1/6 Expediente N.º: EXP202211911 RESOLUCIÓN N.º: R/00278/2023 Vista la reclamación formulada el 25 de septiembre de 2022 ante esta Agencia por A.A.A., (a partir de ahora la parte reclamante), contra CONSELLERÍA DE POLÍTICA SOCIAL Y JUVENTUD GALLEGA, (a partir de ahora la parte reclamada), por no haber sido debidamente atendido su derecho de acceso. Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el Título VIII de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en lo sucesivo LOPDGDD), se han constatado los siguientes HECHOS PRIMERO: La parte reclamante ejerció derecho de acceso frente a la reclamada y su solicitud, según manifiesta la parte reclamante, no recibió la contestación legalmente establecida. El reclamante pone de manifiesto que, el 19 de enero de 2022, presentó un escrito al reclamado en el que solicitaba la copia de los informes y actas elaborados en el expediente de absentismo escolar de su hijo menor de edad, incluyendo los documentos elaborados por los Equipos Técnicos de Menores. La parte reclamante aporta diversa documentación relativa a la reclamación planteada ante esta Agencia y sobre el ejercicio del derecho ejercitado. El 17 de marzo de 2022, la parte reclamada contesta al reclamante diciendo que no fue precisa la elaboración de informes ni actas, al haberse reconducido la situación siguiendo las pautas proporcionadas por los técnicos en base al protocolo establecido. La parte reclamante manifiesta que pese a seguir los protocolos marcados por el Equipo Técnico de Menores fueron citados por la fiscalía. El día 1 de abril de 2022, la parte reclamante presentó un nuevo escrito al reclamado en el que solicitaba: "1 Copia de los informes, actas y actuaciones elaborados a raíz de la reunión mantenida el 29 de noviembre con B.B.B., Coordinadora del programa de Absentismo Escolar. (…) con referencia a la Fiscalía de menores. Y elevado a la Fiscalía de menores. 2 Saber cuáles fueron los procedimientos y herramientas que le permitieron a B.B.B. elaborar el informe en el que verifica la autenticidad de los hechos acontecidos en el CPI y relatados por la familia. De existir dichos informe o actas solicitamos una copia. 3 Copia de los informes, actas y actuaciones elaborados a raíz de la reunión mantenida el 29 de noviembre con B.B.B., Coordinadora del programa de Absentismo Escolar. (…) con referencia al centro escolar CPI ***CENTRO.1. 4 Copia de cualquier información personal que obre en su poder relativa a este procedimiento, en la que se registre información tanto del menor como de los progenitores, del ámbito escolar o familiar, independientemente del formato en que esté almacenada dicha información." C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 2/6 Según afirma el reclamante esta petición no ha sido contestada. SEGUNDO: De conformidad con el artículo 65.4 de la LOPDGDD, que ha previsto un mecanismo previo a la admisión a trámite de las reclamaciones que se formulen ante la AEPD, consistente en trasladarlas a los Delegados de Protección de Datos designados por los responsables o encargados del tratamiento, a los efectos previstos en el artículo 37 de la citada norma, o a éstos cuando no los hubieren designado, se dio traslado de la reclamación a la entidad reclamada para que procediese a su análisis y diera respuesta a la parte reclamante y a esta Agencia en el plazo de un mes. TERCERO: El resultado del trámite de traslado indicado en el Hecho anterior no permitió entender satisfechas las pretensiones de la parte reclamante. En consecuencia, con fecha 25 de diciembre de 2022, a los efectos previstos en su artículo 64.1 de la LOPDGDD, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos acordó admitir a trámite la reclamación presentada y se informó a las partes que el plazo máximo para resolver el presente procedimiento, que se entiende iniciado mediante dicho acuerdo de admisión a trámite, será de seis meses. El mencionado acuerdo concedió a la entidad reclamada trámite de audiencia, para que en el plazo de diez días hábiles presentase las alegaciones que estimara convenientes. Dicha entidad formuló, en síntesis, las siguientes alegaciones: La parte reclamada manifiesta haber atendido el derecho de acceso y hace referencia a la documentación enviada al reclamante antes de la admisión a trámite. CUARTO: Examinadas las alegaciones presentadas por la reclamada, son objeto de traslado a la parte reclamante, para que, en el plazo de quince días hábiles formule alegaciones que considere oportunas. La parte reclamante sigue considerando no atendido el derecho. Habla de los informes solicitados y que no se le han facilitado. FUNDAMENTOS DE DERECHO PRIMERO: Es competente para resolver la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a lo establecido en el apartado 2 del artículo 56 en relación con el apartado 1
- f)del artículo 57, ambos del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (en lo sucesivo, RGPD); y en el artículo 47 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en lo sucesivo LOPDGDD). SEGUNDO: De conformidad con lo establecido en el artículo 55 del RGPD, la Agencia Española de Protección de Datos es competente para desempeñar las funciones que se le asignan en su artículo 57, entre ellas, la de hacer aplicar el Reglamento y promover la sensibilización de los responsables y los encargados del tratamiento acerca de las obligaciones que les incumben, así como tratar las reclamaciones presentadas por un interesado e investigar el motivo de las mismas. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 3/6 Correlativamente, el artículo 31 del RGPD establece la obligación de los responsables y encargados del tratamiento de cooperar con la autoridad de control que lo solicite en el desempeño de sus funciones. Para el caso de que éstos hayan designado un delegado de protección de datos, el artículo 39 del RGPD atribuye a éste la función de cooperar con dicha autoridad. De conformidad con esta normativa, con carácter previo a la admisión a trámite de la reclamación que da lugar al presente procedimiento, se dio traslado de la misma a la entidad responsable para que procediese a su análisis, diera respuesta a esta Agencia en el plazo de un mes y acreditara haber facilitado al reclamante la respuesta debida, en el supuesto de ejercicio de los derechos regulados en los artículos 15 a 22 del RGPD. Dicho acuerdo de admisión a trámite determina la apertura del presente procedimiento de falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del RGPD, regulado en el artículo 64.1 de la LOPDGDD, según el cual: “1. Cuando el procedimiento se refiera exclusivamente a la falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679, se iniciará por acuerdo de admisión a trámite, que se adoptará conforme a lo establecido en el artículo siguiente. En este caso el plazo para resolver el procedimiento será de seis meses a contar desde la fecha en que hubiera sido notificado al reclamante el acuerdo de admisión a trámite. Transcurrido ese plazo, el interesado podrá considerar estimada su reclamación”. No se estima oportuna la depuración de responsabilidades administrativas en el marco de un procedimiento sancionador, cuyo carácter excepcional implica que se opte, siempre que sea posible, por la prevalencia de mecanismos alternativos que tengan amparo en la normativa vigente. Es competencia exclusiva de esta Agencia valorar si existen responsabilidades administrativas que deban ser depuradas en un procedimiento sancionador y, en consecuencia, la decisión sobre su apertura, no existiendo obligación de iniciar un procedimiento ante cualquier petición realizada por un tercero. Tal decisión ha de basarse en la existencia de elementos que justifiquen dicho inicio de la actividad sancionadora, circunstancias que no concurren en el presente caso, considerando que con el presente procedimiento quedan debidamente restauradas las garantías y derechos del reclamante. TERCERO: Los derechos de las personas en materia de protección de datos personales están regulados en los artículos 15 a 22 del RGPD y 13 a 18 de la LOPDGDD. Se contemplan los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, derecho a la limitación del tratamiento y derecho a la portabilidad. Los aspectos formales relativos al ejercicio de esos derechos se establecen en los artículos 12 del RGPD y 12 de la LOPDGDD. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 4/6 Se tiene en cuenta, además, lo expresado en los Considerandos 59 y siguientes del RGPD. De conformidad con lo dispuesto en estas normas, el responsable del tratamiento debe arbitrar fórmulas y mecanismos para facilitar al interesado el ejercicio de sus derechos, que serán gratuitas (sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 12.5 y 15.3 del RGPD), y viene obligado a responder las solicitudes formuladas a más tardar en un mes, salvo que pueda demostrar que no está en condiciones de identificar al interesado, y a expresar sus motivos en caso de que no fuera a atender dicha solicitud. Recae sobre el responsable la prueba del cumplimiento del deber de responder a la solicitud de ejercicio de sus derechos formulada por el afectado. La comunicación que se dirija al interesado con ocasión de su solicitud deberá expresarse en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo. Tratándose del derecho de acceso a los datos personales, de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la LOPDGDD, cuando el ejercicio del derecho se refiera a una gran cantidad de datos, el responsable podrá solicitar al afectado que especifique los “datos o actividades de tratamiento a los que se refiere la solicitud”. El derecho se entenderá otorgado si el responsable facilita un acceso remoto a los datos, teniéndose por atendida la solicitud (si bien el interesado podrá solicitar la información referida a los extremos previstos en el artículo 15 del RGPD). El ejercicio de este derecho se podrá considerar repetitivo en más de una ocasión durante el plazo de seis meses, a menos que exista causa legítima para ello. Por otra parte, la solicitud será considerada excesiva cuando el afectado elija un medio distinto al que se le ofrece que suponga un coste desproporcionado, que deberá ser asumido por el afectado. CUARTO: Conforme a lo establecido en el artículo 15 del RGPD y artículo 13 de la LOPDGDD, “el interesado tiene derecho a obtener del responsable del tratamiento confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal caso, derecho de acceso a los datos personales”. Al igual que el resto de los derechos del interesado, el derecho de acceso es un derecho personalísimo. Permite al ciudadano obtener información sobre el tratamiento que se está haciendo de sus datos, la posibilidad de obtener una copia de los datos personales que le conciernan y que estén siendo objeto de tratamiento, así como información, en particular, sobre los fines del tratamiento, las categorías de datos personales de que se trate, los destinatarios o categorías de destinatarios a los que se comunicaron o serán comunicados los datos personales, el plazo previsto o criterios de conservación, la posibilidad de ejercitar otros derechos, el derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control, la información disponible sobre el origen de los datos (si estos no se han obtenido directamente de titular), la existencia de decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, e información sobre transferencias de datos personales a un tercer país o a una organización internacional. La posibilidad de obtener copia de los datos personales objeto de tratamiento no afectará negativamente a los derechos y libertados de otros. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 5/6 En el supuesto aquí analizado, la parte reclamante ejerció su derecho de acceso de los datos personales y de unos informes de su hijo menor de edad. La parte reclamada dice haber atendido el derecho pero, nos habla de la documentación aportada antes de la admisión a trámite de esta reclamación, aporta copia de una carta enviada al reclamante de fecha 13 de diciembre de 2022, documentación que resultó claramente insuficiente y motivo por el que no se dio el derecho por atendido. Esta Agencia ha analizado la documentación aportada por ambas partes llegando a la conclusión de que, si bien los datos personales han sido facilitados como parte del derecho de acceso, no se menciona el resto de lo solicitado por la parte reclamante. Independientemente de que la parte reclamada tenga lo solicitado por el reclamante respecto a su hijo o, la intención/obligación de aportarlo, deberá hacer referencia a ello concretando las circunstancias para atender lo solicitado o denegar motivadamente y, hacerlo de forma detallada y no genérica, indicándole al reclamante el motivo por el que no le da la totalidad de lo solicitado en la reclamación. La parte reclamada en las alegaciones habla de la relación con la parte reclamante justificando sus actuaciones respecto a la problemática habida entre las partes, (los acontecimientos surgidos a causa de la ausencia escolar de un menor), pero no acredita ni justifica la no entrega de los informes solicitados por el reclamado en los que podría haber datos personales de los interesados. Y todo ello sin perjuicio de que el derecho de acceso no comprende copia de documentos sino acceso a datos personales, entendidos como toda información de una persona física identificada o identificable. En el supuesto aquí analizado, con la documentación obrante en el procedimiento, tal y como se desprende de las alegaciones formuladas y de la documentación aportada por la parte reclamada en el proceso de traslado de la reclamación, se comprueba que el acceso concedido por la entidad reclamada es incompleto. Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: PRIMERO: ESTIMAR la reclamación formulada por A.A.A. e instar a CONSELLERÍA DE POLÍTICA SOCIAL Y JUVENTUD con NIF S1511001H, para que, en el plazo de los diez días hábiles siguientes a la notificación de la presente resolución, remita a la parte reclamante certificación en la que se atienda el derecho de acceso solicitado o se deniegue motivadamente indicando las causas por las que no procede atender la petición, de conformidad con lo establecido en el cuerpo de la presente resolución. Las actuaciones realizadas como consecuencia de la presente Resolución deberán ser comunicadas a esta Agencia en idéntico plazo. El incumplimiento de esta resolución podría comportar la comisión de una infracción del art. 83.6 del RGPD, calificada como muy grave a los efectos de prescripción en el artículo 72.1.
- m)de la LOPDGDD, que se sancionará de acuerdo con el art. 58.2 del RGPD. SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a A.A.A. y a CONSELLERÍA DE POLÍTICA SOCIAL Y JUVENTUD. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 6/6 De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la LOPDGDD, la presente Resolución se hará pública una vez haya sido notificada a los interesados. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa conforme al art. 48.6 de la LOPDGDD, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 123 de la LPACAP, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución o directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 de la referida Ley. 1037-140323 Mar España Martí Directora de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es