1/12 Expediente N.º: EXP202318828 RESOLUCIÓN DE PROCEDIMIENTO DE DERECHOS Vista la reclamación registrada en fecha 29 de noviembre de 2023 ante esta Agencia y realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el Título VIII de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en lo sucesivo LOPDGDD), se han constatado los siguientes HECHOS PRIMERO: Con fecha 29 de noviembre de 2023 tuvo entrada en esta Agencia reclamación presentada por D. A.A.A. (en adelante, la parte reclamante) contra UTE SUFI VERINSUR, S.A. (en adelante, la parte reclamada) por no haber sido debidamente atendido su derecho de acceso. La parte reclamante, trabajador de la empresa UTE ***EMPRESA.1, el 22 de mayo de 2023 solicitó a ésta una copia de su registro horario, sin haber obtenido respuesta. El 10 de agosto de 2023, envió carta postal certificada a la responsable del departamento de Recursos Humanos reiterando solicitud del registro horario. Dicho envío postal fue recepcionado por la entidad el 27 de octubre de 2023. La parte reclamante indica que la parte reclamada realiza el registro de la jornada laboral de sus empleados mediante la aplicación informática OCEAN SOFTWARE y que lo necesita para conocer el número de horas extraordinarias realizadas para su abono. Informa que las solicitudes fueron remitidas a la responsable del departamento de Recursos Humanos de la empresa, pues ésta no posee web y, por consiguiente, tampoco posee documento de Política de Privacidad ni Aviso Legal. SEGUNDO: De conformidad con el artículo 65.4 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante LOPDGDD), se dio traslado de dicha reclamación a la parte reclamada, para que procediese a su análisis e informase a esta Agencia en el plazo de un mes, de las acciones llevadas a cabo para adecuarse a los requisitos previstos en la normativa de protección de datos. La parte reclamada manifestó que “(…) no se ha recibido ninguna solicitud de ejercicio de derechos relacionados con protección de datos por parte del reclamante (…) El reclamante requería una información en particular, pero no ejercitó nunca un derecho de acceso regulado en el RGPD.” “(…) Pese a no tener constancia de un ejercicio de derechos por parte del reclamante, la práctica en la entidad ha consistido en que, una vez finalizada la relación laboral con un trabajador, se proceda al bloqueo de los datos del mismo conforme los requerimientos del art. 32 de la LOPDGDD.” C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 2/12 La parte reclamada añade que “- El primer requerimiento realizado por parte del reclamante una vez finalizada la relación laboral mediante correo electrónico de 22 de mayo de 2023, se limita a solicitar de forma muy somera, copia del registro de su jornada laboral, sin mención a ningún otro aspecto. Tal y como puede observase en el contenido del correo, de la petición en sí misma, nada permite deducir o interpretar que el reclamante estuviera ejerciendo un derecho de acceso reconocido en la normativa de protección de datos. La solicitud del Sr. A.A.A. se concretaba en la obtención de un documento derivado de su relación laboral muy específico y no en lo que implica un derecho de acceso en puridad: conocer qué datos personales se tratan y qué tipo de tratamiento se realiza por parte del responsable del tratamiento. Circunstancia esta que permite entrever que el trasfondo de esta reclamación deriva de una controversia laboral que no está relacionada con el ejercicio de uno de los derechos regulados en los artículos del 15 al 22 del RGPD, sino con una discrepancia laboral relacionada, tal y como reconoce el propio reclamante en su escrito (apartado Séptimo), con la retribución de las horas extraordinarias supuestamente realizadas. Insistir en que toda la información relacionada con el registro de jornada laboral consta desde junio de 2023 en el expediente de la Inspección de Trabajo promovido por el reclamante. - De la segunda petición que se realiza a través de carta certificada (entregada el 27 de octubre y no el 5 de octubre de 2023, tal y como mantiene el reclamante), queda acreditado que la carta se dirige a una persona en concreto que, a fecha de la entrega, no formaba parte de la entidad. Se trataba, por tanto, de una correspondencia privada, y como tal, y en cumplimiento del derecho al secreto de las comunicaciones, no se disponía de legitimidad para su apertura y el conocimiento de su contenido, de forma que fue destruida para evitar el acceso por parte de personas diferentes al destinatario.” TERCERO: Con fecha 19 de enero de 2024 desde esta Agencia se procedió a solicitar documentación adicional a la parte reclamada, para que acreditase la respuesta dada a la parte reclamante y así cumplimentase el deber de responder a la solicitud de ejercicio del derecho de acceso. La parte reclamada señala que “(…) Que tal y como se hacía referencia en nuestro escrito anterior, el reclamante, Don A.A.A., no ha ejercitado ningún derecho de acceso ante la UTE Sufi Verinsur, S.A, motivo por el cual no existe una respuesta remitida al reclamante en donde se especificaran los datos personales sobre su persona tratados así como el tipo de tratamiento realizado por la entidad.” CUARTO: El resultado del trámite de traslado indicado en el Hecho anterior no permitió entender satisfechas las pretensiones de la parte reclamante. En consecuencia, con fecha 8 de febrero de 2024, a los efectos previstos en el artículo 64.1 de la LOPDGDD, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos acordó admitir a trámite la reclamación presentada. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 3/12 El mencionado acuerdo concedió a la parte reclamada trámite de audiencia, para que en el plazo de diez días hábiles presentase las alegaciones que estimara convenientes. La parte reclamada señala, en síntesis, que “(…) Reiterarnos en lo manifestado en escritos anteriores, incidiendo en dos cuestiones fundamentales: i. Que esta parte entiende que no se ha ejercitado ninguna solicitud de ejercicio de derechos relacionados con protección de datos por parte del reclamante, Don A.A.A., y ello en la medida en que lo que en realidad solicita es la obtención de una serie de datos de relación laboral relativos a las horas trabajadas. ii. Que el trasfondo de esta reclamación deriva de una controversia laboral que no está relacionada con el ejercicio de uno de los derechos regulados en los artículos del 15 al 22 del RGPD, sino con una discrepancia relacionada con la retribución de las horas extraordinarias supuestamente realizadas. En ningún caso puede desprenderse de la solicitud la obtención de información de los datos personales de base registrados, en los términos establecidos en la normativa reguladora de protección de datos. Se trata en realidad de la petición de datos derivados de la relación contractual que unió a Don A.A.A. con la UTE.” La parte reclamada indica que “(…) para facilitar el acceso al ejercicio de derechos por parte de un interesado, la propia Agencia Española de Protección de Datos facilita formularios de acceso público con esta finalidad. Adicionalmente, en la Política interna de la entidad que regula el ejercicio de derechos, se arbitran fórmulas y mecanismos específicos para facilitar su ejercicio con carácter gratuito, concretamente, en la Política de privacidad para empleados que se firma en el momento de la incorporación de un nuevo trabajador, se establece de manera específica el correo electrónico habilitado para la atención de los derechos y de reclamaciones en protección de datos (***EMAIL.1 y ***EMAIL.2, respectivamente). Como documento Nº1 se adjunta la Política de Privacidad para empleados de la entidad.” La parte reclamada indica que: “En consonancia a estos criterios, queda constatado que: i. El derecho que ejerce el reclamante es el de acceso a conocer datos relativos al desempeño de su relación laboral, en concreto, tener conocimiento de su registro horario, por lo que su ejercicio excede a los límites establecidos para el ejercicio del mismo. ii. Es una práctica habitual recurrir al derecho de acceso como vía mucho más inmediata de acceso a determinada información que no se consigue a través de los cauces habilitados para obtenerla. iii. La tutela del derecho supuestamente lesionado no se encuentra dentro del ámbito de aplicación de la normativa de protección de datos de carácter personal, por lo que C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 4/12 deberá dirimirse y resolverse, tal y como ha sido el caso, ante el órgano laboral competente. (…)” La entidad reclamada manifiesta que, pese a lo ya alegado, ha procedido a remitir respuesta a la parte reclamante facilitándole el derecho de acceso a sus datos, aportando copia del correo electrónico remitido. QUINTO: Examinado el escrito presentado por la parte reclamada, se traslada a la parte reclamante, para que, en el plazo de diez días hábiles formule las alegaciones que considere oportunas, no formulando alegaciones en el plazo establecido. FUNDAMENTOS DE DERECHO I Competencia De acuerdo con los poderes que el artículo 58.2 del Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de Datos, en adelante RGPD), otorga a cada autoridad de control y según lo establecido en los artículos 47, 48.1 y 64.1 de la LOPDGDD, es competente para iniciar y resolver este procedimiento la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos. Asimismo, el artículo 63.2 de la LOPDGDD determina que: "Los procedimientos tramitados por la Agencia Española de Protección de Datos se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, en la presente ley orgánica, por las disposiciones reglamentarias dictadas en su desarrollo y, en cuanto no las contradigan, con carácter subsidiario, por las normas generales sobre los procedimientos administrativos." II Cuestiones previas De conformidad con lo establecido en el artículo 55 del RGPD, la Agencia Española de Protección de Datos es competente para desempeñar las funciones que se le asignan en su artículo 57, entre ellas, la de hacer aplicar el Reglamento y promover la sensibilización de los responsables y los encargados del tratamiento acerca de las obligaciones que les incumben, así como tratar las reclamaciones presentadas por un interesado e investigar, en la medida oportuna, el motivo de las mismas. Correlativamente, el artículo 31 del RGPD establece la obligación de los responsables y encargados del tratamiento de cooperar con la autoridad de control que lo solicite en el desempeño de sus funciones. Para el caso de que éstos hayan designado un delegado de protección de datos, el artículo 39 del RGPD atribuye a éste la función de cooperar con dicha autoridad. De conformidad con esta normativa, siguiendo el trámite previsto en el artículo 65.4 de la LOPDGDD, con carácter previo a la admisión a trámite de la reclamación de ejercicio de los derechos regulados en los artículos 15 a 22 del RGPD, que da lugar al presente procedimiento, se dio traslado de la misma a la parte reclamada para que procediese a su análisis, diera respuesta a esta Agencia en el plazo de un mes y acreditara haber facilitado al reclamante la respuesta debida. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 5/12 El resultado de dicho traslado no permitió entender satisfechas las pretensiones de la parte reclamante. En consecuencia, con fecha 8 de febrero de 2024, a los efectos previstos en su artículo 64.1 y 65 de la LOPDGDD, se admitió a trámite la reclamación presentada. Dicha admisión a trámite determina la apertura del presente procedimiento de falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del RGPD, regulado en el artículo 64.1 de la LOPDGDD, según el cual: “Cuando el procedimiento se refiera exclusivamente a la falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, se iniciará por acuerdo de admisión a trámite, que se adoptará conforme a lo establecido en el artículo 65 de esta ley orgánica. En este caso el plazo para resolver el procedimiento será de seis meses a contar desde la fecha en que hubiera sido notificado al reclamante el acuerdo de admisión a trámite. Transcurrido ese plazo, el interesado podrá considerar estimada su reclamación”. El artículo 58.2 del RGPD confiere a la Agencia Española de Protección de Datos una serie de poderes correctivos a los efectos de corregir cualquier infracción del RGPD, de entre los que se incluye “ordenar al responsable o encargado del tratamiento que atiendan las solicitudes de ejercicio de los derechos del interesado en virtud del presente Reglamento. III Derechos de las personas en materia de protección de datos personales Los derechos de las personas en materia de protección de datos personales están regulados en los artículos 15 a 22 del RGPD y 13 a 18 de la LOPDGDD. Se contemplan los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, derecho a la limitación del tratamiento y derecho a la portabilidad. Los aspectos formales relativos al ejercicio de esos derechos se establecen en los artículos 12 del RGPD y 12 de la LOPDGDD. Se tiene en cuenta, además, lo expresado en los Considerandos 59 y siguientes del RGPD. De conformidad con lo dispuesto en estas normas, el responsable del tratamiento debe arbitrar fórmulas y mecanismos para facilitar al interesado el ejercicio de sus derechos, que serán gratuitas (sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 12.5 y 15.3 del RGPD), y viene obligado a responder las solicitudes formuladas a más tardar en un mes, salvo que pueda demostrar que no está en condiciones de identificar al interesado, y a expresar sus motivos en caso de que no fuera a atender dicha solicitud. Recae sobre el responsable la prueba del cumplimiento del deber de responder a la solicitud de ejercicio de sus derechos formulada por el afectado. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 6/12 La comunicación que se dirija al interesado con ocasión de su solicitud deberá expresarse en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo. IV Derecho de acceso Los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, derecho a la limitación del tratamiento y derecho a la portabilidad de las personas en materia de protección de datos personales están regulados en los artículos 15 a 22 del RGPD, así como en los artículos 13 a 18 de la LOPDGDD. Respecto al derecho de acceso de los interesados a obtener los datos personales “que les conciernen” del responsable del tratamiento de los mismos, son de especial aplicación los artículos 12 y 15 del RGPD, así como los artículos 12 y 13 de la LOPDGDD, todo lo cual deberá interpretarse dentro del marco fijado en los Considerandos 59 a 64 del RGPD. Así pues, el contenido principal del derecho y su alcance o contenido viene establecido en el artículo 15 del RGPD, que dispone lo siguiente: “1. El interesado tendrá derecho a obtener del responsable del tratamiento confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal caso, derecho de acceso a los datos personales y a la siguiente información:
- a)los fines del tratamiento;
- b)las categorías de datos personales de que se trate;
- c)los destinatarios o las categorías de destinatarios a los que se comunicaron o serán comunicados los datos personales, en particular destinatarios en terceros países u organizaciones internacionales;
- d)de ser posible, el plazo previsto de conservación de los datos personales o, de no ser posible, los criterios utilizados para determinar este plazo;
- e)la existencia del derecho a solicitar del responsable la rectificación o supresión de datos personales o la limitación del tratamiento de datos personales relativos al interesado, o a oponerse a dicho tratamiento;
- f)el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control;
- g)cuando los datos personales no se hayan obtenido del interesado, cualquier información disponible sobre su origen;
- h)la existencia de decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, a que se refiere el artículo 22, apartados 1 y 4, y, al menos en tales casos, información significativa sobre la lógica aplicada, así como la importancia y las consecuencias previstas de dicho tratamiento para el interesado. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 7/12 2. Cuando se transfieran datos personales a un tercer país o a una organización internacional, el interesado tendrá derecho a ser informado de las garantías adecuadas en virtud del artículo 46 relativas a la transferencia. 3. El responsable del tratamiento facilitará una copia de los datos personales objeto de tratamiento. El responsable podrá percibir por cualquier otra copia solicitada por el interesado un canon razonable basado en los costes administrativos. Cuando el interesado presente la solicitud por medios electrónicos, y a menos que este solicite que se facilite de otro modo, la información se facilitará en un formato electrónico de uso común. 4. El derecho a obtener copia mencionado en el apartado 3 no afectará negativamente a los derechos y libertades de otros”. De conformidad con lo dispuesto en estas normas, el responsable del tratamiento debe arbitrar fórmulas y mecanismos para facilitar al interesado el ejercicio de sus derechos, que serán gratuitas (sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 12.5 y 15.3 del RGPD), y viene obligado a responder las solicitudes formuladas a más tardar en un mes, salvo que pueda demostrar que no está en condiciones de identificar al interesado, y a expresar sus motivos en caso de que no fuera a atender dicha solicitud. Recae sobre el responsable la prueba del cumplimiento del deber de responder a la solicitud de ejercicio de sus derechos formulada por el afectado. La comunicación que se dirija al interesado con ocasión de su solicitud deberá expresarse en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo. Por su parte, el artículo 13 de la LOPDGDD establece determinadas pautas para considerar atendido dicho derecho por el responsable del tratamiento de los datos personales en determinados supuestos, precisando lo siguiente: “1. El derecho de acceso del afectado se ejercitará de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 del Reglamento (UE) 2016/679. Cuando el responsable trate una gran cantidad de datos relativos al afectado y este ejercite su derecho de acceso sin especificar si se refiere a todos o a una parte de los datos, el responsable podrá solicitarle, antes de facilitar la información, que el afectado especifique los datos o actividades de tratamiento a los que se refiere la solicitud. 2. El derecho de acceso se entenderá otorgado si el responsable del tratamiento facilitara al afectado un sistema de acceso remoto, directo y seguro a los datos personales que garantice, de modo permanente, el acceso a su totalidad. A tales efectos, la comunicación por el responsable al afectado del modo en que este podrá acceder a dicho sistema bastará para tener por atendida la solicitud de ejercicio del derecho. No obstante, el interesado podrá solicitar del responsable la información referida a los extremos previstos en el artículo 15.1 del Reglamento (UE) 2016/679 que no se incluyese en el sistema de acceso remoto. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 8/12 3. A los efectos establecidos en el artículo 12.5 del Reglamento (UE) 2016/679 se podrá considerar repetitivo el ejercicio del derecho de acceso en más de una ocasión durante el plazo de seis meses, a menos que exista causa legítima para ello. 4. Cuando el afectado elija un medio distinto al que se le ofrece que suponga un coste desproporcionado, la solicitud será considerada excesiva, por lo que dicho afectado asumirá el exceso de costes que su elección comporte. En este caso, solo será exigible al responsable del tratamiento la satisfacción del derecho de acceso sin dilaciones indebidas.” Al igual que el resto de los derechos del interesado, el derecho de acceso es un derecho personalísimo. Permite al ciudadano obtener información sobre el tratamiento que se está haciendo de sus datos, la posibilidad de obtener una copia de los datos personales que le conciernan y que estén siendo objeto de tratamiento, así como información, en particular, sobre los fines del tratamiento, las categorías de datos personales de que se trate, los destinatarios o categorías de destinatarios a los que podrán comunicarse los datos, el plazo previsto o criterios de conservación, la posibilidad de ejercitar otros derechos, el derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control, la información disponible sobre el origen de los datos (si estos no se han obtenido directamente de titular), la existencia de decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, e información sobre transferencias de datos personales a un tercer país o a una organización internacional. La posibilidad de obtener copia de los datos personales objeto de tratamiento no afectará negativamente a los derechos y libertades de otros. V Conclusión El procedimiento de derechos se instruye como consecuencia de la falta de atención de alguno de los derechos regulados en la normativa de protección de datos. Por ello, en el presente caso sólo se analizarán y valorarán los hechos relativos al ejercicio de estos derechos, quedando fuera el resto de cuestiones planteadas por las partes. En el presente caso, y teniendo en cuenta lo dispuesto en el primer párrafo de este Fundamento de Derecho, de la documentación aportada por las partes, ha quedado acreditado que la parte reclamante, trabajador de la empresa UTE Las Calandrias, solicitó a la parte reclamada una copia de su registro horario, sin haber obtenido respuesta. Ante la falta de respuesta, reiteró su petición mediante carta postal certificada. Las solicitudes fueron dirigidas a la responsable del departamento de Recursos Humanos dado que, según indica, la parte reclamada no tiene página web y, por consiguiente, tampoco Política de Privacidad ni Aviso Legal donde se indique el modo ni ante quién ejercer sus derechos. Durante la tramitación del presente procedimiento, la parte reclamada ha señalado, en síntesis, que “(…) El reclamante requería una información en particular, pero no ejercitó nunca un derecho de acceso regulado en el RGPD.” No obstante, ha remitido a la parte reclamante un correo electrónico facilitándole el acceso a sus datos personales, pero sin incluir la copia del registro horario solicitado, motivo de la reclamación que ha dado lugar al presente procedimiento. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 9/12 A este respecto, cabe aplicar lo dispuesto por el Consejo Europeo de Protección de Datos (en adelante, CEPD), en las Directrices 1/2022, adoptadas el 28 de marzo de 2023, por la que se aprueba la Guía de aplicación del artículo 15 del RGPD, sobre el Derecho de Acceso del Interesado, que indica que “d). ¿Está incluida la solicitud en el ámbito de aplicación del artículo 15? 50. Cabe señalar que el RGPD no introduce ningún requisito formal para las personas que soliciten acceso a los datos. Para realizar la solicitud de acceso, es suficiente que las personas solicitantes especifiquen que desean saber qué datos personales que les conciernen procesan el responsable del tratamiento. Por lo tanto, el responsable del tratamiento no puede negarse a facilitar los datos haciendo referencia a la falta de indicación de la base jurídica de la solicitud, especialmente a la falta de una referencia específica al derecho de acceso o al RGPD. Por ejemplo, para hacer una solicitud, bastaría con que la persona solicitante indicara que: • desean obtener acceso a los datos personales que les conciernen; • están ejerciendo su derecho de acceso; o • desean conocer la información que les concierne que procesa el controlador. Debe tenerse en cuenta que los solicitantes pueden no estar familiarizados con las complejidades del RGPD y que es aconsejable ser indulgente con las personas que ejercen su derecho de acceso, en particular cuando es ejercido por menores de edad. Como se ha indicado anteriormente, en caso de duda, se recomienda al responsable del tratamiento que solicite al interesado que especifique el objeto de la solicitud.
- e)¿Los interesados desean acceder a la totalidad o parte de la información procesada sobre ellos? 51. Además, el responsable del tratamiento debe evaluar si las solicitudes realizadas por las personas solicitantes se refieren a la totalidad o parte de la información procesada sobre ellas. Cualquier limitación del alcance de una solicitud a una disposición específica del artículo 15 del RGPD, hecha por los interesados, debe ser clara e inequívoca. Por ejemplo, si los interesados requieren literalmente «información sobre los datos tratados en relación con ellos», el responsable del tratamiento debe asumir que los interesados tienen la intención de ejercer plenamente su derecho en virtud del artículo 15, apartados 1 a 2, del RGPD. Dicha solicitud no debe interpretarse en el sentido de que los interesados desean recibir únicamente las categorías de datos personales que se están tratando y renunciar a su derecho a recibir la información enumerada en el artículo 15, apartado 1, letras
- a)a h). Esto sería diferente, por ejemplo, cuando los interesados desean, en lo que respecta a los datos que especifican, tener acceso a la fuente u origen de los datos personales o al período de almacenamiento especificado. En tal caso, el responsable del tratamiento podrá limitar su respuesta a la información específica solicitada. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 10/12 3.1.2 Forma de la solicitud 52. Como se señaló anteriormente, el RGPD no impone ningún requisito a los interesados con respecto a la forma de la solicitud de acceso a los datos personales. Por lo tanto, no hay, en principio, requisitos en virtud del RGPD que los interesados deben observar al elegir un canal de comunicación a través del cual entran en contacto con el responsable del tratamiento.” La Sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (Sala Primera) de 4 de mayo de 2023 declara: “1) El artículo 15, apartado 3, primera frase, del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos), debe interpretarse en el sentido de que el derecho a obtener del responsable del tratamiento una copia de los datos personales objeto de tratamiento implica que se entregue al interesado una reproducción auténtica e inteligible de todos esos datos. Este derecho incluye el de obtener copia de extractos de documentos, o incluso de documentos enteros, o de extractos de bases de datos, que contengan, entre otros, dichos datos, si la entrega de tal copia es indispensable para permitir al interesado ejercer efectivamente los derechos que le confiere ese Reglamento. Debe subrayarse asimismo la necesidad de que se tengan en cuenta, a este respecto, los derechos y libertades de los terceros. 2) El artículo 15, apartado 3, tercera frase, del Reglamento 2016/679 debe interpretarse en el sentido de que el concepto de «información» que contempla se refiere exclusivamente a los datos personales de los que el responsable del tratamiento debe facilitar una copia con arreglo a la primera frase de dicho apartado.” Por ello, según la interpretación que del derecho de acceso ha hecho el Tribunal de Justicia de la Unión Europea, así como lo que se establecen en las Directrices 1/2022 precitadas, la parte reclamante ha ejercitado el derecho de acceso respecto de los datos personales que le conciernen y la parte reclamada tendría que facilitar a la parte reclamante su derecho de acceso en los términos previstos en el RGPD. Procede entonces entrar en el fondo del asunto y analizar si son procedentes los motivos que esgrime la parte reclamada para no facilitar los datos solicitados. A este respecto, cabe aplicar lo dispuesto en las Directrices 1/2022, anteriormente citadas, cuyo punto 4.2 concreta el alcance de los datos personales que comprende el derecho de acceso, haciendo mención específica a los datos que le conciernen al interesado, advirtiendo del peligro de realizar una interpretación “demasiado restrictiva” para denegarlos automáticamente. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 11/12 Estas Directrices establecen lo siguiente (el subrayado es nuestro): “4.2 Los datos personales a los que se refiere el derecho de acceso De conformidad con el artículo 15, apartado 1 del RGPD, «el interesado tendrá derecho a obtener del responsable del tratamiento la confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernan y, en su caso, el acceso a los datos personales y a la siguiente información” (el subrayado es nuestro). En consecuencia, procede estimar la reclamación puesto que, a pesar de haber respondido al reclamante, con la respuesta proporcionada la entidad reclamada no atiende el derecho correctamente ejercido. En otro orden de cosas, aunque es adecuado que dicha solicitud se dirija a la dirección declarada por el responsable a efectos del ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679 o, a la oficina central, se considera que la recepción de la solicitud por cualquier departamento o sucursal del responsable es destino válido de la misma, conforme con el artículo 12 de LODPGDD, que dispone: “El responsable del tratamiento estará obligado a informar al afectado sobre los medios a su disposición para ejercer los derechos que le corresponden. Los medios deberán ser fácilmente accesibles para el afectado. El ejercicio del derecho no podrá ser denegado por el solo motivo de optar el afectado por otro medio.” Las Directrices 1/2022, en su versión de 28 de marzo de 2023, del Comité Europeo de Protección de Datos, señalan que “54. Cabe señalar que el responsable del tratamiento no está obligado a responder a una solicitud enviada a una dirección de correo electrónico (o postal) aleatoria o incorrecta, no facilitada directamente por el responsable del tratamiento, ni a ningún canal de comunicación que claramente no esté destinado a recibir solicitudes relativas a los derechos del interesado, si el responsable del tratamiento ha proporcionado un canal de comunicación adecuado que pueda ser utilizado por el interesado”. En el caso examinado, el correo postal utilizado por la parte reclamante era el correo del departamento de recursos humanos de la parte reclamada, no siendo una dirección de correo que pueda ser calificada de aleatoria ni incorrecta, ni que no haya sido facilitada por el responsable del tratamiento ni es un canal que claramente no esté destinado a poder recibir solicitudes relativas a los derechos de los interesados. Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: PRIMERO: ESTIMAR la reclamación formulada por D. A.A.A. al considerar que se ha infringido lo dispuesto en el artículo 15 del RGPD e instar a UTE SUFI VERINSUR, S.A. con NIF U11751740, para que, en el plazo de los diez días hábiles siguientes a la notificación de la presente resolución, remita a la parte reclamante certificación en la que se atienda el derecho solicitado, de conformidad con lo establecido en el cuerpo de la presente resolución. Las actuaciones realizadas como consecuencia de la presente Resolución deberán ser comunicadas a esta Agencia en idéntico plazo. El C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 12/12 incumplimiento de esta resolución podría comportar la comisión de una infracción del art. 83.6 del RGPD, calificada como muy grave a los efectos de prescripción en el artículo 72.1.
- m)de la LOPDGDD, que se sancionará de acuerdo con el art. 58.2 del RGPD. SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a D. A.A.A. y a UTE SUFI VERINSUR, S.A.. De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la LOPDGDD, la presente Resolución se hará pública una vez haya sido notificada a los interesados. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa conforme al art. 48.6 de la LOPDGDD, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 123 de la LPACAP, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución o directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 de la referida Ley. 1381-090823 Mar España Martí Directora de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es