PD-00118-2024

1/9  Expediente N.º: EXP202405754 RESOLUCIÓN N.º: R/01082/2024 Vista la reclamación formulada el 19 de marzo de 2024 ante esta Agencia por A.A.A., contra B.B.B., por no haber sido debidamente atendido su derecho de acceso. Realizadas las actuaciones procedimentales previstas en el Título VIII de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en lo sucesivo LOPDGDD), se han constatado los siguientes HECHOS PRIMERO: A.A.A. (en adelante, la parte reclamante) ejerció derecho de acceso frente a B.B.B. con NIF ***NIF.1 (en adelante, la parte reclamada), como responsable de la CLÍNICA DENTAL MEGADENT y su solicitud, según manifiesta la parte reclamante, no recibió la contestación legalmente establecida. El reclamante pone de manifiesto que inicialmente se dirigió a la parte reclamada ejerciendo su derecho de acceso sobre su historia clínica. Según afirma, dicha solicitud no habría sido contestada. La parte reclamante aporta diversa documentación relativa a la reclamación planteada ante esta Agencia y sobre el ejercicio del derecho ejercitado. En concreto, adjunta acreditación de haberse dirigido a la parte reclamada ejerciendo su derecho de acceso. En su escrito solicitaba: - Copia de la totalidad de su Historia Clínica, completa, foliada y con índice sobre la misma, donde se recoja la atención y todas las asistencias odontológicas prestadas. Indicaba que la Historia Clínica “deberá contener como mínimo la anamnesis, el diagnóstico, las órdenes odontológicas, los consentimientos informados, así como los modelos protésicos y el informe final de alta, si lo hubiese.” - Copia de cuantas pruebas rutinarias y complementarias se hubieran realizado (pruebas radiológicas: radiografías intraorales, ortopantomografías, TAC dentales, etc) requiriendo la totalidad de las pruebas realizadas. - Identificación de los dentistas responsables en todos y cada uno de los tratamientos, incluyendo nombre, apellidos y número de colegiado/a. Dicho escrito fue remitido mediante envío postal dirigido a la dirección de la clínica dental, si bien no pudo ser entregado por el Servicio de Correos. Según consta en el certificado expedido por este Servicio, se realizó un intento de entrega el 12/02/2024, a las 11:01 horas, con resultado “Ausente” y, posteriormente, el envío fue devuelto a “origen por sobrante (no retirado en oficina) el 28/02/2024”. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 2/9 Por esta razón, la parte reclamante solicita en su reclamación que esta Agencia haga llegar su solicitud de copia de la historia clínica a la parte reclamada. SEGUNDO: De conformidad con el artículo 65.4 de la LOPDGDD, que ha previsto un mecanismo previo a la admisión a trámite de las reclamaciones que se formulen ante la AEPD, consistente en trasladarlas a los Delegados de Protección de Datos designados por los responsables o encargados del tratamiento, a los efectos previstos en el artículo 37 de la citada norma, o a éstos cuando no los hubieren designado, con fecha de 15 de abril de 2024 se dio traslado de la reclamación a la parte reclamada para que procediese a su análisis y diera respuesta a la parte reclamante y a esta Agencia en el plazo de un mes. La notificación no llegó a ser entregada por constar en el envío “Ausente en reparto” TERCERO: El resultado del trámite de traslado indicado en el Hecho anterior no permitió entender satisfechas las pretensiones de la parte reclamante. En consecuencia, con fecha 19 de junio de 2024, a los efectos previstos en su artículo 64.1 de la LOPDGDD, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos acordó admitir a trámite la reclamación presentada y se informó a las partes que el plazo máximo para resolver el presente procedimiento, que se entiende iniciado mediante dicho acuerdo de admisión a trámite, será de seis meses. El mencionado acuerdo concedió a la parte reclamada trámite de audiencia, para que en el plazo de diez días hábiles presentase las alegaciones que estimara convenientes. Dicha entidad formuló las siguientes alegaciones: “PRIMERA.- A la CLINICA DENTAL MEGADENT no le consta que se haya ejercido el derecho de acceso de Doña A.A.A., ya que por parte de la CLINICA DENTAL MEGADENT se atienden inmediatamente dichas peticiones, ya que es una práctica habitual que los pacientes soliciten una copia del historial clínico, y la CLINICA DENTAL MEGADENT lo facilita de forma inmediata, en cumplimiento del artículo 15 del RGPD. SEGUNDA.- Al tener constancia únicamente mediante el EXPEDIENTE N.º: EXP202405754, que la paciente está ejercitando el derecho de acceso, lo aportamos como documento anexo número 2, junto al presente escrito de alegaciones. TERCERA.- Estamos a la entera disposición de la AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS, para las aclaraciones que estimen oportunas, y mediante el presente ESCRITO DE ALEGACIONES aportamos nuestras alegaciones, facilitando el historial clínico de la paciente, ya que no nos constaba a la CLINICA DENTAL MEGADENT que se hubiera ejercido el derecho de acceso por parte de la interesada, con anterioridad a la presente notificación por parte de la AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS.” El historial clínico aportado consiste en una enumeración de actuaciones médicas, elaborado en forma manuscrita a modo de relación cronológica de actuaciones, de difícil legibilidad, con una descripción muy somera de las mismas (normalmente una línea por actuación) y acompañado de resúmenes de pagos económicos por los servicios recibidos. Conforme se observa, la primera anotación sería de 10 de C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 3/9 noviembre de 2011 (presumiblemente fecha de apertura de la historia) y la última de marzo de 2022 (no se observa la fecha íntegra y el documento parece estar cortado). CUARTO: Examinadas las alegaciones presentadas por la parte reclamada, son objeto de traslado a la parte reclamante, para que, en el plazo de quince días hábiles formule alegaciones que considere oportunas: En su contestación de 28 de agosto de 2024, la parte reclamante muestra su disconformidad con la documentación recibida. Alega lo siguiente: - Muchas anotaciones manuscritas son ilegibles o de muy difícil legibilidad Los márgenes del documento aparecen cortados, y las actuaciones no siempre están ordenadas cronológicamente La parte reclamante relata diversas actuaciones o tratamientos recibidos (implantes, colocación de prótesis, entre otros), siendo así que, afirma, en la contestación de la parte reclamada no se han adjuntado documentos como: o o o o o o Información relativa al tratamiento médico Pruebas realizadas Presupuestos elaborados y facturas abonadas Materiales utilizados y garantías de los que estos disponían Profesionales colegiados que han realizado las actuaciones Fechas en que se realizaron, hasta el último día en que asistió a esa clínica QUINTO. Por parte de esta AEPD se otorgó un nuevo trámite de alegaciones a la parte reclamada, con objeto de que se pronunciase sobre las afirmaciones de la parte reclamante. Con fecha de 22 de octubre de 2024 se recibe la contestación, en la aquella se limita a reiterar que no había recibido la solicitud de acceso previamente, y en la que afirma haber remitido ya la historia clínica del paciente. Ello aparte de una mención genérica de un procedimiento judicial en curso, en el cual también se habría aportado la mencionada historia. FUNDAMENTOS DE DERECHO I Competencia De acuerdo con los poderes que el artículo 58.2 del Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de Datos, en adelante RGPD), otorga a cada autoridad de control y según lo establecido en los artículos 47, 48.1 y 64.1 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante, LOPDGDD), es competente para iniciar y resolver este procedimiento la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos. Asimismo, el artículo 63.2 de la LOPDGDD determina que: "Los procedimientos tramitados por la Agencia Española de Protección de Datos se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, en la presente ley orgánica, por las disposiciones C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 4/9 reglamentarias dictadas en su desarrollo y, en cuanto no las contradigan, con carácter subsidiario, por las normas generales sobre los procedimientos administrativos." II Cuestiones previas De conformidad con lo establecido en el artículo 55 del RGPD, la Agencia Española de Protección de Datos es competente para desempeñar las funciones que se le asignan en su artículo 57, entre ellas, la de hacer aplicar el Reglamento y promover la sensibilización de los responsables y los encargados del tratamiento acerca de las obligaciones que les incumben, así como tratar las reclamaciones presentadas por un interesado e investigar, en la medida oportuna, el motivo de las mismas. Correlativamente, el artículo 31 del RGPD establece la obligación de los responsables y encargados del tratamiento de cooperar con la autoridad de control que lo solicite en el desempeño de sus funciones. Para el caso de que éstos hayan designado un delegado de protección de datos, el artículo 39 del RGPD atribuye a éste la función de cooperar con dicha autoridad. De conformidad con esta normativa, siguiendo el trámite previsto en el artículo 65.4 de la LOPDGDD, con carácter previo a la admisión a trámite de la reclamación de ejercicio de los derechos regulados en los artículos 15 a 22 del RGPD, que da lugar al presente procedimiento, se dio traslado de la misma a la parte reclamada para que procediese a su análisis, diera respuesta a esta Agencia en el plazo de un mes y acreditara haber facilitado al reclamante la respuesta debida. El resultado de dicho traslado no permitió entender satisfechas las pretensiones de la parte reclamante. En consecuencia, con fecha 8 de julio de 2024, a los efectos previstos en su artículo 64.1 y 65 de la LOPDGDD, se admitió a trámite la reclamación presentada. Dicha admisión a trámite determina la apertura del presente procedimiento de falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del RGPD, regulado en el artículo 64.1 de la LOPDGDD, según el cual: “Cuando el procedimiento se refiera exclusivamente a la falta de atención de una solicitud de ejercicio de los derechos establecidos en los artículos 15 a 22 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, se iniciará por acuerdo de admisión a trámite, que se adoptará conforme a lo establecido en el artículo 65 de esta ley orgánica. En este caso el plazo para resolver el procedimiento será de seis meses a contar desde la fecha en que hubiera sido notificado al reclamante el acuerdo de admisión a trámite. Transcurrido ese plazo, el interesado podrá considerar estimada su reclamación”. El artículo 58.2 del RGPD confiere a la Agencia Española de Protección de Datos una serie de poderes correctivos a los efectos de corregir cualquier infracción del RGPD, de entre los que se incluye “ordenar al responsable o encargado del tratamiento que C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 5/9 atiendan las solicitudes de ejercicio de los derechos del interesado en virtud del presente Reglamento. III Derechos de las personas en materia de protección de datos personales Los derechos de las personas en materia de protección de datos personales están regulados en los artículos 15 a 22 del RGPD y 13 a 18 de la LOPDGDD. Se contemplan los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, derecho a la limitación del tratamiento y derecho a la portabilidad. Los aspectos formales relativos al ejercicio de esos derechos se establecen en los artículos 12 del RGPD y 12 de la LOPDGDD. Se tiene en cuenta, además, lo expresado en los Considerandos 59 y siguientes del RGPD. De conformidad con lo dispuesto en estas normas, el responsable del tratamiento debe arbitrar fórmulas y mecanismos para facilitar al interesado el ejercicio de sus derechos, que serán gratuitas (sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 12.5 y 15.3 del RGPD), y viene obligado a responder las solicitudes formuladas a más tardar en un mes, salvo que pueda demostrar que no está en condiciones de identificar al interesado, y a expresar sus motivos en caso de que no fuera a atender dicha solicitud. Recae sobre el responsable la prueba del cumplimiento del deber de responder a la solicitud de ejercicio de sus derechos formulada por el afectado. La comunicación que se dirija al interesado con ocasión de su solicitud deberá expresarse en forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo. Tratándose del derecho de acceso a los datos personales, de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la LOPDGDD, cuando el ejercicio del derecho se refiera a una gran cantidad de datos, el responsable podrá solicitar al afectado que especifique los “datos o actividades de tratamiento a los que se refiere la solicitud”. El derecho se entenderá otorgado si el responsable facilita un acceso remoto a los datos, teniéndose por atendida la solicitud (si bien el interesado podrá solicitar la información referida a los extremos previstos en el artículo

1. Del RGPD). El ejercicio de este derecho se podrá considerar repetitivo en más de una ocasión durante el plazo de seis meses, a menos que exista causa legítima para ello. Por otra parte, la solicitud será considerada excesiva cuando el afectado elija un medio distinto al que se le ofrece que suponga un coste desproporcionado, que deberá ser asumido por el afectado. Tratándose del derecho de acceso a los datos personales, de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la LOPDGDD, cuando el ejercicio del derecho se refiera a una gran cantidad de datos, el responsable podrá solicitar al afectado que especifique los “datos o actividades de tratamiento a los que se refiere la solicitud”. El derecho se entenderá otorgado si el responsable facilita un acceso remoto a los datos, C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 6/9 teniéndose por atendida la solicitud (si bien el interesado podrá solicitar la información referida a los extremos previstos en el artículo
2. Del RGPD). El ejercicio de este derecho se podrá considerar repetitivo en más de una ocasión durante el plazo de seis meses, a menos que exista causa legítima para ello. Por otra parte, la solicitud será considerada excesiva cuando el afectado elija un medio distinto al que se le ofrece que suponga un coste desproporcionado, que deberá ser asumido por el afectado. IV Derecho de acceso Conforme a lo establecido en el artículo 15 del RGPD y artículo 13 de la LOPDGDD, “el interesado tiene derecho a obtener del responsable del tratamiento confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen y, en tal caso, derecho de acceso a los datos personales”. Al igual que el resto de los derechos del interesado, el derecho de acceso es un derecho personalísimo. Permite al ciudadano obtener información sobre el tratamiento que se está haciendo de sus datos, la posibilidad de obtener una copia de los datos personales que le conciernan y que estén siendo objeto de tratamiento, así como información, en particular, sobre los fines del tratamiento, las categorías de datos personales de que se trate, los destinatarios o categorías de destinatarios a los que se comunicaron o serán comunicados los datos personales, el plazo previsto o criterios de conservación, la posibilidad de ejercitar otros derechos, el derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control, la información disponible sobre el origen de los datos (si estos no se han obtenido directamente de titular), la existencia de decisiones automatizadas, incluida la elaboración de perfiles, e información sobre transferencias de datos personales a un tercer país o a una organización internacional. La posibilidad de obtener copia de los datos personales objeto de tratamiento no afectará negativamente a los derechos y libertados de otros, es decir, el derecho de acceso se otorgará de modo que no afecte a datos de terceros. El derecho de acceso en relación con la historia clínica se regula específicamente en el artículo 18 de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la Autonomía del Paciente y de Derechos y Obligaciones en Materia de Información y Documentación Clínica (en lo sucesivo LAP), cuyo tenor literal expresa: “
3. El paciente tiene derecho de acceso, con las reservas señaladas en el apartado 3 de este artículo, a la documentación de la historia clínica y a obtener copia de los datos que figuran en ella. Los centros sanitarios regularán el procedimiento que garantice la observancia de estos derechos.
4. El derecho de acceso del paciente a la historia clínica puede ejercerse también por representación debidamente acreditada.
5. El derecho de acceso del paciente a la documentación de la historia clínica no puede ejercitarse en perjuicio del derecho de terceras personas a la confidencialidad de los datos que constan en ella recogidos en interés terapéutico del paciente, ni en C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 7/9 perjuicio del derecho de los profesionales participantes en su elaboración, los cuales pueden oponer al derecho de acceso la reserva de sus anotaciones subjetivas. 4.Los centros sanitarios y los facultativos de ejercicio individual sólo facilitarán el acceso a la historia clínica de los pacientes fallecidos a las personas vinculadas a él, por razones familiares o de hecho, salvo que el fallecido lo hubiese prohibido expresamente y así se acredite. En cualquier caso el acceso de un tercero a la historia clínica motivado por un riesgo para su salud se limitará a los datos pertinentes. No se facilitará información que afecte a la intimidad del fallecido ni a las anotaciones subjetivas de los profesionales, ni que perjudique a terceros.” En este sentido, hay que destacar el artículo 15 de la LPA que recoge el contenido mínimo de la historia clínica: “
6. La historia clínica incorporará la información que se considere trascendental para el conocimiento veraz y actualizado del estado de salud del paciente. Todo paciente o usuario tiene derecho a que quede constancia, por escrito o en el soporte técnico más adecuado, de la información obtenida en todos sus procesos asistenciales, realizados por el servicio de salud tanto en el ámbito de atención primaria como de atención especializada.
7. La historia clínica tendrá como fin principal facilitar la asistencia sanitaria, dejando constancia de todos aquellos datos que, bajo criterio médico, permitan el conocimiento veraz y actualizado del estado de salud. El contenido mínimo de la historia clínica será el siguiente: a) La documentación relativa a la hoja clínico-estadística. b) La autorización de ingreso. c) El informe de urgencia. d) La anamnesis y la exploración física. e) La evolución. f) Las órdenes médicas. g) La hoja de interconsulta. h) Los informes de exploraciones complementarias. i) El consentimiento informado. j) El informe de anestesia. k) El informe de quirófano o de registro del parto. l) El informe de anatomía patológica. m) La evolución y planificación de cuidados de enfermería. n) La aplicación terapéutica de enfermería. ñ) El gráfico de constantes. o) El informe clínico de alta. Los párrafos b), c), i), j), k), I), ñ) y o) sólo serán exigibles en la cumplimentación de la historia clínica cuando se trate de procesos de hospitalización o así se disponga.
8. La cumplimentación de la historia clínica, en los aspectos relacionados con la asistencia directa al paciente, será responsabilidad de los profesionales que intervengan en ella. C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 8/9
9. La historia clínica se llevará con criterios de unidad y de integración, en cada institución asistencial como mínimo, para facilitar el mejor y más oportuno conocimiento por los facultativos de los datos de un determinado paciente en cada proceso asistencial” (el subrayado es de la Agencia Española de Protección de Datos). Respecto a la conservación de la historia clínica, el artículo 17 de la LPA, en sus puntos 1 y 5, dispone que: “
10. Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial…
11. Los profesionales sanitarios que desarrollen su actividad de manera individual son responsables de la gestión y de la custodia de la documentación asistencial que generen.” V Conclusión En el supuesto aquí analizado, la parte reclamante intentó ejercitar ante la parte reclamada su derecho de acceso a la historia clínica mediante un escrito dirigido a la misma por vía postal. Dicho escrito no pudo ser entregado por el Servicio de Correos a la parte reclamada al encontrase “Ausente” en el momento del reparto. No obstante, la parte reclamada fue avisada sobre el envío en cuestión, que permaneció en la oficina de Correos durante un plazo de dos semanas sin que la parte reclamada se personase para retirarlo, motivo por el que fue devuelto a origen. Por esta razón, la parte reclamada ha alegado durante la tramitación del procedimiento que no recibió la solicitud de acceso a la historia clínica de la parte reclamante. Sin embargo, consta acreditado que la solicitud fue enviada a la parte reclamada, que el envío se dirigió al domicilio de la clínica dental y que no se produjo la entrega de la misma porque la parte reclamada no se personó en las oficinas de Correos para que le fuera entregada. En todo caso, la parte reclamada, durante la tramitación del presente procedimiento se ha dado por enterada del derecho ejercitado por la parte reclamante y ha decidido atender dicho derecho dando respuesta. Sin embargo, en la respuesta ofrecida a la parte reclamante, que ha sido aportada a las actuaciones por la parte reclamada, se ha suministrado únicamente un documento que contiene anotaciones manuscritas, de difícil legibilidad, aparentemente ordenadas de manera cronológica. Sin acompañar ningún tipo de informes ni pruebas diagnósticas ni sus resultados. Aparte, el propio documento aparenta estar incompleto. Ello no permite entender cumplido el derecho de acceso en las condiciones establecidas tanto en el artículo 15 del RGPD como en el artículo 15 de la LAP C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es 9/9 Vistos los preceptos citados y demás de general aplicación, la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE: PRIMERO: ESTIMAR la reclamación formulada por A.A.A. e instar a B.B.B. con NIF ***NIF.1, para que, en el plazo de diez días hábiles desde que la presente resolución sea firme y ejecutiva, remita a la parte reclamante certificación en la que se atienda el derecho de acceso solicitado o se deniegue motivadamente indicando las causas por las que no procede atender la petición, de conformidad con lo establecido en el cuerpo de la presente resolución. Las actuaciones realizadas como consecuencia de la presente Resolución deberán ser comunicadas a esta Agencia en idéntico plazo. El incumplimiento de esta resolución podría comportar la comisión de una infracción del art. 83.6 del RGPD, calificada como muy grave a los efectos de prescripción en el artículo 72.1.m) de la LOPDGDD, que se sancionará de acuerdo con el art. 58.2 del RGPD. SEGUNDO: NOTIFICAR la presente resolución a A.A.A. y a B.B.B.. De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la LOPDGDD, la presente Resolución se hará pública una vez haya sido notificada a los interesados. Contra esta resolución, que pone fin a la vía administrativa conforme al art. 48.6 de la LOPDGDD, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 123 de la LPACAP, los interesados podrán interponer, potestativamente, recurso de reposición ante la Directora de la Agencia Española de Protección de Datos en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a la notificación de esta resolución o directamente recurso contencioso administrativo ante la Sala de lo Contencioso-administrativo de la Audiencia Nacional, con arreglo a lo dispuesto en el artículo 25 y en el apartado 5 de la disposición adicional cuarta de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa, en el plazo de dos meses a contar desde el día siguiente a la notificación de este acto, según lo previsto en el artículo 46.1 de la referida Ley. 1037-16012024 Mar España Martí Directora de la Agencia Española de Protección de Datos C/ Jorge Juan, 6 28001 – Madrid www.aepd.es sedeagpd.gob.es