1/7 Expediente N.º: EXP202413576 RESOLUCIÓN DE PROCEDIMIENTO DE DERECHOS Vista la reclamación registrada en fecha 3 de septiembre de 2024 ante esta Agencia y realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el Título VIII de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en lo sucesivo LOPDGDD), se han constatado los siguientes HECHOS PRIMERO: Con fecha 03 de septiembre de 2024 tuvo entrada en esta Agencia reclamación presentada por A.A.A. (en adelante, la parte reclamante) contra INSTITUTO DE EMPRESA, S.L. (en adelante, la parte reclamada) por no haber sido debidamente atendido su derecho de acceso a sus datos personales. La parte reclamante expone que el 29 de junio de 2024 solicitó a la parte reclamada el acceso a sus datos personales y a las imágenes grabadas con ***FECHA.1 de 2023 entre las 13 y las 15 horas en el evento “(...)” en las que aparezca, mediante correo electrónico dirigido a la dirección del Delegado de Protección de Datos que figura en el apartado de política de privacidad de la web de la parte reclamada. Relata que, ante la falta de respuesta, el 04 de agosto de 2024 reiteró su petición mediante otro correo electrónico dirigido a otra de las direcciones que asimismo consta en la política de privacidad. Señala que recibió contestación indicándole que, dada la cantidad de solicitudes recibidas durante agosto, extendían un mes el plazo para responder a su petición. Manifiesta que han transcurrido más de 2 meses sin que se haya atendido a su derecho de acceso. Junto a la reclamación se acompaña: - Imagen de un correo electrónico enviado desde la parte reclamante a DataPrivacyOffice@ie.edu el 29 de junio de 2024 con el siguiente contenido (traducción no oficial, original en inglés): “… desde hace unos meses estoy intentando conseguir acceso a las fotos que me tomaron durante un eventopero desafortunadamente, nadie sabe quién las tomó o los departamentos de IE no contestan. Por esa razón, estoy solicitando una copia de todos los datos que IE tiene (y ha tratado) sobre mí de acuerdo con el Artículo 15 del RGPD. Entre esos datos, estoy específicamente buscando las imágenes tomadas el ***FECHA.1 entre las 1-3 pm en el evento (...) organizado por (...). Por favor confirmen que han recibido la solicitud de acceso y por favor proporcionen un plazo de tiempo en el cual puedo esperar que se me de acceso. (…)” C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeaepd.gob.es 2/7 - Imagen de un correo electrónico enviado desde la parte reclamante a DataPrivacyOffice@ie.edu y con copia a soportededatos@ie.edu y ombudsperson@ie.edu, el 4 de agosto de 2024, con el siguiente contenido (traducción no oficial, original en inglés): “… Este es un recordatorio de mi solicitud de 29.07.
- Dado que es usted el delegado de protección de datos, debe saber que ya ha incumplido el RGPD. (…)” - Imagen de un correo electrónico enviado desde SoportedeDatos@ie.edu a la parte reclamante el 2 de septiembre de 2024 con el siguiente contenido (traducción no oficial, original en inglés): “A través de la presente carta acusamos recibo de su solicitud. Al respecto, le informamos que procedemos a tramitar su solicitud dentro del plazo de un mes desde la recepción de la solicitud. No obstante, el citado periodo puede ser extendido por otros dos meses, en aquellos casos donde la complejidad del asunto, o el número de solicitudes lo requiere, en cuyo caso, le informaremos de las razones para la demora dentro de un mes desde la recepción de la solicitud. Durante agosto el Delegado de Protección de Datos ha recibido un gran número de solicitudes. Para asegurarnos que su caso sea tratado correctamente extendemos este periodo un mes más. Estamos trabajando en su caso y quizás contactaremos con usted para más información relacionada con el acceso de sus datos personales. (…)” Con fecha 2 de octubre de 2024 se comprueba por esta Agencia que en la web de la parte reclamada https://www.ie.edu/es/politica-deprivacidad/) figuraba la siguiente información: “
- EJERCICIO DE DERECHOS El Usuario puede enviar un escrito a soportededatos@ie.edu, con la Referencia “Protección de Datos”… para: (…) - Acceder a sus datos personales. (…) Sin perjuicio de lo anterior, el Usuario podrá ponerse en contacto con el delegado de protección de datos de IE a través de DataPrivacyOffice@ie.edu.” SEGUNDO: De conformidad con el artículo 65.4 de la LOPDGDD, se dio traslado de dicha reclamación a la parte reclamada, para que procediese a su análisis e informase a esta Agencia en el plazo de un mes, de las acciones llevadas a cabo para adecuarse a los requisitos previstos en la normativa de protección de datos. La notificación del traslado de la reclamación, que se practicó conforme a las normas establecidas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (en adelante, LPACAP), fue realizada en fecha 14 de octubre de 2024 como consta en el acuse de recibo que obra en el expediente. No se ha recibido respuesta a este escrito de traslado. TERCERO: El resultado del trámite de traslado indicado en el Hecho anterior no permitió entender satisfechas las pretensiones de la parte reclamante. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeaepd.gob.es 3/7 Mediante acuerdo de la Presidencia de la Agencia Española de Protección de Datos de fecha 3 de marzo de 2025, se produjo la admisión a trámite de la reclamación presentada y se concedió a la parte reclamada trámite de audiencia, para que en el plazo de diez días hábiles presentase las alegaciones que estimara convenientes. La parte reclamada, mediante escrito presentado ante esta Agencia con fecha 21 de marzo de 2025, ha señalado: “En primer lugar, cabe destacar que se ha satisfecho plenamente el derecho de acceso solicitado por el reclamante mediante la remisión de un correo electrónico, con fecha 19 de marzo de 2025, desde la Oficina de Privacidad del IE. Se adjunta, como Documento número 2, evidencia al respecto.” “(…) Recibido el presente Requerimiento de Información, la Oficina de Privacidad de IE inició una investigación interna para esclarecer los hechos de los que trae causa el presente Requerimiento de Información. Esta investigación ha resultado en la acreditación de la siguiente secuencia de hechos: • El pasado 29 de junio de 2024 el Sr. A.A.A. se dirigió a IE solicitando que se le facilitaran las imágenes captadas durante el evento “(...)” celebrado, según indica en el email que acompaña a su reclamación y consta en el expediente de referencia, el ***FECHA.1 de
- El responsable de gestionar el buzón en aquella fecha no pudo localizar las imágenes en el tiempo de referencia indicado por el interesado, puesto que, como se llegó a descubrir posteriormente, el afectado había incurrido en un error al presentar la solicitud, consistente en comunicar como fecha del evento el ***FECHA.1 de 2023, en vez de ***FECHA.1 de 2024, fecha en la que, en efecto, éste tuvo lugar. • Posteriormente, en diciembre de 2024, se produjo un cambio de la persona encargada de gestionar el buzón. En este contexto, se ha tenido conocimiento de que la persona que finalizó su relación laboral con IE no comunicó de manera efectiva el estado de situación de esta solicitud al desvincularse del IE, lo que propició que no se diera respuesta al interesado.” La parte reclamada aporta copia del correo electrónico remitido a la parte reclamante con fecha 19 de marzo de 2025 facilitándole sus datos personales y las imágenes solicitadas. CUARTO: Examinado el escrito presentado por la parte reclamada, se traslada a la parte reclamante, para que, en el plazo de diez días hábiles formule las alegaciones que considere oportunas, siendo recepcionado con fecha 09 de abril de 2025, sin que conste que se haya presentado ninguna respuesta ante esta Agencia. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeaepd.gob.es 4/7 FUNDAMENTOS DE DERECHO I Competencia De acuerdo con los poderes que el artículo 58.2 del Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de Datos, en adelante RGPD), otorga a cada autoridad de control y según lo establecido en los artículos 47, 48.1 y 64.1 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante, LOPDGDD), es competente para resolver este procedimiento la Presidencia de la Agencia Española de Protección de Datos. Asimismo, el artículo 63.2 de la LOPDGDD determina que: "Los procedimientos tramitados por la Agencia Española de Protección de Datos se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, en la presente ley orgánica, por las disposiciones reglamentarias dictadas en su desarrollo y, en cuanto no las contradigan, con carácter subsidiario, por las normas generales sobre los procedimientos administrativos." I Cuestiones previas De conformidad con lo establecido en el artículo 55 del RGPD, la Agencia Española de Protección de Datos es competente para desempeñar las funciones que se le asignan en su artículo 57, entre ellas, la de hacer aplicar el Reglamento y promover la sensibilización de los responsables y los encargados del tratamiento acerca de las obligaciones que les incumben, así como tratar las reclamaciones presentadas por un interesado e investigar, en la medida oportuna, el motivo de las mismas. Correlativamente, el artículo 31 del RGPD establece la obligación de los responsables y encargados del tratamiento de cooperar con la autoridad de control que lo solicite en el desempeño de sus funciones. Para el caso de que éstos hayan designado un delegado de protección de datos, el artículo 39 del RGPD atribuye a éste la función de cooperar con dicha autoridad. De conformidad con esta normativa, siguiendo el trámite previsto en el artículo 65.4 de la LOPDGDD, con carácter previo a la admisión a trámite de la reclamación de ejercicio de los derechos regulados en los artículos 15 a 22 del RGPD, que da lugar al presente procedimiento, se dio traslado de la misma a la parte reclamada para que procediese a su análisis, diera respuesta a esta Agencia en el plazo de un mes y acreditara haber facilitado al reclamante la respuesta debida. El resultado de dicho traslado no permitió entender satisfechas las pretensiones de la parte reclamante. En consecuencia, con fecha 3 de diciembre de 2024, a los efectos previstos en su artículo 64.1 y 65 de la LOPDGDD, se admitió a trámite la reclamación presentada. Dicha admisión a trámite determina la apertura del presente procedimiento de falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del RGPD, regulado en el artículo 64.1 de la LOPDGDD, según el cual: C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeaepd.gob.es 5/7 “Cuando el procedimiento se refiera exclusivamente a la falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, se iniciará por acuerdo de admisión a trámite, que se adoptará conforme a lo establecido en el artículo 65 de esta ley orgánica. En este caso el plazo para resolver el procedimiento será de seis meses a contar desde la fecha en que hubiera sido notificado al reclamante el acuerdo de admisión a trámite. Transcurrido ese plazo, el interesado podrá considerar estimada su reclamación”. El artículo 58.2 del RGPD confiere a la Agencia Española de Protección de Datos una serie de poderes correctivos a los efectos de corregir cualquier infracción del RGPD, de entre los que se incluye “ordenar al responsable o encargado del tratamiento que atiendan las solicitudes de ejercicio de los derechos del interesado en virtud del presente Reglamento.” III Derechos de las personas en materia de protección de datos personales Los derechos de las personas en materia de protección de datos personales están regulados en los artículos 15 a 22 del RGPD y 13 a 18 de la LOPDGDD. Se contemplan los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, derecho a la limitación del tratamiento y derecho a la portabilidad. Los aspectos formales relativos al ejercicio de esos derechos se establecen en los artículos 12 del RGPD y 12 de la LOPDGDD. Se tiene en cuenta, además, lo expresado en los Considerandos 59 y siguientes del RGPD. De conformidad con lo dispuesto en estas normas, el responsable del tratamiento debe arbitrar fórmulas y mecanismos para facilitar al interesado el ejercicio de sus derechos, que serán gratuitas (sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 12.5 y 15.3 del RGPD), y viene obligado a responder las solicitudes formuladas a más tardar en un mes, salvo que pueda demostrar que no está en condiciones de identificar al interesado, y a expresar sus motivos en caso de que no fuera a atender dicha solicitud. Recae sobre el responsable la prueba del cumplimiento del deber de responder a la solicitud de ejercicio de sus derechos formulada por el afectado. La comunicación que se dirija al interesado con ocasión de su solicitud deberá expresarse en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo. IV Derecho de acceso Conforme a lo establecido en el artículo 15 del RGPD y artículo 13 de la LOPDGDD, "el interesado tiene derecho a obtener del responsable del tratamiento confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal caso, derecho de acceso a los datos personales". C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeaepd.gob.es 6/7 Tratándose del derecho de acceso a los datos personales, de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la LOPDGDD, cuando el ejercicio del derecho se refiera a una gran cantidad de datos, el responsable podrá solicitar al afectado que especifique los "datos o actividades de tratamiento a los que se refiere la solicitud". El derecho se entenderá otorgado si el responsable facilita un acceso remoto a los datos, teniéndose por atendida la solicitud (si bien el interesado podrá solicitar la información referida a los extremos previstos en el artículo 15 del RGPD). El ejercicio de este derecho se podrá considerar repetitivo si se ejerce en más de una ocasión durante el plazo de seis meses, a menos que exista causa legítima para ello. Por otra parte, la solicitud será considerada excesiva cuando el afectado elija un medio distinto al que se le ofrece que suponga un coste desproporcionado, que deberá ser asumido por el afectado. Al igual que el resto de los derechos del interesado, el derecho de acceso es un derecho personalísimo. Permite al ciudadano obtener información sobre el tratamiento que se está haciendo de sus datos, la posibilidad de obtener una copia de los datos personales que le conciernan y que estén siendo objeto de tratamiento, así como información, en particular, sobre los fines del tratamiento, las categorías de datos personales de que se trate, los destinatarios o categorías de destinatarios a los que podrán comunicarse los datos, el plazo previsto o criterios de conservación, la posibilidad de ejercitar otros derechos, el derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control, la información disponible sobre el origen de los datos (si estos no se han obtenido directamente de titular), la existencia de decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, e información sobre transferencias de datos personales a un tercer país o a una organización internacional. La posibilidad de obtener copia de los datos personales objeto de tratamiento no afectará negativamente a los derechos y libertades de otros. V Conclusión En el supuesto aquí analizado, del examen de la documentación aportada durante la instrucción del presente procedimiento, ha quedado acreditado que la parte reclamante ejercitó su derecho de acceso a sus datos personales y a sus imágenes grabadas en un período concreto de tiempo en las que aparece, y que transcurrido el plazo establecido en las normas antes señaladas, su solicitud no obtuvo la respuesta legalmente exigible, dado que no se facilitó el acceso requerido. Las normas antes citadas no permiten que pueda obviarse la solicitud como si no se hubiera planteado, dejándola sin la respuesta que obligatoriamente deberán emitir los responsables, aun en el supuesto de que no existan datos del interesado en los ficheros de la entidad o incluso en aquellos supuestos en los que no reuniera los requisitos previstos, en cuyo caso el destinatario de dicha solicitud viene igualmente obligado a requerir la subsanación de las deficiencias observadas o, en su caso, denegar la solicitud motivadamente indicando las causas por las que no procede considerar el derecho de que se trate. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeaepd.gob.es 7/7 Por tanto, la solicitud que se formule obliga al responsable a dar respuesta expresa, en todo caso, empleando para ello cualquier medio que justifique la recepción de la contestación. En este caso, sin embargo, consta que durante la tramitación de la reclamación que da lugar al presente procedimiento, formulada precisamente por esa falta de respuesta adecuada a la solicitud de ejercicio de derechos, la parte reclamada ha aportado documentación acreditando la comunicación remitida al interesado atendiendo el derecho o informando sobre la decisión adoptada a propósito de la solicitud. Esta respuesta, por tanto, se produce una vez rebasado el plazo establecido. A este respecto, cabe precisar que la respuesta que corresponde realizar no puede manifestarse con ocasión de un mero trámite administrativo. Por consiguiente, considerando que el presente procedimiento tiene como objeto que las garantías y los derechos de los afectados queden debidamente restaurados, conjugando la información obrante en el expediente con la normativa referida en los apartados precedentes, procede estimar por motivos formales la presente reclamación al haberse emitido la respuesta extemporáneamente, sin que se requiera la realización de actuaciones adicionales por parte del responsable del fichero en orden a emitir una nueva certificación sobre la atención del derecho. Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, la Presidencia de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: PRIMERO: ESTIMAR por motivos formales, la reclamación formulada por A.A.A. contra INSTITUTO DE EMPRESA, S.L.. No obstante, no procede la emisión de nueva certificación por parte de la parte reclamada, al haberse emitido la respuesta extemporáneamente, sin que se requiera la realización de actuaciones adicionales por parte del responsable. SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a A.A.A. y a INSTITUTO DE EMPRESA, S.L.. De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la LOPDGDD, la presente Resolución se hará pública una vez haya sido notificada a los interesados. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa conforme al art. 48.6 de la LOPDGDD, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 123 de la LPACAP, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Presidencia de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución o directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 de la referida Ley. 1381-100425 Lorenzo Cotino Hueso Presidente de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeaepd.gob.es