye una facultad específica que también forma parte del contenido del derecho fundamental a la protección de datos. Y, por tanto, la cesión de los mismos a un tercero para proceder a un tratamiento con fines distintos de los que originaron su recogida, aún cuando puedan ser compatibles con estos (Art. 4.2 LOPD), supone una nueva posesión y uso que requiere el consentimiento del interesado. Una facultad que sólo cabe limitar en atención a derechos y bienes de relevancia constitucional y, por tanto, esté justificada, sea proporcionada y, además, se establezca por ley, pues el derecho fundamental a la protección de datos personales no admite otros límites. De otro lado, es evidente que el interesado debe ser informado tanto de la posibilidad de cesión de sus datos personales y sus circunstancias como del destino de éstos, pues sólo así será eficaz su derecho a consentir, en cuanto facultad esencial de su derecho a controlar y disponer de sus datos personales. Para lo que no basta que conozca que tal cesión es posible según la disposición que ha creado o modificado el fichero, sino también las circunstancias de cada cesión concreta. Pues en otro caso sería fácil al responsable del fichero soslayar el consentimiento del interesado mediante la genérica información de que sus datos pueden ser cedidos. De suerte que, sin la garantía que supone el derecho a una información apropiada mediante el cumplimiento de determinados requisitos legales (Art. 5 LOPD) quedaría sin duda frustrado el derecho del interesado a controlar y disponer de sus datos personales, pues es claro que le impedirían ejercer otras facultades que se integran en el contenido del derecho fundamental al que estamos haciendo referencia.” C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 7/9 De lo expuesto cabe concluir que la vigente LOPD ha acentuado las garantías precisas para el tratamiento de los datos personales en lo relativo a los requisitos del consentimiento, de la información previa a éste y de los principios para que los datos pueden ser recabados y tratados. En definitiva, no pueden ser tratados más datos que los que motivaron su recogida y necesarios para el tratamiento pretendido. III En el presente caso, se realizaron diligencias previas al objeto de la comprobación “in situ” de los hechos denunciados. La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Común de las Administraciones Publicas en su artículo 55 prevé “ con anterioridad al inicio del procedimiento, el órgano competente podrá abrir un periodo de información o actuaciones previas…” ; la LOPD en su artículo 40 reconoce a la AEPD la “ potestad inspectora” y en su apartado 1, recoge: “ Las autoridades de control podrán inspeccionar...”; y el Reglamento 1720/2007 de 21/12, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la LOPD en su artículo 122 prevé:“ 1…., se podrán realizar actuaciones previas con objeto de determinar si concurren circunstancias que justifiquen tal iniciación...” De acuerdo con la normativa citada corresponde al Director de la Agencia Española de Protección de Datos -AEPD- determinar si, a la vista de la denuncia formulada y de los elementos aportados en justificación de la misma, concurre causa justificativa que lleve a la realización de actuaciones previas de inspección, de suerte que en el presente caso, se realizaron dichas actuaciones previas con el resultado expuesto en el Hecho segundo de la presente resolución. Pues bien, de la inspección presencial se constató que el ECYL sigue el procedimiento regulado en el Decreto 59/2013, de 5 de septiembre, y del Convenio Colectivo para el Personal Laboral de la Junta de Castilla y León que en su artículo 77.1.e. regula los permisos “Por el tiempo indispensable para el cumplimiento de un deber inexcusable de carácter público o persona.” como “la asistencia a Juzgados o Tribunales de Justicia, previa citación.” y en el artículo 77.1.l “por el tiempo indispensable para acudir, por necesidades propias o de un familiar hasta el primer grado de consanguinidad o afinidad, a consultas, tratamientos y exploraciones de tipo médico durante la jornada de trabajo, cuando los centros donde se efectúen no tengan establecidas horas de consulta que permitan acudir a ellos fuera de las horas de trabajo”. Es más, el escrito de 25 de mayo de 2015, de la Gerencia Provincial de Palencia del ECYL, notificado al denunciante el 2/06/2015, le informaba: “ 3.1. Las ausencias son autorizadas por el tiempo indispensable, y que dicha circunstancia debe de ser acreditada. 3.2. El documento que se aporte a tal fin, será el solicitante estime necesario, pero deberá acreditar fehacientemente. 3.3. En el caso de citación judicial deberá de acreditar inequívocamente el hecho de la citación, la autoridad judicial, el lugar, el día y la hora de la convocatoria. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 8/9 Por otra parte, con independencia del aspecto normativo y que el ECYL cuenta con un sistema de información de “ Permisos y Licencias”, la inspección contrastó la documentación aportada por el denunciante en apoyo de su pretensión con la coincidente obrante en el ECYL, acreditándose, indubitadamente, según se plasma en el punto 4 del hecho segundo del presente escrito, que la documentación sobre las licencias solicitadas por aquél no recoge el motivo de la asistencia a los juicios ni las citaciones la calidad en que asiste al órgano judicial . Y tampoco los justificantes comprobados recogen la patología del enfermo para la que se pide la licencia ni su tratamiento, siendo irrelevantes las anotaciones por su contenido e indeterminación de la autoría que, por otra parte, no corresponden valorar a esta Agencia . En definitiva, ha quedado probado máxime en el citado escrito de 25 de mayo de 2015 del ECYL, que en dicho organismo las ausencias son autorizadas por el tiempo indispensable y deberán ser acreditadas; que el documento que se aporte será el solicitante estime necesario pudiendo presentarse cualquier justificante del que se pruebe que es el empleado quien tiene la obligación de acudir a la cita y la fecha y la hora en la que ha sido citado, debiendo acreditar el hecho fehacientemente y en el caso de citación judicial deberá de acreditar inequívocamente el hecho de la citación, la autoridad judicial, el lugar, el día y la hora de la convocatoria. Por todo ello procede el archivo de las actuaciones Por lo tanto, de acuerdo con lo señalado, Por la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, SE ACUERDA:
- a)PROCEDER AL ARCHIVO de las presentes actuaciones.
- b)NOTIFICAR la presente Resolución al D.D.D. B.B.B., A.A.A. y a D. C.C.C.. De conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 37 de la LOPD, en la redacción dada por el artículo 82 de la Ley 62/2003, de 30 de diciembre, de medidas fiscales, administrativas y del orden social, la presente Resolución se hará pública, una vez haya sido notificada a los interesados. La publicación se realizará conforme a lo previsto en la Instrucción 1/2004, de 22 de diciembre, de la Agencia Española de Protección de Datos sobre publicación de sus Resoluciones y con arreglo a lo dispuesto en el artículo 116 del Reglamento de desarrollo de la LOPD aprobado por el Real Decreto 1720/2007, de 21 diciembre. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa (artículo 48.2 de la LOPD), y de conformidad con lo establecido en el artículo 123 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Publicas, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución, o, directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es 9/9 Sin embargo, el responsable del fichero de titularidad pública, de acuerdo con el artículo 44.1 de la citada LJCA, sólo podrá interponer directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la LJCA, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 del referido texto legal. Mar España Martí Directora de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.agpd.es sedeagpd.gob.es