1/8 Expediente N.º: EXP202314907 RESOLUCIÓN DE PROCEDIMIENTO DE DERECHOS Vista la reclamación registrada en fecha 22 de septiembre de 2023 ante esta Agencia y realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el Título VIII de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en lo sucesivo LOPDGDD), se han constatado los siguientes HECHOS PRIMERO: Con fecha 22 de septiembre de 2023 tuvo entrada en esta Agencia reclamación presentada por Dª A.A.A. (en adelante, la parte reclamante) contra Dª B.B.B. por no haber sido debidamente atendido su derecho de acceso. Con fecha 22 de septiembre de 2023 tuvo entrada en esta Agencia reclamación presentada por Dª A.A.A. (en adelante, la parte reclamante) contra COMUNIDAD DE PROPIETARIOS C.C.C. por no haber sido debidamente atendido su derecho de acceso. Con fecha 23 de septiembre de 2023 tuvo entrada en esta Agencia reclamación presentada por Dª A.A.A. (en adelante, la parte reclamante) contra D. D.D.D. por “(…) divulgar en el orden del día de la convocatoria de una reunión la existencia de esta reclamación y la necesidad de su retirada por parte de la junta.” Desde esta Agencia se inició la tramitación de los expedientes correspondientes contra cada una de las entidades señaladas, siendo el presente procedimiento contra COMUNIDAD DE PROPIETARIOS C.C.C. (en lo sucesivo, la parte reclamada). La parte reclamante ejerció el derecho de acceso ante la parte reclamada, sin recibir respuesta. La parte reclamante expone que en fecha 22 de noviembre de 2022 presentó una reclamación en el Colegio Oficial de Administradores de Fincas contra la administradora de fincas Dª B.B.B., queja que fue archivada por falta de competencia. Que a pesar de no haber admitido la reclamación el referido Colegio Oficial remitió su contenido a Dª B.B.B., que compartió con algunos copropietarios de su finca el hecho de que había recibido una queja en su contra, como se recoge en la convocatoria y el acta de junta general ordinaria celebrada el 12 de enero de 2023, y que ha solicitado el derecho de acceso ante la administradora de fincas, en relación a la queja que se nombra en la citada acta, a través de correo electrónico de fecha 14 de agosto de 2023, a la dirección ***EMAIL.1, no habiendo recibido respuesta. Asimismo, expone la parte reclamante que ha solicitado el derecho de acceso ante el presidente y dos comuneros más a través de correo electrónico de fecha 14 de agosto C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 2/8 de 2023, ***EMAIL.2; ***EMAIL.3; ***EMAIL.4, en relación a la queja que se nombra en la citada acta, no habiendo recibido respuesta. Se aporta copia de la convocatoria, del acta, de los correos electrónicos y de los formularios enviados. SEGUNDO: De conformidad con el artículo 65.4 de la LOPDGDD, se dio traslado de dicha reclamación a la parte reclamada, para que procediese a su análisis e informase a esta Agencia en el plazo de un mes, de las acciones llevadas a cabo para adecuarse a los requisitos previstos en la normativa de protección de datos. No consta que la parte reclamada haya presentado ninguna respuesta. TERCERO: El resultado del trámite de traslado indicado en el Hecho anterior no permitió entender satisfechas las pretensiones de la parte reclamante. En consecuencia, con fecha 22 de diciembre de 2023, a los efectos previstos en el artículo 64.1 de la LOPDGDD, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos acordó admitir a trámite la reclamación presentada. El mencionado acuerdo concedió a la parte reclamada trámite de audiencia, para que en el plazo de diez días hábiles presentase las alegaciones que estimara convenientes. La parte reclamada ha señalado que “(…) esta Comunidad de Propietarios trata los datos de los propietarios utilizando como base legítima el cumplimiento de una obligación legal, de conformidad con el artículo 6.1.
- c)del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 (en adelante RGPD), en concreto la Ley de Propiedad Horizontal (en adelante LPH). De la misma manera, para la gestión ordinaria de la Comunidad, nuestra entidad también cuenta con el apoyo de un Administración de Fincas, que actúa como encargado de tratamiento por cuenta del responsable del tratamiento, ofreciendo las garantías suficientes y aplicando las medidas técnicas y organizativas apropiadas para que el tratamiento de datos personales sea conforme con los requisitos de la normativa aplicable y vigente en materia de protección de datos. (…). A raíz de la reclamación recibida, y como muestra de nuestro compromiso de cumplimiento con la normativa de protección de datos, nos hemos puesto en contacto con la reclamante para trasladarle la contestación al supuesto ejercicio de derecho de supresión, notificándole a través del correo electrónico que pone a disposición en su solicitud, exponiendo la situación y disculpándonos por cualquier inconveniente ocasionado. Debemos indicar que la atención, recepción y contestación del ejercicio de derechos de propietarios y terceros era una gestión delegada a nuestro Administrador de Fincas. (…) Tras investigar el suceso, la causa que motivó la incidencia al no trasladar respuesta a la reclamante se debió a un error humano involuntario a la hora de gestionar el correo, (…) C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 3/8 A propósito de la reclamación se ha procedido a gestionar el ejercicio de derecho de acceso, informándole de los fines del tratamiento, las categorías de datos personales tratados, los destinatarios en caso de que proceda, los plazos de conservación, la existencia de decisiones automatizadas y el derecho a presentar una reclamación o a ejercer otros derechos relacionados con la normativa de protección de datos. (…) Cumpliendo con la normativa de protección de datos, una vez notificado el presente procedimiento hemos dado respuesta formal a través de correo electrónico a la reclamante.” La parte reclamada ha aportado copia del correo electrónico de fecha 22 de febrero de 2024 remitido a la parte reclamante. CUARTO: Examinado el escrito presentado por la parte reclamada, se traslada a la parte reclamante, para que, en el plazo de diez días hábiles formule las alegaciones que considere oportunas. La parte reclamante señala que el derecho se ha atendido fuera del plazo establecido por la normativa de protección de datos. “(…) esta parte quiere hacer constar que no ha autorizado en ningún momento la publicación de la existencia de una queja contra una administradora a su nombre en una convocatoria de una junta de la comunidad de propietarios ni en el acta de la mencionada junta, ni las disertaciones que oralmente se realizaron al respecto, por lo que considera que se trata de un tratamiento ilícito. A este respecto hay que observar que la comunidad no reconoce el tratamiento, solamente menciona “la única información que se pone en conocimiento es la de la existencia de una reclamación contra la administradora de fincas” (…) por lo que obviamente tampoco puede alegar ninguna finalidad. QUINTO: Otorgada audiencia a la parte reclamada, ésta reitera, en síntesis, lo ya manifestado con anterioridad. La parte reclamada añade, en cuanto a las manifestaciones de la parte reclamante, respecto a la falta de autorización de la publicación de la queja contra la administradora, que. “(…) La mención en nuestras alegaciones de “la única información que se pone en conocimiento es la de la existencia de una reclamación contra la administradora de fincas”, debe matizarse en el sentido en que la gestión de la reclamación contra el administrador se incluye dentro de la operación del tratamiento “Administración de la comunidad de propietarios”, que fue comunicada a esta Comunidad por parte del Administrador en cumplimiento de una obligación legal, específicamente el artículo 20 de la Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre Propiedad Horizontal (en adelante LPH) que establece que corresponde al Administrador: “Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares”. Como hemos mencionado anteriormente, el único dato de carácter personal que se incluyó en el acta fue el apellido de la parte reclamante. Consideramos que es un dato que ha sido proporcionado directamente por la reclamante en su momento, y que, en C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 4/8 todo caso, existe, como ha reconocido esta misma Autoridad de Control, un interés legítimo en conocer el nombre del resto de propietarios del inmueble. En base a ese interés legítimo se consideró que se debía poner en conocimiento de la Comunidad esos hechos, con mayor relevancia si tenemos en cuenta que a manifestaciones de la propia reclamante se infiere que en el momento de la presentación de la queja ostentaba el cargo de presidente. Por lo tanto, la licitud de la información que se discutió en la junta y que también se expuso en el acta, se amparan en el artículo 6.1.
- c)del RGPD por la obligación del cumplimiento de una obligación legal. Ya que la Comunidad debía tener constancia de si la reclamación contra el Administrador se había presentado en su nombre (de forma particular) o a nombre de la Comunidad, ya que en caso de que se hubiera presentado a nombre de la Comunidad, se debería haber resulto en la Junta de propietarios conforme al artículo 14 de la LPH. Como hemos mencionado anteriormente, la información sobre la existencia de una reclamación no es un dato personal en sí mismo sino cuando se relaciona con el apellido de la reclamante. En todo caso, consideramos que existía una operación de tratamiento suficiente y una base legítima reconocida para poner en conocimiento estos hechos ante la Comunidad de propietarios, para que pudieran decidir, como al final se hizo, que la Comunidad no era la promotora de la queja.” FUNDAMENTOS DE DERECHO I Competencia De acuerdo con los poderes que el artículo 58.2 del Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de Datos, en adelante RGPD), otorga a cada autoridad de control y según lo establecido en los artículos 47, 48.1 y 64.1 de la LOPDGDD, es competente para iniciar y resolver este procedimiento la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos. Asimismo, el artículo 63.2 de la LOPDGDD determina que: "Los procedimientos tramitados por la Agencia Española de Protección de Datos se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, en la presente ley orgánica, por las disposiciones reglamentarias dictadas en su desarrollo y, en cuanto no las contradigan, con carácter subsidiario, por las normas generales sobre los procedimientos administrativos." II Cuestiones previas De conformidad con lo establecido en el artículo 55 del RGPD, la Agencia Española de Protección de Datos es competente para desempeñar las funciones que se le asignan en su artículo 57, entre ellas, la de hacer aplicar el Reglamento y promover la sensibilización de los responsables y los encargados del tratamiento acerca de las obligaciones que les incumben, así como tratar las reclamaciones presentadas por un interesado e investigar, en la medida oportuna, el motivo de las mismas. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 5/8 Correlativamente, el artículo 31 del RGPD establece la obligación de los responsables y encargados del tratamiento de cooperar con la autoridad de control que lo solicite en el desempeño de sus funciones. Para el caso de que éstos hayan designado un delegado de protección de datos, el artículo 39 del RGPD atribuye a éste la función de cooperar con dicha autoridad. De conformidad con esta normativa, siguiendo el trámite previsto en el artículo 65.4 de la LOPDGDD, con carácter previo a la admisión a trámite de la reclamación de ejercicio de los derechos regulados en los artículos 15 a 22 del RGPD, que da lugar al presente procedimiento, se dio traslado de la misma a la parte reclamada para que procediese a su análisis, diera respuesta a esta Agencia en el plazo de un mes y acreditara haber facilitado al reclamante la respuesta debida. El resultado de dicho traslado no permitió entender satisfechas las pretensiones de la parte reclamante. En consecuencia, con fecha 22 de diciembre de 2023, a los efectos previstos en su artículo 64.1 y 65 de la LOPDGDD, se admitió a trámite la reclamación presentada. Dicha admisión a trámite determina la apertura del presente procedimiento de falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del RGPD, regulado en el artículo 64.1 de la LOPDGDD, según el cual: “Cuando el procedimiento se refiera exclusivamente a la falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, se iniciará por acuerdo de admisión a trámite, que se adoptará conforme a lo establecido en el artículo 65 de esta ley orgánica. En este caso el plazo para resolver el procedimiento será de seis meses a contar desde la fecha en que hubiera sido notificado al reclamante el acuerdo de admisión a trámite. Transcurrido ese plazo, el interesado podrá considerar estimada su reclamación”. El artículo 58.2 del RGPD confiere a la Agencia Española de Protección de Datos una serie de poderes correctivos a los efectos de corregir cualquier infracción del RGPD, de entre los que se incluye “ordenar al responsable o encargado del tratamiento que atiendan las solicitudes de ejercicio de los derechos del interesado en virtud del presente Reglamento. III Derechos de las personas en materia de protección de datos personales Los derechos de las personas en materia de protección de datos personales están regulados en los artículos 15 a 22 del RGPD y 13 a 18 de la LOPDGDD. Se contemplan los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, derecho a la limitación del tratamiento y derecho a la portabilidad. Los aspectos formales relativos al ejercicio de esos derechos se establecen en los artículos 12 del RGPD y 12 de la LOPDGDD. Se tiene en cuenta, además, lo expresado en los Considerandos 59 y siguientes del RGPD. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 6/8 De conformidad con lo dispuesto en estas normas, el responsable del tratamiento debe arbitrar fórmulas y mecanismos para facilitar al interesado el ejercicio de sus derechos, que serán gratuitas (sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 12.5 y 15.3 del RGPD), y viene obligado a responder las solicitudes formuladas a más tardar en un mes, salvo que pueda demostrar que no está en condiciones de identificar al interesado, y a expresar sus motivos en caso de que no fuera a atender dicha solicitud. Recae sobre el responsable la prueba del cumplimiento del deber de responder a la solicitud de ejercicio de sus derechos formulada por el afectado. La comunicación que se dirija al interesado con ocasión de su solicitud deberá expresarse en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo. IV Derecho de acceso Conforme a lo establecido en el artículo 15 del RGPD y artículo 13 de la LOPDGDD, "el interesado tiene derecho a obtener del responsable del tratamiento confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal caso, derecho de acceso a los datos personales". Tratándose del derecho de acceso a los datos personales, de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la LOPDGDD, cuando el ejercicio del derecho se refiera a una gran cantidad de datos, el responsable podrá solicitar al afectado que especifique los "datos o actividades de tratamiento a los que se refiere la solicitud". El derecho se entenderá otorgado si el responsable facilita un acceso remoto a los datos, teniéndose por atendida la solicitud (si bien el interesado podrá solicitar la información referida a los extremos previstos en el artículo 15 del RGPD). El ejercicio de este derecho se podrá considerar repetitivo si se ejerce en más de una ocasión durante el plazo de seis meses, a menos que exista causa legítima para ello. Por otra parte, la solicitud será considerada excesiva cuando el afectado elija un medio distinto al que se le ofrece que suponga un coste desproporcionado, que deberá ser asumido por el afectado. Al igual que el resto de los derechos del interesado, el derecho de acceso es un derecho personalísimo. Permite al ciudadano obtener información sobre el tratamiento que se está haciendo de sus datos, la posibilidad de obtener una copia de los datos personales que le conciernan y que estén siendo objeto de tratamiento, así como información, en particular, sobre los fines del tratamiento, las categorías de datos personales de que se trate, los destinatarios o categorías de destinatarios a los que podrán comunicarse los datos, el plazo previsto o criterios de conservación, la posibilidad de ejercitar otros derechos, el derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control, la información disponible sobre el origen de los datos (si estos no se han obtenido directamente de titular), la existencia de decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, e información sobre transferencias de datos personales a un tercer país o a una organización internacional. La posibilidad de C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 7/8 obtener copia de los datos personales objeto de tratamiento no afectará negativamente a los derechos y libertades de otros. V Conclusión El procedimiento de derechos se instruye como consecuencia de la falta de atención de alguno de los derechos regulados en la normativa de protección de datos. Por ello, en el presente caso sólo se analizarán y valorarán los hechos relativos al ejercicio de estos derechos, quedando fuera el resto de cuestiones planteadas por las partes. En el supuesto aquí analizado, y teniendo en cuenta lo dispuesto en el primer párrafo de este Fundamento de Derecho, la parte reclamante ejercitó su derecho de acceso y transcurrido el plazo establecido en las normas antes señaladas, su solicitud no obtuvo la respuesta legalmente exigible, dado que no se facilitó el acceso requerido. Las normas antes citadas no permiten que pueda obviarse la solicitud como si no se hubiera planteado, dejándola sin la respuesta que obligatoriamente deberán emitir los responsables, aún en el supuesto de que no existan datos del interesado en los ficheros de la entidad o incluso en aquellos supuestos en los que no reuniera los requisitos previstos, en cuyo caso el destinatario de dicha solicitud viene igualmente obligado a requerir la subsanación de las deficiencias observadas o, en su caso, denegar la solicitud motivadamente indicando las causas por las que no procede considerar el derecho de que se trate. Por tanto, la solicitud que se formule obliga al responsable a dar respuesta expresa, en todo caso, empleando para ello cualquier medio que justifique la recepción de la contestación. En este caso, sin embargo, consta que durante la tramitación de la reclamación que da lugar al presente procedimiento, formulada precisamente por esa falta de respuesta adecuada a la solicitud de ejercicio de derechos, la parte reclamada ha aportado documentación acreditando la comunicación remitida al interesado atendiendo el derecho o informando sobre la decisión adoptada a propósito de la solicitud. Esta respuesta, tuvo lugar, tal y como consta en la mencionada documentación, en fecha 22 de febrero de 2024. Por tanto, se produce una vez rebasado el plazo establecido. A este respecto, cabe precisar que la respuesta que corresponde realizar no puede manifestarse con ocasión de un mero trámite administrativo. Por consiguiente, considerando que el presente procedimiento tiene como objeto que las garantías y los derechos de los afectados queden debidamente restaurados, conjugando la información obrante en el expediente con la normativa referida en los apartados precedentes, procede estimar por motivos formales la presente reclamación al haberse emitido la respuesta extemporáneamente, sin que se requiera la realización de actuaciones adicionales por parte del responsable del fichero en orden a emitir una nueva certificación sobre la atención del derecho. Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 8/8 PRIMERO: ESTIMAR por motivos formales, la reclamación formulada por Dª A.A.A. contra COMUNIDAD DE PROPIETARIOS C.C.C.. No obstante, no procede la emisión de nueva certificación por parte de la parte reclamada, al haberse emitido la respuesta extemporáneamente, sin que se requiera la realización de actuaciones adicionales por parte del responsable. SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a Dª A.A.A. y a COMUNIDAD DE PROPIETARIOS C.C.C. De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la LOPDGDD, la presente Resolución se hará pública una vez haya sido notificada a los interesados. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa conforme al art. 48.6 de la LOPDGDD, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 123 de la LPACAP, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución o directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 de la referida Ley. 1381-090823 Mar España Martí Directora de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es